Standard Operating Procedures
Standard Operating Procedures
Istilah
Rudi M Tambunan:
SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur
operasional standar yang ada dalam suatu organisasi
yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap
keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan
fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di
dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif,
konsisten, standar, dan sistematis
Untuk siapa SOP dibuat?
Dokumen tertulis
Diagram atau alur kerja (flow chart)
Standard Operating
Procedures:
Organizing
Planning &
decision
Sumber Daya Organisasi
making
Sumber Daya Fisik/Alam Tujuan
Informasi Aktivitas Organisasi
Sumber Daya Manusia Operasi
Controlling
Efektif
Modal
Leading Efisien
Menjalankan
Mewujudkan Misi
Visi
Faktor Essential Organisasi dalam penyusunan SOP
Efektif :
mengerjakan pekerjaan yang benar atau
tepat
Efisien :
mengerjakan pekerjaan dengan benar atau
tepat
SOP yang efektif adalah:
Specific
Lengkap prosedur
Jelas dan mudah dipahami
Layak Terap (Applicable)
Controllable
Layak Audit
Layak Ubah (Changeable and flexible)
Spesifik
33
Hambatan Organisasional
(aspek Gaya Manajemen, fleksibilitas organisasi, jumlah
lapisan jabatan/panjangnya birokrasi, Jumlah rentang
kendali jabatan, pola komunikasi dalam organisasi,
kualitas SDM, dan Budaya Organisasi)
Hambatan Operasional
Karaktersitik Operasional (Jenis kegiatan, ciri-ciri produk
atau jasa, Budaya Masyarakat, Kemapanan Operasional),
Keterikatan terhadap peraturan pemerintah, dan Ukuran
Operasional (Kontrol Internal untuk Organisasi besar dan
operasional yang luas yang berbeda standar)
Contd
40
Hambatan Manajerial
Visi, Misi, dan strategi organisasi, Dukungan
Manajerial, Pengawasan Manajerial (terhadap
perubahan bisnis atau lingkungan bisnis), dan
tekanan Manajerial,
Hambatan Personal
Tidak memiliki kemampuan dalam mengikuti
perubahan, Tidak memiliki Motivasi, dan
Memiliki Kepentingan Pribadi
Tips
41
Panjang vs Pendek
Panjang:
Gunakan lap biasa utk membersihkan kotoran dan noda
dari mesin, atau keringkan dgn lap tebal jika ada bagian yg
basah
Pendek:
Bersihkan kotoran dan noda dari mesin
a. Gunakan lap biasa utk menghilangkan kotoran
b. Gunakan lap tebal utk mengeringkan bagian yg basah
Contd
44
Jelas:
Catat berat afal yg dihasilkan di buku laporan hasil
produksi
Contd
45
Bertele-tele vs Ringkas
Bertele-tele:
Pastikan Anda membersihkan bak tinta dari semua
tinta yg pernah digunakan sebelum Anda
menyimpan tinta lain yg berbeda warnanya
Ringkas:
Bersihkan bak tinta sebelum mengisi tinta warna
lain
Tingkat Rincian
46
Nama modul
Tujuan
Ruang lingkup
Referensi/Pedoman
Sarana
Prosedur kerja
Flowchart
Flowchart : diagram alir
Mulai Multidokumen
Proses :
Data:
Penguhubung Prosedur
berbeda halaman/ Off-Page Input Manual:
Connector
Kartu:
Penguhubung Prosedur dalam
satu halaman On-Page
Connector
Simbol,Bagan Arus Kegiatan
Rincian prosedur
Tampilan Sortir
Penghubung Delay
Penggabungan Penguraian