PROSEDUR PENGURUSAN SURAT

MASUK DAN SURAT KELUAR

DYAH WIDOWATI
BERDASARKAN SIFATNYA SURAT MASUK DIGOLONGKAN
MENJADI:

Surat biasa
Surat penting
Surat rahasia
PROSEDUR SURAT MASUK

Pengertian surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh suatu
perusahaan atau organisasi yang berasal dari pihak lain.
Prosedur surat masuk meliputi:
1. Penerimaan
2. Penyortiran
3. Pencatatan
4. Pendistribusian
5. Penyimpanan surat/berkas
CONTOH DISPOSISI
CONTOH BUKU EKSPEDISI INTERN
 PROSEDUR PENCATATAN

1. Buku agenda
Buku agendaadalah suatu buku yang digunakan
untuk mencatat
surat-surat masuk dalam satu tahun. Terdapat tiga
macam buku
agenda, yaitu:
a. Buku agenda tunggal/campuran, yaitu buku
agenda yang
dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan
keluar sekaligus
secara berurutan (campuran), pada tiap-tiap
halamannya.    
CONTOH BUKU AGENDA TUNGGAL
LANJUTAN

b. Buku Agenda Berpasangan

yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat
surat masuk pada halaman sebelah kiri dan surat keluar
pada halaman sebelah kanan atau sebaliknya dengan
nomor urut sendiri-sendiri.

c. Buku agenda kembar

yaitu pencatatan surat masuk dicatat pada buku agenda
surat keluar dan surat masuk dicatat pada buku agenda
surat keluar secara terpisah.
CONTOH BUKU AGENDA KEMBAR
PROSEDUR SURAT KELUAR

Pengertian surat keluar adalah surat yang dibuat/dikeluarkan oleh

suatu perusahaan atau organisasi untuk diberikan pada pihak lain.
Prosedur surat keluar meliputi:
 Pembuatan konsep surat
 Pengarahan
 Pencatatan
 Pendistribusian
SARANA PERSURATAN

 Lembar disposisi
 Lembar konsep surat
 Kartu kendali
 Lembar pengantar rutin
 Buku ekspedisi intern dan ekstern
 Tempat surat
 Alat pengiriman surat
 Stempel
KASUS
Saudara sebagai staf sekretariatan PT Agung Sempurna, Surabaya, tahun 2019 ini ada beberapa surat
masuk dan surat keluar yang harus dilakukan pencatatan menggunaka buku agenda berpasangan.
21 Januari 2019, dari PT Kawanua Indah, Surabaya, mengenai komplain barang
10 Januari 2019, kepada PT Indah Bordir, Sidoarjo mengenai pesanan baju seragam karyawan
8 Maret 2019, dari Toko Lautan Jaya, Malang mengenai pesanan barang
25 Februari 2019 dari UD Barokah Jadi, Gresik mengenai pengiriman faktur
9 Oktober 2019 kepada Tiga Sentani, PT Kendari mengenai penawaran produk baru
27 September 2019 kepada Toko Bima Sakti, Madura mengenai pengiriman pesanan
14 Agustus 2019 dari PT Srikandi Sakti, Jayapura mengenai penawaran kerjasama
21 April 2019 dari Travel Haryono, Surabya mengenai penawaran paket perjalanan tour
5 Mei kepada PT Arjuna Perkasa, Magelang mengenai permintaaan penawaran
12 Juli 2019 dari UD Jelatik Pusat, Yogyakarta mengenai kerjasama pembukaan stand bazar