BAB I

PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
1
Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah database
yang sangat canggih, digunakan untuk mengolah tipe data dengan pengoperasian
yang mudah. Banyak kemudahan yang akan diberikan jika bekerja dengan
Microsoft Access. Selain itu, dapat melakukan proses penyortiran, pengelolaan
data, pelabelan data, dan pembuatan laporan aktivitas harian. Sebagai contoh,
Microsoft Access dapat digunakan untuk menampung daftar pelanggan,
pencatatan data karyawan dan lain sebagainya. 2Database adalah Database disebut
juga basis data adalah sekumpulan data atau informasi yang terdiri atas satu atau
lebih table yang saling berhubungan antara satu dengan yang lain. Data-data yang
diolah tersebut akan disimpan dalam sebuah file dengan ekstensi accdb (Access
Database).
Salah satu tantangan yang sering dihadapi dalam pengumpulan data
perkuliahan adalah belum adanya sistem yang terintegrasi dan terstruktur untuk
mengelola data akademik secara efisien. Tanpa sistem yang tepat, informasi
perkuliahan seringkali tersebar di berbagai file dan dokumen, sehingga sulit untuk
melacak dan mengelola data secara komprehensif. Hal ini dapat mempersulit
pemantauan kehadiran siswa, mengatur jadwal kelas, atau melacak kemajuan
akademik siswa secara keseluruhan. Tanpa sistem yang terorganisir, proses
pengumpulan data judul menjadi rumit dan memakan waktu, sehingga
meningkatkan risiko kesalahan dan ketidakakuratan data. Oleh karena itu, penting
untuk memiliki sistem pendataan yang terintegrasi dan terstruktur, seperti
menggunakan Microsoft Access, untuk mempermudah pengelolaan data
perkuliahan dan meningkatkan efisiensi proses akademik. Penggunaan Microsoft
Access dapat menjadi solusi yang efektif dalam mengatasi permasalahan tersebut.
Dengan fitur-fitur yang disediakan, seperti pembuatan tabel, kueri, formulir, dan
laporan, Access memungkinkan pengguna untuk mengatur data perkuliahan

1
Riyo Saputra. 2022. Microsoft Access. Sukabumi: Universitas Nusa Putra. Hlm.1.
2
Ibid.
dengan lebih terstruktur dan mudah diakses. Selain itu, Microsoft Access
memungkinkan pengguna untuk mengintegrasikan data dengan aplikasi lain
seperti Excel dan Word. Hal ini memungkinkan untuk menghubungkan data
perkuliahan dengan dokumen dan data spreadsheet lain, sehingga memudahkan
pengelolaan seluruh informasi akademik. Microsoft Access memungkinkan
pengguna untuk meningkatkan efisiensi proses pengolaan data khusus,
mengurangi risiko kesalahan, dan memastikan bahwa informasi akademik
disimpan dengan benar dan mudah diakses.
Berdasarkan latar belakang di atas maka dibuatlah sebuah rancangan
project dengan penerapan sistem database management menggunakan Microsoft
Access. Kelompok VIIIB membuat suatu rancangan database management yang
diimplementasikan dengan judul “Pendataan Mahasiswa yang Berkuliah di
Universitas Sapiens”. Tabel yang digunakan sebagai database adalah tabel
biodata mahasiswa yang terdiri atas ID mahasiswa, nama mahasiswa, email,
nomor hp. Tabel daftar mata kuliah yang terdiri atas ID mata kuliah, NIP dosen,
nama mata kuliah, SKS. Tabel nama dosen pengampu yang terdiri atas ID
mahasiswa, NIP dosen, nama dosen perwalian. Tabel daftar nilai mahasiswa yang
terdiri atas ID mata kuliah, nama mahasiswa, nilai tugas, nilai UTS, nilai UAS, ID
kehadiran. Tabel kehadiran mahasiswa yang terdiri atas ID kehadiran, Nama
mahasiswa, ID mata kuliah, jumlah kehadiran.

1.2. Tujuan Praktikum

Tujuan dari project Database Pendataan Mahasiswa yang Berkuliah di
Universitas Sapiens, yaitu:
1. Mampu menyusun data sesuai kebutuhan berdasarkan kriteria yang
diharapkan.
2. Mampu mengetahui dan memahami kegunaan database dengan baik.
3. Mampu menggunakan Microsoft Access dalam pembuatan database
1.3. Landasan Teori
1.3.1. Defenisi Database
3
Database didefinisikan sebagai kumpulan data yang disatukan di dalam
suatu organisasi. Basis data merupakan susunan / kumpulan data operasional
lengkap dari suatu organisasi / perusahaan yang diorganisir / dikelola dan
disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan komputer sehingga mampu
menyediakan informasin yang optimal sesuai yang dibutuhkan pemakai.

1.3.2. Model Data

4
Model Data adalah perangkat konseptual untuk menggambarkan data,
hubungan data, semantik (makna) data dan batasan data. Oleh karena itu yang
ingin ditekankan adalah makna dari data dan keterhubungannya dengan data yang
lainnya. Ada sejumlah cara merepresentasikan Model Data perancangan basis
data, yang secara umum dapat dibagi menjadi 2 kelompok, yaitu;
1. Model Lojik Data Berdasarkan Objek (Object Based Logical Models) yang
terdiri dari:
a. Model Keterhubungan Entitas (Entity-Relationship Model)
b. Model Berorientasi Object (Object-Oriented Model)
c. Model Data Semantik (Semantic Data Model)
d. Data Fungsional (Functional Data Model)
2. Model Lojik Data Berdasarkan Record
Model ini berdasarkan pada record untuk menjelaskan kepada user tentang
hubungan logic antar data dalam basis data. Perbedaan dengan model data
berbasis objek adalah pada record based data model disamping digunakan
untuk menguraikan struktur logika keseluruhan dari suatu database, juga
digunakan untuk menguraikan implementasi dari sistem database (higher

3
Risnanda Juliana Putri. 2020. Pengaplikasian dan Implementasi Konsep Basis Data Relasional.
Jurnal Sistem Informasi Akutansi. Jakarta Barat: Universitas Mercu Buana. Hlm.6.
4
Jajang Kusnendar. 2009. Perangkat Lunak untuk Mentransformasikan Model Entity Relationship
ke Model Relational. Jurnal Pendidikan Teknologi Informaai dan Komunikasi. Vol. 2. No. 2.
Bandung: Universitas Pendidikan Indonesia. Hlm.17. ISSN 1979-9462
 level description of implementation). Terdapat 3 data model pada model data
berbasis record:
a. Model Relational
Hubungan antar data direpresentasikan oleh sejumlah tabel dan masing-
masing tabel terdiri dari beberapa kolom yang namanya unique
b. Model Hirarki
Record-record tersebut disusun dalam bentuk tree (pohon), masing-masing
node pada tree tersebut merupakan record/grup data elemen dan memiliki
hubungan cardinalitas 1:1 dan 1:M
c. Model Jaringan
Disebut juga model CODASYL (Conference on Data System Language),
mirip dengan hirarkical model dimana data dan hubungan antar data
direpresentasikan dengan record dan links.

1.3.3. Data Flow Diagram

5
DFD (data flow diagram), adalah model logika data atau suatu tahapan
yang digunakan untuk mengilustrasikan input-ouput data dari suatu sistem tempat
data disimpan, sehingga dapat menghasilkan data serta interaksi antara data yang
disimpan dan tahapan yang gunakan pada data dimaksud. DFD mengilustrsikan
penyimpanan data dan alur yang mengalihkan data. DFD merujukkan hubungan
antara data dan proses pada sistem. Simbol yang digunakan dalam DFD adalah:

Sumber: Pengumpulan Data

Gambar 1.1. Simbol Data Diagram Flow (DFD)
1.3.4. Entinity Relationship Diagram (ERD)

5
Daniel B. Paillina dan Yoyok Widiatmokob. 2021. Rancangan Aplikasi Monitoring Online Untuk
Meningkatkan Pemeliharaan Prediktif Pada PLTD. Jurnal Sistem Informasi Bisnis. Vol. 1.
Maluku: Universitas Pattimura. Hlm. 11.
 6
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah diagram berbentuk notasi
grafis yang berada dalam pembuatan database yang menghubungkan antara data
satu dengan yang lain (dikutip dari Dosen Online, 2017). Fungsi ERD adalah
sebagai alat bantu dalam pembuatan database dan memberikan gambaran
bagaimana kerja database yang akan dibuat. Di dalam ERD terdapat 3 elemen
dasar, yaitu entitas, atribut, dan relasi
1. Entitas
Entitas merupakan objek yang akan menjadi perhatian dalam suatu database.
Entitas dapat berupa manusia, tempat, benda, atau kondisi mengenai data yang
dibutuhkan. Simbol dari entitas berbentuk persegi panjang.
2. Atribut
Atribut merupakan informasi yang terdapat dalam entitas. Sebuah entitas harus
memiliki primary key sebagai ciri khas entitas dan atribut deskriptif. Atribut
biasanya terletak dalam tabel entitas atau dapat juga terpisah dari tabel. Simbol
dari atribut berbentuk elips.
3. Relasi
Relasi di dalam ERD merupakan hubungan antara dua atau lebih entitas. Simbol
dari relasi berbentuk belah ketupat.
Dalam Diagram E-R aturan terpenting adalah kardinalitas relasi/
mapping cardinalities yang menentukan jumlah entity yang dapat dikaitkan
dengan entity lainnya melalui relationship-set. Jenis-jenis mapping cardinalities
terdiri atas:
1. Relasi satu ke satu (one-to-one)
Tingkat hubungan satu kesatu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas
pertama, hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang
kedua dan sebaliknya yang berarti setiap tupel ada entitas A berhubungan dengan
paling banyak satu tupel pada entitas B, dan begitu juga sebaliknya setiap tupel
pada entitas B berhubungan dengan paling banyak satu tupel pada entitas A.

6
Khoulah, Zaimah, dan Azaroby. 2022. Analisis Teknik Entity-Relationship Diagram dalam
Perancangan Database: Sebuah Literature Review. Jurnal Informatika dan Teknologi. Vol. 3. No.
1. Jakarta Timur: Universitas Negeri Jakarta. Hlm.9-11.
 Sumber : Pengumpulan data
Gambar 1.2. Contoh relasi One-to-one

2. Relasi satu ke banyak (one-to-Many)

Yang berarti satu tupel pada entitas A dapat berhubungan dengan banyak tupel
pada entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap tupel pada entitas B
berhubungan dengan paling banyak satu tupelo pada entitas B.

Sumber : Pengumpulan data

Gambar 1.3. Contoh relasi One-to-Many

3. Relasi banyak ke banyak (many-to-many)

Tingkat hubungan kebanyakan terjadi jika tiap kejadian pada sebuah entitas akan
mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya. Baik dilihat
dari sisientitas yang pertama, maupun dilihat dari sisi yang kedua yang berarti
setiap tupel pada entitas A dapat berhubungan dengan banyak tupel ada entitas B.
Dimana setiap tupel pada entitas B dapat berhubungan dengan banyak tupelo pada
entitas A.

Sumber : Pengumpulan data

Gambar 1.4. Contoh relasi Many-to-Many

1.3.5. Relasi Data

7
Relational database merupakan sistem yang terdiri atas kumpulan file
atau tabel yang saling berhubungan dan Database management system (DBMS)
yang memungkinkan beberapa pemakai untuk mengakses dan manipulasi file-file
tersebut. Sistem Basis data memiliki beberapa komponen yaitu:
a. Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras yang biasanya terdapat dalam sistem basis data adalah
memori sekunder hardisk.
b. Sistem Operasi (Operating System)
Sistem operasi (Operating System) merupakan program yang mengaktifkan
atau mengfungsikan sistem komputer, mengendalikan seluruh sumber daya
(resource) dan melakukan operasi-operasi dalam komputer. Sistem operasi

7
Setiyowati dan Sri Siswanti. 2021. Perancangan Basis Data. Jurnal Ilmiah. Lembaga Penelitian
dan Pengabdian Kepada Masyarakat: Universitas Dian Nuswantoro Semarang. Hlm. 1-2. ISBN:
978-623-96867-4-1
 yang banyak digunakan adalah: MS-DOS, MS-Windows 95 MS Windows NT,
dan Unix.
c. Basis data (Database) dapat memiliki beberapa basis data.
Setiap basis data dapat berisi atau memiliki sejumlah objek basis data seperi
file atau tabel. Database management system (DBMS) Pengolahan basis data
secara fisik tidak dilakukan oleh pemakai secara langsung, tetapi ditangani
oleh sebuah perangkat lunak yang disebut DBMS yang menentukan
bagaimana data disimpan, diubah dan diambil kembali.
d. Pemakai (User)
Bagi pemakai dapat berinteraksi dengan basis data dan memanipulasi data
dalam program yang ditulis dalam bahasa pemograman.

1.3.6. Microsoft Access

8
Microsoft Access adalah aplikasi program yang berbasis data komputer
relasional dan sering dipakai untuk mengolah data dalam jumlah yang cukup
banyak. Microsoft Access merupakan bagian dari Microsoft Office dan dapat
menggunakan data yang tersimpan dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet
Database Engine, Microsoft SQL server, serta Oracle Database yang didukung
dengan standar ODBC. Microsoft Access sering digunakan oleh pembisnis kecil
hingga menengah, institusi ataupun perusahaan besar dalam pembuatan serta
pengolahan data. Keuntungan menggunakan Microsoft Access dalam pengolahan
data yaitu desain struktur yang lebih mudah dalam membuat sebuah sistem
pemrograman sehingga dapat mempermudah penyajian data dari hasil
perhitungan. Microsoft Access dapat mengendalikan dan mengawasi perwujudan
proyek,memproses perhitungan dan lain sebagainya yang dapat memberikan
ilustrasi keadaan aktivitas yang telah berlangsung.

8
Radiyyah, A. F. R., Lubis, M. P., & Nazara, B. S. 2022. Pengenalan Serta Penggunaan
Microsoft Eccess pada Perusahaan. Jurnal Ilmu Komputer, Ekonomi dan Manajemen. Vol. 2 No.
2. Sumatera Utara: Jurnal Ilmu Komputer, Ekonomi dan Manajemen. Hal 2764-2765. E-
ISSN:2774- 2075
1.3.7. Main Components of Microsoft Access
9
Dalam Microsoft Access terdapat komponen-komponen yang dapat
digunakan untuk membantu mempermudahkan kita dalam pembuatan database,
yaitu:
1. Tables
Tables adalah tabel kumpulan data yang merupakan komponen utama dari
sebuah database. Table dibagi menjadi 2 bagian, yaitu:
a. Field Name, digunakan untuk memberikan nama field yang akan dibuat.
Biasanya singkat dan mudah dingat.
b. Data Type, digunakan untuk menentukan jenis data dari nama field.
2. Queries
Queries digunakan untuk mencari dan menampilkan data yang memenuhi
syarat tertentu dari satu tabel atau lebih.
3. Forms
Forms dipergunakan untuk menampilkan data, mengisi data dan mengubah
data yang ada dalam tabel atau queries dengan tampilan (layout) hasil
rancangan sendiri.
4. Reports
Reports digunakan untuk menampilkan laporan hasil analisis data
berdasarkan kriteria tertentu (mencetak ke lembar kerja).
5. Pages
Pages digunakan untuk membuat halaman Web (page) berupa data access
page yang dapat anda tempatkan di server sistem jaringan internet.
6. Macros
Macros digunakan untuk mengotomatisasi perintah-perintah yang sering anda
gunakan dalam mengolah data.
7. Modules
Modules digunakan untuk perancangan berbagai modul aplikasi pengolahan
database tingkat lanjut sesuai kebutuhan anda.
8. Switchboard

9
Utomo. Op.Cit., hlm. 2-51.
Switchboard dibuat sebagai menu utama untuk mengaitkan satu file ke file yang
lain dengan satu klik saja.