KARYA TULIS ILMIAH

LITERATURE REVIEW
ANALISIS MANAJEMEN PENGELOLAAN SISTEM
REKAM MEDIS DI PUSKESMAS

RISDAHLILA NOHO LATARISA

NIM. 17.03.035

YAYASAN PERAWAT SULAWESI SELATAN

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN PANAKKUKANG MAKASSAR
PROGRAM STUDI D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
MAKASSAR 2020
 KARYA TULIS ILMIAH
LITERATURE REVIEW
ANALISIS MANAJEMEN PENGELOLAAN SISTEM
REKAM MEDIS DI PUSKESMAS

Diajukan sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan

Program Studi Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Disusun dan diajukan oleh

RISDAHLILA NOHO LATARISA

NIM. 17.03.035

PROGRAM STUDI D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

STIKES PANAKKUKANG MAKASSAR

2020

ii
 KARYA TULIS ILMIAH
LITERATURE REVIEW
ANALISIS MANAJEMEN PENGELOLAAN SISTEM
REKAM MEDIS DI PUSKESMAS

Disusun dan diajukan oleh :

RISDAHLILA NOHO LATARISA

NIM. 17.03.035

Menyetujui

Tim Pembimbing

Pembimbing I Pembimbing II

Ns.Muh Yusuf Tahir, S.Kep,M.Kes,M.Kep Syamsuddin, A.Md.PK.SKM. M.Kes

NIK. 093.152.02.03.050 NIK. 093.152.01.04.026

Ketua Program Studi D3 Rekam

Medis dan Informasi Kesehatan

Syamsuddin, A.Md.PK.SKM. M.Kes

NIK. 093.152.02.04.026

iii
 KARYA TULIS ILMIAH
LITERATURE REVIEW
ANALISIS MANAJEMEN PENGELOLAAN SISTEM
REKAM MEDIS DI PUSKESMAS

Disusun dan diajukan oleh :

RISDAHLILA NOHO LATARISA

NIM. 17.03.035

Telah dipertahankan di depan Tim Penguji pada tanggal 12 November 2020

dan dinyatakan telah memenuhi syarat

Menyetujui

Tim Pembimbing

Pembimbing I Pembimbing II

Ns. Muh Yusuf Tahir, S.Kep,M.Kes,M.Kep Syamsuddin, A.Md.PK.,SKM.,M.Kes

NIK. 093.152.02.03.050 NIK. 093.152.01.04.026

Ketua STIKES Panakkukang Ketua Program Studi D3 Rekam Medis

Makassar dan Informasi Kesehatan

Dr. Ns. Makkasau, M.Kes.,M.EDM Syamsuddin, A.Md.PK., SKM., M.Kes

NIK. 093.152.02.03.021 NIK. 093.152.01.04.026

iv
 PENGESAHAN TIM PENGUJI

Karya Tulis Ilmiah ini telah dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan STIKES

Panakkukang Makassar, pada tanggal 12 November 2020.

Makassar, 12 November 2020

Tim Penguji:

Penguji I : Ns. Muh. Yusuf Tahir, S.Kep, M.Kes.,M.Kep (……………………….)

Penguji II : Syamsuddin, A.Md.PK. SKM. M.Kes (………………………..)

Penguji III : Arief Azhari Ilyas, SSt, M.Kes (………………………..)

v
 SURAT PERNYATAAN KARYA TULIS ILMIAH

Yang bertandatangan di bawah ini:

Nama : RISDAHLILA NOHO LATARISA

NIM : 17.03.035

Menyatakan dengan sebenarnya bahwa judul karya tulis ilmiah ini sebagai berikut:

Literature Review Analisis Manajemen Pengelolaan Sistem Rekam Medis Di

Puskesmas.

Merupakan karya tulis ilmiah yang saya buat sendiri dan bukan merupakan bagian

dari karya tulis orang lain. Bilamana ternyata pernyataan ini tidak benar, saya

sanggup menerima sanksi akademik yang ditetapkan oleh STIKES Panakkukang

Makassar.

Makassar, 12 November 2020

Mengetahui Yang membuat pernyataan

Ketua Prodi D3 RMIK Materai

Rp.6000

Syamsuddin, A.Md.PK. SKM. M.Kes RISDAHLILA N LATARISA

NIK. 093.152.02.04.025 Rp 6.000
NIM. 17.03.035

vi
 PRAKATA

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Puji syukur yang sebesar-besarnya penulis panjatkan kehadirat Allah SWT
atas segala rahmat dan ridhonya, serta izin dan petunjuk-Nyalah sehingga penulis
dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah (KTI) dan rancangan penelitian yang
berjudul “Literature Review Analisis Manajemen Pengelolaan Sistem Rekam
Medis Di Puskesmas”. Berbagai hambatan dan kesulitan ditemui oleh penulis dalam
proses penyusunan karya tulis ilmiah ini, namun berkat usaha dan kerja keras serta
bimbingan dan arahan dari berbagai pihak pada akhirnya karya tulis ilmiah ini dapat
diselesaikan.
Penulis menyadari akan keterbatasan dan kekurangan dalam penulisan ini,
namun dengan segala kerendahan hati penulis sampaikan bahwa inilah hasil yang
penulis dapat persembahkan sebagai wujud dari kemampuan penulis miliki.
Keberhasilan karya tulis ilmiah ini, tidak terlepas dari dukungan orang-
orang terkasih. Untuk itu penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih terutama
kedua orang tua, untuk ibunda (Gamar Ubrusun) ayahanda (Noho Latarisa) dan
nenek tersayang (Mujuna. R) serta adinda (Risnahdila Latarisa) yang selalu
memberikan motivasi, dukungan serta doa yang tiada henti, saudara-saudariku
tercinta yang selalu mendukung penulis hingga akhirnya bisa menyelesaikan karya
tulis ilmiah ini. Tak lupa pula penulis mengucapkan terima kasih terkhusus kepada
Bapak Ns. Muh. Yusuf Tahir, S.Kep, M.Kes., M.Kep selaku pembimbing I dan
Bapak Syamsuddin, A.Md.PK, SKM, M.Kes selaku pembimbing II yang selama ini
banyak sekali membantu dan mengarahkan penulis.

vii
 Atas segala kerendahan hati dan kebaikan, pada kesempatan ini penulis juga

menyampaikan terima kasih kepada yang terhormat:

1. Bapak H. Sumardin Makka, SKM, M.Kes Selaku Ketua Yayasan Perawat

Sulawesi Selatan.

2. Bapak Dr. Ns. Makkasau, M.Kes M.EDN Selaku Ketua STIKES Panakkukang

Makassar.

3. Bapak Syamsuddin, A.Md.PK, SKM, M.Kes Selaku Ketua Prodi D3 Rekam

Medis dan Informasi Kesehatan.

4. Bapak Ruslan Agussalim, S.Kom, M.Kom Selaku Pembimbing Akademik di

STIKES Panakkukang Makassar

5. Bapak Arief Azhari Ilyas, SSt, M.Kes Selaku Dosen Penguji yang telah

memberikan ilmu, koreksi dan arahan kepada penulis.

6. Seluruh staf dan dosen D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes

Panakkukang Makassar yang telah memberikan bimbingan dan arahan kepada

penulis selama menjalani proses pendidikan.

7. Desrianti, Fitria Anjani, Alexia Paulina Bara, Kamilen, Wa Ode Sismawati, Sri

Wahyuni S, Chairunnisa Abd Rasyid, Indriyani Ademus, Yuwelni Ari Miska,

Zulasmiwati kalian adalah teman sekaligus keluarga terbaik yang akan selalu

memberikan motivasi dan dukungan.

8. Semua teman-teman yang berada di dalam maupun diluar lingkungan kampus

STIKES Panakkukang Makassar yang telah memberikan semangat serta

dukungan.

viii
 Akhirnya penulis menyadari dalam penyusunan karya tulis ilmiah ini masih

jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu dengan penuh kerendahan hati penulis

sangat mengharapkan kritikan dan saran dari pembaca yang sifatnya membangun

demi kesempurnaan karya tulis ilmiah ini.

Penulis berharap karya tulis ilmiah ini dapat bermanfaat sebagai bahan

acuan dalam pembelajaran dan juga para pembaca khususnya bagi penulis sendiri

serta adik-adik angkatan dimasa yang akan datang.

Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Makassar, 12 Oktober 2020

Risdahlila Noho Latarisa

ix
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL............................................................................................. i

PENGAJUAN JUDUL ......................................................................................... ii

PENGESAHAN UJIAN KARYA TULIS ILMIAH ............................................ iii

PENGESAHAN KARYA TULIS ILMIAH ......................................................... iv

PENGESAHAN TIM PENGUJI .......................................................................... v

PERNYATAAN .................................................................................................... vi

PRAKATA ............................................................................................................ vii

DAFTAR ISI ......................................................................................................... x

DAFTAR TABEL ................................................................................................. xii

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ xiii

DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... xiv

ABSTRAK DAN KATA KUNCI (KEYWORDS) .............................................. xv

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang............................................................................... 1

B. Rumusan Masalah ......................................................................... 5

C. Tujuan Penelitian ........................................................................... 5

D. Manfaat Penulisan ......................................................................... 6

BAB II TINJAUAN TEORI DAN KERANGKA KONSEP

A. Kajian Pustaka Tentang Rekam Medis ......................................... 7

B. Kajian Penyelenggaraan Sistem Identifikasi Pasien...................... 10

C. Kajian Sistem Pengolahan Data Rekam Medis ............................. 13

x
BAB III METODE PENELITIAN

A. Desain Penelitian ........................................................................... 23

B. Pencarian Literature

1. Kata Kunci (Keywords) ........................................................... 23

2. Database Pencarian Literature (Journal Database) ................ 24

3. Strategi Pencarian .................................................................... 25

C. Kriterian Inklusi Dan Eksklusi ...................................................... 25

D. Sintesis Hasil Literature

1. Hasil pencarian Literature ....................................................... 26

2. Daftar Artikel Yang Memenuhi Kriteria ................................. 28

E. Ekstrasi Data .................................................................................. 29

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Hasil ............................................................................................... 31

B. Pembahasan ................................................................................... 37

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan .................................................................................... 49

B. Saran .............................................................................................. 50

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

xi
 DAFTAR TABEL

Tabel 1 : Strategi Pencarian Literature…….. ............................................ 25

Tabel 2 : Kriteria Inklusi dan Eksklusi……............................................... 26

Tabel 3 : Hasil Ekstrasi Data Literature Review…….. .............................. 29

Tabel 4 : Karakteristik Data Literature Review…….................................. 32

xii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Diagram Flow Penyeleksian Hasil Pencarian Literature ................ 27

xiii
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : Lembar Konsul Kegiatan Penyusunan Proposal

Lampiran 2 : Lembar Konsul Kegiatan Penyusunan Karya Tulis Ilmiah

Lampiran 3 : Jurnal Analisis Pelaksanaan Pengelolaan Rekam Medis Di

Puskesmas Muara Madras Kecamatan Jangkat Provinsi Jambi

Lampiran 4 : Jurnal Pengelolaan Rekam Medis Di Puskesmas Ketabang Kota

Surabaya

Lampiran 5 : Jurnal Sistem Pengelolaan Rekam Medis Di Puskesmas Tamalate

Makassar

Lampiran 6 : Jurnal Sentralisasi Pengelolaan Rekam Medis Di Puskesmas Binaan

Mijen Kota Semarang

Lampiran 7 : Jurnal Sistem Manajemen Rekam Medis Di Puskesmas Terakreditasi

Madya dan Terakreditasi Dasar Kota Manado

Lampiran 8 : Daftar Riwayat Hidup

xiv
 ABSTRAK

Risdahlila Noho Latarisa, Nim 1703035, LITERATURE REVIEW ANALISIS MANAJEMEN

PENGELOLAAN SISTEM REKAM MEDIS DI PUSKESMAS.

Pembimbing: Muh Yusuf Tahir dan Syamsuddin (xvi + 52 Halaman + 4 Tabel + 1 Gambar + 8
Lampiran)

Latar belakang: Sistem pengelolaan rekam medis pada tingkat puskesmas pada dasarnya sama dengan
pengelolaan rekam medis rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang
baik dan benar, tertib administrasi tempat pelayanan kesehatan tidak akan berhasil sebagaimana yang
diharapkan, sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan dalam upaya
pelayanan kesehatan yang bermutu. Tujuan: Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui manajemen
pengelolaan sistem rekam medis di puskesmas. Metode: Penelitian ini adalah literature review
dengan menggunakan metode traditional review untuk mencari, mengevaluasi dan
menginterpretasikan referensi teori yang relefan mengenai manajemen pengelolaan sistem rekam
medis di puskesmas. Hasil: Sistem penomoran yang digunakan di puskesmas adalah Unit Numbering
System, sistem penamaan rekam medis menggunakan sistem penamaan langsung, sistem penyimpanan
dokumen rekam medis di puskesmas secara sentralisasi, sistem penjajaran dokumen rekam medis di
puskesmas yaitu dengan sistem penjajaran nomor langsung dan penjajaran perwilayah/sesuai abjad,
kegiatan assembling belum dilaksanakan dengan baik karena belum ada standar operasional prosedur
untuk pelaksanaannya. Pelaksanaan pengkodean di puskesmas tidak memakai buku ICD-10 sebagai
pedoman pemberian kode penyakit, puskesmas tidak memiliki jadwal retensi tetap sehingga retensi
dan pemusnahan dokumen rekam medis di puskesmas belum dilaksanakan. Kesimpulan: Sistem
penomoran dan penamaan yang diselenggarakan di puskesmas sudah sesuai, untuk pelaksanaan sistem
pengolahan data rekam medis di puskesmas belum berjalan optimal.

Kata kunci: pengelolaan sistem rekam medis

xv
 ABSTRACT

Risdahlila Noho Latarisa, Nim 1703035, LITERATUR REVIEW MANAGEMENT ANALYSIS

OF MEDICAL RECORD MANAGEMENT SYSTEM IN PUSKESMAS.

Advisors: Muh Yusuf Tahir and Syamsuddin (xvi + 52 Pages + 4 Tables + 1 Pictures + 8
Attachments)

Background: The medical record management system at the puskesmas level is basically the same as
the hospital medical record management. Without the support of a good and correct medical record
management system, orderly administration of the place for health services will not succeed as
expected, while orderly administration is one of the determining factors in an effort to provide quality
health services. Purpose: This study aims to determine the management of the medical record system
in health centers. Methods: This study is a literature review using methods traditional review to seek,
identify, evaluate and interpret theoretical references relevant regarding management of medical
record systems in public health centers. Result: The numbering system used in the health center is the
Unit Numbering System, the medical record naming system uses a direct naming system, a centralized
medical record document storage system at the health center, a medical record document alignment
system at the health center, namely a direct number alignment system and alignment system per
regionarea. according to alphabetical order,activities assembling have not been carried out properly
because there is no standard operating procedure for its implementation. The coding implementation
at the puskesmas did not use the ICD-10 book as a guideline for providing disease codes, the
puskesmas did not have a fixed retention schedule so that the retention and destruction of medical
record documents at the puskesmas had not been implemented. Conclusion: The numbering and
naming system implemented at the puskesmas are appropriate, for the implementation of the medical
record data processing system at the puskesmas has not been optimal.

Keywords: medical record system management

xvi
 1

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pelayanan kesehatan adalah setiap upaya yang diselenggarakan atau

secara bersama-sama dalam suatu organisasi untuk memelihara dan meningkatkan

kesehatan, mencegah dan menyembuhkan penyakit serta memulihkan kesehatan

perorangan, keluarga, kelompok dan ataupun masyarakat (Depkes RI, 2009).

Dalam kegiatan pelayanan kesehatan dapat diperoleh mulai dari tingkat

puskesmas, rumah sakit umum/swasta, klinik dan institusi pelayanan kesehatan

lainnya diharapkan kontribusinya agar lebih optimal dan maksimal.

Peraturan menteri kesehatan republik indonesia nomor 43 tahun 2019

pasal 1 menjelaskan bahwa pusat kesehatan masyarakat atau disebut puskesmas

merupakan fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya

kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan

lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif di wilayah kerjanya.

Dengan semakin berkembangnya dunia kesehatan di Indonesia, rekam

medis mempunyai peranan penting dalam menunjang pelaksanaan Sistem

Kesehatan Nasional (SKN) (Muyasaroh, 2016: 1). Setiap dokter atau dokter gigi

dalam menjalankan praktik kedokteran wajib membuat rekam medis. Dengan

pelaksanaan rekam medis yang baik, tentunya akan menunjang terselenggaranya

upaya peningkatan pelayanan kepada masyarakat.

1
 2

Berdasarkan Permenkes RI Nomor 269/MENKES/PER/III/2008, rekam

medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas

pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan

kepada pasien pada fasilitas pelayanan kesehatan. Sarana pelayanan kesehatan

wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam

medis. Pada dasarnya dokumen rekam medis adalah milik sarana pelayanan

kesehatan dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan bertanggung jawab atas

hilang, rusak, pemalsuan dan/atau penggunaan oleh orang atau badan yang tidak

berhak terhadap rekam medis sedangkan isi rekam medis adalah milik pasien.

Tujuan dibuatnya rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib

administrasi dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan di rumah

sakit/puskesmas/tempat pelayanan kesehatan lainya. Tanpa didukung suatu sistem

pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tertib administrasi tempat

pelayanan kesehatan tidak akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan

tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan dalam upaya

pelayanan kesehatan yang bermutu. Dalam medical record administration, bahwa

rekam medis yang baik pada umumnya menggambarkan asuhan medis yang baik,

sedangkan ketidaklengkapan rekam medis akan mencerminkan kurang baiknya

asuhan medis (Muyasaroh, 2016: 2). Untuk menciptakan pelayanan rekam medis

yang baik, maka diperlukan pengelolaan rekam medis yang baik yang sesuai

dengan prosedur dan pedoman.

 3

Sistem pengelolaan rekam medis pada tingkat puskesmas pada dasarnya

sama dengan pengelolaan rekam medis rumah sakit (Muyasaroh, 2016: 3).

Menurut pedoman penyelenggaraan rekam medis rumah sakit terbagi menjadi tiga

yaitu: pendaftaran, penyimpanan (filing) dan pengolahan data rekam medis. Di

dalam sistem pendaftaran ada sistem registrasi, sistem penomoran, sistem

penamaan dan sistem KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien). Selain itu dalam

pengolahan data terdapat berbagai kegiatan yaitu assembling (menata dan

merapikan urutan susunan formulir dokumen rekam medis), analysis (pemeriksaan

kelengkapan dokumen rekam medis), coding (pemberian kode), indexing

(tabulasi), (retensi dan pemusnahan) serta pelaporan rekam medis.

Berdasarkan observasi awal peneliti (Muyasaroh, 2016). Pengelolaan

rekam medis di puskesmas masih dilakukan secara manual mulai dari pelayanan

pendaftaran, pencarian dokumen rekam medis, pencatatan rekam medis sampai

dengan penyimpanan dokumen rekam medis, di sebutkan bahwa “kelemahan

penyimpanan dokumen rekam medis pasien secara manual adalah kemungkinan

terjadinya misfiled, redudansi data, unintegrated data, human error dan

terlambatnya informasi”. Pada tempat penyimpanan dokumen rekam medis di

puskesmas belum tertangani dengan baik. Terdapat dokumen rekam medis pasien

yang memiliki jumlah ganda, memiliki nomor rekam medis yang sama, dokumen

rekam medis pasien yang terselip di rak yang tidak sesuai dengan nomor

penyimpanan serta tidak di temukan dokumen rekam medis pasien di rak

penyimpanan salah satunya di sebabkan karena keterlambatan pengembalian

 4

dokumen rekam medis dari ruangan pemeriksaan selama beberapa hari hal ini tidak

sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) pengembalian rekam medis.

Disebutkan dalam SOP bahwa batas waktu pengembalian catatan medis pasien

adalah ≤24 jam terhitung setelah selesai memberikan pelayanan kepada pasien atau

setelah pasien di nyatakan pulang. Permasalahan tersebut juga mengakibatkan

petugas kesulitan dalam mencari rekam medis pasien, sehingga proses pelayanan

melebihi standar waktu yang telah ditentukan yaitu ≤10 menit. Jika dalam jangka

waktu ≥10 menit tidak ditemukan maka, pasien akan di buatkan formulir baru,

sehingga pelayanan klinis menjadi tidak berkesinambungan dan gambaran riwayat

penyakit pasien tidak akurat.

Pengelolaan rekam medis yang tidak dilakukan sesuai prosedur dan

pedoman dapat mengakibatkan hilangnya suatu informasi terhadap catatan rekam

medis. Masalah seperti ini dapat terjadi terhadap suatu fasilitas pelayanan

kesehatan yang tidak menjalankan sistem pengelolaan rekam medis dengan baik.

Setiap sarana pelayanan kesehatan memerlukan manajemen dalam mengelola

rekam medis agar kegiatan rekam medis berjalan dengan baik sehingga dapat

menghasilkan informasi yang lengkap dan akurat untuk menunjang kualitas

pelayanan di sarana pelayanan kesehatan. Sarana pelayanan kesehatan wajib

membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) mengenai rekam medis agar seluruh

kegiatan dapat dilakukan sesuai dengan kebijakan SOP yang telah dibuat.
 5

Berdasarkan uraian masalah yang dikemukakan diatas, maka penulis

tertarik untuk melakukan penelitian mengenai “LITERATURE REVIEW

ANALISIS MANAJEMEN PENGELOLAAN SISTEM REKAM MEDIS DI

PUSKESMAS”.

Sebagai alternatif solusi masalah dengan uraian penelitian menggunakan

format PICO yang mana P (problem) = Sistem pengelolaan rekam medis dan O

(Outcome) = Pelaksanaan.

B. Rumusan Masalah

Bagaimana manajemen pengelolaan sistem rekam medis di puskesmas?

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan umum

Adapun tujuan umum dalam literature review ini “Diketahui

manajemen pengelolaan sistem rekam medis di puskesmas”

2. Tujuan khusus

a. Diketahui penyelenggaraan sistem identifikasi pasien di puskesmas

b. Diketahui sistem pengolahan data rekam medis di puskesmas

 6

D. Manfaat Penulisan

1. Manfaat teoritis

a. Bagi institusi pendidikan, hasil Karya Tulis Ilmiah dengan Literature

Review ini diharapkan dapat ikut serta dalam menambah referensi

perpustakaan Sekola Tinggi Ilmu Kesehatan (STIKES) Panakkukang

Makassar dan sebagai acuan bagi peneliti selanjutnya

b. Bagi penulis, hasil Karya Tulis Ilmiah dengan Literature Review ini

diharapkan dapat menambah ilmu, wawasan dan pengalaman serta sebagai

sarana untuk menerapkan ilmu yang diperoleh selama kuliah dengan yang

ada di lapangan khususnya dalam manajemen pengelolaan sistem rekam

medis.

2. Manfaat praktis

a. Bagi institusi pelayanan kesehatan (Puskesmas), hasil Karya Tulis Ilmiah

dengan Literature Review ini diharapkan dapat menjadi bahan evaluasi dan

masukan bagi pihak puskesmas dalam kegiatan pengelolaan rekam medis.

b. Bagi tenaga perekam medis hasil Karya Tulis Ilmiah dengan Literature

Review ini dapat dijadikan masukan dalam upaya meningkatkan mutu

pelayanan.
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A. Kajian Pustaka Tentang Rekam Medis

1. Pengertian Rekam Medis

Catatan medis (Rekam Medis) merupakan keterangan baik yang

tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesa, penentuan fisik,

laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan prosedur klinis yang diberikan

kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan, maupun

yang mendapatkan pelayanan gawat darurat (Faida, 2018: 170).

2. Tujuan Rekam Medis

Tujuan dibuatnya rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya

tertib administrasi dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan di rumah

sakit/puskesmas/tempat pelayanan kesehatan lainya. Tanpa di dukung suatu

sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tertib administrasi

tempat pelayanan kesehatan tidak akan berhasil sebagaimana yang diharapkan.

Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan

dalam upaya pelayanan kesehatan yang bermutu.

3. Aspek dan Kegunaan Rekam Medis

Selain menunjang administrasi dalam rangka meningkatkan

pelayanan di instansi pelayanan kesehatan, dan sebagai dasar dalam

menetapkan diagnosa dan menetapkan tindakan, perawatan, pengobatan

7
 8

terhadap pasien, rekam medis mempunyai beberapa aspek kegunaan yang

dikenal dengan MALFRED (Mathar, 2018).

Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain:

a. Aspek medis (Medical)

Suatu rekam medis mempunyai nilai medik, karena catatan

tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan

pengobatan/perawatan yang harus di berikan kepada seorang pasien.

b. Aspek Administrasi (Administrative)

Suatu rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya

menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai

tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

c. Aspek hukum (Legal)

Suatu rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya

menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan

dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda

bukti untuk menegakan keadilan.

d. Aspek keuangan (Financial)

Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai uang karena isinya

menyangkut data dan informasi yang dapat digunakan dalam menghitung

biaya pengobatan/tindakan dan perawatan.

 9

e. Aspek penelitian (Research)

Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena

isinya menyangkut data/informasi yang dapat dipergunakan dalam

penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.

f. Aspek pendidikan (Education)

Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena

isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan/kronologis dan

kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut

dapat dipergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran di bidang profesi

kesehatan.

g. Aspek dokumentasi (Documentation)

Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai dokumentasi,

karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan

dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan sarana

pelayanan kesehatan.

Adapun kegunaan rekam medis secara umum yaitu:

a. Sebagai alat komunikasi antar dokter dengan tenaga ahli lainnya yang ikut

ambil bagian dalam memberikan pelayanan, pengobatan serta perawatan

terhadap pasien.

b. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang harus

diberikan kepada seorang pasien.

 10

c. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan

penyakit dan pengobatan selama pasien berkunjung atau dirawat di rumah

sakit.

d. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan evaluasi

terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.

e. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun dokter

dan tenaga kesehatan lainnya.

f. Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk keperluan

penelitian dan pendidikan.

g. Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan medis

pasien.

h. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan serta sebagai bahan

pertanggung jawaban dan pelaporan.

B. Kajian Penyelenggaraan Sistem Identifikasi Pasien

Saat penerimaan pasien di Tempat Penerimaan Pasien Rawat Inap

(TPPRI), Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) atau di Instalasi Gawat

Darurat (IGD) maka hal yang pertama dilakukan sebelum meregistrasi pasien

adalah mengidentifikasi pasien yang datang (Mathar, 2018: 5).

Identifikasi pasien adalah proses pencatatan data pasien dengan tujuan

untuk membedakan antara pasien satu dengan pasien yang lainya sehingga

memperlancar atau mempermudah dalam pemberian pelayanan kepada pasien.

Cara identifikasi pasien antara lain:

 11

1. Sistem Penamaan

Sistem penamaan pada dasarnya untuk memberikan identitas kepada

seorang pasien serta untuk membedakan antara pasien satu dengan pasien yang

lainya, sehingga mempermudah atau memperlancar didalam memberikan

pelayanan rekam medis kepada pasien yang datang berobat ke sarana

pelayanan kesehatan (Faida, 2018: 171). Dalam sistem penamaan rekam medis

diharapkan:

a. Nama pasien terdiri dari satu suku kata atau lebih

b. Penulisan nama sesuai dengan KTP/SIM/PASPOR yang masih berlaku

c. Untuk keseragaman penulisan nama pasien digunakan ejaan baru yang

disempurnakan dengan menggunakan huruf cetak

d. Sebagai pelengkap bagi pasien perempuan diakhir nama lengkap ditambah

Ny atau Nn sesuai dengan statusnya

e. Tidak diperkenankan adanya percantuman titel/jabatan/gelar

f. Tidak diperkenankan mencantumkan kata tuan, saudara, bapak dalam

penulisan nama pasien

g. Apabila pasien berkewarganegaraan asing maka penulisan namanya harus

disesuaikan dengan paspor yang berlaku di Indonesia

h. Bila seorang bayi yang baru lahir hingga saat pulang belum mempunyai

nama, maka penulisan namanya adalah By. Ny xxx.

 12

2. Sistem Pemberian Penomoran Pasien (Patient Numbering System).

Penyimpanan dokumen rekam medis pada setiap pelayanan kesehatan

disimpan berdasarkan nomor pasien, yaitu nomor rekam medis pada saat

pasien masuk (Admission patient number) (Mathar, 2018: 36). Ada 3 jenis

sistem pemberian nomor pasien masuk (Admission numbering system) yang

umum dipakai yaitu:

a. Pemberian sistem penomoran seri (Serial Numbering System)

Yaitu sistem penomoran dimana setiap pasien yang berkunjung ke

rumah sakit atau puskesmas baik rawat jalan, rawat inap, gawat darurat

selalu mendapatkan nomor rekam medis baru, kartu index baru dan rekam

medis baru. Keuntungan sistem ini yaitu pasien cepat dilayani, namun

kerugiannya yaitu membutuhkan waktu lama untuk mencari tahu atau

mendapatkan dokumen rekam medis, karena dokumen rekam medisnya

disimpan secara terpisah (Independen) dari rekam medis sebelumnya.

Sehingga informasi pelayanan klinisnya menjadi tidak berkesinambungan

dan dapat merugikan pasien.

b. Pemberian sistem penomoran unit (Unit Numbering System)

Yaitu setiap pasien yang berkunjung ke rumah sakit atau

puskesmas diberikan satu nomor rekam medis, baik rawat jalan, rawat inap,

gawat darurat yang akan dipakai selamanya untuk kunjungan seterusnya.

Keuntungannya, rekam medis pasien terpusat dan terjaga di satu tempat dan

informasi klinisnya berkesinambungan karena rekam medisnya disimpan

 13

berdasarkan pada satu nomor saja (Unit) dan kerugianya petugas harus lebih

jeli dalam mendaftar pasien, agar tidak terjadi duplikasi nomor dan harus

ada sarana untuk mencari nomor pasien bila pasien lupa membawa kartu

identitas berobat (KIB)

c. Pemberian sistem penomoran Seri-Unit (Serial Unit Numbering System)

Yaitu sistem penomoran dengan menggabungkan antara sitem seri

dan unit. Setiap pasien yang berkunjung ke sarana pelayanan kesehatan

rumah sakit atau puskesmas di berikan satu nomor baru, tetapi dokumen

rekam medis terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu dibawah nomor

yang paling baru, sehingga penyimpanan berkasnya tetap satu nomor (Unit),

keuntungannya adalah retensi rekam medis lebih mudah karena rekam

medis dengan nomor kecil terletak didalam file lama. Adapun kerugianya

yaitu diperlukan waktu untuk mencabut nomor rekam medis yang lama dan

selalu mengulang pemberian nomor baru.

C. Kajian Sistem Pengolahan Data Rekam Medis

Unit pengelolaan rekam medis merupakan unit yang paling bertanggung

jawab terhadap pengumpulan, pengolahan dan pelaporan data yang dihasilkan

tersebut menjadi informasi yang akurat (Faida, 2018: 178). Sistem pengelolaan

data rekam medis pada tingkat puskesmas pada dasarnya sama dengan rumah

sakit. Tahapan sistem pengolahan data tersebut adalah sebagai berikut :

 14

1. Assembling (Perakitan)

a. Pengertian assembling

Assembling/perakitan adalah salah satu kegiatan dalam pengelolaan

rekam medis untuk mengorganisasikan, merakit, menata, menyusun dan

merapikan urutan susunan formulir dokumen rekam medis baik untuk rawat

inap, rawat jalan dan gawat darurat sesuai dengan urutan yang telah

ditetapkan, agar rekam medis tersebut dapat terpelihara dan dapat siap pakai

bila dibutuhkan.

b. Tujuan assembling

Tertatanya urutan formulir rekam medis menjadi runut sesuai

dengan urutanya.

c. Uraian kegiatan assembling

Menerima berkas rekam medis dari tiap unit pelayanan setiap hari,

merakit/menyusun kembali formulir rekam medis sesuai dengan urutan

yang sebelumnya, mengeluarkan lembaran formulir yang kosong (bila ada)

dan menyerahkan rekam medis yang sudah di assembling ke bagian analisis

2. Analysis

Agar diperoleh rekam medis yang optimal perlu dilakukan audit dan

analisis rekam medis dengan cara meneliti rekam medis yang dihasilkan oleh

staf medis dan para medis serta hasil-hasil pemeriksaan dari unit-unit

penunjang sehingga kebenaran penempatan diagnosa dan kelengkapan rekam

medis dapat dipertanggung jawabkan (Faida, 2018: 179).

 15

Proses analisis rekam medis ditujukan kepada dua hal:

a. Analisis kualitatif adalah kegiatan mereview pengisian rekam medis yang

berkaitan tentang kekonsistensian dan isinya merupakan bukti bahwa rekam

medis tersebut akurat dan lengkap atau tidak.

b. Analisa kuantitatif adalah kegiatan yang dimaksudkan untuk menilai

kelengkapan dan keakuratan rekam medis rawat inap dan rawat jalan yang

dimiliki oleh sarana pelayanan kesehatan. Telaah rekam medis secara

kuantitatif dilaksanakan dengan mengevaluasi kelengkapan berbagai jenis

formulir.

3. Coding (pemberian kode)

a. Pengertian koding

Koding adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan

huruf atau angka atau kombinasi huruf dalam angka yang mewakili

komponen data. Kegiatan yang dilakukan dalam koding meliputi kegiatan

pengkodean diagnosis penyakit, pengkodean tindakan medis dan

selanjutnya di indeks agar memudahkan pelayanan pada penyajian informasi

untuk menunjang fungsi perencanaan, manajemen dan riset bidang

kesehatan. Tenaga rekam medis sebagai pemberi kode bertanggung jawab

atas keakuratan kode (Faida, 2018: 175).

 16

b. Tujuan koding

Kode klasifikasi penyakit oleh WHO (World Health Organization)

bertujuan untuk menyeragamkan nama dan golongan penyakit, cedera,

gejala dan faktor yang mempengaruhi kesehatan.

Ketepatan dan kecepatan koding dari suatu diagnosis sangat

tergantung kepada pelaksana yang menangani rekam medis tersebut yaitu :

1) Tenaga medis dalam menetapkan diagnosa

2) Tenaga rekam medis sebagai pemberi kode

3) Tenaga kesehatan lainya

Penetapan diagnosis seorang pasien merupakan kewajiban hak dan

tanggung jawab dokter (tenaga medis) yang terkait tidak boleh diubah oleh

karenanya harus diagnosis yang ada dalam rekam medis diisi dengan

lengkap dan jelas sesuai dengan arahan yang ada pada buku ICD 10.

Kelancaran dan kelengkapan pengisian rekam medis di unit rawat jalan dan

rawat inap atas kerja sama tenaga medis dan tenaga kesehatan lain

dimasing-masing unit kerja tersebut. Untuk meningkatkan informasi dalam

rekam medis, petugas rekam medis harus membuat koding sesuai dengan

klasifikasi yang tepat. Yaitu Koding penyakit (ICD 10) dan

Pembedahan/Tindakan (ICD 9 CM).

 17

4. Indexing (tabulasi)

a. Pengertian indeks

Indeks adalah segala sesuatu yang berfungsi untuk mengarahkan,

menunjukan, atau memudahkan rujukan (American Heritage Dectionary.

Indeksing adalah membuat tabulasi sesuai dengan kode yang sudah di buat

kedalam indeks-indeks (Faida, 2018: 176).

Jenis indeks yang dibuat:

1) Indeks Utama pasien

2) Indeks dokter

3) Indeks penyakit (diagnosis dan operasi)

4) Indeks obat-obatan

5) Indeks kematian.

3. Sistem Penyimpanan Rekam Medis (filing system)

Dokumen rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia,

maka setiap dokumen rekam medis harus disimpan dan dilindungi dengan baik

dalam suatu ruang yang khusus agar rujukan dan retrieval (pengambilan

kembali DRM ) menjadi mudah, cepat dan tepat. Syarat berkas rekam medis

dapat disimpan yaitu apabila pengisian pada lembar formulir rekam medis telah

terisi dengan lengkap dan telah di rakit sehingga riwayat penyakit pasien urut

secara kronologis (Faida, 2018: 173 ).

 18

Puskesmas menyimpan dokumen rekam medis seorang pasien secara

family folder. Yakni, 1 folder akan diberi nomor rekam medis seorang kepala

keluarga, tetapi folder tersebut menyimpan dokumen rekam medis semua

anggota keluarganya juga (Shofari, 2018). Selanjutnya, untuk suatu puskesmas

yang memiliki unit pelayanan kesehatan berupa rawat inap, maka family folder

akan disimpan dengan 2 cara, yakni sentralisasi dan desentralisasi.

Ditinjau dari lokasi penyimpanan dokumen rekam medis maka cara

peyimpanan dibagi menjadi 2 cara yaitu:

b. Sentralisai

Sistem penyimpanan secara sentralisasi yaitu, suatu sistem

penyimpanan dengan cara menyatukan formulir rekam medis milik pasien

kedalam satu kesatuan dimana dokumen rekam medis rawat jalan, rawat

inap, gawat darurat milik seorang pasien menjadi satu dalam satu

nomor/folder.

c. Desentralisasi

Sistem penyimpanan secara desentralisasi yaitu suatu sistem

penyimpanan dengan cara memisahkan formulir rekam medis milik pasien,

dimana dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, gawat darurat milik

seorang pasien dipisahkan pada folder/map dan disimpan di tempat yang

berbeda.
 19

4. Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medis

Dokumen rekam medis yang disimpan didalam rak penyimpanan tidak

ditumpuk melainkan disusun, berdiri sejajar satu dengan yang lain (Muyasaroh,

2016: 32). Sistem penjajaran rekam medis/sistem penyimpanan menurut nomor

(Numeric), penjajaran dokumen rekam medis ada 3 cara yaitu:

a. Sistem nomor langsung (Straight numerical filing system)

Penyimpanan dengan nomor langsung adalah penyimpanan rekam

medis dalam rak penyimpanan secara berurut sesuai dengan urutan nomor

rekam medis misalnya 465023, 465024, 465025 dst. Pola yang digunakan

untuk Straight numerical filing system adalah: primer, sekunder, tersier (1,

2, 3)

b. Sistem angka akhir (Terminal digit filing system)

Penyimpanan dengan sistem angka akhir lazim disebut Terminal

digit filing system. Yaitu penyimpanan rekam medis dalam kelompok-

kelompok sesuai dengan kelompok angka akhir. Disini digunakan nomor-

nomor dengan 6 angka yang dikelompokan menjadi 3 kelompok masing-

masing terdiri dari 2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang

paling kanan (primary digit) sebagai patokan, angka kedua adalah kelompok

2 angka yang terletak ditengah (secondary digit) dan angka ketiga adalah

kelompok 2 angka yang terletak paling kiri (tertiary digit). Pola yang

digunakan untuk Terminal Digit Filing System adalah : Tersier, Sekunder

Primer (3, 2, 1)
 20

c. Sistem angka tengah (Middle digit filing system)

Middle digit filing system. Merupakan sistem penyimpanan

dokumen rekam medis berdasarkan numeric dengan urutan sistem angka

tengah. Sistem ini menyimpan dokumen rekam medis dengan menjajarkan

dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2

angka kelompok tengah. Dalam hal ini angka yang terletak ditengah-tengah

menjadi angka pertama, pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi

angka kedua dan kelompok angka paling kanan menjadi angka ketiga. Pola

yang digunakan untuk Middle Digit Filing System adalah: Sekunder, Primer,

Tersier (2, 1, 3).

5. Sistem Penyusutan (Retensi) dan Pemusnahan Dokumen Rekam Medis

a. Penyusutan rekam medis

Penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan arsip

dari rak penyimpanan dengan cara :

1) Memindahkan arsip rekam medis in aktif dari rak aktif ke rak in-aktif

dengan cara memilah pada arak penyimpanan sesuai dengan tahun

kunjungan.

2) Memikrofilmkan dokumen rekam medis in aktif sesuai dengan ketentuan

yang berlaku

3) Memusnahkan dokumen rekam medis yang telah dimikrofilm dengan

cara tertentu sesuai dengan ketentuan yang berlaku (Faida, 2018: 181)
 21

b. Tujuan penyusutan arsip

1) Mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin bertambah

2) Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat penyimpanan

dokumen rekam medis yang baru

3) Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyiapan rekam

medis jika sewaktu-waktu diperlukan

4) Menyelamatkan arsip yang bernilai guna tinggi serta mengurangi yang

tidak bernilai atau guna rendah.

c. Jadwal retensi arsip

Salah satu elemen yang diperlukan dalam penyusustan arsip adalah

jadwal retensi arsip. Jadwal retensi arsip merupakan daftar yang berisikan

sekurang-kurangnya jenis arsip dan jangka waktu penyimpanannya sesuai

dengan kegunaannya yang wajib dimiliki oleh setiap badan pemerintah

sebagai pedoman dalam penyusutan arsip. Untuk menjaga obyektifitas

dalam menentukan nilai kegunaan tersebut, sebaiknya jadwal retensi arsip

disusun oleh suatu kepanitiaan yang terdiri dari unsur komite rekam medis

dan unit rekam medis yang benar-benar memahami kearsipan dan nilai arsip

rekam medis.

d. Pemusnahan arsip rekam medis

Adalah suatu proses kegiatan penghancuran secara fisik rekam

medis. Penghancuran harus dilakukan secara total dengan cara membakar

habis, mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat lagi dibaca.
 22

Ketentuan pemusnahan rekam medis:

1) Dibentuk tim pemusnahan arsip dengan surat keputusan direktur yang

beranggotakan sekurang-kurangnya ketatausahaan, unit penyelenggaraan

rekam medis, unit pelayanan dan komite medik.

2) Rekam medis mempunyai nilai guna tertentu tidak dimusnahkan tetapi

disimpan dalam jangka waktu tertentu.

3) Daftar arsip rekam medis yang akan dimusnahkan oleh tim pemusnah

dilaporkan kepada direktur rumah sakit dan direktorat jendral pelayanan

medik Departemen Kesehatan Republik Indonesia.

4) Berita acara pemusnahan dikirim kepada pemilik rumah sakit dan kepada

jendral pelayanan medik Departemen Kesehatan Republik Indonesia .

 BAB III

METODE PENELITIAN

A. Desain Penelitian

Penelitian ini adalah literature review dengan menggunakan metode

traditional atau narrative review untuk mencari, mengumpulkan,

mengidentifikasi, mengevaluasi dan menginterpretasikan reverensi teori yang

relevan mengenai manajemen pengelolaan sistem rekam medis di puskesmas.

Dari 5 penelitian yang dilakukan review semua peneliti menggunakan

metode observasi dan wawancara dengan desain penelitian deskriptif kualitatif

dengan pendekatan fenomenologi sebanyak 2 dan deskriptif pendekatan kualitatif

sebanyak 3.

B. Pencarian Literature

Sumber data pada literature review adalah data sekunder, data primer

adalah artikel hasil penelitian, sehingga kualitas data ditentukan pada pencarian

literature.

1. Kata Kunci

Kata kunci (keyword) merupakan satu kata atau frase yang menonjol

(significant) pada judul, tajuk subjek, catatan isi, abstrak atau teks sebuah

cantuman pada katalog online dan database bibliografi, yang dapat digunakan

sebagai istilah pencarian dalam pencarian bebas untuk menemukan seluruh

cantuman yang memuat kata kunci tersebut (Reitz, 2012).

23
 24

Hal yang paling penting dalam pencarian literature adalah kata kunci

yang digunakan dalam pencarian database, kata kunci sangat menentukan

kualitas yang diperoleh sehingga kata kunci harus disusun sebaik mungkin.

Adapun kata kunci yang digunakan dalam pencarian jurnal di

database adalah ”Pengelolaan sistem rekam medis”.

2. Database pencarian

Literature review merupakan rangkuman menyeluruh beberapa studi

penelitian yang ditentukan berdasarkan tema tertentu. Pencarian literature

dilakukan pada bulan Agustus 2020. Data yang digunakan dalam penelitian ini

adalah data sekunder yang diperoleh bukan dari pengamatan langsung, akan

tetapi diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti-peneliti

terdahulu. Sumber data sekunder yang didapat berupa artikel jurnal bereputasi

nasional dengan tema yang sudah ditentukan. Pencarian literature dalam

literature review ini menggunakan database Google Scholar, Garba Rujukan

Digital (GARUDA). dan Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia

(JMIKI).
 25

3. Strategi pencarian

Strategi pencarian yang dimaksud adalah bagaimana cara kita

mendapatkan literature atau artikel yang kita cari sesuai dengan kriteria yang

telah kita tetapkan, salah satu strategi dalam pencarian literature ini adalah

penggunaan Bolean system yaitu perintah yang digunakan pada mesin

pencarian seperti penggunaan kata AND untuk menghasilkan artikel-artikel

yang hanya mengandung kata kunci tertentu pada Database Google scholar.

Tabel 1
Strategi pencarian Literature

DATABASE STRATEGI PENCARIAN JURNAL

Google Scholar Pengelolaan Sistem AND Rekam Medis

Garuda Pengelolaan Sistem Rekam Medis

JMIKI Pengelolaan Sistem Rekam Medis

C. Kriteria Inklusi dan Eksklusi

Kriteria inklusi adalah kriteria atau syarat yang harus dipenuhi artikel

tersebut agar bisa dijadikan data untuk dilakukan literature review. Kriteria

eksklusi adalah indikator ketika itu ditemukan pada artikel tersebut maka artikel

tersebut tidak diambil dalam proses literature review.

 26

Adapun kriteria inklusi dan kriteria eksklusi pada literature ini yaitu:

Tabel 2
Kriteria inklusi dan eksklusi

Kriteria Inklusi Kriteria Eksklusi

Jurnal Tahun 2014-2020 Jurnal dibawah tahun 2014

Penyelenggaraan sistem identifikasi Jurnal yang hanya menampilkan abstrak

pasien atau tidak full text

Sistem pengolahan data rekam medis Penelitian dengan metode yang tidak

jelas tercantum dalam jurnal

D. Sintesis Hasil Literature

1. Hasil Pencarian Literature

Berdasarkan hasil pencarian jurnal di database yang akan digunakan

pada literature ini di dapatkan hasil 21 jurnal dengan rincian yaitu 13 jurnal

pada Google Scholar, 7 jurnal pada GARUDA dan 1 jurnal pada JMIKI.

Setelah dilakukan seleksi pada 21 jurnal berdasarkan kriteria inklusi dan

eksklusi maka tersisa 5 jurnal yang kemudian dilakukan ektraksi data.

 27

Mulai

Pilih database
pencarian literature
Database pencarian
Masukkan kata kunci
pencarian 1. Google scholar (n= 13)
2. Garuda (n= 7)
Hasil pencarian dari 3. JMIKI (n= 1)
database (n= 21) 4.

Berdasarkan kriteria
inklusi dan eksklusi Dikeluarkan (n= 16)
maka jurnal yang
1. Artikel atau jurnal yang tidak dapat
dikeluarkan (n= 16) diakses (n= 5)
2. Artikel atau jurnal dapat diakses,
Jurnal atau artikel namun hanya dalam bentuk abstrak
atau tidak full text (n= 3)
yang memenuhi
3. Artikel atau jurnal dapat diakses, full
kriteria (n= 5) text, namun isi atau hasil penelitian
yang ada didalamnya tidak sesuai
dengan kriteria inklusi (n= 8)
Selesai

Gambar 1. Diagram Flow penyeleksian hasil pencarian Literature.

Hasil literature review akan dijelaskan sesuai tujuan khusus sebagai

berikut:

a. Diketahui penyelenggaraan sistem identifikasi pasien di puskesmas

b. Diketahui sistem pengolahan data rekam medis di puskesmas

 28

2. Daftar artikel yang memenuhi kriteria

a. Analisis Pelaksanaan Pengelolaan Rekam Medis di Puskesmas Muara

Madras Kecamatan Jangkat Provinsi Jambi

b. Pengelolaan Rekam Medis di Puskesmas Ketabang Kota Surabaya

c. Sistem Pengelolaan Rekam Medis di Puskesmas Tamalate Makassar

d. Sentralisasi Pengelolaan Rekam Medis di Puskesmas Binaan Mijen Kota

Semarang

e. Sistem Manajemen Rekam Medis di Puskesmas Terakreditasi Madya dan

Terakreditasi Dasar Kota Manado.

 29

E. Ekstrasi Data

Tabel 3
Hasil Ekstrasi data Literature Review

No Nama Nama Jurnal, Judul Desain Metode Populasi Faktor

Peneliti Volume, No Penelitian Pengumpulan (Sampel) Penghambat
(Author), Data Pengelolaan Rekam
Tahun Medis
1 Linda Administration Analisis Kualitatif Observasi dan 6 Informan Belum adanya
Handayuni & Health Pelaksanaan pendekatan wawancara petugas petugas yang
& Loli Information Of Pengelolaan fenomenologi puskesmas berlatar belakang
Fitria Jurnal Vol.1 Rekam Medis Di pendidikan rekam
Handayani, No.1 Puskesmas Muara medis, kedisplinan
2020 Madras Kec. petugas yang kurang
Jangkat Provinsi baik dan sarana
Jambi prasarana yang
belum mendukung.
2 Vonny MaKMA Vol. Pengelolaan Deskriptif Observasi dan 3 petugas Belum adanya
Yulia 2 No.3 Rekam Medis Di pendekatan wawancara rekam medis standar operasional
Miranda Puskesmas kualitatif prosedur kegiatan
dkk, 2019 Ketabang Kota rekam medis.
Surabaya
3 Muhammad Jurnal Sistem Kualitatif Observasi dan Kepala rekam Pengelolaan rekam
Iqbal Kesehatan,Vol. Pengelolaan pendekatan wawancara medis dan 4 medis masih
Maliang 2 No.4 Rekam Medis Di fenomenologi petugas dilakukan secara
Dkk, 2019 Puskesmas rekam medis manual dan sarana
Tamalate prasarana yang
Makassar belum mendukung.
 30

4 Retno Jurnal Sentralisasi Deskrptif Observasi dan 7 Informan Kurangnya SDM di

Astuti S Manajemen Pengelolaan pendekatan wawancara petugas unit rekam medis
Dkk, 2014 Informasi Rekam Medis Di kualitatif rekam medis dan kurangnya
Kesehatan Puskesmas dan kepala pelatihan terhadap
Indonesia Vol Binaan Mijen puskesmas petugas yang ada.
2, No. 1 Kota Semarang
5 Finy J.A Jurnal Kesmas, Sistem Deskriptif Observasi dan 5 Informan Kurangnya SDM,
Rumpa dkk, Vol. 9 No.4 Manajemen pendekatan wawancara petugas tidak adanya
2020 Rekam Medis Di kualitatif rekam medis pelatihan terhadap
Puskesmas dan kepala petugas dan sarana
Terakreditasi puskesmas prasarana guna
Madya dan menunjang
Terakreditasi pekerjaan petugas
Dasar Kota belum memadai.
Manado
 BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Hasil

Pada bab ini penulis mendeskripsikan beberapa sumber dari literature

tentang manajemen pengelolaan sistem rekam medis di puskesmas. Penulis

melakukan pencarian dan pengumpulan jurnal ilmiah pada periode tahun 2014

sampai dengan tahun 2020.

Berdasarkan hasil pencarian literature, penulis menemukan lima jurnal

yang memenuhi kritria inklusi. Hasil penelitian tersebut berhubungan dengan

manajemen pengelolaan sistem rekam medis di puskesmas. Fokus utama

literature review ini untuk mengetahui bagaimana manajemen pengelolaan sistem

rekam medis di puskesmas. Adapun hasil literature yang penulis dapatkan

disajikan dalam tabel karakteristik data literature.

31
 32

Tabel 4
Karakteristik data literature

No Nama Nama Jurnal Judul Desain Penelitian Hasil Penelitian Sumber

Peneliti (Vol, No) Metode Database
(Tahun) (Populasi/Sampel)
Variabel/Objek
1 Linda Administration Analisis Kualitatif a. Pelaksanaan pengkodean belum Google
Handayuni & Health Pelaksanaan pendekatan terlaksana dengan baik karena yang Scholar
& Loli Information Of Pengelolaan fenomenologi. melakukan pengkodean adalah
Fitria Jurnal Vol.1 Rekam Medis Observasi dan pemegang program masing-masing
Handayani, No.1 Di Puskesmas wawancara. poliklinik yaitu dokter dengan cara
2020 Muara Madras 6 Informan petugas menginputkan diagnosa pasien ke
Kecamatan SDM, sarana dan komputer dengan berpedoman
Jangkat Provinsi prasarana, kepada ICD-10, akan tetapi
Jambi pendanaan, kegiatan penginputan kode hanya
pengelolaan rekam untuk pasien BPJS saja, dan untuk
medis (peyimpanan di DRM pasien jarang dilakukan
dan pengkodean). baik pasien BPJS maupun pasien
Serta SOP umum
Pengelolaan rekam b. Kegiatan penyimpanan belum
medis berlangsung baik, mulai dari sistem
family folder yang salah kemudian
sistem penjajaran yang kurang
efektif, kondisi ruangan kurang
memadai dan ketersediaan sarana
prasarana yang masih kurang
 33

2 Vonny MaKMA Vol. Pengelolaan Deskriptif a. Pelaksanaan kegiatan penomoran Garuda

Yulia 2 No.3 Rekam Medis pendekatan di puskesmas menggunakan unit
Miranda Di Puskesmas kualitatif. numbering system
dkk, 2019 Ketabang Kota Observasi dan b. Kegiatan assembling masih belum
Surabaya wawancara 3 dilaksanakan dengan baik karena
petugas rekam belum ada SOP untuk
medis. pelaksanaannya
Sistem penomoran, c. Kegiatan penyimpanan dokumen
assembling, filing, rekam medis di puskesmas
retensi dan menggunakan sistem sentralisasi
pemusnahan serta d. Kegiatan retensi belum dilakukan
kendala yang sesuai dengan SOP yang dimiliki
terjadi dalam puskesmas, puskesmas tidak
pelaksanaannya. memiliki jadwal retensi tetap
3 Muhammad Jurnal Sistem Kualitatif a. Sistem penamaan rekam medis Google
Iqbal Kesehatan Pengelolaan pendekatan yang digunakan di puskesmas yaitu Scholar
Maliang Vol.2 No.4 Rekam Medis fenomenologi. sistem penamaan langsung ditulis
Dkk, 2019 Di Puskesmas Observasi dan dengan dua suku kata sesuai
Tamalate wawancara kepala dengan KTP
Makassar rekam medis dan 4 b. Sistem penomoran rekam medis di
petugas rekam puskesmas menggunakan Unit
medis. Sistem Numbering System
penamaan, c. Sistem penyimpanan rekam medis
penomoran, dan di puskesmas yaitu dengan cara
penyimpanan sentralisasi, adanya penggabungan
rekam medis antara berkas rawat jalan dan gawat
darurat
 34

4 Retno Jurnal Sentralisasi Deskrptif a. Sistem penomoran yang diterapkan JMIKI

Astuti S Manajemen Pengelolaan pendekatan di TPPRJ adalah Unit Numbering
Dkk, 2014 Informasi Rekam Medis kualitatif. System.
Kesehatan Di Puskesmas Observasi dan b. Sistem penjajaran dokumen rekam
Indonesia Vol Binaan Mijen wawancara, 7 medis berdasarkan asal wilayah
2, No. 1 Kota Semarang petugas rekam kelurahan dan disusun sesuai abjad
medis, sistem
penomoran dan
penyimpanan
5 Finy J.A Jurnal Sistem Deskriptif a. Pembakuan kode klasifikasi Google
Rumpa dkk, KESMAS, Manajemen pendekatan diagnosis menggunakan ICD-10 Scholar
2020 Vol. 9 No.4 Rekam Medis kualitatif. sudah terdapat SK dan SOP
Di Puskesmas Observasi dan b. Pemusatan rekam medis di
Terakreditasi wawancara 6 puskesmas disimpan secara sentral
Madya dan Informan petugas atau terpusat yaitu di ruang rekam
Terakreditasi rekam medis dan medis
Dasar Kota kepala puskesmas. c. Sistem penjajaran yang digunakan
Manado Sistem assembling, dibagi menjadi perkelurahan dan
koding, disusun berdasarkan huruf abjad
penyimpanan, kepala keluarga.
retensi dan d. Retensi sudah dilakukan dimana
pemusnahan, serta berkas rekam medis yang aktif
akses masuk ruang dipisahkan dengan berkas rekam
rekam medis medis yang in-aktif. Berkas rekam
medis yang in-aktif diletakkan di
gudang. Namun untuk pemusnahan
belum pernah dilakukan oleh
puskesmas.
 35

Adapun uraian hasil dari tabel 4 karakteristik data literature di atas.

1. Sistem identifikasi pasien di Puskesmas

a. Sistem penomoran yang digunakan di puskesmas yaitu Unit Numbering

System (UNS) terdapat pada hasil penelitian Miranda (2019), Maliang

(2019) dan Astuti (2014).

b. Sistem penamaan rekam medis di puskesmas menggunakan sistem

penamaan langsung yaitu ditulis dengan dua suku kata sesuai dengan Kartu

Tanda Penduduk (KTP) serta untuk membedakan nama yang sama ditulis

nama orang tua apabila belum menikah, dan apabila pasien sudah menikah

maka akan ditulis nama suaminya dibelakang namanya atau nama keluarga,

terdapat pada hasil penelitian Maliang (2019).

2. Sistem pengolahan data rekam medis di Puskesmas

a. Pada hasil penelitian Miranda (2019). Kegiatan assembling dokumen rekam

medis di puskesmas belum dilaksanakan dengan baik karena belum ada

standar operasional prosedur untuk pelaksanaannya.

b. Pada hasil penelitian Handayuni & Handayani (2020). Kegiatan pelaksanaan

pengkodean belum terlaksana dengan baik karena yang melakukan

pengkodean adalah pemegang program masing-masing poliklinik yaitu

dokter dengan cara menginputkan diagnosa pasien ke komputer dengan

berpedoman kepada ICD-10, akan tetapi kegiatan penginputan kode hanya

untuk pasien BPJS saja, dan untuk pelaksanaan pengkodean di DRM pasien

jarang dilakukan baik pasien BPJS maupun pasien umum.

 36

Pada hasil penelitian Rumpa (2020), terdapat Surat Keputusan (SK) dan

Standar Operational Prosedur (SOP) mengenai pembakuan kode klasifikasi

diagnosis. Pembakuan kode klasifikasi diagnosis menggunakan ICD-10

sebagai pedoman pemberian kode penyakit.

c. Sistem penjajaran family folder (DRM keluarga), yang digunakan di

puskesmas yaitu straight numerical filing system terdapat pada hasil

penelitian Miranda (2019), sedangkan pada hasil penelitian Rumpa (2020)

dan Astuti (2014) dimana sistem penjajaran family folder yang digunakan di

puskesmas yaitu penjajaran perwilayah dan sesuai abjad.

d. Kegiatan filing atau penyimpanan dokumen rekam medis di puskesmas

menggunakan sistem sentralisasi terdapat pada hasil penelitian Miranda

(2019), Maliang (2019) dan Astuti (2014).

e. Kegiatan retensi dan pemusnahan belum dilakukan sesuai dengan SOP yang

dimiliki puskesmas. Puskesmas tidak memiliki jadwal retensi tetap. Selain

itu berkas inaktif yang telah diretensi tidak disimpan dalam kotak arsip

melainkan tetap jadi satu dengan berkas rekam medis yang aktif terdapat

pada hasil penelitian Miranda (2019). Sedangkan hasil penelitian Rumpa

(2020) untuk retensi sudah dilakukan dimana berkas rekam medis yang aktif

dipisahkan dengan berkas rekam medis yang in-aktif. Namun untuk

pemusnahan berkas rekam medis belum pernah dilakukan oleh puskesmas.

 37

B. Pembahasan

1. Sistem identifikasi pasien di Puskesmas

a. Sistem penomoran

Sistem penomoran yaitu tata-cara penulisan nomor yang diberikan

kepada pasien yang datang berobat di fasilitas pelayanan kesehatan, sebagai

bagian dari identitas pribadi pasien yang bersangkutan.

Berdasarkan hasil penelitian Miranda (2019), Maliang (2019) dan

Astuti (2014) dimana sistem penomoran yang digunakan di puskesmas

adalah sistem penomoran Unit numbering system (UNS) yaitu dengan

memberikan satu nomor rekam medis kepada pasien yang dipakai

selamanya untuk kunjungan seterusnya.

Hasil penelitian tersebut sejalan dengan teori menurut Budi (2011).

Pemberian nomor secara unit (unit numbering system). Pada sistem ini

setiap pasien yang berkunjung ke fasilitas pelayanan kesehatan akan

mendapatkan satu nomor rekam medis (berkas rekam medis) yang akan

dipakai selamanya ketika pasien tersebut pertama kali datang dan tercatat

sebagai pasien di fasilitas pelayanan kesehatan. Nomor (berkas) rekam

medis ini dapat digunakan untuk semua pelayanan kesehatan yang ada tanpa

membedakan pelayanan rawat jalan, rawat darurat, rawat inap atau

penunjang medis. Kelebihan pada unit numbering system adalah informasi

klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan informasi mengenai

pasien dan pelayanan yang diberikan berada dalam satu berkas rekam
 38

medis. Dengan demikian maka KIUP sebagai indeks utama pasien yang

disimpan di tempat pendaftaran, dan KIB yang diberikan ke pasien akan

sangat diperlukan. Kekurangannya adalah untuk pelayanan pasien lama

akan lebih lama dibanding dengan sistem penomoran seri. Hal ini karena

pada pasien lama akan dicarikan berkas rekam medisnya yang lama setelah

ketemu baru pasien akan mendapatkan pelayananannya. Pada sistem ini

pelayanan pendaftaran akan lebih cepat jika ada pemisahan antara tempat

pendaftaran pasien baru dan pasien lama. Untuk proses pendaftaran manual,

pasien yang tidak membawa KIB, dapat menggunakan petunjuk mencari

berkas rekam medis lama dengan KIUP. Dengan cara menanyakan nama

pasien yang bersangkutan kemudian dicari nomor rekam medisnya di dalam

KIUP.

Berdasarkan hasil penelitian dan teori yang mendukung, peneliti

berasumsi bahwa sistem penomoran yang digunakan pada hasil penelitian

tersebut sudah sesuai karena dari ketiga sistem pemberian nomor pada

berkas rekam medis pasien datang, sistem yang paling dianjurkan adalah

sistem pemberian nomor unit, karena pada sistem ini semua berkas rekam

medis pasien memiliki satu nomor dan terkumpul satu folder, riwayat

penyakit dan pengobatan pasien berkesinambungan, menghilangkan

kerepotan mencari dan mengumpulkan rekam medis seorang pasien yang

terpisah-pisah dalam sistem seri, menghilangkan kerepotan mengambil

rekam medis lama untuk disimpan ke nomor baru dalam sistem seri-unit.
 39

b. Sistem penamaan

Sistem penamaan pada dasarnya untuk memberikan identitas

kepada seorang pasien serta untuk membedakan antara pasien satu dengan

pasien yang lainnya, sehingga mempermudah atau memperlancar didalam

memberikan pelayanan rekam medis kepada pasien yang datang berobat ke

sarana pelayanan kesehatan. Pencantuman nama pasien apabila nama sudah

terdiri dari satu kata atau lebih, nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama

suami apabila telah menikah, nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama

orang tua (nama ayah), bagi pasien yang mempunyai nama keluarga/marga,

maka nama keluarga/marga (surname) didahulukan dan diikuti dengan nama

sendiri.

Berdasarkan hasil penelitian Maliang (2019), sistem penamaan

rekam medis di puskesmas menggunakan sistem penamaan langsung yaitu

ditulis dengan dua suku kata sesuai dengan Kartu Tanda Penduduk (KTP),

serta untuk membedakan nama yang sama ditulis nama orang tua apabila

belum menikah dan apabila pasien sudah menikah maka akan ditulis nama

suami dibelakang nama pasien atau nama keluarga.

Hasil penelitian tersebut sejalan dengan teori Faida (2018). Dalam

sistem penamaan rekam medis diharapkan. nama pasien terdiri dari satu

suku kata atau lebih, penulisan nama sesuai dengan KTP/SIM/PASPOR

yang masih berlaku, untuk keseragaman penulisan nama pasien digunakan

ejaan baru yang disempurnakan dengan menggunakan huruf cetak.

 40

Berdasarkan hasil penelitian dan teori yang mendukung, peneliti

berasumsi bahwa sistem penamaan yang digunakan pada hasil penelitian

tersebut sudah sesuai yaitu dengan menggunakan sistem penamaan langsung

ditulis dengan dua suku kata. Karena sistem penamaan pada pelayanan

rekam medis adalah tata cara penulisan nama seseorang yang bertujuan

untuk membedakan satu pasien dengan pasien lain dan untuk memudahkan

dalam pengindeksan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP).

2. Sistem pengolahan data rekam medis di Puskesmas

a. Assembling

Assembling dokumen rekam medis adalah kegiatan untuk merakit

atau mengurut formulir rekam medis menjadi runut sesuai dengan urutan

yang telah ditetapkan.

Berdasarkan hasil penelitian Miranda (2019), didapatkan kegiatan

assembling masih belum dilaksanakan dengan baik karena belum ada

standar operasional prosedur untuk pelaksanaannya.

Hasil penelitian ini tidak sesuai dengan teori menurut Faida (2018).

Assembling adalah kegiatan menata, menyusun dan merapikan urutan

susunan formulir dokumen rekam medis rawat inap, rawat jalan dan rawat

darurat sesuai dengan urutan yang telah ditetapkan, agar rekam medis

tersebut dapat terpelihara dan dapat siap pakai bila dibutuhkan.

 41

Berdasarkan hasil penelitian dan teori yang mendukung, peneliti

berasumsi bahwa hasil penelitian tersebut belum sesuai. Oleh karena itu

sebaiknya perlu dibuatkan standar operasional prosedur kerja mengenai

kegiatan assembling, tujuan pelaksanaan assembling agar tertatanya urutan

formulir rekam medis menjadi runut sesuai dengan urutanya, informasi

klinis pasien dapat berkesinambungan, rekam medis dapat terpelihara dan

dapat siap pakai bila dibutuhkan.

b. Coding

Koding adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan

huruf atau angka atau kombinasi huruf dalam angka yang mewakili

komponen data. Kegiatan yang dilakukan dalam koding meliputi kegiatan

pengkodean diagnosis penyakit dan pengkodean tindakan medis.

Berdasarkan hasil penelitian Handayuni & Handayani (2020).

Kegiatan pelaksanaan pengkodean belum terlaksana dengan baik karena

yang melakukan pengkodean adalah pemegang program masing-masing

poliklinik yaitu dokter dengan cara menginputkan diagnosa pasien ke

komputer dengan berpedoman kepada ICD-10, akan tetapi kegiatan

penginputan kode hanya untuk pasien BPJS saja, dan untuk pelaksanaan

pengkodean di dokumen rekam medis pasien jarang dilakukan baik pasien

BPJS maupun pasien umum.

 42

Merujuk pada permasalahan dibagian coding pada hasil penelitian

tersebut, tidak sesuai dengan KMK No 312 Tahun 2020 tentang Standar

Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Kompetensi 5 yaitu,

keterampilan klasifikasi klinis, kodefikasi penyakit dan masalah kesehatan

lainya serta prosedur klinis, yaitu perekam medis mampu memahami konsep

klasifikasi dan kodefikasi penyakit dan masalah kesehatan lainya, serta

prosedur klinis.

Berdasarkan hasil penelitian Rumpa (2020), terdapat SK dan SOP

mengenai pembakuan kode klasifikasi diagnosis. Pembakuan kode

klasifikasi diagnosis menggunakan ICD-10 sebagai pedoman pemberian

kode penyakit.

Hasil penelitian ini sudah sesuai dengan teori menurut Hatta

(2008). Koding diagnosis harus dilaksanakan dengan persisi (sesuai dengan

aturan ICD-10), akurat dan tepat waktu (sesuai episode pelayanan). Maka

untuk pengkodean diagnosis dan tindakan perlu memperhatikan kaidah atau

langkah-langkah pengkodean ICD-10 dan ICD-9CM. Untuk mendapatkan

kode diagnosis yang akurat harus melihat informasi penunjangnya,

diagnosisnya dan memperhatikan setiap petunjuk ICD-10 dan ICD-9CM.

Berdasarkan hasil penelitian dan teori yang mendukung, peneliti

berasumsi bahwa pelaksanaan pengkodean berdasarkan hasil penelitian

tersebut sudah sesuai. Karena dalam pengkodean diagnosis sebaiknya perlu

mengikuti SOP dan tata cara pengkodean berdasarkan teori yaitu buku
 43

pengkodean ICD-10 dan ICD-9CM. pengkodean diagnosa dan tindakan

sangat penting karena sebagai penyediaan informasi laporan morbiditas &

mortalitas dan kelancaran dalam pengklaiman asuransi.

c. Sistem penjajaran dokumen rekam medis

Sistem penjajaran adalah sistem penataan dokumen rekam medis

yang disimpan didalam rak penyimpanan tidak ditumpuk melainkan

disusun, berdiri sejajar satu dengan yang lain.

Berdasarkan hasil penelitian Miranda (2019), sistem penjajaran

family folder (dokumen rekam medis), yang digunakan di puskesmas yaitu

straight numerical filing system.

Hasil penelitian tersebut sejalan dengan teori Budi (2011). Straight

numerical filing system (SNF) merupakan sistem penjajaran dengan nomor

langsung yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan

menjajarkan dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam

medisnya secara langsung pada rak penyimpanan. Namun sistem ini sudah

tidak banyak digunakan. Terminal Digit filing System (TDF) banyak

digunakan karena di era Jaminan Kesehatan Nasional (JKN) pasien harus

berobat ke puskesmas dulu menyebabkan pasien bertambah sehingga rekam

medis di puskesmas akan bertambah banyak. Terminal Digit Filing System

banyak digunakan untuk berkas rekam medis dalam jumlah besar.

 44

Hasil penelitian Rumpa (2020) dan Astuti (2014) dimana sistem

penjajaran family folder yang digunakan di puskesmas yaitu penjajaran

perwilayah dan sesuai abjad.

Hasil penelitian Rumpa (2020) dan Astuti (2014) juga dijelaskan

menurut Budi (2011), sistem penjajaran alphabetic merupakan jenis

penyimpanan dokumen rekam medis berdasarkan urutan abjad. Huruf depan

nama pasien akan dijadikan huruf kunci untuk pencarian pada rak

penyimpanan. Pada jenis penyimpanan ini membutuhkan waktu kerja yang

lama dan mempunyai resiko tinggi terhadap timbulnya banyak kesalahan,

misalnya nama yang berubah dan nama yang salah eja. Selain itu tidak dapat

melakukan perkiraan terhadap kebutuhan penggunaan rak tertentu, karena

petugas tidak dapat memprediksi nama-nama pasien yang akan berobat

nantinya. Hal ini menyebabkan tidak adanya control terhadap pengelolaan

pada tempat penyimpanan DRM. Kekurangan dari penyimpanan ini adalah

petugas harus teliti melihat satu-persatu dari huruf-huruf pada nama pasien

dengan demikian jenis penyimpanan ini cocok untuk fasilitas pelayanan

kesehatan dengan jumlah pasien yang masih sedikit.

Dengan demikian hasil penelitian Rumpa (2020) dan Astuti (2014)

tidak sejalan dengan hasil penelitian Miranda (2019) sebagai data

pembanding untuk hasil pertimbangan bahan pengambilan keputusan pada

fasilitas pelayanan kesehatan untuk menggunakanya, maka penulis

menyarankan agar sistem penjajaran dokumen rekam medis/family folder

 45

yang digunakan yaitu sistem penjajaran berdasarkan numeric. Terminal

Digit Filing System (TDF). Karena memiliki kelebihan yaitu, penambahan

jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100

kelompok (section) di dalam rak penyimpanan, petugas filing tidak akan

berdesak-desak di satu tempat dimana rekam medis harus disimpan atau

diambil di rak dan petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah

section misalnya 2 petugas masing-masing diserahi 00-50 dan 51-100 dst.

d. Sistem penyimpanan rekam medis (filing system)

Dokumen rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia,

maka setiap dokumen rekam medis harus disimpan dan dilindungi dengan

baik dalam suatu ruang yang khusus agar rujukan dan retrieval

(pengambilan kembali DRM ) menjadi mudah, cepat dan tepat.

Berdasarkan hasil penelitian Miranda (2019), Maliang (2019) dan

Astuti (2014) dimana sistem penyimpanan dokumen rekam medis yang

digunakan di puskesmas yaitu sistem sentralisasi. Sentralisasi merupakan

sistem penyimpanan dokumen rekam medis pasien baik rawat jalan dan

gawat darurat yang digabungkan dan disimpan pada satu tempat.

Hasil penelitian tersebut sejalan dengan teori Faida, (2018). Sistem

penyimpanan secara sentralisasi yaitu, sistem penyimpanan dengan cara

menyatukan formulir rekam medis rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat

milik pasien menjadi satu dalam satu nomor/folder dan disimpan pada satu

tempat.
 46

Berdasarkan hasil penelitian dan teori yang mendukung, peneliti

berasumsi bahwa sistem penyimpanan yang digunakan pada hasil penelitian

tersebut sudah sesuai. karena jika dibandingkan dengan sistem desentralisasi

untuk hasil pertimbangan bahan pengambilan keputusan pada fasilitas

pelayanan kesehatan untuk menggunakanya, maka penulis menyarankan

agar sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem sentralisasi karena

pada sistem ini berkas rekam medis pasien baik rawat jalan, rawat inap dan

gawat darurat disatukan sehingga seluruh informasi tentang riwayat

penyakit/pengobatan pasien berkesinambungan karena terkumpul dalam

satu folder dan tersimpan dalam satu tempat serta mengurangi duplikasi

nomor rekam medis dan mengurangi jumlah biaya. Sedangkan sistem

desentralisasi, berkas rekam medis pasien dipisah sehingga dapat

menyebabkan duplikasi berkas rekam medis dan membutuhkan biaya dalam

pengadaan sarana dan prasarana.

e. Retensi dan Pemusnahan

Retensi rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan arsip dari

rak penyimpanan. Pemusnahan adalah suatu proses kegiatan penghancuran

secara fisik rekam medis, penghancuran harus dilakukan secara total dengan

cara membakar habis, mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat lagi

dibaca.
 47

Berdasarkan hasil penelitian Miranda (2019) kegiatan ini belum

dilakukan sesuai dengan standar operasional prosedur yang dimiliki

puskesmas. Puskesmas tidak memiliki jadwal retensi tetap. Selain itu berkas

inaktif yang telah diretensi tidak disimpan dalam kotak arsip melainkan

tetap jadi satu dengan berkas rekam medis yang aktif.

Hasil penelitian tersebut belum sesuai dengan surat edaran Dirjen

Pelayanan Medik dalam Budi (2011) tentang petunjuk teknis pengadaan

formulir rekam medis dan pemusnahan arsip rekam medis. Untuk pertama

kalinya sebelum melakukan proses retensi harus terlebih dahulu ditetapkan

jadwal retensi arsip rekam medis. Salah satu elemen yang diperlukan dalam

penyusustan arsip adalah jadwal retensi arsip. Jadwal retensi arsip

merupakan daftar yang berisikan sekurang-kurangnya jenis arsip dan jangka

waktu penyimpanannya sesuai dengan kegunaannya. Untuk menjaga

obyektifitas dalam menentukan nilai kegunaan tersebut, sebaiknya jadwal

retensi arsip disusun oleh suatu kepanitiaan yang terdiri dari unsur komite

rekam medis dan unit rekam medis yang benar-benar memahami kearsipan

dan nilai arsip rekam medis.

Hasil penelitian Rumpa (2020) untuk kegiatan retensi sudah

dilakukan dimana berkas rekam medis yang aktif dipisahkan dengan berkas

rekam medis yang in-aktif. Berkas rekam medis yang in-aktif diletakkan di

gudang. Namun untuk pemusnahan berkas rekam medis belum pernah

dilakukan oleh puskesmas.

 48

Hal ini tidak sesuai dengan (Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008

Bab IV pasal 9) tentang lama penyimpanan rekam medis. Ayat (1) rekam

medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan

sekurang-kurangnya (2) dua tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien

berobat. Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud ayat (1) dilampaui,

rekam medis dapat dimusnahkan.

Berdasarkan hasil penelitian dan teori yang mendukung, peneliti

berasumsi bahwa pelaksanaan retensi dan pemusnahan berdasarkan hasil

penelitian tersebut belum sesuai. Oleh karena itu, sebaiknya perlu mengikuti

standar operasional prosedur dan tata cara pelaksanaan retensi dan

pemusnahan dokumen rekam medis berdasarkan teori. Karena pelaksanaan

retensi dan pemusnahan sangat penting yaitu tujuanya agar mengurangi

jumlah rekam medis yang semakin bertambah, menyiapkan fasilitas yang

cukup untuk tersedianya tempat penyimpanan dokumen rekam medis yang

baru, tetap menjaga kualitas pelayanan dan menyelamatkan rekam medis

yang mempunyai nilai guna tinggi serta mengurangi yang tidak bernilai

guna atau bernilai rendah.

 BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis literature review dari 5 penelitian maka dapat

disimpulkan bahwa:

1. Sistem penomoran dan penamaan yang diselenggarakan di puskesmas sudah

sesuai, yaitu dengan menggunakan sistem penomoran unit dan sistem

penamaan langsung.

2. Dari semua hasil penelitian yang telah dianalisis diketahui hampir semua

pelaksanaan sistem pengolahan data rekam medis di puskesmas belum berjalan

optimal. Kegiatan assembling belum ada standar operasional prosedur untuk

pelaksanaanya, kegiatan pelaksanaan pengkodean belum terlaksana dengan

baik karena yang melakukan pengkodean adalah dokter, sistem penyimpanan

sudah sesuai yaitu dengan menggunakan sistem sentralisasi, sistem penjajaran

belum sesuai, untuk pelaksanaan retensi sudah dilakukan namun pemusnahan

belum pernah dilakukan oleh puskesmas, karena sarana prasarana yang belum

memadai.

49
 50

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas maka, saran yang diberikan adalah

sebagai berikut:

1. Sebaiknya petugas rekam medis adalah orang yang berlatar belakang

pendidikan D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang memiliki

kompetensi

2. Sebaiknya dilakukan evaluasi terhadap fasilitas yang ada guna menunjang

pekerjaan petugas dalam pelaksanaan pengelolaan sistem rekam medis.

3. Sebaiknya sarana pelayanan kesehatan (Puskesmas), membuat Standar

Operasional Prosedur (SOP) mengenai rekam medis dan disosialisasikan

kepada seluruh petugas agar seluruh kegiatan dapat dilakukan sesuai dengan

kebijakan SOP yang telah dibuat.

 DAFTAR PUSTAKA

Astuti, Retno S. 2014. Sentralisasi Pengelolaan Rekam Medis Di Puskesmas Binaan

Mijen Kota Semarang: Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia,
(online), Vol. 2 No. 1 (http://jmiki-aptirmik.or.id/, diakses 25 Agustus
2020)

Budi, Savitri Citra. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta:
Quantum Sinergis Media

Departemen Kesehatan Republik Indonsia Tahun 2009 Tentang Definisi Pelayanan

Kesehatan Jakarta: Depkes RI

Faida, Eka Wilda. Muhadil. 2018. Dasar Organisasi dan Manajemen Unit Kerja
Rekam Medis. Yogyakarta: Penerbit Indomedia Pustaka

Handayuni, Linda. Handayani, Loli Fitria. 2020. Analisis Pelaksanaan Pengelolaan

Rekam Medis Di Puskesmas Madras Kecamatan Jangkat Provinsi Jambi:
Administration & Health Information Of Journal, (online), Vol. 1 No. 1
(http://ojs.stikeslandbouw.ac.id/, diakses 29 Agustus 2020)

Hatta, Gemala R. 2008. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana

Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia

Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 312 Tahun 2020 Tentang
Standar Profesi Perekam Medis Dan Informasi Kesehatan. Jakarta:
Menteri Kesehatan RI

Maliang, Muhammad Iqbal. Imran, Ali. Alim, Andi. 2019. Sistem Pengelolaan
Rekam Medis Di Puskesmas Tamalate Makassar: Jurnal Kesehatan,
(online), Vol. 2 No. 4 (http://jurnal.fkmumi.ac.id/, diakses 25 Agustus
2020)

Mathar, Irmawati. 2018. Manajemen Informasi Kesehatan (Pengelolaan Dokumen

Rekam Medis). Yogyakarta: Grup Penerbit CV Budi Utama

Miranda, Vonny Yulia. Putri, Nuzulul Kusuma. 2019. Pengelolaan Rekam Medis Di
Puskesmas Ketabang Kota Surabaya: Majalah Kesehatan Masyarakat
(online), Vol. 2 No. 4, (http://ojs.serambimekkah.ac.id/makma/, diakses 26
Agustus 2020)
Muyasaroh, Dewi. 2016. Fungsi Manajemen Pada Kegiatan Pengelolaan Sistem
Rekam Medis Pasien Di Puskesmas Kedungmundu Semarang . Skripsi.
Semarang: Jurusan Ilmu Kesehatan Masyarakat Fakulitas Ilmu
Keolahragaan Universitas Negeri Semarang

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis. Jakarta: Menteri
Kesehatan RI

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2019 Pasal 1

Tentang Puskesmas. Jakarta: Menteri Kesehatan RI

Reitz, Joan M. 2012. (Online). Dicitionary For Library And Information Science
(http://www.abc-clio.com/ODLIS/

Rumpa, Finy J.A. Korompis, Grace E.C. Kolibu, Febi K. 2020. Sistem Manajemen
Rekam Medis Di Puskesmas Terakreditasi Madya Dan Terakreditasi Dasar
Kota Manado: Jurnal Kesehatan Masyarakat (online), Vol. 9 No. 3,
(http://ejournal.unsrat.ac.id/, diakses 25 Agustus 2020)
 RIWAYAT HIDUP PENULIS

A. IDENTITAS PENULIS

Nama : Risdahlila Noho Latarisa

Tempat Tanggal Lahir : Namasula, 12 Oktober 2000
Suku Bangsa : Indonesia
Agama : Islam
Alamat : Ohoibadar Jl. Muhammad Salim
Lorong Masjid Kec, hoat sorbay.
Jenis Kelamin : Perempuan
No. HP : 0812-4212-0073
Anak pertama dari (2) bersaudara dari pasangan :

Nama Ayah : Noho Latarisa

Nama Ibu : Gamar Ubrusun

B. RIWAYAT PENDIDIKAN

1. SD NEGERI OHOIBADAR : 2005-2011

2. SMP NEGERI 7 KEI-KECIL : 2011-2014
3. SMA NEGERI 10 MALUKU TENGGARA : 2014-2017
4. STIKES PANAKKUKANG MAKASSAR : 2017-2020

Daftar riwayat ini saya buat dengan sebenar-benarnya.

Makassar, 12 Oktober 2020

Risdahlila Noho Latarisa