TINJAUAN DALAM PELAKSANAAN PENDAFTARAN PASIEN ONLINE

PASIEN RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT OTAK Dr. Drs. M. Hatta

BUKITTINGGI
TAHUN 2024

LAPORAN PKL IV
Di Di Rumah Sakit Otak Dr. Drs. M. Hatta Bukittinggi

Oleh :

Rafifah Trinanda
NIM : 2006011

PROGRAM STUDI STr. MANAJEMEN INFORMASI KESEHATAN

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN SYEDZA SAINTIKA
2023
 HALAMAN PENGESAHAN
TINJAUAN DALAM PELAKSANAAN PENDAFTARAN PASIEN ONLINE
PASIEN RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT OTAK Dr. Drs. M. Hatta
BUKITTINGGI
TAHUN 2023

Oleh :

Rafifah Trinanda
NIM : 2006011

Laporan PKL IV Ini Telah Diperiksa Oleh

Pembimbing PKL IV Dan Telah Disetujui Untuk Diseminarkkan

Bukittinggi, 08 Februari 2024

Telah Disetujui Oleh :

Pembimbing Pembimbing Lapangan

Muhammad Ihksan, M.Kom Noprizal Kasri Amd. PK.SKM

NIDN : 1002019501 NIP :198011012006041014
 HALAMAN PERSETUJUAN
TINJAUAN DALAM PELAKSANAAN PENDAFTARAN PASIEN ONLINE
PASIEN RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT OTAK Dr. Drs. M. Hatta
BUKITTINGGI
TAHUN 2024

Oleh :

Rafifah Trinanda
NIM : 2006011

Laporan PKL IV telah diseminarkan di depan tim penguji PKL IV

Program Studi Manajemen Informasi Kesehatan Pada Tanggal 08 Feruari 2024

Dan dinyatakan telah memenuhi syarat untuk diterima

Bukittinggi, 08 Februari 2024

Menyetujui :

Penguji I Penguji II

Dede Fauzi M.Kom Masdalena M.Kes

NIDN : NIDN :

Mengetahui :

Pembimbing Pembimbing Lapangan

Muhammad Ihksan M.Kom Noprizal Kasri Amd. PK.SKM

NIDN : 1002019501 NIDN : 198011012006041014
 KATA PENGANTAR
Dengan ucapan syukur Alhamdulillah kehadiran ALLAH SWT atas rahmat
dan hidayahnya sebagai penulis dapat melaksanakan Praktik Kerja Lapangan
(PKL) IV serta dapat menyelesaikan Laporan Praktik Kerja (PKL) IV tanpa ada
kendala halangan apapun sesuai dengan waktu yang telah ditentukan, laporan ini
penulis susun berdasarkan ilmu dan pengalaman yang telah didapatkan selama
melaksanakan Praktik Kerja Lapangan ( PKL) IV di Rumah sakit otak Dr. Drs. M.
Hatta Bukittinggi

Laporan Praktik Kerja Lapangan yang telah penulis susun ini dibuat dalam
rangka memenuhi salah satu tugas dari STIKES Syedza Saintika sebagai salah
satu syarat dalam memenuhi standar kompetensi klinik yang telah ditetapkan .
selain itu Praktik Kerja Lapangan (PKL) IV juga menjadi salah satu pembelajaran
bagi mahasiswa untuk memenuhi bagaimana lingkungan kerja yang sebenarnya.

Dengan ini penulis menyadari bahwa laporan ini tidak dapat tersusun dengan
baik tanpa adanya bantuan dari pihak-pihak terkait oleh karena itu, pada
kesempatan ini penulis tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada semua pihak
yang telah membantu penulis dalam kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) IV
maupun dalam penyusunan laporan ini. Ucapan terima kasih sedalam-dalamnya
penulis sampaikan kepada :

1. Bapak Prof. Dr. H. Syamsul Amar, M.S selaku Pembina Yayasan

Pengembangan Sumber Daya Manusia Sumatera Barat yang telah
memberikan kesempatan kepada kami untuk melakukan Praktik Kerja
Lapangan (PKL) III di Rumah Sakit Jiwa HB.Saanin Padang dan Puskesmas
Lubuk Kilangan
2. Bapak Drs. H. Hasrinal, A.Md. Kep selaku ketua STIKES Syedza Saintika
yang telah memberikan kesempatan kepada kami untuk melakukan Praktik
Kerja Lapangan III di Rumah Sakit Jiwa HB.Saanin Padang dan Puskesmas
Lubuk Kilangan
3. Ibu Chamy Rahmatiqa, MPH Ketua Program Studi S.Tr MIK dan Manajemen
Informasi Kesehatan yang telah bersedia memberikan masukan mengenai
 Laporan Praktik Kerja Lapangan III di Rumah Sakit Jiwa HB.Saanin Padang
dan Puskesmas Lubuk Kilangan
4. Bapak Muhammad Ihksan, M.Kom selaku Pembimbing PKL IV
5. Bapak Dede Fauzi selaku dosen Penguji I yang telah bersedia menjadi
penguji dan memberikan masukan mengenai Laporan Praktik Kerja Lapangan
IV Di Rumah Sakit Otak Dr. Drs. M. Hatta Bukitinggi
6. Ibuk Masdalena M.Kes selaku dosen Penguji II yang telah bersedia menjadi
penguji dan memberikan masukan mengenai Laporan Praktik Kerja Lapangan
IV Di Rumah Sakit Otak Dr. Drs. M. Hatta Bukitinggi
7. Bapak Noprizal Kasir, Amd. PK. SKM Ketua Instalasi Rekam Medi Rumah
Sakit Otak Dr. Drs. M. Hatta Bukitinggi
8. Kakak Olin Fitria Amd. PK Selaku Ketua Ruangan Rekam Medis Di Rumah
Sakit Otak Dr. Drs. M. Hatta Bukitinggi
9. Seluruh karyawan dan karyawati di Rumah Sakit Dr. Drs. M. Hatta
Bukitinggi
10. Semua pihak yang telah membantu dalam pembuatan Laporan Praktik Kerja
Lapangan III yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan,

olehbkarena itu kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan demi
kesempurnaan laporan ini,penulis mohon maaf sebesar-besarnya jika dalam
penyusunan laporan ini masih terdapat banyak kesalahan. Semoga laporan ini
dapat bermanfaat khususnya bagi penulis dan para pembacanya.

Bukitttinggi, 08 Februari
2024

Penulis
Daftar Isi
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah suatu
tatanan dengan penngumpulan data, penyajian informasi, penyimpulan
informasi, dan penyimpanan informasi yang dibutuhkan untuk kegiatan
rumah sakit, serta menyederhanakan rangkaian aktivitas di rumah sakit
yang tersusun secara rapi dan sistematis melalui sistem komputerisasi
sehingga berdampak pada pelayanan yang lebih efisien, cepat dan mudah
(Gultom dan Ginting, 2020). Sistem Informasi Pendaftaran merupakan
suatu awal dari serangkaian kegiatan pelayanan kesehatan yang dilakukan
oleh pihak rumah sakit/klinik saat pasien datang berkunjung ke rumah
sakit/klinik. Kualitas pelayanan yang diberikan oleh petugas front office
rumah sakit/klinik harus membuat pasien merasa puas dan nyaman
(Sihombing & Irawan, 2019).
Pelayanan di tempat pendaftaran pasien rawat jalan (TPPRJ)
merupakan 2 pelayanan yang bersifat administratif, bukan pelayanan
medis namun informasi medis dan kerahasiaannya harus tetap terjaga serta
informasi yang dihasilkannya juga harus akurat, tepat waktu, dan relavan
dalam mengambil sebuah keputusan. Salah satu cara agar informasi yang
didapat dalam Rekam Medis dapat berkesinambungan dengan adanya
Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP). Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP)
tersebut adalah kunci utama untuk menemukan catatan pasien (Gurbanova,
2016).
Salah satu cara meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan pasien
adalah dengan meningkatkan kualitas rekam medis. Unit rekam medis
mempunyai beberapa bagian, salah satunya Tempat Pendaftaran Pasien.
Bagian tersebut merupakan tempat kontak langsung pertama kali dengan
pasien dan petugas rumah sakit yang bertanggung jawab sebagai tempat
menerima pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat dan diharapkan
dalam memberikan pelayanan harus cepat dan mampu menciptakan
lingkungan nyaman agar terhindar dari antrian yang lama (Marviana dan
Rudi, 2020).
Pendaftaran pasien adalah proses pengumpulan data pasien pada
fasilitas pelayanan kesehatan dimulai dari proses registrasi atau
pendaftaran pasien, baik rawat jalan maupun rawat gawat darurat atau
rawat inap. Pengumpulan data dapat dilakukan oleh petugas pendaftaran,
dokter, paramedis dan tenaga kesehatan lainnya yang memberikan
pelayanan kepada pasien melalui wawancara atau observasi . Dalam
tercapainya good governance maka pendaftaran pasien mengalami
kemajuan yaitu terdapat pendaftaran pasien secara online. Pendaftaran
pasien online bertujuan untuk memudahkan pasien dalam mendaftarkan
dirinya atau anggota keluarganya tanpa harus pasien mengantri dan
menunggu lama
Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan di Rumah Sakit Otak
Dr.Drs.Hatta pada bulan Februari 2024 Penggunaan Pendaftaran Online
disana baru dimulai pada Bulan Juni 2023 dengan menggunakan Aplikasi
yaitu E Kamek dan Berdasarkan wawancara menulis dengan petugas di
bagian Pendaftaran Online terdapat beberapa tantangan atau kendala
petugas dalam mewujudkan kelancaran dalam proses pendaftaran online
yaitu diantaranya : terdapat kendala jaringan internet yang eror pada
sistem pendaftaran seperti WIFI atau jaringan computer yang kurang
stabil, sehingga menyebabkan pelayanan terhambat yang diberikan
kepada pasien, kurangnya partisipasi masyarakat dengan pendaftaran
online serta kebingungan pengguna dalam mengisi formular secara digital
sehingga sering mengisikan Poli yang dituju, dan dokter yang tidak sesuai,
dan SIMRS yang ada disana masih terbilang baru sehingga belum
dilakukan tinjauan Sistem Informasi, sedangkan untuk sistem keamanan
nya sudah bagus karena sistem login di bagian pendaftaran menggunakan
 password yang hanya bisa di akses oleh admin dan terkadang ada terjadi
kesulitan teknis atau kurangnya pemahaman pengguna Di Rumah Sakit
Sakit Otak Dr.Drs.Hatta terdapat beberapa sistem pendaftaran yaitu sistem
pendaftaran online dan pendaftaran langsung. Berdasarkan permasalahan
tersebut peneliti tertarik untuk mengambil judul “Tinjauan Pelaksanaan
Sistem Informasi Pelayanan Pendaftaran Pasien Online Rawat Jalan di
Rumah Sakit Otak Dr.Drs.Hatta”

B. Tujuan
1. Tujuan Umum
Untuk mengetahui bagaimana Pelaksanaan Sistem Informasi
Pelayanan Pendaftaran Pasien Online Rawat Jalan di Rumah Sakit Otak
Dr.Drs.Hatta.
2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui bagaimana tata cara Prosedur dalam melakukan
Pelaksanaan Sistem Informasi Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat
secara online Jalan di Rumah Sakit Otak Dr.Drs.Hatta Bukittinggi
b. Mengetahui apa saja kendala yang dihadapi dalam melakukan
Pelaksanaa Informasi Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
secara online di Rumah Sakit Otak Dr.Drs.Hatta Bukittinggi

C. Manfaat
1. Bagi Rumah Sakit
Dapat digunakan sebagai masukan atau bahan pertimbangan dalam
rangka peningkatan mutu pelayanan rumah sakit bagi pihak manajemen
rumah sakit.
2. Bagi Akademis
a. Sebagai bahan evaluasi institusi pendidikan dalam memberikan
bahan ajar kepada para mahasiswa.
b. Sebagai salah satu cara untuk menjalin hubungan kerjasama antar
rumah sakit.
3. Bagi Penulis
 Sebagai salah satu bahan pembelajaran bagi penulis khususnya
untuk pengetahuan mengenai pengelolaan rekam medis dan informasi
kesehatan.

D. Ruang Llingkup
Praktik Kerja Lapangan (PKL) IV yang dilaksanakan penulis yang
merupakan mahasiswa DIV Manajemen Informasi Kesehatan STIKes
Syedza Saintika Padang. PKL IV dilakukan guna untuk memenuhi tugas di
semester 7 dan unuk menambah wawasan dan pengetahuan penulis agar
lebih mudah memahami materi yang diberikan dari kampus dan sapat
membandingkannya. Kegiatan PKL IV ini dilaksanakan dalam kurun
waktu 1 Bulan ( 05 Februari – 05 Maret 2024 ) di lakukan di Rumah Sakit
Otak Dr.Drs.Hatta Bukittinggi. Disana penulis ditempatkan pada Bagian
Pendaftaran Pasien Rawat Jalan, Pendaftaran Pasien Rawat Inap,
Pendaftaran Pasien IGD, Filling, Dan Bagian Pelaporan.
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A. Rumah Sakit
Pengertian rumah sakit menurut Permenkes Nomor 3 Tahun 2020
Tentang Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakitmenyebutkan bahwa
“Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna
yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat
darurat”. Rumah sakit mempunyai kewajiban yang harus dilaksanakan
menurut Permenkes Nomor 4 Tahun 2018 Tentang Kewajiban Rumah
Sakit Dan Kewajiban Pasien memutuskan bahwa “Setiap Rumah Sakit
mempunyai kewajiban :Membuat, melaksanakan, dan menjaga standar
mutu pelayanan kesehatan di Rumah Sakit sebagai acuan dalam
melayani pasien dan menyelenggarakan rekam medis”.
Rumah sakit adalah suatu institusi pelayanan kesehatan yang
kompleks, padat pakar, dan padat modal. Kompleksitas ini 2 muncul
karena pelayanan rumah sakit meyangkut berbagai fungsi pelayanan,
pendidikan, dan penelitian, serta mencakup berbagai tingkatan
maupun jenis disiplin, agar rumah sakit mampu melaksanakan fungsi
yang professional baik dibidang teknis medis maupun administrasi
kesehatan. untuk menjaga dan meningkatkan mutu rumah sakit harus
mempunyai suatu ukuran yang menjamin peningkatan mutu di semua
tingkatan.
Kemudahan akses dalam mendapatkan pelayanan kesehatan
sangat dibutuhkan oleh masyarakat, maka dari itu rumah sakit hadir
 agar masyarakat mendapatkan pelayanan kesehatan sesuai kebutuhan
mereka dengan mutu dan standar pelayanan rumah sakit. Menurut
Diba (2018) Rumah sakit sebagai industri jasa mempunyai fungsi
sosial dan ekonomi, kebijaksanaan yang menyangkut efisiensi yang
sangat bermanfaat untuk tetap berlangsungnya hidup rumah sakit.
Dalam usahanya rumah sakit sering mendapat kendala dalam masalah
pembiayaan, baik yang menyangkut biaya operasional maupun biaya
investasi, karena dari itu dalam mencapai tingkat efisiensi tersebut
rumah sakit dikelola dengan manajemen yang profesional.

B. Pendaftaran Rawat Jalan

Pelayanan rawat jalan adalah salah satu bentuk dari pelayanan
kedokteran. Pelayanan rawat jalan adalah pelayanan kedokteran yang
disediakan untuk pasien tidak dalam bentuk rawat inap. Dibandingkan
dengan pelayanan rawat inap, pelayanan rawat jalan berkembang lebih
pesat. Peningkatan angka utilisasi pelayanan rawat jalan di Rumah
Sakit adalah dua sampai tiga kali lebih tinggi dari angka utilisasi
pelayanan rawat inap (Azwar, 2015). Proses registrasi pasien
merupakan sumber data yang penting, karena disinilah pasien pertama
kali mengungkapkan data diri atau status sosialnya. Tempat
pendaftaran pasien rawat jalan menjalankan fungsi utama registrasi
pasien. Informasi tentang layanan rumah sakit dan informasi penting
lain dapat dilayani di registrasi (Markus, 2010).
Pendaftaran pasien merupakan tempat pelayanan awal pasien yang
akan berobat di rumah sakit.Bagian pendaftaran pasien rawat jalan
merupakan salah satu bentuk pelayanan medis pasien dan tentunya
rumah sakit harus dapat memberikan pelayanan yang baik.Maka,
berawal dari pendaftaran pasien akan dinilai apakah rumah sakit
tersebut memiliki kualitas pelayanan yang baik atau sebaliknya
(Windu, 2015).Pendaftaran langsung (offline) adalah pasien atau
keluarga pasien datang secara 2 langsung ke fasilitas pelayanan
kesehatan untuk mendapatkan pemeriksaan dari pelayanan kesehatan,
sedangkan pendaftaran tidak langsung (online) adalah pasien atau
keluarga melakukan pendaftaran dengan memanfaatkan fasiltas
teknologi, misalnya pasien mendaftar dengan memanfaatkan fasilitas
telephone, SMS (Short Message Service), fasiltas WhatsApp, fasiltas
web, dan lain-lain untuk mendapatkan pemeriksaan dari pelayanan
kesehatan (Budi, 2015).
Salah satu upaya dalam mengatasi ketidakpuasan pasien, maka
dengan memanfaatkan internetdibidangpelayanan kesehatan di rumah
sakit diharapkan kesalahan yang mungkin terjadi pada proses
pelayanan relatifsangat kecil. Untuk memenuhi permintaan layanan
yang semakin meningkat memerlukan pengolahan data dan pelayanan
pendaftaran yang tepat. Pengolahan data dan pelayanan pendaftaran di
rumah sakit merupakan salah satu komponen yang penting dalam
mewujudkan sistem informasi di rumah sakit.Pengelolaan data dan
pelayanan secara manual mempunyai banyak kelemahan, selain
membutuhkan waktu yang lama, keakuratan dan ketepatan kurang
dapat diterima, karena kemungkinan kesalahan sangat tergantung pada
tingkat SDM (Adam & Hasbullah, 2019).
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 11
Tahun 2016 Tentang Penyelenggaraan Pelayanan Rawat Jalan
Eksekutif Di Rumah Sakit, Pelayanan Rawat Jalan Eksekutif adalah
pemberian pelayanan kesehatan rawat jalan nonreguler di rumah sakit
yang diselenggarakan melalui pelayanan dokter spesialis-subspesialis
dalam satu fasilitas ruangan terpadu secara khusus tanpa menginap di
Rumah Sakit dengan sarana dan prasarana di atas standar. 3. Pelayanan
Rawat Jalan Reguler adalah pemberian pelayanan kesehatan rawat
jalan di Rumah Sakit yang diselenggarakan melalui pelayanan dokter
spesialissubspesialis. 4. Pemerintah Pusat adalah Presiden Republik
Indonesia yang memegang kekuasaan pemerintahan negara Republik
Indonesia yang dibantu oleh Wakil Presiden dan menteri sebagaimana
dimaksud dalam UndangUndang Dasar Negara Republik Indonesia
Tahun 1945.
C. Pendaftaran Pasien Online
Reformasi birokrasi di Indonesia merupakan upaya
pembaharuan dalam mewujudkan sistem tata kelola pemerintahan yang
baik (good governance). Perjalanan panjang reformasi birokrasi
memberikan pembelajaran yang lebih mendalam terhadap penataan
sistem pemerintahan yang lebih baik. Reformasi birokrasi mengacu
kepada seluruh aspek dalam memperbaiki kinerja pemerintah. Hayat
(2020:2), berpendapat bahwa reformasi birokrasi bertujuan untuk
meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) di era modern.
Dalam rangka mempercepat tercapainya Good Governance
Pemerintah telah merumuskan sebuah peraturan yang menjadi
landasan dalam pelaksanaan reformasi birokrasi di Indonesia, yaitu
Peraturan Presiden Nomor 80 Tahun 2011 Tentang Grand Design
Reformasi Birokrasi Indonesia 2010-2025. Landasan tersebut sebagai
upaya dalam menyusun strategi yang dapat menghasilkan pelayanan
publik sesuai dengan harapan masyarakat. Wujud pelaksanaan
reformasi birokrasi melalui kebijakan dan strategi nasional tercantum
dalam Instruksi Presiden (Inpres) No. 3 Tahun 2003 Tentang
Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government.
Sistem elektronik dapat meningkatkan efisiensi, efektifitas,
transparansi, dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan.
Pada umumnya persoalan pelayanan pendaftaran rumah sakit
adalah antrian tunggu pendaftaran pasien yang berbelit-belit dan
membutuhkan waktu tunggu antrian berjam-jam, menjadi tantangan
yang sulit untuk diatasi dalam kegiatan pelayanan publik. Kehadiran
aplikasi pendaftaran online sangat berguna bagi pasien yang ingin
mendaftar antrian berobat rawat jalan dan melakukan reservasi kuota
dokter secara online. Pasien tanpa harus datang pertama ke rumah sakit
untuk mendaftar dan mendapatkan nomor antrian, sehingga mereka
dapat memperkirakan waktu menunggu di rumah sakit untuk
mendapatkan perawatan medis sehingga pelayanan dapat cepat
diperoleh (Masniah, 2015:9).
Sistem merupakan suatu elemen-elemen atau komponen yang
berkaitan dalam mencapai tujuan. Sistem dapat memudahkan suatu
informasi yang masuk membentuk suatu kesatuan yang dibuat.
Menurut Heryana (2017:26), mendefinisikan sistem adalah
Sekumpulan elemen yang saling berhubungan untuk mencapai satu
tujuan. Sistem juga dapat dianggap sebagai suatu kesatuan pendekatan
dalam mencapai tujuan. Menurut Jogiyanto (dalam Masniah, 2015:9),
“Sebuah sistem adalah suatu jaringan prosedur yang saling
berhubungan, berpadu untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
mencapai tujuan tertentu.” Sedangkan pelayanan merupakan kegiatan
yang tidak dapat terlepaskan dari aktivitas kehidupan sehari-hari.
Gronroos (dalam Ramdhani, 2015:26), mengemukakan terkait
pelayanan ialah suatu aktivitas atau kegiatan yang bersifat tidak kasat
mata (tidak dapat diraba) hal ini terjadi akibat adanya interaksi dalam
memecahkan permasalahan dan mencapai suatu tujuan yang dicapai.
Sistem pelayanan dapat diartikan sebagai suatu elemen-elemen yang
saling berhubungan dalam melakukan kegiatan pelayanan. Menurut
(Murang et al., 2014:1683) sistem pelayanan adalah suatu rangkaian
yang terorganisir dan saling berkaitan secara menyeluruh dalam rangka
memberikan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat sebagai
pengguna jasa dari pelayanan publik.
Untuk menjamin terselenggaranya sistem pelayanan dengan baik
maka penting untuk memberlakukan standar pelayanan. Standar
pelayanan menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negaradan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 15 Tahun
2014 Tentang Pedoman Standar Pelayanan adalah tolok ukur yang
dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan dan acuan
penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji
penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka pelayanan yang
berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan terukur. Penyusunan,
penetapan, dan penerapan standar pelayanan dilakukan dengan
memperhatikan prinsip-prinsip pelayanan publik berdasarkan
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negaradan Reformasi
Birokrasi Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2014 Tentang
Pedoman Standar Pelayanan dilakukan dengan memperhatikan:

1. Sederhana.
Standar pelayanan yang mudah dimengerti, mudah diikuti, mudah
dilaksanakan, mudah diukur, dengan prosedur yang jelas dan biaya
terjangkau bagi masyarakat maupun penyelenggara.
2. Partisipatif.
Penyusunan standar pelayanan dengan melibatkan masyarakat dan
pihak terkait untuk membahas bersama dan mendapatkan
keselarasan atas dasar komitmen atau hasil kesepakatan.
3. Akuntabel.
Hal-hal yang diatur dalam Standar Pelayanan harus dapat
dilaksanakan dan dipertanggungjawabkan kepada pihak yang
berkepentingan.
4. Berkelanjutan.
Standar pelayanan harus terus-menerus dilakukan perbaikan
sebagai upaya peningkatan kualitas dan inovasi pelayanan.
5. Transparansi.
Standar pelayanan harus dapat dengan mudah di akses oleh
masyarakat.
6. Keadilan.
Standar pelayanan harus menjamin bahwa pelayanan yang
diberikan dapat menjangkau semua masyarakat yang berbeda status
ekonomi, jarak lokasi geografis, dan perbedaan kapabilitas fisik
dan mental
 BAB III

HASIL PENGAMATAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit

Gambar 3. 1 Rumah Sakit Otak Dr.Drs.M.Hatta Bukittinggi

Rumah Sakit Nasional Bukittinggi ( RSSN Bukittinggi ) Berasal

Dari Rumah Sakit Swasta Yang Dikelola Oleh Yayasan Baptis
Indonesia Dengan Nama Rumah Sakit Immanuel Bukittinggi Didirikan
Pada Pada Tahun 1978. Berdasarkan Surat Keputusan Menteri
Kesehatan Republic Indonesia Nomor 365/Menkes/Sk/VII/1982 tanggal
12 Februari 1982 Diambil Alih Oleh Peerintah Pusat, Diberi Nama
Rumah Sakit Umum Pusat Bukittinggi Sebagai Rumah Sakit Vertical
Kelas C.

Tahun 2007 Rumah Sakit Stroke Nasional Pengelolaan keuangan

berubah dari PNBP menjadi pengelolaan keuangan badan layanan
umum melalui SK, Menteri Keuangan No. 283/KMK.05/2007. Seiring
dengan itu setahun kemudian dilakukan pula penataan Kembali Struktur
Organisasi dan tata kerja RS Stroke Nasional Bukittinggi maka lahir
Peraturan Menteri Kesehatan No. 246/MENKES/PER/III/2008 tanggal
11 Maret 2008. Padabulan Februari tahun 2009 Rumah Sakit Stroke
Nasional Bukittinggi berhasil lulus Akreditasi 5 (lima) pelayanan dasar.

Tanggal 6 juli 2010 kelas Rumah Sakit Stroke Nasional Bukittinggi

ditetapkan menjadi kelas B sesuai dengan Surat Keputusan Menteri
Kesehatan Nomor 833/MENKES/SK/VII/2010 tanggal 9 Juli 2010.
Pada bulan Maret tahun 2017 RS Stroke Nasional Bukittinggi berhasil
lulus akreditasi paripurna Bintang Lima dan pada Bulan Februari tahun
2020 RS Stroke Nasional Bukittinggi berhasil lulus akreditasi paripurna
KARS bintang lima.

Bulan Oktober 2019 dengan diterbitkanya Peraturan Menteri

Kesehatan Nomor 76 tahun 2019 tertanggal 18 Oktober 2019 tentang
Organisasi dan tata kerja Rumah Sakit Otak Dr.Drs. M. Hatta
Bukittinggi, maka RS stroke Nasional Bukittinggi berubah menjado RS
Otak DR.Drs.M.Hatta Bukittinggi.

Jenis Instalasi pelayanan kesehatan yang disediakan Rumah Sakit Otak

Dr. Drs. M.Hatta Bukittinggi.
1. Instalasi Pelayanan
a. Instalasi Rawat Jalan & Elektromedik
b. Instalasi Rawat Inap
c. Instalasi Gawat Darurat d. Instalasi Intensive Care Unit
d. Instalasi Bedah Sentral
e. Instalasi Radiologi
 f. Instalasi Laboratorium
g. Instalasi Rehab Medik
h. Instalasi Farmasi & CSSD
i. Instalasi Gizi
j. Instalasi Rekam Medik & SIRS
2. Instalasi Penunjang
a. Instalasi Pemeliharaan Sarana
b. Instalasi Kesehatan Lingkungan & Loundry
c. Instalasi Diklit
d. ULP
e. Instalasi TURP
Selanjutnya kegiatan pelayanan dilaksanakan oleh Kelompok
Staf Medis (KSM) yang ada rumah sakit. Pelayanan kesehatan
yang dilaksanakan secara kolaborasi antar KSM. Adapun KSM
yang ada di Rumah Sakit :
a. KSM Neurologi
b. KSM Penyakit Dalam
c. KSM Jantung
d. KSM Anak
e. KSM Patologi Klinik
f. KSM Bedah
g. KSM Mata
h. KSM Umum dan Gigi
i. KSM Lain – Lain
3. VISI DAN MISI
RS. Otak DR.Drs. M. Hatta Bukittinggi memiliki visi, misi, yang
ada pada rencana strategis yaitu:
“Menjadi Pusat Pelayanan Otak dan Saraf yang Berkualitas
untuk Mendukung Terwujudnya Indonesia Maju, Berdaulat,
Mandiri dan Berkepribadian Berlandaskan Gotong Royong”
Visi tersebut mengandung makna bahwa rumah sakit ingin
menjadi pusat pelayanan otak dan saraf yang berkualitas dan bisa
 dijadikan lahan untuk pendidikan dan penelitian otak dan saraf bagi
dokter dan tenaga kesehatan lainnya yang sejalan dengan visi
Presiden Republik Indonesia. Untuk mencapai visi tersebut,
ditetapkanlah misi sebagai berikut:
1) Meningkatkan pelayanan Otak dan Saraf yang sesuai dengan
standar
2) profesional dan berorientasi pada kepuasan pelanggan.
3) Meningkatkan Sumbar Daya Manusia (SDM) yang kompoten.
4) Meningkatkan sarana dan prasarana serta Sistem Informasi
5) Manajemen Rumah Sakit (SIM-RS) yang handal.
6) Mengembangkan jejaring dan inovasi pelayanan otak dan saraf.

B. Sistem Organisasi Rumah Sakit Rumah Sakit Otak Dr. Drs. M.Hatta
Bukittinggi
Struktur Organisasi sesuai Keputusan Direktur Utama Rumah
Sakit Otak DR. Ors. M. Hatta Bukittinggi Nomor HK.01 .08/
XXVlll/1747/2021 tentang Penetapan Struktur Organisasi di
Lingkungan Rumah Sakit Otak DR. Ors. M. Hatta Bukittinggi
tergambar dalam diagram berikut :
 Gambar 3. 2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Otak DR.Drs.M. Hatta
Bukittinggi

C. Manajemen rekam medis di Rumah Sakit Otak Dr. Drs. M.Hatta

Bukittinggi
1. Alur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Online

Gambar 3. 3 Struktur Organisasi Rumah Sakit Otak DR.Drs.M. Hatta

Bukittinggi

a. Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Baru Onlie

1) Setiap pasien yang baru pertama kali berobat rawat jalan harus
mendaftarkan diri ketempat pendaftaran pasien rawat jalan (TPP
RJ)
2) Jika Pasien ingin mendaftarkan secara online maka pasien harus
mendowload aplikasi Pendaftaran Online RS yaitu Aplikasi My
 Hatta dan mengisikan semua data identitas pasien di menu
Pasien Baru

Gambar 3. 4 Tampilan Aplikasi My Hatta Bagi Pendaftaran Rawat

Jalan Pasien Online
3) Pada saat hari pengobatan Ke Rumah Sakit Pasien langsung saja
menuju Tempat Laporan jika pasien adalah pasien Online dan
Pasien tinggal memperlihatkan kode QR sebagai bukti bahwa
pasien adalah pasien online kepada petugas
4) Dan pasien tinggal menunggu nama nya dipanggil Oleh Petugas
Pendaftaran Online
5) Selanjutnya jika nama pasien sudah dipanggil pasien langsung
saja menuju Petugas Pendaftaran Rawat Jalan Online
6) Petugas Admisi akan memeriksa terlebih dahulu data yang telah
diisi oleh pasien jika semua sudah benar maka pasien akan
langsung di daftarkan .
 Gambar 3. 5 Tampilan Untuk Menu Tampilan Pendaftaran Pasien
Rawat Jalan Online
7) Setelah pasien didaftarkan maka petugas selanjutnya
membuatkan SEP rawat jalan untuk pasien yang menggunakan
jaminan pelayanan seperti BPJS berdasarkan rujukan yang
diperoleh dari puskesmas/dokter keluarga atau rumah sakit yang
merujuk, sedangkan untuk pasien umum diarahkan ke kasir
untuk pembayaran
8) SEP yang telah dibuatkan kemudian diserahkan ke pasien untuk
dilayani di poliklinik yang dituju
9) Petugas ekspedisi dan penyimpanan berkas rekam medis
mengambil berkas rekam medis berdasarkan tracer

b. Pendaftaran Pasien rawat jalan lama Online

1) Pasien Login ke Aplikasi Penftaran Pasien Onlien Yaitu
Aplikasi My Hatta
2) Lalu Pasien mengisikan No.Rm, serta Tanggal Lahir Pasien
lalu mengisikan Nama, Tanggal Kujungan, Cara Pembayaran,
No BPJS, Tipe Rujukan, Poli yang Dituju,Serta Dokter
3) Pada saat hari pengobatan Ke Rumah Sakit Pasien langsung
saja menuju Tempat Laporan jika pasien adalah pasien Online
dan Pasien tinggal memperlihatkan kode QR sebagai bukti
 bahwa pasien adalah pasien online kepada petugas dan
Fingerprint
4. Dan pasien tinggal menunggu nama nya dipanggil Oleh
Petugas Pendaftaran Online
5. Setelah pasien didaftarkan maka petugas selanjutnya
membuatkan SEP rawat jalan untuk pasien yang menggunakan
jaminan pelayanan seperti BPJS berdasarkan rujukan yang
diperoleh dari puskesmas/dokter keluarga atau rumah sakit
yang merujuk, sedangkan untuk pasien umum diarahkan ke
kasir untuk pembayaran
6. Petugas membuatkan SEP rawat jalan untuk pasien yang
menggunakan jaminan BPJS berdasarkan rujukan yang
diperoleh dari puskesmas atau RS lainnya, untuk pasien umum
maka langsung diarahkan ke kasir untuk pembayaran
7. SEP yang telah dibuatkan kemudian diserahkan ke pasien
untuk dilayani dipolikinik yang dituju
8. SEP yang telah dibuatkan kemudian diserahkan ke pasien
untuk dilayani dipolikinik yang dituju

Note : Jika Pasien adalah pengguna kursi roda maka pasien akan ke
tempat petugas APM ( Anjungan Pasien Mandiri ) untuk
Fingerprint dan Petugas akan memberikan Pita Kuning (Yang
Bertanda bahwa Pasien harus didahulukan) kemudian Pasien akan
diantarkan ke poli
Yang dituju dan Keluarga pasien akan menunggu di tempat
Pendaftaran untuk mendaftarkan pasien
2. Aplikasi Pendaftara Rawat Jalan Online

Gambar 3. 6 APlikasi My Hatta

Pada Rumah Sakit Otak DR.Drs.M Hatta Bukitinggi mulai
menerapkan Pendaftaran Online Sejak Bulan Juni 2023 dengan
menggunakan Aplikasi My Hatta pengembangan Aplikasi My Hatta
sendiri sudah dikembangkan sejak Tahun 2022 tapi baru diterapkan di
tahun 2023. Karna Aplikasi Pendaftaran Online ini Masih terbilang
baru dilaksanakan di Rumah Sakit masih mengalami beberapa
permasalahan yaitu :

a. Penggunaan aplikasi pendaftaran online belum optimal.

Pasien yang sudah lanjut usia terkendala dalam menggunakan
teknologi atau gagap teknologi (gaptek) dalam mengakses
pendaftaran online sehingga perlu mendapatkan bantuan dari orang
lain dalam mengoperasionalkan aplikasi tersebut atau memilih
mendaftar melalui pendaftaran manual.
b. Sering terjadi Kesalan Pengisian
Pada kasus Pendaftaran Online masih banyak ditemukan input data
yang diisikan pasien tidak sesuai dengan surat control mereka
 sehingga pasien harus memastikan dengan menghubungi no telpon
pasien dan menanyakan ke pada pasien terhadap hal tersebut

c. Sering kali terjadi Pembatalan Pendaftaran

Hal ini adalah salah satu permasalhan pada Pendaftaran pasien online
dimana sering terjadinya Pembatalan Pendaftaran sehingga petugas
juga harus menghubungi pasien 1 hari sebelum hari pengobatan pasien
d. Minat Pasien Untuk Pendaftaran Online masih rendah
Berdasarkan pengamatan dan wawancara penulis dengan petugas
admisi Pendaftaran Online untuk jumlah pasien online hanya sampai
25 sampai 50 per harinya, hal ini sangat jauh dibandingkan minat
pasien pada pendaftaran manual yaitu mulai dari 200 – 500 pasien per
harinya

3. Faktor Faktor yang mempengaruhi Penerapan Sistem Pelayanan

Aplikasi Pendaftaran Online
a. Komitmen rumah sakit terhadap arah kebijakan penerapan pelayanan
berbasis online menjadi faktor pendukung dalam penerapan sistem
pelayanan aplikasi pendaftaran online di Rumah Sakit
DR.Drs.M.Hatta Bukittinggi, Kemajuan teknologi dapat
dioptimalkan dengan baik melalui pengelolaan Sistem Rumah Sakit
Terintegrasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) dan menerapkan
Elektronik Medical Redord (EMR), yaitu Rekam medis yang masih
menggunakan kertas atau sistem konvensial kedepan akan digantikan
dalam bentuk database yang mengefisiensi kan kertas dalam bentuk
dokumen digital.
b. Faktor penggunaan aplikasi dari pasien, aplikasi dan petugas
merupakan faktor penghambat dalam penererapan aplikasi
pendaftaran online di Rumah Sakit DR.Drs.M.Hatta Bukittinggi.
Penggunaan aplikasi memerlukan komponen yang saling berkaitan
dalam menjalankan proses pendaftaran online. Perlunya kerjasama
pasien untuk menyelesaikan tahapan pendaftaran online sesuai
 prosedur yang berlaku. Aplikasi sedang dalam perawatan atau error
mengakibatkan pasien tidak bisa daftar dan peran petugas verifikasi
yang lalai dapat menghambat proses pelayanan pendaftaran online.
c. Sarana dan prasarana yang kurang memadai menjadi faktor
penghambat sistem pelayanan aplikasi pendaftaran online di Rumah
Sakit DR.Drs.M.Hatta Bukittinggi. Jaringan internet di Rumah Sakit
DR.Drs.M.Hatta Bukittinggi kurang memadai sehingga menghambat
proses pendaftaran online yang dilakukan di rumah sakit.
d. Aplikasi pendaftaran online melibatkan teknologi dalam
pelaksanaannya. Dukungan sumber daya berbagai pihak menjadi
faktor penentu keberhasilan aplikasi tersebut mengubah cara kerja
yang lebih mudah dan cepat. Faktor penghambat dalam proses
penerapan aplikasi tersebut pada keterbatasan pengetahuan dan
kemampuan mengadopsi teknologi yang memerlukan penyesuaian
atau adaptasi yang cukup lama
 BAB IV
PEMBAHASAN

A. Prosedur Dalam Pelaksanaan Pendaftaran Pasien Online Pasien

Rawat Jalan Di Rumah Sakit Otak Dr. Drs. M. Hatta Bukittinggi
Pendaftaran secara langsung adalah pasien atau keluarga pasien
datang langsung ke fasilitas pelayanan kesehatan, sedangkan
pendaftaran tidak langsung adalah pasien atau keluarga pasien
melakukan pendaftaran untuk mendapatkan pemeriksaan dari fasilitas
pelayanan kesehatan dengan memanfaatkan fasilitas teknologi jarak
jauh, misalnya pasien mendaftar dengan memanfaatkan fasilitas
telephone, SMS (Short Message Service), fasilitas WhatsApp, fasilitas
web, dan lain-lain (Budi, 2011). Menurut dirjen Yanmed
mengemukakan bahwa, “Penerimaan pasien rawat jalan dinamakan
TPP RJ (Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan). Fungsi utamanya
adalah menerima pasien untuk berobat ke poliklinik yang dituju,
masing-masing pasien tersebut. Prosedur penerimaan pasien dapat
disesuaikan dengan sistem yang dianut oleh masing-masing rumah
sakit” (Setiyawan, 2018).
Berdasarkan pengamatan dan wawancara penulis selama
melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL IV) di Rumah Sakit Otak
Dr. Drs. M. Hatta Bukittinggi Prosedur dalam melakukan Pendaftaran
online :
1. Akses Platform Online
Kunjungi situs web atau aplikasi resmi layanan kesehatan yang
menyediakan pendaftaran rawat jalan online.
2. Buat Akun
 Jika belum memiliki akun, daftar dengan mengisi informasi
pribadi seperti nama, alamat, nomor telepon, dan email.

3. Masuk Akun
Jika sudah memiliki akun, masuk ke dalam platform
menggunakan kredensial yang telah dibuat.
4. Pilih Layanan Rawat Jalan
Temukan opsi atau menu yang berkaitan dengan pendaftaran
pasien rawat jalan online.
5. isi Data Pasien
Isi formulir pendaftaran dengan informasi pasien seperti nama
lengkap, tanggal lahir, jenis kelamin, dan informasi kesehatan
lainnya yang dibutuhkan.
6. Pilih Jadwal dan Dokter
Pilih jadwal yang tersedia dan dokter yang diinginkan untuk
konsultasi rawat jalan.
7. Verifikasi Identitas
Lakukan verifikasi identitas melalui metode yang disediakan,
seperti kode OTP yang dikirim melalui SMS atau email.
8. Konfirmasi Pendaftaran
Setelah mengisi semua informasi dengan benar, konfirmasikan
pendaftaran untuk mendapatkan nomor antrian atau konfirmasi
lainnya.

B. Kendala Pelaksanaan Pendaftaran Pasien Online Pasien Rawat

Jalan Di Rumah Sakit Otak Dr. Drs. M. Hatta Bukittinggi
Untuk menjamin terselenggaranya sistem pelayanan dengan baik
maka penting untuk memberlakukan standar pelayanan. Standar
pelayanan menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negaradan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 15 Tahun
2014 Tentang Pedoman Standar Pelayanan adalah tolok ukur yang
dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan dan acuan
penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji
penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka pelayanan yang
berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan terukur. Penyusunan,
penetapan, dan penerapan standar pelayanan dilakukan dengan
memperhatikan prinsip-prinsip pelayanan publik berdasarkan
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negaradan Reformasi
Birokrasi Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2014 Tentang
Pedoman Standar Pelayanan dilakukan dengan
memperhatikan:Sederhana, Partisipatif., Akuntabel, Berkelanjutan,
Transparansi
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara penulis Selama
melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) IV dengan petugas di
Rumah Sakit Otak Dr. Drs. M. Hatta Bukittinggi didapatkan bahwa :
1. Aspek sederhana dapat berjalan dengan optimal.
Kesederhanaan dari aplikasi My Hatta dapat digunakan dimana
saja dan kapan saja. Dengan adanya aplikasi tersebut pelayanan
pendaftaran rawat jalan menjadi mudah dan cepat diantaranya
dapat mengurangi antrian di loket pendaftaran manual.
2. Aspek partisipasi belum berjalan dengan optimal.
Partisipasi dalam menyampaikan informasi secara langsung
dan spanduk informasi masih kurang dan belum memuat
informasi secara detail masih sering terjadinya kesalhan dalam
penentuan dokter dan kapan berobat
3. Aspek akuntabel belum berjalan dengan optimal.
Akuntabel pada pelayanan pendaftaran online jika dalam masa
Aspek berkelanjutan belum berjalan dengan optimal sinyal
yang sering terganggu sering kali menghambat petugas
4. Berkelanjutan
terkait dengan sistem antrian pada pelayanan aplikasi tersebut
belum No antrian pada Aplikasi tidak langsung terhubung
dengan aplikasi pendaftaran petugas dii rumah sakit. Sistem
 antrian saat ini masih sesuai kedatangan pasien pada poli
masing-masing dan dan nantinya yang dipanggil adalah Nama
Pasien
5. Aspek transparansi masih kurang optimal.
Transparansi pada keterbukaan informasi telah dilakukan
Pasien masih sulit mengakses mendapatkan informasi jadwal
dokter, tanggal dan jam periksa, dan kuota dokter yang tersisa.
6. Aspek keadilan dapat berjalan dengan optimal.
Keadilan ditinjau dari kemampuan pasien yang berbeda-beda
dari segi kemampuan menggunakan aplikasi dan kemampuan
secara finansial. Pasien yang mengalami kesulitan dapat
didaftarkan oleh pihak petugas atau pengantar dan melalui via
whatsapp, sms atau telepon serta mendaftar di loket
pendaftaran manual.
 BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Laporan ini menyajikan prosedur pelaksanaan Pendaftaran Pasien
Rawat Jalan Online di rumah sakit. Melalui analisis, dapat disimpulkan
bahwa implementasi sistem ini memberikan kemudahan akses bagi
pasien, mempercepat proses pendaftaran, dan mengurangi antrian di
lokasi fisik. Selain itu, perlu diperhatikan aspek keamanan data dan
pelatihan staf untuk optimalitas penggunaan sistem. Keseluruhan,
prosedur ini meningkatkan efisiensi dan kenyamanan dalam
pengelolaan pasien rawat jalan.
2. Kesimpulan dari laporan tersebut adalah bahwa terdapat sejumlah
kendala dalam pelaksanaan pendaftaran pasien rawat jalan online.
Beberapa permasalahan yang diidentifikasi meliputi beberapa aspek
yaitu diantaranya : hambatan teknis, kurangnya pemahaman pengguna,
Aspek partisipasi belum berjalan dengan optimal, Aspek akuntabel
belum berjalan dengan optimal, Aspek transparansi masih kurang
optimal, Aspek keadilan dapat berjalan dengan optimal.

B. Saran
1. Bagi Rumah Sakit DR.Drs.M.Hatta Bukittinggi diharapkan sebaiknya
untuk kedepanya lebih ditingkatkan Kembali kinerja dan
Kesederhanaan dari Aplikasi My Hatta dan di sempurnakan dan di
upgrade Kembali berdasarkan dari permasalahan yang terjadi dalam
proses pengimplementasian aplkasi My Hatta yang terjadi sehingga
mempercepat proses pelayanan seperti yang diharapkan.
2. Stikes Syedza Saintika diharapkan laporan ini dapat bermanfaat bagi
pembaca dan digunakan sebagai penunjang literasi dan sebagai
tambahan bahan ajar.
3. Mahasiswa diharapkan laporan ini dapat menjadi bahan pembelajaran
khusunya sebagai gambaran bagaimana Bentuk Pelaksanaan
Pendaftaran Rawat Jalan Pasien Online di gunakan, dan gambaran
keterampilan di dunia kerja dan sebagai tolak ukur untuk memasuki
dunia kerja yang sesungguhnya dan terakhir semoga laporan ini bisa
menambah wawasan mahasiswa.