BAB I

LATAR BELAKANG

1.1 Latar belakang

Perkembangan teknologi yang sangat cepat menyentuh hampir seluruh
aspek perilaku dan aktivitas manusia telah disentuh dengan teknologi. Dunia
kini memasuki era revolusi industri 4.0, di mana penekanannya pada pola digital
economy, artificial intelligence, robotic, big data, dan lain sebagainya. Bidang
kesehatan merupakan salah satu sektor yang menjadi sasaran perkembangan
pesat tersebut yang bertujuan untuk memecahkan permasalahan
penyelenggaraan kesehatan di Indonesia (Marsis, 2018). Permasalahan yamg
sering muncul dalam pelayanan kesehatan khususnya di bagiam rekam medis
yaitu belum seluruhnya menerapkan penggunaan tracer.
Menurut Budi (2011), petunjuk keluar (tracer) digunakan sebagai pengganti
berkas rekam medis di rak filing yang dapat digunakan untuk menelusur
keberadaan rekam medis. tracer bertujuan untuk mengetahui dimana posisi
dokumen rekam medis yang sedang dipinjam. Operasional tracer secara
manual dan terbuat dari bahan kertas jika digunakan berkali-kali akan mudah
rusak ketika di terapkan pada tempat sarana pelayanan kesehatan yang
kompleks seperti puskesmas dan rumah sakit.
Berdasarkan stupen yang dilakukan peneliti di Puskesmas Temayang,
masih belum menerapan tracer sehingga menyebabkan masalah terjadinya miss
file, nomor rm ganda dan drop out dokumen Rekam Medis. (tambahi data
berapa presentasenya).............................................................
Kejadian missfile, nomer ganda dan berkas rekam medis hilang
tersebut........ tersebut diketahui saat data pasien sudah mempunya KIB namun
saat melakukan pencari berkas berdasarkan no rekam medis, nama pasien, dan
alamat pasien dirak filling tidak didapatkan berkas yang dibutuhkan. Hal
tersebut dikarenakan tracer belum diterapkan dengan baik dan selain itu petugas
belum mengetahui fungsi dan kegunaan dari tracer.
 Melihat permasalahan diatas, maka diperlukan solusi yaitu pembuatan
Rancang Bangun Aplikasi pengendalian Berkas Rekam medis (Tracer)
elektronik dan diharapkan dapat menjadi salah satu alternative untuk mencegah
terjadinya missfile, nomer ganda dan drop out. Selain itu, memudahkan petugas
dalam pencarian berkas Rekam Medis yang tidak ada di rak penyimpanan,
menginput data peminjam, melihat status peminjaman dan pengembalian
berkas rekam medis, serta membuat laporan peminjaman dan pengembalian
berkas rekam medis. Sehingga dengan adanya sistem informasi ini proses
peminjaman dan pengembalian berkas Rekam Medis lebih terkendali dan dapat
dilakukan secara cepat. Berdasarkan pernyataan tersebut, maka peneliti
mengambil judul “Rancang bangun aplikasi pengendalian berkas rekam medis
(Tracer) elektronik berbasis Microsoft Acces 2013”.

Penelitian yang relevan

Nama Judul Persamaan Perbedaan
peneliti Penelitian Penelitian
Ni Ketut rancang bangun Rancang bangun Peneliti
Amylia aplikasi tracer tracer rekam medis terdahulu
Pramasari medical record secara elektronik melakukan
(2016) file berbasis Pengambilan data penelitian di
hypertext dengan obserfasi rumah sakit
preprocessor dan wawancara, dengan
(PHP) Rancangan desain menggunakan
dilakukan melalui perancangan
pendekatan System berbasis
Development Life hypertext
Cycle (SDLC). prepocessor
Proses pendekatan (PHP).
 SDLC adalah Sedangkan
perencanaan,analisis peneliti
dan perancangan. melakukan
penelitian di
puskesmas
dengan judul
rancang
bangun
aplikasi
pengendalian
berkas rekam
medis (tracer)
berbasis
microsoft
access 2013.
Ayu Perancangan Rancang bangun Peneliti
septiani tracer berbasis tracer rekam medis terdahulu
utami elektronik di secara elektronik melakukan
(2016) filling rawat jalan Pengambilan data penelitian di
RSUD RAA dengan obserfasi rumah sakit
SOEWONDO dan wawancara, dengan
PATI tahun 2016 Rancangan desain menggunakan
dilakukan melalui perancangan
pendekatan System berbasis
Development Life hypertext
Cycle (SDLC). prepocessor
Proses pendekatan (PHP).
SDLC adalah Sedangkan
perencanaan,analisis peneliti
dan perancangan. melakukan
penelitian di
 puskesmas
dengan judul
rancang
bangun
aplikasi
pengendalian
berkas rekam
medis (tracer)
berbasis
microsoft
access 2013.
Ine Pratiwi Redesain tracer Mendesain ulang Peneliti
(2017) (outguide) pada tracer (outguide) terdahulu
tempat pada penyimpanan mendesain
penyimpanan berkas rekam medis ulang tracer
rekam medis di sesuai dengan secara manual
RS PANTI standar tracer dalam di rumah sakit
NUGROHO, penyimpanan berkas panti Nugroho,
YOGYAKARTA rekam medis di sedangkan
Rumah Sakit Panti peneliti
Nugroho. mendesain
tracer secara
elektronik
berbasis
microsoft
access 2013
1.2 Rumusan masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, peneliti tertarik untuk mengambil judul
penelitian rancang bangun tracer elektronik berbasis microsoft acces 2013 pada
sistem informasi peminjaman dan pengembalian rekam medis yaitu : berupa
laporan yang merangkum semua data-data peminjaman dan pengembalian
rekam medis sehingga akan mempermudah proses analisis sebagai upaya untuk
meningkatkan kualitas pelayanan, kepuasan pasien, dan meningkatkan akurasi
pendokumentasian guna mengurangi terjadinya missfile dan drop out rekam
medis, dengan menggunakan Tracer elektronik berbasis Microsoft access 2013
diharapkan dapat membantu pengelolaan berkas atau dokumen Rekam Medis
dengan baik secara efektif dan efisien baik dalam hal pengelolahan berkas
Rekam Medis, pengambilan kembali berkas rekam medis (peminjaman),
pengembalian, penyimpanan, dan pendistribusian berkas rekam medis.
1.3 Tujuan
1.3.1 tujuan umum
Membuat aplikasi tracer berbasis elektronik di tempat filling (tempat
penyimpanan berkas rekam medis) Rawat Inap.
1.3.2 tujuan khusus
1. Mengetahui berapa banyak kejadian miss file dokumen rekam medis
2. Merancang database dan aplikasi peminjaman dan pengembalian
Dokumen Rekam Medis Rawat Inap berbasis Microsoft access 2013.
1.4 Manfat penelitian
1.4.1 Manfaat Bagi Mahasiswa
1. Menambah pengetahuan peneliti dalam proses penyediaan aplikasi
tracer rekam medis
2. Sebagai syarat kelulusan D3 perekam medis dan informasi kesehatan
(PIK) STIKES Muhammadiyah bojonegoro
3. Dapat menerapkan ilmu yang telah diperoleh dari kampus serta
meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan dengan melakukan
pengembangan diri terhadap kemajuan ilmu pengetahuan dan tehnologi
sehingga dapat diaplikasikan dalam ilmu Rekam Medis.
 4. Belajar dari permasalahan nyata dalam penyelenggaraan pelayanan
kesehatan masyarakat.
1.4.2 Manfaat Bagi Puskesmas
1. Tersedianya aplikasi tracer di instalasi Rawat Inap Rumah Sakit
2. Memudahkan petugas dalam pelacakan Dokumen Rekam medis agar
tidak terjadi missfile dan drop out Dokumen Rekam Medis
3. Sebagai bahan masukan dan pertimbanan supaya Rumah Sakit dapat
meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan bagi masyarakat serta
menyediakan informasi data pasien secara cepat, tepat dan akurat guna
mengatasi masalah kesehatan yang berkaitan dengan kecepatan proses
pelayanan
4. Mencangkup kegiatan akreditasi puskesmas terutama dengan adanya
Rekam Medis Elektronik (RME).
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Konsep Puskesmas

2.1.1 Pengertian Puskesmas
Menurut PERMENKES Nomor 75 Tahun 2014 tentang Puskesmas,
Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan
upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat
pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif untuk
mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah
kerjanya.
Menurut Ginanjar, et al (2016) tentang peran kepala puskesmas dalam
pengembangan UKBM (Upaya Kesehatan Bersumberdaya Manusia) di
Kabupaten Purbalingga, Puskesmas merupakan institusi yang paling
berperan dalam upaya pemberdayaan kesehatan masyarakat, karena salah
satu fungsi dari Puskesmas adalah sebagai pusat pemberdayaan kesehatan
masyarakat melalui pembinaan terhadap UKBM.
2.1.2 Tujuan Puskesmas
Menurut PERMENKES Nomor 75 Tahun 2014 tentang Puskesmas,
tujuan puskesmas adalah untuk mewujudkan masyarakat yang:
1. Memiliki perilaku sehat yang meliputi kesadaran, kemauan dan
kemampuan hidup sehat
2. Mampu menjangkau pelayanan kesehatan bermutu
3. Hidup dalam lingkungan sehat
4. Memiliki derajat kesehatan yang optimal, baik individu, keluarga,
kelompok dan masyarakat.
2.1.3 Tugas Puskesmas
Menurut Nor Sanah (2017) tentang pelaksanaan fungsi Puskesmas
dalam meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan di Kecamatan Long kali
kabupaten Paser, Puskesmas merupakan unit pelaksana teknis dinas
(UPTD) kesehatan kabupaten/kota yang bertanggung jawab
 menyelenggarakan pembangunan kesehatan disuatu wilayah. Puskesmas
sebagai pusat pelayanan kesehatan strata pertama menyelenggarakan
kegiatan pelayanan kesehatan tingkat pertama secara menyeluruh, terpadu,
dan berkesinambungan, yang meliputi pelayanan kesehatan perorang
(private goods) dan pelayanan kesehatan masyarakat (public goods).
2.1.4 Fungsi Puskesmas
Menurut PERMENKES Nomor 75 Tahun 2014 tentang Puskesmas,
dalam penyelenggaraannya fungsi puskesmas adalah sebagai berikut:
1. Melaksanakan perencanaan berdasrkan analisis masalah kesehatan
masyarakt dan analisis kebutuhan pelayanan yang diperlukan.
2. Melaksanakan komunikasi, informasi, edukasi, dan pemberdayaan
masyarakat dalam bidang kesehatan.
3. Melaksanakan advokasi dan sosialisasi kebijakan kesehatan.
4. Melaksanakan pembinaan teknis terhadap jaringan pelayanan dan
upaya kesehatan berbasis masyarakat.
5. Melaksanakan peningkatan kompetensi sumber daya manusia
puskesmas.
6. Memantau pelaksanaan pembangunan agar berwawasan kesehatan.

2.2 Konsep Rekam Medis Puskesmas

2.2.1 Pengertian Rekam Medis
Menurut PERMENKES Nomor 269/MENKES/PER/III/2008, yang
dimaksud rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen
antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah
diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pasien.
Menurut Budi (2011) tentang manajemen unit kerja rekam medis,
rekam medis adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa,
bilamana, dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama
masa perawatan, yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan
 yang diperoleh serta memuat informasi yang cukup untuk mengidentifikasi
pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya.
2.2.2 Tujuan Rekam Medis
Menurut DEPKES RI (2006) tentang pedoman penyelenggaraan dan
prosedur rekam medis di Indonesia, tujuan dari rekam medis adalah
menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan
pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem
pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak akan tercipta tertib
administrasi rumah sakit sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib
administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan didalam upaya
pelayanan kesehatan.
2.2.3 Manfaat Rekam Medis
Menurut PERMENKES RI Nomor 269/ MENKES/ PER/ II/ 2008
tentang rekam medis, pemanfaatan rekam medis dapat dipakai sebagai :
1. Pengobatan pasien
Rekam medis bermanfaat sebagai dasar dan petunjuk untuk
merencanakan dan menganalisis penyakit serta merencanakan
pengobatan, perawatan, dan tindakan medis yang di berikan kepada
pasien
2. Alat bukti dalam proses penegakan hukum,
Disiplin kedokteran dan kedokteran gigi dan penegakan etika
kedokteran dan kedokteran gigi
3. keperluan pendidikan dan penelitian
Rekam medis yang merupakan informasi pengembangan kronologis
penyakit, pelayanan medis, pengobatan, dan tindakan medis, bermanfaat
untuk bahan informasi bagi pengembangan pengajaran dan penelitian di
bidang profesi kedokteran dan kedokteran gigi.
4. Dasar pembiayaan pelayanan kesehatan
Berkas rekam medis dapat di jadikan petunjuk dan bahan untuk
menetapkan pembiayaan dalam pelayanan kesehatan pada sarana
 kesehatan. Catatan tersebut dapat dipakai sebagai bukti pembiayaan
kepada pasien.
5. Data statistik kesehatan
Rekam medis dapat digunakan sebagai bahan statistik kesehatan,
khususnya untuk mempelajari perkembangan kesehatan masyarakat dan
untuk menentukan jumlah penderita pada penyakit-penyakit tertentu.
6. Peningkatan kualitas pelayanan
Membuat rekam medis bagi penyelenggaraan praktik kedokteran
dengan jelas dan lengkap akan meningkatkan kualitas pelayanan untuk
melidungi tenaga medis dan untuk pencapaian kesehatan masyarakat
yang optimal
2.2.4 Tatacara Penyelenggaraan Rekam Medis
Berdasarkan PERMENKES Nomor 269/MENKES/PER/III/2008
tentang rekam medis, dalam pasal 5 tata cara penyelenggaraan rekam medis
dijelaskan sebagai berikut:
1. Setiap dokter atau dokter gigi dalam menjalankan praktik kedokteran
wajib membuat rekam medis.
2. Rekam medis harus dibuat segera dan dilengkapi setelah pasien
menerima pelayanan.
3. Pembuatan rekam medis dilaksanakan melalui pencatatan dan
pendokumentasian hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
4. Setiap pencatatan ke dalam rekam medis harus dibubuhi nama, waktu
dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan tertentu yang
memberikan pelayanan kesehatan secara langsung. Dalam hal terjadi
kesalahan dalam melakukan pencatatan pada rekam medis dapat
dilakukan pembetulan dengan cara pencoretan tanpa menghilangkan
catatan yang dibetulkan dan dibubuhi paraf dokter, dokter gigi atau
tenaga kesehatan tertentu yang bersangkutan.
2.3 Pengelolahan Rekam Medis
2.3.1 Pengambilan kembali Rekam Medis
Menurut pedoman penyelenggaraan prosedur rekam medis tahun 2006,
“permintaan-permintaan rutin terhadap rekam medis dari poliklinik, dari
dokter, yang melakukan reset, harus di ajukan kebagian rekam medis, setiap
hari pada jam yang telah ditentukan. Poliklinik yang meminta rekam medis
untuk melayani pasien perjanjian yang datang pada hari tertentu bertugas
membuat (mengisi) “kartu permintaan”. Petugas harus menulis dengan
benar dan jelas nama pasien dan nomor rekam medisnya. Untuk permintaan-
permintaan langsung dari dokter bagian administrasi, surat permintan dapat
diisi langsung oleh petugas bagian rekam medis sendiri.
2.3.2 Pengeluaran rekam medis
Dalam pengeluaran berkas Rekam Medis, Menurut pedoman
penyelenggaraan rekam medis tahun 2006 adalah :
1. Tidak satupun rekam medis boleh keluar dari ruang penyimpanan
rekam medis, tanpa tanda keluar/ kartu peminjaman. Peraturan ini tidak
hanya berlaku bagi orang-orang diluar rekam medis, tetapi juga bagi
petugas rekam medis itu sendiri
2. Seorang yang menerima/ meminjam rekam medis, berkewajiban untuk
mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat pada waktunya. Harus
dibuat ketentuan berapa lama jangka waktu satu rekam medis
diperbolehkan tidak berada di tempat penyimpanan. Seharusnya setiap
rekam medis kembali ke rak penyimpanan pada setiap akhir kerja
sehingga dalam keadaan darurat staf rumah sakit dapat mencari
informasi yang di perlukan.
3. Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit, kecuali atas
perintah pengadilan.Dokter-dokter atau pegawai rumah sakit yang
berkepentingan dapat meminjam rekam medis, untuk di bawa keruang
kerjanya selama jam kerja, tetapi rekam medis harus dikembalikan ke
ruang rekam medis pada akhir jam kerja. Jika beberapa rekam medis
akan digunakan selamam beberapa hari, rekam medis tersebut disimpan
 dalam tempat sementara diruang rekam medis. Kemungkinan rekam
medis dipergunakan oleh beberapa orang perpindahan dari orang satu
ke lain orang, harus dilakukan dengan mengisi “kartu indah tangan:,
karena dengan cara ini rekam medis tidak perlu bolak-balik dikirim
kebagian rekam medis. Kartu pindah tangan ini dikirimkan kebagian
rekam medis, untuk diletakkan sebagai petunjuk keluarnya rekam
medis. Kartu pindah tangan tersebut berisi : tanggal, pindah tangan dari
siapa, kepada siapa, untuk keperluan apa dan digunakan oleh dokter
siapa.
2.3.3 Penyimpanan Rekam Medis
Penyimpanan berkas rekam medis bertujuan untuk melindunginya dari
kerusakan berkas dan isinya itu sendiri. Rekam Medis harus dilindungi dan
dirawat karena merupakan benda yang sangat berharga bagi rumah sakit.
Trcer dalam Penyimpanan dokumen rekam medis bertujuan untuk
mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali Dokumen Rekam
Medis yang disimpan dalam rak filing.
2.4 Metodologi pengembangan sistem
Penelitian ini menggunakan metodologi pengembangan sistem “system
Development Life Cycle” (SDLC)” dengan metode waterfall. Menurut
simarmata (2010), waterfall model adalah model yang mengacu tim
pengembangan untuk mengumpulkan dan menentukan apa yang seharusnya
dilakukan sebelum sistem dikembangkan. Model ini cocok untuk sistem
yang mengedepankan kualitas dibandingkan biaya pengembangan atau
waktu pengembangan. Kelebihan waterfall model adalah memberikan
kemudahan serta kejelasan implementasinya. Model ini terstruktur serta
cocok diadaptasi untuk management control.
 Perencanaan

Analisis

Perancangan

Implementasi

Pengujian

Pemeliharaan
Gambar 1 Metode SDLC (Nugroho 2010)
Dari gambar 1 didapatkan enam tahapan dalam metode SDLC sebagai berikut:
1. Perancangan
Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user requirement atau biasa
dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan keinginan user dalam
pembuatan software, termasuk rencana yang akan dilakukan
2. Analisis
Analisis sistem dilakukan untuk mengidentivikasi dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang terjadi dan
kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan-perbaikan pada tahap ini dilakukan dalam analisa sistem, antara
lain :
a. Analisa identifikasi masalah
Identifikasi masalah merupakan langkah awal dari analisis sistem.
Dalam tahap ini diidentifikasi masalah yang harus dipecahkan
b. Analisa kebutuhan
Menganalisa kebutuhan pemakai sistem prangkat lunak (user) dan
mengembangkan kebutuhan user. (Soekamto dan Shalahudin 2013)
 c. Analisa kelayakan sistem
Studi kelayakan digunakan untuk menentukan kemungkinan
keberhasilan solusi yang diusulkan. Tahapan ini berguna untuk
memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar-benar dapat
dicapai. (Abdul kadir, 2014)
3. Perancangan
Desain prangkat lunak adalah proses multi langkah yang berfokus pada
desain pembuatan program prangkat lunak termasuk struktur data,
arsitektur prangkat lunak, representasi antar muka, dan prosedur
pengodean. Tahapan ini mentranlasi kebutuhan prangkat lunak dari tahap
analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat diimplementasikan
menjadi program pada tahap selanjutnya. (Sukamto dan shalahudin, 2013).
4. Implementasi
Desain harus ditransalasikan ke dalam program prangkat lunak. Hasil dari
tahap tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah
dibuat pada tahap desain (Sukamto dan Shalahudin, 2013).
5. Pengujian
Pengujian blackbox berfokus pada persyaratan fungsional prangkat lunak.
Dengan demikian, pengujian metode ini memungkinkan perekayasa
prangkat lunak mendapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya
menggunakan semua persyaratan fungsional untuk suatu program.
(Pressman, 2012).
6. Pemeliharaan
Pada dasarnya tahapan ini merupakan tahap yang membutuhkan waktu
paling lama diantara semua tahapan. Tahapan ini merupakan tahapan
penggunaan sistem oleh pengguna. Pengguna akan mengetahui hasil dari
sistem yang telah diinginkan. Selain itu, dilakukannya tahap perawatan atau
maintenance. Pemeliharaan suatu software yang dibuat tidak selamanya
seperti itu. Ketika dijalankan mungkin saja masih ada permasalahan yang
tidak ditemukan sebelumnya, atau ada penambahan fitur-fitur yang belum
ada pada software tersebut.
2.5 Konsep Microsoft access 2013
2.5.1 pengertian microsoft access
Microsoft Access 2013 merupakan salah satu perangkat lunak yang
tergolong Relational Database Management System (RDBMS) yang
banyak digunakan saat ini. Perangkat lunak ini sudah termasuk dalam
aplikasi paket Microsoft Office 2013.
Access 2013 menyediakan banyak fasilitas yang berkaitan dengan
pengelolaan database. Dengan fasilitas pada Access 2013 yang tersedia, kita
dapat melakukan proses penyortiran, pengaturan data, pembuatan tabel,
query, form, report, pages, macros, dan modules yang sangat berguna dalam
mengelola database.
Komponen Database pada Ms acces 2013 adalah :
1. Table, merupakan bagian dalam Ms. Access yang berisi database
keseluruhan dari tiap kategori. Tabel terdiri dari beberapa kolom yang
disebut Field.
2. Query, merupakan bagian dari Ms. Access yang dapat digunakan untuk
menampilkan field – field tertentu dari bebrapa tabel. Field dari bebeapa
tabel tersebut kemudian dibuat menjadi tabel baru.
3. Form, merupakan bagian dari Ms. Access yang digunakan dalam proses
menginput data ke tabel/ database
4. Report, merupakan bagian dalam Ms. Access yang dapat digunakan
dalam proses pelaporan database dan dapat di print out

2.5.2 Tipe data dalam Microsoft access 2013 adalah :

1. Text, yaitu data yang bisa diisi dengan nilai kombinasi antar text dan
number, dengan maximum karakter sebanyak 255 karakter
2. Memo, yaitu sama saja dengan jenis text, hanya saja memiliki jumlah
karakter maxsimum yang lebih banyak, yaitu 63,999 karakter.
3. Number, yaitu data dengan jenis number (angka) yang digunakan untuk
kalkulasi matematika dan keperluan lainnya.
 4. Date/Time, yaitu data dengan jenis tanggal, waktu atau penggabungan
dari tanggal dan waktu.
5. Currency, yaitu data dengan jenis number, hanya saja pada awal angka
selalu disertakan symbol currency default sesuai dengan regional
setting yang digunakan.
6. Auto Number, yaitu data yang tidak dapat kita isi secara manual
melainkan ia terisi secara otomatis oleh Access, baik secara menjumlah
ataupun random.
7. Yes/No, yaitu data dengan jenis hanya 2 pilihan yaitu Yes (-1 atau True)
atau No (0 atau False). Format yang tersedia adalah: Yes/No True/False
dan On/Off.
8. OLE Object, yaitu data yang diambil dari system OLE seperti Microsoft
Excel spreadsheet, Microsoft Word document, Grafhics, Sounds, atau
data-data biner lainnya baik yang delink ataupun dimasukan secara
permanen (embedded) kedalam tabel Microsoft Access.
9. Hyperlink, yaitu type data yang digunakan untuk menyimpan alamat
internet atau file yang ditunjukan melalui alamat URL.
10. Attachment, yaitu data type yang digunakan untuk menyimpan
attachment file yang berformat apa saja (bebas, bisa file gambar, file
suara, dll).
11. Calculated, yaitu fasilitas yang berguna untuk menghitung operasi
matematika antar field yang satu dengan field lainnya.
12. Lookup Wizards, yaitu fasilitas combo box (list) yang dibuat secara
wizard sehingga kita dapat memilih (lookup) suatu data dari daftar pada
tabel lainnya.

2.6 Flowchart
2.6.1 Pengertian flowchart
Flowchart adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang
menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowchart
merupakan cara penyajian dari suatu algoritma (Ladjamudin, 2013)
 Flowmap secara umum adalah campuran peta dan flowchart, yang
menunjukan pergerakan benda dari suatu lokasi ke lokasi lain, seperti
jumlah orang dalam migrasi, jumlah barang yang didistribusikan, atau
jumlah paket dalam jaringan. Flowmap menolong analisis dan programmer
untuk memecahkan masalah masalah ke dalam segmen-segmen yang lebih
kecil dan menolong dalam menganalisis alternative-alternative lain dalam
pengoprasian. Beberapa pedoman-pedoman dalam membuat flowmap :
1. Flowmap digambarkan dari halaman atas kebawah dan kiri ke kanan.
2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan
definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya.
3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.
4. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.
5. Lingkup dan range dari aktivitas yang sedang di gambarkan harus
ditelusuri dengan hati-hati.
6. Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.

Tabel 1 : Flowchart

Nama simbol Simbol Keterangan

menunjukan dokumen
berupa dokumen input
Dokumen, dan output pada proses
manual dan proses
berbasis komputer
menunjukan input yang
Input keyboard di masukan melalui
keyboard
menyatakan gabungan
dari satu proses ke proses
Penghubung
lainnya dalam halaman
/lembar
 menunukan proses yang
Proses komputer di lakukan secara
komputerisasi
menunjukan proses yang
Proes manual di lakukan secara manual

menunjukan media
Penyimpanan manual penyimpanan data
informasi secara manual
menunjukan media
penyimpanan data
informasi file pada proses
Penyimpanan
berbasis komputer. File
magnetik,
dapat disimpan pada
hardisk, Disket, CD dan
lain-lain
menunjukan arah aliran
dokumen antar bagian
yang terkait pada suatu
Arah aliran dokumen
sistem. Dan untuk
menyatakan jalannya
arus suatu proses
menunjukan bahwa data
dalam simbol ini akan di
Pengarsipan
simpan ke suatu media
tertentu
2.7 DFD dan ERD
2.7.1 Data Flow Diagram (DFD)
Menurut indrajani (2015), Data flow Diagram (DFD) adalah sebuah
alat yang menggambarkan aliran data sampai sebuah sistem selesai, dan
kerja atau proses dilakukan dalam sistem tersebut. istilah dalam bahasa
indonesianya adalah diagram aliran data. Dalam DFD ini terdapat 4
komponen utama yaitu :
1. External agents : agen eksternal mendefinisikan orang atau sebuah
unit organisasi sistemlain, atau organisasi lain yang berada diluar
sistem proyek tapi dapat mempengaruhi kerja sistem.
2. Process : adalah penyelenggaraan kerja atau jawaban, datangnya
aliran data atau kondisinya.
3. Data source : adalah penyimpanan data.
Data flow : mempresentasikan sebuah input data kedalam sebuah
proses atau output berupa informasi dari sebuah proses

Menurut indrajani (2015), berikut ini adalah jenis-jenis perancangan dengan

menggunakan DFD :

1. Level 0 (Diagram konteks),

Level ini merupakan sebuah proses yang berada diposisi pusat. DFD level
0 ini mempunyai tiga proses, yaitu proses olah data, proses cari data, dan
proses laporan data.
2. Level 1 (Diagram nol)
Level ini merupakan sebuah proses yang terdapat dilevel 0 yang dipecahkan
menjadibeberapa proses lainnya. Sebaliknya maksimum 7 proses untuk
sebuah Diagram Konteks.
3. Level 2 (Diagram Rinci)
a. Pada level ini merupakan diagram yang merincikan diagram level 1
b. Tanda * digunakan hanya jika proses tersebut tidak dapat dirincikan lagi.
2.0* artinya proses level rendah yang tidak dapat dirincikan lagi.
Penomoran yang dilakukan berdasarkan proses
2.7.2 Entily Relationship Diagram (ERD)
Menurut Sukamto dan Shalahudin (2014), “Entily Relationship
Diagram (ERD) adalah pemodelan awal basis data yang akan
dikembangkan berdasarkan teori himpunan dalam bidang matematika
untuk pemodelan basis data relasional.”
Menurut Sukamto dan Shalahudin (2014), ERD memiliki beberapa
aliran notasi seperti notasi Chen (dikembangkan oleh peter Chan),
Barker (dikembangkan oleh Richard Barker, Ian palmer, Harry Ellis),
notasi Crow`s Foot, dan beberapa notasi lain. Namun yang banyak
digunakan adalah notasi dari Chen. Berikut ini simbol-simbol yang
digunakan pada ERD dengan notasi chan :

Tabel 2.4 Simbol-simbol Entily Relationship Diagram (ERD)

SIMBOL KETERANGAN
Entitas/ Entily Entitas merupakan data inti yang
akan disimpan; bakal tabel pada
basis data; benda yang memiliki
Nama-entitas data dan harus disimpan datanya
agar dapat diakses oleh aplikasi
komputer; penamaan entitas
biasanya lebih ke kata benda dan
belum merupakan nama tabel
atribut Field atau kolom data yang butuh
disimpan dalam status entitas
Nama_atribut

Atribut kunci primer Field atau kolom data yang butuh

disimpan dalam status entitas dan
Nama_kunci_primer
digunakan sebagai kunci akses
 record yang diinginkan; biasanya
berupa id; kunci primer dapat lebih
dari satu kolom, asalkan
kombinasi dari beberapa kolom
tersebut dapat bersifat unik
(berbeda tanpa ada satu yang
sama)
Atribut Multinilai/ Multivalue Field atau kolom data yang butuh
disimpan dalam status entitas yang
Nama_atribut dapat memiliki nilai lebih dari satu

Relasi Relasi yang menghubungkan antar

Nama_relasi entitas; biasanya diawali dengan

kata kerja
Asosiasi/ Assosiation Penghubung antara relasi dan
entitas dimana di kedua ujungnya
memiliki multiplicity
kemungkinan jumlah pemakaian
Kemungkinan jumlah maksimum
N keterhubungan antara entitas satu
dengan entitas yang lain disebut
dengan kardinalitas. Maksimum
ada kardinalitas I ke N atau sering
disebut dengan one to many
menghubungkan entitas A dan
entitas B
Sumber : Sukamto dan Shalahudin (2014)
 BAB III

KERANGKA KONSEP
3.1 kerangka konsep

Input Proses Output

1.
1. Man
Man Tahapan Metode 1. Aplikasi
Petugas rekam
Petugas penyimpanan SDLC : pengendalian
medis
rekam medis berkas rekam
1. Perencanaan
2. Metode 2. Analisis medis tracer

Alur SOP 3. Perancangan elektronik

Peminjaman DRM 4. Implementasi
dan pengembalian 5. Pengujian Apl
DRM di instalasi 6. Pemeliharaan
Rawat Ina
3. Material
a. Variabel DRM
b. Variabel Buku
ekspedisi
c. Variabel Buku
peminjaman
4. Technology
Aplikasi Tracer
Gambar 3.1 Krangka Konsep Penelitian

Keterangan :
1. : Diteliti
2. : Tidak diteliti
3.1 Penjelasan kerangka konsep
Dari Gambar 3.1. penelitian ini dimulai dari identifikasi masalah pada ruang
penyimpanan DRM, analisis kebutuhan dengan melakukan observasi dan
wawancara terhadap objek penelitian user. Karena dalam hal ini peneliti tidak
mengevaluasi kinerja petugas tetapi menyediakan apliksi tracer elektronik,
peneliti menitik beratkan pada proses peminjaman DRM dan pengembalian
DRM dengan aplikasi yang nantinya akan dirancang.
Setelah semua variabel diketahui oleh peneliti, maka variabel yang diteliti
adalah alur peminjaman DRM rawat inap, alur pengembalian DRM, buku
ekspedisi penyetoran stastus DRM, buku peminjaman DRM, dan aplikasi
tracer. Hasil observasi dalam penelitian digambarkan dalam DFD dan ERD
yang akan menghasilkan tabel-tabel dan tabel relasinya yang nanti dalam
penyediaan aplikasi tracer rawat inap, kemudian peneliti akan merancang
database berdasarkan tabel yang termasuk pada ERD dan user interface dari
system pada proses peminjaman DRM rawat inap dan proses pengembalian
DRM rawat inap di
Aplikasi tracer ini dikembangkan dengan metodologi pengembangan
sistem SDLC, penyediaan aplikasi dengan menggunakan microsoft access
2013. Aplikasi tracer rawat inap ini menghasilkan output berupa laporan
peminjaman DRM rawat inap dan laporan pengembalian DRM
 BAB IV
METODE PENELITIAN

4.1 Jenis penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk membuat aplikasi Tracer elektronik
mulai dari peminjaman Dokumen rekam medis, Pengembalian Dokumen
Rekam Medis, Pencarian Dokumen Rekam Medis, dan Pembuatan laporan
Peminjaman rekam medis dan pengembalian Dokumen rekam medis. Metode
untuk penelitian ini adalah metode penelitian dan pengembangan atau dikenal
dengan istilah Reseach and Development (R&D).
Menurut sugiono (2009), metode penelitian dan pengembangan adalah
metode penelitian yang digunakan untuk menghasilkan produk tertentu, dan
menguji keefektifan produk tersebut.

4.2 Metode pengumpulan data

Cara untuk mendapatkan data yang akan dilakukan oleh peneliti dalam
pembuatan aplikasi Tracer elektronik berbasis Microsoft access 2013,
menggunakan metode pengumpulan data yang meliputi :
1. Obserfasi
Menurut Notoadmojo (2012), observasi (pengamatan) yatu suatu hasil
pembuatan jiwa secara aktif dan penuh perhatian untuk menyadari adanya
rangsangan. Dalam penelitian observasi (pengamatan) adalah prosedur yang
berencana, antara lain meliputi : melihat, mendengar, dan mencatat
sejumlah dan taraf aktifitas terentu atau situasi tertentu yang ada
hubungannya dengan masalah yang di teliti. Yaitu mengamati pelaksanaan
peminjaman dokumen rekam medis dan penggunaan tracer di
PUSKESMAS TEMAYANG
2. Wawancara
Menurut Notoadmojo (2012), wawancara adalah suatu metode yang
digunakan untuk mengumpulkan data, dimana peneliti mendapatkan
keterangan atau informasi secara lisan dari seorang sasaran penelitian
 (reponden), atau bercakap-cakap berhadapan muka dengan orang tersebut.
responden wawacara pada penelitian ini adalah petugas filling diinstalasi
rawat inap, tujuan dari wawancara ini adalah untuk mengetahui alur
peminjaman Dokumen rekam medis, pengembalian Dokumen rekam medis,
dan mengetahui apa saja hambatan yang terjadi selama proses tersebut
diakukan.
3. Kuesioner
Memberikan kuesioner pada petugas filling instalasi rawat inap di
PUSKESMAS Temayang Yang berisi rancangan form aplikasi, tujuannya
agar peneliti dapat menyesuaikan dengan kebutuhan rumah sakit. Dan
peneliti mendapatkan jawaban tertulis atas responden, kemudian menjadi
bahan evaluasi peneliti untuk memperbaiki kekurangan yang diketahui dari
hasil wawancara tersebut

4.3 Definisi operasional

4.3.1 pengertian definisi operasional
Menurut Sugiyono (2014) definisi operasional adalah penentuan
konstrak atau sifat yang akan dipelajari sehingga menjadi variabel yang
dapat diukur. Definisi operasional menjelaskan cara tertentu yang
digunakan untuk meneliti dan mengoperasikan konstrak, sehingga
memungkinkan bagi peneliti yang lain untuk melakukan replikasi
pengukuran dengan cara yang sama atau mengembangkan cara pengukuran
konstrak yang lebih baik.
4.3.2 pengertian tracer manual
“petunjuk keluar tracer adalah suatu alat yang penting
untukmengawasi penggunaan rekam medis. Dalam penggunaanya petunjuk
keluar ini diletakkan sebagai pengganti pada tempat berkas rekam medis
yang diambil (dikeluarkan) dari rak penyimpanan. Kartu pinjam/ petunjuk
keluar tetap berada di rak file tersebut sampai berkas rekam medis yang
diambil (dipinjam) kembali ketempat semula.
 Petunjuk keluar yang paling umum dipakai berbentuk kartu yang dilengkapi
dengan kantong temple tempat penyimpanan surat pinjam. Kartu pinjam/
petunjuk keluar ini biasanya berwarna berbeda dengan berkas rekam medis,
yang bertujuan untuk mempercepat petugas melihat/ mengetahui tempat
penyimpanan kembali berkas rekam medis yang diambil. “Petunjuk keluar
ini terbuat dari bahan (kertas) yang keras dan kuat.” pedoman
penyelenggaraan prosedur rekam medis rumah sakit Revisi II, 2006
4.1.1 Pengertian Tracer Elektronik
Tracer Rekam Medis berbasis elektronik dengan menggunakan
Mikrosoft access 2013 adalah aplikasi pengendalian berkas rekam medis
untuk memudahkan pencarian dan mengetahui dimana posisi berkas rekam
medis yang tidak ada di rak penyimpanan, menginput data peminjam rekam
medis, dan melihat status pengembalian berkas rekam medis, serta membuat
laporan peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis.
Dengan adanya sistem informasi ini proses peminjaman dan pengembalian
dapat dilakukan secara cepat dan tepat. Karena jika menggunakan tracer
yang manual atau brtbahan kertas memiliki banyak kekurangan antara lain
: kertas mudah sobek/ rusak, tracer manual kurang jelas dalam penulisannya
dan dapat mengganggu kinerja petugas dalam memberikan pelayanan
kepada pasien.
4.1.2 Pengertian Microsoft access 2013
Microsoft Access 2013 merupakan salah satu perangkat lunak yang
tergolong Relational Database Management System (RDBMS) yang
banyak digunakan saat ini didalam membuat pengelolaan database secara
elektronik, Perangkat lunak ini sudah termasuk dalam aplikasi paket
Microsoft Office 2013. Microsoft Access 2013 menyediakan banyak
fasilitas yang berkaitan dengan pengelolaan database.
Dengan fasilitas pada Access 2013 yang tersedia, kita dapat melakukan
proses penyortiran, pengaturan data, pembuatan tabel, query, form, report,
pages, macros, dan modules yang sangat berguna dalam mengelola
database.
4.2 Tehnik pengembangan sistem
Tehnik pengembangan sistem penelitian memakai tehnik waterfall model
adalah model yang mengacu tim pengembangan untuk mengumpulkan dan
menentukan apa yang seharusnya dilakukan sebelum sistem dikembangkan.
Model ini cocok untuk sistem yang mengedepankan kualitas dibandingkan
biaya pengembangan atau waktu pengembangan. Karena memberikan
kemudahan serta kejelasan implementasinya. Model ini terstruktur serta cocok
diadaptasi untuk management control.
4.3 Etika penelitian
Penelitian ini berhubungan dengan instansi, maka sebelum mengadakan
penelitian harus melengkapi ijin dari kepala instansi karena dalam penelitian ini
melibatkan manusia sebagai subjek maka tidak boleh bertentangan dengan etis.
Tujuan penelitian juga harus etis dalam arti penelitian harus menjadi
kerahasiaan, responden tidak menyebutkan nama dan alamat tetapi hanya kode
(Nursalam, 2013). Masalah etika yang harus diperhatikan antara lain sebagai
berikut :
1. infromed consent (persetujuan)
Lembar persetujuan peneliti diberikan kepada responden. Persetujuan
diberikan pada subjek yang akan diteliti oleh peneliti, sehingga subjek
mengetahui maksud dan tujuan penelitian serta dampak yang diteliti selama
pengumpulan data. Jika subjek bersedia diteliti maka harus ditandatangani
lembar persetujuan, tetapi jika subjek menolak untuk diteliti maka peneliti
tidak akan memaksa dan tetap menghormati haknya (Hidayat, 2014).
2. anatomy (tanpa nama)
Untuk menjaga kerahasiaan subjek. Peneliti tidak mencantumkan nama
subjek pada lembar pengumpulan data, cukup diberi kode atau nomor
tertentu pada lembar tersebut (Hidayat, 2014).
3. Confidentialy (Rahasia)
Kerahasiaan informasi yang diberikan oleh subjek dijamin oleh peneliti,
hanya kelompok data saja yang akan disajikan atas laporan hasil penelitian
(Hidayat, 2014).
 LAMPIRAN

1.1 Waktu dan tempat penelitian

Jadwal penelitian yang di lakukan peneliti dimulai bulan januari sampai dengan
bulan-.....,,,,????
Adapun rincian kegiatan sebagai berikut :

Tabel 3 : Jadwal penelitian

Tahun
No Kegiatan 2018 – 2019
Nov Des Jan Feb Mar Apr Mei Jun
Penyusunan
1.
proposal
2. Seminar proposal
3. Revisi proposal
Uji validitas dan
4.
realibilitas
5. Pengumpulan data
6. Analisis data
Penyusunan
7.
laporan hasil
Ujian hasil
8.
penelitian
Perbaikan hasil
9.
penelitian
10. Sidang tugas akhir
Perbaikan hasil
11.
sidang tugas akir
Pengumpulan tugas
12.
akir
 Lembar wawancara

“RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN DAN

PENGEMBALIAN BERKAS REKAM MEDIS (Tracer) ELEKTRONIK
MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS 2013 DI PUSKESMAS
TEMAYANG”
Wawancara ini dilakukan pada petugas Rekam Medis yang bertanggung
jawab terhadap pelaksanaan penyimpanan Dokumen Rekam Medis. Tujuan
wawancara ini yaitu : untuk mengetahui alur peminjaman Dokumen Rekam
Medis, alur pengembalian Dokumen Rekam Medis, proses pencarian
Dokumen Rekam Medis, dan masalah yang sering dialami oleh petugas
puskesmas Temayang Sebagai dasar dalam pembuatan aplikasi Tracer
elektronik Rekam Medis berbasis microsoft access 2013 di Puskesmas
Temayang

Pertanyaan :

1. Berapa jumlah pegawai di bagian filling

2. Apakah ada SOP peminjaman dan pengembalian drm
3. Bagai mana alur peminjaman DRM dipuskesmas temayang?
4. Bagaimana alur pencarian DRM di instalasi di puskesmas Temayang?
5. Bagaimana alur pengembalian DRM di puskesmas Temayang?
6. Apakah masalah yang sering terjadi selma proses peminjaman DRM di
puskesmas Temayang?
7. Apakah masalah yang sering terjadi selama proses pencarian DRM di
puskesmas Temayang?
8. Apakah masalah yang sering terjadi selama proses pengembalian DRM di
puskesmas Temayang?
9. Apakah sudah ada tracer? Jika belum mengapa
10. Apakah diperlukan penggunaan tracer? Jika iya, Kegunaanya apa?
11. Apakah sudah ada rencana untuk pembuatan tracer?
12. Apa saja isi dari tracer itu?
  Saat pasien datang dipuskesmas dan membawa kartu berobat dari
puskesmas petugas mencari rekam medis pasien berdasarkan desa atau
alamat pasien, nama kk pasien pada buku register pasien. petugas
mengidentifikasi alamat, nama kk dan nama pasien yang akan berobat
(jika pasien belum memiliki KIB)
 Jika pasien sudah memiliki KIB petugas mencari berkas rm berdasarkan
no rm pasien

 Setelah pasien selesai berobat dan petugas poli mengentri data pada
tempat poli kemudian DRM di kembalikan oleh petugas poli ke loket
pendaftaran kemudian petugas pendaftaran mengembalikan berkas
DRM sesuai nama desa dan no rm di tempat filling
 Berkas dobel, miss file berkas, terlambat kembalinya berkas dari poli
 Pasien tidak membawa KIB
 Berkas rekam medis rj tidak kembali sesuai dengan tgl nya

1. Berapa jumlah petugas rekam medis di pkm temayang

2. Bagaimana sop peminjamna dan pengembalian berkas rekammedis
3. Bagai mana teknologi elektronik di puskesmas temayang
Nomor ganda rekam medis Puskesmas Temayang
 Saran buat puskesmas Temayang
1. SOP peminjaman dan pengembalian Berkas rekam medis
2. Harus ada tracer rekam medis
3. Pengalih mediaan sistem pencatatan data pasien dari manual ke elektronik