TINJAUAN PUSTAKA
8
sebelumnya. Dalam melakukan pengelolaan aset tiap proses atau fungsi yang ada
harus dilakukan pengawasan selama oleh suatu organisasi atau
Kementrian/Lembaga. Pengawasan pengelolaan aset yang dimiliki selama umur
ekonomis, bertujuan untuk tetap menjaga aset agar dapat membantu proses
pencapaian tujuan individu atau organisasi yang memiliki aset tersebut.
9
Menurut Siregar (2004), ada 3 tujuan utama dari manajemen aset yaitu
efisiensi pemanfaatan dan pemilikan, terjaga nilai ekonomis dan objektivitas
dalam pengawasan dan pengendalian peruntukkan, penggunaan serta alih
penguasaan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dibawah ini:
1. Efisiensi pemanfaatan dan pemilikan
Pengelolaan yang baik, membuat pemanfaatan aset optimal ataupun
maksimal. Aset yang dikelola dapat digunakan sesuai dengan tugas pokok
dan fungsi (TUPOKSI) dan dimanfaatkan secara efektif dan efisien sesuai
dengan peraturan yang telah ditetapkan.
2. Terjaga nilai ekonomis dan potensi yang dimiliki
Nilai ekonomis suatu aset akan terjaga, apabila aset dikelola dengan baik.
Potensi yang dimiliki oleh aset akan memberikan keuntungan baik dari segi
pendapatan maupun dari pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
3. Objektivitas dalam pengawasan dan pengendalian peruntukkan, penggunaan
serta alih penguasaan.
Pengelolaan aset yang baik, dapat membuat pengawasan akan lebih terarah.
Sehingga peruntukkan, penggunaan dan alih penguasaan aset akan tepat
sesuai dengan rencana. Selain itu pengawasan bertujuan membantu
pencapaian tujuan dari aset tersebut.
Berdasarkan beberapa pendapat yang telah dikemukakan, secara umum
tujuan dari pengelolaan aset ini adalah membantu suatu entitas (organisasi) dalam
memenuhi tujuan penyediaan pelayanan secara efektif dan efisien. Hal ini
mencakup perencanaan, panduan pengadaan, penggunaan, penghapusan aset dan
pengaturan risiko serta biaya yang terkait selama siklus hidup aset.
10
1. Inventarisasi Aset
Inventarisasi aset terdiri atas dua aspek yaitu inventarisasi fisik dan
yuridis/legal. Aspek fisik terdiri atas bentuk, luas, lokasi, volume/jumlah,
jenis, alamat dan lain-lain. Sedangkan aspek yuridis adalah status
penguasaan, masalah legal yang dimiliki, batas akhir penguasaan dan lain-
lain. Proses kerja yang dilakukan adalah pendataan, kodifikasi/labeling,
pengelompokkan dan pembukuan/administrasi sesuai dengan tujuan
manajemen aset.
2. Legal Audit
Legal audit merupakan suatu lingkup kerja manajemen aset yang berupa
inventarisasi status penguasaan aset, sistem dan prosedur penguasaan atau
pengalihan aset, identifikasi dan mencari solusi atas permasalahan legal yang
terkait dengan penguasaan ataupun pengalihan aset. Permasalahan legal yang
sering ditemui antara lain status hak penguasaan lemah, aset dikuasai pihak
lain, pemindahtanganan aset yang tidak terminator, dan lain-lain.
3. Penilaian Aset
Penilaian aset merupakan satu proses kerja untuk melakukan penilaian atas
aset yang dikuasai. Biasanya ini dikerjakan oleh konsultan penilaian yang
independen. Hasil dari nilai tersebut akan dapat dimanfaatkan untuk
mengetahui nilai kekayaan maupun informasi untuk penetapan harga bagi
aset yang ingin dijual.
4. Optimasi Aset
Optimasi aset merupakan proses kerja dalam manjemen aset yang bertujuan
untuk mengoptimalkan potensi fisik, lokasi, nilai, jumlah/volume, legal dan
ekonomi yang dimiliki aset tersebut. Dalam tahap ini aset-aset yang dimiliki
pemerintah diidentifikasi dan dikelompokkan atas aset yang memiliki potensi
dan tidak memiliki potensi. Aset yang memiliki potensi dapat dikelompokkan
berdasarkan sektor-sektor unggulan yang menjadi tumpuan dalam strategi
pengembangan ekonomi nasional, baik jangka pendek, menengah maupun
jangka panjang. Tentunya kriteria untuk menentukan hal tersebut harus
terukur dan transparan. Sedangkan aset yang tidak dapat dioptimalkan, harus
11
dicari penyebabnya. Apakah faktor permasalahan legal, fisik, nilai ekonomi
yang rendah ataupun faktor lainnya. Hasil akhir dari tahapan ini adalah
rekomendasi yang berupa sasaran, strategi dan program untuk
mengoptimalkan aset yang dikuasai.
5. Pengawasan dan Pengendalian
Lingkup pengawasan dan pengendalian aset adalah pengawasan dan
pemanfaatan seluruh aset yang ada pada suatu perusahaan atau daerah. Satu
sarana yang efektif untuk meningkatkan aspek ini adalah pengembangan
SIMA (Sistem Informasi Manajemen Aset). Melalui SIMA transparansi kerja
dalam pengelolaan aset sangat terjamin tanpa perlu adanya kekhawatiran akan
pengawasan dan pengendalian yang lemah.
1. Inventarisasi Aset
2. Legal Audit
3. Penilaian Aset
4. Optimalisasi Aset
Sistem Informasi
Manajemen Aset
12
ataupun faktor lainnya. Hasil akhir dari tahapan ini adalah rekomendasi berupa
sasaran, strategi dan program untuk mengoptimalkan aset yang dikuasai.
13
untuk meminimalisir atau menghilangkan ancaman dari faktor lingkungan, dan
untuk aset yang tidak dapat dioptimalkan harus dicari penyebabnya.
Menurut Siregar (2004), bahwa optimasi pengelolaan aset itu harus
memaksimalkan ketersediaan aset (maximize asset availability), memaksimalkan
penggunaan aset (maximize asset utilization) dan meminimalkan biaya
kepemilikan (minimize cost of ownership). Hal tersebut bisa dilakukan dengan
meminimalisir atau mungkin menghilangkan hambatan atau ancaman atas
pengelolaan aset-aset tersebut. Sehingga optimalisasi dari suatu aset yang
berstatus idle capacity bisa dilakukan.
14
kelengkapan dokumen-dokumen legalnya dan analisis yuridis atas aset
bermasalah yang pada akhirnya dapat memberikan legal opinion.
2. Penilaian aset tetap
Melakukan kegiatan penilaian untuk mengetahui nilai pasar (market value)
atas objek properti dengan menggunakan pendekatan-pendekatan dan
metode penilaian yang lazim digunakan dalam pekerjaan penilaian. yaitu:
a. Pendekatan data pasar (market data approach) dengan metode
perbandingan langsung (direct comparison)
b. Pendekatan biaya (cost approach) dengan metode biaya pengganti
baru yang disusutkan (depreciated replacement cost)
c. Pendekatan pendapatan (income approach) dengan metode arus kas
terdiskonto (discounted cash flow)
d. Pendekatan pengembangan tanah (land development approach)
dengan land residual method.
3. Analisis optimasi pemanfaatan fixed assets
Analisis optimasi pemanfaatan adalah untuk mengidentifikasi dan memilah
aset yang masuk dalam aset operasional atau aset non operasional. Untuk
aset operasional kemudian dilakukan kajian yang lebih mendalam untuk
mengetahui apakah aset operasional tersebut sudah optimal pemanfaatannya
atau belum. Apabila belum optimal dilakukan studi optimasi. Studi optimasi
ini dilakukan berdasar tolak ukur kebutuhan akan aset tersebut dikaitkan
dengan kegiatan usahanya. Untuk aset non operasional. analisis dilakukan
terhadap kondisi aset saat ini. untuk mengetahui apakah pemanfaatan aset
ini sudah optimal atau belum dilihat dari penggunaan tanah dalam bangunan
dan fungsional bangunannya dari aspek ekonomis. Analisis ini akan
mencakup regulasi, peruntukkan dan pengembangan kawasan sekitar.
4. Sistem informasi manajemen aset (SIMA)
Objek pengembangan sistem informasi manajemen aset (SIMA), sebagai
alat untuk optimasi dan efisiensi pengelolaan aset. Sedangkan SIMA adalah
suatu konsep yang memadukan beberapa disiplin keahlian. Dengan
15
memadukan berbagai disiplin keahlian akan dapat menunjang pemanfaatan
terbaik dari aset yang dimiliki.
Dari penjelasan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa ada 5 tahapan atau
langkah-langkah yang harus dilewati dalam melakukan optimasi aset. Langkah-
langkah tersebut yaitu identifikasi aset, inventarisasi fisik dan legal, penilaian aset
tetap, analisis optimasi pemanfaatan fixed asset dan sistem informasi manajemen
aset (SIMA).
16
RONA dihitung dengan membagi laba bersih perusahaan
dengan jumlah aset tetap dan modal kerja bersih. Hal ini dapat
dinyatakan dalam rumus berikut.
17
output yang ditargetkan kurang daripada 1 (satu), maka efektifitas tidak
tercapai
3. Nilai aset
Nilai aset merupakan manfaat ekonomis dari suatu aset selama kurun
waktu siklus hidup aset tersebut. Semua aset tetap kecuali tanah
mengalami penyusutan dengan berkurangnya kemampuan untuk
memberikan jasa bersamaan dengan berlalunya waktu. Berkurangnya
kemampuan berarti berkurangnya nilai aset yang bersangkutan. Hal-hal
yang menyebabkan penyusutan antara lain:
1) Faktor teknis:
a. Rusak
b. Bencana alam
c. Aus
2) Faktor ekonomis
a. Harga Perolehan
Harga suatu aktiva yang meliputi harga pembelian ditambah biaya-
biaya yang diperlukan untuk memperoleh aktiva tersebut.
b. Nilai Sisa
Nilai sisa merupakan taksiran nilai aktiva tetap setelah masa
taksiran umur ekonomis selesai.
c. Umur Ekonomis
Umur ekonomis merupakan masa pemakaian dari aktiva tetap yang
masih mendatangkan manfaat ekonomis.
4. Produktivitas aset
Menurut Hariyono (2007), aset dikatakan produktif apabila digunakan
sesuai dengan jam kerja dan fungsi dari aset tersebut. Menurut Suprihanto
(1992) mengatakan bahwa definisi atau pengertian produktivitas
adalah perbandingan antara hasil yang dicapai dengan keseiuruhan
sumber daya yang dipergunakan.
18
2.3 Konsep Dasar Sistem
Menurut Jogiyanto (2005: 1), terdapat dua kelompok dalam mendefinisikan
sistem, yaitu menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada
komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada
prosedur mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-
prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan
suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan
pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya
mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi
untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Suatu sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu
memiliki komponen-komponen (component), batas sistem (boundary), lingkungan
luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran
(output), pengolah (process) dan sasaran (objective) atau tujuan (goal) (Jogiyanto,
2005: 3).
1. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-
komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem
atau bagian dari sistem. Menurut Kadir (2003), subsistem merupakan
sistem-sistem yang terdapat dalam sebuah sistem. Subsistem bisa
dijelaskan sebagai sebuah sistem dalam sistem yang lebih besar. Suatu
sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut
dengan suprasistem. Berkaitan dengan sistem dan subsistem, istilah
supersistem kadang kala dijumpai. Jika suatu sistem menjadi bagian dari
sistem lain yang lebih besar, maka sistem yang lebih besar tersebut
merupakan supersistem. Sebagai contoh, perusahaan dapat disebut dengan
suprasistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka
perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila
perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah
subsistemnya. Kalau sistem akuntansi dipandang sebagai suatu sistem,
19
maka perusahaan adalah supersistem dan industri adalah super dari
supersistem.
2. Batas Sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem
ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas
suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem
yang mempengaruhi operasi sistem, lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat bersifat merugikan sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem yang lainnya. Dengan adanya penghubung ini memungkinkan
sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang
lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan
(input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung.
5. Masukan Sistem
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat
berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal
(signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya
sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses
untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan
masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem.
7. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah
20
masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran
berupa barang jadi.
8. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan
sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan
berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.4.1 Data
Menurut Kadir (2003), definisi data diklasifikasikan kedalam dua jenis,
yaitu data secara konseptual dan data yang terformat. Data secara konseptual
adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas dan transaksi yang tidak
mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakainya.
Misalnya deretan angka seperti berikut : 6.30 27 6.32 28. Data yang terformat
adalah data dengan suatu format tertentu. Contohnya adalah data yang
menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang.
Secara tradisional, data disusun dalam suatu hierarki yang terdiri dari
character, field, record, file, database.
1. Characters merupakan bagian data yang terkecil, dapat berupa karakter
numerik, huruf ataupun karakter-karakter khusus (special characters) yang
membentuk suatu item data/field;
21
2. Field adalah suatu atribut dari record yang menunjukkan suatu item dari
data, misalnya nama dan alamat. Kumpulan dari field membentuk suatu
record
a. Field name : harus diberi nama untuk membedakan field yang satu
dengan lainnya;
b. Field relpresentation : tipe field (karakter, teks, tanggal, angka), lebar
field (ruang maksimum yang dapat diisi dengan karakter-karakter
data);
3. Record adalah kumpulan dari field. Record menggambarkan suatu unit
data individu yang tertentu. Kumpulan dari record membentuk suatu file;
4. File terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data
yang sejenis;
5. Database merupakan kumpulan dari file atau tabel.
22
LINGKUNGAN
PELANGGAN PEMASOK
ORGANISASI
SISTEM INFORMASI
PROCESSING
PEMERINTA
Menghitung
Umpan Balik
(feedback)
STAKEHOLDERS PESAING
23
Sumber: Jogiyanto (2005)
Gambar 2.5
Blok Sistem Informasi yang Berinteraksi
1. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang
akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data
dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang
diinginkan.
3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen serta semua pemakai system
4. Blok Teknologi
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model,
menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran
dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi
terdiri dari tiga bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware),
24
perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Teknisi dapat
berupa orang-orang yang mengetahui teknologi dan membuatnya dapat
beroperasi.
5. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras
komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data
perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi
lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian
rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data
yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanan. Basis data
diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket
yang disebut dengan DBMS (Database Management System).
6. Blok Kendali
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan
bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila
terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
25
keputusan di dalam organisasi. Sistem informasi ini menggunakan perangkat
keras dan perangkat lunak komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan
basis data (database). Adapun definisi mengenai sistem informasi manajemen
menurut Soetedjo (dalam Sutabri, 2003), “SIM adalah suatu metode untuk
menghasilkan informasi yang tepat waktu bagi manajemen tentang lingkungan
luar organisasi dan kegiatan operasi di dalam organisasi, dengan tujuan untuk
menunjang proses pengambilan keputusan serta memperbaiki proses perencanaan
dan pengawasan”.
Adapun karakteristik SIM menurut Sutabri (2003), adalah sebagai berikut :
1. SIM membantu manajer secara terstruktur pada tingkat operasional dan
tingkat kontrol saja. Meskipun demikian, SIM dapat digunakan pula
sebagai alat untuk perencanaan bagi staf yang sudah senior;
2. SIM didesain untuk memberikan laporan operational sehari-hari sehingga
dapat memberi informasi untuk mengontrol operasi tersebut dengan lebih
baik;
3. SIM sangat bergantung pada keberadaan data organisasi secara
keseluruhan, serta bergantung pada alur informasi yang dimiliki oleh
organisasi tersebut;
4. SIM biasanya tidak memiliki kemampuan untuk menganalisis masalah.
Kemampuan untuk menganalisis masalah terletak pada decision support
system;
5. SIM biasanya berorientasi pada data-data yang sudah terjadi atau data-data
yang sedang terjadi, bukan data-data yang akan terjadi seperti forecasting;
6. SIM juga berorientasi pada data-data di dalam organisasi dibanding data-
data dari luar organisasi. Oleh karena itu, informasi yang dibutuhkan oleh
SIM adalah informasi yang sudah diketahui formatnya secara relatif stabil;
7. SIM biasanya tidak fleksibel karena bentuk laporan-laporan yang
dihasilkan banyak sudah dipersiapkan sebelumnya. Beberapa SIM memliki
kemampuan agar manajer dapat membuat laporannya sendiri, tetapi
sebenarnya data-data yang dibutuhkan manajer tersebut sudah ada dan
sudah dipersiapkan lebih dulu;
26
8. Sebagaimana problematika yang telah disebutkan di atas, SIM
membutuhkan perencanaan yang sangat matang dan panjang, sambil
memperhitungkan perkembangan organisasi di masa mendatang. Sebuah
literatur menyebutkan bahwa analisis dan desain SIM biasanya
membutuhkan waktu antara satu sampai dua tahun.
27
2.7 Sistem Informasi Manajemen Aset
Sistem informasi manajemen aset merupakan suatu aplikasi yang digunakan
untuk mengelola aset yang ditujukan untuk dapat menjawab permasalah-
permasalah aset, seperti berikut (Taramitra, 2008) :
1. Aset berjumlah banyak dan tersebar secara geografis;
2. Aset memiliki penanganan (treatment) yang spesifik;
3. Aset memiliki “nilai” tertentu dikaitkan dengan posisi geografis;
4. Aset memiliki masalah-masalah legal yang berbeda-beda;
5. Pemanfaatan aset masih belum optimal, sehingga kinerja aset rendah;
6. Proses pencatatan aset tidak sistematis dan terintegrasi;
7. Manajemen data masih manual;
8. Perencanaan pemanfaatan aset di masa yang akan datang belum optimal.
Dengan adanya sistem informasi manajemen aset (SIMA) diharapkan
dapat memberikan manfaat, diantaranya :
1. Tertib aministrasi, seluruh data tercatat dengan baik, proses pengelolaan
data cepat;
2. Kemudahan untuk pengambilan keputusan atas aset, seperti penataan
kawasan;
3. Kemudahan dalam analisis aset, terutama melalui pendekatan ruang,
sehingga dapat ditentukan kebijakan terbaik;
4. Manajemen pemeliharaan aset;
5. Pengelolaan data dan informasi yang lebih efektif dan efisien dimana
sistem pelaporan dapat dilakukan setiap saat bergantung kebutuhan.
Konsep dasar dari SIMA adalah bahwa setiap jenis aset dianggap memiliki
data atribut baik secara deskriptif yang menunjukan identitas maupun dokumen
legal yang menunjukan kepemilikan atau hak dan kewajiban terhadap aset
tersebut. Selain itu, aset memiliki nilai, baik nilai perolehan maupun nilai pasar
serta nilai penyusutannya.
Seluruh tahapan menajemen aset dimonitor dengan menggunakan sebuah
sistem yang disebut dengan SIMA. Dengan adanya sistem, seluruh aktifitas aset di
28
perusahaan dapat terpantau secara berkelanjutan. Bahkan, identitas dari aset
tersebut akan diupdate setelah pendataan selesai.
Hasil dari inventaris kemudian diproses dalam database yang kemudian
diproses lebih lanjut didalam SIMA. Adapun, konsep dasar dari SIMA dapat
dijelaskan sebagai berikut.
Fisik
Appraisal / Penilaian
Nilai
Database SIMA
29
tersebut. Informasi yang diperoleh dari SIMA, akan mempengaruhi keputusan
pihak manajemen dalam menyusun strategi selanjutnya. Misalnya: SIMA
menghasilkan informasi bahwa terdapat aset yang belum digunakan, maka
selanjutnya pihak manajemen akan menetapkan strategi apakah aset tersebut akan
disewakan atau dijual (hal ini merupakan salah satu strategi optimasi aset).
Menurut Siregar (2004) objek pengembangan SIMA adalah semua aset yang
terdiri dari tanah, bangunan, kendaraan, mesin dan peralatan, serta aset lainnya.
Pengembangan SIMA adalah sebagai alat untuk optimalisasi dan efisiensi
pengelolaan asset BUMN/BUMD. Sedangkan SIMA adalah suatu konsep
pengelolaan asset yang memadukan beberapa disiplin keahlian anatara lain:
1) Penyusunan system dan prosedur logistik (aset)
2) Penyusunan aplikasi komputer bidang logistik
3) Pendataan (iventarisasi) aset
4) Penilaian aset
5) Konsultasi properti
6) Manajemen properti
Dengan memadukan berbagai disiplin keahlian dalam menunjang
pemanfaatan terbaik dari asset yang dimiliki, penerapan SIMA akan sangat akan
sangat menunjang kepentingan BUMN/BUMD, antara lain :
1. Tertib aministrasi aset
2. Mengetahui pemanfaaatan tertinggi dan terbaik aset
3. Mempermudah pengendalian aset
4. Mengetahui nilai aset
5. Mendukung pengembangan strategi.
Lingkup studi dari pengembangan SIMA dilaksanakan dengan langkah-
langkah berikut:
1) Persiapan
i. User Requirement analysis
ii. Identifikasi dan inventarisasi asset
iii. Pengembangan model konseptual
30
2) Pengembangan Sistem
i. Evaluasi system yang berjalan
ii. Desain system baru
iii. Implementasi system baru
iv. Konversi system
v. Pelatihan dan pemeliharaan sistem
Secara umum konsep SIMA yang akan dilakukan terdiri dari modul-modul
yang menunjang fungsi pengelolaan logistic (asset) yang terdiri dari:
1) Modul perencanaan dan penetuan kebutuhan
2) Modul penganggaran
3) Modul pengadaan
4) Modul penyimpanan dan penyaluran
5) Modul pemeliharaan
6) Model penyusutan dan penghapusan
7) Modul pengendalian
Secara diagramatis restrukturisasi fixed asset BUMN dapat dilihat pada
gambar 2.7.
INVENTARISATIO
1 A
FIXED
N & PHYSICAL
ASSETS
BUMN/ IDENTIFICATION NO
PROBLEM
BUMD
Tanah B LEGAL AUDIT/
LEGAL OPINION Legal Opnion Recomendatio
Bangunan
Mesin &
Peralatan ASSET
C VALUATION Value of
MANAGEMENT
Kendaraan Asset
INFORMATION
Fixture,
SYSTEM
Furniture OPTIMIZATION YES
& 2 of FIXED OPERATING OPTIMAL
YES
ASSETS (Operating Assets) NO
NO
(Non Operating Assets)
OPTIMI-
ZATION
ABLE Disposal
TO BE Plan
Strategy
YES
Highest and Best Use To be Developed
(HBU) Study (KSO, BOT, JV)
32
2.9 Konsep Sistem Basis Data
Basis data (database) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang
saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi
(Kadir, 2003: 254). Basis data dimaksudkan untuk mengatasi masalah pada
sistem yang memakai pendekatan berbasis berkas/data. Dalam mengelola basis
data diperlukan suatu perangkat lunak yang disebut dengan DBMS. DBMS adalah
adalah perangkat lunak yang memungkinkan para pemakai membuat, memelihara,
mengontrol dan mengakses basis data dengan cara yang praktis dan efisien.
33
d. Cara membuat cadangan basis data dan cara mengembalikan cadangan
ke DBMS.
5. Orang
Komponen orang dibagi menjadi tiga kelompok, diantaranya :
a. Pemakai akhir (end user)
Pemakai akhir dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :
1) Pemakai aplikasi
Adalah orang yang mengoperasikan program aplikasi yang dibuat
oleh pemrogram aplikasi. Pemakai seperti ini tidak berhubungan
secara langsung dengan DBMS. Pemakai aplikasi ini disebut
native user.
2) Pemakai interaktif
Adalah pemakai yang berinteraksi secara langsung dengan
DBMS, dapat memberikan perintah-perintah DBMS untuk
mengakses basis data ataupun melalui perangkat-perangkat
seperti pembangkit query dan pembangkit laporan. Pemakai
seperti ini dapat menyediakan sendiri kebutuhan terhadap
informasi.
b. Pemrogram aplikasi
Pemrogram aplikasi adalah orang yang membuat program aplikasi
yang melibatkan basis data. Program aplikasi ini membuat program
aplikasi berdasarkan kebutuhan pemakai.
c. Administrator basis data
Administrator basis data adalah orang yang bertanggung jawab
terhadap manajemen basis data. Secara detail, tugas administrator
basis data adalah sebagai berikut :
1) Mendefinisikan basis data;
2) Mendefinisikan struktur dan metode akses penyimpan;
3) Menentukan keamanan basis data;
4) Melakukan pemeliharaan basis data secara rutin.
34
2.9.2 Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Haryanto (2008: 12), Entity Relationship Diagram (ERD)
merupakan hasil akhir dari proses analisis terhadap sistem yang ditinjau yang
dilakukan oleh seorang analis sistem. Entity relationship diagram menunjukkan
hubungan antara entitas yang satu dengan yang lain hingga seluruh data tergabung
di dalam satu kesatuan yang terintegrasi. Entitas adalah individu, benda, objek
yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain.
Sekumpulan entitas yang sejenis dan berada dalam lingkup yang sama disebut
himpunan entitas. Bentuk relasi entitas terdapat beberapa macam, yaitu (Nugroho:
2008) :
1. One to One
One to one merupakan satu record dalam sebuah entitas hanya
berhubungan dengan satu record di entitas lain. Contohnya :
PERUSAHAAN HUTANG
KODEPRSH KODEPRSH
NAMAPRSH JLHHUTANG
ALAMAT TANGGAL
KOTA
TELEPON
EMAIL
Sumber: Nugroho (2008)
Gambar 2.9
Relasi One to One
35
NOTA NOTARINCI
NONOTA NONOTA
KODEPRSH KODEBARANG
TANGGAL CACAH
JUMLAH HARGASATUAN
DISKON
DIBAYAR
CATATAN
Sumber: Nugroho (2008)
Gambar 2.10
Relasi One to Many
36
menekankan pada segi proses (Sutabri, 2003). Pengertian secara umum dari data
flow diagram adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem
automat/komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang
penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling
berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. Keuntungan dari DFD adalah
memungkinkan untuk menggambarkan sistem dari level yang paling tinggi
kemudian menguraikannya menjadi level yang lebih rendah (dekomposisi),
sedangkan kekurangan dari DFD adalah tidak menunjukkan proses pengulangan
(looping), proses keputusan dan proses perhitungan.
1. Simbol Data Flow Diagram
Simbol yang digunakan dalam membuat data flow diagram ada empat
buah, yaitu:
EXTERNAL ENTITY
Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan asal atau tujuan data.
PROSES
Simbol ini digunakan untuk proses
pengolahan atau transformasi data.
DATA FLOW
Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan aliran data yang
berjalan.
DATA STORE
Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan data flow yang sudah
disimpan atau diarsipkan.
37
diagram lebih menekankan pada proses-proses sistem diterapkan termasuk
proses-proses manual. Logical data flow diagram lebih menekankan pada
logika dari kebutuhan sistem, yaitu proses apa saja secara logika yang
dibutuhkan oleh sistem.
3. Teknik Membuat Data Flow Diagram
Cara yang lazim digunakan dalam membuat data flow diagram adalah
sebagai berikut (Sutabri, 2003) :
a. Mulai dari yang umum atau tingkatan yang lebih tinggi, kemudian
diuraikan atau dijelaskan sampai yang lebih detail atau tingkatan yang
lebih rendah, yang dikenal dengan istilah “Analisis Atas Bawah atau
Top Down Anaysis”.
b. Jabarkan proses yang terjadi di dalam data flow diagram sedetail
mungkin sampai tidak dapat diuraikan lagi.
c. Peliharalah konsistensi proses yang terjadi di dalam DFD, mulai dari
diagram yang tingkatannya lebih tinggi sampai dengan diagram yang
tingkatannya lebih rendah.
d. Berikan label yang bermakna untuk setiap simbol yang digunakan
seperti :
1) Nama yang jelas untuk EXTERNAL ENTITY;
2) Nama yang jelas untuk PROSES;
3) Nama yang jelas untuk DATA FLOW;
4) Nama yang jelas untuk DATA STORE.
4. Tahapan Data Flow Diagram
Langkah-langkah di dalam membuat data flow diagram dibagi menjadi
tiga tahap untuk tingkat konstruksi DFD, yaitu sebagai berikut :
a. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data
yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut digunakan
untuk menggambarkan sistem secara umum/global.
38
b. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di
dalam diagram konteks, yang penjabarannya lebih terperinci.
c. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih
mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.
39
5. Memaksakan penerapan standar;
6. Dapat menghemat biaya karena data dapat dipakai oleh banyak
departemen;
7. Mengulangi komflik kebutuhan antar pemakai karena basis data di bawah
kontrol administrator basis data;
8. Meningkatkan tingkat respond dan kemudahan akses bagi pemakai akhir;
9. Meningkatkan produktivitas pemrogram;
10. Meningkatkan pemeliharaan melalui independensi data;
11. Meningkatkan konkurensi (pemakai data oleh sejumlah data) tanpa
menimbulkan masalah kehilangan informasi atau integritas;
12. Meningkatkan layanan backup dan recovery
40
2. Salinan Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara No. PER-
06/MBU/2011 Tentang Pedoman Pendayagunaan Aktiva Tetap Badan
Usaha Milik Negara.
41