LAPORAN MAGANG

TINJAUAN PENGENDALIAN MISSFILE DOKUMEN REKAM

MEDIS DI RAK FILING RAWAT JALAN UPTD
PUSKESMAS BULU SUKOHARJO
TAHUN 2023

Oleh:

AISYA NUR FADILA

20111171

PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMAS KESEHATAN

POLITEKNIK KESEHATAN BHAKTI MULIA
SUKOHARJO
2023
 HALAMAN PENGESAHAN

Yang bertandatangan dibawah ini menyatakan bahwa Laporan Praktik Kerja

Lapangan yang berjudul:

Tinjauan Pengendalian Missfile Dokumen Rekam Medis Di Rak

Filing Rawat Jalan Uptd Puskesmas Bulu Sukoharjo Tahun 2023

Oleh:

Aisya Nur Fadila (20111171)

Yang telah disetujui oleh pembimbing

Pembimbing Akademik Pembimbing Lahan

Erna Zakiyah, S.KM., M.K.M Mangenjali Madyanti, A.P., AMd

NIK. 01.022.10 NIP 19900326 201902 2 003

Mengetahui,
Ketua Program Studi DIII RMIK
Politeknik Kesehatan Bhakti Mulia Sukoharjo

Erna Zakiyah, S.KM., M.K.M

NIK. 01.022.10

ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan
hidayah-Nya kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan laporan magang
tahun ajaran 2022/2023 yang berjudul “Tinjauan Pengendalian Missfile Dokumen
Rekam Medis Di Rak Filing Rawat Jalan UPTD Puskesmas Sukoharjo Tahun
2023” dengan baik dan lancar.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa didalam penyusunan laporan ini
banyak mendapat bantuan baik secara langsung maupun tidak langsung dari
berbagai pihak. Pada kesempatan ini perkenankanlah penulis mengucapkan terima
kasih kepada :
1. Bapak Deden Dermawan, M. Kep selaku direktur Poltekkes Bhakti Mulia
Sukoharjo.
2. dr. Sugeng Triyono selaku Kepala UPTD Puskesmas Bulu Sukoharjo.
3. Ibu Mangenjali Madyanti A.P., A.Md selaku koordinator Rekam Medis dan
Informasi Kesehatan UPTD Puskesmas Bulu Sukoharjo dan pembimbing
Praktik Kerja Lapangan.
4. Ibu Erna Zakiyah, S. KM., M.KM selaku kaprodi DIII Rekam Medis dan
Informasi Kesehatan Poltekkes Bhakti Mulia Sukoharjo dan selaku
pembimbing laporan magang.
5. Seluruh staff dan karyawan Pukesmas Bulu.
6. Bapak / Ibu Dosen Poltekkes Bhakti Mulia Sukoharjo.
7. Semua pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya laporan ini.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih jauh dari
sempurna.Oleh karena itu penulis mengaharapkan kritik dan saran yang
membangun demi perbaikan dan kesempurnaan laporan ini.

Sukoharjo, April 2023

Penulis

iii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL...............................................................................................i
HALAMAN PERSETUJUAN..............................................................................ii
KATA PENGANTAR..........................................................................................iii
DAFTAR ISI..........................................................................................................iv
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang........................................................................................1
B. TujuanPenelitian......................................................................................2
C. Manfaat Penelitian..................................................................................2
D. RuangLingkup…….................................................................................3
BAB II HASIL PENELITIAN
A. Lingkup Unit Rekam Medis....................................................................4
B. Sistem Sub Sistem Rekam Medis di Puskesmas Bulu............................5
C.Masalah Yang Timbul Di Unit Rekam Medis……………......................8
BAB III PEMECAHAN MASALAH
A. Upaya yang sudah dilakukan………………………...............................9
B. Kendala....................................................................................................9
C. Solusi.......................................................................................................9
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan ...........................................................................................11
B. Saran......................................................................................................11
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

iv
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 43 Tahun 2019 pada
Bab 1 pasal 1 ayat 2 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat atau biasa di sebut
Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan
upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorang tingkat pertama,
dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif untuk mencapai
derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya.
Berdasarkan PMK 24 tahun 2022 tentang Rekam Medis menyebutkan bahwa
rekam medis adalah dokumen yang yang berisikan data identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien. Rekam medis memiliki peran dan fungsi yang sangat penting,
yaitu sebagai dasar pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien, bahan
pembuktian dalam perkara hukum, bahan untuk keperluan penelitian dan
pendidikan, dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan dan terakhir sebagai
bahan untuk membuat statistik kesehatan (Hatta, 2012)
Manajemen Unit Kerja Rekam Medis mengatakan, bahwa untuk
perlakuan penyimpanan berkas rekam medis berbeda dengan penyimpanan
folder atau map perkantoran. Berkas rekam medis memiliki “lidah” yang
digunakan untuk menulis nomor rekam medis dan menempelkan kode
warnanya. Ketika folser disimpan “lidah” tersebut ditonjolkan keluar,
sehingga akan tampak nomor rekam medisnya. Dari hasil uraian diatas dapat
peneliti maknai bahwa filing yang dimaksud adalah berkas yang ditata dan
disimpan dengan kode-kode tertentu agar mudah di temukan apabila
diperlukan. Terjadinya missfile dikarenakan satu pasien mempunyai dua
nomor rekam medis, angka pada nomor DRM tidak jelas, keterlambatan
pengambilan DRM, kesalahan pada petugas dalam memasukkan DRM, dan
tracer tidak ada identitas peminjaman(Savitri, (2011:93)).

1
 2

Melihat pentingnya peranan dokumen rekam medis dalam

menciptakan informasi medis yang berkesinambungan, penulis tertarik
mengamati tentang masalah terjadinya kesalahan letak (missfile) dokumen
rekam medis rawat jalan. Dilihat dari hasil pengamatan masih terjadi salah
letak dokumen rekam medis di filing. Hal tersebut dikarenakan tidak adanya
keterangan DRM keluar pada tracer di filing dan kesalahan peletakan DRM.
Pengendalian missfile dapat menghasilkan kecepatan pelayanan DRM
sehingga akan meningkatkan standar mutu pelayanan kesehatan masyarakat
pada unit pelayanan kesehatan rekam medis. Berdasarkan latar belakang
tersebut penulis tertarik untuk membuat laporan tentang “Tinjauan
Pengendalian Missfile Dokumen Rekam Medis Di Rak Filing Rawat Jalan
UPTD Puskesmas Bulu Sukoharjo Tahun 2023”.

B. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
Untuk memberikan bekal pengalaman bekerja tentang bagaimana
cara untuk mencegah terjadinya missfile pada dokumen rekam medis.
2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui sistem kerja di unit rekam medis di UPTD Puskesmas
Bulu Sukoharjo
b. Mengetahui permasalahan rekam medis di UPTD Puskesmas Bulu
Sukoharjo
c. Mengatasi permasalahan rekam medis di UPTD Puskesmas Bulu
Sukoharjo

C. Manfaat Penelitian
1. Bagi Penulis
Untuk menambah ilmu pengetahuan dan bekal untuk masa depan serta
untuk mempraktekkan ilmu yang didapat selama dibangku perkuliahan.
 3

2. Bagi Puskesmas
Sebagai bahan masukan untuk UPTD Puskesmas Bulu Sukoharjo
terutama di unit rekam medis.
3. Bagi Akademik
Sebagai bahan referensi bagi kepustakaan dan pengembangan ilmu
rekam medis dan informasi kesehatan.
4. Bagi Profesi
Sebagai bahan kajian untuk mengembangkan pendidikan di bidang
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan untuk mengembangkan profesi.

D. Ruang Lingkup
1. Lingkup Keilmuan
Lingkup keilmuan laporan ini adalah ilmu rekam medis dan informasi
kesehatan
2. Lingkup Materi
Lingkup materi dalam laporan ini adalah tinjauan pengendalian
missfile
3. Lingkup Lokasi
Lingkup lokasi dalam laporan ini adalah di unit rekam medis di UPTD
Puskesmas Bulu Sukoharjo
4. Lingkup Metode
Lingkup metode laporan ini menggunakan metode observasi dan
wawancara
5. Lingkup Objek
Lingkup objek dalam laporan ini adalah dibagian rak filing
6. Lingkup Waktu
Pelaksanaan magang dilaksanakan tanggal 14 Maret 2023 sampai 8
April 2023.
 BAB II
HASIL PENELITIAN

A. Lingkup Unit Rekam Medis

1. Sejarah Puskesmas Bulu
Kecamatan bulu merupakan salah satu kecamatan di Kabupaten
Sukoharjo dengan luas wilayah 4.106 Ha yang merupakan 9,40% dari
luas Kabupaten Sukoharjo. Letak geografis Kecamatan Bulu sebagian
merupakan dataran rendah dan sebagian merupakan dataran tinggi.
Puskesmas Bulu berada di Dukuh Soronanggan Desa Bulu, Kecamatan
Bulu, Kabupaten Sukoharjo. Wilayah kerja Puskesmas Bulu meliputi 12
desa yaitu Sanggang, Kamal, Puron, Malangan, Kunden, Bulu, Tiyaran,
Karangasem, Gentan, Kedungsono, Ngasinan dan Lengking. Keseluruhan
desa tersebut merupakan desa siaga aktif. Batas wilayah kerja dari
Puskesmas Bulu adalah:
a. Sebelah Utara : Kecamatan Nguter, Kab. Sukoharjo
b. Sebelah Selatan : Kecamatan Manyaran, Kab. Wonogiri
c. Sebelah Barat : Kecamatan Tawangsari, Kab. Sukoharjo
d. Sebelah Timur : Kecamatan Selogiri, Kab. Wonogiri
2. Visi, Misi, Program Puskesmas Bulu
a. Visi
Menjadi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama dengan Pelayanan
Prima Menuju Kecamatan Bulu Sehat
b. Misi
1) Melaksanakan manajemen Pusat Kesehatan Masyarakat yang
bermutu.
2) Meningkatkan profesionalisme sumber daya tenaga kesehatan.
3) Mendorong kemandirian masyarakat untuk hidup sehat
4) Melaksanakan upaya pelayanan kesehatan yang professional dan
bermutu

4
 5

c. Program Puskesmas Bulu

Puskesmas Bulu memiliki 5 program yang disusun dalam
pembangunan kesehatan tahun 2018, yaitu program penyehatan
lingkungan dan pemberdayaan masyarakat, program peningkatan
pelayanan kesehatan, program pencegahan kesehatan keluarga dan
gizi masyarakat, serta program pembangunan puskesmas. Upaya
kesehatan Bersumberdaya Masyarakat (UKBM) di wilayah kerja
Puskesmas Bulu terdapat 12 Poskedes dan 64 Posyandu, dengan
rincian 2 Posyandu Pratama, 14 Posyandu Madya, 36 Posyandu
Purnama dan 12 Posyandu Mandiri.

B. Sistem Sub Sistem Rekam Medis di Puskesmas Bulu

1. Sistem Penamaan
Sistem penamaan yaitu tata cara penulisan nama pasien yang
bertujuan untuk membedakan satu pasien dengan pasien lain. Sistem
penamaan di Puskesmas Bulu menggunakan sistem penamaan Alfabetik
Murni yaitu menggunakan nama pasien masing-masing. Dalam penulisan
nama ditulis secara langsung apa adanya sesuai dengan nama yang tertera
dalam tanda pengenal.
a. Tuan(TN)
Ditulis dibelakang nama pasien laki-laki yang sudah menikah.
Contohnya: Ranto SupardiTn
b. Nyonya (NY)
Dituliskan dibelakang nama pasien perempuan yang sudah menikah.
Contohnya: SyahriniNy
c. Saudara (SDR)
Dituliskan dibelakang nama pasien laki-laki yang belum menikah dan
usia diatas 16 tahun.
Contohnya: Fikri Pambudi Sdr
d. Nona (NN)
Pasien perempuan yang belum menikah dan usia diatas 15 tahun.
Contohnya: Zaskia Sungkar Nn
 6

e. Anak (AN)
Dituliskan di belakang nama pasien balita/ anak-anak usia 0-15
tahun.
Contohnya: Fujian Utami An
2. Sistem Penomoran
Sistem penomoran yang digunakan di Pukesmas Bulu Sukoharjo
adalah (Unit Numbering System) UNS baik rawat inap maupun rawat
jalan, dan gawat darurat. Setiap pasien berkunjung mendapat satu nomor
pada saat pertama kali pasien datang dan digunakan saat kunjungan
berikutnya Dua digit awal digunakan untuk kode wilayah atau desa.
Untuk angka 01 sampai dengan 12 digunakan untuk kode wilayah dalam
lingkup kecamatan Bulu, sedangkan angka 13 digunakan untuk kode
wilayah luar kecamatan Bulu seperti Weru, Tawangsari, Selogiri dan lain
lain.
Kode Wilayah Puskesmas Bulu Sukoharjo
KODE NAMA WILAYAH
01/****/** Kelurahan Sanggang
02/****/** Kelurahan Kamal
03/****/** Kelurahan Gentan
04/****/** Kelurahan Kedungsono
05/****/** Kelurahan Tiyaran
06/****/** Kelurahan Bulu
07/****/** Kelurahan Kunden
08/****/** Kelurahan Puron
09/****/** Kelurahan Malangan
10/****/** Kelurahan Lengking
11/****/** Kelurahan Ngasinan
12/****/** Kelurahan Karangasem
13/****/** Luar Wilayah Bulu
 7

3. Sistem Penyimpanan
Sistem penyimpanan di Puskesmas Bulu Sukoharjo menggunakan
sistem penyimpanan Sentralisasi. Sistem ini menyimpan berkas rekam
medis rawat inap dan rawat jalan menjadi satu di Family Folder atau map
keluarga. Family Folder merupakan kumpulan formulir pemeriksaan
seluruh anggota keluarga yang pernah berobat ke puskesmas. Dalam
sistem penyimpanannya petugas mengunakan tracer yang di dalamnya
terdapat tanggal pengambilan DRM, nomor RM dan sudah belumnya
DRM di kembalikan.
4. Sistem Penjajaran
Sistem penjajaran di Puskesmas Bulu Sukoharjo menggunakan
sistem Straight Numerical Filing (SNF) yaitu sistem penjajaran dengan
cara menjajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan angka
depan sesuai kode wilayah desa.
Contohnya:
05-0000-00
05-0001-01
05-0002-02
5. Sistem Pelaporan
Semua di Puskesmas Bulu dicatat dan dilaporkan ke Dinas
Kesehatan Kabupaten Sukoharjo. Jenis pelaporan yang dilakukan di
Puskesmas Bulu Sukoharjo yaitu :
a. Laporan 24 jam
Meliputi laporan Kejadian Luar Biasa (LKB), seperti Diare,
Demam Berdarah, Keracunan, dan wabah virus covid 19.
b. Laporan Mingguan
Laporan mingguan meliputi:
1) Infeksi Saluran Pernafasan Akut (ISPA)
2) Laporan DBD
c. Laporan Bulanan
1) Laporan Kesling
 8

2) Laporan Kegiatan Puskesmas

3) Laporan Gizi
4) Laporan Pemberantasan Penyakit Menular (P2M)
5) Laporan Usaha Kesehatan Sekolah (UKS)
6) Laporan Gigi
7) Laporan KIA
8) Laporan Data Kematian
9) Laporan KB
10) Laporan Penyuluhan Kegiatan Masyarakat (PKM)
d. Laporan Semester
Laporan Kartu Inventaris Barang (KIB)
e. Laporan Tahunan

C. Masalah Yang Timbul Di Unit Rekam Medis

Dari hasil pengamatan yang dilakukan di Puskesmas Bulu terdapat
masalah yang terjadi dibagian rekam medis. Masalah tersebut terdapat pada
bagian filing yang masih terjadi adalah:
1. Misfile dikarenakan salah letak dokumen rekam medis yang diakibatkan
oleh tidak adanya keterangan DRM yang keluar pada tracer di rak filing.
Keterangan DRM yang keluar pada tracer sangat penting untuk
mengetahui kapan dan dimana DRM tersebut keluar serta meminimalisir
kesalahan peletakan dokumen rekam medis di rak filing.
2. Kekurangan ketelitian petugas pada saat pengembalian dokumen rekam
medis di rak filing.
3. Kurangnya petugas dengan kualifikasi rekam medis dapat menyebabkan
salah letak dokumen dalam pengembalian rekam medis ke dalam rak
filing.
 BAB III
PEMECAHAN MASALAH

A. Upaya yang sudah dilakukan

Masalah yang terjadi di unit kerja rekam medis Puskesmas Bulu
dalam penyimpanan dokumen rekam medis adalah ketika terjadi missfile pada
dokumen rekam medis, tidak adanya keterangan tanggal pada tracer saat
pengambilan dokumen rekam medis. Upaya yang sudah dilakukan untuk
mengatasi missfile pada dokumen rekam medis di Puskesmas Bulu yaitu
petugas filing melakukan penyisiran pada rak filing dan untuk sementara
waktu petugas membuatkan dokumen rekam medis baru dengan melihat
kunjungan terakhir pasien di SIMPUS.

B. Kendala
1. Sumber Daya Manusia yang terbatas yaitu petugas dengan kualifikasi
rekam medis hanya terdapat 2 orang
2. Adanya anggapan bahwa penggunaan keterangan pada tracer akan
menambah lama proses pengambilan dokumen rekam medis
3. Dokumen rekam medis tidak diketahui dimana dan oleh siapa dokumen
tersebut digunakan karena tidak adanya buku peminjaman berkas rekam
medis

C. Solusi
1. Menambahkan petugas yang memiliki kualifikasi rekam medis atau
melakukan sosialisasi bagi petugas non rekam medis.
2. Pemberian keterangan setiap DRM yang keluar pada tracer dengan cara
memberi kartu atau kertas pembatas yang diberi keterangan (nomor
rekam medis, nama pasien, tujuan rekam medis, tanggal keluar dokumen
rekam medis)
3. Mengoreksi apakah ada dokumen rekam medis kemungkinan salah letak
untuk dikembalikan ke tempat yang sesuai. Langkah-langkah dengan

9
 10

pengembalian dokumen rekam medis yang salah letak dengan cara

sebagai berikut:
a. Petugas harus mengecek kembali dokumen rekam medis yang salah
letak dan mengembalikan dokumen rekam medis yang salah letak
tersebut ke tempat yang benar atau sesuai.
b. Petugas harus lebih teliti dalam mengembalikan dokumen rekam
medis ke dalam rak filing
4. Melakukan penataan ulang seluruh berkas dokumen rekam medis yaitu
dengan cara :
a. Menata ulang dokumen rekam medis yang ada di rak filing untuk
mengecek apakah ada dokumen yang salah letak
b. Menggunakan kembali dokumen rekam medis sesuai dengan sistem
penjajaran yang digunakan, sehingga memudahkan petugas dalam
pengembalian dan penyimpanan kembali dokumen rekam medis di
rak filing.
 BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan
Dari hasil pengamatan kejadian missfile terhadap dokumen rekam
medis yang ada dibagian filing di Puskesmas Bulu terjadi karena salah
meletakkan dokumen rekam medis pada rak filing yang disebabkan belum
adanya keterangan dokumen rekam medis keluar yang lengkap pada tracer
pada saat pengambilan dokumen rekam medis.

B. Saran
Untuk mengatasi kejadian missfile di Puskesmas Bulu penulis
menyarankan :
1. Mengadakan pelatihan dan beberapa training manajemen rekam medis dan
informasi kesehatan dan menambah petugas yang memiliki kualifikasi di
bidang rekam medis.
2. Pemberian keterangan yang berisi nomor rekam medis, nama pasien,
tujuan rekam medis, tanggal keluar dokumen rekam medis pada tracer.
3. Melakukan pencatatan ulang dokumen rekam medis dengan cara
mengurutkan kembali dokumen rekam medis sesuai dengan sistem
penjajaran yang digunakan, sehingga memudahkan petugas dalam
pemgembalian dan penyimpanan.

11
 DAFTAR PUSTAKA

Anggraeni, R. 2013. Pengendalian Missfile Dokumen Rekam Medis di Filing

Rumah Sakit Bhayangkara Semarang. https://jurnal.unimus.ac.id.Diakses
-3-April-2022.
Budi, S.C. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum
Sinergis Media.
PERMENKES (Peraturan Menteri Kesehatan) Republik Indonesia Nomor: 24
Tahun 2020. Tentang Rekam Medis. Jakarta: Menteri Kesehatan Republik
Indonesia

12
LAMPIRAN

13