Kelompok 4

Nama anggota kelompok :

Laili Meizaroh 20SA2003
Rafian Tri Akso 20SA2022
Abi Hanafi 20SA2089
Shafirina Arsydini Shidqi 20SA2055
Alia Novendri 20SA2127
Rina Aetin 20SA2146
 KLASIFIKASI SISTEM INFORMASI
Adalah hubungan antara satu komponen dengan komponen yang lain yang saling berkaitan, karena setiap
sistem itu Greader memiliki tujuan, kasus serta perkara yang berbeda-beda yang akan terjadi dalam pelaksanaan
sistem tersebut. Dengan adanya perbedaan tersebut, maka sistem informasi tersebut diklasifikasikan menjadi
beberapa kategori.
1. Sistem abstrak dan sistem fisik
 Sistem abstark adalah suatubentuk sisitem yang berisi ide atau suatu pemikiran yan sifatnya non fisik (tidak
tampak secara fisik),tidak terlihat oleh mata namun bisa dirasakan.
Example: teknologi yang membahas tentang suatu pemikiran tentang hubungan manusia dengan mahkluk-
Nya.
 Sistem fisik adalah suatu bentuk sistem,dimana sistem tersebut dapat terlihat secra fisik.Misalnya sistem
perbankan atau bisa juga sistem komputer greader serta sistem transportasi lain.
2. Sistem deterministik dan sistem probabilistik
 Sistem deterministik adalah sistem yang dapat memperkirakan secara tepat dalam pengoprasian dan mampu
mengetahui hubungan yang terjadi pada setiap bagiannya.
Contohnya: sistem komputer
 Sistem Probabilistik adalah sistem yang tidak dapat memperkirakan secara tepat hasil akhirnya, karena di
sistem tersebut memiliki unsur probabilitas (kemungkinan atau tidak dapat di perkirakan).
Contohnya : Sistem inventory barang, sistem pemilihan kepada daerah, sistem serapan hara dan lain-lain.
3. Sistem Terbuka dan sistem Tertutup
 Sistem Terbuka adalah sistem yang membutuhkan lingkungan luar dari sistem tersebut guna
untuk mendapatkan masukan atau inputan dan memprosesnya hingga menghasilkan output
yang lebih berguna lagi.
Contohnya : Sistem ke-organisasian, sistem yang di buat untuk penilaian akademik atau
instansi .

 Sistem Tertutup adalah sistem yang tidak membutuhkan pengaruh dari lingkungan luar dalam
proses pengerjaanya, sehingga sistem ini tidak melakukan proses pertukaran informasi.
Sistem tertutup dapat beroperasi tanpa adanya bantuan dari lingkungan luar.
Contohnya : Rumah kaca yang melindungi tanaman dari faktor cuaca yang berlebihan.

4. Sistem Alamiah dan Sisitem Buatan

 Sistem alamiah adalah suatu sistem yang telah terjadi karena proses alam tanpa adanya
campur tangan dari manusia. Proses ini terjadi secara alamiah.
Contohnya : Sistem terjadinya siang dan malam, sistem tata surya, sistem reproduksi dan
lain-lain.

 Sistem Buatan adalah sistem yang di rancang dan di buat oleh manusia itu sendiri. Proses kerja
sistem ini juga melibatkan perangkat mesin guna untuk menambah performa sistem pada saat
digunakan oleh user.
 Contohnya : Sistem komputer, sistem ATM dan sistem yang ada di perguruan tinggi.

5. Sistem Sederhana dan Sistem kompleks

 Sistem Sederhana adalah sistem tentang cara pengoperasiannya tidak sulit atau bisa juga dikatakan
sistem yang tingkat kerumitannya rendah.
Contoh: sistem sepeda, selain itu Greader sistem mesin ketik dan sistem infiltrasi tanah.
 Sistem kompleks adalah sistem tentang cara pengoperasiannya tergolong sangat rumit.
Contoh dari sistem ini adalah sistem kerja otak manusia dalam melakukan kegiatan sehari-
harinya.

SISTEM INFORMASI MENURUT LEVEL ORGANISASI

 Berdasarkan Level Organisasi, Sistem Informasi dikelompokkan menjadi:
1. Sistem Informasi Departemen adalah sistem informasi yang hanya digunakan dalam sebuah
departemen,
Contoh : departemen pendayagunaan SDM yang memiliki beberapa program/aplikasi yang
membentuk pembagian tugas dari setiap program/aplikasi tersebut. Dengan demikian,
keberhasilan sistem informasi departemen tergantung pada bagaimana sistem informasi
departemen dapat memuaskan pengguna dan mengikuti target yang telah ditetapkan.
Karakteristik yang harus dipertimbangkan dalam penyampaian layanan ini meliputi akurasi,
kelengkapan, ketepatan waktu dan distribusi yang tepat terhadap output yang terkait dengan
pemrosesan aplikasi.
2. Sistem Informasi Perusahaan
Merupakan suatu sistem komputer yang dapat melakukan tugasnya bagi semua unit organisasi secara terintegrasi
dan terkoordinir. Sistem ini merupakan penggembangan lebih lanjut dari sistem informasi departemen dan sistem
terpadu yang dapat dipakai oleh sejumlah departemen secara bersama-sama Alasan penggunaan Enterprise karena
sistem ini mencangkup seluruh set proses yang digunakan oleh organisasi.
Dengan tujuan :
 Mengumpulkan dan menyebarkan data keseluruhproses yang terdapat di sebuah organisasi
 Menyediakan data yang digunakan menajer untuk membuat sebuah keputusan dalam merencanakan dan
mengendalikan proses bisnis.
Kegagalan yang mungkin terjadi di sistem informasi perusahaan:
 Mengerti kerumitan organisasi
 Mengenali proses yang dapat menurun nilainnya bila standarisasi dipaksakan
 Mencapai konsekuensi dalam organisasi sebelum memutuskan untuk menerapkan sistem perusahaan.
3. Sistem Informasi Antarorganisasi
Adalah Sistem informasi yang menggabungkan dua organisasi atau lebih bekerjasama dalam pemakaian
teknologi komputer dan telekomunikasi (teknologi informasi ). Model sistem informasi ini banyak
diimplementasikan pada perdagangan elektronis (e-Commerce) yang menghubungkan pemasok dan penjual,
atau yang lebih dikenal dengan sebutan B2B atau Business to Business. Secara garis besar,ada tiga jenis sistem
(berdasarkan topologi infrastruktur) yang ditawarkan bagi perusahaan-perusahaan yang berniat
mengimplementasikan.
A. SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI

Pengertian.Sistem Pengolahan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalah sistem yang menjadi pintu
utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber
data (misalnya pelanggan) adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung
operasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem
informasi yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem
informasi eksekutif.

Alasan adanya system pemrosesan transaksi

1. Pengumpulan Data : setiap organisasi yang ber-interaksi langsung dengan lingkungannya dalam penyediaan jasa dan
produk, pasti memerlukan sistem yang mengumpulkan data transaksi yang bersumber dari lingkungan.
2. Manipulasi Data : data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulu sebelum disajikan sebagai informasi
untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasi atau menjadi bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi.
Beberapa tugas manipulasi data adalah sebagai berikut
1. Klassifikasi : data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya menurut jenis kelamin, menurut agama, menurut
golongan, dsb.
2. Sortir : data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencarian data, misalnya di-sortir menurut abjad
nama, atau menurut nomer induk, dsb.
3. Perhitungan : melakukan operasi aritmetika terhadap elemen data tertentu, misalnya menjumlahkan penerimaan dan
pengeluaran setiap hari, atau menghitung jumlah hutang pelanggan, dsb.
4. Pengikhtisaran : melakukan peringkasan data (summary) seperti sintesa data menjadi total, sub-total, rata-rata, dsb.
5. Penyimpanan data : data transaksi harus di-simpan dan dipelihara sehingga selalu siap memenuhi kebutuhan para
pengguna.
6. Penyiapan dokumen : beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk memenuhi keperluan unit-unit kerja dalam
organisasi
Sistem pengolahan transaksi memiliki beberapa karakteristik, antara lain sebagai berikut
• Volume data yang di-proses relatif sangat besar.
• Kapasitas penyimpanan data (database) tentu sangat besar.
• Kecepatan pengolahan di-perlukan sangat tinggi agar data yang banyak bisa diperoses dalam waktu singkat.
• Sumber data umumnya internal dan keluarannya umumnya untuk keperluan internal.
• Pengolahan data biasa dilakukan periodik, harian, mingguan, bulanan, dsb.
• Orientasi data yang dikumpulkan umumnya mengacu pada data masa lalu.
• Masukan dan keluaran terstruktur, data diformat menurut suatu standar.
• Komputasi tidak terlalu rumit.

Teknik pengolahan data yang biasa diperoleh ada empat macam, yaitu
• Batch processing : data yang diperoleh dari sumber data biasanya dikumpulkan atau ditumpuk, lalu diproses pada
waktu-waktu tertentu, misalnya data dikumpulkan antara jam 8:00 sampai dengan jam 12:00, kemudian diproses mulai
jam 14:00 sampai dengan jam 17:00.
• Online processing : data yang diperoleh dari sumber data langsung diproses pada saat diterima, yang mungkin terjadi
adalah antrian data untuk menunggu giliran, misalnya pemrosesan yang dilakukan pada saat melakukan transaksi
online di depan teller bank.
• Real-time processing : pemrosesan data tidak boleh ditunda karena waktu sangat kritis, penundaan pengolahan dapat
mengakibatkan sesuatu yang fatal. Misalnya pengolahan data hasil pemantauan aktivitas gunung berapi.
• Inline processing : biasa juga disebut sebagai hybrid-processing, yaitu kombinasi antara batch-processing dan online-
processing. Misalnya pengolahan transaksi di supermarket, dimana transaksi penjualan melalui POS (point of sale)
langsung dilakukan (online), tetapi pengolahan lebih lanjut tentang persediaan barang dilakukan setiap jam 10:00
malam.
Selain itu seiring dengan perkembangan teknologi komunikasi dan teknologi internet maka dilahirkan sistem client-server yang
populer dengan nama On Line Transaction Processing (OLTP). Prosedur pengolahan mirip dengan online-processing,
perbedaan-nya adalah pada teknologi jaringan. Online processing menggunakan arsitektur jaringan terpusat (host-based)
sementara OLTP menggunakan arsitektur client/server. Perkembangan dari OLTP melahirkan Customer Integrated System
(CIS) yaitu sistem OLTP dimana user/pengguna melakukan sendiri transaksinya secara online, misalnya sistem mesin ATM
(automatic teller machine), atau e-commerce (perdagangan lewat fasilitas elektronik)

Komponen pemrosesan transaksi

Seperti layaknya suatu sistem, komponen pemrosesan terdiri dari Input, Proses, Penyimpanan, Output.
InputInput dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.

Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data
transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari
suatu transaksi.

Tujuan dari formulir

1. Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
2. Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
• Kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan formulir biasa disebut sebagai Record Management.Pertimbangan
dalam merancang formulir
• Menentukan kebutuhan formulir.
• Merencanakan formulir yang akan dibuat.
• Menentukan kuantitas kebutuhan formulir.
• Mengawasi penggunaan formulir.
• Menentukan jangka waktu penyimpanan dan pemusnahan.
• Menentukan alat untuk meyortir dan menyimpan formulir.

• ProsesDalam sistem manual, proses disini terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem
komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi.

• Jenis jurnal
• Jika perusahaan masih dalam skala kecil, maka dapat digunakan jurnal umum, tapi jika perusahaan mulai membesar dan
aktivitas perusahaan bertambah, tidak dapat lagi digunakan jurnal umum, harus digunakan jurnal khusus. Misalnya,
Jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas.Langkah Perancangan Jurnal
• Identifikasi karakteristik transaksi.
• Buat jurnal standar.
• Merancang jurnal (kolomnya) berdasarkan jurnal standar.
Macam-Macam File penyimpanan
1. Master File
Merupakan kumpulan catatan(record) yang bersifat tetap dan berisi data yang selalu disesuiakan dengan keadaan.
Dalam operasi manual master file setara dengan Buku Besar dan Buku Besar Pembantu.
2. File Transaksi
kumpulan catatan transaksi yang terjadi yang digunakan untuk up-date master file. Dalam operasi manual file
transaksi ini sama dengan Jurnal.
3. File Indeks
Merupakan master file yang berisi data yang digunakan dalam proses menyesuaikan suatu master file. C/ : file
pelanggan (berisi No.Pelanggan, alamat, maksimum kredit, dll), digunakan sebagai petunjuk untuk menyesuaikan
file piutang (master file).
4. File Tabel
Suatu master file yang berisi data yang digunakan sebagai referens dalam memproses suatu file. Biasanya berisi
data yang bersifat tetap yang digunakan dalam perhitungan-perhitungan, seperti file gaji karyawan yang digunakan
untuk menyusun daftar gaji, file tarif pajak penghasilan yang digunakan untuk menghitung potongan pajak
penghasilan karyawan.
B. PENGERTIAN DARI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sekelompok atau sekumpulan proses dimana data dapat diolah, dianalisis,
dan ditampilkan supaya data tersebut menjadi berguna untuk kebutuhan pengambilan suatu keputusan. Sistem ini
merupakan alat yang sangat berguna untuk menunjang dan mengendalikan operasi perusahaan.

Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk mengumpulkan dan mengatur semua data dari berbagai tingkat perusahaan,
meringkas, kemudian memfasilitasi dan meningkatkan kualitas dari pengambilan keputusan untuk meningkatkan
produktivitas dan profitabilitas sebuah perusahaan.

Sistem ini berbasis komputer dan dapat berupa lembar excel atau platform yang lebih kompleks. Selain itu data dapat
diakses dan diolah secara internal maupun eksternal. Sehingga, sistem informasi yang digunakan lebih efisien dan
produktif.

Fungsi Sistem Informasi Manajemen pada BisnisSistem ini sangat dibutuhkan karena memiliki tingkat kompleksitas
tinggi dalam organisasi bisnis. Apabila tidak memiliki informasi yang tepat, maka tidak akan ada organisasi maupun
bisnis yang dapat mengambil sebuah keputusan dengan baik.
Berikut merupakan fungsi dari SIM pada bisnis
1. Membantu dalam proses pengambilan keputusanSebuah sistem tentu harus berdasarkan informasi yang relevan dan
dari sumber yang valid.

2. Membantu dalam menemukan suatu masalahSeperti yang telah diketahui, sistem ini akan memberikan informasi yang
relevan dalam setiap aspek kegiatan.

3. Membantu dalam hal membandingkan kinerja bisnisDi dalam sistem ini juga menyimpan history data dan menyimpan
data dalam sebuah basis data (database).

4. Membantu dalam hal koordinasi antar departemenTerkadang, di beberapa perusahaan bisnis memiliki beberapa
departemen dan menjalankan tugas masing – masing.
Tahapan Proses ManajemenProses manajemen memiliki beberapa tahapan yang dapat didefinisikan sebagai berikut:

1. PerencanaanProses yang pertama merupakan tahap formulasi yang disusun secara terperinci untuk mencapai
tujuan akhir dan termasuk ke dalam aktivitas manajemen. Tahapan dari perencanaan memiliki persyaratan untuk
menetapkan tujuan dan mengidentifikasi metode untuk mencapai sebuah tujuan (objective).

2. PengendalianTahap yang kedua masuk ke dalam proses pengendalian, dimana setelah rencana berhasil dibuat,
selanjutnya masuk pada proses implementasi rencana tersebut. Peran dari manajer dan karyawan adalah
memonitoring pelaksanaannya supaya berjalan dengan lancar dan semestinya.

3. Pengambilan KeputusanTahapan yang terakhir, akan dilakukan proses pemilihan diantara berbagai berbagai
alternatif pilihan. Fungsi dari manajerial berperan sebagai penghubung antara proses perencanaan dan
pengendalian. Seorang manajer harus bisa antara tujuan serta metode untuk melaksanakan tujuan tersebut.
Komponen Sistem Informasi perlu dibangun dengan beberapa komponen yang saling berkaitan dan memiliki pengaruh
terhadap informasi satu dengan informasi yang lain.

1. ManusiaDi dalam sebuah SIM, manusia merupakan peranan yang sangat penting. Peran dari manusia sendiri adalah
merancang, mengolah, mengoperasikan, membangun, dan menggunakan sistem tersebut.

2. InformasiSistem informasi manajemen dibuat oleh manusia untuk menghasilkan informasi dari data yang bersifat
mentah sehingga menjadi data yang dapat diolah dan dapat berguna bagi bisnis.

3. SistemSistem informasi manajemen adalah sebuah sistem besar dimana terbentuk dari beberapa subsistem yang berbeda
tugasnya, tetapi saling terhubung dan terintegrasi.

4. Organisasi manajemenSetiap usaha dan bisnis membentuk organisasi manajemen untuk mencapai tujuan dari usaha dan
bisnisnya. Fungsi dari organisasi manajemen sendiri adalah untuk mengorganisir, melaksanakan, merencanakan, dan
mengontrol operasional perusahaan atau organisasi.

5. Pengambilan keputusanPengambilan keputusan dapat diambil apabila bisnis tersebut memiliki informasi yang relevan
dan dapat dipertanggungjawabkan.
Jenis sistem informasi manajemen digunakan untuk menyimpan data dan membuat laporan yang akan digunakan oleh
profesional bisnis sebagai analisis dan membuat keputusan. Berikut setidaknya terdapat tiga jenis laporan yang dihasilkan
dari SIM

1. Real – TimeJenis laporan yang pertama berupa real – time atau dapat diartikan bahwa laporan tersebut dapat
dimonitoring secara langsung. Laporan jenis ini biasanya digunakan dalam bisnis untuk melihat setiap perubahan pada
informasi secara langsung serta tidak ada batasan waktu.

2. Ad – HocLaporan ini hanya dibuat satu kali oleh pengguna untuk menjawab pertanyaan. Jika laporan tersebut berguna,
maka anda dapat mengubah laporan tersebut menjadi laporan terjadwal.

3. DijadwalkanLaporan yang ketiga merupakan laporan yang dibuat secara berkala. Laporan terjadwal memungkinkan
perusahaan atau organisasi untuk mengelola data secara berkala dari waktu ke waktu. Pemohon telah menyediakan untuk
menarik dan mengatur data.

Contoh dari laporan yang dijadwalkan adalah seorang distributor dapat membandingkan angka penjualan dari toko yang
berbeda dan menggunakan parameter yang berbeda. Hal tersebut dapat meningkatkan keuntungan dari bisnis serta dapat
memonitoring kondisi pasar bisnis dengan baik.
Kategori Management Information System (MIS)Sistem informasi manajemen memiliki pengertian yang sangat luas, sehingga
dapat dikategorikan dalam sebuah sistem, diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Business Intelligence System (BIS)Kategori ini biasanya akan digunakan oleh perusahaan yang membuat sistem keputusan
bisnis berdasarkan pengumpulan, integrasi, dan analisis data serta informasi yang berhasil dikumpulkan.

2. Executive Information System (EIS)Manajemen tingkat senior lebih sering menggunakan EIS untuk membantu dalam
membuat keputusan untuk mempengaruhi organisasi.

3. Customer Relationship Management (CRM)CRM menyimpan berbagai informasi mengenai pelanggan, meliputi penjualan,
informasi kontak, serta peluang pendapatan yang diperoleh.

4. Sales Force Automation System (SFA)Komponen khusus dari sistem SFA ini mampu untuk mengotomatisasikan banyak
tugas yang dilakukan oleh tim atau departemen penjualan.

5. Financial Accounting System (FAS)Untuk kategori ini dikhususkan bagi tiap departemen yang bergerak di bidang
akuntansi dan keuangan.

Contoh tugas yang dilakukan adalah menghitung hutang dagang (AP) dan piutang dagang (AR).
Knowledge Management System (KMS)Sebuah layanan pelanggan dapat memanfaatkan KMS untuk menjawab setiap
pertanyaan, serta memberikan solusi dari permasalahan yang ada.
C. SISTEM OTOMASI PERKANTORAN
Asal usul sistem otomasi perkantoran dapat ditelusuri kembali ke awal tahun 1960-an, ketika IBM menciptakan
istilah word processing (pengolahan kata) untuk kegiatan yang menggunakan mesin ketik listrik otomatis buatan IBM.
Istilah ini digunakan untuk mensejajarkan kegiatan administrasi yang banyak dilakukan pada pembuatan berbagai
dokumen dengan istilah data processing (pengolahan data) yang digunakan pada kegiatan penyusunan informasi.

Sistem otomasi perkantoran atau office automation system yang disingkat OAS dapat didefinisikan sebagai sistem
elektronik formal yang mendukung pekerjaan kantor terutama dalam komunikasi informasi dari orang-orang yang ada di
dalam maupun di luar organisasi. OAS dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi informasi, baik lisan
maupun tertulis. Aplikasi OAS telah berkembang, mulai dari pengolah kata, kemudian satu demi satu bertambah hingga
sekarang sedikitnya ada tigabelas macam aplikasi yaitu
1. Pengolahan kata (word processing).
2. Surat elektronik (electronic mail / e-mail).
3. Voice mail.
4. Lembar kerja (spreadsheet).
5. Kalender elektronik (electronic calendar).
6. Konferensi audio.
7. Konferensi video.
8. Konferensi komputer.
 Pengolahan Kata (Word processing)Pengolahan kata adalah penggunaan alat elektronik (komputer) yang secara otomatis
menyediakan banyak fasilitas yang diperlukan untuk menyiapkan, menyimpan, dan mencetak dokumen (seperti surat,
naskah buku, jurnal, paper, dsb).Sistem pengolah kata menggunakan perangkat lunak yang disebut wordprocessor.

 Beberapa software pengolah kata yang populer adalah MS-Word™ produk Microsoft, Openoffice-Writer yang merupakan

software gratis, dan WordPerfect™. Pada hakekatnya banyak sekali perangkat lunak pengolah kata yang sudah diciptakan
dan setiap software tersebut tentu memiliki keunggulan dan juga kelemahan, user dapat memilih salah satu dari paket
perangkat lunak untuk digunakan. Perlu ditekankan disini bahwa setiap software memiliki karakteristik tertentu yang belum
tentu dimiliki oleh software yang lain sehingga file-nya pada umumnya tidak dapat dipertukarkan.

 Surat Elektronik (e-mail)Surat elektronik sangat populer dengan nama e-mail adalah penggunaan peralatan elektronik
(komputer) yang berada dalam suatu jaringan (seperti LAN atau Internet) untuk menyampaikan surat ke komputer lainnnya.
Setiap orang yang menggunakan e-mail harus memiliki e-mail account pada suatu penyedia layanan e-mail (mail server
provider) dan diberi alamat surat elektronik misalnya fulan@yahoo.co.id, dan penyedia layanan ini akan menyediakan
sebuah kotak surat untuknya (mailbox). Ketika seseorang mengirim e-mail ke suatu alamat, maka surat itu akan disampaikan
ke mailbox yang sesuai dengan alamat tersebut. Penerima e-mail akan menerima surat ini pada saat dia membuka mailbox-
nya.
 Voice MailVoice mail serupa dengan e-mail, bedanya e-mail mengharuskan surat/pesan diketik sedangkan voice mail
mengharuskan pesan direkam dalam bentuk suara kemudian disimpan pada mailbox penerima pesan. Sistem voice mail
menggunakan komputer yang menyediakan mailbox bagi setiap penggunanya, suara yang direkam diubah ke digital
kemudian disimpan dalam mailbox storage (hardisk), ketika penerima membuka mailboxnya maka pesan suara digital
ini diubah kembali ke suara analog dan diperdengarkan isinya.

 Lembar Kerja (SpreadsheetLembar kerja (spreadsheet) adalah perangkat lunak yang bisa membantu pemakainya dalam
menyiapkan tabel-tabel dan grafik-nya. Lembar kerja ini terdiri atas sel-sel data yang disusun dalam bentuk matriks,
memiliki baris dan kolom. Kedalam sel bisa dituliskan angka maupun teks. Angka-angka yang berada dalam kumpulan
sel dapat dibentuk menjadi grafik, seperti grafik bundar (pie), batang (bar), dan bentuk lainnya.

 Konferensi VideoKonferensi video (video conferencing) adalah pemanfaatan peralatan video (TV) untuk mem-fasilitasi
pertemuan para peserta konferensi dari lokasi geografis yang berjauhan, misalnya pertemuan para anggota kabinet
yang sebagian sedang berada di Washington, DC, Amerika Serikat dan sebagian lagi berada di Jakarta. Walau
konferensi video bisa menghemat biaya perjalanan, banyak perusahaan tidak termotivasi untuk menggunakan-nya
hanya untuk alasan tersebut, tetapi lebih kepada kemungkinan melibatkan peserta (staff dan manager) yang lebih
banyak dari tempat berbeda untuk bisa ikut dalam pengambilan keputusan.
 Konferensi Komputer menggunakan peralatan jaringan komputer untuk melaksanakan konferensi video, konferensi
audio, dan e-mail (konferensi text). Konferensi komputer biasa disebut sebagai teleconference. Salah satu
pemanfaatan konferensi komputer adalah distance learning atau e-learning, dimana perkuliahan dapat dilakukan
serentak dibeberapa kampus (lokasi) yang secara geografis bisa sangat berjauhan.

Contoh SOK
1. Rapat antar Tim menggunakan Aplikasi.Diakui ataupun tidak, pada saat ini penerapan otomatisasi dalam
perkantoran bisa dengan mudah ditemukan. Misalnya saja rapatantar anggota tim dengan menggunakan aplikasi
online, seperti Whatshaap atau Zoom. Atas dasar inilah otomasi senantisa melintasi semua fungsi dalam industri
mulai dari instalasi, integrasi, dan pemeliharaan hingga desain, pengadaan, dan manajemen. Otomasi bahkan
menjangkau fungsi pemasaran dan penjualan industri ini.
2. Mengirimkan lamaran pekerjaan di Kantor menggunakan Email.Proses rekutmen dalam pekerjaan di perusahaan
pada saat ini lebih flesibel. Misalnya dengan menggunakan email, baik dari Google ataupun Yahoo.
Penggunaan Office Automation System akan berdampak pada sharing berbagai peralatan dan software.
Beberapa manfaat atau keuntungan yang akan didapat bila menggunakan Office Automation System antara lain
• Pengurangan biaya software.
• Pengurangan biaya peralatan (printer, fax, scanner, media penyimpan,...).
• Pengurangan penghentian kerja.
• Peningkatan kecepatan kerja (hemat waktu).
• Peningkatan keamanan data sesuai level security.
• Peningkatan akurasi data.
• Kemudahan pengontrolan hasil kerja.
• Kemudahan akses informasi bagi pimpinan.
• Kemudahan akses bagi klien/pihak luar tentang informasi tertentu

Kerugiannya
• Investasi lebih tinggi bila dibandingkan tidak menggunakan Office Automation System
• Peningkatan produktivitas kerja bagi pegawai yang skill dan daya saing perusahaan.
• Bagi pegawai yang unskill akan menimbulkan rasa takut kehilangan pekerjaan dan frustasi yang semakin tinggi bagi
pegawai yang unskill.
• Rasa tidak memiliki akan semakin tinggi, karena data semakin transparan terutama pada pimpinan yang lebih tinggi
• Hanya pegawai yang skill yang dapat bekerja pada kantor yang menggunakan Office Automation System.
• Investasi lebih rendah bila dibandingkan dengan kantor yang menggunakan Office Automation System.
D. PENGERTIAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN
Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support System (DSS) adalah sebuah sistem yang mampu memberikan
kemampuan pemecahan masalah maupun kemampuan pengkomunikasian untuk masalah dengan kondisi semi terstruktur dan
tak terstruktur.

Komponen Sistem Pendukung KeputusanSecara umum Sistem Pendukung Keputusan dibangun oleh tiga komponen besar
yaitu database Management, Model Base dan Software System/User Interface.
a. Database ManagementMerupakan subsistem data yang terorganisasi dalam suatu basis data. Data yang merupakan suatu
sistem pendukung keputusan dapat berasal dari luar maupun dalam lingkungan. Untuk keperluan SPK, diperlukan data
yang relevan dengan permasalahan yang hendak dipecahkan melalui simulasi.

b. Model BaseMerupakan suatu model yang merepresentasikan permasalahan kedalam format kuantitatif (model
matematika sebagai contohnya) sebagai dasar simulasi atau pengambilan keputusan, termasuk didalamnya tujuan dari
permaslahan (objektif), komponen-komponen terkait, batasan-batasan yang ada (constraints), dan hal-hal terkait lainnya.

c. User Interfase / Pengelolaan DialogTerkadang disebut sebagai subsistem dialog, merupakan penggabungan antara dua
komponen sebelumnya yaitu Database Management dan Model Base yang disatukan dalam komponen ketiga (user
interface), setelah sebelumnya dipresentasikan dalam bentuk model yang dimengerti computer.
Manfaat Sistem Pendukung Keputusan antara lain :
1. SPK dapat memberikan berbagai manfaat dan keuntungan. Manfaat yang dapat diambil dari SPK adalah :
2. SPK memperluas kemampuan pengambil keputusan dalam memproses data / informasi bagi pemakainya.
3. SPK membantu pengambil keputusan untuk memecahkan masalah terutama barbagai masalah yang sangat
kompleks dan tidak terstruktur.
4. SPK dapat menghasilkan solusi dengan lebih cepat serta hasilnya dapat diandalkan.

Kelebihan dan Kekurangan Sistem Pendukung Keputusan (SPK)

1. Memperluas kemampuan pengambil keputusan dalam memproses data/informasi untuk pengambilan
keputusan.
2. Menghemat waktu yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah, terutama berbagai masalah yang sangat
kompleks dan tidak terstruktur.
3. Menghasilkan solusi dengan lebih cepat dan hasilnya dapat diandalkan.
4. Mampu memberikan berbagai alternatif dalam pengambilan keputusan, meskipun seandainya Sistem
Pendukung Keputusan (SPK) tidak mampu memecahkan masalah yang dihadapi oleh pengambil keputusan,
namun dapat digunakan sebagai stimulan dalam memahami persoalan.
5. Memperkuat keyakinan pengambil keputusan terhadap keputusan yang diambilnya.
6. Memberikan keuntungan kompetitif bagi organisasi secara keseluruhan dengan penghematan waktu, tenaga dan
biaya.
Kekurangan Sistem Pendukung Keputusan (SPK).Walaupun dirancang dengan sangat teliti dan mempertimbangkan seluruh
faktor yang ada, Sistem Pendukung Keputusan (SPK) mempunyai kelemahan atau keterbatasan diantaranya yaitu
1. Ada beberapa kemampuan manajemen dan bakat manusia yang tidak dapat dimodelkan, sehingga model yang ada dalam
sistem tidak semuanya mencerminkan persoalan sebenarnya.
2. Sistem Pendukung Keputusan (SPK) terbatas untuk memberikan alternatif dari pengetahuan yang diberikan kepadanya
(pengatahuan dasar serta model dasar) pada waktu perancangan program tersebut.
3. Proses-proses yang dapat dilakukan oleh Sistem Pendukung Keputusan (SPK) biasanya tergantung juga pada
kemampuan perangkat lunak yang digunakan.
4. Harus selalu diadakan perubahan secara kontinyu untuk menyesuaikan dengan keadaan lingkungan yang terus berubah
agar sistem tersebut selalu up to date.
5. Bagaimanapun juga harus diingat bahwa Sistem Pendukung Keputusan (SPK) dirancang untuk membantu/mendukung
pengambilan keputusan dengan mengolah informasi dan data yang diperlukan dan bukan untuk mengambil alih
pengambilan keputusan
E. Pengertian Sistem Informasi Eksekutif

Sistem Informasi Eksekutif (SIE) atau dalam bahasa Inggris disebut juga dengan Executive Information System (EIS)
merupakan salah satu sistem informasi manajemen yang berfungsi untuk memudahkan pembuatan keputusan yang
dibutuhkan oleh pihak eksekutif senior.Kemudian, sistem ini juga memberikan berbagai kemudahan dan akses informasi,
baik dari dalam maupun luar yang masih relevan dengan tujuan atau objective sebuah perusahaan. Proses pertimbangan
dapat dilaksanakan sebagai bentuk representatif dari Sistem Pendukung Keputusan (SPK).

Sejarah Executive Information SystemSejarah awal dari perkembangan EIS dimulai dari program dasar yang dijalankan
pada komputer kerangka utama. Tujuan utama dari pembuatan tersebut adalah untuk memaketkan data perusahaan serta
menyediakan data statistik terkait riset pasar untuk membuat keputusan yang paling tepat.Pada dasarnya, EIS sendiri
hanya berfokus untuk menyediakan data yang dapat mendukung tingkat pengambilan keputusan eksekutif. Jadi, data yang
dimasukkan ke dalam sistem perlu mendapatkan otentikasi dan mendapat proses filterisasi informasi perusahaan.
Komponen Sistem Informasi EksekutifKomponen apa saja yang menjadi penyusun utama pada
sistem informasi eksekutif? Terdapat empat komponen utama, diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Perangkat Keras (Hardware)Pada perangkat keras, terdapat empat komponen yang dibutuhkan,
yaitu perangkat input, unit pemroses sentral, file penyimpan data, serta perangkat output. Selain
itu, hardware juga mendapat dukungan penuh dari LAN (Local Area Network) untuk beberapa
produk EIS pada jaringan workstation yang tersedia.

2. Perangkat Lunak (Software)Untuk perangkat lunak sendiri juga tersusun atas empat komponen
penting, yaitu teks, database (basis data), visual graphics, dan basis model dari SIE. Yang mana,
software sangat berperan penting dalam proses mengintegrasikan data ke dalam sebuah sistem.

3. Antarmuka Pengguna (User Interface)Fungsi utama dari penerapan SIE ini adalah untuk
mengambil data yang relevan untuk dapat mengambil keputusan seefektif mungkin. Sehingga,
antarmuka pengguna atau sering disebut dengan UI akan sangat berguna pada tahap development.

4. TelekomunikasiKomponen yang terakhir adalah telekomunikasi, dimana berperan penting untuk

mengelola sistem informasi berbasis jaringan untuk membuat struktur jaringan yang andal.
Karakteristik Sistem Informasi EksekutifSetelah mempelajari beberapa hal yang berkaitan dengan
komponen penyusunnya, EIS juga mempunyai karakteristik yang unik. Berikut ini adalah beberapa macam
karakteristik dari penerapan sistem informasi eksekutif.
1. Drill Down
Karakteristik dari drill down sendiri merupakan kumpulan poin dan pas setiap poinnya, tersedia penjelasan
secara detail mengenai deskripsi lengkapnya.
2. Faktor Pendukung Keberhasilan
Segala bentuk informasi harus menjadi bahan pertimbangan khusus untuk dapat mencapai visi dan misi
sebuah perusahaan. Akses StatusSetiap informasi harus mudah untuk diakses kapan saja, serta terdapat
notifikasi khusus.
3. Akses Status
Setiap informasi harus mudah untuk diakses kapan saja, serta terdapat notifikasi khusus.
4. Analisa Personal
Sebuah sistem informasi harus dapat menganalisis berbagai faktor yang berkaitan dengan kreativitas.
5. Komunikasi
Seluruh tim, baik dari divisi manajemen, operasional, dan teknis harus dapat berkomunikasi dengan baik
bersama pimpinan eksekutif.
6. Navigasi Informasi
Sebuah sistem informasi harus bisa mengelola dan mengakses berbagai data, mulai dari yang berukuran
kecil, hingga besar.
7. Penggunaan Variasi Media
Untuk karakteristik yang satu ini bersifat opsional atau tambahan saja. Tujuan utamanya adalah untuk
mempermudah pengguna dalam mengakses EIS dan memudahkan akses kontrol user dengan tampilan yang lebih
interaktif dan dinamis.
8. Laporan Pengecualian
Karakter yang terakhir mengacu pada konsep manajemen dengan standar penyimpanan. Hal tersebut diasumsikan
berdasarkan faktor perbandingan (komparasi) antara target kinerja dengan kondisi nyata di lapangan.

Kelebihan dari EIS

• Fase penggunaan yang mudah untuk dikelola oleh pimpinan eksekutif tingkat tinggi.Informasi yang tersedia
dapat lebih mudah dipahami oleh stakeholders.
• Meningkatkan informasi pada sistem pelacakan.
• Penerapan EIS menawarkan tingkat efisiensi untuk mengambil keputusan yang tepat.Sistem ini menyediakan
pengiriman informasi tepat waktu, sehingga tim manajemen dapat menentukan pengambilan keputusan secepat
mungkin.
Kelemahan dari EIS
• Sangat bergantung dengan dukungan sistem.
• Informasi dapat sangat berlebihan untuk beberapa pimpinan eksekutif
• Memiliki biaya operasional yang cukup tinggi.
• Sistem dapat menjadi lebih lambat, dikarenakan terdapat penambahan fitur yang kompleks, sehingga
menyebabkan aplikasi sulit dikelola.
Aplikasi Sistem Informasi Eksekutif
1. KeuanganEIS mampu mengintegrasikan proses perencanaan anggaran dengan sistem pelaporan kinerja yang sangat
membantu dalam membiayai eksekutif.
2. ManufakturAplikasi yang kedua berhubungan dengan dunia bisnis manufaktur.
3. PemasaranEksekutif pemasaran bertugas untuk mengelola sumber pemasaran untuk membantu bisnis dalam jangka
waktu yang lama.

F. Sistem pendukung keputusan kelompok

Adalah sistem informasi berbasis komputer yang digunakan untuk memperbaiki pengambilan keputusan kelompok di
suatu organisasi. Sistem pendukung keputusan kelompok adalah sistem informasi berbasis komputer yang digunakan
untuk memperbaiki pengambilan keputusan kelompok di suatu organisasi. Sistem pendukung keputusan kelompok
memberikan penyediaan sesuatu yang mendukung komunikasi bagi anggota yang tergabung dalam kelompok

Empat jenis setting sistem pendukung keputusan kelompok

• Decision room
untuk sebuah kelompok kecil dalam pertemuan tatap muka.Decision room mendukung kelompok kecil yang berukuran
mulai dari tiga sampai sekitar 24 orang yang perlu bertemu secara tatap muka. Beberapa decision room dapat mendukung
kelompok yang tidak lebih dari 10 orang, sementara ada juga yang dapat mendukung kelompok yang memiliki jumlah
lebih besar.
• Local area decision network 
Untuk sebuah kelompok kecil yang anggotanya tersebar.Bila beberapa anggota kelompok tidak dapat bertemu secara tatap
muka dan menyebar di wilayah yang terbatas, local area decision network dapat digunakan. Misalnya, anggota kelompok
dapat bertemu di kantor pada waktu yang berbeda menggunakan papan buletin terkomputerisasi, atau mungkin juga
bertemu secara bersamaan dengan menggunakan real-time editor dokumen.
• Sidang legislative
untuk sebuah kelompok besar dalam pertemuan tatap muka.Bila suatu kelompok terlalu besar untuk decision room,
diperlukan ruang sidang legislatif. Meskipun batas antara kelompok yang "kecil" dan kelompok "besar" tidak didefinisikan
dengan ketat, kelompok 50 sampai 100 orang pada umumnya sudah dianggap besar.
• Computer-mediated conference
Untuk sebuah kelompok besar yang tersebar secara geografis.Beberapa aplikasi otomasi kantor seperti konferensi
komputer, konferensi audio, dan konferensi video memungkinkan anggota kelompok yang tersebar secara geografis untuk
berkomunikasi.
Sistem pendukung keputusan kelompok (GDSS) terdiri dari 3 komponen utama, yaitu perangkat keras, perangkat lunak,
dan manusia.
• Perangkat keras
perangkat keras meliputi alat elektronik seperti komputer, peralatan yang digunakan untuk jaringan, papan display
elektronik dan peralatan audio visual. Perangkat keras juga meliputi fasilitas konferensi, termasuk pengaturan fisik, seperti
ruangan, meja dan kursi yang ditata sedemikian rupa sehingga mereka dapat mendukung diskusi kelompok dan kerja tim.
• Perangkat lunak
Perangkat lunak mencakup berbagai macam alat dan teknik, seperti kuesioner elektronik, alat brainstorming elektronik,
organizer gagasan, alat untuk menetapkan prioritas, dan alat formulasi kebijakan. Berikut adalah penjelasan singkat
tentang beberapa software tool tersebut, sebagai berikut:
• Kuesioner elektronik
Informasi yang dihasilkan dengan menggunakan kuesioner membantu panitia pertemuan untuk mengidentifikasi masalah
yang perlu mendapat perhatian, sehingga memungkinkan panitia membuat rencana pertemuan terlebih dahulu.
G. Pengertian Sistem Informasi Cerdas (Intelligence Information System)

Kecerdasan merupakan kemampuan atau potensi yang dimiliki oleh manusia. Manusia dapat menyelesaikan
masalah yang dihadapinya dengan baik karena manusia mempunyai banyak pengalaman dan pengetahuan yang
diperolehnya dari rasa ingin tahu sehingga manusia akan terus belajar untuk mendapatkan sebuah pengetahuan.
Selain itu manusia dapat melakukan suatu analisa, penalaran, serta mengambil keputusan sendiri terhadap
permasalahan yang muncul dan menarik suatu kesimpulan berdasarkan pengetahuan dan pengalaman yang
dimilikinya.

Teori Sistem Informasi Cerdas (Intelligence Information System) dibagi menjadi 2

1. Kecerdasan Buatan (Artificial Intelligence)
Kemampuan mesin/piranti untuk menunjukkan perilaku cerdas, mengemulasi dan mensimulasi metode akuisisi
dan aplikasi pengetahuan dan penalaran manusia. Merupakan teori penelitian yang mendalami cara untuk
mengorganisasikan, merepresentasikan, menyimpan pengetahuan (knowledge) dan memanfaatkan pengetahuan
(knowledge) secara tepat, dan efisien untuk menyelesaikan permasalahan, mendesain, dan membangun sistem
cerdas.
2. Sistem Cerdas (Intelligence System)
Mempunyai hubungan erat dengan kecerdasan buatan dalam konsep algoritma. Dimana perbedaan antara keduanya?
Dari beberapa literatur menyebutkan bahwa perbedaan yang sangat mencolok antara sistem cerdas dengan kecerdasan
Buatan adalah terletak pada konsep dasarnya. Kecerdasan Buatan membahas secara umum bagaimana struktur cara
berfikir dan pola fikir sebuah algoritma, sedangkan untuk Sistem Cerdas merupakan terapan dari algoritnya yang
dihasilkan oleh Kecerdasan Buatan.
Keuntungan Sistem Cerdas
1. Kemampuan menyimpan data yang tidak terbatas .
2. Memberikan pernyederhanaan solusi untuk masalah-masalah/kasus-kasus yang kompleks dan berulang.
3. Penghematan waktu dalam menyelesaikan suatu masalah.
4. Memiliki ketepatan dan kecepatan yang sangat akurat dalam system kerjanya.
5. Dapat digunakan tanpa ada batas waktu karena tidak terdapat rasa lelah atau bosan.
 
 Kerugian Sistem Cerdas
 
1. Teknologi Artifical Intelligence tidak memiliki common sense. common sense adalah sesuatu yang membuat kita
tidak sekedar memproses informasi, namun kita mengerti informasi tersebut. Kemengertian ini hanya dimiliki oleh
manusia.
2. Kecerdasan yang ada pada artificial intelligence terbatas pada apa yang diberikan kepadanya (terbatas pada program
yang diberikan). Alat teknologi artificial intelligence tidak dapat mengolah informasi yang tidak ada dalam sistemnya.
3. Lapangan kerja semakin sempit karena banyak industry yang menggunakan kecerdasan buatan untuk menghemat
biaya.
4. Hasilnya terkadang tidak akurat atau tidak sesuai dengan yang sebenarnya.

Ada beberapa karakteristik dari sistem cerdas diantaranya

5. Menyimpan informasi.
6. Menggunakan informasi yang dimiliki untuk melakukan suatu pekerjaan dan menarik kesimpulan.
7. Beradaptasi dengan keadaan baru.
8. Berkomunikasi dengan penggunanya.
Contoh Penerapan Sistem Cerdas Dalam Kehidupan Sehari-hari
Sistem Deteksi Plat Nomor Kendaraan untuk Sistem Parkir Palang Otomatis
Deteksi plat nomor kendaraan merupakaan suatu kontrol otomatis dengan menggunakan web cam yang
merupakan alat yang berfungsi secara otomatis untuk mengetahui posisi plat nomor kendaraan. Deteksi plat
nomor sangat diperlukan, misalnya saja dalam sistem parkir otomatis, jalan tol. Dengan adanya sistem ini
diharapkan dapat meringankan beban manusia dan mempersingkat waktu akses pada pintu masuk parkir.