Proses Perolehan / Pembayaran

Proses Bisnis 09

4/10/2022 2:08 PM 1
4/10/2022 2:08 PM 2
 Kejadian-kejadian Pada Proses
Perolehan/Pembayaran:
• Permintaan akan Barang/Jasa.
• Otorisasi Pembelian.
• Pembelian Barang/Jasa.
• Penerimaan Barang/Jasa.
• Pembayaran.
• Pengembalian Barang.

4/10/2022 2:08 PM 3
 Risiko Permintaan Akan Barang/Jasa:

• Barang/jasa yang diminta tidak benar-benar

diperlukan.
• Orang yang meminta tidak memiliki
wewenang.
• Meminta barang/jasa yang keliru (jenisnya
atau jumlahnya).
• Tidak meminta barang/jasa tepat pada
waktunya.

4/10/2022 2:08 PM 4
4/10/2022 2:08 PM 5
 Otorisasi Pembelian
• Sebelum melakukan pemesanan atas barang/jasa,
kejadian otorisasi pembelian harus dilakukan.
• Otorisasi didasarkan kepada kecukupan dana,
prosedur otorisasi yang ketat.
• Pada kejadian pembelian barang/jasa, bagian
pembelian akan mendapatkan perintah pembelian
dari pihak yang melakukan otorisasi.

4/10/2022 2:08 PM 6
 Resiko Pembelian Barang/Jasa:
• Mendapatkan pemasok yang jelek.
• Pembelian tanpa adanya otorisasi.
• Membeli barang yang diminta oleh orang-orang yang
tidak berhak.
• Membeli barang yang tidak tepat (tipenya,
jumlahnya, kualitasnya).
• Membeli barang dengan harga kemahalan.
• Membeli barang pada waktu yang tidak tepat.

4/10/2022 2:08 PM 7
 Resiko Penerimaan Barang/Jasa:
• Menerima barang yang tidak dipesan.
• Menerima barang yang salah (tipenya, jumlahnya,
kualitasnya).
• Kondisi barang diterima dalam kondisi yang jelek.
• Barang diterima oleh orang yang tidak berwenang.
• Barang yang diterima dikirimkan ke lokasi atau pihak
yang salah.

4/10/2022 2:08 PM 8
 Resiko Pembayaran:
• Membayar barang/jasa yang tidak dibeli atau
belum diterima.
• Jumlah yang dibayar salah.
• Terlambat atau gagal membayar.
• Membayar ke pihak yang salah.
• Membayar tagihan lebih dari sekali.

4/10/2022 2:08 PM 9
 Aliran Data Pada Proses Perolehan/Pembayaran
1. Daftar Permintaan (Purchase Requisition).
2. Perintah Pembelian (Purchase Order).
3. Laporan Penerimaan (Receiving Report).
4. Slip Pengepakan (Packing Slip).
5. Surat Perjalanan (Shipping Notice).
6. Faktur (Bill).
7. Slip Setoran (Deposit Slip).
8. Perencanaan Kebutuhan Material (Material Requirement Planning).
9. Permintaan Terbuka (Open Purchase Request).
10. Perintah Pembelian Terbuka (Open Purchase Order).
11. Faktur Terbuka (Open Invoice)
12. Laporan Status Persediaan (Status Stock Report).
13. Laporan Prestasi Pemasok (Vendor Performance Report).

4/10/2022 2:08 PM 10
1. Daftar Permintaan
Aliran data internal tentang permintaan pembelian
barang/jasa.

2. Perintah Pembelian
Aliran data yang dikirim ke pemasok sebagai
permintaan formal kepada pemasok untuk
mengirimkan barang sesuai pesanan.

3. Laporan Penerimaan
Aliran data yang berguna untuk meringkas
penerimaan barang-barang dari pemasok.

4/10/2022 2:08 PM 11
4. Slip Pengepakan
Aliran data yang disertakan bersama barang yang
dikirimkan ke pelanggan. Pemasok yang
membuatkan slip ini.

5. Surat Perjalanan
Aliran data yang menyatakan paket yang dikirim, alat
pengangkut yang digunakan, rute, dan informasi
pelanggan.

6. Faktur
Aliran data yang mencatat barang (berikut harganya)
yang telah dikirim ke pembeli. Juga menyatakan
jumlah tagihan yang harus dibayar.

4/10/2022 2:08 PM 12
7. Slip Setoran
Aliran data yang digunakan untuk menarik uang
dari suatu rekening bank dan mentransfernya ke
pihak lain.

8. Perencanaan Kebutuhan Material

Software yang mengidentifikasi bahan-bahan yang
diperlukan (jumlah dan waktunya).

9. Permintaan Terbuka
Permintaan barang/jasa yang belum diotorisasi
hingga belum dibuatkan perintah pembelian (atau
penolakan).

4/10/2022 2:08 PM 13
10. Perintah Pembelian Terbuka
Perintah pembelian yang telah dikirim ke pemasok,
tapi barang belum diterima (sehingga belum terjadi
kewajiban pembayaran).

11. Faktur Terbuka

Faktur yang belum dibayar.

12. Laporan Status Persediaan

Laporan tentang setiap barang yang dijual
perusahaan (jumlah persediaan, jumlah minimum,
analisa turnover, dll).

4/10/2022 2:08 PM 14
13. Laporan Prestasi Pemasok
Laporan yang meringkas prestasi pemasok dalam
suatu periode waktu tertentu. Meliputi lead time
(jangka waktu antara pemesanan dengan
penerimaan), frekuensi barang yang dipesan
kembali, tingkat pembelian, dll.

4/10/2022 2:08 PM 15
 KASUS : Sist persediaan Alat Tulis Kantor/atk
• Ruang lingkup dan kebutuhan perangkat lunak sistem persediaan Alat Tulis Kantor
adalah sebagai berikut
• Pemakai yang sah dapat menginputkan data rencana kebutuhan barang ATK,
petugas Bag.Umum membuat Rencana Kebutuhan Barang Umum (RKBU) untuk
kemudian Direksi melakukan pengesahan secara langsung.
• Petugas Bag.Umum mencetak Surat Permintaan Penawaran Harga untuk Supplier.
• Sistem dapat mencatat penerimaan ATK ke basisdata berdasarkan Surat Jalan
sebagai tanda pengiriman barang dari Supplier lalu mencetak bukti penerimaan
• Buku persediaan diperbaharui berdasarkan penerimaan tadi, petugas bisa
mencetak Laporan Penerimaan ATK untuk Kepala Bagian.
• Pemakai menginput langsung setiap permintaan ATK, Petugas akan memeriksa dari
basisdata bila sudah sesuai baru mencatat pengeluaran ATK ke basisdata lalu
mencetak bukti pengeluaran untuk Pemakai sekaligus mengupdate basisdata.
Sistem dapat menghasilkan Laporan Persediaan ATK untuk Kepala Bagian.
SOAL :
1. Tuliskan kejadian perolehan yang terdapat pada kasus tersebut.
2. Aliran data apa yang terdapat di sistem tsb.
3. Proses bisnis apa yang perlu ada untuk sistem
4. Tuliskan kebutuhan fungsional dan datanya
5. Entitas dan diagramnya

4/10/2022 2:08 PM 16
 Proses bisnis lainnya:
• Proses Perubahan/Konversi (Conversion)
• Proses Sumber Daya Manusia (Human
Resources)
• Proses Keuangan (Finance)
• Pemasaran (Marketing)
Proses Bisnis- Proses Konversi
 PROSES ?
• Proses diartikan sebagai suatu cara, metode
dan teknik bagaimana sesungguhnya sumber-
sumber (tenaga kerja, mesin, bahan dan dana)
yang ada diubah untuk memperoleh suatu
hasil. Produksi adalah kegiatan untuk
menciptakan atau menambah kegunaan
barang atau jasa (Assauri, 1995).
 Proses produksi ?
• proses produksi adalah suatu cara, metode
ataupun teknik menambah kegunaan suatu
barang dan jasa dengan menggunakan faktor
Proses yang ada. → produksi
produksiKonversi
• Pada proses konversi terdapat kejadian-kejadian operasional
yang akan mengubah bahan-bahan dasar menjadi produk jadi
atau jasa.
• Masukan dan keluaran dari proses konversi berhubungan
dengan proses-proses bisnis lainnya.
 Input Proses Konversi
• Masukan berupa bahan baku dan peralatan
disediakan melalui proses
perolehan/pembayaran.
• Masukan berupa tenaga kerja diperoleh
Output Proses Konversi
melalui proses sumber daya manusia.
• Keluaran dari proses konversi berupa produk jadi atau jasa
akan dijual melalui proses penjualan/penerimaan.
 Proses Konversi Itu Unik
• Kejadian-kejadian operasional pada proses konversi
itu berbeda-beda antar perusahaan dan antar
industri.
• Bahkan pada perusahaan-perusahaan yang
memproduksi barang/jasa yang sama sekalipun,
proses konversinya bisa berbeda karena aktivitas
manajemen (perencanaan, pelaksanaan,
pengawasan, dan penilaian) yang berbeda.
 Proses Manufaktur
• Merupakan salah satu bentuk proses konversi
yang sering dijumpai pada perusahaan-
perusahaan.
• Ada 2 macam proses manufaktur, yaitu Job
Job Order
Order Costing
Costing dan Process Costing.
• Proses manufaktur disesuaikan dengan permintaan dari
pelanggan, sehingga setiap produk yang dihasilkan bersifat
unik.
• Contoh: bengkel yang memperbaiki mobil, percetakan yang
membuat barang-barang cetakan.
 Process Costing
• Perusahaan yang melakukan proses
manufaktur secara process costing akan
memproduksi barang-barang yang seragam
secara berkesinambungan.
• Contoh: perusahaan pembuat semen, terigu,
dll.
 Informasi Pada Proses Konversi

• Informasi yang terdapat pada proses konversi

umumnya diperlukan oleh para manajer puncak,
personil bagian produksi, akuntan, dan auditor.
• Pihak-pihak eksternal (di luar perusahaan) menerima
informasi tentang proses konversi perusahaan
melalui laporan keuangan publik yang dibuat oleh
akuntan.
 Contoh Informasi Pada
Proses Konversi
• Jumlah barang yang diproduksi dan biaya produksi
per unitnya.
• Persentasi barang yang gagal produksi, alasan-alasan
terjadinya kegagalan, serta langkah-langkah
antisipasi untuk mencegah terjadinya kegagalan
tersebut.
• Perkiraan permintaan barang untuk membuat
rencana produksi periode berikutnya.
 Latihan
1. Tuliskan contoh proses bisnis untuk Job Order
Costing
2. Tuliskan contoh proses bisnis untuk Process
Costing
 AKHIR MATERI
4/10/2022 2:08 PM 28