Perencanaan & Pengembangan

SDM
Analisi Beban Kerja

Suwandi., S.T., M.M /

Program Studi Manajemen
Fakultas Ekonomi Bisnis dan Ilmu Sosial
Universitas Pelita Bangsa
ANALISIS BEBAN KERJA proses untuk menetapkan
jumlah jam kerja yang digunakan atau dibutuhkan
untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu
tertentu, atau dengan kata lain analisis beban kerja
bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia
dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja
yang tepat.
Beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan
yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau
pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu
Analisis beban kerja dimaksudkan untuk meneliti, mengevaluasi dan mengkaji
pelaksanaan kerja, proses kerja maupun hasil kerja serta menentukan kebutuhan
pegawai untuk suatu unit organisasi yang telah berjalan selama ini, dengan tujuan:

a) Mengidentifikasi sejauh mana efisiensi dan efektifitas keberadaan

standar dan parameter beban kerja, karena tolak ukur tersebut
akan menggambarkan prinsip rasional, efektif, efisien, realistik
dan operasional secara nyata.
b) Memperoleh gambaran mengenai kondisi riil pegawai baik
kuantitatif maupun kuaitatif dan kompetensinya pada suatu unit
kerja sebagai bahan kajian perumusan formasi dan rasio
kebutuhan pegawai untuk keperluan pra penataan kelembagaan.
c) Memperjelas dan mempertegas penyusunan format
kelembagaan yang akan dibentuk secara lebih proporsional
maupun tata hubungan sistem yang ingin dibangun dan tercapai
kesesuaian antara kewenangan dan tujuan organisasi dengan
besaran organisasinya.
MEKANISME PENYUSUNAN
KEBUTUHAN PEGAWAI
MANFAAT ANALISIS JABATAN DAN BEBAN KERJA

KEGIATAN HASIL PENGGUNAAN

ANALISIS JABATAN
KEP NO: 61/M.PAN/2004 jo KEP : 1. PENATAAN
33 Tahun 2011
KELEMBAGAAN
 URAIAN JABATAN (JOB
DESCRIPTION)
PENGHITUNGAN BEBAN  BEBAN KERJA PER 2. PENATAAN SDM
KERJA JABATAN APARATUR
KEP-No : 75/M.PAN/7/2004  PETA JABATAN
 BOBOT JABATAN 3. PENYUSUNAN &
PENYEMPURNAAN
EVALUASI JABATAN PROSEDUR KERJA
KEP-No : 34 TAHUN 2011 (SOP)
 ANALISIS BEBAN KERJA

Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk

menentukan jumlah dan jenis pekerjaan
suatu unit organisasi yang dilakukan secara sistematis
menggunakan teknik analisis jabatan dengan
memperhatikan, atau teknik manajemen lainnya
PETA JABATAN
 METODE
ANALISIS BEBAN KERJA
METODE DAFTAR PERTANYAAN
Menyusun daftar pertanyaan terbuka tentang uraian tugas dari masing-masing
pegawai/pemegang jabatan sesuai hasil analisis jabatan, namun masih
dimungkinkan untuk disesuaikan dengan tugas-tugas baru karena adanya perubahan
peraturan perundang-undangan yang berlaku yang disampaikan kepada unit/satuan
kerja yang menjadi sasaran.

METODE WAWANCARA
Mewawancarai masing-masing pegawai/pemegang jabatan yang berkaitan dengan
tugas pokok dan fungsinyang dikerjakan oleh pemegang jabatan

METODE PENGAMATAN LANGSUNG

Mengamati langsung pekerjaan yang dilakukan oleh pemegang jabatan

 PENGHITUNGAN BEBAN KERJA

1. Unit pelaksana mengolah data laporan beban kerja dari satuan unit/satuan
organisasi dengan menghitung isi kerjanya,dengan rumus :

ISI KERJA = BEBAN KERJA x NORMA WAKTU

2. Setelah seluruh jenis produk dihitung isi kerjanya, kemudian dijumlahkan

untuk mencari jumlah isi kerja jabatan dan isi kerja unit dengan menggunakan
satuan orang jam (OJ)
 WAKTU KERJA EFEKTIF

WAKTU KERJA EFEKTIF per hari = 1 hari x 7 jam x 60 menit = 420 menit

WAKTU KERJA EFEKTIF per minggu = 5 hari x 7 jam x 60 menit = 2.100 menit

WAKTU KERJA EFEKTIF per bulan = 20 hari x 7 jam x 60 menit = 8.400 menit

WAKTU KERJA EFEKTIF per tahun = 240 hari x 7 jam x 60 menit = 100.800
menit

Berdasarkan isi kerja jabatan selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan pegawai per
jabatan dengan rumus :
Jumlah Kebutuhan Waktu Penyelesaian x Beban Kerja
=
Pegawai Per jabatan Waktu Kerja Efektif
 FORMULIR PENGUKURAN BEBAN KERJA PEGAWAI
Nama Jabatan : Seksi Administrasi Kesejahteraan
Unit Kerja : Karyawan Bagian Administrasi Kemahasiswaan
Ikhtisar Jabatan :
Waktu
Waktu Kerja Beban Pegawai Yg
No Uraian Tugas Satuan Hasil Penyele- Ket
Efektif Kerja Dibutuh-kan
saian

Jumlah 0,182
 FORMULIR PENGUKURAN BEBAN KERJA PEGAWAI
Nama Jabatan : Seksi Administrasi Bimbingan dan Konseling
Unit Kerja : Karyawan Bagian Administrasi Kemahasiswaan UNISBA
Ikhtisar Jabatan :
Waktu
Waktu Kerja Beban Pegawai Yg
No Uraian Tugas Satuan Hasil Penyele- Ket
Efektif Kerja Dibutuh-kan
saian

Melaksanakan administrasi pelyanan 100.800

1 Data 30 menit 480 0,142
konseling mahasiswa menit

Melakukan pelatihan dengan dosen

2 Kegiatan 60 menit 2.100 menit 10 0,28
wali

Melaksanakan adminiatrasi minat dan 100.800

3 Data 5 menit 1.452 0,072
bakat mahasiswa menit

Jumlah 0,5
 FORMULIR PENGUKURAN BEBAN KERJA PEGAWAI
Nama Jabatan : Seksi Administrasi Kegiatan Mahasiswa
Unit Kerja : Karyawan Bagian Administrasi Kemahasiswaan UNISBA
Ikhtisar Jabatan :
Waktu
Waktu Kerja Beban Pegawai Yg
No Uraian Tugas Satuan Hasil Penyele- Ket
Efektif Kerja Dibutuh-kan
saian

Melaksanakan kegiatan pelatihan sem

1 inar LKTI Kegiatan 240 menit 840 menit 2 0,571 1

Memb uat laporan kegiatan rutin

2 perm inggu aktivitas LKK, UKM dan Laporan 60 menit 420 menit 1 0,142
Kem ahasiswaan Fakultas

M embuat rekap data latihan dan

lomba LKK, UKM dan Kem
3 Data 60 menit 420 menit 1 0,142
ahsiswaan tingkat fakultas serta
universitas
 Waktu
Waktu Kerja Beban Pegawai Yg
No Uraian Tugas Satuan Hasil Penyele- Ket
Efektif Kerja Dibutuh-kan
saian

Mem buat pedom an Ta’aruf dan Pertim- 240 2100

4 membuat Jadwal serta anggaran 3 0,342
pelaksanaaan ta’aruf bangan menit menit

Membuat Pedoman Mentoring

Pertim- 180 2100
5 Berkenaan dengan SK panitia, 3 0,257
Jadwal dan anggaran bangan menit menit

Melaksan akan kegiatan Ta’aruf

6 untuk mahasiswa b aru Universitas Kegiatan 480 menit 2100 menit 3 0,685
Islam Bandung

Jumlah 1,5