LAPORAN ORIENTASI INSTANSI PEMERINTAH BAGI PPPK

DINAS KESEHATAN KABUPATEN SEMARANG

PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN REKAM MEDIS IN

AKTIF RAWAT JALAN DI PUSKESMAS SURUH

Disusun oleh:

Nama : Lilis Tri Budi Suwidah, A.Md

NIP : 198406202023212004
Unit Kerja : UPTD Puskesmas Suruh
Nara Sumber : dr. Adji Suryo Tomo
Mentor : dr. Adji Suryo Tomo

DINAS KESEHATAN KABUPATEN SEMARANG

UPTD PUSKESMAS SURUH

TAHUN 2023

1
 HALAMAN PERSETUJUAN

LAPORAN ORIENTASI PENGENALAN NILAI DAN ETIKA INSTANSI

PEMERINTAH BAGI PPPK

DINAS KESEHATAN KABUPATEN SEMARANG

TAHUN 2023

Judul : Penyusutan dan Pemusnahan Dokumen Rekam Medis In

Aktif Rawat Jalan Di Puskesmas Suruh

Nama : Lilis Tri Budi Suwidah, A.Md

NIP : 198406202023212004

Disetujui untuk diseminarkan pada :

Hari :
Tanggal :
Tempat : UPTD Puskesmas Suruh

Kab. Semarang, Juli 2023

Menyetujui,

Mentor
Peserta Orientasi PPPK

dr. Adji Suryo Tomo Lilis Tri Budi Suwidah, A.Md

NIP. 197904022006041011 NIP. 198406202023212004

2
 HALAMAN PENGESAHAN

LAPORAN ORIENTASI PENGENALAN NILAI DAN ETIKA INSTANSI

PEMERINTAH BAGI PPPK

DINAS KESEHATAN KABUPATEN SEMARANG

TAHUN 2022

Telah diseminarkan pada :

Hari :
Tanggal : Juli 2023
Tempat : UPTD Puskesmas Suruh

Kab. Semarang, Juli 2023

Peserta Orientasi PPPK

Lilis Tri Budi Suwidah, A.Md

NIP. 198406202023212004

Mengesahkan,

Nara Sumber Mentor

Dr. Adji Suryo Tomo dr. Adji Suryo Tomo

NIP.197904022006041011 NIP. 197904022006041011

3
 KATA PENGANTAR
Puji Syukur kita Panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan
Rahmat dan hidayahnya sehingga saya dapat menyelesaikan tugas laporan orintasi
yang berjudul Penyusutan dan pemusnahan Berkas Rekam Medis In Aktif Rawat Jalan
Di Puskesmas Suruh

Penulis Menyadari bahwa laporan ini dapat terwujud karena bantuan dan
dorongan serta doa dari banyak pihak. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis
menyampaikan terima kasih kepada:
1. Bapak Ngesti Nugraha, selaku Bupati Semarang yang telah memberikan
kesempatan kepada saya untuk mengikuti kegiatan Orientasi PPPK.
2. Bapak Dwi Syaiful Noor Hidayat, selaku Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten Semarang yang telah memberikan ijin untuk melaksanakan
kegiatan Orientasi
3. Bapak dr. Adji Suryo Tomo , selaku Kepala UPTD Puskesmas Suruh sekaligus
Mentor dan Narasumber yang telah membimbing dan memberikan pengarahan
dalam membuat Laporan Orientasi ini.
4. Keluarga besar peserta Orientasi PPPK angkatan 36 - 38
5. Keluarga besar Puskesmas Suruh atas dukungan dan kerjasamanya.
Seluruh keluarga besar saya, terutama orang tua dan saudara yang selalu
mendukung dan mendoakan sepenuh hati demi terciptanya laporan Orientasi ini
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh
karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk
kesempurnaan laporan orientasi ini. Semoga kegiatan ini dapat mengarahkan penulis
untuk bekerja secara efektif dan efisien guna mencapai hasil dan tujuan yang sesuai
dengan target dan mutu yang diharapkan serta dapat bermanfaat bagi semua, khususnya ilmu
kefarmasian

Kab. Semarang, Juli 2023

Penulis

4
 DAFTAR ISI

COVER JUDUL.................................................................................................................... i
LEMBAR PERSETUJUAN................................................................................................. ii
LEMBAR PENGESAHAN.................................................................................................iii
KATA PENGANTAR......................................................................................................... iv
DAFTAR ISI........................................................................................................................ v

BAB I. PENDAHULUAN....................................................................................................1
A. LATAR BELAKANG.........................................................................................1
B. MAKSUD DAN TUJUAN..................................................................................1
C. WAKTU DAN TEMPAT....................................................................................1

BAB II. NILAI DAN ETIKA PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG................... 2

A. VISI DAN MISI ................................................................................................. 2
B. STRUKTUR ORGANISASI DAN TATA KERJA............................................ 3
C. MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DAN PENILAIAN KINERJA PPPK......... 4

BAB III. NILAI DAN ETIKA ORGANISASI PERANGKAT DAERAH......................... 5

A . VISI & MISI PUSKESMAS SURUH................................................................
5
B. TUJUAN & SASARAN................................................................................................. 5
C. PROGRAM STRATEGIS...................................................................................5
D. SOTK OPD......................................................................................................... 8
E. MANAJEMEN TUGAS POKOK DAN FUNGSI............................................. 9

BAB IV. RENCANA KERJA PPPK..................................................................................10

A.RENCANA KERJA TAHUNAN.......................................................................
10

5
 B.RENCANA KERJA MENENGAH....................................................................
14

BAB V. PENUTUP..............................................................................................................15
A.SIMPULAN....................................................................................................... 15
B.MANFAAT........................................................................................................ 15

6
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam Orientasi PPPK dilakukan oleh Instansi Pemerintah yang pelaksanaannya

berdasarkan pada Kurikulum dan menggunakan sistem informasi yang ditetapkan oleh
Lembaga Administrasi Negara (LAN). Orientasi PPPK tidak termasuk bentuk
pelaksanaan Pengembangan Kompetensi. Orientasi dilakukan sesuai kebutuhan Instansi
Pemerintah paling lambat 1 (satu) bulan terhitung sejak diangkat pertama kali sebagai
PPPK. Orientasi dilaksanakan hanya untuk 1 (satu) kali sepanjang berstatus sebagai
PPPK.
Sebagai Tenaga Terampil Perekam Medis, orientasi PPPK sangat bermanfaat
dalam memahami tugas dan fungsi, nilai-nilai serta etika jabatan yang perlu diketahui
PPPK. Selain itu mengetahui identitas Kabupaten Semarang meliputi visi, misi, tujuan,
rencana jangka menengah, maupun panjang.

Rekam medis pasien pada sarana pelayanan kesehatan tidak selamanya

disimpan, dan harus disimpan dalam jangka waktu tertentu. Menurut Permenkes No.
269 Tahun 2008 pasal 8 ayat 1 menyebutkan bahwa rekam medis pasien rawat inap di
rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 tahun terhitung
dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan. Selain itu dalam pasal 8 ayat 2
menyebutkan bahwa setelah batas waktu 5 tahun sebagaimana dimaksut pada ayat 1
dilampaui, Pada ayat 2 ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik harus
disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari dibuatnya ringkasan.
Dalam Hal ini puskesmas adalah termasuk pada sarana pelayanana kesehatan Non
Rumah Sakit yang rekam medisnya wajib disimpan sekurang – kurangnya untuk
jangka waktu 2 (dua) tahun terhitung dari tanggal terkahir pasien berobat.

Rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan

tindakan medik. Sebelum pemusnahan dokumen rekam medis, maka harus dilakukan
retensi atau penyusutan dokumen rekam medis.

7
 Menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 retensi atau penyusutan arsip
adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip in-aktif dari
unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan
penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Arsip aktif adalah arsip yang
frekuensi penggunaannya tinggi. Arsip in-aktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya telah menurun.

Menurut Depkes RI (2006) tujuan dilakukannya retensi yaitu untuk mengurangi

jumlah berkas rekam medis yang semakin bertambah, menyiapkan fasilitas yang cukup
untuk tersedianya berkas rekam medis yang baru. Selain itu retensi dilakukan untuk
menyiapkan kegiatan penilaian nilai guna rekam medis untuk kemudian diabadikan.
Hal ini dapat memudahkan proses pemusnahan pada dokumen yang tidak memiliki
nilai guna. Dalam pelaksanaan retensi rekam medis ada beberapa hal yang
memepengaruhi kelancaran kegiatan retensi yaitu sumber daya manusia, sarana dan
prasarana. Apabila hal tersebut tidak dipenuhi, maka akan menyebabkan keterlambatan
dalam proses retensi rekam medis.

Keterlambatan retensi memiliki dampak terhadap rumah sakit. Terjadi

penumpukan dokumen rekam medis di rak penyimpanan karena tidak seimbangnya
pertambahan dokumen rekam medis baru dengan dokumen rekam medis yang
diretensi. Penumpukan dokumen rekam medis dapat menyebabkan rak penyimpanan
terlihat tidak rapi dan kemungkinan kesalahan letak dokumen rekam medis (misfile)
dapat terjadi. Selain itu kegiatan penilaian nilai guna rekam medis menjadi tergangggu
sehingga menghambat kegiatan pendaftran pasien diloket dan menghambat
pemusnahan dokumen rekam medis.

B. Maksud dan Tujuan

1. Maksud
Maksud pelaksanaan orientasi:

a. Pengenalan tugas dan fungsi ASN

b. Pengenalan nilai dan etika pada instansi pemerintah
2. Tujuan
Tujuan pelaksanaan orientasi:

8
 a. Peserta mampu memahami program orientasi dan mengenal nilai dan etika
instansi pemerintah
b. Peserta mampu mengimplementasikan hasil orientasi

C. Waktu dan Tempat

1. Waktu
Waktu pelaksanaan orientasi PPPK dari tanggal 10 Juli 2023 – 18 Juli 2023
2. Tempat
Tempat pelaksanaan orientasi PPPK di UPTD Puskesmas Suruh

9
 BAB II

NILAI DAN ETIKA PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG

A. Visi dan Misi

1. Visi

“Bersatu, Berdaulat, Berkepribadian, Sejahtera dan Mandiri (BERDIKARI), Dengan

Semangat Gotong-royong Berdasarkan Pancasila dalam Bingkai Negara Kesatuan
Republik Indonesia yang Ber-bhinneka Tunggal Ika”.
Dengan penjabaran sebagai berikut :

a. Bersatu bersama sama saling menyatu tanpa memandang ciri Ras,Suku,

Agama danlain-lain, agar dapat mencapai tujuan bersama yaitu Kabupaten
Semarang yang BERDIKARI
b. Berdaulat perencanaan dan pelaksanaan pembangunan daerah yang
melibatkan partisipasi masyarakat.
c. Berkepribadian Masyarakat yang berkepribadian, dan mampu menghormati
dirinya sendiri dan masyarakat lainnya, serta dapat berkomunikasi dan
berdiplomasi dengan baik dengan masyarakat lainnya.
d. Sejahtera mampu mewujudkan kondisi masyarakat yang terpenuhi hak-hak
dasarnya baik aspek kesehatan, Pendidikan dan ekonomi yang ditandai
dengan meningkatnya angka Indeks Pembangunan Manusia yang didukung
dengan kebebasan kehidupan beragama dan bernegara.
e. Mandiri mampu mewujudkan kehidupan yang sejajar, sederajat serta saling
berinteraksi dengan daerah lain, dengan mengandalkan pada kemampuan dan
kekuatan sendiri.

2. MISI KABUPATEN SEMARANG

10
a. Meningkatkan kualitas SDM unggul yang beriman dan bertakwa kepada
Tuhan Yang Maha Esa berkepribadian serta menguasai ilmu pengetahuan
dan teknologi.
b. Meningkatkan kemandirian perekonomian daerah yang berbasis pada
industri, perta nian dan pariwisata (INTANPARI), perdagangan, jasa serta
sektor lain yang berwawasan lingkungan.
c. Meningkatkan pemerintahan yang baik, bersih, demokratis, dan bertanggung
jawab, didukung oleh aparatur yang kompeten dan professional.
d. Meningkatkan pemerataan pembangunan guna menunjang pengembangan
wilayah, penyediaan pelayanan dasar, dan pertumbuhan ekonomi daerah.
e. Meningkatkan kepastian hukum, penegakan HAM, mewujudkan kesetaraan
dan keadilan gender, serta perlindungan anak di semua bidang
pembangunan.
f. Meningkatkan pengelolaan sumber daya alam dan lingkungan hidup dengan
tetap menjaga kelestariannya.
g. Meningkatkan pemberdayaan pemuda, olahraga serta melestarikan seni dan
budaya lokal.

11
B. Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK)

Struktur organisasi Dinas Kesehatan Kabupaten Semarang di Perbup No.68 Tahun

2021 :

12
A. Manajemen Kepegawaian dan Penilaian Kinerja PPPK
1. Manajemen Kepegawaian PPPK
Manajemen Kepegawaian PPPK dilakukan berdasarkan sistem merit atau
perbandingan antara kualifikasi, kompetensi, dan kinerja. Manajemen
Kepegawaian PPPK meliputi penetapan kebutuhan, pengadaan, penilaian
kinerja, hak dan kewajiban, gaji dan tunjangan, pengembangan kompetensi,
pemberian penghargaan, disiplin, pemutusan hubungan perjanjian kerja, dan
perlindungan.
2. Penilaian Kinerja PPPK

Penilaian kinerja PPPK dilakukan dengan tujuan menjamin objektivitas prestasi

kerja yang sudah disepakati berdasarkan perjanjian kerja antara PPK dengan
pegawai yang bersangkutan. Penilaian kinerja PPPK dilakukan berdasarkan
perjanjian kerja di tingkat individu dan tingkat unit atau organisasi dengan
memperhatikan target, sasaran, hasil, manfaat yang dicapai, dan perilaku
pegawai.

Penilaian kinerja PPPK dilakukan secara objektif, terukur, akuntabel,

partisipatif, dan transparan. Penilaian kinerja PPPK berada di bawah
kewenangan Instansi Pemerintah masing-masing.

Penilaian kinerja PPPK didelegasikan secara berjenjang kepada atasan

langsung dari PPPK. Penilaian kinerja PPPK dapat mempertimbangkan
pendapat rekan kerja setingkat dan bawahannya. Hasil penilaian kinerja PPPK
disampaikan kepada tim penilai kinerja PPPK. Hasil penilaian kinerja PPPK
dimanfaatkan untuk menjamin objektivitas perpanjangan perjanjian kerja,
pemberian tunjangan, dan pengembangan kompetensi. PPPK yang dinilai oleh
atasan dan tim penilai kinerja PPPK tidak mencapai target kinerja yang telah
disepakati dalam perjanjian kerja diberhentikan dari PPPK.

13
 BAB III
NILAI DAN ETIKA ORGANISASI PERANGKAT DAERAH (OPD)

A. Rencana Strategis (RenStra) Puskesmas Suruh Kabupaten Semarang

1. VISI MISI OPD

a) VISI

“Prima dalam pelayanan untuk mewujudkan masyarakat wilayah kerja

Puskesmas Suruh sehat mandiri”.

b) MISI
1. Meningkatkan mutu dan jangkauan pelayanan.
2. Melaksanakan penanggulangan masalah kesehatan.
3. Meningkatkan kemandirian masyarakat untuk hidup sehat.
4. Meningkatkan sistem manajeman puskesmas.

2. TUJUAN
Tujuan pembangunan kesehatan yang diselenggarakan oleh
Puskesmas Suruh secara umum adalah mendukung tercapainya tujuan
pembangunan kesehatan nasional yakni meningkatkan kesadaran, kemauan
dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang yang bertempat tinggal di
wilayah kerja Puskesmas agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi -
tingginya. Adapun tujuan khususnya adalah :

a. Menurunkan angka kesakitan dan kematian penyakit serta mencegah

meluasnya kejadian luar biasa ( KLB ).
b. Mengendalikan penyebaran penyakit menular melalui peningkatan
kegiatan surveilans.
c. Mengendalikan penyakit tidak menular dan masalah kesehatan lain
di masyarakat melalui peningkatan kegiatan promotif dan
memberdayakan pelayanan klinik konsultasi.
d. Meningkatkan kualitas kesehatan lingkungan.

14
 e. Meningkatkan kesadaran masyarakat untuk berperilaku hidup bersih
dan sehat serta kemandirian individu, keluarga dan masyarakat
di bidang kesehatan.
f. Meningkatkan kelembagaan peran serta masyarakat dalam
pembangunan kesehatan.
g. Meningkatkan mutu dan pemerataan pelayanan kesehatan.
h. Meningkatkan sarana dan prasarana Puskesmas dan jaringannya.
i. Meningkatkan kualitas tenaga yang ada di Puskemas baik tenaga
kesehatan maupun tenaga lainnya.
j. Meningkatkan kesehatan anak sekolah dan remaja.
k. Meningkatkan kesehatan ibu dan anak.
l. Melaksanakan upaya kesehatan gigi masyarakat.
m. Meningkatkan status gizi pada bayi dan balita dengan meningkatkan
cakupan kunjungan posyandu.
n. Meningkatkan sistem manajemen pengelolaan obat dalam rangka
pemenuhan ketersediaan, mutu, jenis, jumlah obat dan perbekalan
kesehatan.
o. Melaksanakan pengobatan rasional di sarana kesehatan
p. Meningkatkan cakupan imunisasi pada bayi dan anak sekolah agar dapat
terbentuk kekebalan terhadap penyakit yang dapat dicegah
dengan imunisasi (PD3I).
q. Mengembangkan sistem informasi kesehatan yang cepat, tepat dan akurat
sehingga tersedia data kesehatan di wilayah kerja Puskesmas.

3. SASARAN
Sasaran merupakan penjabaran dari tujuan secara terukur yang
akan dicapai atau dihasilkan oleh Puskesmas Suruh dalam jangka waktu dua
tahun terakhir. Sasaran merupakan bagian integral dalam proses perencanaan
strategis. Sasaran harus bersifat spesifik, dapat dinilai, diukur dan menantang
namun dapat dicapai. Berdasarkan hal tersebut diatas, Pukesmas Suruh
Kabupaten Semarang menetapkan sasaran sebagai berikut:

15
 a. Menurunnya angka kesakitan dan kematian akibat penyakit serta KLB.
b. Terciptanya lingkungan hidup yang sehat
c. Terciptanya kemandirian masyarakat untuk berperilaku hidup sehat
dalam rangka mengatasi masalah kesehatan.
d. Terwujudnya peningkatan gizi masyarakat.
e. Terwujudnya manajemen pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan
yang baik.
f. Terwujudnya peningkatan akses masyarakat terhadap pelayanan
kesehatan yang bermutu, merata terutama permasalahan kesehatan pada
masyarakat miskin dan masyarakat rentan.
g. Terwujudnya peningkatan kualitas dan kuantitas sumber daya kesehatan
di Puskesmas melalui pengembangan dan implementasi regulasi
dan pengembangan profesionalisme.
h. Terwujudnya sistem informasi kesehatan yang terpadu dan akurat untuk
pemanfaatan pengambilan keputusan.
i. Meningkatnya cakupan jaminan pemeliharaan kesehatan masyarakat
khususnya bagi masyarakat miskin dan rentan melalui JKN dan
Jamkesda.
j. Terwujudnya pelayanan kesehatan berbasis kinerja .

4. STRATEGI
Untuk mewujudkan visi, misi, tujuan dan sasaran maka strategi yang
akan dilaksanakan pada priode 2015 – 2020 adalah sebagai berikut :

a. Mengembangkan surveilans penyakit dan masalah kesehatan berbasis

masyarakat.
b. Meningkatkan peran serta masyarakat, kesadaran masyarakat, desa siaga
dan peningkatan KIE (komunikasi, informasi dan edukasi) dalam
pencegahan dan penanggulangan penyakit dan Kejadian Luar Biasa
(KLB) dan perilaku hidup bersih dan sehat.
c. Pengembangan pengelolaan air minum / bersih , pembuangan air limbah,
jamban keluarga dan pembuangan sampah dengan pendekatan berbasis

16
 masyarakat dan penerapan teknologi tepat guna.
d. Meningkatkan penanggulangan masalah gizi melalui pemberian makanan
tambahan dan suplemen ( vitamin ) dan peningkatan keluarga sadar gizi.
e. Meningkatkan pembinaan terhadap penggunaan obat yang rasional di
lingkup pelayanan Puskesmas.
f. Memenuhi kebutuhan sarana, prasarana termasuk sumber daya manusia ,
obat- obatan dan perbekalan kesehatan di pelayanan kesehatan.
g. Meningkatkan manajemen Puskesmas
h. Meningkatkan dan mengembangkan upaya kesehatan masyarakat
esensial maupun pengembangan.
i. Menerapkan upaya pelayanan kesehatan kepada masyarakat sesuai
dengan prosedur yang telah disusun.
j. Mengembangkan sistem informasi kesehatan yang lengkap, akurat
sebagai dasar pengambilan keputusan.
k. Meningkatkan koordinasi lintas sektor dalam pengembangan dan
pelaksanaan upaya kesehatan Puskesmas.

17
 B. SOTK OPD
Struktur Organisasi Puskesmas Suruh

18
C. Manajemen Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi) PPPK di Puskesmas Suruh

1. Melakukan wawancara untuk mengisi identitas pribadi data sosial pasien

rawat jalan
2. Mengisi buku registrasi pendaftaran pasien rawat jalan
1. Membuat dan memutakhirkan indeks utama pasien rawat jalan
2. Membuat, menyimpan dan memutakhirkan kartu kendali
3. Mencatat buku ekspedisi
4. Mendistribusikan rekam medis ke unit terkait
5. Menerima rekam medis
6. Menyeleksi rekam medis incomplete
7. Mensortir rekam medis rawat jalan
8. Menseleksi rekam medis yg akan disusutkan dalam rangka proses retensi
9. Membuat daftar pertelaan rekam medis yang akan disusutkan
10. Menyimpan rekam medis rawat jalan inaktif yang bernilai guna dengan
media tertentu
11. Menyimpan rekam medis rawat jalan dan menjaga agar aman, rahasia, tidak
dapat diakses oleh orang yang tidak berkepentingan
12. Mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan sebagai dasar pengambilan
keputusan internal maupun eksternal
13. Mengidentifikasi kebutuhan formulir dalam penyusunan SIM rekam medis
manual berbasis kertas
14. Mengidentifikasi kebutuhan isi dan data dalam formulir dalam penyusunan
SIM rekam medis manual berbasis kertas

19
 BAB IV
RENCANA KERJA PPPK

A. Rencana Kerja Jangka Pendek

Unit Kerja : UPTD Puskesmas Suruh

Jabatan :
Terampil-Perekam Medis
Masa kerja : Tahun 2023 s/d 2027

Menerapkan upaya pelayanan kesehatan kepada

Tujun Instansi/Unit Kerja Mandiri
Rencana Hasil kerjaPimpinan
(kepala Dinas/unit Kerja mandiri)
:
masyarakat sesuai dengan prosedur yang telah
disusun ( Renstra UPTD Puskesmas Suruh).
Mewujudkan target kinerja yang seharusnya
sesuai lampiran perjanjian kinerja dengan Bupati
Kab. Semarang, dalam rangka mencapai target
kinerja jangka menengah seperti telah ditetapkan
dalam dokumen perencanaan (Perjanjian Kinerja
Tahun 2022).

Unit Kerja : Puskesmas Suruh

1. Penumpukan DRM in aktif dirak Filling pada Unit Rawat

Identifikasi Isu Jalan di UPTD Puskesmas Suruh

: 2. Belum terdapatnya Tracer (Pengganti Dokumen) pada

rak filling rekam medis

3. Belum Teraturnya waktu Pengembalian dokumen rekam

medis setelah selesai pelayanan
Isu yang Diangkat Penumpukan DRM Inaktif dirak filing Rawat Jalan UPTD
: Puskesmas Suruh

Gagasan yang Diangkat Upaya pelaksanaan Penyusutan dan Pemusnahan DRM In

: Aktif Rawat Jalan di UPTD Puskesmas Suruh

20
Tahun No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Kegiatan Penerapan Nilai-nilai
Kontra Dan Tahapan Berakhlak
k Ke
…..
Tahun ke 1. Melaksanakan a. Berkomunikasi dengan a. Retensi pedoman tentang Kegiatan pencarian pedoman
1 Konsultasi dengan mentor dan petugas untuk SOP retensi DRM SOP yang berkaitan dengan SOP

mentor dan petugas berkonsultasi tentang SOP b.Referensi tambahan yang retensi DRM dilakukan dengan

yang akan dibuat berkaitan retensi DRM tujuan agar terciptanya nilai
terkait pembuatan
akuntabilitas dimana pedoman
SOP rancangan
yang diperoleh dapat digunakan
Aktualisasi
sebagai acuan dalam penyusutan
panduan yang terintegrasi untuk
menghasilkan SOP yang
berkomitmen untuk memberikan
pelayananan publik yang prima

2 Perencanaan sarana Berkoordinasi dengn PJ UKP

a.Terrencananya pengadaan
Dan prasarana
sarana dan prasarana
pendukung
pendukung Penyusutan dan
Penyusutan dan
pemusnahan Dokumen Rekam
a.Tersedianya sarana dan
dapat mewujudkan Visi
prasarana Penyusutan
UPTD Puskesmas Suruh
dan pemusnahan
yaitu “Prima dalam
Dokumen Rekam Medis
pelayanan untuk

21
 pemusnahan mewujudkan masyarakat
Medis
Dokumen Rekam wilayah kerja UPTD.
Medis Puskesmas Suruh Sehat
Mandiri”. Selain itu juga
perwujudan dari Misi UPTD
Puskesmas Suruh yaitu
“Untuk mewujudkan misi
tersebut ada 4 misi yang
diemban oleh seluruh jajaran
petugas UPTD Puskesmas
Suruh” Kegiatan konsultasi
dengan PJ UKP yang
dilakukan dengan sopan,
ramah dan disiplin dapat
menguatkan nilai organisasi
yang ada di UPTD
Puskesmas Suruh yaitu
Ramah dan Akurat

Tahun ke

22
 2 a) Format SOP retensi Rm
a. mencari format SOP rekam
2. Membuat SOP
Medis
retensi di UPTD
b. melakukan telaah terhadap
Puskesmas Suruh
pedoaman atau aturan –
aturan yang berlaku tentang
retensi rekam medis
c. Menyusun / membuat SOP
retensi RM
b)Pemahaman tentang Panduan SOP retensi RM
pedoman atau aturan – yang transparan dan
terintegrasi serta dengan
aturan yang berkaitan
SOP yang dibuat akan
dengan retensi
membuat pelayanan publik
c) SOP retensi RM
yan sesuai dengan aturan
(etika publik) dan
akuntabilitas pegawai
terjaga

Tahun ke 1. Melaksanakan a. Kesepakatan dengan SOP yang di sah kan oleh

a. Berkomunikasi dengan
3 konsultasi dengan pimpinan tentang SOP pimpinan dihasilkan dapat
pimpinan untuk mereview
mentor dan petugas yang telah dibuat dijamin kebenarannya sesuai
SOP yang telah dibuat
terkait mengenai dengan aturan yang berlaku
rancangan aktualisasi (etika publik) serta SOP
tersebut dapat digunakan
sebagai standart dalam
retensi RM
Melakukan koordinasi a. Surat Undangan pihak – Untuk mencapai suatu
dengan petugas Rm a. Mengundang pihak pihak

23
2. lainnya terkait
yang berkaitan dengan
SOP retensi RM
b. Materi rapat yang akan
b. Mempersiapkan bahan
materi dan pelaksanaan c. Pemahaman petugas
untuk rapat
c. Menyampaikan tugas
yang berkaitan dengan
retensi RM
d. Menetapkan alur untuk
pelaksanaan retensi DRM
yang berdasarkan
panduan yang telah
disusun dan disah kan
pimpinan
1. Melaksanakan uji
coba SOP a. Berkoordinasi dengan a.
koordinator unit terkait
24
mufakat maka dilakukan
pihak terkait
musyawarah yan sesuai
denan nilai – nilai
dibicarakan
Nasionalisme dimana forum
akan menerima dan saling
tentang masing- masing
menghargai semua pendapat
pihak terkait tentang
dan masukan masing –
retensi RM
masing koordinator untuk
mencapai satu tujuan
bersama yaitu alur pelayanan
prima, dimana forum akan
menerapkan nila etika
publik dan akuntabilitas
masing – masing koordinator
dengan komitmen mutu
bersama
Kesepakatan dengan
Dengan uji coba akan
koordinator unit
diketahui hasil pelayanan
 perihal pelaporan data
Tahun ke bahwa akan dilaksanakan
4 b.
uji coba pelaksanaan SOP
b. Menerapkan SOP yang
telah dibuat
Melakukan pengawasan
terhadap penerapan SOP
2. Melakukan evaluasi
SOP
melakukan evaluasi terhadap
uji SOP yang telah dibuat
25
yan disesuaikan dengan
tentang uji coba
pelayanan beretika publik
Penerapan SOP yang
dan sesuai akuntabilitas
telah dibuat
masing masing pegawai yang
c. Catatan penerapan uji saling berkaitan satu sama
coba SOP lain, saling membutuhkan
untuk mencapai tujuan
bersama (nasionalisme)
Laporan evaluasi uji coba Jika uji coba dilakukan dan
SOP yang telah dibuat hasil yan diperoleh sesuai
dengan yang diharapkan
maka SOP sudah dapat
digunakan untuk proses
pelaporan data puskesmas
yang bertujuan untuk
memberikan pelayanan
publik yang prima dan
berkomitmen mutu yang
sesuai
Tahun ke 1 Pelaksanaan Tersedianya DRM inaktif Mencapai tujuan bersama
5 retensi/pemilahan yaitu retensi dan
DRM dari aktif menjadi pemusnahan RM pada

inaktif berdasarkan waktunya (anti korupsi)

tahun terakhir pasien

berkunjung

26
 BAB V

PENUTUP

A. KESIMPULAN
Berdasakan tahapan pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan dokumen rekam
medis inaktif dipuskesmas Suruh belum efektif dikarenakan

1. Sudah mempunyai SOP penyusutan rekam medis inaktif, yaitu SOP retensi dan

pemusnahan rekam medis inaktif

2. Pelaksanaan pemindahan rekam medis inaktif belum berjalan dengan baik. Karena
di Puskesmas Suruh belum mempunyai ruangan khusus rekam medis inaktif yang akan

disusutkan, sehingga berkas rekam medis masih disimpan ditempat berkas rekam medis
aktif.

3. Kendala dalam penyusutan berkas RM adalah waktu dan petugas khusus yang
melaksanakan

penyusutan berkas RM

B. MANFAAT

1. Bagi Penulis
Kegiatan ini akan berlanjut sampai seterusnya dalam mengaplikasikan nilai-nilai
BERAKHLAK (Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal,
Adaptif dan Kolaboratif) dalam pekerjaan sehari – hari.
2. Bagi Instansi Kerja
1. Mengurangi jumlah dokumen rekam medis yang semakin bertambah dirak
penyimpanan/filing puskesmas suruh

2. Menghindari penumpukan berkas rekam medis karena kurangnya rak

penyimpanan berkas rekam medis pasien baru, selain itu menghindari kerusakan

pada berkas rekam medis.

3. Menghindari terjadinya misfile/salah letak pada saat penyimpanan kembali DRM

27
 Ke rak filing

4. Bagi Masyarakat
1. Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan khususnya dibidang rekam medis
kepada masyarakat supaya pelayanan di Puskesmas Suruh berjalan dengan baik.
C. SARAN

Dengan adanya Kebijakan penyusutan rekam medis inaktif diharapkan Untuk sarana
pelayanan kesehatan terutama di puskesmas suruh yang masih menggunakan berkas
rekam medis (belum menerapkan rekam medis elektronik) agar melaksanakan retensi
berkas rekam medis secara terjadwal untuk menghindari penumpukan berkas rekam
medis, karena kurangnya rak penyimpanan berkas rekam medis untuk pasien baru,
supaya tidak terjadi kerusakan pada berkas rekam medis di Puskesmas Suruh.

28
29
30