Badan Kepegawaian Negara LANDASAN HUKUM

 UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok

Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan
UU No.43 Tahun 1999.
 Keputusan Kepala BKN Nomor 26 Tahun 2004
tentang Ketentuan Pelaksanaan PP Nomor 97
Tahun 2000 tentang Formasi PNS sebagaimana
telah diubah dengan PP No.54 Tahun 2003.
 KEP MENPAN NO : KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang
Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai
Berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan
Formasi.
Badan Kepegawaian Negara PETA JABATAN

Sebelum dilakukan penghitungan formasi pegawai

terlebih dulu harus tersedia peta jabatan dan uraian jabatan
hasil dari analisis jabatan dan analisis beban kerja.

Peta jabatan adalah susunan nama

dan tingkat Jabatan Struktural
dan Fungsional yang tergambar
dalam suatu struktur unit organisasi
dari tingkat paling rendah
sampai dengan yang tinggi.
 MekaNISME PENYUSUNAN
Badan Kepegawaian Negara
KEBUTUHAN PEGAWAI

TUGAS • NAMA JABATAN

POKOK ANALISIS INFORMASI
• IKHTISAR JABATAN
DAN JABATAN JABATAN
FUNGSI • URAIAN TUGAS

ANALISIS
BEBAN KERJA

PETA JABATAN KEBUTUHAN

KEBUTUHAN PEGAWAI
 Badan Kepegawaian Negara CONTOH PETA JABATAN
Struktur Organisasi Beban Kerja
Lengkap dengan Golru & Pendidikan

Rekapitulasi
Kekuatan Pegawai

Nomenklatur Fungsional
dengan Jumlah
 Badan Kepegawaian Negara ANALISIS BEBAN KERJA

Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk

menentukan jumlah dan jenis pekerjaan
suatu unit organisasi yang dilakukan secara sistematis
menggunakan teknik analisis jabatan dengan
memperhatikan, atau teknik manajemen lainnya
 Badan Kepegawaian Negara LATAR BELAKANG

UU NO.43 TAHUN 1999

1) Kelancaran tugas pemerintahan dan
pembangunan nasional sangat
tergantung pada kesempurnaan
aparatur negara khususnya PNS.
2) Jumlah PNS yang diperlukan
ditetapkan berdasarkan beban kerja
suatu orgaisasi.
 METODE
Badan Kepegawaian Negara
ANALISIS BEBAN KERJA
METODE DAFTAR PERTANYAAN
Menyusun daftar pertanyaan terbuka tentang uraian tugas dari masing-masing
pegawai/pemegang jabatan sesuai hasil analisis jabatan, namun masih
dimungkinkan untuk disesuaikan dengan tugas-tugas baru karena adanya
perubahan peraturan perundang-undangan yang berlaku yang disampaikan
kepada unit/satuan kerja yang menjadi sasaran.

METODE WAWANCARA
Mewawancarai masing-masing pegawai/pemegang jabatan yang berkaitan
dengan tugas pokok dan fungsinyang dikerjakan oleh pemegang jabatan

METODE PENGAMATAN LANGSUNG

Mengamati langsung pekerjaan yang dilakukan oleh pemegang jabatan
 Badan Kepegawaian Negara PENGHITUNGAN BEBAN KERJA

1. Unit pelaksana mengolah data laporan beban kerja dari satuan

unit/satuan organisasi dengan menghitung isi kerjanya,dengan rumus :

ISI KERJA = BEBAN KERJA x NORMA WAKTU

2. Setelah seluruh jenis produk dihitung isi kerjanya, kemudian dijumlahkan

untuk mencari jumlah isi kerja jabatan dan isi kerja unit dengan
menggunakan satuan orang jam (OJ)
Badan Kepegawaian Negara Jam Kerja Formal

adalah jam kerja yang

ditentukan oleh
Pemerintah berdasarkan
Kepres No.58 Tahun 1964
jo Kepres No.24 Tahun
1972 jo Kepres Nomor 68
Tahun 1995 tentang Hari
Kerja di Lingkungan
Lembaga Pemerintah.
 Badan Kepegawaian Negara WAKTU KERJA EFEKTIF
Jumlah waktu yang wajar dan
benar-benar dipergunakan
untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan oleh pemegang
jabatan (waktu kerja efektif).

 Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender di

kurangi hari libur dan cuti.
 Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi
dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (waktu
luang)
 Waktu luang paling banyak 30%
 Badan Kepegawaian Negara Waktu luang

Waktu luang adalah

waktu kerja yang
diperkenankan
untuk digunakan
tidak produktif
karena faktor
kelelahan dasar,
pengaruh tempat
kerja, dan untuk
keperluan yang
sifatnya pribadi
seperti beribadah.
 Badan Kepegawaian Negara WAKTU KERJA EFEKTIF

WAKTU KERJA EFEKTIF per hari = 1 hari x 5 jam x 60 menit = 300 menit

WAKTU KERJA EFEKTIF per minggu = 5 hari x 5 jam x 60 menit = 1.500 menit

WAKTU KERJA EFEKTIF per bulan = 20 hari x 5 jam x 60 menit = 6.000 menit

WAKTU KERJA EFEKTIF per tahun = 240 hari x 5 jam x 60 menit = 72.000 menit

Berdasarkan isi kerja jabatan selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan pegawai
per jabatan dengan rumus :
Jumlah Kebutuhan Waktu Penyelesaian x Beban Kerja
=
Pegawai Per jabatan Waktu Kerja Efektif
Badan Kepegawaian Negara Standar waktu kerja

KEPPRES NO. 68 TAHUN 1995

Jam Kerja Formal per Minggu = 37,5 jam

Jam Kerja Efektif per Minggu = 70% x 37,5 jam = 26 jam

 5 hari kerja = 26 jam : 5 hr = 5,2 jam /hari

 5.2 x60 menit = 312 menit ( 300 menit/hari )
 6 hari kerja = 26 jam : 6 hr = 4,3 jam/hari
 4.3 x 60 menit = 258 menit (250 menit/hari)
 PENGHITUNGAN KEBUTUHAN
Badan Kepegawaian Negara
PEGAWAI PER JENIS JABATAN

JUMLAH KEBUTUHAN NORMA WAKTU x BEBAN KERJA

=
PER JABATAN JAM KERJA EFEKTIF

(Pola 5 Hari Kerja)

 Per Hari : 1 x 300 menit = 300 menit
 Per Minggu : 5 x 300 menit = 1.500 menit
 Per Bulan : 20 x 300 jam = 6.000 menit
 Per Tahun : 240 x 300 menit = 72.000 menit

(Pola 6 Hari Kerja)

 Per Hari : 1 x 4.33 jam = 250 menit
 Per Minggu : 6 x 250 menit = 1.500 menit
 Per Bulan : 24 x 250 menit = 6000 menit
 Per Tahun : 288 x 250 menit = 72.000 menit
 Badan Kepegawaian Negara STANDAR WAKTU PENYELESAIAN

 Waktu rata-rata yang di ukur dari satuan waktu yang

digunakan menyelesaikan suatu tugas jabatan.
 SWP di pengaruhi beberapa faktor, antara lain :
 Perangkat kerja
 Kondisi lingkungan kerja
 Prosedur kerja
 Kompetensi pemegang jabatan
 FORMULIR PENGUKURAN
Badan Kepegawaian Negara
BEBAN KERJA PEGAWAI
Nama Jabatan :
Unit Kerja :
Ikhtisar Jabatan :
Pegawai
Waktu Waktu
Satuan Beban Yg
No Uraian Tugas Penyele Kerja Ket.
Hasil Kerja Dibu-
-saian Efektif
tuhkan
1
2
3
4
5
6
7
8
Jumlah
 Badan Kepegawaian Negara PETUNJUK PENGISIAN

URAIAN KETERANGAN
Nama Jabatan Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku dengan nama
yg tersebut dalam surat keputusan
Unit Kerja Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja
Ikhtisar Jabatan Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan
gambaran secara umum tentang ruang lingkup atau kompleksitas
jabatan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan
(What), bagaimana cara mengerjakan (How), dan mengapa
dikerjakan (why)
Uraian Tugas Tulislah dengan ringkas , jelas, dan lengkap uraian tugas pokok
saudara secara berurutan dari yang paling berat, kurang berat dan
ringan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan
(what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan
(why)
Satuan Hasil Tulislah satuan hasil yang saudara peroleh dalam melaksanakan tugas
pada setiap uraian tugas, satuan hasil tersebut diisi dalam bentuk kata,
yaitu rencana, kegiatan, surat, data, berkas, buku, laporan, dll.
 Badan Kepegawaian Negara PETUNJUK PENGISIAN

URAIAN KETERANGAN
Waktu Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam
Penyelesaian penyelesaian suatu tugas jabatan
Waktu Kerja Waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari waktu
Efektif efektif = 300 menit, 1 minggu = 1500 menit, 1 bulan = 6000 menit dan 1
tahun 72000 menit
Beban Kerja Beban kerja yang harus diselesaikan apakah harian, mingguan atau
bulanan
Pegawai Yang Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara isi jabatan
Dibutuhkan (IKJ) dengan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu tahun
 Badan Kepegawaian Negara CONTOH (1)
Nama Jabatan : Pengolah Data Formasi
Unit Kerja : Sub Dit. Perencanaan Formasi Pegawai
Ikhtisar Jabatan : Menginventarisasi, merekapitulasi, dan membuat konsep
pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi
Instansi Pusat dan Daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku,
untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan Direktorat
Perencanaan Kepegawaian dan Formasi - BKN

Pegawai
Waktu Waktu
Satuan Beban Yg
No Uraian Tugas Penyele- Kerja Ket
Hasil Kerja Dibutuh-
saian Efektif
kan
Memeriksa data usulan formasi
yang disampaikan oleh Instansi
72.000
1 Pusat dan Daerah sudah sesuai Kegiatan 30 menit 600 0,250
menit
dengan format formulir yang
ditentukan agar data akurat
 Badan Kepegawaian Negara CONTOH (2)

Pegawai
Waktu Waktu
Satuan Beban Yg
No Uraian Tugas Penyele- Kerja Ket
Hasil Kerja Dibutuh-
saian Efektif
kan
Menginventarisasi data usulan
formasi yang disampaikan oleh
Instansi Pusat dan Daerah
72.000
2 dengan cara mengelompokkan Data 30 menit 600 0,250
menit
sesuai dengan instansi dan
jabatannya agar memudahkan
dalam pencarian data
Mengolah data usulan formasi
berdasarkan jenis jabatan 72.000
3 Data 30 menit 600 0,250
untuk membuat bahan menit
pertimbangan
 Badan Kepegawaian Negara CONTOH (3)
Pegawai
Waktu Waktu
Satuan Beban Yg
No Uraian Tugas Penyele- Kerja Ket
Hasil Kerja Dibutuh-
saian Efektif
kan
Memberikan informasi yang
dibutuhkan Penganalisis
Formasi Pegawai berdasarkan
data usul formasi sebagai
72.000
4 bahan pembuatan kebijakan Data 30 menit 600 0,250
menit
formasi dan pertimbangan
alokasi tambahan formasi
pegawai Instansi Pusat dan
Daerah
Membuat konsep
pertimbangan Kepala BKN
mengenai alokasi tambahan
Draft
formasi pegawai Instansi Pusat 3000 72.000
5 Pertim- 1 0,042
dan Daerah berdasarkan data menit menit
bangan
usul formasi sebagai bahan
pertimbangan teknis Kepala
BKN
 Badan Kepegawaian Negara CONTOH (4)
Pegawai
Waktu Waktu
Satuan Beban Yg
No Uraian Tugas Penyele- Kerja Ket
Hasil Kerja Dibutuh-
saian Efektif
kan
Membuat konsep laporan
statistik mengenai formasi
pegawai Instansi Pusat dan 6000 72.000
6 Laporan 2 0,167
Daerah berdasarkan data usul menit menit
formasi untuk diserahkan
kepada atasan langsung
Memelihara database formasi
pegawai dengan cara
menyimpan, memperbaharui 72.000
7 Kegiatan 60 menit 4 0,004
dan memproteksi data agar menit
tetap akurat dan terjaga
kerahasiaannya
Melaksanakan tugas kedinasan
lain yang diperintahkan oleh
300
8 atasan baik lisan maupun Kegiatan 20 menit 3 0,200
menit
tertulis untuk kelancaran
pelaksanaan tugas
Jumlah 1,413
Badan Kepegawaian Negara TINGKAT EFISIENSI JABATAN

Tingkat Efisiensi Σ IKJ

=
Jabatan Σ PJ x WKE

Keterangan
 IKJ : Isi Kerja Jabatan
 PJ : Pemegang Jabatan
 WKE : Waktu Kerja Efektif

Standar Tingkat Efisiensi Jabatan (TEJ)

 A = sangat baik apabila TEJ > 1
 B = baik apabila TEJ = 0,90 – 0,99
 C = cukup apabila TEJ = 0,70 – 0,89
 D = sedang apabila TEJ = 0,50 - 0,69
 E = kurang apabila TEJ < 0,50
Badan Kepegawaian Negara

TERIMA KASIH