ANALISA SISTEM

Pengertian Sistem :

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan
suatu sasaran tertentu.

Karakteristik Sistem :
1. Komponen Sistem ( Component )
Suatu Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang berinteraksi, yang bekerja
sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat
berupa suatu bentuk subsistem. Suatu subsistem memiliki sifat-sifat dari sistem
yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara
keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar , yang
disebut Supra Sistem.
2. Batasan Sistem ( Boundary )
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan
sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat
dipisahkan.
3. Lingkungan Luar Sistem ( Environment )
Bentuk apapun yang ada di luar lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi
operasi sistem .
4. Penghubung Sistem ( Interface )
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain.
5. Masukan Sistem ( Input )
Energi yang dimasukkan kedalam sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (
maintenance input ) dan sinyal ( signal input ).
6. Keluaran Sistem ( Output )
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluran yang berguna.
7. Pengolah Sistem ( Proses )
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem ( Objective )
Sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti. Jika sistem tidak emmiliki sasaran,
maka operasi sistem tidak berguna.

Klasifikasi Sistem :
1. Sistem abstrak dan sistem fisik.
Sistem abstrak : Sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak
secara fisik. Contoh : Hubungan antara manusia dengan Tuhan.
Sistem Fisik : Sistem yang dirancang secara fisik. Contoh : Sistem Komputer.
2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia.
Sistem alamiah : Sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia.
Contoh : Sistem peputaran bumi.
Sistem Buatan Manusia : Sistem yang melibatkan hubungan manusia dengan
mesin. Contoh : Sistem informasi yang berbasiskan komputer.
3. Sistem deterministik dan sistem probabilistik.
Sistem deterministik : Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat
diprediksi. Contoh : Sistem Komputer.
Sistem Probabilisitik : Sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi,
karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem terbuka dan sistem tertutup
Sistem tertutup : Sistem yang tidak berhungan dan tidak berpengaruh oleh
lingkungan luarnya. Secara teoritis sistem jenis ini ada, namun kenyataannya
tidak ada sistem yang benar-benar tertutup , yang ada hanyalah sistem relatively
closed system ( secara relatif tertutup ).
Sistem terbuka : Sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan
luarnya.
Daur Hidup Sistem :
1. Mengenali adanya kebutuhan
Sebelum segala sesuatunya terjadi, timbul suatu kebutuhan atau masalah yang
harus dapat dikenali sebagaimana adanya.
2. Pembangunan Sistem
Suatu proses atau seperangakat prosedur yang harus diikuti untuk menganalisa
kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi
kebutuhan tersebut.
3. Pemasangan Sistem
Stetelah tahap pembaungan sistem selesai, sistem kemudian akan dioperasikan.
Pemasangan sistem merupakan tahap terpenting dalam daur hidup sistem, dimana
peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional adalah pemasangan
sistem, yang merupakan langkah akhir dari pembangunan sistem.
4. Pengoperasian Sistem
Program komputer dan prosedur pengoperasian yang membentuk suatu sistem
informasi , semuanya bersifat statis. Sedangkan organisasi yang ditunjang oleh
sistem informasi tadi selalu mengalami perubahan-perubahan.Untuk mengatasi
perubahan-perubahan tersebut sistem harus diperbaiki.
5. Sistem menjadi usang
Terkadang perubahan yang terjadi begitu drastis sehingga tidak dapat diatasi
hanya dengan melakukan perbaikan pada sistem yang berjalan. Tiba saat dimana
secara ekonomis dan teknis , sistem yang ada sudah tidak layak lagi untuk
dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya.

Gambar Daur Hidup Sistem :

Mengenali adanya kebutuhan

Pembangunan Sistem Sistem menjadi usang

Pemasangan Sistem Pengoperasian Sistem

Konsep Dasar Informasi

Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah.
Informasi dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian, yaitu :
1. Informasi Strategis. Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka
panjang, mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan dan
sebagainya.
2. Informasi Taktis. Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka
menengah, seperti informasi trend penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk
menyusun rencana penjualan.
3. Informasi Teknis. Informasi ini dibtuhkan untuk keprluan operasional sehari-hari,
seperti informasi persediaan stock, retur penjualan dan laporan kas harian.

Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk
digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem pengolahan informasi akan
mengolah data menjadi informasi atau mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi
berguna bagi yang menerimanya.

Fungsi dan Siklus Informasi

Fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian

pemakai informasi. Informasi yang disampaikan kepada pemakai mungkiin merupakan
hasil dari data yang dimasukkan ke dalam pengolahan. Akan tetapi dalam kebanyakan
pengambilan keputusan yang kompleks, informasi hanya dapat menambah kemungkinan
kepastian atau mengurangi berbagai macam pilihan. Informasi yang disediakan bagi
pengambil keputusan memberikan suatu kemungkinan faktor resiko pada tingkat-ingkat
pendapatan yang berbeda.

Didalam kegiatan suatu perusahaan, misalnya dari hasil transaksi penjualan oleh sejumlah
salesman, dihasilkan sejumlah faktur yang merupakan data penjualan pada suatu periode
tertentu. Faktur-faktur penjualan tersebut belum dapat bercerita banyak kepad
manajemen. Untuk keperluan pengmabilan keputusan, faktur tersebut perlu diolah lebih
lanjut sehingga menjadi informasi penjualan. Setelah data transakasi penjualan diolah,
beraneka ragam informasi dapat dihasilkan, misalnya :
1. Informasi yang berupa laporan penjualan setiap salesman, berguna bagi
manajemen untuk menetapkan besarnya komisi dan bonus.
2. Infomrasi yang berupa laporan penjualan setiap daerah, berguna bagi manajemen
untuk pelaksanaan promosi dan periklanan.
3. Informasi yang berupa laporan penjualan setiap jenis barang, berguna bagi
manajemen untuk mengevaluasi barang yang tidak laku terjual.

Gambar Siklus Informasi :

Proses
Modul

Input Output
Data
Dasar
Data
Data Penerima
ditangkap

Hasil Keputusan
Tindakan Tindakan
Biaya dan Jenis Informasi

Macam-macam biaya operasi sistem informasi :

1. Biaya perangkat keras. Biaya ini bisanya merupkan biaya tetap atau biaya
tertanam, dan akan meningkat untuk tingkat mekanisasi yang lebih tinggi.
2. Biaya untuk analisis, perancangan dan pelaksanaan sistem. Biaya ini merupakan
biaya tertanam dan biasanya akan meningkat untuk tingkat mekanisasi yang lebih
tinggi. Fungsi ini meliputi perumusan metodologi untuk prosedur-prosedur
pengolahan data secara keseluruhan. Apabila menggunakan metode komputasi
maka juga mencakup persiapan pembuatan program.
3. Biaya untuk tempat dan faktor kontrol lingkungan. Biaya ini setengah berubah-
ubah ( semi variabel ). Contohnya adalah biaya untuk luas ruangan, alat pendingin
dan keamanan. Biasanya biaya ini meningkat sesuai dengan tingkat mekanisasi
yang lebih tinggi.
4. Biaya perubahan. Biaya ini merupakan biaya tertanam dan meliputi stiap jenis
perubahan dari satu metode ke metode lainnya, misalnya metode elektromekanis
ke metode komputer.
5. Biaya operasi. Biaya ini pada dasarnya merupakan biaya variabel dan meliputi
biaya bermacam-macam pegawai, pemeliharaan fasilitas dan sistem,
perlengkapan, barang-barang yang berguna dan fasilitas bantuan.

Suatu infromasi harus memenuhi persyaratan sebagaimana yang dibutuhkan oleh manajer
dalam rangka pengambilan keputusan yang harus segera dilakukannya. Berdasarkan
persyaratan itu informasi dalam manajemen diklasifikasikan sbb :
1. Informasi yang tepat waktu.
2. Informasi yang relevan.
3. Informasi yang bernilai.
4. Informasi yang dapat dipercaya.

Informasi berdasarkan dimensi waktu diklasifikasikan menjadi 2, yaitu :

1. Informasi masa lalu. Informasi jenis ini adalah mengenai peristiwa lampau yang
meskipun amat jarang dipergunakan, namun dalam data storage perlu disusun
secara rapih dan teratur. Pengaturannya harus sedemikian rupa sehingga dapat
disajikan dengan cepat dan lengkap apabila diperlukan.
2. Informasi masa kini. Informasi masa kini adalah informasi tentang peristiwa-
peristiwa yang terjadi sekarang. Berkat teknologi maju dan canggih dalam bentuk
komputer, pengelolaan informasi jenis ini dapat dilakukan realtif cepat. Meskipun
demikian di dalam manajemen, informasi masa kini tidak selalu hasil proses
komputer. Kadangkala informasi diperoleh seorang manajer secara lisan dan tidak
formal namun mengandung nilai yang sangat penting untuk mengambil suatu
keputusan.

Informasi berdasarkan sasaran diklasifikasikan menjadi 2, yaitu :

1. Informasi Individual. Adalah informasi yang ditujukan kepada seseorang yang
mempunyai fungsi sebagai pembuat kebijaksanaan dan pengambil keputusan atau
kepada seseorang yang diharapkan tanggapan atas informasi yang diperolehnya.
2. Informasi Komunitas. Adalah informasi yang ditujukan kepada khalayak di luar
organisasi, suatu kelompok tertentu dimasyarakat.
10 Sifat Nilai Informasi :
a. Mudah diperoleh
Sifat ini menunjukkan kemudahan dan kecepatan untuk memperoleh informasi.
Kecepatnnya dapat diukur, misalnya 1 menit versus 24 jam. Akan tetapi berapa
nilainya bagi pemakai informasi sulit untuk mengukurnya.
b. Luas dan lengkap
Sifat ini menunjukan kelengkapan isis infomrasi. Hal ini tidak hanya mengenai
volumenya, akan tetapi juga mengenai keluaran informasinya. Sifat ini sangat
kabur dan karena itu sulit untuk mengukurnya.
c. Ketelitian
Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran
informasi. Pada volume data yang besar biasanya terdapat dua jenis kesalahan,
yaitu kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.
d. Kecocokan
Sifat ini menunjukkan seberapa baik keluaran informasi dalam hubungannya
dengan permintaan para pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan
masalah yang sedang dihadapi sedangkan semua keluaran yang lainnya tidak
berguna.
e. Ketepatan Waktu
Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui, yang lebih pendek dari siklus
untuk mendapatkan informasi. Masukan pengolahan dan pelaporan keluaran
kepada para pemakai, biasanya tepat waktu.
f. Kejelasan
Sifat ini menunjukkan tingkat kejelasan informasi. Informasi hendaknya terbebas
dari istilah-istilah yang tidak jelas.
g. Keluwesan
Sifat ini berhubungan dengan apakah informasi tersebut dapat digunakan untuk
membuat lebih dari satu keputusan, tetapi juga apakah dapat digunakan untuk
lebih dari seorang pengmabil keputusan.
h. Dapat dibuktikan
Sifat ini menunjukkan sejauh mana infomrasi itu dapat diuji oleh beberapa
pemakai sehingga sampai didapatkan kesimpulan yang sama.
i. Tidak ada prasangka
Sifat ini berhubungan dengan ada tidaknya keinginan untuk mengubah informasi
tersebut guna mendapatkan kesimpulan yang telah diarahkan sebelumnya.
j. Dapat diukur
Sifat ini menunjukkan hakikat informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi
formal.

Kualitas dari informasi :

a. Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat
juga berarti bahwa informasi harus jelas menv\cerminkan maksudnya.
b. Tepat Waktu (Timeliness)
Informasi yang sampai pada si penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang
sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi.
c. Relevan (relevance)
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi
untuk setiap orang, satu dengan lainnya adalah berbeda.

Komponen Sistem Informasi :

a. Blok Masukan (input block)
Input yang mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Yang dimaksud
dengan input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
b. Blok Model (model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang
sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
 c. Blok Keluaran (output block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen
serta semua pemakai sistem.
d. Blok Teknologi (technology block)
Teknologi merupakan toolbox dalam sistem informasi. Teknologi digunakan
untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,
menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem
secara keseluruhan.
e. Blok Basis Data (database block)
Data perlu disimpan dalam basis data untuk keprluan penyediaan infomrasi lebih
lanjut. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa sehingga
informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga
berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpannya.
f. Blok Kendali (control block)
Banyak hal dapat merusak sistem informasi , seperti bencana alam, api,
temperatur, air, debu, kecurangan, kegagalan pada sistem itu sendiri, ketidak
efisienan, sabotase dan lain-lain. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan
diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat
dicegah dan bila terlanjur terjadi maka kesalahan tersebut dapat dengan cepat
diatasi.

pemakai pemakai

input model output

pemakai pemakai

teknologi basis data kendali

pemakai pemakai

Tipe Sistem Informasi :

a. Sistem Informasi Akuntansi

b. Sistem Informasi Pemasaran
c. Sistem Informasi Manajemen Persediaan
d. Sistem Informasi Personalia
e. Sistem Informasi Distribusi
f. Sistem Informasi Pembelian
g. Sistem Informasi Kekayaan
h. Sistem Informasi Analisis Kredit
i. Sistem Informasi Penelitian dan Pengembangan
j. Sistem Informasi Teknik
DATA FLOW DIAGRAM
 Penggunaan DFD sebagai modeling tools dipopulerkan oleh Tom DeMarco
(1978) dan Gane & Sarson ( 1979 ) dengan menggunakan pendekatan metoda
analisis sistem terstruktur ( structured system analysis method ).
 DFD digunakan untuk merepresentasikan suatu sistem yang otomatis maupun
manual dengan melalui gambar yang berbentuk jaringan grafik.
Simbol yang digunakan

External Entity atau Terminal Data Flow

Proses Data Store

External Entity :
 Entitas yang berada diluar sistem, yang memberikan data kepada sistem ( source )
atau yang menerima informasi dari sistem ( sink ).
 Tidak termasuk bagian dari sistem.
 Bila sistem informasi dirancang untuk satu bagian ( departemen ) maka bagian
lain yang masih terkait menjadi external entity.
Proses
 Menggambarkan apa yang dilakukan oleh sistem
 Berfungsi mentransformasikan satu atau beberapa data masukan menjadi satu atau
beberapa data keluaran sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.
 Setiap proses memiliki satu atau beberapa data masukan dan menghasilkan satu
atau beberapa data keluaran.
 Proses sering pula disebut bubble.
Data Flow
 Menggambarkan aliran data dari suatu entity ke entity lainnya.
 Arah panah menggambarkan aliran data.
 Aliran data :
- Antara dua proses yang berurutan

- Dari data store ke proses dan sebaliknya

- Dari source ke proses

- Dari proses ke sink

Data Store
 Tempat menyimpan data
 Proses dapat mengambil data dari atau memberikan data ke data store.
Pedoman Pemberian Nama Proses :
 Nama Proses terdiri dari kata kerja dan kata benda yang mencerminkan fungsi
proses tersebut, contoh : Hitung Gaji , Pendataan Order , Cetak Laporan , dll.
 Jangan menggunakan kata ‘proses’ sebagai bagian dari nama suatu proses
(bubble).
 Tidak boleh ada beberapa proses yang memiliki nama yang sama.
 Proses harus diberi nomor. Urutan nomor sedapat mungkin mengikuti aliran /
urutan proses, namun demikian urutan nomor tidak berarti secara mutlak
merupakan urutan proses secara kronologis.
 Penomoran proses pada tingkat pertama ( Diagram Nol ) adalah 1.0 , 2.0 , 3.0 ,dst.
 Penomoran pada tingkat kedua dari proses 1.0 ( rincian dari proses 1.0 ) adalah
1.1 , 1.2 , 1.3 , dst.
 Context Diagram tidak perlu diberi nomor.
 Proses level terendah yang tidak bisa dirinci lagi ditandai dengan tanda ‘ * ‘

2.1* 5.0
Hitung Cetak
PPh Laporan
Pedoman Pemberian Nama Aliran Data
 Nama aliran data yang terdiri dari beberapa kata dihubungkan dengan garis
sambung.
 Tidak boleh ada aliran data yang namanya sama dan pemberian nama harus
mencerminkan isinya.
 Aliran data yang terdiri dari beberapa elemen dapat dinyatakan dengan grup
elemen.
 Hindari penggunaan kata ‘data’ dan ‘informasi’ untuk memberi pada aliran data.
 Sedapat mungkin nama aliran data ditulis lengkap tanpa disingkat.

Jam-Kerja 3.5
Hitung
Tarif-Per-Jam Upah Upah-Mingguan

Pedoman Pemberian Nama Data Store

 Nama harus mencerminkan isi data.
 Bila namanya lebih dari satu kata, maka harus diberi tanda sambung.

Pelanggan Master-Barang

Pedoman Pemberian Nama Terminal

 Nama terminal berupa kata benda.
 Terminal tidak boleh memiliki nama yang sama kecuali memang objeknya sama (
digambarkan dua kali, dimaksudkan untuk membuat diagram lebih jelas ). Bila
demikian maka terminal ini perlu diberi garis miring pada pojok kiri atas.
Ketentuan Lain :
 Nama Aliran Data yang masuk ke dalam suatu proses tidak boleh sama dengan
nama aliran data yang keluar dari proses tersebut.

A A

 Data Flow yang masuk ke atau keluar dari data store tidak perlu diberi nama,
apabila :
- Aliran datanya sederhana dan mudah dipahami.
- Aliran data menggambarkan seluruh data item ( satu record utuh )
 Tidak boleh ada aliran data dari terminal ke data store atau sebaliknya karena
terminal bukan bagian dari sistem. Hubungan terminal dengan data store harus
melalui proses.

Tingkatan Diagram pada DFD

1. Context Diagram ( Diagram Hubungan , Level 0 )
2. Diagram Zero ( Diagram 0 , Level 1 )
3. Diagram Rinci ( Level 2 , Level 3 , dst )

Context Diagram
- Merupakan Level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke atau
output dari sistem.
- Memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem.
- Terminal yang memberikan masukan kepada sistem disebut source, terminal yang
menerima keluaran dari sistem disebut sink.
- Hanya ada satu proses.
- Tidak boleh ada data store.
Diagram 0
- Memperlihatkan data store yang digunakan.
- Untuk proses yang tidak dirinci lagi pada level selanjutnya ( functional primitive )
, tambahkan * pada akhir nomor proses.
- Keseimbangan input dan output ( balancing ) antara diagram 0 dengan diagram
hubungan harus terpelihara.
Diagram Rinci
- Merupakan rincian dari diagram 0 atau diagram level diatasnya.

Penomoran Level pada DFD

Nama Level Nama Diagram
0 Context
1 Diagram 0
2 Diagram 1.0
2 Diagram 2.0
2 Diagram 3.0
3 Diagram 1.1
3 Diagram 1.2
3 Diagram 1.3
Dst
Nomor Proses
0
1.0 , 2.0 , 3.0 , ...
1.1 , 1.2 , 1.3 , ...
2.1 , 2.2 , 2.3 ,...
3.1 , 3.2 , 3.3 , ...
1.1.1 , 1.1.2 , ...
1.2.1 , 1.2.2 , ...
1.3.1 , 1.3.2 , ...

Didalam satu level seyogyannya tidak terdapat lebih dari 7 buah proses dan maksimal 9,
bila lebih maka harus dilakukan dekomposisi.

Balancing dalam DFD

- Aliran data yang msauk ke dalam dan keluar dari suatu proses harus sama dengan
aliran data yang masuk dan keluar dari proses tersebut.

Contoh Kasus 1 :
Sebuah perusahaan kartu kredit mempekerjakan 3 orang karyawan.
Karyawan pertama bertugas menerima tagihan dari pedagang.
Karyawan tersebut melakukan verifikasi tagihan dengan kondisi :
- Apakah pedagang tersebut telah terdaftar.
- Apakah kartu kredit tidak kadaluwarsa.
Tagihan yang tidak valid akan dikembalikan ke pedagang.
Tagihan yang valid akan diserahkan ke karyawan kedua.
Karyawan kedua mempunyai tugas :
- Menyiapkan ringkasan tagihan dari setiap pedagang.
- Melakukan pemotongan pembayaran sebesar 3% dari
jumlah total tagihan setiap pedagang.
- Membayarkan tagihan ke pedagang.
Berkas tagihan yang valid diserahkan oleh karyawan kedua kepada
karyawan ketiga untuk proses penagihan ke pemilik kartu.
Selain itu karyawan ketiga bertugas :
- posting tagihan ke file pemilik kartu.
- Menyiapkan tagihan bulanan dan mengirim ke pemilik
kartu.
- Menerima pembayaran dan posting ke file pemilik
kartu.
Buatlah DFD dari Sistem ini !.
KAMUS DATA ( DATA DICTIONARY )
- Suatu Daftar terorganisasi tentang komposisi elemen data, aliran data dan data
store yang digunakan pada DFD.
- Mulai dibuat pada saat yang bersamaan dengan pembuatan DFD, pada tahap
analisis sistem yang berjalan.
- Pengisian Dat Dictionary dilakukan setiap saat selama proses pengmebangan
berlangsung, ketika diketahui adanya data item atau saat diperlukan penambahan
data item ke dalam sistem.
Data Dictionary berisi penjelasan tentang :
- Elementary Data Element : elemen data tingkat terendah, tidak bisa diuraikan
lebih lanjut , dapat berupa :
+ data item, contoh : NIM
+ data literal , contoh : NOSMOKE_MSG = “ Thank You for not Smoking “
- Group Data Element : Gabungan elementary data element
- Data Store : Gabungan beberapa elementary data element atau group data element
yang berhubungan.
Istilah lain yang lebih sering dipakai :
- Elementary Data untuk Elementary Data Element. Contoh : Jenis_Kelamin
- Composite Data untuk group data element. Contoh : Alamat yang terdiri dari :
Nama_Jalan,Kota,Kode_Pos.

Simbol yang digunakan :

- Assign = : Menyatakan “ terdiri dari “ . Contoh : Info_Pelanggan =
Kode_Pelanggan ...
- Concatenation / Sequential + : Menggabungkan elemen data dengan elemen data
yang lain. Contoh : Alamat = Nama_Jalan + Nomor + Kota + Kode_Pos
- Itertaion / Repetition {} : Pengulangan elemen data.
Contoh : Karyawan = Nama + Nama_Pasangan + { Nama_Anak }
- Selection / Choice [] dan | : Pilih satu dari beberapa data alternatif. Contoh :
Akomodasi = [ Rumah Sendiri | Sewa | Kontrak ]
- Option ( ) : Data tambahan , boleh ada boleh tidak. Contoh : Karyawan = Nama +
Alamat + ( Telepon )
- Comment / Keterangan *.....* : Penjelasan /keterangan tentang suatu data. Contoh
: Alamat = Jalan + Nomor + Kode_Pos + Kota. * Alamat Kantor *
- Pada simbol repetition boleh dicantumkan jumlah minimum dan maksimum
pengembangan data tersebut.
Contoh : Karyawan = Nama + Nama_Pasangan + 0 { Nama_Anak } 3

Kunci yang digunakan pada Kamus Data :

- Candidate Key : Data elemen ( satu atau bebrapa ) yang memiliki “ unique value
“ untuk setiap entry. Contoh : MST_MHS = NIM + Nama + Alamat.
- Primary Key : Candidate Key yang dipilih, ditandai dengan gairs bawah atau @.
Key hanya digunakan untuk data store. Contoh : MST_MHS = @ NIM + Nama +
Alamat.
Data Tabel :
- Kumpulan dari data yang terorganisasi berdasarkan key yang berada didalam
sistem.
- Definisi data tabel :
 Satu dimensi. Contoh : File_Mhs ={@NIM + Nama + Alamat + Telepon }
NIM Nama Alamat Telepon
14235 Jonathan Mawar 23 520 3673
14236 Burhan Melati 45 345 7622
 14237 Wijaya Anyelir 1B 770 6452

 Dua dimensi. Contoh : File_Mhs ={@Jurusan + {@ NIM + Nama +

Alamat + Telepon } }
Jurusan NIM Nama Alamat Telepon
Manajemen 14235 Jonathan Mawar 23 520 3673
14236 Burhan Melati 45 345 7622
14237 Wijaya Anyelir 1B 770 6452

Jurusan NIM Nama Alamat Telepon

Komputer Ak. 27823 Camelia Anggrek 7 820 3183
27824 Budiman Puspa 13 917 5466

 Tiga Dimensi. Contoh : File_Mhs = {@Akademi + { @ Jurusan + { @

NIM + Nama + Alamat + Telepon }}}.

Akademi Jurusan NIM Nama Alamat Telepon

CBI Manajemen 14235 Jonathan Mawar 23 520 3673
14236 Burhan Melati 45 345 7622
14237 Wijaya Anyelir 1B 770 6452
Alias
- Untuk menyatakan nama lain dari suatu data element atau data store yang
sebenarnya sama dengan data element atau data store yang telah ada.
- Alias terjadi karena kurang koordinasi antara beberapa analis sistem. Contoh :
Analis sistem yang satu menggunakan EMPLOYEE sedangkan yang lain
mengunakan KARYAWAN , namun maksudnya sama.
- Penggunaan alias sebaiknya dihindari.