Analisis Beban Kerja Dan Kebutuhan Pegawai Dinas Perumahan Dan Gedung Pemerintah Daerah (DPGP) Provinsi Dki Jakarta Raisya Noor Azizah Usni PDF

ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN PEGAWAI
DINAS PERUMAHAN DAN GEDUNG PEMERINTAH

DAERAH (DPGP) PROVINSI DKI JAKARTA
RAISYA NOOR AZIZAH USNI
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2016
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN SUMBER INFORMASI
SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA*
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi berjudul Analisis Beban Kerja
dan Kebutuhan Pegawai Dinas Perumahan dan Gedung Pemerintah Daerah
(DPGP) Provinsi DKI Jakarta adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi
pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi
mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan
maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan
dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir skripsi ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada
Institut Pertanian Bogor
Bogor, Agustus 2016
Raisya Noor Azizah Usni

NIM H24120003
ABSTRAK
RAISYA NOOR AZIZAH USNI. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan

Pegawai Dinas Perumahan dan Gedung Pemerintah Daerah (DPGP) Provinsi DKI
Jakarta. Dibimbing oleh SITI RAHMAWATI.
DPGP Provinsi DKI Jakarta merupakan unsur pelaksana pemerintah daerah

yang bertujuan menyelenggarakan perumahan, permukiman dan pembinaan teknis
gedung pemerintah daerah sehingga dibutuhkan sumber daya manusia yang
efektif dan efesien untuk mencapai tujuan tersebut, hal tersebut terbukti masih
adanya kekosongan jabatan dan semakin meningkatnya jam lembur pegawai
sehingga dibutuhkan analisis beban kerja pegawai. Penelitian ini bertujuan untuk
mengidentifikasi beban kerja, menganalisis jumlah kebutuhan pegawai bagian
Sekretariat DPGP Provinsi DKI Jakarta dan mengidentifikasi alternative solusi
serta implikasi manajerial yang dapat diterapkan. Pengolahan data yang
digunakan untuk menganalisis standar kemampuan rata-rata dalam satuan waktu
bagi analisis beban kerja menggunakan lembar work sampling. Hasil penelitian ini
menunjukan bahwa beban kerja dibagi menjadi tiga kategori yaitu Underload, Fit
dan Overload yang menyatakan bahwa beban kerja yang dimiliki bervariasi yaitu
tergantung pada nilai Full Time Equivalent pada setiap jabatan. Jumlah kebutuhan
pegawai aktual masih belum sesuai dengan kebutuhan pegawai ideal. Alternative
solusi yang ditawar adalah perlu adanya alih tugas produktif, Job Enlargement
dan seleksi tenaga honorer.
Kata kunci: Analisis Beban Kerja, Analisis Kebutuhan Pegawai, Full Time
Equivalent
ABSTRACT
RAISYA NOOR AZIZAH USNI. Workload Analysis and Staff Needs
From Dinas Perumahan dan Gedung Pemerintah (DPGP) Provinsi DKI Jakarta.
Supervised by SITI RAHMAWATI.
DPGP Jakarta Provincial Government is implementing the area aimed at

providing housing, sattlements and technical construction of buildings local
government so that necessary human resources effectively and efficiently to
achieve these objectives, it proves there is still a vacancy positions and an
increasing number of overtime hours employees so required load analysis
employee. The object of research is to identify the workload, analyze the number
of required staff in DPGP Secretariat of Jakarta, and identify alternative
solutions as well as managerial implications that should be applied. Processing
the data used to analyze the standard of average ability in unit time for workload
analysis using work sampling sheet. Research result this show that the workload
is divided into three categories is underload, fit, and overload stating that the
workload owned varies, depending on Full Time Equivalent (FTE) values at each
position. The actual number of employees needs still not in accordance with the
needs of the ideal employee. Alternative solutions offered are necessary the
transfer of productive task, job enlargement and selection of temporary employees.
Keywords: Employee Needs Analysis, Full Time Equivalent, Workload Analysis

ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN PEGAWAI DINAS
PERUMAHAN DAN GEDUNG PEMERINTAHAN (DPGP) PROVINSI
DKI JAKARTA
RAISYA NOOR AZIZAH USNI
Skripsi
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Sarjana Ekonomi
pada
Departemen Ilmu Manajemen
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2016
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah subhanahu wa ta’ala atas
segala nikmat dan karunia-NYA sehingga penelitian yang berjudul “Analisis
Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai Dinas Perumahan dan Gedung Pemerintah
Daerah (GDGP) Provinsi DKI Jakarta” berhasil diselesaikan.
Terima kasih penulis ucapkan kepada Ibu Dra.Hj. Siti Rahmawati, M. Pd
selaku dosen pembimbing yang telah bersedia memberikan saran dan meluangkan
waktunya membimbing penelitian ini. Disamping itu, ucapan terima kasih juga
penulis sampaikan kepada Bapak Purwono, SH, M.Si selaku Sekertaris Dinas, Ibu
Novianti, S.Sos selaku Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Anggaran, Ibu
Maryati, S.S.T selaku Kepala Sub Bagian Umum, Ibu Hasyiani,SAP selaku
Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Ibu Ria Misnawati, S.STP.MA selaku
Kepala Sub Bagian Keuangan. Ucapan terima kasih juga penulis sampaikan
kepada Ibu Lindawati Kartika, SE, M.Si dan Dr.Ir. Abdul Basith, MS yang telah
memberikan saran dalam penelitian ini. Penulis juga menyampaikan terima kasih
kepada kedua orang tua dan keluarga telah memberikan dukungan moril maupun
materil. Selain itu ungkapan terima kasih penulis sampaikan kepada sahabat-
sahabat, keluarga Manajemen angkatan 49, teman-teman dan semua pihak yang
tidak dapat disebutkan satu per satu untuk dukungan dan semangat yang telah
diberikan kepada penulis.
Bogor, Agustus 2016
Raisya Noor Azizah Usni

DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL vii

DAFTAR GAMBAR vii
DAFTAR LAMPIRAN vii
PENDAHULUAN 1
Latar Belakang 2
Perumusan Masalah 2
Tujuan Penelitian 3
Manfaat Penelitian 3
Ruang Lingkup Penelitian 3
TINJAUAN PUSTAKA 3
Manajemen Sumber Daya Manusia 3
Perencanaan Sumber Daya Manusia 4
Analisis Beban Kerja 4
Landasan Hukum Analisis Beban Kerja 5
Penelitian Terdahulu 5
METODE 7
Kerangka Pemikiran Penelitian 7
Lokasi dan Waktu Penelitian 7
Jenis dan Sumber Data 7
Metode Pengambilan Sampel 8
Metode Pengumpulan Data 9
Pengolahan dan Analisis Data 9
HASIL DAN PEMBAHASAN 11
Gambaran Umum Dinas Perumahan dan Gedung Pemerintah Daerah Provinsi
DKI Jakarta 11
Profil Pegawai Bagian Sekretariat 12
Karakteristik pegawai bagian sekretariat 14
Proses bisnis Bagian Sekretariat DPGP Provinsi DKI Jakarta 15
Hasil Pengukuran Beban Kerja 16
Analisis Kebutuhan Pegawai 19
Implikasi Manajerial 23
SIMPULAN DAN SARAN 24
Simpulan 24
Saran 25
DAFTAR PUSTAKA 25
LAMPIRAN 28
RIWAYAT HIDUP 46
DAFTAR TABEL
1 Penelitian terdahulu 6
2 Rincian penarikan sampel bagian sekretariat 9
3 Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas 11
4 Jumlah pegawai berdasarkan sub bagian 13
5 Karakteristik pegawai 14
6 Jumlah hari kerja efektif pegawai DPGP tahun 2015 16
7 Jumlah penggunan waktu kerja pegawai sub bagian kepegawaian 17
8 Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai sub bagian umum 17
9 Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai sub bagian perencanaan dan
anggaran 18
10 Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai sub bagian keuangan 18
11 Jumlah kebutuhan bidang sekretariat 22
12 Hasil analisis beban kerja berdasarkan full time equivalent 23
DAFTAR GAMBAR
1 Jam lembur bagian sekretariat DPGP provinsi DKI Jakarta bulan
September-Desember tahun 2015 1
2 Kerangka pemikiran 8
3 Struktur organisasi sekretariat DPGP DKI Jakarta tahun 2016 13
4 Proses bisnis bagian sekretariat DPGP provinsi DKI Jakarta 15
DAFTAR LAMPIRAN
1 Surat izin penelitian 28

2 Lembar formulir work sampling 29
3 Struktur organisasi Dinas Perumahan Dan Gedung Pemerintah Daerah
Provinsi Dki Jakarta Tahun 2016 30
4 Perhitungan waktu kerja efektif pegawai di Dinas Perumahan Dan
Gedung Pemerintah Daerah Provinsi Dki Jakarta Tahun 2016 31
5 Jumlah kebutuhan pegawai sub bagian kepegawaian 32
6 Jumlah kebutuhan pegawai sub bagian umum 35
7 Jumlah kebutuhan pegawai sub bagian perencanaan dan anggaran 39
8 Jumlah kebutuhan pegawai sub bagian keuangan 40
9 Riwayat hidup 46
PENDAHULUAN
Latar Belakang
DKI Jakarta merupakan provinsi yang menjadi ibukota negara dan menjadi
pusat kegiatan ekonomi di Indonesia. Provinsi tersebut memiliki enam kota
administrasi meliputi Jakarta Utara, Jakarta Barat, Jakarta Pusat, Jakarta Selatan,
Jakarta Timur dan Kepulauan Seribu. Perangkat daerah provinsi meliputi
sekretariat daerah, sekretariat DPRD, dinas daerah, dan lembaga teknis daerah.
Dinas daerah provinsi DKI Jakarta merupakan unsur pelaksana otonomi daerah
khusus DKI Jakarta yang terdiri dari 14 dinas.
Dinas Perumahan dan Gedung Pemerintah Daerah (DPGP) Provinsi DKI
Jakarta merupakan unsur pelaksana pemerintah daerah di sektor Perumahan,
Pemukiman dan Gedung Pemerintahan Daerah. Untuk mewujudkan tujuan
pemerintah daerah dalam penyelengaraan perumahan, pemukiman dan pembinaan
teknis gedung pemerintah daerah dibutuhkan sumber daya manusia yang mampu
melaksanakan aktivitas tugasnya secara efektif, efisien dan profesional. Terdapat
lima bidang yang dibawahi oleh kepala dinas dengan jumlah Pegawai Negeri Sipil
meliputi 13 orang bidang Perencanaan Teknis, 22 orang bidang Pembangunan
Perumahan dan Permukiman, 12 orang bidang Pembangunan Gedung Pemerintah
Daerah, 19 orang bidang Perawatan Gedung Pemerintah Daerah dan 11 orang
bidang Pembinaan Penertiban dan Peran Serta Masyarakat. Bagian yang dibawahi
oleh Sekertaris Dinas adalah bagian Sekretariat dengan jumlah Pegawai Negeri
Sipil (PNS) sebanyak 25 orang. Bagian Sekretariat yang memiliki jumlah PNS
paling banyak diantara bidang lain. Pegawai tersebut mengelola 21 lokasi rumah
susun dengan 1.259 Kepala Keluarga.
Pegawai bagian Sekretariat dituntut untuk menjalankan tugas administrasi
yang efektif dan efesien, hal tersebut dibuktikan oleh jam kerja lembur yang
semakin meningkat setiap bulannya. Berdasarkan Data absensi pada Oktober-
desember tahun 2015 dapat dilihat pada Gambar 1.
Jam / bulan
600 564,38
484,84
500 399,46 402,58
400
300
200
100
Bulan
0
Oktober November Desember Januari
Gambar 1 Jam Lembur Bagian Sekretariat DPGP Provinsi DKI Jakarta bulan September-
Desember Tahun 2015 (dalam satuan Jam per bulan)
Berdasarkan Gambar 1, dapat diketahui bahwa jam lembur setiap bulannya

semakin meningkat. Data tersebut diperoleh dari laporan kehadiran pegawai
Bagian Sekretariat dengan jumlah 22 hari kerja. Jam lembur tersebut diperoleh
2
dari 25 pegawai bagian Sekretariat dengan hasil penjumlahan jam lembur selama
sebulan. Pada bulan oktober hingga desember pekerjaan setiab sub bagian
Sekretariat semakin meningkat, dikarenakan tugas pokok setiap bagian merancang
laporan akhir tahun yang harus dipertanggungjawabkan. Kegiatan lembur yang
dikerjakan berkitan dengan tugas jabatan masing-masing. Hal tersebut
mempengaruhi efektifitas dan efesiensi pegawai dalam menjalankan tugasnya,
sehingga kualitas dan kuantitas pegawai harus sesuai dengan kebutuhan sehingga
sudah sepatutnya diperhatikan dengan baik.
Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 101 tahun 2000 dijelaskan bahwa
Pegawai Negeri Sipil (PNS) sebagai unsur utama sumber daya manusia aparatur
negara yang mempunyai peran yang sangat strategis dalam mengembangkan tugas
pemerintahan dan pembangunan. Untuk menciptakan sumber daya manusia
aparatur negara yang memiliki kompetensi diperlukan peningkatan mutu
profesionalisme. Namun pada kenyataannya profesionalisme yang diperlukan
belum sepenuhnya terlaksana dengan baik. Pada sub bagian kepegawaian masih
ada pegawai yang harus bekerja melebihi waktu kerja karena harus melakukan
pengelolaan laporan daftar ketidakhadiran pegawai dan pegawai harus memeriksa
data DUK yang dilakukan setiap hari dengan waktu yang lama.
Hasil wawancara menyatakan masih adanya kekosongan jabatan dan
ketidaksesuaian antara jabatan dengan tugas yang dikerjakan pada sub bagian
Keuangan. Hal tersebut membuktikan bahwa pendistribusian pegawai masih
belum mengacu pada kebutuhan nyata organisasi yaitu belum didasarkan pada
beban kerja organisasi. Oleh karena itu dibutuhkan sumber daya manusia yang
tepat dalam menjalankan aktivitas tugasnya. Aktivitas yang dirancang oleh
organisasi memiliki beban kerja yang berbeda antara pekerjaan satu dengan yang
lainnya. Hal ini menjadikan perencanaan, pemanfaatan dan pengendalian sumber
daya manusia (SDM) perlu diperhatikan oleh setiap organisasi.
Perencanaan formasi PNS sebagai bagian manajemen kepegawaian belum
sepenuhnya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, sehingga analisis
beban kerja (Workload analysis) perlu dilakukan dengan tujuan efisiensi dan
efektifitas organisasi. Analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa
jumlah pekerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan berapa
beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada satu orang pekerja (Marwansyah
2010). Analisis beban kerja dilakukan pada bagian Sekretariat yang mempunyai
tugas melaksanakan administrasi yang diatur dalam Peraturan Gubernur nomor
258 tahun 2014. Sekretariat menjadi pelaksana administrasi utama dan memiliki
jumlah Pegawai Negeri Sipil yang paling banyak dibandingkan dengan bidang
lain sehingga dibutuhkan perencanaan pegawai berdasarkan beban kerja untuk
memenuhi kebutuhan organisasi. Pelaksanaan analisis beban kerja diharapkan
mampu memenuhi tuntutan kebutuhan untuk mencapai efektivitas dan efisiensi
serta profesionalisme sumber daya manusia dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
Perumusan Masalah
Berdasarkan permasalahan pada latar belakang di atas maka perumusan

masalah penelitian ini adalah sebagai berikut: (1) Bagaimana beban kerja yang
ditanggung oleh pegawai bagian Sekretariat pada tingkat staf Dinas Perumahan
3
dan Gedung Pemerintah (DPGP) Provinsi DKI Jakarta? (2) Bagaimana jumlah
kebutuhan ideal pegawai bagian Sekretariat pada tingkat staf DPGP Provinsi DKI
Jakarta? (3) Bagaimana solusi alternatif yang dapat direkomendasikan?
Tujuan Penelitian
Berdasarkan perumusan masalah, maka tujuan dari penelitian ini adalah

sebagai berikut: (1) Mengidentifikasi beban kerja yang ditanggung oleh pegawai
bagian Sekretariat pada DPGP DKI Jakarta (2) Menganalisis jumlah kebutuhan
pegawai bagian Sekretariat DPGP Provinsi DKI Jakarta (3) Mengidentifikasi
alternatif solusi dan implikasi manajerial yang dapat ditawarkan untuk DPGP
Provinsi DKI Jakarta
Manfaat Penelitian
Penelitian yang dilakukan diharapkan dapat memberi masukan dan

pertimbangan Dinas Perumahan dan Gedung Pemerintah Daerah (DPGP) Provinsi
DKI Jakarta terkait beban kerja dan kebutuhan pegawai serta sebagai bahan
referensi bagi penelitian selanjutnya dibidang perencanaan SDM pada kondisi dan
situasi yang serupa
Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian memfokuskan untuk mengkaji masalah beban yang diberikan

pada pegawai Dinas Perumahan dan Gedung Pemerintah Daerah Provinsi DKI
Jakarta tahun 2016. Khususnya staff pada Bidang Sekretariat yang memiliki
empat sub bagian yaitu sub bagian Umum, sub bagian Kepegawaian, sub bagian
Perencanaan dan Anggaran dan sub bagian Keuangan. Penelitian akan dilakukan
melalui lembar Work Sampling, serta dukungan dengan teknik wawancara dan
studi literatur.
TINJAUAN PUSTAKA
Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia merupakan ilmu dan seni yang

mengatur hubungan dan peran tenaga kerja agar efektif dan efesien membantu
terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat (Hasibuan 2007).
Sumber daya manusia juga merupakan penentu keberhasilan perusahaan bagi
setiap aktivitas yang dijalankannya.
Menurut (Hasibuan 2007) manajemen sumber daya manusia memiliki 11
fungsi yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian,
pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan,
kedisiplinan, dan pemberhentian.
4
Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan sumber daya manusia adalah merencanakan tenaga kerja agar

sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta efektif dan efesien dalm membantu
terwujudnya tujuan. Menurut (Siagian 2008) salah satu definisi klasik tentang
perencanaan mengatakan bahwa perencanaan pada dasarnya merupakan
pengambilan keputusan sekarang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa
depan. Perencanaan sumber daya manusia, yang menjadi fokus perhatian ialah
langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna lebih menjamin
bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai
kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat, kesemuanya
dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan
ditetapkan. Menurut (Marwansyah 2010) perenanaan sumber daya manusia
sebagai proses penentuan jenis (kualitas) dan jumlah (kuantitas) pekerja yang
sesuai dengan kebutuhan organisasi di masa depan.
Analisis Beban Kerja
Menurut (Handoko 2005) Analisis beban kerja adalah penentuan jumlah

kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu
tertentu. Analisis beban kerja (Workload Analysis) hanya dapat diterapkan pada
volume pekerjaan atau unit pekerjaan yang mempunyai standar fisik, seperti
perpotongan, per waktu, per meter, per kilo dan per liter. Menurut Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang
perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja dalam rangka
penyusunan formasi Pegawai Negeri menjelaskan bahwa Beban kerja merupakan
aspek pokok yang menjadi dasar untuk perhitungan. Menurut Peraturan Gubernur
Provinsi DKI Jakarta nomor 11 tahun 2008 tentang Analisis Beban Kerja
Perangkat Daerah menyatakan bahwa analisis beban kerja adalah suatu teknik
manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi
mengenai tingkat efektivitas dan efesiensi kerja organisasi berdasarkan volume
kerja. Metode perhitungan beban kerja meliputi pendekatan hasil kerja,
pendekatan obyek kerja, pendekatan peralatan kerja, dan pendekatan tugas per
tugas jabatan. Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang
harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu. Analisis beban kerja adalah proses
untuk menetapkan jumlah usaha (jam kerja orang) tenaga kerja yang dibutuhkan
untuk merampungkan serangkaian pekerjaan dalam sebuah tugas atau unit tertentu
(Fadhilah et al 2014). Organisasi harus menciptakan lingkungan kerja yang
menggabungkan karyawan terkait kekhawatiran untuk secara bersamaan
mendapatkan optimal dari karyawan untuk memenuhi tujuan organisasi (Raza et
al 2011)
Work Sampling
Metode Work Sampling terdiri atas pengambilan observasi-observasi para
pekerja secara acak untuk menentukan proporsi waktu yang mereka gunakan
dalam kegiatan tertentu. Metode sampling dapat digunakan untuk kerangka
kegiatan-kegiatan yang lebih besar, dapat dilakukan oleh para peneliti
berketerampilan lebih rendah dan tidak banyak mengganggu para pekerja
5
(Handoko 2000). Metode work sampling dilakukan melalui pengamatan, dimana

aktivitas yang diamati dalam penelitian akan dikelompokkan menurut beberapa
kategori, yaitu kategori kegiatan produktif, tidak produktif dan pribadi (Adawiyah
dan Sukmawati 2013). Tahapan-tahapan yang harus dilaksanakan dalam
melalukam survei pekerjaan dengan work sampling diantaranya adalah
menentukan jenis personil yang akan diteliti, dilakukan pemilihan sampel,
membuat lembar daftar kegiatan, dan pengamatan dilakukan dengan interval dua
sampai 15 menit terantung karakteristik pekerjaan apabila semakin tinggi tingkat
mobilitas pekerjaan yang diamati maka semakin pendek waktu pengamatan begitu
sebaliknya (Permana 2012). Full Time Equivalent (FTE) adalah salah satu
metode analisis beban kerja yang berbasiskan waktu dengan cara mengukur lama
waktu tersebut dikonversikan ke dalam indeks nilai FTE (Tridoyo 2013). FTE
bertujuan menyederhanakan pengukuran kerja dengan mengubah jam beban kerja
ke jumlah orang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu
(Adawiyah 2013). Total nilai indeks FTE dikelompokan menjadi tiga kategori
yaitu Underload (FTE<1,00), Fit (FTE= 1-1,33), dan Overload (FTE> 1,33).
Landasan Hukum Analisis Beban Kerja
Analisis beban kerja pada penelitian ini menggunakan aturan sesuai

Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor:
KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai
berdasarkan Beban Kerja.
Analisis Kebutuhan Pegawai
Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara dalam Kep.Men.PAN No.

KEP/75/M.PAN/7/2004 analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan
secara logic, teratur dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas
pegawai yang diperlukan. Analisis kebutuhan pegawai dilakukan agar pegawai
memiliki pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara nyata terlihat sumbangan
tenaganya terhadap pencapaian misi organisasi atau program yang telah
ditetapkan. Menurut Badan Kepegawaian Negara (BKN) nomor 19 tahun 2011
analisis kebutuhan pegawai adalah sutu metode untuk mengetahui jumlah pegawai
disuatu unit organisasi yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan
metode analisis beban kerja dan metode lainnya serta membandingkan kebutuhan
PNS dengan persediaan yang ada sehingga dapat diketahui kebutuhan rill pegawai.
Penelitian Terdahulu
Berikut beberapa hasil penelitian terdahulu yang menjadi acuan dalam

penulisan, seperti (Novera 2010), (Permana 2012), (Subagja 2014) dan
(Muchransyah 2015) . penelitian terdahulu dapat dilihat pada Tabel 1.
6
Tabel 1. Penelitian Terdahulu

No Judul Penelitian Penulis Tahun Ringkasan
1 Analisis Beban Kerja M Hasrialdy 2015 metodenya Work sampling
dan Kebutuhan Pegawai Qamalpasha Keputusan Menteri
di Pusat Perpustakaan Muchransyah Pendayagunaan Aparatur
dan Penyebaran Negara,Analisis Deskriptif
Teknologi Pertanian Sub bagian kepegawaian
(PUSTAKA) oleh M kelebihan dua orang
Hasrialdy Qamalpasha karyawan, sub bidang
Muchransyah (2015) publikasi idel dan sub
bagian lain mengalami
kekurangan satu orang
2 Analisis Beban Kerja Gumanti 2014 metode Stop watch time
dan Kebutuhan Muhamad study, Peraturan Menteri
Karyawan Pada Divisi Subagja Keuangan. Analisis
CV Eliman Bogor. kebutuhan karyawan
manyatakan bahwa
terdapat kelebihan
karyawan pada divisi kopi.
3 Analisis Beban Kerja Adi Permana 2012 Metode Work sampling,

dan Kebutuhan Keputusan Menteri
Karyawan (Store Pendayagunaan Aparatur
Associate) Toko Buku Negara dan analisis
Gramedia Depok. deskriptif. Jumlah
kebutuhan ideal karyawan
berjumlah sembilan orang
untuk satu shift, sehingga
terjadi kelebihan jumlah
karyawan sebanyak satu
orang.
5 Analisis Beban Kerja Windry Novera 2010 Metode Work sampling,
dan Kebutuhan Peraturan departemen
Karyawan Bagian aparatur negara tahun 2004
Administrasi Akademik dan Full Time
dan Kemahasiswaan Equivalent (FTE)
(Studi Kasus Unit Tata Jumlah kebutuhan
Usaha Departemen pada karyawan untuk pekerjaan
Institut Pertanian Bogor). administrasi akademik dan
kemahasiswaan
berdasarkan beben kerja
yaitu rata-rata satu orang
di setiap unit tata usaha.
Perbedaan antara penelitian ini dengan penelitian terdahulu terdapat pada

total sampel dan tempat penelitian yang dilaksanakan pada penelitian (Permana
2012),(Muchransyah 2015),(Novera 2010) dan (Subagja 2014). Perbedaan metode
analisis beban kerja terdapat pada penelitian (Subagja 2014) yang menggunakan
metode Stop watch time study dengan pedoman Peraturan Menteri Keuangan.
7
METODE
Kerangka Pemikiran Penelitian
Dinas Perumahan dan Gedung Pemerintah Daerah (DPGP) Provinsi DKI

Jakarta merupakan salah satu unsur pelaksana otonomi daerah di bidang
perumahan, permukiman dan gedung pemerintah daerah yang memiliki tugas
pokok menyelenggarakan perumahan, permukiman, dan pembinaan teknis gedung
Pemda. Menyelenggarakan Tugas Adminstrasi yang efektif dan efisien merupakan
salah satu misi yang di emban dalam mencapai keberhasilan visi. Visi yang
dimiliki DPGP Provinsi DKI Jakarta adalah “Terwujudnya perumahan,
permukiman dan bangunan gedung yang andal, legal dan berwawasan lingkungn
untuk menuju Jakarta baru”.
Misi terakhir menjelaskan bahwa efektif dan efesien harus dilakukan oleh
pegawai dalam menyelesaikan aktivitas tugasnya namun perhitungan jumlah
pegawai belum mengacu pada beban kerja yang ada. Sejalan dengan penjabaran
visi dan misi oranisasi upaya yang dilakukan dengan perencanaan SDM.
Perencanaan sumber daya manusia bertujuan untuk menghasilkan karyawan yang
efektif dan efesien. DPGP dipimpin oleh Kepala Dinas serta dibawahnya terdapat
bagian sekertariat yang terbagi menjadi empat sub bagian yaitu umum,
kepegawain, perencanaan dan anggaran, dan keuangan. Pada sub bagian
kepegawaian memiliki dua nama jabatan yaitu administrasi umum dan pengelola
kepegawaian. Pada sub bagian umum terdapat enam nama jabatan yaitu
pengadministrasi pimpinan, pengadministrasi umum, pengelolaan barang, penyiap
berkas, arsiparis dan penyimpan barang. Pada sub bagian perencanaan dan
anggaran meliputi pengelola serta pengadministrasi. Pada sub bagian keuangan
terdiri dari bendahara penerimaan, bendahara pengeluaran, bendahara pembantu,
verivikator, pengolah data keuangan, dan pengadministrasi keuangan.
Pegawai pada sub bagian Kepegawaian, Umum, Perencanaan dan
Anggaran serta Keuangan dihitung beban kerjanya sehingga diperoleh waktu kerja
efektif, waktu penyelesaian tugas, dan kebutuhan pegawai. Perhitungan beban
kerja karyawan berdasarkan pedoman beban kerja Kementrian Pendayagunaan
Aparatur Negara dalam Kep.Men.PAN No.KEP/75/M.PAN/7/2004. Sehingga dari
ketiga perhitungan beban kerja diperoleh jumlah kebutuhan pegawai ideal. Hasil
penelitian ini akan didapat implikasi manajerial yang kemudian akan disarankan
kepada pihak DPGP Provinsi DKI Jakarta. Kerangka pemikiran penelitian dapat
dilihat pada Gambar 2.
Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada Dinas Perumahan dan Gedung Pemerintah

Daerah Provinsi DKI Jakarta yang terletak di Jl. Taman Jati Baru, Nomor 01,
Tanah Abang, Jakarta Pusat. Penelitian ini dilakukan dari bulan Januari 2016
sampai Agustus 2016. Pemilihan Perangkat Daerah dilakukan secara sengaja
dengan pertimbangan bahwa adanya kesediaan pihak Perangkat Daerah untuk
memberikan informasi dan data yang diperlukan sesuai dengan penelitian. Surat
izin penelitian dapat dilihat pada Lampiran 1.
8
Dinas Perumahan dan Gedung Pemerintah Daerah (DPGP)
Visi dan Misi DPGP Provinsi DKI Jakarta
Perencanaan Sumber Daya Manusia
Sekretariat DPGP Provinsi

DKI Jakarta
Sub Bagian Sub Bagian Sub Bagian Sub Bagian

Kepegawaian Umum Perencanaan Keuangan
dan Anggran
Perhitungan Beban Kerja Pegawai

Menurut Kep.Men.PAN No.KEP/75/M.PAN/7/2004
Jumlah Kebutuhan Ideal (Menurut Kementrian Pendayagunaan

Aparatur Negara dalam Kep.Men.PAN No.KEP/75/M.PAN/7/2004)
Rekomendasi
Gambar 2. Kerangka Pemikiran
Jenis dan Sumber Data
Data yang digunakan dalam penelitian merupakan data primer dan data
sekunder. Menurut (Siagian 2006) Data primer merupakan data yang didapat dari
sumber pertama melalui wawancara langsung dan lembar Work Sampling. Data
sekunder merupakan data yang diperoleh dari buku-buku, jurnal, internet dan
data-data yang diperoleh dari pihak lain atau data primer yang telah diolah.
Metode Pengambilan Sampel
Sampel penelitian yaitu pegawai negeri sipil (PNS) yang bekerja di bagian
Sekretariat yang meliputi sub bagian Kepegawaian, sub bagian Umum, sub bagian
Perencanaan dan Anggaran serta sub bagian Keuangan DPGP Provinsi DKI
Jakarta berjumlah 25 orang. Sampel pada penelitian diambil dari aktifitas pokok
yang bekerja selama jam kerja. Adapun cara pengambilan sampel dilakukan
dengan sampling jenuh atau sensus. Sampling jenuh adalah teknik penentuan
sampel bila anggota populasi digunakan sebagai sampel. Hal ini sering dilakukan
bila jumlah populasi relatif kecil, kurang dari 30 orang (Sugiono 2011). Rincian
jumlah sampel terpilih mulai dari sub bagian Umum, sub bagian Kepegawaian,
9
sub bagian Perencanaan dan Anggaran serta sub bagian Keuangan dapat dilihat
pada Tabel 2.
Tabel 2 Rincian penarikan sampel bagian sekretariat

Sub Bagian Nama Jabatan Jumlah Sampel Terpilih
Pegawai
Umum Pengadministrasi Pimpinan 2 2
Pengadministrasi Umum 2 2
Pengelolaan Barang 2 2
Penyiap Berkas 1 1
Penyimpan Barang 1 1
Arsiparis 2 2
Kepegawaian Pengelola Kepegawaian 2 2
Pengadministrasi Kepegawaian 4 4
Perencanaan dan Pengelola Perencanaan Dan 1 1
Anggaran Anggaran
Pengadministrasi Perencanaan 1 1
Dan Anggaran
Keuangan Bendahara Penerima 1 1
Bendahara Pengeluaran 1 1
Bendahara Pembantu 1 1
Verivikator 0 0
Pengolah data keuangan 0 0
Pengadministrasian Keuangan 4 4
TOTAL 25 25
Berdasarkan Tabel 2 tersebut dapat diketahui jumlah sampel terpilih adalah

sebanyak 25 Pegawai yang memiliki tingkatan sebagai Staff. Perolehan sampel
tersebut didapat dengan cara sensus.
Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data terkait Pegawai diperoleh melalui metode work

sampling yaitu pengamatan terhadap aktifitas yang dilakukan oleh Pegawai
selama jam kerja dengan jarak waktu pengamatan setiap sepuluh menit.
Pengamatan dilakukan selama 7 jam waktu kerja DPGP provinsi DKI Jakarta.
Pengamatan dilakukan selama sepuluh hari pada setiap sub bagian.
Pengolahan dan Analisis Data
Penelitian mengenai beban kerja pegawai yang diperoleh menggunakan

lembar work sampling. Aktivitas yang diamati dalam penelitian menggunakan
work sampling dikelompokkan menurut kategori kegiatan produktif, tidak
produktif dan pribadi. Kegiatan produktif merupakan kegiatan yang berkaitan
langsung dengan penyelesaian tugas. Kegiatan tidak produktif meliputi bermalas-
malasan, terlambat, dan mengobrol. Kegiatan pribadi meliputi kegiatan solat,
pergi ke toilet dan keperluan pribadi. Hasil pengamatan kemudian dicatat dalam
lembar work sampling. Pengamatan secara langsung dibagi menjadi dua yaitu jam
henti (Stopwatch) dan Work Sampling. Sistem pengukuran metode jam henti
dilakukan secara terus-menerus di tempat para pegawai bekerja sehingga
10
membutuhkan waktu, biaya dan tenaga yang tidak sedikit, sehingga Metode Work
Sampling dipilih karena lebih hemat dalam pelaksanaannya. Data yang telah di
dapat kemudian di pindahkan ke komputer untuk diolah menggunakan Microsoft
Excel 2010.
Masukan data mengenai frekuensi rata-rata tugas pokok pekerjaan yang
dilakukan dan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas-tugas
pokok pekerjaan DPGP provinsi DKI Jakarta. Melalui data tersebut, kemudian
menghitung WPT (Waktu penyelesaian tugas) yang dikonversikan selama satu
tahun. WPT tersebut di konversikan menjadi beban kerja responden yang diamati
dengan satuan menit per tahun.
Langkah selanjutnya yaitu menghitung Full Time Equivalent (FTE). FTE
berasal dari beban kerja Pegawai DPGP provinsi DKI Jakarta selama satu tahun
dibagi waktu kerja efektif selama satu tahun. Perhitungan FTE akan menghasilkan
jumlah kebutuhan Pegawai DPGP provinsi DKI Jakarta yang efektif dan efesien.
Menurut (Tridoyo 2014) FTE bertujuan menyederhanakan pengukuran kerja
dengan mengubah jam beban kerja ke jumlah orang yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan pekerjaan tertentu (Adawiyah 2013).
Analisis Deskriptif
Menurut (Sugiono 2008) Metode Analisis Deskriptif merupakan metode
penelitian dengan cara mengumpulkan data-data sesuai dengan sebenarnya
kemudian data tersebut disusun, dioah dan dianalisis untuk dapat memberikan
gambaran mengenai masalah yang ada.
Perhitungan Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai

Pengelompokan kegiatan-kegiatan selama pengamatan, dapat diketahui
berapa persentase waktu kerja yang digunakan oleh karyawan untuk melakukan
kegiatan yang produktif, tidak produktif dan pribadi sehingga penggunaan waktu
kerja dapat dijelaskan. Berdasarkan standar kemampuan rata-rata pencapaian
waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas pokok serta kuantitas beban tugas dalam
setahun dapat diketahui beban kerja untuk setiap tugas-tugas pokok. Besarnya
frekuensi melakukan aktfitas dalam satuan waktu menunjukan besarnya beban
kerja. Beban kerja yang diperoleh kemudian menjadi dasar untuk melakukan
perhitungan terhadap jumlah kebutuhan tenaga kerja.
Metode perhitungan kebutuhan tenaga kerja digunakan yaitu perhitungan
kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan tugas per tugas jabatan.
langkah-langkah perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja
dengan pendekatan tugas per tugas jabatan sesuai dengan Keputusan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang
pedoman perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja dalam rangka
penyusunan formasi pegawai negeri sipil yaitu sebagai berikut:
1. Menetapkan waktu kerja
Waktu kerja yang dimaksud adalah waktu kerja efektif artinya waktu kerja
yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri atas
hari kerja efektif dan jam kerja efektif. Hari kerja efektif adalah jumlah hari
dalam kalender dikurangi har libur dan cuti. Perhitungannya dalah sebagai
berikut:
Hari Kerja Efektif = ( A – ( B + C + D ) )......................................(1)
11
Keterangan :
A = Jumlah hari menurut kalender
B = Jumlah hari sabtu dan minggu dalam setahun
C = Jumlah hari libur dalam setahun
D = Jumlah cuti tahunan
2. Menyusun Waktu Penyelesaian Tugas
Waktu penyelesaian tugas merupakan hasil perkalian dari jumlah beban
suatau tugas pokok dengan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian
tugas tersebut. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas dapat dilihat
pada Tabel 3.
Tabel 3 Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas

No. Uraian Tugas Pokok BT SKR WPT (BT x SKR)
1.
2.
dst.
ΣWPT
Keterangan :
BT = Jumlah beban tugas dalam waktu tertentu
SKR = Standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT = Waktu penyelesaian tugas
3. Perhitungan beban kerja berdasarkan pendekatan tugas per tugas jabatan
Metode ini adalah untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan
yang hasil kerjanya beragam. Hasil beragam artinya hasil kerja dalam jabatan
banyak jenisnya. Rumusnya adalah
.......................................................................(2)
4. Menghitung Jumlah kebutuhan Pegawai
Jumlah kebutuhan pegawai dengan demikian dapat dihitung setelah
penyelesaian tugas ditentukan. Rumus perhitungan jumlah kebutuhan
pegawai yaitu:
....................................................(3)
Keterangan:
WKE = Waktu Kerja Efektif
WPT = Waktu Penyelesaian Tugas
HASIL DAN PEMBAHASAN
Gambaran Umum Dinas Perumahan dan Gedung Pemerintah Daerah

Dinas Perumahan dan Gedung Pemda (DPGP) Provinsi DKI Jakarta

merupakan gabungan dua instansi antara Dinas Perumahan dengan Kantor Tata
12
Bangunan Gedung (KTBG) yang dibentuk berdasarkan Peraturan Gubernur

Provinsi DKI Jakarta Nomor 139 Tahun 2009 tanggal 24 Agustus 2009.
Kedudukan Dinas Perumahan diakui sebagai salah satu unsur pelaksana daerah di
bidang perumahan serta urusan lain sesuai dengan Peraturan Daerah No 10 tahun
1982. Berkaitan dengan kondisi wilayah di DKI Jakarta yang masih ditemui
banyak area-area yang ditempati oleh warga pendatang di lahan yang bukan
miliknya seperti bantaran kali, pinggiran rel kereta maupun dibawah jaringan
listrik tegangan tinggi. Hal ini menimbulkan daerah-daerah kumuh baru yang
menjadi tugas dan tanggung jawab Dinas Perumahan dalam melaksanakan
penanganan pembangunn perumahan dan permukiman di wilayah DKI Jakarta.
Visi dari DPGP Provinsi DKI Jakarta adalah Terwujudnya perumahan,
permukiman dan bangunan gedung yang andal, legal dan berwawasan lingkungan.
Dengan visi tersebut maka misi yang dimiliki DPGP adalah:
1. Menyelenggarakan perencanaan teknis perumahan, Pemukiman, dan Gedung
Pemda dan lingkungan perumahan yang akurat dan realistis
2. Menyelenggarakan pembangunan perumahan dan Pemukiman, perawatan
rumah susun dan pengadaan lahan yang layak, aman, terjangkau dan
berwawasan lingkungan
3. Menyelenggarakan pembinaan teknis dalam perancangan arsitektur,
perancangan konstruksi dan anggaran serta perancangan mekanikal dan
elektrikal dalam mewujudkan pembangunan gedung pemerintah daerah yang
aman, handal, dan berwawasan lingkungan
4. Menyelenggarakan pembinaan teknis perawatan pembangunan gedung
pemerintah daerah efektif dan efisien sesuai ketentuan
5. Menyelenggarakan perizinan dan pembinaan penghunian, penertiban dan
penyelesaian sengketa serta penyuluhan dan peran serta masyarakat
6. Menyelenggarakan Pengelolaan rumah susun yang efektif dan efisien
7. Menyelenggarakan perencanaan penataan lingkungan perumahan dan
pemukiman, melaksanakan dan mengawasi, mengendalikan pembangunan
perumahan dan pelayanan atas penghunian perumahan, melaksanakan
perencanaan, pengawasan, bimbingan teknis pengawasan pembangunan/
perawatan bangunan gedung pemerintah daerah di wilayah Kota Administrasi
dan Kabupaten Administrasi
8. Menyelenggarakan Tugas Adminstrasi yang efektif dan efisien
Profil Pegawai Bagian Sekretariat
Bagian Sekretariat terbagi menjadi empat Subbagian yaitu Subbagian

Umum, Subbagian Kepegawaian, Subbagian Program dan Anggaran serta
Subbagian Keuangan. Sumber daya manusia aktual yang digunakan dalam Bagian
Sekretariat berjumlah 25 pegawai yang merupakan total jumlah pegawai pada
bagian tersebut. Alokasi karyawan yang dilakukan oleh DPGP pada setiap
Subbagian terlihat pada Gambar 3.
13
Kepala Dinas DPGP Provinsi DKI Jakarta
Sekretariat Dinas
Sub Bagian Sub Bagian Sub Bagian Program Sub Bagian

Umum Kepegawaian dan Anggaran Keuangan
Pengadministrasi Pengadministrasi Pengelola Bendahara

Pimpinan Kepegawaian Perencanaan Dan Penerimaan
Anggaran
Pengadministrasi Pengelola Pengadministrasian Bendahara
Umum Kepegawaian Perencanaan dan Pengeluaran
Anggaran
Peng. Barang Bendahara
Pembantu
Penyiap Berkas
Verivikator
Penyimpan Barang
Pengolah Data
Arsiparis Keuangan
Gambar 3 Struktur Organisasi Bagian Sekretariat DPGP DKI Jakarta Tahun 2016
(Kepegawaian 2016)
Bagian Sekretariat terdapat empat Sub Bagian yang terdiri dari Sub Bagian
umum, Kepegawaian, Program dan Anggaran serta Keuangan. Pada Bagian
Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan administrasi DPGP. Fungsi yang
dimiliki bagian tersebut meliputi penyusunan rencana sttrategis, koordinasi,
pelaksanaan kegiatan tata usaha, hingga pelaporan tanggung jawab pelaksanaan
tugas. Struktur organisasi DPGP provinsi DKI Jakarta tahun 2016 dapat dilihat
pada Lampiran 3.
Jumlah Pegawai Bagian Sekretariat

Pada penelitian ini terdapat pegawai berjumlah 25 orang yang
didistribusikan pada setiap Sub Bagian meliputi Sub Bagian Umum, Kepegawaian,
Perencanaan dan Anggaran serta Keuangan. Data jumlah pegawai berdasarkan
Sub Bagian dapat dilihat pada Tabel 4 .
Tabel 4 Jumlah pegawai berdasarkan bagian sekretariat

Pegawai Persentase
No. Sub Bagian Nama Jabatan
(orang) (%)
Pengadministrasi Pimpinan 2 8
Pengadministrasi Umum 2 8
Pengelolaan Barang 2 8
1 Umum
Penyiap Berkas 1 4
Penyimpan Barang 1 4
Arsiparis 2 8
Pengelola Kepegawaian 2 8
2 Kepegawaian
Pengadministrasi Kepegawaian 4 16
Pengelola Perencanaan Dan 1 4
Perencanaan Anggaran
3
dan Anggaran Pengadministrasi Perencanaan 1 4
Dan Anggaran
14
Lanjutan Tabel 4
Bendahara Penerima 1 4
Bendahara Pengeluaran 1 4
Bendahara Pembantu 1 4
4 Keuangan
Verivikator 0 0
Pengolah data keuangan 0 0
Pengadministrasian Keuangan 4 16
Jumlah 25 100
Berdasarkan Tabel 4 merupakan jumlah pegawai berdasarkan sub bagian

yang terdiri dari 10 orang pada sub bagian Umum,enam orang pada sub bagian
Kepegawaian, dua orang pada sub bagian Perencanaan dan Anggaran serta tujuh
orang pada sub bagian Keuangan.
Karakteristik Pegawai Bagian Sekretariat
Karakteristik Pegawai Sekretariat tersebut antara lain Jenis Kelamin, Usia,

Tingkat Pendidikan, dan Lama Bekerja. Perbedaan karakteristik tersebut juga
akan berdampak terhadap penggunaan waktu kerja dari masing-masing pegawai
pada setiap Sub Bagian dalam melakukan pekerjaannya. Karakteristik pegawai
dapat dilihat pada Tabel 5.
Tabel 5 Karakteristik pegawai

No Variabel Karakteristik Pegawai Pegawai Persentase
(Orang) (%)
1 Jenis Kelamin Laki-laki 18 72
Perempuan 7 28
Jumlah 25 100
2 Usia 21-30 tahun 4 16
31-40 tahun 9 36
41-50 tahun 6 24
51-60 tahun 6 24
Jumlah 25 100
3 Tingkat Pendidikan SMA 15 60
Diploma 4 16
S1 6 24
Jumlah 25 100
4 Lama Bekerja 2-6 4 16
7-11 8 32
12-16 4 16
17-21 3 12
22-26 2 8
27-31 3 12
32 1 4
Jumlah 25 100
Berdasarkan Tabel 5 menjelaskan karakteristik pegawai berdasarkan jenis

kelamin didominasi oleh laki-laki sebesar 72 persen, hal tersebut dapat berubah
setiap tahunnya berhubung tidak adanya pembatasan jumlah pegawai berdasarkan
jenis kelamin. Berdasarkan usia didominasi oleh rentan usia 31 hingga 40 tahun
sebesar 36 persen yang merupakan kelompok usia produktif dalam menjalankan
aktivitas tugasnya. Berdasarkan tingkat pendidikan didominasi oleh SMA sebesar
15
60 persen, hal ini dapat terjadi karena sebagian besar tugas administrasi
membutuhkan keterampilan teknis yang dimiliki oleh tingkat pendidikan SMA.
Proses Bisnis Bagian Sekretariat DPGP Provinsi DKI Jakarta
Proses bisnis Bagian Sekretariat DPGP Provinsi DKI Jakarta

menggambarkan proses administrasi. Proses bisnis Bagian Sekretariat DPGP
Provinsi DKI Jakarta terdapat pada Gambar 4.
Supporting Business
Sub Bagian Sub Bagian Sub Bagian Sub Bagian
Umum Kepegawaian Perencanaan dan Keuangan
anggaran
Mengelola dan Menghimpun

Mengelola dokumen surat disposisi Mengajukan
menghimpun RKA dan DPA
pegawai DPGP Perencanann dan
ketatausahaan, ke DPRD dan
kerumahtanggaan, Anggaran
Gubernur
peralatan kerja,
kebersihan dan
keamanan Menyiapkan data dan
dokumen
administrasi pegawai Menyusun
Rencana Kerja
(RKA) dan Terjadi
ATK, Dokumen Surat masuk, surat Dokumen
(surat masuk), keluar, Dokumen Pelaksanaan Tidak
petugas kebersihan Anggaran (DPA)
JFU, DUK, Ekinerja, Ya
PI, dan SKP
Menerima
Rancangan dan
Data
Melaksanakan Rekapitulasi arsip
kegiatan pemeliharaan dokumen pegawai
kebersihan, keamanan,
dan pengelolaan ruang Menghimpun Bukti-
rapat bukti dokumen
Penilain Kinerja penerimaan dan
pengeluaran
Kompensasi
Distribusi Alokasi Dana

Dokumen Pengembangan karir
Ketatausahaan
Validasi Transaksi
Terminasi
Melaksanakan Pembukuan
Pengarsipan
dokumen
Keterangan : Proses
Penyelesaian
Dokumen
Gambar 4 Proses Bisnis Bagian Sekretariat DPGP Provinsi DKI Jakarta

16
Berdasarkan Gambar 4 dapat dilihat bahwa proses bisnis pada Bagian

Sekretariat terdiri dari Core Business yaitu sub bagian Umum yang didukung
Supporting Business yang terdiri dari sub bagian Kepegawaian, Perencanaan dan
Anggaran serta Keuangan.
Analisis Beban Kerja
Mendasari perhitungan analisis beban kerja berdasarkan Kementerian

Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi no 75 tahun 2004,
langkah-langkah perhitungan beban kerja berdasarkan pendekatan tugas per tugas
jabatan adalah menentukan waktu kerja efektif, menyusun waktu penyelesaian
tugas dan pengukuran kebutuhan pegawai.
Hari kerja bagi seluruh pegawai DPGP DKI Jakarta ditetepakan 5 (lima)
hari kerja mulai hari Senin sampai dengan hari Jumat dan jumlah jam kerja efektif
dengan ketentuan Hari Senin sampai dengan Kamis Jam 07.30-16.00 WIB (Waktu
istirahat jam 12.00-12.30) dan Hari Jumat Jam 07.30-16.30 WIB (Waktu Istirahat
jam 12.00-13.00). Perhitungan waktu kerja efektif selama satu tahun. Pengamatan
dilakukan selama jam kerja 8 jam waktu kerja selama 10 hari untuk masing-
masing sub bagian. Jumlah hari kerja efektif pegawai dapat dihitung seperti pada
Tabel 6.
Tabel 6 Jumlah hari kerja efektif pegawai DPGP tahun 2015
No. Bulan Jumlah Hari Libur Hari Sabtu & Minggu Libur Nasional
1. Januari 31 9 2
2. Februari 28 8 1
3. Maret 31 9 1
4. April 30 8 1
5. Mei 31 10 2
6. Juni 30 8 1
7. Juli 31 8 2
8. Agustus 31 10 1
9. September 30 8 1
10 Oktober 31 9 1
11. November 30 8 0
12. Desember 31 8 1
JUMLAH 365 103 14
Sumber: Humas Kementrian Pemberdayaan Aparatur Negara (2015)
Berdasarkan Tabel 6 Hari kerja efektif yang belum dipotong cuti selama
12 hari tahun 2015. Pengamatan penggunaan waktu kerja dilakukan sesuai hari
kerja dan waktu kerja instansi dengan menggunakan lembar Work sampling yang
dilakukan orang per orang. (Novera 2010) menyatakan bahwa Work sampling
digunakan untuk mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang
digunakan untuk bekerja dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam
jam kerja, kemudian disajikan dalam bentuk persentase
Hasil Perhitungan Waktu Produktif Sub Bagian Kepegawaian

Pehitungan waktu produktif pegawai pada Sub Bagian Kepegawaian
setelah dilakukan pengamatan selama sepuluh hari dan menggunakan lembar
17
Work sampling dengan kisaran pengamatan setiap sepuluh menit, dapat dilihat
pada Tabel 7
Tabel 7 Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai sub bagian kepegawaian

Sub Bagian Pegawai Total Waktu (menit) Jumlah Persentase
Produktif Tidak Pribadi (menit) Waktu
Produktif Produktif (%)
1 4130 390 280 4800 86,04
2 3930 580 290 4800 81,87
3 4190 490 120 4800 87,29
Kepegawaian 4 4080 470 250 4800 85
5 3410 1140 250 4800 71,04
6 3840 620 340 4800 80
Jumlah 23580 3690 1530 28800
Rata-rata 3930 615 255 4800
Berdasarkan Tabel 7 Jumlah penggunaan waktu untuk masing-masing

kategori kegiatan bahwa jumlah waktu untuk kategori kegiatan produktif berkisar
dari 71,04 persen hingga 87,29 persen. Persentase waktu produktif paling tinggi
terletak pada pegawai 3 sebesar 87,29 persen yaitu memiliki tanggung jawab
dalam pembuatan surat masuk, surat keluar, surat keputusan, dan menghimpun
absensi Pegawai Harian Lepas (PHL) serta pegawai yang berstatus staff setiap
harinya.
Hasil Perhitungan Waktu Produktif Sub Bagian Umum

Pehitungan waktu produktif pegawai pada Sub Bagian Umum setelah
dilakukan pengamatan selama sepuluh hari dan menggunakan lembar Work
sampling dengan kisaran pengamatan setiap sepuluh menit, dapat dilihat pada
Tabel 8.
Tabel 8 Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai sub bagian umum

Pegawai Total Waktu (menit) Jumlah Persentase Waktu
Sub Bagian Produktif Tidak Pribadi (menit) Produktif (%)
Produktif
1 3550 950 300 4800 73,95
2 4240 380 180 4800 88,33
3 3850 550 400 4800 80,20
4 3450 1190 160 4800 71,87
Umum 5 3380 990 430 4800 70,41
6 3430 1140 230 4800 71,45
7 3860 760 180 4800 80,41
8 3350 1140 310 4800 69,79
9 3850 730 220 4800 80,20
Jumlah 32960 7830 2410 43200
Rata-rata 3662,222 870 267,7778 4800

kategori kegiatan bahwa jumlah waktu untuk kategori kegiatan produktif dengan
18
persentase paling tinggi adalah Pegawai 2. Produktifitas yang tinggi disebabkan

oleh seringnya pegawai tersebut menerima surat masuk dan mengagendakan
kurang lebih 30 surat setiap harinya dengan waktu yang tidak sedikit.
Hasil Perhitungan Waktu Produktif Sub Bagian Perencanaan dan Anggaran

Pehitungan waktu produktif pegawai pada Sub Bagian Perencanaan dan
Anggaran setelah dilakukan pengamatan selama sepuluh hari dan menggunakan
lembar Work sampling dengan kisaran pengamatan setiap sepuluh menit, dapat
dilihat pada Tabel 9.
Tabel 9 Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai sub bagian perencanaan dan
anggaran
Produktif Tidak Pribadi (menit) Waktu
Produktif Produktif
(%)
1 3840 630 330 4800 80
Perencanaan 2 3720 840 240 4800 77,5
dan Angaran Jumlah 7560 1470 570 9600
Rata-rata 840 163,33 63,33 1066,6

kategori kegiatan bahwa jumlah waktu untuk kategori kegiatan produktif tertinggi
adalah pegawai 1. Berdasarkan (Permana 2012) bahwa waktu kerja produktif
seseorang yang optimum mencapai 80 persen. Pernyataan tersebut pegawai 2 sub
bagian perencanaan dan anggaran belum mencapai optimum dalam penggunaan
waktu produktifnya. Hal tersebut disebabkan pekerjaan yang dilakukan jabatan
tersebut merupakan tugas perencanaan bulanan dan tahunan.
Hasil Perhitungan Waktu Produktif Sub Bagian Keuangan

Pehitungan waktu produktif pegawai pada Sub Bagian Keuangan setelah
dilakukan pengamatan selama sepuluh hari dan menggunakan lembar Work
sampling dengan kisaran pengamatan setiap sepuluh menit, dapat dilihat pada
Tabel 10.
Tabel 10 Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai sub bagian keuangan

Produktif Tidak Produktif Pribadi (menit) Waktu
Produktif (%)
1 3850 650 300 4800 80,20
2 2920 1610 270 4800 60,83
Keuangan 3 4220 360 220 4800 87,91
4 2670 1670 460 4800 55,62
5 3970 570 260 4800 82,70
6 3730 730 340 4800 77,70
7 3470 1010 320 4800 72,29
8 2870 1640 290 4800 59,79
Jumlah 3850 8240 2460 38400
Rata-rata 2920 1030 307,5 4800
19

kategori kegiatan, bahwa jumlah waktu untuk kategori kegiatan produktif tertinggi
adalah pegawai 3 dengan jabatan pengadministrasi keuangan. Pernyataan
(Permana 2012) menyatakan waktu kerja optimum adalah 80 persen maka
terdapat tiga pegawai yang memiliki waktu kerja produktif melebihi optimum dan
lima pegawai lainnya belum mencapai waktu kerja produktif optimum. Sub
bagian keuangan secara umum memiliki tugas membuat laporan keuangan yang
dihimpun pada akhir tahun berkisar bulan oktober hingga desember. Pegawai 4
merupakan pegawai yang memiliki jabatan Arsiparis namun beban tugas yang
dikerjakan adalah tugas Pengolah Data Keuangan sehingga beban kerja yang
dimiliki paling rendah sebesar 55,62 persen karena lebih banyak mengerjakan
beban tugasnya pada akhir tahun. Berdasarkan perhitungan waktu kerja produktif
menyatakan bahwa sebagian besar pegawai pada jabatan Sekretariat memiliki
waktu produktif yang telah mencapai optimum. Hal tersebut dilihat dari persentasi
waktu produktif pegawai melebihi 80 persen menurut (Permana 2012). Hasil
persentase waktu kerja produktif didapat pada lembar work sampling dalam
pengamatan pada saat pegawai menjalankan aktivitas selama jam kerja
berlangsung.
Analisis Kebutuhan Pegawai
Mendasari perhitungan analisis beban kerja yang ada, analisis jumlah

kebutuhan tenaga kerja ini akan mendasari pada pendekatan tugas per tugas
jabatan seperti yang tercantum pada Modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan
Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai
Negeri Sipil (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004).
Menentukan Waktu Kerja Efektif

Waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja terdiri dari hari
kerja efektif dan jam kerja efektif. Waktu kerja efektif berlaku sama di seluruh
Sub Bagian pada Bagian Sekretariat. pada tabel 5 telah diketahui jumlah hari
berdasarkan kalender 2015 adalah sebanyak 365 hari . Cara perhitungan hari kerja
efektif dengan rumus sebagai berikut:
Jumlah Hari Menurut Kalender tahun 2015 365 Hari

Jumlah Hari Libur Sabtu dan Minggu tahun 2015 103 Hari
Jumlah Hari Libur Nasional tahun 2015 14 Hari
Jumlah Cuti dalam 1 tahun 12 Hari
Hari Libur dan Cuti 129 Hari 129 Hari
Hari Kerja Efektif 236 Hari
Jumlah hari kerja efektif pada tahun 2015 adalah 236 hari dengan
perhitungan 365 hari dalam kalender tahun 2015 dikurangi jumlah hari libur dan
Cuti tahun 2015. Untuk jam kerja pegawai dari pukul 7.30 sampai pukul 16.00
dipotong waktu istirahat selama 60 menit dengan jumlah hari kerja dalam
seminggu lima hari. Jam kerja efektif dalam satu hari dikurangi Allowance untuk
pegawai administrasi sebesar 12,5%. Allowance adalah waktu pribadi dan waktu
tidak produktif yang dilakukan pegawai untuk buang air kecil, beribadah,
20
mengobrol dan melakukan kegiatan pribadi. Jam kerja satu hari dipotong istirahat
selama 60 menit adalah 7 jam, dikurangi 12,5% dari jam kerja sehingga didapat
6,125 jam kerja dalam satu hari atau 367,5 menit efektif bekerja. Jumlah efektif
bekerja dalam setahun adalah 86730 menit didapat dari hasil perkalian 236 hari
kerja efektif dengan 367,5 menit efektif kerja dalam satu hari. Uraian perhitungan
waktu kerja efektif dapat dilihat pada lampiran 4.
Menyusun Waktu Penyelesaian Tugas

Menyusun waktu penyelesaian tugas dapat dilakukan dengan mengukur
waktu pekerjaannya dalam satuan waktu tertentu sehingga tugas dapat terlaksana
dengan efektif dan efesien. Efektif terlihat dari tercapainya tujuan menggunakan
waktu yang telah ditetapkan sebelumnnya. Efesiensi memiliki makna
pengurangan waktu yang ditentukan dan makna investasi waktu menggunakan
waktu yang ada. Waktu penyelesaian tugas (WPT) diperoleh dengan mengalikan
beban tugas dua belas bulan dan standar kemampuan rata-rata, kemudian
diperoleh data sekunder berupa perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan
beban kerja.
Contoh perhitungan pegawai pada Sub Bagian Kepegawaian yang menjadi
Administrasi Kepegawaian. Pegawai tersebut memiliki pekerjaan yaitu membuat
surat penjatuhan disiplin pegawai. Pegawai memiliki beban tugas setahun adalah 5
(lima)dokumen.
Beban tugas (BT) dan standar kemampuan rata-rata (SKR) waktu

penyelesaian setiap elemen tugas diperoleh dari hasil wawancara terhadap semua
pegawai yang diteliti.
Pengukuran Kebutuhan Pegawai Sub Bagian Kepegawaian

Pegawai Sub Bagian kepegawai memiliki enam orang pegawai yang terdiri
dari empat orang menduduki jabatan sebagai Pengadministrasi Kepegawaian dan
dua orang menduduki jabatan sebagai Pengelolaan Kepegawaian. kedua jabatan
tersebut dihitung beban kerjanya, Full Time Equivalent (FTE), dan Kebutuhan
Pegawai dapat dilihat pada Lampiran 5
Perhitungan FTE dari masing-masing jabatan dapat dilihat pada perhitungan
di bawah ini.
Pengelola Kepegawaian
Administrasi Kepegawaian
Pengukuran Kebutuhan Pegawai Sub Bagian Umum

Pegawai Sub Bagian Umum memiliki sembilan orang pegawai yang terdiri
dari dua orang pegawai pengadministrasi pimpinan, dua orang pegawai
pengadministrasi umum, dua orang pegawai pengelolaan barang, satu orang
pegawai penyimpan barang, dan dua orang pegawai arsiparis. Enam jabatan
tersebut dihitung beban kerjanya, Full Time Equivalent (FTE), dan Kebutuhan
21
Pegawai. Uraian perhitungan FTE dari masing-masing jabatan dapat dilihat pada
Lampiran 6.
Administrasi Pimpinan
Administrasi Umum
Pengelola Barang
Penyiap Berkas
Penyimpan Barang
Arsiparis
Pengukuran Kebutuhan Pegawai Sub Bagian Perencanaan dan

Anggaran(PA)
Pegawai Sub Bagian PA berjumlah dua orang yang terbagi dalam dua
jabatan yaitu pengelola PA dan Administrasi PA. Dua jabatan tersebut dihitung
beban kerjanya, Full Time Equivalent (FTE), dan Kebutuhan Pegawai.
Perhitungan FTE dari masing-masing jabatan dapat dilihat pada Lampiran 7.
Pengelolaan PA
Administrasi PA
Pengukuran Kebutuhan Pegawai Sub Bagian Keuangan

Pegawai Sub Bagian Keuangan berjumlah delapan orang yang terbagi
dalam enam jabatan. Jabatan tersebut dihitung beban kerjanya, Full Time
Equivalent (FTE), dan Kebutuhan Pegawai. Perhitungan FTE dari masing-masing
jabatan dapat dilihat pada Lampiran 8.
Bendahara Penerimaan
Bendahara Pengeluaran
Bendahara Pengeluaran Pembantu
Verivikator
Pengolah Data Keuangan

22
Pengadministrasi Keuangan
Berdasarkan Tabel 11 diketahui pada Sub Bagian Kepegawaian belum

sesuai antara aktual pegawai yang ada dan kebutuhan pegawai berdasarkan beban
kerja. Sub Bagian Kepegawaian perlu menambah pegawai karena masuk dalam
kategori Overload dengan nilai FTE yang sangat tinggi yakni 3,32 untuk jabatan
Pengelola Kepegawaian dan 4,5 untuk jabatan Administrasi Kepegawaian.
Lamanya waktu penyelesaian tugas mengelola e-kinerja pegawai dan menginput
absensi pegawai yang berjumlah 200 orang setiap bulannya. Pada sub bagian
Umum mengalami kekurangan 4 pegawai karena pada Jabatan Pengadministrasi
Umum hanya terdapat 2 orang pegawai dengan kategori Overload sehingga
menurut perhitungan beban kerja dibutuhkan 3 orang pegawai lagi untuk
melaksanakan tugas dengan efektif. Penambahan jumlah pegawai tersebut dapat
dilihat dari banyaknya tugas untuk membuat tanda terima surat masuk atau keluar
dan menomorkan surat yang mencapai 30 surat setiap harinya. Selain itu pada
Jabatan Administrasi Umum melaksanakan pengelolaan ruang rapat empat kali
setiap harinya. Sub bagian Perencanaan dan Anggaran sudah ideal antara
kebutuhan pegawai dengan aktual pegawai, hal tersebut memiliki kecocokan
antara jumlah pegawai dengan beban tugas pada masing-masing jabatan. Total
nilai indeks FTE dikelompokan menjadi tiga kategori yaitu Underload
(FTE<1,00), Fit (FTE= 1-1,33), dan Overload (FTE> 1,33). Jumlah kebutuhan
Bagian Sekretariat dapat dilihat pada Tabel 11
Tabel 11 Jumlah kebutuhan Bagian Sekretariat

Before After
Aktual Kebutuhan
Sub Bagian Pegawai nilai Pegawai Keterangan
(orang) FTE (orang)
Kepegawaian 6 8
Pengelolaan Kepegawaian 2 3,32 3 Overload
Administrasi Kepegawaian 4 4,5 5 Overload
Umum 10 13
Pengadministrasi Pimpinan 2 3,17 3 Overload
Pengadministrasi Umum 2 4,51 5 Overload
Pengelola Barang 2 1,75 2 Overload
Penyiap Berkas 1 1,09 1 Fit
Penyimpan Barang 1 0,50 1 Underload
Arsiparis 2 0,29 1 Underload
Perencanaan dan Anggaran 2 3
Pengelolaan Perencanaan
1 1,33 1 Fit
dan Anggaran
Pengadministrasi
1 1,55 2 Overload
Perencanaan dan Anggaran
Keuangan 7 9
Bendahara Penerimaan 1 1,49 1 Overload
Bendahara Pengeluaran 1 1,62 2 Overload
Bendahara Pembantu 1 1,30 1 Fit
Verivikator 0 0,47 1 Underload
Pengelola Data Keuangan 0 1,16 1 Fit
Pengadministrasi Keuangan 4 3,08 3 Overload
Total 25 33
23
Berdasarkan Tabel 11 dapat diketahui bahwa pada Bagian Sekretariat

didominasi oleh pegawai dengan FTE Overload. Selain itu terdapat empat
pegawai dengan FTE Fit. Namun saat penelitian berlangsung Sub Bagian
keuangan terdapat dua jabatan yang masih belum terisi, pada tahun 2015 tugas
Jabatan Pengolah Data Keuangan dikerjakan oleh satu pegawai yang menjabatan
sebagai Arsiparis. Alasan pegawai mengerjakan tugas tersebut karena kehendak
pimpinan yang didasarkan kepada kompentensi yang dimiliki pegawai yang sesuai
dengan jabatan Pengolah Data Keuangan yaitu berpendidikan sarjana akutansi dan
didukung oleh serifikat diklat bendahara. Selain itu kekosongan jabatan Pengolah
data keuangan menjadi alasan dilakukanya pindah tugas namun masih sementara.
Menurut (Hasibuan 2004) Alih Tugas Produktif adalah mutasi karena kehendak
pimpinan dengan menempatkan karyawan bersangkutan ke jabatan yang sesuai
dengan kecakapan, kemampuan, sikap dan disiplin pegawai. Menurut Paul Pigors
dan Charled Mayers dikutip dalam Hasibuan, mengemukakan lima macam
transfer yaitu production transfer, replacement transfer, versality transfer, shift
transfer dan remedial transfer. Alih tugas produktif yang dilakukan oleh
pimpinan diatas termasuk dalam production transfer yaitu mengalih tugaskan dari
satu bagian karena adanya kekurangan pegawai. Hal tersebut dilakukan untuk
mengisi kekosongan jabatan yang berada pada sub bagian lain.
Implikasi Manajerial
Berdasarkan hasil penelitian analisis beban kerja pegawai Bagian Sekretariat

DPGP Provinsi DKI Jakarta adalah perlunya dilakukannya Penambahan pegawai
melalui seleksi tenaga honorer, Alih tugas produktif dan Job Enlargement .
Implikasi manajerial yang dapat diberikan dapat diberikan untuk tiga kategori Full
Time Equivalent yaitu Underload, Fit, Overload. Hasil Analisis Beban Kerja
berdasarkan Full Time Equivalent dapat dilihat pada Tabel 12.
Tabel 12 Hasil analisis beban kerja berdasarkan full time equivalent

Kebutuhan
Kategori Sub Bagian Jabatan Keterangan
Pegawai
Jabatan tersebut perlu melakukan
Job Enlargement yaitu diberikan
tugas yang masih dalam satu level
Penyimpan
1 Orang dengan pekerjaan pokoknya yaitu
Barang
pada jabatan Pengelola Barang
yang masuk dalam kategori
Overload.
Jabatan tersebut terdapat dua
orang pegawai, namun yang
Umum
dibutuhkan hanya satu orang
Underload
pegawai. Satu orang pegawai
yang memiliki latar belakang
Arsiparis 1 Orang pendidikan akutansi dan sertifikat
diklat bendahara dapat dialih
tugaskan ke jabatan yang
mengalami kekosongan Jabatan
dan sesuai dengan kualifikasi
pegawai tersebut.
Keuangan Verivikator 1 Orang
24
Lanjutan Tabel 12
Penyiap
Umum 1 Orang
Berkas
Pengelola
Perencanaan
Perencanaan 1 Orang Jabatan yang masuk dalam
dan Anggaran
dan Anggaran kategori Fit dinyatakan bahwa
Fit
Bendahara antara aktual pegawai dan
1 Orang
Pembantu kebutuhan pegawai telah sesuai.
keuangan Pengelola
Data 1 Orang
Keuangan
Pengelola
3 Orang Jabatan tersebut perlu dilakukan
Kepegawaian
Kepegawaian Seleksi Tenaga honorer dengan
Administrasi
5 Orang sistem kontrak selama 1 tahun.
Kepegawaian
Pengadministr Jabatan tersebut perlu dilakukan
3 Orang
asi pimpinan Seleksi Tenaga honorer dengan
Pengadministrasi
Umum umum
5 Orang sistem kontrak selama 1 tahun.
Pengelola
2 Orang
barang Jabatan tersebut perlu dilakukan
Pengadministras Seleksi Tenaga honorer dengan
Perencanaan
Overload i Perencanaan 2 Orang sistem kontrak selama 1 tahun.
dan Anggaran
dan Anggaran
Bendahara Jabatan tersebut perlu dilakukan
1 Orang
Penerimaan Seleksi Tenaga honorer dengan
Bendahara sistem kontrak. Sistem kontrak
2 Orang
pengeluaran tersebut dilakukan karena pada
sub bagian Keuangan pada akhir
Keuangan
tahun dibutuhkan orang untuk
pengadminis
membantu mencatat transaksi
trasi 3 Orang
yang telah dilakukan selama satu
Keuangan
tahun untuk dibuat laporan akhir
tahun.
Berdasarkan Tabel 12 dapat diketahui bahwa hasil dari analisis beban

kerja terbagi dalam 3 kategori yaitu Underload, Fit, Overload. Pada kategori
Underload perlu dilakukan Job Enlargement dan Alih tugas produktif. Alih tugas
produktif dilakukan untuk melalukan mutasi pegawai sesuai kompetensi dari
jabatan yang mengalami kelebihan pegawai kepada jabatan yang mengalami
kekosongan pegawai. Pada kategori Overload dibutuhkan rekrutmen pegawai
melalui seleksi tenaga honorer dengan sistem kontrak hal tersebut diatur dalam
Peraturan Pemerintah nomor 56 tahun 2012.
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
1. Beban kerja pada pegawai Bagian Sekretariat dibagi menjadi tiga kategori
yaitu Underload , Fit, Overload. Terdapat 3 jabatan yang masuk dalam
kategori underload yaitu jabatan Penyimpan Barang, Arsiparis dan
25
Verivikator. Jabatan yang masuk dalam kategori Fit adalah Penyiap Berkas,
Pengelolaan Perencanaan dan Anggaran, bendaharapembantu dan Pengelola
Data Keuangan. Selain jabatan tersebut masuk dalam kategori Overload.
2. Jumlah Kebutuhan aktual setiap Bagian Sekretariat masih belum sesuai
dengan kebutuhan pegawai yang ideal. Sub bagian Kepegawaian kekurangan
dua orang pegawai dan Sub Bagian Umum kekurangan tiga orang pegawai.
Sub bagian Perencanaan dan Anggaran kekurangan satu orang pegawai. Sub
bagian keuangan kekurangan dua orang pegawai dan kelebihan satu orang
pegawai.
3. Alternatif solusi yang dapat direkomendasikan perlu adanya Alih tugas
produktif, Job Enlargement dan Seleksi Tenaga Honorer melalui pengajuan
dari unit kerja lain untuk dipindah tugaskan atau melakukan seleksi Tenaga
Honorer untuk membantu menjalankan tugas jabatan yang mengalami
kekurangan pegawai.
Saran
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan maka didapatkan saran sebagai

berikut:
1. Seleksi Tenaga Honorer, adanya perekrutan tenaga honorer secara kontrak
untuk membantu menjalankan tugas jabatan yang mengalami kekurangan
pegawai. Tenaga honorer atau PHL (Pekerja Harian Lepas) diatur
pemerintah untuk bekerja pada instansi pemerintah dan pengasilannya dapat
dibiayai atau tidak dibiayai dari APBD (Anggaran Pendapatan Belanja
Daerah).
2. Alih tugas produktif, pada jabatan arsiparis terdapat kelebihan satu pegawai
yang memiliki kompetesi pada bidang keuangan yang dibuktikan pada
pendidikan formal dalam bidang akutansi serta memiliki sertifikat diklat
bendahara. Pada jabatan pengelola data keuangan membutuhkan satu orang
pegawai yang memiliki kualifikasi dan kompetensi yag dimiliki oleh orang
tersebut, sehingga perlu dilakukannya alih tugas produktif. Sebelumnya hal
tersebut telah dilakukan atas kehendak pimpinan namun alih tugas bersifat
sementara, sehingga satu orang pegawai arsipari tersebut perlu ditetapkan
sebagai pengaku jabatan.
3. Memperluas deskripsi pekerjaan melalui Job Enlargement hal tesebut
dilakukan agar penggunaan waktu dapat lebih maksimal.
4. Melanjutkan penelitian selanjutnya untuk menganalisis mengenai hubungan
beban kerja dan kepuasan kerja pegawai.
DAFTAR PUSTAKA
Adawiyah, Sukmawati. 2013. Analisis Beban Kerja Sumber Daya Manusia dalam
Aktivitas Produksi Komoditi Sayuran Selada (Studi Kasus : CV Spirit Wira
Utama). Jurnal Manajemen dan Organisasi. 4(2) : 129-130.
26
[BPS] Badan Pusat Statistik. 2014. Jumlah Rusunawa dan Perumnas yang
dibangun. Jakarta (ID): BPS.
[BPS] Badan pusat Statistik. 2014. Tingkat Kemiskinan Di DKI Jakarta
September 2014. Jakarta (ID): BPS
[BPAD] Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta.2016.
Permukiman di DKI Jakarta. Jakarta (ID): BPAD
[DPGP] Dinas Perumahan dan Gedung Pemerintahan Daerah. 2016. Visi dan Misi
DPGP. Jakarta (ID): DPGP
[DPGP] Dinas Perumahan dan Gedung Pemerintahan Daerah. 2016. Susunan
Organisasi Dinas Perumahan dan Gedung Pemerintah Daerah Provinsi DKI
Jakarta. Jakarata (ID): DPGP
Fadhilah et al. 2014. Analisis Beban Kerja dan Gap Kompetensi Teknisi
Laboratorium di Lingkungan Fakultas X dan Fakultas Y PTS XYZ. Jurnal
Teknik Industri. 2(3) : 373-374.
Handoko H. 2000. Dasar-dasar Manajemen Produksi dan Operasi. Yogyakarta
(ID): BFEE.
Hasibuan H. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. (Edisi Revisi). Jakarta
(ID): Bumi Aksara.
Hasibuan H. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia. (Edisi Revisi). Jakarta
(ID): Bumi Aksara.
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor:
KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai
Berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri
Sipil.
Novera W. 2012. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan Bagaian
Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (Studi Kasus Unit Tata Usaha
Departemen Pada Institut Pertanian Bogor)[Skripsi]. Bogor (ID). Institut
Pertanian Bogor.
Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. 2008. Peraturan
Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta nomor 11 tahun 2008
tentang Analisis Beban Kerja Perangkat Daerah. Jakarta: Peraturan Gubernur
Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
Presiden Republik Indonesia. 2000. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia no
101 Tahun 2000 (101/2000) Tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan
Pegawai Negeri Sipil. Jakarta: Presiden Republik Indonesia.
Marwansyah. 2010. Manajemen Sumber Daya Manusia. (Edisi Kedua). Bandung:
Alfabeta.
Muchransyah M. 2015. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai di Pusat
Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (PUSTAKA)[Skripsi].
Bogor (ID). Institut Pertanian Bogor.
Permana A. 2012. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan (Store
Associate) Toko Buku Gramedia Depok. Skripsi pada Fakultas Ekonomi dan
Manajemen, Institut Pertanian Bogor, Bogor.
Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. 2014. Peraturan
Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 258 Tahun 2014
tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Perumahan dan Gedung Pemerintah
Daerah. Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
27
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia. 2012. Peraturan Pemerintah

Republik Indonesia Nomor 56 Tahun 2012 tentang Perubahan Kedua Atas
Peraturan Pemerintah Nomor 48 Tahun 2005 Tentang Pengangkatan Tenaga
Honorer Menjadi Calon Pegawai Negeri.
Subagja G. 2015. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan Pada Divisi
Produksi CV Eliman Bogor[Skripsi]. Bogor (ID). Institut Pertanian Bogor.
Sugiono. 2006. Statistika Untuk Penelitian. Bandung (ID): Alfabeta
Siagian, Sugiarto. 2006. Metode Statistika Untuk Bisnis dan Ekonomi. Jakarta
(ID): Penerbit PT Gramedia Pustaka Utama.
Sugiono. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta (ID): Bumi Aksara.
Sutalaksana, dkk. 2006. Teknik Perancangan Sistem Kerja. Bandung (ID):
Penerbit ITB.
Walangitan R. 2012. Produktivitas Tenaga Kerja Dengan Menggunakan Metode
Work Sampling Pada Pekerjaan Kolom dan Balok Mega Trade Center
Manado. Jurnal Tekno-sipil. 10(57): 14-16.
Tridoyo, Sriyanto. 2013. Analisis Beban Kerja dengan Metode Full Time
Equivalent Untuk Mengoptimalkan Kinerja Karyawan Pada PT Astra
Internasional Tbk- Honda Sales Operation Region Semarang [Jurnal].
Semarang (ID): Universitas Diponegoro.
Raza et al. 2011. Workload and Performance of Employees. Interdisciplinary
Journal of Contemporary Research In Busines. 3(5): 262-263.
28
Lampiran 1 Surat izin penelitian

29
Lampiran 2 Lembar Work Sampling
Nama :
Jabatan :
Tanggal :
Kegiatan yang dilakukan Pegawai Keterangan
Waktu
Produktif Tidak Produktif Pribadi
07.30
07.40
07.50
08:00
08:10
08:20
08:30
08:40
08:50
09:00
09:10
09:20
09:30
09:40
09:50
10:00
10:10
10:20
10:30
10:40
10:50
11:00
11:10
11:20
11:30
11:40
11:50
12:00
12:10
12:20
12:30
12:40
12:50
13:00
13:10
13:20
13:30
13:40
13:50
14:00
14:10
14:20
14:30
14:40
14:50
15:00
15:10
15.20
15.30
15.40
15.50
16.00
30
Lampiran 3 Struktur Organisasi Dinas Perumahan Dan Gedung Pemerintah

Daerah Provinsi DKI Jakarta Tahun 2016
Kepala Dinas
Sekretariat
Sub Bagian
Sub Bagian Sub Bagian Sub Bagian
Perencanaan dan
Umum Kepegawaian Keuangan
Anggaran
Bidang Bidang
Bidang Bidang
Bidang Pembangunan Pembinaan
Pembangunan Perawatan
Perencan dan Penertiban
Gedung Gedung
aan Perumahan dan Peran
Pemerintah Pemerintah
Teknis dan Serta
Daerah Daerah
Permukiman Masyarakat
Seksi Seksi Seksi

Seksi
Perencana Pembangun Pembangu Seksi
Perawatan
an an nan Sarana Pembinaan
Bangunan
Perumaha Perumahan Perkantora Penghunian
Perumahan
Seksi Seksi n
Perencana Pembangun
an Gedung an Seksi Seksi Seksi
Pemda perumahan Pembangu Perawatan penertiban
saran nan sarana Bangunang dan
Seksi perumahan masyarakat edung penyelesaia
Perencana dan pemda n sengketa
an permukima
Seksi
Lingkunga Pembangun Seksi Seksi
n Seksi an Sarana pengadaan pengemban
perumaha Pengadaan Perekonom mekanikal gan peran
n dan Lahan ian dan dan serta
permukim elektrikal masyarakat
Fasilitas
an Rusun
Suku Dinas Suku Dinas Unit

Perumahan dan Perumahan dan Pelaksana
Gedung Pemda Gedung Pemda
Teknis
Kota Admnistrasi Kab.Administrasi
Sub Kelompok Sub Kelompok Sub Kelompok

Jabatan Jabatan Jabatan
Fungsional Fungsional Fungsional
31
Lampiran 4 Perhitungan Waktu Kerja Efektif Pegawai di Dinas Perumahan dan

Gedung Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta Tahun 2015
Acuan Jumlah Satuan Keterangan

1 Hari 7 Jam
1 Tahun 365 Hari
Cuti Tahunan 12 Hari
Libur Nasional 14 Hari
Weekend (Sabtu-Minggu) 103 Hari
Hari Kerja Efektif 236 Hari
Diperoleh dari Hari
kerja efektif dalam
Total Hari Kerja dalam
86730 Menit setahun dikali menit
menit
kerja efektif dalam satu
hari (236 x 367,5)
persentasi yang benar-
Faktor efesiensi rata-rata 87,5 % benar di pakai pekerja
(Allowance 12,5%)
diperoleh dari Jam kerja
satu hari dipotong
isirahat selama 60 menit
6,125 Jam/hari (7 jam) dikurangi
dengan 12,5%
(Allowance) dari hari
kerja.
Total jam kerja bekerja
367,5 menit/hari dikonversi dari jam/hari
dikonversi dari
menit/hari. Diperoleh
dari hari kerja efektif
86730 menit/tahun
pertahun dikali menit
efektif per hari (236 x
367,5)
32
Lampiran 5 Jumlah Kebutuhan Pegawai Sub Bagian Kepegawaian
SKR
No. Nama Jabatan Bidang Uraian Tugas F BT /meni WPT
t
Menghimpun dan
Pengelolaan 1
1. Planing mengelola e- 12 1440 17280
Kepegawaian kali/bulan
kinerja pegawai
Menghimpun,
mengelola,
menyajikan dan
memelihara data,
informasi dan 1
1 60 60
dokumen kali/tahun
kepegawaian
termasuk Sasaran
Kinerja Pegawai
(SKP)
Menghimpun,
membuat dan
2
menyajikan Daftar 2 120 240
kali/tahun
Urut Kepangkatan
(DUK) pegawai
Mempersiapkan
dokumen
pengurus hak, 2
2 180 360
kesejahteraan, kali/tahun
penghargaan,
kenaikan pangkat
Mempersiapkan
7
Organizing dokumen
dokumen/ 7 30 210
pengurus cuti
tahun
pegawai
Mempersiapkan
bahan rencana
monitor, 1
12 30 360
pengendalian, kali/bulan
pelaporan disiplin
pegawai
Menyiapkan data
dan dokumen
administrasi
usulan 2
2 60 120
pemindahan dan kali/tahun
pemberhentian
pegawai dari
jabatan
Melaporkan
ketidakhadiran
apel pegawai , 1kali/
48 30 1440
apel setiap senin minggu
dan apel hari
besar
33
Lanjutan Lampiran 5
SKR
No. Nama Jabatan Bidang Uraian Tugas F BT WPT
/menit
Verivikasi data
laporan harian
aktivitas tenaga 1
honorer kategori 2
12 120 1440
kali/bulan
dan pegawai harian
lepas (PHL)
membuat laporan
ketidakhadiran 1
12 60 720
pegawai setiap kali/bulan
bulan
menginput
ketidakhadiran/ab
sensi pegawai 1
240 300 72000
setiap bulan (E- kali/hari
TKD) dan
merekapnya
membuat usulan
dokumen batas 5
5 300 1500
usia pensiun kali/tahun
menyusun dan
Actuating membuat surat 10
2400 15 36000
masuk dan surat surat/hari
keluar
Membuat
penyusunan
1
analisis jabatan 1 38400 38400
kali/tahun
dan analisis beban
kerja
Membuat
penyusunan
format jabatan
1
fungsional umu 12 240 2880
kali/bulan
(JFU) dan jabatan
fungsional
tertentu (JFT)
melaksanakan
tugas kedinasan
lain yang
2
Controlling diberikan oleh 480 240 115200
kali/hari
pimpinan baik,
lisan maupun
tulisan
TOTAL 288210
FTE 3,3230
Kebutuhan Pegawai 3 Orang Pegawai
Menghimpun,
3
Administrasi mengelola dan
2. Planing dokumen/t 3 60 180
Kepegawaian menyajikan data
ahun
sebagai bahan
34
Lanjutan Lampiran 5
SKR
/menit
Menyiapkan
15
dokumen berkas
Organizing dokumen/ 30 40 1.200
pegawain
kali
kenaikan gaji
Menyiapkan
15
dokumen berkas
dokumen/ 30 45 1.350
kenaikan pangkat
kali
pegawai
Menyiapkan
dokumen
5
penyesuaian
dokumen/ 5 40 200
ijazah (PI) bagi
tahun
pejabat/ para
fungsional umum
Menghimpun,
mengelola dan 3
menyajikan data dokumen/t 3 60 180
Organizing sebagai bahan izin ahun
belajar pegawai
Mempersiapkan
berkas pensiun 10
pegawai yang dokumen/t 10 45 450
sudah memasuki ahun
batas usia pensiun
Mempersiapkan 30
berkas kenaikan berkas/ 30 45 1.350
pangkat pegawai tahun
Menyiapkan
berkas 40 berkas/
40 20 800
penghargaan tahun
pegawai
Mengarsipkan
10
surat 2400 10 24.000
surat/hari
masuk/keluar
Memverifikai data
laporan harian
aktivitas tenaga 1
honorer kategori 2 kali/bulan 12 240 2.880
dan pegawai
harian lepas
(PHL)
Membuat SK
Actuating
Penempatan 8 kali/64
pegawai baik berkas/ 64 15 960
promosi, mutasi tahun
dan demosi
Membuat SK
petikan 55 berkas/
55 20 1.100
perorangan dan tahun
secara global
membuat surat
5 surat/
penjatuhan 5 20 100
tahun
disiplin pegawai
35
Lanjutan Lampiran 5
SKR
/menit
Melaksanakan
tugas kedinasan
lain yang
5 kali/
Controlling diberikan oleh 6000 60 360.000
hari
pimpinan baik
lisan maupun
tulisan
TOTAL 8684 394570
FTE 4,5494
Lampiran 6 Jumlah Kebutuhan Pegawai Sub Bagian Umum

SKR
/menit
melaksanakan kegiatan
Administrasi pengelolaan 20 surat/
1. 4800 30 144.000
Pimpinan ketatausahaan dan hari
kerumahtanggan
pemeliharaan dan
12 kali/
perawatan bangunan 12 150 1.800
tahun
gedung dan peralatan
kerja DPGP
melaksanakan
Actuating
pengelolaan ruang 4 rapat/ hari 960 120 115.200
rapat/pertemuan DPGP
melaksanakan
pengaturan acara 1 kali/ hari 240 30 7.200
DPGP
pengelolaan kearsipan,
data dan informasi 1 kali// hari 240 30 7.200
DPGP
melaporkan dan
mempertanggungjawa
12
Controling bkan pelaksanaan 12 20 240
kali/tahun
tugas Subbagian
Umum
TOTAL 6253 275620
FTE 3,1779
3 Orang
Kebutuhan Pegawai
pegawai
pengelolaan
Administrasi 35 surat/
2. Actuating ketatausahaan dan 8400 20 144000
Umum hari
kerumahtanggaan
DPGP
36
Lanjutan Lampiran 6
SKR
/menit
pemeliharaan
kebersihan, keindahan, 4 kali/
960 120 115200
keamanan dan hari
ketertiban kantor
DPGP
pengelolaan kearsipan, 10 surat/
2400 15 36000
data dan informasi hari
DPGP
Melaksanakan
5 kali/
pengelolaan ruang 1200 60 72000
hari
rapat/pertemuan DPGP
melaporkan dan
mempertanggungjawab 1 kali/
Controlling 12 20 240
kan pelaksanaan tugas bulan
Subbagian Umum
TOTAL 11532 391440
FTE 4,5133
Kebutuhan Pegawai 5 Orang
Pegawai
menyusun bahan
rencana strategis dan
Pengelolaan rencana kerja dan 1 kali/
3. Planing 1 120 120
Barang anggaran Sekretariat tahun
sesuai dengan lingkup
tugasnya
melaksanakan rencana
strategis dan dokumen
3
pelaksanaan anggaran
Orginizing bulan/k 4 480 1920
Sekretariat sesuai
ali
dengan lingkup
tugasnya
pemeliharaan
4 kali/
kebersihan, keindahan, 960 120 115200
hari
keamanan dan
ketertiban
Melaksanakan
kegiatan pemeliharaan
1 kali/
dan perawatan 240 120 28800
hari
bangunan gedung dan
Actuating peralatan kerja DPGP
menghimpun,
4
menganalisis dan
bulan/k 3 1440 4320
mengajukan kebutuhan
ali
peralatan kerja DPGP
menerima,
menatausahakan, 4
menyimpan dan bulan/k 3 480 1440
mendistribusikan ali
37
Lanjutan Lampiran 6
SKR
/menit
menyampaikan
dokumen penerimaan,
penyimpanan,
pendistribusian dan 1 kali/
12 40 480
penghapusan barang bulan
kepada Subbagian
Umum untuk
dibukukan
melaporkan dan
mempertanggungjawa
1 kali/
Controlling bkan pelaksanaan 12 20 240
bulan
tugas Subbagian
Umum
TOTAL 152520
FTE 1,583998
2 Orang
Kebutuhan Pegawai
pegawai
pengelolaan 20
Penyiap
4. ketatausahaan dan surat/ 4800 15 72000
Berkas
kerumahtanggaan hari
DPGP
pemeliharaan
Actuating kebersihan, keindahan, 4 kali/
960 20 19200
keamanan dan hari
ketertiban kantor
DPGP
pengelolaan kearsipan, 1 kali/
240 15 3600
data dan informasi hari
DPGP
melaporkan dan
mempertanggungjawa
1 kali/
bulan
tugas Subbagian
Umum.
TOTAL 95160
FTE 1,0971
Pegawai
pemeliharaan
Penyimpan kebersihan, keindahan, 4 kali/
5. 960 20 19200
Barang keamanan dan hari
ketertiban kantor
Actuating DPGP
pemeliharaan dan
4 kali/
perawatan bangunan 960 20 19200
hari
gedung dan peralatan
kerja DPGP
38
Lanjutan Lampiran 6
SKR
/menit
menghimpun,
4
menganalisis dan
bulan/ 3 1440 4320
mengajukan kebutuhan
kali
menerima,
menatausahakan,
4 bulan
menyimpan dan 3 40 120
kali
mendistribusikan
menyampaikan
dokumen penerimaan,
penyimpanan,
pendistribusian dan 1 kali/
12 40 480
penghapusan barang bulan
kepada Subbagian
Umum untuk
dibukukan
melaporkan dan
mempertanggungjawa
1 kali/
bulan
tugas Subbagian
Umum
TOTAL 43680
FTE 0,5036
1 Orang
Kebutuhan Pegawai
pegawai
melaksanakan
10
kegiatan pengelolaan
6. Arsiparis surat/ 2400 10 24000
kearsipan, data dan
hari
informasi DPGP
Actuating melaksanakan
kegiatan
1 kali/
pemeliharaan dan 48 20 960
minggu
perawatan ruang
arsiparis DPGP
melaporkan dan
mempertanggungjawa
1 kali/
bulan
tugas Subbagian
Umum.
TOTAL 25320
FTE 0,2919
1 Orang
Kebutuhan Pegawai
pegawai
39
Lampiran 7 Jumlah Kebutuhan Pegawai Sub Bagian Perencanaan dan Anggaran
SKR
t
Menyusun bahan
Pengadministrasi Rencana Kerja dan
1 kali /
1. Perencanaan dan Planing Anggaran (RKA) dan 1 57600 57600
tahun
Anggaran Dokumen Pelaksanaan
Anggaran (DPA)
Melaksanakan
6 bulan/
Organizing Dokumen Pelaksanaan 2 9600 19200
kali
Anggaran (DPA)
Mengadministrasikan
penatausahaan sub 3 kali/
Actuating 720 20 14400
bagian perencanaan hari
dan anggaran
Melaporkan dan
mempertanggungjawa
bkan pelaksanaan 2 bulan /
6 30 180
tugas sub bagian kali
Controlling perencanaan dan
anggaran
Melaksanakan Tugas 2 kali/
480 90 43200
Kedinasan Lainnya hari
TOTAL 134580
FTE 1,5517
Menyusun bahan
Pengelola Rencana Kerja dan
1 kali/
2. Perencanaan dan Planing Anggaran (RKA) dan 1 57600 57600
tahun
Anggaran Dokumen Pelaksanaan
Anggaran (DPA)
Melaksanakan
6 bulan/
Dokumen Pelaksanaan 2 9600 19200
kali
Anggaran (DPA)
Organizing Mengkoordinasikan
penyusunan laporan 1 kali /
1 19200 9600
(kinerja, kegiatan dan tahun
akuntabilitas)
Memberikan
bimbingan dan
konsultasi teknis
penyusunan rencana
2 bulan/
Controlling anggaran dan dokumen 6 20 120
kali
pelaksanaan anggaran
terhadap unit kerja
(bidang-bidang dan
Unit Pengelola Rusun)
40
Lanjutan Lampiran 7
SKR
/menit
Melaporkan dan
mempertanggungjawa
bkan pelaksanaan 2 bulan/
6 20 120
tugas sub bagian kali
perencanaan dan
anggaran
Melaksanakan Tugas 1 kali/
240 120 28800
Kedinasan Lainnya hari
TOTAL 125040
FTE 1,4417
Lampiran 8 Jumlah Kebutuhan Pegawai Sub Bagian Keuangan
SKR
t
Menyelenggarakan
penatausahaan terhadap
145
Bendahara seluruh penerimaan dan 174
1. dokume 10 17400
Penerimaan penyetoran atas 0
n/bulan
permintaan yang menjadi
tanggung jawabnya
Menyetorkan seluruh
penerimaan ke
rekening kas umum
1 kali//
daerah paling lambat 12 60 720
bulan
1 (satu) hari kerja
Actuating terhitung sejak uang
kas tersebut diterima
Menyampaikan
laporan dan
pertanggungjawaban
secara administratif
pengelolaan dan 1 kali/
12 300 3600
penggunaan uang bulan
kepada Pengguna
Anggaran selambat-
lambatnya tanggal 10
bulan berikutnya
Melaksanakan tugas
5 kali/ 120
Controlling kedinasan lain yang 90 108000
hari 0
diberikan
TOTAL 129720
FTE 1,4956
1 Orang
Kebutuhan Pegawai
Pegawai
41
Lanjutan Lampiran 8
SKR
t
Melaksanakan
Dokumen Pelaksanaan 1
Bendahara
2. Planing Anggaran (DPA) kali/ 12 120 1440
Pengeluaran
Sekretariat sesuai bulan
linngkup tugasnya
Mengajukan SPP 1
576
kepada Pengguna kali/ 1 57600
00
Anggaran tahun
Menghimpun seluruh
bukti-bukti penerimaan
dan pengeluaran serta
dokumen-dokumen 3
lainnya yang kali/ 720 15 10800
berhubungan dengan hari
Organizing
uang yang ada dalam
kepengurusannya
secara tertib dan teratur
Mengoordinasikan,
memberikan
1
bimbingan dan
kali/ 12 60 720
konsultasi teknis
bulan
kepada Bendahara
Pengeluaran Pembantu
Melaksanakan
5
pelunasan tagihan
kali/
pihak ketiga 20 480 9600
3
berdasarkan bukti
bulan
tagihan yang sah
Mencatat seluruh
penerimaan dan
pengeluaran
berdasarkan SP2D
serta bukti-bukti 3
pengeluaran yang sah kali/ 720 20 14400
secara tertib dan teratur hari
Actuating dalam Buku Kas
Pengeluaran dan buku-
buku register lainnya
sesuai keperluan
Menyampaikan laporan
dan
pertanggungjawaban
pengelolaan dan 1
penggunaan uang kali/ 12 240 2880
kepada Pengguna bulan
Anggaran selambat-
bulan berikutnya
Melaksanakan tugas
kedinasan lain yang 3
Controlling diberikan oleh kali/ 720 60 43200
pimpinan baik lisan hari
maupun tulisan
42
Lanjutan Lampiran 8
SKR
t
TOTAL 140640
FTE 1,6215
Melaksanakan
Bendahara Dokumen Pelaksanaan
1 kali/
3. Pengeluaran Planing Anggaran (DPA) 12 120 1440
tahun
Pembantu Sekretariat sesuai
linngkup tugasnya
Mengajukan SPP
1` kali/ 576
kepada Pengguna 1 57600
tahun 00
Anggaran
Menghimpun seluruh
bukti-bukti penerimaan
dan pengeluaran serta
dokumen-dokumen 3
lainnya yang kali/har 720 10 7200
Organizing berhubungan dengan i
uang yang ada dalam
kepengurusannya secara
tertib dan teratur
Mengoordinasikan,
memberikan bimbingan
1 kali/
dan konsultasi teknis 12 60 720
bulan
kepada Bendahara
Pengeluaran Pembantu
Melaksanakan
pelunasan tagihan pihak 5 kali/
20 420 8400
ketiga berdasarkan bukti 3bulan
tagihan yang sah
Mencatat seluruh
penerimaan dan
pengeluaran
Actuating
berdasarkan SP2D serta
3
bukti-bukti pengeluaran
kali/har 720 10 7200
yang sah secara tertib
i
dan teratur dalam Buku
Kas Pengeluaran dan
buku-buku register
lainnya sesuai keperluan
Menyampaikan laporan
dan
pertanggungjawaban
1 kali/
pengelolaan dan
bulan
Controlling penggunaan uang 12 120 1440
kepada Pengguna
Anggaran selambat-
bulan berikutnya
43
Lanjutan Lampiran 8
SK
R
/me
nit
Melaksanakan tugas
kedinasan lain yang
4 kali/
diberikan oleh pimpinan 960 30 28800
hari
baik lisan maupun
tulisan
TOTAL 112800
FTE 1,3005
1 Orang
Kebutuhan Pegawai
Pegawai
Menerima, meneliti
kelengkapan dan
1 kali/
4. Verivikator melakukan analisis dan 1 960 960
tahun
evaluasi SPP (UP, GU
dan LS)
Menerima,
Organizing meneliti/menguji dan
melakukan analisis dan
evaluasi tagihan 6 bulan/ 192
2 3840
pengeluaran belanja kali 0
Dinas Perumahan dan
Gedung Pemerintah
Daerah (DPGP)
Memeriksa
1 kali/ 144 1728
pertanggungjawaban 12
bulan 0 0
keuangan (SPJ) SKPD
Memeriksa dan
melakukan analisis dan
6 bulan/ 288
evaluasi atas Laporan 2 5760
kali 0
Controlling Keuangan (Neraca)
SKPD
Melaksanakan tugas
kedinasan lain yang
4 kali/ 1440
diberikan oleh pimpinan 960 15
hari 0
baik lisan maupun
tulisan
TOTAL 42240
FTE 0,4870
1 Orang
Kebutuhan Pegawai
Pegawai
Menghimpun dan
Pengolah Data menyusun bahan 1 kali/
5. Organizing 12 300 3600
Keuangan pertanggungjawaban bulan
keuangan
Menghimpun dan
menyusun laporan
keuangan (realisasi
anggaran, neraca dan 6 bulan 960
2 19200
catatan atas laporan kali 0
keuangan) Dinas
Perumahan dan
Gedung Pemerintah
44
Lanjutan Lampiran 8
SKR
t
Menyiapkan bahan
laporan keuangan 6
960
Sekretariat yang terkait bulan/ 2 19200
0
dengan tugas kali
Subbagian Keuangan
Melaksanakan
penatausahaan
10
keuangan Dinas
dokumen/ 2400 15 36000
Perumahan dan
hari
Gedung Pemerintah
Daerah
Melakukan analisis
dan evaluasi nilai dan
manfaat aset Dinas 1 kali/
Actuating 12 60 720
Perumahan dan bulan
Gedung Pemerintah
Daerah (DPGP)
Mencatat,
membukukan dan
3
mengakuntansikan aset
bulan/ 4 120 480
Dinas Perumahan dan
kali
Gedung Pemerintah
Daerah (DPGP)
Melaksanakan tugas
kedinasan lain yang
3 kali/
Controlling diberikan oleh 720 30 21600
hari
pimpinan baik lisan
maupun tulisan
TOTAL 100800
FTE 1,1622
1 Orang
Kebutuhan Pegawai
Pegawai
Menyiapkan bahan
laporan Sekretariat
Pengadministras 1 kali/ 1152
6. yang terkait dengan 12 960
ian Keuangan bulan 0
tugas Subbagian
Keuangan
Koordinasi teknis
Organizing
pengetikan/penginputa
n SPM, SP2D, SPJ dan
5 kali/ 3600
Perekaman Surat 1200 30
hari 0
Perjanjian
Kerja/Kontrak Kerja
dengan instansi terkait
Membantu 15
1080
Actuating penatausahaan dokumen / 3600 30
00
keuangan (DPGP) hari
Membantu menyusun
bahan 1 kali/
12 480 5760
pertanggungjawaban bulan
keuangan
45
Lanjutan Lampiran 8
SKR
t
Melaksanakan
pengetikan/penginputa 6 kali/
72 15 1080
n Penerbitan SPM bulan
(UP, GU dan LS)
Melaksanakan
1 kali/ 144 1728
pengetikan/penginputa 12
bulan 0 0
n Pengesahan SPJ
Melaksanakan
pengetikan/penginputa
n penyetoran 1 kali/
12 120 1440
pajak/pengembalian bulan
saldo anggaran
kegiatan
Membuat laporan 1 kali/
12 25 300
reaslisasi anggaran bulan
Melaksanakan tugas
kedinasan lain yang
4 kali/ 1152
Controlling diberikan oleh 960 120
hari 00
pimpinan baik lisan
maupun tulisan
TOTAL 296580
FTE 3,0801
Pegawai
46
RIWAYAT HIDUP
Penulis Bernama Raisya Noor Azizah Usni dilahirkan di Jakarta pada

tanggal 9 November 1994 dari ayah Undang S.B (Alm) dan ibu Romla. Penulis
menempuh pendididkan di SD Negeri 09 Pondok Labu Jakarta (2000-2006). SMP
Negeri 37 Jakarta (2006-2009) dan SMA Darul Ma’arif Jakarta (2009-2012).
Tahun 2012 penulis lulus seleksi masuk Institut Pertanian Bogor (IPB)
melalui jalur Undangan dan diterima di Departemen Manajemen, Fakultas
Ekonomi dan Manajemen serta menerima Beasiswa DIKTI. Selama mengikuti
perkuliahan, penulis pernah aktif menjadi Sekertasis OSIS SMA (2010-2011),
Sekertaris Divisi English Conversation SMA (2011-2012), Ketua Paduan Suara
SMA Darul Ma’arif Jakarta (2010-2011), Staf Human Resource Development
Forum Forum Indonesia Chapter Bogor (2014-2016) dan Staf Human Resource
Himpunan Profesi Manajeman (COM@) (2015-2016). Penulis aktif di berbagai
kepanitiaan yang diselenggarakan oleh himpunan mahasiswa COM@ , Badan
Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Manajemen dan UKM. Penulis juga
aktif mengikuti lomba karya tulis ilmiah tingkat mahasiswa. Selain itu penulis
aktif mengikuti SAMAN Dance Competition di Universitas Muhamadiyah, UIN,
IPB serta Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (KEMENDIKBUD) (2010-
2016). Selain itu penulis aktif mengikuti Arrangement The Jinggle of Hari Tata
Ruang yang diselenggarakan oleh Kementerian Pekerjaan Umum (2010).
Penulis aktif mengikuti workshop seperti The 4th Extravaganza (2013), XL
Future Leader 3 (2014), Seputar Indonesia Goes to Campus (2014), BIZTECH
Community Youth Forum (2013), Unilever Goes to Campus (2014), Insurance
Goes To Campus (PT. Asuransi Jasa Tania Tbk.) (2015), Corporate Visit in
Burapha University at Chonburi-Thailand (2015), Corporate Visit in Kasertsart
University-Thailand (2015) dan Corporate Visit in MSIG Insurance (Bangkok,
Thailand) Bhd (2015).
Kepanitiaan yang pernah diikuti penulis adalah IPB Bussiness Festival
(2012-2014), The Extravaganza (2014), The SEASON 9 (2014), PERCIK FFI
(2014-2015), Sekertaris Management Family Competition (2015), Community
Derivative Exchange (2015), dan Centre of Management Marketing Competition
(COMIC) (2014).

Analisis Beban Kerja Dan Kebutuhan Pegawai Dinas Perumahan Dan Gedung Pemerintah Daerah (DPGP) Provinsi Dki Jakarta Raisya Noor Azizah Usni PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Analisis Beban Kerja Dan Kebutuhan Pegawai Dinas Perumahan Dan Gedung Pemerintah Daerah (DPGP) Provinsi Dki Jakarta Raisya Noor Azizah Usni PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN PEGAWAI

DINAS PERUMAHAN DAN GEDUNG PEMERINTAH

RAISYA NOOR AZIZAH USNI

Bogor, Agustus 2016

Raisya Noor Azizah Usni

RAISYA NOOR AZIZAH USNI. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan

DPGP Provinsi DKI Jakarta merupakan unsur pelaksana pemerintah daerah

DPGP Jakarta Provincial Government is implementing the area aimed at

Keywords: Employee Needs Analysis, Full Time Equivalent, Workload Analysis

RAISYA NOOR AZIZAH USNI

Bogor, Agustus 2016

Raisya Noor Azizah Usni

DAFTAR TABEL vii

1 Surat izin penelitian 28

Berdasarkan Gambar 1, dapat diketahui bahwa jam lembur setiap bulannya

Berdasarkan permasalahan pada latar belakang di atas maka perumusan

Berdasarkan perumusan masalah, maka tujuan dari penelitian ini adalah

Penelitian yang dilakukan diharapkan dapat memberi masukan dan

Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian memfokuskan untuk mengkaji masalah beban yang diberikan

Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya manusia merupakan ilmu dan seni yang

Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan sumber daya manusia adalah merencanakan tenaga kerja agar

Analisis Beban Kerja

Menurut (Handoko 2005) Analisis beban kerja adalah penentuan jumlah

(Handoko 2000). Metode work sampling dilakukan melalui pengamatan, dimana

Landasan Hukum Analisis Beban Kerja

Analisis beban kerja pada penelitian ini menggunakan aturan sesuai

Analisis Kebutuhan Pegawai

Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara dalam Kep.Men.PAN No.

Berikut beberapa hasil penelitian terdahulu yang menjadi acuan dalam

Tabel 1. Penelitian Terdahulu

3 Analisis Beban Kerja Adi Permana 2012 Metode Work sampling,

Perbedaan antara penelitian ini dengan penelitian terdahulu terdapat pada

Kerangka Pemikiran Penelitian

Dinas Perumahan dan Gedung Pemerintah Daerah (DPGP) Provinsi DKI

Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilakukan pada Dinas Perumahan dan Gedung Pemerintah

Visi dan Misi DPGP Provinsi DKI Jakarta

Perencanaan Sumber Daya Manusia

Sekretariat DPGP Provinsi

Sub Bagian Sub Bagian Sub Bagian Sub Bagian

Perhitungan Beban Kerja Pegawai

Jumlah Kebutuhan Ideal (Menurut Kementrian Pendayagunaan

Gambar 2. Kerangka Pemikiran

Jenis dan Sumber Data

Metode Pengambilan Sampel

Tabel 2 Rincian penarikan sampel bagian sekretariat

Berdasarkan Tabel 2 tersebut dapat diketahui jumlah sampel terpilih adalah

Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan data terkait Pegawai diperoleh melalui metode work

Pengolahan dan Analisis Data

Penelitian mengenai beban kerja pegawai yang diperoleh menggunakan

Perhitungan Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai

Tabel 3 Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas

HASIL DAN PEMBAHASAN

Gambaran Umum Dinas Perumahan dan Gedung Pemerintah Daerah

Dinas Perumahan dan Gedung Pemda (DPGP) Provinsi DKI Jakarta

Bangunan Gedung (KTBG) yang dibentuk berdasarkan Peraturan Gubernur

Profil Pegawai Bagian Sekretariat

Bagian Sekretariat terbagi menjadi empat Subbagian yaitu Subbagian

Sub Bagian Sub Bagian Sub Bagian Program Sub Bagian