SHARING SESSION

IN PAIR SISTER
DISAMPAIKAN OLEH:
KEPALA BIRO PENGADAAN BARANG/JASA
PROVINSI JAWA BARAT

Tangerang Selatan, 8 Agustus 2019

 BIODATA
Nama : Dr. Ika Mardiah, M.Si
NIP : 196704061994022002
Pangkat/Golongan : Pembina Utama Muda / IV/c
Jabatan : Kepala Biro Pengadaan Barang/Jasa Setda Provinsi Jawa
Barat
Riwayat Jabatan : 1. Kepala Balai LPSE Dinas Kominfo Provinsi Jawa Barat

(2010-2017);
2. Kepala Bidang Komunikasi dan Informasi Publik Dinas
Kominfo Provinsi Jawa Barat (2017-2018);
3. Kepala Bidang e-Government Dinas Kominfo Provinsi
Jawa Barat (2018-2019)

Sertifikat Keahlian 1. Sertifikat Ahli Pengadaan Nasional, LKPP Tahun 2011;

2. Sertifikat Asesor Keamanan Informasi, Kementerian
Kominfo Tahun 2013;
3. ISO 27001:2005 Lead Auditor Sertificate, Intertek-
IRCA Tahun 2013.

Penghargaan 1. Penghargaan Gubernur Jawa Barat sebagai PNS

Teladan Terbaik I Kategori Pejabat Struktural Eselon
III Tahun 2014;
2. e-Procurement Award 2016 dari LKPP sebagai
Pejuang LPSE Yang Konsisten Sejak Awal
DASAR PEMBENTUKAN BIRO PENGADAAN
BARANG/JASA SETDA PROV JAWA BARAT
Produk Hukum PBJ Yang Dihasilkan
Pergub Nomor 9 Tahun 2019 Tentang Standar dan
Pedoman Pengadaan Pekerjaan Konstruksi dan
Jasa Konsultansi Konstruksi)

Pergub Nomor 26 Tahun 2019 tentang Kode Etik

Pegawai Biro Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat
Daerah Provinsi Jawa Barat

Kepgub Nomor 027/Kep.426-PBJ/2019 tentang

Petunjuk Teknis Pelaksanaan Konsolidasi PBJ di
Lingkungan Pemerintah daerah Provinsi Jawa Barat

Kepgub Nomor 047.05/Kep.508-PBJ/2019 tentang Tim

Katalog Elektronik Lokal Pemerintah Daerah Provinsi
Jawa Barat
 HASIL
PENILAIAN MANDIRI
TINGKAT KEMATANGAN UKPBJ
(BIRO PENGADAAN BARANG/JASA
SEKRETARIAT DAERAH
PROVINSI JAWA BARAT)
B-08
SIMKU PROVINSI JAWA BARAT
(SD. TANGGAL 24 JULI 2019)
 MODEL TINGKAT KEMATANGAN
LEVEL 1 LEVEL 2 LEVEL 3
No. Variabel Kelengkapan Kelengkapan Kelengkapan Ket
BUKTI DUKUNG Tidak PIC BUKTI DUKUNG Tidak PIC BUKTI DUKUNG Tidak PIC
Ada Ada Ada
Ada Ada Ada

1 Manajemen 1 Dokumen/laporan √ PBJ 1 SOP Persiapan √ PBJ 1 SOP Pengadaan Status

Pengadaan
proses pemilihan Pengadaan Terintegrasi Level 1
2 SOP Pemilihan √ PBJ - SOP Perencanaan √
- SOP Persiapan Pengadaan √

- SOP Pemilihan √
- SOP Pelaksanaan Kontrak √

2 Dokumen Pemenuhan
standar LPSE
- Standar 5: Pengelolaan √
Layanan Helpdesk
- Standar 9: Pengelolaan √
Keamanan Perangkat
- Standar 10: Pengelolaan √
Keamanan Operasional
Layanan
- Standar 11 : Pengelolaan √
Keamanan server dan
jaringan
- Standar 17 : penilaian √
internal
3 Berita acara/notulensi √
rapat dengan pelaku
pengadaan dan atau
pelaku usaha
2 Manajemen 1 Laporan hasil 1 Kertas Kerja Evaluasi √ 1 SOP Pengelolaan √ Status
Penyedia
Penggunaan daftar Penyedia Level 2
hitam Menungg
2 Kertas Kerja Evaluasi 2 Hasil Laporan √ 2 Laporan Program √ u
Registrasi dan pembinaan berdasarkan Verifikasi
Verifikasi hasil analisis ketersediaan
penyedia yang terdaftar di
3 Laporan Hasil √ 3 LPSE
Hasil UKPBJ tersebut
notulensi rapat √
Anwijzing progress pelaksanaan
kontrak untuk mencatat
 MODEL TINGKAT KEMATANGAN
LEVEL 1 LEVEL 2 LEVEL 3
No. Variabel Kelengkapan Kelengkapan Kelengkapan Ket
BUKTI DUKUNG Tidak PIC BUKTI DUKUNG Tidak PIC BUKTI DUKUNG Tidak PIC
Ada Ada Ada
Ada Ada Ada

3 Manajemen 1 Laporan hasil 1 Laporan hasil √ 1 SOP Pengelolaan Kinerja √ Status

Kinerja
pelaksanaan penyelesaian paket Level 2
kegiatan pemilihan pemilihan
2 Dokumen Perencanaan √
kinerja UKPBJ
3 Laporan Pencapaian √
indikator kinerja utama
UKPBJ
4 Dokumen standar 15 √
LPSE: Pengelolaan
Hubungan
4 Manajemen 1 Dokumen √ 1 SOP Manajemen Risiko √ Status
Resiko
identifikasi dan (mengakomodir berbagai level 3
mitigasi resiko jenis risiko seperti risiko revisi
hukum, gagal tender,
keterlambatan
2 Laporan √ 2 Dokumen standar 4 LPSE: √
penyelesaian kasus Pengelolaan Risiko
dalam pelaksanaan Layanan
paket (jika ada) 3 Dokumen mitigasi risiko √
pengadaan
4 Dokumen kode etik √
pengelola UKPBJ
5 Pengorganisasia 1 Belum ada dokumen √ 1 Permen/Perka/Perk √ 1 Permen/Perka/Perkada √ Status
n Kelembagaan
naskah akademis ada terkait SOTK terkait SOTK UKPBJ yang Level 3
organisasi yang mengatur meliputi fungsi
pengadaan fungsi pemilihan pengelolaan PBJ,
saja pengelolaan LPSE dan
pembinaan advokasi PBJ
2 Dokumen Pemenuhan
standar LPSE
- Standar 1: Kebijakan √
Layanan
- Standar 2: √
Pengorganisasian layanan
 MODEL TINGKAT KEMATANGAN
LEVEL 1 LEVEL 2 LEVEL 3
No. Variabel Kelengkapan Kelengkapan Kelengkapan Ket
BUKTI DUKUNG Tidak PIC BUKTI DUKUNG Tidak PIC BUKTI DUKUNG Tidak PIC
Ada Ada Ada
Ada Ada Ada

5 Pengorganisasia 1 Belum ada dokumen √ 1 Permen/Perka/Perk √ 1 Permen/Perka/Perkada √ Status

n Kelembagaan
naskah akademis ada terkait SOTK terkait SOTK UKPBJ yang Level 3
organisasi yang mengatur meliputi fungsi
pengadaan fungsi pemilihan pengelolaan PBJ,
saja pengelolaan LPSE dan
pembinaan advokasi PBJ
2 Dokumen Pemenuhan
standar LPSE
- Standar 1: Kebijakan √
Layanan
- Standar 2: √
Pengorganisasian layanan

- Standar 13: Pengelolaan √

Anggaran Layanan
6 Tugas dan Fungsi 1 SK Pokja pemilihan √ 1 Dokumen/ regulasi √ 1 Dokumen/regulasi berisi √ Status
Kelembagaan
berisi Tusi UKPBJ Tusi UKPBJ sesuai dengan Level 2
sesuai dengan amanat Perpres 16 Tahun Menungg
amanat Perpres 2018 serta aturan u
54/2010 dan Perka turunannya Verifikasi
LKPP 5/2012 jo.
Perka LKPP 5/2015
2 Laporan hasil pembinaan √
hubungan dengan
pemangku kepentingan
melalui Stakeholder
Analysis PBJ dan
Engagement Plan dengan
pihak internal (PPK, PPHP,
APIP) serta eksternal
(penyedia APH)
3 Laporan koordinasi UKPBJ √
dengan pihak terkait
dalam pelaksanaan paket
 MODEL TINGKAT KEMATANGAN
LEVEL 1 LEVEL 2 LEVEL 3
No. Variabel Kelengkapan Kelengkapan Kelengkapan Ket
BUKTI DUKUNG Tidak PIC BUKTI DUKUNG Tidak PIC BUKTI DUKUNG Tidak PIC
Ada Ada Ada
Ada Ada Ada

7 Perencanaan 1 Surat Penunjukan √ 1 Dokumen Anjab dan √ 1 Dokumen Anjab dan ABK √ Status
SDM
Pokja Pemilihan ABK untuk pokja untuk personil UKPBJ Level 2
paruh waktu (part pemilihan
tima)
2 Surat Keputusan √ 2 Surat Keputusan √
pengangkaan/pene pengangkatan/penempat
mpatan SDM pokja an personil di UKPBJ
pemilihan di UKPBJ
(penuh waktu)
3 Surat pengangkatan √
Jabfung PPBJ di UKPBJ
8 Pengembangan 1 Dokumen sertifikasi √ 1 Dokumen Pelatihan √ 1 Dokumen analisis √ Status
SDM
PBJ Dasar untuk dan Sertifikasi PBJ kebutuhan dan Level 2
Pokja Pemilihan Dasar untuk pokja perencanaan Menungg
pemilihan pengembangan u
2 Sertifikat √ 2 Laporan Pelatihan dan √
Verifikasi
keikutsertaan Mentoring berbasis
(bimtek/sosialisasi/r kompetensi bagi personil
apat koordinasi) UKPBJ
atau rekapitulasi
keikutsertaan dalam
program
peningkatan
kapasitas
3 Laporan √ 3 Laporan Evaluasi Kinerja √
Perencanaan kinerja Staf UKPBJ dan jabfung
Pokja Pemilihan PPJB

4 Dokumen Standar 8 LPSE: √

Pengelolaan SDM
9 Sistim Informasi 1 SOP pengadaan √ 1 Laporan Penggunaan √ Status
barang/jasa dengan Sistem Informasi Level 3
 MODEL TINGKAT KEMATANGAN
LEVEL 1 LEVEL 2 LEVEL 3
No. Variabel Kelengkapan Kelengkapan Kelengkapan Ket
BUKTI DUKUNG Tidak PIC BUKTI DUKUNG Tidak PIC BUKTI DUKUNG Tidak PIC
Ada Ada Ada
Ada Ada Ada

9 Sistim Informasi 1 SOP pengadaan √ 1 Laporan Penggunaan √ Status

barang/jasa dengan Sistem Informasi Level 3
menggunakan Pengadaan secara penuh
sistem aplikasi
pengadaan
2 Dokumen Pemenuhan
standar LPSE
- Standar 3: Pengelolaan √
Aset Layanan
- Standar 6 : Pengelolaan √
Perubahan
- Standar 7: Pengelolaan √
Kapasitas
- Standar 12: Pengelolaan √
Kelangsungan Layanan
- Standar 14: Pengelolaan √
Dukungan Layanan
- Standar 16: Pengelolaan √
Kepatuhan
 PERMASALAHAN
DAN KENDALA
BUKTI DUKUNG LEVEL 3 BELUM SEMUA TERSEDIA

TIDAK ADA CONTOH FORMAT BUKTI DUKUNG LEVEL 1 DAN 2

CUT OFF KELENGKAPAN VARIABEL BISA DITURUNKAN MISAL : MINIMAL 80%

BUKTI DUKUNG TERPENUHI BISA DINYATAKAN LEVEL 3 TAPI DENGAN CATATAN

BEBERAPA INDIKATOR KEMATANGAN BUKAN DOMAIN UKPBJ (SOP PELAKSANAAN

KONTRAK)

KURANGNYA CONTOH KONKRIT BUKTI DUKUNG LEVEL 3 PADA LAMPIRAN NSPM

Contoh : DOKUMEN MITIGASI RISIKO, DOKUMEN STAKEHOLDER ANALYSIS
 LPSE PROVINSI JAWA BARAT SUDAH MEMENUHI 17 STANDAR PADA TAHUN
2014 DAN SUDAH MENERAPKAN ISO 27001 SMKI SEJAK TAHUN 2013
S
U MENGHASILKAN BEBERAPA PRODUK HUKUM PBJ (KODE ETIK,
KONSOLIDASI PENGADAAN BARANG/JASA,, KATALOG LOKAL)

C
RINTISAN PEMBUATAN WEB SITE BIRO PBJ
C
E REALISASI INDIKATOR STRANAS PK B-06 YANG HAMPIR MENCAPAI 100%

S
S MENJADI ANGGOTA TAPD Provinsi Jawa Barat

STORY
 SARAN
• PERUBAHAN MAIN SISTER UKPBJ PROVINSI JAWA BARAT SEMULA ITB MENJADI
UKPBJ YANG SEJENIS (MISAL : Pemda dengan Pemda )
• DALAM PENYEMPURNAAN CONTOH BUKTI DUKUNG DALAM KAMUS NSPM,
KALAU MEMUNGKINKAN MELIBATKAN UNSUR YANG MEWAKILI MAIN SISTER
DAN PAIR SISTER (INST PENDIDIKAN, PEMDA, KEMENTERIAN, LEMBAGA
PEMERINTAH NON KEMENTERIAN,DLL)
• BUKTI DUKUNG YANG BUKAN AREA/DOMAIN UKPBJ LEBIH DISEDERHANAKAN.
CONTOH :
SOP PELAKSANAAN KONTRAK SURAT EDARAN PPK UNTUK MELAKSANAKAN
KONTRAK
• STRUKTUR ORGANISASI UKPBJ PADA PROVINSI SEBAIKNYA MANDIRI ATAU
BERADA DILUAR SETDA (BERBENTUK BADAN) UTAMANYA DALAM
KEMANDIRIAN PENGANGGARAN BIAYA PENUNJANG (PENINGKATAN KAPASITAS
SDM DAN PENINGKATAN SARANA DAN PRASARANA/ INFRASTRUKTUR IT)
• Kolam ikan dihuni buaya
• Tak ada yang berani mengusiknya
• Jangan malu untuk bertanya
• Sebelum kita menutup acara

Terima
Kasih