KEPROTOKOLAN DAN PENYUSUNAN ACARA

Oleh : Wardiyanto, SH. MH

Sebegitu penting pencitraan, bagi Negara, lembaga maupun perorangan,

maka berbagai upaya dilakukan untuk memperoleh label pencitraan yang bersifat
positif, citra positif dapat mendongkrak kredibilitas Negara, maupun lembaga bahkan
perorangan dimata Internasional, nasional maupun regional. Salah satu langkahnya
melalui Keprotokoleran. Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan
dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat,
Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada
seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam Negara,
pemerintahan, atau masyarakat.

Keprotokolan mengatur 3 hal utama yaitu, Tata Tempat, Tata Upacara dan
Tata penghormatan.

1. Tata tempat merupakan pengaturan tempat bagi Pejabat Negara, Pejabat

Pemerintahan, perwakilan Negara asing dan/atau organisasi Internasional, serta
Tokoh Masyarakat tertentu dalam suatu Acara kenegaraan atau Acara Acara
Resmi.

2. Tata Upacara adalah aturan dalam pelaksanaan upacara dalam kegiatan

Kenegaraan maupun Acara Resmi.

3. Tata Penghormatan merupakan aturan aturan pelaksanaan pemberian hormat bagi

Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan dll dalamAcara Kenegaraan maupun Acara
Resmi.

TUJUAN KEPROTOKOLERAN :
Sesuai dengan Undang-undang No.9 tahun 2010 tentang Keprotokolan, tujuan adanya
pengaturan Keprotokolan meliputi 3 hal, yaitu:
1. Memberikan penghormatan kepada Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan,
perwakilan Negara asing dan/atau organisasi Internasional, serta Tokoh
Masyarakat tertentu, dan/atau Tamu Negara sesuai dengan kedudukan dalam
Negara pemerintahan, dan masyarakat.
2. Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi,
lancar, dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik
secara nasional maupun internasional; dan
3. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antar bangsa.

1
ACARA KENEGARAAN DAN ACARA RESMI
Lembaga Negara dan Lembaga Pemerintahan seringlah mengadakan acara, baik
yang sifatnya wajib maupun tidak wajib. Untuk itu, Undang-undang keprotokolan
juga mengatur tentang Acara Kenegaraan dan Acara Resmi. Tiap melaksanakan
Acara kenegaraan, yang bertanggung jawab atas pelaksanaannya adalah panitia
Negara yang diketuai Menteri yang membidangi urusan Kesekretariatan Negara .
Tetapi jika di laksanakan di lingkungan lembaga Negara lain, maka pelaksanaannya
di koordinasikan antara kesekretariatan lembaga tersebut dengan panitia Negara.
Sedangkan untuk Acara Resmi dilaksanakan oleh petugas protokol yang
merupakan bagian dari kesekretariatan suatu lembaga Negara maupun instansi
Pemerintahan.
1. PROTOKOL Definisi menurut Encyclopedia Britanica ialah: “ tata cara / tata
krama dalam hubungan antar negara dengan memperhatikan pangkat –
kedududkan – titel yang resmi”. Definisi lain:“kumpulan peraturan dalam
upacara yang dituruti dalam semua pergaulan internasional oleh (kapala
negara, kepala pemerintahan, para menteri, dan diplomat) baik secara tertulis
maupun tidak tertulis.
2. PROTOKOL Menurut UU No. 8/87 adalah serangkaian aturan dalam
kenegaraan atau acara resmi yangmeliputi aturan mengenai: - tata tempat -
tata upacara - tata penghormatan kepasa seseorang sesuai dengan jabatan atau
kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.

DALAM PRAKTEK SEHARI-HARI

Protokol adalah petugas yang mengatur pelaksanaan jalannya upacara
Protokoler adalah serangkaian aturan yang telah ditetapkan oleh protokol menurut
aturan yang baku atau kelaziman.

RUANG LINGKUP PROTOKOL

1. Penerimaan Tamu
2. Kunjungan Tamu
3. Perjalanan ke daerah / luarnegeri
4. Pengaturan Rapat / Sidang
5. Penyelenggaraan Resepsi / Sidang
6. Penyelenggaraan Upacara
7. Pernyataan Selamat (congratulation) atau bela sungkawa (condolence)

HUBUNGAN PA/MC DENGAN PROTOKOL

1. PERBEDAAN PROTOKOL DAN PA/MC
a. Tugas Protokol adalah mengatur acara. Tanggung jawab Protokol
membawahi: - PA/MC - Dokumentasi - Konsumsi - Upacara - Penerimaan
tamu - Hiburan - Perlengkapan - Dekorasi - Keamanan, dll
b. Tugas PA/MC adalah membawakan acara.

2
TUGAS UMUM PROTOKOL MELIPUTI 5 BIDANG
1. TATA RUANG
2. TATA TEMPAT
3. TATA UPACARA
4. TATA BUSANA
5. TATA WARKAT

TATA RUANG:
Pengaturan ruangan (classroom, teater, conference, dsb). Lambang negara, bendera,
gambar Presiden dan Wakil Presiden. Meja, kursi, dan podium. Tata cahaya. Tata
suara. Dekorasi. Perlengkapan upacara (sirine, gong, prasasti, dll).

TATA TEMPAT:
Adalah norma yang berlaku dalamhal tata tempat duduk para pejabat yang didasarkan
atas kedudukannya dalam ketatanegaraan, kedudukan administratif / struktural dan
kedudukan sosialnya. Tata tempat duduk. Tata urutan memasuki kendaraan. Tata
urutankedatangan dan kepergian / pulang.

TATA UPACARA:
Adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaiamana acara harus dilaksanakan sesuai jenis
aktivitasnya. Yang perlu diperhatikan adalah: jenis kegiatan bahasa pengantar materi
aktivitas menyusun acara dengan urutan yang benar menyiapkan personil yang
terlibat dalam suatu acara menetapkan urutan dan menghubungi yang akan
memberikan sanbutan sesuai jenjang jabatannya, pejabat tertinggi memberikan
sambutan terakhir.

TATA BUSANA :
Menetapkan pakaian yang harus dikenakan pada suatu kegiatan protokoler baik oleh
para pejabat / undangan maupun petugas pelaksana kegiatan.

TATA WARKAT :
Penataan administrasi surat menyurat dan undangan yang berkaitan langsung dengan
acara yang dilaksanakan.

CARA MENGATUR / MENETAPKAN TEMPAT DUDUK TAMU / PEJABAT

VIP :
1. Menetapkan jumlah tamu / pejabat VIP
2. Menentukan ranking tamu / VIP dari yg tertinggi sampai terendah dan
memberi nomor urut (1,2,3, dst)
3. Menetapkan tempat duduk sesuai rumus / atauran yang berlaku yaitu orang
paling utama mempunyai urutan / nomor pertama, dst.

3
TATA URUTAN MEMASUKIKENDARAAN:
1. Pesawat Udara: seorang yg paling utama masuk pesawat paling akhir. Saat
turun mendahului / turun pertama.
2. Kapal Laut: orang paling utama naik dulu, saat turun paling dahulu pula.
3. Kereta Api/Mobil: orang paling utama baik saat naik ataupun saatturun
mendahului / terlebih dulu.
4. Orang yang utama duduk di tempat sebelah kanan, sedangkan berikutnya di
sebelah kirinya.

TATA URUTANKEDATANGAN DANKEPERGIAN / PULANG :

Pedoman umum yg berlaku dan perlu diingat adalah: dalam peristiwa resmi,
orang yang paling utama beserta rombongan selalu d atang paling akhir, dan apabila
akan meinggalkan ruangan paling dahulu. Oleh karena itu perlu disediakan ruang
transit atau ruang tunggu sebelum acara siap dimulai.

TATA URUTAN MEMBERIKAN SAMBUTAN

Urutan dalam memberikan sambutan dalam acara resmi adalah dimulai dari
yang terendah tingkat kedudukan / jabatannya dan yang terakhir yang tertinggi /
paling utama.

JAJAR KEHORMATAN
1. Orang yg paling dihormati harus datang dr arah sebelah kanan dr pejabat yg
menyambut.
2. Apabila orang yg paling dihormati adalah yg menyambut tamu, maka tamu
akan datang dr sebelah kiri.
3. Tata urutan dlm jajar kehormatan untuk penerimaan yaitu orang yang paling
utama adalah yg menjabat tangan / menyambut pertama kali dan seterusnya
sesuai dgn urutannya.
4. Tata urutan dlm jajar kehormatan untuk pelepasan yaitu orang yg paling
utama adalah yg menjabat tangan / melepas paling akhir.

LAMBANG-LAMBANG KEHORMATAN NEGARA:

1. BENDERA MERAH PUTIH (PP. No. 40. Tahun 1958).
2. GAMBAR BURUNG GARUDA (PP. No. 66 Tahun 1951).
3. LAGU INDONESIA RAYA (PP. No. 44 Tahun 1958).

BENDERA MERAH PUTIH :

Ukuran panjang dibanding lebar = 3:2 (30:20, 80:60, dst) Tinggi tiang= 5,5 panjang
bendera Tinggi maksimum= 17 meter Waktu pemasangan sejak matahari terbit
sampai dengan matahari terbenam (pukul 06.00 - 18.00 WIB)

4
GAMBAR BURUNG GARUDA :
Dipasang di gedung pemerintah. Untuk keperluan pembuatan paspor, lembaran
negara, stempel presiden dan wakilpresiden, menteri, ketua DPR, lembaga tinggi
negara, kepala daerah, notaris, dll. Mata uang. Meterai. Ijazah. Lencana delegasi
negara. Barang-barang milik negara; Dll.

LAGU INDONESIA RAYA

Diperdengarkan atau dinyanyikan untuk:
Menghormati kepala negara dan wakil kepala negara.
Mengiringi pengibaran Bendera Merah Putih dan pada saat upacara.
Untuk menghormati tamu kepala negara asing.
Sebagai pernyataan perasaan nasional.
Dalam rangkaian pendidikan dan pengajaran.

Pengertian etika protokol

Etika protokol adalah nilai-nilai, norma-norma atau kaidah-kaidah, ukuran-
ukuran yang berupa aturan-aturan tatanan yang harus ditaati dalam acara kenegaraan
atau acara resmi yang meliputi pengaturan mengenai tata tempat, tata upacara, dan
tata penghormatan.
Etika bertujuan meneliti tingkah laku manusia yang dianggap merupakan
cerminan dari apa yang terkandung dalam jiwa atau dalam hati nuraninya.

Perbedaan Etika dan Etiket

1. Etika
 Etika tidak terbatas pada cara dilakukannya suatu perbuatan namun memberi
norma pada perbuatan itu sendiri.
 Etika selalu berlaku tanpa batas ruang dan waktu atau bersifat universal.
 Etika bersifat absolut/mutlak dengan sanksi yang jelas.
 Etika menyangkut hidup manusia fisik dan non fisik (dunia akhirat).

2. Etiket
 Etiket menyangkut suatu perbuatan yang harus dilakukan manusia.
 Etiket hanya berlaku dalam pergaulan manusia.
 Etiket bersifat relatif.
 Etiket hanya memfokuskan perhatian pada manusi dari segi lahiriah.

5
ETIKET
Adalah peraturan pergaulan antara seseorang dengan yang lain dalam masyarakat.
Dalam bahasa sehari-hari secara sederhana etiket diartikan sebagai ‘budi bahasa’ atau
’tata cara / tata krama’

BEDA ANTARA PROTOKOL DAN ETIKET

Protokoler digunakan antar negara dan kalangan resmi.
Etiket digunakan di dalam masyarakat itu sendiri, yang mengatur hubungan antara
sesama anggotanya.

PERSAMAAN PROTOKOL DAN ETIKET Untuk menghormati sesamanya. Untuk

menempatkan seseorang sesuai dengan pangkat dan kedudukannya. Untuk lancarnya
hubungan sosial. Kudua-duanya membawa sangsi: Protokoler: mengurangi
kewibawaan dan kepercayaan Etiket: sangsi sosial

HUBUNGAN MC/PA DENGAN BAGIAN LAIN Upacara/ Acara (kenegaraan,

resmi, tidak resmi, semi resmi) Undangan (siapa yang hadir) Tempat Upacara (di
dalam, di luar ruangan) Perlengkapan (peralatan yang digunakan:gong, mimbar, dll)
Konsumsi (makanan yang disediakan, tempat dan waktu penyajiannya)

MACAM-MACAM ACARA 1. ACARA RESMI/KEDINASAN Hari Nasional

Pelantikan pejabat, pengurus organisasi Serah Terima Jabatan, gedung, dsb
Pembukaan /penutupan raker, rapim, dll HUT Organisasi, Dies Natalis, dsb 2.
ACARA KEAGAMAAN 3. ACARA KELUARGA , perkawinan, khitanan,
syukuran, dsb 4. ACARA HIBURAN , Seni Tari, Drama, Pentas Musik, dsb

Contoh Susunan Acara :

Contoh acara: UPACARA PELANTIKAN Pembukaan. Laporan Panitia
Penyelenggara (bila ada). Pembacaan Surat Keputusan. Pelantikan. Penandatanganan
Berita Acara Serah Terima Penyerahan memori. Penyerahan Piagam Penghargaan
(bila ada). Sambutan. Pembacaan Doa. Penutup (upacara resmi selesai). Ramah
Tamah.

Contoh acara: UPACARA PERINGATAN HARI NASIONAL DI LAPANGAN

Inspektur Upacara tiba di lapangan upacara. Penghormatan pasukan. Laporan
Komandan Upacara. Pemeriksaan barisan peserta upacara (bila ada). Pengibaran
Bendera Merah Putih diiringi Lagu Indonesia Raya. Mengheningkan Cipta.
Pembacaan Teks Proklamasi (untuk peringatan Proklamasi). Pembacaan Teks
Pancasila. Pembacaan Teks UUD 1945. Myanyian lagu-lagu Maes Perjuangan.
Sambutan Inspektur Upacara. Pembacaan Doa. Myanyian Lagu Syukur (bila ada).
Laporan Komandan Upacara. Penghormatan pasukan. Inspektur Upacara
meninggalkan Lapangan Upacara. Upacara selesai. Barisan dibubarkan.

6
Contoh acara: UPACARA PERINGATAN HARI NASIONAL DI RUANGAN
Pembukaan. Menyanyikan Lagu Indonesia Raya. Mengheningkan Cipta. Pembacaan
Teks Proklamasi (untuk peringatan Proklamasi). Pembacaan Teks Pancasila.
Pembacaan Teks UUD 1945. Sambutan-sambutan. Pembacaan Doa. Hiburan/tamah
tamah. Penutup.

Contoh acara: UPACARA PEMBUKAAM KONGGRES Pembukaan. Laporan

Panitia Penyelenggara. Sambutan-sambutan. Pidato pembukaan resmi konggres
dengan ditandai . . . . Ramah – tamah. Penutup.

Contoh acara: UPACARA PERESMIAN PROYEK BENDUNGAN Pembukaan.

Laporan Pemimpin Proyek. Sambutan Gubernur. Sambutan Menteri PU. Amanat
Presiden RI. Peresmian Penggunaan wasuk oleh Bapak Presiden dengan pembukaan
selubung / pemukulan gong. Penandatanganan naskah serah terima pemanfaatan
bendungan dari Menteri PU kepada Gubernur. Penyerahan aneka bibit oleh Prsiden.
Ramah Tamah. Peninjauan Bendungan. Penutup.

Contoh acara: PAMIT KENAL PEJABAT Pembukaan. Prakata dari Ketua Panitia.
Sambutan-sambutan. - Kata Pamit dari pejabat lama - Kata kenal dari pejabat baru
Penyampaian kenang-kenangan kepada pejabat yang lama dari pejabat yang baru atas
nama seluruh anggota. Ramah Tamah / Hiburan. Penutup.

ACARA HIBURAN Di sini PA/MC tidak terikat dengan susunan acara yang formal
sifatnya. Sususnan acara tersusun dengan pertimbangan-pertimbangan yang
disesuaikan dengan situasi kondisi dan topik yang akan dibawakan. Namum dituntut
adanya inisiatif dan kreatifitas PA/MCuntuk mengembangkan acara yang akan
disampaikan sehingga terjalin suasana yang akrab dengan hadirin, gembira, meriah,
dan berjalan lancar serta mengesankan tetapi terarah.

7
 LAMPIRAN
Susunan Acara Wisuda dengan Standar Nasional

1. Pendahuluan, Kegiatan pelaksanaan :

 Prosesi Senat memasuki Ruangan diinformasikan Pedel-hadirin dimohon
berdiri.
 Lagu Kebangsaan Indonesia Raya–Dirigen
 Mengheningkan cipta diikuti oleh hadirin – dipimpin ketua senat
 Pembacaan ayat suci alquran
 Mars/Hymne Universitas.
2. Acara Inti:
 Pembukaan Sidang Senat Terbuka
 Pembacaan SK Tentang Kelulusan
 Pelantikan
 Penyerahan penghargaan untuk lulusan terbaik
 Penyerahan Ijazah
 Pembacaan janji wisudawan
 Lagu bagimu negeri
 Pidato wisudawan
 Kesan dan pesan wisudawan
 Sambutan-sambutan
 Persembahan lagu
 Pembacaan doa
 Penutupan sidang senat terbuka
3. Penutup
 Prosesi senat meninggalkan ruangan
 Ramah tamah