HUBUNGAN

PERENCANAAN
DENGAN FUNGSI-
FUNGSI MANAJEMEN
LAINNYA
Dalam banyak hal, perencanaan adalah fungsi
yang paling dasar dan meresap ke seluruh fungsi-
fungsi manajemen lainnya.

Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta

kegiatan-kegiatan manejerial lainya adalah saling
berhubungan, saling ketergantungan, dan
berinteraksi.
Pengawasan

Penyusunan
Pengorganisa
an Pengarahan
sian
personalia

Perencanaan
PENGORGANISASI

Adalah proses pengaturan kerja bersama sumber

daya-sumber daya keuangan, phisik dan manusia
dalam organisasi.

Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan

bagaimana menggunakan sumber daya-sumber
daya tersebut untuk mencapai efektifitas paling
tinggi.

Sebagai contoh, penyusunan personalia

organisasi tidak akan dapat tersusun secara
efektif tanpa perencanaan personalia.

PENGARAHAN

Fungsi pengarahan selalu berkaitan dengan

perencanaan. Perncanaan menentukan
kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor,
kekuatan-kekuatan, sumber daya-sumber daya
PENGAWASAN

Perencanaan dan pengawasan saling

berhubungan sangat erat, sehingga sering
disebut sebagai “kembar siam” dalam
manejemen.

Pengawasan adalah penting sebagai produk

perencanaan efektif. Bagi manejer, hal ini
menunjukan apakah rencana yang telah disusun
realistik atau tidak.

Bila rencana tidak realistik atau praktek

manajemen buruk akan menyebabkan rencana
tidak dikerjakan seperti yang diharapkan.

Oleh karena itu, pengawasan bertindak sebagai

kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap
rencana.
 PENGORGANISASIAN
PROGRAM KESEHATAN
PENDAHULUAN

Apabila perencanaan sudah selesai dilakukan, hal

selanjutnya yang perlu dilakukan adalah
melaksanakan fungsi pengorganisasian
(organizing).

Peran fungsi pengorganisasian ini cukup penting.

Karena apabila fungsi pengorganisasian telah
selesai dilaksanakan, berarti berbagai hal yang
tercamtum dalam rencana telah mendapatkan
pengaturan, sehingga siap untuk dilaksanakan.

Hal-hal yang memerlukan pengaturan dalam

suatu rencana banyak macamnya.

Secara umum disebutkan, makin kompleks

rencana yang dimiliki, makin kompleks pula hal-
hal yang memerlukan pengaturan tersebut.
BATASAN

1. Pengorganisasian adalah pengelompokan

berbagai kegiatan yang diperlukan untuk
melaksanakan suatu rencana sedemikian
rupa sehingga tujuan yang telah ditetapkan
dapat dicapai dengan memuaskan.

2. Pengorganisasian adalah pengaturan

sejumlah personil yang dimiliki untuk
memungkinkan tercapainya suatu tujuan
yang telah disepakati dengan jalan
mengalokasikan masing-masing fungsi dan
tanggung jawab.

3. Pengorganisasian adalah pengkoordinasian

secara rasional berbagai kegiatan dari
sejumlah orang tertentu untuk mencapai
tujuan bersama, melalui pengaturan
pembagian kerja dan fungsi menurut
 jika diperhatikan beberapa batasan
pengorganisasian ini, tampak dalam pengertian
pengorganisasian terdapat beberapa unsur pokok
yang perlu dipahami.

1. HAL YANG DIORGANISASIKAN

 KEGIATAN
Pengorganisasian kegiatan yang dimaksud
di sini ialah pengaturan berbagai kegiatan
yang ada dalam rencana sedemikian rupa
sehingga terbentuk satu kesatuan yang
terpadu, yang secara keseluruhan
diarahkan untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.

 TENAGA PELAKSANA
Pengorganisasian tenaga pelaksana yang
dimaksud di sini mencakup pengaturan
struktur organisasi, susunan personalia
serta hak dan wewenang dari setiap
2 PROSES PENGORGANISASIAN

Karena di dalam pengertian pengorganisasian

terkandung kegiatan pengaturan maka
pekerjaan pengorganisasian pada dasarnya
merupakan suatu proses.

proses yang dimaksud di sini adalah yang

menyangkut pelaksanaan langkah-langkah
yang harus dilakukan sedemikian rupa
sehingga semua kegiatan yang akan
dilaksanakan serta tenaga pelaksana yang
dibutuhkan, mendapatkan pengaturan yang
sebaik-baiknya, serta setiap kegiatan yang
akan dilaksanakan tersebut memiliki
penanggungjawab pelaksananya.

3 HASIL PENGORGANISASIAN

Hasil dari pekerjaan pengorganisasian adalah

terbentuknya suatu wadah (entity), yang
 serta tenaga pelaksana yang dibutuhkan
untuk melaksanakan kegiatan tersebut.
Wadah yang terbentuk ini dikenal dengan
nama organisasi.

PRINSIP POKOK ORGANISASI

1. MEMPUNYAI PENDUKUNG
Adalah setip orang yang bersepakat
membentuk organisasi. Contoh rumah sakit :
pendukung tersebut adalah dokter, perawat,
bidan dan tenaga lainnya yang terdaftar
sebagai karyawan rs.

2. MEMPUNYAI TUJUAN
Setiap organisasi harus mempunyai tujuan,
baik bersifat umum (goal) dan ataupun
bersifat khusus (objectives). Pada dasarnya
tujuan yang dimaksudkan di sini adalah
3. MEMPUNYAI KEGIATAN

Agar tujuan organisasi dapat dicapai,

diperlukan adanya berbagai kegiatan.

suatu organisasi yang baik adalah apabila

organisasi tersebut memiliki kegiatan yang
jelas dan terarah.

secara umum disebutkan, makin aktif suatu

organisasi melaksanakan kegiatannya, maka
makin baik pulalah organisasi tersebut.

4. MEMPUNYAI PEMBAGIAN TUGAS

Agar kegiatan tersebut dapat terlaksana

dengan baik, perlu diatur pembagian tugas
antar para pendukung.

Organisasi dinilai sebagai suatu organisasi

yang baik, apabila setiap tugas yang ada
5. MEMPUNYAI PERANGKAT ORGANISASI

Agar tugas-tugas yang dipercayakan kepada

pendukung dapat terlaksana, diperlukan
adanya perangkat organisasi, yang populer
dengan sebutan satua organisasi
(departemen, sub ordinates). suatu organisasi
banyak macamnya. Yang jika ditinjau
menurut tugas, tanggungjawab serta
wewenang yang dimiliki dapat dibedakan
atas beberapa macam. Mulai dari yang
bersifat pengarahan dan penentu kebijakan
sampai dengan yang bersifat pelaksana
kegiatan.

6. MEMPUNYAI PEMBAGIAN DAN

PENDELEGASIAN WEWENANG.

Karena peranan yang dimiliki oleh setiap

satuan organisasi tidak sama, perlu diatur
pembagian dan pendelegasian wewenang
 Sedangkan wewenang pengambil keputusan
yang bersifat rutin harus didelegasikan
kepada satuan organisasi yang lebih bawah.

7. MEMPUNYAI KESINAMBUNGAN KEGIATAN,

KESATUAN PERINTAH DAN ARAH.

Agar tujuan yang ditetapkan tercapai,

kegiatan yang dilaksnakan oleh suatu
organisasi harus bersifat kontinu, fleksibel
serta sederhana.

Untuk menjamin kegiatan yang dilaksanakan

oleh setiap perangkat organisasi sesuai
dengan yang telah ditetapkan yakni dalam
rangka pencapain tujuan yang telah
ditetapkan, perlu apa prinsip kesatuan
perintah serta kestuan arah, yang
kesemuanya harus dapat membentuk satu
hubungan mata rantai yang tak terputus.
 MACAM ORGANISASI

Jika ditinjau dari pembagian dan pelaksanaan

fungsi serta wewenang yang dimiliki oleh suatu
organisasi, maka organisasi secara umum dapat
dibedakan atas tiga macam yakni :

1. ORGANISASI LINI

Disebut sebagai organisasi lini (line/command

organization), jika dalam pembagian tugas
serta wewenang terdapat perbedaan yang
nyata antara satuan organisasi pimpinan
dengan satuan organisasi pelaksana.

pada organisasi lini peran pimpinan sangat

dominan, segala kendali berada di tangan
pimpinan, serta dalam melaksanakan
kegiatan, yang diutamakan ialah wewenang
dan perintah.
Bentuk organisasi lini adalah yang tertua di dunia
yang lazimnya efektif pada :

 Organisasi kecil
 Jumlah karyawan sedikit
 Perangkat organisasi terbatas
 Kegiatan dan tujuan organisasi sederhana
 Serta pimpinan organisasi sekaligus adalah
pemilik organisasi.

Keuntungan :
 Pengambilan keoutusan cepat
 Kesatuan arah dan perintah lebih terjamin
 Serta pengawasan dan koordinasi lebih
mudah.

Kerugian
 Keputusan diambil oleh satu orang
 Keputusan sering kurang sempurna
 Kebutuhkan pimpinan yang berwibawa dan
pengetahuan luas.
 Unsur manusiawi sering terabaikan.
BAGAN ORGANSASI LINI
2. ORGANISASI STAF

Disebut sebagai organisasi staf (staff

organization) jila dalam orgnisasi
dikembangkan suatu organisasi staf yang
berperan sebagai pembantu pimpinan. Pada
umumnya orang-orang yang duduk dalam
suatu organisasi staf ini ialah mereka yang
ahli dan berasal dari berbagai spesialisasi
sesuai kebutuhan.

Bentuk organisasi ini merupakan

perkembangan lebih lanjut dari organisasi lini.
Akibat semakin kompleksnya masalah-
masalah organisasi.

KEUNTUNGAN
 Keputusan dapat lebih baik, karena telah
dipikirkan oleh sekelompok kalangan ahli.

KERUGIAN
BAGAN ORGANSASI STAF
3. ORGANISASI LINI DAN STAF

Disebut organisasi lin dan staf (line and staff

organization) jika dalam organisasi di
samping tetap ditemukan satuan organisasi
pimpinan juga dikembangkan suatu
organisasi staf.

Pada bentuk organisasi ini peranan staf tidak

hanya terbatas pada pemberian nasehat
tetapi juga diberikan tanggungjawab
melaksanakan kegiatan tertentu. Pada
dasarnya bentuk organisasi ini merupakan
perkembangan lebih lanjut dari organisasi
staf.

KEUNTUNGAN
 Keputusan yang diambil lebih baik.
 Tanggungjawab pimpinan berkurang
 Pengembangan bakat dapat dilakukan,
sehingga mendorong disiplin dan
 KELEMAHAN
 Pengambilan keputusan lebih lama
 Jika staf tidak mengetahui batas-batas
wewenangnya dapat menimbulkan
kebingunan pelaksana.

Sulit untuk menentukan bentuk organisasi mana

yang paling baik. Secara umum disebutkan
bahwa setiap bentuk organisasi mempunyai
kelebihan dan kekurangan tersendiri yang dapat
saja di manfaatkan tergantung dari situasi dan
kondisi yang dimiliki.
BAGAN ORGANSASI LINI DAN STAF
 PENYUSUNAN STAF/PENYUSUNAN
PERSONALISASI

Apabila struktur organisasi telah berhasil

disusun, langkah selanjutnya yang dilakukan
adalah menyusun staf (staffing), yakni mengisi
struktur organisasi dengan orang per orang yang
akan diserahkan tugas menyelenggarakan
kegiatan.

Secara umum disebutkan, apabila manusia,

masing-masing orang dan ataupun anggota
organisasi mau bekerja, berinisiatif dan
berdedikasi dapatlah diharapkan terlaksananya
berbagai kegiatan yang telah digariskan, yang
apabila hasilnya dipertahankan, pada gilirannya
akan besar peranannya dalam menjamin
tercapainya tujuan organisasi.

Karena pentingnya staf sebagai sumber daya

 MANFAAT
Apabila penyusunan staf dapat dilaksanakan
dengan baik, akan diperoleh banyak manfaat,
diantaranya :

1. DAPAT DICAPAINYA TUJUAN DENGAN

MEMUASKAN

Dengan penyusunan staf dapat dilakukan

penempatan karyawan yang tepat pada
tempat yang tepat pula (the right man in the
right place). Kesemuanya ini apabila berhasil
dilakukan akan menyebabkan pencapaian
tujuan lebih memuaskan.

2. DAPAT MENINGKATKAN EFEKTIVITAS DAN

EFISIENSI KERJA

Karena karyawan telah ditempatkan pada

3. DAPAT MENAMBAH GAIRAH KERJA

Karena pada penyusunan staf dilakukan

penambahan karyawan baru, mutasi, promosi
dan atau peningkatan kemampuan, maka
gairah kerja akan meningkat.

4. DAPAT DICIPTAKAN SUASANA KERJA YANG

MENGUNTUNGKAN

Penambahan karyawan baru, mutasi, promosi

dan atau peningkatan kemampuan juga
berperan dalam menciptakan suasana kerja
yang menguntungkan.
 PROSES

Proses penyusunan staf secara umum dapat

dibedakan atas beberapa langkah sebagai
berikut :

1. PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Langkah pertama yang dilakukan adalah

melakukan perencanaan sumber daya
manusia yang dibutuhkan oleh organisasi.
Ada beberapa kegiatan yang dilakukan :

a. Melakukan perencanaan untuk

kepentingan masa depan, jumlah dan
kategori karyawan apa yang dibutuhkan
untuk mempertahankan kegiatan pada
masa depan.

b. Melakukan perencanaan keseimbangan

masa depan. Berapa banyak dan siapa
 c. Melakukan perencanaan rekrutmen dan
seleksi karyawan baru dan atau
memberhentikan karyawan yang ada saat
ini.

d. Melakukan perencanaan pengembangan.

Latrihan dan atau mutasi yang bagaimana
harus dilakukan sehingga kebutuhan akan
karyawan teteap terjamin.

2. PENCARIAN CALON KARYAWAN

Langkah kedua yang dilakukan adalah

pencarian calon karyawan. Tujuannya untuk
menyediakan jumlah calon karyawan yang
cukup untuk penyaringan.

Pencarian ini dibedakan atas dua macam:

Pertama : pencarian umum, jika yang

diinginkan karyawan biasa.
3. PENYARINGAN

Langkah ketiga yang dialkukan adalah

melaksanakan penyaringan terhadap calon
karyawan yang telah dicari. Bebrapa kegiatan
yang perlu dilakukan :

a. Mempelajari surat lamaran yang

disampaikan.
apakah syarat-syarat yang dikehendaki
terpenuhi atau tidak.
b. Melakukan wawancara awal.
Tujuannya untuk menilai secara garis
besar, apakah calon sesuai dengan yang
dikehendaki.
c. Melakukan test
Tujuannya untuk menilai pengetahuan dan
keterampilan calon.
d. Melakukan penyelidikan latar belakang
calon
Keterangan yang tercantu dalam surat
 e. Melakukan wawancara lanjutan
Tujuannya untuk mengumpulkan keterang
lebih lanjut, terutama bila ada penyidikan
ditemukan hal-hal yang kurang sesuai.
f. Melakukan pemeriksaan jasmani.
Tujuannya untuk menilai keadaan
kesehatan calon, apakan sesuai dengan
pekerjaan yang akan dilakukannya atau
tidak.
g. Menawarkan pekerjaan
Kegiatan terakhir ialah menawarkan
pekerjaan kepada calon karyawan yang
memenuhi syarat.

4. PERKENALAN DAN ORIENTASI

Langkah ke empat yang dilakukan adalah

melaksanakan perkenalan dan orientasi
kepada karyawan.

Tidak jarang seorang karyawan yang baru

 keadaan seperti ini disebut reality shock
syndrome . Ada beberapa faktor yang
mempengaruhi timbulnya sindrome ini :

a. Karena tugas yang diberikan kurang

tantangan
b. Karena kesempatan penampilan diri yang
terbatas
c. Karena aspirasi yang berkelebihan
d. Karena ketidak mampuan memunculkan
tantangan
e. Karena lemahnya mekanisme penilaian
penampilan
f. Karena perlakukan yang tidak sesuai dari
pimpinan.

Empat faktor yang pertama merupakan ciri

yang khas seorang karyawan baru, apalagi
jika baru menyelesaikan pendidikannya.

5. PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Tujuan latihan ialah untuk meningkatkan
pengetahuan dan keterampilan karyawan,
sehingga lebih percaya diri dalam
menyelenggarakan tugas selanjutnya.

Untuk menentukan apakah seorang karyawan

memerlukan latihan atau tidak, ada empat
pedoman yang digunakan :
a. Atas dasar penampilan karyawan.
Apabila penampilan karyawan tidak sesuai
dengan standar yang ditetapkan, maka
pelatihan tersebut diperlukan.
b. Atas dasar analisis terhadap persyaratan yang
diperlukan untuk dapat melakukan suatu
pekerjaan (analysis of job requirment). Jika
persyaratan pekerjaan tersebut tidak dipenuhi
oleh karyawan, maka karyawan tersebut perlu
dilatih.
c. Atas dasar hasil analisis terhadap keadaan
organisasi (organizational analysis). Jadi di
suatu bagian banyak karyawan yang pindah
atau prestasinya tidak memuaskan
memberikan petunjuk perlu dilaksanakan
6. PENILAIN PENAMPILAN

Langkah ke enam yang dilakukan adalah menilai

penampilan karyawan ( performance appraisal).
Penilaian dapat dilakukan secara formal ataupun
secara informal. Cara melakukan penilaian formal
banyak macamnya, antara lain :

a. Penilaian oleh seorang pimpinan.

Di sini pimpinan langsung melakukan penilaian
terhadap penampilan karyawan. Sering
menimbulkan masalah karena selalu ada unsur
subjektivitas.

b. Penilaian oleh sekelompok pimpinan.

Yang melakukan penilaian adalah sekelompok
pimpinan. Tujuannya untuk menghidari
subyektivitas serta hubungan yang buruk
antara karyawan dengan pimpinan.

c. Penilaian oleh teman sekerja

Penilaian dilakukan oleh rekan sekerjanya
(peer group). Sulit diperoleh hasil yang
7. PROMOSI, PINDAH, TURUN PANGKAT ATAU
PEMBERHENTIAN

langkah ke tujuh yang dilakukan adalah:

 Melakukan promosi bagi yang dinilai berhasil.

 Memindahkan ketempat lain bagi yang ada

masalah,

 menurunkan pangkat (demotion) jika

ditemukan kesalahan yang bersifat pokok,

 memberhentikan (separation) karyawan jika

kesalahan tersebut tidak dapat dimaafkan.

Sekalipun langkah-langkah yang ditempuh dalam

menyusun staf telah dipahami, bukan berarti
melakukan penyusunan staf semudah yang
diperkirakan.

Masalah pokok yang sering dihadapi ialah tidak

tersedianya tenaga yang sesuai dengan kualifikasi
1. Mendidik sendiri tenaga yang dibutuhkan

2. Melakukan pendidikan tambahan

 Pre services training

Sebelum karyawan tersebut
ditempatkan pada jabatannya.

 In services training
dilakukan setelah karyawan bekerja di
perusahan.
 FUNGSI STAF

FUNGSI STAF DITINJAU DARI WEWENANG YANG

DIMILIKI
Pengawa
dan
perencana

Pelaksanaa
n

Pimpin Pimpinan Pimpin

an meneng an Pelaksana
Utama ah bawah
 FUNGSI STAF

FUNGSI STAF DITINJAU DARI KTERAMPILAN YANG

DIMILIKI
Keterampil
an
manajerial

Keterampil
an teknis

Pimpin Pimpinan Pimpin

an meneng an Pelaksana
Utama ah bawah
Terima kasih