KARYA TULIS ILMIAH

TINJAUAN PELAKSAAN RETENSI REKAM MEDIS AKTIF KE

REKAM MEDIS INAKTIF

DI RUMAH SAKIT DIK PUSDIKKES KODIKLATAD TNI – AD

Karya Tulis Ilmiah ini disusun sebagai salah satu syarat untuk

menyelesaikan Program D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Disusun Oleh:

Zahra Chairunnisa Eriansyah Putri

19026

AKADEMI PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

BHUMI HUSADA JAKARTA

2022
 LEMBAR PERSETUJUAN

TINJAUAN PELAKSANAAN RETENSI REKAM MEDIS AKTIF KE

REKAM MEDIS INAKTIF

DI RUMAH SAKIT DIK PUSDIKKES KODIKLATAD TNI – AD

Telah disetujui untuk diujikan dalam menyelesaikan studi pada Program D-III Rekam

Medis dan Informasi Kesehatan

BHUMI HUSADA JAKARTA

Pembimbing Akademik Pembimbing Lapangan

Garis Gemilang, SE.AK,MM.CA Fathonah Kusumaningrum A.Md, Kes

i
 LEMBAR PENGESAHAN

Karya Tulis Ilmiah ini telah disetujui, diperiksa dan dipertahankan dihadapan Tim
penguji Program D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Penguji I

Indah Kristina, SKM, MMKes

NUPN : 9990405564

Penguji II

Meliana,SE,MM

NIDN : 0315027706

Penguji III

Garis Gemilang,SE.AK,MM.CA

NIDN : 0301018013

Direktur D – III Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan

drg. Tite Kabul,M SC,PH

ii
 MOTTO

“BARANG SIAPA MENEMPUH JALAN UNTUK MENDAPATKAN ILMU,

ALLAH AKAN MEMUDAHKAN BAGINYA JALAN MENUJU SURGA”
-’HR. Muslim”-

“MENUNTUT ILMU ADALAH TAKWA, MENYAMPAIKAN ILMU

ADALAH IBADAH, MENGULANG – ULANG ILMU ADALAH DZIKIR,
MENCARI ILMU ADALAH JIHAD”
-“Abu Hamid Al Ghazali”-

iii
 ABSTRAK

ZAHRA CHAIRUNNISA ERIANSYAH PUTRI, Tinjauan Pelaksanaan Retensi

Rekam Medis Aktif Ke Rekam Medis Inaktif di Rumah Sakit Dik Pusdikkes
Kodiklat TNI-AD. Karya Tulis Ilmiah, Jakarta: Program D-III Akademi
Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Bhumi Husada Jakarta Tahun 2022.
Retensi suatu kegiatan mempertahankan rekam medis untuk disimpan dengan
penentuan jangka waktu penyimpanan rekam medis ditentukan atas dasar nilai
kegunaan tiap-tiap berkas rekam medis. Penelitian ini menggunakan metode
deskripif. Metode yang digunakan adalah metode observasi, dan, wawancara terhadap
petugas rekam medis.
Hasil penelitian ini menunjukan bahwa sudah ada Standar Prosedur
Operasional tentang Retensi Rekam Medis di Rumah Sakit Dik Pusdikkes Kodiklatad
TNI – AD. Berdasarkan pelaksanaan retensi rekam medis telah dilaksanakan pada
tahun 2019, rekam medis yang telah di retensi sebanyak 20.000 dari total 55.000
rekam medis yang telah di retensi. Belum sesuai dengan prosedur yang telah dibuat.
Berdasarkan kendala rekam medis bahwa karena tidak cukup ruang untuk
penyimpanan dokumen rekam medis inaktif dan kurangnya Sumber Daya Manusia
(SDM).
Daftar Pustaka: 11 (2006-2019)
Kata Kunci: Retensi, Rekam Medis Aktif dan Inaktif

iv
 ABSTRACT

ZAHRA CHAIRUNNISA ERIANSYAH PUTRI, Review of the Implementation

of Retention of Active Medical Records to Inactive Medical Records at the Dik
Pusdikkes Kodiklat TNI-AD Hospital. Scientific Papers, Jakarta: D-III Program
of the Bhumi Husada Jakarta Medical Recorder and Health Information
Academy in 2022.
Retention is an activity of maintaining medical records for storage by paying
for the medical record storage period is determined on the basis of the useful value of
each medical record file. This research uses descriptive method. The method used is
the method of observation, and interviews with medical record officers.
The results of this study indicate that there is already a Standard Operational
Procedure regarding Retention of Medical Records at the Indonesian Army-AD
Kodiklatad Pusdikkes Hospital. Based on the implementation of medical record
retention that was implemented in 2019, 20,000 medical records have been retained
out of a total of 55,000 medical records that have been retained. Not in accordance
with the procedures that have been made. Based on the medical record constraints
that due to insufficient space for storing inactive medical record documents and a
shortage of Human Resources (HR).
Bibliography: 11 (2006-2019)
Keywords: Retention, Active and Inactive Medical Records

v
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kepada Allah SWT atas berkat Rahmat, Hidayah, dan Karunia

Nya kepada kita semua sehingga kami dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah

dengan judul “Tinjauan Pelaksaan Retensi Rekam Medis Di Rumah Sakit Dik

Pusdikkes Kodiklatad” Karya Tulis Ilmiah ini disusun sebagai salah satu syarat untuk

menyelesaikan Pendidikan Perekam Medis Dan Informasi Kesehatan Program Studi

Diploma III.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini masih

banyak mendapat bimbingan dan juga arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu,

penulis banyak mengucapkan terima kasih kepada:

1. Kepada Allah SWT yang telah memberikan nikmat kesehatan kepada kami

sehingga kami dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini dengan baik.

2. Ibu drg. Tite Kabul, M. Sc, PH selaku Direktur Apikes Bhumi Husada Jakarta.

3. Bapak Garis Gemilang, SE.AK.,CA selaku Dosen Pembimbing yang telah

meluangkan banyak waktu dalam membimbing penulis dalam menyelesaikan

Karya Tulis Ilmiah dengan sangat baik.

4. Bapak dr. Yohanes Kurniawan Tri Putra, Sp.B selaku Kepala Rumah Sakit Dik

Pusdikkes Kodiklatad TNI-AD.

5. Ibu Kristin Pujiati, S.Pd selaku Penanggung Jawab Unit Rekam Medis Rumah

Sakit Dik Pusdikkes Kodiklatad TNI-AD.

vi
6. Ibu Fatonah Kusumaningrum, Amd.Kes selaku Pembimbing Lapangan yang

telah memberikan arahan dan masukan selama melakukan observasi awal di

Rumah Sakit Dik Pusdikkes Kodiklatad TNI-AD.

7. Seluruh staff Rekam Medis Rumah Sakit Dik Pusdikkes kodiklatad TNI-AD.

8. Bapak dan Ibu Dosen serta para Staff Apikes Bhumi Husada Jakarta.

9. Kedua orang tua saya yaitu Defry Eriansyah dan juga Rima Wahyuningsih, serta

keluarga besar saya yang telah memberikan dukungan penuh dan support

terhadap saya baik doa maupun materi yang tiada henti hentinya.

10. Serta teman teman seperjuangan Angkatan 2019, dan Ravanie

Penulis menyadari sepenuhnya, bahwa Karya Tulis Ilmiah ini masih banyak

kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Hal ini disebabkan masih terbatasnya

kemampuan dan pengetahuan penulis. Oleh karena itu penulis mengharapkan adanya

saran dan kritik yang akan diberikan. Penulis berharap Karya Tulis Ilmiah ini dapat

bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.

Jakarta, 17 September 2022

Penulis

vii
 DAFTAR ISI

LEMBAR PERSETUJUAN...........................................................................................i
LEMBAR PENGESAHAN...........................................................................................ii
MOTTO........................................................................................................................iii
ABSTRAK...................................................................................................................iv
ABSTRACT..................................................................................................................v
KATA PENGANTAR..................................................................................................vi
DAFTAR ISI..............................................................................................................viii
DAFTAR TABEL........................................................................................................xi
DAFTAR GAMBAR..................................................................................................xii
DAFTAR LAMPIRAN..............................................................................................xiii
BAB I PENDAHULUAN.............................................................................................1
A. Latar Belakang....................................................................................................1
B. Rumusan Masalah...............................................................................................4
C. Tujuan Penelitian................................................................................................4
1. Tujuan Umum...............................................................................................4
2. Tujuan Khusus..............................................................................................4
D. Manfaat Penelitian..............................................................................................5
1. Manfaat Bagi Rumah Sakit...........................................................................5
2. Mafaat Bagi Institusi Pendidikan..................................................................5
3. Manfaat Bagi Penulis....................................................................................5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA...................................................................................6
A. Kerangka Teori...................................................................................................6
1. Definisi Rekam Medis..................................................................................6
2. Tujuan Rekam Medis....................................................................................6
3. Kegunaan Rekam Medis...............................................................................7
4. Retensi Rekam Medis...................................................................................8
5. Menurut (Buku Pedoman Penyelenggara Rekam Medis, 2006) Tujuan
Retensi Rekam Medis...................................................................................9
6. Jadwal Retensi Rekam Medis.......................................................................9
7. Tata cara Penilaian Berkas Rekam Medis Dalam Proses Pemusnahan......11
8. Prosedur Penilaian Berkas Rekam Medis...................................................13

B. Kerangka Konsep.............................................................................................14
viii
 C. Variabel Penelitian...........................................................................................15
1. Mengidentifikasi Standar Prosedur Operasional Retensi Rekam Medis....15
2. Rak.Penyimpanan.......................................................................................15
3. Rekam.Medis..............................................................................................15
D. Definisi Operasional.........................................................................................15
1. Standar Prosedur Operasional.....................................................................15
2. Rekam Medis..............................................................................................15
3. Rak Penyimpanan.......................................................................................15
BAB III METODE PENELITIAN..............................................................................16
A. Ruang Lingkup.................................................................................................16
B. Tempat serta Waktu..........................................................................................16
C. Metode Penelitian.............................................................................................16
D. Metode Pengumpulan Data..............................................................................16
1. Wawancara..................................................................................................16
2. Pengamatan.................................................................................................16
E. Instrumen Pengumpulan Data..........................................................................17
1. Wawancara..................................................................................................17
2. Observasi / Checklist...................................................................................17
F. Teknik Analisa Data Dan Pengolahan Data.....................................................17
1. Teknik Analisa............................................................................................17
2. Pengolahan Data.........................................................................................17
BAB IV HASIL PENELITIAN...................................................................................18
A. Gambaran Umum Rumah Sakit........................................................................18
1. Sejarah Umum Rumah Sakit.......................................................................18
2. Visi, Misi, Falsafah, Tujuan Serta Motto....................................................19
3. Jenis Pelayanan...........................................................................................20
B. Gambaran Umum Rekam Medis......................................................................22
1. Sejarah Umum Rumah Sakit.......................................................................22
2. Visi, Misi, Motto.........................................................................................23
3. Sumber Daya Manusia................................................................................24
4. Struktur Organisasi.....................................................................................25
C. Hasil Penelitian.................................................................................................26

1. Mengidentifikasi SPO Tentang Retensi......................................................26

2. Mengidentifikasi Pelaksanaan Retensi........................................................28
3. Mengidentifikasi Kendala Retensi..............................................................28
ix
BAB V PEMBAHASAN.............................................................................................29
A. Mengidentifikasi SPO Tentang Retensi...........................................................29
B. Mengidentifikasi Pelaksanaan Retensi.............................................................30
C. Mengidentifikasi Kendala Retensi....................................................................30
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN.....................................................................33
A. KESIMPULAN................................................................................................33
B. SARAN.............................................................................................................33
DAFTAR PUSTAKA..................................................................................................34
LAMPIRAN

x
 DAFTAR TABEL

Tabel 4. 1 Sumber Daya Manusia Di Unit RM...........................................................24

Tabel 4. 2 Pembagian Shift..........................................................................................24
Tabel 4. 3 Struktur di unit RM....................................................................................25
Tabel 4. 4 SPO Retensi Berkas RM............................................................................26

xi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Jadwal Retensi..........................................................................................9

Gambar 2. 2 Alur Pemusnahan Berkas Rekam Medis................................................11
Gambar 2. 3 SPO Penilaian Rekam Medis..................................................................13

xii
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Wawancara Kepada Petugas Rekam Medis............................................36

Lampiran 2 Kuesioner Kepada Petugas Rekam Medis..............................................37
Lampiran 3 Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif menjadi Berkas
Rekam Medis Inaktif..............................................................................38
Lampiran 4 Standar Prosedur Operasional Retensi Rekam Medis.............................39
Lampiran 5 Berita Acara Pemusnahan.......................................................................40
Lampiran 6 Lembar Konsultasi Bimbingan KTI........................................................44

xiii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kesehatan yaitu keadaan, jasmani, rohani, dan sosial yang utuh

memungkinkan setiap manusia hidup bahagia, sehat, serta bermanfaat secara

ekonomi dan sosial. Proses membantu seseorang, baik secara individu maupun

kolektif, untuk membuat keputusan berdasarkan informasi tentang isu-isu yang

mempengaruhi kesehatan mereka sendiri maupun kesehatan orang lain dikenal

sebagai pendidikan kesehatan. Tujuan pemeliharaan kesehatan adalah untuk

mengatasi dan menghindari masalah kesehatan yang memerlukan rawat inap

untuk evaluasi, pengobatan, atau perawatan pasien. Proses pendampingan

seseorang disebut pendidikan kesehatan. (UU Republik Indonesia. No.36.

Tentang Kesehatan, 2009).

Rumah sakit adalah organisasi perawatan kesehatan berbasis komunitas

dengan kualitas berbeda yang dipengaruhi oleh terobosan dalam penelitian

kesehatan, teknologi, dan iklim sosial ekonomi lingkungan. Rumah sakit harus

terus meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu dan terjangkau masyarakat

untuk mencapai derajat kesehatan yang setinggi-tingginya. Bagian rekam medis

rumah sakit menawarkan bantuan untuk penerimaan pasien, pengumpulan data,

pemrosesan, perakitan, penyimpanan, pengambilan (atau pengambilan rekam

medis), dan pelaporan. (UU. RI. No.44. Tentang Rumah Sakit, 2009).

1
 2

Rekam medis merupakan dokumen yang berisikan perincian biodata

pasien, termasuk nama mereka, hasil tes apa pun yang mereka miliki, perawatan

yang mereka miliki, dan tindakan atau layanan tambahan apa pun yang mereka

miliki. Setelah pasien menerima perawatan terakhir atau keluar dari RS, catatan

medis rawat inap mereka disimpan setidaknya selama lima tahun. RM dapat

dihapus setelah jangka waktu lima tahun berlalu, kecuali surat pernyataan

keluar dan persetujuan tindak lanjut medis. (Permenkes. Nomor.269. Rekam

Medis, 2008).

Retensi ialah mempertahankan catatan klinis melibatkan penentuan waktu

kapasitas, yang tidak sepenuhnya diperbaiki, berdasarkan nilai dari setiap

dokumen catatan klinis. (Depkes RI Tentang Retensi Rekam Medis, 2006).

Dari hasil penelitian sebelumnya (Titik Restina, 2019) Pada standar

operasional prosedur retensi rekam medis di RSU Muhammadiyah Ponorogo,

pelaksanaan retensi seharusnya dilakukan setiap 5 tahun sekali terhitung dari

kunjungan terakhir pasien berobat. Masalah retensi berkas rekam medis lainnya

di RSU Muhammadiyah Ponorogo yaitu petugas kurang memahami isi SOP.

Dari hasil penelitian sebelumnya. Berdasarkan kunjungan terakhir pasien

berobat, dapat disimpulkan bahwa Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama

Semarang telah memiliki kebijakan retensi yang mewajibkan dilakukan setiap

lima tahun sekali. Hal ini sesuai dengan teori, namun mekanisme retensi tetap

dimasukkan ke dalam penulisan kebijakan, meskipun kebijakan tersebut harus

dikembangkan secara mandiri dan dijalankan sesuai dengan apa yang telah

ditetapkan. (Saraswati, 2015).

 3

Dari hasil peneliti dahulu berjudul “Tinjauan Perencanaan Pemusnahan

RM Inaktif di RS Muhammadiyah Taman Puring”, penulis mengidentifikasi

masalah ruang penyimpanan rm terlalu penuh untuk menampung rm yang

masih digunakan. Catatan medis yang tidak aktif disimpan di beberapa rak,

tetapi tidak ada cukup ruang di area penyimpanan untuk memuat semuanya.

(Abrar).

Berdasarkan observasi yang dilakukan di ruang rekam medis Rumah

Sakit Dik Pusdikkes Kodiklatad TNI-AD antara bulan Juli hingga Agustus

2022, diketahui bahwa selama tahun 2019 telah disimpan 20.000 berkas rekam

medis meskipun tidak sesuai dengan Surat Edaran No. Lihat HK.

00.05.1.5.01160 untuk petunjuk teknis cara mendapatkan formula dasar rm

serta cara pemusnahan rm di rumah sakit. Sebaliknya, rekam medis harus

melalui beberapa tahapan penyusutan sebelum dimusnahkan, antara lain

pemilahan, pemindahan, penelaahan, dan pemusnahan. Kertas rm mempunyai

masa simpan lima tahun serta dua tahun, sesuai penjadwalan retensi rm.

berkaitan dengan perubahan status rekam medis dari aktif menjadi tidak aktif.

Ditemukan hasil berupa data medis terkini di dalamnya yang tidak disimpan di

rak penyimpanan karena penuh. Hingga 8 berkas rekam medis sementara

digunakan setiap hari, dan ada banyak rekam medis sementara. Catatan

perawatan kesehatan sementara ini dibuat karena catatan klinis dinamis

disimpan di kardus. Hal ini tidak diperbolehkan karena akan terjadi

penumpukan berkas yang menghalangi dokter untuk mengetahui riwayat

kesehatan dan penyakit pasien untuk penanganan lebih lanjut. Oleh sebab itu,

judul penelitian ini adalah “Pelaksanaan Retensi Rekam

 4

Medis Aktif ke Rekam Medis Inaktif di Rumah Sakit Dik Pusdikkes Kodiklatad

TNI – AD”, menjadi hal yang menarik bagi penulis.

B. Rumusan Masalah

Adapun perumusan masalah ini yaitu “Bagaimana Pelaksanaan Retensi

Rekam Medis Aktif terhadap Rekam Medis Inaktif di Rumah Sakit Pusdikkes

Dik?” berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan.

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum

Mengetahui gambaran pelaksanaan retensi rekam medis aktif ke rekam

medis inaktif di Rumah Sakit Dik Pusdikkes Kodiklatad TNI – AD.

2. Tujuan Khusus

a. Mengidentifikasi SPO Retensi Rekam Medis di Rumah Sakit Dik

Pusdikkes Kodiklatad TNI-AD.

b. Mengidentifikasi pelaksanaan Retensi Rekam Medis di Rumah Sakit

Dik Pusdikkes Kodiklatad TNI-AD.

c. Mengidentifikasi halangan Retensi Rekam Medis di Rumah Sakit Dik

Pusdikkes.
 5

D. Manfaat Penelitian

1. Manfaat Bagi Rumah Sakit

Unit Kerja Rekam Medis Rumah Sakit Pusdikkes Kodiklatad TNI-AD

berharap kesimpulan penelitian ini dapat menyadarkan mereka akan

pentingnya menyimpan rekam medis.

2. Mafaat Bagi Institusi Pendidikan

Lembaga pendidikan harus mempraktekkan 3 pilar pendidikan tinggi

melalui penyelidikan terhadap penyimpanan rekam medis dan sebagai

sumber untuk penyelidikan lebih lanjut.

3. Manfaat Bagi Penulis

Untuk membantu penulis lebih memahami kebijakan penyimpanan

rekam medis rumah sakit di Kodiklatad Dik Pusdiklat TNI Angkatan Darat.
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A. Kerangka Teori

1. Definisi Rekam Medis

Rekam medis mencangkup identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,

kegiatan, dan pelayanan lainnya didokumentasikan dalam rekam medis

pasien yang berupa berkas. (Undang-Undang No. 55 Tahun 2013).

Rekam medis pasien ialah dokumen yang memuat keterangan

identitas, pemeriksaan, pengobatan, kegiatan, dan pelayanan lain yang

diterima dari fasilitas kesehatan.

2. Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi

dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa

didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak

mungkin tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang

diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang

menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.

(Departemen Kesehatan RI, 2006).

6
 7

3. Kegunaan Rekam Medis

Menurut (Departemen Kesehatan RI, 2006) kegunaan rekam medis

dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain :

a. Aspek Administrasi

Di dalam berkas rekam medis memiliki nilai administrasi karena

isisnya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung

jawab sebagai tenaga medis dan para medis dalam mencapai tujuan

pelayanan.

b. Aspek Medis

Berkas rekam medis memiliki nilai medis karena digunakan

sebagai dasar merencanakan pengobatan/perawatan yang diberikan

kepada pasien dan mempertahankan serta meningkatkan mutu

pelayanan.

c. Aspek Hukum

Suatu berkas rekam medis memiliki nilai hukum karena isinya

menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar

keadilan serta bahan sebagai tanda bukti untuk menegakkan keadilan.

d. Aspek Keuangan

Suatu berkas rekam medis memiliki nilai keuangan karena

mengandung data yang dapat dipergunakan sebagai aspek keuangan

yaitu dalam hal pengobatan serta tindakan apa saja yang diberikan

kepada seorang pasien selama menjalani perawatan di rumah sakit.

e. Aspek Penelitian

Berkas rekam medis memiliki nilai penelitian karena isinya

menyangkut data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek

 8

pendukung penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang

kesehatan.

f. Aspek Pendidikan

Berkas rekam medis memiliki nilai pendidikan karena

menyangkut data/informasi perkembangan kronologis dan kegiatan

pelayanan medis sehingga dapat digunakan untuk referensi pendidikan

khususnya dibidang kesehatan.

g. Aspek Dokumentasi

Berkas rekam medis memiliki nilai dokumentasi karena isinya

menyangkut sumber ingatan yang harus di dokumentasikan dan dipakai

sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.

4. Retensi Rekam Medis

Retensi adalah tindakan mengambil rm dari rak simpan guna mencari

tahu berapa lama mereka harus disimpan tergantung pada seberapa berguna

setiap catatan itu. Dalam pembuatan jadwal retensi rekam medis, disarankan

untuk menggunakan panitia yang terdiri dari anggota panitia rm seerta unit

rekam medis guna memahami sepenuhnya, tujuan, serta nilai rm.

(Permenkes RI No.269, 2008).

Standar Prosedur Operasional adalah sekumpulan instruksi atau

kumpulan bahan tertulis yang digunakan untuk menjelaskan prosedur kerja

tertentu. Ini memberikan panduan yang jelas dan efektif berdasarkan konteks

situasi guna melaksanakan proyek serta fungsi yang sesuai dengan standar
 9

profesional untuk praktik kerja yang aman. (Permenkes RI No 512 Menkes.

2007).

5. Menurut (Buku Pedoman Penyelenggara Rekam Medis, 2006) Tujuan

Retensi Rekam Medis:

a. Menjaga penyusunan berkas rm supaya rapih.

b. Mudah guna pengambilan berkas rm.

c. Menjaga rm yang masih aktif serta yang memiliki nilai guna.

d. Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas rekam medis

aktif serta inaktif.

6. Jadwal Retensi Rekam Medis

Adapun petunjuk pengadaan formulir rekam medis dasar serta

pemusnahan arsip Rekam Medis di Rumah Sakit. (Dirjen Yanmed No.

HK.00.05.1.5.01160, 1995).

a. Ketentuan Umum

Gambar 2. 1 Jadwal Retensi

 10

1) Anak

2) KIUP + Register + Indeks, disimpan permanen atau abadi

3) Retensi berkas berkas rekam medis berdasarkan penggolongan

penyakit. Rumah Sakit harus membuat ketentuan sendiri bila

retensinya lebih lama dari ketentuan umum yang ada. Antara lain

untuk:

a) Riset dan edukasi.

b) Kasus-kasus terlibat hukum (legal aspek) minimal 23 tahun

setelah ada ketetapan hukum.

c) Penyakit jiwa, ketergantungan obat, orthopedi, kusta, mata.

d) Pemerkosaan.

e) HIV.

f) Penyesuaian kelamin.

g) Pasien orang asing.

h) Kasus adopsi.

i) Bayi tabung.

j) Cangkok organ.

k) Plastik rekonstruksi.

b. Retensi Berdasarkan Diagnosis

Keputusan Komite RM menentukan judul Retensi diagnosa

untuk setiap rumah sakit. Jika melebihi ketentuan umum dengan

memperhatikan nilai guna.

 11

c. Indikator Nilai
Guna

1) Primer:

a) Administrasi

b) Hukum

c) Keuangan

d) IPTEK

2) Sekunder:

a) Pembuktian

b) Sejarah

7. Tata cara Penilaian Berkas Rekam Medis Dalam Proses Pemusnahan

a. Alur Proses

Gambar 2. 2 Alur Pemusnahan Berkas Rekam Medis

 12

b. Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi Berkas

Rekam Medis Inaktif

1) Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir.

2) Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas

dipisahkan diruangan lain atau terpisah dari berkas rekam medis

aktif.

3) Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun

terakhir kunjungan .

c. Tata Cara Penilaian

1) Berkas rekam medis yang dinalai adalaha berkas rekam medis yang

telah 2 tahun inaktif.

2) Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis inaktif.

3) Primer:

a) Keuangan.

b) IPTEK.

c) Administrasi.

d) Hukum.

4) Sekunder:

a) Sejarah.

b) Pembuktian.
 13

8. Prosedur Penilaian Berkas Rekam

Medis

Gambar 2. 3 SPO Penilaian Rekam Medis

a. Lembar Rekam Medis Yang Dipilah:

1) Ringkasan masuk & keluar

2) Resume

3) Lembar operasi

4) Lembar identifikasi bayi lahir hidup

5) Lembar persetujuan

6) Lembar kematian
 14

b. Berkas rekam medis tertentu disimpan diruang berkas rekam medis

inaktif

c. Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak tidak terbaca

disiapkan untuk dimusnahkan

d. Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan Komite

Rekam Medis. Petugas rekam medis senior, perawat senior, dan tenaga

lain yang terkait

B. Kerangka Konsep
 15

C. Variabel Penelitian

Variabel penelitian yang diamati :

1. Mengidentifikasi SPO Retensi Rekam Medis

2. Rak Penyimpanan.

3. Rekam Medis.

D. Definisi Operasional

1. Standar Prosedur Operasional

SPO bagi petugas rm guna melaksanakan retensi serta memastikan

kegiatan retensi RM Rumah Sakit Dik Pusdikkes.

2. Rekam Medis

Berkas yang digunakan sebagai keperluan dalam kegiatan retensi RM

Rumah Sakit Dik Pusdikkes.

3. Rak Penyimpanan

RM inaktif dan aktif disimpan di rak rekam medis RS Dik Pusdikkes.

 BAB III
METODE PENELITIAN

A. Ruang Lingkup

Pada dasarnya penelitian dilaksanakan di RS Dik Pusdikkes Kodiklatad

TNI-AD di Unit Kerja Rekam Medis.

B. Tempat serta Waktu

Berada di RS Dik Pusdikkes Jakarta Timur pada unit rekam medis yang

dilaksanakan di bulan Juli-Agustus 2022.

C. Metode Penelitian

Penulis menerapkan metode deskriptif yaitu suatu rancangan yang berguna

mendapatkan informasi tentang retensi rekam medis di Rumah Sakit Dik

Pusdikkes Kodiklatad TNI-AD. Penulis mengamati kenyataan di lapangan guna

mendapati gambaran objektif.

D. Metode Pengumpulan Data

Ada 2 alat penelitian guna pengumpulan data, yaitu:

1. Wawancara

Guna memperoleh informasi serta pelaksanaan tentang retensi rekam

medis di RS Dik Pusdikkes, mewawancarai kepala rekam medis tersebut.

2. Pengamatan

Guna melihat rak penyimpanan rekam medis aktif dan inaktif, penulis

melakukan pengamatan secara langsung di ruang penyimpanan rekam medis

RS Dik Pusdikkes.

16
 17

E. Instrumen Pengumpulan Data

1. Wawancara.

2. Observasi / Checklist.

F. Teknik Analisa Data Dan Pengolahan Data

1. Teknik Analisa

a. Teknik analisa data adalah mengumpulkan data dilakukan dengan cara

observasi di ruang penyimpanan rekam medis di RS Dik Pusdikkes.

b. Mewawancarai Kepala Rekam Medis di RS Dik Pusdikkes.

c. Menyatakan hasil dari wawancara, kemudian dilakukan analisa untuk

mengetahui tetang tinjuan pelaksanaan retensi rekam medis aktif ke

rekam medis inaktif di Rumah Sakit Dik Pusdikkes Kodiklatad TNI –

AD.

2. Pengolahan Data

Semua hasil dari pengamatan, wawancara serta lembar checklist yang

sudah diisi oleh peneliti di RS Dik Pusdikkes Kodiklatad TNI-AD.

 BAB IV
HASIL PENELITIAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit

1. Sejarah Umum Rumah Sakit

Rumah Sakit Kodiklatad Pusdikkes TNI-AD pada awalnya hanyalah

klinik kecil yang dibangun guna mengobati siswa yang sakit. Dengan

berjalannya peningkatan serta perubahan paguyuban Pusdikkes Kodiklatad,

pusat khusus untuk mahasiswa mulai terbuka untuk masyarakat umum,

dengan banyaknya kunjungan masyarakat sekitar Pusdikkes Kodiklatad

untuk berobat, maka fasilitas Kodiklatad Pusdikkes harus didesain ulang dan

dikembangkan menjadi Klinik Medis Keseluruhan.

Sebelum disingkat menjadi Karumkit, RS Pendidikan dinaungi oleh

seorang Pamen TNI - AD Letnan Kolonel. Ia dibantu oleh dua Petugas

Urusan serta 4 Kepala Unit, antara lain Paur Tuud, Paur Minlog, Kepala Unit

Bedah Lapangan, Kepala Unit Gawat Darurat, Kepala Unit Evakuasi, dan

Kepala Unit Gigi Lapangan. Karumkit berkoordinasi dengan RS lain dalam

praktek Serdik, tukar menukar metode praktek serta rujukan ilmu kesehatan,

serta menyelenggarakan penyelenggaraan pendidikan atau tempat praktek

Serdik di cabang kesehatan, antara lain tanggung jawabnya.

Karumkit Pusdikkes Letkol bertugas memverifikasi pemasangan nama

RS Dik Pusdikkes. Kkm dr. Arwin & Co. Kj pada tahun 1999. RS

Kodiklatad Pusdikkes kini menjadi rumah sakit tipe C di Jl. Merupakan

bagian dari Unit

18
 19

Kodiklatad Pusdikkes yang dibuka oleh Pusdikkes. RS Pusdikkes terletak di

Raya Bogor Km 20, Kramat Jati, Jakarta Timur. Memiliki 75 tempat tidur,

luas bangunan 1.326 m2, dan melayani pasien dari TNI, PNS, keluarga, dan

masyarakat umum. Pusat Pendidikan Kesehatan Kodiklatad TNI-AD yang

bertanggungjawab dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan mengelola

RS Pendidikan Kesehatan Kodiklatad TNI-AD..

2. Visi, Misi, Falsafah, Tujuan Serta Motto

a. Visi

Menjadikan RS pilihan utama dan kebanggaan TNI, PNS, beserta

keluarganya, dan masyarakat Jakarta Timur.

b. Misi

1) Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu tinggi dan

penunjang kesehatan yang handal sesuai dengan Standar Profesi

guna memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan.

2) Untuk memudahkan pelanggan dalam memberikan layanan

kesehatan yang diperlukan, lakukan fungsi rujukan yang sesuai.

3) Memperluas pelayanan kesehatan kepada warga, sarana serta

prasarana RS harus selalu ditingkatkan.

4) Membangun sumber daya manusia RS yang profesional, akuntabel,

fokus pada pelanggan, serta berintegritas tinggi.

5) Mewujudkan kinerja efektif serta efisien dalam lingkungan kerja

yang terintegrasi serta kondusif.

 20

c. Falsafah

Pelayanan kesehatan yang prima guna terwujudnya personel TNI

yang sehat jasmani serta rohani.

d. Tujuan

Dalam rangka mendukung tugas pokok TNI, Rumah Sakit Dik

Pusdikkes Kodiklatad menyelenggarakan pelayanan rumah sakit melalui

upaya pelayanan kesehatan kuratif serta rehabilitatif yang terintegrasi

dengan pelaksanaan kegiatan promotif serta preventif kesehatan..

e. Motto

Melayani secara professional guna penyembuhan serta kepuasan

bersama.

3. Jenis Pelayanan

Pelayanan kesehatan diberikan kepada seluruh personel TNI – AD,

keluarganya, serta masyarakat umum oleh Pelayanan RS Dik Pusdikkes.

Berikut layanan yang tersedia:

a. Pendaftaran

Ruang pendaftaran pasien Rumah Sakit Dik Pusdikkes melayani

pasien :

1) BPJS Kesehatan

2) Umum / Pribadi

b. Rawat inap

1) Ruang Melati : Kelas 1 (sekarang dijadikan Kamar Isolasi)

2) Ruang Mawar : Kelas 1 & 2

 21

3) Ruang Dahlia : Kelas 3

4) Ruang Seruni : Obstetrik

5) Ruang Anggrek : Kelas 1, 2, 3 Anak dibawah 17 tahun

c. Rawat jalan

1) Poliklinik Anak.

2) Poliklinik Kebidanan.

3) Poliklinik Penyakit Dalam.

4) Poliklinik Bedah.

5) Poliklinik Orthopedi.

6) Poliklinik Paru.

7) Poliklinik Syaraf.

8) Poliklinik Jantung.

9) Poliklinik Kulit dan Kelamin.

10) IGD.

d. Fasilitas penunjang

1) Ruang Operasi.

2) Rehab Medik.

3) Laboratorium.

4) Radiologi / Rontgen.

5) USG.

e. Fasilitas pendukung

1) Ruang Operasi
 22

B. Gambaran Umum Rekam Medis

1. Sejarah Umum Rumah Sakit

Keberadaan Unit Rekam Medis di RS Dik Pusdikkes Kodiklatad TNI-

AD sejak adanya pembentukan panitia kerja sistem rekam medis meliputi:

a. Berdasarkan Sprin Kepala Rumah Sakit (KARUMKIT) Pusdikkes

Kodiklatad No. Sprin /75/XII/2007 dibentuk panitia kerja untuk

memutuskan sistem rekam medis RS Dik Pusdikkes Kodiklatad TNI –

AD.

b. Membentuk organisasi atau unit kerja rekam medis yang sesuai dengan

pola struktur organisasi.

c. Menjalin silaturahmi dan membantu masyarakat memahami hasil

pembentukan panitia kerja yang telah disetujui pimpinan dan siap

digunakan oleh seluruh staf medis, paramedis, serta penunjang rumah

sakit.

d. Mempersiapkan petugas untuk bekerja di unit kerja rekam medis serta

melakukan program kerja.

e. Mengelola rekam medis sesuai dengan rekomendasi panitia, setelah

selesainya dua buku yang merinci persiapan personel dan sarana

prasarana, yaitu:

1) Buku I memuat susunan organisasi unit kerja rekam medis,

Keputusan Kepala RS Kodiklatad Dik Pusdikkes tentang

pembentukan kepanitiaan atau panitia rekam medis, dan Keputusan

 23

Kepala RS Kodiklatad Pusdikkes tentang Penetapan Pedoman

Penyelenggaraan Rekam Medis (BPPRM).

2) Buku II berisi tentang keputusan kepala RS Pusdikkes Kodiklatad

untuk menerjunkan BPPRM berdasarkan informasi dari formulir

rekam medis serta SOP.

2. Visi, Misi, Motto

a. Visi

Dengan melengkapi sarana / prasarana serta peningkatan SDM

akan meningkatkan pelayanan secara cepat, tepat, benar dan dapat

dipertanggung jawabkan secara hukum.

b. Misi

Kinerja RM harus dilakukan secara cepat, benar, serta tepat.

Guna meningkatkan kualitas serta kuantitas pelayanan RS Dik

Pusdikkes.

c. Motto

S enyum dengan ramah.

E nak dirasakan.

N iat dalam pengabdian.

Y ang kuasa memberi jalan.

U saha pelayanan tercapai.

M emberi kepuasan bagi pasien maupun keluarga.

 24

3. Sumber Daya Manusia

Jumlah SDM di Unit RM Rumah Sakit Dik Pusdikkes Kodiklatad

TNI- AD berjumlah 9 petugas dengan klasifikasinya:

Tabel 4. 1 SDM Di Unit Rekam Medis

No Jabatan Pendidikan Jumlah

1 Kepala RM D3 Rekam Medis 1

2 Korespondensi S1 1

3 Koding & Indeksing SMK 1

4 Distribusi & Filling SMA & SMK 2

5 Assembling SMK 1

6 Analising & Reporting SMK 1

7 Pendaftaran SMA 2

Di Rumah Sakit Dik Pusdikkes juga dilakukan shift yaitu:

Tabel 4. 2 Pembagian Shift

SHIFT JUMLAH
Pagi 4 Petugas
Siang 2 Petugas
Malam 1 Petugas
Libur 2 Petugas
 25

4. Struktur Organisasi

Sebagai bagian dari tugas organisasi dan operasionalnya, bagian rekam

medis Rumah Sakit Pendidikan Pusdikkes bertugas mengatur dan

mengkoordinasikan operasional yang berkaitan dengan rekam medis.

Tanggung jawab atas keakuratan, pemeliharaan, serta kelengkapan berkas

rekam medis pasien berada pada bagian yang bertugas menjaganya. Agar

suatu organisasi dapat melaksanakan tugasnya, rekam medis harus ditangani

serta ditata dengan baik sesuai dengan standar tersebut.

Tabel 4. 3 Struktur di unit RM
Kepala Rekam Medis
Fathonah Kusumaningrum, A.Md,kes

Pendaftaran Filling & Distribusi Korespondensi

Irawan
Ade Jaelani 1. Budi S 1. Kristin P
2. M. Nur A

Koding & Indeksing Analising & Reporting Assembling

1. Rizki W 1. Husna N Y 1. Gefani R
 26

C. Hasil Penelitian

1. Mengidentifikasi SPO Tentang Retensi

Standar Prosedur Operasional (SPO) mengenai retensi rekam medis

sudah ada dan hampir memenuhi ketentuan yang berlaku. Standar Prosedur

Operasional sudah memiliki judul, logo, isi terkait informasi retensi rekam

medis, dan tanda tangan sah Kepala RM. Menurut penelitian di RS Dik

Pusdikkes sudah mempunyai SPO tentang Retensi yang berlaku yang berisi

tentang rekam medis kegiatan pengurangan arsip rekam medis inaktif yang

berada di rak aktif ke rak inaktif dengan cara memilih atau mensortir sesuai

dengan tanggal terakhir pasien tersebut dilayani atau lima tahun setelah

pasien meninggal dunia.

Tabel 4. 4 SPO Retensi Berkas RM

RETENSI (PENYUSUTAN) BERKAS REKAM
RUMAH SAKIT DIK
MEDIS
PUSDIKKES
KODIKLATAD
Standar Prosedur No. No. Revisi Halaman
Operasional Dokumen
Tanggal Ditetapkan,
Terbit Ka Rumkitdik Pusdikkes Kodiklatad

Pengertian Penyusutan / retensi rekam medis adalah suatu

kegiatan pengurangan arsip rekam medis dari rak
penyimpanan dengan memindahkan arsip rekam
medis inaktif yang berada di rak aktif ke rak inaktif
 27

dengan cara memilih / mensortir sesuai dengan

tanggal terakhir pasien tersebut dilayani atau lima
tahun setelah pasien meninggal dunia.

Tujuan 1. tercapainya tertib administrasi dalam rangka

upaya meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di
RS. Dik Pusdikkes Kodiklatad.
2. tersedianya pedoman bagi petugas terkait untuk
mengurangi arsip rekam medis pada rak
penyimpanan.

Kebijakan Kep/ / / / 2018 tentang Manajemen

Informasi Rekam Medis di RS Dik Pusdikkes
Kodiklatad.
Prosedur 1. melakukan survey terhadap berkas rekam medis
yang telah memiliki usia minimal 5 tahun.
2. memindahkan rekam medis inaktif yang terdapat
pada rak aktif ke rak penyimpanan rekam medis
inaktif.
3. rekam medis yang sudah inaktif dikumpulkan
dan disimpan terpisah dengan rekam medis yang
aktif untuk disiapkan dilakukan penghapusan.
4. retensi dilakukan minimal sebulan sekali.

Unit Terkait 1. rekam medis

 28

2. Mengidentifikasi Pelaksanaan Retensi

Berdasarkan hasil penelitian di RS Dik Pusdikkes Kodiklatad TNI –

AD, retensi rekam medis sudah dilaksanakan di tahun 2019, rekam medis

dimusnahkan dengan cara di cacah. Rekam medis yang disusutkan disimpan

kembali ke rak aktif karena masih mempunyai nilai guna. RM yang sudah di

musnahkan sebanyak 8.471 berkas, sedangkan RM bernilai guna sebanyak

11.529 berkas dari total rekam medis sebanyak 55.000 berkas yang telah di

retensi. Rekam medis yang tersimpan sebanyak 35.000 berkas dan rekam

medis inaktif sebanyak 3.000 berkas dengan kunjungan terakhir 2015.

Berkas RM berguna sudah menggunakan SPO sudah ada di Rumah Sakit.

3. Mengidentifikasi Kendala Retensi

Hasil penelitian di RS Dik Pusdikkes Kodiklatad TNI-AD, ruang

penyimpanan dokumen rm yang tidak memadai membuat penyimpanan rm

menjadi sulit. Berkas rm aktif dan inaktif tidak digabungkan. Lantai satu

menampung berkas rekam medis aktif, sedangkan lantai dua menampung

berkas rekam medis nonaktif. Selain itu, ada kelangkaan sumber daya

manusia. Diketahui RS Dik Pusdikkes tidak memiliki jadwal program

retensi.
 BAB V
PEMBAHASAN

A. Mengidentifikasi SPO Tentang Retensi

Berdasarkan hasil penelitian di RS Dik Pusdikkes Kodiklatad TNI-AD

ditemukan bahwa RS sudah memiliki SPO terkait Retensi RM. SPO tentang

retensi rekam medis sudah memiliki judul, logo, isi terkait informasi retensi

rekam medis, dan tanda tangan sah Kepala Rumah Sakit.

SPO adalah suatu perangkat instruksi atau langkah yang dibakukan untuk

menyelesaikan suatu proses kerja rutin tertentu, dimana SPO memberikan

langkah yang benar dan terbaik berdasarkan konsensus bersama untuk

melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang dibuat oleh sarana

pelayanan kesehatan berdasarkan standar profesi.

Berdasarkan SPO yang isinya mengandung prosedur lain yaitu, melakukan

survey terhadap berkas rekam medis yang telah memiliki usia minimal 5 (lima)

tahun, memindahkan rekam medis inaktif yang terdapat pada rak aktif ke rak

penyimpanan rekam medis inaktif, rekam medis yang sudah inaktif

dikumupulkan dan disimpan terpisah dengan rekam medis yang aktif untuk

disiapkan dilakukan penghapusan, retensi dilakukan minimal sebulan sekali.

Pelaksanaan retensi belum sesuai SPO berlaku, dikarenakan pelaksanaan retensi

belum dilakukan dengan tepat waktu. Yang tertulis di dalam Standar Prosedur

Operasional seharusnya dilaksanakan retensi sebulan sekali, akan tetapi

pelaksanaan tersebut tidak terlaksanakan dengan Standar Prosedur Operasional

yang berlaku.

29
 30

B. Mengidentifikasi Pelaksanaan Retensi

Berdasarkan temuan penelitian yang dilakukan di RS Dik Pusdikkes

Kodiklatad TNI - AD, RS Dik Pusdikkes melakukan kegiatan terkait retensi

rekam medis pada tahun 2019. Dari total 55.000 rekam medis yang

dipertahankan, sebanyak 20.000 disimpan.

menurut Surat Edaran Dirjen Yanmed III No. HK. 00.06.1.5.0.1160.

tentang petunjuk pengadaan formulir dasar serta pemusnahan rm. Sebaliknya,

sebelum dimusnahkan, rekam medis harus melalui beberapa tahap penyusutan,

yaitu pemilahan serta pemindahtanganan, penilaian, serta pemusnahan. Menurut

standar Jadwal Retensi Arsip, berkas rm memiliki umur simpan lebih dari lima

tahun atau dua tahun. Karena pelaksanaan retensi tidak dilakukan tepat waktu,

maka tidak sepenuhnya sesuai dengan SPO yang berlaku. Standar Operasional

Prosedur mengatur bahwa pertemuan bulanan harus diadakan, namun hal ini

tidak dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku. Selain itu, masih

kurangnya Sumber Daya Manusia (SDM), khususnya di bagian rekam medis,

dan belum ada jadwal retensi rekam medis.

C. Mengidentifikasi Kendala Retensi

Minimnya SDM Remah Sakit Dik Pusdikkes menjadi tantangan

pemeliharaan rekam medis, menurut temuan penelitian di RS Dik Pusdikkes

hanya memiliki sembilan petugas rekam medis yang bekerja di sana. Delapan

lainnya tidak memiliki gelar D3 rekam medis, sementara satu di antaranya.

Selama observasi diketahui bahwa RS Dik Pusdikkes tidak memiliki jadwal

khusus dan
 31

belum melakukan kegiatan retensi berdasarkan standar yang ada. Hal ini

disebabkan kurangnya ruang penyimpanan rekam medis inaktif. Jika timbul

masalah dengan retensi rekam medis, bakal menumpuk berkas tersebut. Rak

menjadi berantakan dan lebih memungkinkan untuk kehilangan dokumen rekam

medis (missfile) jika sudah penuh.

Program kerja (progja) rumah sakit meliputi retensi, depresiasi, dan

pemusnahan. Namun, prosedur akreditasi belum sepenuhnya dilaksanakan karena

RS masih fokus pada hal tersebut. diselidiki berdasarkan komponen manajemen

5M (Man, Money, Material, Machine, Methode). Yaitu:

1. Unsur Man

Kurangnya tenaga khusus guna pemeliharaan atau pengelolaan berkas

RM inaktif. Terbatasnya tenaga rekam medis yang bukan merupakan lulusan

D3 RM.

2. Unsur Money

Tidak ada anggara khusus guna pelaksanaan retensi RM.

3. Unsur Material

Terbatasnya ruang penyimpanan serta rak penyimpanan berkas RM.

4. Unsur Machine

Bahawa rekam medis di retensi dengan cara memilih berkas RM

inaktif dengan tahun yang sudah memasuki masa simpan inaktif 2 tahun.

Melakukan pemindain semua RM yang mempunyai nilai guna serta yang

tidak bernilai guna. Menilai RM yang masih bernilai guna dan yang tidak

bernilai guna. Menyimpan lembaran penting dari BRM yang tidak

dimusnahkan di ruang
 32

penyimpanan rekam medis. Berkas rekam medis yang tidak bernilai guna di

bakar. Tim pemusnah rekam medis mengawasi pembakaran sampai dengan

selesai.

5. Unsur Methode

Bahwa pengelolaan retensi rekam medis membuat berita acara

pemusnahan.
 BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

1. Rumah Sakit Dik Pusdikkes sudah memiliki Standar Proseedur Operasional

(SPO) terkait tentang retensi RM. Sebab pada SPO mengatakan bahwa

penyusutan dilakukan minimal 1 bulan sekali.

2. Didapatkan informasi bahwa di RS Dik Pusdikkes telah melakukan kegiatan

retensi RM pada tahun 2019. Masih ditemukan tidak adanya jadwal retensi

rekam medis, dan masih kurangnya SDM khususnya bagian RM.

3. Ditemukan kendala pada saat retensi rekam medis yaitu karena tidak cukup

ruang guna menyimpan RM inaktif serta kurangnya SDM. Rumah Sakit Dik

Pusdikkes belum memiliki jadwal untuk melaksanakan program retensi

rekam medis berikutnya.

B. SARAN

1. Sebaiknya untuk Standar Prosedur Operasional perlu disosialisasikan

kembali kepada petugas mengenai retensi rekam medis di Rumah Sakit Dik

Pusdikkes, agar bisa terlaksana dengan baik.

2. Sebaiknya melakukan retensi berdasarkan jadwal yang telah dibuat dalam

Standar Prosedur Operasional supaya tidak adanya penumpukan RM pada

ruang penyimpanan, dan menambahkan SDM khususnya dibagian RM.

3. Sebaiknya RS Dik Pusdikkes melakukan penambahan rak berkas inaktif.

33
 DAFTAR PUSTAKA

Departemen Kesehatan RI. (2006). Pedoman Penyelengaraan Dan Prosedur Rekam

Medis Rumah Sakit Di Indonesia

Depkes RI Tentang Retensi Rekam Medis, 2 (2006).

Penyelenggara, B. P. (2006). BPPRM Tahun 2006.

Permenkes RI Nomor 55 Tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis, 1

DAN 3 (2013).

Permenkes RI Nomor 269/MENKES/PER/III Tentang Rekam Medis, 2 (2008).

Permenkes RI Nomor 269/MENKES/PER/III Tentang Rekam Medis Pasal 8, 2

(2008).

Permenkes RI No 512 /Menkes /Per/IV/2007 Tentang Izin Praktik dan Pelaksanaan

Praktik Kedokteran BAB I pasal 1 ayat 10, 3 (2007).

Restina, T. (2019). Retensi Rekam Medis Ditinjau dari Standar Operasional Prosedur
di RSU Muhammadiyah Ponorogo. 9.
https://2trik.jurnalelektronik.com/index.php/2trik/article/view/2trik9303/9303.

Saraswati, D. (2015). Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis Aktif Di

Bagian Filing Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang.
http://eprints.dinus.ac.id/17456/.

Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tentang Kesehatan, 2 (2009).

Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit,
(2009).

34
LAMPIRAN
Lampiran 1 Wawancara Kepada Petugas Rekam Medis
Lampiran 2 Kuesioner Kepada Petugas Rekam Medis
Lampiran 3 Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif menjadi Berkas
Rekam Medis Inaktif
Lampiran 4 Standar Prosedur Operasional Retensi Rekam Medis
Lampiran 5 Berita Acara Pemusnahan
Lampiran 6 Lembar Konsultasi Bimbingan KTI