Learning How To Learn

Speed Learner

“Belajarlah dari buaian hingga liang lahat”

Kiat Belajar Efektif

Sessi ini adalah sesi

pengajaran tentang
bagaiamana cara
belajar yang efektif
dan efisien untuk
mencapai tujuan
Anda
Kecepatan Perubahan
Kompleksitas
Ketidakpastian
 Inilah kompetisi yang nyata.
Bagaimanakah mutu hidup anak kita di
masa yang akan datang?
di lokasi manakah mereka mencari uang
dan hidup?
Ketrampilan apakah yang dibutuhkan?
Berikan ketrampilan sejak kecil yang
sering digunakan dan penting dalam
hidupnya.
 Selamat datang di wilayah dan masa
1. Penuh kompetisi
2. Penuh tantangan
3. Tidak ada yang pasti
4. Tidak dapat diprediksi
dengan tepat
5. Penuh kompleksitas
permasalahan
6. Kondisi yang krodit
 Kompetisi dalam hidup makin tinggi,
semua orang siap di garis start dalam kompetisi
orang yang bermutu memiliki peluang lebih baik hidupnya
Kondisi Makro
• Kapas yang impor
• Padi yang terus impor
• Gula yang impor
• Kedelai yang impor
• Gandum
• Daging sapi dan unggas
• Teknologi yang tertinggal
• SDM Korup
• SDM tidak disiplin
• Masalah…….
Ketrampilan apakah yang seharusnya dimiliki,
sehingga usahanya berkembang
PEMBANDING:

• Sedang terjadi perubahan aura sektor

pendidikan
• Terjadi transisi paradigma cara belajar
dan substansi pelajaran.
• Rubuhnya paradigma IQ yang diyakini
membawa keberhasilan selama ini, yaitu
tergantikan dengan SQ, EQ, PQ dan Self
Management
www.trustco.or.id
Semua orang
berkompetisi
menyiapkan
generasinya

www.trustco.or.id
 Belajar,
gaya belajar,
substansi pelajaran

www.trustco.or.id
BUKU

www.trustco.or.id
 Buku sekolah
para juara

Film sekolah
para juara

www.trustco.or.id
Orang yang buta huruf dimasa depan, bukan
orang yang tidak bisa menulis dan membaca,
tetapi orang yang tidak belajar bagaimana
caranya belajar

kk
 Semua orang ingin sukses dan berhasil
Untuk berhasil mereka harus menguasai
aspek teknis pekerjaannya
Untuk menguasai aspek teknik
pekerjaannya, maka orang harus

BELAJAR
Untuk sukses belajar orang harus
tekun, sabar dan gigih hingga
mendapatkan apa yang ingin dimiliki
untuk dapat tekun, sabar dan konsisten,
maka orang harus yakin dan percaya
terhadap apa yang sedang
diusahakannya
 BELAJAR

Proses transformasi
dari tidak memiliki ilmu dan tidak tahu menjadi
memiliki ilmu dan tahu;
dari tidak mempunyai kehendak menjadi memiliki
kehendak;
dari tidak mempunyai amal menjadi memiliki
produktifitas.
Ketrampilan dasar belajar
•Mengingat
•Mendengar •Berfikir

•Membaca •Imajinasi

•Observasi •Logika

•Berbicara •Menulis
•Membuat
konsep
TRUSTCO Learning Skills
1 Skill konsep diri dalam proses belajar; akan
menemukan arah Anda dalam belajar
2 Skill motivasi dalam belajar; untuk selalu
membangun keinginan Anda ketika anda frustasi dan malas
3 Skill teknikal dalam belajar; untuk membantu
Anda memperoleh prestasi yang lebih nyata
4 Skill manajemen diri dalam belajar; untuk
membantu Anda dalam mengelola kesibukan dan waktu
Anda agar proses belajar Anda tetap baik dan selalu sukses
5 Skill mengembangkan pola dan tradisi
belajar; untuk kita dapat sukses belajar dalam berbagai
situasi dan melanggengkan kesuksesan.
KETRAMPILAN HIDUP
dan
KETRAMPILAN BELAJAR
 Seharusnya setiap orang berbuat, bekerja dan
berkarya sesuai dengan skill/ketrampilan yang
dimilikinya masing-masing (QS.17 : 84).
Untuk mencapai derajat berkualitas, harus banyak
bekerja dan belajar yang akan menghantarkan
kepada kebahagiaan dunia dan akhirat
(Q.S. 28 : 77)
 Untuk itu diperlukan minimal dua
ketrampilan yaitu ketrampilan hidup
dan ketrampilan belajar.
Learning skills
 The three most Important factors in learning are :
 Motivation,

 Motivation and
 Motivation
 (Accelerative learning)

 AMBAK= Apa Manfaatnya BAgi-Ku

(Quantum Learning)

 AMAL itu tergantung NIAT-nya

(Al Hikmah)
Rahasia Kecerdasan
Suatu ketika Ibnu Abbas ra. ditanya oleh
salah seorang sahabatnya;
“ Bagaimana Anda menjadi seorang yang
sangat cerdas …?”

Jawab Ibnu Abbas ra.;

“ Dengan akal yang gemar berpikir, dan
dengan lisan yang gemar bertanya”.
 Pertama: Skill konsep diri dalam belajar

• Putuskan terlebih dahulu kenapa anda harus belajar,

• Tuliskan keinginan-keinginan kenapa yang mendorong
anda mau belajar dan bersedia belajar,
• Tempelkan tulisan itu didekat tempat tidurmu,
• Bacalah dan renungkan, agar ambisimu tetap menyala.
Lalu tuliskan 6 poin setiap hari sehubungan dengan
pelajaran apa yang harus anda peroleh untuk esok hari.
• Bekal anda yang penting: Membangun kehendak,
penguasaan diri, disiplin
Profesi administrasi file

www.trustco.or.id
 Profesi Foto copy

www.trustco.or.id
Profesi Direktur Perusahaan

www.trustco.or.id
Peneliti mendesain temuan baru

www.trustco.or.id
Seorang konseptor disebuah kantor

www.trustco.or.id
 Kedua: Skill motivasi dalam belajar

• Kenapa saya harus belajar,

• Saya dikemudian hari ingin jadi apa,
• Pelajaran apa yang seharusnya saya pelajari
untuk meraih cita-cita saya,
• Apakah peran sosial yang dapat menguatkan
cita-cita pendidikan saya,
• Sahabat, manusia, profesi orang macam apakah
sang seharusnya saya gauli, sehingga dapat
membantu dalam proses pendidikan saya,
 Kiat-kiat praktis:

– Milikilah tujuan hidup dan tujuan belajar

secara tertulis dan focus.
– Ikuti paket-paket pelatihan motivasi
berperestasi.
– Memilih bidang yang disukai dan yang
menunjang pencapaian obsesi.
– Ada tiga tiga hal yang sangat penting dalam
belajar, yaitu: motivasi, motivasi dan
motivasi.
Ketiga: Skill teknikal dalam belajar

• Memasukkan informasi ke dalam kepala (input

to your brain) ,
• Melakukan pengolahan , simplifikasi dan
memanggil data yang telah kita simpan, dan
melakukan penghayatan terhadap seluruh
proses informasi (process in your brain)
• Mengeluarkan informasi dari kepala kepada
lingkungan kita agar bermanfaat bagi orang lain.
Hal-hal penting untuk dikembangkan.

• Gemar membaca,
• Mendahului pelajaran,
• Saat belajar, usahakan anda selalu mendengar dengan aktif,
• Mengulangi pelajaran, orang bilang learning and forgetting,
• Buatlah konsep pemikiran baru yang anda buat sendiri,
• Buatlah suasana pergaulan yang kondusif untuk tujuan anda, cita-
cita dan motivasi perlu terus disemai, Motivasi bukanlah sesuatu
yang abadi dan harus terus dirawat.
• Kembangkan pola hidup sehat, ingat anak dilahirkan untuk selalu
ingin belajar, kecuali dalam keadaan sakait dan menangis.
• Anda dapat mencoba belajar model IQRA, dan untuk para guru
dapat mengejar dengan model ISTIQOMAH
 Kempat:
Skill manajemen diri dalam belajar
• Manajemen Tempat Belajar
• tempat belajar
– sebaiknya meja yang digunakan untuk belajar
menghadap ke tembok
– membelakangi pintu kamar
– jangan berhadapan dengan jendela
– bersih dari benda/buku apapun yang tidak diperlukan
untuk belajar saat itu
• penerangan cukup, tidak membuat Anda
mengantuk, ruangan yang wangi, nyaman
• kesehatan badan, bersihkan badan Anda, mandi
sesuai aturan, minimal 2 x sehari,
 Manajemen Perabot Belajar

– meja mempunyai kaki dan bagian bawahnya terbuka

lebar
– permukaan meja rata dan tidak berwarna gelap atau
berkilat-kilat
– ukuran meja cukup 120 x 70 cm (panjang x lebar)
– tinggi meja disesuaikan dengan tinggi mahasiswa
– peralatan tulis seorang mahasiswa seyogyanya
memiliki alat2 tulis yang lengkap untuk mendukung
proses belajarnya
 keteraturan dalam belajar

– teratur mengikuti kuliah

– membaca buku2 pelajaran
– catatan pelajaran disusun dengan teratur
– alat perlengkapan untuk belajar harus disimpan dan dipelihara
dengan teratur
• disiplin belajar
– disiplin dengan rencana kerja yang tertentu
– disiplin akan menciptakan kemauan untuk bekerja secara teratur
• peliharalah kesehatan badan, mani selalu, gunakan
wangi-wangian tubuh
• pemakaian perpustakaan
– belajar memanfaatkan perpustakaan, karena tidak ada belajar
yang dapat dilaksanakan tanpa pembacaan
• konsentrasi
beberapa petunjuk untukmengembangkan kemampuan
berkonsentrasi
– memiliki minat yang besar terhadap mata pelajaran yang dipelajarinya
– memiliki tempat/ruang belajar yang khusus
– meja belajar hendaknya bersih dari segala benda yang tidak ada
sangkut pautnya dengan mata pelajaran yang dipelajari
– bebaskan pikiran dari hal-hal kecil yang mengganggu
– kutiplah bagian-bagian penting atau membuat catatan-catatan di tepi
pagina buku atau menggaris bawahi/memberi warna kalimat-kalimat
yang dianggap penting
– buatlah target dalam belajar
– kalau perlu belajarlah sambil bersuara atau membaca secara cepat
– jika merasa jemu , beristirahat sejenak dan berganti mempelajari
pelajaran yang sama sekali berlainan
 Kelima: Skill mengembangkan pola dan tradisi belajar

• punya visi
• dorongan untuk mandiri dan berprestasi
• investasi utama bukan untuk lulus, tetapi untuk mandiri, punya kompentensi
dan dapat mengembangkan diri
• mengembangkan kepribadian : terlibat dalam proses
berpikir,belajar,bertindak dan menemukan diri sendiri
• menyediakan waktu yang seimbang untuk membina ketrampilan dan
kemampuan kerja : skills, communications, relationship
• utamakan untuk mencari sebagian besar bahan belajar sendiri dan terfokus
• biasakan memanajemeni waktu
• kembangkan suatu ketahanan spiritual, sosial dan menjaga prioritas
• tinggalkan tradisi dan rutinitas yang monoton, temukan diri sendiri
• melangkah pasti karena yakin kemampuan diri, selalu siap berubah
Learning will be effective if they get
flow, fun, fantasy and fluency
 Cara belajar menyenangkan
• Menciptakan lingkungan tanpa
stress
• Menjamin ada manfaatnya
• Melibatkan secara sadar otaka
dan otaki
• Menantang otak anda untuk
berfikir jauh ke depan
• Mensolidkan bahan yang
sudah dipelajari
Otivating Your Mind

Cquirie the Information

Earch Out the Meaning

Rigger the Memory

Exhibit What You Know

Eflect on the Process
 Otivating Your Mind
The three most important factors in learning are

MOTIVATION

MOTIVATION

MOTIVATION
 OTAK KITA

Your Brain is just like a Sleeping Giant

“ If YOU DON’T USE IT, YOU LOSE IT “

Hasil penemuan
Prof. Isaac Asimov dalam The Brain

Mengapa kita tidak menjadi

pelajar yang lebih baik,
padahal kita memiliki

200 milyar sel otak

?
 Mengapa kita tidak lebih baik dalam
mengingat, padahal otak kita dapat
menggunakan sekitar 100 milyar bit
informasi ? (sama dengan 500
ensiklopedia)

Mengapa kita tidak menjadi pemikir

yang lebih cepat, padahal pikiran
kita bergerak dengan kecepatan
lebih dari 300 mil perjam ?
(lebih cepat dari kereta tercepat ?)
 Mengapa kita tidak lebih baik dalam memahami,
padahal otak kita memiliki lebih dari 100
trillyun hubungan yang mungkin ? (sehingga
komputer yang paling canggih sekalipun
ketinggalan)

Mengapa kita tidak lebih kreatif, padahal rata-rata

kita mempunyai 4 ribu pikiran
setiap 24 jam ?
• Memiliki 1 Triliun sel otak
• Setiap 1 dari 100 Miliar neuron atau sel syaraf
aktif tersebut dapat tumbuh bercabang hingga
20.000 dendrit pada setiap sel.
• Memiliki berbagai “pusat kecerdasan”.
• Berperan sebagai kunci dalam revolusi
pembelajaran pribadi.
• Mengendalikan sistem transmisi yang
mengirimkan pesan kimiawi – elektris dengan
cepat ke seluruh bagian tubuh yang masing –
masing memiliki 300 juta sel syaraf.
Cquirie the Information
ANDA BELAJAR MELALUI ……
 Apa yang Anda Lihat …

 Apa yang Anda Dengar …

 Apa yang Anda Kecap …

 Apa yang Anda Baui …

 Apa yang Anda Sentuh …

 Apa yang Anda Lakukan …

 Apa yang Anda Bayangkan …

 Apa yang Anda Intuisikan …

 Apa yang Anda Rasakan …

KIAT MENDAMPINGI PELAJAR "VISUAL"”

 Gunakan kertas tulis / white board dengan

tulisan berwarna.
 Gantungkan atau lampirkan grafik / tabel /
skema / peta berisi informasi penting.
 Dorong peserta didik untuk memvisualisasikan
informasi yang mereka peroleh dalam bentuk
grafik / tabel / skema / peta.
 Mintalah untuk menggunakan warna yang
berbeda dalam membuatnya.
 Beri mereka waktu untuk membuatnya.
 Sampaikan terlebih dahulu pada peserta didik
mengenai gambaran ringkas dari keseluruhan
materi.
 Gunakan Bahasa ikon / simbol gambar yang
mewakili konsep kunci.
KIAT MENDAMPINGI PELAJAR AUDITORIAL

 Gunakan variasi vokal ( perubahan nada,

kecepatan dan volume ) dalam proses
pembelajaran
 Gunakan pengulangan, minta peserta didik
untuk menyebutkan kembali konsep kunci dan
petunjuk.
 Setelah tiap segmen pengajaran, mintalah
peserta didik untuk memberitahukan teman di
sebelahnya satu hal yang dia pelajari.
 Mintalah peserta didik untuk membuat irama
dari konsep-konsep kunci yang telah
dipelajarinya.
 Kembangkan dan dorong peserta didik untuk
menciptakan ‘jembatan keledai’ untuk
menghafal konsep kunci.
KIAT MENDAMPINGI PELAJAR KINESTETIK"”
 Gunakan alat bantu saat pembelajaran untuk
menimbulkan rasa ingin tahu dan menekankan
konsep-konsep kunci.
 Ciptakan simulasi konsep agar peserta didik
mengalaminya.
 Peragakan konsep sambil memberikan
kesempatan peserta didik untuk
mempelajarinya langkah demi langkah.
 Cobalah berbicara dengan peserta didik secara
pribadi, sekalipun hanya salam, atau
menanyakan kabarnya.
 Ceritakan pengalaman pribadi menganai
wawasan belajar Anda dan minta mereka
melakukan hal yang sama.
 Izinkan peserta didik untuk berganti posisi di
dalam kelas.
Earch Out the Meaning

Rahasia cerdas Ibnu Abbas

Dido’akan Rasulullah
Akal untuk berfikir
Mulut untuk bertanya
rigger the Memory

I Hear I Forget,
I See I Remember,
I Do I
 KITA BELAJAR …
10 %  Apa yang Anda Baca …

20 %  Apa yang Anda Dengar …

30 %  Apa yang Anda Lihat …

50 %  Apa yang Anda Lihat dan Dengar …

70 %  Apa yang Anda Katakan …

90 %  Apa yang Anda lihat, dengar, Katakan dan Lakukan …

TRUSTCO Learning Skills
Inquiry
D
Z
I
K Action Question F
I I
R K
Repeat I
R
Tools: Belajar Model IQRA
F FUN
1
I IJTIHAD
INQUIRY 5 K KONSEP
I IMAJINASI
R RAPI
IQR
4 ACTION A QUESTION 2

DOA D
DZIAROH Z
IMAN I 6
REPEAT
KOMITMEN K
3
IKRAR I
REALITAS R
DEFINISI MEMBACA
 Proses Mendapatkan dari buku apa yang
dimaksudkan penulis
 Memahami kata yang ditulis
 Proses meramal isi bacaan
 Hubungan timbal balik individu secara
total dengan informasi simbolik
(Tony Buzan)
URGENSI
MEMBACA CEPAT
• Ledakan
Informasi
• Belajar
Membaca
hanya pada
saat di SD
 INFORMATION OVERLOAD, hampir…..
• Satu buah koran harian berisi informasi sebanyak lebih dari 50 000 kata.
• Ada 50 ribu buku dipublikasikan di USA dalam pertahunnya.
• Ada 1000 majalah dipublikasikan dalam setahunnya
• Ada 7 ribu studi ilmiah yang ditulis dan dipublikasikan di seluruh dunia.
• Tahun 90, jumlah informasi berlipat dua kali setiap setiap lima tahunnya.
• Pada tahun 2000, jumlah informasi berlipat dua kali dalam waktu kurang
dari dua tahun.
• Hasil penelitian, bahwa penggunaan komunkasi melalui tulisan mengalami
peningkatan dibandingkan dengan tahun-tahun sebelumnya.
• Ada sekitar 1 juta dokumen akan dijitalkan dalam setiap tahunnya.
• Buku, fotografi, lukisan dan video diproduksi secara besar-besaran.
• Anda dapat memperoleh informasi dari modem, sistem kabel-jaringan,
satelit dll.
MEMBACA CEPAT adalah….
JENIS MEMBACA YANG
MENGUTAMAKAN
KECEPATAN DENGAN
TIDAK
MENINGGALKAN
PEMAHAMAN
TERHADAP ASPEK
BACAAN
( Nurhadi, 1987)
MODAL MEMBACA
 Pengetahuan &
Pengalaman
 Kemampuan
Berbahasa
 Pengetahuan
tentang Teknik
Membaca
 Tujuan
Membaca
KIND OF READING
• INFORMATIVE Reading
• COMPREHENSIVE Reading
• COMPARATIVE Reading
• ANALITIC Reading
• INSPIRATIVE Reading
• RECREATIVE Reading
KECEPATAN MEMBACA FLEXIBEL,
tergantung pada TUJUAN
1. SKIMMING & SCANNING
(>1000 kpm)
- Mengenal bahan yang akan
dibaca
- Mencari jawaban atas
pertanyaan tertentu
- Mendapatkan struktur &
organisasi bacaan
- Menemukan gagasan umum
KECEPATAN MEMBACA FLEXIBEL,
tergantung pada TUJUAN

2. KECEPATAN TINGGI
( 500-800 KPM)

 Membaca Bahan yang

mudah & telah dikenali
 Membaca Novel ringan
KECEPATAN MEMBACA FLEXIBEL,
tergantung pada TUJUAN

3. MEMBACA CEPAT
(350-500 KPM)

 Bacaan Deskriftif & Non fiksi

yang informatif
 Bacaan Fiksi untuk menikmati
keindahan sastranya
KECEPATAN MEMBACA FLEXIBEL,
tergantung pada TUJUAN
4. MEMBACA RATA-RATA
( 250-350 KPM)

 Fiksi yang kompleks untuk

Analisis Watak
 Nonfiksi yang agak sulit u/
mendapatkan detail
 Hubungan / Evaluasi
KECEPATAN MEMBACA FLEXIBEL,
tergantung pada TUJUAN
5. MEMBACA LAMBAT
(100-125 KPM)
 Mempelajari bahan
yang sulit
 Bahan ilmiah yang
sulit & bersifat teknik
 Analisis bahan yang
bernilai sastra klasik
 Memcahkan persoalan
yang ditunjukkan
dengan bacaan yang
bersifat instruksional
(pedoman)
 MELIHAT
DENGAN OTAK

• Unsur Utama membaca adalah Otak

• Mata hanya alat untuk mengantarkan gambar ke
otak, lalu otak memberikan interpretasi terhadap
apa yang dituju oleh mata
• Interpretasi itu dapat secara langsung atau
tertunda, dapat akurat atau salah, mudah atau
sulit.
• Interpretasi tidak tergantung pada ketajaman
penglihatan, tetapi kejernihan dan pengertian
kita (Persepsi kita)
FLY
 1. LATIHAN PERSEPSI KATA
2. LATIHAN MELEBARKAN JANGKAUAN
MATA

3. LATIHAN FIKSASI
4. SENAM “OTOT” MATA

5. LATIHAN KONSENTRASI
 Penyebab orang tidak
konsentrasi berbeda-beda :
• Kurang minat terhadap bacaan (sulit,
terlalu mudah, tidak menarik)
• Membosankan
• Belum siap membaca (capek, gangguan
emosional, sedang kesulitan)
• Pikiran Kusut
 Bagaimana membaca yang
lebih efisisen :
• Melebarkan jangkauan mata & lompatan
mata (1 fiksasi = 3-4 kata)
• Membaca 1 fiksasi untuk satu pengertian
• Selalu membaca untuk mendapatkan
ISINYA (Idenya) bukan menghafal kata-
kata
• Percepat peralihan fiksasi ke fiksasi
 Faktor-Faktor yang
mempengaruhi PEMAHAMAN
akan bacaan :
• Perbendaharaan kata yang dimiliki
• Minat membaca
• Jangkauan mata
• Kecepatan Interpretasi
• Latar belakang pengalaman sebelumnya
• Kemampuan Intelektual
• Keakraban dengan ide yang dibaca
• Tujuan membaca
• Keluwesan mengatur kecepatan membaca
 TEKNIK MEMBACA CEPAT
(METODE SQ3R)
URVEY

UESTION

EAD

ECITE / RECALL

EVIEW
20 BUKU SETAHUN
 Kecepatan Rata-rata 300 kpm
 Sediakan waktu sehari 15 menit u/
membaca
 Dalam sehari anda membaca 4500 kata
 Dalam seminggu : 31.500 kata
 Dalam sebulan : 126.000 kata
 Dalam setahun : 1.512.000 kata
 Maka dalam setahun terbaca 20
BUKU
 Usia 60 tahun terbaca 1000 judul buku
TES KEPAHAMAN BACAAN
“Rapat lagi, rapat lagi” demikian komentar
Sita ketika membaca memo dari direksi
yang mengundangnya untuk rapat
bulanan minggu depan.
Rupanya Sita merasa sebal dengan dengan
rapat-rapat yang selama ini dihadirinya.
“Bagaimana nggak sebel, kalau setiap kali
rapat pembicaraanya bertele-tele.
Belum lagi waktunya tidak bisa diperkirakan.
Praktis saya harus mengosongkan waktu
sepanjang hari ,“ demikian ujarnya ketika
ditanya mengapa ia tidak senang
menghadiri rapat.
Tidak sedikit orang yang berperilaku seperti
Sita ketika dimintai menghadiri rapat.
Rapat dianggap tidak berguna dan hanya
membuang-buang waktu.
Biasanya mereka akan mencari-cari alasan
agar tidak menghadirinya. Bagi
pengundang dan atau pemimpin rapat, hal
ini tentunya menjadi tantangan tersendiri,
 karena seringkali alasan Sita enggan
menghadiri rapat sesungguhnya dapat
dibenarkan. Pengundang atau pemimpin
rapat perlu meninjau kembali
efektivitasnya
dengan menyadari bahwa apa yang terjadi
di dalam rapat merupakan produk dari
perencanaan / persiapan dan
pelaksanaannya.
• Persiapkan Rapat dengan Baik.
Pernahkan anda memperhatikan di dalam
suatu rapat bahwa ada peserta yang diam
saja atau
tidak menunjukkan perhatian sama sekali ?
Boleh jadi karena memang tidak ada suatu
kontribusi apapun yang dapat
diberikannya.
• Terkadang ini disebabkan karena yang
bersangkutan memang tidak mempunyai
kepentingan apapun dengan rapat
tersebut.
• Jangan salahkan dia jika suatu saat orang
tersebut mangkir atau mencari-cari alasan
untuk menghindar. Hal ini hanyalah
merupakan
• salah satu kesalahan pengundang yang
mengharapkan kehadiran seseorang
tanpa melihat bahwa kehadiran orang
tersebut diperlukan atau tidak.
• Ada baiknya jika pengundang rapat
meninjau kembali hal-hal yang berkaitan
dengan persiapan persiapan dan
pelaksanaan rapat yang dilakukan selama
ini.
• Berikut ini beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam menyiapkan rapat .
• Keperluan Koordinasi dan Pertukaran
Informasi.
Rapat akan diadakan jika diperlukan
koordinasi dan atau pertukaran informasi
diantara beberapa pihak sekaligus.
• Jika suatu permasalahan dapat
diselesaikan atau informasi dapat
disampaikan secara cepat dan mudah
dengan medium komunikasi yang lain
• seperti : memo, pembicaraan telepon,
atau tatap muka one on one, batalkan niat
untuk mengadakan rapat.
• Penyampaian informasi terkadang dapat
pula dilakukan melalui rapat jika
diperkirakan akan timbul banyak
pertanyaan mengenai informasi tersebut.
• Tujuan
Terlepas dari substansinya ( mengambil
keputusan, mengkoordinasikan
kegiatan atau mungkin sekedar
memberi penjelasan terhadap suatu
keputusan
• yang telah dibuat sebelumnya ), pemimpin
rapat hendaknya mempunyai tujuan yang
spesifik mengenai hasil yang diharapkan
dari rapat tersebut.
• Misalnya saja jika rapat diadakan untuk
mengambil keputusan, nyatakan
keputusan yang harus diambil sebagai
tujuan atau target.
• Dengan tujuan yang spesifik ini proses
pengendalian rapat akan lebih mudah
dilakukan.
• Peserta Rapat
Dalam setiap rapat kita mengharapkan
semua peserta rapat berkontribusi. Jika
ada yang tidak berkontribusi,
tinjau kembali apakah kehadiran orang-
orang tersebut memang diperlukan atau
tidak.
Biasanya orang tidak berkontribusi dalam
rapat karena memang tidak mempunyai
kepentingan apapun.
Tinjau kembali daftar undangan rapat anda
dan undanglah orang-orang yang memang
diperlukan kehadirannya.
 Waktu
Pengundang rapat hendaknya memilih
waktu dimana semua orang yang
diharapkan hadir
 memaksakan
pelaksanaan suatu rapat bila orang-orang
yang menentukan / berperan penting tidak
dapat hadir.
Keputusan atau konsensus tak dapat
dicapai, dan ini biasanya mengharuskan
diadakan rapat kembali yang berarti
membuang-buang waktu.
Seringkali kita menerima undangan rapat
yang mencantumkan waktu
pelaksanaannya, seperti pukul 10.00 -
selesai.
 mempunyai waktu untuk
menghadiri pertemuan yang akan diadakan.
Dalam rapat yang bersifat koordinatif
misalnya, tidak ada gunanya
• Kelihatannya ini merupakan masalah
sepele, tetapi sesungguhnya merupakan
masalah yang penting bagi yang diundang
maupun proses pengendalian waktu pada
saat pelaksanaan rapat.
• Batasan waktu yang spesifik atau jelas
( misalnya pukul 10.00 - 12.00 ) akan
sangat membantu yang diundang dalam
mengalokasikan waktu.
• Bila waktu ini dicantumkan secara
spesifik, rasanya komentar Sita di awal
artikel ini tidak perlu terucap.
• Ia masih bisa mengalokasikan waktu
untuk kegiatan-kegiatan lain yang
memang harus dilakukan.
Konsekuensinya adalah bila waktu yang
telah dialokasikan sudah selesai, rapat
harus diakhiri meskipun tujuan belum
tercapai.
Tidak ada gunanya melanjutkan rapat bila
peserta sudah gelisah.
Batasan waktu yang jelas juga sangat
penting bagi pemimpin rapat untuk
mengendalikan jalannya rapat. Dengan
menekankan batasan waktu, pemimpin
rapat dapat meminta peserta untuk
memusatkan perhatian pada tujuan yang
ingin dicapai.
• Agenda / Acara
Agenda atau acara rapat merupakan
pedoman pelaksanaan rapat. Pastikan
bahwa agenda / acara rapat tercantum
dalam undangan rapat.
Hal ini penting karena dua hal. Pertama,
dengan agenda yang jelas, maka peserta
rapat dapat mempersiapkan diri
 sehingga tidak akan datang ke rapat
tersebut dengan kepala kosong. Kedua,
pemimpin rapat dapat mengendalikan
jalannya rapat dengan baik.
Dengan agenda yang jelas pemimpin rapat
dapat mencegah pembicaraan yang tidak
relevan dan mengarahkan peserta agar
bersama-sama mencapai kesepakatan.
Dalam menyusun agenda hendaknya kita
memperhatikan waktu yang dialokasikan.
Seperti halnya kegiatan-kegitan lain,
apa yang ingin dicapai daam suatu rapat
harus sesuai dengan waktu yang tersedia.
• Tenggang Waktu Undangan dan
Pelaksanaan
Sedapat mungkin tersedia tenggang waktu
yang cukup antara
pemberitahuan / undangan rapat dengan
pelaksanaannya. Berapa lama waktu yang
diperlukan tentu saja tergantung dari
masalah yang akan dibicarakan dalam
rapat.
 Pada prinsipnya peserta rapat harus
mempunyai cukup waktu untuk
mempersiapkan diri sehingga tidak datang
dengan kepala kosong.
• Persiapan Sarana
Siapkan sarana yang diperlukan dengan
baik. Semua sarana yang diperlukan
seperti ruang dan alat-alat bantu
hendaknya berfungsi dengan baik dan siap
digunakan pada saatnya. Tidak ada yang
lebih menjengkelkan apabila
pada waktunya ternyata ruangan rapat
masih terkunci atau over head projector
yang diperlukan belum tersedia.
Ketidaksiapan semacam ini hanya akan
membuang waktu semua orang. Dan satu
hal yang perlu diingat untuk keefektifan
sampainya materi rapat pada tiap peserta
adalah bahwa tulisan yang dapat dilihat
akan diingat lebih lama dari sekedar
ucapan, dan sedikit gambar atau illustrasi
akan lebih lama diingat dari sederatan
tulisan.
Maka sarana yang dapat mendukung ke
arah tersebut sebaiknya tersedia dalam
rapat.
Hadir Pada Waktunya
Pemimpin rapat hendaknya hadir pada
waktunya dan sebaiknya sebelum peserta
yang lain. Bukankah “anak buah“ selalu
meneladani “pemimpinnya“ ?.
Dengan hadir pada waktunya pemimpin
rapat juga menunjukkan penghargaan
kepada orang yang diundangnya.
• Meminimalkan Gangguan
Sekretaris / bawahan minta tanda tangan
atau deringan telepon merupakan
gangguan yang sering terjadi dalam rapat.
Suasana yang ideal adalah bila tempat rapat
terisolasi dari kemungkinan gangguan-
gangguan seperti itu. Apabila ini tidak
dimungkinkan,
usahakan agar anda telah menyelesaikan
semuanya sebelum rapat dimulai.
Beritahukan pada sekretaris, resepsionis,
atau bawahan anda agar tidak
menghubungi selama rapat dan matikan
pula ponsel anda.
• Peran Pemimpin Rapat
Pada pelaksanaan rapat, pemimpin harus
menentukan sejauh mana ia berlaku
direktif. Untuk merangsang ide-ide kreatif,
kadang-kadang peserta rapat perlu
diberikan kesempatan untuk
brainstorming, memberikan kebebasan
untuk mengemukakan pemikiran tanpa
melakukan evaluasi.
pembicaraan dengan ketat, tidak
membiarkan pertengkaran-pertengkaran,
pembicaraan-pembicaraan yang tidak
relevan dengan agenda atau bertele-tele.
Pada saat yang lain, pemimpin rapat
dapat membiarkan peserta memberi
komentar-komentar santai atau nyeletuk.
Suatu kelompok diskusi umumnya dapat
berfungsi dengan baik bila sewaktu-waktu
ada suasana yang santai.
Yang penting bagi pemimpin rapat ialah
mengusahakan agar tujuan rapat tercapai.
Salah satu tanggung jawab utama
pemimpin rapat adalah menjaga agar tidak
terjadi “suasana panas”.
Hal ini dapat terjadi bila ada peserta yang
mempunyai kecenderungan ketus, senang
berkomentar, menyerang atau
mendominasi.
Pertemuan akan produktif dalam suasana
dimana orang bebas bicara tanpa takut
diserang.
Yang sulit adalah bila ternyata pemimpin
rapatlah yang mempunyai kecenderungan
agresif dan mendominasi.
Pemimpin rapat perlu memahami peran-
peran yang dimainkan oleh peserta.
Misalnya saja di dalam rapat, ada “si
besar mulut”, “si pendiam”, “si tukang
bertengkar”,
“si cuwek” dan masih banyak peran
lainnya. Pemimpin rapat perlu
merangsang “si pemalu” untuk berani
mengutarakan pemikiran-pemikirannya
atau mengendalikan “si tukang ngomong”
sehingga semua peserta rapat dapat
berkontribusi secara positif dalam rapat.
Tulislah ide-ide utamanya !!!
20 BUKU SETAHUN
 Kecepatan Rata-rata 300 kpm
 Sediakan waktu sehari 15 menit u/
membaca
 Dalam sehari anda membaca 4500 kata
 Dalam seminggu : 31.500 kata
 Dalam sebulan : 126.000 kata
 Dalam setahun : 1.512.000 kata
 Maka dalam setahun terbaca 20
BUKU
 Usia 60 tahun terbaca 1000 judul buku
 Wassalamu’alaikum
Warahmatullahi Wabaraktuh
www.trustco.or.id