Laporan PL Iii & Iv Sritika Mardona 2

LAPORAN PRAKTEK LAPANGAN III DAN IV
DI RSUD DR. RASIDIN PADANG
OLEH :
SRITIKA MARDONA
2110110141002
PROGRAM STUDI DIPLOMA III ILMU REKAM MEDIS

AKADEMI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN
(APIKES) IRIS
PADANG 2023
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadiran Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan
Rahmat dan Hidayahnya, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Praktek
Lapangan (PL) III & IV yang dilaksanakan mulai tanggal 03 Juli 2022 sampai
dengan 29 Juli 2023 di RSUD Dr. Rasidin Padang
Makalah ini penulis buat berdasarkan pengamatan dan pengalaman selama
praktek di lapangan sekaligus membandingkan serta menerapkan teori yang telah
di peroleh selama di perkuliahan sehingga kami dapat mengetahui, melaksanakan,
memahami, dan mengembangkan teori yang telah di dapat,
Pada kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak
yang telah ikut membantu tersusunnya laporan kegiatan praktek kerja lapangan di
RSUD Dr. Rasidin Padang pada tahun 2023. Ucapan terima kasih penulis
sampaikan kepada:
1. Bapak dr.Hipoccrates Kam, Sp.B.K(V) selaku Ketua Yayasan Apikes Iris
Padang.
2. Ibu Sayati Mandia, M. Sc selaku Direktur Apikes Iris Padang.
3. Bapak Yuli Mardi, M.Kom Selaku dosen pembimbing di lapangan
4. Ibu Yusniwati Amd.PK selaku kepala rekam medis di RSUD Dr. Rasidin
Padang.
5. Karyawan/Karyawati RSUD Dr. Rasidin Padang
6. Kepada Orang Tua kami yang telah memberikan doa dan restu kepada kami
dan rela mengorbankan segala hal, baik moril maupun materil untuk
kelancaran Praktek Lapangan di RSUD Dr. Rasidin Padang
7. Teman-teman seperjuangan yang telah membantu penulis dalam
menyelesaikan laporan
8. Dan segenap pihak yang telah membimbing pelaksanaan Praktek Lapangan
III & IV ini.
Dalam penulisan laporan ini, Penulis menyadari masih banyak kesalahan
dan kekurangan, maka kami mengharapkan kritikan dan saran dari semua pihak
untuk perbaikan dimasa yang akan datang.
ii
Akhir kata penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat dan berguna
bagi pihak yang membutuhkan.
Padang. Juli 2023
Penulis
iii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ........................................................................................... ii

DAFTAR ISI ......................................................................................................... iv
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. 1
DAFTAR TABEL ................................................................................................. 2
DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... 3
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 4
1.1. Latar Belakang ........................................................................................ 4
1.2. Rumusan Masalah .................................................................................. 5
1.3. Tujuan ...................................................................................................... 6
1.4. Manfaat .................................................................................................... 7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA........................................................................... 9
2.1 Rekam medis ........................................................................................... 9
2.1.1. Pengertian Rekam Medis ...................................................................9
2.1.2. Rekam Medis Elektronik ....................................................................9
2.1.3. Tujuan Rekam Medis .......................................................................10
2.1.4. Kepemilikan Rekam Medis ..............................................................11
2.1.5. Penggunaan Rekam Medis ...............................................................11
2.2 Perencanaam SDM ............................................................................... 11

2.2.1 Pengertian ..........................................................................................11
2.2.2 Tujuan dan fungsi .............................................................................12
2.2.3 Proses perencanaan SDM .................................................................13
2.3 Perencanaan Fasilitas Di Unit Kerja RMIK ...................................... 15

2.3.1 Perencanaan sarana dan prasarana ................................................15
2.3.2 Aspek ergonomis ...............................................................................16
2.4 Regulasi Terkait informasi, Mitigasi Resiko dan Contingency Plan 17

2.4.1. Perlindungan Privacy .......................................................................17
iv
2.4.2. Kerahasiaan Data ..............................................................................18
2.4.3. Pembukaan isi rekam medis.............................................................18
2.5 Aplikasi Perangkat Lunak Di Rekam Medis...................................... 19

2.6. Standar Unit Kerja Rekam Medis dalam Akreditasi Rumah Sakit 19
2.7. Aturan dan Tata Cara Klasifikasi, Kodefikasi Diagnosa ................. 20
2.8. Pertukaran Data dan Informasi Kesehatan ....................................... 21
2.9. Analisis Kelengkapan Rekam Medis ................................................... 22
2.9.1 Coding ................................................................................................22
2.9.2 Assembling .........................................................................................23
2.9.3 Indexing ..............................................................................................23
2.9.4 Filling ..................................................................................................23
2.9.5 Analisis ...............................................................................................23
2.10. Pembiayaan Kesehatan ........................................................................ 24

2.11. Pelaporan dan Statistik Rumah Sakit ................................................. 25
2.11.1 Pelaporan internal .............................................................................25
2.11.2 Pelaporan eksternal...........................................................................25
2.11.3 Statistik rumah sakit .........................................................................26
2.12. Sistem Penyimpanan ............................................................................. 29

2.12.1 Sentralisasi .........................................................................................29
2.12.2 Desentralisasi .....................................................................................30
2.13. Sistem Penomoran ................................................................................ 30

2.13.1 Sistem penomoran serial ...................................................................30
2.13.2 Sistem penomoran unit .....................................................................31
2.13.3 Sistem penomoran unit-serial ..........................................................31
2.14. Sistem Penjajaran ................................................................................. 32

2.14.1 Straight numeric filling.....................................................................32
2.14.2 Middle digit filling .............................................................................32
v
2.14.3 Terminal digit filling .........................................................................33
2.15. Prosedur Klaim INA CBGs.................................................................. 34

2.16. Penentuan Koding Mortalitas .............................................................. 35
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................................ 36
3.1. Sejarah Rumah sakit ............................................................................ 36
3.2. Perencanaan SDM ................................................................................ 37
3.2.1 Struktur organisasi RS .....................................................................37
3.2.2 Struktur organisasi rekam medis ....................................................38
3.2.3 Kualifiasi jabatan ..............................................................................38
3.2.4 Wewenang dan Tanggung jawab RM .............................................44
3.2.5 Uraian tugas pimpinan dan staf unit rekam medis ........................51
3.2.6 Pengorganisasian instalasi rekam medis .........................................58
3.3. Perencanaa Fasilitas di Unit Kerja RMIK ......................................... 58

3.3.1. Sarana dan prasarana unit kerja RMIK ........................................58
3.3.2. Aspek ergonomis sarana dan prasarana unit kerja RMIK ..........59
3.4. Regulasi Terkait Informasi, Mitigasi Resiko dan Contingency Plan 59

3.5. Aplikasi Perangkat Lunak di RM ....................................................... 60
3.6. Standar Unit Kerja RM dalam Akreditasi Rumah Sakit ................. 60
3.7. Aturan dan Tata Cara Kalsifikasi, Kodefikasi Diagnosa ................. 60
3.8. Pertukaran Data dan Informasi Kesehatan ....................................... 61
3.9. Pengolahan Data Rekam Medis ........................................................... 61
3.9.1. Coding ................................................................................................61
3.9.2. Assembling .........................................................................................61
3.9.3. Indexing ..............................................................................................61
3.9.4. Filling ..................................................................................................62
3.9.5. Analisis ...............................................................................................62
3.10. Prosedur Klaim ..................................................................................... 62

3.11. Pelaporan dan Statistik Rumah Sakit ................................................. 62
vi
3.11.1. Internal ............................................................................................62
3.11.2. Eksternal .........................................................................................63
3.12. Sistem Penyimpnan ............................................................................... 65

3.13. Sistem Penomoran ................................................................................ 65
3.14. Sistem Penjajaran ................................................................................. 66
3.15. Penentuan Coding Mortalitas .............................................................. 66
BAB IV PENUTUP ............................................................................................. 67
4.1. Kesimpulan ............................................................................................ 67
4.2. Saran ...................................................................................................... 68
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 69
L A M P I R A N .................................................................................................. 70
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1 Prosedur Klaim INA CBGs .............................................................. 34

Gambar 3. 1 Struktur Organisasi RS ..................................................................... 37
Gambar 3. 2 Struktur Organisasi Rekam Medis ................................................... 38
Gambar 3. 3 Roll O Pack ...................................................................................... 59
1
DAFTAR TABEL
Tabel 3. 1 Statistik Rumah Sakit RSUD Dr. Rasidin ............................................ 63
2
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Master Data
Lampiran 2. Copy Master
Lampiran 3. Sensus
Lampiran 4. Statistik
Lampiran 5. Grafik Barber Johnson
Lampiran 6. Dokumentasi
3
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang

Rumah Sakit Menurut Undang-undang No.44 Tahun 2009 adalah institusi
pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan
secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan
gawat darurat. Rumah sakit mempunyai peran penting dalam memberikan
pelayanan Kesehatan kepada Masyarakat dengan memberikan pelayanan
Kesehatan secara maksimal, sehingga rumah sakit dapat meningkatkan mutu
dalam semua bidang dilingkungan sekitar rumah sakit khususnya pada
pelayanan rekam medis.
Rumah sakit adalah salah satu fasilitas Kesehatan yang dituntut untuk dapat
memberikan bentuk pelayanan Kesehatan yang baik dan dapat dijangkau oleh
Masyarakat. Sehingga dukungan teknologi diperlukan dalam rangka
meningkatkan pelayanan Kesehatan yang nantinya akan diberikan kepada
pengguna jasa Kesehatan. Untuk mencapai hal tersebut, maka pengambilan
keputusan dalam organisasi rumah sakit memerlukan informasi yang akurat,
tepat waktu, dapat dipercaya, masuk akal dan mudah dimengerti dalam
berbagai keperluan pengelolaan rumah sakit, dalam menghadapi era globalisasi
yang akan memasuki semua bidang termasuk bidang Kesehatan. Maka rumah
sakit perlu mempersiapkan pelayanan rumah sakit, khususnya pada mutu
pelayanan rekam medis ( Farida. 2015:3)
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269 Tahun 2008 tentang
Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang
telah diberikan kepada pasien.
Kelengkapan pengisian berkas rekam medis memudahkan tenaga
Kesehatan lain dalam memberikan Tindakan atau pengobatan pasien dan dapat
4
dijadikan sebagai sumber informasi yang berguna bagi manajemen rumah sakit
dalam menentukan evaluasi dan pengembangan pelayanan Kesehatan.
Praktisi informasi Kesehatan harus memastikan bahwa catatan medis berisi
semua informasi relevan yang perlu untuk asuhan pasien dan keperluan lain
dalam proses pemastian catatan medis yang komplit dan berguna, diperlukan
pengetahuan luas bukan saja tentang isi catatan medis, tapi juga tujuan,
kepemilikan, nilai, kegunaan dan tanggung jawab akan catatan medis.
(Huffman, 1994:30).
Selain itu praktisi informasi Kesehatan diwajibkan untuk bisa mengkode
diagnose pasien dan Tindakan yang dilakukan terhadap pasien serta mengolah
data statistic. Rekam medis merupakan sumber data primer pada fasilitas
rumah sakit dan dapat juga digunakan sebagai acuan untuk perancangan
pengembangan rumah sakit dimasa mendatang. Persiapan dalam statistic
meliputi pengumpulan data, Analisa dan interpretasi serta presentasi fakta
sebagai angka-angka. Staf rekam medis menggunakan statistic asuhan
Kesehatan untuk kinerja didalam rumah sakit (Huffman. 1994:31).
Rumah sakit RSUD DR. RASIDIN adalah tipe rumah sakit yang telah
melaksanakan fungsi utamanya yaitu memberikan pengobatan dan perawatan
terhadap pasien dimana peran professional perekam medis dan informasi
Kesehatan dalam system pelayanan Kesehatan sangat dibutuhkan di Rumah
Sakit ini.
1.2. Rumusan Masalah
1. Bagaimana perencanaan sdm di RSUD dr. Rasidin Padang?
2. Bagaimana fasilitas unit kerja RMIK di RSUD dr. Rasidin Padang?
3. Bagaimana Regulasi Terkait pelepasan, perlindungan informasi,
privacy,kerahasiaan , mitigasi resiko dan contingency plan di fasilitas
asuhan kesehatan di RSUD dr.Rasidin Padang?
4. Bagaimana Aplikasi perangkat lunak di RM pada RSUD dr. Rasidin
Padang?
5
5. Bagaimana Standar unit kerja rekam medis dalam akreditasi rumah sakit
dan implementasi manajemen resiko unit RMIK di RSUD dr.Rasidin
Padang ?
6. Bagaimana Aturan dan tata cara klasifikasi ,kodefikasi,(general coding)
diagnosis serta masalah-masalah terkait berdasarkan ICD 10 di RSUD dr.
Rasidin Padang?
7. Bagaimana Proses pertukaran data dan informasi kesehatan di RSUD dr.
Rasidin Padang ?
8. Bagaimana analisis kelengkapan rekam medis (manual dan elektronik) di
RSUD dr. Rasidin Padang?
9. Bagaimana penyajian dan interpretasi hasil analisis kualitatif dan
kuantitatif di RSUD dr. Rasidin Padang ?
10. Bagaimana Prosedur klaim INA CBGs dan input INA CBGs di RSUD dr.
Rasidin Padang?
11. Bagaimana Syarat dan kelengkapan administrative dan klinis klaim INA
CBGs ?
12. Bagaimana jenis pelaporan dan statistik di RSUD dr. Rasidin Padang?
13. Bagaimana penyajian grafik barber jhonson di RSUD dr. Rasidin Padang?
14. Bagaimana penentuan dan validasi kodifikasi terkait penyakit khusus
tertentu sesuai pengelompokan rumah sakit di RSUD dr.Rasidin Padang
15. Bagaimana penentuan koding mortalitas di RSUD dr.Rasidin Padang
1.3. Tujuan
1. Mengetahui Proses perencanaan sdm di RSUD dr. Rasidin Padang
2. Mengetahui Proses fasilitas unit kerja RMIK di RSUD dr. Rasidin Padang
3. Mengetahui Proses Regulasi Terkait pelepasan , perlindungan informasi,
privacy,kerahasiaan , mitigasi resiko dan contingency plan di fasilitas
asuhan kesehatan di RSUD dr.Rasidin Padang
4. Mengetahui Proses Aplikasi perangkat lunak di RM pada RSUD dr.
Rasidin Padang
6
5. Mengetahui Proses Standar unit kerja rekam medis dalam akreditasi rumah
sakit dan implementasi manajemen resiko unit RMIK di RSUD dr.Rasidin
Padang
6. Mengetahui Proses Aturan dan tata cara klasifikasi ,kodefikasi,(general
coding) diagnosis serta masalah-masalah terkait berdasarkan ICD 10 di
RSUD dr. Rasidin Padang
7. Mengetahui Proses Proses pertukaran data dan informasi kesehatan di
8. Mengetahui Proses analisis kelengkapan rekam medis (manual dan
elektronik) di RSUD dr. Rasidin Padang
9. Mengetahui Proses penyajian dan interpretasi hasil analisis kualitatif dan
kuantitatif di RSUD dr. Rasidin Padang
10. Mengetahui Proses Prosedur klaim INA CBGs dan input INA CBGs di
11. Mengetahui Proses Syarat dan kelengkapan administrative dan klinis
klaim INA CBGs
12. Mengetahui Proses jenis pelaporan dan statistik di RSUD dr. Rasidin
Padang
13. Mengetahui Proses penyajian grafik barber jhonson di RSUD dr. Rasidin
Padang
14. Mengetahui Proses penentuan dan validasi kodifikasi terkait penyakit
khusus tertentu sesuai pengelompokan rumah sakit di RSUD dr.Rasidin
Padang
15. Mengetahui Proses penentuan koding mortalitas di RSUD dr.Rasidin
Padang
1.4. Manfaat
1. Bagi Rumah Sakit
Penulis laporan ini sebagai informasi bagi rumah sakit mengenai
pentingnya transparantasi dalam rekam medis dengan tetap menjaga
kerahasiaan dari data pasien
7
2. Bagi Akademik
Laporan dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh akademik terhadap
pelaksanaan praktek lapangan yang telah dilakukan oleh mahasiswa
sehingga dapat dijadikan sebagai identifikasi mahasiswa yang
melakasanakan praktek lapangan
3. Bagi Penulis
a. Sebagai bukti kepada pihak akademik bahwa penulis telah mengikuti
praktek lapangan dengan tata cara dan aturan yang telah disepakati.
b. Menambah ilmu pengetahuan penulis akan pentingnya ilmu rekam
medis dan menambah wawasan penulis untuk mengembangkan ilmu
pengetahuan yang telah dipelajari.
c. Memberikan pengajaran kepada penulis bahwa butuh ketelitian dalam
bekerja dan selalu memberikan pelayanan yang terbaik kepada pasien.
8
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Rekam medis

2.1.1. Pengertian Rekam Medis
Pengertian rekam medis menurut beberapa sumber:
a. Menurut Gemala Hatta
Rekam medis merupakan kumpulan fakta tentang kehidupan
seseorang dan riwayat penyakitnya, termasuk keadaan sakit,
pengobatan saat ini dan saat lampau yang ditulis oleh para praktisi
kesehatan dalam upaya mereka memberikan pelayanan kesehatan
kepada pasien (Hatta, 2013).
b. Menurut Permenkes RI No. 269/MENKES/III/2008
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dari
dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, tindakan dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (Permenkes,
2008).
c. Menurut Permenkes RI No. 24 Tahun 2022
Rekam Medis adalah dokumen yang berisikan data identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain
yang telah diberikan kepada pasien (Permenkes, 2022)
2.1.2. Rekam Medis Elektronik
Rekam Medis Elektronik (RME) adalah pencatatan penyakit dan
permasalahan pasien yang terkomuterisasi dalam format elektronik.
Sistem Informasi rekam medik elektronik memberi kemudahan dalam
menata informasi mengenai pasien dengan cara yang praktis dan cepat.
Sedangkan menurut (Permenkes, 2022) Rekam Medis Elektronik
adalah Rekam Medis yang dibuat dengan menggunakan sistem
elektronik yang diperuntukkan bagi penyelenggaraan Rekam Medis.
9
Namun sebaliknya juga terdapat kelemahan dalam mengoperasikan
rekam medis elektronik karena memerlukan biaya yang tinggi,
sehingga sistem jaringan dan keamanan yang digunakan harus kuat dan
aman. Dokter dan perawat sebagai bagian dari tenaga kesehatan dapat
memanfaatkan penggunaan RME untuk mengelola pemberian asuhan
medis dan keperawatan lebih efisien.
2.1.3. Tujuan Rekam Medis
Tujuan utama rekam medis adalah untuk secara akurat dan lengkap
mendokumentasikan sejarah kehidupan dan kesehatan pasien, termasuk
penyakit masa lalu dan penyakit sekarang serta pengobatannya dengan
penekanan pada kejadian-kejadian yang memengaruhi pasien selama
episode perawatan.
Tujuan Rekam Medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain:
a. Aspek Administrasi
Berkas rekam medis mempunyai nilai administratif karena
isinya menyakngkut tindakan berdasarkan wewenang dan
tanggungjawab sebagai tenaga medis dalam mencapai tujuan
pelayanan kesehatan.
b. Aspek Legal (Hukum)
Berkas rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya
menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar
keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta
penyediaan hukum tanda bukti untuk menegakkan keadilan.
c. Aspek Finansial (Keuangan)
Berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya
mengandung data atau informasi yang dapat dipergunakan
sebagai aspek keuangan.
d. Aspek Riset (Penelitian)
Berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena
isinya menyangkut data atau informasi yang dapat dipergunakan
10
sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan
dibidang kesehatan.
e. Aspek Edukasi (Pendidikan)
Berkas rekam medis yang mempunyai nilai pendidikan
karena isinya menyangkut data atau informasi tentang
perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang
diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan
sebagai bahan atau referensi pengajaran dibidang profesi dari
pemakai.
f. Aspek Dokumentasi
Berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi karena
isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan
dan dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan
rumah sakit.
2.1.4. Kepemilikan Rekam Medis
Rekam medis yang dikembangkan di dalam suatu fasilitas asuhan
kesehatan dianggap sebagai milik fasilitas tersebut. Akan tetapi
informasi yang terdapat didalamnya adalah milik pasien dan harus bisa
diperoleh pasien atau yang mewakilinya secara hukum, melalui
permintaan yang semestinya
2.1.5. Penggunaan Rekam Medis
Dokumen rekam medis berisi banyak informasi dan kegunaan, baik
personal maupun impersonal. Penggunaan personal adalah nama pasien
perlu tercantum di dalamnya. Sedangkan penggunaan impersonal
adalah penggunaan identitas pasien tidak diperlukan.
2.2 Perencanaam SDM
2.2.1 Pengertian
Sumber Daya Manusia (SDM) didefinisikan sebagai setiap individu
yang bekerja secara produktif untuk menggerakkan organisasi,
perusahaan, dan berfungsi sebagai aset organisasi atau perusahaan
tersebut. Pengertian lain dari Sumber Daya Manusia (SDM) adalah
11
orang atau individu yang bekerja di suatu perusahaan yang memiliki
kemampuan tertentu. Oleh karena itu, SDM adalah salah satu faktor
yang penting dalam mencapai tujuan perusahaan, selain modal dan
teknologi.
Perencanaan SDM atau Human Resource Planning (HRP)
merupakan proses peramalan yang bersifat sistematis dengan cara
menghubungkan kebutuhan SDM suatu perusahaan dengan strategi dan
tujuan perusahaan.
2.2.2 Tujuan dan fungsi
Secara umum, tujuan utama dari perencanaan SDM yaitu agar ada
kepastian antara kesesuaian tenaga kerja dan jumlah pekerjaan yang
tersedia, baik itu jumlah atau kualitas SDM yang perusahaan butuhkan.
Untuk fungsinya ada beberapa, yaitu:
a. Monitoring Demand dan Supply SDM
Melakukan monitoring terhadap demand dan supply SDM
perusahaan merupakan salah satu tujuan dan fungsi terbesar
perencanaan SDM. Ini dapat membantu departemen SDM dalam
mengantisipasi kebutuhan jumlah dan kualitas tenaga kerja pada
kemudian hari.
b. Membantu HR Menemukan Kandidat yang Tepat
Perencanaan SDM memberikan banyak bantuan terhadap
departemen HR untuk bisa bekerja lebih proaktif. Dengan
adanya data kebutuhan karyawan dari perencanaan SDM, HR
dapat menemukan kandidat pekerja dengan karakteristik dan
kompetensi yang sesuai dengan posisi pekerjaan. Tugas HR juga
lebih ringkas karena dapat memprediksi pertumbuhan kerja dan
lowongan kerja yang dapat menarik kandidat untuk melamar
posisi tersebut.
c. Menempatkan Karyawan Pada Posisi Terbaiknya
Tidak ada yang lebih baik dibandingkan karyawan yang
memberikan performa dan prestasi terbaiknya dalam bekerja.
12
Tujuan itu yang ingin dicapai dalam perencanaan SDM dimana
menemukan posisi yang dapat mengeluarkan potensi terbesar
karyawannya. Kondisi tersebut dapat memberikan dampak yang
signifikan terhadap performa dan produktivitasnya, karena
karyawan merasa nyaman dan dapat mengeksplor keahlian dan
kemampuannya.
d. Efisiensi Organisasi
Agar perusahaan dapat memberikan hasil yang optimal
dalam operasionalnya, perusahaan harus efisien agar tidak perlu
mengeluarkan dana berlebih pada hal-hal yang tidak penting.
Pendataan yang rutin dalam perencanaan SDM diperlukan agar
dapat mengetahui banyak atau sedikitnya pekerja yang
perusahaan butuhkan. Organisasi yang terlalu gemuk namun
saling tumpah tindih bukanlah menggambarkan suatu
perusahaan yang efisien.
2.2.3 Proses perencanaan SDM
Dalam membuat perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) harus
mengikuti tahapan-tahapan, yaitu:
a. Menganalisis kebutuhan SDM
Tahap pertama dalam perencanaan SDM adalah
menganalisis kebutuhan sumber daya manusia di organisasi. Ini
melibatkan mengevaluasi tujuan organisasi, mengidentifikasi
tugas dan tanggung jawab yang diperlukan, dan memahami
kompetensi yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.
b. Menganalisis kebutuhan pengembangan
Setelah menentukan kebutuhan SDM saat ini, langkah
selanjutnya adalah menganalisis kebutuhan pengembangan di
masa depan. Ini melibatkan mengidentifikasi keterampilan dan
pengetahuan yang dibutuhkan oleh karyawan untuk mendukung
pertumbuhan dan perubahan organisasi.
c. Menganalisis laporan dan data SDM
13
Pada tahap ini, perencanaan SDM melibatkan menganalisis
laporan dan data SDM yang ada, seperti tingkat turnover
karyawan, evaluasi kinerja, kehadiran, dan informasi lainnya.
Analisis ini membantu dalam mengidentifikasi tren, masalah,
atau peluang yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM.
d. Merumuskan strategi perencanaan SDM
Berdasarkan analisis kebutuhan SDM dan data yang ada,
langkah berikutnya adalah merumuskan strategi perencanaan
SDM. Strategi ini mencakup pengembangan rencana untuk
merekrut, melatih, mempertahankan, dan mengembangkan
karyawan yang diperlukan oleh organisasi.
e. Menetapkan rencana tindakan
Setelah strategi perencanaan SDM dirumuskan, langkah
selanjutnya adalah menetapkan rencana tindakan yang spesifik
untuk mengimplementasikan strategi tersebut. Rencana tindakan
ini mencakup kegiatan seperti merekrut karyawan baru,
menyediakan pelatihan dan pengembangan, serta
mengidentifikasi langkah-langkah untuk mempertahankan
karyawan yang berkinerja tinggi.
f. Pelaksanaan dan pengawasan
Setelah rencana tindakan ditetapkan, tahap berikutnya
adalah melaksanakan rencana tersebut. Ini melibatkan
pelaksanaan kegiatan perencanaan SDM, seperti perekrutan,
pelatihan, dan pengembangan. Selama pelaksanaan, penting
untuk memantau dan mengevaluasi hasilnya, serta melakukan
penyesuaian jika diperlukan.
g. Evaluasi dan penyesuaian
Tahap terakhir dalam proses perencanaan SDM adalah
evaluasi dan penyesuaian. Evaluasi dilakukan untuk mengukur
keberhasilan perencanaan SDM dan mengidentifikasi area yang
14
perlu diperbaiki. Hasil evaluasi ini kemudian dapat digunakan
untuk memperbaiki proses perencanaan SDM di masa depan.
2.3 Perencanaan Fasilitas Di Unit Kerja RMIK
2.3.1 Perencanaan sarana dan prasarana
Untuk menjalankan sebuah organisasi selain sumber daya manusia,
juga perlu dukungan dengan sarana dan prasarana. Sarana dan
prasarana merupakan kebutuhan yang harus ada untuk menghasilkan
sebuah keluaran. Dengan demikian, suatu proses kegiatan yang akan
dilakukan di unit rekam medis dan informasi kesehatan tidak akan dapat
mencapai hasil yang diharapkan sesuai dengan rencana, jika sarana dan
prasarana tidak tersedia.
sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam
mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala
sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu
proses (usaha, pembangunan, proyek). Kedua kebutuhan ini tidak dapat
dipisahkan satu sama lain. Unit rekam medis dan informasi kesehatan
tidak akan menghasilkan keluaran yang diharapkan tanpa dukungan
sarana dan prasarana yang memenuhi standar.
Untuk meningkatkan produktivitas kerja dan kenyamanan, serta
untuk menghasilkan RM yang baik dan berkualitas diperlukan
pengaturan tata ruang yang baik, aman, nyaman dan terpelihara.
Kondisi ruang URM yang tidak teratur dan tidak terpelihara, seperti RM
tergeletak berhamburan, ruang penyimpanan penuh debu dan rayap,
ruang kerja yang sempit dan berantakan yang akan berdampak dapat
menghilangkan keakuratan dan nilai guna RM tersebut serta
menurunkan kualitas pelayanan (Simanjuntak, 2021).
Pengertian sarana dan prasarana secara etimologi memiliki
perbedaan, namun keduanya saling terkait dan sangat penting sebagai
alat penunjang keberhasilan suatu proses yang dilakukan. Dalam
Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2008 dikatakan bahwa sarana adalah
segala sesuatu yang dipakai sebagai alat untuk mencapai makna dan
15
tujuan. Sebagai contoh: sarana pelayanan rekam medis dan informasi
kesehatan diartikan sebagai alat untuk mencapai tujuan pelayanan,
misalkan alat tulis kantor, komputer, mesin cetak, treasur/outguide,
kartu indeks utama pasien, dll.
Sedangkan pengertian prasarana adalah segala sesuatu yang
merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses. Sebagai
contoh, prasarana pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan
berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan dalam pelayanan,
misalnya lokasi, bangunan, ruang penyimpanan rekam medis, ruang
rapat, dll. Dengan kata lain, secara umum dari pengertian sarana lebih
ditujukan untuk alat atau benda-benda yang bergerak, sedangkan
prasarana lebih ditujukan untuk alat atau benda-benda yang tidak
bergerak.
Fungsi sarana dan prasarana dapat berbeda sesuai lingkup dan
penggunaannya, misalkan sarana dan prasarana unit pelayanan
keperawatan, unit gawat darurat, unit kerja keuangan berbeda-beda,
namun memiliki tujuan yang sama yaitu untuk mencapai hasil yang
diharapkan sesuai dengan rencana.
2.3.2 Aspek ergonomis
Ergonomi didefinisikan sebagai studi tentang aspek-aspek manusia
dalam lingkungan kerjanya yang ditinjau secara anatomi, fisiologi,
psikologi, engineering, manajemen dan desain/ perancangan. Ergonomi
berkenaan pula dengan optimasi, efisiensi, kesehatan, keselamatan dan
kenyamanan manusia di tempat kerja, di rumah dan di tempat rekreasi.
Ergonomi dibutuhkan studi tentang sistem dimana manusia, fasilitas
kerja dan lingkungannya saling berinteraksi dengan tujuan utama yaitu
menyesuaikan suasana kerja dengan manusianya. Kenyamanan
lingkungan kerja juga sangat membantu dalam meningkatkan
produktivitas kerja para petugas dalam memberi pelayanan di rumah
sakit, sehingga pasien mendapatkan pelayanan maksimal.
16
Dalam pengelolaan rekam medis perlu memperhatikan ergonomic
karena untuk mempermudah tata kerja dalam mencapai efesiensi dan
efektifitas kerja. Ergonomik juga berpengaruh terhadap kelelahan kerja
yaitu jika sikap dan cara kerja seseorang, sebagai contohnya posisi
duduk saat kerja didukung dengan peralatan dan tata letak yang
dirancang secara ergonimik maka akan lebih nyaman untuk melakukan
suatu pekerjaan dan dapat meningkatkan produktifitas kerja.
Ergonomik juga dapat mengurangi beban kerja yang berperan untuk
memaksimalkan kenyamanan dan efisiensi kerja. (Simanjuntak, 2021).
2.4 Regulasi Terkait informasi, Mitigasi Resiko dan Contingency Plan
2.4.1. Perlindungan Privacy
Dalam permenkes no 24 tahun 2022 pasal 29 menjelaskan
tentang keamanan data pasien yang akan dijabarkan sebagai berikut
Pasal 29
1) Rekam Medis Elektronik harus memenuhi prinsip keamanan
data dan informasi, meliputi:
a. kerahasiaan
b. integritas
c. ketersediaan
2) Kerahasiaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a
merupakan jaminan keamanan data dan informasi dari
gangguan pihak internal maupun eksternal yang tidak memiliki
hak akses, sehingga data dan informasi yang ada dalam Rekam
Medis Elektronik terlindungi penggunaan dan penyebarannya.
3) Integritas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b
merupakan jaminan terhadap keakuratan data dan informasi
yang ada dalam Rekam Medis Elektronik, dan perubahan
terhadap data hanya boleh dilakukan oleh orang yang diberi hak
akses untuk mengubah.
4) Ketersediaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c
merupakan jaminan data dan informasi yang ada dalam Rekam
Medis Elektronik dapat diakses dan digunakan oleh orang yang
telah memiliki hak akses yang ditetapkan oleh pimpinan
Fasilitas Pelayanan Kesehatan.
17
2.4.2. Kerahasiaan Data
Dalam permenkes no 24 tahun 2022 pasal 32 menjelaskan tentang
kerahasian data rekam medis sebagai berikut
Pasal 32
1) Isi Rekam Medis wajib dijaga kerahasiaannya oleh semua pihak
yang terlibat dalam pelayanan kesehatan di Fasilitas Pelayanan
Kesehatan walaupun Pasien telah meninggal dunia.
2) Pihak sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
a. Tenaga Kesehatan pemberi pelayanan kesehatan, dokter
dan dokter gigi, dan/atau Tenaga Kesehatan lain yang
memiliki akses terhadap data dan informasi kesehatan
Pasien
b. pimpinan Fasilitas Pelayanan Kesehatan;
c. tenaga yang berkaitan dengan pembiayaan pelayanan
kesehatan;
d. badan hukum/korporasi dan/atau Fasilitas Pelayanan
Kesehatan;
e. mahasiswa/siswa yang bertugas dalam pemeriksaan,
pengobatan, perawatan, dan/atau manajemen informasi
di Fasilitas Pelayanan Kesehatan; dan
f. pihak lain yang memiliki akses terhadap data dan
informasi kesehatan Pasien di Fasilitas Pelayanan
Kesehatan.
2.4.3. Pembukaan isi rekam medis
Permenkes no 24 pasal 33 menjelaskan tentang pelepasan atau
pembukaan isi rekam medis sebagai berikut:
Pasal 33
1) Pembukaan isi Rekam Medis dapat dilakukan:
a. atas persetujuan Pasien; dan/atau
b. tidak atas persetujuan Pasien.
2) Permintaan pembukaan isi Rekam Medis sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) harus dilakukan secara tertulis atau
secara elektronik.
3) Pembukaan isi Rekam Medis sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilakukan terbatas sesuai dengan kebutuhan
18
2.5 Aplikasi Perangkat Lunak Di Rekam Medis
Perangkat Lunak atau software adalah kumpulan beberapa perintah yang
dieksekusi oleh mesin komputer dalam menjalankan pekerjaannya. perangkat
lunak ini merupakan catatan bagi mesin komputer untuk menyimpan perintah,
maupun dokumen serta arsip lainnya.
Perangkat Lunak (software) merupakan data elektronik yang disimpan
sedemikian rupa oleh komputer itu sendiri, data yang disimpan ini dapat berupa
program atau instruksi yang akan dijalankan oleh perintah, maupun catatan-
catatan yang diperlukan oleh komputer untuk menjalankan perintah yang
dijalankannya. Untuk mencapai keinginannya tersebut dirancanglah suatu
susunan logika, logika yang disusun ini diolah melalui perangkat lunak, yang
disebut juga dengan program beserta data-data yang diolahnya. Pengolahan
pada software ini melibatkan beberapa hal, diantaranya sistem operasi,
program, dan data. Software ini mengatur sedemikian rupa sehingga logika
yang ada dapat dimengerti oleh mesin komputer.
Terdapat beberapa aplikasi perangkat lunak yang khusus digunakan di
sarana pelayanan kesehatan untuk menunjang pekerjaan petugas khususnya
perekam medis dan informasi kesehatan. Aplikasi perangkat lunak tersebut
menyesuaikan dengan kebutuhan di masing-masing tingkatan sarana pelayanan
kesehatan (Santoso & Pramono, 2018).
2.6. Standar Unit Kerja Rekam Medis dalam Akreditasi Rumah Sakit
Standar adalah pernyataan yang menjelaskan mengenai harapan tentang
performa oleh komponen-komponen struktur atau proses, yang harus ada pada
suatu organisasi yang memberikan asuhan, pengobatan dan pelayanan yang
aman dan bermutu tinggi.
Standar adalah kesepakatan-kesepakatan yang telah didokumentasikan yang
di dalamnya terdiri antara lain mengenai spesifikasi-spesifikasi teknis atau
kriteria-kriteria yang akurat yang digunakan sebagai peraturan, petunjuk, atau
definisi-definisi tertentu untuk menjamin suatu barang, produk, proses, atau
jasa sesuai dengan yang telah dinyatakan/ditetapkan (ISO). Standar adalah
tingkat pelayanan keprimaan dan digunakan sebagai dasar perbandingan.
19
Standar Unit Kerja Rekam Medis adalah tingkat pelayanan keprimaan dan
digunakan sebagai dasar perbandingan di unit yang terdapat di rekam medis
sebagai sistem pengolahan yang dilakukan untuk mendiagnosis atau merekam
medis seseorang pasien. Standar Akreditasi Rumah Sakit adalah spesifikasi
teknis yang telah dibakukan untuk suatu pengakuan yang diberikan oleh
pemerintah kepada rumah sakit karena telah memenuhi standar mutu yang
ditentukan. Akreditasi pada dasarnya adalah proses menilai RS sejauh mana
telah menerapkan standar.
Dengan adanya standar unit rekam medis agar menunjang tercapainya tertib
administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah
sakit. Hal ini harus di dukung oleh sistem penyelanggaraan rekam medis yang
baik dan benar. Tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang
menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit
2.7. Aturan dan Tata Cara Klasifikasi, Kodefikasi Diagnosa
Coding adalah salah satu kegiatan pengolahan data rekam medis untuk
memberikan kode dengan huruf atau dengan angka atau kombinasi huruf dan
angka yang mewakili komponen data. Kegiatan dan tindakan serta diagnosis
yang ada dalam rekam medis harus diberi kode dan selanjutnya di indeks agar
memudahkan pelayanan pada penyajian informasi untuk menunjang fungsi
perencanaan, manajemen, dan riset bidang kesehatan.
Pemberian kode ini merupakan kegiatan klasifikasi penyakit dan tindakan
yang mengelompokan penyakit dan tindakan berdasarkan kriteria tertentu yang
telah disepakati. Pemberian kode atas diagnosis klasifikasi penyakit yang
berlaku dengan menggunakan ICD-10 untuk mengkode penyakit, sedangkan
ICOPIM dan ICD-9-CM digunakan untuk mengkode tindakan, serta komputer
(on-line) untuk mengkode penyakit dan tindakan.
Di Indonesia, penggunaan International Classification of Diseases and
Related Health Problems, Tenth Revision (ICD-10) terbitan WHO telah
ditetapkan oleh Kementrian Kesehatan. RI sejak tgl. 19 Februari 1996. ICD-
10 terdiri dari 3 volume:
20
a. Volume 1 (Tabular List), berisi tentang hal-hal yang mendukung
klasifikasi utama.
b. Volume 2 (Instruction Manual), berisi tentang pedoman penggunaan.
c. Volume 3 (Alphabetic Index), berisi tentang klasifikasi penyakit yang
disusun berdasarkan indeks abjad atau secara alphabet
2.8. Pertukaran Data dan Informasi Kesehatan
Pertukaran informasi kesehatan ( HIE ) adalah mobilisasi informasi
perawatan kesehatan secara elektronik lintas organisasi dalam suatu wilayah,
komunitas atau sistem rumah sakit. Peserta dalam pertukaran data dipanggil
dalam agregat Jaringan Informasi Kesehatan (HIN). Dalam praktiknya, istilah
HIE juga dapat merujuk pada organisasi informasi kesehatan (HIO) yang
memfasilitasi pertukaran tersebut.
HIE memberikan kemampuan untuk memindahkan informasi klinis secara
elektronik di antara sistem informasi perawatan kesehatan yang berbeda.
Tujuan dari HIE adalah untuk memfasilitasi akses ke dan pengambilan data
klinis untuk memberikan perawatan yang berpusat pada pasien yang lebih
aman dan lebih tepat waktu, efisien, efektif, dan adil yang mungkin juga
berguna bagi otoritas kesehatan masyarakat dalam analisis kesehatan populasi
Sistem HIE memfasilitasi upaya dokter dan klinisi untuk memenuhi standar
perawatan pasien yang tinggi melalui partisipasi elektronik dalam
kesinambungan perawatan pasien dengan banyak penyedia. Manfaat penyedia
layanan kesehatan sekunder termasuk pengurangan biaya yang terkait dengan:
• pencetakan manual, pemindaian dan faks dokumen, termasuk biaya
kertas dan tinta, serta pemeliharaan mesin kantor terkait
• pengiriman fisik bagan dan catatan pasien, dan komunikasi telepon
untuk memverifikasi pengiriman komunikasi tradisional, rujukan,
dan hasil tes
• waktu dan upaya yang terlibat dalam memulihkan informasi pasien
yang hilang, termasuk tes duplikat yang diperlukan untuk
memulihkan informasi tersebut
21
Menurut sebuah studi internal di Sushoo Health Information Exchange, saat
ini kapan?metode pertukaran informasi kesehatan pasien menyumbang sekitar
$17.160 dari biaya per tahun untuk praktik dokter tunggal.
Organisasi formal sekarang kapan?muncul untuk memberikan bentuk dan
fungsi untuk upaya pertukaran informasi kesehatan, baik di tingkat independen
maupun pemerintah atau daerah. Organisasi-organisasi ini, dalam banyak
kasus, diaktifkan dan didukung secara finansial oleh hibah pertukaran
informasi kesehatan di seluruh negara bagian dari Kantor Koordinator
Nasional untuk Teknologi Informasi Kesehatan . Hibah ini diatur ke dalam
komponen HITECH dari American Recovery and Reinvestment Act of 2009 .
Organisasi terakhir (sering disebut Organisasi Informasi Kesehatan Regional,
atau RHIO) adalah entitas yang didefinisikan secara geografis yang
mengembangkan dan mengelola seperangkat konvensi dan ketentuan
kontraktual, mengatur sarana pertukaran informasi secara elektronik, dan
mengembangkan dan memelihara standar HIE.
2.9. Analisis Kelengkapan Rekam Medis
2.9.1 Coding
Coding adalah proses pemberian kode angka pada data diagnostik
dan prosedur yang telah diisi oleh dokter berdasakan pada sistem
klasifikasi klinis menggunakan ICD 10 dan ICD 9 CM.
Tujuan pengkodean adalah:
a. Memudahkan dalam melakukan indeks
b. Sebagai sistem klasifikasi penyakit dan masalah terkait
kesehatan yang digunakan untuk kepentingan informasi
morbiditas dan mortalitas
c. Memudahkan dalam mengelompokkan data penyakit pasien
bagi kebutuhan pencatatan dan pelaporan
d. Bahan dasar pengelompokkan INA-CBGs (Grouping) dalam
pembayaran
22
2.9.2 Assembling
Assembling adalah penyusunan kembali catatan medis dari urutan
nomor paling kecil ke nomor yang paling besar sesuai dengan sistem
pengarsipan yang telah ditetapkan oleh rumah sakit.
Tujuan dari assembling adalah:
a. Untuk mempermudah dalam penyimpanan
b. Merupakan suatu prosedur yang telah ditetapkan oleh fasilitas
c. Mempermudah aktivitas pengodean
2.9.3 Indexing
Indeksing adalah membuat daftar tabulasi sesuai dengan kode yang
sudah dibuat kedalam indeks-indeks.
2.9.4 Filling
Filling adalah penyimpanan kembali berkas rekam medis ke rak
penyimpanan sesuai dengan urutan nomor
Tugas pokok dan fungsi filling:
a. Menyimpan berkas rekam medis dengan metode pengarsipan
yang digunakan oleh sarana pelayanan kesehatan
b. Mengambil kembali berkas untuk berbagai pelayanan
c. Memisahkan penyimpanan rekam medis yang aktif dan in aktif
d. Membantu dalam proses pemusnahan
2.9.5 Analisis
1. Analisis Kuantitatif
Yaitu telaah/review bagian tertentu dari isi rekam medis
dengan maksud menemukan kekurangan khusus yang berkaitan
dengan pencatatan rekam medis.
2. Analisis Kualitatif
Yaitu review pengisian rekam medis yang berkaitan dengan
konsistenan dan isinya merupakan bukti rekam medis tersebut
akurat dan lengkap.
Kegiatan analisis ini biasanya dilaporan dan dijadikan penilaian
terhadap mutu pelayanan rumah sakit, hasil dari analisis ini
23
dilaporan berupa tabel dan grafik agar dapat menjadi informasi dari
mutu pelayanan rumah sakit.
2.10. Pembiayaan Kesehatan
Pembiayaan Kesehatan adalah pengelolaan berbagai upaya penggalian,
pengalokasian, dan pembelanjaan dana kesehatan untuk mendukung
penyelenggaraan pembangunan kesehatan guna mencapai derajat kesehatan
masyarakat yang setinggi-tingginya. biayaan kesehatan bertujuan untuk
penyediaan pembiayaan kesehatan yang berkesinambungan dengan jumlah
yang mencukupi, teralokasi secara adil, dan termanfaatkan secara berhasil
Di Indonesia ada 2 macam sistem pembiayaan yaitu fee for service yang
didefinisikan sebagai sistem pembayaran berdasarkan layanan, dimana
pencari layanan kesehatan berobat lalu membayar kepada pemberi pelayanan
kesehatan (PPK), sistem ini adalah sistem yang lebih dikenal dengan pasien
umum. Yang kedua adalah sistem Health Insurance yaitu sistem dengan
adanya pihak ketiga yang atau asuransi yang membayarkan biaya setelah
pasien mendapatkan layanan pengobatan. Tetapi sistem Health Insurance lah
yang lebih banyak digunakan karena adanya peraturan tentang Jaminan
Kesehatan Nasional di Indonesia.
Sistem health Insurance merupakan sistem kapitasi dan sistem Diagnose
Related Group (DRG), untuk kapitasi digunakan pada PUSKESMAS dan
DRG digunakan pada rumah sakit. Sistem Diagnose Related Group (DRG)
adalah sistem pembayaran dilakukan dengan melihat diagnosis penyakit yang
dialami pasien. PPK telah mendapat dana dalam penanganan pasien dengan
diagnosis tertentu dengan jumlah dana yang berbeda pula tiap diagnosis
penyakit. Jumlah dana yang diberikan ini, jika dapat dioptimalkan
penggunaannya demi kesehatan pasien, sisa dana akan menjadi pemasukan
bagi PPK. Jaminan Kesehatan Nasional (JKN) menggunakan sistem DRG
dengan menggunakan INA-CBGs, jadi setiap Fasilitas Pelayanan Kesehatan
khususnya rumah sakit harus melakukan klaim pembiayaan.
24
2.11. Pelaporan dan Statistik Rumah Sakit
2.11.1 Pelaporan internal
Pelaporan rumah sakit merupakan suatu alat organisasi yang
bertujuan untuk dapat menghasilkan laporan secara cepat, tepat dan
akurat. Statistik kesehatan merupakan bagian dari kegiatan di bidang
rekam medis, yang dikerjakan di bagian pelaporan. Pelaporan ini
ditujukan untuk internal rumah sakit.
2.11.2 Pelaporan eksternal
Laporan eksteren rumah sakit ditujukan kepada Kementrian
Kesehatan RI, Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan, Dinas
Kesehatan Provinsi Sumatera Barat, Dinas Kesehatan Kota Padang
meliputi laporan:
1. Formular RL 1 Profil Rumah Sakit
a) Formulir RL 1.1 Dasar Rumah Sakit
b) Formulir RL 1.2 Indikator Pelayanan Rumah Sakit
c) Formulir RL 1.3 Fasilitas Tempat Tidur
2. Formular RL 2 Ketenagaan
3. Formulir RL 3 Data Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit
a) Formulir RL 3.1 Kegiatan Pelayanan Rawat Inap
b) Formulir RL 3.2 Kegiatan Pelayanan Rawat Darurat
c) Formulir RL 3.3 Kegiatan Kesehatan Gigi dan Mulut
d) Formulir RL 3.4 Kegiatan Kebidanan
e) Formulir RL 3.5 Kegiatan Perinatologi
f) Formulir RL 3.6 Kegiatan Pembedahan
g) Formulir RL 3.7 Kegiatan Radiologi
h) Formulir RL 3.8 Pemeriksaan Laboratorium
i) Formulir RL 3.9 Pelayanan Rehabilitasi Medis
j) Formulir RL 3.10 Kegiatan Pelayanan Khusus
k) Formulir RL 3.11 Kegiatan Kesehatan Jiwa
l) Formulir RL 3.12 Kegiatan Keluarga Berencana
25
m) Formulir RL 3.13 Pengadaaan Obat Penulisan dan
Pelayanan Resep
n) Formulir RL 3.14 Kegiatan Rujukan
o) Formulir RL 3.15 Cara Bayar 15)
4. Formulir RL 4 Morbiditas
a) Formulir RL 4a Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat
Inap
b) Formulir RL 4b Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat
Jalan
5. Formulir RL 5 Data Bulanan
a) Formulir RL 5.1 Pengunjung Rumah Sakit
b) Formulir RL 5.2 Kunjungan Rawat Jalan
c) Formulir RL 5.3 Daftar 10 Besar Penyakit Rawat Inap
d) Formulir RL. 5.4 Daftar 10 Besar Penyakit Rawat Jalan
2.11.3 Statistik rumah sakit
Menurut Hatta, kata statistik dapat diartikan dalam berbagai
macam arti, salah satu artinya adalah sebagai “Angka” yaitu
gambaran suatu keadaan yang dituangkan dalam angka. Angka
dapat diambil dari laporan, penelitian atau sumber catatan medis.
Angka dapat diambil dari laporan, penelitian atau sumber catatan
medis. Statistic juga diartikan sebagai hasil perhitungan seperti
rerata, median, standar devisi dan lainnya (Hatta, 2013).
Statistik Rumah Sakit memiliki pengertian statistik yang
menggunakan dan mengolah sumber data dari pelayanan-pelayanan
kesehatan di rumah sakit untuk menghasilkan informasi, fakta dan
pengetahuan berkaitan dengan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit
(Prasetyorini, 2018).
Menurut Sudra statistik rumah sakit yaitu yang menggunakan
dan mengelola sumber data dari pelayanan kesehatan dirumah sakit
untuk menghasilkan informasi, fakta dan pengetahuan berkaitan
dnegan pelayanan kesehatan dirumah sakit (Sudra, 2010). Dalam
26
pelayanan pasien dirumah sakit, data dikumpulkan setiap hari dari
pasien rawat inap, rawat jalan dan rawat darurat. Data tersebut
berguna untuk memantau perawatan pasien setiap hari, mingguan
bahkan bulanan.
Penghitungan statistik rumah sakit dapat dipakai untuk
mengetahui tingkat pemanfaatan, mutu, dan efisiensi pelayanan
rumah sakit (Erkadius, 2019b). Berikut perhitungan statistik rumah
sakit:
a. Sensus Pasien Rawat Inap
Sensus adalah pasien rawat inap yang ada pada satu periode.
Sedangkan sensus harian adalah pasien rawat inap (residen)
yang ada pada saat pengambilan sensus setiap hari, ditambah
pasien rawat inap (residen) yang masuk dan dikurang dengan
pasien pulang setelah pengambilan sensus hari sebelumnya.
a) Satuan Sensus yaitu (pasien)
b) Rumus :
Sensus Harian=Pasien Awal+Pasien Masuk-Pasien Keluar
b. Hari Layanan
Hari layanan pasien rawat inap adalah pengukuran yang
menunjukkan pelayanan yang diterima pasien rawat inap dalam
satu periode 24 jam. Pasien yang masuk dan keluar pada hari
yang sama dihitung satu hari, karena pasien tersebut telah
mendapatkan asuhan kesehatan dari rumah sakit.
a) Satuan Hari Layanan yaitu (pasien)
b) Rumus :
Hari layanan=Sensus+Pasien masuk/keluar pada hari yang sama
c. Bor (Bed Occupancy Rate)

BOR adalah persentase pemakaian tempat tidur pada satuan
waktu tertentu. Indikator ini memberikan gambaran tinggi
rendahnya tingkat pemanfaatan tempat tidur rumah sakit.
a) Nilai efisiensi BOR yang ideal antara 60-85%
27
b) Satuan BOR yaitu (%)
c) Rumus :
Jumlah hari layanan pasien rawat inap
BOR= X100%
Jumlah tempat tidur X Jumlah hari dalam satu periode
d. BTR/BTO (Bed Turnover Rate)

BTR adalah frekuensi pemakaian tempat tidur pada satu
periode, berapa kali tempat tidur dipakai dalam satu satuan
waktu tertentu. Idealnya dalam satu tahun.
a) Nilai efisiensi BTR yang ideal antara 40-50 kali
b) Satuan BOR yaitu (kali)
c) Rumus :
Jumlah pasien keluar(termasuk kematian) pada suatu periode
BTR=
Jumlah tempat tidur
e. ALOS (Average Length Of Stay)

Menurut adalah rata-rata lama rawat seorang pasien.
Indikator ini disamping memberikan gambaran tingkat efisiensi,
juga dapat memberikan gambaran mutu pelayanan.
a) Nilai efisiensi ALOS yang ideal antara 6-9 hari
b) Satuan ALOS yaitu (hari)
c) Rumus :
Jumlah lama rawat
ALOS=
Jumlah pasien pulang
f. TI/TOI (Turnover Interval)
TOI adalah rata-rata hari dimana tempat tidur tidak ditempati
dari telah diisi ke saat terisi berikutnya. Indikator ini
memberikan gambaran tingkat efisiensi penggunaan tempat
tidur.
a) Nilai efisiensi TOI yang ideal antara 1-3 hari
b) Satuan TOI yaitu (hari)
c) Rumus :
(Jumlah tempat tidur)-(rata-rata hari layanan)
TI= X Jumlah hari
Jumlah pasien pulang (hidup dan mati)
28
g. LOS (Length Of Stay)
Yaitu lama pasien menginap dirumah sakit. Nilai efisiensi
LOS yang ideal yaitu 1-3 hari dan satuan LOS yaitu (hari).
a) Rumus :
LOS=Tanggal Keluar-Tanggal Masuk
2.12. Sistem Penyimpanan

2.12.1 Sentralisasi
Penyimpanan sentralisasi menunjukkan bahwa catatan rawat inap,
rawat jalan dan gawat darurat pasien tersebut disimpan didalam satu
arsip dilokasi sentral atau terpusat.
Kelebihan :
1) Mudah untuk menerapkan sistem unit record (satu pasien satu
orang)
2) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas
penyimpanan
3) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis
mudah distandarisasikan
4) Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan
dan ruangan
5) Mengurangu terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan
penyimpanan berkas rekam medis
Kekurangan:
1) Tempat penerimaan pasien harus buka selama 24 jam
2) Rumah sakit harus mampu menyediakan ruangan penyimpanan
yang luas
3) Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat
jalan dan unit rawat inap
29
2.12.2 Desentralisasi
Penyimpanan desentralisasi menunjukkan bahwa catatan gawat
darurat disimpan dibagian gawat darurat, catatan rawat jalan dibagian
rawat jalan dan catatan rawat dibagian rawat inap dan rawat jalan.
Kelebihan:
1) Efesiensi waktu sehingga pasien mendapat pelayanan lebih
cepat
2) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan
Kekurangan:
1) Memungkinkan terjadinya duplikasi dalam penyimpanan berkas
rekam medis
2) Biaya yang diperlikan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak
Secara teoritis sistem sentralisasi lebih baik dari pada sistem

desentralisasi, tetapi tergantung pada kondisi rumah sakit antara lain:
1) Terbatasnya sumber daya manusia
2) Terbatasnya kemampuan dan rumah sakit
3) Bentuk bangunan rumah sakit yang sudah tidak memungkinkan
2.13. Sistem Penomoran
2.13.1 Sistem penomoran serial
Pada penomoran serial, pasien menerima nomor baru untuk setiap
pelayanan di fasilitas asuhan kesehatan. Jika pesien terdaftar 3 kali, ia
diberi tiga nomor yang berbeda (Erkadius, 2019)
Kelebihan:
1) Lebih Praktis dalam pelayanan
2) Lebih mudah dalam pelatihan para petugas bersangkutan
Kelemahan:
1) Dana boros
2) Boros waktu, tenaga dan tempat penyimpanan
3) Terjadinya duplikasi atau penggandaan nomor rekam medis
30
2.13.2 Sistem penomoran unit
Pada penomoran unit, pasien diberi nomor pada admisi (rawat
inap) atau kunjungan (rawat jalan) pertama, yang digunakan pada
seluruh admisi dan pengobatan selanjutnya. Keseluharan rekam medis
pasien ini diarsipkan sebagai satu unit didalam satu map dengan satu
nomor
Kelebihan:
1) Satu persen dengan satu nomor dan hanya mempunyai satu
KIUP
2) Dapat menghubungkan rekam medis walaupun lokasinya
berbeda
3) Hanya berhubungan dengan satu rekam medis dimana semua
informasi tentang pelayanan yang diterima pasien terdapat
dalam rekam medis tersebut
4) Mencegah salah menempatkan dalam penjajaran
5) Memudahkan dalam pencarian rekam medis
Kelemahan:
Pada instansi yang masi manual apabila terjadi pengganaan nomor
pada satu pasien membutuhkan waktu cukup lama untuk mencari
rekam medisnya.
2.13.3 Sistem penomoran unit-serial
Sistem serial-unit merupakan gabungan sistem-sistem penomoran
serial dan pengarsipan unit. Setiap saat pasien didaftarkan, sebuah
nomor baru diberikan, tapi rekam medis sebelummnya selalu diambil
kembali dan diarsipkan dibawah nomor yang baru diterbitkan.
Dengan cara ini tercipta sebuah catatan unit. Ketika catatan lama
diambil dari lemari arsip, sebuah “outgide” harus diletakkan pada
tempat catatan tersebut sebelumnya berada, untuk pedoman nomor
baru tempat catatan tersebut sekarang diarsipkan. Sebuah folder
kosong yang memiliki rujukan ke nomor yang baru bisa menjadi
“outgide” yang baik.
31
2.14. Sistem Penjajaran
2.14.1 Straight numeric filling
Pengarsipan nomor urut adalah pengarsipan catatan medis secara
kronologis sesuai dengan nomor catatan (Erkadius, 2019).
Keuntungan:
1) Mudah untuk melatih para petugas
2) Mudah pengambulan untuk keperluan riset atau pendidikan
3) Mudah memilih rekam medis yang inaktif
Kelemahan:
1) Mudah terjadinya kekeliruan dalam penympianan karena harus
melihat semua angka
2) Mudah salah menulis nomor misalnya aka 3 ditulis 8
3) Mudah salah penyimpanan, misalnya 000234 disimpan di
nomor 000234
4) Terjadinya konsentrasi kerjaan diarea rak penyimpanan nomor
besar/baru
5) Sulit memperkerjakan banyak petugas karena akan berhimpitan
disatu area
Contoh:
565023 465024 465025 465026 (P-S-T)
2.14.2 Middle digit filling
Pengarsipan angka tengah merupakan alternatif pengarsipan angka
terakhir. Pada pengarsipan angka tengah dengan nomor enam angka,
angja tengah merupakan digit primer.
Keuntungan:
1) Penggantian dan sistem nomor langsung ke sistem angka tengah
lebih mudah karena angka yang berubah sama-sama angka yang
posisinya paling kanan / terakhir
2) Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang
nomornya berurutan
32
3) Petugas penyimpanan dapat dibagi sehingga kekeliruan
penyimpanan dapat dicegah
Kelemahan:
1) Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama
2) Terjadi rak-rak yang kosong pada beberapa section, apabila
rekam medis dialihkan ketempat penyimpanan tidak aktif
3) Tidak bisa digunakan untuk nomor yang lebih dari 6 angka
2.14.3 Terminal digit filling
Pengarsipan angka terakhir adalah cara pengaripan yang sederhana
namun akurat yang meningkatkan produktivitas petugas.
Keuntungan:
1) Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata ke
100 kelompok didalam rak penyimpanan.
2) Petugas penyimpanan tidak akan berdesak-desakan disatu tempat
area rak penyimpanan
3) Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah bagian
tertentu sehingga pekerjaan akan terbagi rata, misalnya ada 4
petugas masing-masing diserahi bagian 00-24, bagian 25-49.
Bagian 50-74 dan bagian 75-99
4) Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan
dari setiap bagian pada saat ditambhnya rekam medis baru di
bagian tersebut
5) Jumlah rekam medis untuk tiap-tiap bagian terkontrol dan bisa
dihindari timbulnya rak-rak kosong
6) Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis akan membantu
memudahkan dalam perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah
rak)
Contoh:
980526 990526 00626 (T-S-P)
33
2.15. Prosedur Klaim INA CBGs
Pada aplikasi BPJS Data Analytics ini kami telah menyediakan fitur E-
Klaim untuk semakin mempermudah dari tim casemix rumah sakit untuk
memasukkan berbagai tagihan klaimnya sesuai dengan kelompok group tarif
yang ada di inacbg.
Gambar 2. 1 Prosedur Klaim INA CBGs
Pada aplikasi BPJS Data Analytics juga disediakan berbagai prediksi nilai
klaimnya, prediksi tersebut digenerate dari Diagnosa pasien saat pembuatan
SEP, yang kemudian dilakukan analisa dari berbagai history selama 4 bulan
terakhir, pada hasil prediksi juga ditampilkan kemungkinan diagnosa yang
dibentuk oleh Tim Casemix baik berupa diagnosa utama, diagnosa penyerta
dan diagnosa komplikasi, serta ditampilkan pula berbagai macam procedur
(ICD 9CM) nya.
Setelah dilakukan penyimpanan ADL Score, diagnosa, prosedur lengkap
nilai tagihannya berdasarkan kelompok tagihan, selanjutnya pada fitur ini
petugas Casemix dapat melakukan grouping untuk mendapatkan kode
INACBG sekaligus untuk mengetahui nilai Final Klaimnya.
Setelah proses finalisasi klaim selesai petugas dapat melakukan simpan
sementara terlebih dahulu, atau melakukan revisi nilai tagihan apabila
ditemukan kesalahan, setelah proses Final Selesai petugas Case mix dapat
langsung melakukan Kirim Klaim ke Data Center ke kementrian kesehatan
RI melalui fitur yang telah disediakan.
34
2.16. Penentuan Koding Mortalitas
Konsep penyebab dasar kematian merupakan hal penting dalam
menentukan kode mortalitas. Penyebab dasar kematian adalah suatu kondisi,
kejadian atau keadaan yang tanpa penyebab dasar tersebut pasien tidak akan
meninggal (Sarimawar dan Suhardi. 2008). Sebagai contoh, penderita kanker
meninggal dan penyebab langsungnya adalah gagal jantung sebagai akibat
dari carcinomatosis. Tititk awalanya adalah neoplasma colon. Maka
urutannya adalah neoplasma ganas colon menyebabkan carcinomatosis,
selanjutnya menyebabkan gagal jantung. Pada contoh tersebut, gagal jantung
merupakan kejadian terakhir dari urutan penyakit yang diawali dengan kanker
colon. Neoplasma maligna colon merupakan kondisi yang harus dikode
sebagai penyebab dasar kematian( UCoD)
35
BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Sejarah Rumah sakit
Rumah Sakit Umum Daerah dr. Rasidin Padang (disingkat RSUD Rasidin
Padang) adalah sebuah rumah sakit pemerintah yang terletak di kota Padang,
provinsi Sumatra Barat, Indonesia. Nama rumah sakit ini diambil dari nama
Dr. Rasidin, salah seorang wali kota Padang periode 1949-1956.
Rumah Sakit Umum Daerah dr. Rasidin pada awalnya merupakan
Puskesmas plus yang dulunya berada dibawah naungan Puskesmas Belimbing
Kecamatan Kuranji Padang Dengan Tempat Perawatan (DTP) sampai pada
bulan Agustus tahun 2000 berubah menjadi Rumah Sakit Umum Daerah
(RSUD) yang mempunyai ruang rawat inap gabungan dengan 40 tempat tidur.
Pada awal tahun 2000 RSUD baru bernama RSUD dr. Rasidin Padang
diresmikan oleh Bapak Walikota Padang pada tanggal 30 Agustus 2000. RSUD
dr. Rasidin Padang diserahkan Dinas Kesehatan KotaPadang ke Pemerintah
Kota Padang yang dipimpin oleh Bapak dr. H. Syafril Agus sebagai Direktur
pertama RSUD dr. Rasidin Padang menurut PERDA No. 18 tahun 2002.
Pada Tahun 2004 Direktur RSUD dr. Rasidin Padang digantikanoleh drg.
Iskandar Syah, M.Kes sampai dengan awal tahun 2009. Selanjutnya
kepemimpinan diteruskan oleh Bapak Nazaruddin, SKM,M.Kes. Tanggal 25
November 2009 berdasarkan SK Menkes No. 1139/Menkes/SK/XI/2009
RSUD dr. Rasidin Padang berubah status dari izin sementara menjadi izin
tetapi dengan izin Tipe Rumah Sakit Tipe C.
Tahun 2012 sampai tahun 2016 RSUD dr. Rasidin Padang dipimpin oleh dr.
Artati Suryani, MPH. selama masa kepemimpinan beliau RSUDdr. Rasidin
Padang memiliki status lulus 5 pelayanan tingkat dasar meliputi Pelayanan
Administrasi dan Manajemen, Pelayanan Medis, Gawat Darurat, Rekam
Medis, dan Keperawatan dengan Nomor KARS-SERT/661/VI/2012. Padan
36
bulan Februari 2016 dilantik dr. Hj. Herlin Sridiani, M.Kes sebagai direktur
RSUD dr. Rasidin sampai dengan sekarang.
3.2. Perencanaan SDM

3.2.1 Struktur organisasi RS
Gambar 3. 1 Struktur Organisasi RS
37
3.2.2 Struktur organisasi rekam medis
Gambar 3. 2 Struktur Organisasi Rekam Medis
3.2.3 Kualifiasi jabatan

1) Kepala Instalasi Rekam Medis
a) Pangkat/Gol. Ruang : Minimal Penata Muda Tk. l/III.b
b) Pendidikan : Minimal D3 Rekam Medis
c) Kursus/Diklat :
i. Pelatihan :
- Manajemen Rekam Medis
- ICD 10 dan ICD 9 CM
- Medical Record Electronic
- Komunikasi Efektif
- Rekam Medis dalam Akreditasi
- Manajemen dasar rumah sakit
- Manajemen Mutu RS dan rekam medis
38
- Manajemen sistem INACBGs
ii. Teknis penyusunan renstra, KPI, Analisis Jabatan, Analisis
Beban Kerja, dan Manajemen RS.
d) Pengalaman kerja: minimal pengalaman 5 tahun sebagai
Pelaksana Rekam Medis
e) Pengetahuan kerja: Peraturan dan pedoman terkait pengelolaan
Instalasi Rekam Medis, analisis beban kerja.
f) Keterampilan kerja: Menguasai aplikasi Ms Office dan internet
2) Sekretaris
a) Pangkat/Gol. Ruang : Minimal Penata Muda Tk. l/III.b
c) Kursus/Diklat :
i. Pelatihan :
- Manajemen Rekam Medis
- ICD 10 dan ICD 9 CM
- Medical Record Electronic
- Komunikasi Efektif
- Rekam Medis dalam Akreditasi

ii. Teknis penyusunan renstra, KPI, Analisis Jabatan, Analisis
Beban Kerja Unit dan Pembuatan pedoman organisasi,
Pembuatan BPPRM dan Program Kerja unit
d) Pengalaman kerja: minimal pengalaman 5 tahun sebagai staff
Rekam Medis
e) Pengetahuan kerja: Peraturan dan pedoman terkait pengelolaan
Instalasi Rekam Medis, analisis beban kerja.
f) Keterampilan kerja: Menguasai aplikasi Ms Office dan internet
3) Penanggung Jawab Rekam Medis Rawat Jalan
a) Pangkat/Gol. Ruang : Minimal Penata Muda Tk. l/III.a
c) Kursus/Diklat :
39
i. Penjenjangan : Diklat Costumer Service,
Manajemen Dasar Rekam Medis, ICD 10 dan ICD 9 CM
ii. Teknis
d) Pengalaman kerja: minimal pengalaman 2 Tahun di bagian
pengelolaan rekam medis
e) Pengetahuan kerja: Peraturan dan pedoman terkait pelayanan
rawat jalan.
f) Keterampilan kerja: Menguasai aplikasi Ms Office dan
internet
4) Penanggung Jawab Pengelolaan Rekam Medis Rawat Inap
c) Kursus/Diklat :
ii. Teknis : Rekam Medis
d) Pengalaman kerja: minimal pengalaman 2 tahun di bagian
rekam medis
e) Pengetahuan kerja: Peraturan dan pedoman terkait
internet
5) Penanggung Jawab Monitoring dan Evaluasi Rekam Medis &
Pelaporan
c) Kursus/Diklat :
d) Pengalaman kerja: 2 tahun di bagian pelaporan rekam medis
40
internet
6) Sub PJ Input Data Rawat Jalan
c) Kursus/Diklat :
i. Penjenjangan : Diklat Costumer Service
d) Pengalaman kerja: 2 tahun di bagian registrasi
internet
7) Sub Penanggung Jawab Administrasi
c) Kursus/Diklat :
i. Penjenjangan :Diklat Costumer Service,
d) Pengalaman kerja: 2 tahun di bagian pengelolaan rekam medis
internet
8) Sub Penanggung Jawab Logistik
c) Kursus/Diklat :
41
d) Pengalaman kerja: 2 tahun bekerja sebagai staff rekam medis
internet
9) Sub Penanggung Jawab Input Data RM Rawat Inap
c) Kursus/Diklat :
d) Pengalaman kerja: 2 tahun di bagian validasi rawat inap
internet
10) Penanggung Jawab Pengolahan Data Rekam Medis Rawat Inap
c) Kursus/Diklat :
d) Pengalaman kerja: 2 tahun di bagian evaluasi berkas rekam
medis
42
internet
11) Sub Penanggung Jawab Analisa Data dan Pelaporan
c) Kursus/Diklat :
d) Pengalaman kerja: 2 tahun di bagian pelaporan
internet
12) Sub Penanggung jawab Pengolahan data Rekam Medis Rawat
Jalan
c) Kursus/Diklat :
d) Pengalaman kerja: 2 tahun di bagian evaluasi berkas rekam
medis
internet
13) Sub Penanggung Jawab Arsip (Status) & Medicolegal
c) Kursus/Diklat :
43
d) Pengalaman kerja: 2 tahun di bidang organisasi
internet
3.2.4 Wewenang dan Tanggung jawab RM
Wewenang:
a) Menilai, menegur, dan memotivasi pegawai di Instalasi
Rekam Medis
b) Mengatur rencana kerja kegiatan penyelenggaraan Instalasi
Rekam Medis
c) Mengendalikan kegiatan dilingkup Instalasi Rekam Medis
d) Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang
terkait
Tanggung Jawab:
a) Terlaksananya tugas pokok dan fungsi Instalasi Rekam Medis
dengan baik
b) Kelancaran pelaksanaan,pengendalian, pengawasan, dan
evaluasi pelayanan di Instalasi Rekam Medis (dari aspek
manajemen instalasi)
c) Koordinasi yang baik dengan seluruh jajaran manajemen RS
dan Instalasi Rekam Medis dalam infrastruktur RSUP. DR.
M.DjamiI secara fungsi dan lintas sectoral
d) Pelaksanaan manajemen SDM Instalasi Rekam Medis
e) Melakukan pembinaan staf di lingkungan Instalasi Rekam
Medis
2) Sekretaris
Wewenang:
44
a) Menilai, menegur, dan memotivasi staf di bawahnya
b) Mengoreksi hasil kerja bawahan
c) Meminta masukan dari bawahan
d) Mengklarifikasi hasil analisis laporan dari PJ
e) Mengendalikan kegiatan di lingkup PJ Rekam Medis
Tanggung Jawab:
a) Terlaksananya tugas pokok dan fungsi sekretaris dengan baik

b) Kelancaran pelaksanaan, pengendalian, pengawasan, dan
evaluasi pelayanan di Instalasi Rekam Medis (dari aspek
manajemen instalasi)
c) Bertanggung jawab dengan laporan yang diberikan masing-
masing penanggung jawab di instalasi rekam medis
d) Penyusunan rencana dan laporan kegiatan Instalasi Rekam
Medis secara berkala
e) Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi
Rekam Medis
Wewenang:
a) Memotivasi petugas Instalasi Rekam Medis Rawat Jalan
b) Mengatur jalannya kegiatan registrasi, cetak SEP, Input
layanan, validasi, koding dan grouping pasien rawat jalan
c) Mengkoordinasi dan mengklarifikasi hasil kegiatan pelayanan
rawat jalan kepada unit terkait
d) Mengendalikan kegiatan pelayanan di rawat jalan
Tanggung Jawab:
a) Kelancaran pelaksanaan tugas registrasi, cetak SEP, input
layanan, koding grouping
b) Keakuratan hasil kerja
c) Ketepatan penyelesaian hasil kerja.
Wewenang:
45
a) Memotivasi petugas Instalasi Rawat Inap Rekam Medis
b) Mengatur jalannya kegiatan input layanan, validasi, koding
dan grouping pasien rawat inap
c) Mengkoordinasi dan mengklarifikasi hasil kegiatan pelayanan
rawat inap kepada unit terkait
d) Mengendalikan kegiatan pelayanan di rawat inap.
Tanggung Jawab:
a) Kebenaran dalam pengimputan data, validasi dan assembling
berkas rekam medis
b) Kepuasan pasien dan kebenaran dalam pengurusan pasien
pulang
c) Ketepatan pengembalian berkas rekam medis dalam waktu
1Xs24 jam
d) Untuk mengetahui berkas yang diberikan setiap hari
e) Mengetahui jumlah permasalahan pasien setiap bulan
Pelaporan
Wewenang:
a) Memotivasi petugas pengolahan data Instalasi Rekam Medis
b) Mengatur jalannya kegiatan pengolahan data rekam medis dan
pelaporan
c) Mengkoordinasi dan mengklarifikasi hasil pelaporan kepada
unit terkait
d) Mengendalikan kegiatan pengolahan data di rekam medis.
Tanggung Jawab:
a) Bertanggung jawab dengan laporan statistik rumah sakit
b) Bertanggung jawab dalam hal pengeluaran data dari rekam
medis
c) Bertanggung jawab dengan kebenaran data yang diolah dari
rekam medis
d) Koordinasi hasil kerja ke unit yang terkait
46
Wewenang:
a) Memotivasi petugas Input Data Rawat Jalan
b) Mengatur jalannya kegiatan pelayanan rawat jalan
c) Mengkoordinasi dan mengklarifikasi dengan unit terkait
d) Mengendalikan kegiatan input data rawat jalan
e) Menyelesaikan masalah dan komplain pasien.
Tanggung Jawab:
a) Bertanggung jawab dengan kegiatan input data rawatjalan.
b) Bertanggung jawab berkas klaim yang telah diproses
c) Bertanggung jawab dengan kebenaran Cetakan SEP
d) Bertanggung jawab dengan kelengkapan berkas medis IRJ
7) Sub Penanggung JawabAdministrasi
Wewenang:
a) Memberikan informasi yang berkaitan dengan kepentingan
Instalasi rekam medis maupun staf nya
b) Mengatur jalannya kegiatan administrasi rekam medis
dalam hal kegiatan pengadministrasian
d) Mengendalikan jalannnya administrasi
Tanggung Jawab:
a) Bertanggung jawab dengan kegiatan administrasi rekam medis
b) Bertanggung jawab dokumen surat masuk dan surat keluar di
Instalasi Rekam Medis
c) Bertanggung jawab dengan kebenaran laporan KLPCM
Wewenang:
a) Memberikan informasi yang berkaitan dengan kepentingan
Instalasi rekam medis maupun staf nya
b) Mengatur jalannya kegiatan logistik
47
dalam hal pangamprahan barang logistik
d) Mengendalikan jalannnya logistik
Tanggung Jawab:
a) Bertanggung jawab dengan kegiatan logistik
b) Bertanggung jawab dalam hal pendistribusian barang
inventaris.
c) Bertanggung jawab dengan barang cetakan formulir rekam
medis.
d) Melaporkan persedian atau kondisi barang yang ada setiap
akhir tahun kepada Direktur Utama melalui Kasubag Rumah
Tangga dan Perlengkapan.
Wewenang:
a) Memotivasi petugas input dan validasi data dalam hal
pekerjaan
b) Mengatur jalannya kegiatan input dan validasi data di ruangan
rawat inap
dalam hal kelengkapan berkas rekam medis dan berkas klaim
pasien jaminan.
d) Mengendalikan pelaksanaan input dan validasi data diruangan
e) Menyelesaikan masalah dan komplain pasien
Tanggung Jawab:
a) Bertanggung jawab kebenaran input dan validasi data pasien
rawat inap
b) Bertanggung jawab dengan kelengkapan dokumen untuk
syarat penagihan pasien pulang dari IRNA
c) Koordinasi dengan unit terkait dalam hal tagihan pasien
pulang
48
d) Bertanggung jawab dengan kelengkapan pengisian berkas
rekam medis rawat inap
e) Bertanggung jawab dengan laporan berkas yang kembali ke
rekam medis
Wewenang:
a) Mengkoordinasi dan mengklarifikasi dengan unit terkait
tentang laporan analisa dokumen terintegrasi
Tanggung Jawab:
a) Bertanggung jawab atas laporan analisa dokumen rekam
medis Terintegrasi Rawat Inap
b) Bertanggung jawab atas laporan evaluasi KLPCM
Wewenang:
tentang laporan analisa data dan pelaporan.
Tanggung Jawab:
a) Bertanggung jawab atas laporan analisa data dan pelaporan
b) Bertanggung jawab dengan kebenaran laporan
c) Melaporkan kepada unit yang terkait
12) Sub Penanggung jawab Pengolahan data Rekam Medis Rawat Jalan
Wewenang:
tentang laporan analisa dokumen terintegrasi
Tanggung Jawab:
a) Bertanggung jawab atas laporan analisa dokumen rekam
medis Terintegrasi Rawat Jalan
b) Bertanggung jawab atas laporan evaluasi KLPCM
Wewenang:
a) Memotivasi petugas penyimpanan rekam medis
49
b) Mengatur jalannya kegiatan penyimpanan berkas rekam medis
c) Mengkoordinasi dan mengklarifikasi dengan unit terkait jika
ada kesalahan
d) Mengendalikan penyimpanan berkas rekam medis
e) Menyelesaikan masalah dan komplain pasien.
Tanggung Jawab:
a) Bertanggung jawab dengan kegiatan penyimpanan berkas
rekam medis
b) Bertanggung jawab dengan berkas yang dipinjamkan untuk
kepentingan penelitian dan asuransi
c) Bertanggung jawab dengan kebenaran penyimpanan sesuai
dengan prosedur penyimpanan yang telah ditetapkan
d) Ketepatan pengembalian berkas dari rawat jalan, rawat inap
maupun IGD
14) Panitia Rekam Medis
Tanggung Jawab:
a) Membuat penyelenggaraan rekam medis yang baik dan
membantu terselenggaranya pengelolaan rekam medis yang
memenuhi standar-standar yang telah ditetapkan
b) Memberikan saran dan pertimbangan dalam hal penyimpanan
rekam medis dan menjamin bahwa semua informasi dicatat
sebaik-baiknya dan menjamin tersedianya data yang
dipedukan untuk menilai pelayanan yang diberikan kepada
seorang pasien.
Menjamin pelaksanaan penyimpanan rekam medis (filing
records), peminjaman rekam medis (retrieval), pengeluaran /
pendistribusian rekam medis (distribution), pembuatan indeks
(indeksing) dan tersedianya rekam medis dari semua pasien
seda pengelolaan dan penyajian data medis untuk proses
pelaporan dari suatu instansi pelayanan kesehatan.
50
3.2.5 Uraian tugas pimpinan dan staf unit rekam medis
Ikhtisar Jabatan:
Mengkoordinir, merencanakan, dan menyiapkan sarana dan
prasarana serta sumber daya manusia untuk terlaksananya tugas-
tugas administarsi dan pelayanan Instalasi Rekam Medis secara
maksimal.
Uraian Tugas:
a) Membuat program perencanaan, pengawasan dan evaluasi
dalam ruang lingkup Instalasi Rekam Medis (Rencana Kerja
dan Anggaran Instalasi) untuk diajukan pada Direksi.
b) Memberikan saran dan pertimbangan baik yang diminta
maupun tidak diminta pada Direksi, demi kepentingan
Instalasi/Organisasi/ Manajemen.
c) Melakukan telaahan / analisa laporan yang bersifat
administrasi tentang ketenagaan, fasilitas, peralatan,
pelayanan, rekam medis yang dibuat oleh Sekretaris, Sub. PJ
Administasri, Sub. PJ Logistik, PJ Rawat Jalan/Registrasi, PJ
Pengelolaan Rekam Medis Rawat Inap, PJ Monitoring
Evaluasi Rekam Medis dan Pelaporan, Sub Pj Registarsi
Rawat Jalan, Sub. Pj Input Data Rekam Medis Rawat Jalan,
Sub. PJ Arsip (Status) dan Medicolegal, Sub.PJ Input Data
Rekam Medis Rawat Inap, Sub. PJ Pengolahan Data Rekam
Medis Rawat Inap, Sup. PJ Pelaporan dalam ruang lingkup
Instalasi Rekam Medis dan membuat keputusan untuk tindak
lanjut.
d) Meneruskan informasi yang berkaitan dengan kebijakan
Rumah Sakit /lnstalasi pada Sekretaris, seluruh Penanggung
Jawab dan Staf dalam ruang lingkup Instalasi Rekam Medis.
51
e) Menyusun jumlah kebutuhan tenaga sesuai dengan bagian
(penerima arsipan, pengolahan) dan lain-lain.
2) Sekretasis
Ikhtisar Jabatan:
Membantu penyiapan tugas harian kepala Instalasi Rekam Medis
yang berhubungan dengan urusan interen Rekam Medis.
Uraian Tugas:
a) Membantu kepala Instalasi Rekam Medis dalam
melaksanakan perencanaan, pelaksanaan pengawasan dan
evaluasi dalam lingkup Instalasi Rekam Medis.
b) Memberikan saran dan pertimbangan, baik diminta maupun
tidak diminta oleh Kepala Instalasi Rekam Medis, demi
kepentingan Instalasi Rekam Medis / Organisasi/
manajemen.
c) Melakukan analisa laporan kegiatan rekam medis yang
dibuat Oleh masing-masing penanggung jawab (TPP,
Pengolahan Data, Medicolegal, Umum, dan Logistik) yang
bersifat administrasi tentang ketenagaan, fasilitas, peralatan,
dan Iain-Iain untuk diteruskan ke Kepala Instalasi Rekam
Medis.
d) Membuat konsep surat menyurat yang berkaitan dengan
tugas keadministrasian / kesekretariatan, serta memberikan
paraf surat-surat yang akan ditanda-tangani oleh Kepala
Instalasi Rekam Medis.
e) Membuat Protokol dan aturan yang berkaitan dengan dengan
kepentingan / kebutuhan organisasi Instalasi Rekam Medis
berdasarkan masukan dari penanggung jawab (PJ) bagian
dan diajukan kepada Kepala Instalasi Rekam Medis.
Ikhtisar jabatan:
52
Mengkoordinasikan pelaksanaan, pemantauan pelayanan
registrasi, input layanan, coding, grouping rawat jalan.
Uraian Tugas:
a) Mengkoordinir jalannya registrasi, cetakan SEP, input
layanan, validasi koding dan grouping pasien JKN.
b) Mengkoordinir kurir mengantar/ mengambil berkas rekam
medis ke masing-masing poliklinik.
c) Menyelesaikan permasalahan dengan unit terkait sebatas
tingkat penanggung jawab.
d) Membuat laporan pelayanan rawat jalan.
e) Mengatur pelaksanaan tugas masing-masing staf registrasi
rawat jalan.
Ikhtisar Jabatan:
Mengkoordinasikan pelaksanaan registrasi rawat inap, input
layanan, validasi, coding, grouping rawat inap.
Uraian Tugas:
a) Mengkoordinir jalannya input layanan, validasi dan
assembling berkas rekam medis rawat inap.
b) Mengkodinir pasien pulang dari ruangan perawatan.
c) Mengkoordinir kelengkapan berkas tagihan pasien rawat
inap,menginput, koding pasien umum dan pasien jaminan
kantor
d) Mengkoordinir berkas rekam medis yang kembali ke rekam
medis I X 24 Jam.
e) Melakukan verifikasi kelengkapan berkas pasien yang
pulang rawat.
Pelaporan
Ikhtisar Jabatan:
Memonitor semua kegiatan proses data rekam medis.
53
Uraian Tugas:
a) Mengecek kembali sensus yang datang setiap hari dengan
sensus dan laporan pasien masuk dan pulang yang ada pada
sistem komputerisasi.
b) Merekap Laporan bulanan berdasarkan bangsal/ruangan
rawat.
c) Merekap lama dirawat pasien berdasarkan bangsal.
d) Membuat lama dirawat pasien pulang hidup/meninggal pada
sensus harian.
e) Membuat data kelahiran perbulannya.
Ikhtisar Jabatan:
Mengkoordinasikan pelaksanaan, pemantauan, Input Layanan,
Coding, Grouping Rawat Jalan.
Uraian Tugas:
a) Mengkoordinir pelaksanaan input tindakan pasien di masing-
masing poli
b) Mengkoordinir dokumen berkas klaim pasien jaminan
c) Mengimputkan diagnosa pasien.
d) Memantau pelaksanaan koding, grouping pasien jaminan di
masing-masing poliklinik.
e) Mengevaluasi berkas rekam medis yang kembali dari
poliklinik satu kali pelayanan.
7) Sub Penanggung Jawab Administrasi
Ikhtisar Jabatan:
Memimpin dan melaksanakan penyiapan bahan penyusunan
rencana Administrasi, membantu Kepala Instalasi Rekam Medis
dalam kegiatan penyelenggaraan administrasi.
Uraian Tugas:
a) Menerima, mencatat, dan menyortir surat sesuai dengan
prosedur dan ketentuan yang berlaku.
54
b) Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan
sifatnya.
c) Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku.
d) Membuat notulen rapat.
e) Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan
pimpinan baik tertulis maupun lisan.
Ikhtisar Jabatan:
Memimpin dan melaksanakan penyiapan bahan penyusunan
rencana Logistik, koordinasi pelaksanaan, pemantauan dan
evaluasi pelaksanaan kegiatan sesuai dengan peraturan yang
berlaku dan arahan pimpinan dalam rangka mendukung
pengelolaan kegiatan Rekam Medis.
Uraian Tugas:
a) Bertanggung jawab atas kelancaran pelayanan umum dan
logistik.
b) Membuat usulan pengadaan kebutuhan barang cetakan
blangko rekam medis untuk keperluan
IRNA/SMF/Poliklinik/IGD, kebutuhan alat tulis kantor dan
kebutuhan rumah tangga Instalasi Rekam Medis.
c) Membuat amprah formulir rekam medis setiap bulan.
d) Mengambil barang cetakan formulir rekam medis, alat tulis
kantor dan barang kebutuhan rumah tangga Instalasi Rekam
Mediske gudang perlengkapan umum.
e) Membuat daftar dinas pegawai Instalasi setiap bulan.
Ikhtisar Jabatan:
Mengkoordinasikan pelaksanaan, pemantauan Input Data Rekam
Medis, Validasi Data Rawat Inap.
Uraian Tugas:
55
a) Membaca laporan ruangan.
b) Memvalidasi jumlah berkas rekam medis sesuai dengan
jumlah pasien.
c) Memvalidasi data pelayanan awal dan diagnosa awal.
d) Memvalidasi data tindakan, menyesuaikan dengan dokumen
untuk pasien yang masih dirawat.
e) Memvalidasi data pasien pulang rawat inap.
Ikhtisar Jabatan:
Mengkoordinasikan kegiatan pengolahan berkas rekam medis
pasien pulang rawat inap.
Uraian Tugas:
a) Mencek kesiapan tenaga, Sistem Informasi Rumah Sakit
(computer network), peralatan dan perlengkapan kerja di unit
kerjanya.
b) Mengkoordinir berkas rekam medis pasien pulang rawat inap
dari TURP, kemudian meng-entry kode diagnosa penyakit,
tindakan medis sesuai dengan buku ICD-IO & ICD-9 CM ke
format yang telah disediakan pada komputer SIRS, dan
mencatat ke kolom yang telah disediakan untuk kode
diagnosa penyakit dan tindakan medis pada lembaran
ringkasan masuk & keluar berkas rekam medis pasien pulang
rawat inap.
c) Membuat laporan evaluasi kuantitative untuk berkas Rekam
Medis Rawat Inap.
d) Merekap semua data BRM yang terisi dan membuat
laporannya.
Ikhtisar Jabatan:
Kelancaran kegiatan analisa data & pelaporan.
Uraian Tugas:
56
a) Mencek kesiapan SIRS, peralatan dan perlengkapan kerja di
unit kerjanya.
b) Membuat laporan sebagai dasar pengambilan keputusan.
c) Mengumpulkan data untuk penyusunan laporan cakupan
pelayanan RSUD dr. Rasidin Padang.
d) Mengumpulkan data untuk penyusunan laporan efisiensi
pelayanan RSUD dr. Rasidin Padang.
e) Mengumpulkan, mengklasifikasikan,
mengolah/merekapitulasi data rawat jalan dan gawat darurat
untuk penyusunan laporan cakupan pelayanan rumah sakit.
12) Sub Penanggung Jawab Pengolahan Data Rekam Medis Rawat
Jalan
Ikhtisar Jabatan:
Mengkoordinasikan kegiatan pengolahan berkas rekam medis
pasien pulang rawat jalan.
Uraian Tugas:
a) Mencek kesiapan tenaga, Sistem Informasi Rumah Sakit
(computer network), peralatan dan perlengkapan kerja di unit
kerjanya.
b) Mengkoordinir berkas rekam medis pasien pulang rawat inap
dari TURP, kemudian meng-entry kode diagnosa penyakit,
tindakan medis sesuai dengan buku ICD-IO & ICD-9 CM ke
format yang telah disediakan pada komputer SIRS, dan
mencatat ke kolom yang telah disediakan untuk kode
diagnosa penyakit dan tindakan medis pada iembaran
ringkasan masuk & keluar berkas rekam medis pasien pulang
rawat jalan.
c) Membuat laporan evaluasi kuantitative untuk Berkas Rekam
Medis Rawat Jalan
d) Merekap semua data BRM yang terisi dan membuat
laporanya.
57
Ikhtisar Jabatan:
Mengkoordinasikan pelaksanaan, pemantauan penyimpanan
berkas rekam medis.
Uraian Tugas:
a) Mengkoordinir pengeluaran berkas rekam medis sesuai
nomor rekam medis yang diminta dengan menempatkan
outguide pad posisi rekam medis yang keluar.
b) Memantau penerimaan print out treser dari unit registrasi.
c) Mengkoordinasikan penyerahan berkas rekam medis ke unit
ekspedisi.
d) Memantau pelaksanaan penjajaran berkas rekam medis
sesuia system terminal digit.
e) Mengeluarkan berkas rekam medis untuk visum dan
asuransi.
3.2.6 Pengorganisasian instalasi rekam medis
Organisasi RSU diatur dalam keputusan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia No. 983/MENKES/SK/D (I/1992 tentang Pedoman
Organisasi RSU. Khusus rekam medis di dalam organisasi rumah sakit
sesuai klasifikasi kelas A, B, C dan D terdapat kegiatan rekam medis
masing-masing pada pasal 16 ayat 3, pasal 40 ayat 32.
3.3. Perencanaa Fasilitas di Unit Kerja RMIK
3.3.1. Sarana dan prasarana unit kerja RMIK
Sarana merupakan aspek yang mendukung terjadinya proses
pelayanan terhadap pasien. Sarana merupakan alat-alat yang digunakan
dalam menjalankan pelayanan seperti komputer di masing-masing
petugas yang mampu menunjang pekerjaan petugas, kursi, meja kerja dll.
Di RSUD dr Rasidin padang sarana nya sudah lengkap untuk menunjang
pelayanan seperti ada nya meja , kursi, komputer , mesin print yang bisa
langsung di scan jadi untuk bagian pelayanan sudah lengkap . DI bagian
58
rekam medis sarana seperti Rak penyimpanan , dan Roll O Pack sudah
di gunakan di RSUD dr Rasidin
Gambar 3. 3 Roll O Pack
3.3.2. Aspek ergonomis sarana dan prasarana unit kerja RMIK

Aspek dari ergonomi sarana dan prasarana di RSUD dr Rasidin
aspek ergonomis kurang memadai karena ruang penyimpanan masih
terbilang kecil sehingga banyak berkas yang menumpuk di lantai yang
menagkibatkan petugas kesulitan mencari berkas rekam medis pasien
dan pelayanan terlambar
3.4. Regulasi Terkait Informasi, Mitigasi Resiko dan Contingency Plan
Di RSUD dr Rasidin Padang memiliki standar dan sop mengenai
Pembukaan informasi , mitigasi resiko, dan contingency plan tetapi penulis
selama praktek lapangan tidak di berikan materi dan tidak di jelaskan tentang
pembukaan informasi, mitigasi resiko, dan contingency plan sehingga penulis
tidak bisa menjabarkan lebh lanjut
59
3.5. Aplikasi Perangkat Lunak di RM
Perangkat Lunak atau software adalah kumpulan beberapa perintah yang
dieksekusi oleh mesin komputer dalam menjalankan pekerjaannya. perangkat
lunak ini merupakan catatan bagi mesin komputer untuk menyimpan perintah,
maupun dokumen serta arsip lainnya.
Perangkat Lunak (software) merupakan data elektronik yang disimpan
sedemikian rupa oleh komputer itu sendiri, data yang disimpan ini dapat berupa
program atau instruksi yang akan dijalankan oleh perintah, maupun catatan-
catatan yang diperlukan oleh komputer untuk menjalankan perintah yang
dijalankannya. Untuk mencapai keinginannya tersebut dirancanglah suatu
susunan logika, logika yang disusun ini diolah melalui perangkat lunak, yang
disebut juga dengan program beserta data-data yang diolahnya. Pengolahan
pada software ini melibatkan beberapa hal, diantaranya sistem operasi,
program, dan data. Software ini mengatur sedemikian rupa sehingga logika
yang ada dapat dimengerti oleh mesin komputer.
Di RSUD dr Rasidin Padang menggunakan v claim yaitu aplikasi perangkat
lunak berbasis web jadi dalam aplikasi v claim ini petugas bisa melihat tanggal
kunjungan dan riwayat penyakit pasien
3.6. Standar Unit Kerja RM dalam Akreditasi Rumah Sakit
Akreditasi merupakan proses yang pasti ada di setiap rumah sakit baik
rumah sakit swasta atau pun rumah sakit pemerintah . di RSUD dr Rasidin
Padang juga dilakukan akreditasi tapi standar atau apa penilaian akreditasi
tersebut tidak di beritahukan kepada penulis sehingga penulis tidak bisa
menjelaskan lebih lanjut
3.7. Aturan dan Tata Cara Kalsifikasi, Kodefikasi Diagnosa
Di RSUD dr. Rasidin Padang untuk melakukan proses kodefikasi dan
diagnosa penyakit menggunakan ICD 10 vol 1 dan vol 3 sesuai dengan
ketentuan yang di tetapkan jadi untuk proses kodefikasi di RSUD dr Rasidin
Padang telah sesuai antara materi yang di ajarkan kampus dengan praktek
lapangan yang dilakukan penulis
60
3.8. Pertukaran Data dan Informasi Kesehatan
Pertukaran data dan informasi kesehatan yang dilakukan di RSUD dr. M.
Rasidin menggunakan elektronik dan manual. Pertukaran data dan informasi
tersebut menggunakan Sistem Manajemen Informasi Rumah Sakit dan dengan
berkas rekam medis pasien. Penggunaan rekam medis elektronik yang belum
sempurna mengakibatkan RSUD dr. Rasidin Padang masih menggunakan
berkas rekam medis pasien sebagai media atau alat pertukaran data dan
informasi
3.9. Pengolahan Data Rekam Medis
3.9.1. Coding
Prosedur pengodingan dilakukan sebagai berikut:
a) Koder menerima berkas rekam medis
b) Koder menganalisa lembar-lembar berkas rekam medis
c) Jika ada diagnosa atau tindakan yang perlu di konfirmasikan ke
dokter, koder bisa menelpon atau memanggil dokter yang
bersangkutan.
d) Setelah diagnosa dan tindakan yang ditulis dokter lengkap, jelas
dan benar, koder melakukan pengkodean diagnosa dengan ICD 10
dan tindakan dengan ICD 9 CM
e) Berkas rekam medis yang terkode, selanjutnya dientri ke aplikasi
SIMRS dan dilakukan Grouping untuk mendapatkan perolehan
tarif/biaya rumah sakit
3.9.2. Assembling
Di RSUD dr Rasidin Padang juga dilakukan proses assembling tapi
karena selama praktek penulis melakukan proses pengisian Kelengkapan
Pengisian Catatan Medis(KLPCM) yang dilakukan setelah pasien pulang
dan berkas sudah kembali ke bagian rekam medis baru proses KLPCM
dilakukan
3.9.3. Indexing
Di RSUD dr Rasidin Padang penulis tidak di berikan materi tentang
indexing dan tidak melakukan kegiatan indexing sehingga penulis tidak
61
bisa menjelaskan tentang proses indexing karena kurang nya
pengetahuan tentang prosedur indexing di rumah sakit
3.9.4. Filling
Setelah berkas rekam medis di assembling dan dilakukan Analisa,
berkas rekam medis diletakkan di rak berdasarkan nomor rekam medis
belakangnya. Kemudian berkas yang sudah disusun berdasarkan nomor
akhir dari nomor rekam medis diambil oleh petugas filling sesuai
pembagian tugas atas nomor akhir rekam medis tersebut
3.9.5. Analisis
Analisis kelengkapan berkas rekam medis yang digunakan di RSUD
dr. Rasidin Padang yaitu menggunakan analisis kualitatif dan kuantitatif
yang dibuat dalam bentuk excel berdasarkan status dan sistem informasi
manajemen rumah sakit. Analisis kelengkapan ini berdasarkan seluruh
form berkas rekam medis dan seluruh form sistem informasi manajemen
rumah sakit, berupa tanda tangan dokter, pengisian catatan
perkembangan pasien dari semua pemberi layanan, pengesahan seluruh
berkas dari pemberi layanan, hingga waktu pengembalian rekam medis.
Analisis ini akan dilaporkan dalam bentuk tabel dan grafik.
3.10. Prosedur Klaim
Di RSUD dr Rasidin Padang prosedur klaim dilakukan oleh petugas rekam
medis sesuai dengan sop rumah sakit tapi penulis pada saat melakukan kegiatan
praktek tidak mendapatkan tugas di bagian klai rekam medis menggunakan
aplikasi INA CBGs sehingga penulis tidak bisa menjelaskan prosedur klaim
INA CBGs di rumah sakit
3.11. Pelaporan dan Statistik Rumah Sakit
3.11.1. Internal
Rumah sakit ditujukan kepada Direksi RS terkait. Laporan
interen Kabag/Kabid/Ka Instalasi/Ka SMF terkait meliputi:
1. Laporan pasien masuk
2. Laporan pasien keluar.
3. Laporan pasien meninggal
62
4. Laporan pasien dirawat
5. Laporan han perawatan.
6. Statistik Rumah Sakit (BOR, BTO, TOI, LOS)
7. Laporan kegiatan persalinan.
8. Laporan kegiatan pembedahan.
9. Laporan kegiatan rawat jalan.
Tabel 3. 1 Statistik Rumah Sakit RSUD Dr. Rasidin
Bulan Periode BOR BTR TI TLOS ALOS
PERIODE II (7-
Jan 8) 30,61 0,48 12,08 191 3,67
Dari hasil pengolahan data tersebut dapat disimpulkan bahwa

statistic rumah sakit pada periode pertama bulan maret tidak efisien
karena BOR rendah hanya 30,61% yang standarnya 60-85%, untuk
BTR tidak dapat dinilai karena hitungan BTR satu tahun, untuk TI
12,08 hari yang idealnya adalah 1-3 hari dan LOS 3,67 hari yang
idealnya 6-9 hari. Tetapi hasil dari perhitungan statistik ini tidak bisa
dijadikan sebagai patokan untuk melihat keaadaan rumah sakit secara
keseluruhan karena yang dianalisa hanya satu periode saja.
3.11.2. Eksternal
Laporan eksteren rumah sakit ditujukan kepada Kementrian
Kesehatan RI, Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan, Dinas
Kesehatan Provinsi Sumatera Barat, Dinas Kesehatan Kota Padang
meliputi laporan:
1). Formular RL 1 Profil Rumah Sakit
a) Formulir RL 1.1 Dasar Rumah Sakit
b) Formulir RL 1.2 Indikator Pelayanan Rumah Sakit
c) Formulir RL 1.3 Fasilitas Tempat Tidur
2). Formular RL 2 Ketenagaan
3). Formulir RL 3 Data Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit
63
a) Formulir RL 3.1 Kegiatan Pelayanan Rawat Inap
b) Formulir RL 3.2 Kegiatan Pelayanan Rawat Darurat
c) Formulir RL 3.3 Kegiatan Kesehatan Gigi dan Mulut
d) Formulir RL 3.4 Kegiatan Kebidanan
e) Formulir RL 3.5 Kegiatan Perinatologi
f) Formulir RL 3.6 Kegiatan Pembedahan
g) Formulir RL 3.7 Kegiatan Radiologi
h) Formulir RL 3.8 Pemeriksaan Laboratorium
i) Formulir RL 3.9 Pelayanan Rehabilitasi Medis
j) Formulir RL 3.10 Kegiatan Pelayanan Khusus
k) Formulir RL 3.11 Kegiatan Kesehatan Jiwa
l) Formulir RL 3.12 Kegiatan Keluarga Berencana
m) Formulir RL 3.13 Pengadaaan Obat Penulisan dan
Pelayanan Resep
n) Formulir RL 3.14 Kegiatan Rujukan
o) Formulir RL 3.15 Cara Bayar
4). Formulir RL 4 Morbiditas
a) Formulir RL 4a Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat
Inap
b) Formulir RL 4b Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat
Jalan
5). Formulir RL 5 Data Bulanan
a) Formulir RL 5.1 Pengunjung Rumah Sakit
b) Formulir RL 5.2 Kunjungan Rawat Jalan
c) Formulir RL 5.3 Daftar 10 Besar Penyakit Rawat Inap
d) Formulir RL. 5.4 Daftar 10 Besar Penyakit Rawat Jalan
Pelaporan eksternal khususnya rekapitulasi laporan tidak
dilaporan oleh bagian pengolahan data tetapi dilaporan di bagian mutu
rumah sakit, bagian pengolahan data hanya memeberi data mentah
berdasarkan apa yang dibutuhkan untuk membuat rekapitulasi
laporan.
64
3.12. Sistem Penyimpnan
Sistem penyimpanan di RSUD dr. Rasidin Padang menggunakan sistem
Sentralisasi dimana rekam medis pasien rawat inap, rawat jalan dan IGD
digabung dalam satu tempat.
3.13. Sistem Penomoran
Sistem penomoran yang digunakan yaitu: Cara Unit (Unit Numbering
System). System ini memberikan hanya satu unit rekam medis untuk satu
orang pasien.
1). Rekam medis seorang pasien baik rekam medis rawat jalan, rawat
inap maupun gawat darurat digabung menjadi satu.
2). Pada saat seorang pasien berkunjung pertama sekali apakah sebagai
pasien rawat jalan maupun gawat darurat kepadanya diberikan satu
nomor Rekam Medis (Admiting Number) yang akan dipakai selamanya
di RSUD dr. Rasidin untuk kunjungan berikutnya sehingga rekam
medis pasien tersebut tersimpan di dalam satu map (berkas) dibawa satu
nomor.
3). Kepada pasien diberikan satu kartu identitas berobat yang harus dibawa
setiap datang berkunjung untuk mendapat pelayanan rekam medis.
4). Sumber nomor adalah sudah terprogram secara otomatis berurutan
melalui system kompter, jadi nomor akan berurutan baik melalui
pendaftaran di tempat penerimaan pasien rawat jalan maupun gawat
darurat. Nomor terdiri dari 6 (enam) angka yang dikelompokkan
menjadi 3 kelompok masing-masing 2 (dua) angka:
a). Kelompok angka pertama adalah kelompok 2 angka terletak paling
kanan disebut primary digit
b). Kelompok angka kedua adalah 2 angka yang terletak ditengah-
tengah, disebut secondary digit
c). Kelompok angka ke tiga dalah 2 angka yang terletak paling kiri
disebut tertiary digit
65
3.14. Sistem Penjajaran
Sistem pengarsipan rekam medis di RSUD dr. Rasidin Padang adalah
menggunakan sistem Terminal Digit Filling, yaitu berpedoman menggunakan
angka belakang dalam pencarian berkas rekam medis dan setelah menemukan
angka belakang, kemudian pencarian selanjutnya yaitu melihat angka
depannya dan setelahnya melihat angka bagian tengahnya. semakin kiri
berarti angkanya tengahnya semakin tinggi dan semakin ke kanan, maka
angka tengahnyanya semakin rendah
3.15. Penentuan Coding Mortalitas
Prosedur penentuan coding mortalitas dilakukan oleh petugas rekam medis
di rumah sakit selama praktek penulis melakukan proses coding pasien rawat
jalan dan rawat inap untuk penentuan coding mortalitas penulis tidak
melakukan proses tersebut sehingga penulis tidak bisa menjelaskan
bagaimana proses penetuan coding mortalitas di rumah sakit
66
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Dari kegiatan selama praktek lapangan III dan IV di RSUD dr. Rasidin
padang, maka dapat disimpulkan beberapa hal, diantaranya yaitu:
1. Pelayanan yang diberikan di RSUD dr. Rasidin Padang yaitu pelayanan
rawat inap, rawat jalan dan instalasi gawat darurat
2. Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) di Instalasi Rekam Medis
RSUD dr. Rasidin sudah dilakukan dengan baik dengan adanya struktur
organisasi, kualifikasi jabatan, wewenang dan tanggung jawab setiap
jabatan, uraian tugas dan pengorganisasian pekerjaan tetapi masih ada
kekurangan pada petugas di bagian mencari berkas rekam medis
sehingga pencarian berkas rekam medis sedikit lambat
3. Nampaknya sarana dan prasarana yang ada di Instalasi Rekam Medis
RSUD dr. Rasidin sudah baik karena kecukupan pada setiap alat
penunjang tetapi aspek ergonomis seperti ruangan sebaiknya dibuat lebih
besar karena ruang rekam medis yang kecil
4. Aplikasi perangkat lunak yang digunakan di Instalasi Rekam Medis
RSUD dr. Rasidin menggunakan SIMRS V Claim yang berbentuk
website jadi bergantung pada jaringan
5. Standar kerja di Instalasi Rekam Medis RSUD dr. Rasidin sudah ada oleh
karena itu dalam pekerjaan yang dilakukan oleh petugas berjalan dengan
baik.
6. Pertukaran data dan informasi di RSUD dr. Rasidin melalaui Sistem
Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) dan berkas rekam medis.
7. Pengolahan data rekam medis di Instalasi Rekam Medis RSUD dr.
Rasidin berdasarkan standar atau SOP yang sudah dibuat.
67
8. Sistem Penomoran yang digunakan yaitu penomoran Unit (Unit
Numbering System).
9. Sistem penyimpanan rekam medis di RSUD dr. Rasidin Padang adalah
menggunakan sistem sentralisasi.
10. Sistem penjajaran rekam medis di RSUD dr. Rasidin Padang adalah
menggunakan sistem Terminal Digit Filling.
11. Bentuk pelaporan yang digunakan yaitu dalan bentuk tabel dan grafik
dimana pelaporan internal terdiri dari sensus harian, laporan bulanan,
laporan triwulan dan laporan tahunan yang dikirimkan ke direktur dan
pelaporan eksternal berula rekapitulasi laporan untuk pihak luar rumah
sakit. Untuk pelaporan yang berkaitan dengan mutu pelayanan seperti
kelengkapan berkas rekam medis itu dilaporan dengaan bentuk tabel dan
grafik juga.
12. Cara kerja yang digunakan di RSUD dr. Rasidin Padang yaitu
menggunakan aplikasi SIMRS.
4.2. Saran
Saran untuk Instalasi Rekam Medis RSUD Dr. Rasidin Padang adalah:
1. Menambah sumber daya manusia (SDM) pada bagian pencarian berkas
rekam medis karena masih kekurangan petugas yang mengakibatkan
terlambatnya pencarian berkas rekam medis
2. Merapikan tempat penyimpanan agar memudahkan dalam pencarian
berkas
3. Memperluas ruang penyimpanan rekam medis agar lebih memudahkan
dalam proses pencarian berkas rekam medis
4. Menambahkan aspek ergonomis seperti memberikan ac di ruang
penyimpanan rekam medis sehingga petugas lebih nyaman dalam
bekerja
68
DAFTAR PUSTAKA
Dewi, N. E. (2016). APLIKASI PERANGKAT LUNAK DI UNIT KERJA

REKAM. Aplikasi Perangkat Lunak, 31.
Halsa Imas Halimatusaadah, M. H. (2021). ANALISIS KELENGKAPAN
PENGISIAN REKAM MEDIS PASIEN. Manajemen Informasi
Kesehatan, 168.
Handayani, A. P. (2015). TINJAUAN RUANG KERJA UNIT REKAM MEDIS.
Manajemen Informasi Kesehatan, 27.
Pratiwi, Y. E. (2010). Ketepatan Penentuan Kode Penyebab Dasar Kematian
Pasien di Rumah. klasifikasi klinis, 96.
Tri Handayani, E. R. (2013). EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM
PELAPORAN REKAM MEDIS . Manajemen Informasi Kesehatan, 32.
L
N
Lampiran 6
Dokumentasi
1. Pemberian LOI oleh pihak rumah sakit
2. Serah terima mahasiswa

3. Seminar presentasi pelaporan di RS
4. Penutupan PL 3 dan 4

Laporan PL Iii & Iv Sritika Mardona 2

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Laporan PL Iii & Iv Sritika Mardona 2

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

LAPORAN PRAKTEK LAPANGAN III DAN IV

DI RSUD DR. RASIDIN PADANG

PROGRAM STUDI DIPLOMA III ILMU REKAM MEDIS

Padang. Juli 2023

KATA PENGANTAR ........................................................................................... ii

2.1.2. Rekam Medis Elektronik ....................................................................9

2.1.3. Tujuan Rekam Medis .......................................................................10

2.1.4. Kepemilikan Rekam Medis ..............................................................11

2.1.5. Penggunaan Rekam Medis ...............................................................11

2.2 Perencanaam SDM ............................................................................... 11

2.2.2 Tujuan dan fungsi .............................................................................12

2.2.3 Proses perencanaan SDM .................................................................13

2.3 Perencanaan Fasilitas Di Unit Kerja RMIK ...................................... 15

2.3.2 Aspek ergonomis ...............................................................................16

2.4 Regulasi Terkait informasi, Mitigasi Resiko dan Contingency Plan 17

2.4.3. Pembukaan isi rekam medis.............................................................18

2.5 Aplikasi Perangkat Lunak Di Rekam Medis...................................... 19

2.9.2 Assembling .........................................................................................23

2.9.3 Indexing ..............................................................................................23

2.9.4 Filling ..................................................................................................23

2.9.5 Analisis ...............................................................................................23

2.10. Pembiayaan Kesehatan ........................................................................ 24

2.11.2 Pelaporan eksternal...........................................................................25

2.11.3 Statistik rumah sakit .........................................................................26

2.12. Sistem Penyimpanan ............................................................................. 29

2.12.2 Desentralisasi .....................................................................................30

2.13. Sistem Penomoran ................................................................................ 30

2.13.2 Sistem penomoran unit .....................................................................31

2.13.3 Sistem penomoran unit-serial ..........................................................31

2.14. Sistem Penjajaran ................................................................................. 32

2.14.2 Middle digit filling .............................................................................32

2.15. Prosedur Klaim INA CBGs.................................................................. 34

3.2.2 Struktur organisasi rekam medis ....................................................38

3.2.3 Kualifiasi jabatan ..............................................................................38

3.2.4 Wewenang dan Tanggung jawab RM .............................................44

3.2.6 Pengorganisasian instalasi rekam medis .........................................58

3.3. Perencanaa Fasilitas di Unit Kerja RMIK ......................................... 58

3.4. Regulasi Terkait Informasi, Mitigasi Resiko dan Contingency Plan 59

3.9.2. Assembling .........................................................................................61

3.9.3. Indexing ..............................................................................................61

3.9.4. Filling ..................................................................................................62

3.9.5. Analisis ...............................................................................................62

3.10. Prosedur Klaim ..................................................................................... 62

3.11.2. Eksternal .........................................................................................63

3.12. Sistem Penyimpnan ............................................................................... 65

Gambar 2. 1 Prosedur Klaim INA CBGs .............................................................. 34

Tabel 3. 1 Statistik Rumah Sakit RSUD Dr. Rasidin ............................................ 63

1.1. Latar Belakang

Penulis laporan ini sebagai informasi bagi rumah sakit mengenai

pentingnya transparantasi dalam rekam medis dengan tetap menjaga

kerahasiaan dari data pasien

Laporan dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh akademik terhadap

pelaksanaan praktek lapangan yang telah dilakukan oleh mahasiswa

sehingga dapat dijadikan sebagai identifikasi mahasiswa yang

melakasanakan praktek lapangan

a. Sebagai bukti kepada pihak akademik bahwa penulis telah mengikuti

b. Menambah ilmu pengetahuan penulis akan pentingnya ilmu rekam

medis dan menambah wawasan penulis untuk mengembangkan ilmu

pengetahuan yang telah dipelajari.

c. Memberikan pengajaran kepada penulis bahwa butuh ketelitian dalam

bekerja dan selalu memberikan pelayanan yang terbaik kepada pasien.

2.1 Rekam medis

c. Bor (Bed Occupancy Rate)