Nomor Dokumen : SOP/GD/XXX

PT. MULTI MEDIKA Tanggal Berlaku : XX

MAKMUR Revisi : 0
Halaman : 1 dari 5

DIVISI PENJUALAN
SOP PENGIRIMAN BARANG

1. TUJUAN
1.1 Sebagai pedoman untuk mengatur tata cara pengiriman barang ke customer yang
efektif dan efisien.
1.2 Untuk memastikan bahwa produk yang didistribusikan telah sesuai standar dan
sesuai dengan pesanan customer.
1.3 Untuk mendokumentasikan seluruh transaksi pengiriman yang terjadi di
perusahaan.

2. RUANG LINGKUP
2.1 Prosedur ini meliputi semua proses pengiriman alat kesehatan yang terdapat di PT.
Multi Medika Makmur.

3. ISTILAH DAN DEFINISI

3.1 Picking List merupakan dokumen yang berisikan barang yang perlu disiapkan
Gudang sesuai yang di pesanan customer.
3.2 Daftar Muat merupakan dokumen yang berisikan isi muatan dalam 1 kendaraan.
3.3 Nomor Batch merupakan nomor identifikasi yang diberikan pada sebuah barang
yang menunjukkan tanggal dan kode produksi.
3.4 Expired Date merupakan tanggal yang diberikan untuk menginformasikan batas
waktu maksimal pemakaian produk yang masih layak digunakan.

4. REFERENSI
4.1 ISO 9001: 2015 (Klausul 8.3.2)
4.2 ISO 13485: 2016 (Klausul 7.4)
4.3 CDAKB (Lampiran 3.4)

5. PIHAK TERKAIT
5.1 Admin CSO
 Nomor Dokumen : SOP/GD/XXX
PT. MULTI MEDIKA Tanggal Berlaku : XX
MAKMUR Revisi : 0
Halaman : 2 dari 5

DIVISI PENJUALAN
SOP PENGIRIMAN BARANG

5.2 Staff Gudang

5.3 Helper
5.4 SPV Apoteker PJT
5.5 Checker
5.6 Staff Pengiriman
5.7 Sopir & Kernet
5.8 Staff Piutang

6. RINCIAN PROSEDUR
6.1 Admin CSO mencetak Picking List yang secara otomatis terisi berdasarkan Sales
Order.
6.2 Admin CSO menyerahkan Picking List ke Helper Gudang untuk disiapkan
barangnya.
6.3 Helper menyiapkan barang dan mengupdate kartu stock.
Apabila terdapat barang yang secara fisik kosong, barangnya rusak, ED dan batch
tidak sesuai maka Helper Gudang mencoret Picking List kemudian diisi sesuai yang
benar. Helper Gudang tidak boleh menambah barang diluar Picking List.
6.4 Helper meletakkan barang yang telah sesuai dengan Picking List di ruangan
Checker.
6.5 Checker melakukan pengecekan kesesuaian jenis, jumlah barang, Nomor Batch dan
Expired Date dengan Picking List. Apabila terdapat ketidaksesuaian dengan
Picking List, Checker meminta Helper untuk mengkoreksi Picking List atau
meminta Helper untuk menyiapkan barang (jika ada yang tertinggal).
6.8 Apabila terdapat barang yang kelayakannya diragukan maka Checker meminta SPV
Apoteker PJT memeriksa barang tersebut apakah barang tersebut layak untuk
dikirim atau menggantinya dengan barang lain yang sejenis.
6.9 Checker melakukan packing barang yang sudah sesuai dengan Picking List dan
meletakkan barang tersebut di area loading dock.
 Nomor Dokumen : SOP/GD/XXX
PT. MULTI MEDIKA Tanggal Berlaku : XX
MAKMUR Revisi : 0
Halaman : 3 dari 5

DIVISI PENJUALAN
SOP PENGIRIMAN BARANG

6.10 Checker menyerahkan Picking List ke Staff Pengiriman.

6.11 Staff Pengiriman menambahkan data nopol di Picking List dan eskpedisi yang akan
digunakan.
6.12 Staff Pengiriman memberikan Picking List ke Admin CSO untuk dicetak Surat
Jalan dan Invoice.
6.13 Admin CSO memasukkan data nopol/ ekspedisi yang digunakan dan cetak Surat
Jalan & Invoice dengan distribusi, sebagai berikut:
Invoice dicetak 4 lembar:
Lbr - 1 : Staff Piutang untuk penagihan ke Customer
Lbr - 2 : Arsip Staff Piutang
Lbr - 3 &4 : diberikan ke Customer dalam amplop tertutup
Surat Jalan dicetak 4 lembar:
Lbr -1 : Staff Piutang untuk penagihan ke Customer
Lbr -2 : Arsip Gudang
Lbr -3 : Customer diambil saat pengiriman
Lbr -4 : Arsip Gudang (tanpa tanda tangan)
6.14 Admin CSO menyerahkan Invoice beserta Surat Jalan ke Staff Pengiriman.
6.15 Staff Pengiriman mencetak Daftar Muat berdasarkan Surat Jalan yang sudah terisi
nopol.
6.16 Staff Pengiriman melakukan pemeriksaan kendaraan apakah layak untuk dimuat.
6.17 Sopir mengajukan bon sementara ke kasir dengan membawa Form Bon Sementara
dan Daftar Muat yang sudah ditandatangani oleh Staff Pengiriman (SOP Bon
Sementara Sopir).
6.18 Kasir memeriksa Daftar Muat dan Bon Sementara serta memberikan uang tunai ke
Sopir.
6.19 Sopir menandatangani Bon Sementara dan menerima uang tunai
6.20 Sopir dan Kernet melakukan proses muat ke kendaraan dan melakukan proses
pengiriman ke customer.
 Nomor Dokumen : SOP/GD/XXX
PT. MULTI MEDIKA Tanggal Berlaku : XX
MAKMUR Revisi : 0
Halaman : 4 dari 5

DIVISI PENJUALAN
SOP PENGIRIMAN BARANG

6.21 Apabila terdapat ketidaksesuaian barang customer harus mencoret Surat Jalan
berdasarkan barang fisik yang diterima.
6.22 Customer menerima Invoice (dalam amplop tertutup) dan Surat Jalan lembar 1-3
untuk kemudian customer menandatangani dan memberi stempel pada Surat Jalan.
(Invoice tidak perlu ditandatangani Customer).
6.23 Sopir membawa kembali Surat Jalan lembar 1 & 2 yang sudah ditandatangani dan
distempel oleh Customer untuk diberikan ke Staff Gudang.
6.24 Sopir melakukan totalan biaya pengiriman ke Kasir (SOP Totalan Bon Sementara).
6.25 Apabila terjadi retur, Staff Gudang akan melakukan revisi Surat Jalan dan
berkoordinasi dengan admin CSO untuk koreksi dan cetak ulang Invoice (Invoice
bisa dicetak ulang jika Surat Jalan sudah dikoreksi).
6.26 Staff Gudang menyerahkan Surat Jalan Asli yang sudah ditandatangani Customer
ke Staff Piutang dan melakukan filling Surat Jalan Lembar - 2&4.

7. LAMPIRAN
7.1 Picking List
7.2 Daftar Muat
7.3 Surat Jalan
7.4 Invoice

8. DISTRIBUSI
No. Bagian yang Menerima Jumlah
Asli
1. Direktur 1
Copy
1. Penjualan 1
2. Logistik & Pengiriman 1
 Nomor Dokumen : SOP/GD/XXX
PT. MULTI MEDIKA Tanggal Berlaku : XX
MAKMUR Revisi : 0
Halaman : 5 dari 5

DIVISI PENJUALAN
SOP PENGIRIMAN BARANG

3. Keuangan & Accounting 1

9. CATATAN REVISI
No. Revisi Tanggal Efektif Alasan Revisi

Pengesahan
Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal
Dibuat oleh:
Irfan Rafsanjani Staff Gudang
Rudhito

Diperiksa oleh:
Andon Suradji Regional Sales
Manager

Puji Sudarmo SPV Logistik &

Pengiriman

Ardian Fachrudin S.
SPV Apoteker PJT
Yusuf

Disetujui oleh:
Rizki Karunia Direktur
Fajarwati