KONSEP PROYEK PERUBAHAN

Senang dapat
hadir di tengah
bapak sekalian…

Dra. Hj. Lela Rochmatin Emod, M.MPd

Balai Diklat Keagamaan Bandung
Tahun 2016
menu kita hari ini :
Konsep Proyek Perubahan
 DESKRIPSI SINGKAT
Mata Diklat ini membekali peserta dengan
kemampuan untuk menentukan area dan
cakupan perubahan arah kebijakan instansi dan
isu strategis nasional melalui pembelajaran
format dan isi proyek perubahan

KOMPETENSI DASAR
Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta
diharapkan mampu menjelaskan format
perubahan dan isi proyek perubahan
9/9/2019
 PROYEK
Adalah
Sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang
telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu
selesainya untuk mencapai tujuan dan hasil yang
spesifik, serta unik
pada umumnya untuk menghasilkan sebuah
perubahan yang bermanfaat atau yang
mempunyai nilai tambah
 PERUBAHAN
Adalah
Peralihan dari kondisi yang sudah diketahui (sekarang) ke
kondisi baru yang mungkin masih tidak menentu

Untuk :
1. Meningkatkan kinerja
2. Memenuhi tuntutan kondisi
3. Memperkuat daya saing
4. Meningkatkan kualitas
5. Menjadi lebih efisien
Sebagai
Persiapan dan Alat kontrol masa depan, Respon isu yang
mendesak, Tuntutan kehidupan, Reaksi pelanggan, Reaksi
karyawan/pegawai, Kondisi keuangan, Jadwal yang ketat,
Kebutuhan organisasi, Isu lingkungan dlsb
 PROYEK PERUBAHAN
Adalah
 salah satu kegiatan pembelajaran pada diklat
kepemimpinan pola baru untuk mewujudkan dan
menerapkan kompetensi kepemimpinan yang telah
dimiliki sesuai tingkat eseloneringnya.
 kegiatan pembelajaran dimana sebagian besar
waktunya non klasikal untuk melakukan
terobosan/inovasi di lingkungan instansinya guna
meningkatkan kinerja organisasi. Kompetensi yang
ingin dibangun pada diklat kepemimpinan TK. IV
pola baru adalah membentuk sosok pemimpin
operasional yang memiliki kemampuan yang tinggi
dalam menyusun perencanaan kegiatan instansi
sesuai dengan tanggungjawabnya.
 MENGAPA DIPERLUKAN PEMIMPIN
PERUBAHAN ?

TANTANGAN TANTANGAN
BIROKRASI
INTERNAL: EXTERNAL:
PELAYANAN PUBLIK - GLOBALISASI

MENGAPA DIPERLUKAN PEMIMPIN

PERUBAHAN ?
 PEMIMPIN PERUBAHAN
Perubahan perlu pemimpin yang kuat dan aktif
untuk menghadapi masalah dan tantangan
selama proses perubahan
Permasalahan dipastikan selalu ada, dan tidak
ada jaminan proses ini akan berjalan atau
memberikan hasil sesuai yang diinginkan
 PEMIMPIN PERUBAHAN
Sukono Soebekti

Tipologi pemimpin di era yang rentan terhadap

perubahan dicirikan oleh beberapa hal;
1. Pemimpin itu harus memiliki wawasan yang baik
sehingga ia dapat mengetahui kebutuhan di masa
yang akan datang
2. Pemimpin harus bersikap partisipatif, karena
rancangan visi harus diyakini oleh seluruh organisasi
3. Pemimpin tersebut harus dapat mensinergikan semua
aktifitas yang terjadi dalam organisasi sehingga
organisasi dapat bergerak dengan arah yang pasti dan
memfokuskan pada satu tujuan
4. Pemimpin tersebut juga dituntut untuk melakukan
management of diversity, dapat me manage
kebhinekaan
 MEMIMPIN PERUBAHAN
Irma Triana,
Corporate HR Sahabat Utama Manajemen on behalf Firstasia
Consultants

 Perubahan bukanlah perubahan pribadi, bukan pula untuk

membentuk organisasi baru. Tetapi perubahan merupakan
sebuah proses dimana organisasi sedang fokus terhadap
apa yang terjadi di dalamnya untuk menyikapi perubahan
dari lingkungan sekitar. Karena turbulensi perubahan inilah
yang akan memaksa organisasi untuk berubah agar dapat
bertahan (sustain). Dan kunci utama perubahan tersebut
dapat berhasil adalah semua pelaku perubahan dapat
mengkomunikasikan arti pentingnya perubahan dan visi
misi setelah perubahan dilakukan, serta umpan balik
spontan terhadap hasil perubahan yang sudah terjadi
sekecil apapun itu sebagai bentuk apresiasi.
 MEMIMPIN PERUBAHAN
Bisnis Indonesia
• Dalam menjalani perubahan yang penuh tantangan,
rasa antusias perlu dihadirkan dari awal perencanaan
proses perubahan dan memainkan peran yang sangat
penting.
• Hanya dengan memiliki antusias yang ditunjukkan
secara nyata, seorang pemimpin dapat meminta
dukungan rasa antusias yang sama dari para
anggotanya.
• Unsur “kesinambungan” harus diperhatikan dalam
menghidupkan rasa antusias, jangan sampai seorang
pemimpin kehilangan semangat di tengah-tengah
berlangsungnya proses perubahan.
 MEMIMPIN PERUBAHAN
• Agar dapat dilaksanakan dengan efisien, perubahan
memerlukan himpunan energi yang relatif besar. peran
pemimpin dalam memanajemeni perubahan juga
mencakup peran sebagai “bos”, di mana karisma, kekuatan
pribadi dan kepercayaan diri harus hadir. Keyakinan diri
perlu ditumbuhkan, agar di dalam diri para pengikut kita
tidak terdapat keraguan dalam melangkah, karena merasa
memiliki seorang pemimpin yang handal dan memiliki
kredibilitas yang tidak diragukan.
• Dalam mengelola perubahan, tidak dapat dipungkiri bahwa
kita sebagai manusia biasa akan lebih mudah merasa tidak
mampu dan lebih mudah merasa tertekan dan ingin
melepaskan diri apabila dihadapkan dalam kondisi krisis.
Kita dapat mempersiapkan bekal untuk memantapkan diri
dalam berbagai kondisi dengan terlebih dahulu memiliki
kemampuan dan integritas diri yang jelas.
 HARAPAN PADA PROYEK PERUBAHAN
TERPILIH
 Proyek Perubahan harus betul-betul merupakan ide
terobosan dari peserta, bukan dari orang lain
 Proyek Perubahan merupakan hasil proses diagnosis pada
unit kerja yang dipilih yang dilakukan pada saat ini (isu
masih up to date)
 Proyek Perubahan diyakini mendapat dukungan penuh dari
atasan langsung
 Proyek Perubahan diyakini dapat meningkatkan kinerja
organisasi
 Bermanfaat atau memberi keuntungan terhadap organisasi
 Mendapat dukungan sumberdaya, restu, dan manageable
karena adanya batasan-batasan
 AREA PERUBAHAN

E
S
E
L
O
PROGRAM: ESELON III
N
I

KEGIATAN: ESELON IV
ESELON II
 8 AREA PERUBAHAN
AREA PERUBAHAN HASIL YANG DIHARAPKAN
Organisasi Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran
Tatalaksana Sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif,
efisien, terukur dan sesuai prinsip2 Good Governance
Sumber daya manusia SDM aparatur yang berintegritas, netral, kompeten,
Aparatur capable, profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera
Peraturan perundang- Regulasi yang lebih tertib, tidak tumpangtindih dan
undangan kondusif
Pengawasan Meningkatnya penyelenggaraan pemerintahan yang
bebas KKN
Akuntabilitas Meningkatnya kapasitas dan kapabilitas kinerja birokrasi
PELAYANAN PUBLIK PELAYANAN PRIMA SESUAI KEBUTUHAN DAN HARAPAN
MASYARAKAT
Budaya Kerja aparatur Birokrasi dengan integritas dan kinerja yang tinggi
(cultureset and
mindset)
 TANTANGAN SEBUAH PROYEK
1. Ruang lingkup pekerjaan
2. Waktu pekerjaan
3. Anggaran pekerjaan
4. Faktor keselamatan
5. Bagaimana mengoptimalisasikan dan
pengalokasian semua sumberdaya dan
mengintegrasikannya untuk mencapai tujuan
proyek yang telah di tentukan
 PRODUK
 DOKUMEN PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN DAN
LAPORAN KEGIATAN TAKING OWNERSHIP pada saat
setelah breakthrough I
 BAHAN PAPARAN menjelang seminar Proyek
Perubahan
 DOKUMEN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
pada saat menjelang PAPARAN SEMINAR dan
pelaksanaan Laboratorium Kepemimpinan
 Dokumen Hasil Pelaksanaan Proyek Perubahan beserta
Lampiran Laporan Kegiatan SELAMA LABORATORIUM
KEPEMIMPINAN setelah berakhirnya breakthrough II
telah disiapkan sebagai bahan paparan SEMINAR
 BAHAN PAPARAN tersebut diserahkan kepada
penyelenggara sehari sebelum Seminar Proyek
Perubahan
 TAKING OWNERSHIP
(BREAKTROUGH I)
Penawaran konsep perubahan/reformasi yang
diajukan peserta Diklat pim kepada instansi
atas isu /kegiatan organisasi yang bermasalah
 TAKING OWNERSHIP

MENTOR

TIM

COACH
DAN
COUNSELLOR REFORMER/
PESERTA DIKLATPIM
TINGKAT IV
 TUGAS PESERTA
1. Menetapkan area perubahan terkait dengan tugas pokok
dan fungsinya masing-masing
2. Berkonsultasi dengan coach/pembimbing tentang area
perubahan
3. Berkonsultasi dengan mentor/atasan langsung tentang
area perubahan
4. Mempengaruhi atasan langsung untuk menerima area
perubahan
5. Mempengaruhi stakeholder langsung untuk menerima
area perubahan
6. Mempengaruhi bawahan untuk menerima area
perubahan dan memobilisasi mereka sebagai anggota tim
efektif proyek perubahan
7. Mendokumentasikan semua kegiatan baik secara visual,
dokumen-dokumen rapat, undangan, dsb
 LAPORAN TAKING OWNERSHIP I
1. Cover
2. Formulir kesepakatan area perubahan
3. Formulir untuk mentor
4. Formulir untuk coach
5. Formulir kegiatan
6. Lampiran
a. Foto
b. Undangan
c. Materi
d. Daftar hadir
e. dll
 LAPORAN TAKING OWNERSHIP
JUDUL

Oleh
…………………………..
NIP

BALAI DIKLAT KEAGAMAAN BANDUNG

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN…….
TAHUN……..
 FORMULIR KESEPAKATAN AREA PERUBAHAN
A. Uraian Tugas dan Fungsi
Uraikan tugas dan fungsi sesuai dengan peraturan perundangan yang
berlaku
B. Target area perubahan
Jelaskan tentang tugas dan fungsi yang mengalami permasalahan
(sebaiknya/bisa lebih dari 1)
C. Identifikasi permasalahan
Jelaskan permasalahan yang dihadapi secara rinci (kondisi saat ini)
berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi (penjelasan tentang
permasalahan berkaitan dengan tugas dan fungsi yang menjadi target
area perubahan
D. Area Perubahan yang disepakati
Tuliskan tugas/fungsi yang disepakati akan menjadi target perubahan
E. Kondisi yang di harapkan
Jelaskan kondisi yang diinginkan dengan adanaya rencana perubahan
yang akan dilakukan
 FORMULIR UNTUK MENTOR
1 Nama Peserta
2 Instansi
3 Topik yang dijadikan proyek
perubahan
Catatan terhadap rencana aksi perubahan yang disiapkan peserta

Rekomendasi

…….., …………………2016
Atasan Langsung

……………………………………..
NIP
 FORMULIR UNTUK COACH
1 Nama Peserta
2 Instansi
3 Topik yang dijadikan proyek
perubahan
Catatan terhadap rencana aksi perubahan yang disiapkan peserta

Rekomendasi

…….., …………………2016
Coach

……………………………………..
NIP
 FORMULIR KEGIATAN
Nama peserta
No Absen
Jabatan
Instansi
Topik Proyek Perubahan
Kondisi yang di harapkan 1.
2.
3.
dst
Konsultasi dan Bimbingan yang dilakukan pada tahap Breakthrough I

No Hari ke/ tgl Kegiatan Output TT Mentor

1 Selasa, 13 sept ‘16
2 Rabu, 14 Sept ‘16
3 Kamis, 15 sept ‘16
4 Jumat, 16 sept’16
 sekian
dan
terima kasih
semoga
bermanfaat