BAB 1

PENDAHULUAN

TUJUAN PEMBELAJARAN

 Menjelaskan konsep dasar Sistem Informasi Manajemen (SIM)

 Menjelaskan pengertian Sistem Informasi Manajemen
 Menjelaskan Kebutuhan Sistem Informasi Manajemen dalam Perusahaan 
 Menjelaskan Fungsi Sistem Informasi Manajemen dalam Perusahaan.

Peran Informasi dalam sebuah perusahaan dapat diibaratkan sebagai darah yang
mengalir di dalam tubuh manusia, oleh karena itu informasi sangat dibutuhkan untuk
mendukung kelangsungan hidup perusahaan (existence). Jika perusahaan tidak
memiliki informasi yang memadai, maka dalam waktu tertentu perusahaan akan
mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam proses
pengambilan keputusan strategis akan mengalami kendala, yang pada akhirnya
perusahaan tidak mampu bersaing dengan perusahaan lainnya. Disamping itu, sistem
informasi yang dimiliki kurang proporsional, karena banyak informasi yang benar-
benar tidak dibutuhkan dalam mendukung operasional perusahaan. Oleh karena itu
memahami konsep dasar sistem informasi adalah sangat penting terutama untuk
mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system).
Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas
merupakan tujuan utama dalam mendesain sistem baru.

Era baru dalam dunia bisnis yaitu diperkenalkannya reformasi birokrasi, hal ini erat
kaitannya dengan sistem informasi yang dibutuhkan dalam pengembangan dunia
bisnis tersebut. Konsep ini memiliki nuansa bagaimana dunia bisnis berusaha
menggunakan perangkat komputer, yang dapat diaplikasikan sebagai sarana
komunikasi untuk meningkatkan kinerja bisnis secara signifikan.

Informasi yang diolah dengan menggunakan komputer dapat digunakan manajemen

organisasi bisnis maupun perseorangan dengan keahlian yang dimiliki sebagai sarana
komunikasi dan pemecahan masalah, informasi ini pun sangat berguna dalam proses
pengambilan keputusan. Informasi dapat digali melalui sumber-sumber yang tersedia
seperti; Sumber Daya Manusia, Material, Alat, Biaya yang dibutuhkan perusahaan
serta data yang akan diolah.
Ledakan informasi saat ini telah menimbulkan dampak yang sangat kuat terhadap
kompleksitas manajemen bisnis. Pimpinan sebuah perusahaan pada dasarya adalah
pengolah informasi. Seorang pimpinan harus memiliki kapabilitas untuk memperoleh,
menyimpan, mengolah, mengambil kembali, serta menyajikan informasi sebagai
bahan dalam proses pengambilan keputusan bisnis yang dapat
dipertanggungjawabkan secara moral.

1.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen

Mengingat dunia bisnis merupakan organisasi yang berorientasi profit dan memenuhi
kebutuhan semua unsur organisasinya, dituntut mampu bersaing agar dapat
menghasilkan profit maupun benefit yang maksimal. Sedangkan orientasi bisnis
dalam mempertahankan eksistensi maupun operasionalnya harus memiliki dana yang
cukup memadai sehingga lembaga bisnis mampu menghasilkan produk maupun jasa
yang berkualitas. Gambaran sistem informasi perusahaan yang dibutuhkan di
Indonesia, idealnya bagaimana para pengambil keputusan dapat dengan mudah
mencari informasi sebagai bahan dalam proses pengambilan keputusan; seperti
berapa jumlah Sumber Daya Manusia yang dibutuhkan perusahaan, produk apa yang
akan dihasilkan, berapa besar modal yang dibutuhkan, lokasi perusahaan, dan
bagaimana akses pemasaran produk yang akan dihasilkan, semua itu diharapkan akan
terus membangun dan mempertahankan kinerja perusahaan baik jangka pendek
maupun dalam jangka panjang.

Dalam menghadapi globalisasi, dunia bisnis harus secepatnya berbenah diri dalam
meningkatkan sistem informasi guna menunjang sumber daya perusahaan maupun
daya saing produk yang dihasilkan. Sistem informasi yang akan diciptakan harus
seimbang antara infrastruktur teknologi yang tersedia dengan kemampuan sumber
daya manusianya sehingga tidak terjadi ketimpangan yang sangat jauh dan sistem
informasi tidak dapat terwujud secara signifikan dalam menunjang kuantitas maupun
kualitas perusahaan secara mendasar.

Disamping itu sistem informasi semakin dibutuhkan oleh perusahaan khususnya

untuk meningkatkan kelancaran aliran informasi perusahaan, dalam rangka
memperkuat daya saing perusahaan maupun produk/jasa yang dihasilkan serta
menciptakan aliansi atau kerjasama dengan pihak lain yang dapat meningkatkan
kinerja perusahaan.
1.2 Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sebelum membahas mengenai pengertian sistem informasi manajemen secara

utuh, maka akan dikemukakan terlebih dahulu pengertian sistem, informasi dan
manajemen yang dikemukakan oleh beberapa ahli sebagai berikut.

A. Sistem

Kalau membeli sebuah sepeda tetapi tidak dengan rodanya, maka sepeda itu tidak
akan berfungsi, dengan kata lain sepeda tersebut tidak dapat dikatakan suatu sistem,
karena masih ada komponennya yang kurang, inilah mahalnya suatu sistem. Suatu
sistem dapat didefenisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih
komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Suatu
sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsystem). Misalnya, sistem
komputer terdiri dari subsistem perangkat keras dan subsistem perangkat lunak.
Masing-masing- subsistem dapat terdiri dari subsistem-subsistem yang lebih kecil
lagi atau terdiri dari komponen-komponen. Subsistem perangkat keras (hardware)
dapat terdiri dari alat masukan, alat pemroses, alat keluaran dan simpanan luar.
Subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu
kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Interaksi dari
subsistem sedemikian rupa, sehingga dicapai suatu kesatuan yang terpadu atau
terintegrasi (integrated). Sebuah sistem dapat berjalan dengan baik jika semua unsur
subsistemnya lengkap, demikian pula sistem manajemen perusahaan jika semua unsur
subsistemnya lengkap, maka sistem manejemen perusahaan akan berjalan sesuai
dengan tujuan yang diharapkan.

 Sistem adalah seperangkat unsur yang saling berhubungan dan saling

mempengaruhi dalam satu lingkungan tertentu (Ludwig, 2007).
 Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling berhubungan untuk mencapai
suatu tujuan (A. Rapoport, 2004).
 Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari
bagian- bagian yang saling mempengaruhi (L. Ackof, 1997)
 Sistem merupakan bagian-bagaijn yang beroperasi secara bersama-sama untuk
mencapai beberapa tujuan (Gordon B. Davis J995
 Sistem yaitu sekelompok elemen yang terintegrasi untuk mencapai suatu
tujuan (Raymon McLeod, 2001)
  Ryans (1968) System is any identifiable assemblage of element (object,
person, activities, information records, etc) -which are interrelated by process
or structure and which are presumed to function as an organizational entity
generating an observable (or sometimes merely inferable) product.
 William A.Shorde (1995) dalam bukunya Organization and Manajement
menyebutkan ada sekitar enam ciri sebuah sistem, yaitu (1) Perilaku
berdasarkan tujuan tertentu,(2) Keseluruhan, (3) Keterbukaan, (4) Terjadinya
Transformasi, (5) Terjadi korelasi, (6) Memiliki Mekanisme Kontrol artinya
terdapat kekuatan yang mempersatukan dan mempertahankan sistem yang
bersangkutan.

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah

sebagai berikut ini:

a) Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem

fisik (phisical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran
atau ide- ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu
sistem berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan.
Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem
komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
b) Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem
buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang
terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran
bumi. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia
dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut
dengan man-machine system. Sistem informasi akuntansi merupakan contoh
man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang
berinteraksi dengan manusia.
c) Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan
sistem tidak tertentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan
tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya
dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan.
Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya
dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tidak
tertentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi
karena mengandung unsur probabilitas.
d) Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed-loop system) dan
sistem terbuka (open-loop system). Sistem tertutup merupakan sistem yang
 tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara
otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luar. Secara teoritis
sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar
tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup,
tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang dipengaruhi
oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan
keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem
terbuka dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus
memiliki sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang
sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan
bekerja secara otomatis, terbuka hanya untuk pengaruh yang positif, artinya
sistem terbuka adalah sistem yang tidak memiliki sasaran, pengendalian
mekanis dan umpan balik. Sedangkan sistem yang tertutup yaitu sebuah
sistem yang memiliki sasaran, pengendalian mekanis dan umpan balik
(Raymond MC Leod, Jr, 2009). Kedua jenis sistem tersebut dapat dilihat
dalam gambar di bawah ini :

Gambar 1.1 Open-Loop System (Sistem Terbuka)

Gambar 1.2 Sistem Tertutup (Closed-Loop System)

Dari kedua jenis sistem tersebut dapat dibedakan secara jelas, bahwa sistem terbuka
tidak memiliki sasaran, Kontrol Mekanisme dan umpan balik. Sebaliknya untuk jenis
sistem tertutup masing-masing memiliki Sasaran yang jelas, pengendalian mekanis
dan umpan balik.

Sistem Informasi merupakan kumpulan komponen dalam sebuah perusahaan yang

berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi. Keandalan suatu
sistem informasi dalam perusahaan terletak pada keterkaitan antar komponen yang
ada sehingga dapat menghasilkan aliran informasi yang berguna, akurat, terpercaya,
detail, cepat, relevan bagi kepentingan operasi perusahaan.

B. Informasi

Saat ini kita sedang berada pada era informasi, hal ini berarti bahwa informasi
sudah menyentuh seluruh kehidupan baik individual, kelompok, maupun perusahaan.
Di tingkat individu aneka ragam informasi dibutuhkan sepert kebutuhan akan
pendidikan, kesehatan, lapangan pekerjaan jenis produk atau jasa lainnya. Adapun
pengertian tentang Informasi yaitu data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk
yang mempunyai arti bagi penerima dan memiliki nilai nyata yang proses
pengambilan keputusan saat ini maupun saat mendatang (Gordon B.Davis, 1995)

Sedangkan Informasi menurut Budi Sutedjo (2002:168) merupakan basil pemrosesan

data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah
dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan dan dibutuhkan dalam
pemahaman fakta-fakta yang ada.

Informasi yaitu sebuah pernyataan yang menjelaskan suatu peristiwa (suatu objek
atau konsep) sehingga manusia dapat membedakan sesuatu dengan yang lainnya
(Samuel El ion, 1992)

Informasi merupakan kumpulan data yang telah diolah baik bersifat kualitatif

maupun kuantitatif dan memiliki arti lebih luas.

Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya.

Sesuatu yang nyata dan dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang keadaan
atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan
naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan
dilakukan.

Data organized to help choose some current or future action or nonaction to fullfill
company goals (the choice is called business decision making).

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan
biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir
keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat,
tepat pada waktunya dan relevan;

a) Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa
meyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi
kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak
informasi tersebut.
b) Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh
terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena
informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan
keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini
mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat,
sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan
mengirimkannya.

c) Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya.

Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
Misalnya informasi mengenai sebab musabab kerusakan mesin produksi kepada
akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan
kepada ahli teknik perusahaan.

C. Manajemen

Telah dikenal oleh berbagai kalangan manajemen. Hakekat manajemen secara

relatif yaitu bagaimana sebuah aktivitas bisa berjalan lebih teratur berdasarkan
prosedur dan proses. Secara umum dikatakan bahwa manajemen merupakan proses
yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui
pemanfaatan sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya (George R. Terry,
199).

Definisi lain menyatakan bahwa manajemen merupakan proses perencanaan,

pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan antar anggota organisasi
perusahaan dengan menggunakan seluruh sumber daya organisasi untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. (Stoner AF, 1998)

Pada dasarnya dalam proses penggunaan sistem informasi, seorang manajer harus
memahami posisi dari hierarkhi/tingkatan manajemen dimana dia berada,
sebagaimana dikemukakan oleh (Raymond Me Lead, Jr, 2001), bahwa tingkatan
manajerial terdiri dari, Strategic Planning Level (Top Manajement), Manajement
Control Level (Middle Manajement), dan Operational Control Level (Lower
Manajement). Posisi tersebut sangat berpengaruh terhadap sumber dan bentuk
informasi yang dibutuhkan oleh seorang manajer perusahaan sebagai bahan proses
pengambilan keputusan. Sumber pformasi dan bentuk informasi yang dibutuhkan
oleh seorang manajer berdasarkan hierarkinya dapat dilihat dalam gambar di bawah
ini.
Gambar 1.3 Sumber Informasi yang Dibutuhkan Setiap Tingkatan Manajamen
Sumber: Raymond Mc.Leod Jr, 2009; p: 12

Sumber informasi yang dibutuhkan oleh seorang manajer perusahaan menduduki

posisi top manager (manajer tingkat atas) maka sumber informasi dibutuhkan
cenderung lebih banyak dari luar perusahaan karena berkaitan dengan kebijakan
strategi perusahaan, semakin rendah tingkatan manajerial maka sumber informasi
yang dibutuhkan lebih banyak bersumber dari internal perusahaan berkaitan dengan
kebijakan taktik operasional perusahaan. Dengan demikian manajemen tingkat atau
posisi top manajemen semakin banyak dituntut untuk mencari sumber informasi dari
eksternal perusahaan dalam rangka pengembangan maupun komparasi untuk
menentukan strategi dalam menghadapi persaingan, atau mencari strategi baru dalam
rangka inovasi maupun mencari peluang untuk meningkatkan kapabilitas perusahaan,
sehingga perusahaan dipimpinnya memiliki daya saing yang tinggi dalam
mempertahankan eksistensinya di masa mendatang.

Gambar 1.4 Bentuk Informasi yang Dibutuhkan Setiap Tingkatan Manajamen

Sumber: Raymond Mc.Leod Jr, 2009; p; 12

Adapun bentuk informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan yang menduduki posisi
paling atas (top manager) cenderung bentuk informasi yang diterima lebih singkat
karena pimpinan pada posisi top manajemen diharapkan memiliki kemampuan
intelektual maupun skill yang tinggi dalam menterjemahkan bentuk informasi yang
berasal dari eksternal maupun internal perusahaan tersebut misalnya bentuk
penyampaian informasi antar pimpinan cukup disposisi. Sedangkan semakin rendah
posisi manajemen seseorang maka bentuk informasi yang dibutuhkan harus lebih
terperinci karena manajemen tingkat menengah maupun tingkat bawah kemampuan
menterjemahkan informasi lebih ke arah operasional perusahaan dan dan bersifat
teknis, sehingga bentuk informasi harus lebih jelas dan detail misalnya instruksi,
pemberitahuan kepada para karyawan dan sebagainya.

Berbagai elemen sistem dalam perusahaan perlu dikenali secara mendalam sehingga
dapat difungsikan dan dikembangkan. Dalam hal ini penting dikuasai pendekatan
sistem untuk mengkaji masalah-masalah, kelemahan-kelemahan dalam mencapai
tujuan secara efektif dan efisien. Dengan demikian akan tampak peninjauan
secara mikro maupun makro berdasarkan pendekatan sistem yang dapat
menghasilkan keputusan dan upaya untuk memperbaiki sistem, sebagian atau
keseluruhan, secara bertahap atau sekaligus. Keputusan ini dilakukan untuk mencapai
tujuan perusahaan yang diinginkan secara optimal, produktif, efektif dan efisien.

Pendekatan sistem itu dipandang sebagai managerial style. Dalam hubungan ini
aplikasi sistern terhadap proses manajemen dan proses kerja perusahaan dalarn
wadah-wadah keorganisasian yang menjelaskan tentang adanya model umum dari
sebuah sistem. Model umum sebuah organisasi sebagai suatu sistem adalah menuntut
adanya komponen input, transformasi (proses) dan output. Dengan demikian bahwa
pendekatan sistem dalam manajemen dan organisasi perusahaan sebagai suatu metode
yang terkait erat dengan usaha-usaha pemecahan masalah perusahaan yang komplek.
Hal ini dijalankan dengan memadukan berbagai unsur yang ada dengan menggunakan
berbagai metode sehingga proses yang dilalui benar-benar dapat menunjang
pencapaian tujuan perusahaan secara efektif dan efisien.

Setelah membahas berbagai pengertian mengenai unsur Sistem Informasi Manajemen

maka akan dikemukakan pengertian sistem informasi manajemen secara umum.

1.3 Sistem Informasi Manajemen

Setelah membahas mengenai Sistem Informasi Manajemen secara parsial,

kemudian akan dikemukakan beberapa Sistem Informasi Manajemen secara umum
menurut beberapa ahli yaitu :

 Gordon B. Davis, 1995 bahwa Sistem Informasi Manajemen merupakan

sebuah sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi
guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan proses pengambilan
keputusan dalam sebuah organisasi.

 Soetedjo Moeljodihardjo, 1992, Sistem Informasi Manajemen yaitu suatu

metode yang menghasilkan informasi yang tepat waktu (timely) bagi
manajemen tentang lingkungan eksternal dan operasi internal sebuah
organisasi, dengan tujuan untuk menunjang pengambilan keputusan dalam
rangka memperbaiki perencanaan dan pengendalian.
  Komarudin, 1997, Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem
informasi yang memungkinkan pimpinan organisasi mendapatkan informasi
dengan kuantitas dan kualitas yang tepat untuk dipergunakan dalam proses
pengambilan keputusan.

 Robert W. Holmes, 1992, SIM adalah sistem yang dirancang untuk

menyajikan informasi pilihan yang berorientasi kepada keputusan yang
diperlukan oleh manajemen guna merencanakan, mengawasi dan menilai
aktivitas organisasi yang dirancang dalam kerangka kerja yang
menitikberatkan pada perencanaan keuntungan, perencanaan penampilan, dan
pengawasan pada semua tahap.

 Robert G. Murdick, 1995, SIM adalah proses komunikasi dimana input

direkam, disimpan, dan diambil kembali untuk menyajikan keputusan yang
berbentuk output mengenai perencanaan, pengoprasian dan pengendalian.

 Joseph F.Kelly, 1990, SIM merupakan perpaduan antara sumber daya

manusia dan sumber daya lainnya yang berlandaskan komputer yang
menghasilkan kumpulan penyimpanan, perolehan kembali, komunikasi dan
penggunaan data untuk tujuan operasi manajemen yang efisien dan bagi
perencanaan bisnis.

 Raymond Me Lead, Jr, 2009, Sistem Informasi Manajemen yaitu sebuah

sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi untuk kebutuhan bagi
pemakainya.

 James A.F. Stoner, 1992, Sistem Informasi Manajemen yaitu metode yang
formal yang menyediakan bagi pihak manajemen sebuah informasi yang tepat
waktu, dapat dipercaya, untuk mendukung proses pengambilan keputusan
bagi perencanaan, pengawasan dan fungsi operasi sebuah organisasi yang
lebih efektif.

Dari definisi-definisi diatas, penulis akan mencoba membuat batasan mengenai

Sistem Informasi Manajemen sebagai berikut:

"Sistem Informasi Manajemen merupakan perpaduan antara Sumber Daya

Manusia dan aplikasi teknologi informasi untuk memilih, menyimpan,
mengolah dan mengambil kembali data dalam rangka mendukung proses
pengambilan keputusan sebuah perusahaan".

Sistem Informasi Manajemen dalam sebuah perusahaan saat ini, diharapkan

mengarah ke aplikasi yang betul-betul menunjang kegiatan perusahaan pada
umumnya. Untuk menerapkan SIM yang terpadu dan memiliki kapabilitas dalam
mendukung keberhasilan dunia bisnis yang signifikan, diperlukan keseimbangan
sumber daya yang tersedia antara ketersediaan Sumber Daya Manusia yang memiliki
keterampilan dalam mengoperasikan teknologi informasi seperti komputer dan
ketersediaan dana untuk pengadaan perangkat komputer yang sudah semakin
canggih. Oleh karena itu dalam penerapan SIM pada sebuah perusahaan yang
memiliki nilai tambah, betul-betul membutuhkan persiapan yang sangat matang
sehingga harapan untuk mengaplikasikan SIM dapat terwujud sesuai dengan
perkembangan dunia bisnis yang dituntut masyarakat lebih marketable dan sellable.
Di lain pihak informasi yang dapat disajikan oleh SIM nantinya akan memberikan
kontribusi yang sangat berharga dalam setiap proses pengambilan keputusan
perusahaan, seperti; informasi kebutuhan tenaga kerja, informasi pesaing, informasi
produk maupun jasa yang dihasilkan dan informasi perkembangan pasar. SIM
diharapkan sangat bermanfaat tidak hanya bagi para pengambil keputusan
perusahaan, tetapi sangat berguna bagi masyarakat sebagai salah satu sub sistem dan
control cociety, terutama dalam proses operasional perusahaan dan menyajikan
produk-produk atau jasa yang berkualitas dan bisa dipertanggung jawaban.

1.4 Fungsi Sistem Informasi Manajemen

Informasi yang dihasilkan dari sistem informasi dapat berguna bagi pihak
manajamen, maka harus mengetahui terlebih dahulu kebutuhan-kebutuhan informasi
perusahaan, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat
(level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada
pengertian- pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem
Informasi Manajemen atau SIM, agar organisasi memiliki informasi yang bermanfaat
dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang menyangkut keputusan-
keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.

Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi
data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat
bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem
informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem
informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari
sistem informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan
sistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-
transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu
produk atau pelayanan mereka.
9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan
membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan
persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang
yang tersedia.
11. SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan. Sebuah sistem keputusan,
yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau
terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan
dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini
pengambil keputusan dianggap:
a) Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya
masing-masing
b) Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang
memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.
c) Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya
laba,volume penjualan, atau kegunaan.
Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang rasional
yang secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan berdasarkan
kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang membawa kepada hasil
yang terbaik/ maksimal. Model kuantitatif pengambilan keputusan biasanya
adalah model sistem keputusan tertutup.
 Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagai berada
dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan
dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian
mempengaruhi lingkungan. Pengambilan keputusan dianggap tidak harus
logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak memperlihatkan
rasionalitas hanya dalam batas yang dikemukakan oleh latar belakang,
pandangan atas alternatif, kemampuan menangani suatu model keputusan, dan
sebagainya.

12. SIM Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen. Kegiatan dan proses

informasi untuk tiga tingkat adalah saling berhubungan. Contohnya
pengendalian inventaris pada tingkatan operasional bergantung pada proses
yang tepat dari transaksi; pada tingkat dari pengendalian manajemen,
pembuatan keputusan tentang keamanan persediaan dan frekuensi memesan
lagi bergantung pada pembetulan ringkasan dari hasil operasi-operasi; pada
tingkat strategi, hasil dalam operasi-operasi dan pengendalian manajemen
yang dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi, saingan tindak tanduk dan
sebagainya untuk mencapai strategi inventaris. Tampaknya terdapat kontras
tajam antara ciri-ciri informasi untuk perencanaan pengendalian dan taktis
berada di tengahnya. Dengan melihat perbedaan ini, sistem informasi untuk
perencanaan strategik tidaklah identik dengan sistem informasi untuk
pengendalian operasional.
13. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional. Pengendalian operasional
adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara
efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan
aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar
keputusan bisa diprogramkan. Pendukung pemrosesan untuk pengendalian
operasi terdiri dari : (a) Proses transaksi, (b) Proses laporan, dan (c) Proses
pemeriksaan. Beberapa contoh di bawah ini menggambarkan jenis dukungan
keputusan yang dapat dibuat dalam sistem pengendalian operasional :
a) Suatu transaksi penarikan kembali sediaan menghasilkan suatu
dokumen transaksi. Pengolahan transaksi juga dapat menyelidiki
persediaan yang ada, dan memutuskan apakah suatu pesanan
pembelian sediaan harus diadakan.
b) Suatu pemeriksaan terhadap file pegawai menjelaskan keperluan untuk
suatu posisi. Komputer menyelidiki file pegawai menggunakan
program untuk memilih kandidat secara kasar.
 c) Laporan rutin dihasilkan secara periodik. Tetapi suatu aturan
keputusan yang diprogramkan dalam suatu prosedur pengolahan
laporan bisa menciptakan laporan khusus dalam suatu bidang masalah.
Contoh: suatu analisis pesanan yang masih belum dilayani setelah 30
hari.
14. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen. Informasi pengendalian
manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur pekerjaan,
memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru
untuk diterapkan personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya.
Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi berikut:
a) Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran)
b) Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan
c) Sebab penyimpangan
15. Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin
Database untuk pengendalian manajemen terdiri dari dua elemen utama: (1)
database dari operasional, dan (2) rencana, anggaran, standar, dan lain-lain
yang mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan, juga beberapa data
eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya. Proses untuk
mendukung keputusan kegiatan pengendalian manajemen adalah sebagai
berikut:
a) Model perencanaan dan anggaran
b) Program-program laporan penyimpangan
c) Model-model analisis masalah
d) Model-model keputusan
e) Model-model pemeriksaan/pertanyaan

Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajemen adalah: rencana dan

anggaran, laporan yang terjadwal, laporan khusus, analisis situasi masalah,
keputusan untuk penelaahan, dan jawaban atas pertanyaan.

16. Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis. Tujuan perencanaan strategis

adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu
mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan strategis cenderung
lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan, sebagai
contoh:
a) Suatu rantai pertokoan dapat memutuskan untuk mengubah menjadi
usaha melalui pesanan
 b) Suatu toko serba ada dengan toko di pusat kota dapat memutuskan
untuk mengubah menjadi suatu toko obral di luar kota. Aktivitas
perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode
seperti kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang agak
tidak teratur, meskipunbeberapa perencanaan strategis bisa
dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan siklus penganggaran.
Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis
menunjukkan ciri data: (a). Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan
perusahaan dewasa ini. (b). Lingkungan politik dewasa ini dan
perkiraan masa mendatang (c). Kemampuan dan prestasi organisasi
menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan
dewasa ini), (d). Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang
menurut pasaran, negara, dan sebagainya berdasarkan kebijakan
dewasa ini, (e). Prospek bagi industri di daerah lain, (f) Kemampuan
saingan dan saham pasar mereka, (g) Peluang bagi karya usaha baru,
(h) Alternatif strategi, (i) Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi
alternatif beberapa strategi. Dukungan sistem informasi untuk
perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti bagi pengendalian
manajemen dan pengendalian operasional. Namun demikian sistem
informasi manajemen dapat memberi bantuan yang cukup pada proses
perencanaan strategis, misalnya:
a. Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang
ditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional.
b. Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data
masa lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang
c. Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam
database komputer.
17. SIM Berdasarkan Fungsi Organisasi. Sistem informasi manajemen dapat
dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang
dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan
aplikasi-aplikasi untuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan
dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model base dan
beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional.
Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses
transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan
perencanaan strategis.