PROPOSAL PENELITIAN

FAKTOR PENYEBAB TERJADINYA DUPLIKASI NOMOR REKAM

MEDIS DI PUSKESMAS GU KABUPATEN BUTON TENGAH
TAHUN 2023

Disusun Oleh :
NUR GINTAN RAHMAT
NIM : PBB200043

PROGRAM STUDI DIPLOMA TIGA REKAM MEDIS DAN

INFORMASI KESEHATAN
JURUSAN KESEHATAN
POLITEKNIK BAUBAU
2023

i
ii
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar ...................................................................................................... i

Daftar Isi ............................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................. 1
A. Latar Belakang .................................................................................. 5
B. Rumusan Masalah ............................................................................. 5
C. Tujuan Penelitian .............................................................................. 5
1. Tujuan Umum ............................................................................. 5
2. Tujuan Khusus ............................................................................ 5
D. Manfaat Penelitian ............................................................................ 6
1. Manfaat Bagi Peneliti .................................................................. 6
2. Manfaat Bagi Puskesmas ............................................................ 6
3. Manfaat Bagi .............................................................................. 6
E. Keaslian Penelitian ........................................................................... 7
BAB II KAJIAN PUSTAKA .............................................................................. 10
A. Tinjauan Teori .................................................................................. 10
1. Tinjauan Tentang Rekam Medis .................................................. 10
2. Tinjauan Sistem Penomoran Rekam Medis ................................. 14
3. Tinjauan Dampak Duplikasi Nomor Rekam Medis ..................... 20
4. Tinjauan Pelayanan Kesehatan .................................................... 22
5. Tinjauan Tentang Duplikasi Nomor Rekam Medis ...................... 23
B. Landasan Teori ................................................................................. 26
C. Kerangka Konsep ............................................................................. 26
D. Istilah ............................................................................................... 27
BAB III METODE PENELITIAN ....................................................................... 29
A. Jenis Penelitian ................................................................................ 29
B. Objek dan Subjek Penelitian ............................................................. 29
C. Tempat dan Waktu Penelitian ........................................................... 30
D. Tehnik Pengumpulan Data ................................................................ 30
E. Instrumen Penelitian ......................................................................... 31
F. Teknik Analisis Data ........................................................................ 32

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pusat Kesehatan Masyarakat atau disingkat Puskesmas merupakan salah satu

sarana pelayanan kesehatan yang amat sangat penting dan sangat dibutuhkan di

Indonesia. Menurut (Permenkes No. 43 Tahun 2019) pusat kesehatan masyarakat

yang selanjutnya disebut Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang

menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan

tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif di

wilayah kerjanya. Selain itu puskesmas adalah suatu kesatuan organisasi fungsional

yang berlangsung memberikan pelayanan secara menyeluruh kepada masyarakat

dalam suatu wilayah tertentu dalam bentuk usaha-usaha kesehatan pokok.

Rekam Medis adalah dokumen yang berisikan data identitas pasien,

pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan

kepada pasien. Fasilitas Pelayanan Kesehatan adalah suatu alat dan/atau tempat

yang digunakan untuk menyelenggarakan upaya pelayanan kesehatan, baik

promotif, preventif, kuratif maupun rehabilitatif yang dilakukan oleh pemerintah,

pemerintah daerah, dan/atau masyarakat. Pasien adalah setiap orang yang

melakukan konsultasi masalah kesehatannya untuk memperoleh pelayanan

kesehatan yang diperlukan baik secara langsung (Permenkes No. 24 Tahun 2022)

1
 Rekam medis digunakan untuk mendokumentasikan identitas pasien dan

segala tindakan yang telah diberikan oleh tenaga kesehatan kepada pasien.

Dokumen rekam medis wajib disimpan sehingga dapat bermanfaat untuk

keberlanjutan pelayanan. Proses penyimpanan rekam medis mengacu pada sistem

pemberian nomor yang didapat saat pasien pertama kali mendaftar. Kesalahan

pemberian nomor dapat mengakibatkan duplikasi nomor rekam medis pasien

sehingga berdampak pada pemberian pelayanan menjadi terhambat dan tidak

berkesinambungannya isi berkas rekam medis pasien (Ali et al., 2020).

Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan

kepada pasien. Berkas rekam medis adalah milik Rumah sakit yang wajib dijaga

kerahasiaannya dengan cara disimpan berdasarkan sistem penyimpanan yang

dimiliki. Salah satu sistem penyimpanan yang digunakan di rumah sakit adalah

dengan berdasarkan pada nomor rekam medis (Ali et al., 2020).

Berkas rekam medis yang pertama sekali berkunjung ke Puskesmas akan

disimpan sesuai dengan peraturan yang ada. Berkas rekam medis yang berisi data

individual yang bersifat rahasia,maka setiap lembar formulir berkas rekam medis

harus di lindungi secara di maksukkan ke dalam folder berisi data dan informasi

hasil pelayanan yang di peroleh pasien secara individu. (barthos, 2009 dalam

Hasibuan, 2016).

Penomoran rekam medis digunakan untuk membedakan rekam medis

pasien yang satu dengan yang lainya. Duplikasi penomoran yang terjadi pada

2
umumnya disebabkan oleh proses identifikasi yang kurang tepat sehingga

menyebabkan seorang pasien mendapat lebih dari satu nomor rekam medis. Sistem

penomoran dalam pelayanan rekam medis adalah tata cara penulisan nomor yang

diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari identitas pribadi

pasien yang bersangkutan. Terjadinya duplikasi nomor rekam medis

mengakibatkan masalah pada kesinambungan isi berkas rekam medis. Pasien yang

memiliki dua nomor rekam medis otomatis akan memiliki dua berkas rekam medis

juga. Apabila berkas tersebut belum digabungkan menjadi satu akan memutuskan

informasi yang terdapat pada pelayanan yang diberikan kepada pasien (Ali et al.,

2020).

Peningkatan kualitas sumber daya manusia sangat berkaitan erat dengan

pendidikan, karena pendidikan merupakan upaya utama yang akan mampu

menjadikan sumber daya manusia memiliki kualitas yang tinggi. Pendidikan akan

berhasil apabila kondisi sumber daya manusia terjaga kesehatannya, oleh karena

itu kesehatan juga merupakan faktor yang penting untuk mendukung upaya

peningkatan kualitas sumber daya manusia. Seorang admisi harus menambah

pengetahuan dan keterampilan tentang rekam medis agar dapat profesional

menjalankan tugasnya dan mendalami perannya secara optimal untuk menimalisir

terjadinya duplikasi nomor rekam medis (Laila et al., 2023).

Terjadinya duplikasi nomor dokumen rekam medis menurut studi

pendahuluan yang dilakukan, berdampak pada kesalahan penulisan riwayat

penyakit pasien terutama pada surat rujukan pasien. Hal tersebut sering terjadi

3
sehingga pasien harus menunggu lagi untuk surat rujukan yang baru, dan petugas

harus membenarkan lagi dokumen rekam medis milik pasien tersebut. Selain itu,

duplikasi nomor rekam medis berdampak pada proses pengambilan kembali

dokumen rekam medis apabila pasien berobat. Maka dari itu, supaya tidak terjadi

kesalahan yang dapat menghambat pelayanan pasien dan dapat memengaruhi

kualitas mutu pelayanan di unit rekam medis perlu dilakukan analisis penyebab

terjadinya duplikasi nomor rekam medis yang ditinjau dari kinerja petugas (Aini,

2022).

Diketahui juga bahwa sering terjadi penomoran ganda akibat kurang

telitinya petugas rekam medis pada saat mencari dan menyimpan rekam medis

pasien lama yang sudah pernah berobat, penomoran manual pada saat melakukan

pendaftaran, komputerisasi yang terbatas, minimnya petugas rekam medis di

bagian pendaftaran. Hal yang bisa saja terjadi seperti kesalahan dalam melakukan

tindakan dikarenakan diagnosa terakhir atau tindakan terakhir yang tertera di

berkas rekam medis ganda tersebut, bukan terakhir di pergunakan pada saat pasien

mendapatkan pelayanan medis (Parulian Gultom & Wati Pakpahan, 2019).

Berdasarkan survei awal yang dilakukan oleh peneliti di Puskesmas GU

tercatat data berkas rekam medis dari bulan Januari sampai Mei tahun 2023

sebanyak 1922 berkas rekam medis. Peneliti mengambil 100 berkas rekam secara

acak di temukan 5 berkas rekam medis yang terduplikasi nomor rekam medisnya

dan bukan berasal dari keluarga yang sama.

4
 Berdasarkan dengan permasalahan dan uaraian diatas penulis tertarik

melakukan penelitian yang berjudul ”Faktor Penyebab Terjadinya Duplikasi

Nomor Rekam Medis di Puskesmas GU Kabupaten Buton Tengah”.

B. Rumusan Masalah

Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Bagaimana faktor penyebab

terjadinya duplikasi nomor rekam medis di Puskesmas GU Kabupaten Buton

Tengah tahun 2023”?

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum

Untuk mengetahui faktor penyebab terjadinya duplikasi nomor rekam medis di

Puskesmas GU.

2. Tujuan khusus

a. Untuk mengetahui aspek man penyebab terjadinya duplikasi nomor rekam

medis di Puskesmas GU.

b. Untuk mengetahui aspek money penyebab terjadinya duplikasi nomor

rekam medis di Puskesmas GU.

c. Untuk mengetahui aspek matherial penyebab terjadinya duplikasi nomor

rekam medis di Puskesmas GU.

d. Untuk mengetahui aspek machines penyebab terjadinya duplikasi nomor

rekam medis di Puskesmas GU.

5
 e. Untuk mengetahui aspek methods penyebab terjadinya duplikasi nomor

rekam medis di Puskesmas GU.

D. Manfaat Penelitian

1. Manfaat Bagi Ilmiah

Penelitian ini diharapkan dapat memberi pengetahuan dalam penyusunan

karya tulis ilmiah dan mampu mengembangkan penelitian selanjutnya

yang lebih mendalam terkait tentang duplikasi penomoran rekam medis.

2. Manfaat Bagi Institusi

Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai masukkan bagi Puskesmas

dalam menangani masalah duplikasi nomor rekam medis. Serta dapat

memberikan masukan dalam melakukan perancangan kebijakan mengenai

pemberian nomor rekam medis pada unit pendaftaran.

3. Manfaat Bagi Praktis

Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai bahan

masukkan atau rujukan yang lebih bagi mahasiswa perekam medis yang

akan datang, sehingga dapat meningkatkan kualitas pengetahuan yang lebih

bagi mahasiswa perekam medis mengenai masalah penomoran rekam medis.

6
E. Keaslian Penelitian

No Penelitian Deskripsi Persamaan Perbedaan

Sebelumnya penelitian
sebelumnya
1. Ririn Ririn Suwarni Persamaan Perbedaan penelitian kami
Suwarni (2021) penelitian yaitu pada Ririn Suwarni
(2021) meneliti ini yaitu (2021) meneliti landasan
tentang faktor sama-sama teori tentang rekam medis,
penyebab meneliti nomor rekam medis ganda
nomor rekam faktor dan lokasi yang berbeda.
medis ganda penyebab lokasi penelitian terletak di
duplikasi Puskesmas Melai.
nomor Sedangkan penelitian yang
rekam medis diusulkan peneliti dengan
landasan teori berupa rekam
medis, sistem penomoran
rekam medis, pelayanan
Kesehatan, dan penggandaan
nomor rekam medis.
kemudian lokasi penelitian
ini terletak di Puskesmas GU
Kabupaten Buton Tengah
2. Renasti Renasti Mayla Persamaan Perbedaan penelitian kami
Mayla Iriandhany penelitian yaitu pada Renasti Mayla
Iriandhany (2021) ini yaitu Iriandhany (2021) meneliti
(2021) meneliti sama-sama landasan teori tentang rekam
tentang meneliti medis, sistem penomoran,
faktor-faktor faktor- penyimpanan DRM,
yang faktor yang penomoran ganda di Rumah
menyebabkan menyebabka Sakit. Sedangkan penelitian
duplikasi n duplikasi yang diusulkan peneliti
nomor rekam nomor dengan landasan teori berupa
medis rekam medis rekam medis, sistem
penomoran rekam medis,
pelayanan Kesehatan, dan
penggandaan nomor rekam
medis. lokasi penelitian ini
terletak di Puskesmas GU
Kabupaten Buton Tengah

7
3. Ali Sabela Ali Sabela Persamaan Perbedaan penelitian kami
Hasibuan Hasibuan penelitian yaitu pada Ali Sabela
(2016) (2016) faktor- ini yaitu Hasibuan (2016) meneliti
faktor yang sama-sama tentang penomoran rekam
menyebabkan meneliti medis, prosedur sistem
terjadnya faktor- penomoran rekam medis di
duplikasi faktor yang Rumah sakit. Sedangkan
penomoran menyebabka penelitian yang diusulkan
berkas rekam n duplikasi peneliti yaitu duplikasi
medis di RS nomor nomor rekam medis lokasi
rekam medis penelitian ini terletak di
Puskesmas GU Kabupaten
Buton Tengah
4. Ali, Harinto Ali, Harinto Persamaan Perbedaan penelitian kami
Nur Seha, Nur Seha, penelitian yaitu pada Ali et. al (2020)
Amalina Tri Amalina Tri ini yaitu meneliti landasan teori
Susilani Susilani sama-sama tentang rekam medis,
(2020) (2020) faktor meneliti pelaksanaan penomoran di
duplikasi faktor- Rumah Sakit. Sedangkan
nomor rekam faktor penelitian yang diusulkan
medis dengan duplikasi peneliti dengan landasan
pendekatan nomor teori berupa rekam medis,
fishbone rekam medis sistem penomoran rekam
medis, pelayanan Kesehatan,
dan penggandaan nomor
rekam medis. kemudian
lokasi penelitian ini terletak
di Puskesmas GU Kabupaten
Buton Tengah
5. Suheri suheri Persamaan Perbedaan penelitian kami
Parulian parulian penelitian yaitu pada Suheri Parulian
Gultom, Erna gultom, erna ini yaitu Gultom, Erna Wati
Wati wati pakpahan sama-sama Pakpahan (2019) meneliti
Pakpahan (2019) Faktor- meneliti landasan teori tentang rekam
(2019) faktor yang faktor- medis, pelaksanaan
memengaruhi faktor penomoran, SOP terhadap
duplikasi duplikasi nomor rekam medis di
penomoran nomor Rumah Sakit. Sedangkan
rekam medis rekam medis penelitian yang diusulkan
di rumah sakit peneliti dengan landasan
umum madani teori berupa rekam medis,
medan sistem penomoran rekam

8
 medis, dan penggandaan
nomor rekam medis.
kemudian lokasi penelitian
ini terletak di Puskesmas GU
Kabupaten Buton Tengah

9
 BAB II

KAJIAN PUSTAKA

A. Tinjauan Teori

1. Tinjauan Tentang Rekam Medis

a. Pengertian Rekam Medis

Rekam Medis adalah dokumen yang berisikan data identitas pasien,

pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan

kepada pasien (Permenkes No. 24 Tahun 2022). Rekam medis yang baik adalah

apabila memiliki data yang continue sejak awal hingga akhir perawatan di berikan

atau sejak pasien mendaftar pertama kali hingga pasien menjadi pasien in aktif.

Kesinambungan data rekam medis merupakan satu hal yang mutlak dipenuhi

dalam menjaga nilai rekam medis yang baik untuk mendukung Kesehatan yang

maksimal (Huffman, 1999 dalam Gultom, S. P., & Pakpahan, E. W. 2019).

Registrasi Pasien sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 ayat (1)

huruf a merupakan kegiatan pendaftaran berupa pengisian data identitas dan

data sosial Pasien rawat jalan, rawat darurat, dan rawat inap. (2) Data

identitas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit berisi nomor

Rekam Medis, nama Pasien, dan Nomor Induk Kependudukan (NIK)

(Permenkes No. 24 Tahun 2022) menyebutkan bahwa setiap sarana

pelayanan Kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam

upaya pelayanan medis maupun tindakan medis lainnya yang diperlukan

dalam rangka penyelenggaraan rekam medis. Rekam medis adalah berkas

10
 yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pengobatan,

Tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Berkas

rekam medis adalah berkas milik rumah sakit yang wajib dijaga

kerahasiannya dengan cara disimpan berdasarkan sistem (Unggul, U E,

2023)

b. Tujuan Pengadaan Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah membantu tercapainya tertib

pengolahan dalam rangka upaya peningkatan pelayanan medis abses.

Penatalaksanaan yang tertib, salah satu penentu pemberian pelayanan medis

abses, tidak dapat tercapai tanpa didukung oleh sistem pengolahan rekam

medis yang tepat dan akurat.

Tujuan utama rekam medis adalah menyediakan informasi untuk

mempermudah pengelolaan dalam pelayanan kepada pasien dan

memudahkan pengambilan keputusan (pengawasan, perencanaan,

penilaian, pelaksanaan, dan pengendalian serta pengorganisasian) oleh

pemberi pelayanan klinis maupun administrasi pada sarana pelayanan

kesehatan. Tercantum di dalam standar pelayanan minimal di rumah sakit

adalah waktu penyediaan berkas rekam medis pelayanan rawat jalan ≤ 10

menit, waktu penyediaan berkas rekam medis pelayanan rawat inap ≤ 15

menit (Nuraini, 2018).

c. Manfaat Rekam Medis

Manfaat rekam medis adalah sebagai berikut :

11
 1. Pengobatan rekam medis bermanfaat sebagai dasar dan petunjuk untuk

merencanakan dan menganalisis penyakit serta merencanakan

pengobatan, perawatan dan tindakan medis yang harus diberikan kepada

pasien.

2. Peningkatan Kualitas Pelayanan, membuat rekam medis bagi

penyelenggaraan praktik kedokteran dengan jelas dan lengkap

akan meningkatkan kualitas pelayanan untuk melindungi tenaga medis

dan untuk pencapaian kesehatan masyarakat yang optimal.

3. Pendidikan dan Penelitian. Rekam medis yang merupakan informasi

perkembangan kronologis penyakit, pelayanan medis, pengobatan

pengajaran dan penelitian di bidang kedokteran.

4. Pembiayaan berkas rekam medis dapat dijadikan petunjuk dan bahan

untuk menetapkan pembiayaan dan pelayanan Kesehatan pada sarana

kesehatan. Catatan tersebut dapat dipakai sebagai bukti pembiayaan

kepada pasien.

5. Pembuktian Masalah Hukum, Disiplin dan Etik Rekam Medis

merupakan alat bukti tertulis utama, sehingga bermanfaat dalam

penyelesaian masalah hukum, disiplin dan etik (Permenkes No. 24

Tahun 2022).

d. Kegunaan Rekam Medis

Menurut (Iriandhany, 2021) proses pelayanan diawali dengan

identifikasi pasien baik jati diri maupun perjalanan penyakit, pemeriksaan,

12
pengobatan dan tindakan medis lainnya. Rekam medis mencantumkan

nilai-nilai aspek yang dikenal dengan sebutan ALFREDS (administrative,

Legal, Research, Education, Dokumentation, and Service), yaitu sebagai

berikut:

1. Administrative (Aspek Administrasi)

Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena

isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dang tanggung

jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan

pelayanan kesehatan.

2. (Aspek Hukum)

Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya

menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar

keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan

bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan.

3. Financial (Asppek Keuangan)

Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya

menyangkut data/ informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek

keuangan.

4. Research (Aspek Penelitian)

Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya

menyangkut data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek

penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan

13
 5. Education (Aspek Pendidikan)

Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena

isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronoligis

dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien, informasi

tersebut dipergunakan sebagai bahan referensi pengajaran bidang

profesi pemakai.

6. Documentation (Aspek dokumentasi)

Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena

isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan

dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan Puskesmas.

7. Service (Aspek medis)

Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai medik, karena catatan

tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan

pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.

2. Tinjauan Sistem Penomoran Rekam Medis

Sistem pemberian nomor rekam medis dalam pengolahan rekam medis

yaitu tata penulisan dan pemberian nomor rekam medis yang diberikan kepada

pasien yang datang berobat dan setiap formulir rekam medis serta folder rekam

medis atas nama pasien yang bersangkutan. (Menurut Budi 2011 dalam

(Suwarni R, 2021).

Nomor rekam medis memiliki berbagai kegunaan atau tujuan yaitu:

14
a. Sebagai petunjuk folder berkas rekam medis pasien yang bersangkutan.

b. Sebagai pedoman dalam tata cara[ penyimpanan (penjajaran)berkas rekam

medis.

c. Sebagai petunjuk dalam pencarian berkas rekam medis yang tersimpan di

filling.

Sistem penomoran rekam medis pasien menggunakan sistem unit

numbering system dimana pasien yang berkunjung untuk melakukan

pengobatan di Puskesmas atau Rumah Sakit mendapatkan satu nomor rekam

medis, dan sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara desentralisasi

dimana penyimpanan dokumen rekam medis pasien pada masing-masing unit

pelayanan (Sari & Rudi, 2019).

Penomoran adalah proses pemberian nomor kepada pasien yang datang

ke rumah sakit. Sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu tata cara

penulisan nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai

bagian dari identitas pribadi pasien yang bersangkutan. Dokumen rekam medis

yang pertama sekali berkunjung ke rumah sakit akan disimpan sesuai dengan

peraturan yang ada. Dokumen rekam medis yang berisi data individual yang

bersifat rahasia,maka setiap lembar formulir dokumen rekam medis harus di

lindungi secara di maksukkan ke dalam folder berisi data dan informasi hasil

pelayanan yang di peroleh pasien secara individu. Jika pasien berobat ulang,

maka dokumen rekam medis di ambil kembali untuk sekurang – kurangnya

15
lima tahun sejak pasien berobat terakhir atau berobat pulang dari rumah sakit

(Barthos, 2009 dalam Sari & Rudi, 2019).

Dalam menjaga kelangsungan suatu rumah sakit agar bisa menjalankan

pelayanan dan pengembangan diperlukan pengelolaan rumah sakit yang efisien.

Keberhasilan pelayanan medis suatu rumah sakit dapat dimulai pada bagian

tempat pendaftaran pasien rawat inap, dimana pasien yang datang ke rumah

sakit hanya mendapat satu nomor rekam medis. Nomor rekam medis berperan

penting dalam memudahkan pencaharian dokumen rekam medis, apabila pasien

kemudian datang kembali berobat di sarana – sarana pelayanan kesehatan, oleh

karena itu rekam medis hanya di berikan kepada satu pasien (Sari & Rudi,

2019).

Nomor rekam medis memiliki berbagai kegunaan atau tujuan yaitu

sebagai pedoman dalam tata cara penyimpanan (penjajaran) berkas rekam

medis dan sebagai petunjuk dalam pencarian berkas rekam medis yang telah

tersimpan di rak filling.

Ada 3 Sistem Penomoran rekam medis pasien yaitu : (Iriandhany, 2021)

a. Penomoran Serial Numbering System ( SNS )

Pemberian nomor cara seri atau dikenal dengan Serial Numbering System

(SNS) adalah suatu sistem pemberian nomor rekam medis kepada setiap

pasien yang datang berobat baik pasien yang baru datang maupun berobat

ulang. Selain pemberian nomor rekam medis itu, dibuatkan pula dokumen

rekam medis atas nama pasien tersebut.

16
 1) Kelebihan Serial Numbering System (SNS) Bagi pasien yang mendaftar

untuk berobat ulang (kunjungan berikutnya) akan lebih cepat dilayani

karena pasien langsung memperoleh nomor rekam medis berikut

dokumen rekam medisnya dan petugas tidak perlu mencari dokumen

rekam medis lamanya. Selain itu pasien tidak perlu membawa Kartu

Identitas Berobat (KIB) serta petugas tidak perlu mencatat dan

mengelola Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP).

2) Kekurangan Serial Numbering System (SNS)

a) Terhadap pasien yang pernah datang berobat, informasi medis yang

tercatat didalam dokumen rekam medis pada kunjungan yang lalu

tidak dapat dibaca pada kunjungan berikutnya. Hal ini berkaitan

tidak ada kesinambungan informasi pasien karena pasien dibuatkan

nomor rekam medis yang baru. Misalnya pada kunjungan yang lalu

pasien memperoleh obat dan alergi terhadap obat tersebut maka

pada kunjungan berikutnya informasi tentang alergi obat tersebut

tidak diketahui oleh dokter yang merawat sekarang.

b) Terhadap penyimpanan berkas rekam medis, sehubungan dengan

setiap pasien yang datang berobat memperoleh dokumen rekam

medis baru akibanya tempat penyimpanan dokumen rekam medis

akan cepat bertambah sehingga beban penyimpanan cepat penuh.

b. Penomoran Unit Numbering System (UNS)

Pemberian nomor cara unit dikenal dengan Unit Numbering System (UNS)

17
 adalah suatu sistem pemberian nomor rekam medis bagi pasien yang datang

mendaftar untuk berobat dan nomor rekam medis tersebut akan tetap

digunakan pada kunjungan berikutnya bila pasien datang mendaftar untuk

berobat ulang. Dengan demikian satu pasien memperoleh nomor rekam

medis dan dokumen rekam medis hanya satu kali seumur hidup selama

menjalankan pelayanan disarana kesehatan yang bersangkutan.

1) Kelebihan UNS Pada Unit Nambering System adalah informasi hasil

pelayanan medis dapat berkesinambungan dari waktu kewaktu dari

tempat pelayanan ketempat pelayanan lainnya karena data atau

informasi mengenai pasien dan pelayanan yang diberikan terdapat

dalam satu folder dokumen rekam medis.

2) Kekurangan UNS Pelayanan pendaftaran pasien yang pernah

berkunjung berobat atau sebagai pasien lama akan lebih lama di banding

dengan cara SNS. Hal ini dikarenakan petugas harus menemukan

dokumen rekam medis atas nama pasien tersebut terlebih dahulu.

Apalagi jika pasien tidak membawa Kartu Identitas Berobat (KIB) akan

lebih lama pelayanannya.

c. Penomorann Seri Unit Syste Numbering (SUNS)

Pemberian nomor cara unit atau dikenal dengan Serial Unit Numbering

System (SUNS) adalah suatu sistem pemberian nomor dengan

menggunakan sistem seri dari sistem unit, yaitu setiap pasien datang

berkunjung untuk mendaftar berobat diberikan nomor rekam medis baru

18
 dengan dokumen rekam medis baru. Dokumen rekam medis lama dicari di

filling, setelah ditemukan dokumen rekam medis baru atas nama pasiena)

tersebut dicoret dan diganti nomor rekam medis lama agar nomor baru

tersebut dapat digunakan oleh pasien lainnya.

a) Kelebihan SUNS Dari Sistem ini yaitu pelayanan menjadi lebih cepat

karena tidak memilih antara pasien baru dan lama semua pasien yang

datang seolah-olah diangap sebagai pasien baru.

b) Kekurangan SUNS

1) Petugas menjadi lebih repot setelah selesai pelayanan

2) Informasi medis pada saat pelayanan dilakukan tidak ada

kesinambungan (kesinambungan terjadi pada pelayanan berikutnya

lagi).

Berdasarkan hasil penelitian (Sari & Rudi, 2019) tersebut dapat diketahui 5

(Lima) faktor-faktor yang menyebabkan terjadinya duplikasi nomor rekam

medis yaitu :

1. Man (sumber daya manusia)

Duplikasi nomor rekam medis disebabkan oleh kurangnya petugas

pendaftran yang memiliki kompetensi perekam medis. Hal ini sesuai

dengan pernyataan informasi.

2. Faktor Uang (Money)

Money atau uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan.

19
 3. Faktor Material (Matherial)

Material terdiri dari bahan setengah jadi dan bahan jadi.

4. Faktor Mesin (Machine)

Pemberian nomor rekam medis dapat menggunakan buku registrasi maupun

dengan komputer. Kedua cara ini memiliki kelebihan dan kekurangan

masing-masing yang dapat berakibat pada kesalahan pemberian nomor

rekam medis.

5. Faktor Metode (Method)

Cara memberikan nomor rekam medis kepada pasien yang berobat dengan

menggunakan metode penomoran unit sehingga setiap pasien yang daftar

akan mendapatkan satu nomor rekam medis yang diberikan pada saat awal

pasien mendaftar

3. Tinjauan Dampak duplikasi nomor rekam medis

Dampak adalah sebuah perubahan yang terjadi karena sebuah aktivitas

maupun tindakan yang dapat disebabkan karena munculnya kebijakan. Dampak

muncul sebagai akibat dari kemunculan sesuatu yang baik itu yang dapat

pengaruh positif maupun negatif. Terjadinya duplikasi nomor rekam medis

mengakibatkan masalah pada kesinambungan isi berkas rekam medis. pasien

yang memiliki dua nomor rekam medis otomatis akan memiliki dua berkas

rekam medis juga (Ali et al., 2020).

20
 Dalam penyelenggaraan rekam medis terbagi menjadi empat yaitu

pendaftaran, penyimpanan, penamaan, sistem penomoran. Setiap pasien yang

datang ke unit pelayanan kesehatan diberi satu nomor rekam medis yang

berfungsi sebagai satu diantaranya identitas pasien. Setiap pasien hanya

mendapatkan satu nomor rekam medis yang dipakai untuk pelayanan rawat

jalan maupun pelayanan rawat inap. Sistem penomoran rekam medis berperan

penting dalam memudahkan pencarian berkas rekam medis apabila pasien

kembali datang berobat di sarana pelayanan kesehatan. Dampak duplikasi

penomoran berkas rekam medis dapat berakibat pada sulitnya pencarian berkas

rekam medis apabila pasien datang kembali berobat (Muldiana 2016 dalam

Ramadani & Syafitri, 2017).

Apabila berkas tersebut belum digabungkan menjadi satu akan

memutuskan informasi yang terdapat pada pelayanan yang diberikan pasien.

Terhambatnya pelayanan juga terjadi saat ada nomor rekam medis yang ganda.

Cara mencari berkas rekam medis yang disimpan pada ruang filling adalah

dengan berdasarkan nomor rekam medis. Masalah terjadi saat petugas

menemukan nomor rekam medis yang sama dengan sua identitas ulang

terhadap pasien yang sedang berobat saat itu (Ali et al., 2020).

Hal-hal yang bisa menyebabkan dampak yang kurang baik dalam

penerapan di unit rekam medis :

a) Bisa menimbulkan pemborosan formulir serta map rekam medis.

21
 b) Tidak tercapainya hasil pemeriksaan kepada pasien yang

berkesinambungan

akibat terjadinya duplikasi nomor dimana isi berkas rekam medis tersebut

terpisah (Karlina et al., 2016 dalam Ali et al., 2020).

4. Tinjauan Pelayanan Kesehatan

Pelayanan rekam medis merupakan salah satu pelayanan penunjang

medis di rumah sakit yang menjadi dasar penilaian mutu pelayanan medik

rumah sakit. Rekam medis pasien berisi informasi tentang catatan dan dokumen

tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain

yang telah diberikan kepada pasien (Permenkes No. 24 Tahun 2022).

Informasi yang baik, adekuat dan berguna dapat sangat penting dalam

menolong seseorang dalam kondisi tertentu, informasi yang komprehensif

sebelum melakukan intervensi klinis dapat memperbaiki outcome pelayanan

kesehatan. Sistem pelayanan rekam medis bertujuan menyediakan informasi

guna memudahkan pengelolaan dalam pelayanan kepada pasien dan

memudahkan pengambilan keputusan manajerial (perencanaan,

pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan, penilaian dan pengendalian) oleh

pemberi pelayanan klinis dan administrasi pada sarana pelayanan kesehatan

(Budi, 2011 dalam Nuraini, 2018)). Oleh karena itu diperlukan

penyelenggaraan berkas rekam medis yang baik mulai dari input, proses,

output, feedback dan kontrol.

22
 Pada prinsipnya isi Rekam Medis adalah milik pasien, sedangkan

berkas Rekam Medis (secara fisik) adalah milik Rumah Sakit atau institusi

kesehatan. Berkas rekam medis itu merupakan milik sarana layanan kesehatan,

yang harus disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 tahun terhitung

sejak tanggal terakhir pasien berobat. Untuk tujuan itulah di setiap institusi

pelayanan kesehatan, dibentuk Unit Rekam Medis yang bertugas

menyelenggarakan pengelolaan serta penyimpanan Rekam Medis di institusi

tersebut (Nuraini, 2018).

Proses kegiatan penyelenggaraan rekam medis dimulai pada saat

diterimanya pasien-pasien rumah sakit, dilanjutkan dengan kegiatan pencatatan

data medis pasien oleh dokter atau dokter gigi atau tenaga kesehatan lain yang

memberikan pelayanan kegiatan langsung kepada pasien (Permenkes No. 24

Tahun 2022).

Penyelenggaraan rekam medis mencakup:

1. Penerimaan pasien

2. Pencatatan

3. Pengelolaan rekam medis

4. Penyimpanan kembali rekam medis

5. Pengambilan kembali rekam medis

Fasilitas Pelayanan Kesehatan adalah suatu tempat yang digunakan

untuk menyelenggarakan upaya pelayanan kesehatan, baik promotif, preventif,

kuratif maupun rehabilitatif yang dilakukan oleh pemerintah, pemerintah

23
 daerah dan atau masyarakat (Permenkes RI, 2019). Fasilitas Pelayanan

Kesehatan di Indonesia beragam jenisnya, diantaranya praktik mandiri,

puskesmas, klinik, rumah sakit, apotek, unit transfusi darah, laboratorium

kesehatan, optikal, dan lain sebagainya. Salah satu fasilitas pelayanan

kesehatan yang ada yaitu Puskesmas. Pusat Kesehatan Masyarakat

(Puskesmas) adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan

upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat

pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif di wilayah

kerjanya (Najiyah, 2022).

5. Tinjauan Tentang Duplikasi Nomor Rekam Medis

Standar operasional prosedur dibuat berdasarkan kebijakan dari instalasi

Rumah Sakit sendiri dengan ketetapan dari (Permenkes No. 24 Tahun 2022)

tentang Rekam Medis, yang menyatakan bahwa di setiap unit pelayanan rekam

medis harus memiliki standar operasional prosedur (SOP). Sistem penomoran

di unit rekam medis merupakan salah satu bagian penting dalam melakukan

registrasi pasien, karena sistem penomoran merupakan salah satu identitas

pasien, yang membedakan antara pasien satu dengan pasien yang lain. Maka

standar operasional prosedur tentang penomoran harus ditetapkan agar

terciptanya pelayanan yang baik dan sesuai dengan kaedah-kaedah atau standar

yang berlaku di pengelolaan rekam medis bagian penomoran registrasi pasien

24
dan menimalisir terjadinya duplikasi penomoran rekam medis (Ramadani &

Syafitri, 2017).

Duplikasi nomor rekam medis di Rumah Sakit X diduga dapat terjadi

karena faktor pasien yang tidak membawa kartu identitas berobat (KIB) dan

sering kali pasien yang sebenarnya sudah pernah berobat mengatakan belum

pernah berobat atau baru pertama kali berobat sehingga petugas pendaftaran

mendaftarkan pasien tersebut menjadi pasien baru karena ditakutkan orang

yang berbeda hal ini juga sesuai dengan penelitian yang dilakukan Ali,dkk

masalah yang terjadi adalah saat pasien lupa apakah pernah mendaftar atau

tidak. Petugas akan mengira bahwa pasien tersebut adalah pasien baru sehingga

dibuatkan nomor rekam medis lagi (Triyanto et al., 2021). Tujuan dari

penelitian ini adalah untuk menemukan masalah utama pada kasus duplikasi

nomor rekam medis medis dan menemukan solusi agar meminimalisir terjadiya

kasus duplikasi nomor rekam medis

25
B. Landasan Teori

Menurut (Ravira, R. 2006 dalam Suwarni, R. 2021) ada 5 unsur dari manajemen

rekam medis yaitu :

1. Man (Manusia)

Man adalah keterlibatan manusia menjadi dasar utama sebagai penggerak yang

memiliki peranan, pikiran, serta gagasan, factor manusia sebagai penentu.

Manusia menetapkan tujuan dan melakukan proses pencapaian, oleh karena itu

dibutuhkan sumber daya manusia yang berkompoten sesui dengan kemampuan

bidang masing-masing. Dalam hal ini factor penyebab terjadinya

penduplikasian nomor rekam medis dipengaruhi oleh kurangya ketelitian

mengenai data.

2. Money (Uang)

Money atau pendanaan merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan.

Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Biasanya di unit rekam

medis, pendanaan bukan dalam bentuk uang tetapi dalam bentuk barang.

Misalnya memesan kebutuhan formulir, map dokumen, buku, dan rak filing.

3. Matherial (Bahan-Bahan)

Matherial adalah benda atau bahan mentah yang digunakan untuk sesuatu.

Dalam rekam medis khususnya di ruangan rekam medis dalam duplikasi

penomoran material yang dibutuhkan adalah tracer, map rekam medis dan rak

penyimpanan.

26
 4. Machine (alat)

Machine merupakan fasilitas atau alat penunjang kegiatan perusahaan baik

secara operasional maupun non operasional serta memberi kemudahan bagi

petugas rekam medis dalam melaksanakan tugas pokok sehingga pekerjaan

menjadi efisien.

5. Faktor Method (cara)

Method adalah cara yang telah ditetapkan oleh sebuah organisasi untuk

mempermudah jalannya pekerjaan atau penetapan cara pelaksanaan suatu

tugas. Untuk memudahkan petugas rekam medis maka diperlukan metode atau

sistem untuk mengatasi duplikasi nomor rekam medis.

C. Kerangka Konsep

Kerangka konsep upaya mengatasi terjadinya duplikasi rekam medis di

Puskesmas GU.

1. Faktor Man (Petugas)

2. Faktor Money (Uang)
3. Faktor Matchine (Mesin) Duplikasi Nomor
4. Faktor Matherial (Bahan- Rekam Medis
Bahan)
5. Faktor Methode (Cara)

Gambar 1. Kerangka Konsep

27
D. Istilah

1. Faktor terkait manusia (Man)

Manusia yang dimaksud dalam penelitian ini adalah faktor penyebab terjadinya

duplikasi nomor rekam medis terkait pengetahuan dan ketelitian petugas

terhadap duplikasi nomor rekam medis.

2. Faktor terkait uang (money)

Money yang dimaksud dalam penelitian ini adalah anggaran yang digunakan

untuk petugas yang mengikuti pelatihan tentang rekam medis, untuk menambah

pengetahuan petugas tentang rekam medis dan dapat mengurangi terjadinya

duplikasi nomor rekam medis di Puskesmas GU.

3. Faktor terkait bahan (Material)

Material yang dimaksud adalah buku register yang digunakan untuk mencatat

nomor rekam medis agar tidak terjadi penduplikasian nomor rekam medis di

Puskesmas GU.

4. Faktor terkait mesin (Machine)

Mesin yang dimaksud dalam penelitian ini yaitu belum adanya komputer yang

digunakan untuk pendaftaran pasien di Puskesmas GU.

5. Faktor terkait metode (Methode)

Metode yang dimaksud dalam penelitian ini adalah SOP yang digunakan

mengatur tentang penduplikasian nomor rekam medis di Puskesmas GU.

28
 BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Penelitian ini akan menggunakan penelitian kualitatif. Jenis penelitian

yang akan digunakan adalah penelitian deskripsi. Penelitian kualitatif merupakan

penelitian yang digunakan untuk menyelidiki, menemukan, dan menggambarkan

(Irpansyah & Hidayati, 2022).

Rancangan yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah studi kasus.

Menurut (Gunawan Imam, 2022) studi kasus merupakan penelitian yang

mengeksplorasi suatu sistem yang terikat atau sebuah kasus (atau bisa jadi beberapa

kasus) yang terjadi selama kurun waktu tertentu melalui pengumpulan data yang

mendalam dan terperinci dari berbagai sumber informasi yang dapat dipercaya

kebenarannya. Pengumpulan informasi dalam studi kasus menurut dapat dilakukan

dengan melakukan wawancara pada informan, observasi lapangan langsung, serta

berbagai dokumen serta laporan yang sudah ada sebelumnya dan bahan materi

berbentuk audio visual. Sebagaimana prosedur perolehan data penelitian kualitatif,

data studi kasus diperoleh dari wawancara dan observasi.

B. Subjek dan Objek Penelitian

1. Subjek

Subjek yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah petugas rekam medis

sebanyak 4 orang di Puskesmas Gu Kabupaten Buton Tengah.

29
 2. Objek

Objek yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah data rekam medis

kunjungan pasien pada bulan Januari – April 2023 di Puskesma Gu Kabupaten

Buton Tengah.

C. Tempat dan Waktu Penelitian

1. Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian ini akan dilaksanakan di Puskesmas Gu Kabupaten Buton

Tengah

2. Waktu Penelitian

Waktu penelitian ini pula akan dilaksanakan dari bulan April - Mei 2023 di

Puskesmas Gu Kabupaten Buton Tengah.

D. Teknik Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang akan dilakukan pada penelitian ini adalah :

1. Pengamatan (Observasi)

Pengamatan adalah suatu prosedur yang berencana, yang antara lain meliputi

melihat, mendengar, dan mencatat sejumlah dan taraf aktivitas tertentu atau

situasi tertentu yang ada hubungannya dengan masalah yang ditelit

(Notoatmodjo, 2018). Pengambilan data akan dilakukan dengan mengamati

penomoran pendaftaran pasien di Puskesmas Gu Kabupaten Buton Tengah.

30
 2. Wawancara (Interview)

Definisi wawancara menurut (Notoatmodjo, 2018) adalah suatu metode yang

dipergunakan untuk mengumpulkan data, di mana peneliti mendapatkan

keterangan atau informasi secara lisan dari seseorang sasaran penelitian

(responden), atau bercakap-cakap berhadapan muka dengan orang tersebut

(face to face). Sehingga data tersebut diperoleh langsung dari responden

melalui suatu pertemuan atau percakapan.

3. Studi dokumentasi

(Nizamuddin, 2021) dokumentasi adalah suatu cara yang digunakan untuk

memperolah sebuah data dan informasi dalam bentuk dokumen, arsip, buku,

tulisan angka dan gambar berupa laporan juga keterangan yang mendukung

sebuah penelitian. Pengambilan data pada studi ini yaitu SOP dan gambar

berkas pasien yang terduplikasi.

E. Instrumen Penelitian

a. Checklist Observasi

Pelaksanaan observasi di perlukan suatu alat yang di gunakan untuk membantu

terciptanya observasi yang cermat. Salah satu alat tersebut adalah check list

observasi. Alat ini adalah suatu daftar untuk mencek, yang berisi nama subjek

dan beberapa gejala serta identitas lainnya dari sasaran pengamatan.

Pengamatan tinggal memberikan tanda check (ѵ) pada daftar tersebut yang

31
 menunjukkan adanya gejala atau ciri-ciri dari sasaran pengamatan

(Notoatmodjo, 2018).

b. Pedoman Wawancara

Dalam pelaksanakan pedoman wawancara pada penelitian ini berupa prinsip -

prinsip penyusunan pedoman wawancara, yang dilakukan dengan pencatatan

dan wawancara yakni pencatatan langsung, pencatatan ingatan, dan pencatatan

alat recording (Notoatmodjo, 2018).

c. Studi Dokumentasi

Studi dokumentasi digunakan dalam pengambilan data saat melakukan studi

dokumentasi agar mendapatkan data yang pasti dan akurat (Notoatmodjo,

2018). Pada penelitian ini adalah untuk menemukan data ada tidaknya SOP

terkait sistem penomoran pasien yang terduplikasi pada Puskesmas Gu

Kabupaten Buton Tengah.

F. Analisis Data

Terdapat tiga teknik analisa data kualitatif yaitu reduksi data, penyajian data, dan

penarikan kesimpulan. Proses ini berlangsung terus-menerus selama penelitian

berlangsung, bahkan sebelum data benar-benar terkumpul (Parulian Gultom &

Wati Pakpahan, 2019)

a. Reduksi Data

Reduksi data yaitu suatu bentuk analisis yang menggolongkan, mengarahkan,

dan membuang data yang tidak perlu dan mengorganisasi data dengan cara

32
 sedemikian rupa sehingga dapat ditarik kesimpulan final dan diverifikasi.

Dengan demikian proses reduksi data adalah proses pemilihan data yang sesuai

dengan fokus penelitian.

b. Penyajian Data

Penyajian data merupakan salah satu dari teknik analisa data kualitatif.

Penyajian data adalah kegiatan ketika kesimpulan informasi disusun, sehingga

memberi kemungkinan akan adanya penarikan kesimpulan. Bentuk penyajian

data kualitatif berupa teks naratif (bentuk catatan lapangan), matriks, grafik,

jaringan dan bagan.

c. Penarikan Kesimpulan

Penarikan kesimpulan merupakan salah satu dari teknik analisis data kualitatif.

Penarikan keimpulan adalah hasil analisis yang dapat digunakan untuk

mengambil tindakan.

33
 DAFTAR PUSTAKA

Aini, A. Nu. (2022). Analisis Faktor Penyebab Terjadinya Duplikasi Nomor Rekam
Medis di Puskesmas Pandanwangi Kota Malang.
Ali, A., Seha, H. N., & Susilani, A. T. (2020a). Faktor Duplikasi Nomor Rekam Medis
Dengan Pendekatan Fishbone. Prosiding" Inovasi Teknologi Informasi Untuk
Mendukung Kerja PMIK Dalam Rangka Kendali Biaya Di Fasyankes".
Gunawan Imam. (2022). Metode Penelitian Kualitatif. Jakarta.
Hasibuan, A. S. (2016). Faktor – Faktor Yang Menyebabkan Terjadinya Duplikasi
Penomoran Berkas Rekam Medis Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja
Indonesia Medan Tahun 2016.
Iriandhany, R. M. (2021). Faktor-Faktor Yang Menyebabkan Duplikasi Nomor Rekam
Medis Di RS. Lanud Iswahjudi dr. Efram Harsana.
Irpansyah, F., & Hidayati, M. (2022). Analisis Pemusnahan Rekam Medis Rawat Jalan
Puskesmas Haurngombong Sumedang Tahun 2021. Cerdika: Jurnal Ilmiah
Indonesia, 2(1), 125–132.
Laila, N., Huda, N., & Arwani, A. (2023). Sosialisasi Rekam Medis dan Pencegahan
Duplikasi Rekam Medis Pada Petugas Admisi Rumah Sakit Umum Anwar
Medika. Jurnal Abdimas Jatibara, 2(1), 41.
https://doi.org/10.29241/jaj.v2i1.1411
Najiyah, S. N. (2022). Analisis Faktor Penyebab Duplikasi Nomor Rekam Medis pada
Pendaftaran Rawat Jalan di Puskesmas Jelbuk Jember.
Nizamuddin, A. K., Anwar khairul,Ashoer M. (2021). Metodologi penelitian; Kajian
Teoritis dan Praktis Bagi Mahasiswa.
Notoatmodjo. (2018). Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta. Reneka Cipta.
Nuraini, N. (2018). Analisis Sistem Penyelenggaraan Rekam Medis di Instalasi Rekam
Medis RS “X” Tangerang Periode April-Mei 2015. Jurnal Administrasi Rumah
Sakit Indonesia, 1(3).
Parulian Gultom, S., & Wati Pakpahan, E. (2019). Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi
Duplikasi Penomoran Rekam Medis Di Rumah Sakit Umum Madani Medan.
Jurnal Ilmiah Perekam dan Informasi Kesehatan Imelda (JIPIKI), 4(2), 604–
613. https://doi.org/10.52943/jipiki.v4i2.83
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2022 tentang
Rekam Medis. (n.d.).
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 43 Tahun 2019 tentang Pusat
Kesehatan Masyarakat. (n.d.).

34
Ramadani, N., & Syafitri, S. (2017). Analisis Faktor-Faktor Penyebab Duplikasi
Nomor Rekam Medis Di Rumah Sakit Umum Daerah Tais. 3(1).
Sari, M., & Rudi, A. (2019). Faktor-Faktor Penyebab Duplikasi Nomor Rekam Medis
Di Rumah Sakit Umum. Jurnal Perekam Medis Dan Informasi Kesehatan, 2(1),
1–6.
Suwarni R. (2021). Faktor Penyebab Nomor Rekam Medis Ganda di Puskesmas Melai
Kota Baubau.
Triyanto, K., Yunengsih, Y., & Susanto, A. (2021). Analisis Faktor Penyebab
Terjadinya Duplikasi Nomor Rekam Medis di Rumah Sakit x. Jurnal
Kesehatan Tambusai, 2(3), 92–96.
Unggul, U E. (2023). Puskesmas Kesehatan Masyarakat yang dikenal dengan sebutan
Puskesmas adalah Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama ( FKTP ) yang
bertanggung jawab atas kesehatan masyarakat di wilayah kerjanya. 3(3), 242–
249.

35
 PEDOMAN WAWANCARA

FAKTOR PENYEBAB TERJADINYA DUPLIKASI NOMOR REKAM MEDIS

DI PUSKESMAS GU KABUPATEN BUTON TENGAH

Daftar Pertanyaan Untuk Petugas Rekam Medis

a. Man (Manusia)

1. Apakah jumlah SDM yang mengelola rekam medis sudah memadai ?

2. Apakah ada petugas yang berlatarbelakang pendidikan rekam medis ?

3. Apakah hambatan dari sisi SDM terkait penomoran rekam medis ?

b. Money (Dana)

1. Apakah ada anggaran untuk mengikuti pelatihan tentang rekam medis ?

2. Apakah ada dana operasional ?

c. Materials (Bahan)

1. Apakah sudah tersedia buku register ?

2. Apakah diruang penyimpanan sudah menggunakan tracer ?

3. Apakah semua berkas rekam medis sudah menggunakan map ?

d. Machine (Mesin)

1. Apakah tersedia komputer dan/atau printer dalam kegiatan pemberian nomor rekam

medis ?

2. Apakah tersedia komputer dalam kegiatan penyimpanan rekam medis ?

e. Methode (Metode)

1. Apakah ada hambatan pemberian nomor dalam family folder ?

2. Bagaimana mekanisme pemberian nomor rekam medis di Puskesmas GU ?

36
3. Bagaimana proses penyimpanan berkas rekam medis yang digunakan di

Puskesmas GU ?

4. Bagaimana pemberian nomor rekam medis jika pasien tersebut sudah memiliki

keluarga baru ?

5. Apakah ada SOP (standar operasional prosedur) yang mengatur tentang

pemberian nomor rekam medis ?

6. Apakah ada SOP (standar operasional prosedur) yang mengatur tentang

duplikasi nomor rekam medis ?

7. Apakah proses pemberian nomor rekam medis sudah sesuai dengan SOP ?

37
 LEMBAR OBSERVASI

FAKTOR PENYEBAB TERJADINYA DUPLIKASI NOMOR REKAM MEDIS

DI PUSKESMAS GU KABUPATEN BUTON TENGAH

1. Identitas observasi

2. Aspek-aspek yang diamati

f. Man (Manusia)

g. Money (Dana)

h. Materials (Bahan)

i. Machine (Mesin)

j. Methode (Metode)

3. Lembar observasi

a. Man (Manusia)

No Aspek Yang Diamati Observasi Ket.

Ya Tidak
1 Adanya petugas rekam medis

2 Mengikuti pelatihan

3 Petugas rekam medis teliti dalam

melakukan pencarian berkas rekam
medis pasien di ruangan
penyimpanan

b. Money (Dana)

No Aspek Yang Diamati Observasi Ket.

Ya Tidak
1 Dana untuk pelatihan

38
 2 Dana operasional

c. Material (Bahan)

No Aspek Yang Diamati Observasi Ket.

Ya Tidak
1 Adanya buku register

2 Adanya map

3 Adanya ATK

4 Adanya tracer

d. Machine (Mesin)

No Aspek Yang Diamati Observasi Ket.

Ya Tidak
1 Komputer di loket pendaftaran

2 Komputer di ruangan penyimpanan

3 Jaringan internet (WIFI)

4 Sistem informasi yang

mengakomodir kegiatan
penyimpanan berkas

e. Methode (Metode)

No Aspek Yang Diamati Observasi Ket.

Ya Tidak
1 Penggunaan tracer

2 Tersedia SOP mengenai penomoran

rekam medis
3 Tersedia SOP mengenai duplikasi
nomor rekam medis

39
40