STANDAR

OPERASIONAL
PROSEDUR (SOP)

Disampaiakan Pada DDTK SOP KEMENAG KELUNGKUNG

Tanggal 17 – 20 NOPEMBER 2014

Drs. I Made Agus Suarjana, M.Pd Hp. 08123957732

Team SOP BDK Denpasar Email: imadeagus2012gmail.com
Dasar Hukum
1. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan
Negara Yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, dan
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3851);
2. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008
Nomor 61, dan Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 4846);
3. Undang-Undang Nomor 39 Tahun 2008 tentang Kementerian Negara
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 166,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4916);
4. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, dan
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
Dasar Hukum

5. Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentang

Pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara;
6. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan,
Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan
Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara;
7. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor
Per/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan;
8. Peraturan Menteri Agama Nomor 1 Tahun 2010 tentang
Perubahan Penyebutan Departemen Agama menjadi
Kementerian Agama;
9. Peraturan Menteri Agama Nomor 10 Tahun 2010 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama;
LATAR BELAKANG :
Aspek penting dalam mewujudkan birokrasi yang
profesional, efektif dan efisien adalah dengan menerapkan
Standar Operasional Prosedur (SOP) pada seluruh proses
penyelenggaraan administrasi Pemerintahan/Organisasi.
Hal ini dinilai penting karena Standar Operasional
Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk
melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan
SOP juga merupakan alat penilaian kinerja instansi
pemerintah/organisasi berdasarkan indikator indikator
teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata
kerja, prosedur dan sistem kerja pada unit kerja yang
bersangkutan.
LATAR BELAKANG :
Dengan adanya Standar Operasional Prosedur,
penyelenggaraan administrasi pemerintahan/
organisasi dapat berjalan dengan pasti. Berbagai
bentuk penyimpangan dapat dihindari atau sekalipun
terjadi penyimpangan di lingkungan pemerintahan
/organisasi, hal tersebut dapat ditemukan
penyebabnya dan bisa diselesaikan dengan cara yang
tepat. Apabila semua kegiatan sudah sesuai dengan
yang ditetapkan dalam Standar Operasional Prosedur,
maka secara bertahap kualitas pelayanan publik akan
lebih profesional, cepat dan mudah.
SOP

 Dikenal juga dengan nama protap

 Merupakan salah satu poin penting
dalam pelaksanaan pelayanan publik
 Merupakan cermin kesungguhan dan
itikad baik satuan kerja organisasi
dalam melayani masyarakat.
SOP

 Prosedur kerja yang dilakukan secara benar

dan konsisten
 Pengendalian mutu terhadap proses
kegiatan organisasi.
 Membantu mengurangi pelayanan sub
standar dengan memberikan tahapan yang
sudah diuji
PENGERTIAN SOP :

1. Prosedur/tata cara kerja/tata urutan

pelaksanaan kerja yang sudah ditetapkan
dengan standart tertentu.
2. Dokumen tertulis yang memuat prosedur
kerja secara rinci, tahap demi tahap dan
sistematis.
3. Tatacara atau tahapan yang dibakukan dan
yang harus dilalui untuk menyelesaikan
suatu proses kerja tertentu
ISTILAH

1. Standard Operating Procedure (SOP)

2. Standar Prosedur Operasional (SPO)
3. Prosedur Operasional Standar
4. Prosedur Kerja
5. PROTAP atau Prosedur Tetap
6. Petunjuk Pelaksanaan
7. Petunjuk Teknis
TUJUAN SOP:
 Menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas atau
tim dalam organisasi atau unit secara Optimal.
 Mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap
posisi dalam organisasi
 Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab
dari petugas terkait.
 Melindungi organisasi dan staf dari kesalahan
administrasi lainnya.
 Menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi
dan tidak efisiensi
 Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan kegiatan
tertentu bagi sesama pekerja, supervisor, surveyor dsb.
FUNGSI SOP :
1. Memperlancar tugas petugas /tim.
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi
penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-
hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas untuk sama-
sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam
melaksanakan pekerjaan rutin.
PRINSIP-PRINSIP SOP :

 Harus ada pada setiap kegiatan suatu

Organisasi
 Bisa berubah sesuai dengan perubahan
standar profesi  atau perkembangan iptek
serta peraturan yang berlaku.
 Memuat segala indikasi dan syarat-syarat
yang harus dipenuhi pada setiap upaya, 
disamping tahapan-tahapan yang harus
dilalui setiap kegiatan pelayanan
 Harus didokumentasikan
 Prinsip-Prinsip Penyusunan SOP

1. SOP harus ditulis secara jelas, sederhana dan tidak berbelit-belit sehingga
mudah dimengerti dan diterapkan untuk satu kegiatan tertentu

2. SOP harus dapat menjadi pedoman yang terukur baik mengenai norma
waktu, hasil kerja yang tepat dan akurat, maupun rincian biaya pelayanan
dan tatacara pembayaran bila diperlukan adanya biaya pelayanan

3. SOP harus dapat memberikan kejelasan kapan dan siapa yang harus
melaksanakan kegiatan, berapa lama waktu yang dibutuhkan dan sampai
dimana tanggung jawab masing-masing pejabat/pegawai

4. SOP harus mudah dirumuskan dan selalu bisa menyesuaikan dengan

kebutuhan dan perkembangan kebijakan yang berlaku

5. SOP harus dapat menggambarkan alur kegiatan yang mudah ditelusuri

jika terjadi hambatan
TIPE SOP
1. SOP Teknis (technical SOP)
Adalah Standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis.
Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak
ada kemungkinan variasi lain.
▪ Pelaksana prosedur (aktor) bersifat tunggal, yaitu satu
orang atau satu kesatuan tim kerja;
▪ Berisi cara melakukan pekerjaan atau langkah rinci
pelaksanaan pekerjaan.
SOP ini biasanya diterapkan dalam penyelenggaraan kegiatan
administrasi, antara lain pada bidang pemeliharaan sarana
dan prasarana, keuangan (auditing), kearsipan,
korespondensi, dokumentasi, pelayanan kepada masyarakat,
dan kepegawaian
TIPE SOP
2. SOP Administratif (administrative SOP)
Adalah standar prosedur yang disusun bagi jenis pekerjaan yang bersifat
administrative, yaitu pekerjaan yang dilaksanakan oleh lebih dari satu
orang atau pekerjaan yang melibatkan banyak orang, dan bukan
merupakan satu kesatuan yang tunggal (tim, panitia).
 Pelaksana prosedur (aktor) berjumlah banyak (lebih dari satu orang)
dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal;
 Berisi tahapan pelaksanaan pekerjaan atau langkah-langkah
pelaksanaan pekerjaan yang bersifat makro ataupun mikro yang
tidak menggambarkan cara melakukan pekerjaan.
Dalam penyelenggaraan pemerintahan, jenis SOP administratif melingkupi pekerjaan
yang bersifat makro dan mikro.
Yang dimaksud dengan SOP administratif makro adalah SOP administrasi yang
menggambarkan pelaksanaan pekerjaan yang bersifat makro yang melingkupi
beberapa pekerjaan yang bersifat mikro yang berisi langkah-langkah pekerjaan yang
lebih rinci, sedangkan SOP administrasi yang bersifat mikro adalah SOP administrasi
yang merupakan bagian dari SOP administrasi makro yang membentuk satu
kesinambungan aktivitas
JENIS DAN RUANG LINGKUP SOP: 

1. SOP PELAYANAN PROFESI :

 SOP YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK KEILMUAN :
SOP MENGENAI PROSES KERJA DIAGNOSTIK DAN
TERAPI, PENELITIAN, DSB.
 SOP YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK
MANAJERIAL : SOP KEWENANGAN.

2. SOP PELAYANAN TEKNIS DAN ADMINISTRASI

 SOP PELAYANAN
 SOP PELAPORAN
 SOP PERENCANAAN PROGRAM
 SOP Profesi

 SOP Pelayanan

 SOP Administrasi
SOP PROFESI

Memuat proses kerja yg bersifat

keilmuan teknis tertentu; Penelitian
Dosen, Jadwal Mengajar & profesi
lainnya.

Contoh : SOP Pengajuan Karya Tulis,

SOP
Pembuatan Jadwal
Perkuliahan,
SOP Bimbingan Mahasiswa,
SOP Ujian Sekripsi, dll
SOP PELAYANAN

Memuat proses kerja yg bersifat

manajerial/administratif dalam
pelayanan Kemahasiswaan & penunjang
Kegiatan yang berhubungan dengan
pelayanan langsung kepada Pegawai
dan Masyarakat

Contoh : SOP Surat Masuk,

SOP Kenaikan Pangkat
SOP Perencanaan, dll
 SOP Administrasi

 Mengatur tata cara kegiatan dalam

organisasi termasuk hubungan antar unit
kerja

Contoh :
SOP pendaftaran Mahasiswa,
SOP petunjuk teknis penyelenggaraan
rapat
management, SOP perencanaan
program/
proyek/kegiatan,
SOP keuangan (billing sysstem,
1.
1. Sesuai
Sesuai dengan
dengan Keputusan
Keputusan menteri
menteri
agama
agama republik
republik indonesia
indonesia nomor:168
nomor:168
tahun
tahun 2010
2010
2.
2. Mulai
Mulai diberlakukan
diberlakukan 14
14 Desember
Desember
2010
2010
3.
3. Format
Format ini
ini dapat
dapat diberi
diberi tambahan
tambahan
(judul)
(judul) materi
materi sesuai
sesuai dng
dng ketentuan
ketentuan
yg
yg berlaku
berlaku dalam
dalam organisasi
organisasi ybs,
ybs,
kebutuhan
kebutuhan organisasi,
organisasi, &
& atau
atau standar
standar
profesi
profesi terkait
terkait
 FORMAT SOP:
 Sederhana: disusun bila suatu pekerjaan hanya
terdapat serangkaian langkah-langkah pendek,
singkat dan tidak rinci
 Hirarki : disusun bila suatu pekerjaan terdapat
langkah-langkah yang lebih rinci, panjang, dan banyak
keputusan-keputusan yang harus dilakukan.
 Grafis: prosedur grafis biasanya dilengkapi dengan
gambar, foto atau diagram sebagai ilustrasi.
 Flowcharts atau diagram alur: dapat menggambarkan
dengan jelas hubungan antara langkah-langkah kerja
baik secara fisik maupun logis
FORMAT SOP

CONTOH SOP SEDERHANA

 SOP PENERIMAAN SURAT/SURAT MASUK :

 PETUGAS MENERIMA SURAT/SURAT MASUK
 PETUGAS MENCATAT DALAM BUKU EKSPEDISI
 PETUGAS MENDISTRIBUSIKAN SURAT PADA
BAGIAN YANG DITUJU
FORMAT SOP
CONTOH SOP HIRARKHI:
 SOP SURAT MASUK
 PETUGAS MENERIMA SURAT MASUK
 PETUGAS MENCATAT DALAM BUKU EKSPEDISI
 PETUGAS MENYERAHKAN SURAT KEPADA SEKRETARIS
DI BAGIAN
 SEKRETARIS AKAN MEMBUKA SURAT DAN
MENGKLASIFIKASIKAN ISI SURAT
 UNTUK SURAT TERTUTUP SEKRETARIS TIDAK BERHAK
MEMBUKA
 MENDISTRIBUSIKAN SURAT PADA YANG
BERKEPENTINGAN
FORMAT SOP

CONTOH SOP GRAFIS:

SOP SURAT MASUK :

FORMAT SOP
CONTOH SOP FLOWCHARTS:

SOP SURAT MASUK

MENERIMA SURAT

MENCATAT MENGKLASIFIKASIKAN

MENDISTRIBUSIKAN
Format SOP

1. Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts

Format yang dipergunakan dalam SOP Administrasi

Pemerintahan hanya format diagram alir bercabang (branching
flowcharts) tidak ada format lainnya yang dipakai. Hal ini
diasumsikan bahwa prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi
instansi pemerintah termasuk di dalamnya Kementerian Agama
memuat kegiatan yang banyak (lebih dari sepuluh) dan
memerlukan pengambilan keputusan yang banyak. Oleh sebab
itu untuk menyamakan format maka seluruh prosedur
pelaksanaan tugas dan fungsi administrasi pemerintahan dibuat
dalam bentuk diagram alir bercabang (branching flowcharts)
termasuk juga prosedur yang singkat (sedikit, kurang dari
sepuluh) dengan/atau tanpa pengambilan keputusan
Format SOP

2. Simbol-simbol: diagram alir (Flowcharts)

 Mulai/Terminator (start/hatl), untuk mendeskripsikan
kegiatan mulai dan berakhir
 Kotak/Proses , untuk mendeskripsikan proses atau
kegiatan eksekusi
 Belah Ketupat/Decision untuk mendeskripsikan kegiatan
pengambilan keputusan

 Simbol Anak Panah/Panah/Arrow untuk mendeskripsikan

arah kegiatan (arah proses kegiatan)

 Penguhubung (Connector) Off-Page Connector untuk

mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda
halaman
Format SOP

3. Aktor dipisahkan dari aktivitas

Penulisan aktor dalam SOP Administrasi Pemerintahan ini dipisahkan
dari aktivitas (kegiatan-kegiatan). Oleh karena itu untuk menghindari
repetisi (pengulangan) yang tidak perlu dan tumpang-tindih
(overlapping) yang tidak efisien maka penulisan kegiatan tidak disertai
dengan aktor pelaksana kegiatan dan dipisahkan dalam kolom aktor
tersendiri. Dengan demikian penulisan kegiatan menggunakan kata
kerja aktif yang diikuti dengan obyek dan keterangan seperti: menulis
laporan; mendokumentasikan surat pengaduan; mengumpulkan
bahan rapat; mengirim surat undangan kepada peserta; meneliti
berkas, menandatangani draft surat net (konsep final), mengarsipkan
dokumen. Penulisan aktor tidak diurutkan secara hierarki tetapi
didasarkan pada sekuen kegiatan sehingga kegiatan selalu dimulai
dari sisi kiri dan tidak ada kegiatan yang dimulai dari tengah maupun
sisi kanan matriks flowcharts
Format SOP

4. Dilengkapi Data Identitas, Mutu Baku dan Keterangan

SOP Administrasi Pemerintahan yang dipersyaratkan dalam

Kebijakan Reformasi Birokrasi disamping matriks flowcharts yang
berisi nomor, aktivitas (kegiatan) dan flowcharts, dilengkapi dengan
data identitas, mutu baku dan keterangan

5. Format khusus terkait layout penulisan SOP

a. Penulisan SOP pada kertas berukuran A4 (210 x 297 mm)
b. Arah kertas (paper orientation) penulisan tegak (portrait)
c. Jenis huruf adalah Arial dengan ukuran disesuaikan

Dokumentasi SOP harus dibuat baik dalam bentuk softcopy, maupun

dalam bentuk hardcopy
Format SOP

6. Standar mutu output

SOP yang telah disusun perlu dilengkapi dengan standar-standar mutu, baik dilihat dari
sisi output yang dihasilkan, waktu penyelesaian, kelengkapan, ketepatan, dan
kesesuaian dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan kriteria lainnya.
Untuk setiap aktivitas yang dimuat dalam SOP, pemuatan standar-standar mutu ini
sangat panting, mengingat setiap prosedur harus memiliki kepastian dalam
penyelesaian outputnya dilihat dari kriteria-kriteria sebagaimana disebutkan di atas

7. Standar sarana dan prasarana

SOP yang telah disusun juga harus dilengkapi dengan standar sarana dan prasarana
yang akan digunakan dalam melaksanakan prosedur-prosedur yang distandarkan.
Ketiadaan sarana dan prasarana yang dipersyaratkan dapat mengganggu konsistensi
prosedur dan pelayanan
Dokumen SOP
Dokumen SOP adalah sekumpulan uraian prosedur yang disusun dalam satu
buku yang dipergunakan dalam suatu kegiatan tertentu pada satuan
organisasi/kerja tertentu. Berdasarkan tingkatannya, dapat dikelompokkan
sesuai jenjang penerapan dari SOP yang bersangkutan yaitu mulai dari tingkat
eselon I, eselon II, eselon III dan eselon IV

Informasi yang dimuat dalam dokumen SOP antara lain:

1. Halaman Judul
Halaman judul disesuaikan dengan kepentingan satuan organisasi/kerja yang menyusun,
berisi informasi mengenai:
a. Logo/lambang Kementerian Agama/PTAN;
b. Judul dokumen SOP;
c. Satuan Organisasi;
d. Tahun Pembuatan;
e. Informasi lain yang diperlukan
Dokumen SOP
Contoh Halaman Judul Dokumen SOP
LEMBAR PENGESAHAN

LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN BULELENG

Klungkung.......................... 2014
Kepala Kemenag Kabupaten Klungkung

___________________________
Dokumen SOP

2. Penetapan SOP

Keputusan Menteri Agama yang termuat dokumen merupakan

bentuk kekuatan hukum pada dokumen SOP

3. Daftar Isi Dokumen SOP

Daftar isi dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian

informasi yang diperlukan dalam dokumen SOP terkait
Dokumen SOP

4. Penjelasan Singkat Penggunaan

Sebagai sebuah dokumen yang menjadi pedoman, dokumen SOP
memuat penjelasan bagaimana membaca dan menggunakan dokumen
tersebut. Isi dari bagian penjelasan ini antara lain: Ruang Lingkup,
menjelaskan tujuan dibuatnya prosedur dan kebutuhan organisasi;
Ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai prosedur yang dibuat;
dan Definisi/Pengertian-pengertian Umum, memuat beberapa definisi
yang terkait dengan prosedur yang distandarkan

5. Prosedur-prosedur
Sebagai bagian dari dokumen SOP, sebaiknya SOP dibagi ke dalam jenis
tertentu, sesuai dengan kebutuhan satuan organisasi/kerja
Muatan SOP

a. Satuan Kerja/Unit Kerja • nomenklatur satuan/unit organisasi pembuat

• nomor prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan tata

b. Nomor SOP naskah dinas yang berlaku di Kementerian Agama
• tanggal pertama kali SOP dibuat berupa tanggal
c. Tanggal Pembuatan selesainya SOP dibuat bukan tanggal dimulainya
pembuatannya
• tanggal SOP direvisi atau tanggal ditinjau ulangnya
d. Tanggal Revisi SOP yang bersangkutan

e. Tanggal Efektif • tanggal mulai diberlakukan

f. Pengesahan pejabat • Item pengesahan berisi nama jabatan, tanda tangan,

Satuan Kerja nama pejabat yang disertai dengan NIP

• nama prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan tugas

g. Nama SOP dan fungsi yang dimiliki
Muatan SOP

• berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur yang di-

h. Dasar Hukum SOP-kan beserta aturan pelaksanaannya

• memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan

dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan. SOP
i. Kualifikasi Administrasi dilakukan oleh lebih dari satu aktor pelaksana, oleh sebab itu
Pelaksana maka kualifikasi yang dimaksud adalah berupa kompetensi (keahlian)
bersifat massal untuk semua aktor dan bukan bersifat individu, yang
diperlukan untuk dapat melaksanakan SOP ini secara optimal

• memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang

j. Keterkaitan distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan (SOP lain yang
terkait secara langsung)

• memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan

k. Peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan
Perlengkapan prosedur yang di-SOP-kan
Muatan SOP
• memberikan penjelasan mengenai kemungkinan-kemungkinan yang
terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan.
Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin
muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur
l. Peringatan dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal
ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan.
Umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu jika/apabila-maka (if-
than)

• memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh setiap
pegawai yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah
distandarkan. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu
yang akan diisi oleh setiap pegawai yang terlibat dalam proses
(Misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses
pengolahan dokumen pelayanan perijinan. Atas dasar formulir ini akan
diketahui apakah prosedur sudah sesuai dengan mutu baku yang
m. Pencatatan ditetapkan dalam SOP). Setiap pegawai yang ikut berperan dalam
& Pendataan proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah
dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang
ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan
dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi
penting mengenai “apakah prosedur telah dijalankan dengan
benar”.Yang dimaksudkan pencatatan dalam hal ini adalah berupa
dokumen kontrol dari prosedur yang di-SOP-kan, baik buku kontrol,
kartu kendali, formulir pengecekan, ataupun check list (daftar simak),
seperti: Buku Ekspedisi, Buku Log, Buku Dokumen Kegiatan
Muatan SOP

• berupa flowcharts yang menjelaskan

langkah-langkah kegiatan secara terinci
dan sistematis dari prosedur yang
distandarkan, yang berisi:
n. Uraian SOP • Nomor kegiatan;
(Prosedur) • Uraian Aktivitas yang berisi kegiatan-
kegiatan;
• Pelaksana yang merupakan aktor
kegiatan;
• Keterangan
BENTUK SOP
 BENTUK SOP
Prosedur
 SOP MENURUT TEKNOLOGI YANG
DIGUNAKAN :
 MANUAL SOP: DILAKUKAN SECARA MANUAL
CONTOH: PENYERAHAN SURAT
PELANGGARAN LALU LINTAS, SIDANG
PENGADILAN, PENGURUSAN IJIN, DSB.
 COMPUTERISASI: ONLINE/ MENGGUNAKAN
SISTEM SOFTWARE UNTUK MENGATUR ALUR
KERJA
CONTOH: SISTEM OPERATOR TELEPON,
HOTLINE, RESERVASI PENERBANGAN/HOTEL,
PEMBAYARAN VIA CREDIT CARD, DSB
 SEMI KOMPUTERISASI : CAMPURAN ANTARA
MANUAL DAN COMPUTERIZED
CONTOH: PELAYANAN KTP/SIM/STNK.
TAHAP-TAHAP PENYUSUNAN SOP

1. Merumuskan tujuan sop/protap

2. Menentukan kebijakan-kebijakan yang
berkaitan dengan sop/protap:
menterjemahkanpolicy/kebijakan
dengan maksud untuk : terjaminnya
suatu kegiatan pelayanan dan
membuat standar kinerja
3. Membuat aliran proses
4. Menyusun prosedur atau pelaksanaan
kegiatan
TATA CARA PENGELOLAAN SOP

Ketua tim akreditasi  orang yg

berwenang utk mengelola SOP

Tim akreditasi disarankan mempunyai seluruh SOP

Buat tata cara penyusunan, penomoran, distribusi,

penarikan, penyimpanan & evaluasi & revisi SOP
PERENCANAAN SOP

Hal-hal yang perlu diingat :

 Siapa yang menulis
 Bagaimana SOP akan direncanakan &
dikembangkan
 Bagaimana prosedur dapat dikenali
 Bagaimana memperkenalkan
prosedur kepada personil
 Bagaimana pengendaliannya (nomor,
revisi, distribusi)
SYARAT PENYUSUNAN SOP

1. Identifikasi kebutuhan  apakah

yg digunakan saat ini ada, apakah
masih efektif
2. SOP harus ditulis oleh mereka yg
melakukan pekerjaan bersama dng
pejabat yg memiliki tanggung
jawab utama
3. Komitmen terhadap SOP hanya
diperoleh dng adanya keterlibatan
dlm penyusunan SOP
SYARAT PENYUSUNAN SOP

4. Mencatat proses itu sendiri & orang

lain disuruh memberi tanggapan
5. Prosedur harus jelas ringkas & dpt
dilaksanakan
6. Merupakan flow chart dari suatu
kegiatan
TATA CARA PENYUSUNAN SOP

 Format SOP  menggunakan Format

Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts)
 Siapa yang menyusun ?
 Tetapkan siapa yang akan
menandatangani dokumen, bila yg
menandatangani bukan Direktur agar
dibuatkan SK pelimpahan tugas
 Tetapkan siapa yang akan mengecek
dokumen mutu sebelum di tandatangani
pimpinan  utk menghindari tumpang
tindih dokumen antar unit kerja
PENULISAN SOP

Untuk memperoleh pengertian yg jelas bagi subyek, penulisan

SOP dimulai dng membuat flow chart dari kegiatan yg
dilaksanakan. Caranya adalah membuat diagram kotak
sederhana yg menggambarkan langkah penting dari seluruh
proses.

Penulisan SOP
1. Pada kertas berukuran A4 (210 x 297 mm)
2. Arah kertas (paper orientation) penulisan tegak (portrait)
3. Jenis huruf adalah Arial dengan ukuran disesuaikan
SIAPA YANG HARUS MENYUSUN SOP ?

 SOP BUKAN PRODUK INDIVIDU TAPI

TIM/KELOMPOK YANG MEWAKILI LEMBAGA
 DIBUAT OLEH MEREKA YANG MEMILIKI
PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN YANG CUKUP
DALAM BIDANG PEKERJAAN DI LINGKUNGANNYA.
 SOP DIBUAT UNTUK LINGKUNGAN KERJA
TERTENTU.
 SOP YANG DIBUAT DI SUATU LEMBAGA AKAN
BERBEDA DENGAN SOP DI LEMBAGA LAIN
 Ada
Ada staf
staf yg
yg mampu
mampu &
& mau  aspek
mau  aspek
pekerjaan
pekerjaan & & aspek
aspek psikologis
psikologis
 Ada
Ada target
target waktu
waktu  target
target && jadwal
jadwal agar
agar
disusun
disusun & & disepakati
disepakati
 Ada
Ada komitmen
komitmen pimpinan
pimpinan   dukungan
dukungan
fasilitas
fasilitas &
& sumber
sumber daya
daya lainnya
lainnya
 Ada
Ada anggaran
anggaran
 Ada
Ada pemantauan
pemantauan & & pelaporan
pelaporan evaluasi
evaluasi
kemajuan
kemajuan penyusunan
penyusunan dokumen
dokumen
1.
1. Semua
Semua SOP
SOP harus
harus diberi
diberi nomor,
nomor, tetapkan
tetapkan
siapa
siapa yang
yang melakukan
melakukan penomoran
penomoran  
susun
susun tata
tata cara
cara penomoran
penomoran

2.
2. Tata
Tata cara
cara penomoran
penomoran tergantung
tergantung pola
pola
pendekatan
pendekatan yang
yang digunakan
digunakan dalam
dalam
menyusun
menyusun SOP
SOP  bisa
bisa mengikuti
mengikuti tata
tata
persuratan
persuratan Kemenag
Kemenag Kabupaten
Kabupaten
Klungkung
Klungkung dengan
dengan nomor
nomor digit
digit

3.
3. Judul
Judul &
& nomor
nomor SOP
SOP agar
agar dibuatkan
dibuatkan indeks
indeks

4.
4. Indeks
Indeks dibuat
dibuat sentral  buat
sentral  buat katalog
katalog SOP
SOP

 Yg
Yg dimaksud
dimaksud dng
dng distribusi
distribusi adalah
adalah
kegunaan
kegunaan atau
atau usaha
usaha menyampaikan
menyampaikan
SOP
SOP kepada
kepada seluruh
seluruh karyawan
karyawan atau
atau
staf
staf yg
yg memerlukan
memerlukan SOP
SOP tsb
tsb sbg
sbg
panduan
panduan utk
utk melaksanakan
melaksanakan pekerjaan
pekerjaan

 Tetapkan
Tetapkan penanggung
penanggung jawab
jawab
pendistribusian
pendistribusian dokumen
dokumen  
sentralisasi
sentralisasi atau
atau desentralisasi
desentralisasi

 Jenis
Jenis SOP
SOP yg
yg didistribusikan
didistribusikan
** SOP
SOP hanya
hanya utk
utk unit
unit kerja
kerja tertentu
tertentu
** SOP
SOP utk
utk seluruh
seluruh unit
unit kerja
kerja

 SOP yang
SOP yang di di lapangan
lapangan adalah
adalah yg
yg
berlaku, SOP
berlaku, SOP lama
lama tidak
tidak boleh
boleh ada
ada di
di
unit kerja
unit kerja lagi
lagi tetapi
tetapi harus
harus disimpan
disimpan
di sekretarist
di sekretarist TimTim akreditasi/Tata
akreditasi/Tata
usaha
usaha


 Pendistribusian memakai
Pendistribusian memakai buku
buku
ekspedisi atau
ekspedisi atau dng
dng formulir
formulir tanda
tanda
terima
terima
 Yg dimaksud
 Yg dimaksud dng
dng penyimpanan
penyimpanan disini
disini adalah
adalah
bagaimana SOP
bagaimana SOP tersebut
tersebut disimpan
disimpan
Tim akreditasi/Tata
 Tim akreditasi/Tata usaha
usaha wajib
wajib mempunyai
mempunyai
copy dari
copy dari seluruh
seluruh SOP
SOP yang
yang ada
ada  perlu ada
 perlu ada
SOP penyimpanan
SOP penyimpanan
Unit kerja
 Unit kerja hanya
hanya menyimpan
menyimpan SOP SOP yg yg sah
sah
sesuai jenis
sesuai jenis kegiatan
kegiatan ygyg saat
saat ini
ini dilakukan
dilakukan  
SOP yg
SOP yg sdh
sdh tdk
tdk dipakai
dipakai dikembalikan
dikembalikan ke ke Tim
Tim
akreditasi/Tata Usaha
akreditasi/Tata Usaha utk
utk disimpan
disimpan sebagai
sebagai
arsip dng
arsip dng batas
batas waktu
waktu ygyg ditentukan
ditentukan
 Tetapkan
Tetapkan siapa
siapa penanggung
penanggung jawab
jawab
penyimpanan
penyimpanan  Tim
Tim akreditasi
akreditasi atau
atau
tata
tata
usaha
usaha
 Lama
Lama penyimpanan
penyimpanan SOP
SOP yang
yang sudah
sudah
tidak
tidak
berlaku
berlaku
 Penyimpanan
Penyimpanan didi unit
unit kerja
kerja 

diletakkan
diletakkan
ditempat
ditempat yg
yg mudah
mudah dilihat,
dilihat, diambil
diambil &
&
dibaca
dibaca
 Tujuan
Tujuan :: membudayakan
membudayakan internal
internal audit
audit
 Evaluasi
Evaluasi dilaksanakan
dilaksanakan
-- berkala,
berkala, maksimal
maksimal 33 th
th sekali
sekali
-- sesuai
sesuai kebutuhan
kebutuhan   misal
misal karena
karena ada
ada
kesulitan
kesulitan
dalam
dalam melaksanakan
melaksanakan SOP SOP tersebut
tersebut
 Tetapkan
Tetapkan pelaksana
pelaksana evaluasi
evaluasi   bisa
bisa oleh
oleh Tim
Tim
Akreditasi
Akreditasi
 Buat
Buat protap
protap tata
tata cara
cara evaluasi
evaluasi SOP
SOP
 Kembangkan
Kembangkan format/check
format/check list
list evaluasi
evaluasi
 Hasil
Hasil evaluasi
evaluasi  perbaikan/revisi
perbaikan/revisi atau
atau
pembaharuan
pembaharuan SOP SOP
 Yg
Yg dimaksud
dimaksud dng
dng revisi
revisi adalah
adalah kegiatan
kegiatan atau
atau
usaha
usaha utkutk memperbaiki
memperbaiki suatu
suatu SOP,
SOP, yg
yg perlu
perlu
diperbaiki
diperbaiki isinya
isinya baik
baik sebagian
sebagian maupun
maupun
seluruh
seluruh isi
isi SOP
SOP
 Revisi
Revisi perlu
perlu dilakukan
dilakukan bila
bila ::
** prosedur
prosedur kerja/urutan
kerja/urutan kerja
kerja tdk
tdk sesuai
sesuai
lagi
lagi dng
dng keadaan
keadaan ygyg ada
ada
** adanya
adanya perkembangan
perkembangan ilmu ilmu && teknologi
teknologi
** adanya
adanya perubahan
perubahan organisasi
organisasi atau
atau
kebijakan
kebijakan baru
baru
 Pergantian
Pergantian Kepala
Kepala Kemenag
Kemenag Kabupaten
Kabupaten
Kelungkung,
Kelungkung, SOP SOP tidak
tidak perlu
perlu direvisi
direvisi
YANG HARUS DIPERHATIKAN :
 Sop harus ditulis dan menjelaskan secara
singkat langkah demi langkah.
 Tampilan sop harus mudah dibaca dan
dimengerti dengan cepat.
 Gunakan kata kerja dalam kalimat aktif bukan
kalimat pasif.
 Sop harus tetap mutakhir (up-to-date), harus
dievaluasi secara periodik. Disarankan ditinjau
minimal setiap satu tahun sekali, untuk bidang
kesehatan (clinic) minimal 18 bulan sekali.
HAMBATAN PELAYANAN:
 Sop tidak didokumentasikan/disampaikan kepada
masyarakat (hanya diketahui pihak internal)
 Sop tidak jelas/tidak mudah dipahami
 Petugas/pejabat berwenang kurang disiplin:
 Meninggalkan tempat pada jam kerja
 Beristirahat terlalau lama
 Lambat dalam melayani (tidak ada target waktu)
 Orientasi kewenangan yang tidak jelas, khususnya pada
situasi tertentu:
 Cuti
 Sakit
 Tidak masuk mendadak
 Ijin
 Libur lebaran
TERIMA KASIH