RANCANGAN YANG AKAN DI BAHAS, DI PPT PRESENTASI YOAN OLIVIA

MAKUL BUSINESS CORRESPONDENCE

Materi tentang: Unit 14 Writing Customer Relations letters (p.109)

Introduction
Writing Customer Relations Letters merupakan komponen kunci dalam strategi pelayanan
pelanggan yang efektif. Dalam bisnis modern yang berorientasi pada pengalaman pelanggan,
kemampuan untuk menyampaikan pesan dengan jelas, sopan, dan profesional melalui surat
sangatlah penting.
Surat hubungan pelanggan dapat mengumumkan banyak hal dari topik yang berbeda, seperti
alamat baru, promosi produk, atau penarikan produk.
Pendekatan yang tepat dalam menulis surat hubungan pelanggan dapat memperkuat ikatan
dengan pelanggan, meningkatkan loyalitas, dan membantu perusahaan mempertahankan
keunggulan kompetitif.

Functions of Customer Relations Letters

Fungsi surat hubungan pelanggan (Customer Relations Letters) adalah sebagai berikut:
1. Menjaga dan Meningkatkan Hubungan Pelanggan: Surat hubungan pelanggan digunakan
untuk menjaga dan meningkatkan hubungan yang positif antara perusahaan dan
pelanggan. Hal ini dilakukan dengan merespons pertanyaan, keluhan, atau permintaan
pelanggan secara efektif dan ramah.
2. Mengkomunikasikan Informasi Penting: Surat hubungan pelanggan digunakan untuk
menyampaikan informasi penting kepada pelanggan, seperti informasi produk atau
layanan baru, perubahan dalam kebijakan perusahaan, atau promosi khusus yang
mungkin menarik bagi mereka.
3. Mengapresiasi Pelanggan: Surat hubungan pelanggan juga dapat digunakan untuk
mengungkapkan apresiasi atas dukungan atau pembelian pelanggan. Hal ini dapat
meningkatkan loyalitas pelanggan dan memperkuat hubungan bisnis jangka panjang.
4. Menyelesaikan Masalah dan Keluhan: Fungsi lain dari surat hubungan pelanggan adalah
menyelesaikan masalah atau keluhan pelanggan. Dengan merespons dengan cepat dan
memberikan solusi yang memuaskan, perusahaan dapat meningkatkan kepuasan
pelanggan dan mempertahankan mereka sebagai pelanggan setia.
5. Mengikat Pelanggan Baru: Surat hubungan pelanggan juga dapat digunakan untuk
mengikat pelanggan baru atau pelanggan potensial. Dengan memberikan informasi yang
relevan dan menarik, perusahaan dapat membangun minat dan kepercayaan pelanggan
baru.
EXAMPLE FROM THIS PICS

Penjelasan: lihat dua gambar ini. Di Gambar tersebut menjelaskan tentang bagaimana surat
hubungan pelanggan dapat digunakan untuk mengikat pelanggan baru atau pelanggan potensial
dengan memberikan informasi yang relevan dan menarik. Hal ini bertujuan untuk membangun
minat dan kepercayaan pelanggan baru, sehingga dapat meningkatkan kemungkinan mereka
untuk menjadi pelanggan setia.

Contoh Gaya penulisan dari pengumuman perubahan di perusahaan.

Penjelasan: Dalam contoh tersebut, surat tersebut bertujuan untuk membangun minat dan
kepercayaan pelanggan baru, sehingga meningkatkan kemungkinan mereka untuk menjadi
pelanggan setia.
Contoh gaya penulisan dari pengumuman perubahan di perusahaan dapat mencakup penggunaan
bahasa yang jelas, sopan, dan profesional. Pengumuman perubahan harus disampaikan dengan
jelas agar pelanggan dapat memahami informasi yang disampaikan.

Penjelasan: lihat gambar ini, E-mail ini mengpromosikan produk yang merupakan salah satu
strategi pemasaran digital yang digunakan oleh perusahaan untuk mempromosikan produk atau
layanan kepada pelanggan potensial melalui surat elektronik.

Dalam e-mail ini, perusahaan biasanya mengirimkan informasi mengenai fitur-fitur produk,
keunggulan yang ditawarkan, penawaran khusus, diskon, atau promo-promo lainnya yang dapat
menarik minat pelanggan untuk membeli produk tersebut. Dengan menyampaikan pesan yang
menarik, relevan, dan jelas, e-mail promosi produk dapat menjadi alat yang efektif dalam
meningkatkan penjualan dan memperluas pangsa pasar perusahaan.
Penjelasan: disini kamu meminta mereka untuk memilih sentence yang benar dari pratice
5:
Correct Answer:
Practice 5, page 114
1. b 2. a 3. a 4. a 5. b
Penjelasan: If you look at the concept of this letter, it describes a product recall. A product recall
letter is a formal notice sent by a company to its customers informing them that a product is
being recalled due to a safety hazard or other defect. The letter usually contains information
about the product, the reason for the recall, and what the customer should do to return the
product.
The letter is an important part of product safety. They help ensure that dangerous products are
withdrawn from the market and that customers are aware of the risks associated with using
recalled products.
Kesimpulan: Writing Customer Relations Letters adalah bagian penting dari komunikasi tertulis
yang efektif dalam membangun hubungan yang baik antara perusahaan dan pelanggan. Surat
hubungan pelanggan bukan hanya alat komunikasi, tetapi juga sarana untuk memperkuat
kepercayaan, meningkatkan loyalitas, dan membangun reputasi perusahaan. Dengan
menggunakan bahasa yang sopan, jelas, dan ramah, serta merespons dengan cepat terhadap
kebutuhan pelanggan, surat hubungan pelanggan dapat membantu perusahaan mempertahankan
dan menarik pelanggan, serta mencapai kesuksesan dalam bisnis yang kompetitif.
5 contoh pertanyaan dan beserta jawaban benar untuk materi Writing Customer Relations
Letters:

1. Bagaimana perusahaan dapat memanfaatkan surat hubungan pelanggan untuk membangun

loyalitas pelanggan?
A: Perusahaan dapat memanfaatkan surat hubungan pelanggan untuk membangun loyalitas
pelanggan dengan merespons pertanyaan, keluhan, atau permintaan pelanggan secara efektif dan
ramah. Selain itu, dengan memberikan informasi yang relevan dan menarik, perusahaan dapat
memperkuat ikatan dengan pelanggan dan membantu mereka menjadi pelanggan setia.

2. Mengapa penting bagi perusahaan untuk menggunakan gaya penulisan yang jelas, sopan, dan
profesional dalam surat hubungan pelanggan?
A: Penting bagi perusahaan untuk menggunakan gaya penulisan yang jelas, sopan, dan
profesional dalam surat hubungan pelanggan karena hal ini dapat menciptakan kesan positif,
meningkatkan kepercayaan pelanggan, dan menunjukkan komitmen perusahaan terhadap
pelayanan pelanggan yang baik. Gaya penulisan yang tepat juga dapat memperkuat ikatan
dengan pelanggan dan meningkatkan loyalitas.

3. Bagaimana surat hubungan pelanggan dapat digunakan untuk mengikat pelanggan baru atau
pelanggan potensial?
A: Surat hubungan pelanggan dapat digunakan untuk mengikat pelanggan baru atau potensial
dengan memberikan informasi yang relevan dan menarik. Dengan memberikan informasi yang
menarik, perusahaan dapat membangun minat dan kepercayaan pelanggan baru, sehingga
meningkatkan kemungkinan mereka untuk menjadi pelanggan setia.

4. Mengapa penting bagi perusahaan untuk merespons pertanyaan, keluhan, atau permintaan
pelanggan secara efektif dan ramah?
A: Merespons pertanyaan, keluhan, atau permintaan pelanggan secara efektif dan ramah penting
karena hal ini dapat menjaga hubungan positif antara perusahaan dan pelanggan, serta
meningkatkan kepuasan pelanggan. Dengan merespons dengan baik, perusahaan juga dapat
memperkuat ikatan dengan pelanggan dan membangun loyalitas .

5.Bagaimana penggunaan surat hubungan pelanggan dapat membantu perusahaan dalam

mempertahankan keunggulan kompetitif?
A: Penggunaan surat hubungan pelanggan dapat membantu perusahaan mempertahankan
keunggulan kompetitif dengan memperkuat ikatan dengan pelanggan, meningkatkan loyalitas,
dan membantu perusahaan mempertahankan pelanggan sebagai pelanggan setia. Dengan
memberikan pelayanan yang memuaskan, perusahaan dapat meningkatkan kepuasan pelanggan
dan mempertahankan mereka sebagai pelanggan setia.

6. Apa yang dapat dicapai perusahaan melalui penggunaan e-mail promosi produk dalam
hubungan pelanggan?
A: Melalui e-mail promosi produk, perusahaan dapat mempromosikan produk atau layanan
kepada pelanggan potensial dengan menyampaikan informasi mengenai fitur produk, keunggulan
yang ditawarkan, penawaran khusus, diskon, atau promo-promo lainnya yang menarik. Hal ini
dapat menjadi alat efektif dalam meningkatkan penjualan dan memperluas pangsa pasar
perusahaan.

7. Bagaimana surat hubungan pelanggan dapat membantu perusahaan dalam mengikat pelanggan
baru dan mempertahankan pelanggan setia?
A: Surat hubungan pelanggan dapat membantu perusahaan dalam mengikat pelanggan baru atau
pelanggan potensial dengan memberikan informasi yang relevan dan menarik. Dengan
memberikan pelayanan yang memuaskan, perusahaan dapat membangun minat dan kepercayaan
pelanggan baru, sehingga meningkatkan kemungkinan mereka untuk menjadi pelanggan setia.
Selain itu, dengan merespons pertanyaan, keluhan, atau permintaan pelanggan secara efektif dan
ramah, perusahaan dapat mempertahankan hubungan yang positif dengan pelanggan dan
membangun loyalitas jangka panjang .