Penanganan Respon atau Inquiry agar mendaftar Coba Gratis

Penanganan Inquiry merupakan proses tahapan pertama yang menjadi faktor penting
meningkatkan jumlah siswa mendaftar Coba Gratis bahkan lanjut mendaftar sebagai siswa
Kumon sehingga diperlukan penanganan yang sangat baik dan sebisa mungkin dilakukan oleh
Pembimbing sendiri. Jika dalam kondisi tidak memungkinkan Pembimbing dapat menunjuk
asisten sebagai penggantinya.
Ada beberapa hal yang perlu Pembimbing perhatikan terutama kemampuan yang perlu dimiliki
oleh Asisten yang menangani inquiry atau orang tua yang menanyakan tentang Kumon.
Secara umum ada beberapa kemampuan yang perlu dimiliki:
1. Sabar dan Pendengar yang baik
2. Memahami Metode Kumon dengan baik ( dan lebih bagus juga mengetahui keunggulan
dan manfaat pembelajaran secara online di Kumon)
3. Cepat memberikan respon
4. Komunikatif
5. Dapat memahami kondisi orang tua (konsumen)
Berikut ini, hal yang penting dilakukan saat melayani dengan Telpon, WA messager antara lain:
1. Memberi respon dengan cepat.
2. Gunakan Bahasa yang mudah dimengerti, sopan dan dalam konteks formal.
3. Ucapkan salam, identitas diri dan menanyakan nama calon konsumen.
4. Jawaban tidak terlalu singkat atau panjang.
5. Usahakan untuk komunikatif, terarah dan lebih jelas.
6. Menggali informasi tentang kekhawatiran orang tua, kondisi anak belajar, sekolah dll.
7. Tutup dengan salam dan sampaikan hal yang perlu diketahui oleh calon konsumen misal
jadwal pelayanan Kelas (TP, konsultasi), IG kelas, nomor telpon kelas dll.
Apabila ada orang tua yang datang ke kelas :
1. Pastikan suasana kelas dalam kondisi yang rapi dan bersih
2. Berbusana rapi dan sopan
3. Gunakan perlengkapan pendukung (Apron, Pin dan name tag)
4. Lakukan kontak mata pada saat berbicara dengan customer
5. Bicara dengan percaya diri yang baik

1
 6. Berikan informasi selengkap mungkin tentang Metode Kumon
7. Layani customer dengan tulus dan sepenuh hati
8. Mengunakan kalimat yang mudah dipahami
Note:
Untuk kasus jika datang ke kelas, pastikan untuk melakukan protokol kesehatan yang
disarankan oleh pemerintah.

Beberapa referensi penjelasan yang dapat disampaikan kepada orang tua yang menanyakan
apakah belajar di Kumon secara tatap muka atau secara online.
1. Menjelaskan bagaimana pembelajaran selama pandemi (online) disertai contoh
keefektifan atau keuntungan pembelajaran melalui online (kelas virtual). Melalui kasus
siswa yang mendapatkan manfaat walaupun pembelajaran secara online.
2. Mengikuti peraturan dari pemerintah dengan belajar secara online tetapi jangan kuatir
karena kami tetap melakukan bimbingan secara perseorangan melalui kelas virtual/
online.
3. Kami akan mengamati dan mencatat kondisi belajar setiap anak, melalui kelas virtual atau
video, voice notes atau pengiriman foto lembar kerja yang sedang dikerjakan anak.
4. Pembelajaran online di Kumon sangat berbeda dengan sekolah, karena di Kumon sangat
perseorangan dan peran yang dilakukan Pembimbing akan sama seperti dilakukan saat
belajar di kelas sehingga akan mendapatkan manfaat yang sama.
5. Dengan pembelajaran secara online melalui kelas virtual memungkinkan anak belajar
dengan kemampuan mandiri karena Lembar kerja Kumon tersusun secara smalls step
dengan tingkat kesulitan secara bertahap.
6. Pengamatan akan dilakukan saat belajar secara online dan akan diberikan bimbingan yang
diperlukan agar membuat anak belajar secara mandiri. Jika berhalangan hadir orang tua
juga dapat mengirimkan video pengerjaan atau foto hasil pengerjaan sebagai bahan
pengamatan kami untuk membuat program belajar untuk memberikan lembar kerja
berikutnya.
7. Jika kesulitan ataupun ada kendala bisa langsung menghubungi kelas dengan Pembimbing
atau asisten melalui WA selama jam kerja untuk konsultasi.

2
Berikut ini contoh percakapan Asisten dan Orang tua.
A. Contoh yang perlu dihindari (tidak dilakukan):
OT : Selamat siang, saya mau tanya di Kumon sekarang masih online atau tatap muka ya?

As : Selamat siang, untuk pembelajarannya masih online.

OT : Belum tatap muka ya?

As : Masih belum.

OT : Seperti itu ya. Terima kasih infonya

As : Sama sama..

B. Contoh yang sebaiknya dilakukan:

OT : Selamat siang, saya mau tanya di Kumon sekarang masih online atau tatap muka ya?

As : Selamat siang, Maaf dengan bapak/ ibu siapa?

OT : Saya Ibu Gina.

As : Perkenalkan saya Lasmi. Terkait pertanyaan ibu Gina, saat ini agar siswa tetap dapat manfaat belajar
kami mengadakan proses pembelajaran melalui kelas virtual. Maaf ibu Gina apakah sudah tahu
Kumon sebelumnya?

(Note: Asisten sebaiknya tidak perlu langsung menyampaikan jawaban tatap muka atau online tetapi
bisa sampaikan dari awal apapun bentuk pembelajarannya ditujukan agar anak tetap mendapatkan
manfaat belajar yang sama).

OT : Saya tahu dari saudara. Jadi saat ini masih online ya. Sistem belajar seperti apa?

As : Saat ini sistem belajar di Kumon tidak berubah seperti sebelumnya. Siswa tetap akan belajar secara
perseorangan dengan mengerjakan lembar kerja yang diberikan. Peran Pembimbingpun masih
sama seperti saat di kelas yaitu mengamati dan mencatat kondisi belajar anak saat di kelas virtual
dan akan memberikan bimbingan yang diperlukan. Kalau boleh tahu, anaknya sekolah dimana bu?

(Note: Agar OT semakin yakin, asisten perlu menjelaskan peran serta dukungan dari Pembimbing dalam
mendukung pembelajaran anaknya. Dan agar kita bisa mengetahui kondisi OT atau anak secara
individual dan lebih detil, Asisten juga bisa memberikan pertanyaan terkait anaknya misal sekolah,
umur, kelas berapa dll).

OT : Seperti itu ya. Anak saya sekolah di SD Rawamangun.

As : Oh anak ibu Gina sekolah di Rawamangun. Beberapa siswa Kumon juga dari sekolah tersebut.
Ternyata banyak siswa yang pintar pintar ya bu. Saat ini di SD Rawamangun kembali ini belajar dari
rumah ya bu? Kira-kira apa kekhawatiran ibu terhadap anaknya saat ini?

3
(Note: Jika kita tahu asal sekolah anaknya, dan ternyata ada siswa-siswa Kumon yang berasal dari
sekolah yang sama, asisten bisa sampaikan kondisi seperti diatas dengan tujuan agar OT merasa bahwa
siswa pintarpun juga belajar di Kumon atau siswa-siswa itu pintar karena belajar di Kumon. Ini bisa
membentuk keyakinan OT tersebut. Kemudian asisten bisa menanyakan kekhawatiran OT atau
motivasi kenapa mencari kursus untuk anaknya).

……….

……….

Sebagai penutupnya….

As : Kebetulan di Maret ada program promosi Coba Gratis. JIka ibu Gina berkenan kami akan jadwalkan
untuk konsultasi lebih lanjut dan anaknya dapat segera melakukan tes penempatan mengikuti Coba
Gratis bulan Maret ini. Untuk kegiatan konsultasi dan tes Penempatan bisa dilakukan secara online
jika ibu merasa lebih aman dan nyaman. Untuk jadwalnya Senin – Jumat antara jam …. Serta Rabu
& Sabtu dari jam …. . Sementara untuk Ibu Gina saya jadwalkan Rabu jam 16.00 atau Kamis jam
16.00 ya. Bagaimana Ibu untuk jadwalnya sudah ok? Kalau sudah ok, sebelum hari Rabu akan saya
kontak kembali untuk memastikan jadwalnya.

Terima kasih Ibu Gina atas pertanyaannya, kami senang jika kami bisa membantu anak ibu dalam
mengembangkan potensinya dengan maksimal.

- Jika OT memutuskan belum tertarik untuk ikut Coba Gratis saat itu, berikut contoh yang bisa
disampaikan ke OT.

As : JIka ibu Gina berkenan kami akan simpan data kontak ibu dan jika tidak keberatan kami dapat
mengirimkan info jika ada event promosi Kumon atau newsletter dari Kumon. Atau jika ibu ingin
sewaktu waktu ingin konsultasi lebih lanjut bisa menghubungi kami kembali. Dan Ibu bisa follow
media social kami yaitu IG@.......

Terima kasih Ibu Gina atas pertanyaannya, kami senang jika kami bisa membantu anak ibu dalam
mengembangkan potensinya dengan maksimal.

(Note: Jika memang dirasa akan terlalu panjang penjelasannya dan merasa perlu untuk dijelaskan
melalui telepon, sebaiknya asisten perlu sampaikan ke OT ‘’ Karena penjelasan saya agak panjang,
agar lebih jelas apakah bapak/ibu tidak keberatan jika saya hubungi melalui telepon?).

Beberapa tips teknik Closing atau Dealing yang bagus dilakukan seperti berikut ini:

1. Teknik memuji customer

"Wah Ibu merupakan orang tua yang luar biasa yah, karena sangat memperhatikan pendidikan
anak sejak dini".

2. Teknik ‘Now or Never’

"Kalau bukan sekarang, kapan lagi? Usia anak semakin bertambah dan pelajaran akan semakin
sulit Bu"

4
 3. Teknik 2 in 1
Menawarkan 2 keuntungan dalam 1 produk. ”Jika ikut Kumon, selain kemampuan akademis,
kemampuan non akademis anak pun meningkat.”

4. Teknik Empati
“Baik, kami mengerti kendala yang anak Ibu hadapi, Ibu datang di tempat yang tepat, dan jangan
khawatir kami akan membantu kesulitan yang anak Ibu alami”

Semoga Pelaksaan Coba Gratis SUKSES!!