PERATURAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA NOMOR 19 TAHUN 2011 TENTANG PEDOMAN UMUM PENYUSUNAN KEBUTUHAN PEGAWAI NEGERI

SIPIL BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

POKOK MATERI PEDOMAN UMUM ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI

Tahapan Analisis Kebutuhan PNS

Faktor-Faktor Yang Dipertimbangkan

TATA CARA PENGHITUNGAN KEBUTUHAN Analisis Persediaan PNS Penghitungan Kebutuhan PNS

LATAR BELAKANG

1
Perencanaan Kepegawaian Secara Nasional (UU No. 43/1999 Pasal 15, PP No.54/2003)

2
Jumlah, Kualitas, Komposisi, dan Distribusi PNS Yang TEPAT Sesuai dengan Beban Kerja dan Tanggung Jawab pada Satuan Organisasi Negara

Penyusunan Kebutuhan Pegawai Secara Riil

TUJUAN
Pedoman Umum Penyusunan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil

Pedoman Bagi Pejabat di Lingkungan BKN Untuk Menyusun Kebutuhan PNS Secara Nasional

Pedoman Bagi PPK Pusat dan Daerah dalam Menyusun Kebutuhan Riil PNS di Lingkungannya Berdasarkan Beban Kerja dan Tanggung Jawab serta Memperhatikan Profil Daerah dan Kondisi Geografis

PENGERTIAN

Analisis Kebutuhan Pegawai adalah Suatu Metode untuk Mengetahui Jumlah Pegawai di Suatu Unit Organisasi yang Dilakukan Secara Sistematis dengan Menggunakan Metode Analisis Beban Kerja dan/atau Metode Lainnya serta Membandingkan Kebutuhan PNS dengan Persediaan Yang Ada Sehingga Dapat Diketahui Kebutuhan Riil Pegawai.

RUANG LINGKUP JABATAN STRUKTURAL

JABATAN FUNGSIONAL UMUM

JABATAN FUNGSIONAL TERTENTU

ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI NEGERI SIPIL

TAHAPAN ANALISIS KEBUTUHAN PNS

Pengumpulan Data dan Informasi

1
2 3 4

Evaluasi Kebutuhan Pegawai

Penyusunan Rencana Realokasi Pegawai

Penyusunan Rencana Tambahan Formasi Pegawai Baru

Data dan Informasi Yang Dibutuhkan

STRUKTURAL JFU JFT

Guru
Tenaga Kesehatan

1. Jumlah Pegawai Per Satuan Unit Instansi Pusat dan Daerah. 2. Informasi Jabatan (Uraian dan Syarat Jabatan). 3. Peta Jabatan.

Jumlah Sekolah Dan Rombongan Belajar pada : Jumlah PNS Pada Sarana Pelayanan Kesehatan Pemerintah : 1. RSUD 2. Puskesmas

1. TK Negeri
2. SD Negeri 3. SMP Negeri 4. SMA Negeri 5. SMK Negeri

4. Renstra Instansi
5. Profil, Kondisi Geografis, dan Potensi Daerah

FAKTOR-FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN

Penghitungan Kebutuhan PNS

Beban Kerja

Standar Kemampuan Rata2

Waktu Kerja

Faktor Lain

Contoh Beban Kerja

No Uraian Tugas Menelaah peraturan perundang undangan Mempelajari literatur akademis, pedoman dan prosedur kerja sesuai bidang tugas yang ditangani Menyiapkan bahan koordinasi terhadap pelaksanaan pertimbangan naskah Menyiapkan bahan untuk pemrosesan pertimbangan naskah perjanjian dalam kontrak Menyiapkan konsep dan proses surat pertimbangan naskah perjanjian dalam kontrak Menganalisis dan mengevaluasi hasil persiapan terhadap pertimbangan naskah perjanjian dalam kontrak Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai garis kewenangan untuk kelancaran tugas Satuan Hasil Waktu Penyeles aian Waktu Kerja Efektif Beban kerja Pegawai Yang Dibutuhkan

1
2

Kegiatan

120

300

0.4

Kegiatan

120

300

0.4

Kegiatan

60

300

0.2

Kegiatan

60

300

0.2

Kegiatan

60

1500

0.04

Kegiatan

120

300

0.4

Kegiatan

120

6000

0.08

1,72

Standar Kemampuan Rata-rata

Norma Waktu Norma waktu adalah standar kemampuan rata-rata pegawai dalam menyelesaikan tugas yang diukur berdasarkan satuan waktu. Dalam penghitungannya digunakan rumus:

Orang x Waktu
NORMA WAKTU = Hasil Contoh: Operator Komputer dalam waktu 60 menit dapat menghasilkan beberapa lembar ketikan, misalnya 6 lembar ketikan. 1 Orang Operator Komputer x 60 menit NORMA WAKTU =

6 lembar ketikan
Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan seorang Operator Komputer adalah 60 menit menghasilkan 6 lembar ketikan, atau 1 lembar ketikan diselesaikan dalam waktu 10 menit.

Standar Kemampuan Rata-rata (Lanjutan)

Norma Hasil Norma hasil adalah standar kemampuan rata-rata pegawai dalam menyelesaikan tugas yang diukur berdasarkan satu satuan hasil dapat diperoleh dalam waktu berapa lama. Dalam penghitungannya digunakan rumus: Hasil NORMA HASIL = Orang x Waktu Contoh: Penganalisis Formasi Pegawai untuk menghasilkan pertimbangan teknis atas usul tambahan formasi CPNS dari satu instansi diperlukan waktu berapa lama untuk menyelesaikannya (misalnya 60 menit) 1 Pertimbangan teknis NORMA HASIL = 1 Penganalisis Formasi Pegawai x 60 menit Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan seorang Penganalisis Formasi Pegawai untuk menghasilkan pertimbangan teknis atas usul tambahan formasi CPNS dari satu instansi diperlukan waktu 60 menit.

Waktu Kerja

Jam Kerja Efektif (JKE) terdiri dari jumlah jam kerja formal
dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja seperti melepas lelah, istirahat makan dan sebagainya. Dalam menghitung jam kerja efektif digunakan ukuran sebagai berikut: a. JKE per hari = 1 hari x 5 jam = 25 jam = 300 mnt = 1.500 mnt = 6.000 mnt

b. JKE per minggu = 5 hari x 5 jam c. JKE per bulan d. JKE per tahun

= 20 hari x 5 jam = 100 jam

= 240 hari x 5 jam = 1.200 jam = 72.000 mnt

Faktor Lain

APBN/D

Potensi Daerah

Kondisi Geografis

Profil Daerah Jumlah Penduduk

TATA CARA PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI

ANALISIS PERSEDIAAN PNS

1. Data Jumlah Pegawai Yang Dimiliki Oleh Suatu Unit Organisasi Yang Terkini. 2. Menyusun Perencanaan Persediaan Pegawai Untuk Kurun Waktu 2 5 Tahun Ke Depan Sesuai Dengan Kebutuhan dan Perubahan Organisasi Selanjutnya Disampaikan Kepada Kepala BKN. 3. Perkiraan persediaan pegawai tahun berikutnya dihitung atas dasar jumlah pegawai yang ada dikurangi dengan jumlah pegawai yang mencapai BUP dalam tahun bersangkutan.

4. Pengurangan pegawai di luar BUP seperti mutasi, berhenti, dan meninggal dunia sulit diramalkan kecuali direncanakan dengan pasti.
5. Persediaan pegawai disusun dalam daftar susunan jabatan berdasarkan kualifikasi.

Tahapan Analisis Persediaan Pegawai

Daftar Susunan Jabatan

Nama Jabatan
Ikhtisar Jabatan Syarat Jabatan :
Pendidikan Diklat Pengalaman Keahlian Keterampilan

Daftar Susunan Pegawai

Nama Jabatan Data Pegawai :

Perkiraan Perubahan Komposisi

Perkiraan Persediaan Pegawai

Nama Pegawai Tahun Pengangkatan Tahun Pensiun Pendidikan Diklat Pengalaman Keahlian Keterampilan

Pensiun

Persediaan
Pegawai 2-5 Tahun

Promosi
Mutasi

PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PNS

Metode Analisis Beban Kerja

Contoh : Uraian Tugas Jabatan Pemroses Naskah Perjanjian Kerjasama dan Kontrak Pada Sub Bagian Bantuan Hukum
No Uraian Tugas
Satuan Hasil Waktu Penyele saian Waktu Kerja Efektif Beban kerja Pegawai Yang Dibutuhkan

1
2 3 4 5

Menelaah peraturan perundang undangan

Mempelajari literatur akademis, pedoman dan prosedur kerja sesuai bidang tugas yang ditangani Menyiapkan bahan koordinasi terhadap pelaksanaan pertimbangan naskah Menyiapkan bahan untuk pemrosesan pertimbangan naskah perjanjian dalam kontrak Menyiapkan konsep dan proses surat pertimbangan naskah perjanjian dalam kontrak Menganalisis dan mengevaluasi hasil persiapan terhadap pertimbangan naskah perjanjian dalam kontrak Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai garis kewenangan untuk kelancaran tugas

Kegiatan
Kegiatan Kegiatan Kegiatan Kegiatan

120
120 60 60 60

300
300 300 300 1500

1
1 1 1 1

0.4
0.4 0.2 0.2 0.04

Kegiatan

120

300

0.4

Kegiatan

120

6000

0.08

1,72

CATATAN
Berdasarkan contoh tersebut di atas maka pegawai yang dibutuhkan untuk jabatan Pemroses Naskah Perjanjian Kerjasama dan Kontrak adalah sebanyak 1,72 dibulatkan ke atas menjadi 2 (dua) orang pegawai. Apabila kebutuhan pegawai untuk jabatan tersebut juga dianalisis berdasarkan sifat pekerjaan yaitu rutin, segera, penting,

dan/atau

rahasia

serta

dilakukan

analisis

terhadap

peralatan/teknologi yang digunakan, maka kebutuhan pegawai untuk jabatan tersebut adalah 1 atau 2 orang. Maksudnya apabila peralatan yang tersedia di unit tersebut lengkap dengan teknologi yang modern maka pegawai yang dibutuhkan cukup 1 orang.

Penghitungan Kebutuhan Jabatan Struktural

KEBUTUHAN PEJABAT STRUKTURAL DILAKUKAN BERDASARKAN JUMLAH JABATAN STRUKTURAL YANG TERDAPAT DALAM STRUKTUR ORGANISASI DAN TATA KERJA YANG TELAH DITETAPKAN.

Penghitungan Kebutuhan Jabatan Fungsional Pada Instansi Pusat

Jenis Jabatan 1. Tidak memberikan pelayanan langsung pada masyarakat: a. Eselon IV atau Eselon V teknis b. Eselon III teknis terendah paling banyak 2 (dua) orang paling banyak 4 (empat) orang Indeks Kebutuhan Pegawai

c. Kesekretariatan Eselon IV atau Eselon V paling banyak 3 (tiga) orang d.Kesekretariatan Eselon III terendah 2. Memberikan pelayanan langsung pada masyarakat yang bersifat teknis administratif 3. Jabatan fungsional tertentu paling banyak 5 (lima) orang paling banyak 5 (lima) orang Ditetapkan Instansi Pembina

Kebutuhan jabatan fungsional bagi organisasi yang memiliki karakteristik pekerjaan yang spesifik ditentukan oleh Instansi yang bersangkutan.

Penghitungan Kebutuhan Jabatan Fungsional Pada Instansi Daerah

Jenis Jabatan 1. Tidak memberikan pelayanan langsung pada masyarakat: a. Eselon IV atau Eselon V teknis b. Eselon III teknis terendah c. Kesekretariatan Eselon IV / Eselon V d.Kesekretariatan Eselon III terendah 2. Memberikan pelayanan langsung pada masyarakat yang bersifat teknis administratif 3. Jabatan fungsional tertentu paling banyak 2 (dua) orang paling banyak 5 (lima) orang paling banyak 5 (lima) orang paling banyak 7 (tujuh) orang Indeks Kebutuhan Pegawai

paling banyak 7 (tujuh) orang

Ditetapkan Instansi Pembina

Penghitungan Kebutuhan Guru TK, SD, dan BK

GURU TK KG = K + 1 KTK
Keterangan : KG = Kebutuhan Guru K = Jumlah Rombel/Kelas KTK = Kepala TK KG = 150 Keterangan : KG = Kebutuhan Guru S = Jumlah siswa 150 = Jumlah siswa wajib dibimbing

GURU BK
S

GURU SD KG = K + 1 KS + 1 GA + 1 GP
Keterangan : KG K KS GA GP = Kebutuhan Guru = Jumlah rombel/kelas = Kepala Sekolah = Guru Agama = Guru Penjaskes

Penghitungan Kebutuhan Guru SLB

1) Tuna Netra (A) KG = K + 1GOM + 1GA + 1GP + 1GK + 1GBPBI 2) Tuna Rungu (B) KG = K + 1 GBikom + 1GBPBI + 1 GA + 1GP + GK 3) Tunagrahita Ringan (C), Sedang (C1) dan berat KG = K + 1 GKMD + 1GA + 1 GP + 1 GK + 1 GBM 4) Tunadaksa Ringan (D) dan Tunadaksa Sedang (D1) KG = K + 1GKMD + 1GBG + 1GA + 1 GP + 1GK 5) Tunalaras (E) KG = K + 1GBPS + 1GA + 1 GP + 1GK + 1GKON 6) Tunawicara KG = K + 1GBKOM + 1GA + 1GP + 1GK + 1GBPBI 7) Tunaganda (G) KG = K + 1GKMD + 1 GBG + 1GA + 1 GP 8) Autis (M) KG = K + 1GKMD + 1GA + 1GP + 1GK + 1GKON Keterangan : KG = Kebutuhan Guru K = Jumlah kelas GOM = Guru Orientasi dan Mobilitas GA = Guru Agama GP = Guru Penjasorkes GK = Guru Ketrampilan GBPBI = Guru Bina Persepsi Bunyi dan Irama Gbikom = Guru Bina Komunikasi GKMD = Guru Kemampuan Merawat Diri GBM = Guru Bina Mental GKON = Guru Konseling (Psikologi) GBG = Guru Bina Gerak

Penghitungan Kebutuhan Guru SMP, SMA, dan SMK

Penghitungan kebutuhan Guru SMP, SMA, dan SMK dilakukan dengan melihat tabel yang dilampirkan. Seperti contoh : Standar Maksimal Kebutuhan Formasi Guru SMP Untuk Semua Tingkat di Kabupaten/Kota. Mata Pelajaran : Pendidikan Agama/PPKN/Seni

Budaya/Pendidikan Jasmani, Orkes/Ketrampilan Teknologi dan Komunikasi

NO 1. 2. 3. 4. 5. Dst. JUMLAH ROMBEL/KELAS 7 19 20 31 32 43 44 55 56 67 Dst. FORMASI GURU 1 2 3 4 5 Dst.

Penghitungan Kebutuhan PNS Pada RSUD

RS Kelas A 304 RS Kelas B (P) 102 RS Kelas B (NP) 36 RS Kelas C 7 RS Kelas D -

NO 1

JENIS TENAGA Dokter Spesialis

2
3 4 5 6 7 8 9 10

Dokter Umum
Dokter Gigi Keperawatan Kefarmasian Kesehatan Masyarakat Gizi Keterapian Fisik Keteknisan Medis Non Tenaga Kesehatan : - Pengadministrasi ruang rawat inap - Pramusaji - Juru masak - Juru cuci - Pemulasaraan jenazah - Sopir Jumlah

6 1240 24 6 24 34 52 348

11
3 464 12 3 12 15 23 282

11
3 200 12 3 12 15 23 282

11
2 80 3 2 3 5 7 87

3
1 16 1 1 1 1 2 28

2038

927

597

207

54

Penghitungan Kebutuhan PNS Pada RSKD

RS RS RS Kelas A Kelas B Kelas C RS Kelas D
3 1 1 20 1

NO 1 2 3 4 5

JENIS TENAGA Dokter Spesialis Dokter Umum Dokter Gigi Keperawatan Kefarmasian

15 1 2 72 4

10 2 2 56 2

5 2 1 32 1

6
7 8 9 10

Kesehatan Masyarakat
Gizi Keterapian Fisik Keteknisan Medis Non Tenaga Kesehatan Jumlah

2
8 8 8 38 158

1
6 7 7 25 118

1
4 4 4 15 69

1
2 3 3 10 45

Penghitungan Kebutuhan PNS Pada PUSKESMAS

Tenaga Kesehatan

No

Jenis Puskesmas Perawatan Daerah Strategis Perawatan Daerah Terpencil Perawatan Daerah Kepulauan Perkotaan Pedesaan Daerah Terpencil/ Tertinggal/Perbatasan Puskesmas Pembantu

Tenaga Non Kesehatan 9

8 9

Jumlah

1
2 3

28
19 29

37
27 38

4
5 6 7 8

30
18 12 8*) 1

10
5 5 1 1

40
23 17 9 2

Poliklinik Desa

Keterangan: *) 1 Dokter Gigi melayani 3 Puskesmas Pembantu

HASIL PENGHITUNGAN

Data Kelembagaan Jumlah Persediaan Pegawai (Bezetting)

Kebutuhan

Lebih/ Kurang (Pusat, Daerah, Guru, Nakes)