Nomor Dokumen : SOP/GD/XXX

PT. MULTI MEDIKA Tanggal Berlaku : XX

MAKMUR Revisi : 0
Halaman : 1 dari 4

DIVISI LOGISTIK & PENGIRIMAN

SOP TUKAR GULING

1. TUJUAN
1.1 Sebagai pedoman yang berisi tata cara pengajuan dan penerimaan barang retur
dari customer.
1.2 Memastikan barang yang ditukar sudah terdokumentasi dengan baik.

2. RUANG LINGKUP
2.1 Prosedur ini berlaku bagi customer di PT Multi Medika Makmur

3. ISTILAH DAN DEFINISI

3.1 Nomor Batch merupakan nomor identifikasi yang diberikan pada sebuah barang
yang menunjukkan tanggal dan kode produksi.
3.2 Expired Date merupakan tanggal yang diberikan untuk menginformasikan batas
waktu maksimal pemakaian produk yang masih layak digunakan.
3.3 Form Pengajuan Retur/Tukar Barang merupakan dokumen untuk mengajukan
retur/penukaran barang dari customer yang dibuat oleh salesman.
3.4 Form Terima Retur dan Tukar Barang merupakan dokumen yang berisi daftar
rincian barang retur atau yang akan ditukarkan dari customer yang diambil oleh
pengiriman internal perusahaan.

4. REFERENSI
4.1 ISO 9001:2015 (Klausul 8.7)
4.2 ISO 13485:2016 (Klausul 8.3.3)
4.3 CDAKB (Lampiran 3.8)

5. PIHAK TERKAIT
5.1 Salesman
5.2 Staff Gudang
5.3 SPV Logistik & Pengiriman
 Nomor Dokumen : SOP/GD/XXX
PT. MULTI MEDIKA Tanggal Berlaku : XX
MAKMUR Revisi : 0
Halaman : 2 dari 4

DIVISI LOGISTIK & PENGIRIMAN

SOP TUKAR GULING

5.4 Apoteker PJT

5.5 Admin CSO

6. RINCIAN PROSEDUR
6.1 Customer akan menghubungi Salesman perihal pengajuan tukar barang.
6.2 Salesman melakukan pengecekan terhadap kondisi barang yang akan ditukar dan
mengisi Form Pengajuan Retur dan Tukar Barang serta meminta tanda tangan
Customer pada Form Pengajuan Retur dan Tukar Barang.
6.3 Salesman meminta persetujuan Regional Sales Manager pada Form Pengajuan
Retur dan Tukar Barang.
6.4 Salesman memberikan Form Pengajuan Retur dan Tukar Barang yang telah
disetujui ke Staff Pengiriman untuk diberikan ke Sopir.
6.5 Sopir mengambil barang yang akan ditukar di Customer sesuai barang yang ada di
Form Pengajuan Retur dan Tukar Barang.
6.6 Sopir meminta Form Terima Retur dan Tukar Barang kepada Staff Gudang.
6.7 Sopir mengisi dan menyerahkan Form Terima Retur dan Tukar Barang beserta
barang yang ditukar ke Apoteker PJT untuk diperiksa.
6.8 Apoteker PJT memberikan label barang:
1. Layak Jual dan Layak Pakai
2. Layak jual dan Tidak Layak Pakai
3. Tidak Layak Jual dan Layak Pakai
4. Tidak Layak Jual dan Tidak Layak Pakai
Apabila barang berlabel 4, Helper meletakkan barang di Ruang Expired Date
untuk selanjutnya dilakukan prosedur pemusnahan barang. Apabila barang
berlabel 1-3, barang diletakkan di ruang karantina untuk diperiksa oleh Staff
Gudang.
6.9 Apoteker PJT menandatangani dan menyerahkan Form Terima Retur dan Tukar
Barang ke Sopir untuk diberikan ke Staff Gudang.
 Nomor Dokumen : SOP/GD/XXX
PT. MULTI MEDIKA Tanggal Berlaku : XX
MAKMUR Revisi : 0
Halaman : 3 dari 4

DIVISI LOGISTIK & PENGIRIMAN

SOP TUKAR GULING

6.10 Staff Gudang melakukan pemeriksaan jenis dan nama barang beserta no. batch &
ED barang terhadap data yang terdapat di Surat Jalan. Apabila data tidak sesuai,
maka Staff Gudang menginformasikan ke salesman bahwa penukaran barang
ditolak.
6.11 Apabila data sesuai, helper mencatat penerimaan tukar barang pada kartu stock
manual dan meletakkan barang di rak.
6.12 Staff Gudang meminta Staff Pengiriman untuk mengatur jadwal pengiriman
barang pengganti ke Customer.

7. LAMPIRAN
7.1 Form Pengajuan Retur/Tukar Barang
7.2 Form Terima Retur dan Tukar Barang

8. DISTRIBUSI
No. Bagian yang Menerima Jumlah
Asli
1. Direktur 1
Copy
1. Penjualan 1
2. Logistik & Pengiriman 1
3. Keuangan & Accounting 1

9. CATATAN REVISI
No. Revisi Tanggal Efektif Alasan Revisi
 Nomor Dokumen : SOP/GD/XXX
PT. MULTI MEDIKA Tanggal Berlaku : XX
MAKMUR Revisi : 0
Halaman : 4 dari 4

DIVISI LOGISTIK & PENGIRIMAN

SOP TUKAR GULING

Pengesahan
Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal
Dibuat oleh:
Irfan Rafsanjani Staff Gudang
Rudhito

Diperiksa oleh:
Andon Suradji Regional Sales
Manager

Puji Sudarmo SPV Logistik &

Pengiriman

Ardian Fachrudin S.
SPV Apoteker PJT
Yusuf

Disetujui oleh:
Rizki Karunia Direktur
Fajarwati