PENTINGNYA TRACER SEBAGAI KARTU

PELACAK BERKAS REKAM MEDIS KELUAR

DARI RAK PENYIMPANAN DI RUMAH SAKIT
MUTIARA BUNDA

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL) II

Di Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Padang

OLEH :

ANNISA PUTRI LAUREN

NIM : 2006003

PROGRAM STUDI STr. MANAJEMEN INFORMASI KESEHATAN

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN SYEDZA SAINTIKA
2022
 HALAMAN PERSETUJUAN LAPORAN PKL II

FAKTOR PENYEBAB TERJADINYA DUPLIKASI NOMOR REKAM

MEDIS DI RUMAH SAKIT ISLAM IBNU SINA PADANG

OLEH :

AN
NIM : 2006003

Laporan PKL ini telah di periksa oleh

Pembimbing PKL II dan telah di setujui diseminarkan

Padang, 01 September 2022

Telah di setujui oleh :

Pembimbing Akademik Pembimbing Lapangan

Nurul Abdillah, S.Pd, M.Kom Anggia Febria, Amd.PK

NIDN. 1015039302 NIP. 1766/IS/012010

2
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis haturkan ke hadirat Allah SWT, yang telah memberiakan
segala rahmat dan nikmatnya berupa kesehatan, kesempatan, serta kesebaran,
sehingga penulis dapat menyelesaikan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dan
menyusun laporan ini dengan baik. Laporan ini disusun sebagai bukti bahwa penulis
telah melaksanakan PKL di Rumah Sakit Ibu Anak Mutiara Bunda Padang.
Dalam kesempatan ini, penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada pihak-
pihak yang telah memberiakan banyak dukungan, yakni :
1. Bapak Prof. Dr. H Syamsul Amar, M.S selaku ketua Yayasan Pengembangan
Sumber Daya Manusia Padang.
2. Bapak Drs. H. Hasrinal, A.Md,Kep, MM selaku Ketua STIKes Syedza
Saintika Padang yang memberikan kesempatan terhadap kami untuk
melakukan PKL II di Rumah Sakit Ibu Anak Mutiara Bunda Padang.
3. Ibu Chamy Rahmatiqa,MPH selaku Ketua prodi Sarjana Terapan
Manajemen Informasi Kesehatan dan selaku dosen pembimbing akademik
yang telah memberikan pengarahan dalam pembuatan laporan ini.
4. Ibu Chamy Rahmatiqa,MPH selaku dosen penguji I yang telah memberikan
masukan untuk kesempurnaan laporan ini.
5. Bapak Fajrilhuda Yuniko, M.Pd selaku dosen penguji II yang telah
memberikan saran dan kritikan untuk kesempurnaan laporan ini.
6. Bapak dr. Tri Wijayanto, MARS selaku direktur Rumah Sakit Ibu Anak
Mutiara Bunda Padang yang telah menerima kami untuk melakukan praktik
kerja lapangan II di Rumah Sakit Ibu Anak Mutiara Bunda Padang.
7. Bapak Piro Lismanto,A.md.kes selaku sebagai Instalasi Rekam Medis Rumah
Sakit Ibu Anak Mutiara Bunda yang telah menerima kami untuk melakukan
praktik kerja lapangan II di bagian Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
sekaligus telah membimbing kami selama melakukan praktikum dan
menyelesaikan laporan kegiatan PKL II di Ruang Rekam Medis dan
Informasi Kesehatan.

i
 8. Seluruh staf dan karyawan Rumah Sakit Ibu Anak Mutiara Bunda Padang.
9. Kedua orang tua dan saudara/I saya tercinta, yang telah memberikan curahan
kasih sayang, dukungan, semangat, do’a dan nasihat untuk saya.
Akhirnya penulis dapat menyelesaikan laporan praktik kerja lapangan II ini
dengan baik. Penulis mohon maaf apabila dalam penulisan laporan ini masih terdapat
kesalahan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dam saran yang bersifat
membangun.
Padang, 9 Agustus 2022

Annisa putri lauren

ii
DAFTAR ISI

iii
DAFTAR GAMBAR

iv
Gambar 3.30 Hasil indicator Tahun 2021 RSIA Mutiara Bunda................................37
Gambar 3.31 Grafik Barber Jhonson Januari-Desember 2021 RSIA Mutiara Bunda
..................................................................................................................................... 38

v
 DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 kode icd 10 kehamilan.................................................................................31

Tabel 3.2 kode icd 10 persalinan.................................................................................32
Tabel 3.3 kode icd 10 nifas..........................................................................................32
Tabel 3.4 kode icd 10 perinatal...................................................................................32

vi
DAFTAR LAMPIRAN

vii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Menurut Arianto (2015), formulir rekam medis merupakan alat untuk
pengumpulan data pasien dan merupakan bukti tertulis tentang proses
pelayanan yang telah diberikan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya
kepada pasien, hal ini merupakan cermin kerja sama lebih dari satu orang tenaga
kesehatan untuk menyembuhkan pasien. Informasi dalam rekam medis yang
berkesinambungan dapat memudahkan petugas dalam memberikan layanan
kesehatan kepada pasien serta dapat dijadikan dasar pertimbangan dalam
perawatan lanjutan kepada pasien.
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang
telah diberikan kepada pasien (PerMenKes RI No. 269/ MENKES/ PER/ III/
2008). Di Indonesia rekam medis telah digunakan rumah sakit sejak masa
prakemerdekaan, namun pelaksanaan dan penataannya masih belum mengikuti
kaidah sistem informasi yang benar, karena masih tergantung pada selera
pemimpin masing-masing rumah sakit. Sejak dikeluarkan Peraturan Pemerintah
No. 10 tahun 1960, yang substansi hukumnya mewajibkan kepada semua petugas
kesehtan untuk menyimpan rahasia kedokteran, termasuk berkas rekam medis,
kemudian Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI NO. 034/Birhup/1972, maka
ada kejelasan bagi rumah sakit untuk menyelenggarakan rekam medis dengan
baik dan benar.
Berkas rekam medis adalah milik sarana pelayanan kesehatan dan isi rekam
medis adalah milik pasien. Bentuk ringkasan rekam medis dapat diberikan,
dicatat atau dicopy oleh pasien atau orang yang diberi kuasa atau persetujuan
tertulis pasien atau keluarga pasien yang berhak untuk itu. Namun, boleh
tidaknya pasien mengetahui isi rekam medis tergantung kesanggupan pasien

1
 untuk mendengar informasi mengenai penyakit yang dijelaskan oleh dokter yang
merawatnya (Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008).
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
No.340/MENKES/PERIII/2010 Rumah Sakit adalah institusi pelayanan
kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara
paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat
darurat. Rumah sakit sebagai salah satu sarana kesehatan yang memeberikan
pelayanan kesehatan kepada masyarakat memiliki peran yang sangat strategis
dalam mempercepat peningkatan derajat kesehatan masyarakat. Oleh karena itu,
rumah sakit dituntut untuk mesmberikan pelayanan yang bermutu sesuai dengan
standar yang ditetapkan dan dapat menjangkau seluruh lapisan masyarakat.
Sertifikasi dan Registrasi tenaga kesehatan Kementrian Kesehatan
Republik Indonesia Majelis Tenaga Kesehatan Indonesia (MTKI) (Kemenkes
RI, 2016 : 4), Kompetensi adalah kemampuan yang dimiliki seseorang tenaga
kesehatan.

kesehatan berdasarkan ilmu pengetahuan, ketrampilan dan sikap profesional untuk dapat
menjalankan praktik dan atau pekerjaan keprofesian (Astri Utami, 2020). Kompetensi
perekam medis dan informasi kesehatan merupakan pengetahuan, keterampilan, dan
perilaku yang harus dimiliki oleh seorang profesi perekam medis dan informasi kesehatan
dalam melakukan tanggungjawab di berbagai tatanan pelayanan kesehatan. Petugas
perekam medis dan informasi kesehatan harus mempunyai pengetahuan, keterampilan,
dan perilaku yang merupakan kompetensi dari profesinya (Rustianto, 2018).

2
 Standar kompetensi PMIK terdiri atas kompetensipetugasrekam
medis.Kompetensi dibangundengan akar yang terdiri atas professional
yang luhur, kewaspadaan dalam bentuk mawas diri dan pengembangan diri,
serta komunikasi yang efektif, yang akan menunjang manajemen data
dan informasi kesehatan lainnya, ketrampilan klasifikasi klinis,
kodifikasipenyakit dan masalah kesehatan lainnya juga prosedur klinis,
aplikasi statistik kesehatan, epidemiologi dasar, biomedik serta
manajemen pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan (Pratama, 2020)
Pendidikan Rekam Medis dapat mempengaruhi oleh tingkat
pengetahuan, dan pengetahuan dipengaruhi oleh pendidikan semakin tingkat
pendidikannya tinggi maka semakin tinggi pula pengetahuan yang didapat,
sebaliknya tingkat pendidikan yang rendah akan memengaruhi
pendayagunaan dan informasi dalam penyimpanan rekam medis, untuk
pengembangan dan peningkatan kinerja para petugas dibagian penyimpanan
berkas rekam medis. Pendidikan seorang Perekam Medis terhadap
penyimpanan berkas rekam medis akan menjadi baik, jika petugas
mempunyai pendidikan tinggi dan mempunyai keahlian yang tinggi pula
dan kesediaan untuk bekerja dan mempunyai kemampuan dan keterampilan
itu merupakan salah satu yang dapat memengaruhi perilaku kerja dan
kinerja individu (Hatta, 2013). Pentingnya penguasaan kompetensi Perekam
Medis terkait dengan Latar belakang pendidikan dan jenjang karirnya di

3
 unit rekam medis, untuk menjalankan pekerjaan di unit rekam medis
diperlukan sumber daya manusia yang memenuhi kompetensi perekam
medis (Hatta, 2016).
Rumah Sakit Ibu Anak Mutiara Bunda adalah rumah sakit swasta, yang
merupakan Rumah sakit Ibu dan anak pengembangan dari RSB Mutiara Bunda.
RSIA Mutiara Bunda berada di bawah PT Ayunda Mutiara Medika yang
didirikan tahun 2013. RSIA Mutiara Bunda beralamat di Jl. S. Parman No. 142
Padang.
Permasalahan yang terjadi di RSIA Mutiara Bunda Padang yaitu pada desain
formulir di RSIA Mutiara Bunda Padang tidak terdapat close (penutup), kepala
instalasi rekam medis di RSIA Mutiara Bunda Padang tidak berlatar belakang
rekam medis, saat melakukan pengkodean petugas rekam medis tidak
menggunakan buku ICD baik itu ICD 10 maupun ICD 9. Di RSIA belum
melakukan perhitungan BOR, BTO dan TOI per bulan. Berdasarkan
permasalahan di atas maka penulis tertarik untuk mengangkat judul Manajemen
Rekam Medis Rumah Sakit Ibu Anak Mutiara Bunda Padang sebagai laporan
PKL.
Menggunakan tracer untuk memadai rekam medis yang keluar dari
penyimpanan. Hal ini berdampak pada salah letak, misfile, dan mempersulit
pengembalian rekam medis dengan urutan yang benar. Metode yang digunakan
dalam pengabdian masyarakat ini adalah difusi iptek untuk merancang tracer
yang cocok di gunakan di rumah sakit mutiara bunda.
B. Tujuan Laporan
1. Tujuan Umum
a. Mengetahui cara pembuatan desain rekam medis dan manajemen
formulir rekam medis di RSIA Mutiara Bunda Padang.
b. Mengetahui pelaksanaan perencanaan sumber daya manusia di RSIA
Mutiara Bunda Padang.
c. Mengetahui pelaksanaan KKPMT kehamilan, persalinan, nifas dan
perinatal di RSIA Mutiara Bunda Padang.
d. Mampu menjalankan aplikasi perangkat lunak pada fasilitas layanan
4
 kesehatan.
e. Mengetahui statistik fasilitas pelayanan kesehatan.
2. Tujuan Khusus
a. Merancang tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar dari
rak penyimpanan berkas rekam medis.
b. Melakukan kegiatan pemanfaatan tracer sebagai kartu pelacak berkas
rekam medis keluar dari rak penyimpanan berkas rekam medis..

5
 b. Manfaat Laporan
a. Manfaat bagi Mahasiswa
Laporan ini sebagai salah satu bahan pembelajaran untuk memperdalam
pengetahuan dan wawasan mengenai pengelolaan desain dan manajemen
formulir rekam medis, manajemen sumber daya manusia, klasifikasi dan
kodefikasi penyakit dan masalah yang terkait dengan kesehatan dan tindakan
medis (KKPMT), aplikasi perangkat lunak pada fasilitas layanan kesehatan
serta statistik pelayanan kesehatan.
b. Manfaat bagi Rumah Sakit
Laporan ini dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam rangka
peningkatan mutu pelayanan rumah sakit terutama bagi pihak manajemen
rumah sakit.
c. Manfaat bagi STIKes Syedza Saintika
Laporan ini sebagai bahan masukan untuk institusi pendidikan dalam hal
pengembangan dan peningkatan ilmu pengetahuan serta keterampilan bagi
mahasiswa.

c. Ruang Lingkup Laporan

Praktik Kerja Lapangan (PKL) dilakukan untuk mengetahui cara pembuatan
desain formulir rekam medis dan manajemen formulir rekam medis di RSIA
Mutiara Bunda Padang, untuk mengetahui pelaksanaan perencanaan sumber daya
manusia di RSIA Mutiara Bunda Padang, untuk mengetahui pelaksanaan
KKPMT kehamilan, persalinan, nifas dan perinatal di RSIA Mutiara Bunda
Padang, untuk mengetahui pelaksanaan aplikasi perangkat lunak pada fasilitas
layanan kesehatan di RSIA Mutiara Bunda Padang. Dan untuk mengetahui

6
pelaksanaan statistik fasilitas pelayanan kesehatan di RSIA Mutiara Bunda
Padang.
PKL dilakukan di Rumah Sakit Ibu Anak Mutiara Bunda Padang pada
bagian rekam medis di bagian casemix yang meliputi bagian filling, coding dan
assembling, pada bagian registrasi meliputi Tempat Pendaftaran Pasien Rawat
Jalan (TPPRJ) dan Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI) yang
beralamat di Jalan S. Parman No.142 Padang provinsi Sumatera Barat, Telp
081268175570 Email : rsiamutiarabunda18@gmail.com. Waktu pelaksanaan
Praktik Kerja Lapangan dimulai pada tanggal 14 Februari 2022 s/d 4 Maret 2022.
Tujuan dilakukan PKL untuk mengetahui manajemen rekam medis di RSIA
Mutiara Bunda Padang.

7
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A. Desain dan Manajemen Formulir

Desain formulir Rekam Medis merupakan suatu kegiatan untuk
merancang formulir Rekam Medis yang disesuaikan dengan kebutuhan
petugas kesehatan yang akan mengisi formulir tersebut. Menurut Huffman
(1994), ada beberapa aspek yang harus dipertimbangkan dalam mendesain
formulir yaitu aspek anatomi yang meliputi; heading, introduction,
instruction, body, spacing, rules, type style, cara pencatatan, dan close.
Aspek fisik meliputi ; warna, bahan, ukuran, dan bentuk. Kemudian aspek isi
yang meliputi ; kelengkapan item, terminology, singkatan, dan simbol.
Menurut Arianto (2015), formulir rekam medis merupakan alat untuk
pengumpulan data pasien dan merupakan bukti tertulis tentang proses
pelayanan yang telah diberikan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya
kepada pasien, hal ini merupakan cermin kerja sama lebih dari satu orang
tenaga kesehatan untuk menyembuhkan pasien. Informasi dalam rekam
medis yang berkesinambungan dapat memudahkan petugas dalam
memberikan layanan kesehatan kepada pasien serta dapat dijadikan
dasar pertimbangan dalam perawatan lanjutan kepada pasien.
Menurut Huffman (1999), sebuah formulir harus didesain untuk
memenuhi tujuan penggunanya. Terdapat 3 (tiga) aspek yang harus
dipertimbangkan dalam mendesain formulir yaitu :
a. Aspek Fisik (tampilan) Aspek fisik formulir maksudnya adalah ukuran
dan sifat khususnya. Adapun aspek fisik formulir meliputi :
1) Tinta
2) Kertas
b. Aspek Anatomi (atribut) Aspek Anatomi formulir meliputi 5 (lima)
komponen utama yaitu:
1) Kepala formulir (Heading)

8
 2) Pendahuluan (Introduction)
3) Perintah (Instruction) Instruksi umum harus singkat dan berada
dibagian atas formulir.
4) Badan formulir (Body)
5) Penutup (Close)
c. Aspek Isi Aspek isi formulir terdiri dari :
1) Pembagian (Item)
2) Pengelompokan (Grouping)
3) Urutan (Sequent)
4) Cara Pengisian

B. Manajemen Sumber Daya Manusia

Menurut Almasri (2016), sumber daya manusia adalah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian atas
pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi,
pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja dengan sumber daya manusia
untuk mencapai sasaran perorangan, organisasi, dan masyarakat. Malayu
Hasibuan (2016: Manajemen Sumber Daya Manusia: halaman 12-13),
mengatakan komponen tenaga kerja manusia pada dasarnya dibedakan atas
pengusaha, karyawan dan pimpinan.
Perekam Medis dan Informasi Kesehatan adalah seorang yang telah
menyelesaikan pendidikan formal rekam medis dan informasi kesehatan.
Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 55 Tahuan 2013 dikatakan bahwa
Perekam Medis adalah seorang yang telah lulus pendidikan Rekam Medis
dan Informasi Kesehatan sesuai ketentuan peraturan perundang undangan.
Namun pada tahun 2014 dengan terbitnya Undang-Undang RI Nomor 36
Tahun 2014 tentang tenaga kesehatan, ditetapkan Perekam Medis adalah
Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak
secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan
pelayanan rekam medis informasi kesehatan pada sarana kesehatan.

9
 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi RI Nomor 30 Tahun 2013, jabatan fungsional Perekam Medis dan
Informasi Kesehatan terdiri dari:
1. Perekam Medis Terampil
a. Perekam Medis Pelaksana
b. Perekam Medis Pelaksana Lanjutan
c. Perekam Medis Penyelia
2. Perekam Medis Ahli
a. Perekam Medis Pertama
b. Perekam Medis Muda
c. Perekam Medis Madya

C. Klasifikasi dan Kodefikasi Penyakit Masalah yang Terkait dengan Kesehatan dan
Tindakan Medis
Sistem klasifikasi penyakit adalah suatu sistem pengelompokan/kategori
satuan penyakit (morbid entities) berdasarkan suatu kriteria yang disepakati
bersama. Dengan demikian sistem klasifikasi penyakit merupakan standarisasi
kondisi/tindakan medis ke dalam suatu kelompok tertentu. Koding klinis atau
koding medis adalah suatu kegiatan yang mentransformasikan diagnosis
penyakit, prosedur medis dan masalah kesehatan lainnya dari kata-kata menjadi
suatu bentuk kode, baik numerik atau alfanumerik, untuk memudahkan
penyimpanan, retrieval dan analisis data (Garmelia, Elise, dkk, 2017:82-83).
1. Sistem Klasifikasi
Sistem klasifikasi menekankan pada pengelompokkan kesatuan kategori
yang masing-masing memiliki keterkaitan, agar dapat digunakan untuk
menghasilkan informasi statistic yang diperlukan jadi definisi sistem
klasifikasi penyakit adalah suatu sistem pengelompokkan atau kategorisasi
satuan penyakit (morbid entities) berdasarkan suatu kriteria yang disepakati
bersama. Dengan demikian sistem klasifikasi penyakit merupakan

10
 standarisasi kondisi/tindakan medis kedalam suatu kelompok tertentu
(Garmelia, dkk 2017).
2. Kodifikasi atau Koding
Menurut Anggraini dalam Pratami & Siswati (2015) Koding adalah
proses pengklasifikasian data dan penentuan kode (sandi)
nomor/alphabet/numeric untuk mewakilinya. Diagnosis pasien (ICD) terdiri
dari nama penyakit, proses penyakit, causa penyakit, dan masalah terkait
kesehatan. Koding diagnosis harus dilaksanakan dengan persisi (sesuai
dengan aturan ICD-10), akurat (sesuai dengan proses hasil akhir penduduk),
dan tepat waktu (sesuai episode pelayanan).
Tujuan dari pemberian kode dengan ICD-10 antara lain mempermudah
perekaman yang sistematis, mempermudah analisis, interpensi dan
perbandingan data mobiditas dan mortalitas yang dikumpulkan dari berbagi
daerah atau Negara pada saat yang berlainan serta menterjemahkan diagnosis
penyakit dari kata-kata menjadi kode alfaneumerik sehingga mudah untuk
penyimpanan, retrival dan analisis data. (K.P.R.I. RSUD Dr. Setomo Astuti,
dkk 2008).
Menurut Hatta dalam Magentang (2015), pengkodean sistem ICD
berguna untuk :
a. Mengindeks catatan penyakit dan tindakan pada sarana pelayanan
kesehatan.
b. Sebagai masukan untuk sistem pelaporan diagnosis medis.
c. Mempermudah proses penyimpanan dan pengembalian data terkait
diagnosis karakteristik pasien dan penyedia layanan.
d. Bahan dasar guna pengelompokkan DRGs (Diagnosis Related Groups)
di sistem penagihan pembayaran biaya pelayanan.
e. Untuk pelaporan nasional dan internasional morbiditas dan mortalitas.
f. Tabulasi data bagi proses evaluasi perencanaan pelayanan medis.
g. Menentukan bentuk layanan yang akan direncanakan dan juga akan
dikembangkan.

11
 h. Analisis pembiayaan.
i. Penelitian epidemiologi dan klinis.
3. Diagnosa atau Diagnosis
Diagnosis sering digunakan dokter dalam menyebutkan suatu penyakit
yang diderita oleh seorang pasien atau suatu keadaan yang menyebabkan
seorang pasien memerlukan atau menerima asuhan medis dengan tujuan
untuk memperoleh pelayanan pengobatan, mencegah memburuknya suatu
masalah kesehatan dan juga untuk peningkatan kesehatan. Diagnosis utama
adalah keadaan sakit, cacat, luka penyakit yang utama yang menyebabkan
pasien dirawat di rumah sakit. Dengan batasan diagnosis utama adalah
diagnosis yang ditentukan dan ditegakkan setelah cermat dikaji, menjadi
alasan untuk dirawat dan menjadi arahan untuk dilakukan pengobatan (Ayu
dalam Magentang, 2015).
Adapun pengertian diagnosis menurut Hatta dalam Maryati (2016)
dibagi menjadi dua, yaitu:
a. Diagnosis utama atau kondisi utama adalah suatu diagnosis atau kondisi
yang menyebabkan pasien memperolah perawatan atau pemeriksaan
yang ditegakkan pada akhir episode pelayanan dan bertanggung jawab
atas kebutuhan sumber daya pengobatannya.
b. Diagnosis Sekunder, Komorbiditas,dan Komplikasi
1) Diagnosis sekunder adalah diagnosis yang menyertai diagnosis
utama pada saat pasien masuk atau yang terjadi sebelum episode
pelayanan.
2) Komorbiditas adalah penyakit yang menyertai diagnosis utama atau
kondisi pasien saat masuk dan membutuhkan pelayanan atau asuhan
khusus setelah masuk dan selama rawat.
3) Komplikasi adalah penyakit timbul dalam masa pengobatan dan
memerlukan pelayanan tambahan sewaktu episode pelayanan, baik
yang disebabkan oleh kondisi yang ada atau muncul sebagai akibat
dari pelayanan yang diberikan kepada pasien.

12
4. Tentang ICD-10
Menurut Hatta dalam Agustine & Pratiwi (2017) Internasiona Stastical
Classification Of Diseases And Related Health Problems atau ICD10 adalah
sistem klasifikasi yang komprehensif dan diakui secara internasional. Sistem
klasifikasi penyakit adalah sistem yang mengelompokkan penyakit-penyakit
dan prosedur-prosedur yang sejenis ke dalam satu grup nomor kode penyakit
dan tindakan yang sejenis. Penerapan pengkodean sistem ICD digunakan
untuk mengindeks pencatatan penyakit dan tindakan disarana pelayanan
kesehatan, masukan bagi sistem pelaporan diagnosis medis, pelaporan
nasional atau internasional morbiditas dan mortalitas, tabulasi data
pelayanan kesehatan bagi proses evaluasi perencanaan pelayanan medis,
serta untuk penelitian epidemiologi dan klinis. ICD-10 terdiri atas 3 volume
1 berisikan klasifikasi utama, volume 2 merupakan pedoman bagi para
pengguna ICD dan volume 3 adalah indeks alfabetik bagi klasifikasi.
5. Tentang Pengkodean
Menurut Budi dalam Agustine dkk (2017). Kegiatan pengkodean
merupakan pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf dan
angka kombinasi antara huruf dan angka yang mewakili komponen data
kegiatan yang dilakukan dalam koding meliputi kegiatan pengkodean
diagnosis penyakit dan pengkodean tindakan medis . tenaga rekam medis
sebagai pemberi kode bertanggung jawab atau keakuratan kode.
Menurut Kasim dalam Hatta dalam Maryati (2016), pengkodean yang
sesuai dengan ICD-10 adalah:
a. Tentukan tipe pernyataan yang akan dikode dan buku volume 3
Alfabetical indeks (kamus). Bila pernyataan adalah istilah penyakit atau
cidera atau kondisi lain yang terdapat pada Bab I-XIX dan XXI-XXII,
lalu gunakan ia sebagai “lead term” untuk dimanfaatkan sebagai panduan
menelusuri istilah yang akan dicari pada seksi 1 indeks (volume 3). Bila
pernyataan adalah penyebab luar (external cause) dari cedera (bukan

13
 nama penyakit) yang ada di Bab XX (volume 1) lihat dan cari kodenya
pada seksi II di indeks (volume 3).
b. “Lead term” (kata panduan) untuk penyakit dan cedera biasanya
merupakan kata benda yang memaparkan kondisi patologisnya.
Sebaiknya jangan menggunakan istilah kata benda anatomi, kata sifat
atau eponym (menggunakan nama penemu) yang tercantum didalam
indeks sebagai “lead term”
c. Baca dengan seksama dan ikuti petunjuk catatan yang muncul di bawah
istilah yang akan dipilih pada Volume 3.
d. Baca istilah yang terdapat dalam tanda kurung “()” sesudah lead term
(kata dalam tanda kurung = modifier, tidak akan mempengaruhi kode).
Istilah lain yang ada dibawah lead term (dengan tanda (-) minus = idem
= indent) dapat mempengaruhi nomor kode, sehingga semua kata-kata
diagnostic harus diperhitungkan).
e. Ikuti secara hati-hati setiap rujukan silang (cross references) dan perinah
see dan see also yang terdapat dalam indeks.
f. Lihat daftar tabulasi (Volume 1) unuk mencari nomor kode yang paling
tepat. Lihat kode tiga karakter di indeks dengan tanda minus pada posisi
keempat yang berarti bahwa isian untuk karakter keempat itu ada
didalam volume 1 dan merupakan posisi tambahan yang tidak ada dalam
indeks (volume 3). Perhatikan juga perintah untuk membubuhi kode
tambahan (additional code) serta aturan cara penulisan dan
pemanfaatannya dalam pengembangan indeks penyakit dan dalam sistem
pelaporan morbiditas dan mortalitas.
g. Ikuti pedoman Inclusion dan Eksclusion pada kode yang dipilih atau
bagian bawah suatu sub (chapter), blok, kategori, atau subkategori.
h. Tentukan kode yang pilih
i. Lakukan analisis kuantitatif dan kulaitatif data diagnosis yang dikode
untuk memastikan kesesuainnya dengan peryataan dokter tentang

14
 diagnosis utama diberbagai lembar formulir rekam medis pasien guna
menunjang aspek legal rekam medis yang dikembangkan.

D. Aplikasi Perangkat Lunak pada Fasilitas Layanan Kesehatan

Menurut Sri Widianti, Aplikasi merupakan sebuah software (perangkat
lunak) yang bertugas sebagai front end pada sebuah sistem yang dipakai untuk
mengelolah berbagai macam data sehingga menjadi sebuah informasi yang
bermanfaat untuk penggunanya dan juga sistem yang berkaitan.
Perangkat lunak aplikasi adalah seluruh perintah yang digunakan untuk
memproses informasi. Perangkat lunak aplikasi merupakan program yang
dijalankan untuk melakukan fungsi tertentu sesuai dengan kebutuhan
penggunanya yang telah ditentukan pada awal pembuatan program tersebut.
Biasanya perangkat lunak aplikasi dibuat untuk kepentingan pengolahan data
(Sobri dkk, 2017).
Penggunaan aplikasi perangkat lunak diperlukan untuk membantu pihak
manajemen rumah sakit dalam mengolah semua data pelayanan di rumah sakit
agar didapatkan informasi yang akurat secara cepat untuk mendukung proses
pengambilan keputusan. Aplikasi perangkat lunak juga digunakan untuk
menunjang kegiatan pelayanan terhadap pasien. Aplikasi perangkat lunak yang
sering digunakan di rumah sakit antara lain SIMRS dan INA-CBGs (Sobri dkk,
2017).
1) SIMRS
SIMRS adalah kependekan dari Sistem Informasi Manajemen Rumah
Sakit. SIMRS mengelola seluruh data pelayanan di rumah sakit. Berbagasi
versi SIMRS juga banyak beredar di pasaran sehingga SIMRS di satu
rumah sakit juga bisa berbeda dengan SIMRS di rumah sakit lain, bahkan
ada rumah sakit yang membangun sendiri SIMRS-nya. Cakupan dari
SIMRS di masing-masing rumah sakit pun berbeda, mulai dari yang hanya
memfasilitasi pendaftaran pasien sampai yang juga mampu memfasilitasi
data keuangan, stok obat, dan kepegawaian (Sobri, 2017).

15
 2) INA-CBGs
Fasilitas kesehatan tingkat lanjut dalam hal ini rumah sakit
menggunakan aplikasi INA-CBGs kaitannya dengan implementasi jaminan
kesehatan nasional. Aplikasi INA-CBGs berguna untuk mencatat dan
mengajukan klaim penggantian biaya pasien yang ditanggung oleh BPJS
(Sobri, 2017).

E. Statistik Fasilitas Pelayanan Kesehatan

Statistik menurut Undang-Undang RI N0. 7 tahun 1960 adalah keterangan
berupa angka-angka yang memberikan gambaran yang wajar dari seluruh ciri-ciri
kegiatan dan keadaan masyarakat Indonesia.
1. Sensus harian
Sensus harian rawat inap merupakan kumpulan data pasien yang masuk
dan keluar dari bangsal perawatan. Sensus harian rawat inap memuat
informasi semua pasien masuk, pindahan, dipindahkan, dan keluar baik
dalam keadaan hidup maupun meninggal dunia selama 24 jam mulai dari
pukul 00.00 WIB s.d. 24.00 WIB setiap harinya. Informasi yang diperoleh
dari sensus harian rawat inap yaitu berupa data yang akan diolah menjadi
sebuah informasi yang dibutuhkan oleh rumah sakit (Kemenkes, 2011).
2. Grafik barber jhonson
Grafik Barber Jhonson adalah salah satu alat untuk mengukur tingkat
efisiensi pengelolaan rumah sakit. Dalam pengelolaannya rumah sakit harus
efisien baik dilihat dari segi mutu pelayanan medis maupun dilihat dari segi
ekonomi yaitu pemanfaatan atau pendayagunaan sarana yang ada (Sudra,
Rano I 2008).
a. Bed Occupancy Ratio (BOR)
BOR adalah presentase pemakaian tempat tidur pada periode
tertentu. Indikator ini memberikan gambaran tinggi rendahnya tingkat
pemanfaatan tempat tidur di rumah sakit. Nilai parameter BOR yang

16
 ideal adalah antara 60-85% (Depkes RI, 2005). Adapun rumus BOR
adalah:

Jumlah hari perawatan rumah sakit

BOR = (Jumlah tempat tidur x jumlah hari dalam satu periode ) x 100%

Bed Turn Over (BTO)

Menurut Departemen Kesehatan RI (2005), BTO adalah frekuensi
pemakaian tempat tidur pada satu periode, berapa kali tempat tidur
dipakai dalam satu satuan waktu tertentu. Idealnya dalam satu tahun,
satu tempat tidur rata-rata dipakai 40-50 kali. Adapun rumus BTO
adalah:

Jumlah pasien keluar (hidup+mati) pada periode tertentu

BTO = Jumlah tempat tidur

BTO merupakan rerata jumlah pasien yang menggunakan setiap

tempat tidur dalam periode tertentu. Nilai BTO sangat membantu dalam
meningkatkan tingkat penggunaan tempat tidur karena dalam dua
periode bisa di peroleh angka BOR yang sama tetapi BTO berbeda
(Susanti, 2013).
b. Turn Over Interval (TOI)
Menurut Departemen Kesehatan RI (2005), TOI adalah rata-rata
hari dimana tempat tidur tidak ditempati dari telah diisi ke saat terisi
berikutnya. Indikator ini memberikan gambaran tingkat efisiensi
penggunaan tempat tidur. Idealnya, tempat tidur kosong tidak berisi
pada kisaran 1-3 hari. Adapun rumus dari TOI adalah:

(Jumlah tempat tidur x jumlah hari pada periode tertentu )− hari rawatan
TOI = Jumlah pasien keluar (hidup + mati)pada periode tertentu

17
 BAB III
HASIL PENGAMATAN

A. Gambaran Umum Lokasi PKL

1. Sejarah Rumah Sakit Ibu dan Anak Mutiara Bunda Padang
RSIA Mutiara Bunda adalah rumah sakit swasta, yang merupakan
Rumah sakit Ibu dan anak pengembangan dari RSB Mutiara Bunda. RSIA
Mutiara Bunda berada di bawah PT Ayunda Mutiara Medika yang didirikan
tahun 2013. RSIA Mutiara Bunda beralamat di Jl. S. Parman No. 142
Padang.

Gambar 3.1 Rumah Sakit Ibu dan Anak Mutiara Bunda Padang

2. Profil Rumah Sakit Ibu dan Anak Mutiara Bunda Padang

Nama : Rumah Sakit Ibu dan Anak Mutiara Bunda
Padang Alamat : Jl. S. Parman No. 142 Padang
Letak : Strategis
Type : C
3. Budaya Kerja Rumah Sakit Ibu dan Anak Mutiara Bunda Padang
Budaya Kerja: "Quality, Safety, efficiency" "Cerdas, Tuntas, Ikhlas"
4. Motto Rumah Sakit Ibu dan Anak Mutiara Bunda
Padang Motto: "Kebahagiaan Berawal dari Sini"
5. Visi Rumah Sakit Ibu dan Anak Mutiara Bunda Padang

18
 Visi: Menjadi Rumah Sakit Ibu dan Anak terbaik dengan pelayanan
profesional dan teknologi terkini di Sumatera Barat
6. Misi Rumah Sakit Ibu dan Anak Mutiara Bunda
Padang Misi:
a. Ikut berperan aktif serta mendukung penyediaan pelayanan kesehatan
khususnya pelayanan ibu dan anak di kota Padang.
b. Memberikan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat umum.
c. Ikut berperan serta dalam pembinaan mindset karyawan yang
berorientasi kepada kepuasan pasien.
d. Mengembangkan kompetensi SDM berstandar nasional diseluruh lini
pelayanan
e. Mengembangkan manajemen berbasis teknologi informasi.
7. Fasilitas dan Layanan Rumah Sakit Ibu dan Anak Mutiara Bunda Padang
RSIA Mutiara Bunda senantiasa memberikan pelayanan kesehatan
khusus ibu dan anak bagi masyarakat didukung oleh tim dokter mulai dari
dokter umum, dokter spesialis demi terwujudnya pelayanan yang optimal.
RSIA Mutiara Bunda bekerjasama dengan instansi pemerintah dan
swasta dan beberapa Asuransi komersial dalam memberikan pelayanan
kesehatan yang prima terhadap anggota rekanan. Tidak kalah penting sejak
bulan Januari tahun 2020 RSIA Mutiara Bunda juga dapat menerima peserta
BPJS Kesehatan baik Penerima Bantuan Iuran (PBI) ataupun Non Penerima
Bantuan Iuran (Non-PBI) setelah adanya kesepakatan bekerjasama antara
RSIA Mutiara Biunda dengan BPJS Kesehatan tentang Pelayanan Kesehatan
Rujukan Tingkat Lanjut gratis tanpa biaya dengan syarat dan ketentuan
berlaku.

19
B. Desain dan Manajemen Formulir
Ada lima komponen utama yang biasanya ada pada fomulir rekam medis
yaitu heading, introduction, instruction, body dan close.
1. Formulir Persetujuan Tindakan Kedokteran

Gambar 3.2 Formulir Tindakan Persetujuan Kedokteran RSIA Mutiara Bunda

a. Heading (Kepala Formulir)

Komponen heading pada formulir Persetujuan Tindakan
Kedokteran digunakan untuk mengetahui kepemilikan RSIA Mutiara
Bunda yang berisi logo dan nama rumah sakit, alamat rumah sakit,
nomor rekam medis, nama pasien, tanggal lahir pasien serta judul
formulir “PERSETUJUAN TINDAKAN KEDOKTERAN”.

Gambar 3.3 Komponen Heading Formulir Persetujuan Tindakan Kedokteran

b. Introduction (Pendahuluan)
Pada bagian pendahuluan menjelaskan tujuan dari formulir. Pada
formulir Persetujuan Tindakan Kedokteran terletak di tengah yang
berjudul “PERSETUJUAN TINDAKAN KEDOKTERAN”.

Gambar 3.4 Komponen Introduction Formulir Tindakan Persetujaun Kedokteran

20
 c. Instruction (Instruksi)
Komponen instruction atau kalimat instruksi pada formulir
persetujuan tindakan kedokteran terdapat di sebelah kanan atas di bawah
tanggal lahir pasien.

Gambar 3.5 Komponen instruction Formulir Tindakan Persetujaun Kedokteran

d. Body (Isi)

Gambar 3.6 Komponen introduction Formulir Tindakan Persetujaun Kedokteran

Komponen pada body berisikan tentang pemberian informasi yang

meliputi tanggal atau jam, dokter pelaksana tindakan, pemberi informasi
dan penerima informasi atau pemberi persetujuan.
e. Close (Penutup)
Komponen terakhir dari formulir adalah close yang merupakan
ruangan untuk tanda tangan atau persetujuan. Namun penutup pada
Formulir Tindakan Persetujaun Kedokteran tidak ada pada formulir
tersebut.

2. Formulir Surat Kontrol Pasca Rawat Inap

21
 Gambar 3.7 Formulir Surat Kontrol Pasca Rawat Inap RSIA Mutiara Bunda

a. Heading (Kepala Formulir)

Gambar 3.8 Komponen Heading Formulir Surat Kontrol Pasca Rawat Inap

Komponen heading pada Formulir Surat Kontrol Pasca Rawat Inap

digunakan untuk mengetahui kepemilikan RSIA Mutiara Bunda yang
berisi logo dan nama rumah sakit, alamat rumah sakit, nomor rekam
medis, nama pasien, tanggal lahir pasien serta judul formulir “SURAT
KONTROL PASCA RAWAT INAP ”.
b. Introduction (Pendahuluan)
Komponen introduction dari Formulir Surat Kontrol Pasca Rawat
Inap terletak pada bagian tengah formulir yang berjudul “SURAT
KONTROL PASCA RAWAT INAP”.

Gambar 3.9 Komponen Introduction Formulir Surat Kontrol Pasca Rawat Inap

22
c. Instruction (Instruksi)
Komponen instruction atau kalimat instruksi pada formulir
persetujuan tindakan kedokteran terdapat di sebelah kanan atas di bawah
tanggal lahir pasien.

Gambar 3.10 Komponen Instruction dari Formulir Surat Kontrol Pasca Rawat Inap

d. Body (Badan)

Gambar 3.11 Komponen Body Formulir Surat Kontrol Pasca Rawat Inap

Komponen pada body berisikan tentang tanggal masuk, tanggal

keluar, keterangan, tindakan, dokter merawat, kontrol ke dokter,
poliklinik, hari, tanggal dan jam. Lalu edukasi dokter atau perawat,
obat-obatan yang diminum, perawatan di rumah dan fisioterapi.
Disertakan saat pulang meliputi hasil pemeriksaan, surat keterangan,
surat control, kartu pasien dan lainnya.
e. Close (Penutup)
Komponen terakhir dari formulir adalah close yang merupakan
ruangan untuk tanda tangan atau persetujuan. Komponen close pada
Formulir Surat Kontrol Pasca Rawat Inap berisi item kepala ruangan,
dokter yang merawat, tanda tangan dan nama terang.

23
 Gambar 3.12 Komponen Close Formulir Surat Kontrol Pasca Rawat Inap

3. Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar

Gambar 3.13 Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar

a. Heading (Kepala Formulir)

Gambar 3.14 Komponen Heading Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar

Komponen heading pada Formulir Surat Kontrol Pasca Rawat Inap

digunakan untuk mengetahui kepemilikan RSIA Mutiara Bunda yang
berisi logo dan nama rumah sakit, alamat rumah sakit, nomor rekam
medis, nama pasien, tanggal lahir pasien serta judul formulir
“RINGKASAN MASUK DAN KELUAR”.

24
b. Introduction (Pendahuluan)
Komponen introduction dari Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar
terletak pada bagian tengah formulir yang judul “RINGKASAN
MASUK DAN KELUAR”.

Gambar 3.15 Komponen Introduction Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar

c. Instruction (Instruksi)
Komponen instruction atau kalimat instruksi pada formulir
persetujuan tindakan kedokteran terdapat di sebelah kanan atas di bawah
tanggal lahir pasien.

Gambar 3.16 Komponen Instruction Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar

d. Body (Badan)

Gambar 3.17 Komponen Body Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar

Komponen pada body berisikan tentang identitas pasien, tanggal

masuk dan tanggal keluar, kelas rawat, kedatangan pasien.
e. Close (Penutup)
Komponen terakhir dari formulir adalah close yang merupakan
ruangan untuk tanda tangan atau persetujuan. Komponen close pada

25
 Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar berisi item petugas registrasi
rawat inap, tanda tangan dan nama terang.

Gambar 3.18 Komponen Close Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar

C. Manajemen Sumber Daya Manusia

1. Struktur Organisasi RSIA Mutiara Bunda

Gambar 3.19 Struktur Organisasi RSIA Mutiara Bunda

Struktur organisasi RSIA Mutiara Bunda Padang terdiri dari direktur utama
dr. Tri Wijayanto, MARS direktur umum dan keuangan Refki Riyantori,
ST,MBA. Pada bagian kepala rekam medis RSIA Mutiara Bunda Padang yaitu
Putri Nilam Sari, AMd.Keb.

26
 2. Organisasi Rekam Medis RSIA Mutiara Bunda
DIREKTUR

DR.TRI WIJAYANTO, MARS

KA. INSTALASI

PUTRI NILAM SARI, AMd. Keb

CASEMIX REKAM MEDIS

ZULFATLY, AMd. Kes ATIKA PERWANDA, AMd. Kes ADELLA ESA SEPTIKA SARI, AMd. Kes FIRINDA JONAS, AMd. PK
MAYRIKA, AMd. Kes PIRO LISMANTO, AMd. Kes PUJITA AZURA, A

Gambar 3.20 Organisasi Rekam Medis RSIA Mutiara Bunda

Struktur organisasi rekam medis RSIA Mutiara Bunda Padang terdiri dari
bagian casemix dan rekam medis dengan direktur dr. Tri Wijayanto, MARS,
kepala instalasi RSIA Mutiara Bunda Padang yaitu Putri Nilam Sari, AMd.Keb.

27
3. Uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab pimpinan dan staf unit rekam
medis

Gambar 3.21 Uraian Tugas Unit Rekam Medis RSIA Mutiara Bunda

Gambar 3.22 Uraian Tugas Unit Rekam Medis RSIA Mutiara Bunda

a. Kepala Instalasi Rekam Medis

Tugas Pokok dan Fungsi:
1) Merencanakan kegiatan operasional unit rekam medis berdasarkan
rumusan program kerja pelayanan sebagai pedoman pelaksanaan
tugas.

28
 Tahapan:
a) Mempelajari rencana operasional tahun lalu
b) Mensinkronisasi dengan rogram kerja bagian umum
c) Menyusun konsep rencana bidang pelayanan
d) Mengkonsultasikan konsep rencana operasional dengan
pimpinan
e) Memfinalisasi rencana operasional Unit Rekam Medis
2) Mendsitribusikan tugas kepada bawahan sesuai tugas dan tanggung
jawabnya kelancaran pelaksanaan tugas Unit Rekam Medis
Tahapan:
a) Menjabarkan rencana operasional menjadi kegiatan-kegiatan
yang harus dilaksanakan bawahan
b) Menyusun jadwal kerja bawahan
c) Menentukan target waktu penyelesaian tiap kegiatan
3) Memberi petunjuk kepada bawahan di lingkungan Unit Rekam
Medis setiap saat sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang
diberikan agar pekerjaan berjalan tertib dan lancar.
Tahapan:
a) Menjelaskan tugas yang akan dilaksanakan bawahan
b) Mengidentifikasi kesulitan yang dialami bawahan
c) Mengkonsultasikan permasalahan kepada kabid pelayanan
untuk menentukan solusi terbaik
d) Memberikan arahan kepada bawahan terkait permasalahan
yang dialami
4) Melaksanakan penyiapan penyusunan rencana pelayanan kegiatan
Pencatatan dan Pendokumentasian kegiatan pelayanan pasien sesuai
dengan peraturan yang berlaku dan arahan pimpinan untuk
mendukung pelaksanaan pengelolaan pelaksanaan rekam medis.

29
 5) Melaksankan pemantauan dan evaluasi pengelolaan Rekam Medis
RS sesuai dengan peraturan yang berlaku dan arahan pimpinan
untuk mendukung pelaksanaan pengelolaan pelayanan
6) Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan kinerja pegawai di Unit
Rekam Medis dengan cara mengidentifikasi hambatan yang ada
dalam rangka perbaikan kinerja dan pembinaan karier pegawai di
masa mendatang.
7) Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan
baik lisan maupun tertulis.
Wewenang:
1) Mendapatkan informasi dari direktur RSIA Mutiara Bunda dalam
hal penyelenggaraan dan pengembangan rekam medis RS.
Tanggung Jawab:
1) Bertanggungjawab atas kelancaran pelaksanaan tugas di bagian
rekam medis rumah sakit
2) Keakuratan hasil kerja
3) Kesesuaian pelaksanaan tugas terhadap rencana operasional
4. Uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab admission
Tugas Pokok dan Fungsi:
1) Memberikan informasi yang lengkap kepada pasien dan keluarganya
tentang pelayanan di rumah sakit
2) Tercapinya kelancaran dalam menerima pendaftaran pasien rawat jalan,
rawat inap dan gawat darurat
3) Tercapainya ketepatan, keakuratan data penderita yang masuk melalui
tempat pendaftaran pusat informasi pelayanan kesehatan rumah sakit
yang berhubungan dengan data sosial rumah sakit
4) Merekap data registrasi pasien dan data disposisi pasien
5) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh supervisor penunjang
medis
6) Memegang tanggungjawab yang diemban

30
7) Menjalankan pelayanan sesuai dengan SOP admission

Wewenang:
1) Mendaptkan informasi dari Direktur RSIA Mutiara Bunda dalam hal
penyelenggaraan dan pengembangan admission RS.
2) Mengunakan dan memelihara peralatan penunjang kegiatan berkas
rekam medis
Tanggung Jawab:
1) Bertanggungjawab terhadap kelancaran pelaksanaan tugas di bagian
admission rumah sakit
2) Keakuratan hasil kerja
3) Kesesuaian pelaksanaan tugas terhadap rencana operasional.

Gambar 3.23 Uraian Tugas Informasi dan Pendaftaran Pasien RSIA Mutiara Bunda

31
 Gambar 3.24 Uraian Tugas Informasi dan Pendaftaran Pasien RSIA Mutiara Bunda.

D. Klasifikasi dan Kodefikasi Penyakit Masalah Masalah yang Berkaitan dengan

Kesehatan dan Tindakan Medis
Pengkodean (coding) merupakan salah satu kegiatan pengolahan data rekam
medis untuk memberikan kode dengan huruf dan angka. Pemberian kode
merupakan kegiatan klasifikasi penyakit dan tindakan yang mengelompokan
penyakit dan tindakan berdasarkan kriteria tertentu yang telah disepakati.
Pemberian kode atas diagnosis klasifikasi penyakit yang berlaku dengan
menggunakan ICD-10 untuk mengkode penyakit, sedangkan ICD-9 digunakan
untuk mengkode tindakan.
Ini adalah diagnosa penyakit selama 3 minggu PKL di RSIA Mutiara Bunda
Tabel 3.1 kode icd 10 kehamilan
Nama penyakit Kode icd 10
Gestastinal pregnancy O13
Unfections og genital tract in pregnancy O23.5
Haemorrhage early pregnancy O20.0
Savere pre-eclamasi O14.1
Missed abortion O02.1

32
 Tubal pregnancy O01.1
Hydatidiform mole O01.9

Tabel 3.2 kode icd 10 persalinan

Nama penyakit Kode icd 10

Maternal care of transerve and oblique lie/letak O32.2
lintang
Maternal care due to uterine scar from previous O34.2
surgery/ bekas sc
Placenta previa with haemorrhhage O44.1
CPD(pinggul sempit) O33.9
Maternal care of intrauterine death O36.4
Delivery by elective caesarean section O82.0
Delivery by emergency caesarean section O82.1
Vacuum extractor delivery O81.4

Tabel 3.3 kode icd 10 nifas

Nama penyakit Kode icd 10

Anemia complicating pregnancy O99.0

Tabel 3.4 kode icd 10 perinatal

Nama penyakit Kode icd 10

Congenital pneumonia P23.9
Neonatal jaundice P59.9
Transient tachypnea P22.1

Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan, petugas yang melakukan

pengkodean di RSIA Mutiara Bunda jarang menggunakan ICD dalam melakukan
pengkodean baik ICD-10 maupun ICD-9. Karena diagnosa penyakit yang ada
selalu itu saja, sehingga petugas sudah tau kode dari diagnosa tersebut. Namun,

33
 jika petugas mengalami kesulitan dalam pengkodean, petugas akan memastikan
kode tersebut dengan melihat di ICD online.
E. Aplikasi Perangkat Lunak pada Fasilitas Layanan Kesehatan
1. SIMRS
SIMRS adalah kependekan dari Sistem Informasi Manajemen Rumah
Sakit. SIMRS mengelola seluruh data pelayanan di rumah sakit. Seperti
gambar berikut merupakan gambar SIMRS rumah sakit ibu dan anak
Mutiara Bunda Padang.
2. INA-CBGs
Aplikasi INA-CBGs berguna untuk mencatat dan mengajukan klaim
penggantian biaya pasien yang ditanggung oleh BPJS. Berdasarkan hasil
pengamatan di RSIA Mutiara Bunda langkah-langkah penggunaan aplikasi
INA-CBGS sebagai berikut:
a. Buka aplikasi INA CBGs, maka tampilan awalnya seperti gambar
berikut.

Gambar 3.25 Menu tampilan INA-CBGs

b. Setelah itu masukan nomor SEP (surat eligibilitas peserta) pada colom yang
disediakan, maka nama pasein akan keluar gamabar berikut ini.

Gambar 3.26 Melakukan pencarian no ESP

34
c. Kemudian log in di SIMRS untuk mencetak biling atau nota pasien
mengenai tindakan dan obat obatan yang telah digunakan pasien selama
perawatan seperti gambar berikut.

Gambar 3.27 Log in di SIMRS

d. Selanjutnya dilakukan pengecekan data di dokumen rekam medis dengan

data di SIMRS rumah sakit, jika sudah pas selanjunta di cetak nota (biling)
yang harus di klaim kan ke BPJS kesehatan, seperti gambar berikut ini.

Gambar 3.28 Pengecekan data rekam medis di SIMRS

35
 e. Selanjutnya biling tersebut di save, seperti gambar berikut.
f. Kemudian kembali ke claim INACBGs untuk melakukan pengklaiman
dengan memasukan kode diagnosa icd 10 dan kode tindakan icd 9, kemudian
baru dimasukan biaya asuhan keperawatan, kedokteran, obat obatan, biaya
kamar dan lain lain.
g. Selanjutnya data yang sudah di isi kemudian pilih grouper, setelah itu baru di
final.
F. Statistik Fasilitas Pelayanan Kesehatan
1. Rekapitulasi rawat inap

Gambar 3.29 Rekapan sensus harian rawat inap di bulan Februari

36
 Pada rekapan sensus harian di atas, pasien dengan kunjungan terbanyak
terjadi di tanggal 17 Februari 2022 dengan total 22 pasien. Adapun pada
tanggal 11 dan 12 Februari 2022 tidak ada pasien yang datang ke RSIA
Mutiara Bunda Padang. Total pasien keluar hidup dan mati sebanyak 107
pasien dan jumlah keseluruhan pasien selama bulan Februari 2022 terdapat
337 pasien.
a. Bed Occupancy Ratio (BOR)
BOR adalah presentase pemakaian tempat tidur pada periode
tertentu. Indikator ini memberikan gambaran tinggi rendahnya tingkat
pemanfaatan tempat tidur di rumah sakit. Nilai parameter BOR yang
ideal adalah antara 60-85%

BOR = (Jumlah tempat tidur x jumlah hari dalam satu periode ) x 100%
Jumlah hari perawatan rumah sakit

338
=26𝑥28 x 100%
= 46%
Berdasarkan sumber data yang digunakan untuk menghitung nilai
BOR adalah rekapan sensus harian pasien rawat inap RSIA Mutiara
Bunda Padang, dengan nilai BOR di bulan Februari 2022 adalah 46%.
Rendahnya nilai BOR dipengaruhi karena pandemi COVID-19 dan
dapat memberikan dampak bagi rumah sakit terutama dalam hal
pendapatan rumah sakit. Sehingga nilai BOR tersebut tidak sesuai
dengan standar idela yang telah ditetapkan yaitu 60-85%.
b. Bed Turn Over (BTO)
BTO adalah frekuensi pemakaian tempat tidur pada satu periode,
berapa kali tempat tidur dipakai dalam satu satuan waktu tertentu.
Idealnya dalam satu tahun, satu tempat tidur rata-rata dipakai 40-50 kali.

Jumlah pasien keluar (hidup+mati) pada periode tertentu

BTO = Jumlah tempat tidur

107
= 26

= 4 kali

37
 Berdasarkan sumber data yang digunakan untuk menghitung nilai
BOR adalah rekapan sensus harian pasien rawat inap RSIA Mutiara
Bunda Padang, dengan nilai BTO di bulan Februari 2022 adalah 4 kali.
Rendahnya nilai BTO di RSIA Mutiara Bunda di karenakan rendahnya
kunjungan pasien ke rumah sakit sehingga karena kondisi masih
pandemi, sehingga menyebabkan penggunaan tempat tidur di rumah
sakit tidak sesuai dengan standar Departemen Kesehatan Republik
Indonesia (2005) yaitu 40-50 kali.
c. Turn Over Interval (TOI)
TOI adalah rata-rata hari dimana tempat tidur tidak ditempati dari
telah diisi ke saat terisi berikutnya. Indikator ini memberikan gambaran
tingkat efisiensi penggunaan tempat tidur. Idealnya, tempat tidur kosong
tidak berisi pada kisaran 1-3 hari.

(Jumlah tempat tidur x jumlah hari pada periode tertentu )− hari rawatan
TOI = Jumlah pasien keluar (hidup + mati)pada periode tertentu

(26𝑥28)−338
=
107

= 4 hari

Tingginya nilai TOI yaitu 4 hari disebabkan karena kurangnya

pemakaian tempat tidur, sehingga tempat tidur yang tersedia tidak
digunakan dengan produktif. Sehingga tidak sesuai dengan standar
Departemen Kesehatan Republik Indonesia (2005) tempat tidur kosong
tidak berisi pada kisaran 1-3 hari.
d. Bed Occupancy Ratio (BOR), Bed Turn Over (BTO), Turn Over
Interval (TOI), Average Length of Stay (AvLOS) pada tahun 2021.

Gambar 3.30 Hasil indicator Tahun 2021 RSIA Mutiara Bunda

38
 Berdasarkan hasil indikator tahun 2021 mengenai penggunaan
tempat tidur dalam 1 tahun pemakaian Bed Occupancy Ratio (BOR)
berjumlah 74 BOR, Bed Turnoter (BTO) berjumlah 72, Average Length
of stay (AvLOS) berjumlah 2,96, Turnover Interval (TOI) berjumlah
1,25, Jumalah Tempat Tidur Tersedia (TT) 28 dan jumlah pasien
sebanyak 2291 orang. Dengan jumlah hari perawatan (HP) yaitu 7656
hari
2. Grafik Barber Jhonson

Gambar 3.31 Grafik Barber Jhonson Januari-Desember 2021 RSIA Mutiara Bunda

Dilihat dari grafik barber jhonson RSIA Mutiara Bunda pada tahun
2021 dapat disimpulkan bahwa pengguanan tempat tidur pada peroide
Januari-Desember 2021 masih belum efisiensi.Barber Jhonson Rumah
Sakit Mutiara Bunda Padang Tahun 2021 dari bulan Januari-Desember
belum efisien ,karna titik temu antara BTO dan BOR tidak masuk dalam
daerah efisien.

39
 BAB IV
PEMBAHASAN

A. Pentingnya tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar

dari rak penyimpanan di rumah sakit mutiara bunda
Penggunaan tracer bertujuan untuk mempermudah petugas dalam
menelusuri keberadaan rekam medis yang tidak berada di rak penyimpanan. Dampak tidak
menggunakan tracer di bagian penyimpanan berkas rekam medis di rumah sakit mutiara
bunda yaitu rak penyimpanan sudah penuh,banyak dokumen rekam medis yang hilang dan
penyimpanan rekam medis terkait pengguna tracer yang tidak dijalankan. Dampak tidak
menggunakan tracer di bagian penyimpanan yaitu berkas rekam medis sulit terlacak.
Tracer rekam medis adalah sarana yang digunakan untuk mengontrol
pengunaan dokumen rekam medis yang biasanya digunakan untuk menggantikan dokumen
rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan.
Tracer adalah alat bantu yang berfungsi sebagai kartu tanda petunjuk
keberadaan terakhir rekam medis digunakan. Pada tracer tercatat identitas rekam
medis,tanggal pengambilan, dan digunakan oleh siapa/diamana.
Rumah sakit merupakan salah satu ujung tombak dalam hal
pelayanan kesehatan yang dapat membantu mewujudkan derajat
kesehatan yang dapat membantu mewujudkan derajat kesehatan
yang optimal. Salah satu program rumah sakit adalah
peningkatan usaha kesehatan pribadi berupa pengobatan dasar.
Ada beberapa faktor yang dapat membantu kelancaran proses
pelayanan kesehatan kepada pasien. Salah satunya adalah rekam
medis (Depkes RI, 1997).
Rekam medis yang baik adalah memiliki data yang
continue (berkesinambungan) mulai sejak awal hingga akhir
perawatan diberikan ataupun sejak pasien mendaftar pertama
kali hingga pasien menjadi pasien inaktif (Huffman, 1994).
Kesinambungan data rekam medis merupakan satu hal yang
mutlak dipenuhi dalam menjaga nilai rekam medis yang baik
untuk mendukung kesehatan yang maksimal. Ketersediaan
berkas rekam medis secara cepat dan tepat pada saat dibutuhkan
akan sangat membantu mutu pelayanan kesehatan yang
diberikan kepada pasien. Maka dari itu, masalah penyimpanan
berkas rekam medis merupakan hal yang penting untuk
diperhatikan. Jika sistem penyimpanan berkas rekam medis
yang dipakai kurang baik, akan timbul masalah-masalah yang
dapat mengganggu ketersediaan berkas rekam medis secara
tepat dan cepat.
40
 Menurut beberapa fasilitas di ruang penyimpanan berkas
rekam medis diantaranya ada (a) ruang dengan suhu ideal untuk
penyimpanan berkas dan keamanan dari serangan fisik lainnya;
(b) alat penyimpanan berkas rekam medis, bisa menggunakan
roll o pack, rak terbuka, dan filing cabinet; (c) tracer yang
digunakan sebagai penggantkmm, i berkas rekam medis di rak
filing yang dapat digunakan untuk menelusur keberadaan rekam
medis.
Hasil penelitian bahwa faktor-faktor penyebab tidak
menggunakan tracer di bagian penyimpanan berkas rekam
medis di Rumah Sakit mutiara bunda yaitu Sumber Daya
Manusia (SDM), yaitu petugasnya tergesa-gesa, sarana di
bagian penyimpanan yaitu rak penyimpanan sudah penuh dan
Prosedur Tetap pengambilan dan penyimpanan rekam medis
terkait penggunaan tracer yang tidak dijalankan. Dampak tidak
menggunakan tracer di bagian penyimpanan berkas rekam
medis di Rumah Sakit mutiara bunda yaitu misfile dan berkas
rekam medis sulit terlacak.
Selain itu, berdasarkan hasil penelitiannya saat petugas
penyimpanan di rumah sakit mutiara bunda sebelum
menggunakan tracer mengalami banyak kendala, antara lain:
berkas tidak ditemukan, banyak misfile. Setelah menggunakan
tracer masalah- masalah tersebut teratasi. Dengan adanya tracer
di penyimpanan Berkas Rekam Medis di mutiara bunda dapat
mengurangi berkas misfile.
Pentingnya tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar dari rak
penyimpanan berkas rekam medis sangat perlu untuk disosialisasikan kepada
masyarakat tenaga kesehatan.Kegiatan ini diharapkan dapat menciptakan
budaya pemanfaatan tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis ketika
keluar dari rak penyimpanan. Hal ini mendorong Program Studi Rekam Medis
Sekolah Vokasi UGM untuk melaksanakan kegiatan pengabdian masyarakat
tentang pentingnya tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar dari
rak penyimpanan di rumah sakit mutiara bunda.

41
42
 BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Pada awalnya, tracer tidak dimanfaatkan sebagai pelacak dan petunjuk berkas rekam medis yang
keluar dari rak penyimpanan. Setelah dilakukan sosialisasi dan pelatihan, petugas akhirnya
menyadari bahwa tracer memang perlu dilakukan. Hal ini dikarenakan tingkat kesadaran petugas di
fasilitas kesehatan terutama rumah sakit terkait penggunaan tracer masih sangat rendah. Pelatihan
dan pendampingan kepada petugas sebaik nya dilakukan secara kontinyu sehingga petungas benar-
benar menggunakan tracer dalam kegiatan penyimpanan berkas rekam medis.

B. Saran
Sebaiknya rumah sakit mutiara bunda merencanakan tracer
supaya tidak ada kesalahan untuk memasukan dokumen pasien,
keluar dan masuk rak penyimpanan. Memiliki desain baru atau
desain seperti hasil rancangan

43
44
 DAFTAR PUSTAKA

Deharja, Atma dan Selvia Juwita Swari. 2017. Desain Formulir Assesment Awal
Medis Gawat Darurat Berdasarkan Standar Akreditasi Rumah Sakit Versi 2012 di
Rumah Sakit Daerah Balung Jember. Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri
Jember, halaman 359.

Hikmah, Faiqatul dkk. 2017. Desain Formulir Asesmen Nyeri dalam Berkas Rekam
Medis di Rumah Sakit Daerah Balung Jember Tahun 2016. Jurnal Kesehatan Vol.
5. No. 3. April 2017. halaman 139

Irmawati dan Elise Garmelia. 2018. Klasifikasi, Kodefikasi Penyakit dan Masalah
Terkait I : Anatomi, Fisiologi, Patologi, Terminologi Medis dan Tindakan.

Kementerian Kesehatan RI. 2008 Peraturan Menteri Kesehatan RI no. 269 Tahun
2008. Rekam Medis. Jakarta: Depkes RI

Kemenkes (2011) Permenkes 1171 Tahun 2011 Tentang Sistem Informasi Rumah
Sakit. Jakarta

Ohoiwutun Norberta, Sali Setiatin. 2021. Pengaruh Latar Belakang Pendidikan

Perekam Medis Terhadap Sistem Penyimpanan Rekam Medisdi Rsud Boven
Digoel. Jurnal Ilmiah Indonesia, Agustus 2021, 1 (8). halaman 1031

Ratu Fadhila Khansa Salsabila Yusran. 2020. Literature Review: Keakuratan Kode
Diagnosis Utama Berdasarkan Icd-10 Pada Berkas Rekam Medis Rawat Inap

Raziansyah, dkk. 2021. Manajemen Sumber Daya Manusia Rumah Sakit.

Pekalongan: Penerbit NEM - Anggota IKAPI

Robot, Regina Pricilia dkk. 2018. Aplikasi Manajemen Rawat Inap dan Rawat Jalan
di Rumah Sakit. Jurnal Teknik Informatika Volume 13, No 4, 2018. Halaman 1

Rusli Arsil dkk. 2006. Manual Rekam Medis.

45
Setyawan, Dedy. 2016. Analisis Implementasi Pemanfaatan Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit (Simrs) Pada Rsud Kardinah Tegal. Indonesian Journal
on Computer and Information Technology Vol 1 No 2 November 2016. Halaman
56

Siswati. 2018. Manajemen Unit Kerja II Perencanaan SDM Unit Kerja RMIK.

Sobri, dkk. 2017. Pengantar Teknologi Informasi. Yogyakarta : Andi

Subinarto, dkk. 2018. Analisis Desain Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar Rawat
Inap. Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Volume 1 Nomor 2, Oktober
2018, halaman 76.

Sudra, Rano Indradi. Statistik Rumah Sakit – Dari Sensus Pasien & Grafik Barber
Jhonson Hingga StatistikKematian & Otopsi. Graha Ilmu : Yogyakarta. 2010

Suprihanto, John. 2014. Manajemen. Yogyakarta : Gadjah Mada University Press

Susanti, E. 2013. Analisis Deskriptif Faktor-faktor yang Berhubungan dengan Nilai

BTO di RSUD Sunan Kalijaga Demak Tahun 2013. Demak

Triyanti, Endang dan Imelda Retna Weningsih. 2018. Manajemen Informasi

Kesehatan III Desain Formulir.

46
LAMPIRAN

47
Lampiran 1 Logbook

48
49
Lampiran 2 Daftar hadir PKL

50
Lampiran 3 Tampilan saat sudah log in di aplikasi SIMRS

51
Lampiran 4 Save billing di INA-CBGs

52
Lampiran 5 Memasukkan kode ICD 10, ICD 9 dan tindakan lainnya di INA-CBGs

53
Lampiran 6 Pilih grouper dan final di INA-CBGs

54
Lampiran 7 Dokumentasi penyerahan mahasiswa PKL ke RSIA Mutiara Bunda Padang

Lampiran 8 Dokumentasi bersama direktur RSIA Mutiara Bunda Padang.

55
56