PROSEDUR PERKANTORAN DI BADAN PENANGGULANGAN

BENCANA DAERAH (BPBD) KOTA SURABAYA

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Administrasi Perkantoran

Disusun Oleh Kelompok 9 / 2019 A:

1. Rizka Wahyu Lukmawati (19040674001)

2. Hafids Haryonno (19040674009)
3. Nadya Intan Kumalasari (19040674074)
4. Faizatur Rahmah (19040674087)

PROGRAM STUDI S1 ILMU ADMINISTRASI NEGARA

JURUSAN ADMINISTRASI PUBLIK
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN HUKUM
UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA
2022
LEMBAR SURAT TUGAS OBSERVASI

ii
 DAFTAR ISI

Halaman Judul i
Lembar Surat Tugas Observasi ii
Daftar Isi iii
BAB I PENDAHULUAN 1
1.1 Latar Belakang Masalah 1
1.2 Rumusan Masalah 2
1.3 Tujuan Penelitian 2
1.4 Manfaat Kegiatan 2
BAB II PEMBAHASAN 3
2.1 Gambaran Instansi 3
2.2 Penyajian Data dan Pembahasan 18
BAB III KESIMPULAN DAN SARAN 24
3.1 Kesimpulan 24
3.2 Saran 24
LAMPIRAN 25

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Administrasi Perkantoran merupakan hal yang sangat diperlukan
untuk menyusun data-data pada sebuah Instansi atau Perusahaan agar teratur
dan sesuai dengan prosedur penyusunan file, dan penyusunan jadwal dan
sebagainya. Seiring berjalannya waktu administrasi perkantoran saat ini sudah
semakin berkembang dengan adanya sistem penyimpanan file pada komputer
yang semakin memudahkan pekerjaan yang ada pada perusahaan ataupun
instansi pemerintahan untuk menyimpan ataupun melihat kembali data yang
diinginkan. Menurut Gavinov (2016 : 11) administrasi perkantoran dalam arti
sempit adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu
perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap
pelaksanaan pekerjaan operatif, pemyediaan keterangan bagi pimpinan dan
juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi. Menurut Gavinov
(2016 : 11) diungkapkan oleh George R. Terry dalam buku berjudul “Office
Management and Control” manajemen kantor adalah perencanaan,
pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan
pelaksanaannya untuk mencapai tujuan.
Kegiatan administrasi perkantoran pada sebuah kantor di BPBD
(Badan Penaggulangan Bencana Daerah) Kota Surabaya sudah menerapkan
pelaksanaan administrasi perkantoran berbasis teknologi, akan tetapi hanya
sebagian kecil saja penggunaannya. BPBD (Badan Penaggulangan Bencana
Daerah) Kota Surabaya juga tidak meninggalkan sistem administrasi secara
manual seperti pengelompokkan kegiatan yang diperlukan oleh sebuah kantor,
mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi serta
perencanaan, pengelolaan dan pemeliharaan perlengkapan dan peralatan pada
sebuah kantor.

1
 Pelaksanaan administrasi perkantoran pada Kantor BPBD (Badan
Penaggulangan Bencana Daerah) Kota Surabaya pada setiap bidang pekerjaan
mempunyai tugas masing-masing untuk mendukung pimpinan mencapai
tujuan organisasi.

1.2 Rumusan Masalah

“Bagaimana pelaksanaan administrasi perkantoran bentuk Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Perkantoran pada BPBD (Badan
Penaggulangan Bencana Daerah) Kota Surabaya?”

1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan administrasi
perkantoran bentuk Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Perkantoran pada BPBD (Badan Penaggulangan Bencana Daerah) Kota
Surabaya.

1.4 Manfaat Penelitian

a) Sebagai informasi dan bahan masukan bagi pemerintah dan
masyarakat mengenai program kerja pelaksanaan Administrasi
Perkantoran Badan Penaggulangan Bencana Daerah Kota Surabaya.
b) Dapat menjadi bahan bacaan dan referensi bagi masyarakat umum dan
pihak-pihak terkait yang ingin melakukan penelitian dengan judul
ataupun obyek penelitian yang sama.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Gambaran Instansi

2.1.1 Keadaan Umum Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota
Surabaya
Letak Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD)
Kota Surabaya yang dijadikan tempat Magang oleh penulis
beralamatkan di Jalan Jemursari Timur II No.2, Jemur Wonosari,
Kecamatan Wonocolo, Kota Surabaya, Jawa Timur 60237. Gedung
tersebut terdiri dari dua lantai dan terdapat beberapa fasilitas pendukung
yang memadai yang terdiri dari ruang pelayanan, ruang tunggu utama,
ruang tunggu pada setiap ruang bidang, ruang kepala kantor, ruang
kepala sub koordinator, ruang rapat pada setiap bidang, ruang pegawai,
ruangan pusat konferensi, musholla, dapur pada setiap ruang bidang,
toilet khusus kepala bidang dan kepala sub koordinator, tempat parkir,
dan kamar mandi. Terdapat juga perlengkapan maupun kendaraan dinas
operasional yang dikelola oleh BPBD Kota Surabaya dalam
mendukung tugas pokok dan fungsi organisasi yang terdiri dari
berbagai macam perlengkapan mulai dari mobil, sepeda motor, mesin
perahu, dll. Adapun nomor telepon dari BPBD Kota Surabaya
yaitu (031) 99860466. Instansi ini beroperasional selama 24 jam dan
sigap melayani masyarakat saat kapanpun mereka membutuhkan
bantuan. Batas geografis Kantor Badan Penanggulangan Bencana
Daerah Kota Surabaya dapat digambarkan sebagai berikut:
a) Sebelah Utara : Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya
b) Sebelah Selatan : Puskesmas Jemursari Kota Surabaya
c) Sebelah Barat : SDN Jemur Wonosari III
d) Sebelah Timur : Koramil Kecamatan Wonocolo Kota Surabaya

3
2.1.2 Sejarah Terbentuknya Badan Penanggulangan Bencana Daerah
Kota Surabaya
Wilayah Indonesia merupakan gugusan kepulauan terbesar di
dunia. Wilayah yang juga terletak di antara benua Asia dan Australia
dan Lautan Hindia dan Pasifik ini memiliki 17.508 pulau. Meskipun
tersimpan kekayaan alam dan keindahan pulau-pulau yang luar biasa,
bangsa Indonesia perlu menyadari bahwa wilayah nusantara ini
memiliki 129 gunung api aktif, atau dikenal dengan ring of fire, serta
terletak berada pada pertemuan tiga lempeng tektonik aktif dunia yaitu
Lempeng Indo-Australia, Eurasia, dan Pasifik. Ring of fire dan berada
di pertemuan tiga lempeng tektonik menempatkan negara kepulauan ini
berpotensi terhadap ancaman bencana alam. Di sisi lain, posisi
Indonesia yang berada di wilayah tropis serta kondisi hidrologis
memicu terjadinya bencana alam lainnya, seperti angin puting beliung,
hujan ekstrem, banjir, tanah longsor, dan kekeringan. Tidak hanya
bencana alam sebagai ancaman, tetapi juga bencana non alam sering
melanda tanah air seperti kebakaran hutan dan lahan, konflik sosial,
maupun kegagalan teknologi. Menghadapi ancaman bencana tersebut,
Pemerintah Indonesia berperan penting dalam membangun sistem
penanggulangan bencana di tanah air. Pembentukan lembaga
merupakan salah satu bagian dari sistem yang telah berproses dari
waktu ke waktu. Lembaga ini telah hadir sejak kemerdekaan yang
dideklarasikan pada tahun 1945 dan perkembangan lembaga
penyelenggara penanggulangan bencana dapat terbagi berdasarkan
periode waktu sebagai berikut:
1945-1966
Pemerintah Indonesia membentuk Badan Penolong Keluarga
Korban Perang (BPKKP). Badan yang didirikan pada 20 Agustus 1945
ini berfokus pada kondisi situasi perang pasca kemerdekaan Indonesia.
Badan ini bertugas untuk menolong para korban perang dan keluarga
korban semasa perang kemerdekaan.

4
1966-1967
Pemerintah membentuk Badan Pertimbangan Penanggulangan
Bencana Alam Pusat (BP2BAP) melalui Keputusan Presiden Nomor
256 Tahun 1966. Penanggung jawab untuk lembaga ini adalah Menteri
Sosial. Aktivitas BP2BAP berperan pada penanggulangan tanggap
darurat dan bantuan korban bencana. Melalui keputusan ini, paradigma
penanggulangan bencana berkembang tidak hanya berfokus pada
bencana yang disebabkan manusia tetapi juga bencana alam.
1967-1979

Frekuensi kejadian bencana alam terus meningkat. Penanganan

bencana secara serius dan terkoordinasi sangat dibutuhkan. Oleh karena
itu, pada tahun 1967 Presidium Kabinet mengeluarkan Keputusan
Nomor 14/U/KEP/I/1967 yang bertujuan untuk membentuk Tim
Koordinasi Nasional Penanggulangan Bencana Alam (TKP2BA).

1979-1990

Pada periode ini Tim Koordinasi Nasional Penanggulangan

Bencana Alam (TKP2BA) ditingkatkan menjadi Badan Koordinasi
Nasional Penanggulangan Bencana Alam (Bakornas PBA) yang
diketuai oleh Menkokesra dan dibentuk dengan Keputusan Presiden
Nomor 28 tahun 1979. Aktivitas manajemen bencana mencakup pada
tahap pencegahan, penanganan darurat, dan rehabilitasi. Sebagai
penjabaran operasional dari Keputusan Presiden tersebut, Menteri
Dalam Negeri dengan instruksi Nomor 27 tahun 1979 membentuk
Satuan Koordinasi Pelaksanaan Penanggulangan Bencana Alam
(Satkorlak PBA) untuk setiap provinsi.

1990-2000

Bencana tidak hanya disebabkan karena alam tetapi juga non alam
serta sosial. Bencana non alam seperti kecelakaan transportasi,
kegagalan teknologi, dan konflik sosial mewarnai pemikiran

5
penanggulangan bencana pada periode ini. Hal tersebut yang
melatarbelakangi penyempurnaan Badan Koordinasi Nasional
Penanggulangan Bencana Alam menjadi Badan Koordinasi Nasional
Penanggulangan Bencana (Bakornas PB). Melalui Keputusan Presiden
Nomor 43 Tahun 1990, lingkup tugas dari Bakornas PB diperluas dan
tidak hanya berfokus pada bencana alam tetapi juga non alam dan
sosial. Hal ini ditegaskan kembali dengan Keputusan Presiden Nomor
106 Tahun 1999. Penanggulangan bencana memerlukan penanganan
lintas sektor, lintas pelaku, dan lintas disiplin yang terkoordinasi.

2000-2005

Indonesia mengalami krisis multidimensi sebelum periode ini.

Bencana sosial yang terjadi di beberapa tempat kemudian memunculkan
permasalahan baru. Permasalahan tersebut membutuhkan penanganan
khusus karena terkait dengan pengungsian. Oleh karena itu, Bakornas
PB kemudian dikembangkan menjadi Badan Koordinasi Nasional
Penanggulangan Bencana dan Penanganan Pengungsi (Bakornas PBP).
Kebijakan tersebut tertuang dalam Keputusan Presiden Nomor 3 Tahun
2001 yang kemudian diperbaharui dengan Keputusan Presiden Nomor
111 Tahun 2001.

2005-2008

Tragedi gempa bumi dan tsunami yang melanda Aceh dan

sekitarnya pada tahun 2004 telah mendorong perhatian serius
Pemerintah Indonesia dan dunia internasional dalam manajemen
penanggulangan bencana. Menindaklanjuti situasi saat iu, Pemerintah
Indonesia mengeluarkan Peraturan Presiden Nomor 83 Tahun 2005
tentang Badan Koordinasi Nasional Penanganan Bencana (Bakornas
PB). Badan ini memiliki fungsi koordinasi yang didukung oleh
pelaksana harian sebagai unsur pelaksana penanggulangan bencana.

6
Sejalan dengan itu, pendekatan paradigma pengurangan risiko bencana
menjadi perhatian utama.

2008

Dalam merespon sistem penanggulangan bencana saat itu,

Pemerintah Indonesia sangat serius membangun legalisasi, lembaga,
maupun budgeting. Setelah dikeluarkannya Undang-Undang Nomor 24
Tahun 2007 Tentang Penanggulangan Bencana, pemerintah kemudian
mengeluarkan Peraturan Presiden Nomor 8 Tahun 2008 tentang Badan
Nasional Penanggulangan Bencana (BNPB). BNPB terdiri atas kepala,
unsur pengarah penanggulangan bencana, dan unsur pelaksana
penanggulangan bencana. BNPB memiliki fungsi pengkoordinasian
pelaksanaan kegiataan penanggulangan bencana secara terencana,
terpadu, dan menyeluruh.

Sedangkan untuk menyelenggarakan penanggulangan bencana di

daerah, Pemerintah Daerah membentuk Badan Penanggulangan Bencana
Daerah (BPBD), Pemerintah Provinsi membentuk BPBD Provinsi, dan
Pemerintah Kabupaten/Kota membentuk BPBD Kabupaten/Kota. BPBD
dibentuk berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 8 Tahun 2008,
menggantikan Satuan Koordinasi Pelaksana Penanganan
Bencana (Satkorlak) di tingkat Provinsi dan Satuan Pelaksana
Penanganan Bencana (Satlak PB) di tingkat Kabupaten/Kota, yang
keduanya dibentuk berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 83 Tahun
2005.

Mengacu pada hal tersebut, sejarah berdirinya Badan

Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Kota Surabaya diawali
dengan Peraturan Daerah Kota Surabaya Nomor 14 Tahun 2016 Tentang
Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah yang awal mulanya
disebut dengan Badan Penanggulangan Bencana dan Perlindungan
Masyarakat Kota Surabaya yang menyelenggarakan urusan
pemerintahan bidang Ketenteraman dan Ketertiban Umum serta

7
 Perlindungan Masyarakat. Selanjutnya, diperbarui pada Peraturan
Daerah Kota Surabaya Nomor 03 Tahun 2021 Tentang Perubahan atas
Peraturan Daerah Kota Surabaya Nomor 14 Tahun 2016 tentang
Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kota Surabaya, bahwa
kedudukan Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota Surabaya
adalah unsur penunjang Pemerintah Daerah yang dipimpin oleh seorang
Kepala Badan yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah. Sehingga kini disebut dengan
Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Kota Surabaya yang
diatur dalam Peraturan Walikota Surabaya Nomor 92 Tahun 2021
Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi
Serta Tata Kerja Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota
Surabaya.

2.1.3 Profil Instansi

Sesuai dengan Peraturan Daerah Kota Surabaya Nomor 03 Tahun
2021, tentang Perubahan atas Peraturan Daerah Kota Surabaya Nomor
14 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah
Kota Surabaya, bahwa kedudukan Badan Penanggulangan Bencana
Daerah Kota Surabaya adalah unsur penunjang Pemerintah Daerah
yang dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang berada di bawah dan
bertanggung jawab kepada Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah.
Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota Surabaya merupakan
salah satu OPD (Organisasi Perangkat Daerah) Kota Surabaya yang
menyelenggarakan kewenangan Daerah di Bidang Penanggulangan
Bencana. BPBD Kota Surabaya berperan penting dalam hal menjaga
kententeraman, keamanan, dan ketertiban umum Kota Surabaya.
Selain itu, visi BPBD Kota Surabaya harus didasarkan pada tugas
pokok dan fungsi BPBD Kota Surabaya, serta difokuskan pada
pencapaian tujuan dan cita-cita yang berbasis penanggulangan bencana.
Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, BPBD Kota Surabaya

8
 tidak lepas dari kebijakan yang dikeluarkan Badan Nasional
Penanggulangan Bencana (BNPB) dan BPBD Provinsi Jawa Timur.
Terkait dengan hal tersebut, maka kebijakan, tujuan, dan sasaran Badan
Penanggulangan Bencana Daerah Kota Surabaya diharapkan
berkesinambungan dengan kebijakan BNPB di tingkat Pusat dan BPBD
Provinsi.
Untuk mencapai tujuan dan sasaran yang diinginkan oleh
pemimpin daerah, maka diwujudkan dalam beberapa program yang
ditetapkan oleh BPBD Kota Surabaya yaitu program penunjang urusan
pemerintahan daerah Kabupaten/Kota dan program penanggulangan
bencana.
Mengacu pada Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah
(RPJMD) Kota Surabaya Tahun 2021-2026, visi BPBD Kota Surabaya
merupakan cerminan dari visi dan misi Kota Surabaya, sehingga BPBD
Kota Surabaya juga turut bertanggung jawab dalam mendukung
pencapaian visi dan misi Kota Surabaya. Hal tersebut merupakan
manifestasi dari segenap aparaturnya dalam rangka pelaksanaan
Peraturan Walikota Nomor 92 Tahun 2021, tentang Kedudukan,
Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Badan
Penanggulangan Bencana Daerah dalam mendukung Visi Kota
Surabaya yaitu “Gotong Royong Menuju Surabaya Kota Dunia Yang
Maju, Humanis Dan Berkelanjutan”.

2.1.4 Visi dan Misi Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota

Surabaya
a. Visi
Visi Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota Surabaya yaitu
gotong royong menuju Surabaya kota dunia yang maju, humanis dan
berkelanjutan.

a. Misi
Misi Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota Surabaya yaitu:

9
 1) Memantapkan transformasi birokrasi yang bersih, dinamis, dan
tangkas berbasis digital untuk meningkatkan kualitas pelayanan
publik.
2) Menciptakan ketertiban, keamanan, kerukunan sosial, dan
kepastian hukum yang berkeadilan.

2.1.5 Logo Instansi

Gambar 2.1
Logo BPBD Kota Surabaya

a. Bentuk
Lambang Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Kota
Surabaya berbentuk lingkaran dan terdiri dari:
1) Segitiga berwarna biru, terletak di tengah-tengah lingkaran
berwarna oranye.
2) Lingkaran berwarna merah dan putih sebagai bingkai
lingkaran berwarna oranye.

Dalam bingkai lingkaran terdapat tulisan, yakni:

1) Tulisan BADAN PENANGGULANGAN BENCANA

DAERAH dengan warna putih berada pada bingkai
berwarna merah.
2) Tulisan KOTA SURABAYA dengan warna merah berada
pada bingkai berwarna putih.
b. Makna

10
Makna dari bagian-bagian lambang:
1) Secara keseluruhan lambang BPBD Kota Surabaya yang
berbentuk lingkaran tersebut menggambarkan perisai,
melambangkan “Ketangguhan Bangsa Dalam Menghadapi
Bencana”.
2) Segitiga berwarna biru di tengah lingkaran berwarna
oranye, melambangkan misi BPBD Kota Surabaya, yakni:
a) Melindungi bangsa dari ancaman bencana melalui
pengurangan risiko.
b) Membangun sistem penanggulangan bencana yang
handal.
c) Menyelenggarakan penanggulangan bencana secara
terencana, terpadu, terkoordinasi, dan menyeluruh.
3) Selain itu, segitiga berwarna biru juga melambangkan:
a) Perlindungan, yakni BPBD Kota Surabaya sebagai
Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang
mempunyai tugas dan fungsi memberikan
perlindungan kepada masyarakat dari ancaman
bencana.
b) Dalam pelaksanaannya melibatkan peran serta dari
pemerintah, masyarakat, dan dunia usaha.
4) Bingkai berwarna merah dan putih, melambangkan
Bendera Negara Indonesia.
5) Singkatan BPBD, dengan kepanjangan Badan
Penanggulangan Bencana Daerah sebagai pelaksana
penanggulangan bencana menyelenggarakan fungsi:
a) Koordinasi dalam penyelenggara penanggulangan
bencana.
b) Komando dalam penyelenggara penanggulangan
bencana.

11
 c) Pelaksana dalam penyelenggaraan penanggulangan
bencana.
c. Warna
1) Segitiga berwarna biru, mempunyai makna bahwa BPBD
Kota Surabaya sebagai salah satu Organisasi Perangkat
Daerah (OPD) yang bertugas untuk memberikan
perlindungan kepada masyarakat dari ancaman bencana.
Selain itu, segitiga berwarna biru merupakan lambang yang
akan mendapatkan perlindungan pada saat terjadi konflik
senjata dan tidak boleh dijadikan sebagai obyek atau
sasaran/target serangan militer.
2) Warna merah pada bingkai lingkaran bermakna sebagai
kondisi darurat atau bahaya, sehingga BPBD Kota
Surabaya harus senantiasa responsif dan aktif untuk segala
situasi bencana. Sedangkan warna putih pada bingkai
lingkaran, bermakna bahwa BPBD Kota Surabaya dalam
pelaksanaan tugasnya senantiasa mendasarkan pada
ketulusan dan keikhlasan berkorban, bersifat netral, dan
tidak diskriminatif.
3) Warna oranye pada lingkaran, mempunyai makna bahwa
BPBD Kota Surabaya harus selalu mengedepankan
“Kesiapsiagaan” dalam pelaksanaan tugasnya.
4) Garis warna hitam pada lingkaran, mempunyai makna
bahwa BPBD Kota Surabaya harus selalu tampil dan
tangguh dalam penaggulangan bencana.

2.1.6 Sumber Daya Manusia BPBD Kota Surabaya

Sumber Daya Manusia adalah salah satu faktor yang sangat
menentukan keberhasilan pelayanan. BPBD Kota Surabaya didukung
oleh sumber daya yang mempunyai kompetensi dan berdedikasi tinggi.
Tidak hanya faktor hard skill, tetapi dibutuhkan juga soft skill berupa

12
moralitas, integritas, dan spiritualitas. Secara keseluruhan, jumlah
personil BPBD Kota Surabaya sampai dengan bulan Mei 2022 adalah
sebanyak 444 orang, dengan perincian sebagai berikut:
a. Menurut golongan
1) Golongan I : - orang
2) Golongan II : 10 orang
3) Golongan III : 11 orang
4) Golongan IV : 3 orang
5) Tenaga Kontrak : 420 orang
b. Menurut pendidikan (Tanpa Tenaga Kontrak)
1) Pasca Sarjana : 5 orang
2) Sarjana : 10 orang
3) Diploma : - orang
4) SLTA : 9 orang
c. Menurut Eselon
1) Eselon II : - orang
2) Eselon III : 3 orang
3) Eselon IV : 1 orang
d. Diklat Penjenjangan dengan rincian:
1) Diklatpim IV : 4 orang
2) Diklatpim III : 3 orang
3) Diklatpim II : - orang
Adapun jumlah pegawai Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota
Surabaya yang bekerja di dalam kantor berdasarkan bidangnya yaitu:
No. Bidang Jumlah
1. Sekretariat 22
2. Bidang Pencegahan dan Kesiapsiagaan 22
3. Bidang Kedaruratan, Logistik, Rehabilitasi dan 22
Rekonstruksi
4. Humas 6
Total 72
Tabel 2.1
Jumlah Pegawai Kantor Berdasarkan Bidang Kerja

13
2.1.7 Tugas Pokok dan Fungsi Badan Penanggulangan Bencana Daerah
Kota Surabaya
a. Tugas Pokok Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota
Surabaya
Dalam Peraturan Walikota Nomor 92 Tahun 2021, tentang
Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi Serta Tata
Kerja Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota Surabaya, bahwa
kedudukan Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota Surabaya
adalah unsur penunjang Pemerintah Daerah yang dipimpin oleh
seorang Kepala Badan yang berada di bawah dan bertanggung jawab
kepada Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah. Badan
Penanggulangan Bencana Daerah mempunyai tugas melaksanakan
penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah yaitu di bidang
penanggulangan bencana.
b. Fungsi Badan Penanggulangan Bencana Daerah
Untuk menyelenggarakan tugasnya, Badan Penanggulangan
Bencana Daerah mempunyai fungsi sebagai berikut:
1) Perumusan kebijakan teknis bidang penanggulangan bencana
daerah.
2) Pemberian dukungan atas penyelenggaraan Pemerintah Daerah
sesuai dengan lingkup tugasnya.
3) Pembinaan dan pelaksanaan tugas dalam penyusunan dan
pelaksanaan kebijakan daerah yang bersifat khusus yaitu di
bidang penanggulangan bencana daerah.
4) Pengelolaan ketatausahaan.
5) Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Daerah sesuai dengan tugas dan fungsinya.

2.1.8 Struktur Organisasi Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota

Surabaya

14
 Bagan 2.1
Struktur Organisasi BPBD Kota Surabaya

Struktur Organisasi Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota

Surabaya dengan mengacu pada Peraturan Walikota Nomor 92 Tahun
2021, tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan
Fungsi Serta Tata Kerja Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota
Surabaya yaitu sebagai berikut:
1) Kepala Badan
Badan Penanggulangan Bencana Daerah mempunyai tugas
tugas membantu Kepala Daerah melaksanakan urusan
pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah dan tugas
pembantuan yang mempunyai fungsi:
a. Perumusan kebijakan teknis di bidang penanggulangan
bencana daerah.
b. Melaksanakan tugas dukungan teknis di bidang
penanggulangan bencana daerah.
c. Pemantauan, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas
dukungan teknis di bidang penanggulangan bencana daerah.

15
 d. Pembinaan teknis penyelenggaraan fungsi-fungsi penunjang
urusan Pemerintahan Daerah di bidang penanggulangan
bencana.
e. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Daerah sesuai dengan tugas dan fungsinya.

2) Sekretariat
Sekretariat mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan,
mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan administrasi
umum, kepegawaian, perlengkapan, penyusunan program, dan
keuangan, sedangkan fungsinya yaitu:
a. Penyusunan rencana program dan petunjuk teknis di bidang
kesekretariatan.
b. Pelaksanaan rencana program dan petunjuk teknis di bidang
kesekretariatan.
c. Pelaksanaan koordinasi dan kerja sama dengan lembaga dan
instansi lain di bidang kesekretariatan.
d. Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian di bidang
kesekretariatan.
e. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas.
f. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Sekretariat terdiri dari:
a) Sub Koordinator Umum dan kepegawaian
b) Sub Bagian Keuangan

3) Bidang Pencegahan dan Kesiapsiagaan

Bidang Pencegahan dan Kesiapsiagaan mempunyai tugas
melaksanakan sebagian tugas Badan di bidang pencegahan,
mitigasi dan kesiapsiagaan pada pra bencana, serta pemberdayaan
masyarakat, sedangkan fungsinya yaitu:

16
 a. Penyusunan rencana program dan petunjuk teknis di bidang
pencegahan, mitigasi dan kesiapsiagaan pada pra bencana,
serta pemberdayaan masyarakat.
b. Pelaksanaan rencana program dan petunjuk teknis di bidang
pencegahan, mitigasi dan kesiapsiagaan pada pra bencana,
serta pemberdayaan masyarakat.
c. Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga dan
instansi lain di bidang pencegahan, mitigasi dan
kesiapsiagaan pada pra bencana, serta pemberdayaan
masyarakat.
d. Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian di bidang
pencegahan, mitigasi dan kesiapsiagaan pada pra bencana,
serta pemberdayaan masyarakat.
e. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas.
f. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Bidang Pencegahan dan Kesiapsiagaan terdiri dari:
a) Sub Koordinator Pencegahan
b) Sub Koordinator Kesiapsiagaan

4) Bidang Kedaruratan, Logistik, Rehabilitasi dan Rekonstruksi

Bidang Kedaruratan, Logistik, Rehabilitasi dan Rekonstruksi
mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Badan di bidang
kedaruratan, logistik, rehabilitasi dan rekonstruksi, sedangkan
fungsinya yaitu:
a. Penyusunan rencana program dan petunjuk teknis di bidang
kedaruratan, logistik, rehabilitasi dan rekonstruksi.
b. Pelaksanaan rencana program dan petunjuk teknis di bidang
kedaruratan, logistik, rehabilitasi dan rekonstruksi.

17
 c. Pelaksanaan koordinasi dan kerja sama dengan lembaga dan
instansi lain di bidang kedaruratan, logistik, rehabilitasi dan
rekonstruksi.
d. Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian di bidang
kedaruratan, logistik, rehabilitasi dan rekonstruksi.
e. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas.
f. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Bidang Kedaruratan, Logistik, Rehabilitasi dan Rekonstruksi terdiri dari:
a) Sub Koordinator Operasional Kedaruratan
b) Sub Koordinator Logistik,Rehabilitasi dan Rekonstruksi

2.2 Penyajian Data dan Pembahasan

2.2.1 Definisi Prosedur Perkantoran

Prosedur perkantoran adalah urutan langkah-langkah pelaksanaan

pekerjaan yang berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana
melakukannya, dimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
Prosedur perkantoran dapat dirumuskan sebagai serangkaian langkah
pekerjaan tulis menulis yang berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh
lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap
baik untuk melakukan suatu keseluruhan tahap yang penting dari kegiatan
kantor (Moekijat, 2002).

Prosedur perkantoran juga dapat ditulis dalam buku yang sering

disebut “Buku Pedoman Kantor” atau bisa juga disebut dengan “Standar
Operasional Prosedur (SOP)”. Buku pedoman kantor memuat instruksi-
instruksi tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, bagaimana,
bilamana, dan dimana memberikan informasi tentang sistem-sistem yang
membantu organisasi (Dr. Neti Karnati, 1967).

Sehingga, disimpulkan bahwa prosedur perkantoran adalah

18
 serangkaian dari sebuah metode perkantoran yang dilakukan oleh seluruh
pihak yang terkait dengan kegiatan perkantoran dan merupakan suatu
sistem yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan dari kantor
tersebut.

2.2.2 Pentingnya Prosedur Perkantoran

Adapun pentingnya menyusun prosedur perkantoran antara lain:
a. Menciptakan arus pekerjaan menjadi lancar.
b. Memberikan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan dengan baik.
c. Mengakibatkan penghematan terhadap biaya tetap dan biaya variabel.
d. Mempermudah koordinasi antara bagian-bagian kantor.
e. Memudahkan dalam pelatihan pegawai baru.

2.2.3 Tujuan Prosedur Perkantoran

Adapun tujuan menyusun prosedur perkantoran, yaitu dapat

membantu menekan biaya pekerjaan tanpa mengurangi efektivitas
pekerjaan dan membantu manajemen mencapai tujuannya.

2.2.4 Prinsip Prosedur Perkantoran

Adapun prinsip fundamental dalam menyusun prosedur dan SOP

perkantoran didasarkan pada PERMEN PAN & RB PER/21/M-
PAN/11/2008 dinyatakan bahwa susunan SOP harus memenuhi prinsip-
prinsip di antaranya, kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas,
keselarasan, keterukuran, dinamis, berorientasi pada pengguna, serta
kepatuhan hukum dan kepastian hukum.

2.2.5 Prosedur BPBD Kota Surabaya

BPBD Kota Surabaya memiliki prosedur perkantoran yang
diaplikasikan dalam alur kerjanya. Dalam hal ini digunakan Standar
Operasional Prosedur (SOP), di antaranya berupa operasional kegiatan,
peminjaman peralatan, hingga penggalangan dana.

19
 2.2.6 Metode Sistem Prosedur Perkantoran BPBD Kota Surabaya
BPBD Kota Surabaya menggunakan Standar Operasional
Prosedur (SOP) kombinasi metode deskriptif dan chart.

a. Metode Deskriptif
Metode sistem prosedur deskriptif merupakan metode
penyusunan prosedur kerja yang diuraikan secara tertulis.
Organisasi atau perusahaan yang menggunakan metode ini
biasanya prosedur kantornya masih sederhana, tidak berbelit-belit
serta tingkat kompleksitas kerjanya masih rendah. Bentuk metode
deskriptif sangat sederhana dan tidak memerlukan simbol-simbol
untuk menguraikan prosedur kerja.
b. Metode Chart
Metode sistem prosedur chart merupakan metode
penyusunan prosedur kerja yang disusun organisasi atau
perusahaan dengan tingkat kompleksitas pekerjaan yang lebih
tinggi dan rumit. Metode chart biasanya menggunakan simbol-
simbol, gambar, maupun diagram yang lebih kompleks.
Beberapa simbol umum yang digunakan dalam SOP BPBD Kota Surabaya
yaitu:

2.2.7 SOP BPBD Kota Surabaya

Standar Operasional Prosedur (SOP) BPBD Kota Surabaya tersebut
telah memenuhi prinsip sesuai yang tertulis dalam PERMEN PAN 2008,
yakni adanya kemudahan dan kejelasan, efisien dan efektivitas,

20
keselarasan, keterukuran, dinamis, berorientasi pada pengguna, serta
kepatuhan hukum dan kepastian hukum.
1. Kemudahan dan Kejelasan
SOP harus menerapkan prinsip kemudahan dan kejelasan
sehingga orang yang membaca dengan mudah memahami dan
mengerti maksud dari SOP tersebut. SOP BPBD Kota Surabaya
telah menerapkan prinsip kemudahan dan kejelasan sehingga staf
BPBD mampu memahami dan melaksanakan prosedur dengan
baik.
2. Efisien dan Efektivitas
SOP harus menerapkan prinsip efisien dan efektivitas
sehingga pemahaman dan pelaksanaan tugas tercapai sesuai
kualifikasi. SOP BPBD Kota Surabaya telah menerapkan prinsip
efisiensi dan efektivitas. Karena SOP dinilai telah berjalan sesuai
alur prosedur meskipun masih terdapat kendala.
3. Keselarasan
SOP harus menerapkan prinsip keselarasan, yakni selaras
dengan visi, misi, dan tujuan organisasi. SOP BPBD Kota Surabaya
telah menerapkan prinsip keselarasan, yang mana isi dari prosedur
SOP tentu searah dengan visi, misi, dan tujuannya. Di antaranya
sebagai fasilitator, koordinator, dan pelaksana strategis dalam
penanggulangan bencana.
4. Keterukuran
SOP harus menerapkan prinsip keterukuran, artinya
mengandung kualitas tertentu dan memiliki indikator pencapaian
keberhasilan. SOP BPBD Kota Surabaya telah menerapkan
prinsip keterukuran, yang mana indikator output digunakan dalam
tiap alur prosedur yang berjalan. Diataranya seperti laporan, hasil
analisis, hasil evaluasi, dan lainnya.
5. Dinamis
SOP harus menerapkan prinsip dinamis, artinya dapat terus

21
 bergerak, berkembang, dan berubah. SOP BPBD Kota Surabaya
belum dapat menerapkan prinsip dinamis, karena dalam
melaksanakan kegiatan, staf BPBD masih harus berpaku dan
mengikuti SOP yang berlaku. Seperti dalam kegiatan penggalangan
dana dan lainnya.
6. Berorientasi Pada Pengguna
SOP harus menerapkan prinsip orientasi kepada pengguna,
salah satunya adalah dengan memberikan pelayanan prima kepada
masyarakat. SOP BPBD Kota Surabaya telah menerapkan prinsip
berorientasi kepada pengguna atau masyarakat. SOP yang berlaku
diantaranya dapat memberikan pelayanan yang profesional dan
tangguh dalam penanggulangan baik pada pra, saat, dan pasca
bencana.
7. Kepatuhan dan Kepastian Hukum
SOP harus menerapkan prinsip kepatuhan dan kepastian
hukum, yang artinya prosedur dijalankan sesuai dengan ketentuan
baku dalam hukum yang berlaku. SOP BPBD Kota Surabaya telah
menerapkan prinsip kepatuhan dan kepastian hukum. SOP tersebut
telah berjalan sesuai dengan pedoman hukum yang berlaku.
Dibuktikan dengan pencantuman dasar hukum tertulis dalam tiap-
tiap SOP.

2.2.8 Alur SOP BPBD Kota Surabaya

Standar Operasional Prosedur (SOP) digunakan dalam alur
operasional kegiatan, peminjaman peralatan, hingga penggalangan dana
BPBD Kota Surabaya.
“Kalau SOP ‘kan kita berupa operasional kegiatan, misal kegiatan
peminjaman peralatan, itu kita juga punya SOP. Terus SOP perizinan
penggalangan sumbangan. Tiap kegiatan ada SOP sendiri-sendiri.”
(hasil wawancara dengan Bu Nungki selaku staf BPBD Kota Surabaya,
20 september 2022).

22
2.2.9 Kendala Terkait SOP BPBD Kota Surabaya
Sering kali Standar Operasional Prosedur (SOP) tidak sesuai
dengan salah satu pelaksanaan kegiatan BPBD Kota Surabaya, seperti
kegiatan penggalangan dana dan donasi. Di mana sering terdapat lokasi-
lokasi yang dianggap strategis namun tidak diizinkan sesuai dengan SOP
yang berlaku.

“Ada sih, misal penggalangan dana. Kita ada tempat-tempat yang tidak
diizinkan. Biasanya teman-teman (staf BPBD) ini malah milihnya di
tempat-tempat yang diizinkan, karena biasanya tempat-tempat yang ramai
cocok untuk menjadi lokasi penggalangan dana. Namun hal ini
terkendala karena ketentuan SOP itu sendiri.” (hasil wawancara dengan
Bu Nungki selaku staf BPBD Kota Surabaya, 20 september 2022).

2.2.10 Solusi Mengatasi Kendala Dalam SOP BPBD Kota Surabaya

BPBD Kota Surabaya memanfaatkan mobile dan kerja sama antar
staf untuk koordinasi dan menyelesaikan kendala dalam Standar
Operasional Prosedur (SOP) tersebut.

“Apabila ada salah satu kegiatan misal penggalangan dana dan berada
di tempat- tempat yang tidak diizinkan, biasanya kita ada via mobile
untuk menanyakan apakah sudah ada surat perizinan atau belum.
Apabila di surat perizinan tidak mencantumkan lokasi tersebut maka mau
tidak mau harus dibubarkan, karena harus sesuai dengan surat keluaran
dan SOP-nya.” (hasil wawancara dengan Bu Nungki selaku staf BPBD
Kota Surabaya, 20 september 2022).

23
 BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN

3.1 Kesimpulan
Sebagai sebuah pedoman, SOP berperan dalam memberikan acuan terkait
dengan kegiatan kegiatan yang dijalankan dalam organisasi agar berjalan efektif,
sehingga membantu organisasi untuk mencapai tujuannya, baik yang bersifat
jangka pendek maupun jangka panjang. Kantor BPBD Kota Surabaya telah
menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang sesuai dengan prinsip
dalam menjalankan tugas sesuai dengan tupoksi dan Standar Operasional
Prosedur (SOP). Prinsip SOP yang dijalankan oleh BPBD Kota Surabaya telah
sesuai dengan prinsip SOP yang tertuang dalam Peraturan Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara Tahun 2008 Tentang Pedoman Penyusunan
Standar Operational Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan, yakni adanya
kemudahan dan kejelasan, efisien dan efektivitas, keselarasan, keterukuran,
dinamis, berorientasi pada pengguna, serta kepatuhan hukum dan kepastian
hukum.
Penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) di kantor BPBD sudah
berjalan baik, namun terkadang masih terdapat kendala dalam penerapan SOP
tersebut. BPBD Kota Surabaya mengatasi kendala dalam penerapan SOP dengan
memanfaatkan mobile phone untuk mempermudah koordinasi antar pegawai.
3.2 Saran
Kesadaran karyawan akan kepatuhan terhadap SOP dapat didorong
dengan cara melakukan sosialisasi SOP secara berkala agar pegawai lebih
memahami pentingnya SOP selama bekerja. Selain itu, juga mungkin diperlukan
pihak pengawas SOP untuk memastikan bahwa para pegawai selalu bekerja
sesuai dengan SOP, tindakan tegas dari atasan ketika ada pegawai yang tidak
mematuhi SOP selama bekerja, dan bisa juga diberikan reward atau sistem
penghargaan bagi pegawai yang selalu bekerja sesuai dengan SOP sehingga
memotivasi pegawai dalam bekerja dan menghasilkan kinerja yang baik.

24
 DAFTAR PUSTAKA

Ariyanto, E., dan Alqudus A. (2022). Analisis Penerapan Standar Operasional

Prosedur Dalam Rangka Optimalisasi Pelayanan Pegawai di Kantor
Kecamatan Simpang Kiri Kabupaten Subulussalam. 1-9.

Dr. Neti Karnati, M.P. (1967). Manajemen Perkantoran Analisis Teori dan
Aplikasi Dalam Organisasi Pendidikan. In Angewandte Chemie
International Edition, 6(11), 951-952.

Gavinov. 2016, Manajemen Perkantoran, Yogyakarta: Parama Publishing

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor :

Per/21/M.Pan/11/2008 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational
Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan.

Rencana Strategis (Renstra) Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota

Surabaya Tahun 2021-2026.

25
 LAMPIRAN

1. Kantor BPBD Kota Surabaya

2. Keadaan Ruang Kantor BPBD Kota Surabaya

26
3. Wawancara Dengan Pihak BPBD Kota Surabaya Pada Tanggal 20
September 2022

4. Foto Bersama Dengan Pihak BPBD Kota Surabaya Pada Tanggal 20

September 2022

27