Pemutakhiran Data

Sumber Daya Manusia

melalui
Human Resource Information System
HRIS
Jakarta, Oktober 2019
Bagian Manajemen Informasi SDM
Biro Sumber Daya Manusia
Sekretariat Jenderal
 HRIS SEBAGAI BACKBONE KEMENKEU DIGITAL

PROFIL LAPORAN
UPDATE DATA MANDIRI dan
- Data Pokok, Foto, dan Riwayat Mutasi OTOMASI UPDATE DATA DARI Decision Support System
- Perubahan Data Kepegawaian MODUL TRANSAKSIONAL HR Dashboard
- e-Dossier Struktur Organisasi
- Integrasi Data Diklat Antara Semantik Fitur Analisis Data Tahap I (Analisis Profil
dengan HRIS* Pegawai)*
Fitur Analisis Data Tahap II (Klasifikasi Image Foto
Profil Pegawai)*
LAYANAN ADMINISTRASI
Cuti Modul Ref. Organisasi – Modul Perencanaan
Izin Luar Negeri Jabatan* SDM
Melanjutkan Pendidikan* e-Performance Modul Manajemen
Sistem Pengelolaan Dosir Dialog Kinerja Individu Talenta
Kenaikan Pangkat Otomatis (KPO) SK PNS Digital Signature*
KGB Modul Kenaikan Pangkat
Penetapan Pensiun Otomatis (PPO)
Assessment Center dengan Digital Signature*
Nominatif Naik Pangkat Modul Kompetensi*
Nominatif Pensiun Modul Mutasi Promosi*
Modul Absensi*

Metode strategis untuk

mencapai tujuan Kementerian
Keuangan secara lebih efektif
dan efisien dengan HRIS sebagai
mendefinisikan, memetakan, Backbone Core
menyelaraskan, dan System Kemenkeu
mengintegrasikan empat
domain, yaitu bisnis, data,
aplikasi, dan teknologi. ENTERPRISE KEMENKEU HRIS
ARCHITECTURE DIGITAL
INTEGRASI DATA HRIS
Surat Edaran
Nomor SE-20/MK.1/2019

Tentang
Pelaksanaan Pemeliharaan Data Sumber
Daya Manusia Pada Human Resources
Information System Bagi Seluruh Pegawai
di Lingkungan Kementerian Keuangan

4
BeMind

Maksud dan Tujuan

Mewujudkan system Menjaga keseragaman Menjaga akurasi Sebagai pedoman dalam

informasi sumber daya pelaksanaan data sumber pelaksanaan pemeliharaan data
manusia yang efektif pemeliharaan data daya manusia sumber daya manusia pada
dan efisien sumber daya manusia Human Resources Information
System
 Dalam rangka mendukung pelaksanaan
manajemen ASN, rangkaian pemeliharaan
data SDM dilaksanakan oleh :

PEGAWAI
Data SDM adalah Informasi UPSDM
yang berisikan profil
Pegawai secara
keseluruhan, baik Unit kerja yang memiliki
perorangan maupun tugas & fungsi di bidang
Seluruh pegawai ASN
kolektif dan berasal dari pengelolaan
Kemenkeu, termasuk
hasil proses bisnis internal administrasi SDM, baik
CPNS & PNS yang
dan/atau sumber eksternal kantor pusat maupun
mendapatkan
yang dapat unit vertikal
penugasan diluar
dipertanggungjawabkan.
Kemenkeu
Data Pokok Foto Pegawai
Profil Pegawai

Data Riwayat Informasi lainnya

7
Alur Pemutakhiran Data
Verifikasi
Memeriksa terhadap keberadaan dan kebenaran Data
SDM secara berkala
Pegawai
Update Mandiri
Pemutakhiran secara mandiri dengan menambah,

Verifikasi memperbaiki, atau mengunggah informasi

Memeriksa terhadap keberadaan dan kebenaran pendukung yang berupa dokumen kepegawaian

Data SDM secara berkala elektronik terhadap Data SDM yang tidak sesuai

Validasi Koordinasi
Melakukan pengujian, perbaikan, penghapusan, Melakukan koordinasi dengan Unit Pengelola SDM
dan/atau persetujuan atas hasil pemutakhiran Data untuk data yang tidak sesuai dan perlu dihapus.
SDM
Koordinasi Unit Pengelola SDM
Melakukan koordinasi dan asistensi mengenai
UPSDM
pelaksanaan pemutakhiran Data SDM
 Alur Pemutakhiran Data
Pembaruan Data
Pegawai
dan/atau
Mengirim Dokumen Unit Terkait
--------------------------------------------------------------------------------------------
Atasan langsung
Notifikasi Pembaruan
dan/atau
UPSDM
Verifikasi Dokumen Unit Pengelola SDM akan memeriksa
terhadap keberadaan dan kebenaran data,
melakukan pengujian, perbaikan,
penghapusan, dan/atau persetujuan atas
Persetujuan/Penolakan hasil pemutakhiran Data SDM yang
diusulkan pegawai.
Ketentuan lain-lain:

Segala bentuk kelalaian dalam

Pemeliharan Data SDM
mengakibatkan :
- Kesalahan dalam pengambilan
keputusan dalam pelaksanaan
Kelalaian dapat dikenakan sanksi sesuai dengan
Manajemen ASN peraturan perundang-undangan yang mengatur
mengenai pengelolaan system informasi sumber
- Berpotensi menimbulkan kerugian daya manusia di lingkungan Kementerian Keuangan

keuangan Negara. 1
0
 Akses HRIS

Akses website HRIS Kementerian

Keuangan dengan alamat
BEMIND

www.hris.eprime.kemenkeu.go.id

Login dengan menggunakan username

dan password Kemenkeu ID
Tampilan Awal
HRIS
(Home)
Berisi Profil singkat
pegawai, status Digital
Signature, kolom
pencarian pegawai dan
Modul- modul yang
tersedia di HRIS
 Fungsi tombol HRIS

Membatalkan dan Melihat detail data

Cari Pegawai menyimpan data
Merubah data

Menghapus data
Cetak DRH HRIS Unggah dokumen
Mengunggah
dokumen

Status Persetujuan Dokumen tersedia

Data
Menambah riwayat baru
 Update Data Mandiri
-Data Pokok-

1
3 Isikan data pokok
pada kolom yang
tersedia dan
unggah dokumen
pendukung
Update Data Mandiri
-Riwayat Pangkat-

Isikan data pada

kolom yang
tersedia
Update Data Mandiri
-Riwayat Jabatan-

Isikan data pada kolom yang

tersedia
Pada Kolom status jabatan,
isikan status jabatan yang akan
di update :
Definitif/Plt/Plh/Exofficio
Update Data Mandiri
-Riwayat Status-

Isikan data pada kolom yang

tersedia.
Update Data Mandiri
-Riwayat Diklat-

Isikan data pada kolom yang

tersedia.
 Update Data Mandiri
-Riwayat Pendidikan-

Isikan data pada kolom yang

tersedia.
 Update Data Mandiri
-Riwayat Keluarga-

Isikan data pada kolom yang

tersedia.
 Ketentuan Update Foto

• Menggunakan foto terbaru (setahun terakhir)

• Posisi badan dan kepala tegak sejajar menghadap ke depan lurus ke
kamera, ekspresi wajah harus normal (mata terbuka dan mulut tertutup)
• Proporsi wajah antara 25% s.d 40% dari foto (close up/pada bagian wajah
harus tampak sangat jelas)
Umum • Bagian kepala terletak di tengah secara horizontal (jarak kepala ke batas
kiri kurang lebih sama dengan jarak kepala ke batas kanan)
• Tidak ada bagian kepala yang terpotong dan bagian wajah tidak tertutupi
oleh aksesori tertentu
• Wajah harus menunjukkan ekspresi yang normal (mata terbuka dan mulut
 Ketentuan Update Foto
• Rasio aspek 4:6
• Resolusi 400x600 pixel ( 250 dpi)
Ukuran • Tidak lebih dari 100 KB
• Format JPG atau PNG

• Foto berwarna (bukan hitam putih)

Warna • Background berwarna merah polos
• Kualitas gambar harus cukup tajam dan fokus

• Pria :
• Kemeja lengan panjang warna putih
• Mengenakan dasi nuansa warna merah
• Dapat menggunakan jas formasl berwarna gelap
• Wanita :
Pakaian • Kemeja/blouse lengan panjang warna putih dan/atau blazer/jas
warna putih
• Dapat menggunakan aksesori yang sesuai dengan kaidah dan
pola berbusana yang baik
• Bagi wanita berkerudung/berjilbab agar menyesuaikan dengan
kaidah dan pola berbusana muslimah
 Update Foto
Klik Nama pada
pojok kanan atas
halaman HRIS,
lalu klik tombol
profil
 Update Foto

Akan muncul halaman SSO

Manager, pada halaman ini
pegawai dapat melakukan ubah
password SSO dan mengunggah
foto terbaru
BeMind
Verifikasi dan
Validasi Data
1 Setelah pegawai melakukan
pemutakhiran data pada
HRIS.
Akan muncul notifikasi pada
atasan langsung dan
Pengelola SDM di Menu
Verifikasi

Verifikasi Usulan
1. Klik tombol
2. Klik angka pada kolom usul,
akan muncul Daftar Usulan
Pegawai
BeMind
Verifikasi dan
Validasi Data

Melihat dokumen
Melihat detail data
pendukung yang
dan menyetujui /
telah diunggah
menolak usulan
BeMind
Verifikasi dan
Validasi Data

Pastikan data
sesuai dengan Batal validasi
dokumen Edit data dan simpan
pendukung yang untuk disetujui
diunggah Setuju data
Tolak data
 Verifikasi dan Validasi Data

Pegawai tidak dapat melakukan perubahan data atas Riwayat yang telah memiliki Status Disetujui

Data yang telah disetujui oleh Atasan Langsung dan UPK dapat diubah oleh UPSDM di Unit masing-masing.

Untuk Data yang Statusnya telah disetujui Pusat, hanya dapat diubah oleh UPSDM Kemenkeu (Biro Sumber
Daya Manusia – Sekretariat Jenderal)

Untuk melakukan perubahan data yang telah disetujui oleh Pusat, silahkan melakukan penambahan riwayat
baru sesuai dengan data yang sesuai, mengunggah scan dokumen sebagai bukti pendukung dan menghubungi
UPSDM Pusat melalui surel : pd_misdm@kemenkeu.go.id

Informasi/penambahan role Unit Pengelola SDM di unit Saudara, silahkan menghubungi Unit Pengelola
Kepegawaian Pusat untuk berkoordinasi lebih lanjut.
 DOKUMEN PENDUKUNG
MODUL FIELD DOKUMEN

DATA POKOK Nama - Nota Persetujuan BKN/Surat Keputusan mengenai perubahan nama
- Nota Persetujuan BKN/Surat Keputusan mengenai penetapan NIP/Ijazah
NIP - Nota Persetujuan BKN/Surat Keputusan mengenai penetapan NIP

Tempat / Tanggal Lahir - Nota Persetujuan BKN/Surat Keputusan mengenai penetapan NIP
- Ijazah
- SK CPNS/SK PNS
Jenis Kelamin - Nota Persetujuan BKN/Surat Keputusan mengenai penetapan NIP
- SK Pergantian Kelamin
- SK CPNS/SK PNS
Agama - Laporan Penggantian Agama
- Laporan Perkawinan
- Daftar Keluarga (KK)
Golongan Darah - Scan Kartu Tanda Penduduk

Nomor Kartu Pegawai - Scan Kartu Pegawai

NPWP - Scan Kartu NPWP

Alamat - Scan Kartu Tanda Penduduk

- Surat Keterangan
Gelar Akademik - SK Kenaikan Pangkat
- SK Penyesuaian ijazah yang dikeluarkan BKN
29
 DOKUMEN PENDUKUNG

MODUL DOKUMEN

RIWAYAT PANGKAT - SK Kenaikan Pangkat

- SK CPNS/PNS
RIWAYAT JABATAN - SK Jabatan (Kolektif/Petikan)
- Surat Pernyataan Menduduki Jabatan
- Surat Pernyataan Pelantikan
- Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas
RIWAYAT STATUS - SK CPNS/SK PNS
- SK dipekerjakan / diperbantukan / ditugaskan (penugasan khusus) / Tugas Belajar
- SK CTLN
- SK Pensiun / MPP / BUP / Pemberhentian / laporan kematian
- SK pengaktifan kembali
- dan lain-lain sehubungan dengan status kepegawaian
RIWAYAT DIKLAT - Sertifikat Diklat

RIWAYAT PENDIDIKAN - SK Penyesuaian ijazah yang dikeluarkan BKN, atau

- Laporan Selesai Pendidikan/Ijazah
RIWAYAT KELUARGA - Karis/Karsu
- Akta Kelahiran
- Daftar Keluarga (KK)
- Surat Laporan Perkawinan (akta nikah)
- Surat Laporan Perceraian (akta cerai)
- Surat Laporan Kematian (surat kematian)
30
 DOKUMEN PENDUKUNG

MODUL DOKUMEN

RIWAYAT HUKUMAN - Surat Keputusan Hukuman Disiplin

- Surat Keterangan telah selesai menjalani Hukuman Disiplin / pengaktifan kembali

RIWAYAT PENGHARGAAN - Surat Tanda Penghargaan

RIWAYAT SEMINAR - Sertifikat Seminar

RIWAYAT GAJI - SK KGB

- Inpassing/Penyesuaian Gaji

RIWAYAT GRADING - SK Grading

RIWAYAT KARYA TULIS - Surat Keterangan

RIWAYAT KEAHLIAN KHUSUS - Surat Keterangan

- Sertifikat Keahlian

JABATAN TAMBAHAN - SK Jabatan Tambahan (SK TIM, Plh, Plt, Penugasan yang ditandatangani pimpinan) dan lain-lain

31