Hadiansyah S.

Psi

DASAR - DASAR
KEPROTOKOLAN
PENGERTIAN

Protokol
Protokoler
Keprotokolan
ASAL MULA KATA PROTOKOL

Protocole
Bahasa Perancis Proses verbal:
official minutes,
agreement, treaty,
Semua catatan seperti Protokol
dokumen Jenewa, Protokol
negara yang Paris dan Protokol
bersifat Kyoto
nasional dan
Protokollum internasional
Bahasa Latin Lembaran
pertama dari
suatu
gulungan
papyrus

Bahasa Yunani
Protos Kolla
(yang pertama) (lem atau perekat)
 P R O T O K O L
• Definisi menurut Encyclopedia Britanica  ialah:
“ tata cara / tata krama dalam hubungan antar
negara dengan memperhatikan pangkat –
kedudukan – titel yang resmi”.

• Definisi lain:
Kebiasaan- kebiasaan dan peraturan-
peraturan yang berkaitan dengan formalitas,
tata urutan dan etiket diplomatik.

• Definisi lain :
Protokol adalah petugas yang mengatur
pelaksanaan jalannya upacara.
 RUANG LINGKUP PROTOKOL
a) Penerimaan Tamu
b) Kunjungan Tamu
c) Perjalanan ke daerah / luar negeri
d) Pengaturan Rapat / Sidang
e) Penyelenggaraan Resepsi / Sidang
f) Penyelenggaraan Upacara
g) Pernyataan Selamat (congratulation) atau bela
sungkawa (condolence)
 TUT U J U A N
PROTOKOL

Agar semua kegiatan baik acara kenegaraan atau

acara resmi pemerintah bisa dilaksanakan secara :
- seragam,
- tertib,
- lancar,
- khidmat
sesuai ketentuan keprotokolan
PENTINGNYA ATURAN PROTOKOL
1. Ikut menentukan terciptanya suasana/iklim yang mempengaruhi 
keberhasilan suatu usaha.
2. Menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan satu sama lain
dan dapat diterima oleh semua pihak, walaupun mengandung
unsur-unsur yang membatasi gerak pribadi.
3. Terciptanya suatu upacara yang khidmat, tertib, dan lancar.
4. Terciptanya pemberian perlindungan.
5. Terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.
CIRI PROTOKOL
PROFESIONAL
1. Menguasai pengetahuan, keterampilan,
dan kode etik
2. Komitmen dan konsisten.
a. Integritas (sikap moral yang
mewujudkan tekad untuk memberikan
yang terbaik)
b. Exellence service > satisfaction
c. Peduli (peka, tanggap, bertindak)
d. Memahami peran, tugas, fungsi Protokol
 Fungsi Petugas Protokol
• Merencanakan administrasi untuk setiap kegiatan yang dilaksanakan
• Merencanakan pengumpulan data dari panitia penyelenggara sebagai pendukung
PERENCANAAN terlaksananya acara
• Merencanakan penyusunan jadwal acara/kegiatan
• Merencanakan rapat koordinasi dan survei lokasi acara

• Mengirimkan Tim Survei/Pendahulu

• Pengecekan lapangan, antara lain: mengetahui maksud dan tujuan acara, mengumpulkan

PERSIAPAN data menyangkut peta lokasi, tata tempat, lama penerbangan, rencana akomodasi,
kelengkapan dan perlengkapan upacara
• Rapat Finalisasi di Lokasi dan Gladi

• Pemeriksaan terakhir kelengkapan dan

perlengkapan acara
• Pelaksanaan acara: melaksanakan tugas
PELAKSANAAN sesuai dengan susunan acara, memonitor
dan mengendalikan pelaksanaan acara.

PELAPORAN & • Laporan terkait pelaksanaan acara : ketepatan waktu, tingkat kehadiran undangan,
ada/tidaknya keluhan pimpinan/undangan, penggunaan sarpras
• Evaluasi atas kegiatan pelaksanaan acara dilaksanakan setelah kegiatan selesai, yang
EVALUASI meliputi hambatan atau kendala yang dihadapi para petugas protokol.
MENDAMPINGI PIMPINAN
DALAM SUATU ACARA
2.
1. MENCARI INFORMASI
MEMASTIKAN TERDAFTAR RANGKAIAN ACARA DAN
SEBAGAI UNDANGAN LAMANYA CARA
BERLANGSUNG

4.
3. BILA ADA PERAN
MEMPELAJARI ACARA PIMPINAN DALAM ACARA
TERSEBUT TSB, SEGERA KOORD. DG
PANITIA PENYELENGGARA

5.
APABILA DIPANDANG
PERLU, TUGASKAN
PEJABAT/STAF UTK
BERTUGAS
Menghadiri Acara Tertentu Lainnya di
daerah 5.
MENCARI INFORMASI 1.
KE PEMDA TENTANG
MENGHUBUNGI PIHAK
KEGIATAN LAIN YANG
PANITIA PENGUNDANG
BERLANGSUNG PADA
SAAT YANG SAMA

2.
4. MEMASTIKAN
APABILA DIPERLUKAN PELAYANAN
TUGASKAN PEJABAT AKOMODASI,
UNTUK SURVEY LOKASI TRANSPORTASI,
KONSUMSI DLL

3.
MENYIAPKAN
ADMINISTRASI
PERJALANAN
 PROTOKOLER

Seluruh hal yang mengatur

pelaksanaan suatu kegiatan
baik dalam kedinasan/kantor
maupun masyarakat.
 PERSYARATAN MENJADI
PROTOKOLER
Mempunyai pengetahuan dan pengaiaman luas terutama dalam hubungan antar manusia
Bermental kuat dan kepribadian tangguh
Trampil dan cekatan menguasai situasi
Mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat
Sangat peka terhadap permasalahan yang timbul
Sangat memahami perasaan orang lain
Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang
Pandai membawa diri dan selalu mawas diri
Rendah hati tetapi tidak rendah diri
Penampilan menarik
Pandai berbusana sesuai dengan suasana
Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik
Memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsur-unsur manajemen
Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing
Adapun yang mengatur kegiatan protokol adalah pejabat protokol yang berkompenten dalam menyelenggarakan keprotokolan dan seseorang yang memiliki tugas dan fungsi yang
berkaitan dengan keprotokolan.
JENIS JENIS KEGIATAN PROTOKOL

• a.      Jenis kegiatan Umum / Kenegaraan

Jenis Kegiatan yang bersifat umum dapat pula berlaku di
tingkat Universitas/ Perguruan tinggi/ Kedinasan instansi,
antara lain berbentuk:
1. Upacara pelantikan dan serah terima jabatan
2. Upacara penandatanganan naskah kerjasama
3. Upacara sumpah pegawai
4. Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru
5. Peresmian pembukaan seminar, symposium,
siskusi dan sebagainya
JENIS JENIS KEGIATAN PROTOKOL

b.  Jenis kegiatan yang bersifat

Universitas/ Perguruan tinggi
1. Upacara Dies Natalies
2. Upacara wisuda sarjana
3. Upacara pengukuhan guru besar
4. Upacara promosi Doktor/ Doktor
Honoris Causa
KEGIATAN PROTOKOL
A. Tata cara, setiap kegiatan acara harus
dilakukan secara tertib, khidmat serta
MENGATUR
TATA CARA

setiap perbuatan atau tindakan yang

dilakukan menurut aturan dan urutan
yang telah dilakukan.
B. Tata krama, yaitu etiket dalam pemberian
penghormatan
C. Aplikasi aturan-aturan, yaitu penerapan
ketentuan peraturan perundang-undangan
di bidang keprotokolan dan yang berkaitan
dengan keprotokolan harus berlaku
selaras dengan situasi dan kondisi.
 PENGERTIAN KEPROTOKOLAN
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang
berkaitan dengan aturan dalam acara
kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata
Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan
sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang
sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya
dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.
(UU No. 9 tahun 2010 tentang Keprotokolan)
 LANDASAN DAN SUMBER HUKUM
KEPROTOKOLAN
 PERSETUJUAN INTERNASIONAL
 Konvensi Wina 1815, 1961 dan 1963
 PERATURAN PERUNDANGAN
 UU Nomor 8 Tahun 1987 sebagaimana telah diubah dengan UU Nomor 9 Tahun
2010 tentang Keprotokolan
 UU Nomor 37 Tahun 1999 tentang Hubungan Luar Negeri
 UU Nomor 1 Tahun 1982 tentang Pengesahan Konvensi Wina 1961 dan 1963
 PP Nomor 62 Tahun 1990 tentang Ketentuan Keprotokolan mengenai Tata
Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan
 Keppres Nomor 32 Tahun 1971 tentang Protokol Negara
 Permensesneg Nomor 13 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan
Keprotokolan Presiden dan Wakil Presiden RI
 TRADISI, ADAT ISTIADAT DAN KEBIASAAN SETEMPAT
 AZAS TIMBAL BALIK (RESIPROSITAS)
 LOGIKA UMUM (COMMON SENSE)
 PRAKTEK PERGAULAN INTERNASIONAL
 TUJUAN PENGATURAN KEPROTOKOLAN
PASAL 3 UU NO.9 TAHUN 2010 TENTANG KEPROTOKOLAN

a. Memberikan penghormatan kepada Pejabat Negara,

Pejabat Pemerintahan, Perwakilan Negara Asing dan/atau
Organisasi Internasional, serta Tokoh Masyarakat tertentu,
dan/atau Tamu Negara sesuai dengan kedudukan dalam
negara, pemerintahan, dan masyarakat;
b. Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara
agar berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai
dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara
nasional maupun internasional; dan
c. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan
antarbangsa.
Ruang Lingkup Keprotokolan
(Pasal 4 ayat (1) UU Nomor 9 Tahun 2010)

TATA TEMPAT :
Pengaturan tempat bagi Pejabat Negara, Pejabat
Pemerintahan, Perwakilan Negara Asing dan/atau
Organisasi Internasional, serta Tokoh Masyarakat tertentu
dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi.

TATA UPACARA:
Aturan untuk melaksanakan upacara dalam Acara
Kenegaraan atau Acara Resmi.

TATA PENGHORMATAN:
Aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi
Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, Perwakilan Negara
Asing dan/atau Organisasi Internasional, dan Tokoh
Masyarakat Tertentu dalam Acara Kenegaraan atau Acara
Resmi.
 Pengertian Etika

1. Berasal dari bahasa Yunani Ethos yang berarti

kebiasaan atau watak
2. Berasal dari bahasa Perancis Etiquette yang berarti
kebiasaan atau pola perilaku yang baik dan dapat
diterima lingkungan
3. Sikap dan prilaku yang menunjukkan kesediaan dan
kesanggupan seseorang secara sadar dan sukarela
untuk mentaati ketentuan atau norma kehidupan
yang berlaku dalam masyarakat atau organisasi
4. Perilaku yang ditunjukkan seseorang atau
organisasi dalam interaksinya dengan lingkungan
 Perbedaan Etika dan Etiket

Etika tidak terbatas pada cara melakukan

suatu perbuatan, etika memberi norma
tentang perbuatan itu sendiri.
• Etika menyangkut masalah apakah sebuah perbuatan
dilakukan atau tidak boleh dilakukan.

Etiket hanya berlaku untuk pergaulan. Bila

tidak ada orang lain atau tidak ada saksi
mata, maka etiket tidak berlaku.
• Misalnya etiket tentang cara makan.
 ETIKA KEPROTOKOLAN

Tata cara & ketentuan/adab sopan santun dalam

suatu kegiatan /penyelenggaraan acara
kenegaraan, acara resmi maupun acara tidak resmi
dengan menciptakan situasi yang menyenangkan.

To create a pleasant situation

 PRINSIP ETIKA
PELAYANAN KEPROTOKOLAN

PROTOKOL
MEMBUAT

SETIAP ORANG

MERASA NYAMAN &

PENTING
 PENGERTIAN
Keprotokolan
(serangkaian kegiatan yang
Protokol Protokoler berkaitan dengan aturan
dalam acara kenegaraan
(Kebiasaan-kebiasaan (Seluruh hal yang atau acara resmi yang
dan peraturan-peraturan mengatur pelaksanaan meliputi Tata Tempat, Tata
yang berkaitan dengan suatu kegiatan baik dalam Upacara, dan Tata
formalitas, tata urutan
kedinasan/kantor maupun Penghormatan sebagai
dan etiket diplomatik.) bentuk penghormatan
masyarakat)
UU No. 8 tahun 1987 kepada seseorang sesuai
tentang Protokol dengan jabatan dan/atau
kedudukannya dalam
negara, pemerintahan,
atau masyarakat.)
 Let’s
excercise!
Internal External
SIAPAKAH ANDA???
Your Appearance:
Bahasa tubuh
Busana Yanag Dikenakan
Postur Tubuh Keseluruhan

Differentiation:
Apa yang membedakan Anda dari
orang lain dan meninggalkan
memori abadi dalam pikiran orang
lain
STAND
Berdiri menunjukkan rasa hormat
SMILE
Berikan senyum terbaik anda
SEE
Tatap mata teman bicara
SHAKING HANDS
Jabat tangan dengan yakin
SPEAK
Sebutkan nama anda dengan jelas
SAY
Setiap orang senang bila namanya
disebut
 Kontak Mata

• Melihat secara langsung kepada komunikan

pada saat berbicara dan mendengarkan dia
bicara
• Menatap dengan tatapan hangat
 Facial Expression

• Tertawa • Wajah datar

• Mengernyitkan • Menaikkan alis

dahi mata

• Terheran • Sedih

• Terkejut • Bingung
SIKAP BERDIRI
SIKAP DUDUK
SIKAP DUDUK WANITA
 JABAT TANGAN

1. Jabat tangan biasanya dilakukan dalam posisi berdiri dan berhadapan. Hal ini berarti
Anda menunjukkan rasa hormat. Jika sedang duduk, berdirilah saat akan berjabat tangan.

2. Jika akan duduk kembali di kursi, duduklah setelah orang lain mulai duduk.

3. Saat berjabat tangan, rapatkan jari-jari Anda dan eratkan genggaman. Letakkan jempol di
atas tangan lawan jabat tangan Anda. Sedangkan jari-jari lainnya dilekatkan di telapak
tangannya, lalu goyangkan dengan gerakan ke atas dan bawah sebanyak dua hingga tiga
kali. Jangan terlalu keras dalam menggenggam tangan orang lain, tapi pastikan posisi
tangan Anda mantab menggapai tangan lawan jabat tangan Anda.

4. Saat berjabat tangan kontak mata perlu dijaga dan berilah senyuman hangat. Hindari
untuk melihat ke arah tangan saat berjabat tangan.

5. Selama berjabat tangan, Anda bisa mengucapkan kalimat-kalimat singkat. Seperti

ucapan selamat pagi atau siang.

6. Saat mengakhiri pertemuan, jangan lupa untuk kembali berjabat tangan.

JABAT TANGAN SALAH
 Jangan
Lakukan !
• Memainkan benda di genggaman
saat berbicara
• Tangan menyilang atau di saku
• Memainkan rambut dan
menyentuh bagian wajah
• Memainkan aksesoris tubuh
• Makan permen karet
• Menjentikkan jari
• Sibuk dengan hal tidak perlu