PENYUSUNAN PEDOMAN TATA LAKSANA

Dr. Hastori, MAFIS.

Asisten Deputi
Asesmen dan Koordinasi Pelaksanaan Kebijakan Kelembagaan dan Tata Laksana
Perekonomian dan Kemaritiman
Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Jakarta, 30 Agustus 2016
Pendayagunaan Aparatur Negara

Kelembagaan Kepegawaian

Pengawasan Ketatalaksanaan
 8 Area Perubahan Reformasi Birokrasi
Area Perubahan Hasil Yang Diharapkan

Organisasi Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing)

Sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien,

Tatalaksana
terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance

Peraturan Perundang-
Regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih dan kondusif
undangan

Sumber daya manusia SDM apatur yang berintegritas, netral, kompeten, capable,
aparatur profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera

Pengawasan Meningkatnya penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan

bebas KKN

Akuntabilitas Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi

Pelayanan publik Pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat

Pola pikir (mind set) dan Birokrasi dengan integritas dan kinerja yang tinggi
Budaya Kerja (culture set)
Aparatur
PERSEPSI TERHADAP
PERSOALAN UTAMA
BIROKRASI

Elitis Kompetensi
SDM
Rendah
Berbelit belit
Struktur
Inefisien Terlalu
Besar
Inefektif
Proses Kerja
Korup Tidak Jelas
 PERUBAHAN POLA KERJA
PEMERINTAH

• Membangun Struktur
• Mererut SDM sebanyak-
banyaknya
• Kelemahan: Tidak mengenali
sumber masalah
Gaya Lama
Era Modern
• Membangun Konektivitas
melalui proses kerja
• Struktur organisasi dan SDM
mengacu kepada proses kerja
• Penguatan Teknologi
 Level Business Process Pemerintahan
Level
Nasional
1
Bisnis Proses antar Pusat dan Daerah

Level
Pusat/Daerah
Bisnis Proses antar Kementerian, 2
Lembaga, dan Daerah

Level
Kementerian/Lembaga/Prov/Kab/Kota

Bisnis Proses antar Unit Eselon I pada 3

Kementerian/Lembaga atau Bisnis Proses
antar SKPD

Unit Eselon I/SKPD Level

SOP
Bisnis Proses antar Unit Eselon II ke
(Permenpan 35/2012)
bawah pada Unit Eselon I atau Bisnis
4
Proses pada SKPD
 PERMASALAHAN
• Koordinasi antar unit organisasi di tingkat
Kementerian/Lembaga/Pemda belum berjalan
maksimal.
• Unit organisasi masih belum memperhatikan
keterkaitan proses dengan unit organisasi lainnya;
• Kebijakan yang ada saat ini belum memadai dan
masih menimbulkan perbedaan persepsi dalam
pelaksanaannya;
 Bisnis Proses
input output
Pemerintah Pemerintah
Proses Utama
Pelaku input output Pelaku
Usaha Usaha
input output
Masyarakat Masyarakat
Proses Pendukung

Proses
Management/Sumberdaya

• Proses Utama merupakan Proses yang menghasilkan barang/jasa yang diterima atau
mempunyai dampak pada penerima layanan eksternal.
Contoh: perumusan kebijakan, pelaksanaan kebijakan
• Proses Pendukung merupakan Proses yang biasanya tidak terlihat oleh penerima layanan
eksternal, tetapi mendukung proses utama.
Contoh: penelitian dan pengembangan, pendidikan dan pelatihan, IT, perancangan undang-
undang
• Proses Manajemen/Sumberdaya merupaka Proses yang mengorganisasikan,
mengkoordinasikan, memonitor dan mengarahkan kegiatan-kegiatan organisasi.
Contoh: perencanaan strategis, penataan organisasi, alokasi anggaran, pengadaan pegawai
 Tahapan Proses
Business-process
Alur pekerjaan yang diarahkan pada
The work flow that is required to
pencapaian tujuan organisasi
conduct a major business objective

A logical,
Pola related,dan
keterkaitan sequential
urutan
set work flow
pekerjaan thatmakro
proses makes up a
major part of the macro-
process
Sub-processes
Kumpulan
Things thataktivitas yang
take place within
Activities menghubungkan
the antar
process (usually unit
performed
by cross units)
SOP Macro Langkah-langkah rinci tugas
(Cross Function Map) Detailed steps taken
untuk membentuk to
suatu
perform
aktivitasan activity.
Tasks
9
SOP Micro
 PERMENPAN 12/2011

Tata laksana (business process) adalah sekumpulan aktivitas

kerja terstruktur dan saling terkait yang menghasilkan
keluaran yang sesuai dengan kebutuhan pengguna

Aktivitas adalah
serangkaian tindakan
sistematis dengan
Pengguna adalah
menggunakan alat kerja
penerima keluaran yang
atau sarana kerja untuk
dihasilkan suatu tata
menghasilkan bagian-
laksana sesuai dengan
bagian kelengkapan
kebutuhannya
keluaran suatu tata
laksana
Pengguna
MENGAPA PERLU DILAKUKAN PENATAAN
TATA LAKSANA?
 REINVENTING GOVERNMENT
(David Osborne&Ted Gaebler)

• RG mengadopsi Perekayasaan Tata laksana (Business Process

Reengineering/BPR)
• BPR: Perubahan fundamental dan radikal
• BPR: Penataan institusi dilakukan dari proses awal kronolgi
organisasi, yaitu visi dan misi
• BPR: Proses kunci dari penerapan BPR adalah membuat tata laksana
yang baru sesuai dengan visi dan misi tersebut
KENDALA

Waktu yang Membutuhkan

Sulit Diterapkan
dibutuhkan lama Biaya Besar
• Penataan Tatalaksana dengan fokus kepada
proses kerja yang bermasalah saja
• Penataan menyesuaikan dengan struktur dan
SDM yang sudah ada
• Perubahannya bertahap (inkremental),
sehingga bisa dikerjakan secara berkelanjutan
menyesuaikan dengan biaya yang ada
• Tidak menyentuh seluruh organisasi
• Gabungan dari prinsip-prinsip BPR+BPI +
Infrasruktur teknologi
• BPM menggabungkan pendekatan
prosessentris dan lintas-fungsional untuk
meningkatkan cara organisasi mencapai tujuan
mereka
• BPM adalah pendekatan penataan tatalaksana
paling mutakhir, dengan menempatkan tata
laksana (business process) sebagai pusat
perhatian dalam mengelola organisasi
 Analisis Kebutuhan
Pemetaan
dan Analisis
Perancangan Tatalaksana

Implementasi
Evaluasi

Pemberlakuan Perbaikan
Tatalaksana

Monitoring
Pahami arahan strategis organisasi

Identifikasi Tatalaksana

Identifikasi nama dan tipe tatalaksana

Tentukan siapa pengguna tatalaksana

Uraikan kegiatan yang membentuk rantai tatalaksana

Tentukan masukan utama tatalaksana

Tentukan keluaran utama tatalaksana

Tentukan pemilik (owner) tatalaksana

 S E R A
Simplification Elimination Reengineering Automation

Proses Kerja yang Proses Kerja yang Proses Kerja yang Proses Kerja yang
rumit tidak perlu belum ada, ada diintegrasikan
disederhanakan dieliminasi diciptakan dengan teknologi

MENINGKATKAN EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI PROSES MANAJEMEN

PEMERINTAHAN
CONTOH PETA BISNIS
18 of x
PROSES
Terima Kasih