i
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas rahmat dan
hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan Pedoman Rekam Medis Puskesmas Makarti Jaya. Buku
ini kami susun sebagai salah satu upaya untuk memberikan acuan dan kemudahan dalam
pelaksanaan pengisian lembar Rekam Medis di Puskesmas Makarti Jaya, buku ini berisi acuan
yang dapat digunakan petugas kesehatan sebagai Pedoman Rekam Medis di Puskesmas Makarti
Jaya.
Rekam medis adalah berkas yang berisikan informasi tentang identitas pasien,
anamnese, penentuan fisik laboratorium, diagnosa segela pelayanan dan tindakan medik yang
diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang
mendapatkan pelayanan gawat darurat. Rekam medis digunakan sebagai acuan pasien
selanjutnya, terutama pada saat pasien itu berobat kembali. Tenaga kesehatan akan sulit
dalam melakukan tindakan atau terapi sebelum mengetahui sejarah penyakit , tindakan atau
terapi yang pernah diberikan kepada pasien yang terdapat dalam berkas rekam medis. Hal
penting dalam berkas rekam medis adalah ketersediaannya saat dibutuhkan dan kelengkapan
pengisiannya. Kelengkapan pengisian berkas rekam medis oleh Tenaga Kesehatan akan
memudahkan tenaga kesehatan lain dalam memberikan tindakan atau terapi kepada pasien.
Selain itu, juga sebagai sumber data bagian rekam medis dalam pengolahan data yang
kemudian akan menjadi informasi yang berguna bagi manejemen serta langkah strategis
untuk pengembangan pelayanan kesehatan. Penyajian informasi harus sesuai dengan nilai
kegunaan, kedudukan dan fungsi masing-masing bagiannya.
Diharapakan pedoman yang telah dibuat dapat membantu Dokter dan juga Tenaga
Kesehatan lainya untuk mengisi dan melengkapai Lembar Rekam Medis di Puskesmas Makarti
Jaya sesuai dengan aturan Rekam Medis yang berlaku.
Pada kesempatan ini perkenankan saya untuk menyampaikan ucapan terima kasih dan
apresiasi kepada semua karyawan yang telah terlibat dalam proses penyusunan Pedoman Rekam
Medis Puskesmas Makarti Jaya. Semoga dengan digunakannya pedoman ini dapat
mempermudah Petugas dalam melaksanakan pengisian Lembar Rekam Medis di Puskesmas
Makarti Jaya.
ii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL………………………………..…………………………………….. i
KATA PENGANTAR………………….……………….…………………………….…... ii
DAFTAR ISI..…………………………………………………………………………….. iii
BAB I PENDAHULUAN…………………………………………………………………. 1
A. LATAR BELAKANG…………….…………………………………………... 1
B. TUJUAN…….………………………….………………………………….….. 2
C. RUANG LINGKUP…………………………………………………………... 2
BAB II PENGERTIAN DAN TUJUAN REKAM MEDIS………………………………. 3
A. PENGERTIAN REKAM MEDIS.....……………………………………………. 3
B. TUJUAN REKAM MEDIS.……………….………………………………….… 4
BAB III JENIS DAN ISI REKAM MEDIS………………………………………………. 5
A. JENIS REKAM MEDIS..…………..…………………………………………… 5
B. ISI REKAM MEDIS…………………….………………………………….…. 5
BAB IV TATA CARA PENYELENGGARAAN REKAM MEDIS……………………... 8
BAB V PENYIMPANAN, PEMUSNAHAN, DAN KERAHASIAAN………………….. 9
A. PEYIMPANAN DAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS…………………….. 9
B. KERAHASIAAN REKAM MEDIS…………………………………………….. 9
BAB VI KEPEMILIKAN, PEMANFAATAN, DAN TANGGUNG JAWAB…………... 10
A. KEPEMILIKAN REKAM MEDIS……………………………………………….. 10
B. PEMANFAATAN REKAM MEDIS……………………………………………... 10
C. TANGGUNG JAWAB REKAM MEDIS………………………………………… 10
BAB VII PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS PUSKESMAS……………………. 11
A. ALUR PELAYANAN..…...………..…………………………………………….. 11
B. SISTEM PENOMORAN….…………….………………………………….…….. 12
C. SISTEM PENYIMPANAN………………………………………………………. 13
D. PENGAMBILAN DAN PEMINJAMAN………………………………………… 13
BAB VIII ASPEK HUKUM, DISIPLIN DAN ETIK…………………………………….. 15
A. SANKSI HUKUM………………………………………………………………… 15
B. SANKSI DISIPLIN DAN ETIK………………………………………………….. 15
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
iii
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Pembangunan kesehatan ditujukan untuk meningkatkan kesadaran, kenyamanan dan
kemampuan hidup sehat bagi setiap orang dalam rangka mewujudkan derajat kesehatan
yang optimal sebagai salah satu unsur kesejahteraan umum sebagaimana yang diamanatkan
di dalam pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
Dalam UU Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan ditegaskan bahwa tenaga
kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan diri dalam bidang kesehatan serta
memiliki pengetahuan dan atau keterampilan melalui pendidikan di bidang kesehatan yang
untuk jenis tuntutan memerlukan kewenangan untuk melakukan upaya kesehatan. Pasal 24
(1) Tenaga kesehatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 harus memenuhi ketentuan
kode etik, standar profesi, hak pengguna pelayanan kesehatan, standar pelayanan, dan
standar prosedur operasional.
Tenaga kesehatan yang diatur dalam Pasal 2 ayat (2) sampai dengan ayat (8)
Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1996 tentang Tenaga Kesehatan terdiri dari :
1. Tenaga medis meliputi dokter dan dokter gigi;
2. Tenaga keperawatan meliputi perawat dan bidan;
3. Tenaga kefarmasian meliputi apoteker, analis farmasi dan asisten apoteker;
4. Tenaga kesehatan masyarakat meliputi epidemiolog kesehatan, entomolog kesehatan,
mikrobiolog kesehatan, penyuluh kesehatan, administrator kesehatandan sanitarian;
5. Tenaga gizi meliputi nutrisionis dan dietisien;
6. Tenaga keterapian fisik meliputi fisioterapis, okupasiterapis dan terapis wicara;
7. Tenaga keteknisian medis meliputi radiografer, radioterapis, teknisi gigi, teknisi
elektromedis, analis kesehatan, refraksionis optisien, othotik prostetik, teknisi tranfusi
dan perekam medis.
Upaya Kesehatan Perseorangan yang selanjutnya disingkat UKP adalah suatu kegiatan
dan/atau serangkaian kegiatan pelayanan kesehatan yang ditujukan untuk peningkatan,
pencegahan, penyembuhan penyakit, pengurangan penderitaan akibat penyakit dan
memulihkan kesehatan perseorangan.
Dalam melaksanakan fungsi penyelenggaraan UKP tingkat pertama di wilayah
kerjanya salah satu kewenangan Puskesmas untuk menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan
dengan prinsip koordinatif dan kerja sama inter dan antar profesi dan melaksanakan
penyelenggaraan rekam medis.
Permasalahan dan kendala utama pada pelaksanaan rekam medis di Puskesmas
adalah tidak hanya dokter dan dokter gigi yang bertugas dalam mengisi rekam medis tapi
seluruh petugas kesehatan di Puskesmas meliputi perawat, bidan, tenaga gizi dan tenaga
keteknisian medis juga turut serta dalam melengkapi isi rekam medis, namun petugas
1
pelayanan tersebut tidak menyadari sepenuhnya manfaat dan kegunaan rekam medis, baik
pada sarana pelayanan kesehatan maupun pada praktik perorangan, akibatnya rekam
medis dibuat tidak lengkap, tidak jelas dan tidak tepat waktu.
Rekam medis merupakan hal yang sangat menentukan dalam menganalisa suatu kasus
sebagai alat bukti utama yang akurat. Karena itu, diperlukan pedoman rekam medis yang
akan menjadi acuan petugas kesehatan baik untuk dokter, dokter gigi, perawat, bidan,
tenaga gizi dan tenaga keteknisian medis dalam mengisi kelengkapan isi rekam medis.
B. TUJUAN
1. Sebagai acuan dalam pelaksanaan praktik kedokteran dalam upaya pelayanan kesehatan.
2. Sebagai acuan petugas kesehatan untuk mengisi lembar rekam medis secara lengkap.
3. Sebagai acuan agar dapat lebih mengetahui perlunya membuat rekam medis untuk
kepentingan dokter, pasien, sarana pelayanan kesehatan dan perkembangan ilmu
pengetahuan.
C. RUANG LINGKUP
Pedoman kelengkapan isi lembar rekam medis ini dibuat untuk seluruh unit pelayanan
yang ada di Puskesmas Makarti Jaya meliputi poli umum dan lansia, poli gigi dan mulut,
poli KIA, KB, dan Imunisasi, poli MTBS, poli TB DOTS, poli PROMKES, poli tindakan
dan UGD untuk menjadi acuan dokter, dokter gigi, dan petugas pelayanan dalam mengisi
lembar rekam medis yang dibuat secara tertulis, lengkap, dan jelas guna menunjang
tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya meningkatkan mutu pelayanan
kesehatan di Puskesmas Makarti Jaya. Pedoman ini berlaku pada tanggal ditetapkan.
2
BAB II
PENGERTIAN DAN TUJUAN REKAM MEDIS
4
BAB III
JENIS DAN ISI REKAM MEDIS
2. Isi rekam medis untuk pasien rawat inap dan perawatan satu hari sekurang-kurangnya
memuat:
a. identitas pasien;
5
b. tanggal dan waktu;
c. Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat penyakit;
d. Hasil pemerisaan fisik dan penunjang medik;
e. Diagnosis:
f. Rencana penatalaksanaan;
g. Pengobatan dan/atau tindakan;
h. Persetujuan tindakan bila diperlukan;
i. Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan.
j. Ringkasan pulang (discharge summary);
k. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehalan tertentu yang
memberikan pelayanan kesehatan;
l. Pelayanan lain yang dilakukan oleh tenaga kesehatan tertentu dan untuk pasien kasus
gigi dilengkapi dengan odontogram klinik.
4. Isi rekam medis pasien dalam keadaan bencana, selain memenuhi ketentuan sebagaimana
dimaksud pada ayat (3) ditambah dengan:
a. Jenis bencana dan lokasi di mana pasien ditemukan;
b. Kategori kegawatan dan nomor pasien bencana masal; dan
c. Identitas yang menemukan pasien;
6
5. Isi rekam medis untuk pelayanan dokter spesialis atau dokter gigi spesialis dapat
dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.
7
BAB IV
TATA CARA PENYELENGGARAN REKAM MEDIS
Menurut Permenkes Pasal 5 Nomor 296 Tahun 2008 Tentang Rekam Medis bahwa
setiap dokter atau dokter gigi dalam menjalankan praktik kedokteran wajib membuat rekam
medis dan harus dibuat segera dan dilengkapi setelah pasien menerima pelayanan.
Pembuatan rekam medis dilaksanakan melalui pencatatan dan pendokumentasian hasil
pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Setiap pencatatan ke dalam rekam medis harus dibubuhi nama, waktu dan tanda tangan
dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan
secara langsung.
Dalam hal terjadi kesalahan dalam melakukan pencatatan pada rekam medis dapat
dilakukan pembetulan. Pembetulan hanya dapat dilakukan dengan cara pencoretan tanpa
menghilangkan catatan yang dibetulkan dan dibubuhi paraf dokter, dokter gigi atau tenaga
kesehatan tertentu yang bersangkutan. Dokter, dokter gigi dan/atau tenaga kesehatan tertentu
bertanggungjawab atas catatan dan/atau dokumen yang dibuat pada rekam medis. Sarana
pelayanan Kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam rangka
penyelenggaraan rekam medis.
8
BAB V
PENYIMPANAN, PEMUSNAHAN DAN KERAHASIAAN
9
BAB VI
KEPEMILIKAN, PEMANFAATAN, DAN TANGGUNG JAWAB
2. Alat bukti dalam proses penegakan hukum, disiplin kedokteran dan kedokteran gigi dan
penegakkan etika kedokteran dan etika kedokteran gigi;
10
BAB VII
PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS PUSKESMAS
A. ALUR PELAYANAN
Sistem pengumpulan data rekam medis pada tingkat Puskesmas Makarti Jaya dengan
tahapan sebagai berikut :
1. Penerimaan pasien
Tempat Pendafataran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) disebut juga loket pendaftaran
rawat jalan adalah salah satu bagian dari unit rekam medis di Puskesmas yang
kegiataanya mengatur penerimaan dan pendaftaran pasien rawat jalan. Tugas Pokok
TPPRJ adalah :
a. Memberikan informasi yang lengkap kepada pasien dan keluarganya terntang
pelayanan di Rumah Sakit / Puskesmas.
b. Melakukan pencatatan identitas pasien dengan jelas, lengkap dan benar.
c. Menulis nomor rekam medis pasien pada setiap lembar dokumen RM sebagai
identitas pasien.
d. Mencarikan nomor RM lama bagi pasien kunjungan ulang (lama) dengan
menggunakan KIUP untuk keperluan pencarian dokumen RM-nya.
e. Mendistribusikan dokumen RM ke URJ
f. Membuat KIB dan menyerahkannya kepada pasien
g. Membuat, menyimpan dan menggunakan KIUP
h. Mencatat pendaftaran pasien dalam buku register pendaftaran pasien rawat jalan.
2. Pencatatan
Setiap unit pelaksana pelayanan kesehatan yang ada di Puskesmas meliputi poli umum
dan lansia, poli gigi dan mulut, poli KIA/KB/Imunisasi, poli MTBS, TB DOTS,
PROMKES, UGD, dan Laboratorium akan mendokumentasikan semua hasil anamnesis,
pemeriksaan dan pengobatan yang telah dilakukan pada pasien dan menuliskannya pada
rekam medis. Yang terdiri dari :
a. S (SUBJECTIVE) atau Subyektif adalah keluhan pasien saat ini yang didapatkan
dari anamnesa (autoanamnesa atau aloanamnesa).
b. O (OBJECTIVE) atau Objektif adalah hasil pemeriksaan fisik termasuk
pemeriksaan tanda-tanda vital, skala nyeri dan hasil pemeriksaan penunjang pasien
pada saat ini.
c. A (ASSESSMENT) atau penilaian keadaan adalah berisi diagnosis kerja, diagnosis
diferensial atau problem pasien, yang didapatkan dari menggabungkan penilaian
subyektif dan obyektif.
d. P (PLAN) atau rencana asuhan adalah berisi rencana untuk menegakan diagnosis
(pemeriksaan penunjang yang akan dilakukan untuk menegakkan diagnosis pasti),
11
rencana terapi (tindakan, diet, obat-obat yang akan diberikan), rencana monitoring
(tindakan monitoring yang akan dilakukan, misalnya pengukuran tensi, nadi, suhu,
pengukuran keseimbangan cairan, pengukuran skala nyeri) dan rencana pendidikan
(misalnya apa yang harus dilakukan, makanan apa yang boleh dan tidak,
bagaimana posisi….. dst).
3. Pengolahan
Data yang telah didokumentasikan akan :
a. Coding
Membuat kode atas setiap diagnosis penyakit berdasarkan klasifikasi penyakit yang
ada, berdasarkan pengelompokan penyakit yang dituangkan dalam bentuk kode yang
digunakan pada saat ini adalah International Statistical Classification of Diseases and
Related Health Problems (ICD) revisi ke- 10. Daftar kode ICD 10 penyakit yang
dapat dilayani di Puskesmas ada di lampiran.
b. Indexing
Pembuatan indeks, diantaranya indeks rawat jalan, inap, penyakit. Semua ini
dipersiapkan untuk membuat laporan statistik Puskesmas
4. Pengembalian
Setiap hasil pemeriksaan dan pengumpulan data yang sudah di dokumentasikan
akan di simpan sesuai dengan kebijakan puskesmas tersebut. Puskesmas biasanya
membuat laporan dan pencatatan bulanan untuk dikirimkan ke tingkat yang lebih tinggi
Dinas Kesehatan Kabupaten.
Beberapa contoh sistem pencatatan dan pelaporan Puskesmas, yaitu :
a. F 1, Laporan KIA
b. F 1, Laporan KB
c. K IV, pencatatan akseptor baru
d. Laporan jumlah kunjungan.
e. Laporan jenis penyakit pada bulan laporan berdasarkan jumlah kunjungan
f. Laporan PWS KIA
g. Laporan pemberian Vit. A
h. Laporan kegiatan posyandu
i. Laporan kelahiran dan kematian
B. SISTEM PENOMORAN
Sistem penomoran rekam medis dengan cara Unit Numbering System, yaitu dengan
memberikan hanya satu unit rekam medis kepada pasien baik pasien tersebut berobat jalan
maupun rawat inap. Pada saat seorang pasien berkunjung pertarma kali ke Puskesmas
apakah sebagai pasien berobat jalan ataupun untuk dirawat, kepadanyadiberikan satu nomor
12
(Admitting Number) yang akan dipakai selamanya setiap kunjungan berikutrya, sehingga
pasien tersebut hanya mempunyai satu rekam medis yang tersimpan dibawah satu nomor.
C. SISTEM PENYIMPANAN
Dengan menggunakan sistem angka akhir (terminal digit filing system) Sistem ini
menggunakan nomor dengan 6 angka yang dikelompokkan menjadi 3, masing-masing
terdiri dari 2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kanan,
angka kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak di tengah dan angka ketiga adalah
kelompok 2 angka yang terletak paling kiri
Contoh: 00 10 25
angka ketiga angka kedua angka pertama
(tertiary digits) (secondary digrts) (primary digits)
Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir ada 100 kelompok angka pertama
yaitu 01 sampai dengan 100. Pada waktu menyimpan petugas harus melihat angka pertama
dan membawa rekam medis tersebut kedaerah rak penyimpanan untuk kelompok angka
pertama yang bersangkutan. Sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor pada
kelompok angka kedua yang selalu berlainan.
Contoh :
00-10-25
00-50-25
00-07-25
13
b. Selain Petugas Rekam Medis pengambilan Berkas Rekam Medis harus mengisi buku
ekspedisi pengambilan Berkas Rekam Medis.
c. Mengisi Tracer sebagai pengganti Berkas Rekam Medis.
4. Pemeliharaan Berkas Rekam Medis
Pemeliharaan Berkas Rekam Medis meliputi :
a. Rekam medis wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2 tahun
terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat.
b. Setiap 2 tahun sekali dilakukan pemusnahan rekam medis.
c. Dilakukan peremajaan map dimana map yang sudah rusak diganti dengan yang baru.
14
BAB VIII
ASPEK HUKUM, DISIPLIN DAN ETIK
A. SANKSI HUKUM
Dalam Pasal 79 UU Praktik Kedokteran secara tegas mengatur bahwa setiap dokter
atau dokter gigi yang dengan sengaja tidak membuat rekam medis dapat dipidana
dengan pidana kurungan paling lama 1 (satu) tahun atau denda paling banyak
Rp.50.000.000,- (lima puluh juta rupiah). Selain tanggung jawab pidana, dokter dan
dokter gigi yang tidak membuat rekam medis juga dapat dikenakan sanksi secara
perdata, karena dokter dan dokter gigi tidak melakukan yang seharusnya dilakukan
(ingkar janji/wanprestasi) dalam hubungan dokter dengan pasien.
Rekam Medis merupakan rekaman permanen dan legal yang mengandung isian
tentang : Identitas pasien,Kepastian Diagnosa dan Terapi serta merekam semua hasil
pemeriksaan dan tindakan. Informasi Berkas Rekam Medis diatur dalam :
1. Peraturan Pemerintah No 10 Tahun 1996 tentang Wajib simpan rahasia kedokteran.
2. Pasal 322 KUH Perdata ayat 1 : “Barang siapa yang sengaja membuka rahasia yang
wajib disimpan karena jabatan atau mata pencahariannya baik yang sekarang maupun
yang dahulu diancam pidana“
3. Pasal 1365 KUH Perdata : “Tiap perbuatan melanggar hukum, yang membawa kerugian
kepada orang lain, mewajibkan orang yang karena salahnya menerbitkan kerugian itu,
mengganti kerugian tersebut”
4. Pasal 1367 KUH Perdata : “Seorang tidak saja bertanggung jawab untuk kerugian
yang disebabkan kerena perbuatan sendiri, tetapi juga untuk kerugian yang disebabkan
oleh barang – barang yang berada dibawah pengawasannya.
1. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.269 Tahun 2008 Tentang Rekam
Medis. Jakarta; Kementerian Kesehatan
2. KONSIL KEDOKTERAN INDONESIA Indonesian Medical Council.2006
3. Buku Ajar Rekam Medis dr.H. Mukhsen Sarake M.S 2019
4. Bahan Ajar Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan (RMIK) 2017
5. Undang Undang No. 23 Tahun 2009 Tentang Kesehatan
6. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 43 Tahun 2019 Tentang Puskesmas
7. Peraturan Pemerintah No. 32 Tahun 1996 Tentang Tenaga Kesehatan
LAMPIRAN
LAMPIRAN I