PENELITIAN

MANAJEMEN KANTOR NOTARIS

DAN PPAT
ACHMAD SYAHRANI, S.H., M.KN.
Kelompok 5 :
M. Nalina Zaky Afif (12223020)
Mega Wulandari (12223025)
Syahril Khadafi (12223027)
Endah Wirastutik (12223035)
Alfian Ramadhan F. (12223042)
Yuni Albi (12223043)
Putri Mairo (12223055)
Daftar Isi

01 02 03
Sejarah Kantor Notaris Alur Berkas Standart Operasional
dan PPAT Prosedur dan Pengawasan

04 05
Manajemen Keuangan Kendala dan solusinya
dan kearsipan
 01
Sejarah Kantor Notaris
dan PPAT
Sejarah Kantor Notaris dan PPAT
Nama: Achmad Syahrani, S.H., M.Kn.
Pendidikan:
• Sarjana Hukum (S.H.) UNIVERSITAS
• Magister Kenotariatan (M.Kn.) AIRLANGGA
Pengalaman Profesional:
Notaris dan PPAT:
• Diangkat pertama kali pada tahun 2010 di Kabupaten Malang.
• Pindah tempat kedudukan ke Kota Surabaya pada tahun 2015.
• Surat Keputusan (SK) Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik
Indonesia nomor: AHU-00036.AH 02.02 Tahun 2015, tanggal 17 Maret 2015.
• Surat Keputusan (SK) Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT): 289/KEP-
17.3/XI/2015, tanggal 05 November 2015.
• Jumlah pegawai meningkat dari dua orang menjadi lima orang saat ini.
Pengembangan Bisnis:
• Pada awal karir, memiliki sedikit klien, namun, dengan strategi door to door
dan pertemuan langsung dengan masyarakat, berhasil meningkatkan
keberadaan dan reputasi kantor.
• Melayani berbagai klien termasuk menjadi rekanan BCA.
Prinsip Pelayanan:
• Selalu menerapkan prinsip "Service Excellence" dan "Prudential" dalam
memberikan pelayanan kepada klien.
• Fokus pada kenyamanan dan keamanan klien serta kepuasan mereka dalam
menggunakan jasa Notaris dan PPAT Achmad Syahrani, S.H., M.Kn.
Analisis Sistem Yang Berjalan
Proses Berkas Masuk Proses Pengerjaan Berkas Proses Pengesahan dan
• Klien berinteraksi dengan • Dokumen dari klien Penyelesaian Berkas
pegawai repertorium diserahkan kepada pegawai
• Dokumen yang sudah dicetak
untuk penjelasan pembuatan akta untuk
dibacakan dan
permasalahan yang akan pengecekan kelengkapan.
ditandatangani oleh klien di
diurus. • Jika ada kekurangan, klien
hadapan Notaris dan PPAT.
• Pembayaran pelayanan diminta melengkapinya oleh
• Penjahitan akta dilakukan
dilakukan dengan pegawai repertorium.
oleh pegawai penjahit akta.
bantuan pegawai • Pembuatan akta dilakukan
• Pencatatan pada buku
accounting. sesuai nomor urut.
klapper oleh pegawai
• Dokumen diserahkan • Akta dicetak oleh pegawai
repertorium.
kembali kepada pegawai print akta sebelum disahkan
• Proses balik nama dilakukan
repertorium. oleh Notaris dan PPAT.
oleh pegawai lapangan di
Kantor Pertanahan.
• Dokumen akhir diserahkan
kembali kepada klien.
 02

Alur Berkas
Sistem Alur Berkas Notariil:
1. Penerimaan berkas dan konsultasi dengan klien.
2. Penyusunan draft akta.
3. Koreksi draft akta.
4. Penandatanganan akta oleh klien di hadapan Notaris.
5. Pembetulan minuta akta jika diperlukan.
6. Pembuatan salinan akta.
7. Koreksi salinan akta.
8. Input data di AHU online (untuk pendirian PT, CV, dll).
9. Penyerahan salinan akta dan kelengkapannya kepada klien.
10. Penyimpanan minuta akta pada berkas yang siap untuk dibendel.
11. Pengisian daftar akta bulanan pada repertorium akta.
12. Pengisian klapper akta.
13. Pengisian buku daftar akta.
14. Pelaporan pada APN secara online.
Sistem Alur Berkas PPAT:
1. Penerimaan berkas dan konsultasi dengan klien.
2. Pengecekan sertipikat (proses jual beli).
3. Pengajuan pajak BPHTB dan PPH.
4. Pembayaran pajak BPHTB dan PPH.
5. Validasi pajak BPHTB dan PPH.
6. Pembuatan akta PPAT.
7. Penandatanganan akta dihadapan PPAT.
8. Penerbitan akta untuk pendaftaran ke Kantor Pertanahan.
9. Pendaftaran akta ke Kantor Pertanahan.
10. Sertipikat selesai.
11. Penyerahan sertipikat dan kelengkapannya kepada klien.
12. Penyimpanan berkas arsip.
13. Pembuatan laporan bulanan PPAT.
14. Pengisian buku daftar akta PPAT.
 03
Standart Operasional
Prosedur dan Pengawasan
Standart Operasional Prosedur dan Pengawasan
Melayani
Melayani klien dengan sepenuh hati,
cepat, tepat, dan tanggap, dengan
memahami keinginan dan kebutuhan
klien serta mengikuti prosedur yang
benar.
Komunikasi
Komunikasi yang efektif menjadi hal
utama, memastikan pemahaman
yang jelas dan mudah dimengerti
bagi klien
Tanggungjawab
Bertanggungjawab secara
menyeluruh dari awal hingga
selesainya pelayanan.
Sopan Aman Nyaman
Memberikan pelayanan terbaik
dengan komunikasi ramah, sopan,
jelas, dan menyenangkan.
Menjamin keamanan dokumen dan
memberikan pengantaran kepada
klien jika diperlukan.
 04
Manajemen Keuangan dan
Kearsipan
Manajemen Kearsipan:
1. Pada Kantor Notaris dan PPAT Achmad Syahrani, S.H., M.Kn., manajemen
kearsipan menjadi aspek penting yang harus diperhatikan secara serius. Arsip
dan berkas yang dihasilkan oleh Notaris dan PPAT Achmad Syahrani, S.H.,
M.Kn. merupakan tanggung jawab seumur hidup, dan setiap pegawai diminta
untuk mengelola dan memeriksa setiap arsip dengan teliti.

2. Kantor ini memiliki ruangan khusus satu lantai untuk menyimpan arsip dan
berkas tersebut. Penyusunan arsip dilakukan berdasarkan tahun dan bulan
pembuatannya, hal ini bertujuan untuk memudahkan operasional kantor dan
meminimalkan waktu yang dibutuhkan saat arsip diperlukan kembali. Selain itu,
arsip Notariil dan PPAT disimpan secara terpisah untuk menghindari
pencampuran antar-berkas.

3. Selain penyimpanan manual, kantor juga melakukan penyimpanan berkas

dalam bentuk soft file di komputer. Langkah ini diambil sebagai tindakan
antisipasi terhadap kemungkinan kehilangan berkas fisik. Keuntungan lainnya
adalah kemudahan dalam pencarian arsip melalui akses komputer.
Manajemen Keuangan:
Pada manajemen keuangan yang diterapkan pada kantor Notaris dan PPAT
Achmad Syahrani, S.H., M.Kn. ada pegawai khusus yang melakukan pembukuan
mutasi keluar-masuk terkait pembiayaan klien yang melakukan kepengurusan
Notariil maupun PPAT, sistemnya dengan menggunakan pembayaran secara cash
maupun transfer yang dikirimkan langsung pada rekening khusus untuk kantor.
 05

Kendala dan Solusinya

Kendala
1. Permasalahan eksternal mencakup pertemuan dengan klien
yang kurang memahami proses dan aturan terkait berkas
notariil dan PPAT. Kurangnya berkas yang disediakan oleh klien
dapat menghambat proses layanan. Keterlambatan atau
bahkan ketidakpembayaran dari klien juga merupakan masalah
yang pernah terjadi. Selain itu, adanya permintaan klien yang
tidak selalu sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP)
Notaris dan PPAT dapat menjadi tantangan tersendiri.

2. Permasalahan internal juga sering muncul. Salah pengetikan

dalam pembuatan akta seringkali menimbulkan renvoi,
menghambat proses legalisasi. Kesalahan dalam manajemen
berkas oleh pegawai bisa mengakibatkan keterlambatan dalam
pemenuhan tenggat waktu. Masalah lainnya termasuk
penumpukan, kerusakan, bahkan kehilangan berkas.
 Solusi
1. Dalam menangani permasalahan eksternal, kantor ini
berkomitmen untuk memberikan pelayanan terbaik kepada klien
yang kurang memahami proses berkas notariil dan PPAT.
Langkah-langkah yang diambil antara lain adalah memberikan
penjelasan secara rinci tentang cara kerja terkait proses berkas,
serta mengirimkan invoice peringatan pembayaran secara
berkala kepada klien. Selain itu, pihak kantor juga akan
menjelaskan dengan jelas Standar Operasional Prosedur (SOP)
yang diterapkan, jika dianggap tidak sesuai dengan kebutuhan
klien.

2. Untuk mengatasi permasalahan internal, kantor akan

meningkatkan kehati-hatian dalam pembuatan akta serta
melakukan pengecekan berkala. Selain itu, papan deadline akan
dipasang untuk memastikan setiap berkas pelayanan selesai
tepat waktu. Berkas yang sudah tidak diperlukan akan disimpan
dengan rapi sesuai tempatnya.
 Kelebihan dan Kekurangan
Kelebihan
• Sangat mengedepankan prinsip kehati-
hatian dengan cara tidak langsung
menerima permintaan dari klien apabila ada
kejanggalan terhadap berkas yang dikira
akan merugikan Notaris/PPAT itu sendiri
kedepannya.
• Dikarenakan dalam pelayanannya sepenuh
hati dan pengerjaan akta yang cepat
sehingga Kantor Notaris/PPAT Achmad
Syahrani dipercaya oleh banyak klien, salah
satunya menjadi langganan oleh salah satu
Bank besar di Indonesia (Bank BCA).
• Penyimpanan berkas-berkas sudah
menggunakan almari besi sehingga dapat
meminimalisir terjadinya kerusakan akibat
kebakaran ataupun rayap.
Kekurangan
• Terkadang sering terjadi kurang telitinya
pegawai staff dalam pengarsipan berkas
sehingga berkas sering terselip.
• Belum menggunakan perangkat
pemrograman dengan model system
aplikasi computer satu atap yang
menyeluruh.
• Keterbatasan lokasi yang kurang strategis,
dikarenakan posisi kantor yang tidak
terlalu terlihat oleh masyarakat.
• Kurangnya pegawai staff yang hanya
berjumlah 5 orang, dikarenakan
permintaan klien terhadap kepengurusan
Notaris/PPAT terlalu banyak sehingga
dapat berpengaruh terhadap efisiensi
waktu penyelesaian.
 Thanks!
Dengan melakukan upaya-upaya tersebut,
Kantor Notaris dan PPAT Achmad Syahrani,
S.H., M.Kn. bertujuan untuk membangun
kepercayaan klien dan memberikan rasa
aman saat mengurus pelayanan kembali.
Dengan demikian, diharapkan tidak akan ada
masalah yang tidak diinginkan muncul di
CREDITS: This presentation template was created
masa mendatang.
by Slidesgo, and includes icons by Flaticon, and
infographics & images by Freepik