MANAJEMEN,KEARSIPAN,DAN MUSEUM

MAKALAH

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Matakuliah SIM Lembaga Informasi dan

Dokumentasi

Dosen Pengampu : Riska Amalia Putri, MA

Disusun Oleh :

Kelompok 1

Ardatya Kurniawati (404210070)

Atharik Naufal Ihsan (404210014)

Dewinta Apriliani (404210012)

PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN DAN SAINS INFORMASI

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

SULTAN THAHA SAIFUDDIN JAMBI

2024
 KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala
limpahan rahmat dan karunia-Nya kepada kelompok kami sehingga kami dapat
menyelesaikan makalah mengenai Manajemen,Kearsipan,dan Museum sebagai
bagian dari materi SIM Lembaga Informasi dan Dokumentasi.
Bahan dan materi Manajemen, Kearsipan, dan Museum ini merujuk pada
berbagai literatur dan berdasarkan bimbingan dari dosen pengampuh mata kuiah ini.
Penyusunan makalah ini juga tidak lepas dari bantuan berbagai pihak, untuk itu dalam
kesempatan ini kami ingin menghaturkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada
semua pihak yang turut membantu dalam pembuatan makalah ini.
Kami menyadari bahwa dalam proses penulisan makalah ini masih dari jauh
kesempurnaan baik materi maupun cara penulisannya. Namun demikian, kelompok
kami telah berupaya dengan segala kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki
sehingga dapat selesai dengan baik dan oleh karenanya, kami dengan rendah hati dan
dengan tangan terbuka menerima masukan, saran dan usul guna penyempurnaan
makalah ini.
Kami berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Semoga
dengan adanya makalah ini kita semua dapat lebih memahami subtansi dari SIM
Lembaga Informasi dan Dokumentasi.

Jambi, 13 Maret 2024

Kelompok 1

i
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar ………………………………………………………………….……i

Daftar Isi ……………………………………………………………………………..ii

BAB I PENDAHULUAN ……………………………………………………….…...1

A. Latar Belakang ………………………………………………………………2

B. Rumusan Masalah ………………………………………………….………..2
C. Tujuan Masalah ………………………………………………………….…..2

BAB II PEMBAHASAN …………………………………………………………….3

A. Manajemen ………………………………………………………………......3
1. Definisi Manajemen ………………………………………………………3
2. Fungsi Manajemen ………………………………………………………..4
3. Prinsip-Prinsip Manajemen ……………………………………………….5
B. Kearsipan …………………………………………………………………….7
1. Definisi Kearsipan …………………………………………….…………..7
2. Fungsi Kearsipan …………………………………………….……………8
3. Jenis Arsip dan Kegunaan Arsip ………………………………………...10
C. Museum …………………………………………………………….……….12
1. Definsi Museum ………………………………………………………....12
2. Fungsi Museum ………………………………………………………….13
3. Jenis Museum Berdasarkan Sifat Kepemilikan ………………………....14
4. Perbedaan dan Persamaan Manajemen,Kearsipan, dan Museum ………15

BAB III PENUTUP ………………………………………………………………..16

A. Kesimpulan …………………………………………………………………16
B. Saran ………………………………………………………………………..16

DAFTAR PUSTAKA ………………………………………………………………17

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Manajemen, kearsipan, dan museum merupakan tiga aspek yang

berhubungan dan memiliki peran penting dalam mengelola dan menyebarkan
informasi. Manajemen adalah proses pengorganisasian, pengkoordinasian,
perencanaan, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai target atau sasaran
yang efektif dan efisien. Kearsipan adalah proses penyimpanan dan pengelolaan
arsip, yang sangat penting untuk menjaga keseimbangan antara kegiatan, sasaran,
dan tujuan. Museum adalah lembaga permanen yang melayani masyarakat dan
perkembangannya, serta terbuka bagi umum, untuk keperluan kajian, pendidikan
dan kegemberiaan, bukti material manusia dan lingkungannya.
Manajemen, kearsipan, dan museum juga memiliki beberapa persyaratan
yang sama, seperti persyaratan kepemimpinan, persyaratan komunikasi, dan
persyaratan kemajuan. Manajemen, kearsipan, dan museum juga memiliki
beberapa masalah yang perlu diatasi, seperti masalah kepentingan, masalah
komunikasi, dan masalah kemajuan. Masalah kepentingan membahas tentang
bagaimana manajer mengidentifikasi prioritas dan mengidentifikasi kepentingan.
Masalah komunikasi membahas tentang bagaimana manajer mengkomunikasikan
dengan menggunakan teknologi dan komunikasi yang efektif. Masalah kemajuan
membahas tentang bagaimana manajer mengembangkan kemajuan organisasi dan
mengoptimalkan sumber daya.
Manajemen, kearsipan, dan museum juga memiliki beberapa teknik yang
digunakan, seperti teknik pengawasan, teknik perencanaan, dan teknik
perancangan strategis. Teknik pengawasan membantu mengukur kinerja,
mengidentifikasi masalah, dan mengambil tindakan yang tepat. Teknik
perencanaan membantu mengidentifikasi tujuan, mengidentifikasi sumber daya,
dan mengatur waktu. Teknik perancangan strategis membantu mengidentifikasi
tujuan, mengidentifikasi sumber daya, dan mengatur waktu.

1
B. Rumusan Masalah

1. Apa Definisi Manajemen,Kearsipan, dan Museum

2. Apa Fungsi Manajamen,Kearsipan, dan Museum
3. Apa Prinsip-Prinsip Manajemen
4. Apa Jenis Arsip, dan Kegunaan Arsip
5. Bagaimana Jenis Museum Berdasarkan Kepemilikan
6. Bagaimana Perbedaan dan Persamaan Manajemen,Kearsipan dan
Museum

C. Tujuan Masalah
1. Untuk mengetahui Pengertian dari Manajemen,Kearsipan,dan Museum
2. Untuk mengetahui dan memahami Fungsi Manajamen,Kearsiapan, dan
Museum
3. Untuk mengetahui dan memahami Prinsip-prinsip Manajemen
4. Agar mengetahui dan memahami Jenis Arsip dan Kegunaan Arsip
5. Mampu mengetahui dan memahami Jenis Museum Berdasarkan
Kepemilikan
6. Mampu mengetahui dan memahami Perbedaan dan Persamaan
Manajemen,Kearsipan dan Museum

2
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Manajemen
1. Definisi Manajemen
Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Adapun
unsurunsur manajemen yang terdiri dari 6M yaitu man, money, mothode, machines,
materials, dan market. Manajemen adalah suatu cara atau seni mengelola sesuatu
untuk dikerjakan oleh orang lain. Untuk mencapai tujuan tertentu secara efektif dan
efisien yang bersifat masif, kompleks dan bernilai tinggi tentulah sangat dibutuhkan
manajemen. Sumber daya manusia merupakan kekayaan (asset) organisasi yang harus
didayagunakan secara optimal sehingga diperlukannya suatu manajemen untuk
mengatur sumber daya manusia sedemikian rupa guna mencapai tujuan yang telah
ditetapkan sejak awal.
Adapun definisi manajemen yang dikutip oleh Malayu S.P. Hasibuan
(2012;1)1 menyatakan “manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses
pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan
efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.
Kemudian definisi Manajemen menurut Massie yang dikutip oleh Azhar
Arsyad (2002;1)2 menyatakan “Manajemen adalah suatu proses dimana kelompok
secara kerjasama mengerahkan tindakan atau kerjanya untuk mencapai tujuan
bersama. Proses tersebut mencakup teknik-teknik yang digunakan oleh para manajer
untuk mengkoordinasikan kegiatan atau aktifitas orang lain menuju tercapainya tujuan
bersama”.
Sedangkan menurut G.R. Terry (2010;16)3 menjelaskan bahwa “Manajemen
merupakan suatu proses khas yang terdiri atas tindakan-tindakan perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian untuk menentukan serta mencapai
tujuan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya”.
Berdasarkan definisi diatas disimpulkan bahwa manajemen merupakan suatu
ilmu, seni dan proses kegiatan yang dilakukan dalam upaya mencapai tujuan bersama
dengan mengelola sumber daya manusia dan sumber daya lainnya secara optimal
melalui kerjasama antar anggota organisasi.

1
Hasibuan, Malayu S.P, 2012. Manajemen SDM. Edisi Revisi, Cetakan Ke Tigabelas. Jakarta: Bumi Aksara.
2
Azhar Arsyad. 2002. Manajemen Pelayanan. Rajawali Pers: Yogyakarta
3
G.R Terry (2010: 16) The Management Of Human Resource Development Based On The Action,Planning,
Organizing, And Controling. Jurnal Manajemen, 10(2), pp. 129-142.

3
 2. Fungsi Manajemen
Fungsi-fungsi manajemen merupakan dasar dari proses manajemen yang
menjadi acuan dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai suatu tujuan. Namun
dalam fungsi manajemen dari pendapat beberapa ahli terdapat perbedaan. Menurut
Urwick dalam Hasibuan (2001:38)4 fungsi-fungsi manajemen meliputi Perencanaan
(planning), Pengorganisasian (organizing), Pengarahan (commanding),
Pengkoordinasian (coordinating) dan Pengendalian (controlling). Menurut Henry
Fayol dalam Hasibuan (2008:38)5 fungsi-fungsi manajemen meliputi Perencanaan
(planning), Pengorganisasian (organizing), Pengarahan (commanding),
Pengkoordinasian (coordinating), Pengendalian (controlling). Menurut Liang Lee
dalam Hasibuan (2008:38)6 fungsi- fungsi manajemen meliputi Perencanaan,
Pengorganisasian, Pengarahan, Pengkoordinasian, Pengontrolan.
Dari beberapa pendapat diatas tentang fungsi manajemen, peneliti lebih
cenderung memakai fungsi manajemen menurut Henry Fayol untuk menjawab bahwa
koordinasi dalam organisasi itu sangat penting. Adapun penjelasan mengenai fungsi-
fungsi manajemen menurut ahli Henry Fayol adalah sebagai berikut :
a) Perencanaan (planning)
Perencanaan (planning) adalah fungsi dasar (fundamental) manajemen, karena
pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengendalian pun harus
terlebih dahulu direncanakan.
b) Pengorganisasian (organizing)
Pengorganisasian dapat diartikan penentuan pekerjaan-pekerjaan yang harus
dilakukan, pengelompokkan tugas-tugas dan membagi-bagikan pekerjaan
kepada setiap karyawan, penetapan departemen-departemen (subsistem) dan
penentuan hubungan-hubungan.
c) Pengarahan (commanding)
Fungsi pengarahan (commanding) merupakan fungsi yang dapat diterapkan
setelah rencana, organisasi, dan karyawan ada. Jika fungsi ini diterapkan maka
proses manajemen dalam merealisasi tujuan bisa dimulai.

4
Hasibuan, Melayu SP. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia Cetakan Kesembilan. Jakarta: Gunung Agung.
Hal. 38
5
Hasibuan, Malayu. (2008). Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi, Cetakan 10. Jakarta: Bumi Aksara.
Hal. 38
6
Hasibuan, Malayu. (2008). Manajemen Sumber Daya Manusia. Hal 38

4
 d) Pengkoordinasian (coordinating)
Setelah dilakukan pendelegasian wewenang dan pembagian pekerjaan kepada
para karyawan oleh manajer, langkah selanjutnya adalah pengkoordinasian.
Setiap bawahan mengerjakan hanya sebagian dari pekerjaan perusahaan,
karena itu masing-masing pekerjaan bawahan harus disatukan, diintegrasikan,
dan diarahkan untuk mencapai tujuan. Tanpa koordinasi tugas dan pekerjaan
dari setiap individu karyawan maka tujuan perusahaan tidak akan tercapai.
Beberapa alasan mengapa pengkoordinasian sangat penting, yaitu :
1) Untuk mencegah terjadinya kekacauan, percekcokan, dan kekembaran
atau kekosongan pekerjaan.
2) Agar orang-orang dan pekerjaannya diselaraskan serta diarahkan untuk
pencapaian tujuan perusahaan/organisasi.
3) Agar sarana dan prasarana dimanfaatkan untuk mencapai tujuan.
4) Supaya semua unsur manajemen (6M) dan pekerjaan masing-msing
individu karyawan harus membantu tercpainya tujuan organisasi.
e) Pengendalian (controlling)
Fungsi pengendalian (controlling) adalah fungsi terakhir dari proses
manajemen. Fungsi ini sangat menentukan pelaksanaan proses manajemen,
karena itu harus dilakukan dengan sebaik-baiknya. Peneliti menyimpulkan
bahwa koordinasi dalam fungsi manajemen sangat penting karena tanpa
adanya koordinasi dalam suatu organisasi tidak akan tercapai suatu tujuan
organisasi yang efektif dan efisien serta tidak adanya kerjasama yang baik
dalam suatu organisasi.
3. Prinsip-prinsip Manajemen
Di dalam manajemen, terdapat beberapa prinsip seperti yang dikemukakan
oleh pencetus teori manajemen yaitu Henry Fayol (Firmansyah &
Mahardika)7, terdapat empat belas prinsip manajemen, yaitu:
1) Pembagian Kerja (Division of Work)

Pembagian kerja (spesialisasi) ini untuk meningkatkan efisiensi dan

efektivitas pelaksanaan kerja seseorang dalam suatu organisasi, instansi,
perusahaan. Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan
keahliannya, dan didasarkan pada prinsip the right man in the right place,
bukan atas dasar like and dislike.

7
Firmansyah, Anang, & Mahardika, Budi W. (2018). Pengantar Manajemen. Yogyakarta: Deepublish.

5
2) Wewenang dan Tanggung Jawab (Authority andResponsibility)
Wewenang mencakup hak untuk memberi perintah dan dipatuhi,
biasanya dari atasan ke bawahan.Wewenang ini harus diikuti
pertanggungjawaban kepada pihak memberikan perintah.
3) Disiplin (Discipline)
Disiplin mencakup rasa hormat taat pada peranan tujuan organisasi.
4) Kesatuan Perintah (Unity of Command)
Setiap karyawan hanya menerima instruksi kegiatan satu atasan.
5) Kesatuan Arah (Unity of Direction)
Dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawabnya,karyawan
harus diarahkan oleh seorang manajer dengan penggunaan satu
rencana.
6) Meletakkan Kepentingan Organisasi daripada Kepentingan Sendiri
(Subordinatie of IndividualInterest to General Interest)
Kepentingan organisasi harus didahulukan dari kepentingan pribadi
demi tujuan yang ingin dicapai bersama. Pemimpin yang baik, tidak
akan mengutamakan kepentingan pribadinya dan mengabaikan
kepentingan organisasi.
7) Balas Jasa/Pemberian Upah (Remuneration)
Kompensasi untuk pekerjaan yang dilakukan haruslah adil, baik bagi
karyawan maupun pemilik.
8) Sentralisasi/Pemusatan (Centralization)
Dalam pengambilan keputusan, harus ada keseimbangan yang tepat
antara sentralisasi dan desentralisasi.
9) Hierarki/Hierarchi
Garis perintah dan wewenang harus jelas. Sehingga setiap karyawan
akan mengetahui kepada siapa ia harus bertanggungjawab dan dari
siapa ia mendapatkan perintah.
10) Keteraturan (Order)
Bahan-bahan dan orang-orang harus ada pada tempat waktu yang tepat.
11) Keadilan dan Kejujuran (Equity)
Keadilan dan kejujuran merupakan salah satu syarat untuk mencapai
tujuan yang telah ditentukan. Dalam hal ini,harus ada perlakuan yang
sama dalam sebuah organisasi.
6
 12) Stabilitas Kondisi Karyawan (Stability of Tennur)
Kestabilan karyawan harus dijaga sebaik-baiknya agar segala
pekerjaan berjalan dengan lancar. Tingkat perputaran tenaga kerja
yang tinggi tidak baik bagi suatu organisasi maupun perusahaan.
13) Inisiatif (Initiative)
Bawahan harus diberi kebebasan untuk menjalankan dan
menyelesaikan rencananya meskipun beberapa kesalahan mungkin
terjadi.
14) Semangat Korps (Esprit de Corps)
Setiap karyawan harus memiliki semangat kesatuan (espritde corps)
yakni rasa senasib dan sepenanggungan, karyawan memiliki
kebanggaan, kesetiaan, dan rasa memiliki terhadap perusahaan.
B. Kearsipan

1. Definisi Kearsipan

Dalam undang undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

disebutkan bahwa “arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, lembaga
pemerintahan daerah, lembaga Pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara”.

Kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tata
usaha yang banyak dilakukan oleh badan pemerintahan, maupun badan
swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan
penyimpanan arsip atau surat-surat, dan dokumen kantor lainnya. (Sugiarto
dan Wahyono, 2015:2)8 mengatakan bahwa: “kearsipan merupakan dasar dari
pemeliharaan surat: kearsipan mengandung proses penyusunan dan
penyimpanan surat-surat sedemikian rupa, sehingga surat/berkas dapat
diketemukan kembali bila diperlukan. Sifat yang paling penting yang harus
dimiliki oleh suatu sistem kearsipan adalah keterpercayaan dan accessibility,
disamping dari sifat lainnya seperti kerapian, kebersihan dan lainnya”.

8
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. 2015. Manajemen Kearsipan Modern: dari Konvensional ke Basis
Komputer. Yogyakarta: Penerbit Gava Media. Hal. 2

7
 Penjelasan diatas dapat bermakna bahwa kearsipan merupakan suatu
proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,
pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan dokumen
menurut sistem tertentu yang saat dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat
dan tepat ditemukan.

2. Fungsi Kearsipan

Dalam pemenuhan kegiatan operasional berorganisasi, kebutuhan akan

informasi merupakan hal yang sangat mendasar sehingga peranan arsip sangat
penting dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM). Peranan arsip yang dinilai
penting dalam kegiatan organisasi maka (Sugiarto dan Wahyono, 2015:10)9
mengatakan bahwa data merupakan fakta atau apapun yang dapat digunakan
sebagai input dalam menghasilkan informasi, sedangkan informasi adalah data
yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti dan bermanfaat
bagi manusia. Dalam upaya menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan
benar, harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang penelolaan
arsip. Adapun fungsi dari arsip menurut (Muhidin dan Winata, 2016:3)10
beberapa fungsi arsip sebagai sumber informasi yang dapat dimanfaatkan
untuk kepentingan yaitu:

1. Mendukung proses pengambilan keputusan.

Dalam proses pengambilan keputusan, pimpinan dalam tingkat

manajerial manapun pasti membutuhkan informasi. Ketersediaan informasi
yang cukup, baik dari segi kualitas maupun kuantitas, dapat mendukung
tercapainya tujuan pengambilan keputusan.

2. Menunjang proses perencanaan.

Perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk memperkirakan
kondisi yang akan dating, yang akan dicapai. Upaya pencapaian ini akan
dilaksanakan melalui serangkaian kegiatan yang telah ditentukan dalam
perencanaan. Untuk menyusun rencana, dibutuhkan banyak informasi yang
mendukung tercapainya tujuan. Informasi itu dapat diperoleh dari arsip.

9
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. 2015. Manajemen Kearsipan Modern: dari Konvensional ke Basis
Komputer. Hal. 10
10
Muhidin, dan Hendri Winata. 2016. Manajemen Kearsipan . Bandung: CV Pustaka Setia.

8
 3. Mendukung pengawasan.
Dalam melakukan pengawasan, dibutuhkan informasi terekam tentang
rencana yang telah disusun, hal-hal yang telah disusun, hal-hal yang belum
dilaksanakan. Semuanya direkam dalam bentuk arsip.
4. Sebagai alat pembuktian.
Institusi pengadilan akan menghasilkan banyak informasi terekam
yang dapat digunakan kembali oleh pengadilan tersebut. Seluruh informasi ini
merupakan arsip yang dapat digunakan dalam proses pembuktian.
5. Sebagai memori organisasi.
Seluruh kegiatan organisasi, baik berupa transaksi, aktivitas internal,
maupun keluaran yang dibuat organisasi dapat direkam dalam bentuk arsip.
Informasi terekam ini dapat digunakan oleh organisasi dalam menjalankan
kegiatanya pada masa yang akan dating.
6. Dapat digunakan untuk kepentingan public dan ekonomi.
Kegiatan politk dan ekonomi akan menghasilkan dan membutuhkan
informasi. Beragam informasi ini diperoleh dari berbagai sumber dan salah
satunya berasal dari arsip.
Arsip merupakan yang hidup, tumbuh, dan terus berubah seirama
dengan tata kehidupan masyarakat maupun dengan tata pemerintah. Dalam hal
ini perlu kiranya untuk mengetahui perbedaan fungsi arsip dinamis dan arsip
statis yang justru berbeda.
Menurut (Barthos, 2016:4)11 fungsi arsip membedakan:
a. Arsip Dinamis, dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

b. Arsip Statis, yang tidak dipergunakan secara langsung, untuk perencanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupn untuk
penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Ketentuan fungsi tersebut
menegaskan adanya dua jenis sifat dan arti arsip secara fungsional, yaitu Arsip
dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya
menurutkan fungsinya. Arsip statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf
nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggung jawaban nasional atau
pemerintahan.

11
Barthos, Basir. 2013. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Penerbit Bumi Aksara. Hal. 4

9
3. Jenis Arsip dan Kegunaan Arsip

Apabila arsip diartikan sebagai setiap dokumen tertulis tentang

kegiatan masa lalu manusia atau kelompok manusia, maka arsip itu banyak
sekali ragamnya. Berikut ini adalah penggolongan arsip dilihat dari aspek-
aspek tertentu:

1. Menurut subyek atau isinya

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dibedakan atas beberapa jenis

sebagai berikut:

a. Arsip keuangan (financial records), yaitu arsip yang berhubungan

dengan masalah keuangan seperti cara-cara pengajuan kredit, cara-cara
pembayaran uang.
b. Inventory records, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan
masalah persediaan barang, seperti jumlah dan macam barang yang
tersedia, daftar harga barang, Barang, daftar kebutuhan barang, dan
lain-lain.
c. Arsip pegawai (personnel records), yaitu arsip yang berhubungan
dengan masalah-masalah pegawai seperti daftar riwayat hidup, daftar
hadir pegawai, status keluarga, daftar jumlah pegawai, bagan
organisasi kepegawaian, dan semacamnya.
d. Arsip penjualan (sales records), yaitu arsip yang berhubungan
dengan kegiatan penjualan seperti mutu barang, daftar harga barang,
wilayah pemasaran, sistem penjualan, hasil penjualan dan lain-lain.
2. Menurut wujudnya

Berdasarkan wujud ini, arsip terdiri dari:surat, naskah perjanjian atau

kontrak, akte pendirian perusahaan, notulen rapat, laporan-laporan, kuitansi,
bon penjualan naskah, naskah berita acara, kartu atau daftar, pita rekaman,
gambargambar, dan tabel.

3. Menurut kegunaannya
Berdasarkan kegunaannya, arsip dapat dibedakan atas arsip-arsip:

a. Untuk informasi kepada pegawai atau untuk masyarakat luas.

Sebagai contoh adalah surat pengumuman pemerintah tentang hari
libur, surat pengumuman dari suatu instansi tentang penerimaan
pegawai baru, surat edaran dari suatu penerbit tentang penerbitan buku
baru dan semacamnya.

10
 b. Untuk dasar hukum dalam membuktikan sesuatu. Sebagai contoh
adalah akte Kelahiran, akte pendirian yayasan, surat wasiat tentang
pembagian warisan, surat-surat kontrak atau perjanjian, kuitansi
pembayaran dan semacamnya.

c. Untuk kegunaan ilmiah, dimaksudkan untuk penelitian bagi

pengembangan ilmu Pengetahuan. Sebagai contoh adalah artikel atau
karya tulis ilmuwan di jurnal ilmiah yang diakui, hasil penelitian
ilmiah dan lain-lain.

d. Untuk kegunaan sejarah, yaitu arsip yang dapat digunakan untuk

mengetahui sesuatu.

e. Peristiwa di masa lampau. Sebagai contoh adalah laporan tahunan,

notulen rapat, sejarah pendirian suatu organisasi, buku peringatan,
otobiografi, foto-foto sejarah, monumen peringatan dan lain-lain. Di
Amerika Serikat nilai atau kegunaan suatu dokumen tertulis atau
warkat telah ditentukan berdasarkan rumus pengingat ”ALFRED”.
Maksudnya, suatu dokumen tertulis perlu disimpan apabila memiliki
nilainilai berikut: A–Administrative value (nlai administrasi): L–Legal
value (nilai legal); F–Fiscal value (nilai financial): R–Research value
(nilai untuk penelitian): E–Educational value (nilai edukatif): D–
Documentary value (nilai dokumentasi).

4. Menurut arti pentingnya

Berdasarkan arti penting ini, arsip dibedakan atas empat jenis, yaitu:
a. Arsip vital, yaitu arsip yang mempunyai nilai dokumentasi untuk
selamanya. Arsip ini biasanya hanya dikeluarkan satu kali saja dan
dapat digunakan selamanya. Oleh sebab itu, arsip vital ini harus
disimpan secara khusus. Sebagai contoh adalah ijazah, akte kelahiran
seseorang, akte pendirian perusahaan dan semacamnya.

b. Arsip yang penting, yaitu arsip tentang kondisi masa lalu yang
berhubungan erat dengan kepentingan masa sekarang maupun yang
akan datang. Misalnya adalah rekaman medis (medical records)
anggota militer sebagai dasar bagi kebijakan komandan dalam
pengembangan karier militer masing-masing anggota. Oleh sebab itu,
arsip ini perlu disimpan untuk masa yang cukup lama.

c. Arsip yang diperlukan, yaitu arsip yang dibutuhkan untuk sumber

informasi untuk perumusan kebijakan yang tidak terlalu penting dan
tidak berkaitan dengan kepentingan yang akan datang. Artinya, setelah
masa tertentu, arsip tersebut dapat dibuang atau dibakar.

11
 d. Arsip non esensial, yaitu arsip yang berguna untuk memberi
informasi. Setelah informasi disampaikan, misalnya melalui surat
edaran, arsip tersebut dapat diabaikan dalam arti tidak perlu disimpan
terlalu lama.

Dari contoh-contoh di atas menjadi jelas bagi kita, bahwa arsip

dihasilkan dari berbagai macam kegiatan manusia. Ini sekaligus menunjukkan
luasnya lingkup kearsipan tersebut. Kegiatan kearsipan dapat ditemukan
dalam kehidupan keluarga, dalam dunia bisnis, dalam kehidupan akademik,
sampai pada penyelenggaraan pemerintahan. Begitu juga, kegiatan kearsipan
ini dapat dilakukan secara sederhana sampai pada kegiatan dengan sistem
kearsipan yang modern dan canggih. Selanjutnya, kegiatan kearsipan ini boleh
dikatakan mencakup rentang waktu yang tidak terbatas, sejauh kemampuan
manusia secara teknologis untuk melestarikan dokumen-dokumen tertulisnya.
C. Museum
1. Definisi Museum

Museum adalah institusi permanen dalam hal melayani dan

mengembangkan masyarakat, terbuka untuk umum yang mempelajari,
mengewetkan, melakukan penelitian, melakukan penyampaian rekreasi dan
memberitahukan aset-aset barang berharga yang nyata dan “tidak nyata”
tentang lingkungannya kepada masyarakat.

Pengertian yang lebih mendalam mengenai museum dan lebih bersifat

internasional dijelaskan oleh Internasional Council of Museum (ICOM)12,
badan yang berada dibawah UNESCO yakni museum adalah lembaga non-
profit yang bersifat permanen yang melayani masyarakat dan
perkembangannya, terbuka untuk umum, yang bertugas untuk mengumpulkan,
melestariakan, meneliti, mengkomunikasikan dan memamerkan warisan
sejarah kemanusiaan yang berwujud benda dan tidak benda beserta
lingkungannya, untuk tujuan pendidikan, penelitian dan hiburan.

Berdasarkan uraian di atas, kesimpulan yang didapat adalah, museum

merupakan suatu badan tetap yang terdiri dari satu atau sekumpulan bangunan
yang mempunyai ruang-ruang pameran yang bertujuan sebagai tempat
menyimpan, mengumpulkan, memelihara, menyelidiki dan memamerkan
warisan budaya atau benda-benda kuno yang dapat digunakan untuk
menambah wawasan para generasi berikutnya sebagai bukti sejarah dan
kebudayaan bangsa serta juga sebagai tempat rekreasi.

12
ICOM, 2004. Running a Museum : A Parctical Handbook, International Council of Museum, UNESCO, France

12
 2. Fungsi Museum
Museum berfungsi sebagai tempat mengumpulkan, menyelidiki dan
memamerkan warisan budaya juga berfungsi sebagai objek wisata yang
menyuguhkan ilmu pengetahuan dan wawasan yang disajikan menarik.
Menurut Ngafenan dalam Karyono (1997:26)13 objek wisata adalah objek
yang dapat menimbulkan daya tarik bagi wisatawan untuk dapat
mengunjunginya misalnya keadaan alam, bangunan sejarah, pusat rekreasi.
Dengan demikian museum sebagai objek wisata adalah badan tetap
yang berfungsi untuk memelihara dan memamerkan untuk tujuan penelitian,
pendidikan, hiburan yang bernilai bagi kebudayaan dan ilmu pengetahuan.
Bila mengacu pada hasil musyawarah umum ke-11 (11th General Assembly
International Council Of Museum (ICOM)) pada tanggal 14 Juni 1974 di
Denmark, dapat dikemukakan Sembilan fungsi museum sebagai berikut :
1. Pengumpulan dan pengamanan warisan alam dan budaya
2. Dokumentasi dan penelitian ilmiah
3. Konservasi dan preservasi
4. Penyebaran dan perataan ilmu untuk umum
5. Pengenalan dan penghayatan kesenian
6. Pengenalan kebudayaan antar daerah dan antar bangsa
7. Visualisasi warisan alam dan budaya
8. Cermin pertumbuhan peradaban umat manusia
9. Rasa bertakwa dan bersyukur kepada Tuhan Yang Maha Esa
Menurut Sudarsono,200614 tugas yang dijalankan oleh sebuah museum yakni :
1. Pemeliharaan (Preservasi)
a. Aspek administrasi, benda-benda materi koleksi harus mempunyai
keterangan tertulis yang menjadikan benda-benda koleksi tersebut
bersifat monumental
b. Harus mempunyai nilai budaya, ilmiah dan nilai estetika
c. Harus dapat diidentifikaksi mengenai wujud, asal, tipe, gaya.
d. Harus dapat dianggap sebagai dokumen

13
Karyono, H. (1997). Kepariwisataan. Jakarta: Grasindo. Hal. 26
14
Kartodowiro, Sudarsono Katam. 2006. Bandung, Kilas Peristiwa di Mata Filatelis Sebuah Wisata Sejarah.
Bandung : Kiblat Buku Utama.

13
2. Perawatan atau perbaikan (Restorasi atau Preservasi) Kegiatan
mengembalikan bentukan fisik suatu benda kepada kondisi sebelumnya
dengan menghilangkan tambahan-tambahan atau merakit kembali komponen
eksisting tanpa menggunakan material baru.

3. Pelestarian (Konservasi) Merupakan usaha pemeliharaan, perawatan,

perbaikan, pencegahan dan penjagaan benda-benda koleksi dari penyebab
kerusakan.
4. Penelitian (Research)
a. Penelitian Internal merupakan penelitian yang dilakukan oleh
kurator untuk kepentingan pengembangan ilmu pengetahuan museum
yang bersangkutan.
b. Penelitian Eksternal merupakan penelitian yang dilakukan oleh
peneliti dari luar seperti mahasiswa, pelajar, umum dan lain-lain untuk
kepentingan karya ilmiah, skripsi dan lain-lain.
5. Pendidikan (Studi)
a. Pendidikan formal berupa seminar,diskusi, ceramah.
b. Pendidikan non formal berupa kegiatan pameran, pemutaran film,
slide, dan lain-lain.
6. Rekreasi (Rekreatif) Sifat pemeran yang mengandung arti untuk dinikmati
dan dihayati yang mana merupakan kegiatan rekreasi, tidak diperlukan
konsentrasi yang akan menimbulkan keletihan dan kebosanan.

3. Jenis Museum Berdasarkan Sifat Kepemilikan

Berdasarkan dari sifat kepemilikannya, museum dapat dibagi menjadi
3 jenis museum, antara lain :
a) Museum Pemerintahan, terdiri dari museum nasional yang biayanya
ditanggung pemerintah pusat,museum provinsi yang dananya di dapat dari
Pemerintah Provinsi,museum kota besar dan kota kecil yang dibiayai oleh
Pemerintah Kota.

b) Museum swasta atau museum non Pemerintahan, biayanya didapat

dari pihak swasta juga ada museum-museum kecil yang didanai oleh para
komunitas sukarelawan.

14
 c) Museum Pribadi atau Museum keluarga, biayanya didanai oleh dana
pribadi atau dana keluarga. Selain itu dana didapat pula dari sumbangan
sumbangan yang dapat berbentuk uang, aset-aset permodalan, pelayanan, dan
lain-lain.

4. Perbedaan dan Persamaan Manajemen,Kearsipan dan Museum

a. Perbedaan

Manajemen, kearsipan, dan museum memiliki beberapa perbedaan dan

persamaan. Perbedaan utama dari ketiganya adalah media yang dikelola, di
mana perpustakaan dengan media buku, arsip dengan surat penting, dan
museum dengan benda-benda. Namun, sebagian masyarakat Indonesia,
museum dikenal sebagai tempat penyimpan benda-benda bersejarah.

b. Persamaan

Manajemen, kearsipan, dan museum juga memiliki beberapa

persyaratan yang sama, seperti persyaratan kepemimpinan, persyaratan
komunikasi, dan persyaratan kemajuan. Manajemen, kearsipan, dan museum
juga memiliki beberapa masalah yang perlu diatasi, seperti masalah
kepentingan, masalah komunikasi, dan masalah kemajuan. Masalah
kepentingan membahas tentang bagaimana manajer mengidentifikasi prioritas
dan mengidentifikasi kepentingan. Masalah komunikasi membahas tentang
bagaimana manajer mengkomunikasikan dengan menggunakan teknologi dan
komunikasi yang efektif. Masalah kemajuan membahas tentang bagaimana
manajer mengembangkan kemajuan organisasi dan mengoptimalkan sumber
daya.

15
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dalam makalah terkait manajemen, kearsipan, dan museum, terdapat beberapa

kesimpulan yang penting yang dapat diambil:
1. Manajemen, kearsipan, dan museum merupakan tiga aspek penting yang harus
diperhatikan dalam pengelolaan dan pengembangan sebuah institusi.
2. Manajemen adalah proses yang mengatur dan mengatur kegiatan, sumber
daya, dan waktu dalam sebuah institusi.
3. Kearsipan adalah proses pemeliharaan, pengorganisasi, dan pengelolaan
dokumen, arsip, dan rekod dalam sebuah institusi.
4. Museum adalah tempat pengumpulan, pengelolaan, dan pemasaran benda-
benda yang berarti atau berwawasan historis, kultural, atau ilmiah.
5. Pengelolaan manajemen, kearsipan, dan museum harus dilakukan dengan baik
untuk mencapai tujuan utama institusi, yaitu menjadi institusi yang
berwawasan dan berkualitas tinggi.
6. Pengembangan dan pengelolaan institusi harus dilakukan dengan baik,
termasuk pengembangan strategi, pengembangan sumber daya manusia, dan
pengembangan infrastruktur.
7. Pengelolaan manajemen, kearsipan, dan museum harus dilakukan dengan baik
untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan masyarakat, serta untuk mencapai
tujuan institusi.
Dalam rangka pengembangan institusi, pengelolaan manajemen, kearsipan, dan
museum harus dilakukan dengan baik untuk mencapai tujuan utama institusi, yaitu
menjadi institusi yang berwawasan dan berkualitas tinggi.

B. Saran

Setelah menulis tentang materi Manajemen,Kearsipan dan Museum, penulis

tentunya masih menyadari bahwa masih terdapat banyak kesalahan dan jauh dari
kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis juga mengharapkan kritik dan saran dalam
penulisan ini.

16
 DAFTAR PUSTAKA

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. 2015. Manajemen Kearsipan Modern:

dari Konvensional ke Basis Komputer. Hal. 10

Azhar Arsyad. 2002. Manajemen Pelayanan. Rajawali Pers: Yogyakarta Hal.1

Barthos, Basir. 2013. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Penerbit Bumi Aksara.

Firmansyah, Anang, & Mahardika, Budi W. (2018). Pengantar Manajemen.

Yogyakarta: Deepublish.

G.R Terry (2010: 16) The Management Of Human Resource Development

Based On The Action,Planning, Organizing, And Controling. Jurnal Manajemen,
10(2), pp. 129-142.

Hasibuan, Melayu SP. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia Cetakan

Kesembilan. Jakarta: Gunung Agung. Hal. 38

Hasibuan, Malayu. (2008). Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi,

Cetakan 10. Jakarta: Bumi Aksara. Hal. 38

Hasibuan, Malayu S.P, 2012. Manajemen SDM. Edisi Revisi, Cetakan Ke

Tigabelas. Jakarta: Bumi Aksara.

ICOM, 2004. Running a Museum : A Parctical Handbook, International

Council of Museum, UNESCO, France

Karyono, H. (1997). Kepariwisataan. Jakarta: Grasindo. Hal. 26

Kartodowiro, Sudarsono Katam. 2006. Bandung, Kilas Peristiwa di Mata

Filatelis Sebuah Wisata Sejarah. Bandung : Kiblat Buku Utama.

Muhidin, dan Hendri Winata. 2016. Manajemen Kearsipan . Bandung: CV

Pustaka Setia.

17