DR. FERDINAND RISAMASU, SE, M.Sc.

Agr
Semua perusahaan besar memiliki fungsi sumber daya
manusia yang menangani banyak proses khusus yang
berhubungan dengan personil perusahaan.
Tiap perusahaan memiliki suatu sistem untuk
mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan
sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi
informasi, dan melaporkan informasi itu kepada
pemakai. Sistem ini dinamakan sistem informasi
sumber daya manusia (human resource information
system), atau HRIS.
Organisasi SDM umumnya mencakup suatu seksi HRIS
yang bertanggung jawab mengelola sistem konseptual
dari data dan informasi sumber daya manusia.
 FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA

Struktur organisasi sebagian besar perusahaan memasukkan

satu unit yang bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang
berhubungan dengan sumber daya manusia.
Istilah personalia awalnya diberikan pada unit ini, tetapi
sekarang dinamakan sumber daya manusia (SDM), yang
mengakui bahwa personil sebagai sumber daya yang
berharga.
SDM dapat merupakan suatu departemen atau divisi di dalam
suatu area fungsional, atau SDM dapat memiliki status
fungsional yang sama seperti pemasaran, keuangan,
manufaktur, dan sistem informasi (SI).
 KEGIATAN UTAMA SDM

Perekrutan dan Penerimaan. SDM membantu membawa pegawai

baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja
di koran, memberitahukan posisi yang diminta kepada agen kerja
swasta maupun pemerintah, melakukan wawancara pemilihan di
Kampus, dan di perusahaan, dan mengurus ujian bagi pegawai.
Pendidikan dan Latihan. Selama periode kepegawaian, SDM dapat
mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang
diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian pegawai.
Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan
dengan pegawai, dan memproses data tersebut untuk memenuhi
kebutuhan informasi pemakai.
Penghentian dan Administrasi Tunjangan. Setelah pensiun, SDM
mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang
berhak.
 Pendidikan Administrasi
Perekrutan Penerimaan Penghentian
& Pelatihan Tunjangan

Perusahaan
Pegawai
Calon Pegawai Yang
Pegawai
Pensiun

Manajemen Data
 EVOLUSI HRIS

Sistem personalia awal menempatkan data pegawai dalam

map yang ditempatkan pada departemen personalia.
Saat komputer digunakan, data pegawai dikonversikan ke pita
dan piringan magnetik.
Manajemen kurang memberikan perhatian pada data personil
dibandingkan dengan perhatian yang diberikan pada data
yang menjelaskan uang dan arus material.
Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan
oleh peraturan pemerintah seperti EEO (equal Employment
opportunity) dan undang-undang keselamatan kerja.
Perusahaan harus menginformasikan kepada pemerintah
tentang sejauh mana pelaksanaan undang-undang tersebut.
 Dulu Sekarang

File

Folder

Workstation Workstation

disket
Database
disket

Gbr. Evolusi sistem penyimpanan data personil

 Subsistem Input Subsistem Output
Subsistem
Sistem Perencanaan
Informasi Angkatan Kerja
Akuntansi
Subsistem
Sumber Perekrutan
Intrernal

Subsistem
manajemen
Subsistem Angkatan Kerja
Penelitian
Database Pemakai
SDM HRIS
Subsistem
Sumber Kompensasi
Eksternal

Subsistem
Benefit
Subsistem
Intelijen
SDM Subsistem
Pelaporan
Data Informasi Lingkungan

MODEL SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

 SUBSISTEM INPUT

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Data yang ditangani oleh HRIS :

Elemen Data Personil (Contoh : nama pegawai, jenis
kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah tanggungan).
Elemen data ini diciptakan oleh SDM pada waktu
penerimaan dan diperbaharui selama pegawai bekerja pada
perusahaan.
Elemen Data Akuntansi (Contoh : upah per jam, gaji
bulanan, pendapatan kotor saat ini, dan pajak penghasilan
tahun berjalan). Keterlibatan SDM dalam aplikasi
penggajian berbentuk penyediaan proses dan data
pendukung bagi Sistem Informasi Akuntansi (SIA).
SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga
database berisi gambaran yang lengkap dari sumber
daya personil – keuangan dan non-keuangan.
Walau arus data akuntasi penting, bagi HRIS sekarang
data akuntansi tidak sepenting dulu.
Dulu gaji merupakan tanggung jawab SDM. Namun
tanggung jawab itu lambat laun diserahkan pada SIA.
Sekarang, keterlibatan SDM dalam aplikasi penggajian
berbentuk penyediaan proses dan data pendukung
bagi SIA.
 SUBSISTEM PENELITIAN SDM

Subsistem penelitian SDM mengumpulkan data melalui

penelitian.

Penelitan dimaksud antara lain :

 Penelitian Suksesi (succession studies) dilakukan untuk
mengidentifikasi orang-orang dalam perusahaan yang
merupakan calon bagi posisi yang tersedia karena adanya
pegawai yang pensiun.
 Analisis dan Evaluasi Jabatan (job analysis & evaluation)
mempelajari setiap jabatan dalam suatu area untuk
menentukan lingkup dan mengidentifikasikan pengetahuan
dan keahlian yang diperlukan.
 Penelitan Keluhan (grievance studies) membuat tindak lanjut
atas keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai
alasan.
 SUBSISTEM INTELIJEN SDM

Subsistem intelijen SDM mengumpulkan data yang ber-

hubungan dengan SDM dari lingkungan (eksternal).
Elemen lingkungan menyediakan data sbb :
 Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan
informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai
peraturan ketenagakerjaan.

 Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti

perusahaan asuransi, yang memberikan employee benefit, dan
lembaga penempatan lulusan universitas, serta agen tenaga
kerja, yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru.

 Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan

informasi yang digunakan untuk mengatur kontrak kerja antara
serikat pekerja dan perusahaan.
 Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menye-diakan
informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti
perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan
untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional, dan
internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada
ke dalam komunitas lokalnya.

 Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan

memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam
perencanaan personil.

 Intelijen Pesaing. Perusahaan membutuhkan data dan informasi

tentang praktek personalia pesaing dan informasi perorangan
yang berpotensi untuk direkrut..
 DATABASE SDM DARI LINGKUNGAN

 Database perusahaan pencari eksekutif. Perusahaan pencari

eksekutif mengkhususkan diri dalam menemukan pelamar
untuk posisi eksekutif.
 Database Universitas. Universitas menyediakan database
curriculum vitae bagi perekrut sebagai pelayanan bagi
mahasiswa yang lulus atau alumni yang mencari pekerjaan.
 Database agen Tenaga Kerja. Beberapa agen tenaga kerja
yang besar memiliki database mereka sendiri. Database lain
digunakan oleh beberapa agen yang membentuk jaringan.
 Database Akses Umum. Database ini tersedia bagi siapapun
dengan bayaran.
 Database Bank Pekerjaan Perusahaan. Beberapa perusahaan
besar menyimpan database sendiri untuk orang-orang yang
dapat bekerja sebagai pegawai sementara.
 ISI DATABASE

Database HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidak

hanya pegawai, tetapi juga organisasi dan perorangan di
lingkungan perusahaan.
Data Pegawai. Kebanyakan database HRIS berisi data
yang berhubungan dengan pegawai perusahaan yang ada.
Untuk pegawai dapat disimpan ratusan elemen data.
Data Non-Pegawai. Data non-pegawai dalam database
berupa data organisasi di lingkungan perusahaan seperti
agen tenaga kerja, akademi dan universitas, serikat pekerja,
dan pemerintah. Juga tersedia data yang menjelaskan
perorangan seperti; pelamar, tanggungan, keuntungan, dan
pegawai yang masih bertahan.
 SUBSISTEM OUTPUT

SUBSISTEM PERENCANAAN ANGKATAN KERJA

Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan

yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan
kebutuhan pegawai di masa datang.

Aplikasi perencanaan angkatan kerja meliputi :

 Pembuatan bagan organisasi
 Peramalan gaji
 Analisis/evaluasi jabatan
 Perencanaan dan permodelan kerja
 SUBSISTEM PEREKRUTAN

Perusahaan membawa pegawai baru ke dalam perusahaan

melalui subsistem perekrutan.

Aplikasi perekrutan :
 Penelusuran pelamar
 Pencarian internal

Penelusuran pelamar sebelum mereka dipekerjakan lebih

banyak dipraktekan daripada melakukan pencarian internal
untuk menemukan calon pekerja.
Hal ini menunjukkan bahwa usaha perusahaan untuk mengisi
lowongan kerja lebih difokuskan pada lingkungan daripada
pegawai yang ada.
SUBSISTEM MANAJEMEN ANGKATAN KERJA

Aplikasi manajemen angkatan kerja meliputi :

 Penilaian kinerja
 Pelatihan
 Pengendalian posisi
 Relokasi
 Keahlian/kompetensi
 Suksesi
 Pendisiplinan
SUBSISTEM KOMPENSASI

Aplikasi Kompensasi :
 Peningkatan penghargaan
 Gaji
 Kompensasi eksekutif
 Insentif bonus
 Kehadiran.

SUBSISTEM BENEFIT

Aplikasi Benefit :
 Defined contribution
 Defined benefit
 Benefit statements
 Flexible benefits
 Pembelian saham
 Pemrosesan klaim
SUBSISTEM PELAPORAN

Aplikasi Pelaporan Lingkungan :

 Catatan EEO (Equal Employment Opportunity)
 Analisis EEO
 Peningkatan serikat pekerja
 Catatan kesehatan
 Bahan beracun
 Keluhan

Berbagai aplikasi di atas ditujukan untuk memenuhi

tanggung jawab perusahaan kepada pihak yang ber-
kepentingan di luar perusahaan, bukan kepada
manajemen
 PEMAKAI SISTEM INFORMASI SDM

Subsistem Perenc. Pere- Manaj. Kom- Bene- Pela-

Angkatan krutan Angkatan pen- fit poran
Pemakai kerja kerja sasi Lingk.
Direktur SDM X X X X X X
Eksekutif lain X X X X X X
Mjr. Kompens./Benef. X X
Mjr. Perenc. SDM X
Mjr. Hub. Pekerja X X
Manajer EEO X X X X X X
Mjr. Perekr. & Pemilih. X X
Mjr. Pelat. & Pengemb. X
Manajer Akuntansi X X
Manajer Gaji X X
Manajer lain X X X X X X