ALUR PENGADAAN BARANG & JASA

PT. PERTAMINA
SUPPLY CHAIN MANAGEMENT
 1. Muncul permintaan atas barang / jasa.
PERSIAPAN 2. Dibuat oleh Fungsi Pengguna
3. Dilengkapi dokumen seperti :
1 PERMINTAAN Print out PR
BARANG / JASA OE /HPS
Persyaratan prakualifikasi
Spek teknis (katalog, brosur)
Dilengkapi dengan Kerangka Acuan Kerja

Menentukan metode pemilihan penyedia

2 FUNGSI Barang/Jasa
PENGADAAN Menyiapkan Dokumen Pengaaan yang terdiri dari
RKS, KAK/TOR, Draft/Konsep kontrak dan Draft
Pengumuman

PEMILIHAN PENYEDIA
BARANG / JASA
1 PELELANGAN
PENGUMUMAN
 1. Muncul permintaan atas barang / jasa.
2. Dibuat oleh Fungsi Pengguna
3. Dilengkapi dokumen seperti :
1 PENGUMUMAN Print out PR
OE /HPS
Persyaratan prakualifikasi
Spek teknis (katalog, brosur)
Dilengkapi dengan Kerangka Acuan Kerja

SERTIFIKASI /
2 PRAKUALIFIKASI
1. Penyedia barang/jasa menyiapkan
persyaratan dokumen yang diperlukan
2. Melakukan evaluasi dan verifikasi
terhadap dokumen persyaratan sertifikasi
bagi Penyedia barang/jasa non SKT.
3. Fungsi Pengadaan membuat berita Acara
Hasil Prakualifikasi setelah proses
sertifikasi .
4. Fungsi Pengadaan mengumumkan dan
mengirimkan pemberitahuan tertulis
kepada peserta pelelangan mengenai hasil
prakualifikasi
5. Penyedia barang/jasa non SKT
dinyatakan lulus proses prakualifikasi :
a) Panitia sertifikasi mengirimkan data
kepada Fungsi Master Data
Management (MDM) dan permintaan
untuk ‘create vendor’
b) Fungsi MDM melakukan create vendor’
& menginfokan kepada panitia
Sertifikasi
c) Fungsi Pengadaan membuat surat
keterangan lulus CSMS
 1. Fungsi Pengadaan membuat bidder list yang
3 UNDANGAN & disetujui oleh pejabat berwenang di Fungsi
Pengadaan
PENGAMBILAN DOKUMEN 2. Selanjutnya membuat Request for Quotation
PENGADAAN (RFQ) / surat permintaan penawaran harga
untuk penyedia barang / jasa
3. Penyedia barang/jasa mengambil dokumen
pengadaan

PEMBERIAN Dilakukan oleh Fungsi Pengadaan / Panitia

4 PENJELASAN Pengadaan
1. Mengenai Dokumen pengadaan barang/jasa
ditempat & pada waktu yang ditentukan
2. Penjelasan tidak harus dilakukan tatap muka
3. Klarifikasi dapat dilakukan secara tertulis
4. Harus dihindarkan penjelasan penambahan
dikemudian hari
5. Membuat berita acara penjelasan pekerjaan
mengenai dokumen pengadaan dan
keterangan lain, termasuk perubahannya.
PENYAMPAIAN DOKUMEN
5 PENAWARAN

PEMBUKAAN DOKUMEN
6 PENAWARAN
 PEMBUKAAN DOKUMEN
7 PENAWARAN

NEGOISASI HARGA
8 PENAWARAN
 PENGUSULAN CALON
9 PEMENANG

KEPUTUSAN PENETAPAN
10 PEMENANG
 PENGUMUMAN PEMENANG
11 PELELANGAN

12 SANGGAHAN PEMENANG
PELELANGAN
 1. Dilakukan oleh Fungsi Pengadaan melalui
13 Surat Pemberitahuan Pemenang
PENUNJUKAN PEMENANG 2. Peserta yang ditunjuk sebagai pemenang
wajib menerima penunjukan dan jika
mengundurkan diri maka dikenakan sanksi
sesuai peraturan Pertamina Gas yang
berlaku.
3. Apabila pemenang lelang yang ditunjuk
mengundurkan diri karena sesuatu hal tidak
daat ditunjuk, maka penetapan penyedia
barang/jasa dapat dilakukan kepada urutan
berikutnya ( negoisasi, urutan berikutnya
disetujui oleh pejabat berwenang yang
menetapkan pemenang lelang, masa
penawaran masih berlaku.

PEMILIHAN LANGSUNG

PEMILIHAN PENYEDIA
BARANG / JASA
2 PEMILIHAN LANGSUNG
Prosedur pemilihan langsung sama dengan
prosedur cara pelelangan, kecuali :
1. Dilakukan dengan mengundang calon
peserta yang terpilih berdasarkan bidder
list.
2. Calon penyedia barang/jasa yang sudah
memiliki SKT didasarkan kepada kinerja
sebelumnya sedangkan yang belum
mempunyai SKT dengan terlebih dahulu
dilakukan proses prakualifikasi

Prosedur penunjukan langsung sama dengan

PENUNJUKAN prosedur cara pemilihan langsung, kecuali :
3 LANGSUNG 1. Menunjuk langsung kepada 1 calon peserta
yang sudah memiliki SKT sesuai kualifikasi &
klasifikasinya yang terpilih berdasarkan bidder
list.
2. Apabila tidak ada calon peserta yang memiliki
SKT, dapat dilakukan penunjukan langsung
kepada calon peserta yang belum memiliki SKT.
3. Tidak ada masa sangah
PEMILIHAN PENYEDIA
BARANG / JASA
PENGADAAN SECARA
4 ELEKTRONIK
 PENYUSUNAN KONTRAK
UNTUK SURAT PERJANJIAN
 PENYUSUNAN KONTRAK
UNTUK PURCHASE ORDER