TINJAUAN PELAKSANAAN PROSEDUR PEMINJAMAN REKAM MEDIS

DI RUANG FILLING RSIA SITTI KHADIJAH 1 MUHAMMADIYAH

CABANG MAKASSAR

KARYA TULIS ILMIAH

JUMRIANI
NIM. 19.03.077

PROGRAM STUDI D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

STIKES PANAKKUKANG MAKASSAR

2022
TINJAUAN PELAKSANAAN PROSEDUR PEMINJAMAN REKAM MEDIS

DI RUANG FILLING RSIA SITTI KHADIJAH 1 MUHAMMADIYAH

CABANG MAKASSAR

KARYA TULIS ILMIAH

Diajukan sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan

Program Studi Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Disusun dan diajukan oleh

JUMRIANI
NIM. 19.03.077

PROGRAM STUDI D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

STIKES PANAKKUKANG MAKASSAR

2022
ii
 KARYA TULIS ILMIAH

TINJAUAN PELAKSANAAN PROSEDUR PEMINJAMAN REKAM MEDIS

DI RUANG FILLING RSIA SITTI KHADIJAH 1 MUHAMMADIYAH

CABANG MAKASSAR

Disusun dan diajukan oleh

JUMRIANI
NIM. 19.03.077

Telah dipertahankan di depan Tim Penguji pada tanggal 02 Agustus 2022 dan
dinyatakan telah memenuhi syarat

Menyetujui
Tim Pembimbing

Pembimbing 1 Pembimbing II

Hj. Andi Annas, SKM., M.Si Ns. Muh. Zukri Malik., S.Kep., M.Kep

Ketua STIKES Panakkukang Ketua Program Studi D3 Rekam Medis

Makassar dan Informasi Kesehatan

Dr. Ns. Makkasau, M.Kes., M.Biomed Syamsuddin, A.Md.PK., SKM, M.Kes

iii
 PENGESAHAN TIM PENGUJI

Karya Tulis Ilmiah ini telah dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif Progam Studi D3 Perekam Medis dan Informasi Kesehatan STIKES

Panakkukang Makassar, pada Tanggal 02 Agustus 2022

Makassar, 02 Agustus 2022

Tim Penguji:

Penguji 1 : Ruslan Agussalim,S.Kom.,M.Kom (.........................................)

Penguji 2 : Ns. Muh. Zukri Malik.,S.Kep,M.Kep (.........................................)

Penguji 3 : Hj. Andi Annas, SKM., M.Si (.........................................)

iv
 SURAT PERNYATAAN KARYA TULIS ILMIAH

Yang bertanda tangan dibawah ini saya:

Nama : Jumriani

Nim : 1903077

Menyatakan dengan sebenarnya bahwa judul Karya Tulis Ilmiah ini sebagai berikut:

TINJAUAN PELAKSANAAN PROSEDUR PEMINJAMAN REKAM MEDIS

DI RUANG FILLING RSIA SITTI KHADIJAH 1 MUHAMMADIYAH

CABANG MAKASSAR, Merupakan Karya Tulis Ilmiah yang kami buat sendiri dan

bukan merupakan bagian dari Karya Tulis Ilmiah orang lain. Bilamana ternyata

pernyataan ini tidak benar, kami sanggup menerima sanksi akademik yang ditetapkan

oleh STIKES Panakkukang Makassar.

Makassar, 02 Agustus 2022

Mengetahui Yang membuat pernyataan

Ketua Prodi D3 RMIK

Syamsuddin, A.Md.PK., SKM., M.Kes Jumriani

NIDN. 0926078203 NIM. 19.03.077

v
 PRAKATA

Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT. Karena

berkatnyalah penulis mampu mengerjakan karya tulis ilmiah yang berjudul

“Tinjauan Pelaksanaan Prosedur Peminjaman Rekam Medis Di Ruang Filling

RSIA Sitti Khadijah 1 Muhammadiyah Cabang Makassar” sesuai dengan waktu

yang telah diberikan. Tujuan disusunnya karya tulis ilmiah ini sebagai prasyarat akhir

menuntaskan program diploma 3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (RMIK)

Stikes Panakkukang Makassar.

Terkhusus kepada Mamaku tercinta Hasma, nenek Hj Tanang yang tak

henti-hentinya mendoakan dan memotivasi penulis sehingga sampai pada tahap

sekarang, kepada Ruslan Agussalim,S.Kom.,M.Kom dan Ns. Muh. Zukri

Malik.,M.Kep yang bersedia membimbing dan memberikan kritik maupun saran-

saran yang membangun demi terselesaikannya karya tulis ilmiah ini. Tak lupa pula

apresiasi tertinggi penulis tujukan kepada :

1. Hj. Saenab Dasong, SKM. M.Kep Sebagai Plh. Ketua Yayasan Perawat

Sulawesi Selatan (YPSS).

2. Dr. Ns. Makkasau plasay, M.Kes, M.Biomed, Selaku Ketua STIKES

Panakkukang Makassar

vi
3. Syamsuddin, A.Md.PK., SKM., M.Kes, Selaku Ketua Prodi D3 Rekam Medis

dan Informasi Kesehatan.

4. Dr. Jusli, M.Kes., Sp.A (K) selaku Direktur RSIA Sitti Khadijah 1

Muhammadiyah Cabang Makassar yang telah mengizinkan penulis untuk

melakukan penelitian.

5. Ahmad Jayadie, A.Md.PK., SKM, M.Tr.Adm.Kes, selaku kepala rekam medis

dan informasi kesehatan beserta staf di RSIA Sitti Khadijah 1 Muhammadiyah

Cabang Makassar yang telah memberikan data dan informasi yang dibutuhkan

penulis selama melakukan penelitian.

6. Asriyanti, SKM., M.Kes, selaku Pembimbing Akademik yang bersedia

membantu selama proses menempuh pendidikan.

7. Seluruh dosen dan fungsionaris di STIKES Panakkukang Makassar yang sudah

berbagi banyak hal dan menyediakan wadah pengembangan diri penulis.

8. Para besti-besti khususnya Husnul Amalia, Askawati Asis, Charmenita Sere,

Adinda Nurhasanah, Abang Muh. Fuad Suharto, The Bat, dan anak panti yang

selalu siap direpotkan dan memberikan motivasi hingga mampu menyelesaikan

penelitian ini.

9. Seluruh teman-teman RMIK B 2019 yang telah sama-sama berjuang melewati

setiap suka duka selama tiga tahun.

vii
 Dengan penuh kesadaran penulis mengakui bahwasanya karya tulis ilmiah

ini jauh dari kategori kesempurnaan tetapi semoga dapat meberikan banyak manfaat

bagi pembaca dan digunakan sebagai referensi selanjutnya. Sebab itulah penulis

sangat menghargai masukan yang membangun guna mengutuhkan Karya Tulis

Ilmiah. Akhir kata, kiranya Allah SWT. Selalu mencurahkan keberkahan pada kami

semua Aamiin.

Makassar, 02 Agustus 2022

Jumriani

viii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .................................................................................................... i

PENGAJUAN JUDUL ................................................................................................. ii

PENGESAHAN PENULISAN KARYA TULIS ILMIAH....................................... iii

PENGESAHAN TIM PENGUJI ................................................................................ iv

PERNYATAAN ............................................................................................................ v

PRAKATA .................................................................................................................... vii

DAFTAR ISI ................................................................................................................. x

DAFTAR TABEL ........................................................................................................ xii

DAFTAR GAMBAR .................................................................................................... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................................ xiv

ABSTRAK DAN KATA KUNCI (KEYWORDS) .................................................... xv

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................. 1

A. Latar Belakang ............................................................................................. 1

B. Rumusan Masalah ........................................................................................ 4

C. Tujuan Penulisan ......................................................................................... 4

D. Manfaat Penulisan ....................................................................................... 5

ix
BAB II TINJAUAN TEORI dan KERANGKA KONSEP ...................................... 7

A. Tinjauan Teori .............................................................................................. 7

1. Tinjauan Tentang Rekam Medis ............................................................ 7

2. Tinjauan Tentang Peminjaman ............................................................... 10

3. Tinjauan Tentang Standar Prosedur Operasional ................................... 18

4. Tinjauan Tentang Pengetahuan .............................................................. 19

5. Tinjauan Tentang Ruang Filling ............................................................. 23

B. Kerangka Konsep ......................................................................................... 23

BAB III METODOLOGI PENELITIAN .................................................................. 25

A. Lokasi Penelitian ......................................................................................... 25

B. Populasi, Sampel, Metode Pengambilan Sampel ........................................ 25

1. Populasi ................................................................................................ 25

2. Sampel .................................................................................................. 25

3. Metode Pengambilan Sampel............................................................... 26

C. Definisi Operasional dan Kriteria Objektif ................................................. 26

D. Metode Pengumpulan Data ......................................................................... 27

E. Analisis Data ............................................................................................... 28

BAB IV HASIL dan PEMBAHASAN ........................................................................ 30

A. Gambaran Lokasi ........................................................................................ 30

B. Gambaran Hasil Karya Tulis Ilmiah ........................................................... 32

C. Pembahasan Karya Tulis Ilmiah ................................................................. 35

x
BAB V PENUTUP ........................................................................................................ 43

A. Kesimpulan.................................................................................................. 43

B. Saran ............................................................................................................ 44

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

xi
 DAFTAR TABEL

Tabel 1 Contoh Bon Peminjaman Rekam Medis ........................................................... 14

Tabel 2 Contoh Buku Ekspedisi..................................................................................... 15

Tabel 3 Tingkat Pengetahuan Petugas Tentang alat peminjaman rekam medis ............ 33

Tabel 4 Penerapan SPO peminjaman rekam medis ....................................................... 33

Tabel 5 Porsentase kesesuaian variabel peminjaman..................................................... 34

Tabel 6 Contoh saran format peminjaman ..................................................................... 42

xii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Contoh Tracer ................................................................................................ 14

Gambar 2 Alur Peminjaman Rekam Medis ................................................................... 17

Gambar 3 Kerangka Konsep ......................................................................................... 24

xiii
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Lembar Kuesioner

Lampiran 2 Lembar Observasi

Lampiran 3 Jadwal Kegiatan

Lempiran 4 Gambar Buku Peminjaman dan Buku Register

Lampiran 5 Surat Penelitian

Lampiran 6 SPO Rumah Sakit

Lampiran 7 Riwayat Hidup

xiv
 ABSTRAK

JUMRIANI: TINJAUAN PELAKSANAAN PROSEDUR PEMINJAMAN REKAM MEDIS DI

RUANG FILLING RSIA SITTI KHADIJAH 1 MUHAMMADIYAH CABANG MAKASSAR
(DIBIMBING OLEH RUSLAN AGUSSALIM DAN MUH ZUKRI MALIK)
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan prosedur pemiinjaman rekam medis.
Penelitian dilakukan di RSIA Sitti Khadijah 1 Muhammadiyah Cabang Makassar pada tanggal 4 s/d 6
juli 2022 dengan melibatkan 2 perekam medis di Ruang Filling dan rekam medis yang dipinjam saat
melakukan penelitian. Metode pengambilan sampel dilakukan dengan cara total sampling dan
insidental sampling. Pengumpulan data dilakukan dengan cara kuesioner dan observasi. Hasil
penelitian yang didapatkan bahwa prosedur peminjaman di rumah sakit memiliki perbedaan dengan
Depkes RI tahun 2006 yaitu buku peminjaman di rumah sakit tidak menggunakan variabel keperluan
peminjaman, sehingga akan menyulitkan untuk mengidentifikasi alasan berkas dipinjam. Dari hasil
penelitian juga didapatkan pengetahuan petugas di Ruang Filling tentang alat peminjaman rekam
medis 100% sudah cukup memahami sehingga dapat disimpulkan bahwa pengetahuannya berada pada
tingkatan tahu yaitu mengingat kembali ingatan terhadap memori yang ada atau yang telah dipelajari
sebelumnya tetapi tidak menerapkannya, yang dimaksud adalah alat peminjaman yang digunakan
belum diterapkan sebagaimana mestinya. Saat melaksanakan peminjaman rekam medis petugas tidak
memeriksa dengan baik variabel yang harus dituliskan pada bon peminjaman jika berkas ingin
dipinjam sehingga kesulitan mencari dan mengidentifikasi siapa yang meminjam rekam medis pada
saat dibutuhkan kembali.

Kata kunci: peminjaman, pengetahuan, rekam medis, filling

xv
 ABSTRACT

JUMRIANI: REVIEW OF IMPLEMENTATION OF MEDICAL RECORD BORROWING

PROCEDURES IN THE FILLING ROOM OF RSIA SITTI KHADIJAH 1 MUHAMMADIYAH
MAKASSAR BRANCH. (SUPERVISIOR: RUSLAN AGUSSALIM AND MUH ZUKRI MALIK)
This study aims to determine the implementation of medical record lending procedures. The
research was conducted at RSIA Sitti Khadijah 1 Muhammadiyah Makassar Branch from 4 to 6 July
2022 involving 2 medical recorders in the Filling Room and borrowed medical records while
conducting the research. The sampling method was carried out by means of total sampling and
incidental sampling. Data collection was carried out by means of questionnaires and observation. The
results of the study found that the borrowing procedure at the hospital was different from the Ministry
of Health of the Republic of Indonesia in 2006, namely the borrowing book at the hospital did not use
the borrowing requirement variable, so it would be difficult to identify the reasons for borrowing files.
From the results of the study, it was also found that the knowledge of officers in the Filling Room
about the medical record borrowing tool was 100% sufficient to understand so that it could be
concluded that their knowledge was at the level of knowing, namely recalling memories of existing
memories or those that had been previously studied but did not apply them, what was meant was tools
loans used have not been implemented properly. When borrowing medical records, the officers did not
properly check the variables that had to be written on the loan receipt if the files were to be borrowed,
so it was difficult to find and identify who had borrowed the medical records when they were needed
again.

Keywords: borrowing, knowledge,medical record, filling

xvi
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang

Fasilitas Pelayanan Kesehatan atau lebih dikenal dengan Fasyankes

adalah tempat yang digunakan untuk menyelenggarakan pekerjaan pelayanan

kesehatan yang dilaksanakan oleh pemerintah pusat, pemerintah daerah atau

masyarakat meliputi kegiatan promotif, preventif, kuratif, rehabilitatif. Jenis

fasilitas pelayanan kesehatan yang dimaksud dalam PP No 47 Tahun 2016 bab II

pasal 3 salah satunya adalah rumah sakit (Peraturan Pemerintah Republik

Indonesia, 2016). Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No. 44 Tahun

2009 tentang rumah sakit, rumah sakit adalah lembaga pelayanan kesehatan yang

memberikan pelayanan kesehatan pribadi yang komprehensif melayani rawat

inap, rawat jalan dan gawat darurat. Faktor yang mempengaruhi berfungsinya

pelayanan rumah sakit adalah tercapainya tertib administrasi rumah sakit, maka

perlu sarana penunjang diantaranya adalah unit kerja rekam medis (Hidayanti,

2020).

Rekam medis merupakan dokumen yang berisi catatan tentang identitas

pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan layanan lainnya kepada pasien

(Permenkes RI No. 269/Menkes/III/2008, 2008). Dalam Penerapan teknologi

informasi akan membuat bagian rekam medis menjadi lebih efektif dan efisien.

1
 2

Proses peminjaman rekam medis merupakan salah satu penerapan

teknologi infomasi pada bidang kesehatan. Pelaksanaan dan pengolahan

peminjaman rekam medis berdasarkan prosedur yang ditetapkan dapat

memberikan kontribusi terhadap kelancaran pelayanan kepada pasien, karena

berdampak signifikan untuk peningkatan keamanan dan kerahasiaan rekam

medis.(Hidayanti, 2020)

Peminjaman rekam medis untuk kebutuhan internal dan eksternal

termasuk kebutuhan utilitas rekam medis seperti: Medis, Administrasi, Legal,

Finansial, Riset, Education, dan Dokumentasi. Oleh sebab itu, rumah sakit harus

mengembangkan prosedur dan kebijakan mengenai peminjaman rekam medis

yang dirancang untuk menjaga kerahasiaan isi rekam medis apabila rekam medis

tercecer dan berada ditangan pihak yang tidak bertanggung jawab. Dalam proses

peminjaman harus diatur secara berurutan siapa yang memberikan persetujuan

pinjam meminjam untuk hak peminjaman rekam medis dan catatan peminjaman

harus dicatat dalam buku pinjam rekam medis. Berkat ditetapkannya regulasi

tersebut maka proses peminjaman dapat berjalan sistematis.

Menurut penelitian yang dilakukan oleh Talib and Syamsuddin (2021)

tentang Analisis Pelaksanaan Prosedur Peminjaman di bagian penyimpanan

RSUD Haji Makassar bahwa penggunaan alat peminjaman untuk rawat inap

menggunakan buku ekspedisi sedangkan tracer untuk rawat jalan sehingga

menyulitkan mengetahui keberadaan berkas dan terjadi misfile. Maka

berdasarkan permasalahan tersebut sebaiknya pelaksanaan peminjaman atau

 3

pengembalian rekam medis dibutuhkan alat peminjaman berupa buku ekspedisi

dan tracer untuk pencatatan berkas yang dipinjam agar mempermudah

mengetahui lokasi rekam medis pasien dan menjadi bukti tanggung jawab bahwa

rekam medis digunakan dengan baik.

Menurut penelitian Syahputri dan Novita (2022) tentang Analisis

Pelaksanaan Prosedur Peminjaman Rekam Medis di Unit Filling Rumah Sakit

Tentara Dr. Reksodiwiryo Padang Tahun 2021 bahwa pelaksanaan alur

peminjaman rekam medis belum terlaksana dengan baik dikarenakan tidak

dilakukan pencatatan peminjaman rekam medis di buku ekspedisi dan tracer

menyebabkan rekam medis sulit diketahui keberadaannya. Sebaiknya petugas

lebih patuh dalam pelaksanaan alur peminjaman sesuai dengan SPO yang ada.

Berdasarkan Pengalaman Praktik Kerja Lapangan penulis di RSIA Sitti

Khadijah 1 Muhammadiyah Cabang Makassar dapat dilihat bahwa penggunaan

alat bantu peminjaman rekam medis (Bon pinjam dan tracer) belum digunakan

sehingga masih didapatkan petugas yang salah menyisipkan rekam medis pada

rak penyimpanan. Olehnya itu penulis tertarik untuk mengkaji “TINJAUAN

PELAKSANAAN PROSEDUR PEMINJAMAN REKAM MEDIS DI RUANG

FILLING RSIA SITTI KHADIJAH 1 CABANG MUHAMMADIYAH

MAKASSAR”.
 4

B. Rumusan Masalah

Bagaimana prosedur peminjaman rekam medis di Ruang Filling RSIA Sitti

Khadijah 1 Muhamadiyah Cabang Makassar?

C. Tujuan

1. Tujuan Umum

Tujuan umum penulisan adalah diketahui pelaksanaan prosedur peminjaman

rekam medis di Ruang Filling RSIA Sitti Khadijah 1 Muhammadiyah

Cabang Makassar.

2. Tujuan Khusus

a. Diketahui Standar Prosedur Operasional (SPO) tentang peminjaman

rekam medis

b. Diketahui tingkat pengetahuan petugas tentang penggunaan alat bantu

peminjaman rekam medis.

c. Diketahui kesesuaian pelaksanaan prosedur peminjaman rekam medis.

D. Manfaat Penulisan

1. Manfaat Teoritis

a. Bagi institusi

Hasil penelitian ini bermanfaat sebagai informasi untuk kemajuan ilmu

khusus yang berkaitan dengan rekam medis.

 5

b. Bagi peneliti

Dari hasil penulisan ini dapat meningkatkan wawasan dan sarana

pengaplikasian ilmu yang telah diperoleh selama penelitian yang akan

menjadi dasar untuk penelitian selanjutnya

2. Manfaat Praktis

a. Bagi RSIA Sitti Khadijah 1 Muhammadiyah Cabang Makassar

Hasil penulisan dimanfaatkan sebagai bahan pertimbangan dan panduan

dalam menganalisa kinerja pegawai yang ada.

b. Bagi Perekam medis

Penelitian ini diharapkan jadi bahan untuk menigkatkan ilmu rekam

medis.
 BAB II

TINJAUAN TEORI DAN KERANGKA KONSEP

A. Tinjauan Teori

1. Tinjauan Tentang Rekam Medis

a. Definisi Rekam Medis

1) Undang-Undang Praktik Kedokteran Pasal 46 ayat (1) mendefinisikan

rekam medis sebagai dokumen berisi catatan yang berkaitan dengan

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain

yang telah diberikan kepada pasien.

2) Menurut Gemala Hatta pada (Depkes RI, 2006), Rekam Medis adalah

catatan dokumen yang berisi data pribadi, riwayat kesehatan, diagnosis,

Pemeriksaan, pengobatan penyakit, tindakan dan pelayanan lainnya

disimpan didokumen yang diberikan saat pendaftaran pasien untuk

layanan medis, selanjutkan petugas rekam medis dapat mengumpulkan

rekam medis pasien dari seluruh unit pelayanan dan memastikan

kelengkapannya.

3) Menurut Huffman, Rekam Medis adalah informasi tentang keadaan

pasien, riwayat kesehatan dan pengobatan yang ditulis oleh dokter yang

merawat pasien

6
b. Tujuan

Tujuan dari rekam medis yaitu terlaksananya tertib administrasi sebagai

upaya peningkatan pelayanan kesehatan. Pelayanan kesehatan yang

bermutu didukung karena tercapainya tertib administrasi.

c. Kegunaan (Gunardi and Muchtar 2019)

1) Beberapa aspek kegunaan rekam medis antara lain:

(a) Aspek Administratif

Dikatakan mempunyai nilai administratif karena isi

rekam medis mengacu pada tindakan yang telah dilakukan untuk

mencapai tujuan sesuai dengan kewenangan dan kewajiban

penyelenggara pelayanan kesehatan.

(b) Aspek Medis

Rekam medis pasien menentukan langkah awal dalam

perencanaan tindakan yang akan dilakukan pada pasien, sehingga

isi rekam medis dianggap bernilai medis.

(c) Aspek Legal

Isi rekam medis memiliki nilai hukum karena isinya

dapat digunakan untuk menegakkan hukum dan sebagai bukti

untuk mendapatkan keadilan.

7
 8

(d) Aspek Finansial

Informasi atau data yang dapat dimanfaatkan untuk aspek

keuangan dapat diambil dari isi rekam medis, maka dari itu isi

rekam medis memiliki nilai keuangan.

(e) Aspek Penelitian

Untuk mengembangkan ilmu pengetahuan dibidang

kesehatan perlu adanya suatu penelitian. Penelitian tersebut

membutuhkan data/informasi yang dapat diambil dari isi rekam

medis pasien yang diaplikasikan untuk aspek penelitian.

(f) Aspek Edukasi

Dalam aspek pendidikan dibutuhkan suatu data/informasi

sebagai referensi yang digunakan untuk mengajar dibidang

profesi. Informasi tersebut didapat dari isi berkas pasien karena

berisi informasi tentang perkembangan dari waktu ke waktu dan

pelayanan yang didapatkan pasien.

(g) Aspek Dokumentasi

Memiliki nilai dokumenter dikarenakan isi rekam medis

berisi arsip yang harus didokumentasi dan digunakan sebagai

bahan pertanggung jawaban dan pelaporan rumah sakit.

 9

2) Kegunaan rekam medis secara umum

(a) Menjadi sarana interaksi dokter dan tenaga kesehatan yang andil

terhadap pemberian layanan pasien.

(b) landasan agar mempersiapkan pemulihan pasien.

(c) Menjadi bukti perkembangan penyakit dan pelayanan medis

selama kunjungan atau rawat inap.

(d) Sebagai data yang berguna untuk keperluan analisis, penelitian dan

evaluasi mutu pelayanan yang diberikan kepada pasien.

(e) Mengamankan informasi pasien untuk kepentingan hukum, rumah

sakit, dokter dan tenaga kesehatan lainnya.

(f) Acuan untuk menghitung biaya pelayanan medis dan perawatan

pasien.

(g) Menjadi sumber ingatan untuk disimpan sebagai bahan pelaporan.

2. Tinjauan Umum Tentang Peminjaman Rekam Medis

a. Definisi Peminjaman

Menurut Alwi (2005:876), “Meminjam yaitu tindakan untuk

menggunakan milik seseorang yang nantinya akan dikembalikan sesuai

dengan waktu yang disepakati”.

Peminjaman rekam medis adalah rekam medis yang diambil dari

ruang filling untuk keperluan permintaan medis untuk dilayani dibagian

poliklinik, rawat inap oleh dokter/profesional kesehatan lainnya dan

 10

untuk tujuan eksternal (penelitian, pengadilan, ringkasan pulang).

(Khalifatullah and Yanuar, 2021)

Peminjaman rekam medis secara umum terbagi menjadi dua

yaitu:

1) Pinjaman rutin ialah rekam medis yang dipinjam oleh dokter karena

berkas pasien tersebut dibutuhkan untuk proses pengobatan di unit

pelayanan.

2) Pinjaman tidak rutin ialah berkas yang dipinjamkan untuk tenaga

medis atau dokter untuk tujuan penelitian, makalah dan lain-lain.

b. Prosedur peminjaman rekam medis (Depkes RI, 2006)

1) Untuk peminjaman rekam medis terlebih dahulu pasien mendaftar

terlebih dahulu baik sebagai pasien rawat jalan, rawat inap, ruang

perawatan dan pelayanan penunjang medis.

2) Meminjaman rekam medis dapat dilakukan langsung dari bagian

rekam medis melalui telepon atau datang langsung ke bagian rekam

medis.

3) Petugas peminjam harus menuliskan di bon peminjaman untuk

peminjaman eksternal dan menulis di buku ekspedisi untuk

peminjaman internal. Jika berkas berpindah peminjam maka tulis di

slip transfer dan berikan ke bagian rekam medis untuk disimpan di

tracer.
 11

4) Rekam medis pasien tidak diperbolehkan dibawah pulang selain

untuk kesaksian hukum.

5) Hanya perekam medis yang memiliki akses terhadap berkas yang

mau dipinjam.

6) Tracer,bon peminjaman dan buku ekspedisi harus digunakan untuk

pengambilan berkas

7) Dalam buku Ekspedisi dan Bon Pinjam harus selalu mencantumkan

tanggal pinjaman, kebutuhan, nama atau bagian pinjaman, paraf,

tanggal pinjaman dan tanggal rekam medis harus dibawa kembali ke

bagian rekam medis.

8) Buku ekspedisi diperlukan untuk menemukan lokasi rekam medis

yang dipinjam secara manual untuk pengobatan, dipinjam oleh

dokter, atau dipinjam untuk beberapa kasus.

9) Bagi rumah sakit dengan sistem komputer sebaiknya melakukan

identifikasi pasien untuk mengetahui lokasi rekam medis yang keluar

agar lebih efisien dan efektif.

10) Perekam medis harus selalu mengecek waktu pengembalian rekam

medis untuk mengurangi resiko kehilangan berkas yang dipinjam.

11) Selagi berkas masih diluar ruang rekam medis maka perawat dan

tenaga kesehatan yang berada di ruang instalasi yang bertanggung

jawab atas rekam medis tersebut.

 12

c. Ketetapan Peminjaman Rekam Medis

1) Tracer/ Outguide selalu digunakan pada saat berkas pasien dipinjam

2) Peminjam harus ontime mengembalikan rekam medis dalam kondisi

baik

3) Terdapat regulasi mengenai jangka waktu rekam medis berada diluar

ruangan. Idealnya < 24 jam rekam medis harus di kembalikan ke

penyimpanan.

4) Peminjaman rekam medis oleh dokter atau tenaga medis lainnya

untuk keperluan skipsi, penelitian dan keperluan lainnya harus

dilakukan di ruang rekam medis.

5) Untuk pasien yang dirujuk hanya boleh membawa resume akhir

pelayanan

d. Pihak yang Berwenang Meminjam Rekam Medis

1) Penanggung jawab langsung pasien adalah (Dokter,paramedis dan

fisioterapi).

2) Bagian yang tidak bertanggung jawab langsung pada pasien (Petugas

Rekam Medis dan staf medis).

3) Pihak ketiga di luar rumah sakit (asuransi, pengadilan dan polisi)

yang tidak bertanggung jawab langsung kepada pasien

 13

e. Alat Bantu Peminjaman Rekam Medis

1) Definisi Alat Bantu Peminjaman

Alat bantu peminjaman merupakan suatu sarana berfungsi

memudahkan peminjaman rekam medis yang akan dipinjam atau

keluar dari rak peminjaman. Alat bantu tersebut antara lain: Formulir

peminjaman (Bon pinjam), Buku register peminjaman (Buku

Ekspedisi), dan Tracer (Outguide).

2) Alat bantu peminjaman (Wardani et al, 2012)

Adapun alat bantu peminjaman yaitu:

(a) Bon Peminjaman

Bon peminjaman dimanfaatkan sebagai alat pencatatan rekam

medis yang keluar untuk tujuan riset dan pengajaran atas izin

direktur rumah sakit. Isi dari bon peminjaman ialah nama dan

nomor rekam medis peminjam.

 14

(b) Tracer

Outguide (Tracer) adalah alat yang disimpan dirak penyimpanan

sebagai pengganti berkas yang dipinjam. Sebelum rekam medis

yang dipinjam dikembalikan kelokasi aslinya maka tracer tetap

berada dirak.

Gambar 1

Contoh Tracer

(c) Buku Ekspedisi

Semua infomasi pasien yang dipinjam tercatat pada buku

ekspedisi, termasuk nomor rekam medis, nama, peminjam,

keperluan, dan tanggal kembali.

 15

f. Standar jangka waktu Pengembalian Rekam medis (Depkes RI, 2006)

1) Standar waktu rekam medis rawat inap untuk dikembalikan yaitu 2 x

24 jam selepas pasiennya pulang.

2) Standar waktu pengembalian rekam medis rawat jalan yaitu < 24 jam

sesudah pasien pulang.

g. Perbedaan Peminjaman Rekam Medis Secara Manual dan Secara

Elektronik (Gunarti et al, 2018)

Proses peminjaman rekam medis secara manual menggunakan

pencatatan di buku belum efisien dan efektif, seperti:

1) Membutuhkan lebih banyak kertas

2) Ketika kolom buku habis, kolom baru harus dibuat.

3) Data tidak bertahan karena seiring waktu berjalan bahannya

mengalami pelakukan.

4) Prosedur pengawasan memakan waktu lama karena harus membuka

setiap halaman.
 16

Proses peminjaman rekam medis secara manual dan

elektronik terdapat perbedaan sebagai berikut:

1) Sumber daya kertas lebih sedikit karena hanya digunakan untuk

pelaporan.

2) Data yang meminjam dan mengembalikan berkas akan disimpan

secara permanen dalam database.

3) Proses monitoring dijalankan langsung di aplikasi.

 17

Permintaan
pinjam rekam medis

Ruang rekam medis (Petugas)

Petugas RM menyediakan BRM sesuai dengan permintaan

Petugas wajib menulis di buku ekspedisi /form peminjam rekam medis

(meliputi : tanggal pinjam, nama peminjam, tanda tangan, No rekam
medis, keperluan) dan menggunakan tracer pada rak penyimpanan

Pengembalian Rekam Medis

segera setelah selesai
digunakan atau selesai
pelayanan kepada pasien

Gambar
Alur Peminjaman Rekam Medis
(https://bit.ly/3a8eNGO)
 18

3. Tinjauan Tentang Standar Operasional Prosedur (SPO)

a. Definisi Standar Prosedur Operasional

Prosedur Tetap (PROTAP) atau biasa disebut Standar prosedur

operasional (SPO) adalah satuan arahan aktivitas yang ditetapkan

sehingga membantu melaksanakan pekerjaan.

Definisi SPO menurut Rudi M Tambunan adalah pedoman yang

menjadi acuan dalam suatu lembaga untuk meyakinkan bahwa setiap

keputusan, langkah, atau tindakan yang dilakukan telah berlangsung

secara efektif , konsisten , dan sistematis.

b. Tujuan SPO (KARS, 2009)

1) Tujuan Umum

Sebagai acuan dalam bekerja untuk mencapai arah yang

tepat, efektif dan konsisten dalam rangka meningkatkan mutu

pelayanan.

2) Tujuan Khusus

(a) Salah satu upaya dalam meningkatkan mutu pelayanan

(b) Untuk menghindari kesalahan dalam proses pelaksanaan

kegiatan

(c) Untuk lebih menegaskan penggunaan sumber daya yang efektif

dan efisien

(d) Prosedur untuk menjelaskan wewenang dan tanggung jawab

petugas terkait.
 19

c. Manfaat SPO

1) Bukti terlaksananya manajemen mutu di rumah sakit

2) Memberikan informasi mengenai beban kerja petugas

3) Mendokumentasikan langkah-langkah kegiatan

4) Memenuhi persyaratan standar pelayanan rumah sakit

4. Tinjauan tentang Pengetahuan

a. Definisi Pengetahuan

Pengetahuan adalah hasil dari mereka yang tidak paham dan

mereka yang tidak mampu menjadi mampu. Proses penemuan melibatkan

jalur dan rencana yang berbeda baik melalui proses pelatihan maupun

melalui pengalaman. (Ridwan et al, 2021)

b. Tingkatan pengetahuan

Menurut Nonoadmodjo dikutip oleh (Alni, 2021), pengetahuan

mempunyai enam tingkatan yaitu :

1) Mengetahui (Know)

Mengetahui adalah mengulang kembali (recall) ingatan memori yang

sudah ada atau yang telah dipelajari sebelumnya. Mengetahui adalah

tingkat dasar dari pengetahuan.

 20

2) Memahami (Comprehension)

Pemahaman diartikan sebagai keterampilan tidak hanya untuk

mendefinisikan informasi yang terlihat tentang suatu objek, tetapi

harus mampu menginterpretasikan objek dengan benar.

3) Penerapan (Application)

Aplikasi merupakan keahlian untuk menerapkan pada situasi

sebenarnya prinsip atau teori yang telah didapatkan.

4) Analisis (Analysis)

Analisis adalah kesanggupan menguraikan bahan atau objek dalam

suatu struktur organisasi dan masih tetap berhubungan satu sama lain.

5) Sintesis (Syntesis)

Sintesis diartikan sebagai suatu pembaharuan dari dua atau lebih

komponen. Dengan begitu, sintesis adalah kekuatan untuk

mewujudkan ide yang baru dari ide yang sudah ada sebelumnya.

6) Evaluasi (Evaluation)

Evaluasi melibatkan kapasitas untuk mengevaluasi suautu bahan atau

objek terhadap standar yang ditentukan sendiri atau menggunakan

standar yang ada.

 21

c. Faktor – faktor yang Mempengaruhi Pengetahuan (Darsini et al, 2019)

Ada dua jenis faktor yang mempengaruhi pengetahuan yaitu

faktor internal (berasal dari dalam diri individu) dan faktor eksternal

(berasal dari luar individu).

1) Faktor Internal

(a) Umur

Umur memengaruhi kognisi dan keadaan pikiran

seseorang. Seiring bertambahnya usia seseorang, persepsi dan

sikap berkembang lebih jauh dan pengetahuan yang dihasilkan

meningkat.

(b) Jenis kelamin

Perempuan dan laki – laki cara kerja otaknya berbeda.

Perempuan lebih mampu melihat sesuatu dari berbagai perspektif

lalu menyimpulkan, tidak seperti laki - laki memiliki

keterampilan motorik jauh lebih kuat saat melakukan pekerjaan

yang bisa mengkordinasikan antara tangan dan mata. Itulah

alasannya perempuan handal menyimpulkan sesuatu hal daripada

laki-laki dan laki-laki lebih unggul dalam bidang olahraga.

 22

2) Faktor eksternal

(a) Pendidikan

Pendidikan ialah panduan pengembangan pribadi yang

diperoleh untuk menggapai impian atau tujuan dan dimanfaatkan

untuk menggali banyak informasi tentang suatu hal yang

menunjang kesehatan sehingga hidup lebih berkualitas.

(b) Pekerjaan

Pekerjaan ialah proses yang dilakukan untuk

mendapatkan upah (salary) atau kesibukan mengerjakan

pekerjaan rumah dan lainnya sehingga secara langsung maupun

tidak langsung memperoleh pengalaman dan pengetahuan

selama bekerja.

(c) Pengalaman

Pengalaman merupakan suatu keadaan seseorang di

masa lalu yang digunakan untuk memecahkan masalah.

(d) Sumber Informasi

Dengan berkembangnya teknologi saat ini, semakin

mudah untuk mengakses informasi yang dibutuhkan. Semakin

banyaknya informasi yang didapatkan semakin luasnya

pengetahuan seseorang.
 23

(e) Minat

Minat merupakan suatu ketertarikan lebih untuk

melakukan dan menekuni hal yang baru, sehingga lebih mudah

mendapatkan pengetahuan yang lebih dalam.

(f) Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu di sekitar seseorang

yang berpengaruh terhadap perkembangan dan sikap seseorang.

(g) Sosial Budaya

Sistem sosial budaya sangat mempengaruhi sikap

masyarakat terhadap informasi, sulit bagi orang dari lingkungan

yang tertutup mencerna informasi baru yang ditawarkan

kepadanya.

5. Tinjauan Tentang Ruang Filling

a. Definisi Ruang Filling

Ruang Filling merupakan lokasi penyedia rekam medis rawat jalan,

rawat inap, rawat darurat dan sebagai penyedia rekam medis. Kegiatan

penyimpanan bertujuan untuk menjaga rekam medis dan isinya dari

kerusakan fisik (Riyanto et al, 2012)

 24

b. Peran dan Fungsi Ruang Filling

1) Tempat menyimpan rekam medis

2) fasilitator rekam medis untuk berbagai kebutuhan

3) Menjamin kerahasiaannya informasi rekam medis

4) Menjaga salinan rekam medis dari berbagai kerusakan .

B. Kerangka Konsep

Sistem peminjaman rekam medis merupakan kegiatan penting untuk

pengolahan rekam medis pada rumah sakit khususnya bagi rumah sakit yang

wajib menyimpan dan menjaga kerahasiaan rekam medis yang ada di ruang

penyimpanan (Filling). Faktor yang mempengaruhi hal tersebut antara lain:

prosedur peminjaman, pengetahuan petugas tentang alat bantu peminjaman dan

alat bantu yang digunakan dalam peminjaman.

Apabila salah satu dari tiga faktor tersebut tidak berjalan dengan baik

akan menyebabkan sistem peminjaman rekam medis tidak teratur sehingga

terjadi kesalahan penyimpanan dan menyebabkan tercecernya rekam medis

tersebut atau ada pihak lain yang menggunakan kemudian tidak bertanggung

jawab.
25
 BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

A. Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian menjelaskan lokasi dimana penelitian ini dilakukan

untuk menentukan ruang lingkup penelitian tersebut. RSIA Sitti Khadijah 1

Muhammadiyah Cabang Makassar lokasi dimana penelitian ini akan dilakukan.

B. Populasi, Sampel, Metode Pengambilan Sampel

1. Populasi

Populasi mengacu pada seluruhan objek, baik orang maupun benda

yang akan diteliti. Populasi yang diambil adalah semua rekam medis dan

keseluruhan petugas rekam medis yang berjumlah 2 orang di RSIA Sitti

Khadijah 1 Muhammadiyah Cabang Makassar.

2. Sampel

Beberapa jumlah karakteristik dari populasi yang telah disimpulkan

dan dapat diteliti disebut dengan sampel. Sampel pada penelitian ini adalah 2

orang perekam medis di ruang filling serta rekam medis (RJ dan RI) yang

dipinjam pada saat melakukan panelitian.

26
 27

3. Metode Pengambilan Sampel

Teknik sampling pada penelitian dikenal dengan Sampling

Probability dan Sampling Nonprobability. Metode pengambilan sampel pada

penelitian ini menggunakan total sampling dan sampling Nonprobability

dengan cara insidental sampling. Total sampling untuk seluruh perekam

medis di ruang filling dengan jumlah 2 orang sedangkan insidental sampling

untuk rekam medis rawat jalan dan rawat inap apa saja yang secara

kebetulan dipinjam pada saat melakukan penelitian dapat digunakan sebagai

sampel.

C. Definisi Operasional dan Kriteria Objektif

1. Pengetahuan petugas tentang alat peminjaman rekam medis adalah petugas

dapat mengetahui alat peminjaman yang digunakan saat berkas dikeluarkan

dari rak penyimpanan.

Kriteria Objektif (Arikunto 2010)

Baik : Apabila tingkat pengetahuan petugas rekam medis paham

tentang alat peminjaman rekam medis ≥ 76-100%

Cukup : Apabila tingkat pengetahuan petugas rekam medis cukup

memahami alat peminjaman rekam medis 60-75%

Kurang baik : Apabila tingkat pengetahuan petugas rekam medis tidak

memahami alat peminjaman rekam medis ≤ 60%

 28

2. Prosedur Peminjaman

Prosedur peminjaman rekam medis merupakan tata cara/ langkah-langkah

dalam meyelesaikan kegiatan yang relevan dengan pelaksanaan prosedur

peminjaman rekam medis.

Kriteria Objektif

a. Sesuai

Prosedur peminjaman rekam medis dikatakan sesuai apabila melakukan

peminjaman rekam medis sesuai dengan Standar Prosedur Operasional

(SPO).

b. Tidak Sesuai

Prosedur peminjaman rekam medis dikatakan sesuai apabila melakukan

peminjaman rekam medis tidak sesuai dengan Standar Prosedur

Operasional (SPO).

D. Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan data dilakukan dengan metode kuesioner dan observasi terhadap

petugas rekam medis di RSIA Sitti Khadijah 1 Muhammadiyah Cabang

Makassar.
 29

E. Analisis Data

Pada penelitian ini teknik analisa data yang digunakan adalah deskriptif

menggunakan Kuesioner dan Observasi (lembar cheklist), maka untuk

menghitung skor data digunakan rumus skala Guttman yaitu:

Skor Jawaban Tertinggi : 1

Skor Jawaban Terendah : 0

Adapun cara perhitungannya sebagai berikut :

Skor jawaban tertinggi : Banyaknya pertanyaan X Skor tinggi

: 10 X 1

: 10 (100 %)

Skor jawaban terendah : Banyaknya pertanyaan X Skor rendah

: 10 X 0

: 0 (100 %)

Range ® : Skor tinggi – Skor rendah

: 10 – 0

: 10 (100 %)

Interval (I) : R

: 10

:5
 30

Hasil penelitian ini akan digunakan rumus :

% = a x 100%

Dimana :

% : Presentase

a : Jumlah kriteria petugas

A : Jumlah total petugas

 BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit

1. Sejarah rumah sakit

RSIA Sitti Khadijah 1 Muhammadiyah Cabang Makassar ialah

salah satu dari bisnis kesehatan Perserikatan Muhammadiyah yang berlokasi

pada jl R.A Kartini No.15-17 Makassar. Tanggal 18 November 1962

Awalnya dikenal dengan Balai Kesehatan Ibu dan Anak (BKIA), maksud

dibangunnya rumah sakit ini agar bertambah sumber dana yang dapat

memfasilitasi kegiatan persyarikatan Muhammadiyah yang tidak

menghasilkan oleh para tokoh muhammadiyah dipimpin KH. Fathul Muin

Dg Maggading, Abd. Razak Dg Sako dan H hanafi.

Awal dikenalnya Instalasi Rekam Medis di RSIA Sitti Khadijah 1

Muhammadiyah Cabang Makassar pada tanggal 1 Agustus 2001 di bawah

kepemimpinan direktur dr. H. Subari Damopoli dan penanggung jawab unit

rekam medis Suriati, A.Md.PK. Pada tahun 2012 – Sekarang penanggung

jawab Instalasi Rekam Medis ialah Ahmad Jayadie,A.Md.PK.,SKM,

M.Tr.Adm.Kes dan direktur rumah sakit ialah dr. H. Nasrudin, A.Md,

Sp.OG yang sekarang digantikan oleh dr. Jusli, M.Kes., Sp.A (K)

31
 32

2. Visi, Misi, Motto dan Tujuan

a. Visi

Menjadi rumah sakit pusat pelayanan kesehatan paripurna dengan

rahmatan lil alamin merupakan visi dari RSIA Sitti Khadijah 1

Muhammadiyah Cabang Makassar

b. Misi

1) Menyediakan pelayanan kesehatan ibu dan anak secara paripurna,

berbobot juga tergapai untuk semua masyarakat.

2) Menjadi wadah pembelajaran, penataran tenaga kesehatan dan tempat

penelitian konsep kemuhammadiyah.

c. Motto

Melayani dengan hati yang islami

d. Tujuan

1) Memberikan pelayanan medis yang komrehensif dan berkualitas

dengan membangkitkan kualitas sumber daya manusia dan prasarana

rumah sakit

2) Bekerja sama dengan lembaga pendidikan du bidang kesehatan untuk

meningkatkan keterlibatan rumah sakit dalam pendidikan, pelatihan

dan penelitian dalam konsep kemuhammadiyahan.

3) Memajukan Persyarikatana Muhammadiyah bersama RSIA Sitti

Khadijah 1 Muhammadiyah Cabang Makassar.

 33

B. Gambaran Hasil Karya Tulis Ilmiah

Output dari penelitian yang dilakukan pada RSIA Sitti Khadijah 1

Muhammadiyah Cabang Makassar dari tanggal 4-6 Juli 2022. Berikut hasil yang

diperoleh melalui survei kuesioner dan observasi tentang tingkat pengetahuan

dan standar prosedur peminjaman rekam medis.

1. Standar Prosedur Operasional (SPO) Peminjaman Rekam Medis

Adapun SPO tentang peminjaman rekam medis pada RSIA Sitti

Khadijah 1 Muhammadiyah Cabang Makassar sebagai berikut:

a. Setiap yang meminjam rekam medis harus mengisi buku peminjaman dan

pengembalian rekam medis (NORM, nama, hari/tanggal peminjaman dan

paraf)

b. Bagi yang meminjam rekam medis harus bertanggungjawab atas berkas

yang dipinjamnya.

2. Tingkat pengetahuan petugas tentang penggunaan alat bantu

peminjaman rekam medis

Dari lembar kuesioner yang telah dibagikan kepada petugas di ruang

filling yang berjumlah 2 orang dimana semua petugas lulusan D3 Rekam

Medis dan Informasi Kesehatan. Petugas A lama kerja 7 tahun sedangkan

petugas MR lama keja 5 tahun. Untuk melihat kroteria tingkat pengetahuan

tiap petugas lihat pada tabel berikut:

 34

Tabel 3 diatas diperoleh hasil bahwa semua (100%) petugas

memiliki pengetahuan cukup, sehingga dapat disimpulkan bahwa pengetahuan

tenaga rekam medis mengenai peminjaman sudah cukup.

3. Mengidentifikasi Kesesuaian Pelaksanaan Prosedur Peminjaman Rekam

Medis
 35

Kesimpulan dari tabel 4 diatas bahwa dari hasil observasi yang telah

dilakukan pada variabel pertama dari 50 rekam medis yang diteliti terdapat 13

(26%) berkas yang dipinjam sesuai dengan SPO dan 37 (74%) berkas yang

dipinjam tidak sesuai dengan SPO.

Berdasarkan tabel 5 dapat diuraikan prosentase kesesuaian variabel

yang dituliskan pada bon peminjaman. Dari 50 rekam medis yang diteliti

didapatkan 100% petugas sudah menuliskan no rekam medis, Nama Pasien

serta tanggal peminjaman pada bon peminjaman dan register pasien, untuk

nama peminjam dan paraf dari 50 rekam medis yang diteliti terdapat 26%

rekam medis yang dipinjam dituliskan siapa yang meminjam dan diparaf.
 36

C. Hasil Karya Tulis Ilmiah

1. Standar Prosedur Operasional Peminjaman Rekam Medis

Setelah meslakukan penelitian didapatkan prosedur peminjaman di

RSIA Sitti Khadijah 1 Muhammadiyah Cabang Makassar telah diatur dalam

standar prosedur operasional yang ditetapkan oleh direktur rumah sakit.

Adapun SPO tentang peminjaman rekam medis di RSIA Sitti khadijah 1

Muhammadiyah Cabang Makassar sebagai berikut:

a) Setiap yang meminjam rekam medis harus mengisi buku peminjaman dan

pengembalian rekam medis (Nomor Rekam Medis, Nama Pasien, Hari/

Tanggal Pinjam, nama peminjam dan Paraf)

b) Bagi yang meminjam rekam medis harus bertanggungjawab atas berkas

yang dipinjamnya.

Standar Prosedur Operasional (SPO) atau biasa disebut Prosedur

Tetap (PROTAP) adalah serangkaian instruksi langkah yang dirancang untuk

membantu melaksanakan pekerjaan. Tata cara peminjaman rekam medis

menurut Depkes Republik Indonesia tahun 2006 yaitu: Petugas peminjaman

rekam medis harus menuliskan di bon peminjaman untuk peminjaman

eksternal dan menulis di buku ekspedisi untuk peminjam internal, pada buku

ekspedisi dan bon peminjaman rekam medis harus selalu tertulis tanggal

pinjaman, keperluan, nama atau bagian peminjam, paraf, serta tanggal pinjam

dan tanggal rekam harus dikembalikan ke penyimpanan rekam medis.

 37

Berdasarkan penelitian (Syahputri dan Novita, 2022) dalam priyono

2011 diketahui tujuan pembuatan SPO yaitu agar petugas menstabilkan

kinerja, mengetahui peran fungsi setiap petugas, dan meminimalkan kesalahan

petugas saat bekerja.

Prosedur peminjaman rekam medis di rumah sakit RSIA Sitti

Khadijah 1 Muhammadiyah Cabang Makassar memiliki perbedaan dengan

prosedur peminjaman menurut Depkes RI tahun 2006 yaitu pada buku

peminjaman di rumah sakit tidak menggunakan variabel keperluan

peminjaman, sehingga akan menyulitkan untuk mengidentifikasi berkas

tersebut dipinjam untuk keperluan rawat jalan, rawat inap, analisis kualitatif,

atau analisis kuantitatif. Pada SPO rumah sakit juga tidak dituliskan bahwa

peminjaman eksternal seperti penelitian, pendidikan, pengadilan ditulis di bon

peminjaman dan untuk peminjaman internal rumah sakit dituliskan pada buku

ekspedisi, sehingga pada rumah sakit tersebut tidak mencatat jika terdapat

peminjam untuk keperluan penelitian. Hal ini akan menyebabkan petugas

kesulitan mengontrol berkas yang keluar dari rak penyimpanan yang akan

berdampak terhadap pelayanan pasien.

Saran dari peneliti yaitu agar SPO yang ada harus direvisi kembali,

seperti harus menggunakan Tracer saat pasien dikeluarkan dari Ruang Filling

dan prosedur peminjaman rekam medis untuk keperluan eksternal rumah sakit

ditulis pada bon peminjaman.

 38

2. Pengetahuan Tentang Alat Peminjaman

Dari hasil penelitian yang dilakukan di RSIA Sitti Khadijah 1

Muhammadiyah Cabang Makassar tentang pengetahuan alat peminjaman

rekam medis terhadap 2 petugas di Ruang Filling ditemukan 100% sudah

cukup memahami, tetapi alat peminjaman yang digunakan tidak dieksekusi

dengan benar. Hal tersebut karena alat peminjaman yang diterapkan belum

menggunakan Tracer, Bon peminjaman dan untuk Buku Ekspedisi sudah

digunakan tetapi di rumah sakit menyebutnya bon peminjaman.

Pengetahuan petugas dapat diukur berdasarkan pendidikan dan lama

bekerja. Di RSIA Sitti Khadijah 1 Muhammadiyah Cabang Makassar seluruh

perekam medis di Ruang Filling merupakan alumni D3 RMIK. Berdasarkan

lama kerja petugas yang berinisial A lama kerjanya 7 tahun sejak tahun 2016,

sedangkan petugas yang berinisial MR lama kerja 5 tahun sejak tahun 2018.

Pengetahuan merupakan hasil proses dimana manusia yang awalnya

tidak paham menjadi paham menggunakan indera yang dimiliki sehingga

nantinya menciptakan pengetahuan. Kondisi itu erat kaitannya dengan

kegigihan dan panglihatan seseorang mengenai objek tentang alat peminjaman

rekam medis berupa Bon Peminjaman,Tracer dan Buku Ekspedisi.

Pengetahuan seseorang terdapat beberapa tingkatan diantaranya tahu yaitu

mengingat kembali ingatan terhadap memori yang ada, memahami yaitu

kemampuan untuk menginterpretasikan daripada hanya menyebutkan apa

 39

yang diketahui tentang suatu objek dan aplikasi yaitu kemampuan untuk

menerapkan pada situasi sebenarnya teori yang sudah dipelajari.

Sejalan dengan penelitian (Oktavia dan Jumiyati, 2016)

mengemukakan bahwasanya pendidikan diyakini erat kaitannya dan orang

yang berpendidikan tinggi diharapkan dapat memperluas pengetahuannya.

Tapi perlu digaris bawahi masyarakat dengan pendidikan kelas bawah tidak

sepenuhnya berpengetahuan rendah dikarenakan pengetahuan tidak mesti

didapatkan dari pembelajaran formal bisa saja didapt dari pembelajaran

informal.

Pengetahuan petugas rekam medis pada RSIA Sitti Khadijah 1

Muhammadiyah Cabang Makassar terhadap alat peminjaman berada pada

tingkatan tahu yaitu mengingat kembali ingatan terhadap memori yang ada

atau yang telah dipelajari sebelumnya tetapi tidak menerapkannya. Maka dari

itu diharapkan petugas bukan hanya tahu tetapi mampu menginterpretasikan

dan menerapkan mengenai alat peminjaman rekam medis. Maka saran dari

peneliti yaitu petugas menghadiri pelatihan untuk mengembangkan

Pemahaman dan keterampilan mereka tentang kinerja pekerjaan.

3. Pelaksanaan Prosedur Peminjaman

Berlandasakan hasil observasi yang telah dilakukan di RSIA Sitti

Khadijah 1 Muhammadiyah Cabang Makassar pada variabel Setiap yang

meminjam rekam medis harus mengisi buku peminjaman dan pengembalian

 40

rekam medis (NoRM, NamaPasien, hari/tanggal, nama peminjam dan paraf)

dari 50 rekam medis yang diteliti terdapat 13 (26%) yang dipinjam sesuai SPO

dan 37 (74%) dipinjam tidaksesuai dengan SPO. Ketidaksesuaian ini

disebabkan karena pada bon peminjaman hanya berkas yang ingin dilengkapi

oleh dokter atau ruangan lain yang dituliskan dan untuk berkas pasien

poliklinik dan rawat inap hanya ditulis di buku register pendaftaran tanpa

menggunakan variabel yang sesuai dengan SPO, hanya menggunakan variabel

No Rekam Medis, Nama Pasien dan pasien baru/lama. Sedangkan untuk

variabel bagi yang meminjam rekam medis harus bertanggung jawab atas

berkas yang dipinjam dari 50 (100%) berkas sudah sesuai dengan SPO bahwa

yang meminjam rekam medis bertanggungjawab terhadap berkas yang

dipinjamnya.

Untuk penjabaran pengisian variabel pada bon peminjaman yang

sesuai dan tidak sesuai dengan SPO dapat dilihat pada tabel 5 yaitu dari 50

rekam medis yang diteliti didapatkan 100% petugas sudah menuliskan No

Rekam medis, Nama Pasien serta tanggal peminjaman pada bon peminjaman

dan register pasien, untuk Nama Peminjam dan Paraf dari 50 rekam medis

yang diteliti terdapat 26% rekam medis yang dipinjam dituliskan siapa yang

meminjam dan diparaf.

Observasi yang dilakukan pada tanggal 6 Juli 2022 ditemukan

petugas kesulitan mencari rekam medis 125377 pada rak penyimpanan karena

berkas tersebut telah dipinjam untuk keperluan penelitian tetapi petugas tidak
 41

mencatat pada bon peminjaman rekam medis, Sehingga berdampak pada

proses pencarian rekam medis. Pengembalian rekam medis yang dipinjam

untuk rawat jalan sudah sesuai yaitu ≤24 jam dan untuk rawat inap waktu

pengembalian rekam medis 3x24 jam maka tidak sesuai dengan standar, hal

tersebut disebabkan karena menunggu tanda tangan dokter untuk melengkapi

rekam medis.

Sejalan dengan hasil riset (Andi Ritonga dan Wannara, 2020)

mengemukakan adanya buku peminjaman dan penulisan identitas peminjam

secara jelas sangatlah penting dalam pencatatan sebab berdampak pada lama

waktu rekam medis dicari pada saat dibutuhkan kembali untuk pelayanan.

Penelitian (Hidayati dan Rahmatika, 2019) juga mengatakan petugas

yang meminjam dan meminjamkan rekam medis harus mengisi data dengan

benar pada buku ekspedisi agar jelas siapa yang meminjam rekam medis

tersebut sehingga tidak menyulitkan petugas di Ruang Filling pada saat

dibutuhkan kembali.

Peminjaman rekam medis yaitu rekam medis keluar dari ruang filling

untuk keperluan internal (pelayanan kepada pasien) maupun external

(penelitian, pengadilan, ringkasan pulang) rumah sakit.

Format buku peminjaman rekam medis menurut Depkes RI terdapat

variabel No, Nomor Rekam Medis, Nama, Peminjam, Bagian Peminjam,

Tanggal meminjam, Keperluan, Paraf Kembali, Tanggal Kembali dan

Keterangan.
 42

Maka berdasarkan hasil observasi dapat disimpulkan bahwa petugas

pada Ruang Filling tidak memeriksa dengan baik variabel yang harus

dituliskan pada bon peminjaman jika terdapat berkas yang ingin dipinjam

sehingga kesulitan mengidentifikasi siapa yang meminjam rekam medis pada

saat dibutuhkan kembali. Selain itu untuk keperluan penelitian petugas tidak

mencatat berkas yang keluar dari ruangan, sehingga jika berkas tersebut

diperlukan petugas kesulitan mencari di ruang penyimpanan.

Hal yang harus dilakukan untuk menghindari resiko atau dampak

yang disebutkan di atas yaitu petugas di Ruang Filling harus melengkapi

variabel pada bon peminjaman khususnya pada nama peminjam dan paraf.

Selain itu , petugas seharusnya mencatat semua rekam medis yang keluar baik

untuk keperluan pelayanan maupun untuk keperluan penelitian agar mudah

melacak keberadaan berkas yang dikeluarkan dari penyimpanan sehingga

pasien cepat ditindaki dan dokter dapat mengetahui riwayat pasien

sebelumnya.
 43

Berdasarkan tabel 6 penulis menyarankan untuk format peminjaman

yang seharusnya diterapkan pada rumah sakit yaitu ditambahkan variabel

identitas petugas yang meminjamkan dan petugas yang dipinjamkan karena

petugas rekam medis yang bertanggungjawab meminjamkan berkas sehingga

pada saat ditemukan masalah jelas nama dan paraf yang mengeluarkan berkas.
 44

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Output dari penelitian yang diselesaikan penulis pada tanggal 4 - 6 Juli

2022 penulis dapat menyimpulkan bahwa:

1. Manajer RSIA Sitti Khadijah 1 Muhammadiyah Cabang Makassar Sudah

menertbitkan Standar Prosedur Operasional peminjaman rekam medis pada

tanggal 20 Agustus 2015 tetapi belum sinkron dengan standar yang diterbitkan

2. Seluruh petugas di Ruang Filling sudah cukup mengetahui tentang alat

peminjaman rekam medis tetapi belum diterapkan sebagaimana mestinya.

3. Pelaksanaan prosedur peminjaman rekam medis di RSIA Sitti Khadijah 1

Muhammadiyah Cabang Makassar dari 50 rekam medis yang diteliti terdapat

13 berkas yang sesuai dengan SPO dan 37 berkas yang tidak sesuai dengan

SPO.
 45

B. Saran

1. Rumah Sakit

a) Dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan disarankan untuk

memberikan apresiasi dan hukuman mereka yang tidak menjalankan

tugas sesuai dengan SPO yang telah ditetapkan.

b) Mengembangkan sistem informasi peminjaman rekam medis

menggunakan sistem komputerisasi yang terintegrasi dengan semua unit

di rumah sakit.

2. Bagi Petugas

a) Disarankan agar memperbaharui alat peminjaman yang ada agar

disesuaikan dengan standar yang berlaku dan lebih disiplin lagi

menjalankan tugas sesuai dengan SPO.

b) Sebaiknya petugas rekam medis mengikuti seminar/ pelatihan untuk

meningkatkan pengetahuan dan keterampilan sehingga kualitas

pelayanan mendapatkan hasil yang memuaskan.

3. Institusi Pendidikan

Diharap pihak pendidikan lebih memperluas referensi sebagai bahan ajar

tentang prosedur peminjaman rekam medis

4. Peneliti Selanjutnya

Harapannya penelitian ini menjadi dasar agar mencoba penelitian yang lebih

lengkap maka dari itu akan membantu institut kesehatan memajukan

pelayanan yang berkualitas untuk pasien.

 DAFTAR PUSTAKA

Alni, Tjut. 2021. “Hubungan Pengetahuan Dengan Sikap.” Angewandte Chemie

International Edition, 6(11), 951–952. 6(3): 5–24.

Andi Ritonga, Zulham, and Alan Juli Wannara. 2020. “Faktor-Faktor Penyebab
Keterlambatan Waktu Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan Di Rumah Sakit
Umum Madani Tahun 2019.” Jurnal Ilmiah Perekam dan Informasi Kesehatan
Imelda (JIPIKI) 5(1): 85–97. http://jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JIPIKI.

Arikunto, Suharsimi. 2010. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta:

Rineka Cipta.

Darsini et al. 2019. “Pengetahuan; Artikel Review.” Jurnal Keperawatan 12(1): 13.

Depkes RI. 2006. Pedoman Penyelenggara Dan Prosedur Rekam Medis Rumah
Sakit. Jakarta.

Gunardi, Rina, and Masrudi Muchtar. 2019. Rekam Medis & Informasi Kesehatan.
Thema Publishing.

Gunarti, Rina Dkk. 2018. “Perancangan Aplikasi Monitoring Peminjaman Rekam

Medis (Retrieval) Di RSUD Dr. H. Andi Abdurrahman Noor Kabupaten Tanah
Bumbu.” Jurnal Kesehatan Indonesia 3: 166–71.
http://www.journal.stikeshb.ac.id/index.php/jurkessia/article/view/144.

Hidayanti, Meira. 2020. “Analisis Peminjaman Rekam Medis Guna Menunjang

Efektivitas Pelayanan Rawat Jalan Di Rumah Sakit Umum Bandung.” Jurnal
INFOKES-Politeknik Piksi Ganesha: 23–32.

Hidayati, Meira, and Wiwit Rahmatika. 2019. “Pengaruh Peminjaman Rekam Medis
Rawat Jalan Terhadap Mutu Instalasi Rekam Medis Di UPT RSUD Lembang.”
Jurnal Infokes 3(3): 1–144. https://journal.piksi.ac.id/index.php/INFOKES.

KARS. 2009. “Standar Operasional Prosedur.” (April): 2009.

https://docplayer.info/70738411-Standar-operasional-prosedur.html.

Khalifatullah, Ahmad Jundi, and Yudhi Yanuar. 2021. “Perancangan Sistem

Informasi Peminjaman Dan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Di
Rumah Sakit Khusus Gigi Dan Mulut Kota Bandung.” Jurnal Teknologi
Informasi Politeknik Praktisi Bandung 4(1).
Oktavia, Nova, and Jumiyati. 2016. “Tinjauan Tingkat Pengetahuan Petugas Rekam
Medis Pada Sistem Filling (Pengambilan, Pengembalian, Dan Penyimpanan)
Dokumen Rekam Medis di Unit Rekam Medis RSUD Tais Seluma Tahun
2016.” Manajemen Informasi Kesehatan: 7–10.

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia. 2016. “PP Nomor 47 Tahun 2016 Tentang
Fasilitas Pelayanan Kesehatan.” Fasilitas Pelayanan Kesehatan (101): 1–2.

Permenkes RI No 269/Menkes/III/2008. 2008. “Peraturan Menteri Kesehatan

Republik Indonesia 269 Tahun 2008 Tentang Rekam Medis.” Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269 tahun 2008: 3, 5, 6.
Ridwan, Muannif et al. 2021. “Studi Analisis Tentang Makna Pengetahuan Dan Ilmu
Pengetahuan Serta Jenis Dan Sumbernya.” 04(01): 31–54.

Riyanto, Budi. 2012. “Tinjauan Pelaksanaan Penyimpanan Dan Pengambilan

Dokumen Rekam Medis Di Bagian Filing Rsud Kabupaten Karanganyar.”
Ejurnal.Stikesmhk.Ac.Id (2): 50–58.
https://ejurnal.stikesmhk.ac.id/index.php/rm/article/download/268/242.

Syahputri, Aulia, and Dian Novita. 2022. “Analisis Pelaksanaan Prosedur

Peminjaman Dokumen Rekam Medis Di Unit Filling Rumah Sakit Tentara.”
3(1): 100–104.

Talib, Muhammad Thabran, and Syamsuddin. 2021. “Analisis Pelaksanaan Prosedur

Peminjaman Berkas Rekam Medis Di Bagian Penyimpanan Rsud Haji
Makassar.” Jurnal Perekam Medis dan Informasi Kesehatan 4(1): 1–8.
http://stikara.ac.id/jupermik/index.php/JK/article/view/54.

Wardani, Dyah Ayu et al. 2012. “Tinjaun Pelaksaan Prosedur Peminjaman Dokumen
Rekam Medis Di Unit Filing Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang
Boyolali Tahun 2012.” Stikes VI: 59–71.
https://www.ejurnal.stikesmhk.ac.id/index.php/rm/article/viewFile/269/243.
L
A
M
P
I
R
A
N
 KUESIONER

TINJAUAN PELAKSANAAN PEMINJAMAN REKAM MEDIS DI RUANG

FILLING RSIA SITTI KHADIJAH 1 MUHAMMADIYAH CABANG
MAKASSAR

Petunjuk pengisian:

1. Tulislah identitas anda pada tempat yang telah disediakan.

2. Berikan tanda silang (x) pada jawaban yang anda pilih.

Identitas Petugas.

Nama :
Jenis Kelamin :
Pendidikan :

Pertanyaan Tentang Pengetahuan

1. Apakah anda lulusan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan?

YA TIDAK

2. Menurut anda perlukah kita menggunakan alat peminjaman rekam medis?

YA TIDAK

3. Apakah anda mengetahui tentang alat peminjaman?

YA TIDAK

4. Apakah tracer terbuat dari kertas AVS?

YA TIDAK

5. Apakah tracer hanya dijadikan sebagai alat penanda biasa (tidak memiliki

variabel?
YA TIDAK
T
6. Apakah rekam medis yang keluar dari penyimpanan langsung ditulis di buku

ekspedisi?

YA TIDAK

7. Apakah alat peminjaman mempermudah petugas dalam pencarian rekam medis?

YA TIDAK

8. Apakah rekam medis yang tidak kembali (dalam waktu yang lama) wajib dicari?

YA TIDAK

9. Menurut anda bon peminjaman bertujuan untuk mengetahui rekam medis yang

hilang?

YA TIDAK

10. Apakah petugas tahu akibat jika tidak menggunakan alat peminjaman?

YA TIDAK
 PEDOMAN LEMBAR OBSERVASI

PROSEDUR PEMINJAMAN REKAM MEDIS DI

RSIA SITTI KHADIJAH 1 MUHAMMADIYAH CABANG MAKASSAR

No Variabel Jumlah Prosentase

Sesuai Tidak Sesuai sesuai Tidak sesuai
1 Setiap yang meminjam rekam medis
harus mengisi buku peminjaman dan
pengembalian rekam medis ( NoRM,
Nama Pasien, hari/tanggal,
peminjaman, nama peminjam dan
paraf)
2 Bagi yang meminjam rekam medis
harus bertanggung jawab atas berkas
yang dipinjam
Buku Bon Peminjaman Rekam Medis

Buku Register pasien

 Jadwal Kegiatan Penelitian

Hari/Tanggal Jam Kegiatan

Senin/4 juli 2022 10.00-12.00 1. Meminta SPO Rumah Sakit
2. Membagikan Kuesioner kepada
petugas
Selasa/5 juli 2022 09.30-13.00 Melakukan observasi terhadap
berkas yang dipinjam
Rabu/6 juli 2022 14.00-16.00 Melakukan observasi terhadap
berkas yang dipinjam
 RIWAYAT HIDUP

Jumriani, lahir di Makassar-Sulewasi Selatan pada tanggal 25

Januari 2002. Anak Tunggal dari pasangan Usman dan Hasma.
Menetap di Jl Garassi No 24, Gowa-Sulawesi Selatan.
Pengalaman menempuh jenjang pendidikan dimulai dari Taman
kanak-kanak Pelangi lulus pada tahun 2007, lalu dilanjutkan ke
Sekolah Dasar di SDN Kaccia Makassar lulus pada tahun 2013,
selanjutnya Sekolah Menengah Pertama di SMPN 15 Makassar lulus pada tahun
2016, dan berpindah ke Sekolah Menengah Atas di SMAN 20 Makassar dimana
penulis pernah mengikuti ajang olimpiade Fisika. Setelah lulus SMA di tahun 2019,
Kemudian melanjutkan pendidikan di STIKES Panakkukang Makassar dengan
mengambil jurusan D-3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.