BIMTEK KEPROTOKOLAN

KECAMATAN PUHPELEM
TAHUN 2022
 Pengertian
Etimologis :

Protocol (Inggris), Protocole (Perancis),

Protocollum (Latin), Protocollon (Yunani)

Artinya :

Halaman pertama yang dilekatkan pada

sebuah manuskrip atau naskah.

Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-

kebiasan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan
formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Aturan-
aturan protokoler ini  menjadi acuan institusi
pemerintahan dan berlaku secara universal.
 Pengertian

Pasal 1 ayat (1) UU No. 9 Tahun 2010 tentang

Keprotokolan :

Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang

berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau
acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata
Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk
penghormatan kepada seseorang sesuai dengan
jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara,
pemerintahan, atau masyarakat. 
Landasan dan
Sumber Hukum
Protokol
1. UU No 9 Tahun 2010 Tentang Keprotokolan
2. PP No. 62 Tahun 1990 Tentang Ketentuan
Keprotokolan mengenai Tata Tempat, Tata Upacara.
Dan Tata Penghormatan
3. UU No. 37 Tahun 1999 Tentang Hubungan Luar
Negeri
4. Keppres No. 32 Tahun 1971 Tentang Protokol
Negara
 Ruang Lingkup Keprotokolan
Tata Tempat
Tata Tempat yang dimaksud adalah tata urutan. Pada hakekatnya mengandung unsur-unsur
siapa yang lebih didahulukan atau siapa yang memperoleh hak prioritas dalam urutan. Orang
dan instansi atau organisasi yang memperoleh urutan tempat untuk didahulukan adalah
mereka yang mendapatkan prioritas dikarenakan jabatan, pangkat dan derajat serta
kedudukannya di dalam negara atau masyarakat.

Tata Upacara
Tata Upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam acara kenegaraan atau acara
resmi. Tata upacara itu sendiri terdiri dari kelengkapan dan perlengkapan upacara untuk
mendukung terselenggaranya suatu upacara yang dihadiri oleh Pejabat Negara atau
Pemerintahan. Dapat juga dihadiri oleh masyarakat yang perlu diatur juga perihal tata
penempatannya.

Tata Penghormatan
Tata penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi Pejabat baik
Negara atau Pemerintahan serta tokoh masyarakat tertentu dalam setiap kegiatan. Tata
penghormatan sendiri meliputi tata cara pemberian hormat dan penyediaan kelengkapan
sarana yang diperlukan untuk menunjang suksesnya suatu acara.
 Posisi / Penempatan Pejabat

Contoh posisi berjajar pada garis yang sama tempat yang terhormat :

1. Tempat paling tengah

2. Tempat sebelah kanan luar atau rumusnya posisi sebelah kanan
pada umumnya selalu lebih terhormat dari posisi sebelah kiri
3. Rumusnya : Genap = 4 – 2 – 1 – 3 , Ganjil = 3 – 1 – 2
4. Pengaturan tata tempat dapat pula mengacu pada situasi dan
kondisi tempat, sifat acara, serta kepatutan.

(3) (1) (2)

atau

(4) (3) (2) (1) (4) (2) (1) (3) (1) (2) (3) (4)
 Posisi / Penempatan Pejabat

GENAP GANJIL

(5) (3) (1) (2) (4) (6) (4) (2) (1) (4) (5)
Kebijakan Kepala Daerah dalam menjalankan
pemerintahan tidak lepas dari peran protokol, baik
kegiatan resmi seremoni maupun kegiatan non
seremoni, maka mekanisme penyiapan setiap
kegiatan tamu VVIP/ VIP harus dilakukan,
diantaranya

1. PERENCANAAN
• Menyiapkan acara dan rencana perjalanan (rundown
kegiatan)
• Menyiapkan pelayanan protokoler.
• Koordinasi dengan Dinas terkait, Lembaga Pemerintah
dan pihak lain yang berhubungan dengan rencana acara
• Menyiapkan Rapat Koordinasi acara

2. PERSIAPAN
• Menyiapkan acara dan fasilitas pendukungnya.
• Menyiapkan kendaraan rangkaian ( apabila diperlukan)
• Melakukan koordinasi dengan pihak terkait lainnya
tentang rencana kegiatan kunjungan VVIP.
• Melaksanakan Checking Lokasi apabila diperlukan.
Kebijakan Kepala Daerah dalam menjalankan
pemerintahan tidak lepas dari peran protokol, baik
kegiatan resmi seremoni maupun kegiatan non
seremoni, maka mekanisme penyiapan setiap
kegiatan tamu VVIP/ VIP harus dilakukan,
diantaranya

3. PELAKSANAAN
• Menyelenggarakan acara dan protokoler
• Mengatur jalannya kegiatan acara dari pra, awal hingga
akhir.
• Melakukan koordinasi selama acara berlangsung, apabila
terjadi perubahan acara
• Melakukan koordinasi dengan pihak / unsur terkait
lainnya selama acara berlangsung

4. PENGAKHIRAN
• Melakukan evaluasi pelaksanaan tugas masing-masing
instansi
• Menbuat laporan kepada pimpinan perihal pelaksanaan
tugas.
PERANAN PROTOKOL/HUMAS DALAM PENGAMANAN VVIP/VIP

1. PENGAMANAN ACARA

a. Setiap acara berklarifikasi minimal terbatas

b. Sesuai sifatnya, pendistribusiannya harus dibatasi hanya
kepada institusi dan pejabat yang berkompeten.
c. Tidak semua acara VVIP/VIP merupakan konsumsi publik,
oleh karena itu perencanaan & pendistribusian acara
harus memperhatikan aspek-aspek pengamanan
d. Perubahan acara dikoordinasikan hanya kepada institusi
dan pejabat yang berwenang.
PERANAN PROTOKOL/HUMAS DALAM PENGAMANAN VVIP/VIP

2. PENGAMANAN BERITA /DOKUMENTASI

a. Berita tentang kegiatan VVIP/VIP bersifat minimal

terbatas menyesuaikan substansi acara.
b. Distribusi berita kegiatan harus selektif dan
memperhatikan aspek pengamanan.
c. Informasi, catatan yang berhubungan dengan kegiatan
VVIP / VIP yang bersifat tertulis ataupun soft copy harus
diamankan.
d. Penyimpanan dengan mengikuti prosedur
pengamanan.
PERANAN PROTOKOL/HUMAS DALAM PENGAMANAN VVIP/VIP

3. LAIN-LAIN

a. Mengatur keluar dan masuk barang-barang titipan,

makanan, souvenir, dll
b. Mengatur keluar dan masuk orang secara teliti yang
akan menjadi tamu VVIP/VIP
c. Memiliki kepekaan terhadap kemungkinan timbulnya
ancaman diantaranya dengan cara mengikuti
perkembangan situasi saat itu, infokan kepada pejabat
dan aparat terkait bila ada kecurigaan terhadap sesuatu
yang dapat membahayakan pejabat yang hadir.
Beberapa hal yang perlu
diperiapkan ntuk menuju
protokol yang
professional.
 Beberapa hal yang perlu
diperiapkan ntuk menuju protokol
yang professional.

1. Memahami aturan keprotokolan

2. Memahami fungsi manajemen
3. Fungsi Koordinasi
4. Mampu berkomunikasi dengan baik
5. Daya Tanggap
6. Kreatif
7. Inisiatif
8. Cekatan
9. Mampu menyusun check list kegiatan
10.Tidak mudah panik
SUMBER-SUMBER MASALAH DALAM
KEPROTOKOLAN.
1. Informasi kegiatan yang mendadak.
2. Kurang/Tidak ada koordinasi.
3. Sumber Daya Manusia Protokol yang kurang
berkualitas.
UNSUR PENUNJANG PROTOKOL.
1. Sumber Daya Manusia baik secara
kuantitas maupun kualitas.
2. Penunjang penampilan untuk menambah
rasa percaya diri berupa pakaian, sepatu,
minyak wangi, dll
3. Pendukung alat komunikasi seperti HT
(handfree ) dan HP ( pulsa )
4. Pendukung transportasi / mobilitas berupa
kendaraan operasional, SPPD.
5. Pendukung Administrasi Komputer, ATK
TERIMA KASIH