“REDESAIN TRACER REKAM MEDIS DI UNIT REKAM MEDIS RSU

SUAKA INSAN BANJARMASIN”

Disusun Oleh:
M.NOOR ALMADANI
ERM10190099

KARYA TULIS ILMIAH

PROGRAM STUDI D-III PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI

KESEHATAN POLITEKNIK UNGGULAN KALIMANTAN
BANJARMASIN
2022
“REDESAIN TRACER REKAM MEDIS DI INSTALASI REKAM MEDIS
RSU SUAKA INSAN BANJARMASIN ”

Disusun Oleh:
M.NOOR ALMADANI
ERM10190099

Karya Tulis Ilmiah

Diajukan Untuk Menyusun Karya Tulis Ilmiah Sebagai Persyaratan
Guna Mencapai Gelar Ahli Madya Kesehatan (A. Md.Kes)

PROGRAM STUDI D-III PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI

KESEHATAN POLITEKNIK UNGGULAN KALIMANTAN
BANJARMASIN
2022
 LEMBAR

Karya Tulis Ilmiah yang berjudul “Redesain Tracer Rekam Medis di Unit
Rekam Medis RSU Suaka Insan Banjarmasin” telah disetujui untuk diajukan di
hadapan Tim Penguji Karya Tulis Ilmiah Politeknik Unggulan Kalimantan
Program Studi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.

Banjarmasin, 24 Juni 2022

Pembimbing I Pembimbing II

Ners. Husin., S.Kep., MPH Dr. H. Muhammad Tahdi, MMKES

NIDN. 1101017804 NIDK. 8855930017

Mengetahui :
Program Studi Rekam Medis dan Informasi
Kesehatsn Ketua,

Eka Rahma Ningsih. SKM., M.Kes

NIP. 1150715018

i
 LEMBAR

REDESAIN TRACER REKAM MEDIS DI UNIT REKAM MEDIS RSU

SUAKA INSAN BANJARMASIN

M.NOOR ALMADANI
ERM10190099

Karya Tulis Ilmiah ini telah dipertahankan di depan Tim Penguji KTI
Program D-III Perekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Politeknik Unggulan Kalimantan.

Tanggal 28 Juli 2022

Susunan Tim Penguji

Ketua Penguji,

Galih Persadha, S.Kom., M.Kes

NIDN. 1131087901 (..................................................)

Anggota Penguji 1

Ners. Husin., S.Kep., MPH (..................................................)

NIDN. 1101017804

Anggota Penguji 2

Dr. H. Muhammad Tahdi, MMKes (..................................................)

NIDK. 8855930017

Banjarmasin 28 Juli 2022

Politeknik Unggulan Kalimantan
Direktur,

Ners, Husin,S.Kep.,MPH
NIP . 2101019068

i
 SURAT PERNYATAAN TENTANG

Yang bertanda tangan dibawah ini,

Nama : M. Noor Almadani

NIM : ERM10190099
Angkatan : 2019 (5)

Menyatakan bahwa saya tidak melakukan kegiatan plagiat dalam penulisan Karya
Tulis Ilmiah saya yang berjudul :

“Redesain Tracer Rekam Medis di Unit Rekam Medis RSU Suaka Insan
Banjarmasin”

Apabila suatu saat nanti terbukti saya melakukan tindakan plagiat, maka saya akan
menerima sanksi yang telah ditetapkan.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya

Banjarmasin, Mei 2022

M. Noor Almadani
ERM10190108

v
 KATA

Puji syukur kami panjatkan atas kehadiran Tuhan Yang Maha Esa yang
telah melimpahkan rahmat dan karunia-nya sehingga penulis dapat menjalankan
dan melaksanakan pembuatan Karya Tulis Ilmiah ini dengan lancar. Karya Tulis
Ilmiah ini dapat terselesaikan berkat bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu pada
kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Ners, Husin, S.Kep, MPH Direktur Politeknik Unggulan Kalimantan

sekaligus pembimbing 1 dalam penyusunan proposal karya tulis ilmiah ini.
2. Ibu Eka Rahma Ningsih, SKM,. M.Kes selaku Ketua Prodi D-III Perekam
Medis dan Informasi Kesehatan Politeknik Unggulan Kalimantan.
3. Dr. H. Muhammad Tahdi,. B. Sc., SKM.,MMkes selaku dosen pembimbing II
dalam penyusunan proposal karya tulis ilmiah ini
4. Bapak Galih Persadha, S.Kom., M.Kes sebagai dosen penguji
5. Bapak Ali Rahmadani dan ibu Reni Yati selaku orang tua kami serta pihak
yang tidak bisa kami sebutkan satu persatu yang telah memberikan bantuan
baik material maupun lisan.
6. Kepada teman-teman saya yang telah membantu mengenai cara penyusunan
proposal ini.

Kami menyadari bahwa karya tulis ilmiah ini masih banyak kekurangan,
untuk itu kami mengharapkan kritik dan saran yang membangun agar kedepannya
dapat lebih baik lagi dan dapat digunakan pada masa yang akan datang..

Banjarmasin, Mei 2022

M.Noor Almadani

v
 ABSTRA
Redesain Tracer Rekam Medis di Unit Rekam Medis RSU Suaka Insan
Banjarmasin
M. Noor Almadani, ERM10190099
Karya Tulis Ilmiah. Program Studi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan.
2022

Tracer yang baik adalah tracer yang memiliki daya tahan yang kuat, tidak
mudah sobek, tidak mudah terlipat, memiliki warna yang mencolok dan kantong
slip peminjaman, oleh karena itu jika tracer memiliki rancangan yang tidak baik
akan menyulitkan petugas dan berpengaruh terhadap pelayanan. Tujuan dari
penelitian ini adalah menghasilkan rancangan tracer rekam medis di RSU Suaka
Insan Banjarmasin. Jenis penelitian ini adalah Research and Development (R&D).
Subjek penelitian ini berjumlah 5 orang 3 dari RSU Suaka Insan Banjarmasin
yang meliputi Kepala Rekam Medis dan petugas filing, 2 orang dari Politeknik
Unggulan Kalimantan yang expert dalam bidang peneliti yang meliputi Ketua
Prodi RMIK dan petugas lab RMIK. Dalam penelitian ini menggunakan 2
variabel yaitu tracer dan redesain tracer. Data yang diambil adalah data primer
dengan observasi dan rubrik penilaian. Tracer berbentuk segi empat ukuran
panjang 33 cm dan lebar 21 cm, dan kantong slip peminjaman berukuran panjang
15 cm dan lebar 15 cm dengan bahan kertas karton warna biru, slip peminjaman
meliputi no rekam medis, nama pasien, tanggal masuk, tanggal keluar, dokter
dpjp, tanggal peminjaman, nama petugas yang meminjam, nama dokter, unit
bagian, keperluan dan tanda tangan. Rancangan tracer yang dipilih berdasarkan
layak atau tidak layak dari hasil rubrik penilaian dan teori adalah rancangan tracer
alternatif II yang terpilih layak sebagai tracer Rekam Medis di RSU Suaka Insan
Banjarmasin.

Kata Kunci : Redesain Tracer, Desain tracer, Tracer, Rancangan Tracer

v
 ABTRACT
Redesign of the Medical Record Tracer at the Medical Record Unit of the Suaka
Insan Banjarmasin General Hospital
M. Noor Almadani ERM10190099
Scientific papers. Medical Recorder and Health Information Study Program. 2022

A good tracer is a tracer that has strong durability, does not tear easily, does
not fold easily, has a striking color and has a loan slip pocket, therefore if the
tracer has a bad design it will be difficult for officers and affect service. The
purpose of this study was to produce a medical record tracer design at the Suaka
Insan Hospital Banjarmasin. This type of research is Research and Development
(R&D). The subjects of this study were 5 people, 3 from the Suaka Insan
Banjarmasin Hospital which included the Head of Medical Records and filing
officers, 2 people from the Politeknik Unggulan Kalimantan who were experts in
the field of research which included the Head of the RMIK Study Program and the
RMIK lab staff. In this study, two variables were used, namely tracer and redesign
tracer. The data taken is primary data with observation and rubric of assessment.
The tracer is rectangular in shape measuring 33 cm long and 21 cm wide, and the
loan slip pocket measuring 15 cm long and 15 cm wide with blue cardboard
material, the loan slip includes medical record number, patient name, date of
admission, date of discharge, doctor dpjp , the date of the loan, the name of the
borrowing officer, the name of the doctor, the unit, requirements and signature.
The tracer design that was chosen based on the appropriate or not feasible from
the results of the assessment rubric and theory was the alternative tracer design II
which was selected as worthy as a Medical Record tracer at the Suaka Insan
Hospital Banjarmasin.
Keywords: Tracer Redesign, Tracer Design, Tracer,Desaign Tracer

v
 DAFTAR ISI

COVER..............................................................................................................................i
HALAMAN JUDUL........................................................................................................ii
LEMBAR PERSETUJUAN............................................................................................iii
LEMBAR PENGESAHAN.............................................................................................iv
SURAT PERNYATAAN TENTANG ORISINIL..........................................................v
KATA PENGANTAR.....................................................................................................vi
DAFTAR ISI....................................................................................................................ix
DAFTAR TABEL............................................................................................................xi
DAFTAR GAMBAR......................................................................................................xii
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................................1
A. Latar Belakang.....................................................................................................1
B. Rumusan Masalah................................................................................................4
C. Tujuan Penelitian.................................................................................................4
D. Manfaat Penelitian...............................................................................................4
E. Penelitian Yang Relevan......................................................................................5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA......................................................................................7
A. Landasan Teori.....................................................................................................7
B. Kerangka Teori..................................................................................................18
C. Kerangka Konsep Penelitian.............................................................................19
BAB III METODE PENELITIAN................................................................................20
A. Jenis Penelitian...................................................................................................20
B. Subjek Penelitian................................................................................................22
C. Variabel Penelitian.............................................................................................22
D. Definisi Operasional...........................................................................................22
E. Tempat dan Waktu Penelitian...........................................................................23
F. Persiapan Alat dan Bahan.................................................................................23
G. Teknik Pengumpulan Data............................................................................23
H. Tahapan Penelitian.........................................................................................24
I. Prosedur Penelitian............................................................................................25

i
 J. Pengolahan dan Analisis Data...........................................................................26
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN........................................................................27
A. Hasil.....................................................................................................................27
B. Pembahasan........................................................................................................33
BAB V PENUTUP..........................................................................................................43
A. Simpulan.............................................................................................................43
B. Saran...................................................................................................................43
DAFTAR PUSTAKA.....................................................................................................44
LAMPIRAN....................................................................................................................48

x
 DAFTAR TABEL
Tabel 1. 1 Penelitian Yang Relevan.........................................................................5
Tabel 3. 1 Depinisi Operasional.............................................................................22
Tabel 3. 2 Alat Bahan yang digunakan..................................................................23
Tabel 3. 4 Tahapan Penelitian................................................................................24

x
 DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1 Kerangka Teori..................................................................................18
Gambar 2. 2 Kerangka Konsep Penelitian.............................................................19
Gambar 3. 1 Skema Prosedur Metode Research and Develovment.......................20
Gambar 3. 2 Diagram Alur....................................................................................25
Gambar 4. 1 Tracer Terdahulu...............................................................................27
Gambar 4. 2 Slip Peminjaman...............................................................................28
Gambar 4. 3 Tracer Yang Bagus Dan Rusak.........................................................29
Gambar 4. 4 Rancangan Tracer Alternatif I...........................................................30
Gambar 4. 5 Slip Peminjaman...............................................................................31
Gambar 4. 6 Rancangan Tracer Alternatif II.........................................................32
Gambar 4. 7 Slip Peminjaman...............................................................................32

x
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Kegiatan penyimpanan dan penataan dokumen rekam medis akan

mempermudah pengambilan kembali untuk itu perlu tracer sebagai alat
bantu. Budi 2011 menyebutkan beberapa fasilitas di ruang penyimpanan
berkas rekam medis diantaranya ada ruang dengan suhu ideal,alat
penyimpanan berkas rekam medis seperti roll o pack,rak terbuka, cabinet,dan
tracer (Budi, 2015).
Rustianto, (2011) didalam Oktavia,(2018) menyebutkan bahwa tracer
atau petunjuk keluar menjadi penting dalam kontrol penggunaan rekam medis
biasanya digunakan untuk mengganti rekam medis yang keluar dari
penyimpanan. Tracer juga meningkatkan efisiensi dan keakuratan dalam
peminjaman dengan menunjukkan dimana sebuah rekam medis untuk
disimpan saat kembali.
Dalam penyimpanan berkas rekam medis di bagian sering terjadi missfile
sebanyak 10% per hari karena tidak tersedianya tracer yang dapat digunakan
sebagai pengganti bahwa berkas rekam medis tersebut sedang berada di luar
ruang filling (Hani, 2017). Terry dan Rue (2010) menyampaikan secara teori
kejadian missfile dokumen rekam medis seharusnya 00/0 (Nova Oktavia,
2018).
Budi (2015) menyebutkan terjadinya missfile atau kesalahan
penyimpanan membuat pelayanan menjadi kurang efisien dan efektif
sehingga petugas kesulitan mencari dokumen rekam medis dan tracer
merupakan faktor pendukung untuk memudahkan petugas dalam pencarian
rekam medis. Nuratif & Kusuma (2013) menyampaikan tracer dibuat dari
karton atau plastik tebal yang awet agar tidak mudah kusut atau robek yang
dilengkapi plastic tebal dengan kantung untuk meletakkan slip peminjaman
rekam medis dan lembar kertas yang bisa dilepas untuk mencatat nomor
rekam medis, nama pasien, tanggal pinjam dan keperluan peminjaman (Siska,
2021).
1
 Hani (2017) merancang tracer dengan bentuk persegi panjang, ukuran
Panjang 41 cm dan lebar 12,5 cm. kantong ukuran 6 cm x 6 cm, warna
kuning, bahan plastic holder, kelebihan bahannya Panjang dan sangat mudah
untuk di aplikasikan dalam penulusuran berkas rekam medis yang missfile,
tidak mudah terselip, kuat dan tahan lama, kekurangan bahannya mahal dan
sulit ditemukan. Pratiwi (2017) merancang tracer dengan bentuk persegi
Panjang dengan bentuk lancip sisi kiri menyerupai tanda panah, ukuran
Panjang 32 cm dan lebar 12,5 cm, kantong slip peminjaman berukuran
Panjang 10 cm dan lebar 7 cm, warna biru tua, bahan plastic Snellhecter
Inter X Spring File F4 dengan berat 99 gram, kelebihan berbentuk persegi
Panjang dengan bentuk lancip pada sisi kiri menyerupai tanda panah hal ini
mempermudah dalam menyisipkan tracer ke dalam rak penyimpanan,
sedangnkan kekurangnya yaitu bentuk
lancip itu kemungkinan akan menggores sampul atau map rekam medis.
Saputra & Wagiran (2020) menyebutkan rancangan tracer yang terpilih
setelah mempertimbangkan kelebihan-kelebihan dari bahan yang kuat dan
tahan lama, warna yang mencolok serta berbeda dengan warna dari map
rekam medis, serta rancangan memiliki bentuk yang simple dan mudah
digunakan.
Hasil studi pendahuluan melalui observasi pada tanggal 26 November
2021 di Rumah Sakit Suaka Insan Banjarmasin pada penyimpanan rekam
medis menggunakan sistem sentralisasi dan penjajaran terminal digit (TDF).
Rumah Sakit ini menggunakan tracer rekam medis yang keluar dari rak
penyimpanan, yang mana memiliki kelemahan yaitu mudah rusak,mudah
sobek karena terbuat dari bahan yang tidak kuat dan didapati kantong slip
peminjaman terbuat dari kertas karton yang membuat petugas harus
mengeluarkan slip peminjaman untuk melihat no RM pada saat pengembalian
dokumen.

2
 Dalam wawancara pada tanggal 29 November 2021 kepada petugas
dalam penggunaan tracer masih belum digunakan secara maksimal karena
petugas kesulitan dalam menggunakan tracer tersebut sebab tracer tidak kuat
untuk digunakan pada kondisi dokumen yang sesak dan kesulitan dalam
melihat no rekam medis pada saat pengembalian berkas rekam medis karena
kantong slip peminjaman yang terbuat dari kertas karton sehingga petugas
harus mengeluarkan slip peminjaman terlebih dahulu untuk memastikan no
rekam medis yang ingin dikembalikan.
Berdasarkan hasil studi observasi dan wawancara saat melakukan studi
pendahuluan pada bulan November di Rumah Sakit Umum Suaka Insan
Banjarmasin peneliti tertarik untuk membuat karya tulis tentang : “Redesain
Tracer Rekam Medis di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Umum Suaka
Insan”

3
B. Rumusan Masalah
Bagaimana rancangan desain tracer di RSU Suaka Insan Banjarmasin.

C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
Menghasilkan rancangan tracer rekam medis di RSU Suaka Insan
Banjarmasin.
2. Tujuan Khusus
a. Mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan desain tracer rekam
medis terdahulu di RSU Suaka Insan Banjarmasin
b. Merancang tracer rekam medis terbaru di RSU Suaka Insan
Banjarmasin

D. Manfaat Penelitian
1. Manfaat Teoritis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat
sebagai bahan referensi pengetahuan untuk menambah wawasan
mahasiswa dalam mengembangkan pendidikan dibidang Rekam Medis
dan Informasi Kesehatan pada unit melalui penerapan teori yang
dipelajari di perkuliahan dan praktik nyata dilapangan serta sebagai
bahan masukan untuk penelitian selanjutnya.
2. Manfaat Praktis
a. Manfaat instansi Pendidikan
1) Hasil penelitian dapat menambah referensi perpustakaan
Politeknik Unggulan Kalimantan.
2) Hasil penelitian dapat dijadikan sebagai bahan referensi bagi
peneliti lain yang akan melakukan penelitian sejenis.

4
 b. Manfaat Rumah Sakit
1) Hasil dari penelitian dapat dijadikan sebagai masukan untuk
perancangan tracer (petunjuk keluar) rekam medis dan dapat
digunakan guna meningkatkan mutu pelayanan kesehatan
khususnya penyediaan rekam medis.
2) Hasil dari penelitian dapat dijadikan sebagai bahan untuk
meminimalisir terjadinya rekam medis yang terselip atau salah
letak (missfile) dan rekam medis yang tidak ditemukan karena
dengan tracer (petunjuk keluar) rekam medis dapat
dikendalikan.
c. Manfaat peneliti lain
Hasil peneliti dapat dijadikan sebagai bahan referensi bagi
peneliti lain yang akan melakukan penelitian sejenis.

E. Penelitian Yang Relevan

Sejauh pengamatan penliti tentang penelitian dengan judul “ Redesain
Tracer Rekam Medis Di Unit Rekam Medis Suaka Insan Banjarmasin “,
belum pernah dilakukan. Namun ada beberapa penelitian sebelumnya yang
serupa yang diuraikan pada table dibawah ini:
Tabel 1. 1 Penelitian Yang Relevan
Peneliti Judul Hasil Penelitian Perbedaan
H. Aus Al Perancangan dan Tracer memiliki peneliti
Anhar, Eka prosedur panjang 28 cm dan menggunakan jenis
Rahmah penggunaan lebar cm.Didalamnya penelitian deskriptif
Ningsih, Amrina tracer(petunjuk dilengkapi dengan dengan pendekatan
Rosada keluar) pada bon peminjaman kualitatif sedang kan
penyimpanan rekam medis yang saya menggunakan
dokumen rekam meliputi jenis penelitian
medis di Rumah NO.RM,Nama metode penelitian
Sakit Bhayangkara Pasien,Tanggal dan pengembangan
TK III Hoegeng Pengembalian,Nama atau R&D
Iman Santoso peminjam serta Unit
Banjarmasin Pengguna

Ulfah Rizqie Perancangaan Perancangan tracer Peneliti

Miftah Hani tracer Pada Bagian alternatif yang merancang/membuat
Filing Untuk dipilih dan yang tracer sedangkan
Meminimalisir sesuai dengan saya mendesain
Terjadinya Missfile kebutuhan yaitu

5
Peneliti Judul Hasil Penelitian Perbedaan
Di puskesmas perancangan tracer ulang tracer
Depok III Sleman alternatif II dengan terdahulu.
ukuran 41 cm x 12,5
cm karena mudah
diaplikasikan dalam
pelayanan rekam
medis

6
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Landasan Teori
1. Rekam
Medis

Didalam Peraturan Menteri Kesehetan Nomor

269/Menkes/Per/III/2008 menyebutkan tentang Rekam Medis adalah
berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain kepada pasien
pada pelayanan kesehatan. Pengelolaan rekam medis merupakan salah
satu bentuk dari pelayanan penunjang medis yang meliputi pendaftaran,
indexing, analizing, assembling, koding, dan filing (Rais, 2020).
a. Pendaftaran
Menurut Kamu Besar Bahasan Indonesia, pendaftaran bila kita
lihat berasal dari kata daftar, yaitu catatan sejumlah nama atau hal
yang disusun berderet dari atas ke bawah. Jadi bisa diartikan
pendaftaran merupakan proses, cara pembuatan mendaftar atau
pencatatan nama, alamat dan sebagainya . Rekam adalah kumpulan
data identitas pasien berupa data administrasi di Rekam Medis.
Pendaftaran yang tepat akan memudahkan proses penghitungan
jumlah pengunjung, jenis pengunjung dan cara pembayaran. (Lily
Widjaya, 2017)
b. Indexing
Indexing adalah membuat tabulasi sesuai dengan kode yang telah
dibuat kedalam indeks-indeks (dapat menggunakan kartu indeks atau
komputerisasi).
1) Mencatat data dan informasi rekam medis kedalam formulir
indeks penyakit, operasi/tindakan medis, sebab kematian dan
indeks dokter.
2) Menyimpan indeks penyakit, operasi atau tindakan medis, sebab
kematian dan dokter sesuai urutan abjad.

7
 8

3) Menyerahkan dokumen rekam medis yang sudah lengkap dan

kartu keluarga ke fungsi filling.
4) Menyediakan indeks penyakit, operasi, sebab kematian dan
indeks dokter untuk keperluan tertentu seperti laporan morbiditas
penyakit tertentu, laporan sebab kematian tertentu, laporan jenis
operasi tertentu (Widjaya L. , 2018).
c. Analyzing
Analyzing merupakan salah satu kegiatan menganalisis rekam
medis pasien apakah sudah lengkap ataupun tidak lengkap. Tujuan
analisis rekam medis :
1) Sebagai alat komunikasi informasi asuhan pasien;
2) Untuk memenuhi persyaratan sebagai barang bukti legal berkaitan
dengan Penanganan penyakit pasien;
3) Rincian penagihan biaya;
4) Evaluasi para ahli;
5) Melengkapi data klinis pasien;
6) Kebutuhan administrasi;
7) Riset dan Edukasi;
8) Kesehatan Masyarakat;
9) Pemasaran dan Perencanaan dalam pengambilan keputusan
10) bagian dalam unit rekam medis meliputi.
Waktu pelaksanaan analisis rekam medis terbagi 2 jenis yaitu :
1) Retrospective analysis (RA) : analisis yang dilakukan setelah
pasien pulang
2) Concurent analysis (CA) : analisis yang dilakukan pada saat
pasien dirawat
Jenis pelaksanaan analisis rekam medis terbagi 2 yaitu :
1) Analisis kuantitatif : telaah /review bagian tertentu dari isi RM
dengan maksud menemukan kekurangan, khususnya yang
berkaitan dengan pendokumentasian RM.
 9

2) Analisis kualitatif : suatu review pengisian RM yang berkaitan

dengan ketidak konsisten dan ketidaklengkapan sehingga
menunjukkan bukti bahwa rekam medis tersebut tidak akurat dan
tidak lengkap (Lily Widjaya, 2017)
d. Assembling
Assembling merupakan salah satu bagian di unit rekam medis
guna meneliti kelengkapan dokumen dan merakit dokumen rekam
medis yang diterima dari ruangan atau bangsal sebelum berkas rekam
medis tersimpan (Amelia, 2021)
Peran dan fungsi assembling dalam pelayanan rekam medis yaitu :
1) Perakit formulir rekam medis.
2) Peneliti isi data rekam medis.
3) Pengendali dokumen rekam medis yang tidak lengkap.
4) Pengendali penggunaan nomor rekam medis dan formulir rekam
medis.
5) Penerimaan sensus harian dari unit-unit pelayanan
6) Penyerahan sensus harian ke penganalisis.
e. Koding
Didalam KepMenKes RI Nomor 377/ MENKES/ SK/ III/ 2007
menyebutkan tentang Standar Profesi peraturan ini menyebutkan
bahwa Perekam Medis dan Informasi Kesehatan, seorang perekam
medis harus mampu menetapkan kode penyakit dan tindakan dengan
tepat sesuai klasifikasi yang diberlakukan di Indonesia tentang
penyakit dan tindakan medis dalam pelayanan dan manajemen
kesehatan (Isnaini, 2019).
Bagian koding tugas pokok meliputi :
1) Menerima dokumen rekam medis yang sudah lengkap dan kartu
keluarga dan fungsi assembling.
2) Meneliti dan mencatat kode penyakit, operasi atau tindakan
medis, sebab kematian pada lartu keluarga dan lembar formulir
rekam medis dan sebab kematian.
 1

3) Menyusun/membuat daftar kode penyakit sebagai alat bantu kode

penyakit.
f. Filing
1) Bagian filling merupakan salah satu bagian dalam unit rekam
medis meliputi :
a) Penyimpanan dokumen rekam medis.
b) Penyedia dokumen rekam medis untuk keperluan.
c) Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap
kerahasian isi data rekam medis.
d) Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap bahaya
kerusakan fisik, kimiawi dan biologi.
2) fasilitas di ruang filing
a) Ruang dengan suhu ideal untuk penyimpanan berkas dan
keamanan dari serangan fisik lainnya dan ruangan
penyimpanan arsip jangan terlalu lembab, harus dijaga
supaya tetap kering, supaya tidak terlalu lembab di atur
berkisar 16 C
- 24 C dan kelembaban udara sekitar 50 % sampai 65%.
Perhatikan AC juga bisa mengurangi banyaknya debu.
b) Alat pnyimpanan berkas rekam medis bisa menggunakan roll
o pack, rak terbuka dan filing cabinet.
c) Tracer yang digunakan sebagai pengganti berkas rekam
medis dirak filing yang dapat digunakan untuk menulusuri
keberadaan berkas rekam medis.
3) Menurut Depkes RI (2006), jenis penyimpanan terbagi menjadi 2
yaitu :
a) Sentralisasi : Sentralisasi diartikan penyimpanan rekam
medis seorang pasien dalam kesatuan baik catatan-catatan
kunjungan poliklinik maupun catatan-catatatn selama pasien
di rawat inap.
b) Desentralisasi : Desentralisasi diartikan cara penyimpanan
rekam medis seorang pasien terjadi pemisahan antara rekam
 1

medis poliklinik dengan rekam medis pasien rawat inap.

Rekam medis poliklinik disimpan disatu tempat, sedangkan
rekam medis pasien rawat inap disimpan di bagian pencatatan
medis (Riski, 2020).
4) Sistem pengelolaan filing
Pada sistem pengelolaan filing terdapat 4 sub sistem yaitu
penjajaran, pengambilan, pengembalian, dan retensi yang
dijelaskan dibawah ini sebagai berikut.
a) Penjajaran
Penjajaran adalah sistem yang digunakan untuk
menyimpan rekam medis di rak dengan cara menjajarkan.
Penjajaran terbagi 2 yaitu penjajaran berdasarkan alfabetik dan
nomor. Penjajaran alfabetik adalah penjajaran berdasarkan
alfabet/abjad dan nama pasien digunakan sebagai bahan
identifikasinya dan cara mengurutkannya ada 3 yaitu Afabetik
murni, fonetik, dan soundex fonetik. Penjajaran dengan nomor
adalah penjajaran yang berdasarkan nomor/angka yang sudah
ditetapkan untuk satu orang pasien yang pertama kali
berkunjung ke fasilitas kesehatan dan cara penjajaran
penomoran ada 3 yaitu sistem nomor langsung (straight
numerical filling), sistem angka akhir (terminal digit ), dan
sistem angka tengah (middle digit ) (Lily Widjaya, 2017).
b) Pengambilan
Permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari
poliklinik, dari dokter yang melakukan riset, harus diajukan ke
bagian rekam medis, setiap hari pada jam yang telah
ditentukan. Poliklinik yang meminta rekam medis untuk
melayani pasien perjanjian yang datang pada hari tertentu
bertugas membuat “Kartu Permintaan”. Petugas harus menulis
dengan benar dan jelas nama penderita dan nomor rekam
medisnya. Untuk permitaan-permintaan langsung dari dokter
dan bagian
 1

administrasi, surat permintaan dapat berisis langsung oleh

petugas bagian rekam medis sendiri.(hatta, 2008). Dalam
pengeluaran dokumen rekam medis memiliki ketentuan pokok
yang harus di taati ditempat penyimpanan adalah (Depkes,
1997) adalah sebagai berikut:
(1) Tidak satupun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam
medis, tanpa tanda keluar (tracer). Peraturan ini tidak
hanya berlaku bagi orang-orang diluar rekam medis, tetapi
juga bagi petugas-petugas rekam medis sendiri.
(2) Seseorang yang meminjam rekam medis, berkewajiban
untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat
waktu. Harus dibuat ketentuan berapa lama jangka waktu
satu rekam medis diperbolehkan tidak berada dirak
penyimpanan. Seharusnya setiap rekam medis Kembali
lagi ke raknya pada setiap kahir hari kerja, sehingga dalam
keadaan darurat staf rumah sakit dapat mencari informasi
yang diperlukan.
(3) Rekam medis tidak dibenarkan di ambil dari rumah sakit,
kecuali atas perintah pengadilan.
(4) Dokter atau pegawai rumah sakit yang berkepentingan
dapat meminjam rekam medis, untuk dibawa ke ruang
kerjanya selama jam kerja, tetapi semua rekam medis
harus dikembalikan keruang rekam medis pada akhir jam
kerja.
(5) Jika beberapa rekam medis akan digunakan selama
beberpa haris, rekam medis tersebut disimpan dalam
tempat sementara diruang rekam medis. Kemungkinan
rekam medis dipergunakan oleh beberapa orang
perpindahan dari orang sat uke lain orang, harus dilakukan
dengan mengisi “kartu pindah tangan”, karena dengan car
aini rekam medis tidak perlu bolak balik dikirim kebagian
rekam medis. Kartu pindah tangan ini dikirimkan kebagian
rekam medis,
 1

untuk diletakan sebagai keluarnya rekam medis. Kartu

pindah tangan tersebut berisi : tanggal, pindah tangan dari
siapa, kepada siapa, untuk keperluan apa dan digunakan
oleh dokter siapa (Riski, 2020).
c) Pengembalian
Pengembalian rekam medis ialah suatu proses pengambilan
dari unit pelayanan yang meminjam kembali ke unit rekam
medis (Widjaya L, 2014). Dalam pengembalian rekam medis,
rekam medis harus dikembalikan sesudah pasien pulang atau
setelah pasien selesai mendapatkan pengobatan. Pengembalian
rekam medis yang tidak tepat waktu dapat menghambat proses
selanjutnya yaitu proses assembling, analisis data, koding dan
indexing penyakit.
Ketepatan dalam pengembalian berkas rekam medis juga
penting karena ketidaktepatan dalam pengembalian dapat
menyebabkan missfile. Missfile adalah kesalahan dalam
penempatan rekam medis, salah dalam penyimpanan rekam
medis atau tidak ditemukannya berkas rekam medis di rak
penyimpanan, dalam hal ini tracer memiliki peran penting
untuk menulusuri atau melacak berkas rekam medis yang
keluar dari rak penyimpanan, didalam tracer juga terdapat slip
peminjam yang mana gunanya untuk mengetahui
keterlambatan pengembalian berkas rekam medis yang
dipinjam (Nova Oktavia, 2018).
d) Retensi
Penyusutan berarti mengurangi jumlah rekam medis yang
ada di rak aktif dengan memilah yang inaktif,
memindahkannya ke ruang penyimpanan rekam medis Inaktif,
menilai, lalu memusnahkan yang tidak bernilai guna sesuai
aturan yang berlaku (Lily Widjaya, 2017). Menurut Permenkes
nomor 269 tahun 2008 rekam medis di rumah sakit wajib
disimpaj
 1

sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 tahun terhitung dari

tanggal pasien terakhir berobat atau dipulangkan baru bisa
dilakukan penyusutan kecuali ringkasan pulang dan
persetujuan tindakan medis yang harus disimpan untuk jangka
waktu 10 tahun dari dibuatnya ringkasan tersebut. Berbeda
dengan rekam medis rumah sakit untuk rekam non rumah sakit
wajib disimpan sekurang-kurangnya dalam jangka waktu 2
tahun dihitung dari tanggal pasien terakhir berobat (Suraja,
2019)
2. Desain Tracer
a. Pengertian tracer
Tracer yaitu pengganti rekam medis yang akan dikeluarkan dari
penyimpanan untuk tujuan apapun (Pratiwi, 2017). Tracer adalah
suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis.
Dalam penggunaannya tracer ini diletakan sebagai pengganti pada
tempat berkas rekam medis yang di ambil(dikeluarkan) dari rak
penyimpanan. Tracer tetap berada di rak file tersebut, sampai berkas
rekam medis yang di ambil kembali ketempat semula. Jenis petunjuk
keluar atau tracer yang baik adalah bentuk kartu,biasanya ukurannya
sama atau sedikit lebih besar dari rekam medis dan harus tercantum
(WHO, 2006):
1) Nama pasien
2) Nomor rekam medis
3) Tujuan rekam medis dan peminjaman
4) Tanggal keluar
Abdelhak (2001) menyembutkan dalam Riski (2020) Petunjuk
keluar (outguide) adalah faktor plastic yang digunakan ditempat
rekam medis Ketika rekam medis telah dipindahkan dari
penyimpanan, hal ini dapat dianggap sebagai pengganti. Petunjuk
keluar biasanya terdiri dari dua petunjuk kantong terpisah, satu untuk
menyimpan slip peminjaman dan satu lagi untuk menyimpan
lembaran-lembaran yang akan disimpan dalam rekam medis yang
menumpuk saat pencatatan diluar penyimpanan.
 1

Penggunaan tracer berwarna sangat membantu petugas dalam

menandai lokasi yang benar untuk penyimpanan kembali rekam
medis. Tracer (outguide) dengan kantong plastic dapat digunakan
untuk menjaga slip penyimpanan agar tidak hilang atau mengetahui
keterlambatan laporan sampai rekam medis dikembalikan ke
penyimpanan. Huffman (1994) ,meyebutkan dalam Riski (2020)
tracer yang digunakan berulang-ulang bahan yang digunakan harus
kuat merupakan hal yang penting. Salah satu ketentuan pokok yang
harus ditaati tempat penyimpanan yang tidak ada satupun rekam medis
yang boleh keluar dari ruang rekam medis, tanpa tanda keluar/kartu
peminjaman. Sehingga tracer tersebut harus meiliki kualitas bahan
yang baik,yang dapat digunakan dengan jangka waktu yang lama.
b. Tujuan tracer
Tracer (petunjuk keluar) meningkatkan efisiensi dan keakuratan
dalam peminjaman rekam medis. Memudahkan mengidentifikasi
rekam medis yang tidak keluar dari penyimpanan (Pratiwi, 2017).
c. Perancangan tracer
international Federation of Health Information Management
Association (IFHIMA, 2012) menyatakan bahwa, tracer (outguide)
yaitu pengganti rekam medis yang akan dikeluarkan dari
penyimpanan untuk tujuan apapun. Harus terbuat dari bahan yang
kuat dan berwarna (warna berbeda dengan warna map dokumen
rekam medis) (Anhar, 2018).
Pratiwi (2017) menuliskan ada 2 alternatif dalam mendesain tracer
sebagai berikut:
1) Alternatif I
Bentuk dan ukuran pada rancangan tracer alternatif I
berbentuk persegi panjang dengan bentuk lancip pada sisi kiri
menyerupai panah, hal ini membantu agar mudah dalam
menyisipkan tracer ke dalam rak diantara dokumen-dokumen
rekam medis. Ukuran pada tracer alternatif I ini yaitu dengan
 1

panjang 32 cm dan lebar 12,5 cm dan terdapat kantong untuk

tempat slip peminjaman dokumen rekam medis agar slip tidak
mudah hilang. Slip tersebut berukuran 10 cm dan lebar 7 cm.
Warna dan bahan rancangan tracer alternati I berwarna biru
tua karena warna biru tua tidak dipakai sebagai sampul atau map
rekam medis di Rumah Sakit Panti Nugroho Yogyakarta.
Pada rancangan tracer alternatif I ini menggunakan bahan
plastic Snellhecter Inter X Spring File F4 dengan berat 99 gram,
dengan menggunakan bahan ini maka akan menghasilkan tracer
yang kuat,awet dan mudah digunakan karena tidak akan mudah
terlipat saat disisipkan di antara berkas-berkas rekam medis.
Adapun kelebihan dan kekurangan perancangan tracer
alternatif I kelebihan dalam perancangan tracer I yaitu rancngan
tracer alternatif I berbentuk persegi panjang dengan bentuk lancip
menyerupai tanda panah, hal ini membantu agar mudah dalam
menyelipakan tracer ke dalam rak di antara berkas-berkas rekam
medis. Sedangkan untuk kekurangannya yaitu bentuk lancip itu
kemungkinan akan menggores sampul atau map rekam medis.
2) Alternatif II
Bentuk dan ukuran pada rancangan tracer alternatif II
berbentuk persegi panjang dengan bentuk horizontal lebih besar
dari rancangan alternatif I dengan ukuran panjang 32 cm dan
lebar 23,5 cm hal ini agar mempermudah cepat ditemukannya
kembali tracer tersebut. Terdapat kantong dengan ukuran panjang
12 cm dan lebar 7 cm untuk tempat slip peminjaman berkas
rekam medis agar slip tidak mudah hilang.
Warna dan bahan rancngan tracer alternatif II berwarna
kuning cerah karena kuning mencolok sehingga mudah dilihat
dan warna kuning tidak dipakai sebagai sampul atau map rekam
medis di Rumah Sakit Panti Nugroho Yogyakarta. Pada
rancangan tracer alernatif II ini menggunakan bahan sama
dengan alternatif I yaitu
 1

menggunakan bahan plastic, dengan menggunakan bahan ini

maka akan menghasilkan tracer yang kuat, awet dan mudah
digunakan karena tidak akan mudah terlipat saat disisipkan di
antara berkas- berkas rekam medis.
Adapun kelebihan dan kekurangan dalam perancangan tarcer
alternatif II yaitu dengan ukuran yang besar dan warna yang
mencolok maka sangat mempermudah dalam menemukannya
kembali tracer tersebut, sedangkan untuk kekurangannya yaitu
dilihat dari segi bentuk tidak praktis.
Untuk tulisan yang tercantum di tracer itu sebaiknya memuat
kata-kata yang bisa mengarahkan petugas bagaimana cara
penggunaan tracer seperti hal nya “sisipkan lembaran tracer
sebagai pengganti dokumen rekam medis yang keluar”.
 1

B. Kerangka Teori
Kerangka teori dari peneletian yang peneliti lakukan dengan judul
“Redesain Tracer Rekam Medis di Instalasi Rekam Medis RSU Suaka Insan
Banjarmasin” adalah :

Rekam Medis

Pendaftaran Indexing Analyzing Assembling Koding Filing

Penjajaran Pengambilan Pengembalian Retensi

Bentuk

Tracer
Ukuran

Bahan

Warna

Konten

Gambar 2. 1 Kerangka Teori

Sumber : (Pratiwi, 2017) (WHO, 2006) (Al Anhar,2018)
 1

C. Kerangka Konsep Penelitian

Tracer

Bentuk

Ukuran

Bahan Evaluasi

Warna Kelebihan dan

Kekurangan
Konten Redesain Tracer

Gambar 2. 2 Kerangka Konsep Penelitian

 BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian ini menggunakan metode penelitian dan pengembangan

atau lebih dikenal dengan Research and Develovment. Penelitian dan
pengembangan ( research dan develovment) merupakan metode penelitian
yang digunakan untuk mengembangkan atau memvalidasi produk-produk
yang digunakan dalam pendidikan dan pembelajaran (Sugiyono, 2016).
Produk yang dihasilkan dalam penelitian ini yaitu redesain tracer (petunjuk
keluar). Sementara itu, dalam pengembangan redesain tracer (petunjuk
keluar), alur Langkah penelitian dan pengembangan dapat dilihat pada table.

Potensi dan masalah Pengumpulan data Desain produk

Uji coba produk Revisi desain Validasi produk

Gambar 3. 1 Skema Prosedur Metode Research and Develovment

(Sugiyono, 2016)
1. Potensi dan Masalah
Langkah pertama yang dilakukan peneliti untuk mencari potensi dan
masalah yaitu dengan melakukan analisa kebutuhan untuk mengetahui
manfaat alat pada penelitian ini yaitu redesain tracer
2. Pengumpulan Data
Pengumpulan data yang dilakukan peneliti yaitu dengan
mengidentifikasi materi yang dibutuhkan dengan cara mengumpulkan
informasi tentang materi alat pada penelitian ini. Informasi yang
diperoleh baik dari berbagai teori, yang disajikan dalam bentuk rubrik
penilaian

20
 2

Selain itu, diperlukan juga informasi berdasarkan wawancara untuk

mendukung hasil observasi maka penulis melakukan wawancara terhadap
narasumber yang berhubungan dengan tracer rekam medis di RSU Suaka
Insan Banjarmasin dengan menggunakan alat dan bahan berupa kertas,
bolpoin, perekam suara dan dokumentasi.
3. Desain Produk
Langkah awal desain produk yaitu mendesain tracer. Selanjutnya
peneliti meyiapkan alat-alat dan bahan yang akan digunakan dalam
pembuatan alat.
4. Validasi Desain
Setelah tracer selesai dibuat, selanjutnya peneliti akan melakukan
penilaian sebagai cara untuk memvalidasi alat dan untuk mengetahui
yang mana yang laik dan tidaknya dari 2 alternatif rancangan tracer, dari
aspek materi maupun desain yang dilakukan oleh 2 orang dari Politeknik
Unggulan Kalimantan yang expert terhadap bidang tersebut(pernah
melakukan penelitian yang sejenis) dan 3 orang dari petugas filing di
RSU Suaka Insan Banjarmasin.
5. Revisi Desain
Dalam revisi desain ini, setelah dilakukan penilaian dari dosen dan
petugas filing yang expert dalam bidang tersebut, selanjutnya peneliti
tidak melakukan revisi desain karena pada alternatif I dan alternatif II
yang dinilai oleh responden akan terpilih 1 alternatif yang paling layak
untuk digunakan.
6. Uji Coba Produk
Uji coba produk merupakan tahap terakhir dari penelitan ini. Pada
tahap ini peneliti tidak melakukan uji coba pada tracer karena ada
beberapa hal yang membuat peneliti tidak melakukan uji coba yaitu
kurangnya dana dan waktu yang tidak cukup untuk melakukan uji coba
terhadap produk.
 2

B. Subjek Penelitian
Dalam penelitian ini digunakan teknik purposive sampling untuk
menentukan subjek yang akan diambil maka subjek dalam penelitian ini
adalah bagian petugas bagian yaitu sebanyak 3 orang dan 2 orang dari
Politeknik Unggulan Kalimantan yang expert dalam bidang tersebut atau
orang yang pernah melakukan penelitian sejenis.

C. Variabel Penelitian
Variabel adalah ciri, sifat atau ukuran dari satuan penelitian tentang
konsep tertentu atau yang dimiliki anggota-anggota suatu kelompok yang
berbeda dengan yang dimiliki kelompok lain (Notoamodjo, 2018). Berikut
variabel penelitian ini.
1. Tracer
2. Redesain tracer

D. Definisi Operasional
Definisi istilah adalah uraian tentang batasan variabel yang dimaksud,
atau tentang apa yang diukur oleh variabel yang bersangkutan (Notoadmojo,
2018).

Tabel 3. 1 Definisi Operasional

Variabel Definisi Operasional Alat Ukur Hasil
1 Tracer pengganti rekam medis yang Pedoman Kelebihan
akan dikeluarkan dari Observasi dan
penyimpanan untuk tujuan Kelemahan
apapun tracer
terdahulu
2 Redesain tracer Merancang atau mendesain ulang Pedoman Rancangan
tracer sedemikian rupa yang Observasi Tracer
disesuaikan dengan kebutuhan terbaru
dokumen diruang yang meliputi dibagian
bahan,ukuran,bentuk,warna dan
isi yang tercantum
a. Bahan Menggunakan bahan kertas dan Rubrik Layak dan
karton plastic snellhecter inter x tidak layak
spring f4 dengan berat 99 gram
b. Ukuran Penjang 32 cm dan lebar 12,5 Rubrik Layak dan
cm kantong panjang 10 cm dan tidak layak
lebar
7 cm, ada juga Panjang 41 cm
 2

Variabel Definisi Operasional Alat Ukur Hasil

dan lebar 12,5 cm, kantong 6 cm
x 6 cm
c. Bentuk Berbentuk persegi Panjang Rubrik Layak dan
dengan bentuk lancip pada sisi tidak layak
kiri menyerupai panah dan
berbentuk persegi Panjang
dengan bentuk horizontal lebih
besar
d. Warna Berwarna yang mencolok serta Rubrik Layak dan
berbeda dengan warna dari map tidak layak
rekam medis
e. Konten Slip peminjaman untuk melihat Rubrik Layak dan
no RM, nama pasien, tanggal tidak layak
peminjam, dan keperluan
peminjam

E. Tempat dan Waktu Penelitian

1. Tempat Penelitian
Penelitian ini dilakukan di RSU Suaka Insan Banjarmasin pada Bagian
Unit Filing.
2. Waktu Penelitian
Waktu penelitian dilakukan dari studi pendahuluan pada akhir bulan
November 2021 sampai dengan Juni 2022.
F. Persiapan Alat dan Bahan
Dalam penelitian ini digunakan beberapa alat dan bahan yang digunakan
untuk merancang tracer, dapat dilihat pada table berikut dibawah ini :

Tabel 3. 2 Alat/Bahan Digunakan

No Nama Jumlah Harga
1 Penggaris 1 5000
2 Gunting 1 10.000
4 Pensil 1 2000
5 Kertas PVC 1 pack 40.000
6 Inner sleeve photocard 1 pack 10.000
8 Lem korea G 1 5000
Tracer 1 20.000

G. Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data yang dilakukan oleh peneliti yaitu dengan
mengidentifikasi materi yang dibutuhkan dalam melakukan rancangan tracer
 2

tersebut, hal ini dilakukan dengan mengumpulkan informasi teori dari

berbagai buku, jurnal, dan internet yang disajikan dalam bentuk rubrik
penilaian. Selain itu, diperlukan juga informasi berdasarkan observasi yang
berhubungan dengan tracer rekam medis di RSU Suaka Insan Banjarmasin
dengan menggunakan alat dan bahan berupa kertas, bolpoin, dan
dokumentasi.

H. Tahapan Penelitian
Dalam penelitian ini ada beberapa tahapan penelitian, dapat dilihat pada
table berikut dibawah ini:

Tabel 3. 3 Tahapan Penelitian

No Bulan
Kegiatan Nov Des Jan Feb Mar April Mei Juni
2021 2021 2022 2022 2022 2022 2022 2022
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Mengurus
perizinan
penelitian
2 Menerima surat
persetujuan
izin penelitian
dari RSU
Suaka Insan
Banjarmasin
3 Melakukan
studi
pendahuluan
pada tempat
pendaftaran
4 Penyusunan
dan konsultasi
proposal
5 Seminar
proposal
6 Revisi proposal
7 Pengumpulan
data,
penyusunan
dan konsultasi
KTI
8 Seminar KTI
9 Revisi KTI
10 Pengumpulan
KTI
 2

I. Prosedur Penelitian

Gambar 3. 2 Diagram Alur

Mulai

Potensi dan masalah

Pengumpul
an data

Validasi produk
Desai
n

Tidak
Tidak terpilih
Laik ?

Ya

Terpilih

Selesai
 2

J. Pengolahan dan Analisis Data

1. Pengolahan Data
b. Editing
Pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan terhadap
ruang unit dan mengidentifikasi tracer terdahulu yang ada di ruang
di RSU Suaka Insan Banjarmasin serta .
c. Coding
Tahap selanjutnya adalah mendeskripsikan hasil pengamatan
ruang unit filing dan tracer terdahulu
d. Tabulating
Tahap terakhir yaitu merancang tracer terbaru dan menyajikan
data dalam bentuk karya tulis ilmiah. Informasi yang diolah
disajikan dalam benuk teks dan table.
2. Analisis Data
Dalam analisis data pada penelitian dan pengembangan tracer
(petunjuk keluar) yang diperoleh dari metode pengumpulan data, berupa
lembar check list/kuisioner oleh petugas di RSU Suaka Insan
Banjarmasin dan Dosen Politeknik Unggulan Kalimantan yang expert
dalam bidang tersebut. Teknik analisis data yang digunakan adalah
deskriptif kualitatif. digunakan untuk menganalisis data kualitatif berupa
komentar, kritik,dan saran.
 2

BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Hasil
1. Tracer Rekam Medis di RSU Suaka Insan Banjarmasin
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan di RSU Suaka Insan
Banjarmasin pada bagian unit filing ditemukannya tracer dengan
spesifikasi sebagai berikut :
1) Bentuk
Tracer memiliki bentuk segi empat besar dan kantong slip
peminjaman dengan bentuk segi empat terletak ditengah
2) Ukuran
Berukuran panjang 33 cm dan lebar 21 cm, dan kantong slip
peminjaman sama dengan lembar slip peminjaman yaitu berukuran
panjang 15 cm dan lebar 10 cm, tracer tersebut sulit untuk digunakan
karena kondisi rak penyimpanan yang sesak satu sub rak
penyimpanan berukuran 1 meter, dengan jumlah dokumen 300,
dokumen memiliki ukuran panjang 36 cm dan lebar 23 cm, rak
penyimpanan berupa rak terbuka yang terbuat dari kayu. Ukuran
tracer bisa dilihat pada gambar

dibawah ini sebagai berikut :

Gambar 4.1 Tracer Terdahulu

27
 2

3) Bahan
Tracer memiliki bahan yang terbuat dari kertas karton polos,
tracer memiliki daya tahan yang tidak kuat karena mudah sobek,
mudah terlipat dan kantong slip terbuat dari kertas karton yang mana
membuat petugas kesulitan dalam melakukan pengembalian berkas
rekam medis karena memakan waktu yang lama, petugas harus
terlebih dahulu mengeluarkan lembar slip peminjaman dari kantong
slip peminjaman untuk memastikan no rekam medis yang ingin
dikembalikan.
4) Warna
Warna biru berbeda dengan warna map rekam medis dan
kantong slip peminjaman berwarna hijau.
5) Konten
Didalam tracer pada lembar slip peminjaman ditemukan
informsi yang meliputi no rekam medis, nama pasien, tanggal
masuk, tanggal keluar, dokter dpjp, tanggal peminjaman, nama
petugas yang meminjam, nama dokter, unit bagian, keperluan dan
tanda tangan, gambar lembar slip peminjaman bisa dilihat dibawah
ini sebagai berikut :

Gambar 4.2 Lembar slip

 2

6) Kelebihan dan kelemahan

a) Kelebihan
Bahan yang murah mudah didapat dan warna yang mencolok
berbeda dengan warna map atau sampul rekam medis
b) Kelemahan
Bentuk lebih kecil dari ukuran dokumen rekam medis yang
mana tracer akan sulit untuk dilacak, daya tahan bahan yang
tidak kuat, mudah sobek dan terlipat sulit untuk diaplikasikan,
sulit untuk melihat lembar slip peminjaman.
Berikut bisa dilihat tracer RSU Suaka Insan Banjarmasin dibawah ini
:

Gambar 4.3 tracer yang bagus dan

 3

2. Rancangan tracer terbaru

Adapun rancangan tracer yang di ajukan oleh peneliti ada 2
yaitu alternatif I dan II berikut kelebihan dan kelemahan tracer
tersebut.
a. Alternatinf I
Kelebihan dengan bentuk lancip tracer lebih mudah disispkan
diantara dokumen-dokumen rekam medis, ukuran yang lebih kecil
lebih mudah dan praktis untuk digunakan, warna yang mencolok,
bahan memiliki daya tahan yang kuat, tidak mudah sobek dan
terlipat, slip peminjaman mudah dilihat petugas, slip peminjaman
lebih mudah dan praktis karena petugas tidak perlu mencatat.
Kelemahan dengan bentuk lancip tracer berisiko merusak
dokumen dan melukai petugas, jika tracer tidak digunakan dengan
penempatan yang benar kemungkinan tracer akan tenggelam, biaya
pemuatan tracer lebih mahal.
Berikut bisa dilihat dibawah ini gambar rancangan tracer
alternatif I.

Gambar 4.4 rancangan tracer

 3

5.6 cm

Warna

Isi

Ukur
7.5

Isi

Gambar 4.5 slip peminjaman

b. Alternatif II
Kelebihan dengan bentuk bulat pada sisi kiri dan kanan tracer
akan lebih mudah disispkan diantara dokumen-dokumen rekam
medis, ukuran yang lebih kecil lebih mudah dan praktis untuk
digunakan, warna yang mencolok, bahan memiliki daya tahan yang
kuat, tidak mudah sobek dan terlipat, slip peminjaman mudah dilihat
petugas, lebih mudah dan praktis karena petugas tidak perlu lagi
mencatat.
Kelemahan jika tracer tidak digunakan dengan penempatan yang
benar kemungkinan tracer akan tenggelam, biaya pembuatan tracer
lebih mahal.
Berikut bisa dilihat dibawah ini gambar rancangan tracer
alternatif II.
 3

Gambar 4.6 rancangan tracer alternatif II

5.6 cm

Warna

Isi
Ukur
7.5

Isi

Gambar 4.7 slip peminjaman

 3

B. Pembahasan
Tracer Rekam Medis di RSU Suaka Insan Banjarmasin, berikut untuk
pembahasan lebih lanjut adalah sebagai berikut :
1. Bentuk
Tracer rekam medis di RSU Suaka Insan Banjarmasin berbentuk
segi empat besar, kantong slip peminjaman terletak ditengah yang
mana menyulitkan petugas karena harus terlebih dahulu mengeluarkan
tracer setelah itu mengeluarkan slip peminjaman untuk memastikan no
rekam medis yang ingin dikembalikan hal tersebut akan menghambat
waktu pengembalian dokumen rekam medis.
WHO (2002) menyebutkan didalam Ismawati dan Rohmadi
(2021) tracer yang baik berbentuk kartu. Pratiwi, (2017) tracer
berbentuk persegi panjang dengan bentuk horizontal agar lebih mudah
ditemukan. Riski, (2020) tracer berbentuk persegi panjang dengan
bentuk lancip pada sisi kiri menyerupai tanda panah hal tersebut
memudahkan dalam menysisipkan tracer di antara dokumen-dokumen
rekam medis.
Bentuk tracer di RSU Suaka Insan sudah sesuai teori selaras
dengan penelitian Pratiwi, (2017) tracer berbentuk persegi panjang
dengan bentuk horizontal dengan bentuk tersebut akan lebih mudah
ditemukan
Pada bentuk tracer di RSU Suaka Insan Banjarmasin memiliki
kelemahan pada kantong slip peminjaman yang terletak ditengah yang
mana menyulitkan petugas karena harus terlebih dahulu mengeluarkan
tracer setelah itu mengeluarkan slip peminjaman untuk memastikan no
rekam medis yang ingin dikembalikan
Adapun bentuk tracer terbaru yang diajukan yaitu ada 2 alternatif
sebagai berikut.
Alternatif I memiliki bentuk menyerupai tanda panah dengan
bentuk lancip pada sisi kiri, bentuk lancip pada sisi kiri dapat
membantu dan lebih mudah dalam menyisipkan tracer di antara
berkas-berkas
 3

rekam medis, kantong slip peminjaman terdapat pada ujung tracer di

sisi kanan dengan demikian tracer akan lebih mudah digunakan karena
petugas akan mudah melihat no rekam medis yang ingin
dikembalikan, terdapat lubang pada ujung sisi kanan tracer yang mana
gunanya setelah tracer selesai digunakan agar dapat digantung di satu
tempat agar tracer bisa digunakan kembali. Rancangan peneliti sejalan
dengan penelitian Riski, (2020)
Kelebihan dan kelemahan tracer alternatif I memiliki kelebihan
mudah disisipkan, slip peminjaman mudah dilihat oleh petugas dan
kelemahan bentuk lancip pada sisi kiri dapar merusak dokumen dan
melukai petugas.
Alternatif II berbentuk persegi panjang dengan bentuk bulat pada
sisi kiri dan kanan hal tersebut agar tracer tidak berisiko melukai atau
merusak dokumen rekam medis pada saat disisipkan, terdapat lubang
pada ujung sisi kanan tracer yang mana gunanya setelah tracer selesai
digunakan agar dapat digantung di satu tempat agar tracer bisa
digunakan kembali. Rancangan peneliti tidak sejalan dengan teori
karena peneliti membuat bentuk yang berbeda.
Kelebihan dan kelemahan tracer alternatif II memiliki kelebihan
mudah disisipkan, tidak berisiko merusak dokumen atau melukai
petugas.
Berdasarkan hasil rubrik penilaian yang dinilai oleh 3 orang dari
petugas rekam medis di RSU Suaka Insan Banjarmasin dan 2 orang
dari politeknik unggulan Kalimantan, dinilai mana yang lebih layak
antara rancangan tracer alternatif I dan II maka yang terpilih adalah
rancangan tracer alternatif II, dengan terpilihnya rancangan tracer
terbaru maka akan dibandingkan dengan tracer yang terdahulu mana
yang lebih layak dari segi bentuk tracer.
Rancangan tracer terbaru lebih layak karena dengan bentuk bulat
pada sisi kiri dan kanan akan mudah disisipkan dengan letak kantong
slip peminjaman pada sisi kanan ujung tracer akan lebih mudah dilihat
 3

oleh petugas sedangkan tracer terdahulu pada letak slip peminjaman

diengah akan menyulitkan petugas untuk melihat no rekam medis
yang ingin dikembalikan.
2. Ukuran
Tracer rekam medis di RSU Suaka Insan Banjarmasin Berukuran
tinggi 33 cm dan panjang 21 cm, dengan ukuran tersebut yang mana
lebih kecil dari ukuran dokumen rekam medis yang berukuran tinggi
23 cm dan panjang 36 cm, tracer akan lebih mudah tenggelam
sehingga menjadi sulit untuk ditemukan karena penggunaan
penempatan tracer yang diletakan secara landscape dan kantong slip
peminjaman sama dengan lembar slip peminjaman yaitu berukuran
panjang 15 cm dan tinggi 10 cm, dengan ukuran tersebut yang mana
lembar slip peminjaman akan tenggelam kedalam kantong slip
peminjaman yanag akan membuat petugas sulit untuk mengeluarkan
lembar slip peminjaman.
WHO (2002) menyebutkan didalam Ismawati dan Rohmadi
(2021) tracer yang baik biasanya lebih besar dan panjang atau sama
dengan ukuran map rekam medis fungsinya agar lebih mudah
ditelusuri.
Saputra & wagiran, (2020) memiliki ukuran tracer yaitu 35 cm x
10 cm lebih besar dari map rekam medis. Sindy & pratama, (2019)
ukuran tracer 30 cm x 10 cm lebih besar dari map rekam medis. Heltia
& Ramadani, (2021) ukuran tracer 25 cm x 33 cm, dengan ukuran
lebar besar dari map rekam medis yaitu 34 cm x24 cm dikarenakan
map rekam medis diletakkan secara horizontal.
Pada ukuran belum sesuai dengan teori karena ukuran tracer
lebih kecil dari ukuran map rekam medis yang mana petugas kesulitan
untuk menemukannya seharusnya tracer harus lebih besar atau
panjang agar mudah terlihat sehingga lebih cepat ditemukan oleh
petugas.
Kelemahan ukuran tracer yaitu ukuran lebih kecil dari dokumen
rekam medis yang tracer akan tenggelam di antara dokumen-
dokumen
 3

sehingga sulit untuk ditemukan. Pada tracer apabila ditinjau dari segi
ukuran bisa diposisikann secara vertical sehingga tracer dapat dilihat
dengan kondisi penempetan dokumen yang disusun secara horizontal.
Adapun ukuran tracer terbaru yang diajukan yaitu ada 2 alternatif
sebagai berikut.
Alternatif I dan II memIliki ukuran yang sama yaitu panjang 29
cm dan lebar 17 cm serta kantong slip dengan panjang 7 cm dan lebar
7 cm, ukuran lembar slip peminjaman panjang 8 cm dan lebar 7 cm
ukuran tersebut membuat tracer lebih kecil dari map rekam medis
namun tracer akan lebih mudah dan praktis untuk digunakan. Pada
ukuran belum sesuai dengan teori karena tracer lebih kecil dari ukuran
map rekam medis namun pada penggunaan penempatan tracer
dimasukan secara lanscape melalui sisi kiri dan pada sisi kanan
terdapat batas tracer dimasukan, hal tersebut akan membuat tracer
mudah dilihat dan ditemukan oleh petugas. Pada lembar slip
peminjaman memiliki ukuran yang lebih tinggi dari kantong slip
peminjaman yang akan memudahkan petugas untuk mengeluarkan
lembar slip peminjaman.
Kelebihan ukuran tracer lebih mudah dan praktis untuk
digunakan, tracer lebih mudah terlihat, petugas lebih mudah dalam
mengeluarkan lembar slip peminjaman.
Berdasarkan hasil rubrik penilaian yang dinilai oleh 3 orang dari
petugas rekam medis di RSU Suaka Insan Banjarmasin dan 2 orang
dari politeknik unggulan Kalimantan, dinilai mana yang lebih layak
antara rancangan tracer alternatif I dan II maka yang terpilih adalah
rancangan tracer alternatif II, dengan terpilihnya rancangan tracer
terbaru maka akan dibandingkan dengan tracer yang terdahulu mana
yang lebih layak dari segi ukuran tracer.
Rancangan tracer terbaru lebih layak karena lebih mudah dan
praktis untuk digunakan, tracer lebih mudah terlihat, petugas lebih
mudah dalam mengeluarkan lembar slip peminjaman. Sedangkan
tracer
 3

terdahulu mudah tenggelam di antara dokumen-dokumen sulit

ditemukan dan dilihat oleh petugas.
3. Bahan
Tracer rekam medis dan kantong slip peminjaman di RSU Suaka
Insan Banjarmasin memiliki bahan yang terbuat dari kertas karton
dengan berat 350 gsm, lembar slip peminjaman terbuat dari kertas
karton bc berat 150 gsm, tracer memiliki daya tahan yang tidak kuat
karena mudah sobek, mudah terlipat dan kantong slip terbuat dari
kertas karton yang mana membuat petugas kesulitan dalam melakukan
pengambilan tracer untuk mengembalikan dokumen rekam medis
karena memakan waktu yang lama, petugas harus terlebih dahulu
mengeluarkan lembar slip peminjaman dari kantong slip peminjaman
untuk memastikan no rekam medis yang ingin dikembalikan.
International Federation Health Organization (IFHIRO),
menyebutkan dalam Ismawati dan Rohmadi (2021) tracer yaitu
pengganti rekam medis yang akan dikeluarkan dari penyimpanan
untuk tujuan apapun harus terbuat dari bahan yang kuat.
Saputra & Wagiran, (2020) bahan tracer terbuat dari plastic poly
ethyle terephalate (PET) bahan memiliki daya tahan yang kuat.
Suhartinah, (2020) tracer terbuat dari bahan kuat akrelik. Heltia &
Ramadani, (2021) bahan tracer terbuat dari PVC (poly vhynil
chloride) memiliki daya tahan yang kuat dan mudah didapat.
Nuratif dan Kusuma (2013) didalam Wulandari (2021)
menyampaikan tracer dilengkapi kantong untuk meletakkan lembar
slip peminjaman yang terbuat dari plastic agar mudah dilihat petugas
dan untuk melindungi lembar slip peminjaman tidak jatuh atau hilang
Pada bahan belum sesuai dengan teori karena tracer memiliki
bahan yang terbuat dari karton yang mana memiliki daya tahan yang
tidak kuat untuk digunakan pada kondisi rak penyimpanan yang sesak
sehingga tracer mudah sobek dan terlipat. Pada kantong slip
peminjaman tidak sejalan dengan penelitian Nuratif dan Kusuma,
 3

(2013) karena terbuat dari kertas karton sehingga petugas harus

mengeluarkan lembar slip peminjaman untuk memastikan no rekam
medis yang ingin dikembalikan yang mana akan memperlambat
petugas dalam pengembalian rekam medis.
Adapun bahan tracer terbaru yang diajukan yaitu ada 2 alternatif
sebagai berikut.
Alternatif I dan II memiliki bahan yang sama yaitu adalah kertas
pvc dengan menggunakan bahan ini maka akan menghasilkan tracer
yang kuat dan mudah digunakan karena tidak akan mudah terlipat atau
sobek saat disisipkan diantara dokumen-dokumen dengan kondisi
yang sesak , kantong slip peminjaman terbuat dari plastic agar
memudahkan petugas untuk melihat no rekam medis pasien yang
ingin dikembalikan dan lembar slip peminjaman terbuat dari kertas
hvs agar mudah diaplikasikan pada kantong slip peminjaman. Harga
dari bahan-bahan yang digunakan dari satu lembar kertas pvc 8.000
rupiah, satu kantong slip peminjaman 400 rupiah, lembar slip
peminjaman kertas hvs 200 rupiah bisa untuk 4 tracer,lem korea 6.000
rupiah bisa untuk 15 tracer, biaya pembuatan 11.100 rupiah
berdasarkan harga bahan-bahan diatas disimpulkan untuk satu tracer
seharga 20.000 namun jika tracer diproduksi banyak biaya akan lebih
murah karena harga bahan-bahan satuan lebih mahal dari pada harga
bahan-bahan per pack.
Bahan yang digunakan pada rancangan ini sejalan dengan
penelitian Heltia & Ramadani (2021) memakai bahan kertas pvc
dengan menggunakan bahan ini maka akan menghasilkan tracer kuat,
awet dan mudah digunakan karena tidak akan mudah terlipat saat
disisipkan diantara dokumen-dokumen rekam medis dengan kondisi
yang sesak.
Kelebihan dan kelemahan bahan tracer memiliki kelebihan yaitu
daya tahan yang kuat, tidak mudah sobek, tidak mudah terlipat, mudah
di aplikasikan, mudah dilihat petugas untuk slip peminjaman.
Kelemahan yaitu harga bahan lebih mahal.
 3

Berdasarkan hasil rubrik penilaian yang dinilai oleh 3 orang dari

petugas rekam medis di RSU Suaka Insan Banjarmasin dan 2 orang
dari politeknik unggulan Kalimantan, dinilai mana yang lebih layak
antara rancangan tracer alternatif I dan II maka yang terpilih adalah
rancangan tracer alternatif II, dengan terpilihnya rancangan tracer
terbaru maka akan dibandingkan dengan tracer yang terdahulu mana
yang lebih layak dari segi bahan tracer
Rancangan tracer terbaru lebih layak karena daya tahan yang
kuat, tidak mudah sobek, tidak mudah terlipat, mudah di aplikasikan,
mudah dilihat petugas untuk slip peminjaman. Sedangkan tracer
terdahulu memiliki daya tahan yang tidak, kuat, mudah sobek, mudah
terlipat, sulit diaplikasikan, untuk lembar slip peminjaman sulit untuk
dilihat.
4. Warna
Warna biru berbeda dengan warna map rekam medis yang mana
warna berbeda dengan warna map rekam medis hal tersebut akan
memudahkan untuk menulusuri tracer dan kantong slip peminjaman
berwarna hijau
International Federation Health Organization (IFHIRO),
menyebutkan dalam Ismawati dan Rohmadi (2021) tracer yaitu
pengganti rekam medis yang akan dikeluarkan dari penyimpanan
untuk tujuan apapun harus berwarna (berbeda dengan warna map atau
sampul rekam medis).
Sindy & Pratama (2019) tracer berwarna kuning yang mana
berbeda dengan warna map rekam medis. Heltia & Ramadani, (2021)
tracer berwarna biru berbeda dengan warna map rekam medis
sehingga mudah ditemukan oleh petugas.
Warna tracer di RSU Suaka Insan Banjarmasin sudah sesuai teori
sejalan dengan penelitian Heltia & Ramadani, (2021) tracer berwarna
biru berbeda dengan map rekam medis yang berwarna hijau, warna
yang berbeda akan mempermudah menemukan atau melacak tracer.
 4

Adapun warna tracer terbaru yang diajukan yaitu ada 2 alternatif

sebagai berikut.
Warna pada rancangan tracer alternatif I menggunakan warna
orange karena orange tidak digunakan sebagai sampul atau map rekam
medis.
Warna yang digunakan sudah sesuai teori dengan warna orange
karena warna orange tidak digunakan sebagai sampul atau map rekam
medis di RSU Suaka Insan Banjarmasin dan warna lebih mencolok
agar mudah ditemukan.
Kelebihan warna tracer memiliki yaitu warna mencolok mudah
dilacak atau ditemukan.
Warna pada rancangan tracer alternatif II menggunakan warna
biru tua karena biru tua tidak digunakan sebagai sampul atau map
rekam medis.
Warna yang digunakan sudah sesuai teori dengan warna biru tua
karena warna biru tua tidak digunakan sebagai sampul atau map
rekam medis di RSU Suaka Insan Banjarmasin dan warna lebih
mencolok agar mudah ditemukan.
Kelebihan warna tracer yaitu warna mencolok mudah dilacak
atau ditemukan.
Berdasarkan hasil rubrik penilaian yang dinilai oleh 3 orang dari
petugas rekam medis di RSU Suaka Insan Banjarmasin dan 2 orang
dari politeknik unggulan Kalimantan, dinilai mana yang lebih layak
antara rancangan tracer alternatif I dan II maka yang terpilih adalah
rancangan tracer alternatif II, dengan terpilihnya rancangan tracer
terbaru maka akan dibandingkan dengan tracer yang terdahulu mana
yang lebih layak dari segi warna tracer.
Rancangan tracer terbaru dan tracer terdahulu memiliki warna
yang sama yaitu biru namun rancangan tracer terbaru lebih layak
karena warna lebih mencolok karena memakai warna biru tua
sedangkan tracer terdahulu memakai warna biru muda.
 4

5. Konten
Tracer rekam medis RSU Suaka Insan pada lembar slip
peminjaman ditemukan informasi yang meliputi no rekam medis,
nama pasien, tanggal masuk, tanggal keluar, dokter dpjp, tanggal
peminjaman, nama petugas yang meminjam, nama dokter, unit bagian,
keperluan dan tanda tangan yang mana konten yang terdapat sudah
lengkap namun petugas kesulitan dalam mengisi informasi yang ada
pada slip peminjaman karena akan memakan waktu untuk mengisi
informasi tersebut yang mana akan membuat pelayanan akan lebih
lama.
WHO (2002) didalam Ismawati dan Rohmadi (2021)
menyampaikan tracer yang baik harus mencantumkan nama pasien, no
rekam medis, tujuan rekam medis atau peminjam dan tanggal keluar.
Saputra & Wagiran (2020) tracer memuat isi berupa nomor
rekam medis, nama pasien, poli tujuan, tujuan rekam medis,peminjam
dan tanggal keluar. Sindy & Pratama (2019) tracer memuat isi berupa
nomor rekam medis, nama pasien, poli tujuan, tanggal masuk dan
tanggal keluar.
Konten yang tercantum pada tracer di RSU Suaka Insan
Banjarmasin sudah sesuai teori sejalan dengan penelitian Saputra &
Wagiran, (2020) konten memuat nama pasien, nomor rekam medis,
tujuan rekam medis atau peminjam, dan tanggal keluar.
Adapun konten tracer terbaru yang diajukan yaitu ada 2 alternatif
sebagai berikut.
Alternatif I dan II memiliki lembar slip peminjaman yang sama
yaitu terdapat judul Bon Peminjaman, No. RM, Nama Pasien, Tanggal
Pinjam, Tanggal Kembali, Poliklinik, Nama Peminjam, Kode QR, dan
catatan penting Isi dari bon peminjaman tidak perlu lagi ditulis oleh
petugas filling karena dapat diisi dengan menggunakan komputer dan
dicetak menggunakan printer cetak struk.
 4

Slip peminjaman yang dirancang oleh peneliti sesuai dengan

teori PERMENKES Nomor 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis.
Bon peminjaman dibuat untuk berkas rekam medis, diletakkan dalam
tracer, dan di simpan sebagai arsip di ruang penyimpanan.
Kelebihan konten slip peminjaman yaitu lebih mudah dan praktis
digunakan karena petugas tidak perlu mencatat, informasi yang
tercantum padat dan jelas. Kelemahan slip peminjaman yaitu biaya
lebih mahal.
Berdasarkan hasil rubrik penilaian yang dinilai oleh 3 orang dari
petugas rekam medis di RSU Suaka Insan Banjarmasin dan 2 orang
dari politeknik unggulan Kalimantan, dinilai mana yang lebih layak
antara rancangan tracer alternatif I dan II maka yang terpilih adalah
rancangan tracer alternatif II, dengan terpilihnya rancangan tracer
terbaru maka akan dibandingkan dengan tracer yang terdahulu mana
yang lebih layak dari segi konten tracer.
Rancangan tracer terbaru lebih layak dari tracer terdahulu karena
lebih mudah dan praktis karena petugas tidak perlu mencatat lagi, isi
yang tercantum lebih jelas dan padat akan informasi identitas pasien.
 BAB V
PENUTUP

A. Simpulan
1. Pada tracer terdahulu kelebihan dan kelemahan desain tracer.
Kelebihannya bahan yang murah, warna yang mencolok. Kelemahan
Bentuk lebih kecil dari ukuran dokumen rekam medis yang mana
tracer akan sulit untuk dilacak, daya tahan bahan tidak kuat, mudah
sobek dan terlipat sulit untuk diaplikasikan, kantong slip peminjaman
berbahan karton sehingga menyulitkan petugas karena harus terlebih
dahulu mengeluarkan lembar slip peminjaman untuk memastikan
identitas rekam medis yang ingin dikembalikan
2. Perancangan tracer yang dipilih berdasarkan layak atau tidak layak dari
hasil rubrik penilaian dan teori adalah rancangan tracer alternatif II
yang terpilih layak sebagai tracer Rekam Medis di RSU Suaka Insan
Banjarmasin. Tracer berbahan PVC memiliki daya tahan yang kuat,
beukuran panjang 29 cm dan lebar 17 cm, kantong slip peminjaman
berukuran panjang 7 cm dan lebar 7 cm, slip peminjaman panjang 8
cm dan lebar 7 cm. cara peletakan tracer dimasukkan secara horizontal
sehingga kantong slip peminjaman mudah dilihat petugas.
B. Saran
1. Menggunakan rancngan tracer alternatif II sebagai tracer yang
digunakan.
2. Memperhatikan cara penempatan tracer yang disesuaikan dengan pola
penempatan dokumen rekam medis. Apabila dokumen rekam medis
ditempatkan secara horizontal maka tracer di tempatkan secara
vertical dan sebaliknya, sehingga slip peminjaman akan mudah dilihat.

4
 DAFTAR PUSTAKA

(IFHIRO), I. F. (2006). Education Module For Health Record Practice.

Amelia, S. (2021). The Review Of Assembling Implementation In Controling In
Completeness Of Inpatient Medical Record File At Tanah Merah Public
Health Center In 2020. Stikes Ngudia Husada Madura.
Ariani, F. W. (2017). Tinjauan Pelaksanaan Penjajajaran Dokumen Rekam Medis
Di Filing Puskesmas Karangayu Semarang. jurnal universitas Dian
Nuswantoro.
Budi, S. C. (2015). Pentingnya Tracer Sebagai Kartu Pelacak Berkas Rekam
Medis Keluar Dari Rak Penyimpanan. Indonesian journal of community
engagement Vol, 1 No, 01, 122-123.
Cahyaningrum, N. (2013). Analisis Pelaksanaan Rekam Medis Bagian Filing
Rawat Jalan Berdasarkan Standard Operating Procedures (Sop) Rekam
Medis Di RSOP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten . jurnal ilmiah rekam
medis dan informasi kesehatan.
Destri Karlina, I. A. (2016). Kejadian Missfile Dan Duplikasi Berkas Rekam
Medis Sebagai Pemicu Ketidaksinambungan Data Rekam Medis. Jurnal
kesehatan nasional.
Handoyono, Y. (2014). Perancangan Tracer (Outgite) Untuk Penyimpanan Rekam
Medis Personal Folder Di Puskesmas Gondokusuman I. Electronic Theses
and Dissertations.
Hani, U. R. (2017). Perancangan Tracer Pada Bagian Filing Untuk Meminimalisir
Terjadinya Missfile Di Puskesmas Depok III Sleman. Jurnal Sekolah
Tinggi Ilmu Kesehatan Jendral Achmad Yani.
Heltia, N. &. (2021). Perancangan Dan Prosedur Penggunaan Out Guide Pada
Penyimpanan Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Rafflesia Bengkulu.
jurnal manajemen informasi kesehatan indonesia, 34-39.
Hj Aus Al Anhar, E. R. (n.d.). Perancangan Dan Prosedur Penggunaan Tracer
(Petunjuk Keluar) Pada Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Di Rumah
Sakit Bhayangkara Tk III Hoegeng Iman Santoso Banjarmasin. seminar
nasional rekam medis dan informasi kesehatan, 24-25.
Isnaini, V. A. (2019). Strategi Perbaikan Ketidaktepatan Kodefikasi Berkas
Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Berdasarkan Icd-10 Dengan Pdca Di
Puskesmas Sukodono Lumajang. Prosiding Seminar Rekam Medik Dan
Informasi Kesehatan, 1-2.
Lily Widjaya, S. M. (2017). Manajemen Informasi Kesehatan II : Sistem Dan
Subsistem Pelayanan RMIK. JAKARTA SELATAN: Manajemen
Informasi Kesehatan II.

4
 4

Nasution. (2017). Variabel Penelitian. Jurnal Raudah.

Nasution, S. (2017). Variabel Penelitian. Program Studi Pendidikan Guru
Raudhatul Athfal (Pgra), 1-8.
Notoadmojo. (2018). Metodologi Penelitian. Jakarta: Reneka Cipta.
Nova Oktavia, D. F. (2018). Analisis Penyebab Terjadinya Missfile Dokumen
Rekam Medis Rawat Jalan Di Ruang Penyimpanan (Filing) RSUD Kota
Bengkulu. juranl manajemen informasi kesehatan indonesia Vol, 6 No,2,
82-83.
Pratiwi, I. (2017). Redesain Tracer (Outguide) Pada Penyimpanan Berkas Rekam
Medis Di Rumah Sakit Panti Nugroho Sleman Yogyakara. Jurnal stikes
jenderal achmad yani.
Rais, A. P. (2020). Tinjauan Keterlambat Pengembalian Rekam Medis Rawat
Inap. Jurnal Yayasan Perawat Sulawesi Selatan Sekolah Tinggi Ilmu
Kesehatan Panakkukang Makasar.
Riski, H. (2020). Redesain Tracer Rekam Medis Pada Bagian Filing Di Rawat
Inap Dengan Pendekatan Literature Review. Banjarmasin: Politeknik
Unggulan Kalimantan.
Rohmadi, R. I. (2021). Literature Review : Perancangan Tracer Dalam
Penyimpanan Dokumen Rekam Medis.
S, A. (2021). The Review Of Assembling Implementation In Controling In
Completeness Of Inpatient Medical Record File At Tanah Merah Public
Health Center In 2020. Stikes Ngudia Husada Madura.
Saputra, D. &. (2020). Perancangan Tracer Untuk Menyimpan Dokumen Rekam
Medis Di Puskesmas. Jurnal Perekam Medis Dan Informasi Kesehatan,
69- 73.
Sindy, l. s. (2019). Desain Tracer (Outguide) Pada Ruang Penyimpanan Rekam
Medis Di Puskesmas Sungai Durian Sintang. jurnal perekam medis dan
informasi kesehatan.
Siska Wulandari, F. L. (2021). Analisis Penggunaan Tracer Di Puskesmas
Ariodillah Palembang. Jurnal Politeknik Piksi Ganesha.
Siska Wulandari, F. L. (2021). Analisis Penggunaan Tracer DI Puskesmas
Ariodillah Palembang. Syntax Idea, Vol. 3, No. 8.
suci aulia ramadhan, W. N. (2021). Tinjauan Penyebab Terjadinya Missfile
Bagian Penyimpanan Guna Menunjang Penerapan Unsur Manajmene Di
RS Kencana Serang. Jurnal Ilmiah Indonesia .
Sugiyono. (2016). Metode Penelitian Research And Develovment R&D.
 4

Suraja, Y. (2019). Pengelolaan Rekam Medis Pada Fasilitas Pelayanan Kesehatan.

Jurnal Administrasi dan Kesekretarisan, Volume 4, Nomor 1, 62-71.
WHO. (2006). Medical Record Manual.
Widjaya, L. (2014). Manajemen Informasi Kesehatan 3 Peningkatan Kelengkapan
Pendokumentasian Klinis. Universitas Esa Unggul.
Widjaya, L. (2018). Manajemen Mutu Informasi Kesehatan III. Pusat Pendidikan
Sumber Daya Manusia Kesehatan.
Widjaya, L. (2018). Pusat Pendidikan Sumber Daya Manusia Kesehatan.
Manajemen Mutu Informasi Kesehatan II.
 4

LAMPIRAN
 4

LAMPIRAN
Lampiran 1 : Lembar Persetujuan Responden
LEMBAR PERSETUJUAN RESPONDEN

Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama :
Umur :
Jabatan :
Bagian :
Masa Kerja :
Menyatakan bersedia/tidak bersedia* menjadi responden yang dilakukan
oleh mahasiswa yang bernama M.Noor Almadani dari Program Studi Perekam
Medis dan Informasi Kesehatan Politeknik Unggulan Kalimantan dan Melakukan
di RSU Suaka Insan Banjarmasin dengan judul " Redesain Tracer Rekam Medis
di Unit Rekam Medis RSU Suaka Insan Banjarmasin".

Saya mengerti bahwa penelitian ini tidak menimbulkan dampak negative

dan data mengenai dari saya dalam penelitian ini akan dijaga kerahasiaan oleh
peneliti. Semua berkas yang mencamtungkan identitas saya hanya akan digunakan
untuk keperluan pengolahan data.

Demikian secara sukarela dan tidak ada unsur paksaan dari siapapun, saya
bersedia berperan serta dalam penelitian ini.

Banjarmasin, 2022

( )

*Coret salah satu

 4

Lampiran 2 : Lembar Rubrik Penilaian

Rubrik Penilaian Tracer Alternatif I

“Redesain Tracer Rekam Medis di Instalasi Rekam Medis RSU Suaka Insan
Banjarmasin”

Pelaksanaan Rubrik Penilaian

Nama :

Waktu :

Hari :

Tanggal :

Aspek kriteria Layak Tidak layak Keterangan

Bahan Daya tahan kuat,tidak Daya tahan tidak baik, mudah
mudah robek,tidak mudah robek, mudah terlipat dan
terlipat dan harga lebih harga tinggi
ekonomis
Bentuk Bentuk praktis, mudah Bentuk tidak praktis, tidak
digunakan mudah digunakan
Ukuran Praktis , mudah ditemukan Tidak praktis, sulit digunakan
Warna Warna mencolok, mudah Warna tidak mencolok, sulit
ditelusuri ditelusuri
Konten Konten yang tercantum Konten tidak singkat, miskin
singkat,namun padat akan akan informasi akan informasi
informasi,
Komentar :
 5

Lampiran 2 : Lembar Rubrik Penilaian

Rubrik Penilaian Tracer Alternatif II

“Redesain Tracer Rekam Medis di Instalasi Rekam Medis RSU Suaka Insan
Banjarmasin”

Pelaksanaan Rubrik Penilaian

Nama :

Waktu :

Hari :

Tanggal :

Aspek kriteria Layak Tidak layak Keterangan

Bahan Daya tahan kuat,tidak Daya tahan tidak baik, mudah
mudah robek,tidak mudah robek, mudah terlipat dan
terlipat dan harga lebih harga tinggi
ekonomis
Bentuk Bentuk praktis, mudah Bentuk tidak praktis, tidak
digunakan mudah digunakan
Ukuran Praktis , mudah ditemukan Tidak praktis, sulit digunakan
Warna Warna mencolok, mudah Warna tidak mencolok, sulit
ditelusuri ditelusuri
Konten Konten yang tercantum Konten tidak singkat, miskin
singkat,namun padat akan akan informasi akan informasi
informasi,
Komentar :
Lampiran 3 : Pedoman Observasi

PEDOMAN OBSERVASI
No. Tema Keterangan
1. Bahan
a. Daya tahan kuat
b. Tidak mudah sobek
c. Tidak mudah terlipat
d. Harga ekonomis
2. Bentuk
a. Praktis
b. Mudah digunakan
3. Ukuran
a. Lebih besar dari map rekam
medis
b. Mudah terlihat
4. Warna
a. Mencolok (berbeda dengan
warna map rekam medis)
b. Mudah ditemukan
5. Konten
a. Singkat
b. Padat akan informasi

5
Lampiran 4 : Anggaran

ANGGARAN BIAYA

No Nama Satuan Harga Jumlah

Satuan Harga
1 Kertas PVC 1 lembar 8000 Rupiah 8000 Rupiah
2 Kantong id card 1 lembar 400 Rupiah 400 Rupiah
3 Kertas HVS 1 lembar dapat 200 Rupiah 50 Rupiah
digunakan untuk 4
tracer
4 Lem Korea 20 ml bisa untuk 15 6000 Rupiah 400 Rupiah
tracer
5 Biaya pembuatan 11.150 11.150 Rupiah
1 tracer Rupiah
Total harga untuk 1 tracer 20.000 Rupiah

5
 Lampiran 5 : Tabel Perhitungan Penilaian

1. Alternatif I

Kriteria Bahan Bentuk Ukuran Warna Konten

Penilaian Layak Tidak Layak Tidak Layak Tidak Layak Tidak Layak Tidak
layak dan Layak Layak Layak Layak Layak
tidak layak
Responden 1 🗸 🗸 🗸 🗸 🗸
Responden 2 🗸 🗸 🗸 🗸 🗸
Responden 3 🗸 🗸 🗸 🗸 🗸
Responden 4 🗸 🗸 🗸 🗸 🗸
Responden 5 🗸 🗸 🗸 🗸 🗸

Total jumlah penilaian yang menyatakan layak ada 19 dan jumlah yang
menyatakan tidak layak ada 6.

2. Alternatif II

Kriteria Bahan Bentuk Ukuran Warna Konten

Penilaian Layak Tidak Layak Tidak Layak Tidak Layak Tidak Layak Tidak
layak dan Layak Layak Layak Layak Layak
tidak layak
Responden 1 🗸 🗸 🗸 🗸 🗸
Responden 2 🗸 🗸 🗸 🗸 🗸
Responden 3 🗸 🗸 🗸 🗸 🗸
Responden 4 🗸 🗸 🗸 🗸 🗸
Responden 5 🗸 🗸 🗸 🗸 🗸

Total jumlah penilaian yang menyatakan layak ada 22 dan jumlah yang
menyatakan tidak layak ada 3.

5
Lampiran 5 : Rubrik Penilaian

5
5
Lampiran 56 : Rubrik

5
Lampiran 57 : Rubrik

5
Lampiran 58 : Rubrik

5
Lampiran 59 : Rubrik

5
Lampiran 60 : Rubrik

6
Lampiran 61 : Rubrik

6
Lampiran 62 : Rubrik

6
Lampiran 63 : Rubrik

6
Lampiran 64 : Rubrik

6
Lampiran 65 : Pedoman

6
Lampiran 66 :

6
Lampiran 67 :

6
Lampiran 68 :

6
Lampiran 69 :

6
 DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Penulis merupakan kaka dari Nor Sintia Dewi yang kami
terlahir dari pasangan bapak Alirahmadani dan ibu
Reniyati. Penulis lahir pada hari rabu 24 april 2001 yang
bertepatan. Penulis menyelesaikan pendidikan Taman
Kanak – Kanak di desa Kuripan tahun 2007,
menyelesaikan pendidikan SDN 1 Kuripan pada tahun
2013, kemudian melanjutkan
kejenjang pendidikannya di SMPN 1 Kuripan dan selesai pada tahun 2016,
kemudian diteruskan ke jenjang Sekolah Menengah Atas di SMAN 1 Kuripan dan
dengan lancar lulus pada tahun 2019. Pada tahun 2019 penulis melanjutkan
pendidikannya di Politeknik Unggulan Kalimantan dengan memilih Prodi D-III
Perekam Medis dan Informasi Kesehatan. Selama masa perkuliahan penulis aktif
dalam organisasi yaitu sebagai anggota BEM departemen hubdaluk.

7
7