PROPOSAL

KARYATULIS ILMIAH (KTI)

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI DUPLIKASI NOMOR

REKAM MEDIS DI PUSKESMAS JALAN GEDANG
KOTA BENGKULU

TAHUN 2021

DI SUSUN OLEH :

EDIAN TONI
NIM : 201803014

STIKES SAPTA BAKTI BENGKULU

PRODI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

TAHUN 2021

i
 HALAMAN PERSETUJUAN

Proposal Laporan Tugas Akhir Oleh EDIAN TONI 201803014 dengan judul
FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI DUPLIKASI NOMOR
REKAM MEDIS DI PUSKESMAS JALAN GEDANG KOTA BENGKULU
telah di periksa dan di setujui untuk di ujikan.

Bengkulu, April 2021

Pembimbing

Hj. Anggia Budiarti,S.Kep,M.Kes

NIK: 2008.020

Mengetahui,

Ka. Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Sapta Bakti Bengkulu

Nofri Heltiani,S.Si.M.Kes
Nik. 2010.070

ii
 KATA PENGANTAR

Assalammualaikum Wr.Wb.

Puji syukur penulis panjatkan pada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan
rahmat-Nya, penulis dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini. Penulisan
KTI ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar
Ahli Madya Keperawaratan pada Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan Akademi Kesehatan Sapta Bakti Bengkulu. Karya Tulis IImia ini
terwujud atas bimbingan dan pengarahan dari ibu Hj.Anggia Budiarti,S.kep.M.kes
selaku penbimbing serta batuan dari berbagai yang tidak bisa penulis sebutkan
satu persatu. Penulis pada kesempatan ini menyampaikan ucapan terima kasih
Kepada:

1. Ibu Hj.Djusmalinar,SKM,M.Kes Selaku Ketua Sekolah Tinggi Ilmu

Kesehatan Sapta Bakti Bengkulu yang telah memberikan kesempatan kepada
peneliti untuk mengikuti pendidikan di DIII Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan STIKes Sapta Bakti Bengkulu
2. Ibu Nofri Heltiani, S.SI,M.Kes selaku Ketua Prodi DIII Rekam Medis dan
Informasi Kesehatan Selaku Ketua Penguji
3. Ibu lin Nilawati, SST, M.Kes Sebagai Penguji I
4. Bapak Hj Sudirman Ansyar,SK,M.Kes Sebagai Penguji II
5. Hj.Anggia Budiarti,S.kep.M.kes sebagai pembimbing dan penguji III
6. Orang tua dan keluarga yang selaluh memberikan do’a dan sahabat yang
selalu memberikan semangat

Pada penyusunan LTA ini, penulis mengharapkan adanya keritikan dan saran
yang bersifat membangun agar dapat membantu perbaikan selanjutnya,
Terimakasih.

Waalaikumsalam. Wr.Wb

iii
 DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL.............................................................................i
HALAMAN PERSETUJUAN..............................................................ii
KATA PENGANTAR...........................................................................iii
DAFTAR ISI..........................................................................................iv
DAFTAR TABEL..................................................................................6
DAFTAR GAMBAR.............................................................................7
DAFTAR SINGKATAN/ISTILAH.....................................................8
DAFTAR LAMPIRAN.........................................................................
BAB I PENDAHULUAN......................................................................
A. Latar Belakang............................................................................9
B. Rumusan Masalah.......................................................................12
C. Tujuan Penelitian.........................................................................12
D. Manfaat Penelitian.......................................................................13
E. Keaslian Penelitian......................................................................14
BAB II TINJAUAN TEORITIS...........................................................
A. Konsep Rekam Medis.................................................................15
1. Definisi Rekam Medis..........................................................15
2. Tatalaksana Rekam Medis....................................................19
3. Tracer....................................................................................22
4. Standar Oprasional Prosedur................................................23
5. Sumber Daya Manusia (SDM) di Rekam Medis..................24
6. Sarana dan Prasarana di Unit Rekam Medis .......................25
7. Duplikasi Penomoran...........................................................26
B. Kerangka Teori............................................................................27
C. Kerangka Konsep........................................................................28
BAB III METODE PENELITIAN......................................................
A. Jenis dan Rancangan Penelitian..................................................29
B. Waktu dan Tempat Penelitian.....................................................30
C. Subyek Penelitian........................................................................30
D. Variabel Penelitian......................................................................31

iv
 E. Definisi Oprasional Penelitian....................................................31
F. Instumen Penelitian.....................................................................34
G. Teknik Pengumpulan Data dan Pengelolaan Data......................34
H. Analisa Data................................................................................35
DAFTAR PUSTAKA............................................................................
Lampiran.................................................................................................

v
 DAFTAR TABEL

Table 2.1 Keaslian Penelitian..................................................................14

Table 2.2 Kerangka konsep.....................................................................28
Table 2.3 Definisi Oprasional Penelitian................................................31

6
 DAFTAR BAGAN

Bagan 2.1 Kerangka Teori......................................................................27

Bagan 2.2 rancangan penelitian..............................................................29

7
 DAFTAR SINGKATAN/ISTILAH

WHO ( World Health Organization )

SDM ( Sumber Daya Manusia )

SOP ( Standar Oprasiomal Prosedur )

8
 BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar belakang
Menurut World Health Organization (WHO) Tahun 2010,
menyatakan rumah sakit adalah suatu bagian dari organisasi medis dan
sosial yang mempunyai fungsi untuk memberikan pelayanan kesehatan
lengkap pada masyarakat lengkap, baik kuratif dan prepentif pelayanan
keluarnya menjangkau keluarga dan lingkungan rumah.
Permenkes RI No 75 tahun 2014, peningkatan mutu pelayanan
kesehatan harus disertai adanya sarana penunjang yang menandai antara
lain melalui penyelenggaraan rekam medis pada setiap layanan kesehatan.
Faktor yang ikut mendukung keberhasilan upaya tersebut adalah
terlaksananya penyelenggaraan rekam medis yang sesuai dengan standar
yang berlaku, untuk itu diperlukan data pasien yang lengkap, akurat dan
bisa dipertanggung jawabkan melalui pengolaan data rekam medis.
Rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain
yang diberikan kepada pasien, seperti yang telah ditetapakan dalam
peraturan menteri kesehatan RI No 269/Mkes/Per/III/2008 tentang rekam
medis.
Muldiana (2016), dalam penyelenggaran rekam medis terbagi
menjadi tiga yaitu pendaftaran, penyimpanan dan pengolahan data rekam
medis, didalam sistem pendaftaran ada sistem registrasi, sistem penamaan,
sistem penomoran dan sistem kartu indeks utama pasien (KIUP). Setiap
pasien yang datang ke instansi pelayanan kesehatan diberi nomor rekam
medis yang berfungsi sebagai satu diantaranya identitas pasien. Setiap
pasien hanya mendapatkan satu nomor rekam medis yang dipakai baik
untuk rawat jalan maupun rawat inap, yaitu sistem secara unit (unit

9
numbering system), satu berkas pasien dibawahi oleh satu nomor rekam
medis. Tujuan penomoran rekam medis adalah untuk membedahkan
rekam medis pasien yang satu dengan yang lainnya.
Duplikasi penomoran yang terjadi pada umumnya disebabkan oleh
proses identifikasi yang kurang tepat, sarana dan prasarana dalam
penyimpanan yang belum mempunyai tracer sebagai alat petunjuk bekas
rekam medis yang keluar atau dipinjam, dan sistem penomoran yang
belum memiliki standar pelayanan menurut Permenkes
269/Menkes/Per/III/2008.
Identifikasi pelayanan pasien harus sesuai dengan standar yang
belaku menurut kebijakan rumah sakit itu sendiri dengan arahan dari
Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam medis. Apabila
identifikasi pasien tidak sesuai maka pelayanan yang diberikan tidak
efisien sehingga menyebabkan satu nomor rekam medis dimiliki lebih dari
satu pasien.
Berdasarkan hasil penelitian dari Nova Susanti tahun 2016 di
Rumah Sakit umum Imelda Pekerja Indonesia terjadi duplikasi nomor
rekam medi sebanyak 1,45%, dengan faktor-faktor penyebab terjadinya
duplikasi penomoran rekam medis dikarenakan petugas yang kurang teliti,
sumber daya manusia masih terbatas, kurangnya tanggung jawab petugas,
kurangnya kinerja petugas dalam penomoran.
Untuk mengatasi duplikasi penomoran rekam medis sebaiknya
pelayanan dilakukan sesuai dengan kaedah-kaedah yang berlaku. Hal ini
bertujuan agar dalam pemberian pelayanan khususnya pemberian nomor
rekam medis pelayanan lebih teliti sehingga duplikasi penomoran berkas
rekam medis tidak terjadi (Hikmah, 2013).
Puskesmas jalan gedang Kota Bengkulu merupakan salah satu
puskesmas pemerintah tipe B yang ada di provinsi Bengkulu, yang
menyediakan fasilitas kesehatan. Unit rekam medis di puskesmas jalan
gedang Kota Bengkulu merupakan bagian terpenting dalam memberikan
fasilitas pelayanan kesehatan pada masyarakat. Unit rekam medis di
puskesmas jalan gedang kota Bengkulu berada dibawah naungan bagian

10
 umum. Pada ruangan rekam medis puskesmas jalan gedang Kota
Bengkulu terdapat 1 orang petugas, diamana hanya 1 orang petugas yang
lulus DIII perekam medis, pada bagian rekam medis terdapat 2 unit
computer, dimana satu computer untuk BPJS dan satu computer digunakan
untuk membuat surat Egibilitas pasien (SEP) dan tidak ada komputer yang
khusus untuk rekam medis. Diruangan penyimpanan bagian rekam medis
terdapat rak penyimpanan berkas rekam medis, lemari penyimpanan arsip
(lembar- lembar catatan medik), pendaftaran pasien di puskesmas jalan
gedang Kota Bengkulu masih menggunakan sistem manualisasi dimana
pendaftaran tersebut menggunakan alat tulis seperti pena, buku register
dan lain-lain.
Berdasarkan pra penelitan saat melakukan praktek lapangan pada
bulan Desember 2020 di pesekesmas jalan gedang Kota Bengkulu pada
sistem penomoran berkas rekam medis terdapat masalah, ditemukan
penomoran ganda terhadap berkas rekam medis pasien, dimana ditemukan
nomor rekam medis yang sama terhadap pasien yang berbeda dikarenakan
kondisi tempat penyimpanan bekas rekam medis rawat jalan yang masih
belum tertata dengan rapi masih ditumpukan di dalam keranjang dan
berkas rekam medis hanya dipisahkan dengan dibedakan menurut bulan
dan tahun. Dari hasil pra penelitian tersebut ditemukan berkas rekam
medis yang terjadi duplikasi sebanyak 4 berkas dari 10.300 berkas rekam
medis rawat jalan. Berdasarkan dari subjek penelitian dengan
menggunakan alat pengukuran atau alat pengambilan data langsung pada
subjek sebagai sumber informasi yang dicari sehingga penulis tertarik
untuk melakukan penelitian dengan judul “Faktor-Faktor yang
Mempengaruhi Duplikasi Penomoran Berkas Rekam Medis Di Puskesmas
Jalan Gedang Kota Bengkulu”.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan pra penelitian diatas maka rumusan masalah dalam
penelitian ini adalah “Faktor-Faktor apa sajakah yang mempengaruhi
terjadinya duplikasi penomoran berkas rekam medis di Puskesmas Jalan
Gedang Kota Bengkulu ?”

11
C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
Untuk mengetahui faktor-faktor yang menyebabkan duplikasi
penomoran berkas rekam medis di Puskesmas Jalan Gedang Kota
Bengkulu.
2. Tujuan Khusus
a. Untuk mengetahui jumlah distribusi frekuensi yang terjadi
duplikasi nomor rekam medis.
b. Untuk mengetahui gambaran ketersedian standar operasional
prosedur tentang penomoran.
c. Untuk mengetahui ketersediaan tracer.
d. Untuk mengetahui jumlah petugas rekam medis yang sudah
mendapatkan gelar Dlll rekam medis, pengalaman kerja sudah 5
tahun.
D. Manfaat Penelitian
1. Manfaat Teoritis
Memberikan informasi dan perkembangan ilmu pengetahuan untuk
kemajuan ilmu khususnya di bidang kesehatan.
2. Manfaat Praktisi
a. Bagi Puskesmas
Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai masukan bagi
puskesmas dalam merancang dan membuat kebijakan mengenai
penomoran berkas rekam medis, agar tidak terjadi penomoran
ganda.
b. Bagi Peneliti Selanjutnya
Penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai bahan reperensi
atau bahan perbandingan bagi peneliti lain yang akan melakukan
penelitian sejenis ataupun penelitian yang lebih luas.
c. Bagi Instalasi Pendidikan

12
 Hasil penelitian ini di harapkan dapat dijadikan sebagai bahan
masukan yang berarti bagi peserta didik yang akan datang sehingga
meningkatkan kualitas proses belajar mengajar.
E. Keaslian Penelitian

Nama Peneliti Variabel Jenis Hasil Penelitian

dan Tahun Penelitian Penelitian
(Septi, 2017) -Faktor Deskriptif Duplikasi
Analisis faktor penyebab sistem penomoran rekam
terjadinya penomoran atau medis adalah suatu
duplikasi nomor pemberian nomor rekam
rekam medis nomor rekam medis ganda yang
rawat jalan di medis untuk dimiliki pasien
puskesmas pasien maupun satu nomor
kencong rekam medis yang
kabupaten dimiliki oleh
jember beberapa pasien
(Hasibuan,2016) Menggunakan Deskriptif Bahwa nomor
Faktor-Faktor sistem rekam medis yang
yang penomoran unit terjadi duplikasi
mempengaruhi Numbering sebanyak 10 nomor
duplikasi System yaitu rekam medis (1,45
penomoran satu nomor %) dan nomor yang
berkas rekam pasien dipakai tidak terduplikasi
medis di Rumah seumur hidup sebanyak 710
Sakit Advent setiap kali nomor rekam
Medan berobat. medis (98,63%).
Tabel 2.1 (Keaslian Penelitian)

13
 BAB ll

TINJAUAN TEORI

A. Konsep Dasar Rekam Medis

1. Definisi Rekam Medis
Menurut Permenkes NO.269/ MENKES/PER/III/2008 rekam
medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan. Tujuan dibuatnya rekam medis adalah untuk menunjang
tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan
kesehatan di rumah sakit. Tanpa dukungan suatu sistem pengolahan rekam
medis yang baik dan benar tertib administrasi di rumah sakit tidak akan
berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi
merupakan salah satu faktor yang menentukan didalam upaya pelayanan
kesehatan di rumah sakit (DepKes RI, 2006).

Menurut Gembala Hatta (2004),Rekam medis merupakan

kumpulan fakta tentang kehidupan seseorang dan riwayat penyakitnya,
termasuk keadaaan sakit, pengobatan saat ini dan saat lampau yang ditulis
para praktisi kesehatan dalam upaya mereka memberikan pelayanan
kesehatan pada pasien.

Menurut UU Praktik Kedokteran dalam penjelasan pasal 46 ayat

(1) yang dimaksud dengan rekam medis adalah berkas yang berisi catatan
dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan
dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Pengertian rekam
medis diperkuat melalui Peraturan Mentri Kesehatan (Permenkes) No.
269/2008, bahwa jenis data rekam medis dapat berupa teks (baik yang
terstruktur maupun naratif), gambar digital (jika sudah menerapkan
radiologi digital), suara (misalnya suara jantung), video maupun yang
berupa biosignal seperti rekaman EKG.

14
a. Tujuan Rekam Medis
Menurut buku revisi pedoman pengelolaan rekam medis
(2006),tujuan rekam medis adalah menunjang terciptanya tertib
administrasi dalam upaya meningkatkan pelayanan rumah sakit.tanpa
didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar,tidak
akan tercipta tertib administrasi rumah sakit sebagaimana yang
diharapkan. sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor
yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.
b. Kegunaan Rekam Medis
Menurut buku revisi pedoman pengelolaan rekam medis (2006),
kegunaan rekam medis adalah :
1) Sebagai alat komunikasi antara dokter, antara tenaga ahli
lainnya yang ikut ambil bagian didalam proses pemberian
pelayanan, pengobatan dan perawatan kepada pasien.
2) Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau
perawatan yang harus di berikan kepada seorang pasien.
3) Sebagai alat bukti tertulis maupun terekam atas segala
tindakan pelayanan, pengobatan dan pengembangan
penyakit selama pasien berkunjung atau dirawat di rumah
sakit.
4) Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian dan
evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang telah diberikan
kepada pasien.
5) Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit
maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya.
6) Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk
keperluan penelitian dan pendidikan.
7) Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran
pelayanan medis yang diterima oleh pasien.
8) Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasika, serta
sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan.

15
c. Falsafa Rekam Medis
Modul pengelolaan sistem rekam medis 1 akasah (2008), proses
pelayanan diawali dengan identifikasi pasien baik jati diri maupun
perjalanan penyakit, pemeriksaan, pengobatan dan tindakan medis lainnya.
Rekam medis merupakan catatan (rekaman) yang harus dijaga
kebersihannya dan terbatas tenaga kesehatan dan pasien-pasien serta
memberikan kepastian biaya yang harus dikeluarkan.jadi falsafah rekam
medis mencantumkan nilai-nilai aspek yang dikenal dengan sebutan
ALFARED AIR (Administration, Legal, Reset, Education,
Dokumentation, Akurat, Informatif dan Resposibility), yaitu sebagai
berikut :
1) Administration (Aspek Administrasi)
Suatu rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena
isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan
tanggung jawab sebagai tenaga medis dan para medis dalam
mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
2) Legal (Aspek Hukum)
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai hukum, karena
isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum
atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakan hukum
serta menyediakan bahan tanda bukti untuk menegakan
keadilan.
3) Financial (Aspek Keuangan)
Suatu dokumen rekam medis mempunyai niali uang, karena
isinya menyangkut data atau informasi yang dapat
dipergunakan sebagai aspek keuangan.
4) Reset (Aspek Penelitian)
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai
pendidikan,karena isinya menyangkut data atau informasi yang
dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan
pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.

16
 5) Education (Aspek Pendidikan)
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai pendidikan,
karena isinya menyangkut data atau informasi tentang
perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang
diberikan kepada pasien, informasi tersebut dipergunakan
sebagai bahan referensi pengajaran bidang profesi pemakai.
6) Dokumentation (Aspek Dokumentasi)
Suatu dokumentasi rekam medis mempunyai nilai
medic,karena isinya menyangkut sumber ingatan yang di
dokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung
jawaban dan laporan rumah sakit.
7) Akurat
Data rekam medis tidak berubah tetap sama dan bisa
dipertanggung jawabkan.
8) Informatif
Isi berkas rekam medis dapat memberikan informasi bagi
pihak-pihak yang membutuhkan.
9) Responsibility (Tanggung Jawab)
Isi berkas rekam medis dapat dipertanggung jawab.

2. Tatalaksana Rekam Medis

a. Sistem Registrasi
Menurut revisi buku pedoman pengelolaan rekam medis (2006),
tata cara penerimaan pasien yang akan berobat ke poliklinik ataupun yang
akan di rawat adalah bagian dari sistem pelayanan atau registrasi. Pasien
baru yang baru pertama kali dating ke rumah sakit di terima di tempat
penerimaan pasien dan akan diwawancarai oleh petugas guna mendapat
informasi mengenai identitas sosial pasien yang harus di isi.
Setiap pasien baru akan memperoleh nomor rekam medis pasien
yang akan digunakan

17
sebagai kartu pengenal, pada berkas rekam medis akan di tulis nomor
rekam medis yang sesuai dengan nomor rekam medis, pasien menuju
tempat pelayanan kemudian berkas rekam medis akan di antar ke
pelayanan yang dituju.
Pelayanan pasien lama akan diwawancarai guna untuk mengetahui
apa pasien tersebut sudah pernah berkunjung atau berobat jika sudah
pernah maka petugas akan mengecek nomor rekam medis pasien tersebut
dan mencari berkas rekam medisnya di ruang penyimpanan kemudian
pasien menunggu di tempat tujuan dan berkasnya akan di antar.
b. Sistem penamaan
Sistem penamaan pada dasarnya untuk memeberikan identitas
kepada seorang pasien serta untuk nenbedakan antar pasien satu dengan
pasien lainnya. Sehingga mempermudah atau memperlancar di dalam
memberikan pelayanan rekam medis kepada pasien yang dating berobat ke
rumah sakit. dalam sistem penamaan rekam medis diharapkan :
1) Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang
disempurnakan.
2) Sebagai pelengkap bagi pasienperempuan diakhir nama
lengkap ditambahnya Ny atau Nn sesuai dengan statusnya.
3) Pencantuman title selalu dicetakkan sesudah nama lengkap
pasien.
c. Sistem pemberian nomor pasien
Menurut buku revisi pedoman pengelolaan rekam medis (2006),
penyimpanan berkas rekam medis pada setiap pelayanan kesehatan
disimpan berdasarkan nomor pasien, yaitu nomor rekam medis pasien pada
saat masuk rumah sakit (Admisssion Patient Number). Penyimpanan
secara alphabets menurut nama-nama pasien lebih menyulitkan dan
memungkinkan terjadinya kesalahan-kesalahan dibandingkan dengan
penyimpanan berdasarkan nomor pasien.
Jika kartu pasien hilang,nomor pasien masuk dapat diperoleh dari
data dasar pasien yang tersimpan di dalam sistem. dengan mengetahui
nama lengkap dan tanggal masuk pasien. tetapi jika menggunakan nomor

18
kartu indeks pasien keluar tidak akan dapat secara maksimal menentukan
nomor keluar, sehingga lokasi rekam medisnya sulit ditemukan.
Ada tiga sistem pemberian nomor pasien pada saat pasien datang
ke unit pelayanan kesehatan (Admission Numbering System) yang
umumnya dipakai yaitu :
1) Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System)
Istilah biasa digunakan adalah ”serial numbering system”, dengan
sistem ini setiap penderita mendapat nomor baru setiap kunjungan atau
berobat baik itu ke rumah sakit. Jika ia berkunjung lima kali maka ia akan
mendapat lima nomor yang berbeda. misalnya susi berobat ke rumah sakit
maka pada saat itu susi akan mendapatkan nomor rekam medis 01-56-78
dan keesokan harinya susi datang lagi untuk berobat ke rumah sakit yang
sama maka susi akan mendapatkan nomor rekam medis yang berebeda
lagi.
2) Pemberian Nomor Cara Unit “ (Unit Numbering System) “
Istilah yang biasa digunakan adalah “Unit Numbering System”,
berbeda dangan sistem seri. didalam sistem pemberian nomor secara unit
ini, pada saat pasien dating pertama kali untuk berobat jalan maupun rawat
inap (dirawat) maka pasien tersebut akan mendapatkan satu nomor rekam
medis yang mana nomor tersebut akan dipakai selamanya untuk
kunjungan-kunjungan selanjutnya baik unutk rawat jalan, rawat inap
maupun kunjungan ke unit-unit penunjang medis dan instalasi lain untuk
mendapatkan pelayanan kesehatan di suatu rumah sakit. berkas rekam
medis pasien tersebut akan tersimpan didalam satu berkas dengan nomor
pasien.
Misalnya ibu rani berobat ke rumah sakit maka ia akan diberikan
satu nomor rekam medis, kemudian hari esoknya ibu rani berkunjung
kembali ke rumah sakit tersebut untuk melakukan operasi amandel maka
nomor rekam medis yang dipakai adalah nomor rekam medis yang telah
ibu rani dapat pertama kali berobat ke rumah sakit tersebut.
3) Pemberian Nomor Secara Seri-Unit (Serial-Unit Numbering System)

19
 Istilah yang biasa digunakan adalah “Serial-Unit Numbering
System”, sistem pemberian nomor ini merupakan sintesis atau gabungan
antara sistem pemberian nomor secara seri dan unit. setiap pasien
berkunjung ke rumah sakit, kepadanya diberi satu nomor baru, tetapi
berkas rekam medisnya yang terdahulu digabungkan dan disimpan
dibawah nomor yang paling baru.

Dengan cara ini terciptalah satu unit rekam medis, apabila satu
berkas rekam medis lama dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru,
ditempatnya yang lama tersebut harus diberi tanda petunjuk (out guide)
yang menunjukkan kemana berkas rekam medis tersebut telah
dipindahkan. Tanda petunjuk tersebut diletakkan menggantikan tempat
berkas rekam medis yang lama. Hal ini dapat membantu ketertiban sistem
penyimpanan berkas rekam medis.

d. Kartu pasien
Menurut buku revisi pedoman pengelolaan rekam medis, kartu
pasien atau kartu rumah sakit adalah kartu untuk menunjukkan anda
sebagai pasien di rumah sakit. Pada kartu pasien atau berobat minimal
berisi informasi mengenai nomor rekam medis, nama dan alamat
pasien. Kartu berobat diberikan pasien pada saat pertama kali
berkunjung kepada pelayanan kesehatan dan digunakan seharusnya
untuk mendaftar ketika berobat kembali.
3. Trecer
Berdasarkan hasil penelitian Mahendra (2011) pentingnya tracer
sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar dari rak
penyimpanan berkas rekam medis yang sangat perlu untuk di
sosialisasikan kepada masyarakat tenaga kesehatan dalam hal ini
puskesmas. Kegiatan ini diharapkan dapat diciptakan budaya
pemanfaatan tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis ketika
keluar dari rak penyimpanan. Hal ini mendorong program studi rekam
medis sekolah vokasi UGM untuk melaksanakan kegiatan pengabdian
masyarakat tentang pentingnya tracer sebagai kartu pelacak berkas

20
 rekam medis keluar dari rak penyimpanan di puskesmas dlingo 1
bantul.
Tujuan umum dari kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini adalah
menciptakan budaya pemanfaatan tracer sebagai kartu pelacak berkas
rekam medis keluar dari rak penyimpanan berkas, tujuan tersebut
selanjutnya dijabarkan menjadi :
1. Merancang tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis
keluar dari rak penyimpanan berkas rekam medis, dan
2. Melakukan kegiatan pemanfaatan tracer sebagai kartu pelacak
berkas rekam medis keluar dari rak penyimpanan berkas rekam
medis.
4. Standar Operasional Prosedur
Menurut peraturan menteri kesehatan republik indonesia nomor
512/Menkes/PER/IV/2007 tentang izin praktik kedokteran BAB l pasal 1
ayat 10 standar operasinal prosedur (SOP) adalah suatu perangkat instruksi
atau langkah-langkah yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses
kerja rutin tertentu,dimana standar operasional prosedur (SOP)
memberikan langkah yang benar dan terbaik berdasarkan kesepakatan
bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang
dibentuk oleh sarana pelayanan kesehatan berdasarkan standar profesi.
Penomoran di unit rekam medis merupakan bagian penting dalam
member identitas pada pasien karena penomoran berkas merupakan
pembeda antara pasien satu dengan pasien lainya.maka standar operasional
prosedur (SOP) tentang penomoran harus di tetapkan agar terciptanya
penomoran berkas rekam medis yang baik dan sesuai dengan kaedah-
kaedah di pengelolaan rekam medis bagian penomoran berkas rekam
medis.
Tujuan standar operasional prosedur di bagian penomoran antara
lain :
a. Sebagai acuan untuk kegiatan penomoran berkas rekam
medis pasien.

21
 b. Yang membedahkam antara pasien satu dengan pasien
lain.
c. Mempermudah petugas mencari kembali dokumen
rekam medis pada saat akan dipergunakan.

5. Sumber Daya Manusia (SDM) Di Rekam Medis

Sumber daya manusia yang mempunyai tugas melayani
pelaksanaan standar teknis, norma, pedoman dan prosedur dibidang
pelayanan. Dalam hal ini standar sumber daya manusia profesi rekam
medis pada rumah sakit tipe C berdasarkan formasi jabatan fungsional
perekam medis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) hurup a dan b,
(permenpan No.30 Tahun 2013) di atur dimana rumah sakit tipe C
membutuhkan tenaga terampil rekam medis sebanyak 20 orang dan tenaga
ahli rekam medis sebanyak 4 orang. sehingga dapat menciptakan
pelayanan yang sesuai dengan standar yang berlaku dan paham terhadap
tugas pokok dan fungsi di dalam pelayanan rekam medis.

6. Sarana dan Prasarana di Unit Rekam Medis

Buku revisi pedoman rekam medis (2006), sarana dan prasarana di
unit rekam medis meliputi buku register, bank nomor, kartu indeks utama
pasien (KIUP) petunjuk keluar (out guite) atau lebih dikenal dengan
sebutan tracer merupakan alat penting pada bagian penomoran berkas
rekam medis, sarana dan prasarana tersebut digunakan untuk mengurangi
tingkat kesalahan dalam pemberian nomor berkas rekam medis.
Menurut savitri (2011), petunjuk tracer atau outguite adalah suatu
alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis. Petunjuk
keluar ini digunakan sebagai pengganti pada tempat rekam medis yang
diambil dari rak penyimpanan dan tetap berada di rak tersebut sampai
berkas rekam medis yang dipinjam kembali ke rak penyimpanan berkas
rekam medis.
Depkes (1997), petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting
untuk mengawasi penggunaan rekam medis. Dalam penggunaannya

22
petunjuk keluar diletakkan sebagai pengganti berkas rekam medis pada
tempat map-map rekam medis yang diambil (dikeluarkan) dari rak
penyimpanan. petunjuk keluar tetap berada di luar rak tersebut, sampai
map rekam medis yang diambil atau dipinjam kembali. petunjuk keluar
yang paling umum dipakai berbentuk kartu yang dilengkapi dengan
kantong temple tempat penyimpanan surat pinjam. petunjuk keluar ini
dapat diberi warna. yang maksudnya untuk mempercepat petugas melihat
tempat-tempat penyimpanan kembali map-map rekam medis yang
bersangkutan, tracer atau outguite petunjuk keluar ini sangat berpengaruh
terhadap keberadaan berkas rekam medis, sehingga dapat mengurangi
tingkat duplikasi nomor rekam medis.

7. Duplikasi Penomoran
Menurut kamus besar bahasa Indonesia, duplikasi adalah
pengulangan keadaan rangkap adalah dua tiga helai melekat menjadi satu.
duplikasi penomoran adalah pengulangan dua tiga kali pencatatan nomor
yang sama. duplikasi penomoran berkas rekam medis dapat dipengaruhi
oleh standar operasional prosedur (SOP), tracer dan pendidikan sumber
daya manusia.
Duplikasi berkas rekam medis dapat dipengaruhi oleh standar
operasional prosedur (SOP) Karena standar operasional prosedur dibuat
berdasarkan kebijakan instalasi rumah sakit sendiri dengan ketetapan dari
PERMENKES No. 269/MENKES/III02008 tentang Rekam Medis. Yang
menyatakan bahwa di setiap unit pelayanan rekam medis harus memiliki
setandar oprasional prosedur (SOP). Sistem penomoran di unit rekam
medis merupakan salah satu bagian penting dalam melakukan regstrasi
pasien, karena sistem penomoran merupakan salah satu identitas pasien,
yang membedakan antara pasen satu dengan pasien yang lain. Maka
standar oprasional prosedur tentang penomoran harus di tetapkan agar
terciptanya pelayanan yang baik dan sesuai dengan keadah-kaedah atau
setandar yang berlaku di pengelolaan rekam medis bagian penomoran
registrasi.

23
 Deskes (1997), petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting
untuk mengawasi penggunaa rekam medis. Dalam menggunakannya
petunjuk keluar ini diletakkan sebagai pengganti berkas rekam medis pada
tempat map-map rekam medis yang diambil (dikeluarkan) dari rak
penyimpanan. Petunjuk keluar tetap berada di luar rak tersebut, sampai
map rekam medis yang di ambil atau di pijam kembali. Petunjuk keluar
yang paling umum dipakai berbentuk kartu yang dilengkapi dengan
kantong temple tempat menyimpan surat pinjam. Petunjuk keluar ini dapat
diberi warna, yang maksudnya untuk mempercepat petugas melihat
tempat-tempat penyimpanan kembali map-map rekam medis yang
bersangkutan. Tracer atau outgide petunjuk keluar ini sangat berpengaruh
terhadap keberadaan berkas rekam medis, sehingga dapat mengurangi
tingkat duplikasi nomor rekam medis.
Tingkat pendidikan sumber daya manusia dapat mempengaruhi
duplikasi penomoran rekam medis karena pengalaman sumber daya
manusia menurut, (Permenpan No. 30 Tahun 2013) di atur dalam rumah
sakit …. Tipe c membutuhkan tenagah terampil rekam medis sebanyak 30
orang dan tenaga ahli rekam medis sebanyak 6 orang. Sehingga dapat
menciptakan pelayanan yang sesuai dengan standar yang berlaku dan
paham terhadap tugas pokok dan fungsi dalam pelayanan rekam medis.
Berdasarkan hasil penelitian dari Susanti (2016), di Rumah Sakit…
Imelda pekerja Indonesia terjadi duplikasi nomor rekam medis sebanyak
1.45%, dengan faktor-faktor penyebab terjadinya duplikasi nomor rekam
medis di karenakan petugas yang kurang teliti, sumber daya manusia
masih terbatas, kurangnya tanggung jawab petugas, kurangnya kinerja
petugas dalam penomoran.

24
B. KERANGKA TEORI
Berikut ini merupakan bagian kerangka teori tentang faktor-faktor yang
menyebabkan duplikasi penomoran berkas rekam medis.

RM

BRM

Sistem Registrasi

1. Sistem Penamaan
2. Sistem

Penomoran :

1. Seri Numbering Sistem

2. Unit Numbering Sistem
3. Seri-Unit numbering Sistem

Faktor-faktor Duplikasi :
1. Tracer
2. SOP
3. SDM
4. Ketidak telitian petugas
5. Kekurangan kinerja petugas dalam
penomoran Duplikasi Penomoran
6. Kurangnya rasa tanggung jawab BRM
petugas rekam medis
7. Umur
8. Jenis kelamin
9. pendidikan
10. pengalaman kerja
11. pengetahuan
12. sikap
13.

Bagan 2.1 (Kerangka Teori)

25
C. Kerangka Konsep

Independen Dependen
Faktor-faktor duplikasi penomoran Duplikasi penomoran rekam
BRM: medis
a. Trecer
b. SDM
c. SOP
Tabel 2.2 (Kerangka Konsep)

26
 BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis dan rancangan penelitian

1. Jenis penelitian
Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan metode observasional
menggunakaan rancangan cross cectional.
2. Rancangan penelitian

SOP Terjadi
Duplikasi BRM
Berkas rekam
medis Tracer
Tidak terjadi
Duplikasi BRM

Pendidikan

Bagan 2.2 (Rancangan Penelitian)

B. Waktu dan tempat penelitian

Penelitian akan dilakukan di puskesmas jalan gedang kota Bengkulu pada
Tahun 2021
C. Subyek penelitian
1. Populasi
Populasi adalah sekelompok subyek atau data dengan karakteristik
tertentu.dalam penelitian ini yang menjadi populasi adalah berkas
rekam medis sebanyak 10,300 berkas rekam medis pasien rawat jalan
di puskesmas jalan gedang kota Bengkulu dan petugas pelayanan di
unit rekam medis sebanyak 1 orang.
2. Menurut sastroasmoro & ismael (2010) sampel adalah bagian dari
populasi yang dipilih dengan cara tertentu hingga dapat mewakili
populasinya. Dari hasil ovserpasi berkas rekam medis maka di proleh
rumus :

27
 n= N

1+N(d2)

Keterangan:

N=10,300

D=5%=0,05

n= 10,300

1+10,300(0,0025)

n=385 berkas rekam medis

3. Teknik Sampling
Jenis teknik pengambilan sampel menggunakan teknik systematic
random sampling yaitu, membagi jumlah atau anggota populasi
dengan perkiraan jumla sampel yang di inginkan, hasilnya adalah
interval sampel.
4. Jenis teknik pengambilan sampel menggunakan teknik system matik
random sampling yaitu, membagi jumlah atau anggota populasi
dengan perkiraan jumlah sampel yang di inginkan, hasilnya adalah
interval sampel.
D. Variable Penelitih
Menurut Riwidikdo (2009), variable di artikan atribut dari subjek
atau objek yang akan di teliti yang bervariasi antara satu subjek atau objek
yang satu dengan yang lainnya. Variable bebas (independen) adalah
variable yang mempengaruhi predictor, resiko. Dalam penelitian ini yang
menjadi variable bebas (independen) adalah tracer, standar oprasional
prosedur (SOP), sumber daya manusia (SDM). Variable terikat
(Dependen) adalah variable yang di pengaruhi oleh variable bebas. Dalam
penelitian ini variable terikat adalah duplikasi nomor rekam medis.

28
 E. Definisi Oprasional Penelitian
Definisi oprasional adalah penjelasan tentang pengertian secara
oprasional ( saat pengambilan data di lapangan ), bagai mana suatu
variable akan di ukur serta alat ukur yang di gunakan, kategori data
( indicator data) dan sekala ukur.

Variabel Pengertian Alat ukur Cara ukur Hasil ukur Skalah

ukur
Duplikasi Terjadi Lembar Ovserpasi 1:terjadi Normal
nomor RM penggandaan ovserpasi duplikasi
nomor BRM 0:tidak
(1 nomor RM terjadi
dimiliki dua duplikasi
paisen)

SOP Pedoman Pedoman Wawancara 1: sesuai Normal

kerja yang wawancara SOP
disusun 0: tidak
berdasarkan sesuai
kebijakan SOP
puskesmas
yang harus di
patuhi oleh
petugas
pelayanan
dalam
memberi
nomor RM

29
 pasien.
Tracer Outguide/pet Pedoman Wawancara 1.ada Normal
unjuk keluar wawancara tracer
BRM, untuk 0.tidak ada
mengetahui tracer
keberadaan
berkas rekam
medis

Pendidikan Tingkat Pedoman Wawancara 1: DIII Normal

pendidikdn wawan RMIK
formal cara 0: tidak
lulusan RM DIII
yang telah di RMIK
tempuh oleh
seseorang
Tabel 2.3 ( Standar Oprasional Penelitian)
F. Instrument penelitian
Instrument bukan satu-satunya penentuan bahwa data yang diambil
akan akurat, ada hal lain yang mempengaruhi ke akuratan data yang di
ambil yaitu teknik pengambilan data. Alat yang di gunakan dalam
penelitian ini adalah lembar opservasi dan pedoman wawancara.
G. Teknik Pengumpulan data dan Pengolaan Data
1. Teknik pengumpulan data
a. Data primer
Data primer adalah data yang di peroleh penelitih secara langsung.
Dalam penelitih ini yang menjadi data primer adalah penelitih
melakukan wawancara tentang penetapan SOP, pendidikan RM,
dan tracer.
b. Data sekunder

30
 Data sekunder adalah data yang di peroleh peneliti dari sumber
yang ada. Dalm hal ini penelitih melakukan telaah nmor dokumen
berkas rekam medis pasien rawar jalan yang tersusun di dalam
keranjang.
2. Pengelolaan Data
a. Editing adalah melihat dokumen rekam medis apakah terdapat satu
nomor yang sama atau berbeda.
b. Coding yaitu “kodean” , menguba data berbetuk kata-kata menjadi
data angka atau bilangan. Masalah 1: Duplikat 0: Tidak Duplikat
c. Cleaning
Setelah semua data sesuai di masukkan, perlu di cek kembali untuk
melihat kemungkinan adanya kesalahan kode, kemungkinan ada
data yang hilang dan mengecek konsistensi data.

H. Analisa Data
Setelah data terkumpul dilakukan secara univariat yaitu distribusi
frekuensi dan narasi. Analisa univariat bertujuan untuk
menjelaskan/mendeskipsikan karakterristik masing-masing variabel
(Hastono, 2007). Alalisa data ini menggunakan table dan narasi. Duplikasi
nomor rekam medis di sajikan dalam bentuk table pada SOP, Pendidikan
dan Tracer disajikan dalam bentuk narasi.

31
 DAFTAR PUSTAKA

Depkes RI. 2004. Undang-Undang Nomor 29 tentang praktik kedokteran. Jakarta :

Depkes RI.

Depkes RI. (2006). Pedoman penyelenggaraan prosedur Rekam Medis. Jakarta :

Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik.

Faiqatul, H. (2013). Analisis Faktor-Faktor penyebab Duplikasi Nomor Rekam Medis

Dirtjmah Saiflt Daerah Balung Jember Periode 2012. Politeknik Negeri Jember :
KTI.

Menteri Kesehatan Republik Indonesia. 2010. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor

340/MenKes/Per/lll/ tentang klasifikasi Rumah Sakit, Jakarta : Departemen
Kesehatan Republik Indonesia.

Menteri Kesehatan Republik Indonesia. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor

269/MenKes/Per/lll/ tentang Rekam Medis, Jakarta : Departemen Kesehatan
Republik Indonesia.

Muldiana , I. (2016). Analisis Faktor-Faktor Penyebab Duplikasi Nomor Rekam Medis.

Rumah Sakit Atma Jaya. Universitas Esa Unggul : KTI.

Oktavia, N. (2017). Buku Pedoman Penulisan Karya Tulis Ilmiah Diploma lll. Bengkulu :
BeGe Percetakan.

Ristianto, E. (2014). Etika Profesi dan Hukum Kesehatan. Yogyakarta : PI Press.

Riwidikdo, H. (2009). Tentang Statistik Kesehatan. Yogyakarta : Mitra Cendikia Press.

Susanto, M. (2012). Kepuasan Pasien Terhadap Pelayanan Rumah Sakit. Jakarta:

Kencana.

Susanto, A. (2008). Modul Pengolahan sistem rekam medis. Politeknik PIKSI Genesa

Sastroasmoro, Sudigdo, dan Sofyan Ismael, 2010. Dasar-Dasar Metodologi Penelitian

Klinis edisi Ketiga. In: Pemilihan Subyek Penelitian dan Desain Penelitian.
Jakarta: Sagung Seto.

world Health Organization, (2010). Global Physical Activity Surveillance. Available from:
http://www.who.int/chp/steps/GPAQ/en/index.html.

32