TIM EFEKTIF

OLEH TIM LAN

 AGENDA PEMBELAJARAN

Evaluasi

PEMIMPIN PERUBAHAN
5. Proyek 2. Diagnosa
Perubahan Perubahan
PESERTA

1.
enguasa
Diri
4. Tim
Efektif 3. Inovasi
 LABORATORIUM
KEPEMIMPINAN

MENTOR

TIM

COACH
DAN
COUNSELLOR REFORMER/
PESERTA DIKLATPIM
TINGKAT III
 DESKRIPSI SINGKAT:

• Membekali peserta dengan kemampuan membangun tim

efektif untuk mengelola kegiatan instansinya melalui
pembelajaran, identifikasi stakeholder, pemetaan nilai dan
interest stakeholder, dan strategi berkomunikasi.
• Mata diklat ini diisajikan secara interaktif melalui metode
ceramah interaktif, diskusi, dan praktik.
• Keberhasilan peserta dinilai dari kemampuannya
membangun persepsi yang sama di antara para stakeholder
untuk mewujudkan pengelolaan kegiatan instansinya.
 HASIL BELAJAR
Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta
diharapkan mampu membangun tim yang efektif
untuk mewujudkan pengelolaan kegiatan
organisasi.
 INDIKATOR BELAJAR

1. Mengidentifikasi stakeholder dalam mengelola

kegiatan instansi
2. Memetakan nilai dan kepentingan stakeholder
3. Menyamakan persepsi stakeholder.
4. Mempengaruhi stakeholder
5. Mengajak stakeholder membentuk tim efektif.
 d). Peta Stakeholders
Level Kualitas Peta Stakeholders Perubahan
4 Semua stakeholders berikut potensi resistensi (kontra) dan
dukungan (pro) tergambar dengan jelas
3
Peta stakeholders tidak mencakup semua stakeholders, potensi
resistensi dan dukungan tergambar dengan jelas

2 Peta stakeholders mencakup semua stakeholders, potensi

resistensi dan dukungan tidak tergambar dengan jelas
1 Peta stakeholders tdk mencakup semua stakeholders, potensi
resistensi dan dukungan belum tergambar dengan jelas
BAGAIMANA CIRI-CIRI TIM YANG
EFEKTIF?
IDNTIMES
 WHAT IS A
TEAM?

Tim adalah sebuah kelompok individu yang tidak

dapat menyelesaikan tugas-tugasnya tanpa bantuan
orang lain (Spector, 2003; 292)
Tim adalah kumpulan dua orang atau lebih yang
mempunyai komitmen bekerjasama dalam
mencapai tujuan dan saling ketergantungan
 TAHAPAN
PERTUMBUHAN TIM
1. TINGKAT FORMING
(pesimis/optimis: belajar memilah masalah)
2. TINGKAT STORMING
(reaksi sikap terhadap yang dihadapi)
3. TINGKAT NORMING
(mulai menerima perbedaan, rekonsiliasi, harmonisasi)
4. TINGKAT PERFORMING
(saling memahami, gagasan penyempurnaan)
5. TINGKAT ADJOURNING
(Pelepasan, merasa sedih berpisah)
 TIM EFEKTIF
1. Anggota menyadari akan ketergantungan mereka
2. Adanya sense of belonging dan komitmen
3. Anggota memiliki kontribusi thd keberhasilan
organisasi
4. Anggota bekerja dlm suasana saling percaya
5. Anggota menjalankan komunikasi dgn tulus
6. Anggota didorong utk menambah keterampilannya
utk diterapkan dlm tim
7. Adanya kesadaran bahwa konflik adalah suatu yg
wajar & dapat mendorong kreativitas
8. Anggota berpartisipasi aktif dalam pengambilan
keputusan tim
TIM DALAM PROYEK PERUBAHAN
• Tidak merujuk pada kelompok yang sengaja dibentuk
secara khusus untuk mencapai tujuan (tim informal).
• Coalition Building (membangun beberapa unsur untuk
membangun kekuatan/dukungan penuh secara
informal).
• Menciptakan komunikasi mempengaruhi stakeholder
dalam mewujudkan proyek perubahan (Leadership)
• Memadukan kamampuan teknis dan kemampuan
mengelola stakeholders dalam kaeberhasilan
menjalankan program
 Stakeholders

 Siapa saja (orang, organisasi, komunitas) yang

dipengaruhi oleh atau mempengaruhi suatu upaya
perubahan organisasi.
 Mereka yang memiliki kepentingan kuat terhadap Upaya
itu, baik alasan akademik, filosofis, atau politis, sekalipun
mereka dan keluarganya, teman dan rekannya tidak
langsung dipengaruhi upaya itu
• Stakeholder yaitu orang yang memiliki minat
maupun kepentingan /perhatian pada
permasalahan, di dalam suatu usaha. Hal ini
bisa menyangkut kepentingan finansial atau
kepentingan lainnya.
• Jika orang tersebut terkena pengaruh dari apa
yang terjadi pada usaha tsb, baik itu dampak
negatif atau positif orang tersebut dapat
dikatakan sebagai stakeholder.
KATEGORI STAKEHOLDER

PRIMER Langsung dipengaruhi

positif/negatif

Secara tidak langsung

SEKUNDER dipengaruhi positif/
negatif

Yang bisa mempegaruhi

UTAMA positif/negatif
 Stakeholder “Primer”
• Stakeholder primer merupakan stakeholder yang memiliki kaitan
kepentingan secara langsung dengan suatu kebijakan, program dan
proyek. Mereka harus ditempatkan sebagai penentu utama dalam
proses pengambilan keputusan.
Contoh:
• Masyarakat dan tokoh masyarakat, masyarakat yang terkait dengan
proyek yakni masyarakat yang di identifikasi akan memperoleh
manfaat dan yang akan terkena dampak “kehilangan tanah dan
kemungkinan kehilangan mata pencaharian” dari proyek ini.
Sedangkan tokoh masyarakat ialah anggota masyarakat yang oleh
masyarakat ditokohkan di wilayah itu sekaligus dianggap dapat
mewakili aspirasi masyarakat. Begitupun dengan lembaga/badan
publik yang bertanggung jawab dalam pengambilan dan
implementasi suatu keputusan.
 Stakeholder Pendukung “Sekunder”
• Stakeholder pendukung “sekunder” ialah stakeholder yang tidak memiliki kaitan
kepentingan secara langsung terhadap suatu kebijakan, program dan proyek tetapi
memiliki kepedulian “concern” dan keprihatinan sehingga mereka turut bersuara dan
berpengaruh terhadap sikap masyarakat dan keputusan legal pemerintah. Yang
termasuk dalam stakeholder pendukung “sekunder” yaitu:
• Lembaga “Aparat” pemerintah dalam suatu wilayah tetapi tidak memiliki tanggung
jawab langsung.
• Lembaga pemerintah yang terkait dengan issue tetapi tidak memiliki kewenangan secara
langsung dalam pengambilan keputusan.
• Lembaga swadaya masyarakat “LSM” setempat, LSM yang bergerak di bidang yang
bersesuai dengan rencana, manfaat, dampak yang muncul yang memiliki concern
“termasuk organisasi massa yang terkait”.
• Perguruan tinggi yakni kelompok akademisi ini memiliki pengaruh penting dalam
penmgambilan keputusan pemerintah serta pengusaha “Badan Usaha” yang terkait
sehingga mereka juga masuk dalam kelompok stakeholder pendukung.
• Pengusaha “Badan Usaha” yang terkait.
 Stakeholder Kunci (Utama)
• Stakeholder kunci merupakan stakeholder yang
memiliki kewenangan secara legal dalam hal
pengambilan keputusan. Stakeholder kunci yang
dimaksud ialah unsur eksekutif sesuai levelnya,
legislatif dan instansi. Stakeholder kunci untuk suatu
keputusan untuk suatu proyek level daerah kabupaten.
• Yang termasuk dalam stakeholder kunci yaitu:
Pemerintah kabupaten.
•
DPR kabupaten.
•
Dinas yang membawahi langsung proyek yang
bersangkutan.
 LAPORAN KHUSUS

TOP99
INOVASI
PELAYANAN
PUBLIK2018

m IL VINlltmPlillNUNAMMNII...,_
IMNld zw•....
Sebelum & Sesudah
Biru (B)
Ungu (U)
Hijau (H)
Pink (P)
Orange (O)
IFTHE STAKEHOLDER'S ATIITUDE IS NEGATIVE, WHAT
IS IT THEY ARE AFRAID OF?

WHAT CAN YOU DO TO ADDRESS THEIR FEARS OR GAIN

THEIR SUPPORT?

IFYOU THINK THEY ARE GOING TO OPPOSE THE

PROJECT, HOW DO YOU PLAN TO DEAL WITH THAT?

DO WE NEED TO INCLUDE THESE OTHER

STAKEHOLDERS IN OUR PLANNING ALSO?
 Kelompok Stakeholders
High High
Influence, Influence,
Low Interest High Interest
(Latents) (Promoters)
INFLUENCE
(PENGARUH)

Low Low
Influence, Influence,
Low Interest High Interest
(Apathetics) (Defenders)

INTEREST
 Individual Work
Bagaimana
Stakeholde Bagaimana
Tingkat Apa yang kita Apa Kepentingan Mengkomunik
Mendapatkan
r yang Pengaruh/ butuhkan dari dan kepedulian
Dukungan/Meminim
asikan ke
terlibat Kepentingan mereka? mereka? kelompok ini
alkan Penentang
(stakeholder)

Internal:

Unit A P5, K5 (+) Promosi Gratis, Melakukan komunikasi Melalui Proposa,

Dana dengan pimpinannya surat resmi dan
Memfasilitasi
penyediaan dana secara intens persuasive.

Unit B P5, K5 (-)

Eksternal

Tomas C

Toga B
 Ciri-ciri ke Kelompok
Stakeholders:
• Promoters memiliki kepentingan besar terhadap Upaya dan
juga kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil (atau
menggelincirkannya)
• Defenders memiliki kepentingan pribadi dan dapat me-
nyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuat-
annya kecil untuk mempengaruhi Upaya
• Latents tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat
dalam Upaya, tetapi memiliki kekuatan besar untuk
mempengaruhi Upaya jika mereka menjadi tertarik
• Apathetics kurang memiliki kepentingan maupun kekuat-an,
bahkan mungkin tidak mengetahui adanya Upaya
 Tugas terkait Film Kereta
• Buatlah 2 peta stakeholder terkait film
tersebut sebelum dan sesudah mendapat
pengaruh.
• Stakeholdernya:
– Ungu tua, ungu muda, pink, hijau, coklat
• Proper:
– Gerobak yang akan didorong.
 Tugas Individu
1. Identifikasilah stakeholder Anda terkait
penyelesaian proyek perubahan Anda.
2. Buatlah 2 peta stakeholder;
1. Untuk perencanaan
2. Prediksi perubahan setelah proyek perubahan.
3. Presentasikan
 Menganalisis
Stakeholders

• Stakeholders Utama pada umumnya adalah Promoters

• Kuadran ini dapat membantu memutuskan bagaimana mengelola
Stakeholders
• Agar Upaya berhasil, perlu mengembangkan Promoters agar memahami
penuh dan menerima proses Upaya se-penuh hati
• Mereka bisa mengajak Stakeholders lain bergabung serta mendorong
mereka berpartisipasi dalam perencanaan, implementasi, dan evaluasi
Upaya
• Mereka bisa menjadi mentor atau mitra bagi Stakeholders lain
 Mengelola Stakeholders
(1)

 Benar-benar bisa membuat Upaya berjalan
Promoters (High Influence / High Interest)
 Jika positif, maka perlu diperkuat dan dilibatkan dalam
pekerjaan yang akan dinikmatinya
 Jika gagasannya tidak jalan, yakinkan bahwa mereka tahu
mengapa, dan mengapa alternatifnya lebih baik
 Latents (High Influence / Low Interest)
 Bisa sangat membantu jika dapat diyakinkan akan pentingnya
Upaya bagi kepentingan mereka sendiri atau untuk kebaikan
yang lebih besar
 Perlu didekati dan diberi informasi, setiap kali perlu dilakukan
kontak dengan mereka
 Tunjukkan bagaimana Upaya memiliki efek positif terhadap
isu maupun populasi yang menjadi perhatiannya
 Mengelola Stakeholders (2)
• Defenders (Low Influence / High Interest)
• Bisa sangat membantu jika mereka tetap mendapat
informasi dan kita tidak perlu khawatir tertang ke
terlibatannya di masa datang
• Mereka sering memberikan waktu dan keterampilannya saat
Upaya perlu bertahan hidup
• Apathetics (Low Influence / Low Interest)
• Tidak peduli terhadap Upaya
• Menjadi Stakeholders karena kebetulan menjadi anggota
suatu kelompok atau karena posisinya di ko-munitas
• Sebaiknya tidak mengganggu mereka, walaupun bisa diberi
informasi melalui newsletter
 Mengelola Stakeholders (3)
Menarik orang / organisasi ke dalam proses dan meng
gerakkan ke arah Promoters
• Memperlakukan mereka dengan respek
• Memberi informasi apapun, training, mentoring, dan/atau
dukungan yang diperlukan agar mereka tetap terlibat
• Menemukan tugas atau pekerjaan yang perlu dilakukan
yang menarik minat dan menggunakan bakat mereka
• Menjaga semangat mereka dengan memuji, merayakan,
apresiasi kecil, dan secara terus menerus mengingatkan
pencapaian Upaya
• Melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan
 Mengelola Stakeholders
(4)
•
se-
Mengajak mereka mengerjakan pembuatan konsep,
perencanaan, implementasi, dan evaluasi Upaya dari
•
jak awal
Apabila mengawali hanya dengan sedikit kekuasaan /
• memperoleh dan melatih pengaruhnya dengan
pe-ngaruh, mereka perlu dibantu belajar bagaimana
bekerja bersama orang lain, dan
• mengembangkan keterampilan pribadi, berpikir kritis,
dan politis
OBSERVASI & KEMUNGKINAN Langkah
TINDAKAN
6
KEMUNGKINAN
OBSERVASI
TINDAKAN

Bagaimana peta
Apa yang dapat
besar yang
kita lakukan?
dihasilkan?

Apa/Siapakah Siapa dapat

motor utamanya ? mengerjakan apa?

Dapatkah kita
Dimanakah
mengharapkan
kebuntuan terjadi
mereka
?
melakukannya?
 STRATEGI

... adalah jalan-jalan utama yang terpilih untuk menjamin

tercapainya tujuan secara efektif dan efisien (Santoso : 2005).

... adalah taktik, kiat, cara-cara yang baik dan menguntungkan

dalam suatu tindakan Dalam kamus induk istilah ilmiah (2003 :740)

... adalah rencana yang cermat mengenai kegiatan untuk mencapai

sasaran khusus (KBBI : 1996 : 964).
KOMUNIKASI
BERDASARKAN
STAKEHOLDERS
 Orang-orang ini harus dibuat tetap
senang. Mereka dengan kekuatan yang
besar tapi ketertarikan sedikit harus
tetap merasa puas. Ingat bahwa tingkat
ketertarikan dapat berubah dengan cepat
saat stakeholder tidak merasa puas
Ini adalah “pemeran kunci” yang harus
menjadi fokus utama dari waktu dan
usaha mengelola stakeholder. Cara untuk
mengelola orang-orang di kriteria ini
jangan lupa untuk mendengarkan mereka
dengan baik dari waktu ke waktu

Orang dengan ketertarikan yang rendah Orang-orang ini memiliki ketertarikan

dan kekuatan yang kecil menempati yang tinggi , tapi memiliki kekuatan
permintaan yang sedikit dalam yang kecil. Sedikit lebih diperlukan,
mengelola stakeholder khususnya dalam komunikasi

Pemetaan semua stakeholders pada grid ini, pada dasarnya anda sedang meilhat
kepentingan stakeholders pada sesuatu yang anda kerjakan, (contoh: proyek,
program atau kegiatan perubahan) dan kekuatan mereka untuk mempengaruhi apa
yang anda lakukan. Menurut posisi mereka anda bisa mulai untuk memilih tindakan
yang tepat.
Sumber :Stakeholder mapping
The power interest matrix www.academia.edu
(Smith and Skelton 2004)
 KOMUNIKASI
• “proses interaktif antara dua atau lebih orang yang
saling bertukar informasi yang bermanfaat melalui
kata-kata atau pesan-pesan baik secara verbal ataupun
tertulis”
• Ada dua pihak yang saling berhubungan : pemberi
informasi (sender) dan yang menerima informasi
(receiver).
 STRATEGI ...
• adalah jalan-jalan utama yang terpilih untuk
menjamin tercapainya tujuan secara efektif
dan efisien (Santoso : 2005).
• ... adalah taktik, kiat, cara-cara yang baik dan
menguntungkan dalam suatu tindakanDalam
kamus induk istilah ilmiah (2003 :740) ...
• adalah rencana yang cermat mengenai
kegiatan untuk mencapai sasaran khusus (KBBI
: 1996 : 964).
PENGERTIAN STRATEGI KOMUNIKASI

• Paduan dari perencanaan komunikasi

(communication planning) dan manajemen
komunikasi (communication manajement) untuk
mencapai suatu tujuan (goal).
• Secara operasional pendekatan (approach) bisa
berbeda-beda sewaktu-waktu, bergantung pada
situasi dan kondisi.
 Titik Kuadran
(Latents) (Promoters)
5
strategi keterlibatan komunikasi yang transparan
4 proaktif untuk membuat dan konsisten.
mereka puas/keep them
satisfied
(PENGARUH)

(Apathetics) (Defenders)
2
Tetap Awasi /Monitor mereka Jejak Pendapat, Email
1 Updates, Presentasi,
Publikasi.

1 2 3 4 5
(KEPENTINGAN)
. Low Power-Low Interest: Monitor
Kelompok ini tidak (dan tidak diharapkan) untuk secara aktif terlibat dalam proyek.
Kelompok ini bahkan tidak tahu dan tidak mau tahu lebih dalam mengenai proyek.
Namun, kita tetap harus tahu siapa mereka. Tetap Awasi /Monitor mereka dan
kemungkinan mereka untuk berpindak ke kategori pelanggan/pemangku
kepentingan lainnya.
2. High Power-Low Interest: Keep Satisfied
Kelompok ini adalah kelompok pihak-pihak yang memiliki wewenang dalam
mengambil keputusan. Mereka tidak memiliki kepentingan dan kesediaan untuk
terlibat secara aktif. Biasanya sulit untuk menjangkau dan berkomunikasi dengan
kelompok ini secara konsisten. Dalam mengelola kelompok ini dibutuhkan strategi
keterlibatan proaktif untuk membuat mereka puas/keep them satisfied.
3. High Interest-Low Power: Keep Informed
Kelompok ini terpengaruh oleh proyek namun tidak memberi dampak besar pada
proyek. Kelompok ini meminta waktu yang lebih banyak daripada yang bisa kita
berikan kepada yang lain. Karena itu penting untuk menemukan cara yang efisien
untuk membuat mereka terinformasikan / keep them informed. Beberapa cara
yang bisa digunakan: Jejak Pendapat, Email Updates, Presentasi, Publikasi.
4. High Interest-High Power: Manage Closely
Biasanya kelompok ini adalah Pemilik bisnis dan pemangku jabatan lain yang
berwenang mengambil keputusan. Mereka Biasanya mudah diidentifikasi. Kelompok
ini sangat penting karena dapat mengganggu/ mempertahankan/ mengembangkan
proyek. Kelompok ini biasanya mudah dilibatkan/actively engage dengan cara
memberlakukan komunikasi yang transparan dan konsisten.
Komunikasi dengan
(Promotors)
Stakeholders Key Player Komunikasi yang konsisten dan tetap
berkomitmen walaupun situasi berubah

Komunikasi langsung,harus dapat me-

respons pertanyaan secara langsung

Harus di-monitor terus menerus

Komunikasi yang memungkinkan
stakeholders dapat bertanya kapanpun
dan dapat menyediakan jawaban

Memahami masalah yang timbul dan

dapat memberi respon dengan cepat
Komunikasi dengan Susun Strategi komunikasi
bersama dengan stakeholders ini
(Defenders) (When,What Means,Why,Who)
Stakeholders Keep Informed
Gunakan software manajemen
yang memberikan laporan.

Laporkan status proyek ringkas dan

rinci.Anda harus membuat laporan
status setidaknya setiap dua minggu
dan didistribusikan di antara para
stakeholders

Anda perlu berusaha untuk bertemu

stakeholders selama proses manajemen
proyek.Hal ini untuk memastikan bahwa
informasi telah dibaca,baik melalui update
email atau melalui laporan status
Yang paling penting,Anda harus berbicara
dengan stakeholders untuk mengetahui apa
yang mereka harapkan dariAnda.Apakah
mereka ingin update mingguan,update
bulanan,atau hubungi hanya jika terjadi
masalah? Ini harus menjadi bagian dari rencana
membangun komunikasiAnda.
 Komunikasi Dengan (Latent)
Stakeholders Keep Satisfied
Berhati-hatilah t Jaga
entang peristiwa kepuasan
yang tiba-tiba mereka
bisa Mengirim
memindahkan informasi
mereka ke Key berkala
Players. tentang proyek
tetapi
Gunakan keterlibatan
metode tidak konstan.
Push
communication.

Antusias Pastikan
tentang mereka
perubahan mendukung
dan proyek tsb.
menjual
maMnfeamatb.erika Targetkan
n komunikasi
informasi untuk
untuk menyelaraskan
membantu dg tujuan proyek
mereka
menjadi
pendukung.

Stakeholder dalam kategori ini bisa jadi pengaruh yang kuat, tetapi karena mereka
berpotensi memiliki kepentingan rendah, anda perlu menemukan saluran digital yang sesuai
untuk menargetkan pesan mereka. Dengan cara ini mereka dapat memberikan konteks dan
mengatasi isu-isu spesifik yang menarik minat stakeholders, sehingga membangun dukungan
politik untuk proyek tersebut.
 Mengelola
hubungan pasif
–
tidak perlu
mencari
mereka.
Tetap sopan
Gunakan metode
dan bersikap push
sewajar nya communication
–
ketika tidak ada
bertemu interaksi
Berhati-hatilah kecuali diminta
tentang
peristiwa yang
tiba-tiba
bisa
memindahkan
mereka ke Key
Players.

Komunikasi Dengan (Apethetics)

Stakeholders Minimal Effort
PETAKAN STRATEGI KOMUNIKASI
DENGAN STAKEHOLDERS ANDA
 TEKHNIK KOMUNIKASI
Stakeholders

Promoters Latents Defenders Apathetics

Mengarahkan, Mengarahka Memberikan Mengelola

Memberikan n dan dukungan dan hubungan pasif –
Expectat

dukungan dan memberika terlibat dalam tidak perlu

ions

terlibat dalam n dukungan implementasi mencari mereka.

mengimple Proyek Tetap sopan
mentasikan Proyek Perubahan dan bersikap
Perubahan sewajarnya ketika
bertemu
Melaporkan, Mengkomu Melibatkan Gunakan metode
Communicati
Channels

mengkomunikasika kinasikan secara langsung push

Interaction

n, dan bertemu dan dalam communication

secara face to face. mensosialis implementasi
Disamping itu juga akan secara proyek
melibatkan mereka intens perubahan
 STRATEGI KOMUNIKASI
1. Terbuka
Kunci pertama untuk menciptakan Komunikasi yang efektif
adalah transparansi, yaitu informatif dan jujur dalam
berkomunikasi.
2. Terstruktur
Komunikasi yang terstruktur dapat dipresentasikan dalam cara
yang menarik agar mudah dimengerti oleh audiens.
3. Bersemangat
Komunikasi harus dikemas dengan nuansa yang bersemangat
untuk memastikan audiens segera bertindak setelah menerima
pesan.
 LANJUTAN…………….
4. Seimbang
Untuk menciptakan komunikasi yang efektif, Anda perlu
mengatur frekuensi pesan. Komunikasi yang terlalu sedikit
dapat menyebabkan kebingungan dan frustrasi. Di sisi lain,
komunikasi yang terlalu sering akan menyebabkan sikap apatis.
5. Profesional
Komunikasi harus dikemas secara profesional. Pesan yang
dibuat dengan baik dan tanpa kepentingan pribadi akan lebih
efektif dalam lingkungan kerja.
6. Wording
Pemilihan kata yang tepat akan menjadikan komunikasi lebih
efektif
We Don’t Create Super Reformer,
We Develop Super TEAM...

N E A R