1

KARYA TULIS ILMIAH

LITERATURE REVIEW

TINJAUAN LAMA WAKTU PENYEDIAAN REKAM MEDIS

RAWAT JALAN PASIEN POLIKLINIK

NUR ALINA
NIM : 18.03.121

YAYASAN PERAWAT SULAWESI SELATAN

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN PANAKKUKANG MAKASSAR

PROGRAM STUDI D-3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

MAKASSAR 2021
 2

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah Rabbil Alamin penulis panjatkan kehadiran ALLAH SWT,

atas segala limpahan dan rahmat yang diberikan kepada penulis sehingga KTI

(Karya Tulis Ilmiah) ini dapat rampung tepat pada waktunya yang direncanakan

walaupun masih dalam bentuk yang sederhana. KTI ini disusun untuk memenuhi

salah satu dari seluruh rangkaian persyaratan akademik untuk memperoleh gelar

Amd RMIK di STIKES Panakukang Makassar.

Penulis sadar bahwa dengan keterbatasan kemampuan yang dimiliki, apa

yang tertuang dalam KTI ini, baik isi maupun teknik penuis masih memiliki

kekurangan .untuk itu masukan- masukan yang bersifat membangun masih sangat

diharapkan.

Selesainya penyusunan KTI ini, tak lepas dari adanya campur tangan dari

berbagi pihak yang telah memberikan bantuaan, bimbingan dan arahan serta

dukungan penuh untuk itu, Terimah kasih kepada kedua orang tua saya, kepada

ayahanda tercinta saya armin muliyadi, dan ibunda tersayang saya hamida dan

seluruh Keluarga atas doa yang senatiasa mengiring langkah penulis, atas

pengorbanan yang tulus, dan kasih sayang yang tidak ada hentinya. pada

kesempatan ini ucapan terima kasih dan penghargaan , khususnya penulis berikan

kepada:

1. H. Sumardin Makka, SKM., M.Kes, selaku ketua yayasan perawat Sulawesi

Selatan.

2. Dr. Ns. Makkasau Plasay, M.Kes., M.EDM, Ketua STIKES Panakukang

Makassar.
 3

3. Syamsuddin, A.Md., PK., SKM., M.Kes, selaku Ketua Program Studi D3

Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan

Panakkukang Makassar.

4. Syamsuddin, A.Md., PK., SKM., M.Kes, selaku Pembimbing I yang telah

memberikan bimbingan dan saran dalam penyusunan karya tulis ilmiah ini serta

mendampingi, menuntun dan meluangkan ilmu dan waktunya untuk saya dan

juga bersedia mendengar keluh kesah saya.

5. Hj. Andi Pinrakati, SKM. M.Kes, selaku Pembimbing II yang telah memberikan

bimbingan dan saran dalam penyusunan karya tulis ilmiah ini serta

mendampingi, menuntun dan meluangkan ilmu dan waktunya untuk saya dan

juga bersedia mendengar keluh kesah saya.

6. Ruslan Agusalim, S.kom., M. Kom selaku Penguji yang telah memberikan

bimbingan dan saran dalam penyusunan karya tulis ilmiah dan meluangkan ilmu

dan waktunya untuk saya.

7. Seluruh dosen dan staf STIKES Panakukang yang memberi bimbingan dan ilmu

pengetahuan selama penulis mengikuti pendidikan.

8. Kepada seluruh rekan–rekan, baik yang berlangsung maupun tidak langsung

terlibat dalam penulisan ini.

Semoga Allah Subhanahu Wataallah melimpahkan Rahmat dan pahala yang

berlipat ganda kepada mereka yang telah memberikan pertolongan, perhatian, dan

simpatinya kepada penulis dan harapan penulis semoga apa yang bisa penulis

sajikan dalam tulisan ini dapat memberikan manfaat, baik bagi penulis sendiri

maupun kepada mereka yang berminat melakukan penelitian yang serupa.

 4

Penulis menyadari adanya kekurangan maupun kesalahan dalam KTI ini

oleh karena itu, kritik dan saran sangat penulis harapkan dari semua pihak. Harapan

penulis semoga KTI ini dapat bermanfaat bagi para pembaca serta masyarakat pada

umumnya, semoga KTI ini dapat bermanfaat bagi perkembangan ilmu pengetahuan

khusunya ilmu perawatan.

Makassar, 16 Juli 2021

NUR ALINA
 5

KARYA TULIS ILMIAH

LITERATURE REVIEW

TINJAUAN LAMA WAKTU PENYEDIAAN REKAM MEDIS

RAWAT JALAN PASIEN POLIKLINIK

Di ajukan sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Program

Studi Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Disusun dan diajukan oleh

NUR ALINA
NIM 1803121

YAYASAN PERAWAT SULAWESI SELATAN

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN PANAKKUKANG MAKASSAR
PROGRAM STUDI D-3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
MAKASSAR 2021
 6

KARYA TULIS ILMIAH

LITERATURE REVIEW

TINJAUAN LAMA WAKTU PENYEDIAAN REKAM MEDIS

RAWAT JALAN PASIEN POLIKLINIK

Disusun dan diajukan oleh

NUR ALINA
NIM : 1803121

telah dipertahankan di depan Tim Penguji pada tanggal (tanggal, bulan,

tahun) dan dinyatakan telah memenuhi syarat

Menyetujui
Tim Pembimbing

Pembimbing I Pembimbing II

Syamsuddin, A.Md.PK. SKM. M.Kes Hj. Andi Pinrakati, SKM. M.Kes

Ketua STIKES Panakukang Ketua Program Study D-3 Rekam

Makassar Medis dan Informasi Kesehatan

Dr. Ns. Makkasau, M.Kes. M.EDN Syamsuddin, A.Md.PK. SKM. M.Kes

 7

KARYA TULIS ILMIAH

LITERATURE REVIEW

TINJAUAN LAMA WAKTU PENYEDIAAN REKAM MEDIS

RAWAT JALAN PASIEN POLIKLINIK

Disusun dan diajukan oleh

NUR ALINA
NIM 1803121

Menyetujui
Tim Pembimbing

Pembimbing I Pembimbing II

Syamsuddin, A.Md.PK. SKM. M.Kes Hj. Andi Pinrakati, SKM. M.Kes

Mengetahui,
Ketua Program Studi D-3 Rekam
Medis dan Informasi Kesehatan

Syamsuddin, A.Md.PK. SKM. M.Kes

 8

PENGESAHAN TIM PENGUJI

Karya Tulis Ilmiah ini telah dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif Program Studi D-3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

STIKES Panakkukang Makassar, pada tanggal (21 September 2021).

Makassar, 21 September 2021

Tim Penguji:

Penguji I : Syamsuddin, A.Md. PK. SKM.

M.Kes

Penguji II : Hj. Andi pinrakati, SKM. M.Kes

Penguji III : Ruslan Agussalim, S.Kom., M.Kom

 9

SURAT PERNYATAAN KARYA TULIS ILMIAH

Yang bertanda tangan dibawah ini saya

:Nama : Nur Alina

N I M : 1803121

menyatakan dengan sebenarnya bahwa Judul Karya Tulis Ilmiah Ini sebagai

berikut :

“Tinjauan Lama Waktu Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan Pasien

Poliklinik”

Merupakan Karya Tulis Ilmiah yang kami buat sendiri dan bukan merupakan

bagian dari Karya Tulis orang lain. Bila mana pernyataan ini tidak benar, kami

sanggup menerima sanksi akademik yang ditetapkan oleh STIKES Panakukang

Makassar.

Mengetahui Makassar, 13 September 2021

Ketua Prodi D3 RMIK Yang membuat pernyataan

Syamsuddin, A.Md.PK. SKM. M.Kes NUR ALINA

NIK. 093.152.01.04.026 NIM. 17.03.032

 10

ABSTRACT

NUR ALINA: LITERATURE REVIEW A REVIEW OF THE LENGHT OF TIME FOR

PROVIDING OUTPATIENT MEDICAL RECORD FOR POLYCLINIC PATIENTS.
Advisor : Syamsuddin, , Hj Andi Pinrakati, (xii+ 52 pages + 5 tables )
Background: fast and presice service is the desire of all consumenr, both service providers and
service recipients. The speed of providing medical records to the
polyclinic is also an indicator in measuring satisfaction. The sooner the medical
record reaches the polycnic, the faster the service that can be provided to
patients.
Objectives: This study aims to analyze and explain the factors that cause the length of time in
providing outpatient medical records for polyclinic patients.
Methodology: It can be seen that from research on the provision of medical record documents,
namely misplacement in the storage rack, lack of human resources, an unordered alignment
system and the absence of a tracer and medical record document borrowing books.
Research results: It can be seen that from the results of the research the provision
of medical record documents is a misplacement in the storage rack, lack of human
resources, an unordered alignment system and the absence of tracers as well as
medical record document borrowing books.
Conclusion: Based on a literature review of 5 journals when providing outpatient medical records
for polycyclic patients, the factors causing delays that have been found are grouped and analyzed
narratively, the factors found are then categorized based on 6M elements, including man,
machine, method, material, money , motivation.

Keywords: Time of Provision of Medical Records.

 11

ABSTRAK

NUR ALINA : LITERATURE REVIEW TINJAUAN LAMA WAKTU PENYEDIAAN

REKAM MEDIS RAWAT JALAN PASIEN POLIKLINIK.
Pembimbing : Syamsuddin, , Hj Andi Pinrakati, ( xii + 52 halaman + 5 tabel )
Latar Belakang : Pelayanan yang cepat dan tepat merupakan keinginan semua konsumen baik yang
pemberi pelayanan maupun penerima pelayanan. Kecepatan penyediaan rekam medis ke poliklinik
juga menjadi indikator dalam mengukur kepuasan. Semakin cepat rekam medis sampai ke poliklinik
maka semakin cepat pelayanan yang dapat di berikan kepada pasien.
Tujuan : Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis dan menjelaskan faktor-faktor penyebab lama
watu penyediaan rekam medis rawat jalan pasien poliklinik.
Metodologi : Pencarian artikel ini ilmih ini dilakukan melalui google scholar dan J-REMI dengan
kata kunci waktu penyediaan rekam medis.
Hasil Penelitian: Dapat diketahui bahwa dari penelitian penyediaan dokumen rekam medis yaitu
kesalahan letak dalam rak penyempinan, SDM kurang, sistem penjajaran yang tidak berurutan dan
tidak adanya tracer serta buku peminjaman dokumen rekam medis.
Kesimpulan : Berdasarkan tinjauan literature review terhadap 5 jurnal waktu penyediaan rekam
medis rawat jalan pasien poliklik yang menjadi faktor penyebab keterlambatan yang telah ditemukan
dikelompokkan dianalisis secara narasi , faktor yang ditemukan kemudian dikategorikan
berdasarkan unsur 6M antara lain yaitu man, machine, methode, material, money, motivation.

Kata Kunci : Waktu Penyediaan Rekam medis.

 12

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Sintesis Hasil Literature Riview...........................................................20

 13

DAFTAR ISI

JUDUL.....................................................................................................................i

PENGAJUAN JUDUL...........................................................................................ii

PENGESAHAN KARYA TULIS ILMIAH........................................................iii

PENGESAHAN TIM PEMBIMBING................................................................iv

PENGESAHAN TIM PENGUJI...........................................................................v

PERNYATAAN KARYA TULIS ILMIAH........................................................vi

ABSTRAK............................................................................................................vii

ABSTRACT..........................................................................................................viii

KATA PENGANTAR.........................................................................................xiv

DAFTAR ISI.......................................................................................................xvii

DAFTAR TABEL.................................................................................................xx

DAFTAR GAMBAR...........................................................................................xxi

DAFTAR LAMPIRAN......................................................................................xxii

DAFTAR SINGKATAN...................................................................................xxiii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang....................................................................................1

B. Rumusan Masalah...............................................................................4

C. Tujuan Penelitian................................................................................5

D. Manfaat Penelitian..............................................................................5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Rekam Medis......................................................................................7
 14

1. Pengertian Rekam Medis...............................................................7

2. Tujuan Rekam Medis.....................................................................7

3. Kegunaan Rekam Medis................................................................9

B. Pelayanan Rawat Jalan......................................................................11

1. Pengertian Rawat Jalan................................................................11

2. Fungsi TPPRJ...............................................................................12

3. Prosedur Pelayanan Pendaftaran Rawat Jalan..............................12

4. Standar Pelayanan Minimal TPPRJ.............................................14

C. Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)............................14

D. Penyebab Lambatnya Penyediaan Dokumen Rekam Medis.............15

BAB III METODE PENELITIAN

A. Desain Penelitian..............................................................................18

B. Pencairan Literatur............................................................................18

C. Strategi Pencarian.............................................................................18

D. Kriteria Inklusi dan Ekslusi..............................................................19

E. Sintesis Hasil Literature Riview........................................................20

F. Ekstraksi Data dan Sintesis...............................................................20

G. Hasil Pencarian Literatur..................................................................21

H. Daftar Artikel yang Memenuhi Kriteria...........................................21

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Hasil..................................................................................................23

B. Pembahasan.......................................................................................29

BAB V PENUTUP
 15

A. Kesimpulan..........................................................................................37

B. Saran....................................................................................................38

DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................39

LAMPIRAN

RIWAYAT HIDUP
 16

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : Tabel Ekstasi Data

 17

DAFTAR SINGKATAN

TPPRJ : Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan

DRM : Dokumen Rekam Medis

URJ : Unit Rawat Jalan

RM : Rekam Medis

RMRJ : Rekam Medis Rawat Jalan

KIB : Kartu Identitas Berobat

KIUP : Kartu Identitas Utama Pasien

SPM : Standar Pelayanan Minimal

SPMRS : Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit

IFHRO : Internasional Federation of Health Records Organizations

SNF : Skilled Nursing facility

PERMENKES : Peraturan Menteri Kesehatan

JRMIK : Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

SDM : Sumber Daya Manusia

SOP : Standar Operasional Prosedur

SPO : Standar Prosedur Operasi

RSU : Rumah Sakit Umum

RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah

SIMRS : Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit

IGD : Instalasi Gawat Darurat

STIKES : Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan

 18

KTI : Karya Tulis Ilmiah

S.KM : Sarjana Kesehatan Masyarakat

M.Kes : Master Kesehatan

A.Md.RMIK : Ahli Madya Rekam Medis dan Inromasi Kesehatan

 19

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Data Fromwork PICO................................................................................4

Tabel 2 Trategi Pencarian Literature Riview........................................................19

Tabel 3 Kriteria Inklusi dan Eksklusi.....................................................................19

Table 4 Ekstraksi Data...........................................................................................22

Table 5 Karakteristik Data Literature Riview.......................................................24

 20

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Rumah sakit menurut institusi pelayanan kesehatan yang

menyelenggara pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang

menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan rawat darurat (UU

No.44 Tahun 2009), selain itu, rumah sakit mempunyai fungsi dan tujuan

sarana pelayanan yang menyelenggarakan kegiatan pelayanan rawat jalan,

pelayanan rawat inap, pelayanan rawat darurat, pelayanan rujukan yang

mencangkup pelayanan rekam medis dan penunjang medis serta

dimanfaatkan untuk pendidikan dan pelatihan bagi para tenaga kesehatan.

Berdasarkan UU No.44 Tahun 2009 pasal 29 ayat (2) juga menyatakan

bahwa setiap rumah sakit mempunyai kewajiban menyelenggarakan rekam

medis. Penyelenggaraan rekam medis merupakan proses kegiatan yang

dimulai pada saat diterimanya pasien dirumah sakit,kemudiaan di teruskan

dengan kegiatan pencatatan medis pasien selama pasien itu mendapatkan

pelayanan di rumah sakit.

Rekam medis menurut Kemenkes No.269/menkes/per/III/2008

merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang pasien,

pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan

pada pasien. Selain itu, Rekam medis adalah Sapa, apa, dimana dan

bagaimana perawatan pasien selama di rumah sakit, untuk melengkapi

rekam medis harus memilih data yang cukup tertulis dalam rangkaian

kegiatan guna
 21

menghasilakan suatu diagnosis, jaminan, pengobatan, dan hasil akhir.

(Permenkes 269/permkes/per/III/2008). Rekam medis akan terlaksana

dengan baik salah satunya pengolahan data dan pencatatan melakukan

tugasnya dengan baik salah satunya pengolahan data dibagian filling (

penyimpanan ). (Nadiya Pratiwi, 2020).

Sistem penyimpanan berkas rekam medis sangat penting bagi sebuah

rumah sakit sebelum menentukan suatu sistem yang akan di pakai perlu

terlebih dahulu mengetahui bentuk penyusunan penyimpanan yang ada

dalam pengolahan rekam medis, dan hal cara penyimpanan, tenaga rekam

medis, lokasi, penyimpan, media penyimpanan, hingga peralatan dan

perlengkapan yang dibutuhkan. Disetiap sarana pelayanan Rekam medis

pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan poliklinik

maupun catatan-catatan selama pasien dirawat.

Pelayanan rawat jalan merupakan sebuah unit fungisional di rumah

sakit yang menerima pasien untuk berobat jalan dan pasien yang akan

dirawat. Pelayanan rawat jalan juga menjadi akses pertama pasien di rumah

sakit, salah satu indikator pelayanan rekam medis (Supriadi & Damayanti,

2019). Waktu yang digunakan untuk menyediakan dokumen rekam medis

rawat jalan yang diatur dalam keputusan Menteri Kesehatan Republik

Indonesia Nomor 129/Menkes/SK/II/2008 Tentang Standar Pelayanan

Minimal Rumah Sakit. Standar waktu yang digunakan untuk menyediakan

dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan adalah ≤ 10 menit.

Penghitungan waktu tersebut dimulai dari pasien yang datang mendaftar di

 22

tempat pendaftaran hingga rekam medis di sediakan atau ditemukan oleh

petugas (Kristina et al., 2015). Namun didalam pelaksanaannya, waktu yang

melebihi waktu yang digunakan untuk menyediakan dokumen rekam medis

rawat jalan banyak yang melebihi waktu yang telah ditentukan, yaitu lebih

dari 10 menit.

Keterlambatan waktu dalam penyediaan dokumen rekam medis

rawat jalan dapat mempengaruhi pelayanan medis kepada pasien (Menurut

Hakam (2018). Penyediaan dokumen rekam medis yang lama membuat

waktu yang dibutuhkan untuk pelayanan medis pasien juga semakin lama.

Dokumen rekam medis yang lama disediakan dapat mempengaruhi lama

waktu tunggu pasien di poliklinik pada pelayanan Rawat jalan. Waktu

tunggu adalah salah satu indikator mutu pelayanan kesehatan Lama waktu

tunggu dapat menyebabkan pasien tidak kembali kerumah sakit tersebut

untuk mendapatkan pelayanan kesehatan (Raja & Haksama, 2014).

Sering kali perawatan pasien tertunda karena waktu tunggu yang

lama dan pasien lebih banyak menghabiskan waktu menunggu dari pada

berkonsultasi dengan penyedia layanan kesehatan. Sebuah penelitian pada

pasien rawat jalan di rumah sakit tersier Cina menunjukkan bahwa waktu

tunggu rata-rata untuk pendaftaran adalah 98 menit dan beberapa pasien

menunggu sebanyak 13,5 jam untuk memastikan pendaftaran dengan dokter

tertentu. Sedangkan, sebuah penelitian di rumah sakit tersier Amerika

Serikat menunjukkan bahwa sebesar 61% pasien menunggu 90 hingga 180

menit di pelayanan rawat jalan, sementara sebesar 36,1% menghabiskan

waktu kurang
 23

dari 5 menit untuk konsultasi dengan dokter. ( Xie & Or, 2017 ).

Berdasarkan latar belakang tersebut, maka dirumuskan tujuan dari penelitian

artikel literature riview ini adalah “Tinjauan lama waktu penyediaan rekam

medis rawat jalan pasien poliklinik”.

B. Rumusan Masalah

Tabel 1

Daftar Fromwork PICO

KRITERIA URAIAN

P Lama Waktu Penyediaan Rekam Medis

Tinjauan lama waktu penyedian rekam

O
medis rawat jalan.

Dari daftar fromwork PICO di atas, dirumuskan masalahnya sebagai

berikut:

1. Berapa lama waktu penyedian dokumen rekam medis rawat jalan

pasien yang sesuai dan tidak sesuai Standar Pelayanan Minimal

dirumah sakit

2. Apakah faktor-faktor penyebab penghambat penyedian dokumen

rekam medis rawat jalan ?

 24

C. Tujuan
Penelitian

Adapun tujuan yang hendak dicapai dalam penelitian ini antara lain :

1. Tujuan Umum

Mendeskripsikan faktor penyebab lamanya durasi penyediaan berkas

rekam medis rawat jalan.

2. Tujuan Khusus

a. Mendeskripsikan rata-rata lama penyediaan berkas rekam

medis terkait dengan standar pelayanan minimal.

b. Mendeskripsikan faktor yang mempengaruhi lama

penyediaan berkas rekam medis rawat jalan.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini antara lain :

1. Manfaat Bagi Mahasiswa

Sebagai bahan pertimbangan dan pedoman bagi praktis PMIK

untuk memperbaiki waktu penyediaan dokumen rekam medis faktor

penghambat penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan.

2. Manfaat bagi Rumah Sakit

Dapat digunakan sebagai bahan atau informasi dan penilaian

(evaluasi) pada mutu penyimpanan terkait dengan ketersediannya berkas

rekam medis dan peningkatan kinerja petugas penyimpanan Rumah Sakit

Umum Daera Panembahan Sennopati.

 25

3. Manfaat Institusi Pendidikan

Sebagai bahan pertimbangan dan panduan untuk mahasiswa

dimasa yang akan datang dan menambahkan kerja sama dengan rumah

sakit pemerintah maupun swasta.

 26

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

Rekam Medis

1. Pengertian Rekam medis

Rekam medis merupakan sebuah berkas yang berisi sejumlah

informasi pasien terkait pemeriksaan, tindakan, pengobatan dan

pelayanan kesehatan Republik Indonesia . Rekam medis bertujuan untuk

menunjang ketertiban administrasi dalam upaya untuk meningkatkan

pelayanan kesehatan di rumah sakit. Menurut Gemala R. Hatta rekam

medis adalah berkas yang berisiskan catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan

kesehatan.

Menurut Lily Widjaja, rekam medis adalah kumpulan berkas atau

kesan dari sesuatu yang diucapkan atau dituliskan mengenai keadaan

pasien dari masa ke masa. Sifatnya rahasia, informasi yang terkandung di

dalamnya hanya dapat diberikan atau dikeluarkan sesuai dengan

peraturan perundang-undangan kerahasiaan yang berlaku dalam profesi

kedokteran atau berdasarkan ketentuan negara.

2. Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medis yaitu untuk menunjang tercapainya tertib

administrasi dalam rangka upaya peningkatan derajat kesehatan di rumah

sakit. Tanpa dukungan suatu sistem pengolahan rekam medis baik dan

benar
 27

tertib administrasi di rumah sakit tidak akan berhasil sebagaimana yang

diharapkan.

Rekam medis dibuat untuk mendapatkan catatan dan dokumen yang

akurat dari pasien, mengenai kehidupan dan riwayat kesehatan, riwayat

penyakit dimasa lalu dan sekarang, juga pengobatan yang diberikan sebagai

upaya meningkatkan pelayanan kesehatan. Menurut Hatta (2008) tujuan

rekam medis terbagi menjadi dua kelompok besar yaitu tujuan primer

sekunder :

a. Tujuan Primer

Tujuan primer ditunjukan kepada hal yang paling berhubungan

langsung dengan pelayanan pasien. Tujuan primer terbagi dalam

beberapa kepentingan yaitu:

1) Untuk kepentingan pasien, rekam medis merupakan alat bukti

utama yang mampu membenarkan adanya pasien dengan

identitas yang jelas dan telah mendapatkan berbagai pemeriksaan

dan pengobatan di sarana pelayanan kesehatan dengan segala

hasil serta konsekuensi biasanya.

2) Untuk kepentingan pelayanan pasien, rekam medis

mendokumentasi pelayanan yang diberikan oleh tenaga

kesehatan, penunjang medis dan tenaga lain yang bekerja

dalam berbagai fasilitas pelayanan kesehatan.

3) Untuk kepentingan manejemen pelayanan, rekam medis yang

lengkap memuat segala aktivitas yang terjadi dalam

manejemen
 28

pelayanan sehingga digunakan dalam menganalisa berbagai

penyakit, meyusun pedoman praktik, serta untuk mengevaluasi

mutu pelayanan yang diberikan.

4) Untuk kepentingan menunjang pelayanan,rekam medis yang

rinci akan mampu menjelaskan aktivitas yang berkaitan dengan

penanganan sumber-sumber.

b. Tujuan Sekunder

Tujuan sekunder rekam medis ditujukan kepada hal yang

berkaitan dengan lingkungan seputar pelayanan pasien namun tidak

berhubungan langsung secara spesifik, yaitu seperti kepentingan edukasi,

riset, peraturan dan pembuatan kebijakan.

3. Kegunaan Rekam Medis

Menurut (Depkes, 2006) kegunaan rekam medis dapat dilihat dari

beberapa aspek, ada tujuh aspek dalam kegunaan rekam medis antara lain:

a. Aspek Administrasi

Suatu berkas rekam medis memiliki nilai administrasi, karena

isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung

jawab tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan

kesehatan.

b. Aspek Medis

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis, karena

catatan tersebut digunakan sebagai dasar untuk merencanakan

pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada pasien.

 29

c. Aspek Hukum

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena

isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar

keadilan dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan

bahan tanda bukti untuk menegakkan hukum.

d. Aspek Keuangan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai keuangan, karena

isinya mengandung data/informasi yang dapat digunakan sebagai aspek

keuangan.

e. Aspek Penelitian

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena

informasi yang dikandungnya dapat digunakan sebagai bahan penelitian

dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.

f. Aspek Pendidikan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena

isinya menyangkut data atau informasi tentang perkembangan

kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada

pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau

referensi pengajaran dibidang profesi para pemakai.

g. Aspek Dokumentasi

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena

isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan

dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban laporan rumah sakit.

 30

4. Fungsi Rekam Medis.

Menurut Hatta (2008) fungsi rekam medis adalah untuk

menyimpan data dan informasi pelayanan pasien. Agar fungsi tersebut

dapat tercapai, bermacam-macam metode dikembangkan secara efektif

seperti dengan melaksanakan ataupun mengembangkan sejumlah sistem

kebijakan, dan proses pengumpulan termasuk dengan penyimpanan yang

mudah diakses disertai dengan keamanan yang baik.

Pelayanan Rawat Jalan.

5. Pengertian Rawat Jalan

Rawat jalan adalah pasien yang menerima pelayanan kesehatan di

rumah sakit tanpa dirawat di rumah sakit, atau terdaftar sebagai pasien

rawat inap. Pelayanan rawat jalan adalah pelayanan pasien untuk

observasi,diagnosis, pengobatan, rehhabilitasi medik, dan pelayanan

kesehatan lainnya tanpa menginap di Rumah Sakit (Menteri Kesehatan RI

Nomor 1165/MENKES/SK/2007).

6. Fungsi TPPRJ

Sebagai tempat penacatan identitas pasien ke formulir rekam medis

rawat jalan, data dasar pasien, KIB,KIUP, dan buku register pendaftaran

pasien rawat jalan, pemberian dan pencatatan nomor rekam medis sesuai

dengan kebijakan penomoran yang ditetapkan.

7. Prosedur Pelayanan Pendaftaran Rawat Jalan

Pendaftaran merupakan dari suatu prosedur pelayanan rumah sakit

guna mendapatkan identitas seorang pasien yang datang kerumah sakit.

 31

Pendaftaran memiliki fungsi yang sangat penting dalam rumah sakit yaitu

sebagai pemberian jasa pelayanan pertama yang menentukan baik

buruknya pelayanan yang diberikan dirumah sakit. Untuk menentukan

pelayanan selanjutnya yang akan diberikan.

Menurut dirjen Yanmed (2006:22) pendaftaran adalah tatacara

penerimaan pasien yang akan berobat ke poliklinik maupun di rawat yang

merupakan dari suatu sistem prosedur pelayanan rumah sakit. Dapat

dikatakan bahwa disinilah pelayanan pertama kali di terima oleh seorang

pasien saat tiba dirumah sakit. Maka dalam tatacara penerimaan inilah

seorang pasien mendapatkan kesan baik ataupun buruk dari suatu

pelayanan rumah sakit. Tata cara penerimaan pasien dapat dinilai dengan

baik dengan sikap ramah, sopan, tertib, dan penuh tanggung jawab . Dalam

penerimaan pasien akan menghadapi berbagai jenis, dimana jenis pasien

yang datang kerumah sakit dapat di bedakan kedalam dua jenis antara lain:

a. Pasien Baru

1) Menyambut dan mewawancarai pasien/keluarga secara

lengkap untuk dicatat pada formulir rekam medis rawat jalan,

KIB

,KIUP serta registrasi pembayaran pasien rawat jalan.

2) Menyerahkan KIB kepada pasien dengan pesan untuk di

bawa kembali bila datang berobat berikutnya.

3) Menyimpan KIUP sesuai urutan abjad.

4) Menanyakan keluhan utamanya guna memudahkan

dalam mengarahkan pasien ke poliklinik yang sesuai.

 32

5) Menanyakan apakah membawa surat rujukan. Bila membawa:

a) Tempelkan pada formulir rawat jalan.

b) Baca isinya dan tunjukkan kepada dokter siapa atau

diagnosisnya apa guna mengarahkan pasien menuju

ke poliklinik yang sesuai.

6) Mempersilahkan pasien membayar diloket pembayaran.

7) Mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu

poloklinik yang sesuai.

8) Mengirimkan DRM ke poliklinik yang sesuai dengan

buku ekspedisi.

b. Pasien Lama

1) Menyambut dan menanyakan terlebih dahulu apakah

pasien membawa KIB atau tidak.

2) Bila membawa KIB, maka catatlah nama dan nomor rekam

medisnya pada tracer untuk dimintakan DRM lama ke

filing.

3) Bila tidak membawa KIB maka tanyakanlah nama

dan alamatnya untuk di cari di KIUP.

4) Mencatat nama dan nomer rekam medis yang ditemukan di

KIUP pada tracer untuk dimintakan DRM lama pada

filling.

5) Mempersilahkan pasien membayar diloket pembayaran.

6) Pelayanan asuransi kesehatan disesuaikan dengan aturan dan

prosedur asuransi penanganan biaya pelayanan kesehatan

(Budi, 2011).
 33

4. Standar Pelayanan Minimal TPPRJ

a. Waktu standar penyediaan dokumen rekam medis pelayanan

rawat jalan adalah ≤ 10 menit (Kepmenkes RI No. 129, 2008).

b. Waktu tunggu pada rawat jalan adalah ≤ 60 menit (Kepmenkes

RI No. 129, 2008).

Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit

Pengertian Standar Pelayanan Minimal (SPM) adalah ketentuan tentang

jenis dan mutu pelayanan dasar yang merupakan urusan wajib daerah yang

berhak di peroleh setiap warga secara minimal juga merupakan spesifikasi

tekhnis tentang tolak ukur pelayanan minimum yang di berikan oleh rumah

sakit. Standar pelayanan minimal rumah sakit hakekatnya merupakan jenis-jenis

pelayanan rumah sakit yang wajib di laksanakan oleh pemerintah dan

pemerintah daerah dengan standar kinerja yang di tetapkan. Standar pelayanan

minimal dapat di jadikan acuan bagi pengelola rumah sakit dan unsur terkait

dalam pelayanan di rumah sakit dan unsur terkait dalam pelayanan di Rumah

Sakit terhadap masyarakat (KEPMENKES No. 129 Tahun 2008 tentang Standar

Pelayanan Minimal Rumah Sakit).

Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No 65 tahun 2005

standar pelayanan minimal adalah tolak ukur untuk prestasi kuatitatif dan

kualitatif yang di gunakan untuk menggambarkan besaran sasaran yang hendak

di penuhi dalam dalam pencapaian suatu SPM tertentu, berupa masukan, proses

hasil dan atau manfaat pelayanan.

 34

Standar menurut kamus besar Bahasa Indonesia yaitu ukuran tertentu

yang dipakai sebagai patokan dan menurut Katz & Green (1997) standar adalah

pernyataan tertulis tentang harapan spesifik, dari data di atas dapat di artikan

bahwa standar adalah kesepakatan yang telah di dokumentasikan yang di

dalamnya terdiri dari spesifikasi teknis atau kriteria yang akurat yang di

gunakan sebagai peraturan, petunjuk, atau definisi tertentu untuk menjamin

suatu barang, produk, proses, atau jasa sesuai dengan yang telah di nyatakan.

Penyebab Lambatnya Penyediaan Dokumen Rekam Medis

Lama waktu tunggu pada tempat pendaftaran pasien rawat jalan

(TP2RJ) berdasarkan standar pelayanan minimal rumah sakit. Waktu tunggu

merupakan waktu yang diperlukan mulai pasien mendaftar di tempat

pendaftaran pasien rawat jalan (TP2RJ) sampai tersedianya berkas rekam medis

pasien di poliklinik. Berdasarkan Kepmenkes RI No. 129/Menkes/SK/II/2008

tentang Standar Pelayanan Minimal (SPM) Rumah Sakit waktu untuk

penyediaan berkas rekam medis rawat jalan yaitu ≤10 menit.

Penentuan faktor penyebab lama waktu tunggu pada tempat pendaftaran

pasien rawat jalan di rumah sakit dapat diuraikan berdasarkan teori (Faida &

Muhadi, 2018) yaitu 3 unsur manajemen di unit rekam medis diantaranya yaitu

sebagai berikut:

1. Man (Manusia, Orang-orang, Tenaga Kerja)

Dalam kegiatan manajemen faktor manusia adalah yang paling

menentukan, tanpa tenaga kerja tentunya tidak aka nada proses kerja. Pada

fasilitas pelayanan kesehatan utamanya di unit kerja rekam medis, tenaga

 35

kerjanya adalah tentunya petugas rekam medis yang berkompeten di bidang

rekam medis yang diperoleh melalui latarbelakang Pendidikan rekam medis

dan telah tersertifikasi dan atau yang mempunyai pengalaman kerja di

bidang rekam medis.

2. Method (cara yang digunakan dalam usaha mencapai tujuan)

Cara untuk melaksanakan pekerjaan dalam mencapai suatu tujuan

yang telah ditetapkan sebelumnya sangat menentukan hasil kerja seseorang.

Tetapi walaupun metode kerja yang telah dirumuskan atau ditetapkan itu

baik, kalau orang yang diserahi tugas pelaksanaanya kurang mengerti atau

tidak berpengalaman maka nantinya juga akan tetap kurang baik. Contoh

metode yang digunakan dalam memberikan pelayanan kesehatan di unit

rekam medis adalah petugas rekam medis berpedoman pada petunjuk

Teknik dan standar prosedur operasional.

3. Materials (bahan atau perlengkapan yang diperlukan mencapai tujuan)

Manusia tanpa material atau bahan-bahan tidak akan dapat mencapai

tujuan yang dikehendakinya, sehingga unsur material dalam manajemen

tidak dapat diabaikan. Contoh material dalam unit rekam medis adalah alat

tulis kantor, rak penyimpanan, meja, kursi, kertas, formulir dan map rekam

medis.
 36

BAB III

METODE PENELITIAN

Desain Penelitian

Penelitian dilakukan dengan metode literature riview yang

membahas faktor-faktor yang menjadi penyebab keterlambatan penyediaan

dokumen rekam medis rawat jalan pasien poliklinik.

Pencarian Literatur

Pengumpulan artikel ilmiah pada literature riview ini dilakukan

dengan pencarian melalui Google Scholar dan JRMIK (Jurnal Rekam

Medik dan Informasi Kesehatan) dengan kata kunci lama penyediaan

dokumen rekam medis rawat jalan rumah sakit. Faktor-faktor penyebab

keterlambatan penyediaan rekam medis rawat jalan rumah sakit, dan

tinjaun penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan rumah sakit.

Berdasarkan hasil pencarian terdapat 5 Artikel yang telah didapatkan

Artikel ilmiah yang digunkan merupakan artikel yang diterbitkan pada

tahun 2016–2021 serta tersedia dalam bentuk full text, artikel ilmiah yang

digunakan merupakan artikel yang memiliki ruang lingkup penelitian pada

rekam medis rawat jalan dirumah sakit. Faktor- faktor yang menjadi

penyebab keterlambatan yang telah ditemukan akan dikelompokkan dan

dianalisis secara narasi.

Strategi Pencarian

Starategi dalam pencarian literatur ini adalah penggunaan Bolean

system yaitu perintah yang digunakan pada mesin pencari seperti pengguna

kata “AND” untuk mengahasilkan artikel-artikel yang hanya mengandung

 37

kata kunci tertentu, “OR” untuk melebarkan jumlah hasil pencarian dan

“NOT” untuk mempersempit hasil penelusuran pada Google scholar.

Tabel 2

Strategi Pencarian Literature Review.

Database Strategi Pencarian Jurnal

Google Scholar Waktu Penyediaan AND Rekam medis

A. Kriteria Inklusi dan Ekslusi

Kriteria Inklusi adalah kriteria atau syarat yang harus dipenuhi artikel

tersebut agar bisa dijadikan data untuk dilakukan Literature review. Kriteria

Ekslusi adalah indikator ketika itu ditemukan pada artikel tersebut maka artikel

tersebut tidak di ambil dalam proses Literature review.

Tabel 3

Kriteria Inklusi dan Eksklusi.

Inklusi Eksklusi

Jurnal tahun 2017-2021 Jurnal 2017-2021

Abstrak

penyediaan dokumen rekam medis Penyediaan dokumen rekam medis

rawat jalan rawat inap

Faktor yang mempengaruhi Faktor yang mempengaruhi

penyedian berkas rekam medis rawat penyedian berkas rekam medis rawat

jalan. inap
 38

Sintesis Hasil Literature Review

Gambar 1.

Sintesis Hasil Literature Review.

Identifikasi data literature melalui Google Scholar n= 3.040

Data sama dikeluarkan n = 1490

Data setelah duplikat dihapus n= 530

Data
Data terseleksi berdasarkan kriteria inklusi dan eksklusi n =tidak
10 sesuai dengan kriteria inklusi dan eksklusi n= 520

Data tidak bisa di dowload n =5

Artikel yang dimasukkan ke dalam studi literature = 5

Ekstraksi Data dan Sintesis

Ekstrasi data merupakan kegiatan meringkas informasi penting yang

ditemukan pada setiap artikel penelitian yang ditinjau. Informasi ini digunakan

untuk menjawab pertanyaan penelitian. Ekstrasi data disajikan dalam bentuk

kabel.
 39

Sintesis adalah menggabungkan beberapa hasil penelitian dan menarik

kesimpulan. Sintesis dalam penelitian ini dilakukan menurut tema-tema SDM

faktor-faktor penghambat penyediaan rekam medis dan SOP faktor

penghambat rekam medis.

Hasil Pencarian Literatur

Berdasarkan hasil pencarian jurnal di data base yang akan digunakan

pada literature ini di dapatkan hasil 3.040 jurnal di google scholar, data yang

sama dikeluarkan sebanyak 1.490, data duplikat setelah dihapus sebanyak 530

berdasarkan kriteria inklusi dan ekslusi data tidak sesuai dengan kriteria

sebanyak 520 maka tersisa 10 jurnal yang memenuhi kriteria dan dari 10

jurnal hanya 5 jurnal yang fullteks sedangkan 5 jurnal tidak bisa di download.

Daftar Artikel yang Memenuhi Kriteria

 40

Adapun daftar artikel yang memenuhi kriteria antara lain :

1. Analisis penyebab lama penyedian berkas rekam medis rawat jalan

di puskemas mangaran.

2. Analisis faktor-faktor yang menyebabkan keterlambatan pada

penyedian dokumen rekam medis rawat jalan .

3. Analisis faktor penyebab kerlambatan penyedian dokumen rekam

medis rawat jalan di RSU haji surabya.

4. Analisis faktor yang menyebabkan lamanya penyediaan berkas rekam

medis pada rawat jalan di Rumah Sakit Islam Muhammadiyah

Sumberrejo.

5. Waktu penyedian dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates.

 2

TABEL 4

Ekstraksi Data.

Rata-rata Lama Faktor Mempengaruhi

NO Judul ,nama Penyediaan Berkas Lama Penyediaan

penelitian, Desain Populasi Rekam Medis Terkait Rekam Medis Rawat

tahun penelitian Dengan Standar Jalan

Pelayanan Minimal

........ ……………. …………. …………. ………………….. …………………….

…… …………….. …………… ………… ..………………… …………………….

…… …………….. …………… ………… ………………….. …………………….

…… …………….. …………… ………… ………………….. ………………………..

…… ……………… …………… ………… ..…………………… ….……………………

 2

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Hasil

Pada bab ini, penulis mendeskripsikan beberapa sumber dari literature

review tentang tinjauan lama waktu penyediaan rekam medis rawat jalan

pasien poliklinik. Penulis melakukan pencarian dan pengumpulan jurnal

ilmiah pada periode 2016 sampai 2021.

Berdasarkan hasil pencarian jurnal, penulis memperoleh lima jurnal

yang sesuai dengan kriteria inklusi. Hasil pencarian tersebut berhubungan

dengan tinjauan lama waktu penyadiaan rekam medis rawat jalan pasien

poliklinik. Adapun hasilnya literature review yang penulis dapatkan disajikan

berdasarkan table penyajian berikut:

 2

Tabel 5

Karakteristik Data Literature Review

Author ( tahun) Nama Jurnal Judul Metode Hasil Sumber

Volume, No. database
Lutfiatun Nadibah J-REMI : jurnal Analisis penyebab lama Kualitatif Rata-rata jumlah berkas yang mengalami
Herman,(et.,al rekam medik dan penyediaan berkas rekam keterlambatan > 10 menit (24,43%) lebih Google scholar
2020) informasi kesehatan. medis rawat jalan di kecil dari berkas yang tepat waktu <10
Vol. 2 No 1 puskesmas mangaran menit (75,57%).
Desember 2020 Meskipun jumlahnya lebih kecil tetapi hal ini
tidak sesuai SPM pada unit rekam medis
terkait waktu yang dibutuhkan untuk
meyediakan DRM untuk pasien rawat jalan
adalah ≤10 menit (Kemenkes RI. 2008).
rekam medis, SPO pendaftaran kurang rinci
tidak memuat standar waktu penyediaan
rekam medis dan tidak adanya SPO
 2

pengembalian rekam medis, komputer yang

sering mengalami eror dan tidak tersedianya
treacer diruang penyimpanan, perbaikan dan
sosialisasi SPO pendaftaran, mengajukan
permohonan pengadaan map berkas rekam
medis dan penggunaan tracer.
(Supriadi, Dian Administrasi Bisnis Tinjauan waktu penyediaa Deskriptif Rata-rata waktu penyedian rekam medis dari
putri Damayanti Terapan. berkas rekam medis rawat dengan jumlah total berkas rekam medis yaitu Google scholar
2019 ) Vol.2 No.1 2019 jalan Rumah Sakit x di pendekatan ditemukan sebanyak 144 atau 60% dari
tanggerang selatan. kualitatif. berkas rekam medis dengan waktu penyedian
lebih dari 10 menit sedangkan 98 atau 40%
berkas rekam medis memerlukan waktu
penyedian kurang 10 menit.
Faktor- faktor yang mempengaruhi
keterlambatan penyediaan dokumen rekam
medis, kesalahan dalam penyimpanan berkas
rekam medis, tidak berfungsi mesin pencetak
transaksi, tidak tersedianya tracer
 2

dokumen yang mudah rusak karena terbuat

dari kertas.
Mitha Amelia J-REMI : jurnal Analisis faktor penyebab Kualitatif Rata-rata waktu penyedian dokumen rekam
rahmawati, rekam medik dan keterlambatan penyediaan medis rawat jalan yang melebihi SPM yaitu Google scholar
Novita nuraini , informasi kesehatan. dokumen rekam medis 62 dokmen atau sebesar 88.57% dan yang
donny adhasari Vol. 1 No. 4 rawat jalan RSU Haji sesuai SPM yaitu 8 dokumen atau sebesar
Hasan. (2020) september 2020 Surabaya. 11.43% penyediaan dokumen rekam medis
melebihi SPM lebih banyak disbanding yang
sesuai dengan SPM.
faktor yang mempengaruhi keterlambatan
penyedian dokumen rekam medis rawat jalan
pasien berdasarkan waktu pencarian
dokumen rekam medis pasien lama,
ketersediaan SDM belum mencukupi,
kepatuhan petugas dalam melaksanakan
SPO.
 2

Yudhik Dwie Jurnal rumah sakit Tinjauan penyedian Deskriptif Rata-rata kecepatan penyediaan dokumen
hartanto, science. dokumen rekam medis di rekam medis pasien lama di dokumen yang Google scholar
sudalhar, tegar Vol. 3 No.2 2015 RSUD Dr. Soekarjo Kota cepat sebanyak 35 dokumen (39,77 %) dan
wahu Yhuda Tasikmalaya penyediaan dokumen rekam medis yang
Pratama. lambat sebanyak 53 dokumen (60.23%) dari
(2020) jumlah sampel 88, dan diketahui rata-rata
penyedian dokumen rekam medis sekitar 20
menit.
Factor yang mempengaruhi lama waktu
penyedian dokumen rekam medis Jumlah
kunjungan pasien lama yang lebih tinggi dar
pada jumlah kunjungan pasien baru, jumlah
petugas pemberi pelayanan yang terbatas
atau masih sangat kurang, fasilitas rak belum
cukup menampung dokumen rekam medis
tidak digunakannya outguide / petunuk
keluar
Rani pratiwi, Jurnal ilmiah permas Analisis faktor-faktor yang Literature Rata-rata untuk pendaftaran adalah 98 menit
(2016) : Jurnal ilmiah menyebabkan review dan beberapa pasien menunggu sebanyak Google scholar
STIKES kendal. keterlambatan pada 13,5 jam untuk memastikan pendaftaran
 2

Vol. 11 No 2 Apri penyedian dokumen rawat dengan dokter tertentu. Sedangkan sebuah
2021 jalan penelitian di rumah sakit tersier amerika
serikat menunjukkan bahwa sebesar 61%
pasien menunggu 90 hingga 180 menit
dipelayanan rawat jalan, sementara sebesar
36,1% menghabiskan waktu kurang dari 5
menit untuk konsultasi dengan Dokter (Xie &
Or, 2017).
Factor yang mempengaruhi lama waktu
penyediaan dokumen rekam medis
kurangnya jumlah petugas rekam medis,
jumlah rak penyimpanan dokmen yang tidak
mencukupi, tidak terdapat tracer, computer
yang sering mengalami gangguan, tidak
terdapat SPO penyediaan dokumen rekam
medis, map dokumen yang mudah rusak
karena terbuat
dari kertas.
 3

B. Pembahasan

1. Mendeskripsikan rata-rata lama penyediaan berkas rekam medis

terkait dengan standar pelayanan minimal.

Berdasarkan tabel 5 dalam penelitian yang dilakukan oleh Herman

et.,al (2020) ditemukan bahwa rata-rata lama penyediaan berkas rekam

medis terkait dengan standar pelayanan minimal yaitu rata-rata jumlah

berkas yang mengalami keterlambatan > 10 menit (24,43%) lebih kecil

dari berkas yang tepat waktu <10 menit (75,57%). Meskipun jumlahnya

lebih kecil tetapi hal ini tidak sesuai SPM pada unit rekam medis terkait

waktu yang dibutuhkan untuk meyediakan DRM untuk pasien rawat jalan

adalah

≤10 menit (Kemenkes RI. 2008). Dampak yang ditimbulkan dari hal

tersebut adalah terhambatnya pelayanan di bagian pendaftaran, hal ini

sesuai dengan penelitian Valentina (2017) menyebutkan jika waktu

penyediaan rekam medis lama, maka akan menghambat pelayanan yang

diberikan dokter kepada pasien dan juga akan mempengaruhi mutu

pelayanan kesehatan.

Adapun penelitian yang dilakukan oleh Supriadi Dian Putri

Damayanti (2019) bahwa rata-rata lama penyediaan berkas rekam medis

terkait standar pelayanan minimal yaitu rata-rata waktu penyedian rekam

medis dari jumlah total berkas rekam medis yaitu ditemukan sebanyak 144

atau 60% dari berkas rekam medis dengan waktu penyedian lebih dari 10

menit sedangkan 98 atau 40% berkas rekam medis memerlukan waktu

penyedian kurang 10 menit.

 3

Penelitian yang dilakukan oleh Mitha Amelia Rahmawati et.,et,al

(2020) ditemukan bahwa rata-rata lama penyediaan berkas rekam medis

terkait dengan standar pelayanan minimal yaitu Rata-rata waktu penyedian

dokumen rekam medis rawat jalan yang melebihi SPM yaitu 62 dokmen

atau sebesar 88.57% dan yang sesuai SPM yaitu 8 dokumen atau sebesar

11.43% penyediaan dokumen rekam medis melebihi SPM lebih banyak

dibanding yang sesuai dengan SPM.

Adapun penelitiaan yang dilakukan Yudkhi Dwi Hartanto,

Sudalhar, Pratama (2017) bahwa rata-rata kecepatan dalam penyedian

rekam medis pasien rawat jalan adalah rata-rata kecepatan penyediaan

dokumen rekam medis pasien lama di dokumen yang cepat sebanyak 35

dokumen (39,77 %) dan penyediaan dokumen rekam medis yang lambat

sebanyak 53 dokumen (60.23%) dari jumlah sampel 88, dan diketahui

rata-rata penyedian dokumen rekam medis sekitar 20 menit.

Menurut Rani Pratiwi (2016) bahwa rata-rata untuk pendaftaran

menunjukkan 61 % dokumen rekam medis yang terlambat penyedianya
dengan rata rata waktu 13,5 menit melebihi standar pelayanan minimal
yakni < 10 menit dan 41 % dokumen rekam medis yang penyediaannya
tepat waktu yakni < 10 menit. alur penyediaan dokumen rekam medis
pasien lama di rawat jalan 100% tidak sesuai. Berdasarkan latar belakang
tersebut, sehingga menjadi faktor fakto penyebab keterlambatan
penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan di rumah sakit.
Hasil penelitian diatas diketahui bahwa rata-rata lama waktu

penyediaan rekam medis masih belum mencapai ketentuan SPM (Standar

Pelayanan Minaimal) yaitu standar waktu penyediaan dokumen rekam

 3

medis rawat jalan kurang dari 10 menit. Sebaiknya kualitas pelayanan

lebih ditingkatkan khususnya dalam hal kecepatan penyediaan dokumen

rekam medis dipelayanan agar sesuai dengan SPM (Standar Pelayanan

Minimal) yang berlaku, karena dokumen rekam medis merupakan alat

bukti pelayanan yang dituntut selalu tersedia saat dibutuhkan oleh pemberi

pelayanan kesehatan.

Hal ini belum sesuai dengan SPM tentang waktu penyediaan rekam

medis rawat jalan, berkas rekam medis yang mengalami keterlambatan

lebih banyak dari pada yang memenuhi standar pelayanan minimal karna

jumlah misfile dan sangat memerlukan waktu yang lama dalam pencarian

dokumen rekam medis yaitu 15 menit, kejadian misfile disebabkan karena

ketidak telitian petugas dan mengembalikkan dokumen rekam medis selain

itu berkas rekam medis banyak yang terselip pada rak penyimpanan, dan

sangat mempengaruhi pelayanan rawat jalan menjadi sangat terlambat.

2. Mendeskripsikan faktor yang mempengaruhi lama penyediaan

berkas rekam medis rawat jalan.

a. Man

Man merupakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berperan

penting dalam suatu proses manajemen. Man merupakan SDM yang

meliputi skill, spritual, sosial dan smart. Skills merupakan sesuatu yang

berkaitan dengan keterampilan, kemampuan dan keahlian seseorang

(sidik 2020). Berdasarkan tabel 5, faktor-faktor yang menjadi penyebab

keterlambatan penyediaan rekam medis rawat jalan adalah kurangnya

 3

jumlah petugas rekam medis dan ketidak disiplinan petugas dalam

menjalankan tugas yang berkaitan dengan penyediaan dokumen rekam

medis rawat jalan.

Kekurangan jumlah petugas di rekam medis. Tingkat kunjung

pasien yang tinggi membuat petugas membutuhkan waktu lebih banyak

untuk mempersiapkan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan.

Jumlah petugas yang lebih sedikit dari pada jumlah pasien yang

berkunjung mengakibatkan beban kerja petugas tinggi. Hal tersebut

membuat petugas rekam medis sering melakukan tugas rangkap saat

bekerja. Sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Cahayaningrum

et.,al. (2018), petugas rekam medis sering merangkap tugas saat bekerja.

Contohnya, petugas pendaftaran yang juga merangkap sebagai petugas

filing dan petugas distribusi dokumen rekam medis ke poliklinik,

petugas pendaftaran pada IGD yang merangkap tugas sebagai petugas

pendaftaran rawat inap, atau petugas coding yang rangkap tugas menjadi

petugas assembling untuk mengurutkan dokumen rekam medis yang

kembali dari poliklinik. Hal tersebut menyebabkan beban kerja petugas

tinggi dan tidak sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan.

Faktor lain yang melatarbelakangi terjadinya keterlambatan

dalam penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan adalah kurangnya

keterampilan dan pengetahuan petugas rekam medis. Kurangnya

pengetahuan petugas terhadap ketentuan waktu yang dibutuhkan untuk

menyediakan dokumen rekam medis menyebabkan pendistribusian

 3

dokumen rekam medis membutuhkan waktu yang lama dan membuat

pasien menunggu lama. Kurangnya pengetahuan petugas dapat

disebabkan oleh tingkat pendidikan petugas. Berdasarkan hasil analisis

artikel ilmiah yang digunakan sebagai referensi pada table 5, sebagian

besar petugas rekam medis tidak memiliki latar belakang pendidikan

rekam medis. Sedangkan ketidakterampilan petugas bisa disebabkan

oleh kurangnya pelatihan yang diikuti oleh petugas.

Kualitas SDM akan menjadi lebih baik jika didukung dengan

pelatihan dan pengetahuan yang baik. Melalui pelatihan dan

pengetahuan yang baik tersebut, petugas dapat meminimalisir

permasalahan yang dihadapi dalam pekerjaannya (Ulfa, 2019).

Ketidakdisiplinan petugas dalam pekerjaannya juga dapat

mengakibatkan keterlambatan dalam penyediaan dokumen rekam medis

rawat jalan. Selain memicu keterlambatan, ketidakdisiplinan petugas

dalam pekerjaannya dapat berpengaruh pada mutu pelayanan rekam

medis bahkan mutu pelayanan rumah sakit. Petugas adalah aset yang

penting bagi rumah sakit. Mutu pelayanan rumah sakit sangat

bergantung pada perilaku petugas, oleh sebab itu petugas menjadi

sumber daya yang sangat berperan dalam pelayanan rumah sakit

(Ritonga & Wannara, 2020).

b. Metode

Metode merupakan suatu tata cara yang dapat memperlancar

jalannya sebuah pekerjaan (Pratama, 2020). Berdasarkan tabel 5, faktor

method menjadi faktor dominan kedua bersamaan dengan faktor

 3

manchine yang menyebabkan keterlambatan dalam penyediaan

dokumen rekam medis rawat jalan. Berdasarkan tabel 5, faktor metode

yang menjadi pemicu keterlambatan dalam penyediaan dokumen rekam

medis rawat jalan adalah SOP pendaftaran pasien dinilai kurang rinci

karena didalamnya belum ada ketentuan waktu penyedian rekam medis,

selain itu masih belum adanya SPO mengenai pengambilan dan

pengembalian rekam medis membuat petugas tidak mengetahui kapan

seharusnya berkas rekam medis dikembalikan dari poliklinik. Tidak

adanya SPO pengembalian dan pengambilan rekam medis dan SPO

pendaftaran yang di nilai kuran rinci karena belum adanya panduan

kinerja petugas. Hal tersebut sesuai dengan penelitian Lutfiah Nadiba

Herman (2020).

Kesalahan penyimpanan dokumen rekam medis dapat

disebabkan petugas yang meletakkan dokumen rekam medis tidak pada

tempatnya dan kesalahan penomoran pada map dokumen rekam medis.

Hal tersebut sesuai dengan penelitian Sari & Masturoh (2017),

ketidaktersediaan dokumen rekam medis rawat jalan disebabkan oleh

kesalahan penyimpanan, sehingga mengakibatkan dokumen rekam

medis tidak ditemukan saat dibutuhkan. Kesalahan penyimpanan juga

disebabkan penulisan nomor pada sampul depan rekam medis yang

kurang jelas dan nomor sampul yang sudah rusak sehingga tidak terbaca

dengan jelas.

Faktor metode kedua yang menjadi pemicu keterlambatan dalam

penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan adalah tidak terdapat

SOP untuk penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan. Tidak adanya

SOP
 3

dalam layanan rekam medis membuat petugas tidak mengetahui standar

pelaksanaan pelayanan rekam medis, termasuk alur penyediaan

dokumen rekam medis dan job description petugas rekam medis.

Penting bagi petugas untuk mengetahui SOP dalam pelaksanaan

pekerjaannya, karena SOP berkaitan dengan tahapan baku yang

dilakukan untuk melaksanakan satu tugas, sehingga dapat menyesuaikan

dengan peraturan yang telah ditetapkan.

Selain itu, efektivitas dan efisiensi kerja dapat tercapai dengan

petugas mengetahui SOP, sehingga dapat meningkatkan kecepatan pada

penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan ( Mitha Amelia

rahmawati, Novita nuraini, Donny andasari Hasan 2020).

Pendistribusian dokumen rekam medis rawat jalan yang masih

menggunakan cara manual juga menjadi pemicu keterlambatan dalam

penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan. Menurut Handayani &

Feoh (2016), sistem manual dapat memicu terjadinya antrian registrasi

pasien rawat jalan. Selain itu, penggunaan sistem manual dapat

mengakibatkan informasi yang disampaikan dan data harian pasien yang

dilapokan juga akan menjadi terlambat.

Dokumen rekam medis yang tidak kembali tepat waktu juga

menjadi faktor pemicu keterlambatan dalam penyediaan dokumen rekam

medis rawat jalan. Jika pasien berobat kembali ke poliklinik rawat jalan,

petugas rekam medis akan kesulitan mencari dan menelusuri dokumen

rekam medis pasien yang tidak ada di rak penyimpanan dan petugas
 3

membutuhkan lebih banyak waktu untuk menelusuri dokumen rekam

medis rawat jalan. Kegiatan tersebut semakin memperlambat

penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan.

c. Material

Material merupakan bahan atau alat yang dibutuhkan untuk

menunjang berbagai akses dalam sebuah organisasi. Material dapat

berupa bahan yang masih setengah jadi (raw material) dan bahan jadi

(Pratama, 2020; Sidik, 2020). Faktor material yang memicu

keterlambatan dalam penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan

adalah map dokumen rekam medis yang mudah rusak karena terbuat

dari kertas tipis. Kerusakan map dokumen rekam medis dapat

disebabkan oleh dokumen yang terlalu tebal dan tidak ada pelatihan

khusus untuk pemeliharaan dokumen rekam medis (Wulandari et al.,

2020). Kerusakan pada map dokumen rekam medis juga dapat

menyebabkan missfile. Missfile merupakan kejadian hilangnya berkas

rekam medis dan salah letak pada rak penyimpanan dokumen rekam

medis. Missfile juga dapat menyebabkan duplikasi dokumen rekam

medis dan satu pasien dapat memiliki dua nomor rekam medis (Wati &

Nuraini, 2019).
 3

BAB V
PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil literature review pada 5 artikel ilmiah, dapat

disimpulkan bahwa terdapat beberapa faktor yang memicu keterlambatan

ketika menyediakan dokumen rekam medis rawat jalan:

1. Belum tedapat SPO mengenai pengambilan dan pengembalian berkas rekam

medis, selain itu terdapat SPO mengenai pendaftaran namun masih kurang

rinci karena tidak memuat waktu penyedian rekam medis. Komputer yang

digunakan di loket pendaftaran sering mengalami gangguan baik dari

computer, system yang digunakan dan jaringan internetnya, dan tidak

tersedianya tracer sehingga petugas kesulitan dalam melacak keberadaan

berkas rekam medis apabila tidak di temukan di rak penyimpanan.

2. Jumlah rak penyimpanan untuk menyimpan dokumen rekam medis yang

tidak mencukupi, tidak terdapat tracer, komputer dan sistem informasi

rumah sakit yang tidak bisa diakses karena mengalami gangguan, dan

jumlah peralatan penunjang yang masih kurang. kesalahan ketika

menyimpan dokumen rekam medis rawat jalan, tidak terdapat SOP

penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan.

 3

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis menyarankan:

1. Sebaiknya kualitas pelayanan lebih ditingkatkan khususnya dalam hal

kecepatan penyediaan dokumen rekam medis dipelayanan agar sesuai

dengan SPM (Standar Pelayanan Minimal) yang berlaku, karena dokumen

rekam medis merupakan alat bukti pelayanan yang dituntut selalu tersedia

saat dibutuhkan oleh pemberi pelayanan kesehatan.

2. Sebaiknya menyediakan alat pencetak transaksi dan tracer agar tidak terjadi

kesalahan penyimpanan dokumen rekam medis.

3. Sebaiknya menambah jumlah petugas rekam medis dalam pemberian

pelayanan dan pendistribusian dokumen rekam medis utamanya lulusan

rekam medis.

4. Sebaiknya menambah rak penyimpanan agar berkas tidak tercecer sehingga

tidak memperlambat waktu penyediaan dokumen rekam medis.

5. Mengingat peranan penting petugas filling yang ada didalamnya, maka

perlu diubah sistem penjajarannya dari SNF menjadi TDF, karena selain

lebih mudah dalam penataannya, dokumen rekam medis untuk setiap rak

dapat terkontrol dengan baik oleh petugas.

6. Diharapkan rumah sakit dapat memfasilitasi sarana dan prasarana untuk

menunjang kegiatan petugas rekam medis agar terlaksana lebih baik lagi.
 4

DAFTAR PUSTAKA

Andria FD, Sugiarti I (2015). Tinjauan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Di

RSUD Dr. Soekardjo Kota Tasikmalaya. J Manaj Inf Kesehat
Indones. 2015.
Jalan, M. R., & Pratiwi, N. .Karya Tulis Ilmiah Literature Review Tinjauan
Waktu Tunggu Penyedian Dokumen Rekam Medis.
Hartanto, Y. D., Sudalhar, S., & Pratama, T. W. Y. (2020). Analisis Faktor Yang
Menyebabkan Lamanya Penyedian Berkas Rekam Medis Pada
Rawat jalan Di rumah Sakit Islam Muhammadiyah
Sumberrejo.. Jurnal Hospital Science, 4(1), 134-140.
Herman, L. N., Wijayanti, R. A., Deharja, A., & Roziqin, M. C. (2020). Analisis
Penyebab Lama Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di
Puskesmas Mangaran. J-REMI: Jurnal Rekam Medik dan Informasi
Kesehatan, 2(1), 11-20.
Herman, L. N., Wijayanti, R. A., Deharja, A., & Roziqin, M. C. (2020). Analisis
Penyebab Lama Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di
Puskesmas Mangaran. J-REMI: Jurnal Rekam Medik dan Informasi
Kesehatan, 2(1), 11-20.
Kemenkes RI. Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/2008. 2008.
Kotimah, D. (2017). Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan di
RSUD Wates Tahun 2017.
Menkes. Menteri Kesehatan Republik Indonesia. 2008
Raja, P. A., & Setya, H. (2014). Analisis Faktor Penyebab Keterlambatan Waktu
Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pelayanan Rawat Jalan. Jurnal
Administrasi Kesehatan Indonesia, 2(1), 1-6.
Rahmawati, M. A., Nuraini, N., & Hasan, D. A. (2020). Analisis Faktor Penyebab
Keterlambatan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan di
RSU Haji Surabaya. J-REMI: Jurnal Rekam Medik dan Informasi
Kesehatan, 1(4), 511-518.
 4

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nur Alina anak pertama dari tujuh bersaudara, lahir di

Talambung Riawa pada tanggal 5 Oktober 1990, putri dari

pasangan Armin dan Hamida. Pendidikan formal dimulai dari

tingkat Taman Kanak-kanak di TK Satu Atap Kec. Lembang dan dinyatakan lulus

pada tahun 2006. Pada tahun yang sama melanjutkan pendidikan ke Sekolah Dasar

di SD sekolah di SMP Negeri 3 Lembang dan lulus pada tahun 2015. Di tahun yang

sama melanjutkan sekolah di SMA Negeri 8 Pinrang dan lulus pada tahun 2018.

Dilanjutkan di Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Panakukang Makassar pada tahun

2018 dengan memilih jurusan Rekam Medis.