Yunus menjelaskan bahwa surat adalah sehelai kertas atau lebih yang di dalamnya tertulis pesan, yang disajikan dalam format yang khas, yaitu format surat. Pesan yang terkandung di dalamnya dapat berisi pemberitahuan, penghiburan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, penawaran, penolakan atau persetujuan. Secara garis besar surat berfungsi sebagai sarana komunikasi tulis dalam konteks formal yang di dalamnya dapat berisi pemberitahuan, penghiburan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, penawaran, penolakan, penjelasan atau klarifikasi. Jika membahas tentang bagian-bagian surat, sebenarnya terdapat bagian utama yang wajib hadir, sebagaimana penulis paparkan di awal pembahasan, yakni tempat dan waktu penulisan, salam pembuka-penutup, pesan yang ingin disampaikan, dan juga identitas penulis surat. Bagian ini pula yang ada dalam surat pribadi dan surat dinas. 1. Kepala Surat, 2. Nomor Surat 3. Tgl,Bulan, dan Tahun 4. Lampiran 5. Perihal (hal) 6. Alamat Surat 7. Salam Pembuka 8. Isi 9. Salam Penutup 10. Jabatan Penulis Surat 11. Tanda Tangan 12. Nama Terang 13. NIP ( Bagi PNS ) 14. Cap Dinas/ Cap Jabatan 15. Tembusan 16. Inisial