Laporan PL Rsud

LAPORAN PRAKTEK LAPANGAN III & IV
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH Dr.RASIDIN PADANG
PERIODE 03 JULI – 29 JULI 2023
DISUSUN OLEH:
NABILA ALIYA RAHMA
2110110141042
AKADEMI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN

(APIKES) IRIS PADANG 2023
LEMBAR PENGESAHAN
Laporan Praktek Lapangan III Dan IV Rumah Sakit Umum Daerah Dr.Rasidin
Padang Periode 03 July – 29 July 2023
Telah disetujui dan disahkan pada:

Hari :
Tanggal :
Menyetujui,
Pembimbing Lahan Praktik (CI) Dosen Penanggung Jawab PL
(...................................) (..................................)
Mengetahui,
Ka. Program Studi Ilmu Rekam Medis
Apikes Iris
Dewi Oktavia, M.Kes

NIDN:1006108702
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan
rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan ini dengan
baik dan sesuai yang diharapkan. Laporan ini disusun untuk memenuhi tugas
Laporan Praktek Lapangan III dan IV yang dilaksanakan di Rumah Sakit Umum
Daerah Dr.Rasidin Padang.
Dan dalam kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada

pihak-pihak yang telah banyak memberikan bimbingan serta arahan dalam
pelaksanaan dan penyusunan laporan kegiatan praktek lapangan, diantaranya:
1. Ibu Sayati Mandi, M. Sc. selaku Direktur Apikes Iris.

2. Bapak Yuli Mardi M,Kom . selaku dosen pembimbing praktek lapangan
III dan IV.
3. Ibu Yusniwati AMD.PK. selaku kepala Rekam Medis sekaligus Clinical
Instructure RSUD Dr Rasidin Padang.
4. Bapak dan Ibu staff bagian Rekam Medis di RSUD Dr Rasidin Padang
5. Orang Tua dan Keluarga penulis yang tak henti-hentinya memberikan
semangat kepada penulis.
6. Teman-teman seperjuangan yang telah membantu penulis dalam
menyelesaikan laporan ini.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan laporan ini.

Untuk itu penulisan mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun
sebagai masukan untuk penulis. Semoga laporan ini bermanfaat bagi kita semua.
Padang, 04 Juli 2023
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................ 3
DAFTAR ISI........................................................................................................... 4
DAFTAR GAMBAR.............................................................................................. 7
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... 8
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 9
1.1. Latar Belakang ........................................................................................ 9
1.2. Rumusan Masalah ................................................................................. 10
1.3. Tujuan Penulisan ................................................................................... 11
1.4. Manfaat Praktek Lapangan ................................................................. 12
1.5. Ruang Lingkup ...................................................................................... 13
BAB II ISI............................................................................................................. 14
2.1. Rekam Medis ......................................................................................... 14
2.1.1. Pengertian Rekam Medis ................................................................. 14
2.1.2. Rekam Medis Elektronik ................................................................. 14
2.1.3. Tujuan Rekam Medis ....................................................................... 15
2.1.4. Kepemilikan Rekam Medis ............................................................. 16
2.1.5. Penggunaan Rekam Medis .............................................................. 16
2.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia ................................................... 17
2.2.1. Pengertian ........................................................................................ 17
2.2.2. Tujuan dan Fungsi ........................................................................... 17
2.2.3. Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia .................................... 18
2.3. Perencanaan Fasilitas di Unit Kerja RMIK ....................................... 20
2.3.1. Perencanaa Sarana dan prasarana .................................................... 20
2.3.2. Aspek Ergonomis............................................................................. 22
2.4. Regulasi Terkait Informasi, Mitigasi Resiko dan Contingency Plan 23
2.4.1. Regulasi Terhadap Informasi ........................................................... 23
2.4.2. Mitigasi Resiko ................................................................................ 24
2.4.3. Contingency Plan ............................................................................. 24
2.5. Aplikasi Perangkat Lunak .................................................................... 25
2.6. Standar Unit Kerja Rekam Medis dalam Akreditasi Rumah sakit .. 26
2.7. Aturan dan Tata Cara Klasifikasi atau Kodefikasi ............................ 26
2.8. Pertukaran Data dan Informasi Kesehatan ........................................ 27
2.9. Pengolahan Data Rekam Medis ........................................................... 28
2.9.1. Coding ............................................................................................. 28
2.9.2. Assembling ...................................................................................... 28
2.9.3. Indexing ........................................................................................... 28
2.9.4. Filling............................................................................................... 29
2.9.5. Analisis ............................................................................................ 29
2.10. Pembiayaan Kesehatan ......................................................................... 29
2.11. Pelaporan dan Statistik Rumah Sakit ................................................. 30
2.11.1. Pelaporan Internal ........................................................................ 30
2.11.2. Pelaporan Eksternal ..................................................................... 31
2.11.3. Statistik Rumah Sakit ................................................................... 32
2.12. Sistem Penyimpanan ............................................................................. 35
2.12.1. Sentralisasi ................................................................................... 35
2.12.2. Desentralisasi ............................................................................... 36
2.13. Sistem Penomoran ................................................................................. 36
2.13.1. Sistem Penomoran Serial ............................................................. 36
2.13.2. Sistem Penomoran Unit ............................................................... 37
2.13.3. Sistem Penomoran Unit-Serial ..................................................... 37
2.14. Sistem Penjajaran .................................................................................. 38
2.14.1. Straight Numeric Filling .............................................................. 38
2.14.2. Middle Digit Filling ..................................................................... 39
2.14.3. Terminal Digit Filling .................................................................. 39
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................................. 41
3.1. Sejarah Rumah Sakit ............................................................................ 32
3.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia ................................................... 41
3.2.1. Struktur Organisasi Rumah Sakit .................................................... 42
3.2.2. Struktur Organisasi Rekam Medis ................................................... 42
3.2.3. Kualifikasi Jabatan .......................................................................... 43
3.2.4. Wewenang dan Tanggung Jawab Rekam Medis.............................. 49
3.2.5. Uraian Tugas Instalasi Rekam Medis .............................................. 55
3.2.6. Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis ........................................ 63
3.3. Perencanaan Fasilitas di Unit Kerja RMIK ....................................... 63
3.3.1. Sarana dan Prasarana ....................................................................... 63
3.3.2. Aspek Ergonomis Sarana dan Prasarana ......................................... 64
3.4. Regulasi Terkait Informasi, Mitigasi Resiko dan Contingency Plan 64
3.5. Aplikasi Perangkat Lunak .................................................................... 64
3.6. Standar Unit Kerja Rekam Medis dalam Akreditasi Rumah Sakit . 65
3.7. Aturan dan Tata Cara Klasifikasi/Kodefikasi diagnosa .................... 65
3.8. Pertukaran Data dan Informasi Kesehatan ........................................ 65
3.9. Pengolahan Data Rekam Medis ........................................................... 66
3.9.1. Coding ............................................................................................. 66
3.9.2. Assembling ...................................................................................... 66
3.9.3. Indexing ........................................................................................... 69
3.9.4. Filling............................................................................................... 69
3.9.5. Analisis ............................................................................................ 70
3.10. Prosedur klaim ....................................................................................... 70
3.11. Pelaporan dan Statistik Rumah Sakit ................................................. 71
3.11.1. Internal ......................................................................................... 71
3.11.2. Eksternal ...................................................................................... 71
3.12. Sistem Penyimpanan ............................................................................. 73
3.13. Sistem Penomoran ................................................................................. 73
3.14. Sistem Penjajaran .................................................................................. 74
BAB IV PENUTUP.............................................................................................. 75
4.1. Kesimpulan ............................................................................................ 75
4.2. Saran ....................................................................................................... 76
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3. 1 Struktur Organisasi Rumah sakit ...................................................... 42

Gambar 3. 2 Struktur Organisasi Rekam Medis .................................................... 43
Gambar 3. 3 Alur Klaim BPJS............................................................................... 70
DAFTAR LAMPIRAN
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Salah satu fungsi yang paling penting dari sebuah rumah sakit adalah
menyediakan perawatan berkualitas tinggi terhadap pasien. Pimpinan rumah
sakit bertanggung jawab secara hukum maupun moral atas kualitas pelayanan
yang di berikan kepada pasien ataupun mereka yang datang ke fasilitas
pelayanan kesehatan. Pesatnya perkembangan ilmu kedokteran dan teknologi
serta membaiknya keadaan sosial ekonomi dan pendidikan, mengakibatkan
perubahan sistem penilaian masyarakat yang menuntut pelayanan kesehatan
yang bermutu. Salah satu parameter untuk menentukan mutu pelayanan
kesehatan di rumah sakit adalah data atau informasi dari rekam medis yang
baik dan lengkap. Indikator mutu rekam medis yang baik adalah kelengkapan
isi, akurat, tepat waktu dan pemenuhan aspek persyaratan hukum.
Berdasarkan Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 rekam medis

adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien. Rekam medis harus dibuat secara tertulis, lengkap dan jelas
atau secara elektronik. Pemanfaatan rekam medis dapat dipakai sebagai dasar
pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien, alat bukti dalam proses
penegakan hukum, dan data statistik kesehatan.
Statistik Kesehatan dapat memberi informasi mengenai kesehatan

seseorang, serta pemakaian pelayanan kesehatan. Statistik pelayanan
kesehatan dipakai untuk pengumpulan, pengelolaan melakukan analisa,
menginterpretasi serta menarik kesimpulan dari data-data di fasilitas layanan
kesehatan. Contoh Statistik Kesehatan yaitu sensus harian, penghitungan
angka kelahiran, tingkat kematian, dan sebagainya. Statistik diperlukan
selaku dasar dalam mengambil keputusan bagi pimpinan suatu instalansi
rumah sakit.
Pengolahan data statistik dapat dilakukan secara manual dan
menggunakan komputer. Pengolahan data secara manual akan
berkemungkinan untuk terjadinya kesalahan karena hanya mengandalkan
tenaga dan pemikiran manusia. Sebaliknya, pengolahan data secara komputer
memiliki beberapa aplikasi yang dapat memudahkan seorang Administrator
Informasi Kesehatan dalam melakukan pengumpulan data, pengolahan,
pengkodean, penyimpanan dan penyajian data statistik yang dapat
memberikan informasi yang akurat bagi staf medis dan pihak yang
membutuhkannya. Rekam medis di RSUD Dr Rasidin Padang sudah
dilakukan secara komputerisasi, baik data pasien maupun statistik rumah sakit
yang dapat meningkatkan mutu pelayanan kepada masyarakat.
1.2. Rumusan Masalah

Adapun yang menjadi rumusan masalah atau hal yang harus diketahui
dalam praktek lapangan ini adalah:
a. Bagaimana sejarah terbentuknya RSUD Dr Rasidin Padang?

b. Bagaimana perencanaan sumber daya manusia RSUD Dr Rasidin
Padang?
c. Bagaimana sarana dan prasarana serta aspek egonomis di Instalasi
RSUD Dr Rasidin Padang?
d. Bagaimana regulasi terikait informasi, mitigasi resiko dan
contingency plan di RSUD Dr Rasidin Padang?
e. Bagaimana aplikasi perangkat lunak yang digunakan pada instalasi
RMIK di RSUD Dr Rasidin Padang?
f. Bagaimana standar unit kerja rekam medis dalam akreditasi RSUD
Dr Rasidin Padang?
g. Bagaimana aturan dan tata cara klasifikasi atau kodefikasi diagnosis
di RSUD Dr Rasidin Padang?
h. Bagaiamana pengolahan data rekam medis di Instalasi Rekam Medis
RSUD Dr Rasidin Padang?
i. Bagaimana prosedur klaim di RSUD Dr Rasidin Padang?
j. Bagaimana peloparan dan statistik RSUD Dr Rasidin Padang?
k. Bagaimana sistem penomoran rekam medis di RSUD Dr Rasidin
Padang?
l. Bagaimana sistem penyimpanan rekam medis di RSUD Dr Rasidin
Padang?
m. Bagaimana sistem penjajaran rekam medis di RSUD Dr Rasidin
Padang?
n. Bagaimana alur pasien dan alur berkas rekam medis di RSUD Dr
Rasidin Padang?
1.3. Tujuan Penulisan

a. Untuk memahami sejarah RSUD Dr Rasidin Padang
b. Untuk mengetahui perencanaan sumber daya manusia pada RSUD Dr
Rasidin Padang
c. Untuk mengetahui sarana dan prasarana serta aspek egonomis di Instalasi
RSUD Dr Rasidin Padang
d. Untuk memahami regulasi terikait informasi, mitigasi resiko dan
contingency plan di RSUD Dr Rasidin Padang
e. Untuk mengetahui aplikasi apa yang digunakan pada instalasi RMIK di
RSUD Dr Rasidin Padang
f. Untuk mengetahui standar unit kerja rekam medis dalam akreditasi RSUD
Dr Rasidin Padang
g. Untuk memahami aturan dan tata cara klasifikasi atau kodefikasi
diagnosis di RSUD Dr Rasidin Padang
h. Untuk memahami pengolahan data rekam medis di Instalasi Rekam
Medis RSUD Dr Rasidin Padang
i. Untuk mengetahui prosedur klaim di RSUD Dr Rasidin Padang
j. Untuk mengetahui sistem penomoran yang digunakan pada rekam medis
di RSUD Dr Rasidin Padang
k. Untuk mengetahui sistem penyimpanan yang digunakan pada rekam
medis di RSUD Dr Rasidin Padang
l. Untuk mengetahui sistem penjajaran yang dugunakan pada rekam medis
di RSUD Dr Rasidin Padang
m. Untuk memahami alur pasien dan alur berkas rekam medis pada RSUD
Dr Rasidin Padang
n. Untuk memahami cara kerja pada instalasi RMIK di RSUD Dr Rasidin
Padang
o. Untuk memahami sistem peloporan di RSUD Dr Rasidin Padang
1.4. Manfaat Praktek Lapangan

a. Manfaat bagi Mahasiswa
1) Sebagai salah satu pembelajaran bagi mahasiswa khususnya untuk
pengetahuan mengenai pengelolaan rekam medis dan informasi
khususnya di bidang pengkodean dan statistic
2) Menambah wawasan khususnya di bidang rekam medis
3) Menambahkan wawasan disamping teori yang dipelajari selama
pembelajaran serta mendapatkan pengalaman untuk memasuki dunia
kerja
4) Mengetahui sistem kerja rekam medis di suatu rumah sakit
b. Manfaat bagi Akademik
Dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dan masukan bagi

mahasiswa yang akan melakukan praktek lapangan dimasa yang akan
datang, dengan adanya ilmu pengetahuan dan keterampilan bagi
mahasiswa yang saat ini serta menambah kerja sama dengan rumah sakit
baik rumah sakit pemerintah maupun swasta.
c. Manfaat bagi Rumah Sakit
Dapat digunakan sebagai bahan dari penelitian dan informasi

pelayanan kesehatan serta meningkatan kinerja petugas rekam medis dan
pihak manajemen kesehatan dimasa yang akan datang.
1.5. Ruang Lingkup
Praktek kerja lapangan yang dilakukan di RSUD Dr Rasidin Padang ini
mencakup lingkup CaseMix (pengodean dan grouping), Penyimpanan,
Analisa berkas rekam medis dan pengolahan data
BAB II
ISI
2.1. Rekam Medis
2.1.1. Pengertian Rekam Medis
Pengertian rekam medis menurut beberapa sumber:
a. Menurut Huffman
Rekam medis adalah fakta yang berkaitan dengan kondisi

Riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu . (Huffman, 1999).
b. Menurut Permenkes RI No. 269/MENKES/III/2008
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dari

dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, tindakan dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (Permenkes,
2008).
c. Menurut Permenkes RI No. 24 Tahun 2022
Rekam Medis adalah dokumen yang berisikan data identitas

pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain
yang telah diberikan kepada pasien (Permenkes, 2022)
2.1.2. Rekam Medis Elektronik

Rekam Medis Elektronik (RME) adalah pencatatan penyakit dan
permasalahan pasien yang terkomuterisasi dalam format elektronik.
Sistem Informasi rekam medik elektronik memberi kemudahan dalam
menata informasi mengenai pasien dengan cara yang praktis dan cepat.
Sedangkan menurut (Permenkes, 2022) Rekam Medis Elektronik
adalah Rekam Medis yang dibuat dengan menggunakan sistem
elektronik yang diperuntukkan bagi penyelenggaraan Rekam Medis.
Namun sebaliknya juga terdapat kelemahan dalam mengoperasikan
rekam medis elektronik karena memerlukan biaya yang tinggi,
sehingga sistem jaringan dan keamanan yang digunakan harus kuat
dan aman. Dokter dan perawat sebagai bagian dari tenaga kesehatan
dapat memanfaatkan penggunaan RME untuk mengelola pemberian
asuhan medis dan keperawatan lebih efisien.
2.1.3. Tujuan Rekam Medis

Tujuan utama rekam medis adalah untuk secara akurat dan lengkap
mendokumentasikan sejarah kehidupan dan kesehatan pasien,
termasuk penyakit masa lalu dan penyakit sekarang serta
pengobatannya dengan penekanan pada kejadian-kejadian yang
memengaruhi pasien selama episode perawatan.
Tujuan Rekam Medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain:
a. Aspek Administrasi
Berkas rekam medis mempunyai nilai administratif karena

isinya menyakngkut tindakan berdasarkan wewenang dan
tanggungjawab sebagai tenaga medis dalam mencapai tujuan
pelayanan kesehatan.
b. Aspek Legal (Hukum)
Berkas rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya

menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar
keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta
penyediaan hukum tanda bukti untuk menegakkan keadilan.
c. Aspek Finansial (Keuangan)
Berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya

mengandung data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai
aspek keuangan.
d. Aspek Riset (Penelitian)
Berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena

isinya menyangkut data atau informasi yang dapat dipergunakan
sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan
dibidang kesehatan.
e. Aspek Edukasi (Pendidikan)
Berkas rekam medis yang mempunyai nilai pendidikan

karena isinya menyangkut data atau informasi tentang
perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang
diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan
sebagai bahan atau referensi pengajaran dibidang profesi dari
pemakai.
f. Aspek Dokumentasi
Berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi karena

isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan
dan dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan
rumah sakit.
2.1.4. Kepemilikan Rekam Medis

Rekam medis yang dikembangkan di dalam suatu fasilitas asuhan
kesehatan dianggap sebagai milik fasilitas tersebut. Akan tetapi
informasi yang terdapat didalamnya adalah milik pasien dan harus
bisa diperoleh pasien atau yang mewakilinya secara hukum, melalui
permintaan yang semestinya.
2.1.5. Penggunaan Rekam Medis

Dokumen rekam medis berisi banyak informasi dan kegunaan, baik
personal maupun impersonal. Penggunaan personal adalah nama
pasien perlu tercantum di dalamnya. Sedangkan penggunaan
impersonal adalah penggunaan identitas pasien tidak diperlukan.
2.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia
2.2.1. Pengertian
Sumber Daya Manusia (SDM) didefinisikan sebagai setiap individu
yang bekerja secara produktif untuk menggerakkan organisasi,
perusahaan, dan berfungsi sebagai aset organisasi atau perusahaan
tersebut. Pengertian lain dari Sumber Daya Manusia (SDM) adalah
orang atau individu yang bekerja di suatu perusahaan yang memiliki
kemampuan tertentu. Oleh karena itu, SDM adalah salah satu faktor
yang penting dalam mencapai tujuan perusahaan, selain modal dan
teknologi.
Perencanaan SDM atau Human Resource Planning (HRP)

merupakan proses peramalan yang bersifat sistematis dengan cara
menghubungkan kebutuhan SDM suatu perusahaan dengan strategi
dan tujuan perusahaan.
2.2.2. Tujuan dan Fungsi

Secara umum, tujuan utama dari perencanaan SDM yaitu agar ada
kepastian antara kesesuaian tenaga kerja dan jumlah pekerjaan yang
tersedia, baik itu jumlah atau kualitas SDM yang perusahaan butuhkan.
Untuk fungsinya ada beberapa, yaitu:
a. Monitoring Demand dan Supply SDM
Melakukan monitoring terhadap demand dan supply SDM

perusahaan merupakan salah satu tujuan dan fungsi terbesar
perencanaan SDM. Ini dapat membantu departemen SDM dalam
mengantisipasi kebutuhan jumlah dan kualitas tenaga kerja pada
kemudian hari.
b. Membantu HR Menemukan Kandidat yang Tepat
Perencanaan SDM memberikan banyak bantuan terhadap

departemen HR untuk bisa bekerja lebih proaktif. Dengan
adanya data kebutuhan karyawan dari perencanaan SDM, HR
dapat menemukan kandidat pekerja dengan karakteristik dan
kompetensi yang sesuai dengan posisi pekerjaan. Tugas HR juga
lebih ringkas karena dapat memprediksi pertumbuhan kerja dan
lowongan kerja yang dapat menarik kandidat untuk melamar
posisi tersebut.
c. Menempatkan Karyawan Pada Posisi Terbaiknya
Tidak ada yang lebih baik dibandingkan karyawan yang

memberikan performa dan prestasi terbaiknya dalam bekerja.
Tujuan itu yang ingin dicapai dalam perencanaan SDM dimana
menemukan posisi yang dapat mengeluarkan potensi terbesar
karyawannya. Kondisi tersebut dapat memberikan dampak yang
signifikan terhadap performa dan produktivitasnya, karena
karyawan merasa nyaman dan dapat mengeksplor keahlian dan
kemampuannya.
d. Efisiensi Organisasi
Agar perusahaan dapat memberikan hasil yang optimal

dalam operasionalnya, perusahaan harus efisien agar tidak perlu
mengeluarkan dana berlebih pada hal-hal yang tidak penting.
Pendataan yang rutin dalam perencanaan SDM diperlukan agar
dapat mengetahui banyak atau sedikitnya pekerja yang
perusahaan butuhkan. Organisasi yang terlalu gemuk namun
saling tumpah tindih bukanlah menggambarkan suatu
perusahaan yang efisien.
2.2.3. Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia

Dalam membuat perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) harus
mengikuti tahapan-tahapan, yaitu:
a. Menganalisis kebutuhan SDM
Tahap pertama dalam perencanaan SDM adalah

menganalisis kebutuhan sumber daya manusia di organisasi. Ini
melibatkan mengevaluasi tujuan organisasi, mengidentifikasi
tugas dan tanggung jawab yang diperlukan, dan memahami
kompetensi yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.
b. Menganalisis kebutuhan pengembangan
Setelah menentukan kebutuhan SDM saat ini, langkah

selanjutnya adalah menganalisis kebutuhan pengembangan di
masa depan. Ini melibatkan mengidentifikasi keterampilan dan
pengetahuan yang dibutuhkan oleh karyawan untuk mendukung
pertumbuhan dan perubahan organisasi.
c. Menganalisis laporan dan data SDM
Pada tahap ini, perencanaan SDM melibatkan menganalisis

laporan dan data SDM yang ada, seperti tingkat turnover
karyawan, evaluasi kinerja, kehadiran, dan informasi lainnya.
Analisis ini membantu dalam mengidentifikasi tren, masalah,
atau peluang yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM.
d. Merumuskan strategi perencanaan SDM
Berdasarkan analisis kebutuhan SDM dan data yang ada,

langkah berikutnya adalah merumuskan strategi perencanaan
SDM. Strategi ini mencakup pengembangan rencana untuk
merekrut, melatih, mempertahankan, dan mengembangkan
karyawan yang diperlukan oleh organisasi.
e. Menetapkan rencana tindakan

Setelah strategi perencanaan SDM dirumuskan, langkah
selanjutnya adalah menetapkan rencana tindakan yang spesifik
untuk mengimplementasikan strategi tersebut. Rencana tindakan
ini mencakup kegiatan seperti merekrut karyawan baru,
menyediakan pelatihan dan pengembangan, serta
mengidentifikasi langkah-langkah untuk mempertahankan
karyawan yang berkinerja tinggi.
f. Pelaksanaan dan pengawasan
Setelah rencana tindakan ditetapkan, tahap berikutnya

adalah melaksanakan rencana tersebut. Ini melibatkan
pelaksanaan kegiatan perencanaan SDM, seperti perekrutan,
pelatihan, dan pengembangan. Selama pelaksanaan, penting
untuk memantau dan mengevaluasi hasilnya, serta melakukan
penyesuaian jika diperlukan.
g. Evaluasi dan penyesuaian
Tahap terakhir dalam proses perencanaan SDM adalah

evaluasi dan penyesuaian. Evaluasi dilakukan untuk mengukur
keberhasilan perencanaan SDM dan mengidentifikasi area yang
perlu diperbaiki. Hasil evaluasi ini kemudian dapat digunakan
untuk memperbaiki proses perencanaan SDM di masa depan.
2.3. Perencanaan Fasilitas di Unit Kerja RMIK

2.3.1. Perencanaa Sarana dan prasarana
Untuk menjalankan sebuah organisasi selain sumber daya manusia,
juga perlu dukungan dengan sarana dan prasarana. Sarana dan
prasarana merupakan kebutuhan yang harus ada untuk menghasilkan
sebuah keluaran. Dengan demikian, suatu proses kegiatan yang akan
dilakukan di unit rekam medis dan informasi kesehatan tidak akan
dapat mencapai hasil yang diharapkan sesuai dengan rencana, jika
sarana dan prasarana tidak tersedia.
sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam
mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala
sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu
proses (usaha, pembangunan, proyek). Kedua kebutuhan ini tidak
dapat dipisahkan satu sama lain. Unit rekam medis dan informasi
kesehatan tidak akan menghasilkan keluaran yang diharapkan tanpa
dukungan sarana dan prasarana yang memenuhi standar.
Untuk meningkatkan produktivitas kerja dan kenyamanan, serta

untuk menghasilkan RM yang baik dan berkualitas diperlukan
pengaturan tata ruang yang baik, aman, nyaman dan terpelihara.
Kondisi ruang URM yang tidak teratur dan tidak terpelihara, seperti
RM tergeletak berhamburan, ruang penyimpanan penuh debu dan
rayap, ruang kerja yang sempit dan berantakan yang akan berdampak
dapat menghilangkan keakuratan dan nilai guna RM tersebut serta
menurunkan kualitas pelayanan (Simanjuntak, 2021).
Pengertian sarana dan prasarana secara etimologi memiliki

perbedaan, namun keduanya saling terkait dan sangat penting sebagai
alat penunjang keberhasilan suatu proses yang dilakukan. Dalam
Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2008 dikatakan bahwa sarana adalah
segala sesuatu yang dipakai sebagai alat untuk mencapai makna dan
tujuan. Sebagai contoh: sarana pelayanan rekam medis dan informasi
kesehatan diartikan sebagai alat untuk mencapai tujuan pelayanan,
misalkan alat tulis kantor, komputer, mesin cetak, treasur/outguide,
kartu indeks utama pasien, dll.
Sedangkan pengertian prasarana adalah segala sesuatu yang

merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses. Sebagai
contoh, prasarana pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan
berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan dalam pelayanan,
misalnya lokasi, bangunan, ruang penyimpanan rekam medis, ruang
rapat, dll. Dengan kata lain, secara umum dari pengertian sarana lebih
ditujukan untuk alat atau benda-benda yang bergerak, sedangkan
prasarana lebih ditujukan untuk alat atau benda-benda yang tidak
bergerak.
Fungsi sarana dan prasarana dapat berbeda sesuai lingkup dan

penggunaannya, misalkan sarana dan prasarana unit pelayanan
keperawatan, unit gawat darurat, unit kerja keuangan berbeda-beda,
namun memiliki tujuan yang sama yaitu untuk mencapai hasil yang
diharapkan sesuai dengan rencana.
2.3.2. Aspek Ergonomis

Ergonomi didefinisikan sebagai studi tentang aspek-aspek manusia
dalam lingkungan kerjanya yang ditinjau secara anatomi, fisiologi,
psikologi, engineering, manajemen dan desain/ perancangan.
Ergonomi berkenaan pula dengan optimasi, efisiensi, kesehatan,
keselamatan dan kenyamanan manusia di tempat kerja, di rumah dan
di tempat rekreasi. Ergonomi dibutuhkan studi tentang sistem dimana
manusia, fasilitas kerja dan lingkungannya saling berinteraksi dengan
tujuan utama yaitu menyesuaikan suasana kerja dengan manusianya.
Kenyamanan lingkungan kerja juga sangat membantu dalam
meningkatkan produktivitas kerja para petugas dalam memberi
pelayanan di rumah sakit, sehingga pasien mendapatkan pelayanan
maksimal.
Dalam pengelolaan rekam medis perlu memperhatikan ergonomic

karena untuk mempermudah tata kerja dalam mencapai efesiensi dan
efektifitas kerja. Ergonomik juga berpengaruh terhadap kelelahan
kerja yaitu jika sikap dan cara kerja seseorang, sebagai contohnya
posisi duduk saat kerja didukung dengan peralatan dan tata letak yang
dirancang secara ergonimik maka akan lebih nyaman untuk
melakukan suatu pekerjaan dan dapat meningkatkan produktifitas
kerja. Ergonomik juga dapat mengurangi beban kerja yang berperan
untuk memaksimalkan kenyamanan dan efisiensi kerja. (Simanjuntak,
2021).
2.4. Regulasi Terkait Informasi, Mitigasi Resiko dan Contingency Plan

2.4.1. Regulasi Terhadap Informasi
Sarana kesehatan bertanggung jawab untuk melindungi informasi
kesehatan yang terdapat di dalam rekam medis terhadap kemungkinan
hilang, rusak, pemalsuan dan akses yang tidak sah. Menjaga
keamanan informasi, keakuratan informasi dan kemudahan akses
informasi menjadi tuntutan pihak organisasi pelayanan kesehatan dan
praktisi kesehatan serta pihak ke-3 yang berwenang. Sedangkan pihak
yang membutuhkan informasi harus senantiasa menghormati privasi
pasien. Secara keseluruhan, keamanan (security), privasi (privacy),
kerahasian (confidentiality) dan keselamatan (safety) adalah
perangkat yang membentengi informasi dalam rekam medis.
UU No. 29 Tahun 2004 tentang praktik kedokteran sudah mengatur

bahwa setiap dokter dan dokter gigi dalam menyelenggarakan praktik
kedokteran harus membuat rekam medis dan rekam medis ini harus
dijaga kerahasiaannya oleh dokter atau dokter gigi dan pimpinan
sarana pelayanan kesehatan. Menurut PerMenKes No 36 tahun 2012
tentang Rahasia Kedokteran pasal 5 ayat 1 yang menyatakan bahwa
“Rahasia kedokteran dapat dibuka hanya untuk kepentingan kesehatan
pasien, memenuhi permintaan aparatur penegak hukum dalam rangka
penegakan hukum, permintaan pasien sendiri, atau berdasarkan
ketentuan peraturan perundang-undangan”. Kemudian dipertegas lagi
oleh pasal 5 ayat 2 yang menyatakan bahwa “Pembukaan rahasia
kedokteran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terbatas
sesuai kebutuhan” (Cahya & Muhtaddin, 2022).
2.4.2. Mitigasi Resiko
Mitigasi risiko adalah tindakan yang bertujuan untuk menurunkan
dan/atau menjaga besaran dan/atau level risiko utama hingga
mencapai risiko residual harapan. Risiko residual harapan adalah
besaran risiko paling kecil yang dapat dicapai dari menurunkan
besaran risiko utama.
Untuk mencapai residual harapan diperlukan tindakan-tindakan

mitigasi atau penanganan risiko. Penanganan atau mitigasi risiko
tersebut dibagi menjadi 5 jenis yaitu:
a. Mengurangi kemungkinan terjadinya risiko

b. Mengurangi dampak risiko
c. Membagi (sharing) risiko
d. Menghindari risiko
e. Menerima risiko
2.4.3. Contingency Plan

Sebaik apa pun rencana yang disiapkan untuk melakukan sesuatu,
ada kalanya muncul hambatan sehingga mengharuskan Anda
melakukan pivot agar tetap dapat mencapai tujuan. Namun,
melakukan perubahan rencana terutama untuk target yang besar bukan
perkara mudah. Karena itulah, ada baiknya contingency plan juga
dipersiapkan saat membuat rancangan target.
Contingency plan adalah istilah bahasa Inggris yang berarti rencana

cadangan dalam bahasa Indonesia. Beberapa orang juga kerap
menyebutnya sebagai rencana darurat, rencana kontingensi, rencana
tanggap darurat, atau bahkan dalam frasa yang lebih ringkas plan B.
Seperti namanya, contingency plan adalah suatu tindakan alternatif
yang dipersiapkan ketika tindakan utama yang direncanakan untuk
melakukan sesuatu gagal atau terhambat oleh berbagai faktor.
Memiliki rencana cadangan ini penting dilakukan siapa saja, termasuk
dan terutama Perusahaan. Pasalnya, ketidakpastian dan pasar yang
selalu dinamis merupakan musuh besar dalam dunia bisnis. Selain itu,
semakin banyaknya kemunculan kompetitor baru juga kian
memperketat persaingan di zaman sekarang. Oleh karena itu,
keberadaan contingency plan akan sangat membantu perusahaan
untuk menghadapi kemungkinan terburuk sekalipun.
2.5. Aplikasi Perangkat Lunak

Perangkat Lunak atau software adalah kumpulan beberapa perintah yang
dieksekusi oleh mesin komputer dalam menjalankan pekerjaannya. perangkat
lunak ini merupakan catatan bagi mesin komputer untuk menyimpan perintah,
maupun dokumen serta arsip lainnya.
Perangkat Lunak (software) merupakan data elektronik yang disimpan

sedemikian rupa oleh komputer itu sendiri, data yang disimpan ini dapat
berupa program atau instruksi yang akan dijalankan oleh perintah, maupun
catatan-catatan yang diperlukan oleh komputer untuk menjalankan perintah
yang dijalankannya. Untuk mencapai keinginannya tersebut dirancanglah
suatu susunan logika, logika yang disusun ini diolah melalui perangkat lunak,
yang disebut juga dengan program beserta data-data yang diolahnya.
Pengolahan pada software ini melibatkan beberapa hal, diantaranya sistem
operasi, program, dan data. Software ini mengatur sedemikian rupa sehingga
logika yang ada dapat dimengerti oleh mesin komputer.
Terdapat beberapa aplikasi perangkat lunak yang khusus digunakan di

sarana pelayanan kesehatan untuk menunjang pekerjaan petugas khususnya
perekam medis dan informasi kesehatan. Aplikasi perangkat lunak tersebut
menyesuaikan dengan kebutuhan di masing-masing tingkatan sarana
pelayanan kesehatan (Santoso & Pramono, 2018).
2.6. Standar Unit Kerja Rekam Medis dalam Akreditasi Rumah sakit
Standar adalah pernyataan yang menjelaskan mengenai harapan tentang
performa oleh komponen-komponen struktur atau proses, yang harus ada
pada suatu organisasi yang memberikan asuhan, pengobatan dan pelayanan
yang aman dan bermutu tinggi.
Standar adalah kesepakatan-kesepakatan yang telah didokumentasikan yang

di dalamnya terdiri antara lain mengenai spesifikasi-spesifikasi teknis atau
kriteria-kriteria yang akurat yang digunakan sebagai peraturan, petunjuk, atau
definisi-definisi tertentu untuk menjamin suatu barang, produk, proses, atau
jasa sesuai dengan yang telah dinyatakan/ditetapkan (ISO). Standar adalah
tingkat pelayanan keprimaan dan digunakan sebagai dasar perbandingan.
Standar Unit Kerja Rekam Medis adalah tingkat pelayanan keprimaan dan
digunakan sebagai dasar perbandingan di unit yang terdapat di rekam medis
sebagai sistem pengolahan yang dilakukan untuk mendiagnosis atau
merekam medis seseorang pasien. Standar Akreditasi Rumah Sakit adalah
spesifikasi teknis yang telah dibakukan untuk suatu pengakuan yang
diberikan oleh pemerintah kepada rumah sakit karena telah memenuhi standar
mutu yang ditentukan. Akreditasi pada dasarnya adalah proses menilai RS
sejauh mana telah menerapkan standar.
Dengan adanya standar unit rekam medis agar menunjang tercapainya tertib
administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah
sakit. Hal ini harus di dukung oleh sistem penyelanggaraan rekam medis yang
baik dan benar. Tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang
menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.
2.7. Aturan dan Tata Cara Klasifikasi atau Kodefikasi

Coding adalah salah satu kegiatan pengolahan data rekam medis untuk
memberikan kode dengan huruf atau dengan angka atau kombinasi huruf dan
angka yang mewakili komponen data. Kegiatan dan tindakan serta diagnosis
yang ada dalam rekam medis harus diberi kode dan selanjutnya di indeks agar
memudahkan pelayanan pada penyajian informasi untuk menunjang fungsi
perencanaan, manajemen, dan riset bidang kesehatan.
Pemberian kode ini merupakan kegiatan klasifikasi penyakit dan tindakan

yang mengelompokan penyakit dan tindakan berdasarkan kriteria tertentu
yang telah disepakati. Pemberian kode atas diagnosis klasifikasi penyakit
yang berlaku dengan menggunakan ICD-10 untuk mengkode penyakit,
sedangkan ICOPIM dan ICD-9-CM digunakan untuk mengkode tindakan,
serta komputer (on-line) untuk mengkode penyakit dan tindakan.
Di Indonesia, penggunaan International Classification of Diseases and

Related Health Problems, Tenth Revision (ICD-10) terbitan WHO telah
ditetapkan oleh Kementrian Kesehatan. RI sejak tgl. 19 Februari 1996. ICD-
10 terdiri dari 3 volume:
a. Volume 1 (Tabular List), berisi tentang hal-hal yang mendukung

klasifikasi utama.
b. Volume 2 (Instruction Manual), berisi tentang pedoman penggunaan.
c. Volume 3 (Alphabetic Index), berisi tentang klasifikasi penyakit yang
disusun berdasarkan indeks abjad atau secara alfabet
2.8. Pertukaran Data dan Informasi Kesehatan

Pertukaran informasi kesehatan adalah perpindahan atau pergerakan
informasi kesehatan elektronik antar organisasi sesuai dengan standar
nasional. Tujuan pertukaran informasi kesehatan adalah untuk memfasilitasi
akses dan pengambilan data klinis untuk memberikan asuhan atau pelayanan
yang lebih aman, tepat waktu, efisien, efektif, berpusat pada pasien
Pertukaran informasi kesehatan bergantung pada pasien untuk ikut serta dan
setuju untuk berpartisipasi dalam Pertukaran informasi kesehatan atau tidak
berpartisipasi dalam Pertukaran informasi kesehatan. Keputusan pasien untuk
tidak berbagi informasi kesehatan dilindungi oleh Undang-Undang
Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan (HIPAA) dan dapat
memiliki konsekuensi penting bagi penyedia layanan kesehatan jika
keputusan tersebut tidak dihormati.
2.9. Pengolahan Data Rekam Medis

2.9.1. Coding
Coding adalah proses pemberian kode angka pada data diagnostik
dan prosedur yang telah diisi oleh dokter berdasakan pada sistem
klasifikasi klinis menggunakan ICD 10 dan ICD 9 CM.
Tujuan pengkodean adalah:
a. Memudahkan dalam melakukan indeks

b. Sebagai sistem klasifikasi penyakit dan masalah terkait kesehatan
yang digunakan untuk kepentingan informasi morbiditas dan
mortalitas
c. Memudahkan dalam mengelompokkan data penyakit pasien bagi
kebutuhan pencatatan dan pelaporan
d. Bahan dasar pengelompokkan INA-CBGs (Grouping) dalam
pembayaran
2.9.2. Assembling
Assembling adalah penyusunan kembali catatan medis dari urutan
nomor paling kecil ke nomor yang paling besar sesuai dengan sistem
pengarsipan yang telah ditetapkan oleh rumah sakit.
Tujuan dari assembling adalah:
a. Untuk mempermudah dalam penyimpanan

b. Merupakan suatu prosedur yang telah ditetapkan oleh fasilitas
c. Mempermudah aktivitas pengodean
2.9.3. Indexing
Indeksing adalah membuat daftar tabulasi sesuai dengan kode yang
sudah dibuat kedalam indeks-indeks.
2.9.4. Filling
Filling adalah penyimpanan kembali berkas rekam medis ke rak
penyimpanan sesuai dengan urutan nomor
Tugas pokok dan fungsi filling:
a. Menyimpan berkas rekam medis dengan metode pengarsipan

yang digunakan oleh sarana pelayanan kesehatan
b. Mengambil kembali berkas untuk berbagai pelayanan
c. Memisahkan penyimpanan rekam medis yang aktif dan in aktif
d. Membantu dalam proses pemusnahan
2.9.5. Analisis
a. Analisis Kuantitatif
Yaitu telaah/review bagian tertentu dari isi rekam medis

dengan maksud menemukan kekurangan khusus yang berkaitan
dengan pencatatan rekam medis.
b. Analisis Kualitatif
Yaitu review pengisian rekam medis yang berkaitan dengan

konsistenan dan isinya merupakan bukti rekam medis tersebut
akurat dan lengkap.
Kegiatan analisis ini biasanya dilaporan dan dijadikan penilaian

terhadap mutu pelayanan rumah sakit, hasil dari analisis ini dilaporan
berupa tabel dan grafik agar dapat menjadi informasi dari mutu
pelayanan rumah sakit.
2.10. Pembiayaan Kesehatan

Pembiayaan Kesehatan adalah pengelolaan berbagai upaya penggalian,
pengalokasian, dan pembelanjaan dana kesehatan untuk mendukung
penyelenggaraan pembangunan kesehatan guna mencapai derajat kesehatan
masyarakat yang setinggi-tingginya. biayaan kesehatan bertujuan untuk
penyediaan pembiayaan kesehatan yang berkesinambungan dengan jumlah
yang mencukupi, teralokasi secara adil, dan termanfaatkan secara berhasil
Di Indonesia ada 2 macam sistem pembiayaan yaitu fee for service yang
didefinisikan sebagai sistem pembayaran berdasarkan layanan, dimana
pencari layanan kesehatan berobat lalu membayar kepada pemberi pelayanan
kesehatan (PPK), sistem ini adalah sistem yang lebih dikenal dengan pasien
umum. Yang kedua adalah sistem Health Insurance yaitu sistem dengan
adanya pihak ketiga yang atau asuransi yang membayarkan biaya setelah
pasien mendapatkan layanan pengobatan. Tetapi sistem Health Insurance lah
yang lebih banyak digunakan karena adanya peraturan tentang Jaminan
Kesehatan Nasional di Indonesia.
Sistem health Insurance merupakan sistem kapitasi dan sistem Diagnose

Related Group (DRG), untuk kapitasi digunakan pada PUSKESMAS dan
DRG digunakan pada rumah sakit. Sistem Diagnose Related Group (DRG)
adalah sistem pembayaran dilakukan dengan melihat diagnosis penyakit yang
dialami pasien. PPK telah mendapat dana dalam penanganan pasien dengan
diagnosis tertentu dengan jumlah dana yang berbeda pula tiap diagnosis
penyakit. Jumlah dana yang diberikan ini, jika dapat dioptimalkan
penggunaannya demi kesehatan pasien, sisa dana akan menjadi pemasukan
bagi PPK. Jaminan Kesehatan Nasional (JKN) menggunakan sistem DRG
dengan menggunakan INA-CBGs, jadi setiap Fasilitas Pelayanan Kesehatan
khususnya rumah sakit harus melakukan klaim pembiayaan.
2.11. Pelaporan dan Statistik Rumah Sakit

2.11.1. Pelaporan Internal
Pelaporan rumah sakit merupakan suatu alat organisasi yang
bertujuan untuk dapat menghasilkan laporan secara cepat, tepat dan
akurat. Statistik kesehatan merupakan bagian dari kegiatan di bidang
rekam medis, yang dikerjakan di bagian pelaporan. Pelaporan ini
ditujukan untuk internal rumah sakit.
2.11.2. Pelaporan Eksternal

Laporan eksteren rumah sakit ditujukan kepada Kementrian
Kesehatan RI, Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan, Dinas
Kesehatan Provinsi Sumatera Barat, Dinas Kesehatan Kota Padang
meliputi laporan:
1). Formular RL 1 Profil Rumah Sakit

a) Formulir RL 1.1 Dasar Rumah Sakit
b) Formulir RL 1.2 Indikator Pelayanan Rumah Sakit
c) Formulir RL 1.3 Fasilitas Tempat Tidur
2). Formular RL 2 Ketenagaan
3). Formulir RL 3 Data Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit
a) Formulir RL 3.1 Kegiatan Pelayanan Rawat Inap
b) Formulir RL 3.2 Kegiatan Pelayanan Rawat Darurat
c) Formulir RL 3.3 Kegiatan Kesehatan Gigi dan Mulut
d) Formulir RL 3.4 Kegiatan Kebidanan
e) Formulir RL 3.5 Kegiatan Perinatologi
f) Formulir RL 3.6 Kegiatan Pembedahan
g) Formulir RL 3.7 Kegiatan Radiologi
h) Formulir RL 3.8 Pemeriksaan Laboratorium
i) Formulir RL 3.9 Pelayanan Rehabilitasi Medis
j) Formulir RL 3.10 Kegiatan Pelayanan Khusus
k) Formulir RL 3.11 Kegiatan Kesehatan Jiwa
l) Formulir RL 3.12 Kegiatan Keluarga Berencana
m) Formulir RL 3.13 Pengadaaan Obat Penulisan dan Pelayanan
Resep
n) Formulir RL 3.14 Kegiatan Rujukan
o) Formulir RL 3.15 Cara Bayar 15)
4). Formulir RL 4 Morbiditas
a) Formulir RL 4a Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Inap
b) Formulir RL 4b Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan
5). Formulir RL 5 Data Bulanan
a) Formulir RL 5.1 Pengunjung Rumah Sakit
b) Formulir RL 5.2 Kunjungan Rawat Jalan
c) Formulir RL 5.3 Daftar 10 Besar Penyakit Rawat Inap
d) Formulir RL. 5.4 Daftar 10 Besar Penyakit Rawat Jalan
2.11.3. Statistik Rumah Sakit

Menurut Hatta, kata statistik dapat diartikan dalam berbagai macam
arti, salah satu artinya adalah sebagai “Angka” yaitu gambaran suatu
keadaan yang dituangkan dalam angka. Angka dapat diambil dari
laporan, penelitian atau sumber catatan medis. Angka dapat diambil
dari laporan, penelitian atau sumber catatan medis. Statistic juga
diartikan sebagai hasil perhitungan seperti rerata, median, standar
devisi dan lainnya (Hatta, 2013).
Statistik Rumah Sakit memiliki pengertian statistik yang

menggunakan dan mengolah sumber data dari pelayanan-pelayanan
kesehatan di rumah sakit untuk menghasilkan informasi, fakta dan
pengetahuan berkaitan dengan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit
(Prasetyorini, 2018).
Menurut Sudra statistik rumah sakit yaitu yang menggunakan dan

mengelola sumber data dari pelayanan kesehatan dirumah sakit untuk
menghasilkan informasi, fakta dan pengetahuan berkaitan dnegan
pelayanan kesehatan dirumah sakit (Sudra, 2010). Dalam pelayanan
pasien dirumah sakit, data dikumpulkan setiap hari dari pasien rawat
inap, rawat jalan dan rawat darurat. Data tersebut berguna untuk
memantau perawatan pasien setiap hari, mingguan bahkan bulanan.
Penghitungan statistik rumah sakit dapat dipakai untuk mengetahui
tingkat pemanfaatan, mutu, dan efisiensi pelayanan rumah sakit
(Erkadius, 2019b). Berikut perhitungan statistik rumah sakit:
a Sensus Pasien Rawat Inap

Sensus adalah pasien rawat inap yang ada pada satu periode.
Sedangkan sensus harian adalah pasien rawat inap (residen) yang
ada pada saat pengambilan sensus setiap hari, ditambah pasien rawat
inap (residen) yang masuk dan dikurang dengan pasien pulang
setelah pengambilan sensus hari sebelumnya.
a) Satuan Sensus yaitu (pasien)
b) Rumus:
Sensus Harian = Pasien Awal + Pasien Masuk – Pasien Keluar
b Hari Layanan
Hari layanan pasien rawat inap adalah pengukuran yang
menunjukkan pelayanan yang diterima pasien rawat inap dalam satu
periode 24 jam. Pasien yang masuk dan keluar pada hari yang sama
dihitung satu hari, karena pasien tersebut telah mendapatkan asuhan
kesehatan dari rumah sakit.
a) Satuan Hari Layanan yaitu (pasien)
b) Rumus:
Hari Layanan = Sensus+ Pasien Masuk dan Pulang Pada Hari Yang
Sama
c Bor (Bed Occupancy Rate)
BOR adalah persentase pemakaian tempat tidur pada satuan
waktu tertentu. Indikator ini memberikan gambaran tinggi
rendahnya tingkat pemanfaatan tempat tidur rumah sakit.
a) Nilai efisiensi BOR yang ideal antara 60-85%
b) Satuan BOR yaitu (%)
c) Rumus:
BOR = Jumlah Hari Perawatan X 100%)
(Jumlah Tempat Tidur X Jumlah Hari Dalam Satu Periode)
d BTR/BTO (Bed Turnover Rate)
BTR adalah frekuensi pemakaian tempat tidur pada satu periode,
berapa kali tempat tidur dipakai dalam satu satuan waktu tertentu.
Idealnya dalam satu tahun.
a) Nilai efisiensi BTR yang ideal antara 40-50 kali
b) Satuan BOR yaitu (kali)
c) Rumus:
BTR = Jumlah Pasien Keluar (Hidup + Mati) (Discharge)
Jumlah Tempat Tidur
d) ALOS (Average Length Of Stay)
Menurut adalah rata-rata lama rawat seorang pasien. Indikator ini
disamping memberikan gambaran tingkat efisiensi, juga dapat
memberikan gambaran mutu pelayanan.
a) Nilai efisiensi ALOS yang ideal antara 6-9 hari
b) Satuan ALOS yaitu (hari)
c) Rumus:
ALOS = Jumlah Lama Dirawat
Jumlah Pasien Keluar (Hidup + Mati)
d) TI/TOI (Turnover Interval)
TOI adalah rata-rata hari dimana tempat tidur tidak ditempati dari
telah diisi ke saat terisi berikutnya. Indikator ini memberikan
gambaran tingkat efisiensi penggunaan tempat tidur.
a) Nilai efisiensi TOI yang ideal antara 1-3 hari
b) Satuan TOI yaitu (hari)
c) Rumus:
TOI = ((Jumlah Tempat Tidur X Periode) – Hari Perawatan)
Jumlah Pasien Keluar (Hidup + Mati)
d) LOS (Length Of Stay)
Yaitu lama pasien menginap dirumah sakit. Nilai efisiensi LOS
yang ideal yaitu 1-3 hari dan satuan LOS yaitu (hari).
Rumus:
LOS = Tanggal Keluar – Tanggal Masuk
2.12. Sistem Penyimpanan

2.12.1. Sentralisasi
Penyimpanan sentralisasi menunjukkan bahwa catatan rawat inap,
rawat jalan dan gawat darurat pasien tersebut disimpan didalam satu
arsip dilokasi sentral atau terpusat.
Kelebihan:
1) Mudah untuk menerapkan sistem unit record (satu pasien satu

orang)
2) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas
penyimpanan
3) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis
mudah distandarisasikan
4) Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan
dan ruangan
5) Mengurangu terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan
penyimpanan berkas rekam medis
Kekurangan:
1) Tempat penerimaan pasien harus buka selama 24 jam

2) Rumah sakit harus mampu menyediakan ruangan penyimpanan
yang luas
3) Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat
jalan dan unit rawat inap
2.12.2. Desentralisasi
Penyimpanan desentralisasi menunjukkan bahwa catatan gawat
darurat disimpan dibagian gawat darurat, catatan rawat jalan dibagian
rawat jalan dan catatan rawat dibagian rawat inap dan rawat jalan.
Kelebihan:
1) Efesiensi waktu sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat

2) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan
Kekurangan:
1) Memungkinkan terjadinya duplikasi dalam penyimpanan berkas

rekam medis
2) Biaya yang diperlikan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak
Secara teoritis sistem sentralisasi lebih baik dari pada sistem

desentralisasi, tetapi tergantung pada kondisi rumah sakit antara lain:
1) Terbatasnya sumber daya manusia

2) Terbatasnya kemampuan dan rumah sakit
3) Bentuk bangunan rumah sakit yang sudah tidak memungkinkan
2.13. Sistem Penomoran

2.13.1. Sistem Penomoran Serial
Pada penomoran serial, pasien menerima nomor baru untuk setiap
pelayanan di fasilitas asuhan kesehatan. Jika pesien terdaftar 3 kali, ia
diberi tiga nomor yang berbeda (Erkadius, 2019)
Kelebihan:
1) Lebih Praktis dalam pelayanan

2) Lebih mudah dalam pelatihan para petugas bersangkutan
Kelebihan:
1) Dana boros
2) Boros waktu, tenaga dan tempat penyimpanan
3) Terjadinya duplikasi atau penggandaan nomor rekam medis
2.13.2. Sistem Penomoran Unit

Pada penomoran unit, pasien diberi nomor pada admisi (rawat inap)
atau kunjungan (rawat jalan) pertama, yang digunakan pada seluruh
admisi dan pengobatan selanjutnya. Keseluharan rekam medis pasien
ini diarsipkan sebagai satu unit didalam satu map dengan satu nomor
Kelebihan:
1) Satu persen dengan satu nomor dan hanya mempunyai satu KIUP
2) Dapat menghubungkan rekam medis walaupun lokasinya berbeda
3) Hanya berhubungan dengan satu rekam medis dimana semua
informasi tentang pelayanan yang diterima pasien terdapat dalam
rekam medis tersebut
4) Mencegah salah menempatkan dalam penjajaran
5) Memudahkan dalam pencarian rekam medis
Kelemahan:
Pada instansi yang masi manual apabila terjadi pengganaan nomor

pada satu pasien membutuhkan waktu cukup lama untuk mencari
rekam medisnya.
2.13.3. Sistem Penomoran Unit-Serial

Sistem serial-unit merupakan gabungan sistem-sistem penomoran
serial dan pengarsipan unit. Setiap saat pasien didaftarkan, sebuah
nomor baru diberikan, tapi rekam medis sebelummnya selalu diambil
kembali dan diarsipkan dibawah nomor yang baru diterbitkan.
Dengan cara ini tercipta sebuah catatan unit. Ketika catatan lama
diambil dari lemari arsip, sebuah “outgide” harus diletakkan pada
tempat catatan tersebut sebelumnya berada, untuk pedoman nomor
baru tempat catatan tersebut sekarang diarsipkan. Sebuah folder
kosong yang memiliki rujukan ke nomor yang baru bisa menjadi
“outgide” yang baik.
2.14. Sistem Penjajaran

2.14.1. Straight Numeric Filling
Pengarsipan nomor urut adalah pengarsipan catatan medis secara
kronologis sesuai dengan nomor catatan (Erkadius, 2019).
Keuntungan:
1) Mudah untuk melatih para petugas

2) Mudah pengambulan untuk keperluan riset atau pendidikan
3) Mudah memilih rekam medis yang inaktif
Kelemahan:
1) Mudah terjadinya kekeliruan dalam penympianan karena harus

melihat semua angka
2) Mudah salah menulis nomor misalnya aka 3 ditulis 8
3) Mudah salah penyimpanan, misalnya 000234 disimpan di nomor
000234
4) Terjadinya konsentrasi kerjaan diarea rak penyimpanan nomor
besar/baru
5) Sulit memperkerjakan banyak petugas karena akan berhimpitan
disatu area
Contoh:
565023 465024 465025 465026 (P-S-T)

2.14.2. Middle Digit Filling
Pengarsipan angka tengah merupakan alternatif pengarsipan angka
terakhir. Pada pengarsipan angka tengah dengan nomor enam angka,
angja tengah merupakan digit primer.
Keuntungan:
1) Penggantian dan sistem nomor langsung ke sistem angka tengah

lebih mudah karena angka yang berubah sama-sama angka yang
posisinya paling kanan / terakhir
2) Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang
nomornya berurutan
3) Petugas penyimpanan dapat dibagi sehingga kekeliruan
penyimpanan dapat dicegah
Kelemahan:
1) Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama

2) Terjadi rak-rak yang kosong pada beberapa section, apabila rekam
medis dialihkan ketempat penyimpanan tidak aktif
3) Tidak bisa digunakan untuk nomor yang lebih dari 6 angka
2.14.3. Terminal Digit Filling

Pengarsipan angka terakhir adalah cara pengaripan yang sederhana
namun akurat yang meningkatkan produktivitas petugas.
Keuntungan:
1) Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata ke

100 kelompok didalam rak penyimpanan.
2) Petugas penyimpanan tidak akan berdesak-desakan disatu tempat
area rak penyimpanan
3) Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah bagian
tertentu sehingga pekerjaan akan terbagi rata, misalnya ada 4
petugas masing-masing diserahi bagian 00-24, bagian 25-49.
Bagian 50-74 dan bagian 75-99
4) Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan
dari setiap bagian pada saat ditambhnya rekam medis baru di
bagian tersebut
5) Jumlah rekam medis untuk tiap-tiap bagian terkontrol dan bisa
dihindari timbulnya rak-rak kosong
6) Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis akan membantu
memudahkan dalam perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah
rak)
Contoh:
980526 990526 00626 (T-S-P)

BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Profil Rumah Sakit Umum Daerah Dr Rasidin Padang
Rumah Sakit Umum Daerah dr. Rasidin pada awalnya merupakan puskesmas
plus yang dulunya berada dibawah naungan Puskesmas Belimbing Kecamatan
Kuranji Padang Dengan Tempat Perawatan (DPT) sampai pada bulan Agustus
tahun 2000 berubah menjadi Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) yang
mempunyai ruang rawat inap gabungan dengan 40 tempat tidur. Pada awal tahun
2000 RSUD baru bernama RSUD dr. Rasidin Padang diresmikan oleh Bapak
Walikota Padang pada tanggal 30 AGUSTUS 2000.
RSUD dr. Rasidin Padang diserahkan Dinas Kesehatan Kota Padang ke

Pemerintah Kota Padang yang dipimpin oleh Bapak dr. H. Syafril Agus sebagai
Direktur pertama RSUD dr. Rasidin Padang menurut PERDA No. 18 tahun
2002.Pada Tahun 2004 Direktur RSUD dr. Rasidin Padang digantikan oleh drg.
Iskandar Syah, M.Kes sampai dengan awal tahun 2009.
Selanjutnya kepemimpinan diteruskan oleh Bapak Nazaruddin, SKM,M.Kes.

Tanggal 25 November 2009 berdasarkan SK Menkes No.
1139/Menkes/SK/XI/2009 RSUD dr. Rasidin Padang berubah status dari izin
sementara menjadi izin tetapi dengan izin Tipe Rumah Sakit Tipe C.
Tahun 2012 sampai tahun 2016 RSUD dr. Rasidin Padang dipimpin oleh dr.
Artati Suryani, MPH. selama masa kepemimpinan beliau RSUD dr. Rasidin Padang
memiliki status lulus 5 pelayanan tingkat dasar meliputi Pelayanan Administrasi
dan Manajemen, Pelayanan Medis, Gawat Darurat, Rekam Medis, dan
Keperawatan dengan Nomor KARS-SERT/661/VI/2012.
3.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia
3.2.1. Struktur Organisasi Rumah Sakit
Gambar 3. 1 Struktur Organisasi Rumah sakit
3.2.2. Struktur Organisasi Rekam Medis

Gambar 3. 2 Struktur Organisasi Rekam Medis
3.2.3. Kualifikasi Jabatan

1) Kepala Instalasi Rekam Medis
a) Pangkat/Gol. Ruang : Minimal Penata Muda Tk. l/III.b
b) Pendidikan : Minimal D3 Rekam Medis
c) Kursus/Diklat :
i. Pelatihan :
- Manajemen Rekam Medis
- ICD 10 dan ICD 9 CM
- Medical Record Electronic
- Komunikasi Efektif
- Rekam Medis dalam Akreditasi
- Manajemen dasar rumah sakit
- Manajemen Mutu RS dan rekam medis
- Manajemen sistem INACBGs
Ka. Instalasi Rekam

Medis
Sekretaris
Sub Pj Administrasi Sub Pj Logistik
Pj. Pengelolaan Pj. Monitoring

Pj. Rekam Medis
Rekam Medis Rawat Evaluasi Rekam
Rawat Jalan
Inap Medis & Pelaporan
Sub Pj Input Data Sub Pj Input Data

Sub Pj Arsip(Status)
Rekam Medis Rawat Rekam Medis Rawat
& Medicolegal
Jalan Inap
Sub Pj Pengolahan Sub Pj Pengolahan

Sub Pj Analisa Data
Data Rekam Medis Data Rekam Medis
Pelaporan
Rawat Jalan Rawat Inap
ii. Teknis penyusunan renstra, KPI, Analisis Jabatan, Analisis
Beban Kerja, dan Manajemen RS.
d) Pengalaman kerja: minimal pengalaman 5 tahun sebagai
Pelaksana Rekam Medis
e) Pengetahuan kerja: Peraturan dan pedoman terkait
pengelolaan Instalasi Rekam Medis, analisis beban kerja.
f) Keterampilan kerja: Menguasai aplikasi Ms Office dan
internet
2) Sekretaris
a) Pangkat/Gol. Ruang : Minimal Penata Muda Tk. l/III.b
c) Kursus/Diklat :
i. Pelatihan :
- Manajemen Rekam Medis
- ICD 10 dan ICD 9 CM
- Medical Record Electronic
- Komunikasi Efektif
- Rekam Medis dalam Akreditasi

ii. Teknis penyusunan renstra, KPI, Analisis Jabatan, Analisis
Beban Kerja Unit dan Pembuatan pedoman organisasi,
Pembuatan BPPRM dan Program Kerja unit
d) Pengalaman kerja: minimal pengalaman 5 tahun sebagai staff
Rekam Medis
e) Pengetahuan kerja: Peraturan dan pedoman terkait pengelolaan
Instalasi Rekam Medis, analisis beban kerja.
f) Keterampilan kerja: Menguasai aplikasi Ms Office dan internet
3) Penanggung Jawab Rekam Medis Rawat Jalan
a) Pangkat/Gol. Ruang : Minimal Penata Muda Tk. l/III.a
c) Kursus/Diklat :
i. Penjenjangan : Diklat Costumer Service,
Manajemen Dasar Rekam Medis, ICD 10 dan ICD 9 CM
ii. Teknis
d) Pengalaman kerja: minimal pengalaman 2 Tahun di bagian
pengelolaan rekam medis
e) Pengetahuan kerja: Peraturan dan pedoman terkait pelayanan
rawat jalan.
internet
4) Penanggung Jawab Pengelolaan Rekam Medis Rawat Inap
c) Kursus/Diklat :
ii. Teknis : Rekam Medis
d) Pengalaman kerja: minimal pengalaman 2 tahun di bagian
rekam medis
internet
5) Penanggung Jawab Monitoring dan Evaluasi Rekam Medis &
Pelaporan
c) Kursus/Diklat :
d) Pengalaman kerja: 2 tahun di bagian pelaporan rekam medis
internet
6) Sub PJ Input Data Rawat Jalan
c) Kursus/Diklat :
i. Penjenjangan : Diklat Costumer Service
d) Pengalaman kerja: 2 tahun di bagian registrasi
internet
7) Sub Penanggung Jawab Administrasi
c) Kursus/Diklat :
d) Pengalaman kerja: 2 tahun di bagian pengelolaan rekam medis
internet
8) Sub Penanggung Jawab Logistik
c) Kursus/Diklat :
d) Pengalaman kerja: 2 tahun bekerja sebagai staff rekam medis
internet
9) Sub Penanggung Jawab Input Data RM Rawat Inap
c) Kursus/Diklat :
d) Pengalaman kerja: 2 tahun di bagian validasi rawat inap
internet
10) Penanggung Jawab Pengolahan Data Rekam Medis Rawat Inap
c) Kursus/Diklat :
d) Pengalaman kerja: 2 tahun di bagian evaluasi berkas rekam
medis
internet
11) Sub Penanggung Jawab Analisa Data dan Pelaporan
c) Kursus/Diklat :
d) Pengalaman kerja: 2 tahun di bagian pelaporan
internet
12) Sub Penanggung jawab Pengolahan data Rekam Medis Rawat
Jalan
c) Kursus/Diklat :
d) Pengalaman kerja: 2 tahun di bagian evaluasi berkas rekam
medis
internet
13) Sub Penanggung Jawab Arsip (Status) & Medicolegal
c) Kursus/Diklat :
d) Pengalaman kerja: 2 tahun di bidang organisasi
internet
3.2.4. Wewenang dan Tanggung Jawab Rekam Medis

Wewenang:
a) Menilai, menegur, dan memotivasi pegawai di Instalasi Rekam
Medis
b) Mengatur rencana kerja kegiatan penyelenggaraan Instalasi
Rekam Medis
c) Mengendalikan kegiatan dilingkup Instalasi Rekam Medis
d) Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait
Tanggung Jawab:
a) Terlaksananya tugas pokok dan fungsi Instalasi Rekam Medis
dengan baik
b) Kelancaran pelaksanaan,pengendalian, pengawasan, dan
evaluasi pelayanan di Instalasi Rekam Medis (dari aspek
manajemen instalasi)
c) Koordinasi yang baik dengan seluruh jajaran manajemen RS dan
Instalasi Rekam Medis dalam infrastruktur RSUD DR.Rasidin
Padang secara fungsi dan lintas sectoral
d) Pelaksanaan manajemen SDM Instalasi Rekam Medis
e) Melakukan pembinaan staf di lingkungan Instalasi Rekam Medis
2) Sekretaris
Wewenang:
a) Menilai, menegur, dan memotivasi staf di bawahnya
b) Mengoreksi hasil kerja bawahan
c) Meminta masukan dari bawahan
d) Mengklarifikasi hasil analisis laporan dari PJ
e) Mengendalikan kegiatan di lingkup PJ Rekam Medis
Tanggung Jawab:
a) Terlaksananya tugas pokok dan fungsi sekretaris dengan baik
b) Kelancaran pelaksanaan, pengendalian, pengawasan, dan
evaluasi pelayanan di Instalasi Rekam Medis (dari aspek
manajemen instalasi)
c) Bertanggung jawab dengan laporan yang diberikan masing-
masing penanggung jawab di instalasi rekam medis
d) Penyusunan rencana dan laporan kegiatan Instalasi Rekam
Medis secara berkala
e) Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi
Rekam Medis
Wewenang:
a) Memotivasi petugas Instalasi Rekam Medis Rawat Jalan
b) Mengatur jalannya kegiatan registrasi, cetak SEP, Input layanan,
validasi, koding dan grouping pasien rawat jalan
c) Mengkoordinasi dan mengklarifikasi hasil kegiatan pelayanan
rawat jalan kepada unit terkait
d) Mengendalikan kegiatan pelayanan di rawat jalan
Tanggung Jawab:
a) Kelancaran pelaksanaan tugas registrasi, cetak SEP, input
layanan, koding grouping
b) Keakuratan hasil kerja
c) Ketepatan penyelesaian hasil kerja.
Wewenang:
a) Memotivasi petugas Instalasi Rawat Inap Rekam Medis
b) Mengatur jalannya kegiatan input layanan, validasi, koding dan
grouping pasien rawat inap
c) Mengkoordinasi dan mengklarifikasi hasil kegiatan pelayanan
rawat inap kepada unit terkait
d) Mengendalikan kegiatan pelayanan di rawat inap.
Tanggung Jawab:
a) Kebenaran dalam pengimputan data, validasi dan assembling
berkas rekam medis
b) Kepuasan pasien dan kebenaran dalam pengurusan pasien pulang
c) Ketepatan pengembalian berkas rekam medis dalam waktu
1Xs24 jam
d) Untuk mengetahui berkas yang diberikan setiap hari
e) Mengetahui jumlah permasalahan pasien setiap bulan
Pelaporan
Wewenang:
a) Memotivasi petugas pengolahan data Instalasi Rekam Medis
b) Mengatur jalannya kegiatan pengolahan data rekam medis dan
pelaporan
c) Mengkoordinasi dan mengklarifikasi hasil pelaporan kepada unit
terkait
d) Mengendalikan kegiatan pengolahan data di rekam medis.
Tanggung Jawab:
a) Bertanggung jawab dengan laporan statistik rumah sakit
b) Bertanggung jawab dalam hal pengeluaran data dari rekam medis
c) Bertanggung jawab dengan kebenaran data yang diolah dari
rekam medis
d) Koordinasi hasil kerja ke unit yang terkait
Wewenang:
a) Memotivasi petugas Input Data Rawat Jalan
b) Mengatur jalannya kegiatan pelayanan rawat jalan
c) Mengkoordinasi dan mengklarifikasi dengan unit terkait
d) Mengendalikan kegiatan input data rawat jalan
e) Menyelesaikan masalah dan komplain pasien.
Tanggung Jawab:
a) Bertanggung jawab dengan kegiatan input data rawatjalan.
b) Bertanggung jawab berkas klaim yang telah diproses
c) Bertanggung jawab dengan kebenaran Cetakan SEP
d) Bertanggung jawab dengan kelengkapan berkas medis IRJ
7) Sub Penanggung JawabAdministrasi
Wewenang:
a) Memberikan informasi yang berkaitan dengan kepentingan
Instalasi rekam medis maupun staf nya
b) Mengatur jalannya kegiatan administrasi rekam medis
c) Mengkoordinasi dan mengklarifikasi dengan unit terkait dalam
hal kegiatan pengadministrasian
d) Mengendalikan jalannnya administrasi
Tanggung Jawab:
a) Bertanggung jawab dengan kegiatan administrasi rekam medis
b) Bertanggung jawab dokumen surat masuk dan surat keluar di
Instalasi Rekam Medis
c) Bertanggung jawab dengan kebenaran laporan KLPCM
Wewenang:
a) Memberikan informasi yang berkaitan dengan kepentingan
Instalasi rekam medis maupun staf nya
b) Mengatur jalannya kegiatan logistik
hal pangamprahan barang logistik
d) Mengendalikan jalannnya logistik
Tanggung Jawab:
a) Bertanggung jawab dengan kegiatan logistik
b) Bertanggung jawab dalam hal pendistribusian barang inventaris.
c) Bertanggung jawab dengan barang cetakan formulir rekam
medis.
d) Melaporkan persedian atau kondisi barang yang ada setiap akhir
tahun kepada Direktur Utama melalui Kasubag Rumah Tangga
dan Perlengkapan.
Wewenang:
a) Memotivasi petugas input dan validasi data dalam hal pekerjaan
b) Mengatur jalannya kegiatan input dan validasi data di ruangan
rawat inap
hal kelengkapan berkas rekam medis dan berkas klaim pasien
jaminan.
d) Mengendalikan pelaksanaan input dan validasi data diruangan
e) Menyelesaikan masalah dan komplain pasien
Tanggung Jawab:
a) Bertanggung jawab kebenaran input dan validasi data pasien
rawat inap
b) Bertanggung jawab dengan kelengkapan dokumen untuk syarat
penagihan pasien pulang dari IRNA
c) Koordinasi dengan unit terkait dalam hal tagihan pasien pulang
d) Bertanggung jawab dengan kelengkapan pengisian berkas rekam
medis rawat inap
e) Bertanggung jawab dengan laporan berkas yang kembali ke
rekam medis
Wewenang:
a) Mengkoordinasi dan mengklarifikasi dengan unit terkait tentang
laporan analisa dokumen terintegrasi
Tanggung Jawab:
a) Bertanggung jawab atas laporan analisa dokumen rekam medis
Terintegrasi Rawat Inap
b) Bertanggung jawab atas laporan evaluasi KLPCM
Wewenang:
laporan analisa data dan pelaporan.
Tanggung Jawab:
a) Bertanggung jawab atas laporan analisa data dan pelaporan
b) Bertanggung jawab dengan kebenaran laporan
c) Melaporkan kepada unit yang terkait
12) Sub Penanggung jawab Pengolahan data Rekam Medis Rawat Jalan
Wewenang:
laporan analisa dokumen terintegrasi
Tanggung Jawab:
a) Bertanggung jawab atas laporan analisa dokumen rekam medis
Terintegrasi Rawat Jalan
b) Bertanggung jawab atas laporan evaluasi KLPCM
Wewenang:
a) Memotivasi petugas penyimpanan rekam medis
b) Mengatur jalannya kegiatan penyimpanan berkas rekam medis
c) Mengkoordinasi dan mengklarifikasi dengan unit terkait jika ada
kesalahan
d) Mengendalikan penyimpanan berkas rekam medis
e) Menyelesaikan masalah dan komplain pasien.
Tanggung Jawab:
a) Bertanggung jawab dengan kegiatan penyimpanan berkas rekam
medis
b) Bertanggung jawab dengan berkas yang dipinjamkan untuk
kepentingan penelitian dan asuransi
c) Bertanggung jawab dengan kebenaran penyimpanan sesuai
dengan prosedur penyimpanan yang telah ditetapkan
d) Ketepatan pengembalian berkas dari rawat jalan, rawat inap
maupun IGD
14) Panitia Rekam Medis
Tanggung Jawab:
a) Membuat penyelenggaraan rekam medis yang baik dan
membantu terselenggaranya pengelolaan rekam medis yang
memenuhi standar-standar yang telah ditetapkan
b) Memberikan saran dan pertimbangan dalam hal penyimpanan
rekam medis dan menjamin bahwa semua informasi dicatat
sebaik-baiknya dan menjamin tersedianya data yang dipedukan
untuk menilai pelayanan yang diberikan kepada seorang pasien.
Menjamin pelaksanaan penyimpanan rekam medis (filing
records), peminjaman rekam medis (retrieval), pengeluaran /
pendistribusian rekam medis (distribution), pembuatan indeks
(indeksing) dan tersedianya rekam medis dari semua pasien seda
pengelolaan dan penyajian data medis untuk proses pelaporan
dari suatu instansi pelayanan kesehatan.
3.2.5. Uraian Tugas Instalasi Rekam Medis

Ikhtisar Jabatan:
Mengkoordinir, merencanakan, dan menyiapkan sarana dan
prasarana serta sumber daya manusia untuk terlaksananya tugas-
tugas administarsi dan pelayanan Instalasi Rekam Medis secara
maksimal.
Uraian Tugas:
a) Membuat program perencanaan, pengawasan dan evaluasi
dalam ruang lingkup Instalasi Rekam Medis (Rencana Kerja
dan Anggaran Instalasi) untuk diajukan pada Direksi.
b) Memberikan saran dan pertimbangan baik yang diminta
maupun tidak diminta pada Direksi, demi kepentingan
Instalasi/Organisasi/ Manajemen.
c) Melakukan telaahan / analisa laporan yang bersifat
administrasi tentang ketenagaan, fasilitas, peralatan, pelayanan,
rekam medis yang dibuat oleh Sekretaris, Sub. PJ Administasri,
Sub. PJ Logistik, PJ Rawat Jalan/Registrasi, PJ Pengelolaan
Rekam Medis Rawat Inap, PJ Monitoring Evaluasi Rekam
Medis dan Pelaporan, Sub Pj Registarsi Rawat Jalan, Sub. Pj
Input Data Rekam Medis Rawat Jalan, Sub. PJ Arsip (Status)
dan Medicolegal, Sub.PJ Input Data Rekam Medis Rawat Inap,
Sub. PJ Pengolahan Data Rekam Medis Rawat Inap, Sup. PJ
Pelaporan dalam ruang lingkup Instalasi Rekam Medis dan
membuat keputusan untuk tindak lanjut.
d) Meneruskan informasi yang berkaitan dengan kebijakan
Rumah Sakit /lnstalasi pada Sekretaris, seluruh Penanggung
Jawab dan Staf dalam ruang lingkup Instalasi Rekam Medis.
e) Menyusun jumlah kebutuhan tenaga sesuai dengan bagian
(penerima arsipan, pengolahan) dan lain-lain.
2) Sekretasis
Ikhtisar Jabatan:
Membantu penyiapan tugas harian kepala Instalasi Rekam
Medis yang berhubungan dengan urusan interen Rekam Medis.
Uraian Tugas:
a) Membantu kepala Instalasi Rekam Medis dalam melaksanakan
perencanaan, pelaksanaan pengawasan dan evaluasi dalam
lingkup Instalasi Rekam Medis.
b) Memberikan saran dan pertimbangan, baik diminta maupun
tidak diminta oleh Kepala Instalasi Rekam Medis, demi
kepentingan Instalasi Rekam Medis / Organisasi/ manajemen.
c) Melakukan analisa laporan kegiatan rekam medis yang dibuat
Oleh masing-masing penanggung jawab (TPP, Pengolahan
Data, Medicolegal, Umum, dan Logistik) yang bersifat
administrasi tentang ketenagaan, fasilitas, peralatan, dan Iain-
Iain untuk diteruskan ke Kepala Instalasi Rekam Medis.
d) Membuat konsep surat menyurat yang berkaitan dengan tugas
keadministrasian / kesekretariatan, serta memberikan paraf
surat-surat yang akan ditanda-tangani oleh Kepala Instalasi
Rekam Medis.
e) Membuat Protokol dan aturan yang berkaitan dengan dengan
kepentingan / kebutuhan organisasi Instalasi Rekam Medis
berdasarkan masukan dari penanggung jawab (PJ) bagian dan
diajukan kepada Kepala Instalasi Rekam Medis.
Ikhtisar jabatan:
Mengkoordinasikan pelaksanaan, pemantauan pelayanan
registrasi, input layanan, coding, grouping rawat jalan.
Uraian Tugas:
a) Mengkoordinir jalannya registrasi, cetakan SEP, input layanan,
validasi koding dan grouping pasien JKN.
b) Mengkoordinir kurir mengantar/ mengambil berkas rekam
medis ke masing-masing poliklinik.
c) Menyelesaikan permasalahan dengan unit terkait sebatas
tingkat penanggung jawab.
d) Membuat laporan pelayanan rawat jalan.
e) Mengatur pelaksanaan tugas masing-masing staf registrasi
rawat jalan.
Ikhtisar Jabatan:
Mengkoordinasikan pelaksanaan registrasi rawat inap, input
layanan, validasi, coding, grouping rawat inap.
Uraian Tugas:
a) Mengkoordinir jalannya input layanan, validasi dan
assembling berkas rekam medis rawat inap.
b) Mengkodinir pasien pulang dari ruangan perawatan.
c) Mengkoordinir kelengkapan berkas tagihan pasien rawat
inap,menginput, koding pasien umum dan pasien jaminan
kantor
d) Mengkoordinir berkas rekam medis yang kembali ke rekam
medis I X 24 Jam.
e) Melakukan verifikasi kelengkapan berkas pasien yang pulang
rawat.
Pelaporan
Ikhtisar Jabatan:
Memonitor semua kegiatan proses data rekam medis.
Uraian Tugas:
a) Mengecek kembali sensus yang datang setiap hari dengan sensus
dan laporan pasien masuk dan pulang yang ada pada sistem
komputerisasi.
b) Merekap Laporan bulanan berdasarkan bangsal/ruangan rawat.
c) Merekap lama dirawat pasien berdasarkan bangsal.
d) Membuat lama dirawat pasien pulang hidup/meninggal pada
sensus harian.
e) Membuat data kelahiran perbulannya.
Ikhtisar Jabatan:
Mengkoordinasikan pelaksanaan, pemantauan, Input
Layanan, Coding, Grouping Rawat Jalan.
Uraian Tugas:
a) Mengkoordinir pelaksanaan input tindakan pasien di masing-
masing poli
b) Mengkoordinir dokumen berkas klaim pasien jaminan
c) Mengimputkan diagnosa pasien.
d) Memantau pelaksanaan koding, grouping pasien jaminan di
masing-masing poliklinik.
e) Mengevaluasi berkas rekam medis yang kembali dari poliklinik
satu kali pelayanan.
7) Sub Penanggung Jawab Administrasi
Ikhtisar Jabatan:
Memimpin dan melaksanakan penyiapan bahan penyusunan
rencana Administrasi, membantu Kepala Instalasi Rekam Medis
dalam kegiatan penyelenggaraan administrasi.
Uraian Tugas:
a) Menerima, mencatat, dan menyortir surat sesuai dengan prosedur
dan ketentuan yang berlaku.
b) Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya.
c) Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan
yang berlaku.
d) Membuat notulen rapat.
e) Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan pimpinan
baik tertulis maupun lisan.
Ikhtisar Jabatan:
Memimpin dan melaksanakan penyiapan bahan penyusunan
rencana Logistik, koordinasi pelaksanaan, pemantauan dan
evaluasi pelaksanaan kegiatan sesuai dengan peraturan yang
berlaku dan arahan pimpinan dalam rangka mendukung
pengelolaan kegiatan Rekam Medis.
Uraian Tugas:
a) Bertanggung jawab atas kelancaran pelayanan umum dan logistik.
b) Membuat usulan pengadaan kebutuhan barang cetakan blangko
rekam medis untuk keperluan IRNA/SMF/Poliklinik/IGD,
kebutuhan alat tulis kantor dan kebutuhan rumah tangga Instalasi
Rekam Medis.
c) Membuat amprah formulir rekam medis setiap bulan.
d) Mengambil barang cetakan formulir rekam medis, alat tulis kantor
dan barang kebutuhan rumah tangga Instalasi Rekam Mediske
gudang perlengkapan umum.
e) Membuat daftar dinas pegawai Instalasi setiap bulan.
Ikhtisar Jabatan:
Mengkoordinasikan pelaksanaan, pemantauan Input Data
Rekam Medis, Validasi Data Rawat Inap.
Uraian Tugas:
a) Membaca laporan ruangan.
b) Memvalidasi jumlah berkas rekam medis sesuai dengan jumlah
pasien.
c) Memvalidasi data pelayanan awal dan diagnosa awal.
d) Memvalidasi data tindakan, menyesuaikan dengan dokumen
untuk pasien yang masih dirawat.
e) Memvalidasi data pasien pulang rawat inap.
Ikhtisar Jabatan:
Mengkoordinasikan kegiatan pengolahan berkas rekam
medis pasien pulang rawat inap.
Uraian Tugas:
a) Mencek kesiapan tenaga, Sistem Informasi Rumah Sakit
(computer network), peralatan dan perlengkapan kerja di unit
kerjanya.
b) Mengkoordinir berkas rekam medis pasien pulang rawat inap dari
TURP, kemudian meng-entry kode diagnosa penyakit, tindakan
medis sesuai dengan buku ICD-IO & ICD-9 CM ke format yang
telah disediakan pada komputer SIRS, dan mencatat ke kolom
yang telah disediakan untuk kode diagnosa penyakit dan tindakan
medis pada lembaran ringkasan masuk & keluar berkas rekam
medis pasien pulang rawat inap.
c) Membuat laporan evaluasi kuantitative untuk berkas Rekam
Medis Rawat Inap.
d) Merekap semua data BRM yang terisi dan membuat laporannya.
Ikhtisar Jabatan:
Kelancaran kegiatan analisa data & pelaporan.
Uraian Tugas:
a) Mencek kesiapan SIRS, peralatan dan perlengkapan kerja di unit
kerjanya.
b) Membuat laporan sebagai dasar pengambilan keputusan.
c) Mengumpulkan data untuk penyusunan laporan cakupan
pelayanan RUMAH SAKIT Tk. III. Dr. Reoksodiwiryo Padang
Padang.
d) Mengumpulkan data untuk penyusunan laporan efisiensi
pelayanan RUMAH SAKIT Tk. III. Dr. Reoksodiwiryo Padang
Padang.
e) Mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah/merekapitulasi
data rawat jalan dan gawat darurat untuk penyusunan laporan
cakupan pelayanan rumah sakit.
12) Sub Penanggung Jawab Pengolahan Data Rekam Medis Rawat
Jalan
Ikhtisar Jabatan:
Mengkoordinasikan kegiatan pengolahan berkas rekam
medis pasien pulang rawat jalan.
Uraian Tugas:
a) Mencek kesiapan tenaga, Sistem Informasi Rumah Sakit
(computer network), peralatan dan perlengkapan kerja di unit
kerjanya.
b) Mengkoordinir berkas rekam medis pasien pulang rawat inap dari
TURP, kemudian meng-entry kode diagnosa penyakit, tindakan
medis sesuai dengan buku ICD-IO & ICD-9 CM ke format yang
telah disediakan pada komputer SIRS, dan mencatat ke kolom
yang telah disediakan untuk kode diagnosa penyakit dan tindakan
medis pada iembaran ringkasan masuk & keluar berkas rekam
medis pasien pulang rawat jalan.
c) Membuat laporan evaluasi kuantitative untuk Berkas Rekam
Medis Rawat Jalan
d) Merekap semua data BRM yang terisi dan membuat laporanya.
Ikhtisar Jabatan:
Mengkoordinasikan pelaksanaan, pemantauan penyimpanan
berkas rekam medis.
Uraian Tugas:
a) Mengkoordinir pengeluaran berkas rekam medis sesuai nomor
rekam medis yang diminta dengan menempatkan outguide pad
posisi rekam medis yang keluar.
b) Memantau penerimaan print out treser dari unit registrasi.
c) Mengkoordinasikan penyerahan berkas rekam medis ke unit
ekspedisi.
d) Memantau pelaksanaan penjajaran berkas rekam medis sesuia
system terminal digit.
e) Mengeluarkan berkas rekam medis untuk visum dan asuransi.
3.2.6. Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis
Organisasi RSU diatur dalam keputusan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia No. 983/MENKES/SK/D (I/1992 tentang
Pedoman Organisasi RSU. Khusus rekam medis di dalam organisasi
rumah sakit sesuai klasifikasi kelas A, B, C dan D terdapat kegiatan
rekam medis masing-masing pada pasal 16 ayat 3, pasal 40 ayat 32.
Instalasi Rekam Medis dipimpin oleh seorang tenaga yang

mempunyai kualifikasi dan pengalaman dibidang rekam medis dan
dibantu oleh staf rekam medis yang cukup dan mampu melaksanakan
tugasnya sesuai dengan standar prosedur dan ketentuan yang berlaku.
Kepala Instalasi Rekam Medis dalam melaksanakan kegiatan

mengelola dan menyiapkan sarana dan prasana, dan
mengkoordinasikan seluruh kegiatankegiatan di Instalasi Rekam
Medis di bantu oleh Sekretaris, Pj. Rekam Medis Rawat Jalan, Pj.
Pengelolaan Rekam Medis Rawat Inap, Pj. Monitoring Evaluasi
Rekam Medis &PeIaporan, Sub. Pj Administrasi, Sub. Pj Logistik,
Sub. Pj Input Data Rekam Medis Rawat Jalan, Sub. Pj Input Data
Rekam Medis Rawat Inap, Sub Pj Arsip status) &MedicoIegaI, Sub Pj
Pengolahan Data Rawat Jalan, Sub. Pj Pengolahan Data Rawat Inap,
Sub Pj Analisa Data Dan Pelaporan.
3.3. Perencanaan Fasilitas di Unit Kerja RMIK

3.3.1. Sarana dan Prasarana
Sarana merupakan aspek yang mendukung terjadinya proses
pelayanan terhadap pasien. Sarana merupakan alat-alat yang
digunakan dalam menjalankan pelayanan seperti komputer di masing-
masing petugas yang mampu menunjang pekerjaan petugas, kursi,
meja kerja dll. Tampak di RSUD Dr.Rasidin Padang sudah melakukan
perencanaan dimana setiap petugas memiliki meja kerja dan komputer
masing-masing serta alat penunjang seperti printer, mesin foto copy
dan alat penunjang lainnya. Untuk prasarana yang merupakan aspek
penunjang dari sarana seperti adanya ruangan pendaftaran, ruangan
casemix ruangan logistik, ruangan penyimpanan berkas rekam medis
yang memiki rak-rak / roll o pack sebagai tempat penyimpanan berkas
rekam medis.
3.3.2. Aspek Ergonomis Sarana dan Prasarana

Aspek dari ergonomi sarana dan prasarana di RSUD Dr.Rasidin
Padang sudah dirancang secara matang sehingga lingkungan kerja
dari RSUD Dr.Rasidin Padang sudah bagus, tetapi egonomis di
ruangan penyimpanan tidak memenuhi standar karena banyaknya
berkas rekam medis pasien yang terlalu tebal sehingga banyak
memakan tempat bahkan sampai di lantai. Hal ini dapat
membahayakan petugas penyimpanan karena adanya resiko
kecelakaan kerja di bagian penyimpanan berkas rekam medis.
3.4. Regulasi Terkait Informasi, Mitigasi Resiko dan Contingency Plan

Tentu saja regulasi untuk informasi resiko dan contingency plan ada di
RSUD Dr.Rasidin Padang agar seluruh kesalahan yang terkait dengan hal
tersebut tidak terjadi. Tetapi padi kegiatan PKL 3 dan 4 tidak adanya
penjelasan kepada penulis tentang regulasi ini.
3.5. Aplikasi Perangkat Lunak

Perangkat Lunak (software) merupakan data elektronik yang disimpan
sedemikian rupa oleh komputer itu sendiri, data yang disimpan ini dapat
berupa program atau instruksi yang akan dijalankan oleh perintah, maupun
catatan-catatan yang diperlukan oleh komputer untuk menjalankan perintah
yang dijalankannya. Untuk mencapai keinginannya tersebut dirancanglah
suatu susunan logika, logika yang disusun ini diolah melalui perangkat lunak,
yang disebut juga dengan program beserta data-data yang diolahnya.
Pengolahan pada software ini melibatkan beberapa hal, diantaranya sistem
operasi, program, dan data. Software ini mengatur sedemikian rupa sehingga
logika yang ada dapat dimengerti oleh mesin komputer.
Perangkat lunak yang digunakan pada instalasi rekam medis RSUD

Dr.Rasidin Padang berupa aplikasi yang dinamakan MMS(Mitrais Medical
System) yang dikembang oleh pihak rumah sakit. MMS(Mitrais Medical
System) merupakan aplikasi yang sudah lengkap fiturnya seperti pendaftaran
pasien, rekam medis elektronik, pelaporan pasien, pen-claiman, dll yang tentu
saja telah terhubung (Brigding) dengan BPJS.
3.6. Standar Unit Kerja Rekam Medis dalam Akreditasi Rumah Sakit
Agar pekerjaan pada unit rekam medis berjalan dengan baik tentu adanya
standar yang ditetapkan oleh rumah sakit terkait dengan akreditasi rumah
sakit untuk mempertahankan dan meningkatkan mutu rumah sakit. Tetapi
penulis tidak dapat menjelaskan lebih lanjut tentang standar unit kerja rekam
medis dalam akreditasi rumah sakit dan bagaimana implementasinya
dikarenakan tidak adanya penjabaran materi tentang ini
3.7. Aturan dan Tata Cara Klasifikasi/Kodefikasi diagnosa

Klasifikasi diagnosa yang dilakukan di RSUD Dr Rasidin Padang telah
sesuai dengan aturan yang dipakai Indonesia yaitu menggunakan ICD 10
dengan cara mencari diagnosa di ICD 10 Volume 3 dengan menggunakan kata
kunci dan merujuk ke ICD 10 Volume 1 untuk memvaladiasi bahwa kode
yang digunakan benar. Jika ada kekeliruan diagnosa petugas koding atau
biasa disebut koder akan mengklarifikasi kepada dokter yang bersangkutan
tentang diagnosa tersebut. Dan untuk pengodean atau klasifikasi terkait
mortalitas atau kematian akan diklasifikasikan atau dikode dengan diagnosa
yang tertera di sertifikat kematian pasien yang merupakan diagnosa yang
menyebabkan pasien meninggal dunia.
3.8. Pertukaran Data dan Informasi Kesehatan

Pertukaran data dan informasi kesehatan yang dilakukan di RSUD Dr
Rasidin Padang menggunakan elektronik dan manual. Pertukaran data dan
informasi tersebut menggunakan Sistem Manajemen Informasi Rumah Sakit
dan dengan berkas rekam medis pasien. Penggunaan rekam medis elektronik
yang belum sempurna mengakibatkan RSUD Dr Rasidin Padang masih
menggunakan berkas rekam medis pasien sebagai media atau alat pertukaran
data dan informasi.
3.9. Pengolahan Data Rekam Medis

3.9.1. Coding
Prosedur pengodingan dilakukan sebagai berikut:
a) Koder menerima berkas rekam medis
b) Koder menganalisa lembar-lembar berkas rekam medis
c) Jika ada diagnosa atau tindakan yang perlu di konfirmasikan ke
dokter, koder bisa menelpon atau memanggil dokter yang
bersangkutan.
d) Setelah diagnosa dan tindakan yang ditulis dokter lengkap, jelas
dan benar, koder melakukan pengkodean diagnosa dengan ICD
10 dan tindakan dengan ICD 9 CM
e) Berkas rekam medis yang terkode, selanjutnya dientri ke aplikasi
SIMRS dan dilakukan Grouping untuk mendapatkan perolehan
tarif/biaya rumah sakit
3.9.2. Assembling
Proses assembling dilakukan ketika berkas rekam medis dari rawat
inap maupun IGD telah kembali, kegiatan ini merupakan kegiatan
merakit kembali berkas rekam medis sesuai dengan peraturan susunan
berkas rekam medis di RSUD Dr Rasidin Padang.
Berikut susunan berkas rekam medis:
1) Instalasi Rawat Jalan

a) Persetujuan Umum (general consent) rawat jalan
b) Skrining pasien rawat jalan
c) Ringkasan riwayat klinik
d) Profil ringkas medis rawat jalan
e) Asesmen rawat jalan keperawatan
f) Asesmen rawat jalan medis
g) Catatan terintegrasi rawat jalan
h) Catatan pemberian informasi dan edukasi pasien dan keluarga
terintegrasi
i) Formulir konsultasi
j) Hasil laboratorium
2) Instalasi Gawat Darurat
a) Formulir triase
b) Asesmen rawat IGD keperawatan
c) Asesmen rawat IGD medis
d) Catatan terintegrasi rawat IGD
e) Ringkasan pasien keluar IGD
f) Formulir konsultasi
g) Asuhan keperawatan gawat darurat
3) Instansi Rawat Inap
a) Persetujuan umum (general consent)
b) Tata tertib bagi pasien
c) Ringkasan masuk & keluar (petugas adm ranap)
d) Ringkasan masuk & keluar (DPJP)
e) Sebab kematian
f) Ringkasan pada waktu pasien keluar (discharge summary)
4) Pembatas Merah Untuk Asesmen Awal Pasien Ranap
a) Asesmen awal keperawatan rawat inap
b) Asesmen awal medis pasien rawat inap (dokter)
5) Pembatas Kuning Untuk Catatan Dokter
a) Daftar hadir DPJP dan daftar DPJP
b) Persetujuan tindakan kedokteran
c) Penolakan tindakan kedokteran
d) Dokumentasi pemberian informasi prosedur tindakan transfuse
darah dan produk darah
e) Persetujuan tindakan medis
f) Konsultasi dokter
g) Status anastesi
h) Dokumen pemberian informasi anestesi
i) Edukasi pasien pra aestesi
j) Formulir perawatan pasca bedah
k) Laporan operasi
l) Asesmen pasien terminal
m) From A dan form B
n) Rencana pemulangan pasien (discharge palnning)
6) Pembatas Hijau Untuk Catatan Terintegrasi
a) Catatan perkembangan pasien terintegrasi
b) Clinical pathway
c) Catatan pemberian informasi dan edukasi terintegrasi
7) Pembatas Biru Untuk Catatan Keperawatan
a) Asuhan keperawatan
b) Asesmen risiko jatuh humty-dumty (khusus anak-anak)
c) Asesmen ulang risiko jatuh humty-dumty (khusus anak-anak)
d) Asesmen ulang resiko jatuh morse
e) Asesmen resiko jatuh lansia (>60 TH)
f) Asesmen resiko edmoson
g) Asesmen nyeri pada pasien neonatal infant pain scale (NIPS)
h) Nyeri pada pasien tidak sadar / behavior pain scale (BPS)
i) Wong baker scale
j) Numeric scale
k) Catatan grafik tanda vital
l) Daftar kontrol istemewa
m) Daftar control (catatan perawatan intensif)
n) Formulir transfer pasien
o) Formulir transfer pasien untuk pemeriksaan diagnostik
8) Pembatas Orange Untuk Catatan Penunjang Medis
a) Daftar pemberian obat-obatan
b) Formulir rekonsilitas obat
c) Formulir pelaporan efek samping obat panitia farmasi dan
terasi RSUP M.Djamil Padang
d) Format pengecekan ganda pemberian obat-obatan kategori
“hight Alert” kepada pasien
e) Hasil-hasil pemeriksaan penunjang
f) Formulir asuhan gizi dewasa
g) Formulir skrining gizi lanjut dewasa
h) Formulir asuhan gizi anak
i) Formulir skrining gizi lanjut anak
j) Formulir permintaan konseling gizi
9) Pembatas Ungu Untuk Catatan Lain-Lain
Lain-lain (status ICU, status CVCU, kartu kendali dan lembaran

yang tidak pakai no RM)
3.9.3. Indexing
Berkas rekam medis yang telah dilakukan pengodean, selanjutnya
akan dientri ke aplikasi MMS yang nantinya menghasilkan laporan:
1) Laporan Indeks Penyakit dan Indeks Pasien
2) Laporan 10 penyakit terbanyak rawat jalan
3) Laporan 10 penyakit terbanyak rawat inap
3.9.4. Filling
Setelah berkas rekam medis di assembling dan dilakukan Analisa,
berkas rekam medis diletakkan di rak berdasarkan nomor rekam medis
belakangnya. Kemudian berkas yang sudah disusun berdasarkan
nomor akhir dari nomor rekam medis diambil oleh petugas filling
sesuai pembagian tugas atas nomor akhir rekam medis tersebut yang
ada 5 orang.
3.9.5. Analisis
Analisis kelengkapan berkas rekam medis yang digunakan di RSUD
Dr Rasidin Padang yaitu menggunakan analisis kualitatif dan
kuantitatif yang dibuat dalam bentuk excel berdasarkan status dan
sistem informasi manajemen rumah sakit.
3.10. Prosedur klaim
Gambar 3. 3 Alur Klaim BPJS
Setelah pasien selesai mendapatkan pelayanan kesehatan maka akan dibuat

resume medis yang berisikan informasi klinis seperti anamnesa, diagnosa
utaman, diagnosa sekunder, tindakan yang dilakukan dll. Selain itu data sosial
pasien juga dipersiapkan untuk klaim. Setelah itu dilakukan koding diagnosa
dan tindakan di MMS, setelah sudah di berikan kode maka akan di gruping di
MMS yang sudah terhubung dengan aplikasi INA CBGs dan didapatkanlah
Kode INA CBGs. Setelah kode INA CBGs didapatkan maka akan tarif dan
dikirimkan ke pihak asuransi, setelah dikirim maka pihak akan melakukan
verifikasi klaim dan pembiyaan klaim dilakukan kalau klaim sudah
terverivikasi oleh pihak asuransi.
3.11. Pelaporan dan Statistik Rumah Sakit

3.11.1. Internal
Rumah sakit ditujukan kepada Direksi RS terkait. Laporan interen
Kabag/Kabid/Ka Instalasi/Ka SMF terkait meliputi:
1. Laporan pasien masuk

2. Laporan pasien keluar.
3. Laporan pasien meninggal
4. Laporan pasien dirawat
5. Laporan han perawatan.
6. Statistik Rumah Sakit (BOR, BTO, TOI, LOS)
7. Laporan kegiatan persalinan.
8. Laporan kegiatan pembedahan.
9. Laporan kegiatan rawat jalan.
Sumber data dari laporan-laporan tersebut di atas adalah Sensus

Harian Pasien Rawat Inap. Sensus harian tersebut menjadi dasar
dalam pelaksanaan pembuatan laporan-laporan rumah sakit yang
kegiatannya dihitung mulai dari jam 00.00 wib s/d jam 24.00 wib 26
setiap harinya. Pelaporan ini dibuat dibagian pengelolaan data dan
dikirim ke bagian ADM atau bagian pelayanan yang kemudian akan
diberikan kepada direktur rumah sakit dalam bentuk laporan Word.
3.11.2. Eksternal
Laporan eksteren rumah sakit ditujukan kepada Kementrian
Kesehatan RI, Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan, Dinas
Kesehatan Provinsi Sumatera Barat, Dinas Kesehatan Kota Padang
meliputi laporan:
1). Formular RL 1 Profil Rumah Sakit

a) Formulir RL 1.1 Dasar Rumah Sakit
b) Formulir RL 1.2 Indikator Pelayanan Rumah Sakit
c) Formulir RL 1.3 Fasilitas Tempat Tidur
2). Formular RL 2 Ketenagaan
3). Formulir RL 3 Data Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit
a) Formulir RL 3.1 Kegiatan Pelayanan Rawat Inap
b) Formulir RL 3.2 Kegiatan Pelayanan Rawat Darurat
c) Formulir RL 3.3 Kegiatan Kesehatan Gigi dan Mulut
d) Formulir RL 3.4 Kegiatan Kebidanan
e) Formulir RL 3.5 Kegiatan Perinatologi
f) Formulir RL 3.6 Kegiatan Pembedahan
g) Formulir RL 3.7 Kegiatan Radiologi
h) Formulir RL 3.8 Pemeriksaan Laboratorium
i) Formulir RL 3.9 Pelayanan Rehabilitasi Medis
j) Formulir RL 3.10 Kegiatan Pelayanan Khusus
k) Formulir RL 3.11 Kegiatan Kesehatan Jiwa
l) Formulir RL 3.12 Kegiatan Keluarga Berencana
m) Formulir RL 3.13 Pengadaaan Obat Penulisan dan
Pelayanan Resep
n) Formulir RL 3.14 Kegiatan Rujukan
o) Formulir RL 3.15 Cara Bayar
4). Formulir RL 4 Morbiditas
a) Formulir RL 4a Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat
Inap
b) Formulir RL 4b Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat
Jalan
5). Formulir RL 5 Data Bulanan
a) Formulir RL 5.1 Pengunjung Rumah Sakit
b) Formulir RL 5.2 Kunjungan Rawat Jalan
c) Formulir RL 5.3 Daftar 10 Besar Penyakit Rawat Inap
d) Formulir RL. 5.4 Daftar 10 Besar Penyakit Rawat Jalan
3.12. Sistem Penyimpanan
Sistem penyimpanan di RSUD Dr Rasidin Padang menggunakan sistem
Sentralisasi dimana rekam medis pasien rawat inap, rawat jalan dan IGD
digabung dalam satu tempat.
3.13. Sistem Penomoran

Sistem penomoran yang digunakan yaitu: Cara Unit (Unit Numbering
System). System ini memberikan hanya satu unit rekam medis untuk satu
orang pasien.
1). Rekam medis seorang pasien baik rekam medis rawat jalan, rawat inap
maupun gawat darurat digabung menjadi satu.
2). Pada saat seorang pasien berkunjung pertama sekali apakah sebagai
pasien rawat jalan maupun gawat darurat kepadanya diberikan satu
nomor Rekam Medis (Admiting Number) yang akan dipakai selamanya
di RSUD Dr Rasidin Padang untuk kunjungan berikutnya sehingga
rekam medis pasien tersebut tersimpan di dalam satu map (berkas)
dibawa satu nomor.
3). Kepada pasien diberikan satu kartu identitas berobat yang harus dibawa
setiap datang berkunjung untuk mendapat pelayanan rekam medis.
4). Sumber nomor adalah sudah terprogram secara otomatis berurutan
melalui system komputer, jadi nomor akan berurutan baik melalui
pendaftaran di tempat penerimaan pasien rawat jalan maupun gawat
darurat. Nomor terdiri dari 6 (enam) angka yang dikelompokkan menjadi
3 kelompok masing-masing 2 (dua) angka:
a). Kelompok angka pertama adalah kelompok 2 angka terletak paling
kanan disebut primary digit
b). Kelompok angka kedua adalah 2 angka yang terletak ditengah-tengah,
disebut secondary digit
c). Kelompok angka ke tiga dalah 2 angka yang terletak paling kiri
disebut tertiary digit
3.14. Sistem Penjajaran
Sistem pengarsipan rekam medis di RSUD Dr Rasidin Padang adalah
menggunakan sistem Terminal Digit Filling, yaitu berpedoman menggunakan
angka belakang dalam pencarian berkas rekam medis dan setelah menemukan
angka belakang, kemudian pencarian selanjutnya yaitu melihat angka
depannya dan setelahnya melihat angka bagian tengahnya. semakin kiri
berarti angkanya tengahnya semakin tinggi dan semakin ke kanan, maka
angka tengahnyanya semakin rendah. RSUD Dr Rasidin Padang merupakan
rumah sakit umum pusat dengan pasien lebih dari 400 dalam sehari. Jadi
dibutuhkan petugas dalam pencarian berkas rekam medis berjumlah 5 orang:
1. Nomor RM angka terakhir 1 dan 2 tanggungjawab petugas 1

BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Dari kegiatan selama praktek lapangan III dan IV di RSUD Dr Rasidin
Padang, maka dapat disimpulkan beberapa hal, diantaranya yaitu:
1. Pelayanan yang diberikan di RSUD Dr Rasidin Padang yaitu pelayanan

rawat inap, rawat jalan dan instalasi gawat darurat
2. Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) di Instalasi Rekam Medis
RSUD Dr Rasidin Padang sudah dilakukan dengan baik dengan adanya
struktur organisasi, kualifikasi jabatan, wewenang dan tanggung jawab
setiap jabatan, uraian tugas dan pengorganisasian pekerjaan.
3. Nampaknya sarana dan prasarana yang ada di Instalasi Rekam Medis
RSUD Dr Rasidin Padang sudah baik karena kecukupan pada setiap alat
penunjang dan ruangan.
4. Aplikasi perangkat lunak yang digunakan di Instalasi Rekam Medis
RSUD Dr Rasidin Padang berupa Sistem Informasi Manajemen Rumah
Sakit (SIMRS) yang dikembangkan oleh pihak rumah sakit dengan kerja
sama dengan pihak luar yang sudah digunakan secara baik tapi belum
sempurna.
5. Standar kerja di Instalasi Rekam Medis RSUD Dr.Rasidin Padang sudah
ada oleh karena itu dalam pekerjaan yang dilakukan oleh petugas berjalan
dengan baik.
6. Pengolahan data rekam medis di Instalasi Rekam Medis RSUD
Dr.Rasidin Padang berdasarkan standar atau SOP yang sudah dibuat.
7. Prosedur klaim terutama untuk pasien Jaminan Kesehatan Nasional (JKN)
di RSUD Dr.Rasidin Padang sudah sesuai dengan peraturan yang
dikeluarkan yang berdasarkan pada PERMENKES No. 52 tahun 2015
tentang standar tarif pelayanan kesehatan dalam penyelenggaraan
program jaminan kesehatan.
8. Sistem Penomoran yang digunakan yaitu penomoran Unit (Unit
Numbering System).
9. Sistem penyimpanan rekam medis di RSUD Dr.Rasidin Padang adalah
menggunakan sistem sentralisasi.
10. Sistem penjajaran rekam medis di RSUD Dr.Rasidin Padang adalah
menggunakan sistem Terminal Digit Filling.
11. Bentuk pelaporan yang digunakan yaitu dalan bentuk tabel dan grafik
dimana pelaporan internal terdiri dari sensus harian, laporan bulanan,
laporan triwulan dan laporan tahunan yang dikirimkan ke direktur dan
pelaporan eksternal berupa rekapitulasi laporan untuk pihak luar rumah
sakit. Untuk pelaporan yang berkaitan dengan mutu pelayanan seperti
kelengkapan berkas rekam medis itu dilaporan dengan bentuk tabel dan
grafik juga.
12. Cara kerja yang digunakan di RSUD Dr.Rasidin Padang yaitu
menggunakan aplikasi MMS.
4.2. Saran
Saran untuk Instalasi Rekam Medis RSUD Dr.Rasidin Padang adalah:
1. Menambah sumber daya manusia (SDM) untuk pengerjaan retensi dan

pemusnakan rekam medis karena kondisi dari tempat penyimpanan
berkas rekam medis sudah melimpah.
2. Merapikan tempat penyimpanan rekam medis in-aktif agar tidak dapat
merusak berkas rekam medis.
3. Mengganti bentuk map berkas rekam medis dari bahan kertas ke bahan
plastik agar mudah untuk diambil dan tidak rusak waktu pengambilan
maupun penyimpanan berkas rekam medis.
DAFTAR PUSTAKA
Cahya, H. I., & Muhtaddin, E. (2022). PELEPASAN INFORMASI REKAM

MEDIS DALAM MENJAMIN ASPEK HUKUM KERAHASIAAN
REKAM MEDIS DI PUSKESMAS TIRTAYASA. Journal of Applied
Health Research and Development, 4, 36–58.
Erkadius. (2019a). Manajemen Informasi Kesehatan I. Apikes Iris.
Erkadius. (2019b). Manajemen Informasi Kesehatan III. Apikes Iris.
Hatta, G. R. (2013). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Disarana.

Pelayanan Kesehatan. UI-Press. Kementrian Kesehatan Republik Indonesia.
Permenkes. (2008). PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK

INDOSIA 269/MENKES/PER/III/2008. In MENTERI KESEHATAN
REPUBLIK INDONESIA (Vol. 2008, p. 7).
Permenkes. (2022). PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK

INDONESIA NOMOR 24 TAHUN 2022 TENTANG REKAM MEDIS. In
MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA (Issue 8.5.2017, pp.
2003–2005).
Prasetyorini, A. (2018). Buku Ajar Statistik Kesehatan Bagi Administrator Rumah

Sakit (1st ed.). Indomedia Pustaka.
Santoso, D. B., & Pramono, A. E. (2018). Teknologi Informasi Kesehatan II

Aplikasi Perangkat Lunak Di Sarana Yankes. In Pusat Pendidikan Sumber
Daya Manusia Kesehatan.
Simanjuntak, E. (2021). Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis (Erlindai (ed.)).

UIM Press.
Sudra, R. I. (2010). Statistik Rumah Sakit. Graha Ilmu.

Laporan PL Rsud

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Laporan PL Rsud

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

LAPORAN PRAKTEK LAPANGAN III & IV

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH Dr.RASIDIN PADANG

PERIODE 03 JULI – 29 JULI 2023

NABILA ALIYA RAHMA

AKADEMI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN

Telah disetujui dan disahkan pada:

Dewi Oktavia, M.Kes

Dan dalam kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada

1. Ibu Sayati Mandi, M. Sc. selaku Direktur Apikes Iris.

Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan laporan ini.

Padang, 04 Juli 2023

Gambar 3. 1 Struktur Organisasi Rumah sakit ...................................................... 42

Berdasarkan Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 rekam medis

Statistik Kesehatan dapat memberi informasi mengenai kesehatan

1.2. Rumusan Masalah

a. Bagaimana sejarah terbentuknya RSUD Dr Rasidin Padang?

1.3. Tujuan Penulisan

1.4. Manfaat Praktek Lapangan

Dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dan masukan bagi

c. Manfaat bagi Rumah Sakit

Dapat digunakan sebagai bahan dari penelitian dan informasi

Rekam medis adalah fakta yang berkaitan dengan kondisi

b. Menurut Permenkes RI No. 269/MENKES/III/2008

Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dari

c. Menurut Permenkes RI No. 24 Tahun 2022

Rekam Medis adalah dokumen yang berisikan data identitas

2.1.2. Rekam Medis Elektronik

2.1.3. Tujuan Rekam Medis

Berkas rekam medis mempunyai nilai administratif karena

b. Aspek Legal (Hukum)

Berkas rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya

c. Aspek Finansial (Keuangan)

Berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya

d. Aspek Riset (Penelitian)

Berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena

e. Aspek Edukasi (Pendidikan)

Berkas rekam medis yang mempunyai nilai pendidikan

Berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi karena

2.1.4. Kepemilikan Rekam Medis

2.1.5. Penggunaan Rekam Medis

Perencanaan SDM atau Human Resource Planning (HRP)

2.2.2. Tujuan dan Fungsi

a. Monitoring Demand dan Supply SDM

Melakukan monitoring terhadap demand dan supply SDM

b. Membantu HR Menemukan Kandidat yang Tepat

Perencanaan SDM memberikan banyak bantuan terhadap

c. Menempatkan Karyawan Pada Posisi Terbaiknya

Tidak ada yang lebih baik dibandingkan karyawan yang

Agar perusahaan dapat memberikan hasil yang optimal

2.2.3. Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia

Tahap pertama dalam perencanaan SDM adalah

b. Menganalisis kebutuhan pengembangan

Setelah menentukan kebutuhan SDM saat ini, langkah

c. Menganalisis laporan dan data SDM

Pada tahap ini, perencanaan SDM melibatkan menganalisis

d. Merumuskan strategi perencanaan SDM

Berdasarkan analisis kebutuhan SDM dan data yang ada,

e. Menetapkan rencana tindakan

f. Pelaksanaan dan pengawasan

Setelah rencana tindakan ditetapkan, tahap berikutnya

g. Evaluasi dan penyesuaian

Tahap terakhir dalam proses perencanaan SDM adalah

2.3. Perencanaan Fasilitas di Unit Kerja RMIK