KERTAS KERJA PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN E-PURCHASING KATALOG ELEKTRONIK

Disclaimer

Kertas Kerja ini disusun oleh Ardi Kasmono, S.STP, M.KP sebagai Pengelola Katalog Elektronik Lokal Provinsi Jawa
Timur untuk memudahkan tugas PP/PPK dalam mendokumentasikan tahapan sebelum dan pada saat
pelaksanaan e-purchasing Katalog Elektronik. Dalam hal terdapat kesalahan/ ketidaksesuaian dalam penyusunan
kertas kerja ini dapat disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku. Penyusun tidak bertanggung jawab apabila
terdapat permasalahan yang dialami oleh pelaksana yang menggunakan kertas kerja ini.

Dasar Pelaksanaan

1 Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 tentang Perubahan Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018
tentang Pengadaan Barang/jasa Pemerintah
2 Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2021 tentang Toko Daring dan Katalog Elektronik dalam Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah
3 Keputusan Kepala LKPP No 122 Tahun 2022 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Katalog Elektronik

Ketentuan yang perlu dipahami

1 Negosiasi Harga : Metode negosiasi harga dilakukan terhadap harga satuan produk dengan
mempertimbangkan kuantitas produk yang diadakan, ongkos kirim, biaya instalasi,
atau ketersediaan produk
2 Data negosiasi : PPK/PP dapat memanfaatkan informasi harga produk dari sumber informasi yang
harga dipercaya lainnya sebagai referensi untuk negosiasi dengan Penyedia Katalog
3 Tahapan E- Elektronik
: a. Persiapan E-Purchasing
Purchasing b. Pelaksanaan E-Purchasing
4 Persiapan E- : Tahapan yang dilakukan untuk menentukan barang/jasa sesuai kebutuhan dan
Purchasing ketentuan peraturan perundang-undangan serta mempersiapkan referensi harga
untuk penyelenggaraan E-Purchasing Katalog
5 Tahapan : a. Penyusunan Spesifikasi Teknis
persiapan E- b. Prioritas Penggunaan Produk Dalam Negeri
Purchasing c. Prioritas Penggunaan Produk dari Penyedia Usaha Kecil dan Koperasi
d. Pengumpulan Referensi Harga
6 Penyusunan : PPK dalam menyusun spesifikasi teknis memperhatikan :
Spesifikasi 1) mengacu pada spesifikasi teknis yang disusun pada tahap perencanaan
Teknis pengadaan/ disesuaikan dengan data/ informasi pasar terkini untuk mengetahui
(1) ketersediaan barang/jasa, (2) harga, (3) pelaku usaha, (4) alternatif barang/jasa
sejenis, (5) ketersediaan Produk Dalam Negeri dan (6) produk dari usaha kecil;
 2) dapat menyebut merek barang/jasa yang tercantum pada katalog elektronik
didukung justifikasi teknis secara tertulis yang ditetapkan PPK. justifikasi teknis
menjelaskan (1) alasan, (2) pertimbangan, (3) bukti/fakta terhadap kebutuhan atas
suatu merek tertentu.
7 Prioritas : Urutan prioritas dalam memilih barang/jasa pada katalog elektronik :
Penggunaan 1) terdapat produk dalam negeri yang memiliki jumlah nilai TKDN dan nilai BMP
Produk Dalam minimal 40% maka PPK/PP memilih produk dalam negeri dengan nilai TKDN
Negeri paling sedikit 25%
2) tidak dapat dipenuhi maka PPK/PP dapat memilih produk dalam negeri dengan
nilai TKDN kurang dari 25%
3) tidak dapat dipenuhi maka PPK/PP dapat memilih produk dengan label PDN
namun belum mempunyai nilai TKDN
4) tidak dapat dipenuhi maka PPK/PP dapat memilih produk impor
5) tidak dapat dapat menggunakan metode lain selain E-Purchasing
8 Prioritas : Urutan prioritas dalam memilih barang/jasa pada katalog elektronik :
Penggunaan
Produk dari
Penyedia Usaha
Kecil
 1) nilai paket dengan pagu anggaran sampai dengan 15 M, memilih penyedia dengan
kualifikasi kecil/ koperasi
2) tidak dapat dipenuhi maka PPK/PP dapat memilih Penyedia dengan Kualifikasi
Usaha Non Kecil
9 Pengumpulan : Referensi harga yang berfungsi sebagai referensi untuk melakukan Negosiasi Harga.
Referensi Harga Pengumpulan referensi harga dilakukan dengan memperhatikan:
1) Referensi harga disusun dengan sumber data :
a) Mencari produk dengan harga terbaik yang tercantum pada Katalog Elektronik
sesuai dengan spesifikasi teknis yang dibutuhkan dengan memperhatikan
ketentuan terkait Prioritas Penggunaan Produk Dalam Negeri dan Prioritas
Penggunaan Produk dari Penyedia dengan Kualifikasi Usaha Kecil serta
Koperasi
b) Mencari harga pembanding produk sejenis di luar aplikasi Katalog
Elektronik (apabila ada)
c) informasi biaya/harga satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh K/L/PD
(apabila ada)
d) Dokumen lainnya yang dapat dipertanggungjawabkan (apabila ada)
2) mempersiapkan kebutuhan terkait layanan teknis pendukung dari barang/jasa
untuk dijadikan
referensi dalam melakukan negosiasi dengan Penyedia apabila diperlukan.
Layanan teknis pendukung adalah layanan yang dapat diberikan Penyedia untuk
mendukung penggunaan dari barang/jasa yang akan dibeli. Negosiasi layanan
teknis pendukung tidak digunakan untuk menegosiasi teknis barang seperti
mengubah/ menambah spesifikasi barang/jasa yang telah tayang pada Katalog
Elektronik.
3) Pengumpulan referensi harga tidak diperlukan jika harga produk yang tayang
pada aplikasi Katalog Elektronik berupa fixed price atau harga tidak bisa
dinegosiasi.
10 Tahapan Merupakan tahapan yang dilakukan untuk melakukan pembelian produk melalui
pelaksanaan E- Katalog Elektronik. Pelaksanaan E-Purchasing Katalog dapat dimulai setelah seluruh
Purchasing tahapan persiapan dilakukan oleh PPK/PP.
11 Sebelum Hal-hal yang perlu dilakukan sebelum pelaksanaan E-Purchasing :
pelaksanaan E- a) Memeriksa Status Daftar Hitam Penyedia;
Purchasing b) Memverifikasi data kualifikasi Penyedia yang belum terverifikasi pada aplikasi
SIKaP; dan
c) Melakukan klarifikasi terhadap spesifikasi teknis/fungsi/kinerja/ketentuan
terkait produk yang tercantum pada Aplikasi Katalog Elektronik kepada Penyedia
Katalog Elektronik.
12 Pelaksanaan E- Tahapan pelaksanaan e-purchasing dilakukan dengan ketentuan ketentuan:
Purchasing
 Purchasing 1) Membuat paket E-Purchasing pada aplikasi Katalog Elektronik dengan
memperhatikan tahapan persiapan. Nilai paket diatas 200 jt yang melakukan
pemesanan PPK, nilai paket paling banyak 200 jt yang melakukan pemesanan PP.
2) Negosiasi dengan didasarkan pada :
a) bukti transaksi terakhir atas produk yang tercantum pada Katalog Elektronik;
b) struktur pembentuk dari harga yang tercantum pada Katalog Elektronik;
c) riwayat harga transaksi Penyedia sebagaimana tersedia dalam fitur harga
terbaik pada aplikasiKatalog Elektronik (apabila tersedia); dan/atau
d) kebutuhan layanan teknis pendukung.
3) Metode negosiasi harga dilakukan terhadap harga satuan produk dengan
mempertimbangkan kuantitas produk yang diadakan, ongkos kirim, biaya instalasi,
atau ketersediaan
4) Selain produk.
Negosiasi Harga, PPK/PP juga dapat melakukan negosiasi Layanan Teknis
5) Negosiasi Layanan Teknis Pendukung dicatatkan pada Aplikasi Katalog Elektronik
6) Kesepakatan Negosiasi Harga dan Layanan Teknis Pendukung antara PPK/PP
dengan Penyedia tidak boleh melebihi harga satuan tayang yang tercantum
7) Proses
ApabilaNegosiasi Harga
PPK/PP telah dan Layananhasil
menyepakati Teknis Pendukung
negosiasi, makayang
PPK dilakukan oleh
melanjutkan tahapan
8) ke pembuatan dan penandatangan Surat Pesanan dan melanjutkan proses E-
Purchasing Katalog
9) Apabila tidak terjadi kesepakatan Negosiasi Harga dan Layanan Teknis Pendukung
10) Pelaksanaan E-Purchasing Katalog melalui metode negosiasi harga ini tidak
diperlukan jika harga yang tayang pada aplikasi Katalog Elektronik merupakan fixed
price atau harga tidak bisa dinegosiasi.

Gambaran Tahapan E-Purchasing Katalog Elektronik

 Informasi Paket Pekerjaan
1 Perangkat Daerah RSUD Dr.Saiful Anwar Provinsi Jawa Timur
Nama Kegiatan Belanja Modal Peralatan dan Mesin BLUD. Pelayanan Teknologi dan Komunikasi
2
3 Nama Paket Pekerjaan Pengadaan komputer set i3 gen 11
4 Kode Kegiatan
5 Kode Rekening 5.1.2.99.99.9999
6 Lokasi Kota Malang
7 Tahun Anggaran 2024
8 Pagu Anggaran Rp749,250,000.00
9 Perkiraan Harga Rp607,500,000.00
10 Kode RUP 49164393
11 Metode Pemilihan mini kompetisi

Perkiraan Volume dan Harga Satuan Pekerjaan

No Uraian Pekerjaan Satuan Kuantitas Harga Satuan PPN (11%) Harga Satuan + Kuantitas X (Harga
PPN Satuan +PPN)
1 2 3 4 5 6 7 (5+6) 8 (4x7)
komputer set i3 gen 11. komputer dekstop
1 set prosesor i3 12100, 8Gb DDR, 512 SSD, set 45 Rp 13,500,000.00 Rp - Rp 13,500,000.00 Rp 607,500,000.00
Total Rp 607,500,000.00
 Persiapan E-Purchasing
Penyusunan Spefikasi Teknis

No Kriteria Ketersediaan Informasi Ketersediaan Dokumentasi

Tersedia Tidak Tersedia
1 Sudah dilakukan penyusunan V Spesifikasi telah Terlampir dokumen
Spesifikasi Teknis sesuai dengan disusun dan spesifikasi teknis
kebutuhan. Spesifikasi teknis terdiri ditetapkan oleh PPK (Lampiran 1)
dari spesifikasi mutu, jumlah, waktu
dan pelayanan.

Data/ Informasi Pasar Terkini pada Katalog Elektronik :

2 Tersedia produk yang memenuhi V Tersedia paket Pekerjaan dan
sesuai dengan spesifikasi teknis pengadaan dan pelaku usaha yang
masing-masing yang dibutuhkan pelaku usaha yang memenuhi
pada katalog elektronik. Apabila memenuhi spesifikasi spesifikasi dan harga
terdapat lebih dari 1 produk, dapat teknis dan harga pada sebagaimana
3 didokumentasikan.
Tersedia harga yang memenuhi V katalog elektronik tersebut pada Sheet
sesuai dengan pagu anggaran/ nasional Etalase 4. Ref Harga
masing- masing perkiraan harga pada Peralatan elektronik
katalog elektronik. Apabila terdapat dan pendukungnya
lebih dari 1 harga dapat di
dokumentasikan.
4 Tersedia pelaku usaha yang dapat V
5 Tersedia alternatif barang/jasa V Sudah tersedia
sejenis sebagai barang/jasa barang yang sesuai
pengganti yang memeuhi spesifikasi
teknis sesuai dengan kebutuhan.
Apabila terdapat lebih dari 1
alternatif barang/jasa dapat di
6 dokumentasikan.
Tersedia Produk dalam negeri (PDN) V
yang memenuhi sesuai dengan
spesifikasi teknis yang dibutuhkan.
7 Tersedia pelaku usaha kecil yang V Nilai sampai dengan Pelaku usaha kecil
dapat memenuhi sesuai dengan 15 M disediakan oleh yang dapat
spesifikasi teknis yang dibutuhkan. pelaku usaha kecil. memenuhi
Informasi ini menjelaskan Terdapat pelaku spesifikasi
ketersediaan pelaku usaha pada poin usaha kecil pada sebagaimana
no 4. katalog elektronik tersebut pada sheet
nasional Etalase 4. Ref Harga
Peralatan elektronik
dan pendukungnya

Penyebutan merek
8 Tersedia penyebutan merek pada V tersedia penyebutan
barang/jasa yang dibutuhkan. Dalam merek pada paket
hal dilakukan penyebutan merek pengadaan barang
sudah terdapat justifikasi teknis yang
menjelaskan alasan, pertimbangan,
bukti/fakta terhadap kebutuhan atas
suatu merek tertentu
Petunjuk pengisian :
1 Kolom ketersediaan, berikan tanda "V" pada salah satu kolom tersedia atau tidak tersedia
2 Kolom Informasi ketersediaan dapat diisi dengan penjelasan secara rinci apabila kriteria sudah tersedia atau tidak te
3 Kolom Dokumentasi dapat diisi dengan lampiran/link/informasi lainnya pada kriteria yang sudah tersedia
contoh form justifikasi penyebutan merek

Justifikasi Teknsi Penyebutan Merek

Tersebut dibawah ini produk yang dilakukan penyebutan merek untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa
pada organisasi lebih optimal dengan tetap memperhatikan prinsip pengadaan barang/jasa pemerintah. Beberapa
diantara produk yang dilakukan penyebutan merek tersebut di bawah ini beserta alasan, pertimbangan,
bukti/fakta terhadap kebutuhan merek dimaksud, yaitu sebagai berikut :

No Nama Produk Merek Volume Alasan Penyebutan Merek Data Dukung

Yang menetapkan Justifikasi Teknis

PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN

Bambang Rintoworo, S.T
197006102009011000
 Persiapan E-Purchasing
Prioritas Penggunaan Produk Dalam Negeri
No Kriteria Ketersediaan Informasi Ketersediaan
Tersedia Tidak Tersedia
Penggunaan Produk Dalam Negeri (PDN) v
berdasarkan skala prioritas berdasarkan
peraturan perundang-undangan dapat terpenuhi
sesuai urutan prioritas yaitu sebagai berikut :
1) terdapat produk dalam negeri yang memiliki v
jumlah nilai TKDN dan nilai BMP minimal
40% maka PPK/PP memilih produk dalam
negeri dengan nilai TKDN paling sedikit 25%
2) tidak dapat dipenuhi pada prioritas no 1)
maka PPK/PP dapat memilih produk dalam
negeri dengan nilai TKDN kurang dari
25%
3) tidak dapat dipenuhi pada prioritas no 2)
maka PPK/PP dapat memilih produk dengan
label PDN namun belum mempunyai nilai
TKDN

4) tidak dapat dipenuhi pada prioritas no 3)

maka PPK/PP dapat memilih produk impor

5) tidak dapat dapat menggunakan no 1) s/d 4)

maka metode lain selain E-Purchasing

Petunjuk pengisian
Apabila Penggunaan PDN tersedia pada prioritas no 1), maka urutan prioritas berikutnya tidak perlu di
isi. Apabila urutan prioritas turun ke no berikutnya, maka urutan prioritas yang tidak tersedia agar di isi
dan diberikan dokumentasi data yang mendukung.

1 Kolom ketersediaan, berikan tanda "V" pada salah satu kolom tersedia atau tidak tersedia
2 Kolom Informasi ketersediaan dapat diisi dengan penjelasan secara rinci apabila kriteria sudah
tersedia atau tidak tersedia
3 Kolom Dokumentasi dapat diisi dengan lampiran/link/informasi lainnya pada kriteria yang sudah
tersedia
 Persiapan E-Purchasing
Prioritas Penggunaan Produk dari Penyedia Usaha Kecil
No Kriteria Ketersediaan Informasi Dokumentasi
Tersedia Tidak Ketersediaan
Tersedia
Prioritas pengadaan barang/jasa pemerintah
kepada pelaku usaha kecil memenuhi
ketentuan sebagai berikut
1) nilai paket dengan pagu anggaran sampai V Nilai sampai Pelaku usaha kecil yang
dengan 15 M, memilih penyedia dengan dengan 15 M dapat memenuhi spesifikasi
kualifikasi kecil/ koperasi . Usaha kecil disediakan oleh sebagaimana tersebut pada
dengan label pelaku usaha kecil pada pelaku usaha sheet 4. Ref Harga
katalog elektronik. kecil. Terdapat
pelaku usaha kecil
2) tidak dapat dipenuhi maka PPK/PP dapat pada katalog
memilih Penyedia dengan Kualifikasi
Usaha Non Kecil

Petunjuk pengisian
Apabila Pengadaan kepada pelaku usaha kecil tersedia pada prioritas no 1), maka urutan prioritas berikutnya tidak
perlu di isi. Apabila urutan prioritas turun ke no berikutnya, maka urutan prioritas yang tidak tersedia agar di isi dan
diberikan dokumentasi data yang mendukung.
1 Kolom ketersediaan, berikan tanda "V" pada salah satu kolom tersedia atau tidak tersedia
2 Kolom Informasi ketersediaan dapat diisi dengan penjelasan secara rinci apabila kriteria sudah tersedia atau tidak ters
3 Kolom Dokumentasi dapat diisi dengan lampiran/link/informasi lainnya pada kriteria yang sudah tersedia
 Persiapan E-Purchasing
Pengumpulan Referensi Harga
Ketersediaan Informasi Ketersediaan
No Kriteria
Tersedia Tidak Tersedia
Referensi harga disusun dengan sumber data
1 Mencari produk dengan V Tersedia uraian pekerjaan y
harga terbaik yang spesifikasi teknis beserta ha
tercantum pada Katalog katalog elektronik nasional
Elektronik sesuai dengan elektronik dan pendukungn
spesifikasi
2 Mencari teknis yang
harga V Harga pembanding yaitu ko
pembanding produk sejenis yang pernah dilaksa
sejenis di luar aplikasi
Katalog Elektronik
3 informasi biaya/harga V
satuan yang dipublikasikan
4 secara
Dokumen resmi oleh yang
lainnya K/L/PD V
Layanan Teknis Pendukung

1 Layanan teknis yang V Layanan Teknis pendukung

diperlukan pada manajerial, peralatan dan m
pelaksanaan pekerjaan
untuk mendukung
pelaksanaan pekerjaan
lebih optimal

Petunjuk pengisian
Pengisian dengan memilih salah satu dari kriteria yang terpenuhi, kriteria lainnya yang tidak terpenuhi tidak perlu di isi. pengisiannya yaitu sebagai
berikut :
1 Kolom ketersediaan, berikan tanda "V" pada salah satu kolom tersedia atau tidak tersedia
2 Kolom Informasi ketersediaan dapat diisi dengan penjelasan secara rinci apabila kriteria sudah tersedia atau tidak tersedia
3 Kolom Dokumentasi dapat diisi dengan lampiran/link/informasi lainnya pada kriteria yang sudah tersedia
Data Ketersediaan Pelaku Usaha, Pekerjaan dan Harga pada Etalase yang Sesuai

Kebutuhan
No Nama PT penyedia Nama Barang Harga Kebutuhan total harga
(pack)
1 PT. Kharis Cita Prasada DESKTOP PC Rp 13,470,000.00 45 set Rp 606,150,000.00
(CORE I3-12100, 8GB, 512GB
SSD, WIN 11, 21.5 INCH,
BLACK)

2 PT. Augrah Global DESKTOP PC Rp 13,000,000.00 45 set Rp 585,000,000.00

Teknologi (CORE I3-12100, 8GB, 512GB
SSD, WIN 11, 21.5 INCH,
BLACK)

3 PT. Anugrah Pratama DESKTOP PC Rp 13,350,000.00 45 set Rp 600,750,000.00

(CORE I3-12100, 8GB, 512GB
SSD, WIN 11, 21.5 INCH,
BLACK)
iaan Dokumentasi

kerjaan yang sesuai dengan Data harga sebagaimana

eserta harga penayangan pada
nasional etalase perlengkapan
dukungnya
g yaitu kontrak pada pekerjaan
h dilaksanakan sebelumnya
tersebut pada tabel di
bawah ini
Terlampir kontrak
pekerjaan sejenis
(lampiran 3)

ndukung yang perlu dioptimalkan penggunaan personil

an dan metode kerja, serta waktu pelaksanaan pekerjaan