Faktor Kerusakan Rekam Medis

Bidang Ilmu : Manajemen Informasi Kesehatan
LAPORAN
PENELITIAN DOSEN
FAKTOR PENYEBAB KERUSAKAN REKAM MEDIS

DI RUANG FILING RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT
TK. III DR. R. SOEHARSONO BANJARMASIN
TIM PENGUSUL
Septy Handayani, SKM, M. Kes 1105098802

Arief Budiman, SKM, M. Kes 1107058801
Rabiatul Adawiah, SKM, M. Kes 1112109002
AKPER KESDAM VI / TANJUNG PURA

AKADEMI KEPERAWATAN KESEHATAN DAERAH MILITER
BANJARMASIN
2022
LAPORAN
PENELITIAN DOSEN

TIM PENGUSUL


BANJARMASIN
2022
LAPORAN
PENELITIAN DOSEN

TIM PENGUSUL


BANJARMASIN
2022
i
HALAMAN PENGESAHAN PROPOSAL PENELITIAN DOSEN
Judul Penelitian Faktor Penyebab Kerusakan Berkas Rekam Medis di Ruangan

Filing Rawat Jalan di Rumah Sakit TK.III DR. R. Soeharsono
Banjarmasin
Kode/Nama Rumpun IImu 14044 / Manajemen Informasi Kesehatan
Ketua Peneliti
a. Nama Lengkap Septy Handayani, SKM., M.Kes
b. NIDN 1105098802
c. Jabatan -
d. Program Studi Sarjana Terapan Manajemen Informasi Kesehatan
0821 5348 6838 /
e. Nomor HP
tityseptyh2@gmail.com
f. Email
Anggota Peneliti
a. Nama Lengkap Arief Budiman
b. NIDN 1107058801
c. Jabatan -
e. Nomor HP 0813-3964-6346
f. Email arief.budiman.7mei1988@gmail.com
Anggota Peneliti
a. Nama Lengkap Rabiatul Adawiah
b. NIDN 1112109002
c. Jabatan -
e. Nomor HP 0857-7000-8728
f. Email raraadawiah59@gmail.com
Lokasi Penelitian Rumah Sakit TK.III DR. R. Soeharsono Banjarmasin
Waktu Penelitian 27 Juli 2022 sampai dengan 08 Agustus 2022
Biaya Penelitian
Rp. 7.000.000,.
Sumber Dana
APBU T.A 2021/2022
Mengetahui, Ketua Pelaksana,

Wadir I
( Baidah, S.Kep., Ns., M.Kep ) Septy Handayani, SKM, M. Kes

NIK. 026 637 120 NIDN 1105098802
Menyetujui,
Ketua Unit Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
A. Rasyid Ridha R, SKM., M.Kes

NIDN.1115049002
ii
ABSTRAK
Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen

tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan
yang telah diberikan kepada pasien. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui
faktor penyebab kerusakan rekam medis di ruang Filing rawat jalan Rumah
Sakit TK.III DR. R. Soeharsono Banjarmasin. Penelitian ini bersifat
deskriptif. Data yang diperoleh dari hasil observasi, wawancara, dan
pengukuran.
Hasil penelitian, untuk kertas yang digunakan yaitu A4 dengan
70GSM (210x297 mm). Untuk tintah berwarna hitam dengan jenis tinta
minyak. Kejadian tertinggi kerusakan dokumen pada tahun kunjungan 2019
yaitu 24 berkas, kondisi pencahayaan lampu berkisar 40-99 lux, suhu pada
ruang rekam medis 18⁰ C -28⁰ C, Terdapat APAR yang diletakan di luar
ruang rekam, pada ruang rekam medis dokumen yang lembab terdapat 2
dokumen. Pada ruang rekam medis keberadaan serangga pengganggu tidak
ditemukan di ruang rekam medis dan terdapat aktivitas petugas seperti makan
atau minum di ruangan. Didapatkan 2 dokumen rekam medis yang
mengalami luntur pada nama pasien.
Disarankan kepada pihak Rumah Sakit TK.III DR. R. Soeharsono
Banjarmasin agar menambah fasilitias ruangan Filing seperti Exhaust Fan
atau penyedot udara, dan APAR (Alat Pemadam Api Ringan).
Kata kunci : Kerusakan, Rekam Medis, Filing, Rawat Jalan, Rumah Sakit
iii
ABSTRACT
Medical record is a file containing notes and documents regarding

the patient’s identity, examination, treatment, actions, and services provided
to patients. The purpose of this study was to determine the factors causing
damage to medical records in the outpatient filing room of the Hospital
TK.III DR. R. Soeharsono in Banjarmasin. This research is descriptive. Data
obtained from observations, interviews, measurements.
The sample in this study amounted to 44 medical record documents
with 3 respondents as medical record officers. The data taken is primary data
by means of observation checklist sheets and interviews. In the study, the paper
used was A4 with 70GSM (210x297 mm), black ink with oil ink. Document
damage in 2019 was 24 files, lamp lighting ranged from 40-99 lux, medical
record room temperature was 18⁰ C -28⁰ C, There was an outdoor fire
extinguisher, there were 2 damp documents
It is recommended to the Hospital TK.III DR. R. Soeharsono in
Banjarmasin to add facilities in the filing room such as air conditioning,
exhaust fans, and APAR (light fire extinguisher).
Keywords : Damage, Medical Record, Filing, outpatient, hospital
iv
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan Puji Syukur ke hadirat ALLAH SWT, atas berkat

rahmat dan hidayah dan Karunia – Nya. Kami Tim Peneliti dapat menyelesaikan
Penelitian dengan Judul “ Faktor Penyebab Kerusakan Rekam Medis di Ruang
Filing Rawat Jalan Rumah Sakit TK.III DR. R. Soeharsono Banjarmasin.
Penelitian ini merupakan wujud salah satu dari Tri Dharma Perguruan
tinggi yang di laksanakan oleh civitas akademika Program Studi Sarjana Terapan
Informasi Kesehatan di Akper Kesdam VI / Tanjung Pura Banjarmasin. Kegiatan
ini dilaksanakan kurang lebih 7 hari pada tanggal 27 Juli 2022 sampai dengan 08
Agustus 2022. Penelitian ini dipilih berdasarkan kebutuhan saat ini. Dalam
kesempatan ini, kami mengucapkan terima kasih yang sebesarnya kepada :
1) Direktur Rumah Sakit TK III DR. R Soeharsono Banjarmasin yang telah
memberikan kemudahan dalam penelitian ini
2) Wakil Kepala Rumah Sakit TK III DR. R Soeharsono Banjarmasin yang telah
memberikan kemudahan dalam penelitian ini
3) Kepala Rekam Medis Rumah Sakit TK III DR. R Soeharsono Banjarmasin yang
telah memberikan kemudahan dalam penelitian ini
4) Kepala Yayasan Wahana Bhakti Karya Husada yang telah memberikan motivasi
dan memfasilitasi Penelitian ini
5) Direktur di Akper Kesdam VI / Tanjung Pura Banjarmasin yang telah
memberikan motivasi dan memfasilitasi Penelitian ini
6) Unit P2M yang telah memberikan dukungan dan bimbingan dalam penelitian ini
7) Dosen dan staf dan mahasiswa di Akper Kesdam VI / Tanjung Pura yang telah
membantu kelancaran Penelitian ini.
8) Seluruh karyawan Rumah Sakit TK III DR. R Soeharsono Banjarmasin
khususnya di ruangan Rekam Medis yang telah memberikan kemudahan dalam
Penelitian ini dan berpartisipasi aktif dalam penelitian ini.
Akhir kata semoga kegiatan penelitiabn ini dapat bermanfaat bagi Rumah
Sakit TK III DR. R Soeharsono Banjarmasin
Banjarmasin, Juli 2022
Tim Penulis
v
DAFTAR ISI
HALAMAN DEPAN .............................................................................................. i

HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................... ii
ABSTRAK ............................................................................................................ iii
ABSTRACT ........................................................................................................... iv
KATA PENGANTAR ........................................................................................... v
DAFTAR ISI ......................................................................................................... vi
DAFTAR TABEL............................................................................................... viii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ ix
DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... x
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang.......................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah .................................................................................... 3
1.3 Tujuan dan Target Luaran ........................................................................ 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................... 4
2.1 Landasan Teori ......................................................................................... 4
1. Rumah Sakit .............................................................................................. 4
2. Rekam Medis ............................................................................................ 6
3. Isi Rekam Medis ....................................................................................... 9
4. Sistem Penyimpanan Rekam Medis........................................................ 11
6. Kerusakan Rekam Medis ........................................................................ 15
2.2 Kerangka Teori Penelitian ...................................................................... 19
BAB III METODE PENELITIAN .................................................................... 20
3.1 Desain Penelitian .................................................................................... 20
3.2 Tempat dan Waktu Penelitian ................................................................ 20
1. Tempat Penelitian ................................................................................... 20
2. Waktu Penelitian ..................................................................................... 20
3.3 Subjek dan Objek Penelitian .................................................................. 20
1. Subjek Penelitian .................................................................................... 20
2. Objek Penelitian ...................................................................................... 21
3.4 Variabel Penelitian dan Defenisi Operasional ........................................ 21
1. Variabel Penelitian .................................................................................. 21
2. Defenisi Operasional ............................................................................... 22
3.5 Instrumen Penelitian ............................................................................... 22
1. Pedoman Wawancara .............................................................................. 22
2. Pedoman Observasi ................................................................................. 23
3.6 Data Teknik Pengumpulan Data ............................................................. 23
vi
1. Wawancara.............................................................................................. 23
2. Observasi................................................................................................. 23
3.7 Teknik Analisis Data .............................................................................. 23
1. Pengumpulan Data .................................................................................. 24
2. Reduksi Data Reduksi ............................................................................. 24
3. Display Data (Penyajian Data ................................................................. 24
4. Conclusion Drawing/Verification ........................................................... 24
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN............................................................. 25
4.1 Hasil Penelitian....................................................................................... 25
A. Gambaran Umum Rumah Sakit Tk III Dr. Soeharsono Banjarmasin .... 25
1. Sejarah Singkat Dan Lokasi Rumah sakit ............................................... 25
2. Pemilik Rumah Sakit TK.III Dr.R.Soeharsono ...................................... 26
3. Visi, Misi, dan Moto Rumah Sakit TK.III Dr.R.Soeharsono ................. 26
4. Struktur Organisasi Rumah Sakit TK III Dr. R. Soeharsono .................. 27
5. Jenis Fasilitas Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit TK III Dr. R.
Soeharsono .............................................................................................. 28
6. Perfomece RS Tahun Terakhir................................................................ 30
B. Identifikasi Kerusakan Rekam Medis di Rumah Sakit TK III Dr. R.
Soeharsono Banjarmasin ......................................................................... 30
1. Identifikasi Kerusakan Rekam Medis dari Faktor Intrinsik di Rumah
Sakit TK III Dr. R. Soeharsono Banjarmasin ......................................... 30
2. Identifikasi Kerusakan Rekam Medis dari Faktor Ekstrinsik di Rumah
Sakit TK III Dr. R. Soeharsono Banjarmasin ......................................... 31
4.2 Pembahasan Penelitian ........................................................................... 43
A. Kerusakan rekam medis dari Faktor Intrinsik di Rumah Sakit TK III Dr.
R. Soeharsono Banjarmasin .................................................................... 43
B. Faktor Ekstrinsik di Rumah Sakit TK III Dr. R. Soeharsono Banjarmasin
45
BAB V PENUTUP ............................................................................................... 53
5.1 Kesimpulan ............................................................................................. 53
5.2 Saran ....................................................................................................... 53
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 54
LAMPIRAN .............................................................................................................
vii
DAFTAR TABEL
Tabel 1. 1 Rencana Target Capaian Tahunan................................................... 3

Tabel 3. 1 Definisi Operasional ......................................................................... 22
Tabel 4. 1 Jenis Fasilitas Rawat Inap ................................................................ 28
Tabel 4. 2 BOR,LOS,TOI,GDR,NDR Tahun 2020 .......................................... 30
Tabel 4. 3 Jenis Kertas yang di gunakan untuk Dokumen Rekam Medis ..... 30
Tabel 4. 4 Jenis Tinta yang di gunakan untuk Dokumen Rekam Medis ....... 31
Tabel 4. 5 Kondisi Suhu dan Kelembaban yang ada di ruang rekam medis 35
Tabel 4. 6 Kebocoran Atap Atau Bagian Lainnya di Ruang Filing Dokumen
Rekam Medis ......................................................................................... 36
Tabel 4. 7 Alat Pembersih di Ruang Filing Dokumen Rekam Medis ............ 37
Tabel 4. 8 Kelengkaan APAR di Ruang Filing Dokumen Rekam Medis ...... 37
Tabel 4. 9 Kondisi Pencahayaan di Ruang Filing Dokumen Rekam Medis .. 38
Tabel 4. 10 DRM Lembab dan Berjamur di Ruang Filing Dokumen Rekam
Medis ...................................................................................................... 40
Tabel 4. 11 Dokumen Rusak dan Terkena Rembesan Air di Ruang Filing .. 41
Tabel 4. 12 Aktivitas Makan dan Minum Di Ruang Filing Dokumen Rekam
Medis ...................................................................................................... 42
Tabel 4. 13 Gangguan Serangga, Rayap Atau Binatang Lainnya di Ruang
Filing Dokumen Rekam Medis ............................................................ 42
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1 Kerangka Konsep ........................................................................ 19

Gambar 4. 1 Rumah Sakit TK III Dr. R.Soeharsono ...................................... 25
Gambar 4. 2 Struktur Organisasi Rumah Sakit TK III Dr. R. Soeharsono
Banjarmasin .......................................................................................... 27
Gambar 4. 3 Rak Besi Berwarna Putih Di Ruangan Penyimpanan Dokumen
Rekam Medis ......................................................................................... 31
Gambar 4. 4 Rak Roll O Pack berwarna Abu-abu Di Ruangan Penyimpanan
Dokumen Rekam Medis. ...................................................................... 32
Gambar 4. 5 Rak Box Berwarna Putih Di Ruangan Penyimpanan Dokumen
Rekam Medis. ........................................................................................ 32
Gambar 4. 6 Kondisi suhu dan Kelembaban ruang filing Dokumen Rekam
Medis ...................................................................................................... 35
Gambar 4. 7 Kebocoran atap atau bagian lainnya di ruang filing dokumen
rekam medis........................................................................................... 36
Gambar 4. 8 Alat pembersih di Ruang Filing dokumen rekam medis .......... 37
Gambar 4. 9 Alat pemadam api ringan di depan ruang rekam medis .......... 38
Gambar 4. 10 Sumber pencahayaan di ruang filing dokumen rekam medis 39
Gambar 4. 11 Dokumen rekam medis yang lembab ........................................ 40
Gambar 4. 12 Dokumen rekam medis rusak di ruang filing .......................... 41
Gambar 4. 13 Aktivitas makan dan minum di ruang filing dokumen rekam
medis ....................................................................................................... 42
Gambar 4. 14 Gangguan serangga, rayap atau binatang lainnya di ruang
filing dokumen rekam medis ................................................................ 43
ix
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Susunan Organisasi Tim Peneliti dan Pembagian

Lampiran 2. Biodata Ketua dan Anggota Peneliti
Lampiran 3. Surat Pernyataan Ketua Peneliti
Lampiran 4. Rincian/ Justifikasi Anggaran Penelitian
Lampiran 5. Permintaan Menjadi Informan Utama
Lampiran 6. Lembar Persetujuan menjadi Informan Utama
Lampiran 7. Permintaan menjadi Informan Triangulasi
Lampiran 8 Lembar Persetujuan menjadi Informan Triangulasi
Lampiran 9. Pedoman Wawancara Penelitian Kepala Instalasi Rekam
Medis
Lampiran 10. Pedoman Wawancara Penelitian Petugas Filing Rawat Jalan
Lampiran 11. Pedoman Observasi
Lampiran 12. Surat Tugas
Lampiran 13. Surat Permohonan Izin Studi Pendahuluan dan Pelaksanaan
Penelitian Dosen
Lampiran 14. SOP Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Lampiran 15. Alur Pasien Rawat Jalan di Rumah Sakit TK III DR.R
Soeharsono Banjarmasin
Lampiran 16. Alur Pasien IGD di Rumah Sakit TK III DR.R Soeharsono
Banjarmasin
Lampiran 17. Alur Pasien Rawat Inap di Rumah Sakit TK III DR.R
Lampiran 18. Rincian Biaya Keluar / Output
x
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Rumah sakit adalah suatu bagian menyeluruh dari organisasi sosial dan
medis berfungsi memberikan pelayanan kesehatan yang lengkap kepada
masyarakat, baik kuratif maupun rehabilitatif, rumah sakit juga merupakan
pusat latihan tenaga kesehatan, serta untuk penelitian biososial (Budi, 2011).
Berdasarkan Undang-undang nomor 44 tahun 2009 tentang rumah sakit
Pasal 1 ayat 3, menyebutkan bahwa rumah sakit adalah instansi pelayanan
kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara
paripurna (meliputi Promotif, Preventif, Kuratif, dan Rehabilitatif).
Berdasarkan Permenkes No.3 Tahun 2020 tentang klasifikasi dan
perizinan rumah sakit Pasal 1 ayat 1, Rumah Sakit adalah institusi pelayanan
kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara
paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat
darurat.
Peningkatan mutu pelayanan di Rumah Sakit salah satunya adalah
penyelenggaraan rekam medis. Peraturan Permenkes
No.269/MENKES/PER/2008 tentang rekam medis Pasal 1 ayat 1,
menyebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan
dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan
pelayanan yang telah diberikan kepada pasien pada saran pelayanan
kesehatan.
Dalam perekam dan informasi kesehatan ada dikenal istilah filing,
filing adalah kegiatan menyimpan, penataan atau penyimpanan storage
berkas rekam medis untuk mempermudah pengambilan kembali retrieval
(Rustiyanto, 2011). Sistem filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam
medis yang berfungsi menyimpan dokumen rekam medis, penyediaan
dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan, perlindungan arsip-arsip
rekam medis terhadap kerahasiaan isi data 2 rekam medis, perlindungan
1
2
arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap bahaya rusak fisik, kimiawi dan
biologi. Sedangkan Permenkes No.269/MENKES/2008 Pasal 12 ayat 2,
bahwa isi rekam medis merupakan milik pasien, maka rumah sakit
berkewajiban untuk menjaga kerahasiaan isi dokumen rekam medis dan
memelihara keawetannya.
Keamanan rekam medis menyangkut dalam bahaya dan kerusakan
rekam medis sendiri. Adapun aspek dari kerusakan yang di maksud meliputi
aspek fisik, aspek kimiawi, aspek biologis serta pencurian. Aspek fisik adalah
kerusakan dokumen seperti kualitas kertas dan tinta yang disebabkan oleh
sinar matahari, hujan, banjir, panas dan kelembaban. Aspek kimiawi adalah
kerusakan dokumen yang disebabkan oleh makanan, minuman, dan bahan-
bahan kimia. Aspek biologis adalah kerusakan dokumen yang di sebabkan
oleh tikus, kecoa dan rayap (Wijiastuti, 2014).
Berdasarkan hasil studi pendahuluan dengan observasi di ruang filing
rawat jalan tanggal 23 Mei 2022 di Rumah Sakit TK III DR. R Soeharsono
Banjarmasin diperoleh ada beberapa rekam medis yang menumpuk
dikarenakan ruang penyimpanan yang penuh sehingga rekam medis dipaksa
masuk kedalam rak filing (Penyimpanan) akhirnya berkas rekam medis
rusak, robek atau bengkok, hal ini menyebabkan rekam medis tidak terjaga
keamanan dari kerusakan rekam medis seperti aspek fisik belum ada AC
yang mencukupi atau memadai, aspek biologis belum ada kamfer untuk
melindungi rekam medis dari serangga, aspek kimiawi ada APAR (Alat
Pemadam Api Ringan) yang di tempatkan di depan ruangan rekam medis
bukan di dalam rekam medis dan masih ada makanan dan minuman di
ruangan filing rawat jalan.
Oleh karena itu penulis tertarik meneliti dan mengangkat judul
penelitian faktor penyebab kerusakan rekam medis pada ruang filing rawat
jalan Rumah Sakit TK III DR. R Soeharsono Banjarmasin Tahun 2022.
3
1.2 Rumusan Masalah

Bagaimana faktor penyebab kerusakan rekam medis pada ruang filing
rawat jalan di Rumah Sakit TK. III DR. R. Soeharsono Banjarmasin Tahun
2022 ?
1.3 Tujuan dan Target Luaran

Target luaran yang direncanakan dalam Penelitian ini yaitu :
a. Hasil penelitian akan dipublikasikan pada Jurnal Nasional Ber ISSN.
b. Sebagai bahan informasi kepada Akademi mengenai pentingnya apa saja
faktor penyebab kerusakan rekam medis pada ruangan filling rawat jalan
di Rumah Sakit TK III DR. R. Soeharsono Banjarmasin Tahun 2022
Tabel 1. 1 Rencana Target Capaian Tahunan
No Jenis Luaran Indikator Capaian
Kategori Sub Kategori Wajib Tambahan TS1) TS+1 TS+2

Internasional
1 Artikel ilmiah Nasional Terakreditasi
bereputasi √ draf
dimuat di jurnal Nasional tidak √ published
terakreditasi
2 Artikel ilmiah Internasional Terindeks tidak ada
dimuat di Nasional √ published
3 Invited speaker Internasional tidak ada
prosiding
dalam temu ilmiah Nasional Tidak ada
4 Visiting Lecturer Internasional tidak ada

Paten tidak ada
Paten sederhana tidak ada
Hak Cipta tidak ada
5 Hak Kekayaan Merek dagang tidak ada
Intelektual Rahasia dagang tidak ada
(HKI)
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Landasan Teori

1. Rumah Sakit
Rumah sakit adalah suatu bagian menyeluruh dari organisasi sosial
dan medis berfungsi memberikan pelayanan kesehatan yang lengkap
kepada masyarakat, baik kuratif maupun rehabilitatif, rumah sakit juga
merupakan pusat latihan tenaga kesehatan, serta untuk penelitian biososial
(Budi, 2011).
Rumah sakit adalah suatu institusi pelayanan kesehatan yang
kompleks, padat pakar, dan padat modal. Kompleksitas ini muncul karena
pelayanan, pendidikan, dan penelitian, serta mencakup berbagai tingkatan
meupun jenis disiplin, agar rumah sakit mampu melaksanakan fungsi
yang prrofesional baik dibidang teknis medis maupun admiistrasi
kesehatan (Rustiyanto, 2012).
Berdasarkan Undang-undang nomor 44 tahun 2009 tentang rumah
sakit Pasal 1 ayat 3, menyebutkan bahwa rumah sakit adalah instansi
pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan
perorangan secara paripurna (meliputi Promotif, Preventif, Kuratif, dan
Rehabilitatif).
Berdasarkan Permenkes No. 3 Tahun 2020 tentang klasifikasi dan
perizinan rumah sakit Pasal 1 ayat 1, Rumah Sakit, adalah institusi
pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan
perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap,
rawat jalan, dan gawat darurat.
Menurut Undang-undang Republik Indonesia No.44 tahun 2009
tentang rumah sakit Pasal 3, pengaturan penyelenggaraan Rumah Sakit
bertujuan:
4
5
a) Mempermudah akses masyarakat untuk mendapatkan pelayanan

Kesehatan
b) Memberikan perlindungan terhadap keselamatan pasien, masyarakat,
lingkungan rumah sakit dan sumber daya manusia di rumah sakit
c) Meningkatkan mutu dan mempertahankan standar pelayanan rumah
sakit
d) Memberikan kepastian hukum kepada pasien, masyarakat, sumber
daya manusia rumah sakit, dan Rumah Sakit.
Tugas dan fungsi rumah sakit berdasarkan Undang-undang Republik
Indoneisa No.44 tahun 2009 Pasal 4, menyebutkan bahwa rumah sakit
bertugas memberikan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna.
Sedangkan fungsi rumah sakit pada Pasal 5, menyebutkan bahwa Rumah
Sakit mempunyai fungsi :
a) Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan
sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit.
b) Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui
pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai
kebutuhan medis
c) Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia
dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan
Kesehatan
d) Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan
teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan
kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang
kesehatan.
6
2. Rekam Medis
a. Pengertian Rekam Medis
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan
dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain kepada pasien di sarana pelayanan
kesehatan (Hatta, 2017).
Berdasarkan permenkes No.269/MENKES/PER/2008 tentang
rekam medis Pasal 1 ayat 1 merumuskan bahwa rekam medis adalah
berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan yang telah
diberikan kepada pasien.
Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang
terekam tentang identitas, anamneses penentuan fisik laboratorium,
diagnosa segala pelayanan dan tindakan medik yang diberikan
kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan
maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat (Rustiyanto,
2012).
b. Tujuan Rekam Medis
Menurut Hatta (2017), tujuan rekam medis dapat dilihat dalam 2
kelompok besar, Pertama, yang paling berhubungan langsung
dengan pelayanan pasien (primer). Kedua, yang berkaitan dengan
lingkungan seputar pelayanan pasien namun tidak berhubungan
langsung secara spesifik (sekunder).
1) Tujuan primer, terbagi dalam 5 kepentingan yaitu :
a) Pasien, rekam kesehatan merupakan alat bukti utama yang
mampu membenarkan adanya pasien dengan identitas yang
jelas dan telah mendapatkan berbagai pemeriksaan dan
pengobatan disarana pelayanan kesehatan dengan segala hasil
serta konsekuensi biayanya
b) Pelayanan pasien, rekam kesehatan mendokumentasikan
pelayanan yang diberikan oleh tenaga kesehatan, penunjang
7
medis dan tenaga lain yang bekerja dalam berbagai fasilitas

pelayanan kesehatan.
c) Manajemen pelayanan, rekam kesehatan yang lengkap
menurut aktivitas yang terjadi dalam manajemen pelayanan
sehingga digunakan dalam menganalisis berbagai penyakit,
menyusun pedoman praktik, serta untuk mengevaluasi mutu
pelayanan yang diberikan
d) Menunjang pelayanan, rekam kesehatan yang rinci akan
mampu menjelaskan aktivitas yang berkaitan dengan
penanganan sumber-sumber yang ada pada organisasi
pelayanan di rumah sakit, menganalisis kecenderungan yang
terjadi dan mengkomunikasikan informasi diantara klinik
yang berbeda.
e) Pembiayaan, rekam kesehatan yang akurat mencatat segala
pemberi pelayanan kesehatan yang diberikan pasien.
Informasi ini menentukan besarnya pembayaran yang harus
dibayar, baik secara tunai atau melalui asuransi
2) Tujuan Sekunder
Tujuan sekunder rekam kesehatan ditujukan kepada hal
yang berkaitan dengan lingkungan seputar pelayanan pasien
yaitu untuk kepentingan edukasi, riset, peraturan dan pembuatan
kebijakan. Adapun yang dikelompokkan dalam kegunaan
sekunder adalah kegiatan yang tidak berhubungan secara
spesifik antara pasien dan tenaga kesehatan.
c. Kegunaan Rekam Medis
1. Kegunaan Rekam Medis secara umum antara lain sebagai berikut,
Gunarti dan Muchtar (2019) :
 Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahli
lainnya yang ikut ambil bagian didalam memberikan
pelayanan pengobatan, perawatan kepada pasien.
8
 Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang

harus diberikan kepada seorang pasien.
 Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan,
perkembangan penyakit, dan pengobatan selama pasien
berkunjung/dirawat di Rumah Sakit.
 Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan
evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada
pasien.
 Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit
maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya
 Menyediakan data-data khususnya yang sangat berguna untuk
penelitian dan Pendidikan
 Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan
medik pasien.
 Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan, serta
sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan.
2. Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek yaitu
sebagai berikut, Gunarti dan Muchtar (2019) :
a) Aspek Administrasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai
administrasi, karena lainnya menyangkut tindakan berdasarkan
wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan
paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
b) Aspek Medis
Suatu berkas medis mempunyai nilai medis karena
catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar merencanakan
pengobatan atau perawat yang diberikan kepada pasien.
c) Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum,
karena isinya menyangkut masalah adalah jaminan kepastian
hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan
9
hukum serta penyediaan bahan bukti untuk menegakkan

keadilan.
d) Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai keuangan
karena isinya dapat dijadikan sebagai bahan untuk menetapkan
biaya pembayaran pelayanan di rumah sakit. Tanpa adanya
bukti catatan tindakan atau pelayanan, maka pembayaran
pelayanan di rumah sakit tidak dapat dipertanggungjawabkan.
e) Aspek Penilaian
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian,
karena isinya mengandung data atau informasi tentang
perkembangan kronologis dari kegiatan pelayanan medis yang
diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat digunakan
sebagai bahan referensi pengajaran profesi si pemakai.
f) Aspek Pendidikan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan,
karena isinya menyangkut data/informasi tentang
perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang
diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat
dipergunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran profesi
si pemakai
g) Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai
dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang
harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan
pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit.
3. Isi Rekam Medis

Menurut ketentuan Permenkes No.269/Per/III/2008 tentang Rekam
Medis, data-data yang harus dimasukkan dalam rekam medis dibedakan
untuk pasien yang diperiksa di unit rawat jalan, unit rawat inap, dan
10
gawat darurat. Setiap pelayanan baik di rawat jalan, rawat inap dan gawat
darurat dapat membuat rekam medis dengan data data sebagai berikut,
Gunarti dan Muchtar (2019) :
a. Pasien Rawat Jalan
Data-data pasien rawat jalan yang dimasukkan dalam medical
record sekurang-kurangnya antara lain:
1. Idetitas pasien
2. Tanggal dan waktu
3. Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan
riwayat penyakit
4. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik
5. Diagnosis
6. Rencana penatalaksanaan
7. Pengobatan dan/tidakan
8. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien
9. Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik
10. Persetujuan tindakan bila diperlukan.
b. Pasien Rawat Inap
Data-data pasien rawat inap yang dimasukkan dalam medical
1. Identitas pasien
riwayat penyakit
5. Diagnosis
6. Rencana penatalaksanaan
8. Persetujuan pengobatan dan/tindakan
9. Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan
10. Ringkasan pulang (discharge summery)
11
11. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga
kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan
12. Pelayanan lain yang dilakukan oleh tenaga kesehatan tertentu
13. Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik.
c. Ruang Gawat Darurat
Data-data pasien rawat jalan yang dimasukkan dalam medical
1. Identitas pasien
2. Kondisi pasien saat tiba di sarana pelayanan kesehatan
3. Identitas pengantar
riwayat penyakit
7. Diagnosis
9. Ringkasan kondisi pasien sebelum meninggalkakn pelayanan unit
gawat darurat dan rencana tindak lanjut
10. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan
tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan
11. Sarana transportasi yang digunakan bagi pasien yang akan
dipindahkan ke sarana pelayanan kesehatan lain.
12. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien
4. Sistem Penyimpanan Rekam Medis

Rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka
setiap lembar formulir rekam medis harus dilindungi dengan cara
dimasukan ke dalam folder atau map sehingga setiap folder berisi data
dan informasi hasil pelayanan yang diperoleh pasien secara individu
(bukan kelompok atau keluarga). Untuk perlakukan penyimpanan rekam
medis berbeda dengan penyimpanan folder atau map perkantoran. Pada
12
rekam medis memiliki “lidah” yang digunakan untuk menulis nomor

rekam medis dan menempelkan kode warnanya. Ketika folder disimpan
“lidah” tersebut ditonjolkan keluar sehingga akan tampak nomor rekam
medis kode warna diantara beberapa rekam medis (Budi, 2011).
Penyimpanan rekam medis bertujuan untuk mempermudah dan
mempercepat ditemukan kembali rekam medis yang disimpan dalam rak
filing, mudah mengambil dari tempat penyimpanan, mudah
mengembalikannya, melindungi rekam medis dari bahaya pencurian,
bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi (Budi, 2011)
Dengan demikian maka diperlukan sistem penyimpanan dengan
mempertimbangkan jenis dan sarana dan peralatan yang digunakan,
tersedianya tenaga ahli dan kondisi organisasi. Syarat berkas rekam medis
dapat disimpan yaitu apabila pengisian data hasil pelayanan pada lembar
formulir rekam medis telah terisi dengan lengkap sedemikian rupa
sehingga riwayat penyakit seorang pasien urut secara kronologis (Budi,
2011).
Ditinjau dari lokasi penyimpanan berkas rekam medis, maka cara
penyimpanannya dibagi menjadi 2 cara yaitu (Budi, 2011) :
a. Sistem Sentralisasi
Sistem penyimpanan berkas rekam medis secara sentral yaitu
suatu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan berkas rekam
medis pasien rawat jalan, rawat darurat dan rawat inap ke dalam satu
folder tempat penyimpanan.
b. Sistem Desentralisasi
Sistem penyimpanan berkas rekam medis secara desentralisasi
yaitu sistem penyimpanan berkas rekam medis dengan memisahkan
berkas rekam medis pasien rawat jalan, rawat darurat dan rawat inap
pada folder tersendiri. Biasanya berkas rekam medis pasien rawat jalan
dan rawat darurat disimpan pada rak penyimpanan berkas rekam medis
di unit rekam medis atau di tempat pendaftaran rawat jalan. Sedangkan
berkas rekam medis rawat inap disimpan di ruang penyimpanan lain,
13
seperti di bangsal atau di unit rekam medis yang terpisah dari tempat
penyimpanan rekam medis rawat jalannya.
5. Filing Persyaratan-persyaratan Terkait Ruang Filing

Ruangan filing seharusnya dekat dengan unit kerja rekam medis,
agar supaya dalam mencari dan pendistribusian dokumen rekam medis
lebih cepat. Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011) Hal-hal yang perlu
diperhatikan didalam ruangan penyimpanan rekam medis yaitu antara
lain :
a. Suhu
Untuk suhu udara di ruangan penyimpanan atau filing berkisar
antara 18-28ºC sedang kelembaban 40%-60%, karena negara kita
negara tropis, untuk perawatan rekam medis tidak begitu merepotkan,
berbeda dengan negara-negara eropa dimana suhu disana begitu
dingin, sehingga dalam perawatan rekam medis harus hati-hati supaya
rekam medis tidak begitu lembab, maka bisa menambahkan alat
pengatur suhu ruangan agar ruangan penyimpanan rekam medis tidak
terlalu lembab sehingga akan mempengaruhi kualitas bahan atau
formulir rekam medis yang disimpan akan cepat rusak.
b. Ruang Filling
Persyaratan ruangan khususnya dibagian filling yaitu :
1. Stuktur bangunan harus kuat, terpelihara, bersih, dan tidak
memungkinkan terjadinya gangguan kesehatan dan kecelakaan bagi
petugas filling
2. Lantai terbuat dari bahan yang kuat, kedap air, permukaan rata,
tidak licin dan bersih.
3. Setiap petugas filling mendapatkan ruang udara minimal 10
m3/Petugas.
4. Setiap petugas filling mendapatkan ruang udara minimal 10
m3/Petugas.
5. Atap kuat dan tidak bocor.
14
6. Luas jendela, kisi-kisi atau dinding gelas kaca untuk masuknya

cahaya minimal 1/6 kali luas lantai.
c. Jarak
Jarak antara rak filling yang satu dengan yang lain harus
diperhitungkan jangan sampai terlalu sempit atau terlalu lebar. Jarak
ideal untuk akses jalan petugas antara almari satu dengan almari yang
lain kurang lebih 1.80 – 200 cm, sedangkan lorong dibagian sub rak
kurang lebih 80-100 cm.
d. Aman
Ruang filing harus aman (untuk melindungi rekam medis dari
kerusakan, kehilangan atau digunakan oleh pihak yang tidak
berwenang). Selain itu petugas dapat memberikan tanda peringatan
“SELAIN PETUGAS DILARANG MASUK” didepan pintu filing.
e. Pencahayaan
Faktor pencahayaan sangat penting dan akan sangat mendukung
dalam bekerja dilingkungan ruang kerja yang sehat dan nyaman.
Intensitas cahaya diruang kerja minimal 100 lux. Pencahayaan
dibedakan menjadi pencahayaan alami dan pencahayaan buatan. Agar
pencahayaan diruangan filing memenuhi persyaratan kesehatan perlu
dilakukan suatu tindakan sebagai berikut :
1. Pencahayaan Alami
Pencahayaan alami di ruangan filling sebaiknya dioptimalkan
dalam bangunan atau ruang kerja.
2. Pencahayaan Buatan
Pencahayaan ini diterapkan dengan memberikan lampu atau efek
cahaya yang terdiffuse (indirect lighting) atau pencahayaan tidak
langsung kedalam ruangan. Pencahayaan ini diterapkan dalam
memberikan lampu atau efek cahaya yang terdiffusi atau
terrefleksi terlebih dahulu sebelum akhirnya menyidari ruangan
yang ada disekitar.
15
Agar pencahayaan diruang filling memenuhi persyaratan Kesehatan

perlu dilakukan suatu tindakan sebagai berikut :
1. Pencahayaan alam maupun buatan diupayakan agar tidak
menimbulkan kesilauan dan memiliki intensitas sesuai dengan
kebutuhanya.
2. Kontras sesuai kebutuhan, hindarkan terjadinya kesilauan atau
bayangan.
3. Penempatan bola lampu dapat menghasilkkan penyinaraan yang
optimum dan bola lampu sering dibersihkan.
4. Bola lampu yang mulai tidak berfungsi dengan baik untuk segera
diganti.
f. Debu
Agar kandungan debu didalam udara ruang filling memenuhi
persyaratan Kesehatan maka perlu dilakukan upaya upaya sebagai
berikut :
1. Kegiatan membersihkan ruang filling dilakukan pada pagi dan sore
hari dengan menggunakan kain pel basah atau pompa hampa
(vacuum pump)
2. Pembersihan dinding dilakukan secara periodek 2 kali/tahun dan
dicat ulang 1 kali setahun
3. Sistem ventilasi yang memenuhi syarat.
g. Vektor Penyakit
Vektor penyakit adalah binatang yang dapat menjadikan suatu
perantara penyakit pada manusia. Beberapa vektor penyakit yang
seringa da diruangan flling antara lain serangga, seperti: lalat, kecoa,
nyamuk, dan tikus.
6. Kerusakan Rekam Medis

Berdasarkan Instrumen Survei Standar Nasional Akreditasi Rumah
Sakit (SNARS) Edisi 1.1 tahun 2019, Standar Manajemen Informasi dan
Rekam Medis (MIRM) 11 menyebutkan bahwa berkas rekam medis
16
dilindungi dari kehilangan, kerusakan, gangguan, serta akses dan

penggunaan yang tidak berhak.
Berdasarkan hasil penelitian Hatauruk dan Astuti (2018),
menjelaskan bahwa aspek fisik adalah kerusakan dokumen seperti
kualitas kertas dan tinta yang disebabkan oleh sinar matahari, hujan,
banjir, panas dan kelembaban. Bagian fisik formulir terdiri dari bahan,
bentuk, ukuran, warna, dan kemasan. Berat bahan kertas harus standar
untuk formulir, kertas yang digunakan sebaiknya yang tidak mudah
robek dan warnanya cerah untuk berkas rekam medis terdiri dari sampul,
formulir dan pembatas formulir. Tentunya sampul menggunakan bahan
yang tebal, kemudian ketebalan nomor dua adalah pembatas formulir,
kemudian formulir.
Bentuk umum format formulir adalah segi empat.Ukuran kertas
standar formulir adalah ukuran A4. Warna umum yang digunakan untuk
formulir yaitu warna putih. Untuk sampul dan pembatas formulir
menggunakan warna cerah. Penggunaan tinta pada tulisan dalam formulir
juga perlu diperhatikan untuk kejelasan. Warna pada tinta yang
digunakan pada sebagian tulisan juga dapat digunakan sebagai penegasan
kalimat tertentu, tinta standar warna hitam.
Ruang penyimpanan jangan terlalu lembab, supaya tidak terlalu
lembab dapat dipasang AC yang hidup 24 jam untuk mengatur
kelembaban temperatur udara serta untuk mengurangi banyaknya debu.
Pemasangannya harus konstan (tetap), sehingga keadaan udara yang
berubah-ubah akan merusakkan kertas, apabila pergantian udara tersebut
terjadi secara mendadak. Kelembaban suatu ruang penyimpanan
berdasarkan teori berkisar antara 18,8 ºC sampai 24,24ºC apabila suhu
kurang dari normal, maka dalam waktu singkat arsip-arsip akan rusak.
Aspek biologis yang kerap merusak rekam medis antara lain yaitu
jamur merupakan bukti temperatur udara yang tidak terkontrol, kegiatan
jamur sangat cepat karena jamur hidup dari pada perekat yang berada
pada kertas, upaya menghindarinya adalah dengan menempatkan rekam
17
medis ditempat yang kering, terang dan ruangan yang berventilasi

sempurna, kutu buku sering merusak buku, jika kertas selalu tersentuh
dengan dinding yang lembab.
Bukan saja kertas menjadi lembab, akan tetapi sering pula diserang
kutu buku untuk menghindarinya digunakan rak yang menempel dengan
dinding dipasang antara lain 6 inci dari dinding. Usaha untuk
menghindari serangan seperti rayap, kecoak, dan tikus adalah dengan
mengadakan pencegahan yakni peniadaan kayu yang langsung dengan
tanah, diberikan kamfer pada setiap rak untuk menghindari serangan
serangga.
Aspek Kimiawi yaitu kerusakan arsip yang lebih diakibatkan oleh
merosotnya kualitas kandungan bahan kimia dari bahan arsip, seperti
penggunaan tinta yang berkualitas tidak mungkin luntur, sedangkan
penggunaan tinta yang berkualitas rendah akan merusak dan melunturi
kertas bila sengaja tersentuh air atau udara yang lembab. Selain itu,
makanan dan minuman juga dapat mempengaruhi kerusakan dokumen
rekam medis, karena apabila makanan dan minuman tersebut,
mengandung minyak akan menempel dan menjadi kotor, bahan kimia
yang terkandung dalam makanan dan minuman tersebut juga dapat
merusak kertas.
Berdasarkan teori Sugiarto dan Wahyono (2015), penyebab
kerusakan arsip ada 2 faktor, yaitu faktor intrinsik dan faktor ekstrinsik :
a. Faktor Intrinsik
Faktor intrinsik penyebab kerusakan arsip berasal dari benda
arsip itu sendiri, misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh
lem perekat dan lain lain. Kertas dibuat dari campuran bahan yang
mengandung unsur-unsur kimia. Karena proses kimiawi, kertas akan
mengalami perubahan dan rusak. Proses kerusakan itu bisa terjadi
dalam waktu yang singkat, bisa pula memakan waktu bertahun-
tahun. Demikian pula tinta dan bahan perekat dapat menyebabkan
proses kimia yang merusak kertas.
18
b. Faktor Ekstrensik
Faktor ekstrinsik penyebab kerusakan arsip berasal dari luar
benda arsip, yakni :
1. Faktor lingkungan fisik yang berpengaruh besar pada kondisi
arsip antara lain temperatur, kelembaban udara, sinar matahari,
polusi udara, dan debu
2. Biologis, organisme perusak yang kerap merusak arsip antara
lain jamur, kutu buku, rayap, kecoa, dan tikus.
3. Kimiawi, yaitu kerusakan arsip yang lebih diakibatkan,
merosotnya kualitas kandungan bahan kimia dalam bahan arsip
2.2 Kerangka Teori Penelitian
INPUT PROSES
OUTPUT
a) Rekam Medis a) Mengidentifikasi kerusakan rekam medis
Penyebab rekam medis
b) Sumber dari faktor intrinsik yaitu kertas dan tinta
rusak, robek, dan bengkok
DayaManusia rekam medis di ruang filing rawat jalan
c) SOP b) Mengidentifikasi kerusakan rekam medis

dari faktor ekstrinsik yaitu fisik dari kondisi
ruangan seperti kelembaban suhu, keadaan
ruangan filing, biologis dari adanya
serangga, dan kimiawi adanya bahan kimia,
makanan minuman di ruang filing rawat
jalan
FEEDBACK FEEDBACK
Gambar 2. 1 Kerangka Konsep
19
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Desain Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif, yaitu suatu
metode penelitian yang dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui gambaran
atau deskripsi tentang suatu masalah kesehatan, baik yang berupa faktor
risiko maupun faktor efek (Riyanto, 2019). Penelitian ini menggambarkan
faktor penyebab kerusakan rekam medis di ruang filing rawat jalan di Rumah
Sakit TK III DR. R. Soeharsono.
3.2 Tempat dan Waktu Penelitian

1. Tempat Penelitian
Penelitian dilakukan di Rumah Sakit TK III DR. R. Soeharsono
Banjarmasin yang beralamat di Jalan Mayjend Soetoyo S No. 408
Kelurahan Pelambuan Kecamatan Banjarmasin Barat Kota Banjarmasin
Provinsi Kalimantan Selatan Kode Pos 70129
2. Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan setelah mendapat persetujuan dari Rumah Sakit
TK III DR. R. Soeharsono Pengambilan data mulai dilakukan pada tanggal
1 Juli 2022 sampai dengan 15 Juli 2022, sedangkan untuk penelitian di
mulai dari tanggal 27 Juli 2022 sampai dengan 08 Agustus 2022
3.3 Subjek dan Objek Penelitian

1. Subjek Penelitian
a. Informan Utama
Informan utama adalah orang yang mampu memberikan
informasi tentang situasi dan kondisi latar belakang penelitian
(Moleong, 2017). Oleh karena itu, informan utama dalam penelitian
ini yaitu kepala instalasi rekam medis Rumah Sakit TK III DR. R.
20
21
b. Informan Triangulasi
Informan triangulasi adalah teknik pengumpulan data yang bersifat
menggabungkan dari berbagai Teknik pengumpulan data dan sumber
data yang telah ada (Sugiyono, 2019). Oleh karena itu, Informan
Triangulasi dari penelitian ini yaitu 2 petugas filing awat jalan Rumah
Sakit Sakit TK III DR. R. Soeharsono.
2. Objek Penelitian
a. Populasi
Populasi merupakan seluruh subjek atau objek, yang akan diteliti
dan memenuhi karakteristik yang akan ditentukan (Riyanto, 2019).
Populasi dalam penelitian ini adalah 50 rekam medis di ruang filing
rawat jalan
b. Sampel
Sampel merupakan sebagian dari populasi yang diharapkan
mewakili atau repsentatif populasi (Riyanto, 2019). Teknik yang
digunakan yaitu Total Sampling (Sensus) yaitu tehnik pengambilan
sampel dimana seluruh anggota populasi dijadikan sampel semua.
Penelitian yang dilakukan pada populasi dibawah 100 sebaiknya
dilakukan dengan sensus, sehingga seluruh anggota populasi tersebut
dijadikan sampel semua sebagai subyek yang dipelajari atau sebagai
responden pemberi informasi (Sugiyono, 2019).
3.4 Variabel Penelitian dan Defenisi Operasional

1. Variabel Penelitian
Variabel adalah suatu sifat yang akan diukur atau diamati yang
nilainya bervariasi antara satu objek ke objek lainnya dan terukur
(Riyanto,2019). Variabel dalam penelitian ini antara lain:
a. Kerusakan rekam medis dari faktor intrinsik di ruang filing rawat jalan.
b. Kerusakan rekam medis dari faktor ekstrinsik (fisik, biologis, kimiawi)
di ruang filing rawat jalan.
22
2. Defenisi Operasional
Definisi operasional merupakan definisi variabel-variabel yang
akan diteliti secara operasional dilapangan. Definisi operasional
bermanfaat untuk mengarahkan kepada pengukuran dan pengamatan
terhadap variabel-variabel yang akan diteliti serta untuk pengembangan
instrumen (Riyanto,2019).
Tabel 3. 1 Definisi Operasional
No Variabel Definisi Operasional

1 Kerusakan dari Faktor intrinsik penyebab kerusakan arsip berasal dari benda arsip
faktor intrinsik itu sendiri seperti kertas dan tinta
2 Kerusakan dari Faktor ekstrinsik penyebab kerusakan arsip berasal dari luar benda
faktor arsip seperti aspek fisik berkaitan dengan kondisi ruangan yang
ekstrinsik dapat merusak rekam medis seperti dari keadaan ruangan filing,
kelembaban udara, aspek biologis berkaitan dengan makhluk hidup
yang dapat merusak rekam medis seperti jamur, kutu buku, rayap,
kecoa, dan tikus, dan aspek kimiawi yaitu kerusakan rekam medis
dari bahan kimia, makanan dan minuman.
3.5 Instrumen Penelitian

Instrumen yang digunakan dalam melakukan penelitian ini adalah
sebagai berikut :
1. Pedoman Wawancara
Pedoman wawancara digunakan agar wawancara yang dilakukan
tidak menyimpang dari tujuan penelitian. pedoman ini disusun tidak hanya
berdasarkan tujuan penelitian, tetapi juga berdasarkan teori yang berkaitan
dengan masalah yang diteliti mengenai faktor penyebab kerusakan rekam
medis di ruang filing rawat jalan Rumah Sakit TK III DR. R. Soeharsono
yaitu pada bagian ruang filing rawat jalan. Yang akan diwawancarakan
kepala instalasi rekam medis dan kepada 2 petugas ruang filing rawat jalan
Rumah Sakit TK III DR. R. Soeharsono Banjarmasin
23
2. Pedoman Observasi
Pedoman observasi digunakan agar peneliti dapat melakukan
pengamatan sesuai dengan tujuan penelitian. Pedoman observasi dalam
penelitian ini yaitu mengamati secara langsung faktor penyebab kerusakan
rekam medis di ruang filing meliputi faktor intrinsik dan faktor ekstrinsik
(aspek fisik, biologis, kimiawi).
3.6 Data Teknik Pengumpulan Data

1. Wawancara
Wawancara merupakan teknik pengambilan data dimana peneliti
mendapatkan keterangan secara lisan dari seseorang (Riyanto, 2019).
Peneliti akan mengadakan wawancara dengan petugas filing rawat dan
kepala instalasi rekam medis, jalan mengenai faktor penyebab kerusakan
rekam medis di ruang filing rawat jalan Rumah Sakit TK III DR. R.
2. Observasi
Observasi merupakan suatu prosedur yang terencana meliputi
melihat dan mencatat jumlah yang kita teliti (Riyanto, 2019). Peneliti
melihat langsung dengan melakukan pencatatan terhadap faktor penyebab
kerusakan rekam medis di ruang filing rawat jalan Rumah Sakit TK III
DR. R. Soeharsono Banjarmasin
3.7 Teknik Analisis Data

Teknik analisis data dalam penelitian, dilakukan pada saat
pengumpulan data berlangsung, dan setekah selesai pengumpulan data dalam
periode tertentu untuk mengidentifikasi faktor kerusakan rekam medis di
ruang filing rawat jalan Rumah Sakit TK III DR. R. Soeharsono
Banjarmasin. Adapun proses teknik analisis data yang digunakan dalam
penelitian ini, analisa kualitatif menurut Sugiyono, (2019) adalah :
24
1. Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini pengumpulan data dilakukan dengan mencari,
mencatat dan mengumpulkan data melalui hasil wawancara, observasi dan
dokumentasi yang terkait dengan faktor penyebab kerusakan rekam medis
di ruang filing rawat jalan Rumah Sakit TK III DR. R. Soeharsono
Banjarmasin.
2. Reduksi Data Reduksi
Reduksi data berarti merangkum, memilih hal yang pokok,
memfokuskan pada hal yang penting, dicari pola dan temanya. Data yang
sudah dikumpulkan berupa wawancara di Rumah Sakit Banjarmasin akan
dipilah dan diambil materi pokoknya sebagai acuan
3. Display Data (Penyajian Data)
Display Data berarti menyajikan data dalam bentuk uraian singkat,
bagan, hubungan antar kategori, dan sejenisnya. Data Rumah Sakit TK III
DR. R. Soeharsono Banjarmasin yang sudah dijadikan acuan pertama akan
diuraikan dalam bentuk narasi.
4. Conclusion Drawing/Verification
Conclusion Drawing/Verification adalah langkah terakhir dari
teknik ini yaitu penarikan kesimpulan dan verifikasi. Dari data Rumah
Sakit TK III DR. R. Soeharsono Banjarmasin yang sudah direduksi dan
diuraikan, akan ditarik lagi beberapa hal yang penting dan dijadikan
sebuah kesimpulan.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil Penelitian

A. Gambaran Umum Rumah Sakit Tk III Dr. Soeharsono Banjarmasin
1. Sejarah Singkat Dan Lokasi Rumah sakit
Gambar 4. 1 Rumah Sakit TK III Dr. R.Soeharsono
Rumah Sakit TK III Dr.R.Soeharsono Banjarmasin berdiri pada

pertengahan tahun 1956 sampai sekarang dikenal dengan TPT (Tempat
Perawatan Tentara). Pada tahun 1962 dengan Skep Paskesdam X/Lam
Nomor : SPTS-028/IX/1962 tanggal 20 September 1962 tentang tempat
perawatan tentara menjadi Rumkit AD TK IV. Pada tanggal 1 Juli 1965
menjadi Rumkit TK. III Dr. R. Soeharsono dengan status tanah dan
bangunan milik TNI-AD.
Rumah Sakit TK. III Dr. R. Soeharsono berada di Jl. Mayjen
Sutoyo S No.408, Pelambuan, Kec. Banjarmasin Barat, Kota
Banjarmasin, Kalimantan Selatan 7012.
25
26
2. Pemilik Rumah Sakit TK.III Dr.R.Soeharsono
Rumah Sakit TK. III Dr. R. Soeharsono dengan status tanah dan
bangunan milik TNI-AD.
3. Visi, Misi, dan Moto Rumah Sakit TK.III Dr.R.Soeharsono
a) Visi
Rumah Sakit TK.III Dr. R. Soeharsono Menjadi Salah Satu
Rumah Sakit Rujukan Yang Mampu Bersaing, Mandiri, Terpilih
Dan Terpercaya Di Kalimantan Selatan.
b) Misi
1) Senantiasa Meningkatkan Sarana dan Prasarana Rumah Sakit
Dalam Memperluas Jangkauan Pelayanan Kesehatan Kepada
Masyarakat.
2) Membangun SDM Rumah Sakit Yang Profesional, Akuntable,
Konsumen Serta Berintegritas Tinggi Dalam Memberikan
Pelayanan.
3) Mewujudkan Sistem Management Rumah Sakit yang Akuntable
dan Responsible Serta Transparan
c) Motto
“ Pian Wagas Ulun Himung”
27
4. Struktur Organisasi Rumah Sakit TK III Dr. R. Soeharsono
Gambar 4. 2 Struktur Organisasi Rumah Sakit TK III Dr. R. Soeharsono

Banjarmasin
28
5. Jenis Fasilitas Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit TK III Dr. R.

Soeharsono
a. Fasilitas Rawat Inap di Rumah Sakit TK III Dr. R. Soeharsono

Adapun Fasilitas Rawat Inap di Rumah Sakit TK III DR. R
Soeharsono Banjarmasin terdiri dari yaitu :
Tabel 4. 1 Jenis Fasilitas Rawat Inap
No Nama Ruangan Jumlah TT

1 Ruang Perawatan Sakti 35 (R Isolasi)
2 Ruang Perawatan Flamboyan (Anak) 19
3 Ruang Perawatan Hesty (Kebidanan) 20
4 Ruang Perawatan Wira 35
5 Ruang Gerdenia 23
Total 132
(Sumber Rumah Sakit TK III Dr. R. Soeharsono Banjarmasin)
b. Fasilitas Rawat Jalan di Rumah Sakit TK III Dr. R. Soeharsono

Adapun Fasilitas Rawat Jalan di Rumah Sakit TK III DR. R
Soeharsono Banjarmasin terdiri dari yaitu :
1) Unit Gawat Darurat
2) Poliklinik Penyakit Dalam
3) Poliklinik Anak
4) Poliklinik Kandungan
5) Poliklinik Bedah Umum
6) Poliklinik Ortopedi
7) Poliklinik Urologi
8) Poliklinik BTKV
9) Poliklinik Saraf
10) Poliklinik Paru
11) Poliklinik THT
12) Poliklinik Bedah Mulut
13) Poliklinik Konservasi Gigi
14) Poliklinik ESWL
29
c. Fasilitas Penunjang Rumah Sakit TK III Dr. R. Soeharsono

Adapun Fasilitas Penunjang Rumah Sakit TK III DR. R.
Soeharsono Banjarmasin yaitu :
1) Laboratorium : 1 buah
2) Radiologi : 2 buah
3) USG : 1 buah
4) Apotik/ Instalasi Farmasi : 1 buah
5) Kamar Operasi : 2 buah
6) Kamar Bersalin : 2 buah
7) Kamar Gadar : 2 buah
8) Dapur : 1 buah
9) Laundry : 1 buah
10) Kamar Jenazah : 1 buah
11) Ambulance : 4 buah
d. Data Personel di Rumah Sakit TK III Dr. R. Soeharsono
Adapun Data Personel Rumah Sakit TK III DR. R. Soeharsono
Banjarmasin yaitu :
Status :
1) Militer 54 orang
2) PNS 51 orang
3) Karyawan 119 orang
4) Dokter Mitra 28 orang
Kualifikasi :
1) Medis 40 orang
2) Tenaga Kesehatan 179 orang
3) Non Tenaga Kesehatan 33 orang
(Sumber Rumah Sakit TK III Dr. R. Soeharson Banjarmasin)
30
6. Perfomece RS Tahun Terakhir

Adapun Perfomece Rumah Sakit TK III Dr. R. Soeharsono
Banjarmasin terdiri dari BOR, LOS, TOI, GDR, NDR Tahun Terakhir
Tabel 4. 2 BOR,LOS,TOI,GDR,NDR Tahun 2020
JUMLAH NILAI PARAMETER TOTAL

NO SATUAN PELAPOR TEMPAT NILAI KETERANGAN
TIDUR BOR BTO AVLOS TOI GDR NDR KINERJA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
RUMKIT TK III Meninggal 73

1 136 47 49 4 8 73 7 188
DR.R.SOEHARSONO Org
JUMLAH 136 47 49 4 8 73 7 188

Sumber: Data BOR, LOS, TOI, GDR, NDR Tahun Terakhir Rumah Sakit TK III
DR. R. Soeharsono Banjarmasin 2020
B. Identifikasi Kerusakan Rekam Medis di Rumah Sakit TK III Dr. R.

1. Identifikasi Kerusakan Rekam Medis dari Faktor Intrinsik di
Rumah Sakit TK III Dr. R. Soeharsono Banjarmasin
a. Jenis Kertas
Berdasarkan hasil observasi pada jenis kertas yang
digunakan untuk dokumen rekam medis menggunakan kertas
HVS A4 / 70 gsm dan kertas map yaitu ivory
Tabel 4. 3 Jenis Kertas yang di gunakan untuk Dokumen Rekam Medis
No Aspek yang di Amati Keterangan

1 Ukuran Kertas A4 (210x297mm)
2 Berat Kertas 70 GSM (Gram per Square)
3 Jenis Map Ivory
b. Kualitas Tinta
Berdasarkan hasil observasi pada jenis tinta yang di
gunakan untuk menulis dokumen menggunakan jenis tinta
minyak dengan warna hitam, yang membuat tidak mudah
31
luntur pada dokumen karena warna tinta yang di gunakan pada

dokumen sangat baik
Tabel 4. 4 Jenis Tinta yang di gunakan untuk Dokumen Rekam
Medis
No Aspek yang di Amati Keterangan

.
1 Jenis Tinta Jenis tinta yang digunakan yaitu
berjenis minyak
2 Warna Tinta Menggunakan Tinta Warna Hitam
2. Identifikasi Kerusakan Rekam Medis dari Faktor Ekstrinsik di

a) Aspek Fisik
Hasil pengamatan yang dilakukan di ruang filing rawat
jalan di Rumah Sakit Tingkat III DR. R Soeharsono
Banjarmasin luas ruangan filing yaitu Sistem penyimpanan
dokumen rekam medis dilakukan dengan memasukkan ke rak
terbuka ada 20 buah Rak Besi berwana putih berdimensi tinggi
1,98 m x lebar 89,7 cm dengan tinggi sub rak 32 cm x lebar
40 cm bisa di lihat pada gambar berikut :
89, 7 cm
40 cm
1,
98 32
m cm
Gambar 4. 3 Rak Besi Berwarna Putih Di Ruangan Penyimpanan

Dokumen Rekam Medis
Sumber: Observasi Intalasi Ruang Filling Rekam Medis Rumah
Sakit TK III Dr. R. Soeharsono Banjarmasin.
32
Adapun beberapa alat penyimpanan menggunakan 1 buah

Roll O Pack dorong berwarna abu-abu berdemensi tinggi 2,19
m x lebar 1,60 m dengan tinggi sub rak 36 cm x 74 cm bisa di
lihat pada gambar berikut :
1, 60 m
34 cm
2,
19
c 74 cm
m
Gambar 4. 4 Rak Roll O Pack berwarna Abu-abu Di Ruangan

Penyimpanan Dokumen Rekam Medis.
Selain itu rak penyimpanan yang di gunakan di Rumah

Sakit TK III Dr. R . Soeharsono Banjarmasin karena
keterbatasan rak penyimpanan yaitu menggunakan box
kontainer sebanyak 6 box berwarna putih berdemensi tinggi
39,1 cm x lebar 1,34 m bisa di lihat pada gambar berikut :
1, 34 m
39
,1
c
m
Gambar 4. 5 Rak Box Berwarna Putih Di Ruangan Penyimpanan

Dokumen Rekam Medis.
33
Berdasarkan hasil wawancara dengan Informan utama

diperoleh bahwa terdapat SOP (Standar Prosedur Operasional)
Khusus terkait penyimpanan rekam medis, orang yang
bertanggung jawab dalam SOP tersebut, dan tidak ada aturan
khusus suhu penyimpanan di ruang filing rawat jalan, hal ini
sesuai dengan wawancara berikut :
“Untuk SOP khusus penyimpanan rekam medis
ada,”
“Yang bertanggung jawab adalah Direktur
Rumah Sakit TK III DR. R Soeharsono Banjarmasin
dan yang membuatnya adalah instalasi rekam medis”
“untuk pengaturan suhu ada, dan untuk SOP
pengaturan suhu sudah ada” (Informan Utama)”
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan utama dan
informan triangulasi terkait apa saja kendala yang dihadapi di
ruang filing rawat jalan di Rumah Sakit Tingkat III DR. R
“Kendala yang ada dilapangan, diruang
penyimpanan itu adalah yang pertama, ruangan yang
belum bertambah hingga akhirnya pasien - pasien baru
berkasnya itu menumpuk,tumpakan itu diluar dulu
menunggu nanti ada penambahan ruangan yang baru,
rak yang baru agar bisa dimasukkan lagi, untuk
sementara diletakkan box kontainer atau rak – rak
penyimpanan .” (Informan Utama)”
“Kendalanya tempatnya sempit karena raknya
kurang, tempat menyimpan berkas, raknya sedikit,
kendalanya karena berkasnya sangat banyak dan raknya
sedkit sehingga sangat susah untuk mengambil berkas,
dan saat mengembalikan juga sangat susah karena sesak
34
dan tidak tersusun dengan rapi.” (Informan Triangulasi)

Dari hasil wawancara informan utama dan triagulasi dapat
diambil kesimpulan bahwa kendala di ruang filing rawat jalan
yaitu kurangnya rak tempat penyimpanan sehingga berkas
rekam medis menumpuk dan ruangannya sempit. Berdasakan
hasil wawancara dengan informan triangulasi 1 dan 2 terkait
keadaan di ruang filing rawat jalan di Rumah Sakit Tingkat III
DR. R Soeharsono Banjarmasin
“Sudah agak nyaman, kalau dahulu agak sempit,
sekarang juga masih sempit karena keadaan sekarang
tempatnya sempit.” (Informan Triangulasi 1)”
“Tempatnya bagus haja sudah, dahulu memang kada

bagus karena Gudang kita kada cukup kan ada tambahan
Gudang maka cukup haja sudah.” (Informan Triangulasi
2)”
Dari hasil wawancara informan triagulasi 1 dan 2 dapat
diambil kesimpulan bahwa keadaan di ruang filing rawat jalan
bagus tetapi ruangannya masih sempit.
1) Kondisi Ruangan atau Keadaan di Ruangan Instalasi Rekam

Medis di Rumah Sakit TK. III DR. R. Soeharsono
Banjarmasin
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan di ruang
filing rawat jalan di Rumah Sakit Tingkat III DR. R Soeharsono
Banjarmasin mengenai faktor ekstrinsik dalam kondisi ruangan
yaitu tidak ada jendela sehingga membuat kondisi ruangan
menjadi panas, tidak ada atap yang bocor, rak yang terlalu penuh
dan sempit sehingga rekam medis dipaksakan untuk masuk
kedalam rak filing akhirnya rekam medis rusak,robek, bengkok
dan rekam medis ada diletakkan di meja biasa.
35
2) Kelembaban Suhu di Ruangan Instalasi Rekam Medis di

Rumah Sakit TK. III DR. R. Soeharsono Banjarmasin
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan di ruang
filing rawat jalan di di Rumah Sakit Tingkat III DR. R
Soeharsono Banjarmasin, faktor ekstrinsik dalam aspek fisik
kelembaban suhu, rata-rata suhu dan rata-rata kelembaban udara
yaitu :
Tabel 4. 5 Kondisi Suhu dan Kelembaban yang ada di ruang rekam
medis
No Aspek yang Keterangan

Diamati
Terdapat Alat Pengatur Suhu dan
1 Alat pengatur Kelembaban
suhu dan
Waktu Pagi Siang Malam
kelembapan
2 Suhu dan 29 Juli 20.0 ⁰ C 21. 0⁰ 22. ⁰ C
kelembaban 2022 – 45% – 45% –46%
05 21.3⁰ C 23.5⁰ C 22.6⁰ C
Agustus – 45% – 51% –47%
2022
Sumber: Hasil Observasi Intalasi di Ruang Filling Rekam Medis
Gambar 4. 6 Kondisi suhu dan Kelembaban ruang filing Dokumen

Rekam Medis
36
3) Kebocoran Atap atau Bagian lainnya di Ruangan Instalasi

Rekam Medis di Rumah Sakit TK. III DR. R. Soeharsono
Banjarmasin
Berdasarkan hasil observasi di ruang rekam medis ruamah
sakit TK. III DR. R. SOEHARSONO tidak terdapat atap yang
bocor, namun terdapat AC yang bocor dan langsung di perbaiki.
Tabel 4. 6 Kebocoran Atap Atau Bagian Lainnya di Ruang Filing

Dokumen Rekam Medis
Aspek yang YA TIDAK Keterangan

Diamati
Terdapat √ Tidak
kejadian seperti terdapat
atap bocor atau kebocoran
bagian lainnya atap atau
bangunan
Sumber:Hasil observasi di Rumah Sakit Tk. III. Dr. R Soeharsono
Gambar 4. 7 Kebocoran atap atau bagian lainnya di ruang filing

dokumen rekam medis
4) Alat Pembersih di Ruangan Instalasi Rekam Medis di

Rumah Sakit TK. III DR. R. Soeharsono Banjarmasin
Berdasarkan hasil wawancara yang di lakukan di ruang
rekam medis rumah sakit Tk. III Dr. R. Soeharsono menyatakan
bahwa sudah dilengkapi alat kebersiha seperti seperti sapu, pel,
serta dilakukan kegiatan pembersihan ruangan setiap pagi dan
sore hari.
37
Tabel 4. 7 Alat Pembersih di Ruang Filing Dokumen Rekam Medis

Diamati
Alat pembersih √ Sapu, pel, kemoceng

ruang dan cairan kebersihan
filing bagian
lainnya
Gambar 4. 8 Alat pembersih di Ruang Filing dokumen rekam medis
5) Alat Pemadam Api Ringan (APAR) di Ruangan Instalasi

Banjarmasin
Berdasarkan hasil wawancara yang di lakukan di ruang
rekam medis rumah sakit Tk. III Dr. R. Soeharsono menyatakan
bahwa sudah dilengkapi alat pemadam api ringan namun terletak
di luar ruangan rekam medis.
Tabel 4. 8 Kelengkaan APAR di Ruang Filing Dokumen Rekam Medis

Diamati
APAR √ Ada diletakan di depan
ruang rekam medis
Masa berlaku √ Apar masih berlaku

APAR hingga 2-6-2022
sumber:Hasil observasi di Rumah Sakit Tk. III. Dr. R Soeharsono
38
Gambar 4. 9 Alat pemadam api ringan di depan ruang rekam medis
6) Pencahayaan di Ruang Rekam Medis di Ruangan Instalasi

Banjarmasin
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan di ruang
filing dokumen rekam medis, menemukan fakta kondisi
pencahayaan berasal 4 buah lampu berkisar 40-99 lux yang di
ukur menggunakan aplikasi alat pengukur cahaya (light meter),
kondisi pencahayaan juga belum merata di semua sudut ruangan
karena cahaya yang masuk terhalang oleh rak filing yang tinggi.
Tabel 4. 9 Kondisi Pencahayaan di Ruang Filing Dokumen Rekam Medis
No Aspek yang diamati Keterangan
1. Pencahayaan di ruang 4 Bolam Lampu

Filing sudah memadai Pagi Siang Malam
2. Pada Lorong Rak 1 69 lux 70 lux 65 lux
3. Pada Lorong 95 lux 99 lux 95 lux
rak 2
rak 3
rak 4
6. Pada Lorong rak 5 40 lux 40 lux 40 lux
Sumber:Hasil observasi di ruang filing dokumen rekam medis Rumah
Sakit TK. III DR. R. Soeharsono Banjarmasin.
39
Gambar 4. 10 Sumber pencahayaan di ruang filing dokumen rekam medis
b) Aspek Biologis
1) Dokumen Rekam Medis yang Lembab dan Berjamur di Ruangan
Instalasi Rekam Medis di Rumah Sakit TK. III DR. R.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan
kepada petugas sebanyak 3 responden diantaranya responden 1 yaitu
Petugas Rekam Medis Menyatakan bahwa tidak ditemukan rekam
medis yang berjamur
“Tidak terdapat dokumen yang berjamur”
Berbeda dengan pernyataan responden 2 seorang petugas
Instalasi Rekam Medis tidak ditemukan dokumen rekam medis yang
berjamur, hanya ada dokumen yang lembab karena terkena
rembesan air AC.
“sejauh ini belum pernah saya ketemu berkas yang
berjamur, adapun berkas yang lembab pernah ada karena
AC yang bocor”
Sejalan dengan pernyataan responden 2 seorang petugas
Instalasi Rekam Medis menyatakan bahwa di ruang filing tidak
ditemukan dokumen rekam medis yang berjamur
Berdasarkan hasil observasi yang di lakukan pada ruang rekam
medis yang lembab dan berjamur, tidak terdapatnya dokumen yang
lembab dan berjamur
40
Tabel 4. 10 DRM Lembab dan Berjamur di Ruang Filing Dokumen Rekam

Medis
No Aspek yang Iya Tidak Keterangan
diamati
1 Terdapat rekam √ Tidak ditemukan
medis
Berjamur
2 Terdapat rekam √ 2 dokumen
medis lembab rekam medis
lembab dengan
tahun kunjungan
2019
Sumber:Hasil observasi Intalasi di Ruang Filling Rekam Medis Rumah
Sakit TK III Dr. R. Soeharsono Banjarmasin
Gambar 4. 11 Dokumen rekam medis yang lembab
2) Dokumen Rekam Medis Rusak, Robek, dan terkena Rembasan

Air di Ruangan Instalasi Rekam Medis di Rumah Sakit TK. III
DR. R. Soeharsono Banjarmasin
Berdasarkan hasil observasi ditemukan riwayat rembesan air
AC pada dinding, Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan
kepada petugas sebanyak 3 responden diantaranya responden 1 yaitu
Kepala Ruangan Rekam Medis, yang menyatakan bahwa kondisi
dokumen rekam medis di ruang filing Rumah Sakit ditemukan
kondisi dan rusak terutama pada bagian sampul.
“Iya ada dokumen yang rusak dan robek pada sampul”
Sedangkan responden 2 yaitu petugas filling menyatakan bawa
adanya dokumen ruasak dan juga robek
“Ada dokumen yang robek”
41
Responden 3 berpendapat juga bahwasanya terdapat dokumen

yang rusak namun hanya beberapa .
“Ada namun tidak banyak”
Tabel 4. 11 Dokumen Rusak dan Terkena Rembesan Air di Ruang Filing
No Aspek yang di Keterangan Formulir dan Sampul Terlipat atau

Amati Robek
Tahun Tahun Tahun Tahun
Kunjungan Kunjungan Kunjungan Kunjungan
2018 2019 2020 2021
1 Terdapat DRM yang 4 Berkas 24 Berkas 6 Berkas 6 Berkas
, rusak atau robek
2 DRM terkena 2 berkas dengan tahun kunjungan 2019
remebesan air
Gambar 4. 12 Dokumen rekam medis rusak di ruang filing
c) Aspek Kimiawi
1) Aktivitas Aktivitas makanan dan minuman di ruang filing
Dokumen Rekam Medis Instalasi Rekam Medis di Rumah
Sakit TK. III DR. R. Soeharsono Banjarmasin
Berdasarkan hasil observasi pada Aktivitas makanan dan
minuman di ruang filing dokumen rekam medis rumah sakirt Tk. III
Dr. R. Soeharsono Terdapat petugas rekam medis yang melakukan
aktivitas makan dan minum pada ruang penyimpanan
42
Tabel 4. 12 Aktivitas Makan dan Minum Di Ruang Filing Dokumen

Rekam Medis
Aspek yang Iya Tidak Keterangan

diamati
Aktivitas makanan √ Ada, hampir
dan minuman di setiap harinya
ruang
filing
Banjarmasin
Gambar 4. 13 Aktivitas makan dan minum di ruang filing dokumen

rekam medis
2) Gangguan serangga, rayap atau binatang lainnya di Ruangan

Instalasi Rekam Medis di Rumah Sakit TK. III DR. R.
Berdasarkan hasil observasi pada gangguan serangga,
rayap atau binatang lainnya di ruang rekam medis rumah sakit
Tk. III Dr. R. Soeharsono tidak ditemukannya serangga, rayap,
binatang lainya yang ada di ruang rekam medis di temukan hanya
ada nyamuk.
Tabel 4. 13 Gangguan Serangga, Rayap Atau Binatang Lainnya di
Ruang Filing Dokumen Rekam Medis
No Aspek yang diamati Iya Tidak Keterangan

1 Terdapat gangguan √ Nyamuk
serangga, rayap atau
binatang lainnya
2 Alat pengusir √ Tersedianya
Serangga
Alat
pembasmi serangga
43
Gambar 4. 14 Gangguan serangga, rayap atau binatang lainnya di

ruang filing dokumen rekam medis
4.2 Pembahasan Penelitian

A. Kerusakan rekam medis dari Faktor Intrinsik di Rumah Sakit TK
III Dr. R. Soeharsono Banjarmasin
Berdasarkan dari hasil kegiatan observasi mengenai Faktor
Penyebab Kerusakan Rekam Medis di Ruang Filing Rawat Jalan di
Rumah Sakit Tk. III. Dr. R. Soeharsono Banjarmasin yaitu :
1) Jenis Tinta
Untuk kertas yang digunakan untuk formulir dokumen
rekam medis yang ada di rumah sakit Tk III Dr. R. Soeharsono
menggunakan kertas A4 (210x297) dengan 70GSM (Gram per
square meter), fungsi dari jenis kertas A4 ini adalah untuk
segala kegiatan cetak pada semua jenis percetakan, selain itu
ukurannya juga cenderung pas tidak terlalu besar, tidak terlalu
kecil dan mudah untuk di simpan, untuk menjaga keamanan di
rumah sakit menggunakan map yang berjenis ivory dengan
map ini besar kemungkinan keamanan dokumen yang ada di
dalam dapat terlindungi, menurut website importer.co.id (2019)
kertas ivory merupakan salah satu jenis yang memiliki ketebalan
tersebut menjadi kertas ivory lebih kuat dan kokoh. Begitu juga
44
pula pada Hasil penelitian Tazia Intan (2017) menunjukkan

bahwa, seragam, rata dan mudah untuk dibacasertas kertas yang
digunakan kertas HVS dengan ukuran A4 dengan ukuran
(210x297 mm)dan tidak mudah sobek
2) Kualitas Tinta
Jenis yang digunakan untuk menulis dokumen rekam
medis yang ada di rumah sakit Tk III Dr. R. Soeharsono
menggunakan tinta berwarna hitam dengan jenis tinta minyak,
yaitu kualitas tintah yang cukup baik. Karakteristik tinta ini tahan
lama karena bersifat light resistance, membuat hasil goresan tinta
memiliki durasi melekat yang lama tanpa takut memudar akibat
cahaya. Tinta berbasis minyak juga tidak mudah merembes dan
dapat langsung kering sehingga tidak perlu khawatir kertas kotor
atau tintanya menembus, tinta sangat cocok untuk penulisan pada
formulir rekam medis seperti tanda tangan dan pengisian riwayat
penyakit.
Menurut Latif (2021) Pulpen yang menggunakan tinta
berbasis minyak lebih tepat dipakai untuk menulis dokumen.
Karakteristik tinta ini tahan lama karena bersifat light resistance,
membuat hasil goresan tinta memiliki durasi melekat yang lama
tanpa takut memudar akibat cahaya. Tinta berbasis minyak juga
tidak mudah merembes dan dapat langsung kering sehingga tidak
perlu khawatir kertas kotor atau tintanya menembus.
Penalitian ini selajan dengan penelitian Dindasari dan
Siswati, (2019) menyebutkan dari hasil di rumah sakit mitra,
ditemukan bahwa kualitas kertas dan jenis tinta yang di gunakan
untuk rekam medis sudah baik, berdasarkan teori Yuliana, (2016)
menyebutkan bahwa penyebab kerusakan yang berasal yang
berasal dari benda arsip itu sendiri, misalnya kualitas kertas,
pengaruh tinta, pengaruh lem pelekat dan lain- lain. Kertas dibuat
dari campuran kimiawi, kertas akan mengalami perubahan dan
45
rusak. Proses kerusakan itu bisa terjadi dalam waktu yang

singkat, bisa pula memakan waktu bertahun-tahun. Demikian
pula tinta dan bahan pelekat dapat menyebabakan proses kimia
yang merusak kertas
B. Faktor Ekstrinsik di Rumah Sakit TK III Dr. R. Soeharsono

Banjarmasin
Kerusakan rekam medis dari faktor ekstrinsik yaitu berasal
dari luar benda arsip itu sendiri, faktor ekstrinsik ada beberapa aspek
yang menyebabkan kerusakan rekam medis antara lain :
1) Aspek Fisik
a. Suhu Ruangan
Berdasarkan hasil penelitian mengenai keadaan
suhu pada ruang rekam medis rumah di rumah sakit Tk
III Dr. R. Soeharsono yang di ambil dalam 2 hari yaitu,
(1) Rata-rata suhu pagi hari 20,65⁰ C
(2) Rata-rata suhu siang hari 22,25⁰ C
(3) Rata-rata suhu malam hari 22,30⁰ C
Suhu pada ruang rekam medis rumah sakit Tk III
Dr. R. Soeharsono masih batas normal atau sesuai
dengan hasil penelitian yaitu 18⁰ C -28⁰ C, hal ini
sejalan dengan penelitian dari Rahayu dan Rustiyanto
(2019) menyatakan dalam hasil penelitianya suhu udara
di ruang filing berkisar antara 18⁰ C-28⁰ C dengan
kelembaban 40%-60%, karena kita negara tropis, untuk
perawatan dokumen rekam medis tidak begitu
merepotkan, kita bisa menambahkan alat pengatur suhu
ruangan agar ruang filing tidak begitu lembab karena
hal tersebut akan mempengaruhi kualitas dari bahan
atau formulir rekam medis yang disimpan akan menjadi
cepat rusak.
46
Pada rumah sakit Tk III Dr. R. Soeharsono suhu

tertinggi terjadi pada malam hari yaitu 20,30⁰ C, karena
pada malam hari di ruang rekam medis mematikan AC
sehingga berpotensi kenaikannya suhu uangan.
Hal ini sesuai dengan teori dalam penelitian Yuliani
(2016) ruangan sebaiknya dilengkapi dengan
penerangan, pengaturan temperatur ruangan dan AC
yang bermanfaat untuk mengendalikan kelembaban
udara di dalam ruangan. Kelembaban udara yang baik
sekitar 50 – 60% dan temperatur sekitar 60 – 75 derajat
F atau 22 – 25 derajat C.
b. Kelembaban
Berdasarkan hasil dari penelitian yang ada di rumah
sakit Tk III Dr. R. Soeharsono, untuk kelembapan pada
ruang rekam medis yaitu
(1) Rata-rata pada pagi hari 45% sudah aman
(2) Rata-rata pada siang hari 48% sudah aman
(3) Rata-rata pada malam hari 47% sudah aman
Mengenai tingkat kelembaban di ruang rekam
medis di ruang penyimpanan menunjukkan bahwa pada
setiap pengukuran memiliki tingkat kelembaban yang
cukup normal yang disyaratkan oleh Pemerintah
KEPMENKES RI NOMOR
1405/MENKES/SK/XI/2002 menyatakan apabila
kelembaban udara ruang kerja <65%.
Hal ini sesuai dengan teori dalam penelitian Yuliani
(2016) ruangan sebaiknya dilengkapi dengan
penerangan, pengaturan temperatur ruangan dan AC
yang bermanfaat untuk mengendalikan kelembaban
udara di dalam ruangan. Kelembaban udara yang baik
sekitar 50 – 60% dan temperatur sekitar 60 – 75 derajat
47
F atau 22 – 25 derajat C.
c. Kondisi Pencahayaan / Lampu
Kondisi pencahayaan berasal 4 buah lampu berkisar
40-99 lux yang di ukur menggunkan alat pengukur
cahaya, kondisi pencahayaan juga belum merata di
semua sudut ruangan karena cahaya yang masuk
terhalang oleh rak filing yang tinggi, hal tersebut belum
sesuai Keputusan Menteri Kesehatan No 1405 tahun
2002 mendifinisikan pencahayaan merupakan jumlah
penyinaran pada suatu bidang kerja yang diperlukan
untuk melaksanakan kegiatan secara efektif. Intensitas
cahaya ruang kerja minimal 100 lux..
(1) Rak 1 dengan rata-rata 68 lux , hal ini terjadi
karenarak teletak di ujung sisi kanan.
(2) Rak 2 dengan rata -rata 96 lux, hal ini
terjadi karena bertepatan di ba wah lampu
(3) Rak 3 den gan rata -rata 48 lux hal ini
terjadi karena ra k tidak terkena caha ya
lampu
terjadi karena bertepatan di ba wah lampu
terjadi karena pada rak tersebut te rletak di
paling ujung si si ki ri.
Dengan kondisi pencahayaan yang kurang merata
maka dapat mengakibatkan petugas tidak begitu melihat
tulisan nomor rekam medis sehingga berpotensi petugas
salah mengambil dokumen dan bisa mengakibatkan
miss file pada dokumen tersebut, kesalahan dalam
pengambilan dokumen rekam medis dapat
mengakibatkan sampul ataupun formulir mengalami
48
kerusakan karena sering kelur masuk.

Hal tersebut juga sejalan dengan penelitian
Oktamianiza dan Andriani (2016) bahwa kondisi fisik
ruangan terhadap kinerja petugas dalam pengelolahan
rekam medis pada kondisi pencahayaan diruangan
rekam medis 21,6 Lux – 142,2 Lux. Hal ini sangat
mempengaruhi kinerja petugas rekam medis, sehingga
kondisi ruangan rekam medis belum memenuhi standar
luas, suhu dan pencahayaan mempengaruhi kerja
perekam medis dalam melakukan tugasnya.
d. Dokumen rusak atau robek
Pada dokumen yang robek dan juga rusak pada
sampul rekam medis, dari 44 sampel penelitian di
temukannya 4 dokumen rekam medis dengan tahun
kunjungan 2018, terdapat 24 dokumen rekam medis
dengan tahun kunjungan 2019, terdapat 6 dokumen
rekam medis dengan tahun kunjungan 2020 dan 6
dokumen rekam medis dengan tahun kunjungan 2021
yang mengalami kerusakan dan robek pada sampul di
akibatkan hal tersebut terjadi karena seringnya dokumen
rekam medis keluar masuk rak penyimpanan dan juga
dapat terjadi akibat dari petugas yang mengambil
dokumen rekam medis yang salah karena pencahayaan
yang kurang merata sehingga dapat mengakibatkan
dokumen rusak dan robek. Angka kejadian kerusakan
dokumen terdapat pada tahun kunjungan 2019 yaitu
sebanyak 24 dokumen rekam medis, hal tersebut terjadi
karna betapa sering nya dokumen rekam medis keluar
masuk rak penyimpanan.
Hal ini sejalan dengan penelitian Rahma Suci
Hadiyanti, (2021) menjelaskan pada tahun 2019 – 2021
49
terdapat 100 rekam medis dengan map yang mudah

robek karena belum diganti dengan map yang lebih
tebal. terdapat rekam medis yang robek dikarenakan
penataan dokumen yang terlalu padat dan jumlah rak
yang sedikit serta belum semua rekam medis di retensi.
Penyusutan atau retensi merupakan salah satu sarana
penting untuk mengatasi masalah penumpukan rekam
medis yang tidak lagi memiliki nilai guna. Berkas
tersebut sebaiknya dimusnahkan agar tersedia tempat
penyimpanan dan fasilitas pemeliharaan yang lebih baik
terhadap rekam medis yang masih memiliki nilai guna
e. Tersediannya APAR (Alat pemadam api ringan) dan
pembersih ruangan
Tersediaanya Apar (alat pemadam api ringan) di
letakan di luar ruangan, hal tersebut dilakukan dengan
tujuan adalah agar apar bisa di gunakan oleh unit lain
yang berada di sekitar, jika terjadi hal-hal yang tidak di
inginkan, pada hakekatnya lebih baik di tempatkan
dimana akses dari mendapatkan apar tersebut tidak ada
batasan.
Aspek tersebut tidak selaras dengan hasil penelitian
yang dilakukan oleh Hatauruk dan Astuti (2018) tidak
adanya APAR sehingga kemanan dokumen rekam
medis belum terjaga jika terjadinya hal-hal yang tidak
diinginkan dan tidak sesuai dengan teori yang ada.
2) Aspek Biologi
a. Dokumen yang Lembab dan Berjamur
Berdasarkan hasil dari penelitian di ruang rekam
medis rumah sakit Tk. III Dr. Peneliti menyatakan
untuk dokumen yang berjamur untuk saat ini tidak di
temukannya dokumen rekam medis yang berjamur, hal
50
tersebut dikuatkan dengan pernyataan dari 3 responden

yang mengayakan bahwa tidak terdapatnya dokumen
yang berjamur. Sedangkan untuk dokumen yang lembab
terdapat 2 dokumen rekam medis dengan tahun
kunjungan 2019, kondisi tersebut terjadi karena
dokumen rekam medis terkena air rembesan AC yang
bocor. Hal tersebut dikuatkan oleh responden yang
menyatakan bahwa terdapat dokumen rekam medis
yang lembab karena terkena air ac yang bocor.
Beberapa upaya yang dilakukan yaitu dengan
melakukan perbaikan AC dengan rutin.
Menurut Sugiarto & Wahyono (2015) organisme
perusak yang kerap merusak arsip antara lain jamur,
kutu buku, rayap, kecoa, dan tikus. Kerusakan yang
disebabkan oleh biologi banyak menimpa di daerah
tropis seperti jamur dan serangga, bentuk bakteri
penyebab tumbuhnya jamur ini sangat kecil sehingga
sangat sulit dilihat dengan mata. Jamur dapat
membusukkan selulos dan kertas biasanya berubah
menjadi kuning, coklat atau bintik hitam. Disamping itu
jamur juga merusakkan perekat serta melengketkan satu
kertas dengan kertas lainnya, jamur biasanya tumbuh
disebabkan lingkungan, seperti kelembaban dan cahaya
3) Aspek Kimiawi
a) Aktivitas Aktivitas makanan dan minuman di ruang
filing Dokumen Rekam Medis.
Berdasarkan hasil dari kegiatan observasi dan juga
wawancara di ruang rekam medis dan rumah sakir Tk.
III Dr. R. Soeharsono, dari ke 3 responden menyatakan
bahwa pada ruang rekam medis terdapat aktivitas
seperti makan atau minum, walaupun kebersihannya
51
sudah diperhatikan akan tetapi tidak dapat dikatakan

aman sepenuhnya dari ancaman kimia, selain itu hal ini
juga dapat mengundang serangga masuk kedalam
ruangan dan membuat sarang di sela-sela rak maupun
dokumen sehingga belum menyesuaikan sesuai dengan
teori yaitu, aspek kimia menurut Sugiarto dan Wahyono
(2015) merupakan zat-zat kimia yang terdapat dalam
udara ruang filing dan arsip sendiri menyebabkan
kerusakan kertas misalnya gas asidik mengakibatkan
akibat kertas menjadi luntur dan mudah robek,
pencemaran atmosfir merupakan salah satu sebab utama
merosotnya derajat kimia yang terkandung di dalam
kertas dan penggunaaan tinta yang berkualitas rendah.
Aspek tersebut sejalan dengan hasil penelitian yang
dilakukan oleh Hariyati (2017) mengenai Upaya
Instalasi Rekam Medis Dalam Menjaga Keamanan Dan
Kerahasiaan Berkas Rekam Medis Di RSUD
Panembahan Senopati Bantul berdasarkan hasil
observasi diketahui bahwa terdapat petugas yang makan
dan minum didalam ruang penyimpanan berkas rekam
medis, sehingga remah- remah dari makanan dan
percikan dari air minuman dapat saja terkena ke berkas
rekam medis yang dapat membuat keamaan dari
kualitas berkas tidak terjamin.
b) Gangguan serangga, rayap atau binatang lainnya
Berdasarkan hasil penelitian untuk keberadaan
serangga pengganggu tidak ditemukan di ruang rekam
medis, hal tersebut di kuatkan dari ke 3 responden yang
menyatakan bahwa tidak terdapatnya serangga pada
ruang rekam medis dan petugas rekam medis sudah
menyiapkan alat pembasmi serangga jika suatu saat
52
terdapat gangguan serangga di ruang rekam medis.

Aspek tersebut tidak selaras dengan hasil penelitian
yang dilakukan oleh Hatauruk dam Astuti (2018)
mengenai faktor yang mempengaruhi keamanan
dokumen rekam medis di ruang filing RSK Paru
Medan, menemukan fakta bahwa diruangan masih
banyak ditemukan kecoa dan tikus pada rekam medis di
rak, ini disebabkan karena tidak diberinya kamper dan
kondisi kelembapan ruangan yang berubah-ubah setiap
harinya
c) Dokumen rekam medis yang luntur
Terdapat 2 dokumen rekam medis yang mengalami
luntur dengan tahun kunjungan 2018 dan 2019 pada
nama pasien, terjadi karena sering nya dokumen masuk
dan keluar dari rak penyimpanan, hal ini menyebabkan
kelunturan di bagian nama pasien karena saling
bergesekan antara dokumen rekam medis yang lain.
Aspek tersebut selaras dengan hasil penelitian yang
dilakukan oleh Hariyati (2017) didalam ruangan
terdapat petugas yang makan dan minum didalam ruang
penyimpanan berkas rekam medis, sehingga remah-
remah dari makanan dan percikan dari air minuman
dapat saja terkena ke berkas rekam medis yang dapat
membuat keamaan dari kualitas berkas tidak terjamin.
Aspek kimia menurut Sugiarto dan Wahyono (2015),
yaitu kerusakan
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
1) Ditinjau dari keamanan rekam medis di rumah sakit Tk. III Dr. R.
Soeharsono dari faktor Instrinsik pada kualitas kertas dan tinta
sudah baik
2) Ditinjau dari keamanan rekam medis di rumah sakit Tk. III Dr. R.
Soeharsono dari faktor ekstrinsik, sudah cukup aman, akan tetapi
kurangnya pencahayaan dapat mengakibatkan misfile pada saat
pencarian berkas status rekam medis pasien.
5.2 Saran
Untuk menghindari kerusakan rekam medis dari faktor ekstrinsik,
sebaiknya Rumah Sakit diharapkan agar dapat menambah fasilitas seperti
AC, exhaust fan atau penyodot udara, kamfer, dan ditambahkan rak di ruang
filing rawat jalan. Sebaiknya petugas filing rawat jalan tidak membawa
makanan atau minuman ke ruang filing karena disana banyak rekam medis,
dan agar terjaga dengan baik dari kerusakan rekam medis
53
DAFTAR PUSTAKA
Budi, Savitri Citra (2011). Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta :
Quntum Sinergis Medis
Gunarti dan Muchtar (2019). Rekam Medis & Informasi Kesehatan.

Yogyakarta : Tema Publishing
Hatauruk, Astuti (2018). Tinjauan Aspek Keamanan dan Kerahasiaan

Dokumen Rekam Medis di Ruang Filing Rumah Sakit Khusus (RSK) Paru
Medan Tahun 2018
http://jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JIPIKI/article/download/70/72/
Hatta, Gemala R (2017). Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan

Kesehatan. Jakarta : Penerbit Universitas Indonesia.
Moleong, Lexy J (2017). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung : PT

Remaja Rosdakarya
PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR

269/MENKES/PER/III/2008
http://pelayanan.jakarta.go.id/download/regulasi/peraturan-
meneteri 55525 November 2020
PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR

3 TAHUN 2020 https://e-renggar.kemses.go.id/file2018/e performance/1-
415366-3tahunan-848.pdf
PERATURAN UNDANG-UNDANG 44 TAHUN 2009

https://kesmas.kemses.go.id/perpu/konten/uu/uu-nomor-44-tahun 2009-
ttg-rs
Riyanto, Agus (2019). Aplikasi Metodologi Penelitian Kesehatan. Yogyakarta

: Nuha Medika.
Rustiyanto dan Rahayu (2011). Manajemen filing Dokumen Rekam Medis dan
Informasi Kesehatan. Yogyakarta : Politeknik Kesehatan Permata
Indonesia.
Sugiyono, (2019). Metodologi Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D.

Bandung : Alfabeta.
Sugiarto dan Wahyono (2015). Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta :

Penerbit Gava Media.
54
55
Wijiastuti, (2014). Tinjauan Pelaksanaan Pemeliharaan Dokumen Rekam

Medis di Ruang Filing Rawat Inap RSUD Sunan Kalijaga Demak Tahun
2014 http://eprints.dinus.ac.id/6680
LAMPIRAN
Lampiran 1. Susunan Organisasi Tim Peneliti dan Pembagian
No Nama/NIDN Prodi Bidang Ilmu Alokasi Uraian Tugas

Waktu (Jam
Mingu)
1 Septy Handayani, MIK Administrasi 8 jam x 5 hr 1. Menyusun proposal
SKM., M.Kes Kebijakan 2. Mengumpulkan data yang
(1105098802) Kesehatan relevan
3. Mencari referensi
4. Koordinasi dengan di
Akper Kesdam VI /
Tanjung Pura
5. Koordinasi dengan Rumah
Sakit TK III DR. R.
Soeharsono
6. Menganalisis Penelitan
7. Menyelesaikan Laporan
2 Arief Budiman MIK Kesehatan 8 jam x 5 hr 1. Mencari referensi
(1107058801) Masyarakat 2. Ikut dalam pengumpulan
data
3 Rabiatul Adawiah MIK Administrasi 8 jam x 5 hr 1. Mencari referensi
(1112109002) Kebijakan 2. Ikut dalam pengumpulan
Kesehatan data
Lampiran 2. Biodata Ketua dan Anggota Peneliti
A. Identitas Diri
Ketua Peneliti
a) Nama Lengkap Septy Handayani, SKM., M.Kes
b) NIDN 1105098802
c) Jabatan -
d) Program Studi Sarjana Terapan Manajemen Informasi Kesehatan
e) Nomor HP 0821 5348 6838 /
f) Email tityseptyh2@gmail.com
Anggota TIM Peneliti

a) Nama Lengkap Arief Budiman, SKM., M.Kes
b) NIDN 1107058801
c) Jabatan -
e) Nomor HP 0813-3964-6346
f) Email arief.budiman.7mei1988@gmail.com
Anggota Peneliti
a) Nama Lengkap Rabiatul Adawiah
b) NIDN 1112109002
c) Jabatan -
e) Nomor HP 0857-7000-8728
f) Email raraadawiah59@gmail.com
B. Riwayat Pendidikan
S1 S2 S3
Nama
Perguruan
Tinggi
Bidang Ilmu Kesehatan Masyarakat Kesehatan Masyarakat /
Administrasi Kebijakan
Kesehatan
Tahun 2011 -2013 2018 – 2021
Masuk –
Tahun
Keluar
Judul Karya Faktor-Faktor Yang Analisis Faktor Yang
Tulis Berhubungan Dengan Berhubungan Dengan
Ilmiah/ Kunjungan RJTP (Rawat Pemanfaatan Puskesmas Oleh
Skripsi / Jalan Tingkat Pertama) Di Pasien BPJS Pada 3 (Tiga)
Tesis / Puskesmas Kuin Raya Kota Puskesmas Di Kota Banjarmasin
Disertasi Banjarmasin 2012 Tahun 2020
Nama 1. Meilya Farika Indah, M, 1. Prof. Dr. dr. H. Ruslan
Pembimbing Sc Muhyi, Sp. A (K)
/ Promotor 2. Ahmad Fauzan, SKM 2. Dr. dr. Eko Suhartono, M. Si
Semua data yang saya isikan dan tercantum dalam biodata ini
adalah benar dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Apabila di
kemudian hari ternyata di jumpai ketidaksesuaian dengan kenyataan, saya
sanggup menerima sanksi.
Demikian biodata ini saya buat dengan sebenarnya untuk
memenuhi salah satu persyaratan dalam pengajuan Proposal Penelitian
Dosen
Pengusul
Septy Handayani, SKM, M. Kes

1105098802
Lampiran 3. Surat Pernyataan Ketua Peneliti
SURAT PERNYATAAN KETUA PENELITI

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama Septy Handayani, SKM., M.Kes

NIDN 1105098802
Pangkat / Golongan -
Jabatan Fungsional -
Dengan ini menyatakan bahwa proposal penelitian dengan judul ” Faktor

Penyebab Kerusakan Rekam Medis di Ruang Filing Rawat Jalan Rumah Sakit TK
III Dr. R. Soeharsono Banjarmasin Tahun 2022
Yang di usulkan untuk tahun anggaran 2021 / 2022 bersifat original dan
belum pernah di biayai di Akper Kesdam VI / Tanjung Pura Banjarmasin
atau Intitusi lainnya.
Bila mana dikemudian hari ditemukan ketidaksesuaian dengan pernyataan
ini maka saya bersedia dituntut dan diproses sesuai dengan ketentuan yang
berlaku dan mengembalikan seluruh biaya penelitian yang sudah diterima ke KAS
di Akper Kesdam VI / Tanjung Pura Banjarmasin.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan dengan
sebenar – benarnya.
Pengusul

1105098802
Lampiran 4. Rincian/ Justifikasi Anggaran Penelitian
No Jenis Pengeluran Biaya yang

. Diusulkan (Rp)
1 Transportasi atau Akomodasi (Maks. 20%) Rp. 1.400.000
2 Bahan habis pakai dan peralatan (40-60%) Rp. 3.500.000
3 Perjalanan (Maks. 15%) Rp. 1.050.000
Lain-lain (publikasi, seminar, laporan,
4 Rp. 1.050.000
lainnya sebutkan) (10-15%)
Jumlah Rp. 7.000.000
Lampiran 5. Permintaan Menjadi Informan Utama
Kepala Instalasi Rekam Medis

Kepada Yth :
Calon Informan Utama
di – Tempat
Sebagai persyaratan untuk pengajuan penelitian Dosen Kampus di Akper

Kesdam VI / Tanjung Pura, saya akan melakukan penelitian tentang “Faktor
Penyebab Kerusakan Di Ruang Filing Rawat Jalan Rumah Sakit TK III DR. R.
Soeharsono Banjarmasin Tahun 2022.
Untuk keperluan tersebut, saya mohon ketersediaan saudara untuk menjadi
responden dalam penelitian ini, dan apabila dalam pelaksanaaan wawancara
peneliti belum paham dengan penjelasan yang Bapak/Ibu/Saudara/I jelaskan,
maka peneliti boleh mengulang pertanyaan yang lebih terperinci dan lebih
mendalam
Demikian permintaan ini saya buat, atas bantuan dan partisipasinya saya
ucapkan terimakasih.
Tim Peneliti
Lampiran 6. Lembar Persetujuan menjadi Informan Utama
LEMBAR PERSETUJUAN MENJADI INFORMAN UTAMA
Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

1) Nama :
2) Jenis Kelamin :
3) Hari / Tanggal :
4) Lokasi :
5) Pendidikan Terakhir :
Dengan ini bersedia untuk menjadi subjek penelitian setelah membaca maksud
dan tujuan dari penelitian tersebut, karena saya menyadari sepenuhnya manfaat
penelitian ini terhadap ilmu pengetahuan.
Demikian pertanyaan ini saya buat dalam keadaan yang sadar dan tanpa ada
paksaan dari pihak manapun.
Banjarmasin, Agustus 2022
Pengusul

1105098802
Lampiran 7. Permintaan menjadi Informan Triangulasi
(Petugas Filing Rawat Jalan di Rumah Sakit TK III DR. R. Soeharsono)
Kepada Yth :
Calon Informan Triangulasi
di – Tempat
Sebagai persyaratan untuk pengajuan penelitian Dosen Kampus Kampus

di Akper Kesdam VI / Tanjung Pura,akademi, saya akan melakukan penelitian
tentang “Faktor Penyebab Kerusakan Di Ruang Filing Rawat Jalan Rumah Sakit
TK III DR. R. Soeharsono Banjarmasin Tahun 2022.
Untuk keperluan tersebuut, saya mohon ketersediaan saudara untuk
menjadi responden dalam penelitian ini, dan apabila dalam pelaksanaaan
wawancara peneliti belum paham dengan penjelasan yang Bapak/Ibu/Saudara/I
jelaskan, maka peneliti boleh mengulang pertanyaan yang lebih terperinci dan
lebih mendalam
Demikian permintaan ini saya buat, atas bantuan dan partisipasinya saya
ucapkan terimakasih.
Tim Peneliti
Lampiran 8 Lembar Persetujuan menjadi Informan Triangulasi
LEMBAR PERSETUJUAN MENJADI INFORMAN TRIANGULASI

Petugas Filing Rawat Jalan
Saya yang bertanda tangan dibawah ini :
1) Nama :
2) Jenis Kelamin :
3) Hari / Tanggal :
4) Lokasi :
Dengan ini bersedia untuk menjadi subjek penelitian setelah membaca maksud
dan tujuan dari penelitian tersebut, karena saya menyadari sepenuhnya manfaat
penelitian ini terhadap ilmu pengetahuan.
Demikian pertanyaan ini saya buat dalam keadaan yang sadar dan tanpa ada
paksaan dari pihak manapun.
Banjarmasin, Agustus 2022
Pengusul

1105098802
Lampiran 9. Pedoman Wawancara Penelitian Kepala Instalasi Rekam Medis
Rumah Sakit TK III DR. R. Soeharsono Banjarmasin Tahun 2022

Kepala Instalasi Rekam Medis
Petunjuk : Isilah jawaban pada pertanyaan di bawah yang telah disediakan.
A. Identitas Informan Utama
1) Nama :
2) Jenis Kelamin :
3) Hari / Tanggal :
4) Lokasi :
B. Daftar Wawancara Penelitian
1) Adakah SOP (Standar Prosedur Operasional) khusus terkait penyimpanan

rekam medis ?
2) Siapa yang bertanggung jawab dalam SOP tersebut ?
3) Bagaimana alur penyimpanan rekam medis di ruang filing rawat jalan
Rumah Sakit TK III DR. R. Soeharsono Banjarmasin?
4) Apakah ada aturan khusus suhu penyimpanan di ruang filing rawat jalan
5) Berapa orang petugas filing rawat jalan di ruang filing rawat jalan Rumah
Sakit TK III DR. R. Soeharsono Banjarmasin?
6) Apa saja kendala yang dihadapi di ruang filing rawat jalan Rumah Sakit
TK III DR. R. Soeharsono Banjarmasin?
Lampiran 10. Pedoman Wawancara Penelitian Petugas Filing Rawat Jalan

Petugas Filing Rawat Jalan
Petunjuk : Isilah jawaban pada pertanyaan di bawah yang telah disediakan.
A. Identitas Informan Triangulasi
6) Nama :
7) Jenis Kelamin :
8) Hari / Tanggal :
9) Lokasi :
B. Daftar Wawancara Penelitian
1) Bagaimana alur penyimpanan rekam medis di ruang filing rawat jalan
2) Berapa orang petugas di ruang filing rawat jalan Rumah Sakit TK III DR.
R. Soeharsono Banjarmasin?
3) Bagaimana keadaan di ruang filing rawat jalan Rumah Sakit TK III DR.
R. Soeharsono Banjarmasin?
4) Apa saja kendala yang dihadapi di ruang filing rawat jalan Rumah Sakit
TK III DR. R. Soeharsono Banjarmasin ?
Lampiran 11. Pedoman Observasi
PEDOMAN OBSERVASI PENELITIAN

Petunjuk : Berilah tanda (√) pada pertanyaan di bawah yang telah di
sediakan.
A. Identitas Subjek
1) Hari / Tanggal :
2) Lokasi :
B. Daftar Observasi Penelitian
1) Faktor Intrinsik
No. Aspek yang di amati Keterangan Kondisi
Ya Tidak
1 Kertas
2 Tinta
2) Faktor Ekstrinsik
No. Aspek yang di amati Keterangan Kondisi
Ya Tidak
1 AC
2 Kipas Angin
3 Ruangan Penyimpanan
4 Jendela
5 Atap
6 Lampu
7 Jamur
8 Kutu Buku
9 Serangga (rayap, kecoak, dan tikus)
10 APAR
Lampiran 12. Surat Tugas
Lampiran 13. Surat Permohonan Izin Studi Pendahuluan dan Pelaksanaan
Penelitian Dosen
Lampiran 14. SOP Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Lampiran 15. Alur Pasien Rawat Jalan di Rumah Sakit TK III DR.R Soeharsono
Banjarmasin
Lampiran 16. Alur Pasien IGD di Rumah Sakit TK III DR.R Soeharsono
Banjarmasin
Lampiran 17. Alur Pasien Rawat Inap di Rumah Sakit TK III DR.R Soeharsono
Banjarmasin
Lampiran 18. Rincian Biaya Keluar / Output

Faktor Kerusakan Rekam Medis

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Faktor Kerusakan Rekam Medis

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Bidang Ilmu : Manajemen Informasi Kesehatan

FAKTOR PENYEBAB KERUSAKAN REKAM MEDIS

Septy Handayani, SKM, M. Kes 1105098802

AKPER KESDAM VI / TANJUNG PURA

FAKTOR PENYEBAB KERUSAKAN REKAM MEDIS

Septy Handayani, SKM, M. Kes 1105098802

AKPER KESDAM VI / TANJUNG PURA

FAKTOR PENYEBAB KERUSAKAN REKAM MEDIS

Septy Handayani, SKM, M. Kes 1105098802

AKPER KESDAM VI / TANJUNG PURA

Judul Penelitian Faktor Penyebab Kerusakan Berkas Rekam Medis di Ruangan

Mengetahui, Ketua Pelaksana,

( Baidah, S.Kep., Ns., M.Kep ) Septy Handayani, SKM, M. Kes

A. Rasyid Ridha R, SKM., M.Kes

Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen

Medical record is a file containing notes and documents regarding

Keywords : Damage, Medical Record, Filing, outpatient, hospital

Dengan memanjatkan Puji Syukur ke hadirat ALLAH SWT, atas berkat

Banjarmasin, Juli 2022

HALAMAN DEPAN .............................................................................................. i

Tabel 1. 1 Rencana Target Capaian Tahunan................................................... 3

Gambar 2. 1 Kerangka Konsep ........................................................................ 19

Lampiran 1. Susunan Organisasi Tim Peneliti dan Pembagian

1.1 Latar Belakang

1.2 Rumusan Masalah

1.3 Tujuan dan Target Luaran

No Jenis Luaran Indikator Capaian

Kategori Sub Kategori Wajib Tambahan TS1) TS+1 TS+2

4 Visiting Lecturer Internasional tidak ada

2.1 Landasan Teori

a) Mempermudah akses masyarakat untuk mendapatkan pelayanan

medis dan tenaga lain yang bekerja dalam berbagai fasilitas

 Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang

hukum serta penyediaan bahan bukti untuk menegakkan

3. Isi Rekam Medis

4. Sistem Penyimpanan Rekam Medis

rekam medis memiliki “lidah” yang digunakan untuk menulis nomor

5. Filing Persyaratan-persyaratan Terkait Ruang Filing

6. Luas jendela, kisi-kisi atau dinding gelas kaca untuk masuknya

Agar pencahayaan diruang filling memenuhi persyaratan Kesehatan

6. Kerusakan Rekam Medis

dilindungi dari kehilangan, kerusakan, gangguan, serta akses dan

medis ditempat yang kering, terang dan ruangan yang berventilasi

c) SOP b) Mengidentifikasi kerusakan rekam medis

Gambar 2. 1 Kerangka Konsep

3.1 Desain Penelitian

3.2 Tempat dan Waktu Penelitian

3.3 Subjek dan Objek Penelitian

3.4 Variabel Penelitian dan Defenisi Operasional

No Variabel Definisi Operasional

3.5 Instrumen Penelitian

3.6 Data Teknik Pengumpulan Data

3.7 Teknik Analisis Data

4.1 Hasil Penelitian

Gambar 4. 1 Rumah Sakit TK III Dr. R.Soeharsono

Rumah Sakit TK III Dr.R.Soeharsono Banjarmasin berdiri pada

2. Pemilik Rumah Sakit TK.III Dr.R.Soeharsono

3. Visi, Misi, dan Moto Rumah Sakit TK.III Dr.R.Soeharsono

4. Struktur Organisasi Rumah Sakit TK III Dr. R. Soeharsono

Gambar 4. 2 Struktur Organisasi Rumah Sakit TK III Dr. R. Soeharsono

5. Jenis Fasilitas Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit TK III Dr. R.

a. Fasilitas Rawat Inap di Rumah Sakit TK III Dr. R. Soeharsono